F A C T U R A T I E. Copyright Beuvink Advies en Service

Beuvink Advies en Service www.habas.nl

Handleiding Facturatie versie 8.2

FACTURATIE

Copyright 1999 - 2015 Beuvink Advies en Service

© Beuvink Advies en Service. Alles van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en / of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Beuvink Advies en Service.

Versie 10-11-2015 00:38:00

Pagina 1 van 14 (FAC)


INHOUDSOPGAVE


deel FACTURATIE (FAC)

ALGEMEEN ............................................................................................................................................................. 3 OVER DEZE HANDLEIDING ................................................................................................................................... 3 DOEL ................................................................................................................................................................... 3 SNELTOETSEN ...................................................................................................................................................... 3 Oproepen snelmenu....................................................................................................................................... 3 Oproepen sneltoetsen .................................................................................................................................... 3 FACTURATIE ........................................................................................................................................................... 4 ALGEMEEN .......................................................................................................................................................... 4 FACTUURLIJST ..................................................................................................................................................... 5 Algemeen ........................................................................................................................................................ 5 Aanmaken factuur ......................................................................................................................................... 5 Schermen ........................................................................................................................................................ 7 Scherm Openstaande facturen ...................................................................................................................... 7 Scherm Invoeren facturen .............................................................................................................................. 8 BEWERKEN FACTUUR ........................................................................................................................................... 9 E-MAILEN ............................................................................................................................................................. 10 ALGEMEEN ........................................................................................................................................................ 10 WERKING ........................................................................................................................................................... 10 INRICHTING ........................................................................................................................................................ 10 De opmaak van de PDF bijlage ................................................................................................................... 10 Toevoegen van afbeeldingen op de PDF ....................................................................................................... 11 Toevoegen van teksten op de PDF ................................................................................................................ 11 Onderwerp regel van de e-mail..................................................................................................................... 12 Inhoud (body) van de e-mail ......................................................................................................................... 13 E-mailadres van de e-mail ............................................................................................................................ 14

Versie 10-11-2015 00:38:00




Algemeen Over deze handleiding Deze handleiding beschrijft de werking van de BasSoftWare module Facturatie. Voor de werkinstructies dient men de algemene handleiding na te slaan. De nummering van de pagina’s bevat naast het paginanummer ook de afkorting van de modulenaam, bijvoorbeeld 27 (FAC), waarbij hier de afkorting voor Facturatie is toegepast.

Doel Met de BasSoftWare module Facturatie kunnen verkoopfacturen worden gemaakt. De gegevens uit de modules RelatieBeheer en Projecten kunnen worden aangeroepen. Door het principe van éénmalige vastlegging en de grote gebruiksvriendelijkheid van het programma bent u in staat om op eenvoudige en doeltreffende wijze uw administratieve taken uit te voeren.

Sneltoetsen Binnen alle BasSoftWare modules kan óf met de muis, óf met sneltoetsen worden gewerkt.

Oproepen snelmenu Het muismenu wordt opgeroepen door één keer op het blad te klikken met de rechter muisknop

Oproepen sneltoetsen De volgende sneltoetsen worden op dit moment ondersteund: Ctrl - m Oproepen snelmenu Ctrl - i Tussenvoegen nieuwe regel Ctrl - d Verwijderen regel Ctrl - z Openen zoekvenster voor overnemen van gegevens uit relevante tabel Ctrl – f Openen zoekvenster voor opzoeken waarden in het actieve bestand

Versie 10-11-2015 00:38:00




Facturatie Algemeen De module Facturatie bestaat uit ‘n inhoudsopgave (de factuurlijst) van waaruit facturen worden aangemaakt en deze ook weer opvraagbaar zijn. In de factuurlijst zijn tevens alle relevantie factuurgegevens, zoals bedrag, btw, G-rekening, periodes e.d. aanwezig. Voor elke factuur wordt ’n bestand aangemaakt, waarin de detailinformatie wordt vastgelegd. In de lijst kan tevens worden bijgehouden of de facturen openstaand zijn, en voor het aantal dagen waarin dit het geval is. Op basis hiervan kunnen aanmaningen worden verzonden. Indien in het dagboek Bank een factuurontvangst wordt geboekt, zal automatisch worden bijgehouden of 'n factuur openstaand is.

Versie 10-11-2015 00:38:00




Factuurlijst Algemeen In het tabblad Facturen worden minimaal de volgende gegevens vastgelegd: - factuursoort (standaard verkoopfactuur of verkoopfactuur met G rekening) - relatie (uit de BasSoftWare module RelatieBeheer of handmatig) - project (niet verplicht) - datum

Aanmaken factuur Nadat de basis gegevens zijn vastgelegd kan de factuur worden aangemaakt. Klik hiervoor op de rechter muisknop, in de kolom BESTAND en kies voor de menu-optie “Bestand maken”. Vervolgens kan de factuur worden geopend door op de link te klikken.

tabblad Facturen.

Verklaring witte cellen blauwe cellen

: vrije invoer. : informatie uit tabel (Ctrl-Z).

Versie 10-11-2015 00:38:00



oranje cellen


: beveiligde cellen, deze kunnen niet gewijzigd worden.

Versie 10-11-2015 00:38:00




Schermen Het tabblad Facturen bevat twee schermen. - Standaard, deze toont alle kolommen - Openstaande facturen - Invoeren facturen Gebruik eventueel de optie Filtermodes om een kortere lijst samen te stellen. (Zie handleiding ALGEMEEN)

Scherm Openstaande facturen In het scherm Openstaande facturen kunt u inbrengen welke factuurbedragen ontvangen zijn op de rekening courant en de G-rekening. Tevens wordt het aantal openstaande dagen in beeld gebracht. Eventueel kan per factuur een memo worden vastgelegd. tabblad Facturen.

Verklaring witte cellen blauwe cellen oranje cellen

: vrije invoer. : informatie uit tabel (Ctrl-Z). : beveiligde cellen, deze kunnen niet gewijzigd worden.

Invoer data

: e = eergisteren, g = gisteren, v = vandaag, –10 = datum 10 dagen geleden

Versie 10-11-2015 00:38:00




Scherm Invoeren facturen In dit schermoverzicht kunnen de facturen worden ingevoerd. Zie “Aanmaken factuur”.

Versie 10-11-2015 00:38:00




Bewerken factuur De gegevens zoals ingevoerd in de factuurlijst wordt overgenomen naar de factuur. Eventueel kunt u de gegevens in de witte cellen nog aanpassen. In de kolommen omschrijving, aantal en prijs kunnen de gegevens worden ingebracht. Naast de kolom prijs, kan de BTW-code worden ingebracht. In de kolom code kunnen uit de tabel Middelen, de verkoopprijzen worden opgeroepen. Indien er BTW-verlegd is, kan onderin de factuur de loonsom en het loonbestandsdeel worden opgegeven. De factuurnummering is standaard jjjjmm-nnnn, tenzij deze bij de implementatie wordt aangepast. tabblad Factuur.

Verklaring witte cellen blauwe cellen oranje cellen Invoer data

: vrije invoer. : informatie uit tabel (Ctrl-Z). : beveiligde cellen, deze kunnen niet gewijzigd worden. : e = eergisteren, g = gisteren, v = vandaag, –10 = datum 10 dagen geleden

Versie 10-11-2015 00:38:00




E-mailen Algemeen Sinds 2009 is het rechtsgeldig om facturen per e-mail te verzenden. Wetgeving staat het tussen B2B toe. Voorwaarde is, dat de factuur als PDF met de e-mail wordt meegezonden. Een factuur opnemen als platte tekst binnen de e-mail is niet rechtsgeldig. Voor het factureren naar geadresseerden in overige landen, kunnen andere voorwaarden van toepassing zijn.

Werking Wanneer in de factuur het snel-menu worden opgeroepen, zal als eerste optie aanwezig zijn: “Concept email”.

Indien men hierop klikt gebeurt in hoofdlijnen het volgende: - Het Excel document zal als PDF worden opgeslagen de submap ./PDF op de harddisk; - In het e-mail programma Outlook zal in de map Concepten een e-mail worden aangemaakt, met daarin de factuur als PDF bijlage. Standaard zullen bij deze e-mail de controleopties “Laten weten wanneer dit bericht is bezorgd” en “Laten weten wanneer dit bericht is gelezen” aangevinkt staan. De werking van deze opties is echter mede afhankelijk van de instellingen van de providers en de ontvanger. - Eventueel kunnen er aan de PDF afbeeldingen worden toegevoegd. Zie “Inrichting”. Nadat de concept e-mail is aangemaakt, dient u in Outlook, in de map Concepten, de e-mail te openen en klik u tenslotte op de knop “Verzenden”.

Inrichting Indien deze functionaliteit verder niet wordt ingericht, zal deze functioneren met een ingebouwde basis inrichting. Het onderwerp en de inhoud van de e-mail zal worden gevuld met een standaard tekst. De PDF zal er precies zo uitzien, zoals u deze afdruk op een onbedrukt A4-tje.

De opmaak van de PDF bijlage De opmaak van de PDF is afhankelijk van de wijze waarop men voorheen per post factureerde. Er kunnen zich hierbij twee situaties voordoen: - Men drukte af op reeds voorbedrukt papier, waarop bijvoorbeeld logo’s en andere informatie al op voorbedrukt was, of … - Men drukte af op blanco papier, waarbij alle informatie reeds was opgenomen in het Excel bestand. In het laatste geval zal uw PDF er hetzelfde uitzien als het A4-tje dat uit de printer kwam lopen. Is de eerste situatie voor u van toepassing, dan zal er nadere info (afbeeldingen en/of teksten) aan de PDF moeten worden toegevoegd. Men zou echter ook het factuursjabloon kunnen aanpassen, zodat alle info ook zou worden afgedrukt op een blanco A4-tje.

Versie 10-11-2015 00:38:00




Toevoegen van afbeeldingen op de PDF Neem in de cel (van b.v. het factuursjabloon) waar u op de PDF een afbeelding wilt hebben de volgende informatie op: picture: email_header_bsg.jpg of picture: email_header_bsg.jpg size: 500 80 Wilt u niet dat deze celinhoud afgedrukt wordt op papier, maak dan de celinhoud wit en de tekstkleur ook. De plaatjes dienen opgeslagen te zijn in dezelfde map waarin het entiteitenbestand entities.xls is opgeslagen. Het is raadzaam om JPG bestandsindeling te gebruiken, deze bestanden zijn doorgaans erg klein. Het is ook raadzaam om de bestandsnaam te beginnen met “email_”. De afbeelding zal wat betreft de uitlijning de eigenschap van de cel volgen.

Toevoegen van teksten op de PDF Teksten (en dus ook afbeelding definities) kunnen ook worden toegevoegd via het bestand: .\Financieel\facturen\PDF\_email_add_info.txt Dit bestand bevat cellen en de waardes die op de factuur toegevoegd moeten worden. Voorwaarde is wel dat de cellen niet reeds gevuld mogen zijn, is dit wel het geval, dan verschijnt een mededeling. # Indien de regel begint met een # dan is het een commentaarregel # Celwaardes kunnen worden opgenomen als <waarde> # bijvoorbeeld: K67 Betaling binnen 14 dagen. # --------------------------------------------------------------# Copyright 2015 Beuvink Advies en Service # # G4 picture: email_header_bsg.jpg I66 Deze factuur is u per e-mail toegezonden.

Versie 10-11-2015 00:38:00




Onderwerp regel van de e-mail De standaard onderwerpregel is: “Factuur van ” Voorbeeld “Factuur 201511-3456 van Beuvink Advies en Service”.

In het bestand .\Financieel\facturen\PDF\ _email_subject.txt kan een andere inhoud van het onderwerp worden opgegeven. # Indien de regel begint met een # dan is het een commentaarregel # Celwaardes kunnen worden opgenomen als [$] bijvoorbeeld [$B12] of # [$menu!F17] of [$factuurnr] # De tekens # $ [ en ] mogen niet in de tekst voorkomen! # De laatste regel zal worden meegenomen als onderwerp! # --------------------------------------------------------------# Copyright 2015 Beuvink Advies en Service # # Factuur nummer [$factuurnr] van Beuvink Advies en Service

Versie 10-11-2015 00:38:00




Inhoud (body) van de e-mail De standaard inhoud van de e-mail is: Geachte heer/mevrouw, Bijgaand onze factuur. We stellen het zeer op prijs indien u deze zo spoedig mogelijk aan uw administratie afdeling overhandigd. Met vriendelijke groet, (uw bedrijfsnaam) (uw postadres) (uw postplaatsnaam) (uw telefoonnummer) Bijvoorbeeld: Geachte heer/mevrouw, Bijgaand onze factuur. We stellen het zeer op prijs indien u deze zo spoedig mogelijk aan uw administratie afdeling overhandigd. Met vriendelijke groet, Beuvink advies en Service Hengelosestraat 92c 7572 BS Oldenzaal +31 64 522 27 63 / +48 666 328 009

In het bestand .\Financieel\facturen\PDF\ _email_body.txt kan een andere inhoud van de e-mail inhoud (body) worden opgegeven. # Indien de regel begint met een # dan is het een commentaarregel # Celwaardes kunnen worden opgenomen als [$] bijvoorbeeld [$B12] of [$menu!F17 # of [$factuurnr] # De tekens # $ [ en ] mogen niet in de tekst voorkomen! # --------------------------------------------------------------# Copyright 2015 Beuvink Advies en Service # # Geachte BasSoftWare gebruiker, Bijgaand onze factuur met nummer [$factuurnr]. We stellen het zeer op prijs indien u deze zo spoedig mogelijk aan uw administratie afdeling overhandigd. Met vriendelijke groet, [$menu!f17] [$Menu!F18] [$menu!F19]

Versie 10-11-2015 00:38:00




E-mailadres van de e-mail Als e-mailadres (de geadresseerde) wordt binnen de facturatie default cel Y21 van de factuur gebruikt. In het bestand .\Financieel\facturen\PDF\ _email_adressen.txt kunnen een of meerdere andere To: en CC: adressen opgegeven worden. # Indien de regel begint met een # dan is het een commentaarregel # Celwaardes kunnen worden opgenomen als To: [$] bijvoorbeeld [$Y21] # of [$menu!F17] of [$factuurnr] # De tekens # $ [ en ] mogen niet in de tekst voorkomen! # Een regel met To: moet voorkomen # Een regel met Cc: mag voorkomen # --------------------------------------------------------------# Copyright 2015 Beuvink Advies en Service # # To: [$y21]; [email protected] Cc: [email protected]

In de concept e-mail kan de geadresseerde ook nog handmatig worden toegevoegd.

Versie 10-11-2015 00:38:00


F A C T U R A T I E. Copyright Beuvink Advies en Service

Recommend Documents