3. Exchange. 3.1 K čemu slouží Exchange a Outlook. Kapitola 3: Exchange 139

Kapitola 3: Exchange

139

3. Exchange 3.1 K čemu slouží Exchange a Outlook Exchange Online

Outlook

Office 365 obsahuje správu elektronické pošty prostřednictvím cloudového řešení systému Exchange, tj. tzv. Exchange Online. Elektronická pošta a další osobní informace uložené na Exchange Online lze číst:  aplikací Outlook, která je součástí vybraných sad Office (všech sad s výjimkou sady Pro studenty a domácnosti) a vybraných plánů Office 365 (E3, E4, A3, A4),  prostřednictvím webového rozhraní Office 365,  prostřednictvím mobilního zařízení (např. s Windows Phone). Prohlédněme si a aktualizujme osobní informace z Exchange Online nejprve pomocí aplikace Outlook. Outlook je organizátor osobních informací, řeší řadu dílčích problémů denní práce:  V kontaktech eviduje osobní kontakty, které lze využít k odesílání elektronické pošty, klasické papírové pošty, telefonování mobilním telefonem či z pevné linky, vyhledávání webových stránek kontaktů.  Plní funkci poštovního klienta. Odesílá a přijímá poštu z jednoho či více poštovních účtů, mj. z Exchange Online. Elektronickou poštu je možné snadno třídit.  V kalendáři eviduje plánované akce či celodenní události, které může s nastaveným předstihem připomínat. Umí konfrontovat více kalendářů. Kalendář je možné prezentovat ostatním zasláním elektronickou poštou či publikací na webu.  V úkolech eviduje úkoly. Úkolům je možné přidělit termíny, podle nichž se úkoly připomínají. Je možné sledovat plnění úkolů.  Formou poznámek lze zapsat nestrukturovaný text. Poznámky je možné třídit obdobně jako ostatní objekty organizátoru dle kategorií. Při instalaci Outlooku nebo po spuštění Outlooku přidáme účet Exchange Online:  Klepneme na kartu SOUBOR a v dílčí kartě INFORMACE v sekci Informace o účtu klepneme do tlačítka Přidat účet.  V dialogovém okně Přidat nový účet vyplníme parametry e-mailového účtu: Jméno, E-mailová adresa, Heslo, Kontrolní zadání hesla (viz obr. 3-1). OBR. 3-1: DIALOGOVÉ OKNO PŘIDAT NOVÝ ÚČET

V dalším kroku průvodce probíhá automatická konfigurace účtu. Po dokončení klepneme do tlačítka Dokončit. Outlook zavřeme a znovu spustíme. Pro nový účet se vytvořily složky Pošta, Kalendář, Kontakty, Úkoly, Poznámky a Deník. Obsah prvních čtyř složek je uložen v Exchange Online.


140

OBR. 3-2: OKNO OUTLOOKU SE ZOBRAZENÍM SLOŽKY POŠTA

V levé části okna Outlooku lze v navigačním podokně přepínat mezi jednotlivými složkami informací. Klepneme do tlačítka Kontakty.

3.2 Kontakty

Obecná pole kontaktů

Práci s Outlookem zahájíme vložením kontaktů, které využijeme mj. pro rozesílání e-mailů. Po spuštění Outlooku klepneme ve spodní části navigačního podokna (viz obr. 3-2) do tlačítka Kontakty. Zobrazí se zatím prázdný seznam kontaktů. V kartě DOMŮ ve skupině Nový klepneme do tlačítka Nový kontakt. Otevře se dialogové okno pro vložení dat o novém kontaktu. Zapíšeme kontaktní údaje ředitele Petra Nováka (viz obr. 3-3). Poznámky k jednotlivým vyplňovaným polím:  Celé jméno: Zapisujeme celé jméno včetně titulů. Klepnutím do tlačítka Celé jméno můžeme zobrazit dialogové okno, v němž jsou jednotlivé části (Titul, Křestní, 2. křestní, Příjmení, Za příjmením) v samostatných polích.  Společnost: Dle společnosti (firmy) můžeme např. třídit kontakty do skupin.  V poli Zařadit jako můžeme zvolit pole či kombinaci polí, dle nichž bude kontakt zařazen. Standardně je kontakt zařazen pod kombinací Příjmení, Jméno. V případě soukromých kontaktů je někdy vhodné zařadit kontakt dle křestního jména, když neznáme či si nepamatujeme příjmení. V případě firemních kontaktů je někdy vhodné zařadit kontakt dle společnosti, když si nepamatujeme kontaktní osobu ve firmě.  Do pole E-mail zapisujeme emailovou adresu kontaktu. Pokud je k dispozici více adres, můžeme rozbalením seznamu pole E-mail definovat E-mail 2 či E-mail 3.  Po vyplnění pole Adresa webové stránky můžeme klepnutím přímo zobrazit v prohlížeči webovou stránku kontaktu či jeho firmy.


141

OBR. 3-3: DIALOGOVÉ OKNO KONTAKT – OBECNÉ

Podrobnosti kontaktu

 Adresa pro rychlé zasílání zpráv: Zapisujeme emailovou adresu, k níž je uživatel přidružen v programu Lync. Pokud jsme přihlášeni k programu Lync a kontakt nás přijal do svých kontaktů v Lyncu, zobrazí se v poli E-mail čtvercový barevný indikátor, který nás informuje o stavu kontaktu (online, zaneprázdněn, nerušit apod.). Klepnutím do indikátoru a klepnutím do tlačítka Odeslat rychlou zprávu kontaktní osobě v kartě kontaktu můžeme kontaktu poslat zprávu do programu Lync. Obdobný indikátor se bude zobrazovat v Outlooku u kontaktu vždy (např. v přehledu pošty).  Telefonní čísla: Pro kontakt můžeme vyplnit řadu telefonních čísel. Předvoleno je vyplnění čísel do zaměstnání, domů, fax, mobilní. Pro kontakt můžeme vybrat rozbalením seznamu dostupných telefonních kontaktů zobrazení jiné kombinace.  Adresy: Obdobně jako pro telefonní čísla můžeme vybrat zobrazení jedné ze tří evidovaných adres (zaměstnání, domů, jiné). Pro jednu z adres zaškrtneme pole Na tuto adresu zasílat poštu, čímž vybíráme adresu pro případný export do Wordu formou hromadné korespondence. Klepnutím do tlačítka Najít na mapě zobrazíme adresu ve webové aplikaci Bing Maps55.  Poznámka: Můžeme zapsat libovolný text: Při zápisu můžeme použít četné příkazy z karet Vložení a Formátování textu.  Poklepáním na obrázek vedle jména kontaktu můžeme vybrat soubor s obrázkem (nejčastěji fotografií) kontaktu. Obrázek bude mj. zobrazen ve vizitce v pravém horním rohu karty kontaktů a také v přehledu kontaktů formou vizitek a v doručené poště od příslušného kontaktu. O kontaktu lze evidovat další informace. V kartě KONTAKT ve skupině Zobrazit klepneme do tlačítka Podrobnosti a zobrazíme některé další informace (viz obr. 3-4).

55

České adresy jsou vyhledány, pokud není zadáno PSČ. Do aplikace Bing Maps se přenese adresa. Je ještě nutné klepnout do tlačítka Search.


142

OBR. 3-4: DIALOGOVÉ OKNO KONTAKT – PODROBNOSTI

Návaznost na události Informace o čase

Všechna pole

Karta Kontakt

Pokud vyplníme pole s časovými údaji (Narozeniny, Výročí), automaticky se v kalendáři vytvoří každoročně se opakující celodenní události. Do pole Výročí můžeme uložit např. datum sňatku či obecné datum jmenin (např. s aktuálním rokem). Do pole Informace o volném čase v síti Internet můžeme vložit adresu, na níž kontakt publikuje z Outlooku informace o svém volném čase 56. Informace o volném čase jsou využívány při plánování schůzky s kontaktem57. Pokud má kontakt účet na stejném serveru Exchange, je možné získat informace přímo. O kontaktu lze sledovat další informace. V kartě KONTAKT ve skupině Zobrazit klepneme do tlačítka Všechna pole. V poli Nabídnout k výběru vybereme Všechna pole kontaktu. V tabulce se zobrazí všechna dostupná pole kontaktu seřazená abecedně dle názvu polí. Např. do pole Záliby můžeme vyplnit hodnotu přemýšlivý. K dispozici jsou také čtyři obecná pole Volné pole 1 – 4. Funkce některých dalších užitečných tlačítek karty Kontakt:  ve skupině Akce:  Odstranit: Odstranění kontaktu.  Uložit a nový: Když vybereme z rozbalovacího seznamu Kontakt ze stejné společnosti, vyplní se v novém kontaktu pole Společnost, Adresa webové stránky, telefon do zaměstnání a obrázek z předchozího kontaktu.  Předat dál: Vizitku kontaktu můžeme odeslat emailem ve formátu vcf, který lze načíst do osobního souboru Outlooku jiného uživatele nebo dokonce do jiného organizátoru osobních informací.  OneNote: V případě, že na počítači je dostupný program na elektronické poznámky OneNote, vytvoří či aktualizuje poznámku ke kontaktu. 58  ve skupině Komunikace:  E-mail: Otevře se okno nové e-mailové zprávy adresované vybranému kontaktu.  Schůzka: Kontakt je možné e-mailem požádat o schůzku. Schůzka se automaticky zařadí do kalendáře. Pokud vyzvaný kontakt odpovídá Outlookem, zobrazí se mu v záhlaví emailu tlačítka Přijmout, Odmítnout, Nezávazně, Navrhnout jiný termín. Po odsouhlasení termínu je termín zařazen do kalendáře vyzvaného a vyzyvateli se vyznačí do kalendáře souhlas vyzvaného se schůzkou.  Další / Odpovědět rychlou zprávou: Spustí aplikaci Lync a v ní editaci rychlé zprávy vybranému kontaktu.  Další / Volat: Pokud je k PC s Outlookem prostřednictvím USB kabelu připojen vhodný telefon, můžeme vybrat z nabídky telefonních kontaktů vybraného kontaktu a číslo automaticky vytočit. 56

57

58

Nastavení publikace informací o volném čase: V kartě SOUBOR klepneme do tlačítka Možnosti. V dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook v kartě KALENDÁŘ v sekci Možnosti kalendáře klepneme do tlačítka Možnosti volného času. V dialogovém okně Vlastnosti – Kalendář v kartě OPRÁVNĚNÍ klepneme do tlačítka Jiné informace o volném čase. V dialogovém okně Možnosti volného času zaškrtneme pole Publikovat v umístění a vyplníme adresu v protokolu http:///, ftp:// či file://. Schůzku můžeme vytvořit z okna kontaktu. V kartě KONTAKT ve skupině Komunikace klepneme do tlačítka Schůzka. V kartě SCHŮZKA ve skupině Zobrazit klepneme do tlačítka Pomocník pro plánování. Klepnutím do tlačítka Přidat účastníky vybereme účastníka (z adresáře Kontakty). V kalendáři účastníků potom vidíme časové možnosti kontaktu. Nejprve vybereme oddíl, do něhož se vytvoří stránka s názvem vytvořeným z příjmení a jména kontaktu. Na stránce je odkaz na položku aplikace Outlook. Můžeme tak snadno najít kontakt v Outlooku ze stránky OneNote. Stránku lze přesunout do jiného poznámkového bloku. I potom lze poznámky OneNote snadnou zobrazit z kontaktu Outlooku. Na stránku poznámky ve OneNote se prvotně vloží tabulka se základními poli kontaktu (kontakt, obrázek, telefon do zaměstnání, e-mail, mobilní telefon).










Další karty





143

 Další / Webová stránka: Zobrazí webovou stránku kontaktu dle dříve vyplněného pole Adresa webové stránky.  Další / Přiřadit úkol: Vybranému kontaktu můžeme přiřadit úkol. Obdobně jako v případě schůzky je požadavek odeslán vyzvanému kontaktu, který jej může přijmout či odmítnout.  Další / Mapa: Na mapovém portálu http://maps.live.com se pokusí zobrazit adresu zadanou pro kontakt. Např. v případě Petra Nováka můžeme takto zobrazit jinou adresu, na níž bude pobývat Petr Novák v době zahraniční služební cesty do USA.  Další / Položka deník: Vytvoří se položka deníku s Předmětem se jménem a příjmením kontaktu a jako Typ položky se vyplní Telefonní hovor. V položce deníku můžeme předmět i typ položky upravit a upřesnit textové pole položky deníku.  Další / Namapovat: Zobrazí adresu kontaktu ve webové aplikaci Bing Maps. ve skupině Možnosti:  Vizitka: Pro jednotlivé kontakty lze upravit formát vizitky, zejména barvu jejího pozadí. V našem případě přiřadíme Petru Novákovi barvu jeho oddělení (ředitelství), která byla ve firmě dohodnuta (modrá, tj. RGB: červená 172, zelená 194, modrá 254).  Obrázek: Umožňuje změnit či odstranit obrázek kontaktu. ve skupině Značky:  Zařadit do kategorií: Kontakty a další objekty Outlooku lze rozdělit do kategorií. Každé kategorii může být přidělena barva a klávesová zkratka. Jeden kontakt může být zařazen do libovolného počtu kategorií. Náš kontakt zařadíme do nově vytvořené kategorie ředitelství, které přiřadíme modrou barvu a kombinaci kláves Ctrl F7 . Kategorie je vypsána v horní časti okna v rámečku barvy kategorie (viz obr. 3-3).  Zpracovat: Kontaktu i dalším objektům lze přiřadit příznak zpracování. Příznak je použit v pravém panelu úkolů, v němž jsou vypisovány objekty (úkoly, kontakty a další) s příznakem zastupujícím různý časový horizont zpracování (žádné datum, dnes, příští měsíc, později). Pro jednotlivý objekt můžeme zadat také přesné datum a případně čas připomenutí.  Soukromé: Označení kontaktu či jiného objektu jako soukromého. Např. v případě soukromých událostí v kalendáři nemusí být tyto události nebo jejich podrobnosti exportovány při zobrazení kalendáře na webu. skupina Aktualizovat:  Kontakt můžeme předat z globálního adresáře kontaktů, tj. seznamu zaměstnanců firmy (např. v Office 365 seznam vytváří správce, popř. je seznam čerpán z Active Directory firmy): » V kartě DOMŮ ve skupině Najít klepneme do tlačítka Adresář. » V poli Adresář vybereme Globální adresář a poklepáním vybereme konkrétního uživatele. » V okně uživatele klepneme do tlačítka Přidat do kontaktů. » Dialogové okno kontaktu ukončíme klepnutím do tlačítka Uložit a zavřít. » Když později upravíme data o kontaktu v globálním adresáři, můžeme data v Outlooku aktualizovat poklepáním na kontakt a klepnutím do tlačítka Aktualizovat. » Protokol o aktualizaci se zapíše do pole Poznámky. skupina Lupa:  Tlačítko Lupa je dostupné pro pole Poznámky, v němž umožňuje změnit měřítko zobrazení. Zbývající karty jsou určeny pro zápis textu do pole Poznámky: karta VLOŽENÍ, mj.:  Připojit soubor: Ke kontaktu lze připojit libovolný soubor či soubory.  Připojit položku: Připojí položku Outlooku (mail, kontakt, událost, úkol, poznámku).  Hypertextový odkaz: Do textu poznámky vloží hypertextový odkaz s možností diferenciace zobrazeného textu a adresy.  Záložka: Do textu vloží záložku, na níž je možné později přeskočit.  Rychlé části: Vyznačenou část textu v poznámkách můžeme vložit do galerie rychlých částí, z níž ji lze snadno použít v dalším textu. Rychlé části lze odstranit nebo uspořádat pomocí organizátoru stavebních prvků. karta FORMÁTOVÁNÍ TEXTU: Běžné možnosti formátování textu včetně stylů.


144

 karta REVIZE: Nástroje kontroly pravopisu (Pravopis a gramatika, Zdroje informací, Tezaurus, Počet slov, Přeložit, nastavení jazyka). Obdobně doplníme do kontaktů další dva zaměstnance: Celé jméno Společnost Funkce E-mail Adresa pro rychlé zprávy Telefonní číslo – zaměstnání Telefonní číslo – mobilní Adresa – Zaměstnání

Kategorie

Ing. Eva Kolínská Encián vedoucí oddělení [email protected] [email protected] +420 123 456 231 +420 654 321 231 Kbelská 44, Praha 9

Marie Sladká Encián asistentka ředitele [email protected] [email protected] +420 123 456 321 +420 654 321 321 Kbelská 44, Praha 9

Pro rychlý přehled, snadné třídění či filtrování je vhodné dobře připravit kategorie a objekty do nich zařazovat. Nejprve definujeme kategorie:  V kartě DOMŮ ve skupině Značky klepneme do tlačítka Zařadit do kategorií.  Vybereme příkaz VŠECHNY KATEGORIE.  Přejmenujeme jednotlivé kategorie a vybereme pro ně klávesovou zkratku (viz obr. 3-5):  červená: analýza Ctrl F2  oranžová: distribuce Ctrl F3  žlutá: konzultace Ctrl F4  zelená: programování Ctrl F5  fialová: reklama Ctrl F6  modrá: ředitelství Ctrl F7 OBR. 3-5: DIALOGOVÉ OKNO BAREVNÉ KATEGORIE

Pro kategorie můžeme využít celkem 11 klávesových zkratek, klávesová zkratka musí mít jednoznačné přiřazení k jednotlivé kategorii. Můžeme využít 25 barev, více kategorií může mít stejnou barvu. Počet kategorií je tak neomezený. V kartě DOMŮ ve skupině Značky klepneme ještě jednou do tlačítka Zařadit do Rychlé klepnutí kategorií. Příkazem NASTAVIT RYCHLÉ KLIKNUTÍ můžeme jednu z kategorií povýšit na prioritní. Tato kategorie se automaticky zvolí klepnutím do sloupce Kategorie v tabulkovém zobrazení kontaktů. Za účelem snadného rozesílání e-mailů můžeme připravit skupiny kontaktů zahrnující Skupina více kontaktů. Připravíme skupinu kontaktů pro ředitelství: kontaktů  V kartě DOMŮ ve skupině Nový klepneme do tlačítka Nová skupina kontaktů.  V dialogovém okně Skupina kontaktů ve skupině Členové klepneme do tlačítka Přidat členy a vybereme příkaz Z KONTAKTŮ APLIKACE OUTLOOK.  V dialogovém okně Vybrat členy přidáme do spodního pole Členové jednotlivé členy a klepneme do tlačítka OK.


145 OBR. 3-6: DIALOGOVÉ OKNO VYBRAT ČLENY

 Skupinu nazveme Ředitelství a klepneme do tlačítka Uložit a zavřít (viz obr. 3-7). OBR. 3-7: DIALOGOVÉ OKNO DISTRIBUČNÍ SEZNAM

Vizitky

Formy zobrazení kontaktů

 Skupina kontaktů se stala jedním z kontaktů. Poklepáním na ní můžeme zobrazit znovu dialogové okno Skupina kontaktů a tlačítkem Přidat členy vybrat z kontaktů další členy distribučního seznamu nebo po označení kontaktu jej odstranit tlačítkem Odebrat člena.  Tlačítkem Poznámky doplníme k našemu seznamu poznámku.  Tlačítkem E-mail můžeme založit zprávu pro skupinu kontaktů. Pro jednotlivé kontakty o zaměstnancích firmy Encián poklepeme na vizitku a upravíme její pozadí na barvu dle kategorie, tj. dle oddělení:  programování (RGB: 172, 194, 254),  ředitelství (RGB: 124, 199, 112). Kontakty jsou zobrazeny v různobarevných vizitkách (viz obr. 3-8). Na pravém kraji jsou záložky k rychlému hledání vizitek dle počátečního písmena názvu vizitky. V kartě DOMŮ ve skupině Aktuální zobrazení klepneme do tlačítka Změnit zobrazení.59 Nabídnou se další typy zobrazení (viz obr. 3-9):  vizitkové typy  Vizitka: Výchozí forma.  Karta: Zobrazuje vybraná pole v adresních kartách podobných vizitkám. Text v adresních kartách není formátovaný, není uveden obrázek ke kontaktu.

59

Je-li okno Outlooku větší, zobrazení se nabízí v seznamu podobně jako např. styly ve Wordu.


146 OBR. 3-8: KONTAKTY VE VIZITKÁCH

OBR. 3-9: NABÍDKA ZOBRAZENÍ

Úprava zobrazení

 tabulkové typy  Telefon: Zobrazuje základní pole kontaktu formou tabulky.  Seznam: Tabulkové zobrazení základních polí v seskupení dle společnosti. Příkazem SPRAVOVAT ZOBRAZENÍ můžeme upravit formát zobrazení (viz obr. 3-10): OBR. 3-10: SPRÁVA ZOBRAZENÍ

 vybrat zobrazená pole (s výjimkou Vizitky),  seskupit kontakty (s výjimkou Vizitky a Karty), např. dle oddělení,


Vlastní zobrazení

147

 seřadit kontakty, např. dle příjmení vzestupně,  omezit filtrem zobrazované kontakty. Jakékoliv úpravy zobrazení můžeme potlačit klepnutím do tlačítka Původní. Kromě úpravy vestavěných zobrazení můžeme vytvářet svá zobrazení klepnutím do tlačítka Nové. Můžeme využít typy zobrazení Tabulka, Časová osa, Vizitka, Den/týden/měsíc a Ikona. Pro ilustraci vytvoříme v kontaktech Marie Sladké vlastní zobrazení Personal (viz obr. 3-11)  typ: Tabulka  tabulkové zobrazení polí Ikona, Příloha, E-mail, Titul, Jméno, Příjmení, Za příjmením, Pohlaví, Místo konání, Umístění pracoviště, Telefon (zam.), Mobilní telefon, Oddělení, Jméno manažera, Funkce, Záliby, Webová stránka, Společnost, Zařadit jako, Deník, Kategorie, Volné pole 1 (povolení fakturovat), Stav příznaku  seskupení dle Kategorie  seřazení dle Příjmení a Jména OBR. 3-11: ZOBRAZENÍ PERSONAL

V tabulkových zobrazeních lze snadno seřadit zobrazené kontakty klepnutím do záhlaví sloupce s názvem pole, dle nějž kontakty řadíme. Tabulková zobrazení je možné kombinovat se zobrazením obecných polí kontaktu. V kartě ZOBRAZENÍ ve skupině Rozložení klepneme do tlačítka Podokno čtení a vybereme Dole. Klepnutím do řádku kontaktu v tabulce se přehledně zobrazí údaje o kontaktu v dolním podokně (viz obr. 3-12). Polohu příčky mezi podokny kombinovaného zobrazení lze tažením měnit. OBR. 3-12: PODOKNO PRO ČTENÍ

Kapitola 3: Exchange Hledání

148

Kontaktů bývá velké množství. Hledání usnadňuje pole Hledání v pravém horním rohu zobrazení kontaktů. Sem můžeme zapsat slovo hledané v kontaktech. V aktuálním zobrazení se zobrazí kontakty obsahující hledané slovo či slova. V tabulkovém zobrazení je slovo žlutě vyznačeno. Při hledání je akceptován filtr aktuálního zobrazení. Omezení zobrazení na hledaná slova potlačíme klepnutím do křížku za polem hledání.

3.3 Pošta Složky pošty

Zásady zpracování pošty

Ve spodní části navigačního podokna (viz obr. 3-2) klepneme do tlačítka Pošta. Zobrazí se naposledy zobrazená složka pošty. Pro práci s poštou jsou pro námi dříve instalovaný účet (či účty) připraveny dílčí složky:  Doručená pošta: Pošta, která nám přišla na některý z nastavených e-mailových účtů.  Koncepty: Rozepsanou poštu je možné uložit (klepnutím do tlačítka Uložit nebo kombinací kláves Ctrl S) a později navázat na rozepsaný text využitím zprávy ve složce Koncepty.60  Odeslaná pošta: Do složky se automaticky ukládají odeslané zprávy.61  Odstraněná pošta: Pošta odstraněná z libovolné složky. Tento koš funguje také pro další části Outlooku (kalendář, kontakty, úkoly, poznámky). Teprve smazáním ve složce Odstraněná pošta je položka navždy odstraněna.  Historie konverzací: Zde se ukládá historie konverzací aplikací Lync (rychlé zprávy v plném rozsahu jejich textu, seznam konferenčních hovorů s kontaktními údaji účastníků).  Informační kanály RSS: Zde mohou být staženy anotační části aktuálních zpráv z různých webů, které mají službu RSS (Really Simple Syndication).62  Nevyžádaná pošta: Do složky je umístěna zpráva, která byla vyhodnocena jako nevyžádaná63.  Pošta k odeslání: Do složky se přichystá pošta k odeslání, pokud jsme potlačili automatické odeslání pošty do Internetu po jejím odeslání v programu Outlook.64  Složky výsledků hledání: Můžeme zobrazit nepřečtenou poštu ze všech složek pošty. Můžeme také přidat další složky výsledků hledání. Klepneme pravým tlačítkem do názvu Složky výsledků hledání a z místní nabídky zadáme NOVÁ SLOŽKA VÝSLEDKŮ HLEDÁNÍ. Upřesníme kritérium hledání a účet, z něhož poštu hledáme. Pro třídění pošty přichystáme tři nové složky:  V navigačním podokně klepneme do názvu účtu [email protected] a z místní nabídky vybereme NOVÁ SLOŽKA. Do pole název vyplníme 1 pracovní.  Obdobně založíme složky 2 osobní a 3 nabídky.  Poštu se budeme snažit zpracovat co nejrychleji, nejlépe do 2 minut od doručení. Poštu zpracujeme provedením některé z akcí:  Na zprávu odpovíme a přesuneme ji do složky 1 pracovní či 2 osobní.  Zprávu přesuneme do složky 1 pracovní či 2 osobní v případě, že nevyžaduje odpověď, ale její obsah chceme uchovat.  Zprávě přiřadíme příznak pro další zpracování. Tím ji zobrazíme v seznamu úkolů.  Zprávu automaticky přesuneme do složky 3 nabídky, pokud přichází z adresy, z níž nám zasílají nabídky, např. e-shopu. 60

61

62

63

64

Do složky Koncepty se automaticky přesune rozepsaná zpráva po 3 minutách nečinnosti. Délku intervalu lze nastavit v kartě SOUBOR pro klepnutí do tlačítka Možnosti. V dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook v kartě POŠTA v sekci Ukládání zpráv můžeme interval upravit v poli Automaticky ukládat neodeslané položky po uplynutí tohoto počtu minut. Potlačení archivace odeslaných zpráv lze provést v kartě SOUBOR po klepnutí do tlačítka Možnosti. V dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook v kartě POŠTA v sekci Ukládání zpráv můžeme zrušit zaškrtnutí pole Kopie zpráv ukládat do složky Odeslaná pošta. K odběru informačního kanálu RSS se přihlásíme, když v kartě SOUBOR v dílčí kartě INFORMACE klepneme do tlačítka Nastavení účtu a vybereme dílčí volbu NASTAVENÍ ÚČTU. V dialogovém okně Nastavení účtu v kartě INFORMAČNÍ KANÁLY RSS klepneme do tlačítka Nový a zapíšeme adresu RSS kanálu, např. http://fmv.vse.cz/rss.php. V dalším okně můžeme upravit možnosti kanálu RSS. Klepneme do tlačítka OK a do tlačítka Zavřít. Ve složce Informační kanály RSS potom vidíme stručné anotace novinek z přihlášených webů s možností zobrazit celý článek. V případě více kanálů je můžeme zobrazit seskupené dle pole Od. Úroveň ochrany před nevyžádanou poštou lze upravit. V kartě DOMŮ ve skupině Odstranit klepneme do tlačítka Nevyžádaná pošta a vybereme volbu MOŽNOSTI NEVYŽÁDANÉ POŠTY. Potlačení automatického odesílání lze provést v kartě SOUBOR po klepnutí do tlačítka Možnosti. V dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook v kartě UPŘESNIT v sekci Odesílání a přijímání můžeme zrušit zaškrtnutí pole Při spojení odesílat okamžitě. Klepnutím do tlačítka Odeslat a přijmout můžeme upřesnit interval odesílání.


149

 Zprávu odstraníme, když její obsah nepovažujeme za hodný odpovědi ani archivace. Odeslání zprávy předvedeme na zprávě Marie Sladké pro ředitele Petra Nováka. Marie Sladká nejprve připraví podpisy pro své zprávy:  V kartě SOUBOR klepneme do tlačítka Možnosti.  V dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook v kartě POŠTA v sekci Vytváření zpráv klepneme do tlačítka Podpisy.  Zobrazí se dialogové okno Podpisy a šablony (viz obr. 3-13). OBR. 3-13: DIALOGOVÉ OKNO ŠABLONY A PODPISY

Odeslání zprávy

 podlazi_1.gif

 Klepneme do tlačítka Nový. Nový podpis nazveme Encián.  Ve spodní části zapíšeme text podpisu.  Na dalším řádku vložíme vizitku. Klepneme do tlačítka Vizitka a vybereme kontakt Marie Sladké.  Podpis Encián vybereme do pole Nové zprávy, aby byl využit pro nově editované e-maily.  Práci s dialogovým oknem Podpisy a šablony ukončíme tlačítkem OK.  Obdobně vložíme podpis osobní pro osobní e-maily Marie Sladké s textem S pozdravem Marie.  Podpis se automaticky vloží až pro další nové zprávy. Proto jej do editované zprávy vložíme ručně tlačítkem Podpisy a výběrem podpisu Encián.  V kartě OSOBNÍ ŠABLONY můžeme nastavit motiv a písmo pro nové zprávy, pro odpovídání a předávání zpráv. Nyní připravíme a odešleme zprávu:  V kartě DOMŮ ve skupině Nové klepneme do tlačítka Nový e-mail.  Díky předchozímu nastavení je ve zprávě již nachystán podpis.  Zapíšeme pole zprávy (viz obr. 3-14):  Klepnutím do tlačítka Komu... zobrazíme seznam kontaktů. Klepnutím v něm označíme Petra Nováka, tím že jej klepnutím označíme v seznamu a klepneme do tlačítka Komu->. Adresáti uvedení v poli Kopie získají kopie zprávy a uvidí navzájem svůj seznam. Adresáti uvedení v poli Skrytá obdrží kopii zprávy a nebudou viditelní pro ostatní adresáty. Pro jednot1ivé adresáty je zobrazen v barevném čtverečku jejich stav.  Soubor diagramu podlaží doplníme v kartě Vložení ve skupině Zahrnout tlačítkem Připojit soubor. Dohledáme soubor.


150

 Do pole Předmět zapíšeme Materiály pro jednání porady vedení.65 Dle předmětu se upraví titulek okna zprávy.  Do vlastní zprávy zapíšeme text dle obr. 3-14. OBR. 3-14: DIALOGOVÉ OKNO EMAILOVÉ ZPRÁVY

 Ve spodním podokně je zobrazena fotografie Petra Nováka z kontaktů a předchozí pošta zaslaná Petrem Novákem, kterou můžeme otevřít v samostatném okně klepnutím do příslušné zprávy.  Karty VLOŽENÍ, FORMÁTOVÁNÍ TEXTU a REVIZE obsahují obdobná tlačítka jako při úpravách pole Poznámky kontaktu.  Užitečné možnosti nastavení pošty jsou v kartě Možnosti, mj. můžeme:  ve skupině Motivy: » nastavit barvený motiv zprávy či pouze upřesnit barvy, písma, efekty, » nastavit barevné pozadí zprávy tlačítkem Barvy stránky,  ve skupině Zobrazit pole: » zobrazit pole Skrytá pro doplnění skrytých adresátů, » zobrazit pole Od, abychom viděli, ze kterého účtu zprávu odesíláme, klepnutím do tlačítka Od můžeme rozbalit seznam účtů a účet vybrat,  ve skupině Oprávnění: » potlačit možnost předávání zprávy dál adresátem,  ve skupině Sledování: 65

Při odesílání zprávy bez vyplněného předmětu jsme dotázáni, zda Opravdu chcete zprávu odeslat bez předmětu? Klepnutím do tlačítka Neodesílat se můžeme vrátit do editace zprávy.


151

» vyžádat hlasování klepnutím do tlačítka Použít hlasovací tlačítka, » vyžádat emailové oznámení o doručení a přečtení zprávy,  zvolit složku, do níž se uloží kopie odeslané zprávy,  upřesnit čas doručení (odložit doručení),  určit kontakt, který bude adresátovi nabízen pro odpověď. Klepnutím do spouštěče dialogového okna skupiny Sledování či Další možnosti se zobrazí dialogové okno Vlastnosti s možnostmi doručení zprávy (viz obr. 3-15 s vyplněnými ilustrativními hodnotami). OBR. 3-15: DIALOGOVÉ OKNO VLASTNOSTI

Přijetí a čtení zprávy

 Zprávu odešleme tlačítkem Odeslat.  Petr Novák je po přijetí zprávy požádán o umožnění odeslání oznámení o přečtení zprávy. Potvrdí souhlas tlačítkem Ano.  Petr Novák nalezne zprávu ve složce Doručená pošta. Zobrazí se přehled doručené pošty v seskupení dle dnů doručení. OBR. 3-16: ČTENÍ DORUČENÉ POŠTY


Zpracování došlé zprávy

152

 Pro čtení zpráv je vhodné využít podokno pro čtení. V kartě ZOBRAZENÍ ve skupině Rozložení klepneme do tlačítka Podokno čtení a vybereme Vpravo.  V záhlaví zprávy je uveden tučně její předmět, dále odesílatel včetně jeho stavu, datum odeslání a seznam připojených souborů. Klepnutím do tlačítka s názvem přílohy zobrazíme její náhled (viz obr. 3-16). Příjemce má četné možnosti pro zpracování došlé pošty, nejčastější jsou po otevření zprávy poklepáním dostupné v kartě ZPRÁVA (viz obr. 3-17). Zprávu můžeme zpracovat: OBR. 3-17: KARTA ZPRÁVA PRO ZPRACOVÁNÍ POŠTY

 ve skupině Odstranit:  Ignorovat ( Ctrl Del): Přesune zprávu a budoucí zprávy ve stejné konverzaci (se stejným předmětem) do složky Odstraněná pošta.  Nevyžádaná pošta: Můžeme zablokovat odesílatele. Jeho zprávy potom budou po doručení přesunuty do složky Nevyžádaná pošta.  Odstranit ( Ctrl D): Odstraní jednotlivou zprávu, přesune ji do složky Odstraněná pošta.  ve skupině Odpovědět:  Odpovědět ( Ctrl R): Odešle odpověď odesílateli.  Odpovědět všem ( Ctrl Shift R): Odešle odpověď odesílateli a všem ostatním příjemcům.  Předat dál ( Ctrl F): Předá zprávu dalšímu uživateli (uživatelům).  Odpovědět se žádostí o schůzku ( Ctrl Alt R): Pošle odesílateli žádost o schůzku66.  Rychlá zpráva: Přejde do aplikace Lync s možností odpovědět odesílateli či odesílateli a všem příjemcům formou rychlé zprávy.  Předat dál jako přílohu: Zprávu vloží do nové zprávy jako přílohu a umožní ji postoupit dalšímu uživateli či uživatelům.  Volat: Přejde do aplikace Lync a umožní audiovizuálně volat odesílateli či odesílateli a ostatním příjemcům.  ve skupině Rychlé kroky: Outlook umožňuje definovat časté operace formou tzv. rychlých kroků. Úplný přehled rychlých kroků zobrazíme klepnutím do spouštěče dialogového okna skupiny Rychlé kroky. Můžeme upřesnit připravené rychlé kroky, můžeme definovat nové. Rychlým krokům můžeme přiřadit kombinace kláves Ctrl Shift 1 , ..., Ctrl Shift 9 . Mezi základní akce patří:  přesunout do zvolené složky, např. 1 pracovní,  zařadit do kategorie, např. do kategorie pozvánky,  opatřit příznakem, např. Bez data,  nový e-mail, např. pro, kontakty našeho týmu ředitelství,  předat dál, např. nadřízenému kontaktu Petr Novák,  nová schůzka s vybraným kontaktem, např. Petr Novák. Jako vlastní akci lze vybrat i další typy akcí. V rámci rychlého kroku můžeme zřetězit více akcí, např. opatřit příznakem a přesunout do složky. 67  ve skupině Přesunout:  Přesunout: » výběr z posledních tří cílových složek, » výběr libovolné složky, » kopie zprávy do libovolné složky, » příkaz k přesunu do libovolné složky všech zpráv ze stejné konverzace (stejného předmětu),

66 67

Žádosti o schůzku jsou popsány v kap. 3.4. Rychlé kroky se synchronizují se Exchange serverem. Jsou tedy k dispozici na všech počítačích, kde uživatel použije Outlook.


153

 Pravidla: » pravidlo přesunu všech zpráv od odesílatele vybrané zprávy do zvolené složky, např. můžeme přesouvat všechny zprávy z e-shopů, kde jsme registrováni, do složky 3 nabídky (pro každý e-shop musíme vytvořit samostatné pravidlo), » obecné pravidlo specifikuje dvě části:  okolnosti: odesílatel, předmět, adresát,  provedená akce: zobrazení v okně Upozornění na novou položku, přehrání vybraného zvuku, přesun do vybrané složky (popř. upřesnění po klepnutí do tlačítka Upřesnit nastavení).  OneNote: odešle zprávu do vybraného oddílu poznámkového bloku OneNote jako samostatnou stránku68.  ve skupině Značky:  Přiřadit zásady: Zásady umožňují mj. odstranit zprávu po uplynutí stanoveného času od doručení. Zásadu lze aplikovat na jednotlivou zprávu nebo složku. Složce 3 nabídky přiřadíme zásadu: » V navigačním podokně zvolíme složku 3 nabídky. » V kartě DOMŮ ve skupině Značky klepneme do tlačítka Přiřadit zásady a vybereme příkaz NASTAVIT ZÁSADY SLOŽEK. » V dialogovém okně Vlastnosti – 3 nabídky v kartě ZÁSADY v poli Zásady složek vybereme 1 Week Delete (1 týden) – Zpráva bude 1 týden po doručení přesunuta do. » V záhlaví zpráv je potom upozornění, za jak dlouho položky vyprší. » Můžeme také vypsat zprávy, které vyprší, když vybereme příkaz ZOBRAZIT POLOŽKY, JEJICHŽ PLATNOST BRZY VYPRŠÍ.  Nepřečtené či přečtené: Nastaví stav pro vybranou zprávu.  Zařadit do kategorií: Zprávu lze obdobně jako kontakt zařadit do kategorií. Po výběru Všechny kategorie můžeme zprávu zařadit či odebrat z více kategorií a doplnit další kategorie a jejich klávesové zkratky ( Ctrl F2 , ..., Ctrl F12 )69,  Zpracovat: Přidáním příznaku zpracování zařadíme zprávu do úkolů. Připomenutí má parametry: » Příznak: Typ příznaku. Při použití příkazů pro nastavení termínu splnění se vkládá typ Zpracovat. K dispozici jsou dále typy Pro informaci, Předat dál, Odpověď není vyžadována, Přečíst, Odpovědět, Odpovědět všem, Revize. » Počáteční datum: Datum, kdy máme úkol začít plnit. » Termín splnění: Termín splnění úkolu. » Připomenutí: Kdy má být úkol připomenut, zvuk připomenutí. Po klepnutí do tlačítka Zpracovat se nabízí příkazy: » Nejprve jsou uvedeny příkazy pro rychlé nastavení typu Zpracovat s různými termíny splnění, které jsou signalizovány různým odstínem praporku: Dnes, Zítra, Tento týden, Příští týden, Bez data. » Po příkazech Vlastní nebo Přidat připomenutí můžeme nastavit vlastní hodnoty parametrů. » Příkazem Označit jako splněné můžeme prohlásit úkol za splněný. » Příkazem Vymazat příznak můžeme příznak potlačit. » Obdobně jako pro kategorie můžeme nastavit rychlé kliknutí, např. Žádné datum. Tuto variantu potom můžeme snadno nastavit klepnutím do ikony praporku u zprávy.  ve skupině Najít:  Do prázdného pole Najít kontakt můžeme zapsat jméno kontaktu. Kontakt se hledá v globálním adresáři, popř. ve všech adresářích po klepnutí do odkazu Prohledat adresáře.  Adresář: Zobrazí se seznam uživatelů v globálním adresáři, popř. v jiném vybraném adresáři.  Filtrovat e-maily: Můžeme omezit seznam zobrazených e-mailů dle různých kritérií: » Nepřečtené, » Obsahuje přílohy, 68

69

V úvodní tabulce jsou rekapitulovány pole předmět, odesílatel (včetně odkazu na poslání emailu odesílateli), adresát, čas odeslání, přílohy. Stránka obsahuje celý text zprávy, je nadepsána předmětem zprávy. Jednu z kategorií můžeme nastavit pro rychlé kliknutí. Potom je možné zprávu zařadit do kategorie klepnutím do ikony kategorie v seznamu zpráv.


Tisk zprávy

Odpověď

Hlasování

154

» Tento týden s dílčími volbami: Dnes, Včera, Tento týden, Minulý týden, Tento měsíc, Minulý měsíc, Tento rok, Minulý rok – období, v němž byly zprávy doručeny, » Zařazené do kategorií: vybraná kategorie, všechny kategorie či bez kategorie, » S příznakem: s libovolným příznakem, » Důležité: zprávy, kterým přiřadil odesílatel příznak Důležité, » Odeslané mně, kde jsem v poli Komu nebo Kopie, » Zobrazit položky, jejichž platnost brzy vyprší, » Další filtry: přejde do hledání za účelem nastavení parametrů. Ve všech případech se zobrazí kontextová karta HLEDÁNÍ, v níž můžeme upřesnit parametry hledání, především vybrat, zda se prohledává aktuální složka či všechny složky pošty. Práci s kontextovou kartou ukončíme klepnutím do tlačítka Ukončit hledání. Zobrazenou zprávu můžeme vytisknout:  v kartě SOUBOR v dílčí kartě Tisk klepnutím do tlačítka Tisk nebo  klávesovou zkratkou Ctrl P a klepnutím do tlačítka Tisk. V roli Petra Nováka přečteme zprávu, odsouhlasíme zaslání potvrzení o přečtení a odpovíme na zprávu Marie Sladké textem: Dobrý den, děkuji za diagram. Materiály pro poradu právě připojuji a brzy pošlu. S pozdravem Petr Novák Marie Sladká zobrazí Doporučenou poštu jako konverzace:  V kartě ZOBRAZENÍ ve skupině Konverzace zaškrtne pole Zobrazit jako konverzace.  V dialogovém okně Microsoft Outlook klepne do tlačítka Všechny složky.  V kartě ZOBRAZENÍ ve skupině Konverzace klepne do tlačítka Nastavení konverzace a zaškrtne Vždy rozbalovat konverzace. Seznam zpráv je nyní uspořádán dle data a konverzačních vláken. Marie Sladká tak vidí v jednom vláknu všechny zprávy související s její zprávou Materiály pro jednání. Zprávy z jiných složek než Doručená pošta jsou vypisovány kurzívou, např. zpráva Marie Sladké je ze složky Odeslaná pošta. V roli Marie Sladké napíšeme zprávu Petru Novákovi a Evě Kolínské s prosbou o stanovisko k barvě koberce do rekonstruované místnosti formou hlasování:  Ve složce Pošta v kartě DOMŮ ve skupině Nové klepneme do tlačítka Nový e-mail.  Do pole Komu zapíšeme Petr Novák; Eva Kolínská.  Do Předmětu zapíšeme Barva koberce.  Do textu zprávy zapíšeme Hlasujte pro barvu koberce do rekonstruované místnosti 18.  V kartě MOŽNOSTI ve skupině Sledování klepneme do tlačítka Použít hlasovací tlačítka a vybereme možnost VLASTNÍ.  Do pole Použít hlasovací tlačítka zapíšeme hodnoty černá, modrá, šedá, zelená.  Klepneme do tlačítka Zavřít. V roli Petra Nováka otevřeme zprávu a zahájíme hlasování jedním ze dvou způsobů:  Klepneme do odkazu na hlasování v záhlaví zprávy.  V kartě ZPRÁVA ve skupině Odpovědět klepneme do tlačítka Hlasovat. Za Petra Nováka vybereme modrou barvu. Výběr potvrdíme odesláním odpovědi klepnutím do tlačítka OK. Obdobně v roli Evy Kolínské vybereme zelenou barvu. V roli Marie Sladké otevřeme odeslanou zprávu. V kartě ZPRÁVA ve skupině Zobrazit klepneme do tlačítka Sledování. Můžeme prohlédnout výsledek hlasování (viz obr. 3-18). OBR. 3-18: SLEDOVÁNÍ VÝSLEDKŮ HLASOVÁNÍ

Kapitola 3: Exchange Další karty

155

Další příkazy pro práci s poštou jsou v dalších kartách:  karta Odesílání a příjem:  skupina Odeslat a přijmout: Outlook je prvotně nastaven tak, že příjem pošty provádí průběžně, odesílání okamžitě po odeslání zprávy.70 V případě potlačení automatického odesílání a příjmu můžeme ručně odeslat a přijmout poštu tlačítky: » Odeslat a přijmou u všech složek ( F9 ). » Aktualizovat složku ( Shift F9 ): Odeslání a příjem provedeme pro aktuální složku. » Odeslat vše: Odešle veškerou neodeslanou poštu. » Skupiny pro odesílání a přijímání: Poštovní účty můžeme seskupit.  skupina Stáhnout: » Zobrazit průběh: Po klepnutí do tlačítka Podrobnosti zobrazí graficky průběh odesílání a příjímání. » Zrušit vše: Potlačí rozpracované odesílání a přijímání.  skupina Server: Může stáhnout jen záhlaví všech zpráv (odesílatel, předmět, datum) ve složce nebo záhlaví zpráv označených ke stažení.  skupina Předvolby: » Telefonické připojení: Nastavení předvoleb vytáčení, pokud telefonní čísla vytáčíme Outlookem (např. eliminace mezinárodní předvolby, pokud se jedná o lokální telefonní číslo). » Předvolby stahování: Nastavení, zda budou stahována záhlaví nebo celé zprávy (položky). » Pracovat offline: Odpojení od odesílání a přijímání pošty. Offline režim umožňuje práci bez přijímání nové pošty.  karta Složka:  skupina Nové: » Nová složka: Vytvoří novou složku (např. 1 pracovní, 2 osobní, 3 nabídky) či její podsložku. » Nová složka výsledků hledání: Vytvoří složku, do níž se vyhledávají zprávy ze všech složek dle zadaných kritérií (např. pošta od určitých osob, velká pošta 71 apod.)  skupina Akce: » Upravit tuto složku výsledků hledání (pouze pro složky výsledků hledání): Úprava parametrů složky výsledků hledání, např. změna hranice velikosti souborů. » Přejmenovat složku. » Zkopírovat složku. » Přesunout tuto složku. » Odstranit tuto složku.  skupina Vyčistit: » Označit vše jako přečtené: Všechny zprávy ve složce označí jako přečtené.72 » Spustit pravidla: Spustí připravená pravidla ve složce, popř. i v podsložkách.73 » Vyčistit složku: V konverzaci ve stejné složce odstraní zprávy s duplicitním textem. Konverzačním vláknem mohou být zprávy Zpráva o služební cestě do Brna:  Marie Sladká: Dobrý den, posílám zprávu o služební cestě do Brna. S pozdravem Marie Sladká  Petr Novák: Dobrý den, děkuji za zprávu. S pozdravem Petr Novák  Marie Sladká: Není zač. Marie Sladká V poslední zprávě jsou obsaženy zprávy předchozí. Po vyčištění dojde k odstranění předchozích zpráv (do složky Odstraněná pošta). Funkce Čištění konverzací je užitečná 70

71

72 73

Interval odesílání a příjmu pošty lze nastavit, když v kartě SOUBOR klepneme do tlačítka Možnosti a v dílčí kartě Upřesnit zrušíme zaškrtnutí pole Při spojení odesílat okamžitě. Po klepnutí do tlačítka Odeslat a přijmout v možnostech můžeme nastavit pro jednotlivé účty či jejich skupiny podrobnější parametry. Je vhodné např. vytvořit složku hledání pro poštu větší než 1 MB. Občasná kontrola nutnosti uchovávat takové zprávy umožní racionálně využívat prostor pro uchovávání pošty. Z místní nabídky připojených souborů můžeme odebrat přílohu. Jednotlivou zprávu či více vybraných zpráv lze naopak označit jako nepřečtené z jejich místní nabídky. Pravidla lze definovat v kartě DOMŮ ve skupině Přesunout klepnutím do tlačítka Pravidla. Pravidla lze vytvářet pro přijatou i odeslanou poštu. Pravidlo se skládá z podmínky realizace pravidla a z akce pravidla.


156

zvláště u konverzací s velkým množstvím vzájemných odpovědí, zejména v případě mnoha příjemců. » Odstranit vše: Odstraní všechny zprávy ve složce. » Obnovit odstraněnou poštu: Nabídne k obnově seznam zpráv odstraněných ze složky.  skupina Oblíbené položky: » Zobrazit v oblíbených položkách: Zapne či potlačí zobrazení složky ve složce Oblíbené položky.  skupina Vlastnosti: » Nastavení automatické archivace: Lze nastavit např. přesouvání zpráv starších než 1 měsíc do lokálního datového souboru nebo dokonce zprávy odstranit. 74 » Oprávnění složky: Na jednotlivou složku může uživatel udělit práva různého rozsahu (čtení, zapisování, odstraňování) jiným uživatelům. Např. Petr Novák může udělit práva ke čtení své Doručené pošty Marii Sladké. Kromě práv na složku např. Doporučená pošta musí Petr Novák přidělit také práva na svůj poštovní účet alespoň na úrovni Viditelné.75 » Vlastnosti složky: Zobrazí komplexně vlastnosti složky v jednotlivých kartách (mj. Automatická archivace a Oprávnění).  karta Zobrazení: Zprávy můžeme zobrazovat různými připravenými zobrazeními, upravovat je či vytvářet svá zobrazení.

3.4 Kalendář Kalendář

Událost

Marie Sladká povede v kalendáři svůj kalendář, který bude zpřístupňovat na webu vybranému okruhu spolupracovníků. Dále povede Marie Sladká kalendář ředitele Petra Nováka, k jehož datovému souboru Outlooku bude mít v síti přístup. Vložíme první událost Marie Sladké:  Ve spodní části navigačního podokna (viz obr. 3-2) klepneme do tlačítka Kalendář. Zobrazí se zatím prázdný seznam událostí. V kartě DOMŮ ve skupině Uspořádat můžeme vybrat různá zobrazení kalendáře Den, Pracovní týden, Týden, Měsíc, Zobrazení časového plánu. V případě měsíce můžeme vybrat ze tří stupňů podrobnosti zobrazení. Zobrazíme celý týden.  Klepnutí do spouštěče dialogového okna skupiny Uspořádat můžeme nastavit kalendář, např. pracovní dny, které jsou zobrazeny v zobrazení Pracovní týden.  Klepnutím do tlačítka Nová otevřeme dialogové okno pro vložení dat o nové události. Zapíšeme údaje o události projednávání pracovní doby údržbářů (viz obr. 3-19). OBR. 3-19: DIALOGOVÉ OKNO UDÁLOST – PRACOVNÍ DOBA ÚDRŽBÁŘŮ

74

75

Archivace se provádí v pravidelných intervalech, které lze nastavit v možnostech v dílčí kartě Upřesnit v sekci Automatická archivace po klepnutí do tlačítka Nastavení automatické archivace. Automatická archivace také odstraňuje zprávy zneplatněné v zásadách. Marie Sladká v kartě SOUBOR klepne do tlačítka Nastavení účtu a zvolí příkaz Nastavení účtu. V seznamu v kartě E-mail klepne do účtu typu Exchange do tlačítka Změnit. Dále klepne do tlačítka Další nastavení. V kartě Upřesnit klepne do tlačítka Přidat. Zapíše jméno Petr Novák. Potom uvidí kromě svého účtu také účet Petra Nováka, v němž může prohlížet Petrem Novákem uvolněné složky.


157

 Událost zařadíme do kategorie Encián. V kartě UDÁLOST ve skupině Značky klepneme do tlačítka Zařadit do kategorií. Vybereme volbu všechny kategorie a doplníme novou kategorii Encián.  Po vyplnění údajů klepneme do tlačítka Uložit a zavřít. Událost se zobrazí v týdenním kalendáři (viz obr. 3-20). OBR. 3-20: TÝDENNÍ KALENDÁŘ

Komentář k zobrazení kalendáře: V kalendáři je již zobrazena další událost a úkol s termínem splnění 10. 4. 2014. Nepracovní doba je znázorněna modrým podbarvením. 76 Řádky kalendáře zastupují 30 minut.77 K jednotlivým dnům jsou vypisovány úkoly ke dni, na nějž je nastaven termín pro splnění úkolu.78  V pravém navigačním podokně je miniatura měsíčního kalendáře, popř. více měsíčních kalendářů, pokud pro ně dostatečný prostor, seznam dostupných kalendářů, popř. odkazy na základní operace s kalendáři, pokud na ně zbylo místo. Klepnutím do dne v miniatuře kalendáře můžeme zobrazit vybraný den, týden či měsíc. 79  Událost můžeme v kalendáři hledat také pomocí pole Hledání. Další událost budeme plánovat s účastí dalších účastníků a místnosti:  Nejprve v roli správce týmových webů vytvoříme místnost:  V Přehledu správce klepneme v sekci Exchange do odkazu Správa.  V samostatně otevřeném okně v kartě Uživatelé a skupiny v dílčí kartě Poštovní schránky rozbalíme nabídku tlačítka Nový a vybere volbu POŠTOVNÍ SCHRÁNKA MÍSTNOSTI. Pro školící a počítačovou místnost 28 zadá parametry: » Název místnosti: 28 školící počítačová místnost » E-mailová adresa: [email protected]    

Plánování

76

77

78

79

Pracovní dobu můžeme změnit klepnutím do spouštěče dialogového okna skupiny Uspořádat v kartě DOMŮ nebo klepnutím do karty SOUBOR a tlačítka Možnosti v dílčí kartě Kalendář. V sekci Pracovní doba upravíme pole Čas zahájení a Čas ukončení. Měřítko lze změnit, když klepneme pravým tlačítkem do časové osy. Z místní nabídky můžeme vybrat 60, 30, 15, 10, 6 a 5 minut. Klepnutím pravým tlačítkem do řádku Řazení úkolů podle zobrazíme místní nabídku, v níž můžeme zadat zobrazování úkolů podle počátečního data plnění úkolu. Když po klepneme do spouštěče dialogového okna skupiny Uspořádat v kartě DOMŮ a v sekci Možnosti zobrazení zaškrtneme pole Zobrazovat čísla týdnů v měsíčním zobrazení a v tabulce dat, budou do miniatury doplněna čísla týdnů. Čísla týdnů potom také nahradí datové intervaly v levé části měsíčního kalendáře.


158

» » » »

Umístění: 2. podlaží Telefon: 280 Kapacita: 18 Delegáti: Eva Kolínská (po zaškrtnutí pole Vyberte delegáty, kteří mají přijmout nebo odmítnout žádosti o rezervaci).  V roli Marie Sladké vložíme žádost o schůzku:  V Outlooku v kartě DOMŮ ve skupině Nový klepneme do tlačítka Nová schůzka.  Klepneme do tlačítka Komu a vybereme účastníky Petr Novák, Marie Sladká.  Do pole Předmět vyplníme text Školení Office 365.  Klepneme do tlačítka Místnosti a vybereme dvě místnosti 18 školící počítačová místnost a 28 školící počítačová místnost.  Zadáme pole: » Čas zahájení: 9. 4. 2014 9:00 » Konec: 9. 4. 2014 17:00  V kartě SCHŮZKA ve skupině Zobrazit klepneme do tlačítka Pomocník pro plánování. Zobrazí se grafický přehled dostupnosti zdrojů a účastníků (viz obr. 3-21, žádat o rezervaci místnosti je možné maximálně 180 dnů dopředu, proto je v obrázku stav k 9. srpnu 2012). OBR. 3-21: POMOCNÍK PRO PLÁNOVÁNÍ PŘED SCHVÁLENÍM

» V levé části je seznam účastníků, ikonami jsou odlišeny organizátor schůzky, povinný účastník, zdroj (místnost nebo zařízení). Zde bychom mohli doplnit další účastníky, včetně zdrojů. » V horní části je nastaveno pro přehlednost zobrazení na 75 %. » V diagramu vidíme dostupnost jednotlivých účastníků.  Marie Sladká je zaneprázdněna předchozí den v čase 14 – 16 a nezveřejňuje podrobnosti. Předchozí den Marie Sladká podala žádost o rezervaci místnosti 28 na čas 14 – 16, žádost není dosud schválena, proto je zobrazena nezávazně.  Petr Novák sdílí kalendář s Marií Sladkou, která vidí, že v den školení Petr Novák má v kalendáři akci Konference Lync v čase 8 – 8:45.


159

 Místnost 18 je v den školení rezervována v čase 9 – 16 pro akci Školení Project. Událost je zapsána správcem (delegátem) místnosti přímo do kalendáře místnosti 80.  Zahájení plánované události je zobrazeno zelenou svislou čarou, konec červenou svislou čarou. Čas mezi těmito čarami je vybarven šedou barvou. Tažením za čáry můžeme upravovat začátek a konec.  Vpravo jsou zobrazeny dostupné místnosti ze seznamu místností, které jsme vybrali. V našem případě je to pouze místnost 28. Pod seznamem dostupných místností jsou nabídky časů konání události v půlhodinových intervalech začátku. K jednotlivým variantám jsou dopsány případné konflikty s časovými možnostmi účastníků (např. časy 8 – 16, 8:30 – 16:30 jsou v konfliktu s dostupností Petra Nováka). Pro jednotlivé varianty je vypisován počet dostupných místností (v našem případě 1). » Zrušíme zaškrtnutí místnosti 18 v levém seznamu účastníků » Vlevo nahoře (v režimu Událost či Pomocník pro plánování) klepneme do tlačítka Odeslat. » Událost je zapsána do kalendáře Petr Nováka jako nezávazná, neboť jím není ještě schválena. » Marii Sladké přijde e-mail o přijetí žádosti, která čeká na schválení.  Eva Kolínská provede v kalendáři místnosti 28 schválení rezervace. » Otevře poklepáním událost. » Klepne do tlačítka Přijmout. (Dále jsou nabízena tlačítka Nezávazně, Odmítnout.) » V nabídce vybere příkaz ODESLAT ODPOVĚĎ NYNÍ. (Dále jsou nabízeny příkazy PŘED ODESLÁNÍM UPRAVIT ODPOVĚĎ, NEODESÍLAT ODPOVĚĎ.)  Marii Sladké přijde odpověď s parametry: » Předmět: Přijato: Marie Sladká » Od: Eva Kolínská za uživatele 28 školící počítačová místnost » Informační zpráva: Eva Kolínská přijal(a) tuto schůzku za uživatele 28 školící počítačová místnost.  V pomocníkovi pro plánování je již zobrazena událost v místnosti 28 ve stavu Zaneprázdněn se zobrazením rezervující Marie Sladké. Událost je uvedena ve stavu Zaneprázdněn také pro Marii Sladkou. Pro Petra Nováka je zatím nezávazná. OBR. 3-22: POMOCNÍK PRO PLÁNOVÁNÍ PO SCHVÁLENÍ

Sdílení kalendáře

 Petr Novák (či Marie Sladká jako oprávněná osoba v jeho kalendáři) provedou přijmutí události. » Poklepáním otevře událost. » V kartě SCHŮZKA ve skupině Odpovědět klepne do tlačítka Přijmout a vybere příkaz ODESLAT ODPOVĚĎ. » Událost je již ve stavu Zaneprázdněn. Marie Sladká spravuje kalendář nadřízenému Petru Novákovi. Standardně zaměstnanec firmy vidí do kalendářů svých firemních kolegů na úrovni informací o volném čase, tj. pro události se zobrazují pouze stavy Zaneprázdněn, Nezávazně, Mimo kancelář, Volno.81

80

81

Zápis do kalendáře místnosti může delegát provést v aplikaci Outlook Web App. Otevře svůj kalendář a v horním panelu nástrojů klepne do tlačítka Sdílet a vybere volbu PŘIDAT KALENDÁŘ. Do pole Kalendář z vaší organizace zapíše název kalendáře a klepne do tlačítka OK. Petr Novák může potlačit i zobrazování informací o volném čase, když v zobrazení kalendáře v kartě DOMŮ ve skupině Sdílení klepne do tlačítka Oprávnění ke kalendáři. V dialogovém okně Vlastnosti – Kalendář potom změní nastavení pro výchozí uživatele v sekci Číst z hodnoty Informace o volném čase na Žádné.


Delegace

160

Petr Novák bude sdílet kalendář s Marií Sladkou:  Petr Novák v zobrazení kalendáře v kartě DOMŮ ve skupině Sdílení klepne do tlačítka Sdílet kalendář.  Otevře se e-mailová zpráva Sharing invitation: Petr Novák – kalendář.  Zaškrtne pole Požádat o oprávnění k zobrazení složky Kalendář příjemce. Předmět se změní na Sharing request: Calendar.  Do pole Komu vybere Marie Sladká.  Ponechá zaškrtnuté pole Povolit příjemci zobrazení složky Kalendář.  V poli Podrobnosti může vybrat: » Pouze dostupnost: Čas bude zobrazen pouze stavem Volno, Zaneprázdněn, Nezávazně nebo Mimo kancelář (standardní stav). » Omezené podrobnosti: Zobrazena bude dostupnost a předměty událostí kalendáře. » Úplné podrobnosti: Zobrazena bude dostupnost a úplné podrobnosti událostí kalendáře. Petr Novák vybere poslední možnost  Po odeslání se zobrazí hlášení o sdílení kalendáře s Marií Sladkou, které Petr Novák potvrdí.  Marie Sladká bude mít nadále oprávnění Revidující, tj. bude moci číst podrobnosti z kalendáře, nebude však moci do kalendáře zapisovat.  Marie Sladká je e-mailem rovněž požádána o sdílení svého kalendáře. (Předpokládá se, že Petr Novák současně s poskytnutím svého kalendáře, žádá protějšek také o sdílení jeho kalendáře.) V záhlaví e-mailové zprávy klepne do tlačítka Povolit. Otevře se odpovídající email, v jehož záhlaví vybere Marie Sladká Úplné podrobnosti a e-mail odešle.  Marie Sladká doplní kalendář Petra Nováka do seznamu svých kalendářů. V kartě DOMŮ ve skupině Spravovat kalendáře klepne do tlačítka Otevřít kalendář a vybere příkaz Z ADRESÁŘE. Z adresáře vybere Petra Nováka. Kalendář Petra Nováka se doplní do skupiny kalendářů Sdílené kalendáře a otevře se vedle kalendáře Marie Sladké. Marie Sladká nemůže odstranit, editovat, ani doplnit události v kalendáři Petra Nováka. Pokud se snaží doplnit novou událost, je jí nabídnuto vytvoření žádosti o schůzku.  Petr Novák rozšíří oprávnění ke kalendáři. V kartě DOMŮ ve skupině Sdílení klepne do tlačítka Oprávnění ke kalendáři. V horní části vybere Marii Sladkou a změní jí úroveň oprávnění z Revidující na Vlastník. Marie Sladká potom bude moci zapisovat a editovat události v kalendáři Petra Nováka. Pokud Marie Sladká vytvoří novou událost, vytvoří se pozvání pro Petra Nováka. Petr Novák komplexně deleguje svá práva na Marii Sladkou:  V kartě SOUBOR v dílčí kartě Informace klepne do tlačítka Nastavení účtu a vybere příkaz PŘÍSTUP DELEGÁTA. V dialogovém okně Delegáti klepne do tlačítka Přidat a vybere Marii Sladkou.  V dialogovém okně Delegovat oprávnění nastaví práva pro Marii Sladkou (viz obr. 3-23). OBR. 3-23: DIALOGOVÉ OKNO DELEGOVAT OPRÁVNĚNÍ

 Po zadání parametrů klepne do tlačítka OK.


Překryv kalendářů

161

 V dialogovém okně Delegáti zaškrtne ve spodní části pro pole Doručovat žádosti o schůzky, kterou jsou adresovány mně, a odpovědi na žádosti o schůzky, jejichž jsem organizátorem, těmto uživatelů volbu Moji delegáti a já.  Petr Novák musí ještě zpřístupnit Marii Sladké vybrané složky své pošty:  Zobrazí složku Doručená pošta. V kartě SLOŽKA klepne ve skupině Vlastnosti do tlačítka Oprávnění složky.  Klepne do tlačítka Přidat a přidá Marii Sladkou, které přiřadí Úroveň oprávnění o hodnotě Šéfredaktor.  Marie Sladká přidá do svého profilu Petra Nováka:  V kartě SOUBOR klepne do tlačítka Nastavení účtu a zvolí příkaz Nastavení účtu. V seznamu v kartě E-mail klepne do účtu typu Exchange a do tlačítka Změnit.  Dále klepne do tlačítka Další nastavení. V kartě Upřesnit klepne do tlačítka Přidat. Zapíše jméno Petr Novák. Potom uvidí kromě svého účtu také účet Petra Nováka.  Marie Sladká může nyní také odesílat poštu jménem Petra Nováka:  V kartě DOMŮ klepne ve skupině Nové do tlačítka Nový e-mail.  V okně zprávy klepne do tlačítka Od a vybere volbu JINÁ E-MAILOVÁ ZPRÁVA.  Opět klepne do tlačítka Od a vybere Petra Nováka. Výběr potvrdí tlačítkem OK.  Nyní bude zpráva odeslána jménem Petra Nováka.  Příště již bude Petr Novák v seznamu rozbalovaném z tlačítka Od. Kalendáře jsou zobrazeny vedle sebe a jsou barevně odlišeny (viz obr. 3-24). Klepnutím do tlačítka Zobrazit v překryvném režimu na začátku nadpisu kalendáře Petra Nováka můžeme kalendáře překrýt (viz obr. 3-25). OBR. 3-24: KALENDÁŘE ZOBRAZENÉ VEDLE SEBE

OBR. 3-25: KALENDÁŘE V PŘEKRYVNÉM REŽIMU

Kapitola 3: Exchange Nový kalendář

Skupiny kalendářů

Kalendář e-mailem

162

Marie Sladká může založit také své další kalendáře, když v kartě DOMŮ ve skupině Spravovat kalendáře klepne do tlačítka Otevřít kalendář a vybere příkaz VYTVOŘIT NOVÝ PRÁZDNÝ KALENDÁŘ. Mohla by tak vytvořit kalendář událostí svých dětí. Opakovanou práci s více kalendáři umožňují skupiny kalendářů. V kartě DOMŮ ve skupině Spravovat kalendáře můžeme po klepnutí do tlačítka Skupiny kalendářů vytvořit novou skupinu a do ní přesunout některé kalendáře či přímo vytvořit skupinu z právě otevřených kalendářů. Marie Sladká chce předat svůj kalendář odběratelům firmy Encián. Nabízí se dvě možnosti:  poslat kopii kalendáře emailem,  publikovat kalendář na webu s pravidelnou automatickou aktualizací. Postup poslání kopie kalendáře e-mailem:  V kartě DOMŮ ve skupině Sdílení klepneme do tlačítka Odeslat kalendář e-mailem.  V dialogovém okně Odeslat kalendář e-mailem upravíme:  Kalendář: Kalendář  Rozsah kalendářních dat: zvolíme Zadat data...  Začátek: 8. 4. 2014  Konec: 22. 4. 2014  Podrobnosti: Úplné podrobnosti  Upřesnit / Rozložení e-mailu: Denní plán Do nového e-mailu se vloží kalendář formou HTML obsahu (viz obr. 3-26). OBR. 3-26: KALENDÁŘ V E-MAILU


Aktualizovaný kalendář na webu

163

Do e-mailové zprávy se vloží také kalendář jako připojený soubor ve formátu ics. Soubory v tomto formátu lze otevřít v Outlooku (jako samostatný kalendář ve skupině Jiné kalendáře, když v kartě SOUBOR kleneme do tlačítka Otevřít a vybereme OTEVŘÍT KALENDÁŘ). Postup publikace kalendáře na webu:  V kartě DOMŮ ve skupině Sdílení klepneme do tlačítka Publikovat online a vybereme příkaz PUBLIKOVAT TENTO KALENDÁŘ82.  Z místní nabídky vybereme volbu PUBLIKOVAT V INTERNETU, PUBLIKOVAT DO SLUŽBY OFFICE ONLINE.  V dialogovém okně Publikování kalendáře (viz obr. 3-27) rozšíříme podrobnosti publikování na Úplné podrobnosti. Při úrovni přístupu Omezený přístup nebude možné kalendář vyhledat na Internetu, čtenář musí znát webovou adresu kalendáře. Po klepnutí do tlačítka Spustit publikování se zobrazí Odkazy na kalendář ve spodní části okna a doplní se tlačítko Ukončit publikování, kterým můžeme publikování kdykoliv zastavit. OBR. 3-27: DIALOGOVÉ OKNO PUBLIKOVAT KALENDÁŘ

 Po zahájení publikování je v Outlook Web Apps z tlačítka Sdílet dostupný příkaz ODESLAT ODKAZY NA TENTO KALENDÁŘ, který otevře e-mail s pozváním na adresu kalendáře a pro přihlášení k odběru kalendáře.  Po přihlášení k odběru se oslovené osobě zařadí publikovaný kalendář do skupiny Jiné kalendáře.  O soukromých událostech kalendáře nejsou publikovány podrobnosti, pouze informace o volném čase. V publikovaných kalendářích nemohou sdílející osoby provádět změny Pokud máme zobrazeno vedle sebe více kalendářů, můžeme mezi nimi kopírovat události:  Z kalendáře sdíleného na webu můžeme tažením kopírovat události do svého kalendáře, nikoliv však opačným směrem. Aktualizace webových kalendářů probíhá jejich pravidelnou aktualizací.  Pokud je kalendář sdílen formou sdílení kalendáře ze serveru Exchage, můžeme kopírovat události oběma směry. Pokud při tažení události držíme současně klávesu Shift, provede se přesun události mezi kalendáři. Obdobně jako pro kontakty lze upravovat zobrazení kalendáře a vytvářet nová v katě ZOBRAZENÍ ve skupině Aktuální zobrazení. 82

Pokud by selhalo publikování z Outlooku, můžeme publikovat z Outlooku Web App. V horním panelu nástrojů klepneme do tlačítka Sdílet a vybereme PUBLIKOVAT TENTO KALENDÁŘ NA INTERNET.


164

3.5 Úkoly

Úkol z e-mailu

Samostatné úkoly

V Outlooku můžeme evidovat své úkoly, kterým můžeme přiřadit datum zahájení, termín splnění, popř. termín připomenutí. Jako úkol pro zpracování můžeme příznakem označit i zprávu z pošty nebo kontakt. Marie Sladká vytvoří úkoly:  úkol k e-mailové zprávě Materiály pro jednání porady vedení,  samostatné úkoly k projektu Start rekonstrukce zasedací místnosti 18 na školící počítačovou místnost. Marie Sladká obdržela e-mail do ředitele Petra Nováka s poděkováním za diagram a příslibem zaslání materiálů pro poradu 11. 4. 2014. Opatřila je příznakem pro další zpracování:  Zobrazila odpověď Petra Nováka.  V kartě DOMŮ ve skupině Značky klepnula do tlačítka Zpracovat a vybrala příkaz PŘIDAT PŘIPOMENUTÍ. V dialogovém okně Vlastní upraví parametry příznaku:  Příznak: ponechá Zpracovat,  Počáteční datum: ponechá Nikdy,  Termín splnění: zadáme 9. 4. 2014  Připomenutí: 7. 4. 2014, 12:00 Informace o parametrech příznaku se zobrazí v záhlaví e-mailu:  Odkaz na e-mail je uveden v seznamu úkolů ve skupině Později. Marie Sladká eviduje dále své samostatné úkoly, které nejsou navázány na e-maily. Zadáme její první úkol – rozpočet vybavení místnosti, který má od 9. 4. 2014 nejpozději do 10. 4. 2014 připravit pro rekonstrukci zasedací místnosti na školící počítačovou místnost:  Ve spodní části navigačního podokna (viz obr. 3-2) klepneme do tlačítka Úkoly. V tabulce se zobrazí zatím prázdný seznam úkolů. V kartě DOMŮ ve skupině Nový klepneme do tlačítka Nový úkol. Otevřeme tak dialogové okno pro vložení dat o novém úkolu. Zapíšeme údaje o úkolu (viz obr. 3-28). OBR. 3-28: DIALOGOVÉ OKNO ÚKOL – OBECNÉ INFORMACE

 Zaškrtnutím připomenutí můžeme nastavit čas, kdy budeme upozorněni na termín dokončení úkolu83.  Klepnutím do tlačítka Podrobnosti zobrazíme další pole informací o úkolu, v nichž doplníme pole Celková práce a Společnost (viz obr. 3-29).

83

Výchozím datem připomenutí je termín splnění, výchozí čas lze nastavit v kartě SOUBOR klepnutím do tlačítka Možnosti, v dílčí kartě Možnosti v sekci Možnosti úkolů v poli Výchozí čas připomenutí.


165

OBR. 3-29: DIALOGOVÉ OKNO ÚKOL – PODROBNOSTI

Obdobně doplníme úkoly dle následující tabulky Předmět Zahájení Splnění Práce Společnost výběr a objednání nábytku 14. 4. 2014 16. 4. 2014 1,5 dny Encián výběr, objednání propagačních materiálů 16. 4. 2014 16. 4.2014 1 den Encián rozeslání pozvánek 17. 4. 2014 18. 4. 2014 2 dny Encián objednání občerstvení 21. 4. 2014 21. 4. 2014 2 hodiny Encián kontrola provádění rekonstrukčních prací Encián úklid před návštěvou babičky doma telefonovat babičce doma reinstalace počítače doma poslechnout poslední podcasty doma záznam cestopisného pořadu doma K úkolům doplníme kategorii shodnou se Společností. Úkoly můžeme zobrazit různými připravenými zobrazeními (viz obr. 3-30, v němž je použito nové zobrazení Dle kategorie, které je kopií zobrazení Stručný seznam v uspořádání Kategorie seskupené dle Kategorie, řazení seskupení je sestupně, řazení úkolů dle Termínu splnění a Předmětu vzestupně, doplněny jsou pole Hotovo a Stav; u dvou úkolů je naznačeno sledování plnění úkolu, plnění na 100 % lze rychle zadat zaškrtnutím pole Dokončeno, úkol je potom přeškrtnut). OBR. 3-30: SEZNAM ÚKOLŮ V ZOBRAZENÍ PODLE KATEGORIE

Kapitola 3: Exchange Časová osa úkolů

166

Zajímavé je zobrazení Časová osa úkolů (viz obr. 3-31, v němž jsme z místní nabídky časové osy zadali měsíční zobrazení a přešli jsme na 5. 4. 2014, v rámci dalšího nastavení jsme zaškrtnuli pole Zobrazit popisky v zobrazení typu měsíc). OBR. 3-31: SEZNAM ÚKOLŮ V ZOBRAZENÍ ČASOVÁ OSA ÚKOLŮ

Přiřazení úkolu

Zobrazení úkolů

Úkol můžeme v sekci Spravovat úkol pomocí tlačítka Přiřadit úkol v dialogovém okně Úkol (viz obr. 3-28) přiřadit některému svému kontaktu. Přiřazení probíhá opět emailem. Oslovený adresát odpoví klepnutím do tlačítka Přijmout či Odmítnout. Zadavatel potom může být e-mailem informován o průběhu plnění úkolu. Úkoly se promítají i do dalších částí Outlooku.  Ve všech částech je zobrazen po pravé straně Panel úkolů, který se skládá ze tří částí:  Tabulka dat: miniatura kalendáře aktuálního měsíce či více měsíců, klepnutím na datum zobrazíme kalendář vybraného dne.  Události: zobrazují se nejbližší události, poklepáním na událost můžeme zobrazit dialogové okno s jejími detaily.  Seznam úkolů: Zobrazuje se seznam úkolů seskupený podle termínu plnění, klepnutím do řádku Uspořádát podle můžeme zvolit jiné kritérium uspořádání. Z panelu úkolů můžeme zadat přímo nový úkol.84  V kalendáři jsou úkoly uvedeny v dolní části dne pod dnem, v němž mají být splněny (popř. podle počátečního data zahájení, když takto zadáme zobrazení z místní nabídky).

3.6 Poznámky Poznámky

Jednoduchým druhem informací evidovaných v Outlooku jsou poznámky. V levém navigačním podkoně jsou zastoupeny tlačítkem bez textu. 85 V našem případě vytvoříme pouze dvě poznámky (viz obr. 3-32). OBR. 3-32: POZNÁMKY

84

85

Z místní nabídky panelu nebo v kartě ZOBRAZENÍ ve skupině Rozložení klepnutím do tlačítka Panel úkolů můžeme změnit nastavení panelu úkolů. Lze je doplnit do seznamu dalších objektů, když za tlačítky klepneme do úzkého tlačítka Konfigurace tlačítek a z nabídky vybereme ZOBRAZIT VÍCE TLAČÍTEK.


167

Pro zobrazení poznámek je vhodné zapnout podokno čtení. V kartě ZOBRAZENÍ ve skupině Rozložení klepneme do tlačítka Podokno čtení a vybereme příkaz DOLE. Poklepáním na poznámku se poznámka otevře v samostatném okně. Také poznámky můžeme zařazovat do kategorií, od nichž přebírají svou barvu. Název poznámky se přebírá z prvního řádku poznámky. Formátování textu poznámek není možné. Poznámky lze editovat pouze v aplikaci Outlook. Při použití webového rozhraní Outlook Web App je možné poznámky pouze prohlížet. Jsou zobrazeny jako složka Poznámky v poště uživatele. Poznámku je možné předat dále jako e-mailovou zprávu.

3.7 Deník Aktivace deníku

Outlook může pomoci sledovat čas vynaložený na jednotlivé pracovní projekty. K tomu slouží Deník. Deník je nutné nejprve aktivovat. V kartě SOUBOR klepneme do tlačítka Možnosti. V dílčí kartě Poznámky a deník klepneme do tlačítka Možnosti deníku. V dialogovém okně Možnosti deníku zaznamenáme akce, které se budou do deníku automaticky zaznamenávat (viz obr. 3-33). Vybrané akce budou evidovány v deníku, do něhož můžeme přidat další záznamy. OBR. 3-33: DIALOGOVÉ OKNO MOŽNOSTI DENÍKU

Ruční záznam do deníku

Do deníku můžeme vkládat záznamy také ručně. V kartě DOMŮ ve skupině Nový klepneme do tlačítka Položka deníku a vyplníme dialogové okno Deník (viz obr. 3-34). Nejčastěji jsou využívány typy položek záznamu Úkol nebo Telefonní hovor. Čas strávený položkou v deníku můžeme zaznamenat automaticky pomocí časovače. Položky deníku je možné zařadit do kategorií. OBR. 3-34: DIALOGOVÉ OKNO DENÍK

Deník je prvotně zobrazen na časové ose. Je možné zobrazit jej i v jiných zobrazeních, modifikovat je či vytvořit vlastní zobrazení. Deník může být zdrojem pro vykazování času práce v jednotlivých projektech, které můžeme odlišit pomocí pole Společnost či kategorií.


Deník v navigačním podokně

168

Při vytáčení telefonního čísla z kontaktů (tlačítkem Vytočit) je možné automaticky vytvořit novou položku deníku pro volání (zaškrtnutím pole Pro nové volání novou položku deníku v dialogovém okně Nové volání). Tlačítko deníku můžeme přidat do navigačního podokna. V dolní části navigačního podokna za tlačítky klepneme do úzkého tlačítka Konfigurace tlačítek a z nabídky vybereme MOŽNOSTI NAVIGAČNÍHO PODOKNA. Zaškrtneme volbu Deník a tlačítkem Nahoru ji posuneme o tři pozice nahoru. Opět klepneme do tlačítka Konfigurace tlačítek a vybereme ZOBRAZIT VÍCE TLAČÍTEK. Deník nelze zobrazit ve webovém rozhraní Outlook Web App. Pro úplnost dodejme, že z levého navigačního podokna můžeme ještě:  zobrazit seznam složek všech objektů Outlooku klepnutím do tlačítka Seznam složek,  vytvořit seznam zástupců libovolných sloužek klepnutím do tlačítka Zástupci86. Navigační podokno i Panel úkolů můžeme minimalizovat  klepnutím do tlačítka Minimalizovat navigační podokno či Zmenšit panel úkolů nebo  v okně Zobrazení ve skupině Rozložení klepnutím do tlačítka Navigační podokno nebo Panel úkolů a výběrem volby MINIMALIZOVANÉ.

3.8 Outlook Web App

Outlook Web App

Outlook Web App Light

Nastavení prohlížeče

Pošta

Aplikaci Outlook Web App spustíme po přihlášení k Office 365 (z adresy https://portal.onmicrosoft.com), když klepneme do horního odkazu Outlook. Aplikace Outlook Web App umožňuje přistupovat k poště, kalendářům, kontaktům, úkolům a ke čtení poznámek prostřednictvím webového prohlížeče. Prohlížeč musí podporovat standardy HTML 3.287 a ECMA88. Lze použít:  Internet Explorer 7 a novější verze,  Firefox 3.0.1 a novější verze,  Chrome 3.0.195.27 a novější verze,  Safari 3.1 a novější verze a další. Pokud používáme webový prohlížeč, který nepodporuje všechny funkce, otevře se aplikace Outlook Web App ve verzi Light, která je optimalizována pro starší verze prohlížečů a pro postižené uživatele (nevidomé a slabozraké). Nabízí méně funkcí a některé operace v ní mohou probíhat rychleji. Pro správné fungování aplikace Outlook Web App je vhodné nastavit v prohlížeči:  povolení souborů cookie relací (např. v Internet Exploreru lze nastavit po příkazu NÁSTROJE, MOŽNOSTI v kartě Osobní údaje nastavení zóny Internetu nebo po klepnutí do tlačítka Upřesnit),  povolení jazyka JavaScript (např. v Internet Exploreru lze nastavit po příkazu NÁSTROJE, MOŽNOSTI v kartě Zabezpečení po klepnutí do tlačítka Vlastní úroveň),  potlačení blokování automaticky otevíraných oken (např. v Internet Exploreru lze potlačit po příkazu NÁSTROJE, MOŽNOSTI v kartě Osobní údaje v sekci Blokování automaticky otevíraných oken). Základní možnosti aplikace Outlook Web App dostupné v panelu nástrojů:  Pošta  Nový: Editace nové e-mailové zprávy, popř. nové žádosti o schůzku.  Odstranit: Odstraní vybranou zprávu.  Přesunout: Přesune nebo zkopíruje zprávu do jiné složky.  Filtr: Zobrazí pouze vybrané zprávy (Odesláno mně, Kopie pro mě, Nepřečteno, vybraná kategorie, vybraný odesílatel, s příznakem, vysoká důležitost, s přílohami).  Zobrazení: Nastavení konverzací a podokna čtení (Vpravo, Dole, Vypnuto).

86

87

88

Z místní nabídky zástupců vybereme příkaz NOVÝ ZÁSTUPCE a vybereme složku informací Outlooku. Prvotně připravenou skupinu Zástupci můžeme přejmenovat. Můžeme také vytvořit další skupiny zástupců. HTML 3.2 je specifikace W3C pro jazyk HMTL vyvinutá v roce 1996 spolu s firmami IBM, Microsoft, Netscape Communications Corporation, Novell, Sun Microsystems. W3C (World Wide Web Consortium) je mezinárodní společenství, které vyvíjí webové standardy. ECMA je mezinárodní nevýdělečná organizace pro informace a komunikační systémy. Zaměřuje se na specifikaci standardů.

Kapitola 3: Exchange Kalendář

169

 Kalendář (viz obr. 3-35) OBR. 3-35: KALENDÁŘ V OUTLOOK WEB APP

   

Kontakty

Úkoly

Nový: Editace nové schůzky či žádosti o schůzku, popř. nového e-mailu. Odstranit: Odstranění vybrané schůzky (události). Přejít na dnešní den: Aktuální zobrazení přejde na dnešní datum. Zobrazení dne, Zobrazit pracovní dny, Zobrazení týdne, Zobrazení měsíce: Výběr uspořádání kalendáře.  Sdílet: » PŘIDAT KALENDÁŘ: Přidání kalendáře dostupného v organizaci či z Internetu do seznamu kalendářů uživatele. » SDÍLET TENTO KALENDÁŘ: Pozvánka jinému uživateli ke sdílení kalendáře v organizaci. » ZMĚNIT OPRÁVNĚNÍ SDÍLENÍ: Změnit rozsah sdílení kalendáře s jednotlivými uživateli (Informace o volném čase, Informace o volném čase včetně předmětu a místa konání, Všechny informace). » ODESLAT ODKAZ NA TENTO KALENDÁŘ: Odeslání odkazu na kalendář nebo na odběr kalendáře (sdílení z Internetu). » ZMĚNIT NASTAVENÍ PUBLIKOVÁNÍ: Nastavení rozsahu publikování kalendáře na Internetu.  Zobrazení: Zapnutí podokna čtení (jedině vpravo) nebo vypnutí podokna čtení.  Vytisknout tento kalendář: Kalendář lze vytisknout v zobrazení dne, týdne či měsíce. Tisk lze upřesnit společně pro všechna zobrazení (dny kalendáře, možnost vytisknout na zvláštní list navíc podrobný program) nebo pro různá zobrazení: » Den: možnost vytisknout pravý sloupec pro ruční poznámky. » Týden: sloupcové či řádkové uspořádání, tisk či potlačení tisku pracovních dnů. » Měsíc: tisk či potlačení tisku pracovních dnů.  Kontakty  Nový: Editace nového kontaktu či skupiny, popř. nové e-mailové zprávy.  Odstranit: Odstraní vybraný kontakt.  Přesunout: Přesune nebo zkopíruje kontakt do jiné složky.  Zobrazení: Zobrazení podokna čtení vpravo či dole nebo potlačení zobrazení podokna čtení.  Zkontrolovat zprávy: Aktualizace kontaktů ze serveru.  Import: Importuje kontakty ze souboru ve formátu csv.  Úkoly  Nový: Editace nového úkolu, popř. nové e-mailové zprávy.  Odstranit: Odstraní vybraný úkol.  Přesunout: Přesune nebo zkopíruje úkol do jiné složky.  Použít kategorie: Zařadí úkol do kategorie či více kategorií.


170 OBR. 3-36: ÚKOLY V

Poznámky Možnosti Outlook Web App

OUTLOOK WEB APP

 Označit jako splněný: Označí vybraný úkol jako splněný. Označení je možné provést také klepnutím do zaškrtávacího pole před názvem úkolu.  Zobrazení: Zobrazení podokna čtení vpravo či dole, potlačení zobrazení podokna čtení.  Zkontrolovat zprávy: Aktualizace úkolů ze serveru.  Poznámky Poznámky jsou zobrazeny jako složka Poznámky v poště uživatele. Poznámky je možné pouze prohlížet, nikoliv editovat. Poznámku je možné předat dále jako e-mailovou zprávu. Klepnutím do tlačítka Možnosti v pravém horním rohu okna Outlooku Web App můžeme nastavit možnosti:  Nastavit automatické odpovědi.  Vytvořit pravidlo doporučené pošty.  Zobrazit všechny možnosti (nastavení pošty v Office 365, mj. stav využití prostoru pro poštu).  Vybrat motiv (barevné řešení okna Outlooku Web App).

3.9 Exchange na mobilních zařízeních

Přidání účtu na mobil

Pošta na mobilu

Data ze serveru Exchange lze prohlížet i editovat na mobilních zařízeních – „chytrých“ mobilech, tabletech a dalších zařízeních. Dále budeme demonstrovat práci s daty ze serveru Exchange na mobilních telefonu s operačním systémem Windows Phone 7.5 (Mango) s datovým tarifem či přístupem k Internetu pprostřednictvím wifi. V roli Marie Sladká musíme nejprve na mobil přidat svůj účet:  Z úvodní nabídky klepneme do dlaždice Nastavení.  V kartě Systém klepneme na odkaz E-mail a účty.  V kartě E-mail+účty klepneme do odkazu Přidat účet.  Na obrazovce Přidejte účet vybereme odkaz Outlook (Dále se nabízí Windows Live, Google, Jiný účet a další).  Na obrazovce Outlook vyplníme pole:  E-mailová adresa: [email protected]  Heslo: Vyplníme heslo. Klepneme do tlačítka Přihlásit.  Na další obrazovce Office 365 klepneme do tlačítka Potvrdit.  Z úvodní nabídky opět klepneme do dlaždice Nastavení.  V kartě Systém klepeme na odkaz E-mail a účty.  V kartě E-mail+účty klepneme do odkazu Outlook.  Na obrazovce Nastaveni účtu Outlook změníme pole:  Název účtu: Outlook Sladká Postupně prohlédneme data ze serveru Exchange:  Pošta  Z úvodní nabídky klepneme do (poslední) dlaždice Outlook Sladká.  K dispozici jsou karty Vše, Nepřečteno, S příznakem, Naléhavé.


171

 Klepnutím do e-mailu v seznamu pošty prohlédneme vybranou zprávu (viz obr. 3-37). OBR. 3-37: POŠTA VE WINDOWS PHONE

Kontakty na mobilu

 Kontakty  Z úvodní nabídky klepneme do dlaždice Lidé.  K dispozici jsou karty Vše, Novinky, Nedávné.  Klepnutím do tlačítka s počátečním písmenem (např. k, n, s) zobrazíme seznam písmen a můžeme snadno přeskočit na kontakty s vybraným počátečním písmenem.  Klepnutím do kontaktu v seznamu kontaktů prohlédneme vybraný kontakt (obr. 3-38). OBR. 3-38: KONTAKTY VE WINDOWS PHONE

 Klepnutím do tlačítka Nový (+) můžeme přidat editací ve formuláři nový kontakt.  Klepnutím do hodnoty jednotlivého pole vyvoláme akci (volání, odeslání e-mailu, zobrazení adresy v mapě, zobrazení webové stránky).


Kalendář na mobilu

172

 Klepnutím do tlačítka Upravit (tlačítko s tužkou) přejdeme do editace kontaktu.  Kalendář  Z úvodní nabídky klepneme do dlaždice Kalendář.  K dispozici jsou karty Den, Agenda, Úkoly.  Klepnutím do tlačítka Dnes zobrazíme dnešní kalendář.  Klepnutím do tlačítka Nový (+) můžeme přidat novou událost.  Klepnutím do tlačítka Měsíc zobrazíme měsíční kalendář, v němž klepnutím do názvu měsíce zobrazíme okno Zvolte datum a v něm vybereme např. 04/2012 (viz obr. 3-39). OBR. 3-39: KALENDÁŘ VE WINDOWS PHONE

Úkoly na mobilu

 Klepnutím do konkrétního dne zobrazíme jeho denní kalendář.  Úkoly  Úkoly jsou zobrazovány v rámci kalendářů. Klepneme do záložky Úkoly.  Klepnutím do tlačítka Nový (+) můžeme přidat nový úkol.  Klepnutím do tlačítka Vybrat můžeme zobrazit pole pro výběr více úkolů a označit je jako dokončené či úkoly odstranit.  Klepnutím do konkrétního úkolu zobrazíme jeho podrobnosti (viz obr. 3-40). OBR. 3-40: ÚKOLY VE WINDOWS PHONE

3. Exchange. 3.1 K čemu slouží Exchange a Outlook. Kapitola 3: Exchange 139

Recommend Documents