Lees deze handleiding aandachtig door voordat u het apparaat gaat gebruiken en houd de handleiding bij de hand voor toekomstig gebruik. Lees voor een veilig en juist gebruik eerst de Veiligheidsinformatie voordat u het apparaat gaat gebruiken.
Inleiding Deze handleiding bevat gedetailleerde aanwijzingen en opmerkingen over de bediening en het gebruik van dit product. Lees voor uw eigen veiligheid deze handleiding aandachtig door voordat u het apparaat gaat gebruiken. Bewaar de handleiding op een handige plaats voor een snelle raadpleging. Opmerkingen Sommige illustraties wijken mogelijk iets af van hetgeen u op uw apparaat ziet. Sommige opties zijn niet in alle landen leverbaar. Raadpleeg uw dealer voor details. Deze gebruiksaanwijzing voorziet in twee maatsystemen. Gebruik de metrische maten voor dit apparaat. N.B. De inhoud van deze handleiding kan zonder kennisgeving worden gewijzigd. In geen geval is de producent/leverancier aansprakelijk voor directe, indirecte, speciale, incidentele schade of bedrijfsschade als gevolg van het hanteren of bedienen van het apparaat. Handelsmerken Microsoft® en Outlook® zijn gedeponeerde handelsmerken of handelsmerken van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en/of andere landen. Adobe® en Acrobat® zijn gedeponeerde handelsmerken van Adobe Systems Incorporated. Andere productnamen die in dit document worden gebruikt, worden alleen genoemd ter identificatie en kunnen handelsmerken zijn van de betreffende ondernemingen. Wij doen afstand van alle rechten op deze merken.
Handleidingen voor deze machine In de volgende handleidingen worden de bedieningsprocedures van dit apparaat beschreven. Voor bepaalde functies raadpleegt u de relevante onderdelen van de handleiding. Opmerking ❒ De handleidingen zijn specifiek voor het type apparaat. ❒ Adobe Acrobat Reader/Adobe Reader is nodig om de handleidingen te bekijken als PDF-bestand. ❒ Er worden twee cd-roms meegeleverd: • CD-ROM 1“Gebruiksaanwijzing” • CD-ROM 2“Scannerstuurprogramma en Hulpprogramma voor documentbeheer”
❖ Bedieningshandleiding Standaardinstellingen (PDF-bestand op cd-rom 1) Geeft een overzicht van het apparaat en beschrijft de systeeminstellingen (papierlades enz.), Document Server-functies en probleemoplossing. Zie deze handleiding voor adresboekprocedures, zoals het opslaan van faxnummers, e-mailadressen en gebruikerscodes. ❖ Beveiligingshandleiding Deze handleiding is bestemd voor beheerders van het apparaat. Hierin worden de beveiligingsfuncties beschreven die de beheerder kan gebruiken om gegevens te beveiligen en ongewenst gebruik van het apparaat te voorkomen. Raadpleeg deze handleiding ook voor het registreren van beheerders en het instellen van gebruikers- en beheerdersverificatie. ❖ Netwerkhandleiding (PDF-bestand op cd-rom 1) Bevat informatie over het instellen en bedienen van de printer in een netwerkomgeving en met gebruik van software. Deze handleiding is bestemd voor alle modellen en kan daarom beschrijvingen van functies en instellingen bevatten die niet op uw model van toepassing zijn. Afbeeldingen, functies en ondersteunde besturingssystemen kunnen verschillen van die van uw model. ❖ Kopieerhandleiding (PDF-bestand op cd-rom 1) Hierin worden bediening, functies en probleemoplossing voor de kopieerfunctie van het apparaat beschreven. ❖ Faxhandleiding (deze handleiding) (PDF-bestand op cd-rom 1) Hierin worden bediening, functies en probleemoplossing voor de faxfunctie van het apparaat beschreven.
i
❖ Faxhandleiding (PDF-bestand op cd-rom 1) Beschrijft geavanceerde faxfuncties zoals het instellen van de telefoonlijn en het registreren van ID’s. ❖ Printerhandleiding (PDF-bestand op cd-rom 1) Hierin worden het instellen en de bediening van de printerfunctie van het apparaat en de bijbehorende probleemoplossing beschreven. ❖ Scannerhandleiding (PDF-bestand op cd-rom 1) Hierin worden bediening, functies en probleemoplossing voor de scannerfunctie van het apparaat beschreven. ❖ Handleidingen voor DeskTopBinder Lite DeskTopBinder Lite is een hulpprogramma dat wordt meegeleverd op de CD-ROM “Scannerstuurprogramma en Hulpprogramma voor documentbeheer”. • DeskTopBinder Lite Installatiehandleiding (PDF-bestand op cd-rom 2) Hierin worden de installatie en de gebruiksomgeving van DeskTopBinder Lite uitgebreid beschreven. Deze handleiding kan worden geopend vanuit het dialoogvenster [Setup] als DeskTopBinder Lite is geïnstalleerd. • DeskTopBinder Introductiehandleiding (PDF-bestand op cd-rom 2) Hierin wordt de bediening van DeskTopBinder Lite beschreven en wordt een overzicht van de functies gegeven. Deze handleiding is toegevoegd aan het menu [Start] als DeskTopBinder Lite is geïnstalleerd. • Auto Document Link Handleiding (PDF-bestand op cd-rom 2) Hierin worden de bediening en de functies beschreven van Auto Document Link dat is geïnstalleerd met DeskTopBinder Lite. Deze handleiding is toegevoegd aan het menu [Start] als DeskTopBinder Lite is geïnstalleerd. ❖ Andere handleidingen • PostScript 3 Supplement (PDF-bestand op cd-rom 1) • UNIX Supplement (verkrijgbaar bij een geautoriseerde dealer of als PDFbestand op onze website). Opmerking ❒ Er wordt naar de volgende softwareproducten verwezen, met gebruik van algemene namen:
• DeskTopBinder Lite en DeskTopBinder Professional → DeskTopBinder • ScanRouter V2 Lite en ScanRouter EX Professional (optioneel) → de ScanRouter bezorgingssoftware • SmartDeviceMonitor for Admin en SmartDeviceMonitor for Client → SmartDeviceMonitor for Admin/Client
ii
INHOUDSOPGAVE Handleidingen voor deze machine........................................................................i Gebruik van deze handleiding ..............................................................................1 Symbolen ...................................................................................................................1 Namen van belangrijke functies .................................................................................2
1. Aan de slag Bedieningspaneel ..................................................................................................3 Het display lezen........................................................................................................5 Functies van het display en de toetsen ...................................................................6 Gebruikersverificatie ..................................................................................................8 Gebruikerscodeverificatie (via het bedieningspaneel).............................................8 Gebruikerscodeverificatie (via het printerstuurprogramma) ....................................8 Inloggen (via het bedieningspaneel)........................................................................8 Afmelden (via het bedieningspaneel) ......................................................................9 Inloggen (via het printerstuurprogramma) ...............................................................9 Inloggen (via een webbrowser) ...............................................................................9 Afmelden (via een webbrowser) ..............................................................................9
2. Faxen Originelen plaatsen..............................................................................................11 Een scangebied instellen .........................................................................................13 Transmissiemodi .................................................................................................17 Schakelen tussen geheugenverzending en directe verzending...............................18 Geheugenverzending ..........................................................................................19 Een geheugenverzending annuleren .................................................................23 Voordat het origineel is gescand..............................................................................23 Terwijl het origineel wordt gescand.......................................................................... 23 Terwijl het origineel wordt verzonden.......................................................................24 Voordat de verzending is gestart ............................................................................25 Directe verzending...............................................................................................26 Een directe verzending annuleren .....................................................................28 Voordat u op de toets {Start} heeft gedrukt .............................................................28 Nadat u op de toets {Start} heeft gedrukt ................................................................28 Verzending bevestigen........................................................................................29 Bevestigen via het display........................................................................................ 29 Bevestigen via een rapport ......................................................................................29 Geheugenverzending ............................................................................................29 Directe verzending.................................................................................................29 Bevestigen via een e-mail ........................................................................................ 30 Bevestigen via een rapport en e-mail.......................................................................30 Communicatieresultaat rapport (geheugenverzending) ...........................................30 Resultatenrapport van de directe verzending (Directe verzending) .........................31
iii
Scaninstellingen ..................................................................................................32 Resolutie ..................................................................................................................32 Soort origineel ..........................................................................................................33 Belichting (contrast) .................................................................................................34 Verschillende instellingen kiezen bij een origineel met meerdere pagina’s .............35 Wanneer u de originelen op de glasplaat legt .......................................................36 Als u originelen in de optionele papierinvoereenheid (ADF) plaatst......................36 Een bestemming opgeven ..................................................................................37 Het invoeren van een faxnummer ............................................................................37 Pauze .................................................................................................................... 38 Toon ......................................................................................................................38 Een e-mailadres invoeren ........................................................................................ 39 De SMTP server niet gebruiken ............................................................................40 Een IP-faxbestemming invoeren ..............................................................................41 Ingevoerde bestemmingen opslaan in het adresboek .............................................43 Via de bestemmingslijst enkelvoudige bestemmingen of groepsbestemmingen opgeven .................................................................................................................43 Een bestemming zoeken .....................................................................................46 Zoeken op bestemmingsnaam.................................................................................46 Zoeken op faxnummer .............................................................................................47 Zoeken via e-mailadres............................................................................................48 Zoeken op IP-faxbestemming ..................................................................................49 Zoeken op LDAP server........................................................................................... 50 Een registratienummer opgeven ..............................................................................52 Ontvangst .............................................................................................................54 De ontvangstmodus omschakelen ...........................................................................54 Een fax ontvangen in de modus Handmatige ontvangst..........................................55
3. Internetfax-functies gebruiken Internetfax-functies (door een e-mailadres op te geven) .................................57 Voorzorgsmaatregelen voor internetfax ...................................................................59 Functies die niet worden ondersteund met e-mailverzending..................................60 Functies die niet worden ondersteund met e-mailontvangst....................................60 T.37 Volledige modus ..............................................................................................61 Het versturen van internetfaxdocumenten........................................................63 Geen gebruik maken van de SMTP Server .............................................................70 Ontvangst bevestigen ..............................................................................................71 Verzending van een internetfax annuleren........................................................73 Voordat het origineel is gescand..............................................................................73 Terwijl het origineel wordt gescand.......................................................................... 73 Nadat het origineel is gescand.................................................................................74 Een internetfaxdocument ontvangen.................................................................75 Automatische e-mailontvangst .................................................................................75 Handmatige e-mailontvangst ...................................................................................76 Ontvangen berichten................................................................................................77 Internetfax-functies (door een IP-mailadres op te geven)................................79 Opmerkingen over het gebruik van IP-fax................................................................81 Niet beschikbare functies voor IP-faxverzending .....................................................81 Verzending via IP-fax........................................................................................... 82
iv
4. Programmeren Begininstellingen en aanpassingen...................................................................85 Programmeren ......................................................................................................... 86 Bewerken .................................................................................................................88 Verwijderen ..............................................................................................................89 Bestemmingen in het adresboek programmeren .............................................91
5. Probleemoplossing Het geluidsniveau aanpassen.............................................................................93 Wanneer de toets {Fax} rood oplicht .................................................................95 Wanneer de toner opraakt...................................................................................96 Foutmeldingen: oorzaken en oplossingen........................................................97 Problemen oplossen..........................................................................................105 Wanneer dingen anders gaan dan verwacht...................................................109
Gebruik van deze handleiding Symbolen In deze handleiding worden de volgende symbolen gebruikt: R WAARSCHUWING: Dit symbool geeft een potentieel gevaarlijke situatie aan die zou kunnen leiden tot een dodelijk ongeluk of zware verwondingen indien het apparaat verkeerd wordt gebruikt en als de bij dit symbool beschreven instructies niet worden opgevolgd. Lees eerst de instructies in de “Veiligheidsinformatie” van de Bedieningshandleiding Standaardinstellingen. R VOORZICHTIG: Dit symbool geeft een potentieel gevaarlijke situatie aan die zou kunnen leiden tot lichte verwondingen of materiële schade zonder persoonlijk letsel indien het apparaat verkeerd wordt gebruikt en als de bij dit symbool beschreven instructies niet worden opgevolgd. Lees eerst de instructies in de “Veiligheidsinformatie” van de Bedieningshandleiding Standaardinstellingen.
* De bovenstaande uiteenzettingen zijn opmerkingen voor uw veiligheid. Belangrijk Wanneer deze aanwijzingen niet worden opgevolgd, kunnen papierstoringen optreden, originelen worden beschadigd of gegevens verloren gaan. Zorg ervoor dat u de aanwijzingen leest. Voorbereiding Dit symbool verwijst naar informatie of voorbereidingen die voorafgaand aan de bediening noodzakelijk zijn. Opmerking Dit symbool verwijst naar voorzorgsmaatregelen die voorafgaand aan de bediening moeten worden getroffen of naar handelingen die moeten worden uitgevoerd bij storingen. Beperking Dit symbool verwijst naar maximumaantallen, functies die niet tegelijkertijd kunnen worden gebruikt of naar omstandigheden waarin bepaalde functies niet kunnen worden gebruikt. Verwijzing Dit symbool verwijst naar een referentie. [ ] Toetsen die op het scherm van het apparaat verschijnen. [ ] Toetsen en knoppen die op het scherm van de computer verschijnen. { } Toetsen op het bedieningspaneel van het apparaat.
1
Namen van belangrijke functies De belangrijke functies van dit apparaat worden in deze handleiding als volgt aangeduid: • Internetfax (door een e-mailadres op te geven) → Internetfax • Internetfax (door een IP-adres op te geven) → IP-fax
2
1. Aan de slag Bedieningspaneel Het feitelijke bedieningspaneel van het apparaat kan verschillen van deze afbeelding, afhankelijk van de geïnstalleerde optionele eenheden. In deze illustratie zijn alle opties geïnstalleerd.
NL AJA001S
1. Indicatielampjes
3. Display
Deze tonen fouten en de status van het apparaat. L: indicatielampje Onderhoud x: indicatielampje Papierstoring M: indicatielampje Klep open d: indicatielampje Nietjes toevoegen D: indicatielampje Toner toevoegen B: indicatielampje Papier op Zie Bedieningshandleiding Standaardinstellingen.
Het display helpt u taken uitvoeren en geeft de apparaatstatus weer. Hier verschijnen berichten. Zie Pag.5 “Het display lezen”.
2. {Gebruikersinstellingen/Teller} toets Gebruikersinstellingen: Druk op deze toets om de gebruikersinstellingen op te roepen. Met deze hulpprogramma’s kunt u standaardinstellingen aanpassen. Zie de Faxhandleiding . Teller: Geeft het totaal aantal te kopiëren of af te drukken pagina’s weer.
4. {Instellingen controleren}-toets Controleer de instellingen voor het faxbericht dat u wilt verzenden door op deze toets te drukken voordat u op de toets {Start} drukt. Zie Pag.21 “De verzendinstellingen controleren”.
5. {Programma}-toets Hiermee kunt u veelgebruikte instellingen registreren en eerder geregistreerde instellingen oproepen. Zie de Faxhandleiding .
6. {Instellingen verwijderen}-toets Toets om de huidige instellingen te wissen.
7. Aan-indicator Dit indicatielampje licht op als de bedrijfsschakelaar wordt ingeschakeld.
3
Aan de slag
Belangrijk ❒ Schakel de hoofdschakelaar niet uit terwijl het indicatielampje Aan brandt of knippert. Als u dit indicatielampje negeert, kan de vaste schijf beschadigd raken.
1
Opmerking ❒ Als de hoofdschakelaar is ingeschakeld maar het indicatielampje Aan niet oplicht, kunnen er faxdocumenten worden ontvangen.
8. Aan/uit-indicatielampje Dit indicatielampje licht op als de hoofdschakelaar wordt ingeschakeld. Zie Bedieningshandleiding Standaardinstellingen.
9. Bedrijfsschakelaar Druk op deze schakelaar om de spanning in te schakelen (het indicatielampje Aan licht op). Druk nogmaals op deze schakelaar om de spanning uit te schakelen (het indicatielampje Aan gaat uit). Zie de Faxhandleiding .
Opmerking ❒ De bedrijfsschakelaar werkt niet wanneer [Gebruikers tools/Teller/ Informatie] op het display wordt weergegeven.
10.
Indicatielampje Data in
Knippert tijdens het verzenden en afdrukken naar en het opslaan op de Document Server via het LAN-Fax Driver.
11. Indicatielampje Vertrouwelijk bestand Gaat branden wanneer er een document wordt ontvangen via Vertrouwelijke ontvangst of Persoonlijke box. Zie de Faxhandleiding . Gaat knipperen waneer een Geheugenslot-bestand in het geheugen wordt ontvangen. Zie de Faxhandleiding .
12. Indicatielampje Ontvangen berichten Gaat branden wanneer een document wordt ontvangen dat geen Vertrouwelijk ontvangst of Geheugenslot-bestand is. Zie de Faxhandleiding . Als Ontvangstinstelling is ingesteld op Opslaan, brandt het ook wanneer een document is ontvangen. Zie de Faxhandleiding .
13. Indicatielampje Communicatie Deze indicator gaat branden tijdens het verzenden en ontvangen van faxberichten.
14. Functiestatus-indicatielampjes • Als het lampje groen verlicht is, is de desbetreffende functie geactiveerd. • Als het lampje rood verlicht is, is de desbetreffende functie onderbroken. Druk op de desbetreffende toets en volg daarna de instructies op het scherm.
15. Functietoetsen Druk op de toets {Kopiëren}, {Document Server}, {Fax}, {Printer}, of {Scanner} om de desbetreffende functie te activeren. De inhoud van het display varieert overeenkomstig. Het indicatielampje van de geselecteerde functie wordt verlicht.
16. {Start Handmatig Ontv.}-toets Druk in als Handmatige ontvangst is ingesteld. Zie Pag.55 “Een fax ontvangen in de modus Handmatige ontvangst”.
17. {Dir. Kiezen}-toets Druk deze in als uw wilt bellen en het geluid via de luidspreker wilt horen. Zie de Faxhandleiding .
18. {Toon}-toets Hiermee kunt u toonsignalen over een pulslijn verzenden. Zie Pag.38 “Toon”.
4
Bedieningspaneel
19. {Pauze/Herh.}-toets
21. {#}-toets (Enter-toets)
Pauze: Met deze toets wordt een pauze ingevoegd wanneer u een faxnummer kiest of opslaat. U kunt geen pauze invoegen op de plaats van het eerste cijfer. Zie Pag.38 “Pauze”. Opnieuw kiezen (redial): Druk op deze toets om één van de 10 laatstgekozen nummers te herhalen. Zie de Faxhandleiding .
Registreert ingevoerde inhoud of instellingen.
20. Cijfertoetsen
Druk op deze toets om te beginnen met faxen of rapporten of lijsten af te drukken.
Gebruik deze toetsen om faxnummers te kiezen of het aantal afdrukken in te voeren.
22. {Wis/Stop}-toets
1
Wissen: Annuleert ingevoerde cijfers of tekens. Stoppen: Met deze toets wordt de huidige bewerking (verzenden, scannen, kopiëren of afdrukken) onderbroken.
23. {Start}-toets
Het display lezen Via het display kunt u het apparaat bedienen en kunt u berichten, de apparaatstatus en bestemmingen aflezen die zijn opgeslagen in de bestemmingslijst. Zie Bedieningshandleiding Standaardinstellingen. Als u op de toets {Fax} of {Modi wissen} drukt terwijl het apparaat in bedrijf is, wordt de stand-by modus van de fax ingeschakeld. U kunt op de functienamen op het display drukken om de bijbehorende functie te selecteren of op te geven. Nadat u een functie heeft geselecteerd of opgegeven, wordt de functienaam als volgt weergegeven . Als het niet mogelijk is om een functie te selecteren of op te geven, wordt de functienaam als volgt weergegeven . Opmerking ❒ Het apparaat wordt automatisch stand-by gezet wanneer u het gedurende een bepaalde tijd niet hebt gebruikt. U kunt de periode instellen via de Automatische resettijd voor de fax. Zie Bedieningshandleiding Standaardinstellingen.
❒ Met [Reset bij het einde van het scannen] onder Alg. instell./aanpas. kunt u het apparaat na iedere verzending laten terugkeren naar de standaardmodus. Zie de Faxhandleiding .
5
Aan de slag
Functies van het display en de toetsen De inhoud van het display varieert, afhankelijk van de geïnstalleerde opties.
❖ Begindisplay
1
NL AJC002S
1. Hiermee kunt u scanvoorwaarden en formaten selecteren. 2. Wanneer u gaat verzenden, worden hier de datum en tijd, de naam en het faxnummer van een bestemming, en het formaat van het origineel weergegeven. Als gebruikersverificatie is ingesteld, verschijnt een log-in gebruikersnaam.
3. Druk op deze knop om een faxnummer, e-mailadres of IP-faxnummer in te voeren of toe te voegen. • Instellingen
Internetfax
“Aan”:
• IP-fax-, H.323-, SIP instellingen “Aan”:
6
• Instellingen Internetfax “Aan” en IP-fax-, H.323-, SIP instellingen “Aan”:
Opmerking ❒ Om de Internetfax- of IP-faxfunctie te gebruiken, is de optionele printer/scanner vereist. ❒ U kunt de Internetfaxinstellingen wijzigen bij E-mailinstellingen in het menu Faxeigenschappen. Zie de Faxhandleiding . ❒ U kunt de IP-faxinstellingen wijzigen bij IP-faxinstellingen in het menu Faxeigenschappen. Zie de Faxhandleiding .
Bedieningspaneel
4. Hier worden berichten en de apparaatstatus weergegeven. 5. Hier wordt het nummer van een bestemming weergegeven. Wanneer u bestemmingen toevoegt met de cijfertoetsen, drukt u op [Toev.].
6. Druk op deze toets om informatie over verzendingen weer te geven. 7. Hiermee kan de verzendmodus worden geschakeld tussen Geheugenverzending en Directe verzending. Zie Pag.18 “Schakelen tussen geheugenverzending en directe verzending”. 8. H i e r w o r d e n d e s n e l b e d i e ningstoetsen weergegeven die zijn ingesteld voor vaak gebruikte functies. [Status TX-bestand] en [Status RXbestand] zijn vooraf ingesteld. Zie de Faxhandleiding .
9. Hier worden diverse verzendfuncties weergegeven. Zie Pag.17 “Transmissiemodi” en de Faxhandleiding .
1
10. De titelwoord-toetsen verschijnen. Hiermee kunt u van één pagina (display) naar een andere op de bestemmingslijst gaan. Zie Pag.44 “Overschakelen tussen de titels van bestemmingslijsten”.
11. Hiermee kunt u een bestemming zoeken via bestemmingsnaam, faxnummer, e-mailadres of registratienummer.
12. Wordt weergegeven op Bestemmingstoetsen die zijn geprogrammeerd als doorzendstation. 13. Deze wordt weergegeven op Bestemmingstoetsen die zijn geprogrammeerd met een groep bestemmingen. Zie Bedieningshandleiding Standaardinstellingen.
❖ Ga als volgt te werk om het apparaat weer op stand-by te zetten: • Als u het origineel in de optionele papierinvoereenheid (ADF) heeft geplaatst en niet op de toets {Start} heeft gedrukt, verwijdert u het origineel. • Wanneer u geen origineel heeft geplaatst, drukt u op de toets {Instellingen verwijderen}. • Wanneer u de gebruikersinstellingen heeft opgeroepen, drukt u op de toets {Gebruikersinstellingen/Teller}.
7
Aan de slag
Gebruikersverificatie Als gebruikersverificatie is ingesteld (Gebruikerscodeverificatie, Basisverificatie, Windows verificatie, LDAP verificatie of Integratie server verificatie), wordt het verificatiescherm weergegeven. Het apparaat kan uitsluitend worden gebruikt nadat een geldige gebruikersnaam en een geldig wachtwoord zijn ingevoerd. Meld u aan op het apparaat en meld u af als u klaar bent. Vergeet niet om u af te melden om ongewenst gebruik van het apparaat door andere gebruikers te voorkomen.
1
Opmerking ❒ Vraag de gebruikerbeheerder om een log-in gebruikersnaam, wachtwoord en gebruikerscode. Neem contact op met de betreffende beheerders voor meer informatie over de verschillende soorten gebruikersverificatie.
❒ Voor gebruikerscodeverificatie voert u het nummer in dat in het adresboek als log-in gebruikersnaam is opgeslagen.
Gebruikerscodeverificatie (via het printerstuurprogramma) Als gebruikersverificatie is ingesteld, geeft u de gebruikerscode op bij de printereigenschappen van het printerstuurprogramma. Raadpleeg de Help van het printerstuurprogramma voor meer informatie.
Inloggen (via het bedieningspaneel) Volg onderstaande stappen om in te loggen als Basisverificatie, Windows verificatie, LDAP verificatie of Integratie server verificatie is ingesteld.
A Druk op [Enter] voor [Log-in gebruikersnaam].
B Voer een log-in gebruikersnaam in en druk vervolgens op [OK].
Gebruikerscodeverificatie (via het bedieningspaneel)
C Druk op [Enter] voor [Log-in wacht-
Als gebruikersverificatie is ingesteld, wordt het volgende scherm weergegeven.
D Voer een log-in wachtwoord in en
woord].
druk op [OK].
E Druk op [Log-in]. Als de gebruiker wordt geaccepteerd, verschijnt het scherm voor de functie die u wilt gebruiken.
Voer een gebruikerscode in (acht cijfers) en druk op [#].
8
Bedieningspaneel
Afmelden (via het bedieningspaneel)
Inloggen (via een webbrowser)
Volg onderstaande stappen om u af te melden als Basisverificatie, Windows verificatie, LDAP verificatie of Integratie server verificatie is ingesteld.
Volg onderstaande stappen om u aan te melden als gebruikersverificatie is ingesteld.
A Druk
op de {Gebruikersinstellingen/Teller} toets
B Druk op [Log-out].
1
Opmerking ❒ U wordt aangeraden gebruik te maken van een Web Image Monitor die in dezelfde netwerkomgeving werkt als dit apparaat. Doet u dit niet dan kan de webbrowser mogelijk niet geopend worden en kan er een fout optreden.
A Klik op [Log-in]. B Voer een log-in gebruikersnaam
en een wachtwoord in en druk vervolgens op [OK].
C Druk op [Ja]. D Druk op de toets {Gebruikersinstellingen/Teller}.
Inloggen (via het printerstuurprogramma) Als Basisverificatie, Windows verificatie, LDAP verificatie of Integratie server verificatie is ingesteld, geeft u de coderingsinstellingen op in de printereigenschappen van het printerstuurprogramma en geeft u vervolgens een log-in gebruikersnaam en een wachtwoord op. Raadpleeg de Help van het printerstuurprogramma voor meer informatie. Opmerking ❒ Nadat u zich heeft aangemeld via een printerstuurprogramma is afmelden niet noodzakelijk.
Opmerking ❒ Voor gebruikerscodeverificatie voert u een gebruikerscode in bij [Gebruikersnaam] en klikt u op [OK].
❒ De te nemen stappen zijn afhankelijk van de gebruikte webbrowser.
Afmelden (via een webbrowser) Klik op [Log-out] om u af te melden wanneer gebruikersverificatie is ingesteld. Opmerking ❒ U wordt aangeraden gebruik te maken van een Web Image Monitor die in dezelfde netwerkomgeving werkt als dit apparaat. Doet u dit niet dan kan de webbrowser mogelijk niet geopend worden en kan er een fout optreden.
9
Aan de slag
1
10
2. Faxen Originelen plaatsen Plaats de originelen op de juiste wijze voor het soort papier (zie grafiek) op de glasplaat of de automatische documentinvoer (ADF). Voor meer informatie over het plaatsen van verschillende soorten originelen raadpleegt u de Kopieerhandleiding. U kunt [Speciaal origineel] niet gebruiken tijdens het kopiëren. Zie de Kopieerhandleiding. De origineelformaten die automatisch kunnen worden gedetecteerd wijken enigszins af van de formaten die worden genoemd in de Kopieerhandleiding. Zie de Faxhandleiding .
❖ Het plaatsen van originelen met het volgende formaat: A3, 81/ 2"×11", 81/2"×14", en 11"×17".
❖ Het plaatsen van originelen met het formaat A5 en B5 JIS
Opmerking ❒ Wanneer u originelen plaatst zoals in bovenstaande illustraties, wordt de faxkoptekst op ontvangen faxen op de volgende posities afgedrukt.
• *1 Aan de bovenzijde van de fax • *2 Aan de linkerzijde van de fax Verwijzing Pag.85 “Begininstellingen en aanpassingen” Beperking ❒ A5-originelen die u op de glasplaat plaatst, worden niet gedetecteerd. Plaats A5-originelen in de automatische documentinvoer. Zie de Faxhandleiding .
11
Faxen
Opmerking ❒ Voor het scannen van meerdere originelen via de automatische documentinvoer (ADF) plaatst u de originelen in een stapel.
❒ Wanneer u een fax verstuurt, wordt door het formaat en de afdrukrichting van het papier in het ontvangende faxapparaat bepaald hoe het beeld wordt afgedrukt. Als het papier in het ontvangende faxapparaat van een ander formaat is en/of een andere afdrukrichting heeft, kan het beeld van het faxbericht kleiner uitvallen, aan de randen worden afgesneden of over meerdere pagina’s worden verdeeld. Als u een belangrijk document wilt verzenden, vraag dan eerst aan de ontvanger welk papierformaat wordt gebruikt en welke afdrukrichting het papier heeft. ❒ U kunt het scangebied precies aangeven, wanneer u een origineel met een afwijkend (aangepast) formaat of een gedeelte van een groot origineel wilt verzenden. Zie Pag.13 “Een scangebied instellen”. ❒ Originelen met een aangepast formaat worden gescand als originelen met een standaardformaat, waardoor bij de ontvanger extra blanco marges kunnen optreden of de randen van afbeeldingen kunnen ontbreken. Als u een scangebied opgeeft, wordt alleen het betreffende gebied gescand, ongeacht het feitelijke formaat van het origineel.
2
12
❒ Voor het verzenden van originelen langer dan 420 mm (17"), geeft u een van onderstaande instellingen op. Vervolgens scant u het origineel via de ADF. Als het origineel vastloopt, kan het beschadigd raken omdat het scannen niet stopt in deze modus. • Geef het gebied op onder “Scangebied”. Zie Pag.13 “Een scangebied instellen”. • Selecteer Lang document bij de Gebruikersparameters. Zie de Faxhandleiding (schakelaar 14, bit 1). ❒ U moet gebruik maken van geheugenverzending als u documenten wilt versturen die langer zijn dan 800 mm (32") (directe verzending is niet mogelijk). ❒ Als zich een papierstoring voordoet, drukt u op de toets {Wissen/Stoppen} en verwijdert u het origineel voorzichtig. ❒ Controleer of de inkt, correctievloeistof, enzovoort volledig zijn opgedroogd voordat u de originelen plaatst. Er kunnen anders vlekken op de glasplaat komen die op de afdruk te zien zijn. ❒ Als u een A4- of LT- (81/2"×11") origineel in staande afdrukrichting plaatst, zal het beeld 90 graden worden geroteerd voordat het faxdocument wordt verzonden. Zie de Faxhandleiding .
Originelen plaatsen
❒ U kunt de eerste pagina via de glasplaat verzenden en de resterende pagina’s via de ADF. U kunt niet van de ADF naar de glasplaat veranderen. Raadpleeg Pag.21 “Meerdere originelen vanaf de glasplaat verzenden” voor geheugenverzending. Raadpleeg Pag.27 “Meerdere originelen vanaf de glasplaat verzenden” voor directe verzending. ❒ Als u de Internetfaxfunctie gebruikt, worden de originelen op A4-formaat verzonden. Originelen die groter zijn dan A4 worden verkleind tot A4-formaat. Als het apparaat van de ontvanger is uitgerust met de T.37 Volledige modus dan hebben de verzonden originelen de breedte die is opgegeven in het adresboek. Zie Pag.61 “T.37 Volledige modus”. ❒ Wanneer u gebonden originelen (boeken, tijdschriften) plaatst, kunt u in de Gebruikersparameters kiezen of eerst de linkerpagina of eerst de rechterpagina moet worden verzonden. Zie de Faxhandleiding (schakelaar 06, bit 6). Verwijzing Voor het plaatsen van dubbelzijdige originelen raadpleegt u in de Faxhandleiding.
Zie voor acceptabele soorten originelen, in de Faxhandleiding.
Een scangebied instellen Normaal gesproken wordt een geplaatst origineel gescand volgens het automatisch gedetecteerde formaat. Als u een scangebied aangeeft, wordt het origineel dienovereenkomstig gescand. Originelen kunnen dus zonder extra ruimte of blanco marges worden verzonden. Zie de Faxhandleiding .
2
❖ Autodetectie Detecteert het formaat van de eerste pagina en scant alle pagina’s volgens datzelfde formaat. Als u originelen van verschillende formaten wilt scannen, gebruikt u de functie Gem. originele formaten. Opmerking ❒ Als het formaat van het origineel niet kan worden vastgesteld, wordt een bevestigingsbericht weergegeven. Plaats het origineel opnieuw.
❖ Standaard Het geplaatste origineel wordt gescand volgens het opgegeven forma at, o nge acht het feitelijke formaat van het document. De volgende formaten kunnen worden opgegeven: A4KL, B4 JISL, A3L, 8 1/2"×11"KL, 81/ 2"×14"L, en 11"×17"L. ❖ Gebied Geef het gebied aan dat gescand moet worden. Alleen het gebied in het opgegeven formaat wordt gescand, ongeacht het feitelijke formaat van een geplaatst origineel. Zie de Faxhandleiding .
13
Faxen
❖ Gem. originele formaten Selecteer deze optie om het formaat van de originelen die in de ADF zijn geplaatst afzonderlijk te scannen. Als u bijvoorbeeld originelen in de formaten A4 en B4 JIS samen verstuurt, worden de originelen gewoonlijk verzonden in het formaat van het eerste origineel. Als u Gem. originele formaten selecteert, scant en verstuurt het apparaat elk origineel overeenkomstig het formaat.
2
Opmerking ❒ Als u het geselecteerde scangebied wilt annuleren, selecteert u [Autodetectie]. Zie Pag.16 “Autodetectie opgeven”.
❒ Als u de optie Gem. originele formaten gebruikt, worden de originele verzonden met geheugenverzending. ❒ Wanneer u gebruik maakt van Gem. originele formaten, kunt u geen gebruik maken van geroteerde verzending. Zie de Faxhandleiding .
B Druk op [Scangebied].
C Geef het scangebied aan. Standaardformaten opgeven A Druk op [Standaard].
B Kies het gewenste formaat van de originelen die worden verzonden en druk op [OK].
A Plaats de originelen en selecteer de gewenste scaninstellingen.
Opmerking ❒ Wanneer u originelen met verschillende formaten in de ADF plaatst, moet u de papiergeleider instellen op het formaat van het grootste origineel.
❒ Aangezien de papiergeleider niet is ingesteld op kleine originelen, bestaat de kans dat deze enigszins schuin worden afgedrukt.
Verschillend formaat originelen. specificeren A Druk op [Gem. originele formaten].
2 Het geselecteerde formaat wordt boven het gemarkeerde [Scangebied] weergegeven.
Geregistreerde formaten opgeven
B Druk op [OK].
A Druk op [Gebied 1] of [Gebied 2].
B Druk op [OK].
“Gem. originele formaten” wordt boven het gemarkeerde [Scangebied] weergegeven.
“Gebied 1” of “Gebied 2”wordt boven het gemarkeerde [Scangebied] weergegeven.
15
Faxen
Autodetectie opgeven A Controleer of [Autodetectie] is geselecteerd.
2
Als dit niet het geval is, dan drukt u op [Autodetectie]. B Druk op [OK].
“Autodetectie” wordt boven [Scangebied] weergegeven.
D Geef een bestemming op en druk op {Start}.
16
Transmissiemodi
Transmissiemodi Er zijn twee soorten verzending: • Geheugenverzending • Directe verzending
❖ Geheugenverzending De verzending wordt automatisch gestart nadat het origineel in het geheugen is opgeslagen. Dit is erg handig als u haast heeft en het document weer wilt meenemen. U kunt hetzelfde origineel bovendien naar meerdere bestemmingen verzenden. Zie Pag.22 “Volgorde distributielijst”.
❖ Directe verzending Het nummer van de bestemming wordt direct gekozen en het origineel wordt verzonden terwijl het wordt gescand. Dit is erg handig als u snel een origineel wilt verzenden of als u de bestemming waarnaar u de fax verzendt, wilt controleren. Bij dit type verzending wordt het origineel niet opgeslagen in het geheugen. U kunt slecht één adres opgeven.
2
17
Faxen
Schakelen tussen geheugenverzending en directe verzending Controleer het display om te zien welke modus op dat moment actief is. U kunt de verzendmodus wijzigen door op [Directe TX] of [Geheugen TX] te drukken.
2
Opmerking ❒ U kunt het apparaat zo instellen dat Geheugenverzending of Directe verzending actief is direct nadat het apparaat is ingeschakeld of nadat de toets {Modi wissen} is ingedrukt. Zie de Faxhandleiding .
18
Geheugenverzending
Geheugenverzending Geheugenverzending is uitgerust met standaardfax, Internetfax en IPfax. Belangrijk ❒ Bij een stroomstoring (de hoofdschakelaar is uit) of wanneer de stekker uit het stopcontact is getrokken (beide ongeveer een uur), worden alle in het geheugen opgeslagen documenten gewist. Zodra de hoofdschakelaar is ingeschakeld, wordt het stroomonderbrekingsrapport afgedrukt zodat u kunt vaststellen welke bestanden zijn gewist. Als u de netspanning uitschakelt door eenvoudig op de hoofdschakelaar te drukken, leidt dit er niet toe dat er documenten zullen worden gewist. Zie de Faxhandleiding .
❒ Het is aan te raden dat u de ontvanger opbelt en met hem afspreekt wanneer u belangrijke documenten verzendt. Beperking ❒ Wanneer het geheugen vol is (0% verschijnt onder [Informatie] op het display), kunt u geen gebruik maken van geheugenverzending. Gebruik in dit geval directe verzending.
❒ Als het totaal aantal geprogrammeerde bestemmingsnummers de 500 overschrijdt, is alleen Directe verzending mogelijk. ❒ Maximum aantal documenten dat voor geheugenverzending kan worden opgeslagen: 400. ❒ Het aantal pagina’s dat u in het geheugen kunt opslaan, is afhankelijk van de originele afbeeldingen en de scaninstellingen. U kunt maximaal 320 standaardpagina’s opslaan (ITU-T #1 kaart, resolutie: standaard, soort origineel: tekst). U kunt maximaal 2240 standaardpagina’s opslaan als de optionele geheugenuitbreiding is geïnstalleerd. ❒ Voor meer informatie over het bevestigen van het verzendresultaat, zie Pag.29 “Verzending bevestigen”. ❒ U kunt een faxnummer, e-mailadres en IP-faxnummer gelijktijdig opgeven.
2
Verwijzing Pag.63 “Het versturen van internetfaxdocumenten”
Pag.82 “Verzending via IP-fax”
A Controleer of [Geheugen TX] is geselecteerd.
Opmerking ❒ Maximumaantal bestemmingen per geheugenverzending: 500. ❒ Totaal aantal bestemmingen van stand-by documenten die zijn opgeslagen in het geheugen: 500.
19
Faxen
B Plaats het origineel. Opmerking ❒ U kunt het origineel in de ADF plaatsen of op de glasplaat leggen, totdat u op de toets {Start} drukt.
2
Verwijzing Pag.11 “Originelen plaatsen”
C Voer
de gewenste scaninstellingen door.
Verwijzing Pag.37 “Het invoeren van een faxnummer”
Pag.39 “Een e-mailadres invoeren” Pag.41 “Een IP-faxbestemming invoeren” Pag.43 “Via de bestemmingslijst enkelvoudige bestemmingen of groepsbestemmingen opgeven” Faxhandleiding
E Voor het verzenden van een origi-
neel naar meerdere bestemmingen (distributielijst), drukt u op [Toev.] om de bestemmingen op te geven.
Als u niet naar meerdere bestemmingen wilt verzenden, gaat u naar stap G. Opmerking ❒ Als u zich vergist, drukt u op de toets {Wis/Stop} en voert u het juiste nummer in.
20
Opmerking ❒ U hoeft niet op [Toev.] te drukken wanneer u een bestemming toevoegt met de bestemmingslijst. ❒ Om helemaal zeker te zijn dat een bestemming wordt toegevoegd, kunt u in de gebruikersparameters het apparaat zo in stellen dat u na het toevoegen van een bestemming telkens op [Toev.] moet drukken. Zie de Faxhandleiding (schakelaar 17, bit 2).
Geheugenverzending
F Geef een bestemming op.
F
Leg het volgende origineel op de glasplaat binnen 60 seconden nadat het eerste origineel is gescand.
2 Opmerking ❒ Door op te drukken wordt de bestemmingslijst tussen faxnummer, e-mailadres en IP-faxnummer geschakeld.
❒ Als u nog een bestemming wilt opgeven, herhaalt u de stappen E en F.
G H
Herhaal stap D tot F voor alle originelen. Plaats het laatste origineel en druk dan op [#]. Het apparaat belt de bestemming en begint met verzenden.
G Druk op de toets {Start}.
Opmerking ❒ Til de ADF niet op tijdens het scannen van originelen.
De bestemming wordt gekozen. Na het scannen wordt het standby-display weergegeven.
-Meerdere originelen vanaf de glasplaat verzenden A B
C D E
Controleer of [Geheugen TX] is geselecteerd. Leg de eerste pagina van het origineel met de bedrukte zijde naar beneden op de glasplaat. Geef een bestemming op. Voer de gewenste scaninstellingen door. Druk op de toets {Start}. Het apparaat begint met scannen.
-De verzendinstellingen controleren U kunt de verzendinstellingen (bijvoorbeeld bestemming en verzendmodus) controleren op het display. A Druk op de {Instellingen controleren}-toets en controleer de verzendinstellingen.
Het volgende display wordt getoond.
21
Faxen
Opmerking ❒ Door op te drukken wordt de bestemmingslijst tussen faxnummer, e-mailadres en IP-faxnummer geschakeld. B
2
Nadat u de instellingen op het display heeft gecontroleerd, drukt u op de toets {Instellingen controleren}. Het display voordat de toets {Instellingen controleren} werd ingedrukt, wordt weergegeven.
-Volgorde distributielijst Als u hetzelfde document naar meerdere bestemmingen wilt sturen (distributielijst), worden de documenten verzonden in de volgorde waarin zij werden ingevoerd. Als een faxdocument niet kon worden verzonden, belt de machine die bestemming opnieuw na de laatste opgegeven bestemming van de distributielijst. Als u als distributielijst bijvoorbeeld vier bestemmingen opgeeft, A t/m D, en de lijnen A en C zijn bezet, dan belt de machine de bestemmingen in de volgorde: A, B, C, D, A, en C. Zie de Faxhandleiding . Voor het controleren van de verzendvoortgang, kunt u de TX-bestandenlijst afdrukken. Zie de Faxhandleiding . Als de optionele extra G3- interface is geïnstalleerd, kunt u de functie Gelijktijdig verzenden gebruiken om faxen gelijktijdig via verschillende telefoonlijnen te verzenden.
22
-Volgorde geheugenverzending Als u een tweede verzending opgeeft tijdens het verzenden naar verschillende bestemmingen, worden faxen beurtelings verzonden naar elke resterende bestemming in de huidige en tweede distributielijst. Wanneer u als distributielijst bijvoorbeeld bestemming A en B opgeeft en vervolgens bestemming C en D terwijl een fax naar besteming A wordt verzonden, dan verzendt het apparaat de faxen in de volgorde: A, C, B en daarna D. Als het voorgaande bestand en het volgende bestand beide stand-by staan, worden ze ook in dezelfde volgorde verzonden.
Een geheugenverzending annuleren
Een geheugenverzending annuleren In de volgende gevallen kunt u de modus via dezelfde procedure annuleren: • Faxbestemming, Internetfaxbestemming en IP-faxbestemming worden gelijktijdig opgegeven. • Alleen Internetfaxbestemming of IP-faxbestemming wordt opgegeven.
Terwijl het origineel wordt gescand Gebruik deze procedure om een verzending te annuleren nadat u op de toets {Start} hebt gedrukt.
2
A Druk op de toets {Wis/Stop}.
Voordat het origineel is gescand Gebruik deze procedure om een verzending te annuleren voordat u op de toets {Start} hebt gedrukt.
A Druk op de toets {Instellingen verwijderen}.
Opmerking ❒ Als er originelen in de ADF zijn geplaatst, kunt u de verzending annuleren door de originelen weg te halen.
Het apparaat stopt met scannen. Opmerking ❒ U kunt het scannen ook annuleren door op [Stoppen met scannen] te drukken. ❒ Het scannen wordt mogelijk voltooid terwijl u bezig bent te annuleren.
23
Faxen
Terwijl het origineel wordt verzonden Opmerking ❒ Als de verzending wordt voltooid terwijl u deze handelingen uitvoert, kunt u de verzending niet meer annuleren.
2
❒ Als u een document annuleert terwijl het document wordt verzonden, wordt de verzending gestopt zodra u klaar bent met de annuleringsprocedure. Het kan zijn dat enkele pagina’s van het document toch zijn verzonden en door de andere partij zijn ontvangen.
Opmerking ❒ Als het gewenste bestand niet wordt weergegeven, drukt u op [UVorige] of [TVolg.] om het bestand te zoeken.
❒ In deze gevallen wordt mogelijk geen bestemming gekozen omdat de bestemming wordt weergegeven als “*” afhankelijk van de beveiligingsinstellingen.
C Druk op [Stoppen met doorzenden].
A Druk op de toets {Wis/Stop}. Opmerking ❒ Wanneer u nog een bestand wilt annuleren, herhaalt u stap B en C.
❒ Druk op [Opslaan] om het stoppen met zenden te annuleren.
D Druk op [Afsluiten]. Opmerking ❒ U kunt een geheugenverzending ook annuleren door te drukken op [TX-bestand wijz./stoppen].
B Selecteer het bestand dat u wilt annuleren.
Het stand-by-display wordt weergegeven.
24
Een geheugenverzending annuleren
Voordat de verzending is gestart
C Druk op [Stoppen met doorzenden].
Hiermee kunt u een verzending annuleren nadat het origineel is gescand. Zie de Faxhandleiding om verzending naar een aantal faxbestemmingen te annuleren.
A Druk op [TX-bestand wijz./stoppen].
2 Opmerking ❒ Wanneer u nog een bestand wilt annuleren, herhaalt u stap B en C.
❒ Druk op [Opslaan] om het stoppen met zenden te annuleren.
D Druk op [Afsluiten]. De lijst met opgeslagen bestanden die worden verzonden of nog moeten worden verzonden, wordt weergegeven.
B Selecteer het bestand dat u wilt annuleren.
Het stand-by-display wordt weergegeven.
Opmerking ❒ Als het gewenste bestand niet wordt weergegeven, drukt u op [UVorige] of [TVolg.] om het bestand te zoeken.
❒ In deze gevallen wordt mogelijk geen bestemming gekozen omdat de bestemming wordt weergegeven als “*” afhankelijk van de beveiligingsinstellingen.
25
Faxen
Directe verzending Beperking ❒ Internetfax wordt alleen uitgevoerd via geheugenverzending, waarbij het zenden automatisch wordt gestart nadat de documenten in het geheugen zijn opgeslagen. Als u in internetfax directe verzending opgeeft, wordt de modus naar geheugenverzending omgeschakeld als u een e-mailadres invoert.
2
Opmerking ❒ De documenten worden niet opgeslagen in het geheugen. ❒ U kunt hetzelfde document niet naar meerdere bestemmingen zenden (distributielijst). Bij geheugenverzending kunt u deze functie wel gebruiken. ❒ Voor meer informatie over het bevestigen van het verzendresultaat, zie Pag.29 “Verzending bevestigen”.
B Plaats het origineel. Opmerking ❒ Het origineel kan worden geplaatst totdat u op {Start} drukt. Verwijzing Pag.11 “Originelen plaatsen”
C Selecteer de gewenste scaninstellingen.
Verwijzing Pag.32 “Scaninstellingen”
D Geef een bestemming op.
A Controleer of [Directe TX] is geselecteerd.
Beperking ❒ Groep kan niet worden gebruikt voor Directe verzending. Het apparaat schakelt automatisch over naar Geheugenverzending.
26
Directe verzending
Opmerking ❒ Als u zich vergist, drukt u op de toets {Wis/Stop} en voert u het juiste nummer in.
F
Leg het volgende origineel op de glasplaat binnen 10 seconden nadat het eerste origineel is gescand.
Verwijzing Pag.37 “Het invoeren van een faxnummer”
Herhaal stap D tot F voor alle originelen. Plaats het laatste origineel en druk dan op [#].
De bestemming wordt gekozen. Opmerking ❒ Til de ADF niet op tijdens het scannen van originelen.
Na het verzenden wordt het standby-display weergegeven.
-Meerdere originelen vanaf de glasplaat verzenden A B
C D E
Controleer of [Directe TX] is geselecteerd. Plaats de eerste pagina met de voorzijde naar beneden op de glasplaat. Geef een bestemming op. Voer de gewenste scaninstellingen door. Druk op de toets {Start}.
27
Faxen
Een directe verzending annuleren Voordat u op de toets {Start} heeft gedrukt Gebruik deze procedure om een verzending te annuleren voordat u op de toets {Start} hebt gedrukt.
2
A Druk op de toets {Instellingen verwijderen}.
Opmerking ❒ Als het origineel in de ADF is geplaatst, kunt u een directe verzending ook annuleren door het origineel te verwijderen.
Nadat u op de toets {Start} heeft gedrukt Gebruik deze procedure om een verzending te annuleren nadat u op de toets {Start} hebt gedrukt.
A Druk
op de toets {Wis/Stop} en verwijder het origineel.
28
Opmerking ❒ U kunt een directe verzending ook annuleren door op [Stoppen met doorzenden] te drukken.
❒ Als de verzending wordt voltooid terwijl u deze handelingen uitvoert, kunt u de verzending niet meer annuleren.
Verzending bevestigen
Verzending bevestigen U kunt de verzending bevestigen via het display, een rapport of een e-mail.
Bevestigen via het display Gebruik de Status TX-bestand. Zie de Faxhandleiding .
Bevestigen via een rapport Druk rapporten af om te bevestigen.
Geheugenverzending Als een document niet kan worden verzonden, wordt automatisch een Communicatie foutrapport afgedrukt. U kunt ook iedere verzending controleren met een Communicatieresultaat rapport, ongeacht de status. Als u dit inschakelt in de gebruikersparameters wordt na iedere geheugenverzending een rapport afgedrukt. Zie de Faxhandleiding (schakelaar 03, bit 0). U kunt het rapport ook afdrukken door het TX status rapport onder een snelbedieningstoets te programmeren en deze toets in te drukken bij het opgeven van een bestemming. Zie de Faxhandleiding . Als u het Communicatieresultaat rapport inschakelt, wordt het Communicatie foutrapport niet afgedrukt. Zie de Faxhandleiding . Zie Pag.30 “Communicatieresultaat rapport (geheugenverzending)”.
Directe verzending U kunt het resultaat bevestigen met een Resultatenrapport van de directe verzending. Selecteer het afdrukken van dit rapport in de Gebruikersinstellingen. Na iedere directe verzending wordt een rapport afgedrukt. Zie de Faxhandleiding (schakelaar 03, bit 5). U kunt het rapport ook afdrukken door het TX status rapport onder een snelbedieningstoets te programmeren en deze toets in te drukken bij het opgeven van een bestemming. Zie de Faxhandleiding . Zie Pag.31 “Resultatenrapport van de directe verzending (Directe verzending)”.
2
29
Faxen
Bevestigen via een e-mail Gebruik de functie E-mail verzendresultaten om rapporten als journaal per e-mail naar uw computer te verzenden. De beschikbare rapporten zijn: • Communicatieresultaat rapport. • Resultatenrapport van de directe verzending. • Polling TX Wisrapport. • Polling RX Resultatenrapport. Door de E-mail verzendresultaten vooraf onder een snelbedieningstoets te programmeren, kunt u verzendresultaten per e-mail versturen nadat iedere verzending is voltooid. U kunt via de Afzenderinstellingen de verzendresultaten ook versturen naar geprogrammeerde e-mailadressen van afzenders. Als u faxdocumenten vanaf een computer verzendt, dient u in het LANfax stuurprogramma op te geven of het LAN-fax resultatenrapport al dan niet naar de computer wordt verstuurd.
2
Voorbereiding U moet eerst in de bestemmingslijst de e-mailadressen vastleggen van de bestemmingen waar het rapport naar moet worden verzonden. Zie Bedieningshandleiding Standaardinstellingen. Opmerking ❒ Als u E-mail verzendresultaten onder een snelbedieningstoets heeft geprogrammeerd, selecteert u in de bestemmingslijst de bestemming voor berichtgeving van de internetfaxbestemmingen.
30
❒ Als u Afzenderinstellingen onder een snelbedieningstoets heeft geprogrammeerd, selecteert u de afzender in de internetfaxbestemmingen in de bestemmingslijst. Verwijzing Faxhandleiding
Bevestigen via een rapport en e-mail U kunt verzendresultaten bevestigen via de functie E-mail verzendresultaten die de resultaten per e-mail verstuurt en via het Communicatieresultaat rapport dat door het apparaat wordt afgedrukt. U kunt in de gebruikersparameters instellen of u beide samen wilt gebruiken. Zie de Faxhandleiding (schakelaar 10, bit 6).
Communicatieresultaat rapport (geheugenverzending) Dit rapport wordt na een geheugenverzending afgedrukt, zodat u het verzendresultaat kunt controleren. Als E-mail verzendresultaten onder een snelbedieningstoets is geprogrammeerd, kunt u selecteren of na verzending een e-mailrapport wordt verzonden. Zie de Faxhandleiding . Opmerking ❒ Als twee of meer bestemmingen zijn opgegeven, wordt dit rapport afgedrukt nadat het faxdocument naar alle bestemmingen is verzonden.
Verzending bevestigen
❒ Als het apparaat is ingesteld op het niet afdrukken van dit rapport en het faxdocument kan niet worden verzonden, wordt een Communicatie foutrapport afgedrukt. Zie de Faxhandleiding . ❒ Met de gebruikersparameters kunt u deze functie aan of uit zetten. Zie de Faxhandleiding (schakelaar 03, bit 0). ❒ U kunt selecteren of u een deel van de oorspronkelijke afbeelding in het rapport wilt opnemen. Zie de Faxhandleiding (schakelaar 04, bit 7). ❒ Om het rapport zonder tekstonderbrekingen te bekijken, selecteert u een lettertype van gelijke letterbreedte in uw e-mailprogramma. ❒ Via de gebruikersparameters kunt u een bestemming weergeven. Zie de Faxhandleiding (schakelaar 04, bit 4). ❒ Via de gebruikersparameters kunt u een afzendernaam weergeven. Zie de Faxhandleiding (schakelaar 04, bit 5). ❒ De Pagina-kolom geeft het totale aantal pagina’s weer. De kolom Niet verzonden geeft het aantal pagina’s weer dat niet kon worden verzonden. ❒ “--” geeft aan dat het Internetfaxdocument is verzonden naar de geprogrammeerde mailserver. (Dit betekent echter niet dat de e-mail is bezorgd.)
Resultatenrapport van de directe verzending (Directe verzending) Als u dit rapport inschakelt, wordt na iedere directe verzending een rapport afgedrukt. Hierdoor legt u vast of de verzending al dan niet succesvol is verlopen. Als het apparaat is ingesteld op het niet afdrukken van dit rapport en het faxdocument kan niet worden verzonden, wordt in plaats daarvan het Foutenlogboek afgedrukt. Als E-mail verzendresultaten onder een snelbedieningstoets is geprogrammeerd, kunt u selecteren of na verzending een e-mailrapport wordt verzonden. Zie de Faxhandleiding .
2
Opmerking ❒ Met de gebruikersparameters kunt u dit rapport in- of uitschakelen. Zie de Faxhandleiding (schakelaar 03, bit 5). ❒ Om het rapport zonder tekstonderbrekingen te bekijken, selecteert u een lettertype van gelijke letterbreedte in uw e-mailprogramma. ❒ Via de gebruikersparameters kunt u een bestemming weergeven. Zie de Faxhandleiding (schakelaar 04, bit 4). ❒ Als de pagina succesvol is verzonden, geeft de Pagina-kolom het totale aantal verzonden pagina’s weer.
31
Faxen
Scaninstellingen U kunt veel verschillende soorten faxdocumenten verzenden. Een aantal daarvan kan soms moeilijk worden gereproduceerd bij de ontvanger. Het apparaat heeft drie instellingen waarmee u de kwaliteit van de afdruk kunt aanpassen en verbeteren.
2
❖ Resolutie: Standaard, Detail, Superfijn (optioneel) ❖ Soort origineel: Tekst, Tekst / Foto, Foto ❖ Belichting (contrast): Automatische belichting, Handmatige belichting (zeven niveaus), gecombineerde auto- en handmatige belichting
Resolutie Afbeeldingen en teksten worden tijdens het scannen omgezet in puntjes. De hoeveelheid puntjes bepaalt de kwaliteit van de afdruk en hoeveel tijd er nodig is voor het verzenden. Daarom zijn afbeeldingen die met een hoge resolutie (Superfijn) worden gescand van hoge kwaliteit, maar duurt het langer om de afbeeldingen te verzenden. Scannen met een lage resolutie (Standaard) resulteert daarentegen in een lagere kwaliteit, maar het origineel wordt wel sneller verzonden. Selecteer de instelling die aan uw eisen voldoet, waarbij u een afweging maakt tussen de beeldkwaliteit en de verzendsnelheid.
32
❖ Standaard (8 x 3,85 lijnen/mm, 200 x 100 dpi) Selecteer deze resolutie voor originelen met een normale tekengrootte. ❖ Detail (8 x 7,7 lijnen/mm, 200 x 200 dpi) Selecteer deze resolutie voor originelen met een kleine lettergrootte of wanneer de tekst niet goed leesbaar is. Deze resolutie is tweemaal zo hoog als Standaard. ❖ Superfijn (optionele geheugenuitbreiding vereist: 16 x 15,4 lijnen/mm, 400 x 400 dpi) Selecteer deze resolutie voor originelen met fijne details of voor een zo duidelijk mogelijke afdruk. Deze resolutie is achtmaal zo hoog als Standaard. Beperking ❒ Als het ontvangende faxapparaat de gekozen resolutie niet ondersteunt, wordt automatisch overgeschakeld op een resolutie die wel wordt ondersteund. U kunt de feitelijke resolutie waarmee u zendt controleren. Zie de Faxhandleiding . ❒ Voor verzenden met de resolutie Superfijn moet het faxapparaat zijn uitgerust met de optionele geheugenuitbreiding en moet het ontvangende faxapparaat documenten kunnen ontvangen in de resolutie Superfijn.
Scaninstellingen
Opmerking ❒ Het apparaat ondersteunt de resoluties Standaard, Detail en (met de optionele geheugenuitbreiding) Superfijn.
❒ Met de toets [Reset bij het einde van het scannen] onder Alg. instell./aanpas. kunt u het soort resolutie opgeven dat automatisch wordt geselecteerd nadat het apparaat is ingeschakeld of als een modus wordt gewist. Zie de Faxhandleiding . ❒ Als u Internetfaxverzending gebruikt, worden documenten verzonden met de resolutie “Detail” zelfs als u “Super fijn” heeft opgegeven. Om een document te verzenden met “Super fijn” moet u de Volledige modus instellen tijdens het opslaan van bestemmingen in het adresboek. Zie Pag.61 “T.37 Volledige modus”.
A Druk op [Resolutie].
B Selecteer de vereiste resolutie en druk op [OK].
Opmerking ❒ Als de optionele geheugenuitbreiding is geïnstalleerd, wordt “Super fijn” weergegeven in het resolutievenster.
Soort origineel
2
Als het origineel foto’s, afbeeldingen of grafieken bevat met complexe patronen of veel grijstinten, selecteert u het geschikte type origineel voor een zo duidelijk mogelijke afdruk.
❖ Tekst Selecteer [Tekst] om originelen met contrastrijke zwart-witafbeeldingen te verzenden. Gebruik deze instelling als u alleen een duidelijkere tekst wilt verzenden, ook als het origineel tekst en foto’s bevat. ❖ Tekst / Foto Selecteer [Tekst/Foto] om een origineel met zowel een contrastrijke zwart-witafbeelding, zoals een stuk tekst en een afbeelding met halftinten, zoals een foto, te versturen. ❖ Foto Selecteer [Foto] om een origineel met halftinten te verzenden, zoals een foto, of een origineel met kleuren. Opmerking ❒ Als u [Tekst/Foto] of [Foto], selecteert, zal de verzending meer tijd kosten dan wanneer [Tekst] is geselecteerd.
33
Faxen
❒ Als u een faxdocument verzendt met [Tekst/Foto] of [Foto] en de achtergrond van de ontvangen afbeelding is vaag, vermindert u de belichting en stuurt u het faxbericht opnieuw. Zie Pag.34 “Belichting (contrast)”. ❒ U kunt het soort origineel opgeven dat automatisch wordt geselecteerd nadat het apparaat is ingeschakeld of nadat op de toets {Instellingen verwijderen} is gedrukt, met [Prioriteit origineel type] onder Gen. Instellingen/Aanpassen. Zie de Faxhandleiding .
2
A Druk op [Type origineel].
B Selecteer
het vereiste origineeltype en druk op [OK].
Belichting (contrast) De tekst en de grafieken op het origineel moeten duidelijk zijn te onderscheiden van de achtergrond. Wanneer de achtergrond donkerder is dan normaal (bijvoorbeeld bij een krantenknipsel) of wanneer de tekst niet duidelijk is, kunt u de belichting aanpassen.
❖ Automatische Belichting De juiste belichting voor het origineel wordt automatisch geselecteerd. ❖ Handmatige belichting Gebruik handmatige belichting als u de belichting zelf wilt instellen. U kunt kiezen uit zeven belichtingsniveaus. ❖ Gecombineerde automatische en handmatige belichting U kunt de belichting voor foto’s, illustraties of grafieken alleen aanpassen als het origineel een donkere achtergrond heeft. U kunt kiezen uit zeven belichtingsniveaus. Opmerking ❒ Als u [Tekst] of [Tekst/Foto] selecteert voor het type origineel, wordt [Automatische Belichting] geselecteerd. ❒ Met de toets [Automatische Belichting] onder Alg. instell./aanpas. kunt u de belichting opgeven die automatisch wordt geselecteerd nadat het apparaat is ingeschakeld of nadat op de toets {Instellingen verwijderen} wordt gedrukt. Zie de Faxhandleiding .
A Het type belichting selecteren. 34
Scaninstellingen
Automatische Belichting A Controleer of [Automatische Belichting] is geselecteerd.
Gecombineerde automatische en handmatige belichting A Selecteer [Automatische Belichting]. B Druk op [iLichter] of [Donkerd.j] om de belichting aan te passen. Het vierkantje verplaatst zich.
2
Handmatige belichting A Controleer of [Automatische Belichting] niet is geselecteerd. Als dit wel is geselecteerd, drukt u op [Automatische Belichting] om dit uit te schakelen. B Druk op [iLichter] of [Donkerd.j] om de belichting aan te passen. Het vierkantje verplaatst zich.
Verschillende instellingen kiezen bij een origineel met meerdere pagina’s Als u een origineel met meerdere pagina’s wilt verzenden, kunt u voor iedere pagina afzonderlijk de instellingen voor belichting, resolutie en het type origineel instellen. Plaats het origineel, selecteer de scaninstellingen voor de eerste pagina, kies een nummer en druk op de toets {Start}. Volg hierna één van de volgende twee procedures. Opmerking ❒ Het wordt aangeraden de originelen op de glasplaat te leggen als u bij een origineel met meerdere pagina’s met verschillende scaninstellingen werkt.
35
Faxen
2
Wanneer u de originelen op de glasplaat legt
Als u originelen in de optionele papierinvoereenheid (ADF) plaatst
Opmerking ❒ Als er een piepsignaal klinkt, heeft u circa 60 seconden (10 seconden voor directe verzending) om de belichting, de resolutie en het type origineel te selecteren. De resterende tijd verschijnt op het display.
Opmerking ❒ Afhankelijk van op welk tijdstip de scaninstellingen zijn aangepast, komen de instellingen mogelijk niet tot uitdrukking in de bewerking.
A Controleer welke pagina’s u met verschillende instellingen wilt scannen.
B Verwijder de pagina en plaats de volgende in het apparaat.
C Selecteer de belichting, de resolutie en het type origineel.
Opmerking ❒ Pas de instellingen voor iedere pagina aan voordat u op de toets {Start} drukt.
36
A Controleer welke pagina’s u met verschillende instellingen wilt scannen.
B Selecteer de belichting, resolutie en het type origineel voordat de volgende pagina wordt gescand.
Een bestemming opgeven
Een bestemming opgeven Er zijn vier manieren om de bestemming op te geven.
❖ Faxnummer Pag.37 “Het invoeren van een faxnummer” ❖ E-mail-adres Pag.39 “Een e-mailadres invoeren” ❖ IP-faxbestemming Pag.41 “Een IP-faxbestemming invoeren” ❖ Bestemmingslijst Pag.43 “Via de bestemmingslijst enkelvoudige bestemmingen of groepsbestemmingen opgeven” In deze sectie vindt u nadere informatie over deze en andere functies. Opmerking ❒ Op het display ziet u de vrije geheugenruimte voor het opslaan van originelen (in procenten). Omdat faxnummers en e-mailadressen in een apart geheugen worden opgeslagen, heeft het kiezen van faxnummers met de cijfertoetsen geen invloed op het percentage op het display.
Het invoeren van een faxnummer Voer de faxnummers rechtstreeks in met de cijfertoetsen aan de rechterkant van het bedieningspaneel.
2
Opmerking ❒ Maximumlengte van een faxnummer: 128 cijfers.
❒ U kunt tussen de cijfers pauzes en tonen aanbrengen. Zie Pag.38 “Pauze”, Pag.38 “Toon”.
A Voer het faxnummer in met de cijfertoetsen.
Opmerking ❒ Als u een fout maakt, drukt u op de toets {Wis/Stop} en voert u het nummer opnieuw in.
❒ Als de optionele extra G3 interface is geïinstalleerd, selecteert u G3 voordat u op de toets {Start} drukt. Zie de Faxhandleiding . ❒ Druk na het invoeren van het faxnummer op [Prog.Best.] om het faxnummer in de bestemmingslijst op te slaan. Zie Pag.43 “Ingevoerde bestemmingen opslaan in het adresboek”.
37
Faxen
Pauze
Toon
Druk op de toets {Pauze/Herh.} wanneer u tijdens het kiezen of opslaan van een nummer een pauze van twee seconden tussen de cijfers wilt aanbrengen.
Met deze functie kan men met een apparaat dat op een pulslijn is aangesloten, toonsignalen laten verzenden (bijvoorbeeld voor speciale diensten op een toonlijn). Wanneer u op de toets {Toon} drukt, kiest het apparaat het nummer met toonsignalen.
2
Beperking ❒ Bepaalde diensten kunt u mogelijk niet gebruiken, ook niet in combinatie met de toets {Toon}.
Opmerking ❒ Als u op {Pauze/Herh.} drukt bij het eerste cijfer, verschijnt het scherm Opnieuw kiezen. Zie de Faxhandleiding .
38
Opmerking ❒ Een toon wordt op het display als een “•” weergegeven en de volgende nummers worden gekozen met toonsignalen.
Direct kiezen met de toets {Toon}
❒ Een pauze wordt op het display als een “-” weergegeven.
A Druk op de {Dir. Kiezen}-toets.
Opmerking ❒ U kunt ook nummers met pauzes opslaan in de bestemmingslijst.
B Voer het faxnummer in met de cijfertoetsen.
Een bestemming opgeven
C Druk op de toets {Toon} .
B Druk op [Handmatig inv.].
2 D Voer
met de cijfertoetsen het nummer in dat u wilt kiezen.
Een e-mailadres invoeren Als u internetfax-verzending gebruikt, geeft u een e-mailadres op in plaats van een faxnummer. Zie Pag.57 “Internetfax-functies (door een e-mailadres op te geven)”.
Opmerking ❒ Afhankelijk van de beveiligingsinstellingen is het mogelijk dat [Handmatig inv.] niet verschijnt en u het e-mailadres niet kunt invoeren.
C Voer
de bestemming van het emailadres in en druk op [OK].
Opmerking ❒ U kunt maximaal 128 tekens invoeren.
A Druk op
om de bestemming naar e-mailadres te schakelen. Opmerking ❒ Door te drukken op [SMTP] kunt u opgeven of u gebruik wilt maken van de SMTP server. Zie Pag.70 “Geen gebruik maken van de SMTP Server”.
❒ Als u een verkeerd teken invoert, kunt u drukken op [Backspace] of [All.verwijd.]. Voer vervolgens de tekens correct in. ❒ Als u het e-mailadres wilt wijzigen nadat u gedrukt heeft op [OK], drukt u op [Bewerken bestem.], voert u het nieuwe e-mailadres in, en drukt u op [OK].
Opmerking ❒ Druk op [Prog.Best.] om het opnieuw ingevoerde e-mailadres in het adresboek op te slaan. Zie Pag.43 “Ingevoerde bestemmingen opslaan in het adresboek”.
De SMTP server niet gebruiken Om geen gebruik te maken van de SMTP server bij het verzenden van faxdocumenten, geeft u bestemmingen als volgt op: Voorbereiding Programmeer de hostnaam van het ontvangende faxapparaat van tevoren in de DNS server. Zie Netwerkhandleiding. Beperking ❒ Als het IP-adres van het ontvangende faxapparaat niet in de DNS server is opgeslagen, geeft u het IPadres op in het domeingedeelte van het e-mailadres.
40
❖ Geef de hostnaam van het ontvangende faxapparaat op Geef een e-mailadres van de bestemming op door de hostnaam van het ontvangend faxapparaat toe te voegen aan het domeingedeelte van het e-mailadres. Geef het adres rechts van @ als volgt op: “hostnaam”, “. (punt)” en “domeinnaam”. xxxx@hostnaam van het ontvangende apparaat.domeinnaam Voorbeeld: Het e-mailadres van het ontvangende faxapparaat is “[email protected]” en de hostnaam “HOST”; [email protected] ❖ Geef het IP-adres van het ontvangende faxapparaat op Geef een e-mailadres van de bestemming op door het domeingedeelte van het e-mailadres te veranderen in het IP-adres van het ontvangend faxapparaat. xxxx@[het IP-adres van het ontvangende faxapparaat] Voorbeeld: Het e-mailadres van het ontvangende faxapparaat is “[email protected]” en het IPadres is “192.168.1.10”; abc@[192.168.1.10]
Een bestemming opgeven
Een IP-faxbestemming invoeren Voor verzending naar een IP-fax geeft u de IP-faxbestemming op (IP-adres, hostnaam of alias telefoonnummer) in plaats van het faxnummer. Zie Pag.79 “Internetfax-functies (door een IP-mailadres op te geven)”. Opmerking ❒ U kunt maximaal 128 tekens invoeren.
A Druk op
om de bestemming naar IP-faxbestemming te schakelen.
C Voer de IP-faxbestemming in en druk op [OK].
Opmerking ❒ Als u zowel “Activeren H.323” als “Activeren SIP” heeft ingesteld op “Aan” bij “IP-faxinstellingen” onder “Faxeigenschappen”, verschijnt [Protocol]. Druk op deze knop om een protocol te selecteren.
2
❒ Als u een verkeerd teken invoert, kunt u drukken op [Backspace] of [All.verwijd.]. Voer vervolgens de tekens correct in. ❒ Als u een IP-faxbestemming wilt wijzigen nadat u op [OK] heeft gedrukt, drukt u op [Bewerken bestem.], voert u de nieuwe IP-faxbestemming in en drukt u op [OK]. Verwijzing Bedieningshandleiding Standaardinstellingen
B Druk op [Handmatig inv.].
Opmerking ❒ Afhankelijk van de beveiligingsinstellingen is het mogelijk dat [Handmatig inv.] niet verschijnt en u de IP-faxbestemming niet kunt invoeren.
De bestemming is opgegeven.
Opmerking ❒ Druk in deze volgorde op [Prog.Best.] om de ingevoerde IP-faxbestemming in het adresboek op te slaan. Zie Pag.43 “Ingevoerde bestemmingen opslaan in het adresboek”.
41
Faxen
-IP-faxbestemming Afhankelijk van het netwerk waarop het apparaat is aangesloten en afhankelijk van de configuratie van het apparaat, voert u de IP-faxbestemming als volgt in:
2
❖ Als u geen gatekeeper/SIP server gebruikt • Van IP-fax naar IP-fax Geeft het IP-adres of de hostnaam op van het ontvangende apparaat. Voorbeeld: 192.168.1.10 (IPadres) Voorbeeld: tokyo.abc.co.jp (hostnaam) • Van IP-fax naar G3-fax Geeft het telefoonnummer van de ontvangende G3-fax op. Voorbeeld :0312345678 ❖ Als u een gatekeeper/SIP server gebruikt • Van IP-fax naar IP-fax Geeft het alias telefoonnummer van het ontvangende apparaat op. Voorbeeld: 0311119999 (alias telefoonnummer) • Van IP-fax naar G3-fax Geeft het telefoonnummer van de ontvangende G3-fax op. Voorbeeld :0312345678
42
Opmerking ❒ Als u via een gateway (G3-fax aangesloten op het telefoonnet enz.) een bestemming invoert in het Adresboek of in de Bestemmingslijst, moet u het telefoonnummer van het apparaat opgeven. Om zonder gatekeeper of SIP server van een IP-fax naar een G3-fax te verzenden moet u de gateway ook registreren. Zie de Faxhandleiding .
❒ Als u een bestemming met een IPfax opgeeft, moet u mogelijk, afhankelijk van de netwerkconfiguratie van de ontvanger, het IPadres en het poortnummer van het ontvangende apparaat opgeven. Als het IP-adres van de ontvanger bijvoorbeeld “192.168.1.10” is en het poortnummer is “2100” geeft u “192.168.1.10:2100” op. Neem contact op met de netwerkbeheerder voor meer informatie. ❒ Als u een hostnaam opgeeft, moet u mogelijk, afhankelijk van de netwerkconfiguratie van de ontvanger, de hostnaam en het poortnummer van het ontvangende apparaat opgeven. Als de hostnaam van de ontvanger bijvoorbeeld “tokyo.abc.co.jp”is en het poortnummer is “2100” dan geeft u “tokyo.abc.co.jp:2100” op. Neem contact op met de netwerkbeheerder voor meer informatie. ❒ Een alias telefoonnummer is een telefoonnummer dat alleen beschikbaar is op het netwerk geregistreerd in de gatekeeper. ❒ Controleer het aantal cijfers van het telefoonnummer in de gateway/IP-adres conversietabel om verzendfouten te voorkomen.
Een bestemming opgeven
Ingevoerde bestemmingen opslaan in het adresboek U kunt faxnummers, e-mailadressen of IP-faxbestemmingen opslaan in het Adresboek. Als u een bestemming opslaat die u heeft ingevoerd of die wordt weergegeven in het scherm Opnieuw kiezen in het Adresboek, verschijnt [Prog.Best.] in het bestemmingsveld. Zie Bedieningshandleiding Standaardinstellingen. Opmerking ❒ Afhankelijk van de beveiligingsinstellingen is het mogelijk dat [Prog.Best.] niet verschijnt en u de IP-faxbestemming niet kunt opslaan.
❒ Als u op de toets {Fax} drukt nadat u de inhoud van het adresboek heeft gewijzigd, wordt het bericht “ Bestemmingslijst/machineinstellingen is/zijn bijgewerkt. ” weergegeven. Druk op
[Afsluiten]. Het stand-by-display wordt weergegeven. Verwijzing Bedieningshandleiding Standaardinstellingen
A Druk op [Prog.Best.].
B Druk op [Namen] en voer de vereiste gegevens in.
2 C Druk op [OK]. Via de bestemmingslijst enkelvoudige bestemmingen of groepsbestemmingen opgeven Wanneer bestemmingen in een bestemmingslijst zijn geprogrammeerd, kunt u een bestemming via een bestemmingstoets selecteren. De geprogrammeerde naam verschijnt op de bestemmingstoets. Door op te drukken wordt de bestemmingslijst tussen faxnummer, emailadres en IP-faxnummer geschakeld. Wanneer u meerdere bestemmingen in een groep programmeert, kunt u door slechts een paar toetsen in te drukken documenten verzenden naar alle bestemmingen in de groep. Bestemmingen die in een groep zijn geprogrammeerd worden aangegeven door . Voorbereiding Programmeer in de bestemmingslijst individuele faxnummers, IPfa xn umme rs, e-ma iladr ess en en/of groepen van bestemmingen. Zie Bedieningshandleiding Standaardinstellingen.
43
Faxen
Beperking ❒ Groepsbestemming kan alleen bij geheugenverzending worden gebruikt en niet bij directe verzending. Wanneer u groepsbestemming gebruikt, schakelt het apparaat automatisch naar geheugenverzending.
2
Als u bijvoorbeeld wilt opgeven “NEW YORK OFFICE” dat in “LMN” is geprogrammeerd, drukt u op [LMN].
❒ U kunt maximaal 500 bestemmingen voor meerdere groepen opgeven. Opmerking ❒ Als u de inhoud van bestemmingstoetsen wilt controleren, kunt u de bestemmingslijst afdrukken. Zie Bedieningshandleiding Standaardinstellingen. ❒ Een opgeslagen naam kan bij de ontvanger op de eerste pagina van een ontvangen fax worden afgedrukt. Zie de Faxhandleiding . ❒ Wanneer u wilt controleren welke nummers in een groep zijn opgeslagen, kunt u de lijst afdrukken. Zie Bedieningshandleiding Standaardinstellingen.
A Door op
te drukken wordt de bestemming tussen faxnummer, e-mailadres en IP-faxnummer geschakeld.
Opmerking ❒ Er zijn drie soorten titels voor bestemmingslijsten; “Titel 1”, “Titel 2” en “Titel 3”. Het bovenstaande display toont “Titel 1”.
Overschakelen tussen de titels van bestemmingslijsten A Druk op , het vergrootglaspictogram. B Druk op [Veranderen van titel]. C Selecteer het type titel en druk op [Afsluiten].
C Selecteer een bestemming.
B Druk op de titelwoordtoets waar-
onder de gewenste bestemming is geprogrammeerd.
Opmerking ❒ Door op te drukken wordt de bestemmingslijst tussen faxnummer, e-mailadres en IP-faxnummer geschakeld.
44
Een bestemming opgeven
Een enkelvoudige bestemming opgeven A Druk op de bestemmingstoets waaronder de gewenste bestemming is geregistreerd.
Opmerking ❒ Als de gewenste bestemmingstoets niet wordt weergegeven, drukt u op [U] en [T] om door de lijst te bladeren. ❒ Als u de selectie wilt annuleren, drukt u nogmaals op de geselecteerde bestemmingstoets. U kunt ook op de toets {Wis/Stop} drukken om de selectie te annuleren. ❒ Als u meer bestemmingen wilt selecteren, herhaalt u stap B en C.
Groepsbestemmingen opgeven A Druk op de bestemmingstoets waaronder de gewenste groep is geregistreerd.
Opmerking ❒ De bestemmingslijst waaronder de gewenste groep is geregisteerd en waarvan u het type heeft geselecteerd in stap A verschijnt.
❒ Om een bestemming of meerdere bestemmingen uit de groep te annuleren, drukt u op [UVorige] en [TVolg.] om de gewenste bestemming weer te geven. Druk vervolgens op de toets {Wis/Stop}. U kunt een verzending ook annuleren door op de gemarkeerde bestemmingstoets te drukken en de selectie ongedaan te maken. ❒ Als een bestemming zonder geprogrammeerd faxnummer, e-mailadres of IP-faxnummer in de opgegeven groep is opgenomen, dan verschijnt het bericht “ De
2
opgegeven groep bevat ongeldige bestemmingen. Wilt u alleen geldige bestemmingen selecteren? ”. Druk op
[Faxkoptekst] om de bestemmingen op te geven waarvan het faxnummer, het e-mailadres of het IP-faxnummer is geprogrammeerd. Druk op [Annuleren] om de bestemming te wijzigen. Als de bestemming in bestemmingstype niet bestaat kunt u de voorrang geven aan een bestemming die u wilt opgeven. Zie de Faxhandleiding (schakelaar 32, bit 0). ❒ Als u meer groepen wilt selecteren, herhaalt u stap B en C.
D Druk op de toets {Start}.
45
Faxen
Een bestemming zoeken Gebruik deze procedure om de bestemmingslijsten te doorzoeken op een bepaalde bestemming.
❖ Zoeken op bestemmingsnaam Pag.46 “Zoeken op bestemmingsnaam”
2
Zoeken op bestemmingsnaam
A Druk op
, het vergrootglas-
pictogram.
❖ Zoeken op faxnummer Pag.47 “Zoeken op faxnummer” ❖ Zoeken via e-mailadres Pag.48 “Zoeken via e-mailadres” ❖ Zoeken op IP-faxbestemming Pag.49 “Zoeken op IP-faxbestemming”
B Druk op [Geavanceerd zoeken].
❖ Zoeken op LDAP server Pag.50 “Zoeken op LDAP server” ❖ Een registratienummer opgeven Pag.52 “Een registratienummer opgeven” Opmerking ❒ Als u op [Fax], [E-mail] of [IPFax]drukt in het display met zoekresultaten, dan kunt u schakelen tussen faxbestemming, e-mailbestemming en IP-faxbestemming.
❒ De zoekopdracht retourneert alleen bestemmingen waarvan de beginletters overeenkomen met de ingevoerde naam. ❒ Er wordt een waarschuwing weergegeven als de zoekopdracht meer dan 100 items retourneert. Druk op [OK] en wijzig de bestemmingsnaam zodat minder bestemmingen worden weergegeven.
46
C Druk op [Zoek op bestem.naam].
D Voer de te zoeken bestemmingsnaam in en druk op [OK].
Een bestemming zoeken
Opmerking ❒ Als u een verkeerde bestemmingsnaam invoert, drukt u op [←] of [→] en [Backspace] of [All.verwijd.] en voert u de bestemmingsnaam opnieuw in.
Zoeken op faxnummer
A Druk op
, het vergrootglas-
pictogram.
E Controleer het ingevoerde teken
2
en druk op [OK].
B Druk op [Geavanceerd zoeken]. Er wordt een bericht weergegeven dat de voortgang van het zoeken aangeeft. Wanneer de zoekopdracht is voltooid, wordt het resultaat weergegeven.
F Selecteer een bestemming.
Opmerking ❒ Als de gewenste bestemming niet wordt weergegeven, gebruikt u [U] of [T] om door de lijst te schuiven.
C Druk op [Faxnummer].
D Voer het te zoeken nummer in en druk op [OK].
47
Faxen
Opmerking ❒ Als u een verkeerd nummer invoert, drukt u op [←] of [→] en [Wissen], en voert u het nummer opnieuw in.
Zoeken via e-mailadres
A Druk op
, het vergrootglas-
pictogram.
E Controleer
de ingevoerde faxnummers en druk op [OK].
2
B Druk op [Geavanceerd zoeken]. Er wordt een bericht weergegeven dat de voortgang van het zoeken aangeeft. Wanneer de zoekopdracht is voltooid, wordt het resultaat weergegeven.
F Selecteer een bestemming.
Opmerking ❒ Als de gewenste bestemming niet wordt weergegeven, gebruikt u [U] of [T] om door de lijst te schuiven.
48
C Druk op [E-mailadres].
D Voer het te zoeken e-mailadres in en druk op [OK].
Een bestemming zoeken
Opmerking ❒ Als u een verkeerd e-mailadres invoert, drukt u op [←] of [→] en [Backspace] of [All.verwijd.], en voert u het e-mailadres opnieuw in.
Zoeken op IP-faxbestemming
A Druk op
, het vergrootglas-
pictogram.
E Controleer de ingevoerde tekens
2
en druk op [OK].
B Druk op [Geavanceerd zoeken]. Er wordt een bericht weergegeven dat de voortgang van het zoeken aangeeft. Wanneer de zoekopdracht is voltooid, wordt het resultaat weergegeven.
F Selecteer een bestemming.
Opmerking ❒ Als de gewenste bestemming niet wordt weergegeven, gebruikt u [U] of [T] om door de lijst te schuiven.
C Druk op [IP-Faxbestem. zoeken].
D Voer de te zoeken IP-faxbestemming in en druk op [OK].
49
Faxen
Opmerking ❒ Als u een verkeerde bestemming invoert, drukt u op [←] of [→] en [Backspace] of [All.verwijd.], en voert u de bestemming opnieuw in.
Zoeken op LDAP server
A Druk op
, het vergrootglas-
pictogram.
E Controleer de IP-faxbestemming
2
en druk op [OK].
Er wordt een bericht weergegeven dat de voortgang van het zoeken aangeeft. Wanneer de zoekopdracht is voltooid, wordt het resultaat weergegeven.
F Selecteer een bestemming.
B Druk op [Zoek LDAP]. C Druk op [Selecteer Server]. D Selecteer de LDAP server
die u
zoekt.
Opmerking ❒ LDAP servers kunnen worden geprogrammeerd bij Systeeminstellingen. Raadpleeg de Netwe rkh and leid in g voor meer informatie.
❒ Zorg dat tenminste één LDAP server is gemarkeerd. Wanneer geen LDAP server is geselecteerd, verschijnt er een foutmelding als u begint met zoeken.
Opmerking ❒ Als de gewenste bestemming niet wordt weergegeven, gebruikt u [U] of [T] om door de lijst te schuiven.
50
E Druk op [OK]. F Druk op [Geavanceerd zoeken].
Een bestemming zoeken
G Voer
een gedeeltelijke reeks in voor iedere zoekvoorwaarde.
H Druk op [Zoek criteria] voor iedere voorwaarde en selecteer de zoekcriteria.
2 Opmerking ❒ Voorwaarden (Naam, E-mailadres, Faxnummer, Bedrijfsnaam en Afdelingsnaam) zijn geprogrammeerd in de LDAP server.
❒ Druk op de afzonderlijke voorwaarden om het veld weer te geven voor het invoeren van de vereiste gegevens. ❒ U kunt één extra zoekvoorwaarde opgeven voor LDAP servers door de Beslissende zoekvoorwaarde op te geven bij Programmeer/Wijzig/Verwijder LDAP server bij Systeeminstellingen. Raadpleeg de Netwerkhandleiding voor meer informatie. ❒ De reeks die u invoert in het voorwaardenveld [Naam] wordt gelezen als voornaam of achternaam, afhankelijk van de beheerdersinstellingen. Wanneer u bijvoorbeeld wilt zoeken naar de naam “Jan Jansen” vraagt u de systeembeheerder of u “Jan” of “Jansen” moet invoeren.
Opmerking ❒ De zoekcriteria hebben de volgende betekenis:
• [Zoek begin woord]: zoeken naar reeksen die beginnen met de opgegeven letter. Voorbeeld: Als u “ABC” zoekt, voert u “A” in. • [Zoek laatste woord]: zoeken naar reeksen die eindigen op de opgegeven letter. Voorbeeld: Als u “ABC” zoekt, voert u “C” in. • [Exacte overeenkomst]: zoeken naar reeksen die volledig overeenkomen met de opgegeven letters. Voorbeeld: Als u “ABC” zoekt, voert u “ABC” in. • [Bevat één v/d woorden]: zoeken naar reeksen die de opgegeven letters bevatten. Voorbeeld: Als u “ABC” zoekt, voert u “A”, “B” of “C” in. • [Woorden uitsluiten]: zoeken naar reeksen die de opgegeven letters niet bevatten. Voorbeeld: Als u “ABC” zoekt, voert u “D” in.
51
Faxen
• [Ongestruct. zoeken]: een globale zoekopdracht uitvoeren (volgens de zoekmethode die wordt ondersteund door de LDAP server).
I Druk op [OK].
2
Opmerking ❒ Hoewel een gebruiker meerdere e-mailadressen kan programmeren, kan slechts op één adres worden gezocht. Het adres dat wordt gevonden is afhankelijk van de zoekmethode die wordt ondersteund door de LDAP server. Normaalgesproken wordt het adres gevonden dat als eerste is geprogrammeerd.
❒ Druk op [Detail] om de gedetailleerde gegevens van de geselecteerde bestemming weer te geven. Wanneer de zoekopdracht is voltooid, wordt het resultaat weergegeven.
Een registratienummer opgeven Gebruik deze procedure om een bestemming te selecteren door een registratienummer op te geven.
A Door op
te drukken wordt de bestemming tussen faxnummer, e-mailadres en IP-faxnummer geschakeld.
B Druk op [Registratienr.]. Het display voor het invoeren van het registratienummer wordt weergegeven.
C Voer
een registratienummer in met de cijfertoetsen.
J Selecteer een bestemming. Opmerking ❒ Als de gezochte bestemming niet verschijnt, drukt u op [U] of [T] om het adres weer te geven.
Opmerking ❒ U hoeft de eerste nullen van een registratienummer niet in te voeren wanneer u wordt gevraagd vijf cijfers in te voeren. Als u geen vijf cijfers invoert, drukt u op de toets {#} om de invoer te voltooien.
De overeenkomstige bestemming wordt weergegeven.
52
Een bestemming zoeken
Opmerking ❒ De titelwoordtoets schakelt naar de bestemmingslijst waarin de aangegeven bestemming is geprogrammeerd.
❒ Als het bericht “Kan het gespecificeerde registratienr. niet vinden”
2
verschijnt, is het opgegeven registratienummer onjuist. Druk op [Afsluiten], controleer het registratienummer opnieuw, en volg de procedure vanaf stap B. ❒ Als het bericht “Geen geldige bestemming voor het opgegeven nr.” verschijnt, dan is
de -toets verkeerd. Druk op [Afsluiten], en volg de procedure vanaf stap A.
53
Faxen
Ontvangst Het apparaat kan binnenkomende oproepen op twee manieren beantwoorden: • Handmatige ontvangst (externe telefoon vereist) • Automatische ontvangst U kunt de ontvangstmodus uitsluitend wijzigen als een standaard-G3lijn wordt gebruikt. U kunt de ontvangstmodus niet wijzigen wanneer een andere lijn dan de standaard G3-lijn (G3-2 of G3-3) wordt gebruikt.
2
❖ Handmatige ontvangst Wanneer er een oproep binnenkomt, gaat het apparaat over. Als de oproep een faxdocument betreft, moet u handmatig overschakelen op faxmodus. ❖ Automatische ontvangst Wanneer er een oproep binnenkomt, zal het apparaat deze automatisch als een faxdocument afhandelen. Gebruik deze instelling voor een telefoonlijn die uitsluitend door het faxapparaat wordt gebruikt. Opmerking ❒ De externe telefoon is vereist om dit apparaat als telefoon te gebruiken.
54
De ontvangstmodus omschakelen U kunt schakelen tussen ontvangstmodi met Ontvangstinstellingen in het menu Faxeigenschappen. Zie de Faxhandleiding . Als u een snelbedieningstoets programmeert met Ontvangstmodus omschakelen, kunt u snel de ontvangstmodus omschakelen. Voorbereiding U kunt deze functie alleen gebruiken nadat u een snelbedieningstoets heeft geprogrammeerd als omschakeling ontvangstmodus met [Snelbedieningstoets 1], [Snelbedieningstoets 2] of [Snelbedieningstoets 3] onder Alg. instell./aanpassen. Zie de Faxhandleiding .
A Druk op [Activeer RX modus].
Ontvangst
B Selecteer de ontvangstmodus en druk op [OK].
2 Het stand-by-display wordt weergegeven. Opmerking ❒ Druk op [Annuleren] om de selectie te annuleren.
Een fax ontvangen in de modus Handmatige ontvangst
A Wanneer
het apparaat overgaat, neemt u de hoorn van het externe telefoontoestel op.
B Druk op de toets {Start} of op de
toets {Start Handmatig Ontv.} wanneer u een pieptoon hoort. (De toets {Start} is alleen beschikbaar in faxmodus wanneer er geen origineel is geplaatst).
C Leg de hoorn van het externe telefoontoestel op de haak. Het apparaat begint nu te ontvangen.
55
Faxen
2
56
3. Internetfax-functies gebruiken Er zijn twee soorten Internetfaxfuncties. • Internetfax-functies. Zie Pag.57 “Internetfax-functies (door een e-mailadres op te geven)”. • IP-faxfunctie Zie Pag.79 “Internetfax-functies (door een IP-mailadres op te geven)”.
Internetfax-functies (door een emailadres op te geven) De optionele printer/scanner is vereist. Deze machine zet afbeeldingen van gescande documenten om naar e-mailformaat en zendt de gegevens via het internet. De e-mail die door deze machine wordt gestuurd, kan door een andere internetfaxmachine worden ontvangen. In plaats van het telefoonnummer van de bestemming in te voeren, voert u het desbetreffende e-mailadres in. U kunt ontvangen e-mailberichten ook afdrukken of doorsturen.
NL AJA002S
57
Internetfax-functies gebruiken
Beperking ❒ Om internetfaxdocumenten te versturen, stelt u in het menu Faxeigenschappen onder E-mailinstellingen [Instellingen Internetfax] in op [Aan]. Ook wanneer [Uit] is geselecteerd kunnen documenten echter nog worden doorgestuurd of afgeleverd aan internetfaxbestemmingen.
❒ Om internetfaxdocumenten te ontvangen stelt u in het menu Systeeminstellingen in Bestandsoverdracht onder [Fax e-mailaccount], [Account] in op [Ontvangen]. ❒ Deze machine moet worden aangesloten op een LAN en op de juiste wijze zijn ingesteld om de internetfax-functies te kunnen gebruiken. Zie Netwerkhandleiding.
3
Opmerking ❒ De internetfax-functie die door deze machine wordt ondersteund kan worden gebruikt met ITU-T Rec. T.37. Zie de Faxhandleiding . ❒ U kunt e-mailberichten ontvangen met een aangehechte TIFF-F-afbeelding van computers.
58
Internetfax-functies (door een e-mailadres op te geven)
Voorzorgsmaatregelen voor internetfax • Internetfax communiceert met een server via een LAN. Deze kan niet rechtstreeks met andere partijen communiceren. • Als u een verzendverzoek via e-mail gebruikt, worden documenten verzonden op A4-formaat. Documenten die groter zijn dan A4 worden verkleind tot A4-formaat. Als het apparaat van de ontvanger is uitgerust met de T.37 Volledige modus dan hebben de verzonden documenten de breedte die is opgegeven in het adresboek. Zie Pag.61 “T.37 Volledige modus” en de Faxhandleiding . • Als een verzending niet succesvol is, ontvangt deze machine gewoonlijk een e-mailfoutmelding. Zie de Faxhandleiding . Emailfoutmeldingen kunnen echter om verschillende redenen niet worden verzonden. U wordt aangeraden de ontvangst van belangrijke documenten te bevestigen door de andere partij op te bellen. • Het niveau van beveiliging voor internetcommunicaties is laag. U wordt aangeraden voor vertrouwelijke communicaties het telefoonnetwerk te gebruiken. • Voice-communicatie wordt niet over LAN ondersteund. • De levering van internetfaxen kan worden vertraagd door overbelasting in het netwerk. Wanneer de communicatietijd een probleem vormt, kunt u internetfaxverzending gebruiken die niet verloopt via de SMTP server of een fax die is aangesloten op het telefoonnet. Zie Pag.70 “Geen gebruik maken van de SMTP Server”. • Als u deze machine gebruikt via een inbelverbinding, zoekt de automatische e-mailontvangstfunctie via een telefoonlijn toegang tot de server van de provider, wat telefoonkosten met zich mee kan brengen, zelfs als u geen e-mail ontvangt. Om de frequentie van het maken van verbinding met de server te verminderen, kunt u een groter e-mailontvangst-interval instellen. Zie voor het instellen van het E-mail ontvangstinterval in de Netwerkhandleiding.
3
59
Internetfax-functies gebruiken
Functies die niet worden ondersteund met e-mailverzending De volgende functies worden met standaard faxverzending, maar niet met internetfaxen ondersteund. • Directe verzending • Vertrouwelijke verzending • ID-verzending • Polling-verzending • Chain Dial • Verzending via SUB Code • Direct Kiezen • Handmatige nummerkeuze • JBIG verzending • Batchverzending • ECM (Error Correction Mode) • Geheugenbestanden verzenden
3
Functies die niet worden ondersteund met e-mailontvangst De volgende functies worden met standaard faxverzending, maar niet met internetfaxen ondersteund. • Vertrouwelijke ontvangst • Ontvangst met geheugenslot • Polling-ontvangst • SEP Code-ontvangst • Geautoriseerde ontvangst • Aantal af te drukken ontvangen bestanden
60
Internetfax-functies (door een e-mailadres op te geven)
T.37 Volledige modus Dit apparaat ondersteunt de T.37 volledige modus. De T.37 volledige modus is een internationale standaard voor de verzending van faxen via het Internet. (ITU-T mededeling, RFC2532) Als er een Internetfaxverbinding tot stand wordt gebracht tussen twee apparaten die de T.37 Volledige modus ondersteunen, stuurt de ontvanger de afzender een ontvangstbewijs in antwoord op het verzoek om een ontvangstmelding dat als bijlage aan het e-mailbericht is aangehecht. Het ontvangstbewijs bevat informatie over de ontvangstmogelijkheden van de ontvanger (compressietype, papierformaat en resolutie). Als de ontvanger in het adresboek is geprogrammeerd als bestemming met volledige modus, registreert de afzender de ontvangen informatie automatisch in het adresboek. Zo kunt u op basis van deze informatie een volgend Internetfaxdocument naar de betreffende ontvanger verzenden.
3
Opmerking ❒ Als u een bestemming in het adresboek programmeert via Web Image Monitor, dan moet u het apparaat dat de T.37 volledige modus ondersteunt programmeren als bestemming met T.37 volledige modus. Zie de Faxhandleiding . ❒ Via Internetfaxverzending kunt u documenten naar meerdere bestemmingen tegelijk verzenden. Als u echter bestemmingen opgeeft die de volledige modus ondersteunen, worden de faxen één voor één verzonden in de opgegeven volgorde omdat in dat geval niet alle bestemmingen over dezelfde ontvangstmogelijkheden beschikken.
❖ Een ontvangstbewijs terugsturen Na de ontvangst van een e-mail van een afzender die om een ontvangstmelding vraagt, stuurt de ontvanger een ontvangstbewijs waarin de ontvangstmogelijkheden van het apparaat van de ontvanger worden vermeld (compressietype, papierformaat en resolutie). ❖ De inhoud van het ontvangstbewijs opslaan Nadat de afzender het ontvangstbewijs heeft ontvangen van de ontvanger, controleert de afzender of het adres op het ontvangstbewijs in het adresboek staat. Als het adres is geprogrammeerd als bestemming met volledige modus wordt de informatie over de ontvangstmogelijkheden van de ontvanger automatisch door de afzender opgeslagen. De opgeslagen informatie wordt bijgewerkt zodra de afzender nieuwe ontvangstinformatie van de ontvanger ontvangt. Op basis van deze informatie kan de afzender documenten naar de ontvanger sturen.
61
Internetfax-functies gebruiken
❖ Een ontvangstmelding vragen Als het apparaat van de ontvanger de T.37 volledige modus ondersteunt en in het adresboek is geprogrammeerd als apparaat met volledige modus, vraagt het apparaat om een ontvangstmelding van de ontvanger. Het apparaat ontvangt vervolgens het ontvangstbewijs (verzonden) waarin de ontvangstmogelijkheden van de ontvanger worden vermeld. Opmerking ❒ Als de ontvanger niet in het adresboek is geprogrammeerd of als apparaat met een eenvoudige modus kan de informatie over de ontvangstmogelijkheden van de ontvanger niet worden opgeslagen.
3
❒ Als u de ontvangstmogelijkheden van de ontvanger kent, kunt u deze handmatig instellen. Deze instelling wordt echter overschreven wanneer het apparaat een ontvangstbewijs ontvangt. Zie de Faxhandleiding .
62
Het versturen van internetfaxdocumenten
Het versturen van internetfaxdocumenten U kunt internetfaxdocumenten alleen versturen via geheugenverzending. Als u in internetfax directe verzending opgeeft, wordt de modus naar geheugenverzending omgeschakeld als er één of meerdere e-mailadressen zijn opgegeven. Voorbereiding Voordat u deze functie gebruikt, moet u de volgende voorbereidingen treffen:
• Voer de netwerkinstellingen door in het menu Systeeminstellingen. Zie Netwerkhandleiding. • Programmeer de afzender in de bestemmingslijst en stel “Gebruik naam als” in op “Afzender”. Zie Bedieningshandleiding Standaardinstellingen. Bij het verzenden van documenten kunt u e-mailopties instellen met [Sub TX modus]. U kunt de volgende opties instellen:
❖ Voer onderwerp in Hiermee kunt u een onderwerp invoeren voor het document dat u wilt verzenden. Opmerking ❒ Voor het gemak kunt u vaak gebruikte onderwerpen programmeren. “[Urgent]”, en “[Hoog]” worden standaard geprogrammeerd. Zie Netwerkhandleiding. ❒ U kunt maximaal 128 tekens invoeren.
❒ Als u een e-mail stuurt zonder een onderwerp/tekst op te geven bij “E-mail opties” onder “Sub TX modus” dan wordt het onderwerp automatisch ingevoerd. Zie voor meer informatie over het automatisch invoeren van het onderwerp Pag.69 “Over het Onderwerp van emails” en Pag.77 “Ontvangen berichten”. ❒ U kunt niet alleen maar een onderwerp zenden zonder origineel.
3
❖ Voer de tekst in Hiermee kunt u de mee te zenden tekst invoeren. Opmerking ❒ Voor het invoeren van de tekst dient u deze vooraf te programmeren. Zie Netwerkhandleiding.
❒ U kunt niet alleen maar tekst zenden zonder origineel.
❖ Ontvangstmelding U kunt bevestigen dat verzonden documenten correct waren ontvangen, door e-mail of het journaal te gebruiken. ❖ BCC-verzending E-mails worden als bcc naar alle opgegeven bestemmingen gestuurd.
63
Internetfax-functies gebruiken
Belangrijk ❒ Als er gedurende ongeveer een uur een netstoring is, of de machine is ongeveer gedurende een uur niet op het net aangesloten geweest, worden documenten die in het geheugen van de machine zijn opgeslagen, gewist. Als er een document wordt gewist, wordt zodra de hoofdschakelaar wordt ingeschakeld, automatisch het stroomonderbrekingsrapport afgedrukt. Met dit rapport kunt u controleren welke documenten zijn gewist. Als u de netspanning uitschakelt door eenvoudig op de hoofdschakelaar te drukken, leidt dit er niet toe dat er documenten zullen worden gewist. Zie de Faxhandleiding .
3
❒ Mogelijk kunt u, afhankelijk van de voorwaarden van de e-mailomgeving, een groot bestand niet als e-mail versturen. ❒ Het niveau van beveiliging voor internetcommunicaties is laag. Voor vertrouwelijke communicaties wordt het gebruik van het telefoonnetwerk aanbevolen. Beperking ❒ Als de beschikbare hoeveelheid geheugen laag is, kunt u mogelijk geen internetfaxen versturen. Opmerking ❒ Omdat de machine de documenten als e-mailboodschappen met een aangehechte TIFF-F-afbeelding stuurt, is een viewer nodig om de documenten te kunnen bekijken als deze op een computer worden ontvangen.
64
❒ U kunt de grootte van verzonden e-mailberichten beperken in “Emailinstellingen” van “Faxeigenschappen”. Zie de Faxhandleiding . ❒ Zie Pag.77 “Ontvangen berichten” om te zien hoe e-mail feitelijk door de computer wordt ontvangen, als deze wordt verzonden met geselecteerde mailopties. ❒ Als u internetfaxdocumenten verzendt en u geeft een gebruikerscode op, en het e-mailadres is als de bestemmingsroute van de opgegeven gebruikerscode ingesteld, wordt er een Communicatieresultaat rapport gestuurd als de verzending is voltooid. Hierdoor wordt het mogelijk het resultaat van een verzending te controleren. ❒ Voor meer informatie over het bevestigen van het verzendresultaat, zie Pag.29 “Verzending bevestigen”. ❒ U kunt de faxbestemming en internetfaxbestemming tegelijkertijd opgeven. ❒ U kunt geen e-mails als cc naar een bestemming zenden.
Het versturen van internetfaxdocumenten
A Druk op
om de bestemming naar e-mailadres te schakelen.
B Geef de afzender op.
C Als
u een e-mailoptie instelt, drukt u op [Sub TX modus].
3
Als u geen e-mailopties instelt, gaat u verder naar stap G.
D Druk op [E-mail opties].
Verwijzing Faxhandleiding Opmerking ❒ Als “Naam afzender autom. specificeren” is ingesteld op “Aan”, wordt de afzender automatisch opgegeven en kunt u de stappen voor het opgeven van een afzender overslaan. Als “Aan” is geselecteerd, wordt het opgegeven e-mailadres afgedrukt bij “Van:”. Als er geen e-mailadres voor de afzender is opgegeven of als het opgegeven e-mailadres niet in de bestemmingslijst is geprogrammeerd, kunt u geen Internetfaxdocumenten verzenden. Zie Netwerkhandleiding.
Het invoeren van een onderwerp A Druk op [Wijzigen] voor Voer onderwerp in.
Er zijn twee manieren om een onderwerp in te voeren: door een geprogrammeerd onderwerp te selecteren, of door rechtstreeks tekens in te voeren. Als u tekens invoert, gaat u naar stap C.
65
Internetfax-functies gebruiken
B Selecteer het onderwerp uit de weergegeven lijst.
3
Het geselecteerde onderwerp verschijnt in de kolom voor handmatige invoer.
Ingevoerde tekens verschijnen in de kolom voor handmatige invoer.
Opmerking ❒ Achter het geselecteerde onderwerp kunt u extra tekens invoeren. Als u geen extra tekens hoeft in te voeren, gaat u naar stap E.
C Druk op [Handmatig inv.].
66
Opmerking ❒ Nadat u een onderwerp heeft ingevoerd, kunt u een geprogrammeerd onderwerp toevoegen. Selecteer het onderwerp uit de weergegeven onderwerpen. E Druk op [OK].
Het versturen van internetfaxdocumenten
Het invoeren van te tekst
Het instellen van bcc-verzending
A Druk op [Wijzigen] voor Inv. tekst.
A Selecteer [Ja] of [Nee] voor BCC verz..
3 B Selecteer een tekst en druk vervolgens op [OK].
E Druk op [OK].
F Druk op [OK]. Het instellen van ontvangstmelding A Selecteer [Aan] of [Uit] voor Ontv. . Bevestiging.
G Plaats het origineel.
Verwijzing Pag.71 “Ontvangst bevestigen”
Opmerking ❒ Plaats het origineel op dezelfde manier als een standaardfax. Zie Pag.11 “Originelen plaatsen”.
❒ Gebruik een willekeurige methode om het origineel te plaatsen en druk op de toets {Start}.
67
Internetfax-functies gebruiken
Verwijzing Pag.11 “Originelen plaatsen”
H Selecteer de gewenste scaninstellingen.
3
Verwijzing Pag.39 “Een e-mailadres invoeren”
Pag.43 “Via de bestemmingslijst enkelvoudige bestemmingen of groepsbestemmingen opgeven” Pag.50 “Zoeken op LDAP server” Faxhandleiding
J Druk voor het verzenden van hetOpmerking ❒ Als u Internetfaxverzending gebruikt, worden documenten verzonden met de resolutie “Detail” zelfs als u “Super fijn” heeft opgegeven. Om documenten te verzenden met “Super fijn” geeft u deze resolutie op wanneer u de bestemming opslaat in het adresboek. Zie Pag.61 “T.37 Volledige modus”. Verwijzing Pag.32 “Resolutie”
Als er slechts één bestemming is, gaat u verder met stap L.
68
zelfde document naar meerdere bestemmingen op [Toev.].
Opmerking ❒ Het is niet nodig op [Toev.] te drukken als u met gebruikmaking van de bestemmingenlijst bestemmingen toevoegt. ❒ Om helemaal zeker te zijn dat een bestemming wordt toegevoegd, kunt u in de gebruikersparameters het apparaat zo in stellen dat u na het toevoegen van een bestemming telkens op [Toev.] moet drukken. Zie de Faxhandleiding (schakelaar 17, bit 2).
Het versturen van internetfaxdocumenten
K Geef
de volgende bestemming
op.
Opmerking ❒ Door op te drukken wordt de bestemmingslijst tussen faxnummer, e-mailadres en IP-faxnummer geschakeld.
❒ Wanneer u nog een bestemming wilt toevoegen, herhaalt u stap J en K.
L Druk op de toets {Start}.
Hierdoor wordt begonnen het document in het geheugen te lezen. Het verzenden van e-mails begint nadat het inlezen is voltooid. Als het scannen is voltooid, gaat het indicatielampje Communicatie branden en begint het verzenden. Opmerking ❒ Bij een document met een groot volume kan het enige tijd duren voordat het verzenden begint. Dit komt doordat de machine tijd nodig heeft om de data voor in het geheugen om te vormen.
❒ Zie voor het annuleren van de verzending van een internetfax Pag.73 “Verzending van een internetfax annuleren”.
-Over het Onderwerp van emails Als u een e-mail verzendt zonder een onderwerp op te geven, wordt het onderwerp automatisch ingevoerd. Het onderwerp dat wordt ingevoerd is afhankelijk van de Stempel afzendernaam-instellingen. Zie de Faxhandleiding .
3
❖ Als Stempel afzendernaam is ingesteld op [Aan]: Van Stempel afzendernaam(Faxberichtnr.xxxx) ❖ Als Stempel afzendernaam is ingesteld op [Uit]: • Als Eigen faxnr. en Eigen naam zijn geprogrammeerd: Van “Eigen faxnr.”(“Eigen naam”)(Faxberichtnr.xxxx) • Als alleen Eigen faxnr. is ingeprogrammeerd: Van “Eigen faxnr.”(Faxberichtnr.xxxx) • Als alleen Eigen naam is geprogrammeerd: Van “Eigen naam”(Faxberichtnr.xxxx) • Als Eigen faxnr. en Eigen naam beide niet zijn geprogrammeerd: Faxberichtnr.xxxx Opmerking ❒ “xxxx” is het documentnummer dat in het journaal verschijnt. Verwijzing Faxhandleiding
69
Internetfax-functies gebruiken
-E-mailtekst Als een internetfax-e-mail naar de computer is gestuurd, dan wordt de volgende informatie altijd in de emailtekst geplaatst. Zie voor het controleren van de hostnaam en het emailadres Netwerkhandleiding. Deze e-mail werd gezonden vanaf “Hostnaam” (productnaam) Vragen naar: “e-mailadres van de beheerder”
3
Geen gebruik maken van de SMTP Server U kunt Internetfaxdocumenten rechtstreeks naar de bestemming verzenden zonder de SMTP server te gebruiken. Internetfaxen worden doorgaans via de SMTP server verzonden. Met deze functie wordt het domeingedeelte van het e-mailadres van de bestemming echter gelezen als het adres van de SMTP server en verloopt de verzending niet via de SMTP server. Omdat de server hierdoor minder wordt belast, kunt u faxen versturen zonder rekening te houden met de verzendtijd van de server naar de bestemming. Voorbereiding Stel het poortnummer voor de SMTP server van tevoren in op 25. Zie Netwerkhandleiding.
70
Beperking ❒ Als u deze functie wilt gebruiken, moet het ontvangende faxapparaat:
❒
❒
❒
❒
• Internetfax ondersteunen • op hetzelfde LAN zijn aangesloten als dit apparaat • het ontvangstprotocol hebben ingesteld op SMTP De ingestelde SMTP verificatie op het ontvangende faxapparaat wordt uitgeschakeld als internetfaxen met deze functie worden verzonden. Als het andere faxapparaat met deze functie een internetfax verzendt, wordt er geen foutmelding naar de afzender gestuurd ook al is de ontvangst niet succesvol. Als met deze functie een internetfax wordt verzonden, stuurt de server geen foutmelding, ook al is de verzending niet succesvol. Met deze functie kunt u geen internetfaxdocumenten versturen naar het e-mailadres van de beheerder dat in het apparaat is geprogrammeerd.
Opmerking ❒ Als u bestemmingen rechtstreeks via het toetsenblok opgeeft, kunt bij iedere bestemming aangeven of u de SMTP server wilt gebruiken.
❒ Als u bestemmingen in de bestemmingslijst selecteert, wordt de SMTP serverinstelling die in het adresboek is opgegeven, uitgeschakeld.
Het versturen van internetfaxdocumenten
❒ Om internetfaxdocumenten vanuit een computer te verzenden, geeft u in het LAN-fax stuurprogramma op of de SMTP server gebruikt moet worden. Als bij verzenden het selectievakje [Gebruik apparaatadres] is ingeschakeld, wordt de op dit apparaat aangegeven SMTP serverinstelling ingeschakeld. Zie de Faxhandleiding .
A Druk op [SMTP].
B Druk op [Nee].
C Druk op [Afsluiten].
Ontvangst bevestigen Als de ontvangstmelding is ingesteld onder “E-mail opties”, stuurt de ontvanger een ontvangstbericht terug. Zodra het ontvangstbericht is ontvangen, verschijnt “OK” in de Resultaatkolom van het journaal, waardoor de zender kan zien dat het bericht is ontvangen.
3
Beperking ❒ De voorziening van de ontvangstmelding is alleen beschikbaar als de ontvanger MDN (Message Disposition Notification) ondersteunt. Opmerking ❒ Als de fax niet normaal is ontvangen, verschijnt er “Error” in de Resultaat-kolom. ❒ Van de laatste 200 documenten is informatie vastgelegd, alleen de laatste 50 berichten verschijnen echter in het journaal. Als u voor één van de laatste 50 communicaties geen ontvangstbericht van de ontvangermachine ontvangt, zou het kunnen zijn dat u niet in staat bent de ontvangst via de Resultaatkolom van het journaal te bevestigen.
71
Internetfax-functies gebruiken
❒ Als u mailinglistadressen opgeeft, stel dan niet in voor ontvangstmelding. Anders zou u meerdere ontvangstberichten van ontvangers van e-mails ontvangen, en de Resultaat-kolom zou dan elke keer dat een nieuw ontvangstbericht wordt ontvangen, worden overschreven. Als u echter een ontvangstbericht ontvangt met een foutmelding, dan verschijnt “Error” in de Resultaat-kolom en deze zal niet worden overschreven, ook niet als u vervolgens een goed ontvangstbericht ontvangt (“OK”). ❒ De resultaten van ontvangstmeldingen worden alleen in het journaal getoond. De resultaatkolom in alle andere bestanden, lijsten en verzendrapporten laten “- -” zien. ❒ De ontvangstberichten zelf worden niet in het journaal vastgelegd. ❒ U kunt selecteren of u al dan niet het ontvangstbericht wilt laten afdrukken. Dit kan worden ingesteld met de gebruikersparameters. Zie de Faxhandleiding (schakelaar 21, bit 0). ❒ U kunt geen e-mails naar meerdere bestemmingen versturen met ontvangstmelding. De documenten worden in de aangegeven volgorde naar de bestemmingen verzonden.
3
72
Verzending van een internetfax annuleren
Verzending van een internetfax annuleren Wanneer een fax-, Internetfax- en IPfaxbestemming gelijktijdig worden opgegeven, en wanneer alleen een fax- of IP-faxbestemming wordt opgegeven, kunt u de verzending annuleren via dezelfde methode. Opmerking ❒ U kunt de verzending niet meer annuleren nadat het origineel is gescand.
Terwijl het origineel wordt gescand Gebruik deze procedure om een verzending te annuleren nadat u op de toets {Start} hebt gedrukt.
A Druk op de toets {Wis/Stop}.
3
Voordat het origineel is gescand Gebruik deze procedure om een verzending te annuleren voordat u op de toets {Start} hebt gedrukt.
A Druk op de toets {Instellingen verwijderen}.
Opmerking ❒ Als er originelen in de ADF zijn geplaatst, kunt u de verzending annuleren door de originelen weg te halen.
Het apparaat stopt met scannen. Opmerking ❒ U kunt het scannen ook annuleren door op [Stoppen met scannen] te drukken. ❒ Het scannen wordt mogelijk voltooid terwijl u bezig bent te annuleren.
73
Internetfax-functies gebruiken
Nadat het origineel is gescand
C Druk op [Stoppen met doorzenden].
Opmerking ❒ Afhankelijk van het papierformaat en het moment waarop u de verzending annuleert, kunt u de verzending van een Internetfax mogelijk niet meer annuleren.
A Druk op [TX-bestand wijz./stoppen].
3
Opmerking ❒ Om de verzending van andere bestanden te annuleren, herhaalt u stappen B en C.
❒ Druk op [Opslaan] om het stoppen met zenden te annuleren.
D Druk op [Afsluiten]. De lijst met opgeslagen bestanden die worden verzonden of nog moeten worden verzonden, wordt weergegeven.
B Selecteer het bestand dat u wilt annuleren.
Het stand-by-display wordt weergegeven.
Opmerking ❒ Als het gewenste bestand niet wordt weergegeven, drukt u op [UVorige] of [TVolg.] om het bestand te zoeken.
❒ In deze gevallen wordt mogelijk geen bestemming gekozen omdat de bestemming wordt weergegeven als “*” afhankelijk van de beveiligingsinstellingen.
74
Een internetfaxdocument ontvangen
Een internetfaxdocument ontvangen U kunt via internetfax e-maildocumenten ontvangen. Er zijn twee manieren om e-mails te ontvangen: automatische e-mailontvangst en handmatige e-mailontvangst. Beperking ❒ E-mails met bijlagen van een ander formaat dan TIFF-F, kunnen niet worden ontvangen. Zenders ontvangen een foutmelding als hun email bijlagen bevatte. U kunt met de gebruikersparameters selecteren of u al dan niet dit bericht wilt zenden. Zie de Faxhandleiding (schakelaar 21, bit 7). Echter, TIFF-F-documenten die via de opslagfunctie van DeskTopBinder Professional Lite zijn aangemaakt, kunnen wel worden ontvangen.
❒ Als “Beveiligde wachtwoordverificatie vereist (SPA) voor alle clientaansluitingen” is
Automatische emailontvangst Als deze functie is ingeschakeld, zal de machine periodiek de e-mailserver voor binnenkomende e-mails controleren en deze indien nodig downloaden. Automatische e-mailontvangst dient in “Systeeminstellingen” te worden ingesteld. Als u automatische ontvangst instelt, kunt u de ontvangsttijd instellen in minuten. Netwerkhandleiding.
3
Opmerking ❒ Als het geheugen vol raakt, zullen de e-mails niet meer op de gespecificeerde intervallen worden ontvangen. De ontvangst komt weer op gang, zodra voldoende geheugenruimte wordt vrijgemaakt.
geselecteerd bij Windows Server 2003 is ontvangst niet mogelijk. Opmerking ❒ Als het ontvangstprotocol is ingesteld op POP3 of IMAP4, dan kunt u de machine zo instellen, dat binnenkomende e-mail wordt bewaard of van de server worden gewist in “Systeeminstellingen”. Zie Netwerkhandleiding. ❒ Met de gebruikersparameters kunt u het apparaat het ontvangstbewijs laten sturen in antwoord op het verzoek om een ontvangstmelding dat als bijlage aan het e-mailbericht is aangehecht. Zie de Faxhandleiding (schakelaar 21, bit 1).
75
Internetfax-functies gebruiken
Handmatige e-mailontvangst Op de volgende wijze kunt u te allen tijde e-mails ontvangen. Voorbereiding Programmeer de Handmatige Email RX-functie van tevoren onder een snelbedieningstoets. Zie de Faxhandleiding .
3
A Druk op [Handmatige E-mail RX].
Het apparaat maakt contact met de server om na te gaan of er e-mail is en ontvangt nieuwe-emails.
B Controleer het bericht en druk op [Afsluiten].
Het stand-by-display wordt weergegeven.
76
Een internetfaxdocument ontvangen
Ontvangen berichten Hier is een voorbeeld van een internetfaxdocument dat vanaf deze machine is gestuurd en ontvangen in een computer met een Outlook Express e-mailprogramma. Het ontvangen beeld varieert, afhankelijk van het e-mailprogramma.
3
AJC004S
1. Gezonden e-mail zonder een onderwerp op te geven in “E-mail opties”.
4. Datum
2. Gezonden e-mail met een onder-
5. Aan
werp dat is opgegeven in “E-mail opties”.
3. Van De naam (e-mailadres) van de afzender
Opmerking ❒ Het displayformaat van de afzendernaam verschilt in overeenstemming met de instelling van de Stempel afzendernaam en andere functies.
De datum en de tijd dat de e-mail werd gezonden Het e-mailadres van de ontvanger
6. Onderwerp Toont het onderwerp dat werd opgegeven in E-mail opties” ten tijde van de verzending. Indien er geen onderwerp is opgegeven, wordt er automatisch één toegekend in het formaat zoals in 1 bovenstaand wordt getoond.
77
Internetfax-functies gebruiken
Opmerking ❒ Het formaat varieert in overeenstemming met de Stempel afzendernaam en andere instellingen. Zie Pag.69 “Over het Onderwerp van e-mails”.
7. Het bericht wordt bij alle e-mails ingevoegd. “xxxx” is de apparaatnaam. 8. Bijlage Elk document dat de afzender bijsluit wordt getoond als een bijgesloten document.
3
78
Internetfax-functies (door een IP-mailadres op te geven)
Internetfax-functies (door een IPmailadres op te geven) De optionele printer/scanner is vereist. Met de IP-faxfunctie kunnen documenten rechtstreeks via een TCP/IP-netwerk tussen twee faxapparaten worden verzonden of ontvangen. Deze functie is geschikt voor communicatie binnen hetzelfde LAN en heeft de volgende voordelen: • Lagere communicatiekosten • Snellere communicatie tussen IP-faxen dan per standaardfax De IP-faxfunctie maakt gebruik van SIP en H.323 als netwerkprotocol. Geef voor de verzending een IP-adres of hostnaam op in plaats van een faxnummer. Als u een gatekeeper gebruikt, geeft u het alias telefoonnummer hiervan op. Geef de adressen op van de gatekeeper en de SIP server (proxyserver, register server, redirect server) bij IP-faxinstellingen in het menu Faxeigenschappen. Zie de Faxhandleiding . Als u een SIP server gebruikt, kunt u een fax verzenden door de SIP gebruikersnaam op te geven. U kunt ook een fax doorsturen naar een G3-fax die is aangesloten op het telefoonnet (PSTN) via een gateway (T.38). Zie Pag.23 “Een geheugenverzending annuleren” voor het annuleren van de IPfaxverzending. U kunt IP-faxen op dezelfde wijze ontvangen als standaardfaxen. Zie Pag.54 “Ontvangst”
3
79
Internetfax-functies gebruiken
.
3
Opmerking ❒ Om de IP-faxfuncties te kunnen gebruiken, moet dit apparaat zijn aangesloten op een LAN en moeten de juiste instellingen zijn opgegeven bij IP-faxinstellingen. Zie de Faxhandleiding .
❒ IP-fax die door dit apparaat wordt ondersteund is ITU-T Rec. T.38.
80
Internetfax-functies (door een IP-mailadres op te geven)
-Terminologie ❖ H.323 Een protocol voor multimediacommunicatie waarbij bestanden door één op één communicatie via een LAN-verbinding of het Internet worden verzonden of ontvangen. ❖ SIP Een protocol voor communicatiebeheer voor Internettelefoon dat gebruik maakt van VoIP (dat geluidsdata converteert naar IP-pakketten) en dat is uitgerust met functies zoals het opzetten, wijzigen en beëindigen van sessies met een of meer deelnemers.
3
❖ Gatekeeper (VoIP gatekeeper) Een gatekeeper beheert apparaten die zijn aangesloten op een IP-netwerk, converteert alias telefoonnummers naar IP-adressen en voert verificatiefuncties uit. Daarnaast houdt de gatekeeper toezicht op band- (toekenning van transmissiesnelheid) en toegangscontrole. ❖ Gateway (VoIP gateway) Een gateway die een telefoonnet en een IP-netwerk verbindt en functies heeft zoals protocolconversie voor het aansluiten van verschillende netwerken, en communicatieapparatuur (telefoons, faxen, enz.) aansluit op LAN en andere netwerken. ❖ SIP server Een SIP server bemiddelt bij de verbindingsverzoeken tussen apparaten die zijn aangesloten op een IP-netwerk en bestaat hoofdzakelijk uit servers die de volgende drie functies hebben: • Proxyserver: ontvangt SIP verzoeken en stuurt deze door namens de aanvrager. • Register server: ontvangt gegevens over het adres van een apparaat binnen een IP-netwerk en slaat deze gegevens op in de database. • Redirect server: vraagt naar het adres van de bestemming.
Opmerkingen over het gebruik van IP-fax • U kunt niet verzenden naar een netwerk dat is beveiligd met een firewall. • U kunt geen telefoons gebruiken op een LAN.
Niet beschikbare functies voor IP-faxverzending U kunt de volgende functies gebruiken voor standaard faxverzending, maar niet voor IP-faxverzending: • Batchverzending • Handmatige nummerkeuze
81
Internetfax-functies gebruiken
Verzending via IP-fax IP-faxfuncties maken gebruik van TCP/IP (LAN of Internet) en van dezelfde procedures als de standaard faxfunctie. De functies die beschikbaar zijn voor zowel standaard faxverzending als IP-faxverzending kunnen over het algemeen op dezelfde wijze worden gebruikt. Door het apparaat aan te sluiten op een gateway (T.38) kunt u faxen verzenden naar een standaard G3-fax die is aangesloten op het telefoonnet (PSTN) via TCP/IP.
3
A Druk op
om de bestemming naar IP-faxnummer te schakelen.
B Geef de IP-faxbestemming van de ontvanger op.
Voorbereiding Voer de netwerkinstellingen van tevoren door in het menu Systeeminstellingen. Zie Netwerkhandleiding. Opmerking ❒ Om via het Internet faxen te verzenden moet het apparaat van de ontvanger ook op het Internet zijn aangesloten. U kunt niet verzenden naar een netwerk dat is beveiligd met een firewall. ❒ Neem contact op met uw dealer of service provider voor een lijst met gateways (T.38), gatekeepers of SIP servers die geschikt zijn voor gebruik met dit apparaat. ❒ Als u de functie voor een verzendverzoek gebruikt, kunt u de IP-faxbestemming opgeven bij het verzendstation. Zie de Faxhandleiding . ❒ Voor meer informatie over het bevestigen van het verzendresultaat, zie Pag.29 “Verzending bevestigen”.
82
Als u geen bestemming wilt toevoegen, gaat u naar stap E. Verwijzing Pag.41 “Een IP-faxbestemming invoeren”
Pag.43 “Via de bestemmingslijst enkelvoudige bestemmingen of groepsbestemmingen opgeven” Faxhandleiding Opmerking ❒ Als zowel Activeren H.323 als Activeren SIP is ingeschakeld onder IP-faxinstellingen in het menu Faxeigenschappen, verschijnt [Protocol]. Druk op [Protocol] om het protocol te selecteren dat u wilt gebruiken.
Verzending via IP-fax
C Om een bestemming toe te voegen, drukt u op [Toev.].
Opmerking ❒ Als u een bestemmingslijst gebruikt, worden automatisch meerdere bestemmingen toegevoegd en moet u op [Toev.] drukken.
❒ Om helemaal zeker te zijn dat een bestemming wordt toegevoegd, kunt u in de gebruikersparameters het apparaat zo in stellen dat u na het toevoegen van een bestemming telkens op [Toev.] moet drukken. Zie de Faxhandleiding (schakelaar 17, bit 2).
D Geef
de volgende bestemming
op.
3
Opmerking ❒ Door op te drukken wordt de bestemmingslijst tussen faxnummer, e-mailadres en IP-faxnummer geschakeld.
❒ Wanneer u nog een bestemming wilt toevoegen, herhaalt u stap C en D.
E Druk op de toets {Start}.
Het apparaat begint het origineel te scannen en slaat het op in het geheugen. Als het scannen is voltooid, gaat het indicatielampje Communicatie branden en begint het verzenden.
83
Internetfax-functies gebruiken
3
84
4. Programmeren Begininstellingen en aanpassingen Terwijl u een faxdocument verzendt of ontvangt, kunt u informatie naar het andere apparaat verzenden. Deze informatie wordt op het display van het andere apparaat getoond en afgedrukt als een rapport. De volgende informatie kan worden verzonden. Belangrijk ❒ U kunt de geregistreerde instellingen bevestigen in de lijst met gebruikersparameters. Het is aan te raden de lijst met gebruikersparameters af te drukken en te bewaren wanneer u instellingen programmeert of wijzigt. Zie de Faxhandleiding .
❖ Faxkoptekst De Faxkoptekst wordt in ieder faxbericht dat u verzendt in de kopregel afgedrukt. De faxkoptekst moet uw naam bevatten. U kunt faxkop 1 of faxkop 2 programmeren. Als u originelen verzendt met de bestemmingslijst, kunt u selecteren welke Faxkoptekst wordt afgedrukt op het document dat wordt ontvangen door de andere partij. Opmerking ❒ U kunt maximaal 32 tekens in de faxkoptekst opslaan. ❒ U kunt tekens, symbolen, cijfers en spaties opgeven. ❒ U kunt instellen of er al dan niet een Faxkoptekst moet worden afgedrukt, met [Faxkoptekst] onder Opties. Zie de Faxhandleiding .
❒ In programma nr. 1 kunt u vastleggen of de Faxkoptekst al dan niet altijd wordt afgedrukt. U kunt de instelling dan alleen waar nodig omschakelen met de functie Faxkoptekst Afdruk.. Zie de Faxhandleiding .
❖ Eigen naam De Eigen naam wordt naar het andere apparaat verzonden wanneer u een fax verzendt of ontvangt via een G3-lijn. Deze naam moet uw naam bevatten. De Eigen naam wordt op het display van het andere apparaat weergegeven en afgedrukt in een rapport. Beperking ❒ De functie Eigen naam werkt alleen als het andere faxapparaat van hetzelfde merk is en ook over de functie Eigen naam beschikt. Opmerking ❒ U kunt tekens, symbolen, cijfers en spaties opgeven.
❒ U kunt maximaal 20 tekens als Eigen naam opslaan.
85
Programmeren
❖ Eigen faxnr. (faxnummer van afzender) Als u een fax via een G3-lijn verzendt, wordt het Eigen faxnr. van de verzender naar het andere apparaat verzonden. Het ontvangen faxnummer wordt op het display van het andere apparaat getoond en afgedrukt als een rapport. Deze functie is beschikbaar ongeacht het merk van het faxapparaat van de ontvanger. Opmerking ❒ U kunt cijfers en symbolen (spaties of het +teken) opgeven.
4
❒ U kunt maximaal 20 tekens als Eigen faxnr. opslaan.
D Druk op [Fax-informatie programmeren].
E Registreer
de naam en het fax-
nummer.
Een Faxkoptekst programmeren A Druk op [Naam 1] of [Naam 2].
Programmeren
A Druk op de toets {Gebruikersinstellingen/Teller}.
B Voer een faxkoptekst in en druk op [OK].
B Druk op [Faxeigenschappen].
C Controleer of het scherm [Alg. instell./aanpas.] wordt weergegeven.
C Voer een eigen naam in en druk vervolgens op [OK].
4
Opmerking ❒ Het display varieert afhankelijk van de optionele eenheden die in het apparaat zijn geïnstalleerd.
C Voer het eigen faxnummer in met behulp van de cijfertoetsen en druk op [OK]. Verwijzing Bedieningshandleiding Standaardinstellingen
Opmerking ❒ Voor het invoeren van een +teken of een spatie drukt u op [+] of [Spatie].
87
Programmeren
❒ Als u zich vergist, drukt u op de toets [Wissen] of {Wis/Stop} en voert u het faxnummer opnieuw in.
D Druk op [Fax-informatie programmeren].
F Druk op [Afsluiten]. G Druk op de toets {Gebruikersinstellingen/Teller}. Het stand-by-display wordt weergegeven.
Bewerken
4
E Druk op [selecteren], [Eigen Naam] of [Eigen Faxnr.] om te bewerken.
Opmerking ❒ In de volgende procedure wordt, bij wijze van voorbeeld, uitgelegd hoe u de eigen naam bewerkt.
A Druk op de toets {Gebruikersinstellingen/Teller}.
F Druk op het item dat u wilt wijzigen.
B Druk op [Faxeigenschappen].
G Druk op [Backspace] of [All.verwijd.] C Controleer of het [Alg. instell./aanpas.] scherm wordt weergegeven.
88
en voer de naam of het nummer opnieuw in.
Begininstellingen en aanpassingen
Opmerking ❒ Voor het opgeven van het eigen faxnummer drukt u op [Wissen] of de toets {Wis/Stop} en voert u het nummer opnieuw in.
H Druk op [OK].
Verwijderen Opmerking ❒ In de volgende procedure wordt, bij wijze van voorbeeld, uitgelegd hoe u de Eigen naam verwijdert.
A Druk op de toets {Gebruikersinstellingen/Teller}.
4 Opmerking ❒ Voor het opgeven van het eigen faxnummer drukt u op [OK].
B Druk op [Faxeigenschappen].
I Druk op [Afsluiten].
C Controleer of het [Alg. instell./aanpas.] scherm wordt weergegeven.
J Druk op de toets {Gebruikersinstellingen/Teller}. Het stand-by-display wordt weergegeven.
89
Programmeren
D Druk op [Fax-informatie programmeren].
E Druk op [selecteren], [Eigen Naam] of [Eigen Faxnr.] om te verwijderen.
4
G Druk op [Backspace] of [All.verwijd.] en druk vervolgens op [OK].
Opmerking ❒ Voor het verwijderen van het eigen faxnummer drukt u op [Wissen] of de toets {Wis/Stop} en vervolgens op [OK].
H Druk op [Afsluiten].
F Druk op het item dat u wilt verwijderen.
I Druk op de toets {Gebruikersinstel-
lingen/Teller}. Het stand-by-display wordt weergegeven.
90
Bestemmingen in het adresboek programmeren
Bestemmingen in het adresboek programmeren U kunt faxnummers, e-mailadressen, IP-faxnummers en mapbestemmingen programmeren via Adresboekmanagement in Beheerder toepassingen in het menu Systeeminstellingen. U kunt geprogrammeerde faxnummers, e-mailadressen, IP-faxnummers en mapbestemmingen in een groep registreren. Opmerking ❒ Als u op de toets {Fax} drukt om het beginscherm van de fax weer te geven nadat u de inhoud van het adresboek heeft gewijzigd, wordt het bericht “Bestemmingslijst/machine-instellingen is/zijn bijgewerkt.” weergegeven. Druk op [Afsluiten] om het beginscherm van de fax weer te geven.
4
❒ U kunt registraties uitvoeren in het adresboek via Web Image Monitor of SmartDeviceMonitor for Admin. Raadpleeg de Netwerkhandleiding voor meer informatie over de installatie of raadpleeg de Help voor informatie over het adresboek. Verwijzing Bedieningshandleiding Standaardinstellingen
91
Programmeren
4
92
5. Probleemoplossing Het geluidsniveau aanpassen U kunt het volume van de volgende geluidssignalen van het apparaat wijzigen.
A Druk op de toets {Gebruikersinstellingen/Teller}.
❖ Hoorn op de haak Klinkt wanneer op de toets {Dir. Kiezen} wordt gedrukt. ❖ Bij verzending Klinkt wanneer een faxdocument wordt verzonden.
B Druk op [Faxeigenschappen].
❖ Bij ontvangst Klinkt wanneer een faxdocument wordt ontvangen. ❖ Bij het bellen Klinkt nadat u de toets {Start} hebt ingedrukt totdat er verbinding wordt gemaakt met de bestemming. ❖ Bij afdrukken Klinkt wanneer een ontvangen document wordt afgedrukt. Zie de Faxhandleiding .
C Controleer of het scherm [Alg. instell./aanpas.] wordt weergegeven.
D Druk op [Geluidsvolume aanpassen].
Opmerking ❒ U kunt het volume voor Direct kiezen aanpassen door op de toets {Dir. Kiezen} te drukken. Zie de Faxhandleiding .
93
Probleemoplossing
E Druk op [Lager] of [Harder] voor ieder item en druk vervolgens op [OK].
Opmerking ❒ U kunt het werkelijke volume horen door op [Controleren] te drukken.
❒ Als u op [Annuleren] drukt, wordt de volume-instelling geannuleerd. Het display is hetzelfde als in stap D.
5
F Druk op de toets {Gebruikersinstellingen/Teller}. Het stand-by-display wordt weergegeven.
94
Wanneer de toets {Fax} rood oplicht
Wanneer de toets {Fax} rood oplicht Als deze toets verlicht is, drukt u erop om naar de faxmodus te gaan. Zie vervolgens de onderstaande tabel en voer de nodige actie uit.
Probleem
Oplossingen
De uitvoerlade is vol.
Verwijder het papier uit de lade.
Er is een storing met de fax opgetreden.
Er is een probleem met de fax. Neem contact op met de servicevertegenwoordiger en vertel welk codenummer op het display wordt weergegeven. Zie Pag.97 “Foutmeldingen: oorzaken en oplossingen”. U kunt nog wel gewoon kopiëren.
Papier op
Voeg papier toe.
5
Bedieningshandleiding Standaardinstellingen Er is een storing in het netwerk opgetreden.
• Controleer de weergegeven boodschap. Zie Pag.97 “Foutmeldingen: oorzaken en oplossingen”. • Controleer of de machine op correcte wijze op het netwerk is aangesloten, en of de machine op correcte wijze is ingesteld. Zie Netwerkhandleiding. • Raadpleeg uw netwerkbeheerder. • Als de toets nog steeds rood verlicht is, ondanks dat u de bovenstaande maatregelen heeft genomen, neemt u dan contact op met uw leverancier.
95
Probleemoplossing
Wanneer de toner opraakt Als de toner in de machine op is, gaat het indicatielampje in het display branden. Let op: als de toner op is, kunt u wel faxdocumenten verzenden. Belangrijk ❒ Als het aantal verbindingen dat heeft plaatsgevonden nadat de toner op was en dat niet is geregistreerd door het automatisch uitgevoerde journaal de 200 overschrijdt, is communicatie niet mogelijk.
5
Beperking ❒ Het Geheugenopslag rapport, Polling RX Reserve rapport en Vertrouwelijk bestandsrapport worden niet afgedrukt.
A Zorg ervoor dat de machine zich in de faxmodus bevindt.
Opmerking ❒ Als het stand-by-scherm niet wordt weergegeven, drukt u op de toets {Fax}.
B Druk op [Afsluiten] en verzend een fax. Het foutbericht wordt niet meer weergegeven. Verwijzing Pag.19 “Geheugenverzending”
Pag.26 “Directe verzending”
96
Foutmeldingen: oorzaken en oplossingen
Foutmeldingen: oorzaken en oplossingen Als er een storing optreedt, verschijnt één van de volgende foutmeldingen op het display. Als er een ander bericht verschijnt, volg dan dat bericht. Melding
Oorzaken en oplossingen
U heeft niet de privileges om deze functie te gebruiken.
Het gebruik van deze functie is beperkt. Raadpleeg de beheerder.
Authentificatie is mislukt.
Gebruikersnaam of wachtwoord onjuist. Controleer of de gebruikersnaam en het wachtwoord juist zijn. Verificatie is niet mogelijk vanaf dit apparaat. Raadpleeg de beheerder.
De geselecteerde bestanden waar u geen toegangsprivileges voor heeft konden niet worden verwijderd. [Afsluiten]
U heeft geprobeerd een document te verwijderen terwijl u daar geen toestemming voor heeft. Alleen uw documentbeheerder kan dit document verwijderen. Raadpleeg uw documentbeheerder wanneer u een document wilt verwijderen terwijl u daar geen toestemming voor heeft.
5
Plaats origineel terug, contro- Origineel vastgelopen tijdens geheugenverzending. Plaats de niet-gescande originelen leer en druk op [Start]. opnieuw op de glasplaat of in de ADF.
Er is een fout opgetreden, en verzenden is geannuleerd.
Een origineel is vastgelopen tijdens directe verzending. Druk op [OK] en verzend de pagina’s die nog niet zijn verzonden nogmaals. Er is een storing opgetreden tijdens de directe verzending. Druk op [OK] en verzend het origineel opnieuw.
Opmerking ❒ Er is mogelijk een probleem met het apparaat of de telefoonlijn (bijvoorbeeld ruis of overspraak). Als de fout regelmatig optreedt, neemt u contact op met uw servicevertegenwoordiger.
Kan origineel formaat niet vaststellen. Plaats origineel opnieuw en druk op [Start].
Het apparaat herkent het papierformaat van het origineel niet. Plaats de originelen opnieuw en druk op {Start}.
L Bel service.
Er doet zich een probleem voor met de fax. Neem contact op met de servicevertegenwoordiger en vertel welk codenummer op het display wordt weergegeven. U kunt nog wel gewoon kopiëren.
Functionele problemen in fax. Bel service.
97
Probleemoplossing Melding
Oorzaken en oplossingen
Geheugen is vol. Kan niet meer scannen. Alleen gescande pagina's worden verzonden.
Als u op [Afsluiten] drukt, keert het apparaat terug in de stand-by-modus en worden de opgeslagen pagina’s verzonden.
Verwijder papier uit de interne lade 1.
De uitvoerlade is vol. Verwijder het papier. Als de andere lade ook vol is, verandert de ladenaam die op het display wordt weergegeven. Verwijder het papier uit de lade die op het display wordt aangegeven.
Kan niet scannen om een faxbericht te verzenden omdat de scanner in gebruik is door een andere functie.
De kopieer- of Document Server-functie is in gebruik. Wanneer u de huidige opdracht wilt annuleren, voert u de onderstaande stappen uit en probeert u vervolgens opnieuw te faxen. Druk op [Afsluiten] en druk vervolgens op {Kopiëren} of {Document Server}. Druk vervolgens op de toets {Wis/Stop}. Als het bericht “De
5
[Stoppen]-toets is ingedrukt. Wilt u stoppen met kopiëren?” of “[Stoppen] toets is ingedrukt. Opslaan annuleren?” verschijnt, drukt u op [Stoppen].
Bestemmingslijst wordt bijgewerkt... Een ogenblik geduld a.u.b. Geselect. bestem. en/of naam afzender zijn gewist.
De bestemmingslijst wordt vanuit het netwerk bijgewerkt met SmartDeviceMonitor for Admin. Afhankelijk van het aantal bij te werken bestemmingen, kan het enige tijd duren voordat u weer kunt faxen. Zolang dit bericht wordt weergegeven is faxen niet mogelijk. Wacht tot het bericht verdwijnt. Schakel het apparaat niet uit als dit bericht wordt weergeven.
Controleer of er netwerkproble- Het door u ingevoerde alias telefoonnummer is al door een ander apparaat in de gatekeeper men zijn. geregistreerd. [13-10] • Controleer of het alias telefoonnummer juist is geprogrammeerd in de IP-faxinstellingen onder Faxeigenschappen. U kunt ook de Web Image Monitor gebruiken voor controle. Zie de Help-functie van de Web Image Monitor.
Controleer of er netwerkproble- Kan geen toegang krijgen tot gatekeeper. men zijn. • Controleer of het adres van de gatekeeper juist is geprogrammeerd in de IP-faxinstel[13-11] lingen onder Faxeigenschappen. U kunt ook de Web Image Monitor gebruiken voor controle. Zie de Help-functie van de Web Image Monitor.
Controleer of er netwerkproble- De registratie van de gebruikersnaam is geweigerd door de SIP server. men zijn. • Controleer of het adres van de SIP server [13-17] en de gebruikersnaam juist zijn geprogrammeerd in de IP-faxinstellingen onder Faxeigenschappen. U kunt ook de Web Image Monitor gebruiken voor controle. Zie de Help-functie van de Web Image Monitor.
Controleer of er netwerkproble- Kan geen toegang krijgen tot SIP server. men zijn. • Controleer of het adres van de SIP server juist is geprogrammeerd in de IP-faxinstel[13-18] lingen onder Faxeigenschappen. U kunt ook de Web Image Monitor gebruiken voor controle. Zie de Help-functie van de Web Image Monitor.
Controleer of er netwerkproble- Kan DNS server, SMTP server of map voor doorzenden niet vinden. men zijn. • Controleer via de Web Image Monitor of [14-01] het IP-adres van de DNS server juist is geprogrammeerd. Zie de Help-functie van de Web Image Monitor. • Controleer via de Web Image Monitor of de DNS server juist is geprogrammeerd. Zie de Help-functie van de Web Image Monitor. • Controleer via de Web Image Monitor of de hostnaam of het IP-adres van de SMTP server juist zijn geprogrammeerd. Zie de Help-functie van de Web Image Monitor. • Controleer via de Web Image Monitor of de SMTP server juist is geprogrammeerd. Zie de Help-functie van de Web Image Monitor.
5
• Controleer of de map voor verzending juist is opgegeven. • Controleer of de computer waarop de map voor verzending is opgegeven goed werkt. • Controleer of de LAN-kabel correct op de machine is aangesloten. Zie Netwerkhandleiding. • Raadpleeg uw netwerkbeheerder.
100
Foutmeldingen: oorzaken en oplossingen Melding
Oorzaken en oplossingen
Controleer of er netwerkproble- E-mailverzending is geweigerd door SMTP verificatie, POP voor SMTP verificatie of logmen zijn. in verificatie op de computer waarop de map [14-09] voor verzending is opgegeven.
• Controleer of de gebruikersnaam en het wachtwoord voor de SMTP verificatie of POP voor SMTP verificatie, vanaf Bestandsoverdracht onder de systeeminstellingen correct zijn geprogrammeerd. U kunt ook de Web Image Monitor gebruiken voor controle. Zie de Help-functie van de Web Image Monitor.
Verwijzing Netwerkhandleiding • Controleer vanaf Bestandsoverdracht onder Systeeminstellingen, of de gebruikersnaam en het wachtwoord van Emailaccount faxen correct zijn geprogrammeerd. U kunt ook de Web Image Monitor gebruiken voor controle. Zie de Help-functie van de Web Image Monitor.
5
Verwijzing Netwerkhandleiding • Controleer of het gebruikers-ID en het wachtwoord om in te loggen juist zijn geprogrammeerd op de computer waarop de map voor doorzenden is weergegeven. • Controleer of de map voor doorzenden juist is opgegeven. • Controleer of de computer waarop de map voor doorzenden is opgegeven goed werkt. • Raadpleeg uw netwerkbeheerder.
Controleer of er netwerkproble- Er is van de machine geen e-mailadres geprogrammeerd. men zijn. • Controleer of het e-mailadres van de ma[14-33] chine vanaf Bestandsoverdracht onder Systeeminstellingen correct is geprogrammeerd. U kunt ook de Web Image Monitor gebruiken voor controle. Zie de Help-functie van de Web Image Monitor.
Controleer of er netwerkproble- Er is geen POP3/IMAP4-serveradres geprogrammeerd. men zijn. • Controleer met behulp van de Web Image [15-01] Monitor of de hostnaam of het IP-adres van de POP3/IMAP4-server juist zijn geprogrammeerd. Zie de Help-functie van de Web Image Monitor. • Raadpleeg uw netwerkbeheerder.
Controleer of er netwerkproble- Kan niet in de POP3/IMAP4-server inloggen. men zijn. • Controleer via Bestandsoverdracht onder Systeeminstellingen, of de gebruikers[15-02] naam en het wachtwoord van E-mailaccount faxen correct zijn geprogrammeerd. U kunt ook de Web Image Monitor gebruiken voor controle. Zie de Help-functie van de Web Image Monitor.
Controleer of er netwerkproble- Er is van de machine geen e-mailadres geprogrammeerd. men zijn. • Controleer via Bestandsoverdracht onder [15-03] Systeeminstellingen of het e-mailadres van de machine correct is geprogrammeerd. U kunt ook de Web Image Monitor gebruiken voor controle. Zie de Help-functie van de Web Image Monitor.
Verwijzing Network Guide
102
Foutmeldingen: oorzaken en oplossingen Melding
Oorzaken en oplossingen
Controleer of er netwerkproble- Kan de DNS-server of POP3/IMAP4-server niet vinden. men zijn. • Controleer via de Web Image Monitor of [15-11] het IP-adres van de DNS server juist is geprogrammeerd. Zie de Help-functie van de Web Image Monitor. • Controleer via de Web Image Monitor of de DNS server juist is geprogrammeerd. Zie de Help-functie van de Web Image Monitor. • Controleer met behulp van de Web Image Monitor of de hostnaam of het IP-adres van de POP3/IMAP4-server juist zijn geprogrammeerd. Zie de Help-functie van de Web Image Monitor. • Controleer via de Web Image Monitor of de POP3/IMAP4-server juist is geprogrammeerd. Zie de Help-functie van de Web Image Monitor.
5
• Controleer of de LAN-kabel correct op de machine is aangesloten. • Raadpleeg uw netwerkbeheerder.
Controleer of er netwerkproble- Kan niet in de POP3/IMAP4-server inloggen. men zijn. • Controleer of de gebruikersnaam en het wachtwoord van E-mailaccount faxen, [15-12] vanaf Bestandsoverdracht onder de systeeminstellingen correct zijn geprogrammeerd. U kunt ook de Web Image Monitor gebruiken voor controle. Zie de Help-functie van de Web Image Monitor.
Verwijzing Netwerkhandleiding • Controleer of de gebruikersnaam en het wachtwoord voor POP voor SMTP verificatie, vanaf Bestandsoverdracht onder de systeeminstellingen correct zijn geprogrammeerd. U kunt ook de Web Image Monitor gebruiken voor controle. Zie de Help-functie van de Web Image Monitor.
-Melding dat het papier op is Als de papierlade leeg is, verschijnt “Geen papier, plaats papier. en druk op [Afsluiten].” op het display, om aan u te vragen papier bij te vullen. Opmerking ❒ Als er zich nog papier in de andere lades bevindt, kunt u nog steeds documenten ontvangen, zelfs als het bericht op het display wordt weergegeven.
❒ Met de gebruikersparameters kunt u deze functie aan of uit zetten. Zie de Faxhandleiding (schakelaar 05, bit 7).
-Boodschap netwerkstoring Als het bericht “Controleer of er netwerkproblemen zijn.” verschijnt, is het apparaat niet op correcte wijze op het netwerk aangesloten of zijn de apparaatinstellingen niet goed. Als u het apparaat niet op het netwerk hoeft aan te sluiten, stelt u in gebruikersparameters in dat het bericht niet wordt weergegeven. De toets {Fax} is dan niet langer verlicht. Zie de Faxhandleiding (schakelaar 21, bit 6).
5
Opmerking ❒ Als u het apparaat opnieuw aansluit op het netwerk zorg er dan voor dat u “Display” instelt bij de gebruikersparameters.
104
Problemen oplossen
Problemen oplossen In deze tabel staan problemen die vaker voorkomen en de mogelijke oplossingen. Probleem
Oorzaken en oplossingen
Verwijzing
Achtergrond van ontvangen afbeeldingen is vaag. Er verschijnen beelden van de achterpagina.
Scanbelichting aanpassen.
Pag.34 “Belichting (contrast)”
Afgedrukte of verzonden afbeeldingen zijn vlekkerig.
De ADF of de glasplaat is ver- Bedieningshandleiding Stanontreinigd. Maak deze daardinstellingen schoon. Controleer of de inkt of correctievloeistof is opgedroogd voordat u een origineel plaatst.
Het faxbericht dat u ontvangt, is te licht.
5
Vraag de verzender de belich- --ting donkerder in te stellen. Als u vochtig, ruw papier of Bedieningshandleiding Stankringlooppapier gebruikt, kan daardinstellingen een deel van het origineel slecht zijn afgedrukt. Gebruik alleen geschikte papiersoorten. Als D knippert, is de toner Bedieningshandleiding Stanbijna op. Vervang zo snel mo- daardinstellingen gelijk de tonercartridge.
Het apparaat drukt geen ontvangen faxdocumenten af.
Het door u verzonden faxbericht wordt blanco afgedrukt.
Als dit zich voordoet wanneer het indicatielampje voor ontvangen bestanden brandt, kan het papier of de toner op zijn waardoor het afdrukken stopt.
Faxhandleiding
Opslaan is geselecteerd voor Ontvangst bestand instellingen. Druk de faxdocumenten af met een webbrowser of de functie Opgeslagen RX-bestand afdrukken.
Faxhandleiding
Als B oplicht, moet u papier in de lade doen.
Bedieningshandleiding Standaardinstellingen
De beeldzijde van het origineel lag verkeerd. Plaats het origineel op de juiste wijze.
Pag.11 “Originelen plaatsen”
105
Probleemoplossing Probleem
Oorzaken en oplossingen
Verwijzing
Verzending en ontvangst zijn beide niet mogelijk.
Controleer of de modulaire kabel goed is aangesloten.
Faxhandleiding
Verkeerde instelling van de terminaladapter voor de ISDN-verbinding. Controleer de instelling.
---
Verzending is mogelijk, maar ontvangst is niet mogelijk.
Verkeerde instelling van de terminaladapter voor de ISDN-verbinding. Controleer de instelling.
---
Ontvangst is mogelijk, maar verzending is niet mogelijk.
Verkeerde instelling van de terminaladapter voor de ISDN-verbinding. Controleer de instelling.
---
In sommige regio’s en telefooncentrales kan geen kiestoon worden gedetecteerd. Zet de kiestoondetectie uit in gebruikersparameters.
Faxhandleiding (schakelaar 22, bit 0, 1, 2)
5
Het apparaat ontvangt een e- --mailbericht op verzoek (emailverzoek van de beheerdit moment geen eder). Na ontvangst van de emails ontvangen.” en kunt u geen e-mail ontvangen. mail drukt u op [Handmatige Email RX] en probeert u het opnieuw.
Als u op [Handmatige E-mail RX] drukt, verschijnt “Kan op
Als u Direct kiezen of Handmatig kiezen gebruikt, wordt “Ontv...” weergegeven en kan er geen verzending plaatsvinden.
106
Als het formaat van het origi- Pag.13 “Een scangebied instelneel niet wordt gedetecteerd len” wanneer op {Start} wordt gedrukt, is het faxapparaat bezig met ontvangen. Druk op [Scangebied], selecteer het scangebied en verzend het document opnieuw. Als u regelmatig Direct kiezen of Handmatig kiezen gebruikt, is het aan te raden dat u “Documenten ontvangen instelt door op {Start} te drukken als orginelen niet zijn ingesteld .” op “Uit” in de gebruikersparameters. Als dit is ingesteld op “Uit” kunt u bij Handmatig kiezen niet ontvangen door op {Start} te drukken.
Problemen oplossen Probleem
Oorzaken en oplossingen
LAN-Fax Driver werkt niet.
De ingevoerde gebruikersRaadpleeg de beheerder. naam, het ingevoerde wachtwoord of de codering van de sleutel van het stuurprogramma is onjuist. Controleer de ingevoerde gebruikersnaam, het ingevoerde wachtwoord of de codering van de sleutel van het stuurprogramma en voer de gegevens correct in. Er is een hoog beveiligingsniveau ingesteld via de uitgebreide beveiligingsfunctie. Vraag de beheerder naar de juiste beveiligingsinstellingen.
Alle in het geheugen opgeslagen faxdocumenten zijn gewist. Daaronder vallen ook de documenten die zijn opgeslagen met de functies Geheugenverzending/ontvangst, Vertrouwelijke ontvangst, Vervangende ontvangst of Geheugendocument.
Verwijzing
Raadpleeg de beheerder.
Wanneer er ongeveer een uur Faxhandleiding spanning is uitgeschakeld, worden alle in het geheugen opgeslagen faxdocumenten gewist. Als er om deze reden faxdocumenten zijn gewist, wordt er automatisch een stroomstoringsrapport afgedrukt wanneer het apparaat weer wordt ingeschakeld. Als faxdocumenten zijn gewist die waren opgeslagen voor geheugenverzending, controleert u de bestemmingen en verzendt u de berichten opnieuw. Als faxdocumenten zijn gewist die waren ontvangen met de functies Geheugenontvangst, Vertrouwelijke of Vervangende ontvangst, vraagt u de verzenders de betreffende documenten opnieuw te verzenden. Als er geheugendocumenten zijn gewist, kunt u die opnieuw programmeren.
5
107
Probleemoplossing
5
Probleem
Oorzaken en oplossingen
Verwijzing
Verzending mislukt door “Max. formaat van e-mail overschreden.”-fout.
Als het gespecificeerde emailformaat op de machine te groot is, kan de internetfax niet worden verzonden. Stel het max. e-mailformaat in op [Uit], of stel het maximale emailformaat in op een grotere waarde. Zend het document dan opnieuw.
Faxhandleiding
Als een correct wachtwoord is ingevoerd, kunt u geen documenten afdrukken die in de vertrouwelijke box of Mededelingenbord box verschijnen, of de opgeslagen documenten verzenden of afdrukken.
De documenten zijn door een Raadpleeg de beheerder. beveiligingsfunctie geblokkeerd, als een aantal malen incorrecte wachtwoorden zijn ingevoerd. Raadpleeg de systeembeheerder.
[Prog.Best.] of [Handmatig inv.] verschijnt niet.
Deze functie is niet meer beschikbaar als gevolg van de verbeterde beveiligingsfunctie. Raadpleeg de beheerder.
Raadpleeg de beheerder.
De volgende functies zijn niet beschikbaar: Doorzendbox, Doorzenden, Bestand opslaan in informatiebox, routering van e-mail die via SMTP is ontvangen en Polling Verzending.
Deze functie is niet meer beschikbaar als gevolg van de verbeterde beveiligingsfunctie. Raadpleeg de beheerder.
Raadpleeg de beheerder.
Hoewel de volgende partijen in een groep zijn opgegeven, was ontvangst niet mogelijk.
Er kunnen maximaal 500 partijen worden opgegeven voor een groep. Controleer of de opgegeven aantallen in het adresboek worden overschreden. Als een groep in een andere groep is vastgelegd of is opgegeven als ontvangststation 1 tot en met 5, wordt de verzending geannuleerd en verschijnt er geen foutmelding.
Bedieningshandleiding Standaardinstellingen
Ontvangststation voor verzendverzoek, Eindontvanger voor doorzendbox, Doorzenden, Doorzenden van speciale afzender, Ontvangsrapport email, E-mail verzendresultaten, routering van e-mail die via SMTP is ontvangen.
108
Wanneer dingen anders gaan dan verwacht
Wanneer dingen anders gaan dan verwacht Ik wil...
In bedrijf
Verwijzing
Een geheugenverzending annuleren.
Als het origineel wordt gescand, drukt u op [Stoppen met scannen] of {Wis/Stop}.
Pag.23 “Een geheugenverzending annuleren”
Wanneer het origineel wordt verzonden of wanneer het apparaat stand-by is, drukt u op [TX-bestand wijz./stoppen] of op {Wis/Stop}.
Pag.23 “Een geheugenverzending annuleren”
Druk op de toets [Stoppen met doorzenden] of de toets {Wis/Stop}.
Pag.28 “Een directe verzending annuleren”
Een directe verzending annuleren.
Faxhandleiding
5
109
INDEX A Aan de slag, 3 Aan-indicator, 3 Aan/uit-indicatielampje, 4 Activeer RX modus, 54 Afmelden Bedieningspaneel, 9 Webbrowser, 9 Alg. instell./aanpas., 86, 93 Autodetectie, 16 Automatische e-mailontvangst, 75 Automatische ontvangst, 54
B BCC-verzending, 63 Bedieningspaneel, 3 Bedrijfsschakelaar, 4 Begininstellingen en aanpassingen, 85 Bewerken, 88 Programmeren, 86 Verwijderen, 89 Belichting (contrast), 32, 34 Bestemmingen in het adresboek programmeren, 91 Bestemmingslijst, 37, 43 Bestemmingstoets Een bestemming opgeven, 37 Bevestigen via een e-mail, 30 Bevestigen via een rapport, 29 Bevestigen via een rapport en e-mail, 30 Bevestigen via het display, 29 Bewerken bestem.., 39, 41 Boodschap netwerkstoring, 104
C Cijfertoetsen, 5 Communicatieresultaat rapport (geheugenverzending), 30 CSI->Eigen faxnr., 86
D De ontvangstmodus omschakelen, 54 Detail, 32 Directe. TX, 18, 26 Directe verzending, 17, 18, 26, 29 Annuleren, 28
110
Dir. Kiezen-toets, 4, 38 Display, 3, 5 Donkerder, 35
E Een bestemming opgeven, 37 Een bestemming zoeken, 46 Bestemmingsnaam, 46 E-mailadres, 48 Faxnummer, 47 IP-faxbestemming, 49 LDAP server, 50 Een directe verzending annuleren, 28 Een e-mailadres invoeren, 39 Een fax ontvangen in de modus Handmatige ontvangst, 55 Een geheugenverzending annuleren, 23 Een IP-faxbestemming invoeren, 41 Een registratienummer opgeven, 52 Een scangebied instellen, 13 Eigen faxnr., 86 Programmeren, 87 Eigen faxnummer Bewerken, 88 Verwijderen, 89 Eigen naam, 85 Bewerken, 88 Programmeren, 87 Verwijderen, 89 E-mailadres, 48 E-mail opties, 65 E-mailtekst, 70 Enter-toets (#), 5
F Faxeigenschappen, 86, 93 Faxen, 11 Faxkoptekst, 85 Bewerken, 88 Programmeren, 86 Verwijderen, 89 Faxnummer, 47 Faxtoets, 95 Foto, 33 Foutmeldingen oorzaken en oplossingen, 97 Functies die niet worden ondersteund met e-mailontvangst, 60
Functies die niet worden ondersteund met e-mailverzending, 60 Functiestatus-indicatielampjes, 4 Functies van het display en de toetsen, 6 Functietoetsen, 4
H Handmatige e-mailontvangst, 76 Handmatige E-mail RX, 76 Handmatige inv., 39, 41, 66 Handmatige ontvangst, 54 Harder, 94 Het display lezen, 5 Het geluidsniveau aanpassen, 93 Bij afdrukken, 93 Bij kiezen, 93 Bij ontvangst, 93 Bij verzending, 93 Direct kiezen, 93 Het invoeren van een faxnummer, 37
I Indicatielampje Communicatie, 4 Indicatielampje Data in, 4 Indicatielampje Ontvangen berichten, 4 Indicatielampjes, 3 Indicatielampje Vertrouwelijk bestand, 4 Ingevoerde bestemmingen opslaan in het adresboek, 43 Inloggen Bedieningspaneel, 8 Printerstuurprogramma, 9 Webbrowser, 9
Instellingen controleren-toets, 3, 21 Instellingen verwijderen-toets, 3 Internetfax, 57 Annuleren, 73 Geen gebruik maken van de SMTP server, 70 Ontvangen, 75 Voorzorgsmaatregelen, 59 Zenden, 63 Internetfax-functies (door een e-mailadres op te geven), 57 Internetfax-functies (door een IPmailadres op te geven), 79 Internetfax-functies gebruiken, 57 IP-faxbestemming, 42 IP-Faxbestem. zoeken., 49
L Lager, 94 Lichter, 35
M Melding dat het papier op is, 104
N Naam 1, 86 Naam 2, 86 Nadat het origineel is gescand, 74 Nadat u op de toets Start heeft gedrukt, 28 Namen, 43 Namen van belangrijke functies, 2 Niet beschikbare functies voor IPfaxverzending, 81
O Onderwerp in e-mail, 63, 69 Ontvangen berichten, 77 Ontvangst, 54 Automatische ontvangst, 54 Handmatige ontvangst, 54 Ontvangst bevestigen, 71 Ontvangstmelding, 63, 71 Opmerkingen over het gebruik van IPfax, 81 Opslaan, 24, 25, 74 Originelen plaatsen, 11 Over het Onderwerp van e-mails, 69
R Rapport Communicatieresultaat rapport (geheugenverzending), 30 Resultatenrapport van de directe verzending (Directe verzending), 31 Registratienr.., 52 Resolutie, 32 Resultatenrapport van de directe verzending (Directe verzending), 31 RTI->Eigen naam, 85
S Scangebied, 14 Scaninstellingen, 32 Scannen stoppen, 23, 73 Schakelen tussen geheugenverzending en directe verzending, 18 Selecteer Server, 50 SMTP, 39, 71 Soort origineel, 32, 33 Standaard, 14, 32 Start Handmatig Ontv., 55 Start Handmatig Ontv.-toets, 4 Start-toets, 5 Stempel afzendernaam, 69 Stoppen met doorzenden, 24, 28, 74 Sub TX modus, 65 Superfijn, 32, 33
T T.37 volledige modus, 61 Tekst, 33 Tekst / Foto, 33 Terwijl het origineel wordt gescand, 23, 73 Terwijl het origineel wordt verzonden, 24 Titel 1, 44 Titel 2, 44 Titel 3, 44
V Veranderen van titel, 44 Verschillende instellingen kiezen bij een origineel met meerdere pagina’s, 35 Als u originelen in de optionele papierinvoereenheid (ADF) plaatst, 36 Wanneer u de originelen op de glasplaat legt, 36 Verzending bevestigen, 29 Verzendingen die geen gebruik maken van de SMTP server, 70 Verzending van een internetfax annuleren, 73 Verzending via IP-fax, 82 Via de bestemmingslijst enkelvoudige of groepsbestemmingen opgeven, 43 Voer de tekst in, in e-mail, 63 Volgorde distributielijst, 22 Volgorde geheugenverzending, 22 Voordat de verzending is gestart, 25 Voordat het origineel is gescand, 23, 73 Voordat u op de toets Start heeft gedrukt, 28 Voorzorgsmaatregelen voor internetfax, 59
W Wanneer de Faxtoets rood oplicht, 95 Wanneer de toner opraakt, 96 Wanneer dingen anders gaan dan verwacht, 109 Wis/Stop-toets, 5
Z Zoekcriteria, 51 Zoek LDAP, 50 Zoek op bestem.naam, 46
DU
NL
B779-8606
Verklaring van conformiteit Mededeling aan gebruikers in EER (Europese Economische Ruimte)-landen Dit product voldoet aan de hoofdvereisten en voorzieningen van Richtlijn 1999/5/EG van het Europese Parlement en van de Raad, zoals vastgesteld op 9 maart 1999, inzake radio-apparatuur en telecommunicatie-terminalapparatuur (TE), en de wederzijdse erkenning van hun conformiteit. Mededeling aan gebruikers voor toegang tot Analoge PSTN in EER-landen Dit product is ontworpen om toegang te kunnen bieden tot analoge PSTN in alle EER-landen. Lokale PSTN-compatibiliteit is afhankelijk van de instellingen van de software-switches. Indien u voornemens bent dit product in een ander land te gaan gebruiken, dient u contact op te nemen met uw leverancier voor nader advies. In geval er problemen optreden, dient u onmiddellijk contact op te nemen met uw leverancier. De CE-Conformiteitsverklaring is op internet beschikbaar door dit product te selecteren op: http://www.ricoh.co.jp/fax/ce_doc/.
