Exposanten Handboek. Material Xperience februari 2015, Jaarbeurs Utrecht

Exposanten Handboek Material Xperience 2015 9 – 13 februari 2015, Jaarbeurs Utrecht Versie 1.0, 22 januari 2015

__________________________________________________________________________________

Inhoudsopgave

1. 2.

3.

4.

5.

6.

Checklist & deadlines Material Xperience 2015 Concept Material Xperience Algemene informatie

4 5 5

2.1 2.2 2.3. 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8

5 5 6 7 7 8 8 9

Locatie Adres Locatie Routebeschrijving Parkeren Plattegrond Week van de Bouw Beursplattegrond Material Xperience 2015 Data & tijden Contactgegevens organisatie

Standbouw Material Xperience 2015

9

3.1 3.2 3.3 3.4

9 9 10 11

Concept + advies standontwerp Algemene randvoorwaarden standontwerp Bestellen elektra, internet en extra opslag Waardevolle spullen

Op- en afbouw

11

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

11 14 14 14 14

Op- en afbouwinformatie Zeer zware materialen en witte vloerbedekking Pallets & verpakkingsmateriaal Afval Op- en afbouwpassen verplicht

Beursresultaat vergroten: Beursdating

14

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6

14 15 15 16 16 17

Beursdating: inloggegevens Uitnodigingen Lead scanner Link en banner op uw eigen website Persoonlijk welkom op uw registratiepagina Exposantenbadges

Promotie

18

6.1 6.2 6.3 6.4

18 18 18

Beursdating Beurscatalogus Material Xperience 2015 MX webspecial Persinformatie

18

7.

Material Xperience Exhibitor Award

19

8.

Catering

19

8.1 8.2 8.3 8.4

19 19 19 20

9. 10. 11.

Food & Beverage op de beurs Lunch tijdens de beurs VIP Lounge Exposantenborrel

Regels voor activiteiten

20

9.1 9.2

20 20

Directe verkoop Alcoholgebruik op uw stand

Hotels Bijlage 1 (bestellen extra’s)

Exposantenhandboek Material Xperience 2015

20 21

pagina 2

__________________________________________________________________________________

Welkom op Material Xperience 2015 Jaarbeurs Utrecht Hartelijk welkom als exposant op Material Xperience 2015, 9 – 13 februari 2015 Jaarbeurs Utrecht. Om u te ondersteunen met de voorbereidingen op een optimale beursdeelname, hebben we in dit document alle belangrijke informatie samengevoegd. Indien u hier vragen over heeft helpen wij u graag. We wensen u een aangename experience en een waardevolle deelname. Namens het Materia Team, Jeroen van Oostveen Directeur Materia Exhibitions B.V. [email protected] 020 – 713 06 41


pagina 3

__________________________________________________________________________________

Checklist & deadlines Material Xperience 2015 Voor een optimaal beursresultaat en het creëren van bezoekersinspiratie, willen we graag samen met u de volgende voorbereidingen treffen: Het cijfer achter elk punt, geeft aan waar u de informatie in het exposantenhandboek kunt vinden. •

U ontvangt gratis 100 fysieke uitnodigingen op uw adres. (5.2)

•

U ontvangt inlogcodes voor de bestel- en marketingapplicatie Beursdating (5.1)

•

U dient het formulier en het beeld in voor de beurscatalogus, tot medio december 2014 (6.2)

•

Formulier en 3D schets indienen standontwerp, binnen twee weken na aanmelding en uiterlijk begin januari 2015 (3)

•

U ontvangt akkoord/advies van de commissie over uw standontwerp.

•

Wij ontvangen uw bedrijfslogo in vector-bestand (.eps of .ai) via: [email protected]

•

U doet automatisch mee met de Material Xperience Exhibitor Award (7)

•

U onderneemt actie met Beursdating (5): -

nodig uw relaties uit: download uw persoonlijke gratis registratielink en banner

-

nodig uw relaties uit: bestel extra uitnodigingskaarten

-

bestel exposantenbadges

-

bestel een lead scanner

-

plaats een welkomstboodschap op uw registratiepagina

•

Bestel uw parkeerkaarten en wifi-vouchers via Materia (2.4 en 3.3)

•

Bestel een elektra aansluiting bij uw stand of extra opslag via Materia (3.3)

•

Lunchpakket: u ontvangt een gratis lunchpakket van Materia. Heeft u geen interesse in het lunchpakket, graag uiterlijk 1 februari bericht (8.2)

•

U ontvangt twee weken voor aanvang per e-mail uw open afbouwpas inclusief logistieke plattegrond en per post uw bestelde exposantenbadges. (4)

•

Twitter met ons mee: @materia en #MX2015.

•

U kunt voor vragen terecht bij Michel Oud en Michael van Ockenburg. Zij helpen u graag! (2.8)

Platinum- en Gold Partners •

U ontvangt 200 uitnodigingen per post. (5.2)

•

U mag een banner aanleveren voor op de MX-website.

•

U mag een spreker voordragen voor 50 minuten spreektijd in de seminar ruimte.

•

U ontvangt een gratis parkeerplek op het exposantenparkeerterrein P2. (2.4)

•

U kunt kosteloos gebruik maken van de VIP lounge. (8.3)


pagina 4

__________________________________________________________________________________

1. Concept Material Xperience Material Xperience; midden in uw doelgroep! Ontmoeting is de basis van zakendoen. Maar waar ontmoet u de personen die uw materiaal of product de volgende dag voorschrijven? Material Xperience is het toonaangevende vakevenement voor (interieur)architecten en creatieve professionals gericht op materialen, innovatie en inspiratie. Het concept is uniek: u heeft het gemak van een compleet pakket met een hoog resultaat tegen lage kosten. Materia maakt het u gemakkelijk; geen dure standbouw maar een high end omgeving met de bekende witte Materia-kubussen waar uw presentatie optimaal tot zijn recht komt. Samen met u zorgen we voor maximale exposure. U kunt bijvoorbeeld een seminar of lezing organiseren of uw relaties ontvangen in onze VIP Lounge. Ook is er de mogelijkheid om uw product in de periode voor en na het evenement te promoten. In onze media of via onze mediapartners. De onafhankelijke Materia-tentoonstelling en het programma van wereldberoemde sprekers trekken jaarlijks duizenden architecten en andere creatieve professionals. Onze geselecteerde partners sluiten daar heel gemakkelijk op aan. Niet alleen resulteert dat in een constante hoge waardering van bezoekers en exposanten, maar levert het al jaren het hoogste aantal nieuwe contacten per vierkante meter op! Materia Xperience 2015 vindt plaats tijdens de Week van de Bouw: een combinatie van de vakbeurzen Bouwbeurs, GEVEL, Renovatie & Transformatie, Material Xperience, Debatten, Awards, Netwerkbijeenkomsten en Congressen

2. Algemene informatie 2.1 Locatie Jaarbeurs Utrecht Hal 2

2.2 Adres Locatie Jaarbeurs Jaarbeursplein 6 3521 AL Utrecht


pagina 5

__________________________________________________________________________________

2.3. Routebeschrijving Kijk voor de route ook op http://www.jaarbeurs.nl/10/route


pagina 6

__________________________________________________________________________________

2.4 Parkeren 2.4.1 Parkeren exposanten Parkeren tijdens beurs Om ervoor te zorgen dat uw klant verzekerd is van een parkeerplek bij de Jaarbeurs zijn de parkeerabonnementen voor standhouders alleen geldig op P2. Zo zorgen we er samen voor dat de bezoeker van de Week van de Bouw gastvrij ontvangen wordt. De kosten van de parkeerabonnementen zijn € 60,- per week en kunnen vanaf donderdag 4 februari worden opgehaald in het organisatiekantoor van Materia in Jaarbeurs. Bestellen: bestellen via het bestelformulier “extra services” (zie bijlage 1.). Uiterlijk te bestellen tot twee weken voor aanvang van de opbouw van het evenement.

LET OP! Het is niet toegestaan om op de openbare weg te parkeren of daar te wachten totdat u het terrein op kan. De openbare weg dient te allen tijde vrij te blijven.

2.4.2. Parkeren bezoekers Jaarbeurs Utrecht beschikt over 6.500 parkeerplaatsen. Het parkeertarief is €12 per dag. Bij het inrijden van onze parkeerterreinen ontvang je een parkeerkaart, waarmee je bij vertrek kunt betalen bij één van de parkeerautomaten op het terrein.

2.5

Plattegrond Week van de Bouw


pagina 7

__________________________________________________________________________________

2.6

Beursplattegrond Material Xperience 2015

2.7

Data & tijden Openingstijden voor exposanten

Openingstijden voor bezoekers

Maandag 9 februari 2015

07.00 – 18.30 uur

09.30 – 17.30 uur

Dinsdag 10 februari 2015

08.00 – 18.30 uur

09.30 – 17.30 uur

Woensdag 11 februari 2015

08.00 – 18.30 uur

09.30 – 17.30 uur

Donderdag 12 februari 2015

08.00 – 21.00 uur

09.30 – 20.30 uur

Vrijdag 13 februari 2015

08.00 – 18.30 uur

09.30 – 17.30 uur

Op- en afbouwtijden: zie hoofdstuk “Op- en afbouw”


pagina 8

__________________________________________________________________________________

2.8 Contactgegevens organisatie Materia Exhibitions B.V. Amsterdamsestraatweg 43-A2 1411 AX NAARDEN The Netherlands T +31 (0)20 71 30 650 [email protected] www.materia.nl Michel Oud Eventmanager Material Xperience 2015 [email protected] T +31 (0) 20 713 06 14 M +31 (0) 6 243 485 81 (ALLEEN TIJDENS OP- EN AFBOUWPERIODE EN TIJDENS EVENT) Michael van Ockenburg International Buisiness Advisor [email protected] T +31 (0) 20 713 06 13 M +31 (0) 6 31 96 82 44

3. Standbouw Material Xperience 2015 3.1 Concept + advies standontwerp Optimaal resultaat behalen op Material Xperience Graag helpen wij u om een zo optimaal mogelijk resultaat te behalen met uw deelname aan Material Xperience. Wij doen dit door u persoonlijk advies aan te bieden over uw productpresentatie, zodat deze goed aansluit bij interesses van de architect. Els Zijlstra, architect en Creative Director van Materia, bekijkt met een commissie uw standontwerp en geeft u eventueel advies over het presenteren van uw product. Houdt u rekening met de volgende criteria? •

De materialen zijn esthetisch, technisch, conceptueel of sensorisch vernieuwend;

•

De materialen zijn maximaal 1,5 jaar geleden op de Nederlandse markt geïntroduceerd.

3.2 Algemene randvoorwaarden standontwerp De uitstraling die Material Xperience als evenement nastreeft, is anders dan een doorsnee beurs. De hal is overwegend wit en ruimtelijk ingericht en de nadruk ligt op het ervaren van de diverse materialen. Om dit


pagina 9

__________________________________________________________________________________ concept te bewaken hebben we enkele randvoorwaarden opgesteld voor de materiaalpresentaties op het evenement. Dit wil uiteraard niet zeggen dat we niet open staan voor nieuwe/innovatieve ideeën. Indienen formulier en schets standontwerp Elke exposant levert voorafgaand aan Material Xperience beeldmateriaal, een tekstuele omschrijving en 3D schets aan van het te exposeren materiaal. Dit door middel van het invullen en toesturen van het formulier ‘presentatievoorstel Material Xperience 2015’ en een 3D schets van uw standontwerp. De schets mag handmatig worden gemaakt. De materiaal presentatie vindt uitsluitend plaats op de presentatie- cube, binnen de aangewezen ruimte voor de mock up, of in een Gold- of Platinum-stand. Materia levert deze witte cubes.

3.3 Bestellen elektra, internet en extra opslag Het is mogelijk elektra, internet en extra opslag te bestellen bij uw stand. Wilt u in uw ontwerp aangeven waar en waarvoor u de elektra aansluiting wenst te gebruiken? Gold- en Platinum stands hebben standaard een stroomaansluiting. Elektra Kosten: 200,- euro exclusief BTW, per aansluiting. Bestellen: bestellen via het bestelformulier “extra services” (zie bijlage 1.). Uiterlijk te bestellen tot twee weken voor aanvang van de opbouw van het evenement. Internet (WIFI) Jaarbeurs biedt u gratis gebruik van draadloos internet aan. Op het hele complex vindt u draadloos internet van KPN HotSpots. U kunt 3 uur gebruik maken van het gratis draadloos internet in alle ruimten van Jaarbeurs. Dit is een KPN HotSpot en Jaarbeurs geeft geen garantie op de kwaliteit van de verbinding. Indien u de gehele beursperiode een optimale verbinding wenst kunt u deze bij ons bestellen. Kosten WIFI: 75,- euro exclusief BTW, per aansluiting gedurende beursperiode (max 1 gebruiker). Bestellen: bestellen via het bestelformulier “extra services” (zie bijlage 1.). Uiterlijk te bestellen tot twee weken voor aanvang van de opbouw van het evenement. Extra opslag In uw cube heeft u opbergruimte voor een beperkte hoeveelheid promotiemateriaal en wat andere kleine zaken. Wenst u extra opslag ruimte, dan kunt u een kluisje met codeslot huren. Kosten: 25,- euro exclusief BTW.


pagina 10

__________________________________________________________________________________ Bestellen: bestellen via het bestelformulier “extra services” (zie bijlage 1.). Uiterlijk te bestellen tot twee weken voor aanvang van de opbouw van het evenement.

3.4 Waardevolle spullen De opbergruimte in de cube is niet afsluitbaar, dus laat uw stand tijdens de beurs niet onbemand en pas op uw kostbare items (en op die van uw buurman). Buiten openingstijden adviseren we u uw spullen veilig op te bergen of mee naar huis te nemen. Materia is niet aansprakelijk voor verlies of diefstal van uw eigendommen tijdens het evenement en tijdens de open afbouwperiode.

4. Op- en afbouw 4.1 Op- en afbouwinformatie Tijdens de open afbouw van de Week van de Bouw is het rondom de hallen een drukte van belang. Om iedereen in de gelegenheid te stellen zijn materialen zo vlot mogelijk naar de stand te brengen, wordt er gebruik gemaakt van een logistiek plan. Opbouw- en afbouwverkeer eerst melden op P2 Al het opbouw- en afbouwverkeer dient zich eerst te melden op parkeerterrein P2. U ontvangt hier van Safety & Traffic een speciale toegangskaart. Deze toegangskaart dient zichtbaar achter de voorruit geplaatst te worden. Zodra er bij de betreffende hal ruimte is kunt u, op vertoon van deze toegangskaart bij de loge, het terrein rondom het hallencomplex oprijden.

Op het Jaarbeursterrein mogen geen trailers losgekoppeld worden of vrachtverkeer tijdens de beursdagen op het parkeerterrein worden achtergelaten. Voor het parkeren van uw trailer en/of vrachtwagen gebruikt u de volgende locaties:

•

De Vlampijpstraat, Tractieweg en Gietijzerstraat op bedrijventerrein Cartesiusweg;

•

Bedrijventerrein Lage Weide;

•

Bedrijventerrein Kanaleneiland-Zuid.

Afbouw Tijdens de afbouw meldt u zich, net als tijdens de opbouw, op P2 voor een toegangskaart. Standhouders met personenwagens, busjes en bakwagens tot 3.500 kg kunnen zich vanaf vrijdag 13 februari 7.00 uur al melden op P2. Na einde beurs kunt u meteen richting de hallen rijden voor de afbouw. U moet wel kunnen aantonen dat u deelnemer van de beurs bent. Plattegrond aanvoerroutes Op de website van Material Xperience kunt u uw speciale routekaart en plattegrond met aanvoerroutes downloaden (onder knop “deelname”, subkeuze “downloads”).


pagina 11

__________________________________________________________________________________

De route die de exposanten en leveranciers naar de juiste hal voert, wordt aangegeven met een honderdtal (route 100, route 200 enz.). Daarnaast hebben ook alle hallen, transportdeuren en liften van het Jaarbeurscomplex een nummer. Op uw speciale toegangskaart wordt de aanvoerroute vermeld. Bij een gesloten transportdeur of lift kunt u zich melden bij Safety & Traffic, bereikbaar op telefoonnummer + 31 (0) 30 - 295 5333. Indien mogelijk zullen zij u toegang verlenen. Een vlotte logistieke afhandeling is in ieders belang. Wij verzoeken u nadrukkelijk te houden aan de aan u toegewezen route en transportdeuren/lift en de aanwijzingen van onze medewerkers op te volgen. Routebeschrijving leveranciers


pagina 12

__________________________________________________________________________________ Opbouwtijden Donderdag 5 februari 2015 (12.00 – 18.00 uur): •

Premium Members.

•

Gold- en Platinum Partners

Vrijdag 6 februari en zaterdag 7 februari 2015 (09.00 – 18.00 uur) •


Zondag 8 februari 2014 (09.00 – 18.00 uur): •

Members 1x1 & Members 1x2

•


LET OP! Materia voert op zondagavond nog een laatste check uit, vanaf 18:00 uur dienen alle presentaties gereed te staan.

LET OP! Er zijn geen heftrucks en palletwagens aanwezig bij Material Xperience. Indien u deze nodig heeft, kunt u deze huren bij Ceva (+ 31 (0) 30 – 291 6050)

LET OP! Er worden geen voertuigen toegelaten in de hal van Material Xperience.

Logistiek ondersteuning Voor logistieke ondersteuning, zoals bijvoorbeeld het tijdelijk opslaan, transport of aannemen van uw goederen, kunt u zich wenden tot onze logistieke partner CEVA: T: 030 – 291 60 50 E: [email protected] I: www.cevalogistics.com

Afbouw Tijdens de afbouw meldt u zich, net als tijdens de opbouw, op P2 voor een doorrijkaart. Standhouders met personenwagens, busjes en bakwagens tot 3.500 kg kunnen zich vanaf vrijdag 13 februari 7.00 uur al melden op P2. Na einde beurs kunt u meteen richting de hallen rijden voor de afbouw. U moet wel kunnen aantonen dat u deelnemer van de beurs bent. Afbouwtijden Vrijdag 13 februari 2015

17.30 – 24.00 uur

Zaterdag 14 februari 2015

06.30 – 22.00 uur


pagina 13

__________________________________________________________________________________

4.2 Zeer zware materialen en witte vloerbedekking Op Material Xperience wordt een witte vilt vloerbedekking met dun folie gelegd, hier mogen geen voertuigen en palletwagens overheen rijden. Neem contact op met de organisatie ([email protected]) indien u zeer zware materialen wilt plaatsen, voor zowel op- als afbouw. Voor binnenbrengen Mock-ups in hal 2 heeft Materia donderdagmiddag extra voorzieningen getroffen die gebruik van palletwagen toelaten.

4.3 Pallets & verpakkingsmateriaal Er is geen opslag mogelijk voor uw materiaal, zoals pallets en verpakkingsmateriaal. Zorgt u ervoor dat dit allemaal weer verwijderd is uit de hal, wanneer u klaar bent met de opbouw?

4.4 Afval We gaan er van uit dat u de stand netjes achterlaat. Wilt u dat wij het voor u doen, dan kunt u contact opnemen met de organisatie voor het huren van een afvalcontainer en vuilafvoer.

4.5 Op- en afbouwpassen verplicht Vanaf 2 weken voor de beurs ontvangt u de open afbouwpassen en het logistieke plan. Deze is bestemd voor u, uw collega’s en derden die in opdracht van u werkzaam zijn op uw stand voor, en na de beurs. Wat is het verschil tussen exposantenbadges en open afbouwpassen? De exposantenbadges zijn bedoeld voor uw standpersoneel en geven zowel tijdens de open afbouwperiode als tijdens beurs toegang tot de beursvloer. De opbouw- en afbouwpassen zijn bedoeld voor derden die in opdracht van u werkzaam zijn op uw stand (standbouwer, transportdiensten, etc.). Deze passen geven alleen toegang tot de beursvloer gedurende de open afbouw periode. Tijdens de opbouw- en afbouw moet elke persoon in het bezit zijn van een open afbouwpas óf een exposantenbadge. Hierop kan gecontroleerd worden door het beveiligingspersoneel van Jaarbeurs Utrecht.

5. Beursresultaat vergroten: Beursdating 5.1 Beursdating: inloggegevens Het Beursdating systeem is het service loket voor de exposant voor alles wat betreft de bezoekersregistratie en uw standbemanning. Via een persoonlijke login code kunt u een aantal gegevens inzien of wijzigen. U ontvangt van onze partner Marvel een e-mail met daarin uw persoonlijke inloggegevens voor Beursdating. Bewaar uw gegevens goed en log in voor alle hieronder genoemde zaken.


pagina 14

__________________________________________________________________________________ Inloggen De link naar de inlogpagina is: https://www.databadge.net/bouw2015/dating/mat/ Vragen over Beursdating? Neemt u dan contact op met Marvel Databadge: [email protected] of +31(0)30-2413424. U kunt ook contact opnemen met Michael van Ockenburg van Materia, hij helpt u graag verder: +31 (0) 20 713 06 13.

5.2 Uitnodigingen Material Xperience stelt gratis uitnodigingskaarten ter beschikking aan de exposanten. U ontvangt automatisch 100 uitnodigingen. Wilt u meer kaarten, dan kunt u deze kosteloos via het beursdating systeem bijbestellen. De uitnodigingen zijn voorzien van unieke registratienummers die gekoppeld zijn uw Beursdatingbedrijfsaccount. Alle gegevens van uw registraties (uitgenodigde klanten, bezoekers) zijn in te zien en te downloaden via Beursdating. U weet precies wie u kunt verwachten en kunt hier proactief op inspelen.

5.3 Lead scanner Tijdens Material Xperience kunt u gebruik maken van de Marvel Lead Scanner om het verzamelen van uw leads snel en efficiënt te laten verlopen. Alle bezoekers zijn in het bezit van een badge. Daarop is een kleine barcode geprint welke alle contactinformatie van de bezoeker bevat. Met de Marvel Lead Scanner kunt u de gegevens op de badge direct lezen, opslaan en printen (alleen met de Lead scanner op stroom). Twee soorten lead scanners:

Gewone leadscanner


Handheld leadscanner

pagina 15

__________________________________________________________________________________ 1.

Handheld Lead scanner (foto rechts):

•

kleine scanner aan een keycord;

•

aan te raden wanneer u alleen een cube heeft, aangezien de andere lead scanner groot is en u deze niet op de cube kunt plaatsen naast uw presentatie;

•

U ontvangt na afloop van het evenement een excelfile met alle informatie van uw leads.

2.

Lead Scanner met geprinte sales leads:-

•

Groter apparaat;

•

U beschikt in een handomdraai over de gegevens van de bezoeker. Zwart op wit geprint op een overzichtelijk contactformulier. En na afloop van de beurs digitaal in een Excel bestand;

•

Gebruik uw eigen actiecodes om uw follow-up te structureren;

•

Programmeer de namen van uw standmedewerkers;

•

Gebruik een USB memory stick om de gegevens naar uw eigen PC over te zetten;

•

Let op: stroom nodig! (een stroomaansluiting kost Euro 200,-).

Huren lead scanner 1. Kosten Handheld Lead scanner: Euro 175,- excl BTW 2. Kosten Lead Scanner met geprinte sales leads: Euro 275,- excl BTW Bestellen: bestellen via het bestelformulier “extra services” (zie bijlage 1.). Uiterlijk te bestellen tot een week voor aanvang van de opbouw van het evenement.

LET OP! In samenwerking met Marvel bieden wij u ook de mogelijkheid een leadscanner app te huren. Deze kunt u bestellen via beursdating. Indien u al een handheld of gewone leadscanner heeft besteld, dan kunt u die kosteloos omboeken via beursdating (selecteer de leadscanner naar keuze). Handheld Lead scanner kunt u omruilen voor een leadscannerapp met 3 gebruikers, de gewone leadscanner voor een leadscannerapp met 7 gebruikers. Indien u ook voor de leadscanner een elaktrapunt heeft besteld, dan krijgt u dit geld terug.

5.4 Link en banner op uw eigen website Met uw bedrijfsunieke registratielink kunnen bezoekers zich direct via uw website aanmelden. Ook kunt u deze link meenemen in een uitnodiging via de e-mail of in uw e-mailhandtekening zodat uw (potentiële) klanten en relaties zich gemakkelijk en eenvoudig voor een bezoek kunnen registreren. De registratie link en banner “bezoek ons op MX 2015” kunt u downloaden in uw Beursdating-account.

5.5 Persoonlijk welkom op uw registratiepagina U kunt de registratiepagina voorzien van een persoonlijke noot. Zodra wordt herkend dat de bezoeker gebruik maakt van uw uitnodiging (met een uitnodigingskaart of via uw eigen website), wordt er een welkomstboodschap getoond. Standaard is dit een verwijzing naar uw stand, maar u kunt ook uw eigen


pagina 16

__________________________________________________________________________________ welkomstboodschap opgeven.

Voorbeeld persoonlijke boodschap beursdating

5.6 Exposantenbadges Exposantenbadges voor uw standmedewerkers bestelt u eenvoudig via Beursdating. De badges zijn persoonsgebonden en gelden voor zowel de open afbouw periode, als tijdens het evenement zelf. Gebruikt u voor uw medewerkers tijdens beurs alstublieft de exposantenbadges en niet de uitnodigingskaarten. Deze uitnodigingskaarten zijn uitsluitend bestemd voor uw relaties. Gebruik hiervan door standpersoneel vertroebelt het beeld van de samenstelling van het vakbezoek. Bovendien is het zonder exposantenbadge niet mogelijk om de beurs buiten de openingstijden voor bezoekers te betreden. Het aantal badges dat u maximaal kunt ontvangen, is gebaseerd op het oppervlak van uw stand. MX Pakket

Maximale

Aantal

Aantal op-en

Standbemanning

exposantenbadges

afbouwpassen

Platinum Partner

onbeperkt

6

7

Gold Partner

onbeperkt

6

7

MX Premium Member

2

3

3

MX Member 1x2

2

3

3

MX Member 1x1

1

3

3

Ontvangen van de exposantenbadges Indien u geen badges bestelt via Beursdating, krijgt u automatisch twee badges toegestuurd, zonder naamsvermelding. Vanaf 2,5 week voor de beurs ontvangt u de exposantenbadges per post.


pagina 17

__________________________________________________________________________________ Alle bestellingen tot 4 werkdagen voor aanvang van de beurs worden u toegestuurd. Daarna kunt u de badges ter plaatse afhalen bij de servicebalie in de Jaarbeurs. U kunt ook extra badges en open afbouwpassen bestellen.

6. Promotie Om uw bedrijf en materiaal te promoten bij de bezoekers hebben we een aantal kansen voor u gecreëerd. Gezamenlijk willen we er een succesvolle Material Xperience van maken met direct en gericht contact met uw doelgroep.

6.1 Beursdating Zoals u in het voorgaande hoofdstuk heeft gelezen, bevat de Beursdating applicatie enkele effectieve tools om uw beursdeelname te optimaliseren. Zoals: •

fysieke uitnodigingen

•

persoonlijke registratielink

•

banner voor op uw website

•

personaliseren van uw registratiepagina

•

downloaden van de bezoekersgegevens die zich via uw link hebben geregistreerd

De link naar de inlogpagina is: https://www.databadge.net/bouw2015/dating/mat/

6.2 Beurscatalogus Material Xperience 2015 Als exposant op Material Xperience 2015 ontvangt u een spread, hele of halve pagina in de beurscatalogus (Engelstalig). Materia verzorgt hiermee een mooie product presentatie van uw materiaal aan alle bezoekers!

6.3 MX webspecial Doet u mee met de MX webspecial? Dan promoten wij uw materiaal na Material Xperience via een digitale nieuwsbrief onder alle MX 2015 bezoekers en Nederlandse nieuwsbriefabonnees (totaal ca 20.000 ontvangers). Als uw materiaal al eerder door ons is gefotografeerd en gepubliceerd op materia.nl hoeft u verder geen extra kopij aan te leveren. In andere gevallen maken wij op Material Xperience, op maandag 9 februari, professionele foto’s van uw materiaal. Wij verzoeken u daarvoor samples van uw materiaal mee te nemen. Ook ontvangen wij graag uiterlijk 9 februari een materiaaltekst en eventuele referentiefoto’s (minimaal 1000 pixels breed, 72 dpi).

6.4 Persinformatie In de VIP lounge bieden wij u de mogelijkheid persinformatie beschikbaar te stellen in de daarvoor aanwezige kast. Maximaal A4 formaat.


pagina 18

__________________________________________________________________________________

7. Material Xperience Exhibitor Award Voor optimale promotie, vragen we u om actief uw relaties uit te nodigen voor een bezoek aan Material Xperience. Omdat wij gezamenlijke promotie willen stimuleren hebben we deze Exhibitor Award in het leven geroepen. De award bestaat uit twee onderdelen: 1.

Meest effectieve marketingcampagne (aantal vooraf geregistreerde bezoekers, peildatum maandagochtend 9 februari 2015, 9:30)

2.

Meest originele marketingcampagne.

Prijzen 1.

Materia mediapakket t.w.v. € 3.500,-

2.

Materia mediapakket t.w.v. € 1.500,-

Meedoen? •

Log in op Beursdating en haal uw persoonlijke gratis registratielink op.

•

Zet acties uit en nodig uw relaties uit voor een bezoek aan uw stand op Material Xperience 2015.

•

Stuur uw marketingactie door naar [email protected].

•

Deel uw marketingactie ook op Twitter: @materia en #MX2015.

8. Catering 8.1 Food & Beverage op de beurs Op de beursvloer zijn bij het cateringpunt koude en warme drankjes verkrijgbaar. Broodjes enz. Zijn verkrijgbaar bij het cateringpunt op het voorplein van Hal 2.

8.2 Lunch tijdens de beurs Als exposant ontvangt u gratis van Materia een lunchpakket. De bonnen hiervoor krijgt u op de beurs. Er is een aparte ruimte (“Exhibitors Canteen”) waar u het lunchpakket kunt ophalen en nuttigen. Zoals ons geleerd is tijdens de Material Xperience beurstraining: gelieve uw lunch niet bij de stand te nuttigen.

8.3 VIP Lounge Alleen voor Gold en Platinum partners: U ontvangt bij aanvang van de beurs een kenmerk (bandje of speciale badge) waarmee u gratis gebruik kunt maken van de VIP Lounge. De lunch in de VIP Lounge wordt tussen 12.30 – 13.30 uur geserveerd en is voor 5 personen per dag voor de Gold Members. De Platinum Partner heeft toegang voor 10 personen. Zoals ons geleerd is tijdens de Material Xperience beurstraining: we vragen u alle drankjes en de lunch in de VIP Lounge te nuttigen en niet in de stand.


pagina 19

__________________________________________________________________________________

8.4 Exposantenborrel Op woensdag 11 februari van 17.30 – 18.30 uur organiseert Materia een exposantenborrel voor u. Tijdens deze borrel wordt ook de Material Xperience Exhibitor Award uitgereikt.

9. Regels voor activiteiten 9.1 Directe verkoop Ter behoud van het professionele karakter van de beurs is handverkoop (directe verkoop tegen betaling ter plekke) niet toegestaan.

9.2 Alcoholgebruik op uw stand U staat op de beurs om nieuwe contacten te leggen en uw relaties gastvrij te ontvangen. Een drankje kan sfeer verhogend werken. Maar personen die te veel drinken bederven de sfeer en brengen zichzelf en anderen in gevaar. Als gastheer van Material Xperience dragen exposanten en organisatie een bijzondere verantwoordelijkheid. Het nieuwe alcohol-met-mate beleid draagt bij aan de juiste sfeer op de beursvloer en een veilige thuisreis voor onze gasten. Regels 1.

Er wordt geen alcohol geschonken voor 15.00 uur;

2.

Er wordt geen alcohol geschonken aan beschonken personen;

3.

Borrels op de stand na sluitingstijd zijn alleen toegestaan na schriftelijke goedkeuring van de beursorganisatie.

Indien u zich niet houdt aan bovenstaande regels, behoudt Materia zich het recht voor om aanvullende maatregelen te treffen. Mogen wij rekenen op uw medewerking?

10. Hotels Kijk voor hotels in en rond Utrecht op de site van het Utrecht Convention Bureau http://www.utrechtconventionbureau.nl/


pagina 20

__________________________________________________________________________________

BIJLAGE 1 Bestellen Additionele diensten MX 2015

¨ Parkeerabonnement P2 (5 beursdagen, p.p.)

___

X

€ 60,-

€

¨ Locker voor opslag van uw spullen

___

X

€ 25,-

€

¨ Leadscanner Basis OF* Leadscanner App (maximaal 3 gebruikers) ___

X

€ 175,-

€

¨ Leadscanner Plus OF* Leadscanner App (maximaal 7 gebruikers)

___

X

€ 275,-

€

¨ Extra gebruiker Leadscanner App

___

X

€ 25,-

€

¨ Elektrapunt (per stuk)

___

X

€ 200,-

€

¨ WIFI Internetverbinding (1 gebruiker)

___

X

€ 75,-

€

¨ Vaste Internetverbinding

___

X

Op aanvraag

€

TOTAAL

€

* keuze omcirkelen

Facturatie

Additionele diensten worden gefactureerd na ondertekening van dit bestelformulier. Facturen dienen voor aanvang van Material Xperience 2015 te worden voldaan.

Overige bepalingen Genoemde prijzen zijn exclusief BTW.

Ondertekening Bedrijfsnaam Naam Standnummer

Retourneren bestelformulier E-mail

: [email protected]

Fax

: +31 (0) 20 713 0669

Datum

Handtekening


pagina 21

Exposanten Handboek. Material Xperience februari 2015, Jaarbeurs Utrecht

Recommend Documents