eXchange - směnárna
Uživatelská příručka
ComLinks s.r.o. Na Provaznici 1819/16 150 00 Praha 5 - Smíchov IČO: 274 27 005 DIČ: CZ27427005
http://www.comlinks.cz tel.: +420 777 747 997 tel.: +420 251 553 729
Vítejte! Především bychom vám rádi poděkovali, že jste si pořídili eXchange - Směnárna, program pro jednoduchou a efektivní směnárnu. Doufáme, že vám pomůže zajistit bezproblémový chod vašeho podniku. Pokud byste potřebovali další funkci, síťovou verzi či potřebovali vyřešit nějaký jiný problém s počítačem či věcmi okolo, neváhejte nás kontaktovat na emailové adrese
[email protected] . Tolik stručný úvod, detailnější popisy prosím hledejte u jednotlivých funkcí. Přejeme vám spokojené užívaní programu eXchange!
Před instalací Hardwarové nároky: Zjednodušeně řečeno, je-li váš počítač vyroben v roce 2000 či později, neměli byste narazit na žádné problémy. Stačí běžny kancelářský počítač s alespoň 128 MB paměť a 500 MHz procesor. Softwarové nároky: eXchange vyžaduje systém Windows 98 nebo vyšší, tedy Windows 2000, Windows ME, Windows XP nebo Windows Vista.
Instalace Samotná instalace je velice jednoduchá – stačí spustit soubor eXchange-setup.exe, projděte instalačním programem (pokud si nejste jisti, ponechte nastavené hodnoty nezměněné) a program je připraven k používání. Problém může nastat nemáte-li práva k instalaci programů, v takovém případě kontaktujte prosím správce systému. Pokud máte již nainstalovánu demo verzi programu, odinstalujte ji prosím před instalací plné verze. Klikněte na Start, dále Programy, Exchange a Odinstalovat aplikaci Exchange. Po spuštění zadejte do políčka Vaše login jméno login „spravce“, defaultní heslo je „spravce“. Tyto údaje můžete později změnit.
Nastavení Povinná nastavení Stažení kurzů – v první řadě je nutné stáhnout aktuální kurz či jej manuálně nastavit (nejlépe každý den před započetím práce). Po instalaci jsou všechny kurzy rovny nule, nejde provést žádný odpočet. Klikněte na Finance, pak na Zadání kurzovního lístku. V okně, které se pak objeví, klikněte na Zjisti z internetu. Pokud je váš počítač připojen na internet a nevyskytnou se další problémy, stáhne se kurz ČNB pro daný den. Pokud tomu tak není, bude nutné kurzy vložit ručně – klikněte na Finance, pak na Manuální přepis kurzů. V tomto okně je třeba vyplnit veškeré potřebné kurzy pro zadaný den.
Data pracovní stanice (směnárny) – Kliknete-li na Program, pak na Databáze a Stanice, můžete upravit adresu a telefonní čísla vaší směnárny. Tyto údaje se objeví při tisku potvrzenky pro klienta, tak jak je požadováno platnou legislativou.
Nepovinná nastavení Následuje nastavení uživatelů, adresy vaší směnárny a další. Pokud pouze zkoušíte směnárnu, není potřeba základní nastavení měnit. Uživatelé – Pokud chce změnit nastavení uživatelů, klikněte na Program, pak Databáze a pak Uživatelé. Zpočátku je nastaven uživatel „spravce“ (heslo je „spravce“) a uživatel „smenarnik“ (heslo – což jistě nepřekvapí – je „smenarnik“). Zde můžete přidávat jednotlivé osoby, které budou s programem pracovat, případně měnit vlastnosti uživatelů již nastavených. Změna hesla – Heslo můžete změnit (pro aktuálně přihlášeného uživatele) kliknutím na Program a Změna hesla. Pozor! Tato změna je nevratná, bez zásahu programátora nelze zapomenuté heslo změnit. Logo a firma – Při tisku stvrzenky na grafické tiskárně se v levém horním logu tiskne logo. Kliknete-li na Program a Základní nastavení, otevře se okno v jehož druhé záložce (je nadepsána logo, hledejte ji u horního kraje okna) můžete nahrát vlastní obrázek. Položka Informace o firmě slouží také pro tisk (i na znakovou tiskárnu), vyplňte tam prosím oficiální informace o Vaší firmě (které můžou být odlišné od fyzické adresy směnárny), včetně IČO. Tiskárna – Tiskárnu lze nastavit pomocí dialogu Program a poté Základní nastavení, pro znakovou (pokladní) tiskárnu je možné vytisknout zkušební stránku, kde určíte šířku stránky. Tato hodnota bude uvedena v manuálu k tiskárně, zkuste např. hodnotu 48. Na testovací stránce uvidíte řádek s čísly, podle kterého buďto přidejte nebo uberte nastavenou šířku. Zaokrouhlování – Program umožňuje zaokrouhlovat transakce na desetikoruny, pětikoruny nebo koruny (vždy v prospěch směnárny). Tuto možnost naleznete v Program – Základní nastavení. Koeficienty – Pro automatickou správu program umožňuje nastavení koeficientů pro tvorbu kurzovních lístků dané směnárny (zadaným koeficientem bude vynásoben kurz ČNB). Tuto možnost naleznete v Program – Databáze – Koeficienty. Koeficienty se uplatňují pro zjištění kurzu vzhledem ke staženému kurzovnímu lístku ČNB. V případě manuálního zadání kurzů jsou koeficienty ignorovány. Bližší informace naleznete ve výše uvedeném odstavci Povinná nastavení – Stažení kurzů.
Nastavení před prvním odpočtem Před prvním odpočtem (tj. prodejem a nákupem valut) je potřeba učinit několik kroků. Kurzy jsme už nastavili, teď ještě musíme nastavit poplatky – asi byste stěží chtěli provozovat směnárnu zadarmo. Klikněte na Program, pak Databáze a nakonec Směnárny, a můžeme měnit finanční chování programu eXchange. Meze slouží k nastavení poplatků pro různé velikosti odpočtů. Základní nastavení zpoplatňuje 10% odpočty do 500 Kč, 4% odpočty do 2000 Kč a 2% pro odpočty nad toto množství. Dále můžete nastavit minimální a maximální částku poplatků a jejich výši pro šeky a kreditní karty.
Před prvním odpočtem také doporučujeme nastavit, kolik je v pokladně. V menu Finance zvolte Přesuny financí, otevře se příslušné okno. V políčku „Z pokladny/účtu“ nastavte „banka“, v políčku „Do pokladny/účtu“ nastavte „Pokladna Směnárna“. Pak stačí v dolním řádku nastavit měnu (např. CZK) a do políčka „Přesunout částku“ napsat kolik máte korun v pokladně (např. 5000). Poté přesun potvrďte kliknutím na ikonu blesku (je v levé části řádku). Poté klikněte na „OK“ (vpravo dole), teprve po odkliknutí potvrzovacího okénka se vlastní přesun provede. Tak nejen víte, kolik je v pokladně, ale i kolik jste do ní vložili peněz. Pokud se podíváte do stavu pokladen (Finance a Stav pokladny), uvidíte v pokladně Směnárna +5000 Kč, zatímco v bance -5000 Kč.
Vlastní odpočet Vlastní nákupní odpočet lze provést kliknutím na tlačítka Směnárna a Nákup nebo Prodej. Jméno klienta není u transakcí do 20.000 Kč potřeba zadávat, takže stačí vyplnit pouze políčka „Měna“ a „Množství“. Po stisknutí tlačítka „OK“ budou vytištěny dva doklady (toto nastavení lze změnit v sekci Program – Základní nastavení). Tento popsaný postup platí pro nákup i prodej, v dialogovém okně pro prodej některé položky nejsou, postup ale zůstává prakticky totožný. Nejprve je nutno nastavit měnu, pokud si nepamatujete kód tak můžete kliknout do příslušného políčka, ponechte jej prázdné a klikněte jinam, nabídnou se vám příslušné možnosti. Stiskem klávesy Enter se dostanete na další políčko, symbol „V“ pro valuty se předvyplní sám. Po zadání množství je již odpočet hotov, můžete vyplnit jméno klienta a číslo pasu, ale není to u menších odpočtů nutné. Symbol oka u výsledné částky zobrazí velkým písmem výsledek odpočtu, můžete jej ukázat klientu na obrazovce a ušetřit si tak problémy s jazykově nevybavenými klienty. Zaškrtnete-li políčko sleva, bude se účtovat pouze nejnižší možná sleva (jak je nastavena v Program - Databáze – Směnárny). Jak již bylo řečeno, po stisknutí tlačítka „OK“ se odpočet vytiskne. Tisk se nedá vypnout z bezpečnostních důvodů. Pozor! Odpočty se zaokrouhlují na celé desetikoruny (případně pětikoruny či koruny), proto také neodpovídá procento výloh přesně zadaným parametrům. Zaškrtávátko sleva slouží ke zvláštním odpočtům, kdy se nepočítají procenta, pouze se nastaví nejnižší možná úroveň výloh (viz Minimální částka výloh z nastavení Směnárna) upravená kvůli zaokrouhlení.
Statistiky odpočtů Další položky v sekci Směnárna jsou poměrně jasná – Valutová kniha, Výkaz měn i Přehled odpočtů ukazují co se od nich očekává. Nezapomeňte stisknout ikonku blesku s nápisem „Přepočti“, aby se ukázala aktualizovaná data podle vašich požadavků. Pozor u Valutové knihy – je nutno zadat přesný čas konce období, pro které se má zobrazit (zkuste zmáčknout písmeno „T“).
Nabídka Finance V nabídce Finance se nacházejí další funkce, jimiž se prakticky nemusíme zabývat, jelikož jejich názvy osvětlují vše potřebné. Zastavím se jen u následujících dvou: Finance – Konfigurace stahování kurzovních lístků slouží pro nastavení webové adresy, z níž se stahují data do kurzovního lístku. Nemusíte ji měnit – až na závěrečnou číslici, která by měla reflektovat aktuální rok. Nezapomeňte tedy na Nový rok přičíst jedničku. Druhou důležitou položkou je Předání směny pro směnárníky. Slouží pro předání směny – jak již název napovídá – a ukazuje, kolik peněz by mělo být v danou chvíli v pokladně. Nastavte tedy datum a čas začátku a konce směny a klikněte na tlačítko „Uzávěrka“. Tlačítko s obrázkem tiskárny slouží k ukázce před tiskem, tlačítko s obrázkem zámečku k samotné uzávěrce. Po patřičném potvrzení dojde k tisku příslušných archů pro kontrolu a evidenci a je možné vynulovat pokladnu (ač to nedoporučujeme).
Závěr Doufáme, že vám tento stručný manuál k program eXchange-Směnárna pomohl, bližší pochopení a využití jeho funkcí ovšem může přinést jen a pouze experimentování. Vyhradíte-li si jednu či dvě hodiny na „hraní“ si s programem, nebudete litovat. Našli jste chybu, nejasnost či jen máte nápad na vylepšení? Budeme vám více než vděčni, budete-li nás o takové skutečnosti informovat. Adresa
[email protected] je tu pro Vás! Děkujeme a doufáme, že Vám program eXchange-Směnárna pomůže k pohodlnějšímu, rychlejšímu a spolehlivějšímu provozu vaší směnárny!
