Evenementenbeleid Titel document beleidsnota voor een evenwichtig vermaak onder titel (optioneel)
1
Gemeente Súdwest Fryslân Vastgesteld door het College van Burgemeester en Wethouders Gemeente Súdwest Fryslân op 20 december 2011
Opgesteld door: Afdeling Bedrijfsvoering, Team Juridische- en Veiligheidszaken M. Eringa-Dokter, (Beleids)adviseur Openbare Orde en Veiligheid
Brandweer Súdwest Fryslân + Littenseradiel, Afdeling Risicobeheersing J.A.P. Pommer en R.Reiker
In samenwerking met de onderstaande diensten:
2
De inhoud in het kort De gemeente fungeert in de meeste gevallen niet als organisator van het evenement maar is wel verantwoordelijk voor de veiligheid binnen de gemeente. Om die reden is bepaald dat voor het organiseren van een evenement een vergunning nodig is. Op deze manier kan de gemeente al op voorhand invloed uitoefenen om er voor te zorgen dat een organisator het evenement op een verantwoorde manier vorm geeft. In het kader van de deregulering is er wel een categorie evenementen vastgesteld waarvoor geen vergunning nodig is. Dit betreft kleine evenementen waarbij op voorhand al duidelijk is dat deze geen buitengewone toezicht van de gemeente behoeven. Bij deze evenementen kan worden volstaan met een melding. Voor evenementen die niet onder de noemer ‘klein evenement’ vallen moet middels een aanvraagformulier een vergunning worden aangevraagd. De gemeente voert een risicoscan uit, waarmee het evenement wordt aangemerkt als A, B of C evenement. Afhankelijk van de classificatie kunnen bepaalde aanvullende documenten van de organisator worden gevraagd (bijvoorbeeld een veiligheidsplan of een verkeers- en vervoersplan met tekeningen) en kunnen aanvullende voorschriften in de vergunning worden opgenomen. Door deze getrapte procedure wordt een organisator van een minder risicovol evenement niet onnodig belast met het aanleveren van gegevens en uitwerkingsplannen terwijl een organisator van een risicovol evenement zijn verantwoordelijkheid moet nemen en wel meer gegevens en uitgewerkte draaiboeken moet aanleveren. De behandeltermijn voor een vergunning is acht weken. Bij C evenementen is dit twaalf weken. Deze termijnen beginnen te lopen zodra een aanvraag is ingediend. De A evenementen kunnen door het team vergunningen zelfstandig worden beoordeeld en afgehandeld. Politie, brandweer en gemeentelijke diensten worden door middel van een afschrift op de hoogte gesteld van het evenement. De B en C evenementen worden besproken in het evenementenoverleg. In dit overleg zijn de lokale politie, de lokale brandweer en diverse gemeentelijke teams vertegenwoordigd, onder voorzitterschap van een medewerker van het teamvergunningen. Voor C evenementen wordt naast behandeling in het evenementenoverleg ook advies gevraagd van het kernteam veiligheid. Dit team bestaat uit beleidsadviseurs van het team juridische en veiligheidszaken, de groepschef en evenementencoördinator van de politie, de teamleider Risicobeheersing van de brandweer en de medewerker preventie van de GGD-GHOR. Er wordt advies uitgebracht en uiteindelijk besluit het bestuursorgaan (in de praktijk is dit voor A en B evenementen gemandateerd aan de teammanager Vergunningen) of een evenementenvergunning wordt afgegeven en welke voorschriften er aan de vergunning worden verbonden. De organisator is primair verantwoordelijk voor het nakomen van de vergunningvoorschriften. Om geluidsoverlast van evenementen te beperken heeft de gemeente Súdwest Fryslân duidelijke eindtijden voor evenementen vastgesteld, afhankelijk van de locatie van het evenement. Daarnaast is een maximum aantal evenementen per jaar vastgesteld waarbij er onderscheid is gemaakt in dorpskernen, grotere dorpen en steden en binnensteden. Daarnaast zijn uitgangspunten benoemd voor het afsluiten van wegen en het opruimen van afval. Door een evenementenvergunning is duidelijk welke afspraken er zijn gemaakt en aan welke voorschriften een organisator moet voldoen. Dit vergemakkelijkt ook het toezicht op evenementen. Indien de organisator zich niet aan de vergunningvoorschriften houdt kan de gemeenten en/of de politie waar nodig handhaven. Bij een overtreding van de vergunningvoorschriften kan zowel bestuursrechtelijk als strafrechtelijk worden opgetreden en in voorkomende gevallen ook privaatrechtelijk. Bij de C evenementen is het kernteam veiligheid actief voor het schouwen van het verloop van het evenement om indien nodig direct maatregelen te kunnen nemen als de veiligheid ernstig in geding is. In bepaalde gevallen en onder voorwaarden kan de gemeente faciliteren bij evenementen. Uitgangspunten daarbij zijn dat het gaat om middelen en diensten die de gemeente zelf kan leveren en dat de kosten in beginsel bij de organisator in rekening worden gebracht. Schade aan gemeente eigendommen als gevolg van het evenement kan, indien verwijtbaar, bij de organisator in rekening worden gebracht. Na afloop van een B- en C evenement en tevens jaarlijks worden de evenementen geëvalueerd. Aan de hand van de input van de diverse diensten, de organisatoren en belanghebbenden wordt gekeken of evenementen in
3
de toekomst doorgang moeten vinden of dat er wellicht aanpassingen aan de voorschriften van de vergunning moeten komen. Dit geldt ook voor het aanpassen van deze beleidsnota.
4
DE INHOUD IN HET KORT .................................................................................................................... 3 1.
INLEIDING ...................................................................................................................................... 7 1.1. 1.2. 1.3. 1.4.
2.
BEGRIPSOMSCHRIJVING ............................................................................................................ 9 2.1. 2.2. 2.3. 2.4.
3.
EXTERNE VEILIGHEID .............................................................................................................. 15 VOORSCHRIFTEN EVENEMENTEN ............................................................................................. 15 PUBLIEKSDICHTHEID ............................................................................................................... 16 UITGANGEN ............................................................................................................................ 16 VERKEERSVEILIGHEID EN VERKEERSMAATREGELEN.................................................................. 16 GELUID BIJ EVENEMENTEN ...................................................................................................... 18 BUITENTAPS ........................................................................................................................... 20 FACILITEREN DOOR DE GEMEENTE ........................................................................................... 21
DE PROCEDURE ......................................................................................................................... 23 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9
6
DE ALGEMENE PLAATSELIJKE VERORDENING (APV) ................................................................ 12 GEMEENTEWET ...................................................................................................................... 13 W ET OP DE VEILIGHEIDSREGIO (W VR)...................................................................................... 13 BRANDBEVEILIGINGSVERORDENING ......................................................................................... 13 BOUWBESLUIT 2003 EN BOUWVERORDENING ........................................................................... 14 GEBRUIKSBESLUIT .................................................................................................................. 14 ARBEIDSOMSTANDIGHEDENWET .............................................................................................. 14 VUURWERKBESLUIT ................................................................................................................ 14 LUCHTVAARTWET ................................................................................................................... 14
KADERS ....................................................................................................................................... 15 4.1. 4.2. 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8
5
HANDREIKING EVENEMENTENVEILIGHEID .................................................................................... 9 DEFINITIE EVENEMENT .............................................................................................................. 9 INDELEN VAN EVENEMENTEN ..................................................................................................... 9 SAMENLOOP........................................................................................................................... 11
WETTELIJK KADER.................................................................................................................... 12 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9.
4.
OPDRACHT............................................................................................................................... 7 AFBAKENING INHOUD NOTA ....................................................................................................... 7 DOELSTELLING ......................................................................................................................... 7 LEESWIJZER ............................................................................................................................. 8
AANVRAAG IN BEHANDELING NEMEN ........................................................................................ 23 DE AFHANDELING BEPALEN ..................................................................................................... 24 DE REGULIERE PROCEDURE BIJ EEN B- EN C EVENEMENT ......................................................... 25 DE AANVULLENDE PROCEDURE BIJ EEN C – EVENEMENT ........................................................... 27 DE VERGUNNINGAFHANDELING ................................................................................................ 30 TOEZICHT EN HANDHAVING...................................................................................................... 30 EVALUATIE ............................................................................................................................. 31
OVERZICHT TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN......................................................... 38
5
BIJLAGE 1: AANVRAAGFORMULIER EVENEMENTEN ................................................................... 40 BIJLAGE 2: KWANTITATIEVE- EN KWALITATIEVE RISICOSCAN ................................................. 48 BIJLAGE 3: SCHOUWLIJST VOOR HET BESCHRIJVEN VAN DE EVENEMENTENSITUATIE ..... 52 BIJLAGE 4: METHODIEK OM HET RISICO TE BEPALEN................................................................ 56 BIJLAGE 5: MOGELIJKE MAATREGELEN........................................................................................ 57 BIJLAGE 6: ONDERDELEN VAN HET REPRESSIEF VEILIGHEIDSPLAN OVERHEID .................. 60
6
1.
Inleiding
De gemeente Súdwest Fryslân bestaat uit een gebied met een grote verscheidenheid aan dorpen en steden. Het is een waterrijk gebied en bijna de helft van de vele Elfstedenroutes loopt door de gemeente, waarbij 6 van de 11 steden worden aangedaan. Dit brengt ook een grote verscheidenheid aan evenementen met zich mee, zowel lokaal als regionaal en zelfs met een landelijke uitstraling. Een aansprekend evenementenprogramma levert een belangrijke bijdrage aan de aantrekkelijkheid van het gebied, niet alleen voor de inwoners maar ook voor de toeristen. Jaarlijks worden er in Súdwest Fryslân zo’n 225 evenementen georganiseerd waarvoor een vergunning nodig is. Dat wil zeggen dat de kleine evenementen (buurtniveau) hier niet bij zitten. Het evenementenaanbod is enorm gevarieerd met activiteiten op het gebied van sport (fierljeppen, zeilen, fietsen, ..), cultuur (folkloristisch dansen, shanty korenfestival, straattheater, ..), culinair (Lekker Bolsward, Lekker Sneek, ..) en vermaak (muziekevenementen, (jaar)markten , kermissen, braderieën, ..). Evenementen hebben echter ook een keerzijde. In veel gevallen ervaren omwonenden van de evenementenlocatie overlast van geluid of verkeer. Tal van evenementen zijn in de afgelopen jaren gegroeid qua omvang en trekken zeer veel bezoekers. Dit vergt een bijzondere inspanning van organisatoren maar ook van de gemeente en hulpdiensten om de veiligheid van bezoekers en deelnemers te waarborgen. Niet voor niets is voor het houden van een evenement een vergunning nodig waarbij getoetst wordt aan de gevolgen voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid en de bescherming van het milieu.
1.1.
Opdracht
Ieder van de voormalige gemeenten Bolsward, Nijefurd, Sneek, Wunseradiel en Wymbritserediel had op het moment van fuseren een evenementenbeleid. De concrete opdracht vanuit de harmonisatie van beleid is dan ook de huidige beleidsnota’s te harmoniseren tot een nieuw evenementenbeleid voor de gemeente Súdwest Fryslân.
1.2.
Afbakening inhoud nota
Deze nota biedt de kaders voor het toetsen en beoordelen van een vergunningaanvraag zodat voor alle betrokkenen duidelijk en helder beschreven is onder welke voorwaarden een evenement kan worden georganiseerd. Deze nota gaat niet in op de toeristische en economische ontwikkelingsmogelijkheden voor evenementen, maar hanteert wel als uitgangspunt dat evenementen een positieve bijdrage leveren op deze gebieden en dat iedere aanvraag dan ook met een positieve insteek getoetst wordt. Een speerpunt van deze nota is dan ook om binnen de grenzen van redelijkheid, op een goed afgewogen en verantwoorde wijze evenementen zo veilig mogelijk te laten verlopen. Door middel van de evenementenvergunning kan de gemeente in samenwerking met de hulpdiensten op voorhand onderzoeken of bij een evenement de veiligheid, openbare orde, de volksgezondheid en het milieu gewaarborgd wordt. Hierbij wordt wel opgemerkt dat het in de eerste plaats de verantwoordelijkheid van de organisator is om ervoor te zorgen dat deze zaken niet in het geding komen. De voormalige gemeenten Bolsward, Nijefurd, Sneek, Wunseradiel en Wymbritserediel hadden ieder een evenementenbeleid vastgesteld. Deze nota’s gelden als uitgangspunt waarbij met het oog op harmonisering, actualisering en deregulering zaken zijn aangepast.
1.3.
Doelstelling
De doelstelling van deze nota bevat de volgende punten:
7
-
1.4.
Het formuleren en vaststellen van een duidelijk beleidskader voor het organiseren van evenementen (wat mag wel en wat mag niet) Objectivering van de classificatie bij de risico inventarisatie en analyse van evenementen Inzichtelijk maken van de vergunningprocedure Duidelijkheid verschaffen over de faciliterende rol van de gemeente bij evenementen
Leeswijzer
Na de inleiding van deze nota volgt in hoofdstuk 2 de begripsomschrijving van evenementen. Het wettelijk kader wordt beschreven in hoofdstuk 3. In hoofdstuk 4 worden de kaders beschreven voor het organiseren van een evenement. Daarbij komt de veiligheid aan de orde maar ook beperken van geluidsoverlast, het verstrekken van alcohol op straat en de faciliterende rol van de gemeente bij evenementen. Na de beschrijving van de vergunningprocedure in hoofdstuk 5 volgt in hoofdstuk 6 een overzicht van taken en verantwoordelijkheden.
8
2.
Begripsomschrijving
2.1.
Handreiking evenementenveiligheid
Er is landelijk een projectgroep opgericht en samengesteld om te komen tot een Handreiking evenementenveiligheid (Handreiking). Deze nota is conform het kader en de uitgangspunten van deze Handreiking -in ontwikkeling- opgesteld.
2.2.
Definitie evenement
Onder een evenement wordt in de APV verstaan: ‘elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak’. Dit is een brede begripsomschrijving waarop slechts enkele uitzonderingen worden gemaakt. De formele omschrijving van het begrip evenement staat in artikel 2:24 van de Algemene Plaatselijke Verordening Súdwest Fryslân. Specifiek ten aanzien van de veiligheid zijn er bepalingen in de Wet Veiligheidsregio’s (Wvr) opgenomen. Een risicovol evenement wordt gedefinieerd als:
Een voorzienbare of onvoorzienbare gebeurtenis, die toegankelijk is voor een verzameling mensen, plaatsheeft binnen een bepaalde tijd en binnen een bepaalde omgeving en die kan leiden tot risico’s voor het leven of de gezondheid van (veel) personen, het milieu, (grote) materiële of vitale belangen van de samenleving en maatregelen of voorzieningen vergt van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.
Het eerste van de drie delen van deze definitie is de gehanteerde definitie uit de publicatie Veilige evenementen, COT, 2009. Het tweede en derde deel van de definitie vinden hun oorsprong in de Wvr. Deze elementen hebben betrekking op de werkwijze van het veiligheidsteam die zich richt op twee hoofdvragen: ‘wat bedreigt de gemeente en hoe erg is dat’ en ‘wat moeten wij kunnen en wat hebben we daarvoor nodig’?
2.3.
Indelen van evenementen
Evenementen zijn er in vele soorten en maten vanuit cultuur, sport, recreatie en toerisme. De veiligheid voor alle betrokkenen bij een evenement is een centraal thema. Voor het classificeren van evenementen wordt in deze nota dan ook uitgegaan van een indeling in risicoklassen.
9
Het soort evenement, de samenstelling van het publiek en de plaats en tijdstip van het evenement zijn ieder voor zich en in onderlinge samenhang bepalend voor de risicoklasse. Onder punt 5.4 van deze nota wordt beschreven op welke wijze punten aan deze aspecten worden toegekend en welke gevolgen dit heeft voor de classificatie. Door middel van een risicoscan kan een (eerste) oordeel worden gegeven over de waarschijnlijkheid dat het evenement: 1. leidt tot risico’s voor de openbare orde, openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en 2. maatregelen of voorzieningen vergt van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen. Er worden drie classificaties erkent. A evenementen zijn zogenaamde reguliere evenementen waarbij de aanwezigheid van risico’s (zeer) onwaarschijnlijk is; B evenementen zijn zogenaamde aandachtevenementen waarbij de aanwezigheid van risico’s aannemelijk is; C evenementen zijn zogenaamde risicovolle evenementen waarbij de aanwezigheid van risico’s zeer waarschijnlijk is. Afhankelijk van de risicoclassificatie worden passende maatregelen en adviezen opgesteld. In onderstaande tabel wordt aangegeven wat per risicoklasse het gevolg voor de vergunningverlening is.
Onderdeel
Klasse A
Klasse B Aanleveren voorschriften aangevuld met maatwerkvoorschriften;
Proactie/ Preventie/ Preparatie
Gemeentelijk, door het aanleveren van standaard voorschriften.
Klasse C
Aanleveren voorschriften aangevuld met maatwerkvoorschriften;
Beoordeling van het veiligheidsplan organisatie;
Behandeling in een multidisciplinaire werkgroep (kernteam veiligheid);
Advisering door hulpdiensten;
Beoordeling van het veiligheidsplan organisatie;
Multidisciplinair afstemmen in het evenementenoverleg;
Opstellen van een multidisciplinaire risicoanalyse;
Bereikbaarheidskaart voor alle betrokken diensten, indien er kwalitatief gescoord wordt in de risicoscan;
Opstellen van een repressief veiligheidsplan overheid; Bereikbaarheidskaart voor alle betrokken diensten; Informeren meldkamer.
Informeren meldkamer. Repressie
De basiszorg wordt niet beïnvloed.
De basiszorg wordt niet/zelden beïnvloed.
De basiszorg wordt beïnvloed.
Signaleren / controleren
Er vinden geen controlerende werkzaamheden plaats.
Er vinden steekproefsgewijs controlerende werkzaamheden plaats.
Er vind controle plaats van het veiligheidsmanagement plan organisator, het repressief veiligheidsplan overheid, de opgestelde multidisciplinaire risicoanalyse en de vergunning;
Team vergunningen
Betrokken actoren
Team Ruimtelijke Ordening (verkeer, geluid); Team vergunningen.
Beleidsadviseurs openbare orde en veiligheid, zowel regie als crisisbeheersing); Handhavingscoördinator;
Team Handhaving en toezicht;
Organisator;
Politie;
Brandweer;
Brandweer.
GHOR.
Politie;
10
2.4.
Samenloop
Indien zich de situatie voordoet dat er binnen de gemeente / regio meerdere evenementen voorgenomen zijn - die vallen onder de B-klasse en die gelijktijdig in elkaars nabijheid plaatsvinden of indien een aantal evenementen gelijktijdig plaatsvinden, waarbij een groot potentieel van de hulpverleners gevraagd wordt - kan door het kernteam veiligheid overwogen worden om alle evenementen tezamen als een klasse C te beschouwen en dit zal aan het bestuursorgaan geadviseerd worden. Het bestuursorgaan neemt zelf de besluiten aangaande C evenementen.
11
3.
Wettelijk kader
Er zijn diverse wet- en regelgeving die invloed hebben op de vergunningverstrekking bij evenementen. Deze zijn in het evenementenbeleid verwerkt. Dit hoofdstuk geeft een overzicht van het wettelijk kader die een rol kunnen spelen bij de besluitvorming.
3.1.
De Algemene Plaatselijke Verordening (APV)
De Algemene Plaatselijke Verordening (APV) vormt de wettelijke basis. De formulering van spelregels voor het organiseren van evenementen is bij uitstek een gemeentelijke taak. Op 1 januari 2011 zijn de gemeenten Bolsward, Nijefurd, Sneek, Wunseradiel en Wymbritseradiel gefuseerd tot de gemeente Súdwest Fryslân. In het kader van harmonisering moeten de 5 APV’s en de onderliggende beleidsnota’s op elkaar afgestemd worden tot één nieuw beleid voor de gemeente Súdwest Fryslân. De APV Súdwest Fryslân wordt op 26 januari 2012 ter vaststelling aan de gemeenteraad voorgelegd. In deze nota wordt uitgegaan van de APV Súdwest Fryslân en derhalve treedt deze nota gelijktijdig met de APV Súdwest Fryslân in werking.
Evenementenvergunningen Ingevolge artikel 2:25 van de APV is het verboden zonder vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren. De APV maakt onderscheid in meldingsplichtige evenementen en vergunningsplichtige evenementen. Dit onderscheid is gemaakt in het kader van de deregulering. Organisatoren van kleine evenementen kunnen volstaan met het doen van een melding en hoeven niet de gehele vergunningprocedure te doorlopen. Bij het organiseren van een evenement dient de organisator aan de hand van de criteria in de APV na te gaan of een vergunning moet worden aangevraagd. Deze nota heeft betrekking op de vergunningsplichtige evenementen. In de APV van Súdwest Fryslân zijn de meldingsplichtige evenementen beschreven in artikel 2:25 lid 2.
Weigeringsgronden Het evenement kan echter alleen geweigerd worden indien de overtreding betrekking hebben op de vier weigeringsgronden die in de APV zijn aangegeven. Dit is een weigering in het belang van:
• • • •
de openbare orde; de openbare veiligheid; de volksgezondheid; de bescherming van het milieu.
De burgemeester heeft dus de bevoegdheid op basis van de APV al dan niet toestemming – in de vorm van een afgifte van een vergunning – te geven voor het laten plaatsvinden van een evenement. De bevoegdheid is gemandateerd aan het Team vergunningen.
Voorschriften en beperkingen Op grond van artikel 1:4 van de APV kan aan een vergunning of ontheffing voorschriften en beperkingen worden verbonden. Deze voorschriften en beperkingen strekken slechts tot bescherming van het belang of de belangen waarmee de vergunning of ontheffing is vereist.
Volledigheid Indien de aanvraag te laat of onvolledig wordt ingediend kan met inachtneming van een hersteltermijn besloten worden deze niet meer te behandelen (artikel 1:3 van de APV en 4:5 Algemene wet bestuursrecht). Een organisator dient er dus zorg voor te dragen dat de aanvraag compleet wordt aangeleverd bij de gemeente.
12
3.2.
Gemeentewet
Toezicht houden De burgemeester heeft expliciet de taak gekregen toezicht te houden op openbare bijeenkomsten die plaatsvinden binnen de gemeente. Het houden van toezicht omvat niet alleen het handhaven van de openbare orde, maar omvat ook de bescherming van de gezondheid en veiligheid van de burger die op de één of andere manier bij het evenement betrokken is. Daarmee heeft de burgemeester een controlerende taak met betrekking tot de publieksveiligheid.
Bevelen geven De burgemeester heeft de bevoegdheid bevelen te geven als hij/zij denkt dat er een reële kans aanwezig is dat zich wanordelijkheden, oproerige bewegingen of zware ongevallen en rampen zullen voordoen. Deze bevoegdheid geldt ook indien deze situaties daadwerkelijk optreden gedurende het evenement.
3.3.
Wet op de veiligheidsregio (Wvr)
Een belangrijk item bij evenementen is de veiligheid van deelnemers en bezoekers. Op 1 oktober 2010 is de Wet veiligheidsregio’s (Wvr) in werking getreden. Deze wet verplicht de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten binnen een regio tot het treffen van een gemeenschappelijke regeling, waarbij een openbaar lichaam wordt ingesteld met de aanduiding: veiligheidsregio. De gemeente Súdwest Fryslân behoort tot de veiligheidsregio Fryslân. Het bestuur van de veiligheidsregio heeft in 2010 het regionaal risicoprofiel vastgesteld. Het regionaal risicoprofiel dient mede als basis voor deze beleidsnotitie.
Brandveiligheid bij evenementen Voor de gemeente zijn er taken weggelegd in het voorkomen, beperken en bestrijden van brand, brandgevaar, gevaar en ongevallen. Dit is vastgelegd in de artikelen 2 en 3 Wvr. Bij evenementen stelt de brandweer namens burgemeester en wethouders voorwaarden om te zorgen dat de (brand)veiligheid zo goed mogelijk gewaarborgd is en dat zij in voorkomende gevallen haar werk snel en veilig kan doen. De werkprocessen van de brandweer zijn op deze taak gebaseerd en omvatten:
• •
Verstrekken van brandveiligheidsvoorschriften Adviseren
De medewerkers van Team vergunningen maken de afweging van alle belangen en zij kunnen voorschriften en/of het advies (deels) niet overnemen. Dit dient wel beargumenteerd te worden.
3.4.
Brandbeveiligingsverordening
Brandveiligheid van tijdelijke bouwwerken Gemeenten zijn verplicht een brandbeveiligingsverordening op te stellen. Hierin staan voorschriften opgenomen met betrekking tot de taken die de gemeente heeft volgens de Wvr. De brandbeveiligingsverordening regelt de brandveiligheid, daar waar geen sprake is van een bouwwerk. Hieronder vallen wel de tijdelijke bouwwerken, zoals een feesttent. Concreet houdt dit in dat de brandweer een tijdelijke gebruiksvergunning cq. voorschriften moet afgeven voor evenementen in tijdelijke objecten waarin meer dan 50 personen tegelijk aanwezig zullen zijn. Een vergunning kan worden geweigerd, indien de tijdelijke inrichting niet brandveilig is en door middel van de voorschriften ook niet kan worden bereikt. Echter stelt de brandbeveiligingsverordening dat er geen tijdelijke gebruiksvergunning opgesteld hoeft te worden bij tijdelijke inrichtingen, bedoeld voor meer dan 50 personen, als de voorschriften aan de evenementenvergunning zijn gekoppeld.
13
3.5.
Bouwbesluit 2003 en bouwverordening
In het bouwbesluit zijn de minimumeisen op bouwtechnisch gebied opgenomen ten aanzien van de kwaliteit van nieuw te bouwen bouwwerken, alsmede de staat waarin bestaande bouwwerken minimaal moeten verkeren. Indien tijdens het evenement gebruik wordt gemaakt van bestaande bouwwerken, moeten deze bouwwerken voldoen aan de brandveiligheidsvoorschriften gesteld in het bouwbesluit.
3.6.
Gebruiksbesluit
In het gebruiksbesluit zijn voorschriften opgenomen over het gebruik van gebouwen. Zowel permanente als tijdelijk bouwwerken dienen altijd conform het gebruiksbesluit gebruikt te worden.
3.7.
Arbeidsomstandighedenwet
In de arbeidsomstandighedenwet wordt ingegaan op de bedrijfshulpverlening (BHV). Een BHV organisatie moet tijdens calamiteiten zorg dragen voor het alarmeren en evacueren van alle werknemers en andere personen. De werkgever draagt dus de verantwoordelijk voor zijn werknemers en het publiek. Indien dit in het perspectief van evenementen wordt gezet, komt dit er concreet komt dit erop neer dat een BHV organisatie afgestemd moet zijn op de werknemers en bezoekers van het evenement. De organisator draagt dus de verantwoordelijkheid voor de veiligheid bij het evenement.
3.8.
Vuurwerkbesluit
Indien er voornemens zijn op bij het evenement vuurwerk tot ontsteking te brengen of gebruik te maken van pyrotechnische speciale effecten (PSE), zal er bij de Provincie melding gedaan moeten worden of een vergunning worden aangevraagd. De Provincie stelt hier regels en voorschriften aan.
3.9.
Luchtvaartwet
Bij het gebruik van ballonnen of helikopters is de luchtvaartwet van toepassing. Aan het gebruik zijn voorschriften gekoppeld. Tevens dient voor het gebruik hiervan een ‘verklaring van geen bezwaar’ door de burgemeester te worden afgegeven.
14
4.
Kaders
Ongeacht het soort evenement en de risicoklasse heeft de gemeente kaders opgesteld waaraan voldaan moet worden. Deze kaders zijn gericht op het verbeteren van de veiligheid op de evenementterreinen.
4.1.
Externe veiligheid
Externe veiligheid gaat over de risico’s voor mens en milieu bij het gebruik, de opslag en het vervoer van gevaarlijke stoffen. Bij het beoordelen van de externe veiligheid worden contouren om de desbetreffende bedrijven, transportroutes of buisleidingen aangebracht. De contouren zeggen iets over het effect dat kan optreden als zich een incident voordoet. Als de afstand tot een risicovolle activiteit maar groot genoeg is, is er sprake van 100% veiligheid. Maar deze afstand kan soms vele kilometers groot zijn en Nederland is te klein om deze afstanden te hanteren. Daarom is bij het bieden van basisveiligheid gekozen voor het normeren van het Plaatsgebonden Risico (PR). Bij de PR-contouren wordt ervan uitgegaan dat binnen deze contouren de kans op een dodelijk slachtoffer maximaal 1 op een miljoen per jaar is. De PR contouren zijn opgenomen in de Regeling Externe Veiligheid Inrichtingen en zijn inzichtelijk gemaakt in de risicokaart. De actuele risicokaart staat op de website www.nederland.risicokaart.nl. Het is van toepassing bij objecten/infrastructuur volgens: het ‘Besluit Externe Veiligheid Inrichtingen (= BEVI)’ de ‘circulaire risiconormering vervoer gevaarlijke stoffen’ en de ‘circulaire zonering langs hogedruk aardgastransportleidingen’. De normstelling bij het plaatsgebonden risico richt zich op de kwetsbare en beperkt kwetsbare objecten. Gesteld is dat er geen kwetsbare objecten in de PR-contouren mogen worden geplaatst. Beperkt kwetsbare objecten mogen wel binnen deze contouren geplaatst worden, echter onder zeer gewogen voorwaarden. De toelating moet gemotiveerd worden. Bij evenementen is ten aanzien van de veiligheid gesteld dat het evenementterrein (inclusief vluchtwegen) niet in de PR-contouren vallen. Terreinen die wel binnen de PR-contouren vallen, zullen als uitgesloten evenemententerrein worden beschouwd. Echter kunnen er buiten de PR contouren ook slachtoffers vallen. Naast de PR-contouren is daarom ook het invloedsgebied relevant. Het invloedsgebied begint bij de bron van het incident en loopt tot de 1% letaliteitsgrens: de afstand waarop nog 1% van de blootgestelde mensen in de omgeving komt te overlijden bij een calamiteit met gevaarlijke stoffen. Uitzondering op deze regel is dat de aangegeven grens bij LPG niet 1% is, maar 100%. Binnen de regionale brandweer is een Bureau Externe Veiligheid in het leven geroepen, welke gemoeid zijn met de vraagstukken waar externe veiligheid relevant is. Wegens het specifieke karakter van externe veiligheid, zal de lokale brandweer de betrokkenheid van bureau externe veiligheid bepalen en gezamenlijk het vraagstuk toetsen.
4.2.
Voorschriften evenementen
Door de brandweer zijn er separate voorschriften opgesteld ten aanzien van (brand)veiligheid, zelfredzaamheid en waarborgen inzet hulpdiensten bij evenementen. De voorschriften zijn ondergebracht in 41 artikelen, ook wel rubrieken genoemd. De aanvrager dient in zijn aanvraag aan te geven welke aspecten van belang zijn. De voorschriften die van toepassing zullen zijn, worden door de brandweer aan het team vergunningen verstrekt. Tevens worden vergunningaanvragen door de brandweer getoetst, waarbij gekeken wordt of aan deze voorschriften wordt voldaan. Hieruit volgt een advies richting team Vergunningen. Wegens het grote aantal voorschriften zijn deze niet opgenomen in het evenementenbeleid.
15
4.3 Publieksdichtheid In de adviesbehandeling van de brandweer wordt getoetst op het gebruiksbesluit. Het gebruiksbesluit geeft kaders ten aanzien van de publieksdichtheid. De brandweer beoordeelt of het aangevraagde bezoekersaantal conform deze kaders zijn. Van het gebruiksbesluit wordt door de brandweer niet afgeweken. Echter kan door de gemeente wel afgeweken worden van het advies brandweer. De gemeente mag in het aantal toegestane personen een grotere beperking opleggen. De beperking dient wel beargumenteerd te zijn. Als voorbeeld kan een grotere beperking in het bezoekersaantal nodig zijn voor een evenemententerrein dat voor een discotheek ligt. Gedurende het evenement moet deze discotheek wel in staat zijn hun bezoekersaantal te kunnen ontruimen in geval van een calamiteit. Het buitenevenement mag deze ontruiming niet beperken.
4.4 Uitgangen Onveiligheidsgevoelens Een aantal aspecten is van belang om verdrukking van en onveiligheidsgevoelens bij het publiek te voorkomen: Het aantal uitgangen van het evenemententerrein: Er dienen bij buitenterreinen tenminste 2 1. uitgangen te zijn; 2. De aanduiding van de uitgangen: De uitgangen dienen duidelijk als zodanig te worden aangegeven. Publiek dat zich op het evenemententerrein bevindt moet vanaf elke plaats in staat zijn een of meerdere aanduidingen van uitgangen te zien; 3. Het effectief gebruik van de uitgangen: Publiek moet is staat zijn om zich vanaf elke plaats veilig en snel naar een of meerdere uitgangen te begeven; 4. De directe en actuele informatieverstrekking naar het publiek: Het publiek moet op elk gewenst moment voorzien kunnen worden van informatie, bijvoorbeeld aanwijzingen voor een geleide ontruiming. Professioneel verstrekte informatie kan onrust en paniek voorkomen. Het gebruik van de geluidsinstallatie van podia is een reële optie. Een back up installatie bij uitval van de stroomvoorziening is noodzakelijk; 5. De verlichting van het evenemententerrein en uitgangen: Terrein en de uitgangen moeten verlicht kunnen worden. In verband met de uitval van de reguliere stroomvoorziening dient noodverlichting aanwezig te zijn. Afhankelijk van de aard van het te verwachten publiek kan bepaald worden of calamiteitenverlichting noodzakelijk is;
Effectieve uitgangsbreedte Het aantal meters uitgangsbreedte dat bij een evenement beschikbaar is, wordt door de brandweer getoetst. Hierbij wordt gekeken of er voldoende uitgangsbreedte aanwezig is om het aanwezige publiek van het terrein binnen een minuut te kunnen ontruimen. Het kader dat bij de te beoordelen evenementen toegepast wordt is, is het bouwbesluit. Ook kan de gemeente beargumenteerd afwijken van het advies van de brandweer met betrekking tot toegestane uitgangsbreedtes.
4.5 Verkeersveiligheid en verkeersmaatregelen Een evenement vindt in veel gevallen op een zodanige locatie plaats dat (delen van) wegen moeten worden afgesloten. Ook kan het zo zijn dat grote aantallen bezoekers de verkeersdoorstroming belemmeren en/of parkeerdruk in het gebied veroorzaken. De organisator moet maatregelen nemen om de bereikbaarheid voor bezoekers en zeker ook voor de hulpdiensten te waarborgen. Dit betekent dat de organisator een verkeerscirculatieplan inclusief parkeerplan moet maken en bij de uitvoering daarvan voldoende verkeersregelaars of parkeerbegeleiders moet inzetten.
16
Afsluiten van wegen (openbare weg) Indien een organisator verzoekt om in verband met de locatie van het evenement een weg (waaronder ook parkeerterreinen, pleinen etc.) af te mogen sluiten wordt het volgende meegewogen: wat is het belang van de organisator bij de afsluiting; zijn er alternatieven voor de afsluiting; wat is het belang van omwonenden en ondernemers in het betreffende gebied; hoe is de bereikbaarheid voor hulpdiensten en andere belanghebbenden gewaarborgd; zijn er alternatieven voor het doorgaande verkeer. Bij de beoordeling of de verkeersveiligheid en/of de doorstroming in het geding is wordt onderscheid gemaakt in 3 categorieën wegen: 1. erftoegangsweg, verblijfsgebied – de zogenaamde 30 en 60km zones 2. gebiedsontsluitingswegen: verkeersaders ter ontsluiting van een gebied - de zogenaamde 50 en 80km wegen 3. stroomwegen, hoofdwegen Bij categorie twee en drie wordt in beginsel geen toestemming verleend. Afhankelijk van de impact van de afsluiting kan worden volstaan met het opnemen van voorschriften in de vergunning of is er separaat een verkeersbesluit noodzakelijk.
Plaatsen van hekken en borden De organisator levert bij de gemeente een hekkenplan met daarbij de bebording aan. Als wegbeheerder is de gemeente verantwoordelijk voor de veiligheid op de weg. Een weg mag alleen worden afgesloten conform een door de gemeente goedgekeurde tekening waarop hekken en verkeersborden nauwkeurig staan vermeld. Indien schade ontstaat door onjuiste uitvoering door de organisator zal de gemeente de ontstane schade op die organisator verhalen. Tijdens het evenement is organisator verantwoordelijk voor het in stand houden van de borden en hekken, ze moeten dit meerdere malen controleren gedurende het evenement
Verkeersregelaars De organisator is verantwoordelijk voor het inzetten van verkeersregelaars. Personen die met enige taak of bevoegdheid inzake de verkeersregeling op de openbare weg zijn belast dienen daarvoor voldoende opgeleid en gecertificeerd te zijn. Dit moet ruim van te voren. De opleiding wordt door de politie gedaan en het aanstellen door burgemeester
Parkeer- en verkeeroverlast Wanneer er veel bezoekers per auto worden verwacht kunnen er parkeerproblemen ontstaat. Tijdens evenementen dienen belangrijke bestemmingen bereikbaar te blijven. Per evenement zal worden bepaald in hoeverre door parkeeroverlast een verkeersonveilige of verkeershinderlijke situatie zou kunnen ontstaan. De organisator dient te zorgen voor voldoende parkeervoorzieningen en/of parkeerbegeleiding. De organisator dient er tevens voor te zorgen dat fietsen op een zodanige plek worden geplaatst dat deze geen belemmering vormen op de toegangswegen en de calamiteitenroutes. Hiervoor moet zonodig een stallingmogelijkheid gerealiseerd worden. De organisator stelt belanghebbenden en omwonenden tijdig in kennis van de verkeersmaatregelen in verband met het evenement.
Bereikbaarheid hulpdiensten Bij een evenement waar gebruik wordt gemaakt van de openbare weg wordt de voorwaarde gesteld dat er minimaal 3,5 meter vrije doorgang is. Dit om de vrije doorgang van hulpverleningsdiensten te garanderen. Obstakels (podia, kramen, terrassen etc.) op de rijbaan moeten zo geplaatst worden dat deze 3,5 meter vrije doorgang gewaarborgd wordt.
17
Vluchtwegen De organisator moet het evenemententerrein voorzien van voldoende en duidelijk gemarkeerde vluchtwegen voor bezoekers. Het aanwezige personeel (ook vrijwilligers) moet bovendien goede instructie krijgen over de vluchtroutes.
Verkeersplan en voorschriften Aan de evenementenvergunningen worden voorschriften verbonden die betrekking hebben op afzetting van wegen, tijdelijke verkeersbesluiten, voorzien in en toezicht op parkeervoorzieningen, bereikbaarheid voor hulpdiensten, voorlichting over omleidingen etc. Verkeersveiligheid kan een reden zijn om aan de organisatie een verkeersplan te vragen. Hierin worden de volgende onderwerpen opgenomen: a. hoe de aan- en afvoer van het bezoek zal verlopen b. hoe het parkeren van de auto’s en fietsen geregeld is c. het (aanvullend) openbaar vervoer d. de inzet van verkeersregelaars e. de stremmingen en omleidingen f. het communiceren over de gewijzigde verkeerssituatie g. vermelden mogelijkheden openbaar vervoer h. verstrekken informatie over parkeervoorzieningen aan de bezoekers
4.6
Geluid bij evenementen
Geluid is voor omwonenden het meest prominent aanwezige aspect van evenementen. Vooral in grotere kernen binnen de gemeente, waar meerdere keren per jaar en soms meerdere dagen achter elkaar muziekevenementen worden gehouden, neemt de ervaren overlast toe zeker als deze evenementen tot laat op de avond cq tot in de nachtelijke uren doorgaan. De gemeente Súdwest Fryslân kiest voor een systeem met eindtijden en op veel gebruikte locaties een maximum aantal keren per jaar. Dit geeft duidelijk aan organisatoren en omwonenden.
Categorie-indeling Evenementen die in de openlucht (of in een tent) worden gehouden kunnen qua geluid in de volgende categorieën worden onderverdeeld: 1 Evenementen die met name overdag plaatsvinden en waarbij de muziek slechts een nevenbestanddeel is, zonder versterkte live muziek. 2 Evenementen waarbij muziek het hoofdbestanddeel vormt en waarbij het evenement maximaal 8 uur duurt. 3 Grote meerdaagse evenementen met versterkte muziek in de avond c.q. nachtelijke uren.. Ook als het gaat om evenementenlocaties kan onderscheid worden gemaakt, met name in het aantal keren per jaar dat er evenementen plaatsvinden: 1 dorpskernen¹ waar incidenteel (1 keer per jaar) een evenement plaatsvindt met een sterk plaatselijk draagvlak (dorpsfeesten). 2 grotere dorpen en steden² waar sprake is van toerisme en waar ten hoogste 6 maal per jaar evenementen plaatsvinden. 3 centrumsteden waar vaker dan 6 keer per jaar een evenement plaatsvindt. In de regel zijn dit evenementen die op meerdere locaties plaatsvinden. 4 alle locaties die niet onder categorie A t/m C vallen (met name locaties in het buitengebied).
18
Maximumstelsel Om duidelijkheid te verschaffen ten aanzien van de geluidsbelasting zijn uitgaande van de belasting en de locatie regels ten aanzien van het aantal keren per jaar en eindtijden opgesteld. Bij het bepalen van deze regels is uitgegaan van de regels in de voormalige gemeenten en de evenementen zoals die in de afgelopen jaren zijn georganiseerd. In schema:
Dorpskernen*
Grotere dorpen en steden*
Centrum Bolsward
Centrum Sneek
Buitengebied*
Niet belastend
Belastend
Zwaar belastend
Onbeperkt
0
1
Met uitzondering van evenementen die al jarenlang worden georganiseerd
Max. 2 avonden tot 2.00 uur op vrij en zat Max. 1.00 uur op overige dagen Bij meer dan 2 avonden overige dagen 24.00 uur
3
1
Max. 1.00 uur op vrij en zat Max. 24.00 uur op overige dagen
Max. 1.00 uur op vrij en zat Max. 24.00 uur op overige dagen
5
2
Max. 1.00 uur op vrij en zat Max. 24.00 uur op overige dagen
Max. 1.00 uur op alle dagen
10
2
Max. 1.00 uur op vrij en zat Max. 24.00 op overige dagen
Max. 1.00 uur op alle dagen
Beperkte mogelijkheden
In beginsel geen mogelijkheden
Onbeperkt
onbeperkt
Onbeperkt
Onbeperkt
Evenementen die overdag plaatsvinden en waarbij de muziek slechts een nevenactiviteit vormt worden voor wat betreft geluid aangemerkt als niet belastend en er geldt voor alle locaties in beginsel geen beperking ten aanzien van het aantal evenementen. Evenementen met muziek als hoofdactiviteit en een duur van maximaal 8 uren worden voor wat betreft geluid aangemerkt als belastend. Voor de verschillende locaties gelden daarbij de volgende uitgangspunten: 1. in de dorpskernen wordt naast de jaarlijkse dorpsfeesten in principe geen ruimte geboden voor belastende evenementen, met uitzondering van de evenementen die al jarenlang worden georganiseerd. 2. In de grotere dorpen en steden is het mogelijk om 3 keer per jaar een belastend evenement te organiseren met een eindtijd van 1.00 uur op vrijdag en zaterdag en 24.00 uur op de overige dagen.
19
3.
4.
In het centrum van Bolsward is het mogelijk om 5 keer per jaar een belastend evenement te organiseren met een eindtijd op vrijdag en zaterdag van 1.00 uur en op de overige dagen 24.00 uur. Bij evenementen gelijktijdig op meerdere locaties in Bolsward geldt dit als 1. In het centrum van Sneek is het mogelijk om 10 keer per jaar een belastend evenement te organiseren met een eindtijd op vrijdag en zaterdag van 1.00 uur en de overige dagen 24.00 uur. Bij evenementen gelijktijdig op meerdere locaties in Sneek geldt dit als 1. In het buitengebied geldt als uitgangspunt dat zeer terughoudend wordt omgegaan met het verlenen van een vergunning voor een belastend evenement. Op een aantal locaties speelt Natura 2000 bij de beoordeling van de aanvraag een rol.
Meerdaagse evenementen met muziek als hoofdactiviteit worden voor wat betreft geluid aangemerkt als zwaar belastend. Voor de verschillende locaties gelden de volgende uitgangspunten: a. in de dorpskernen wordt uitsluitend te behoeve van de jaarlijkse dorpsfeesten ruimte geboden voor 1 zwaar belastend evenement op maximaal 2 avonden per jaar met een eindtijd van 2.00 uur op vrijdag en zaterdag en 1.00 uur op de overige dagen. Bij meer dan 2 dagen geldt op de extra dagen een eindtijd van 24.00 uur. b. In de grotere dorpen en steden is het mogelijk om 1 keer per jaar een zwaar belastend evenement te organiseren met een eindtijd van maximaal 1.00 uur op vrijdag en zaterdag en 24.00 uur op de overige dagen. c. In het centrum van Bolsward is het mogelijk om 2 keer per jaar een zwaar belastend evenement te organiseren met een eindtijd van maximaal 1.00 uur. Bij evenementen gelijktijdig op meerdere locaties in Bolsward geldt dit als 1. In het centrum van Sneek is het mogelijk op 2 keer per jaar een zwaar belastend evenement te organiseren met een eindtijd van maximaal 1.00 uur. Bij evenementen gelijktijdig op meerdere locaties in Sneek geldt dit als 1. d. In het buitengebied wordt zeer terughoudend omgegaan met het verlenen van een vergunning voor een zwaar belastend evenement. Op een aantal locaties speelt Natura 2000 bij de beoordeling van de aanvraag een rol. ¹ dorpskernen: Abbega, Allingawier, Arum, Blauwhuis, Breezanddijk, Burgwerd, Cornwerd, Dedgum, Exmorra, Ferwoude, Folsgare, Gaast, Gaastmeer, Gauw, Goënga, Greonterp. Hartwerd, Hemelum, Hichtum, Hieslum, Hommerts, Idsegahuizum, Idzega, Indijk, It Heidenskip, Jutrijp, Kimswerd, Kornwerderzand, Koufurderrige, Laaxum, Loënga, Lollum, Longerhouw, Molkwerum, Nijezijl, Nijhuizum, Nijland, Offingawier, Oosthem, Oppenhuizen, Osingahuizen, Oudega, Parrega, Piaam, Pingjum, Sandfirden, Scharl, Scharnegoutum, Schettens, Schraard, Smallebrugge, Tirns, Tjalhuizum, Tjerkwerd, Uitwellingerga, Warns, Westhem, Wolsum, Wons, Ypecolsga, Ysbrechtum, Zurich ²Grotere dorpen en steden: Heeg, Hindeloopen, IJlst, Koudum, Makkum, Stavoren, Witmarsum, Workum, Woudsend Centrumsteden: Bolsward en Sneek Buitengebied: Het gebied buiten de bebouwde kommen
4.7 Buitentaps Bij het merendeel van de evenementen wil de organisator alcoholhoudende dranken kunnen verkopen. Overmatig alcoholgebruik, met name door jeugdigen, moet worden tegen gegaan, zowel in het belang van de openbare orde en het voorkomen van overlast als in het belang van de gezondheid. Om die reden moet in de aanvraag voor een evenement tevens toestemming worden gevraagd voor het plaatsen en exploiteren van een buitentap worden aangevraagd. De buitentap maakt daarmee onlosmakelijk deel uit van de evenementenvergunning. Voor het daadwerkelijk verstrekken van zwak alcoholhoudende dranken is een ontheffing op grond van de Drank en Horecawet nodig. Deze ontheffing kan alleen worden verleend voor een bijzondere gebeurtenis van tijdelijke
20
aard. Evenementen vallen hieronder. Deze ontheffing moet separaat aangevraagd worden maar zit wel gekoppeld aan de evenementenvergunning. Ten aanzien van het plaatsen en exploiteren van een zogenaamde buitentap op of aan de weg gelden de volgende uitgangspunten: 1. Er is sprake van een evenement waarvoor een evenementenvergunning aan één of meerdere organisatoren is verleend (bijzondere gebeurtenis van tijdelijke aard). De buitentap maakt onderdeel uit van de evenementenvergunning; 2. De ruimtelijke structuur moet zodanig zijn dat er voldoende ruimte is voor het plaatsen en exploiteren van een buitentap; 3. Op evenementenlocaties waar één of meerdere organisatoren (horecabedrijven) aanwezig zijn kan toestemming worden verleend voor individuele taps voor de gevels van de horecabedrijven of om een gezamenlijk tappunt van de organisatoren op de evenementenlocatie. 4. De individuele buitentap dient binnen de vergunde terrasruimte te worden geplaatst; 5. Per organisator mogen maximaal 2 tapkranen worden gebruikt; 6. Alle buitentaps moeten nauwkeurig op een tekening worden aangegeven (inclusief eventuele koelwagens, slangen ed.); 7. Op evenementenlocaties waar geen horecabedrijven aanwezig zijn wordt per aanvraag beoordeeld waar en hoeveel tappunten er door de organisator mogen worden geëxploiteerd.
4.8 Faciliteren door de gemeente De doelstelling van het onderdeel faciliteren is het scheppen van duidelijkheid welke diensten de gemeente Súdwest Fryslân levert op het gebied van de organisatie van evenementen en de prijs die hiervoor in rekening wordt gebracht. Belangrijk hierbij is ook het scheppen van duidelijkheid over de verantwoordelijkheden van de gemeente en de organisatoren. De gemeente Súdwest Fryslân heeft bij de uitvoering van evenementen voor haar bewoners, bedrijven, bezoekers en organisatoren een faciliterende en dienstverlenende rol. De gemeentelijke inzet is veelal een gevolg van door de gemeente gewenste maatregelen in het kader van de openbare orde en veiligheid, maar kan ook gaan over de communicatie tussen gemeente, burger en organisator.
Verantwoordelijkheden van de gemeente en de organisator Verantwoordelijkheidheden van de gemeente De gemeente heeft een verantwoordelijkheid op het gebied van informatievoorziening over de evenementen die plaatsvinden en informatievoorziening over de gemeentelijke diensten en de kosten hiervan. De gemeente is als wegbeheerder van gemeentelijke wegen verantwoordelijk voor de verkeersveiligheid op of aan de openbare weg. Tijdens evenementen worden daarom bepaalde verkeersmaatregelen getroffen en mogelijk worden omleidingroutes ingesteld. Verantwoordelijkheden evenementenorganisator De evenementenorganisator is primair verantwoordelijk voor de orde en veiligheid en reiniging op het evenemententerrein zelf. Het evenemententerrein betreft het gebied waar de organisator voor de duur van het evenement beslag op legt. Te denken valt in ieder geval aan het terrein waar de daadwerkelijke activiteiten plaatsvinden, de looproutes, de parkeerterreinen en de locaties waar fietsen gestald kunnen worden. De organisator kan gebruik maken van de gemeentelijke dienstverlening en de verkeersmaterialen zolang de voorraad strekt, tegen vastgestelde tarieven. Indien er bijvoorbeeld meer dranghekken nodig zijn, dan is de organisator hier zelf verantwoordelijk voor.
Beleidskaders Deze paragraaf biedt de beleidskaders van de gemeentelijke dienstverlening. De onderdelen van de gemeentelijke dienstverlening zijn: Informatievoorziening; Kosten gemeentelijke dienstverlening; Evenementencoördinatie.
21
Informatievoorziening Informatievoorziening is belangrijk om duidelijkheid te geven over dat wat komen gaat en datgene waar rekening mee gehouden moet worden. De gemeente heeft hierin een nadrukkelijke rol richting haar burgers, bedrijven en organisatoren. Hieronder volgen de verschillende vormen van informatievoorziening: • Evenementenkalender: De informatievoorziening ten aanzien van burgers, bedrijven en organisatoren komt tot uiting in het opstellen van een evenementenkalender. Ten behoeve van informatievoorziening is het gewenst om tijdig inzicht te krijgen over het aanbod van evenementen. De kalender geeft inzicht voor burgers, bedrijven, bezoekers en organisatoren welke evenementen er plaatsvinden. Hiernaast is de kalender een hulpmiddel voor gemeentelijke diensten en hulpverleningsdiensten om tijdig in te kunnen springen op evenementen en zaken te kunnen afstemmen. De gemeente stelt ieder jaar, voor het begin van het kalenderjaar, een voorlopige evenementenkalender op van de komende evenementen die bij de gemeente reeds bekend zijn of worden gemeld. Op de evenementenkalender worden de vergunningplichtige evenementen vermeld. De gemeente biedt de evenementenkalender nadrukkelijk aan als een service richting de burgers, bedrijven en de organisatoren. Er kunnen dus geen rechten en/of plichten uit voortvloeien. Dit betekent onder meer dat het al dan niet verlenen van een vergunning niet afhankelijk is van tijdige melding en plaatsing op de evenementenkalender. • Informatievoorziening voor de organisator: Voor organisatoren is het belangrijk dat ze weten waar ze wel en waar ze niet op mogen rekenen op het gebied van gemeentelijke dienstverlening en de kosten die hiermee zijn gemoeid. Er wordt na afronding van de evenementennota een overzicht gecommuniceerd op de website van de gemeente Súdwest Fryslân van de gemeentelijke kosten die in rekening gebracht gaan worden zoals o.a. legeskosten, precariokosten, parkeergelden, tarieven volgens de afvalstoffenheffing, kosten van dranghekken, vlaggenmasten, kosten per vastgestelde evenementenlocatie etc. Door middel van deze informatie kan de organisator in haar begroting rekening houden met de gemeentelijke kosten en wordt zij niet na afloop geconfronteerd met de kosten.
Evenementencoördinatie Op het gebied van facilitering, regulering en stimulering van evenementen zijn er veel verschillende beleidsdisciplines betrokken. In het kader van de klantvriendelijkheid en efficiëncy is het voor evenementenorganisatoren van belang dat er binnen de gemeente een duidelijk coördinatiepunt aanwezig is waar men met alle vragen over evenementen terecht kan. Dit coördinatiepunt is tegelijkertijd aanspreekpunt voor gemeentelijke sectoren. Het centrale coördinatiepunt kan gezien worden als accountmanager evenementen. Hij/zij is een actief en passief informatiepunt voor alle betrokken gemeentelijke teams en alle organisatoren die vragen hebben over vergunningverlening, subsidieverlening en gemeentelijke dienstverlening. Alle aanvragen komen binnen bij het centrale coördinatorpunt en hier vanuit worden de vragen en behandeling uitgezet bij desbetreffende eenheden en teams. Het centrale aanspreekpunt kan gezien worden als één loketprincipe, de voordelen hiervan zijn: klantvriendelijkheid; korte (communicatie)lijnen; betere afstemming en efficiënter werken; bundeling van knowhow; eenduidige presentatie; Dit centrale coördinatiepunt is ondergebracht bij het team Vergunningen. Ten aanzien van de grote en/of risicovolle evenementen (C evenementen of een combinatie van meerdere B evenementen) voert de gemeente de regie als het gaat om de openbare orde en veiligheid. Binnen het team juridische en veiligheidszaken is een medewerker benoemd voor de coördinatie en regievoering bij deze categorie evenementen. Deze medewerker is tevens voorzitter van het veiligheidsteam en werkt nauw samen met het centrale coördinatiepunt.
22
5 De procedure Dit hoofdstuk beschrijft de stappen die ondernomen moeten worden indien een evenementenaanvraag ingediend wordt. De te nemen maatregelen zijn afhankelijk van de risicoclassificatie.
5.3 Aanvraag in behandeling nemen In 2012 wordt een gemeentelijke website ontwikkeld met als doel om organisatoren vooraf te informeren over het evenementenbeleid binnen onze gemeente. Om evenementen veilig en ordelijk te laten plaatsvinden, dient met verschillende aspecten rekening te worden gehouden. Organisatoren zijn vaak niet op de hoogte van deze aspecten. Bij de toetsing van de plannen, krijgen ze in dergelijke situaties vaak een hoop voorschriften onder hun aandacht waar aan voldaan moet worden. Ook wordt niet altijd een ingediend evenementenplan goedgekeurd. De website moet leiden tot een verbeterde eerste insteek, waarbij in de aanvraag rekening is gehouden met de geldende voorschriften. Ten tweede geeft de website een toelichting op de gehanteerde procedure binnen de gemeente en elkaars taken en verantwoordelijkheden.
Vergunningaanvraag indienen De vergunningverlening begint bij een aanvraag voor een vergunning. De procedure wordt gestart bij het in ontvangst nemen van een aanvraagformulier. Hiervoor is een standaard format opgesteld. Het format van het aanvraagformulier is als bijlage 1 van deze nota opgenomen. Aanvullend op het aanvraagformulier dienen de volgende documenten ingediend te worden. Een plattegrond op schaal, met daarop: - Bestaande bouwwerken; - Tijdelijke bouwwerken; - De onderlinge afstanden tussen bouwwerken; - De inrichtingselementen, zoals een podium, inclusief afmetingen; - (Nood)uitgangen, inclusief afmetingen; - Brandpreventieve voorzieningen, zoals brandblussers en open water; - Locatie van toiletvoorzieningen, EHBO-posten e.d. - Parkeerterrein Een draaiboek: Hierin dient een omschrijving te worden gegeven van het evenement, de activiteiten die ondernomen worden en hoe het evenement georganiseerd is, de programmering, een lijst met deelnemers, certificaten e.d..
Toets op volledigheid Hierop vind door de behandelend medewerker van het Team Vergunningen de toets op volledigheid plaats. Deze dient positief beoordeeld te worden, voordat de aanvraag behandeld wordt. De genoemde elementen zijn noodzakelijk om tot een oordeel te komen ten aanzien van de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid en de bescherming van het milieu.
Toets op mogelijkheid en wenselijkheid Vervolgens zal er getoetst worden op mogelijkheid en wenselijkheid. Dit omvat: Organisatorische draagkracht: Het gemeentelijk apparaat en de hulpverleningsdiensten moeten voldoende personele capaciteit tot hun beschikking hebben om aan hun taken een adequate invulling te kunnen geven. Het aantal evenementen dat gehouden wordt dient hierop afgestemd te zijn. De organisatorische draagkracht wordt primair bepaald door het raadplegen van de interne evenementenkalender. Externe veiligheid: Het evenemententerrein en bijbehorende (vlucht)routes mogen niet in de PRcontouren gelegen zijn. Dit wordt door het Team vergunningen bepaald door de risicokaart.nl te raadplegen. Een specifiekere benadering van de externe veiligheid vind plaats in de toets door de lokale brandweer.
23
Wenselijkheid: Het evenement moet passen in de visie van de gemeente.
Bij een positieve beoordeling wordt de datum van indiening vastgelegd. Op deze datum begint het termijn, waarbinnen volgens de algemene wet bestuursrecht een besluit op de vergunningaanvraag moet worden genomen.
Interne evenementenkalender Nadat de toets op mogelijkheid en wenselijkheid als positief beoordeeld is, zal het evenement vermeld worden op de interne evenementenkalender. Aan het evenement worden de volgende gegevens gekoppeld: Datum en tijd; De aanvraagformulieren.
Een aanvraag indienen conform de website evenementen SWF. Door: Organisator
De aanvraag toetsen op volledigheid. Door: Team Vergunningen
De aanvraag volledig
Terugkoppeling naar de organisator. Door: Team Vergunningen
De aanvraag is niet volledig
De aanvraag toetsen mogelijkheid en wenselijkheid Door: Team Vergunningen
Het evenement is niet mogelijk en wenselijk
Het evenement is mogelijk en wenselijk
Datum van indiening vastleggen Door: Team Vergunningen
Het evenement vermelden op de interne evenementenkalender. Door: Team Vergunningen
5.4 De afhandeling bepalen Uitgangspunt in deze procedure is dat de advisering en inzet van hulpdiensten bij evenementen in de gemeente Súdwest Fryslân aan moet aansluiten bij het specifieke karakter van het evenement. Om de omvang van de risico’s en dus de omvang van de veiligheidsmaatregelen te kunnen stellen, is het nodig om het evenement in te delen in een risicoklasse. Dit wordt gedaan door een inschatting te maken van de volgende drie aspecten: Het soort evenement; De samenstelling van het publiek; Plaats en tijdstip van het evenement. De risicoklasse wordt bepaald door middel van een risicoscan. Voor elk van de drie aspecten wordt een score gegeven. De hoogte van de score is gebaseerd op praktijkervaring. Deze scores vormen opgeteld het totaal aantal risicopunten. Deze risicopunten zijn bepalend voor de zwaarte van het evenement. Het totaal aantal risicopunten bepaald wat het vervolgtraject zal zijn. De risicoscan bestaat uit een kwantitatief- en kwalitatief onderdeel. Het kwantitatieve onderdeel is een objectieve beoordeling aan de hand van een scoreschema. Tevens vind er door deskundigen een kwalitatieve beoordeling plaats. Dit is een beoordeling op basis van deskundigheid en ervaring. Indien er een score aan dit onderdeel wordt toegekend, zal de weging zwaarder zijn. De risicoscan is als bijlage 3 van deze nota opgenomen. De afhandeling dient binnen 5 werkdagen te zijn behandeld. Opgemerkt dient te worden dat bij het bepalen van het vervolgtraject de analyses niet uitputtend zijn voor de indeling van een evenement in een bepaalde klasse. Op basis van andere relevante factoren, ervaringen bij soortgelijke evenementen en gelijktijdigheid van evenementen kan het evenement door de vergunningverlener of door de hulpdiensten alsnog in een andere klasse worden geschaald.
24
Risicopunten Kwalitatief
0
Klasse evenement
Omschrijving
3,70 – 6,46
A
Reguliere evenementen
6,47 – 10,39
B
Evenement met verhoogde aandacht
≥ 10,40
C
Risicovolle evenementen
6,47 – 8,14
B
Evenement met verhoogde aandacht
≥ 8,15
C
Risicovolle evenementen
6,47 – 7,39
B
Evenement met verhoogde aandacht
≥ 7,40
C
Risicovolle evenementen
Kwantitatief
1
2
De afhandeling wordt bij aanvraag van een vergunning bepaald door het team vergunningen. De A evenementen kunnen zonder specifieke advisering door team vergunningen worden afgehandeld. De gemeente neemt in de vergunning (standaard) algemene voorschriften op van de brandweer en de politie, zoals bereikbaarheid e.d. Deze algemene voorschriften zijn met de hulpdiensten afgestemd. Het termijn van de gehanteerde procedure bij een A evenement, vanaf de vermelding op de interne evenementenkalender en de afhandeling van de vergunningaanvraag, is acht weken. Bij B- en C evenementen wordt een uitgebreidere procedure gehanteerd.
Het evenement vermelden op de interne evenementenkalender. Door: Team Vergunningen
De risicoclassificatie bepalen door het uitvoeren van de risicoscan. Door: Team Vergunningen
Risicoclassificatie A
Risicoclassificatie B en C
Terugkoppeling naar de organisator dat de aanvraag akkoord is Door: Team Vergunningen
Opnemen van de standaard algemene voorschriften. Door: Team Vergunningen
Afhandelen van de vergunningaanvraag Door: Team Vergunningen
5.5 De reguliere procedure bij een B- en C evenement Veiligheidsplan Gesteld is dat de organisator zelf verantwoordelijk is voor het veilig organiseren van een evenement. Daarom wordt verwacht dat men zelf zorg draagt voor omstandigheden die beïnvloed worden door het evenement, dat
25
men hier zelf maatregelen voor treft om deze in goede banen te leiden. Dit dient men te verantwoorden in een veiligheidsplan. De omvang is afhankelijk van de risicoclassificatie. Men heeft 2 weken de tijd om hier invulling aan te geven.
Onderdelen veiligheidsplan Risicoclassificatie B of C
Hoe verkeersregulatie plaatsvindt;
Hoe eventuele beperkte calamiteiten opgelost worden;
Bij welke calamiteiten de hulpdiensten gealarmeerd worden (welke afweging wordt genomen?);
Wat de informatielijnen zijn waardoor incidenten zo snel mogelijk centraal bekend worden;
Extra onderdelen veiligheidsplan organisatie Risicoclassificatie C
Hoe de beveiliging is geregeld;
Hoe er controle is op brandveiligheid;
Hoe openbare ordehandhaving op het evenemententerrein geregeld is;
Wie de hulpdiensten alarmeert;
Hoe de inzet van het EHBO is geregeld;
Hoe hulpdiensten opgevangen worden;
Hoe controles op correct uitvoeren van veiligheidsmaatregelen geregeld is;
Welke veiligheidsmaatregelen genomen zijn en waar deze op gericht zijn;
Hoe controles op gestelde kaders zal plaatsvinden (leeftijdscontrole e.d.);
Voorzieningen;
Hoe de publiekstoestroom en uitstroom geregeld is;
Mogelijkheden om vocht te krijgen;
Hoe de publiekroutes geregeld zijn;
Wat de uitvalswegen en calamiteitenroutes op het terrein zijn;
Hoe de publiekssturing op de publiekroutes geregeld zijn;
Hoe aangegeven wordt waar de hulpverlening te vinden is;
Hoe publieksmonitoring geregeld is.
Hoe (eerste) hulpverlening geregeld is.
Advisering Wanneer het veiligheidsplan is ingediend, zullen de B- en C evenementen ter advisering voorgelegd worden aan de participanten van het evenementenoverleg. De participanten stellen hun advies om conform hun eigen procedure, echter omvat het advies ieder geval de volgende onderdelen: Een verificatie van de risicoclassificatie: De risicoclassificatie, zoals het team vergunningen deze heeft ingeschat, wordt geverifieerd. Indien de participant een andere classificatie wenst, zullen ze dit beargumenteerd in hun advies formuleren, waarbij verzoek wordt gedaan om de behandelingsprocedure voor C- evenementen voort te zetten. Een toetsing: Getoetst wordt aan het wettelijk kader of gestelde voorwaarden. De adviserende diensten kunnen namelijk op grond van hun vakgebied voorwaarden voorstellen. De voorwaarden moeten wel in belang zijn van de openbare orde, de veiligheid, de volksgezondheid en het milieu. Specifieke voorschriften: Er kunnen voorschriften aan het advies gekoppeld worden. De dienst doet dan verzoek deze aan de evenementenvergunning te koppelen, waardoor de organisator verplicht is deze na te leven. De medewerkers van het team vergunningen zijn niet verplicht om een advies over te nemen, het advies wordt meegenomen in de totale belangenafweging. Het traject rondom de advisering dient binnen een termijn van 2 weken te zijn afgerond.
Evenementenoverleg B- en C evenementen waaraan minimaal 1 of 2 kwalitatieve risicopunten aan zijn toegekend, zullen aanvullend behandeld worden in het evenementenoverleg. Het team evenementenoverleg neemt hierin zitting. De voorwaarden van alle adviserende diensten zullen integraal in dit overleg beoordeeld en besproken worden. Het overleg vindt eenmaal in de drie weken plaats.
26
5.6 De aanvullende procedure bij een C – evenement Naast de reguliere procedure die bij B- en C evenementen wordt gevolgd, wordt er aanvullend bij Cevenementen een separate procedure gevolgd. Dit is omdat de C- evenementen risicovol en/of complexer zijn. Er wordt op een hoger niveau ingestoken om een adequaat advies op gebied van veiligheid, de openbare orde, de volksgezondheid en het milieu te waarborgen. Om die reden wordt het bestuursorgaan altijd geïnformeerd en neemt het bestuursorgaan zelf het besluit aangaande de gevraagde vergunning.
Behandeling in het Kernteam Veiligheid Het kernteam veiligheid is een multidisciplinaire werkgroep, welke gecoördineerd wordt door de beleidsadviseur openbare orde en veiligheid. De werkgroep is verantwoordelijk voor de volgende werkprocessen: Beoordelen van het veiligheidsplan van de organisator Opstellen van een multidisciplinaire risicoanalyse Opstellen van een veiligheidsplan overheid Schouwen van het evenement
Opstellen van een multidisciplinaire risicoanalyse Een reductie van veiligheidsrisico’s in de voorbereiding op een complex/risicovol evenement begint bij de multidisciplinaire risicoanalyse.
Het definiëren van dimensieblokken (stap 1 van de risicoanalyse) Om de situatie volledig in kaart te brengen worden eerst de dimensies tijd en ruimte gedefinieerd. Het is namelijk mogelijk dat het op bepaalde tijden drukker is op bepaalde locaties. Ook kan het publiek per tijd/locatie verschillen. Hierdoor ontstaat een ander risicoprofiel. De dimensies tijd en ruimte worden aan elkaar gekoppeld, waarna vervolgens per gemaakte koppeling (= dimensieblok) een risicoanalyse wordt uitgevoerd. Hieronder zijn een tweetal dimensieblokken als voorbeeld weergeven:
Voorbeeld: C-Evenement Sneekweek Vrijdag/zaterdag (19:00 en 04:00): Primaire zone = binnenstad Woensdag (11:00 en 17:00): Primaire zone = het starteiland (hardzeildag)
Sneek
(opening)
Uitvoeren van een multidisciplinaire risicoanalyse Nadat de dimensieblokken zijn gedefinieerd wordt voor alle dimensieblokken een risicoanalyse uitgevoerd. Deze komt tot stand door een beschrijving te geven van aantal criteria, wat wordt uitgevoerd door de ambtenaar openbare orde en veiligheid. De te behandelen criteria staan beschreven in bijlage 4 van deze nota. De informatie wordt op verschillende manieren ingewonnen: Het analyseren van de evenementenaanvraag; Informatie inwinnen bij de organisator; Het uitvoeren van een schouw. Per criteria worden de mogelijke risico’s/incidenten en bijbehorende gevolgen beschreven. Dit wordt door de actoren van het kernteam veiligheid gedaan, waarbij ze kijken naar de risico’s m.b.t. hun eigen vakgebied/discipline. Brandweer: Fysische calamiteiten; Politie: Openbare orde; GHOR: Gezondheid; Gemeente: Overkoepelend en Bevolkingszorg; Bij de risicofactoren wordt gekeken naar de volgende aspecten: 1. Risicofactoren die kunnen leiden tot een incident (mogelijke oorzaken); 2. Risicofactoren die een nadelig effect kunnen hebben op het incident (factoren die het effect vergroten).
27
De risicofactoren/incidenten worden beoordeeld door middel van de systematiek van Fine en Kinney (zie bijlage 5), waarna vervolgens gepaste veiligheidsmaatregelen geformuleerd worden. Onder veiligheidsmaatregelen worden verstaan alle voorzieningen die een incident helpen te voorkomen en die bij het optreden van een incident erop gericht zijn de gevolgen te beheersen en te verminderen. In het kernteam veiligheid zal op basis van de gemaakte rangschikking bepaald worden voor welke risico’s veiligheidsmaatregelen getroffen worden. De veiligheidsmaatregelen komen tot stand door de toepassing van de veiligheidsketen. Hierbij wordt van ‘links naar rechts’ beredeneerd. Indien de veiligheidsmaatregelen het scenario niet uitsluiten (proactie), wordt gekeken welke maatregelen getroffen moeten worden die de kans en het gevolg van het scenario verminderen (etc.). In bijlage 6 is een lijst met mogelijke maatregelen opgenomen. Het zal duidelijk zijn dat het treffen van maatregelen gevolgen heeft voor de risicoanalyse zelf. Wanneer bijvoorbeeld besloten wordt om een andere evenementenlocatie te kiezen, verandert het ruimtelijk profiel. De Input van de verschillende partijen zal in het overleg kernteam veiligheid met elkaar besproken worden, wat uiteindelijk zal leiden tot 1 multidisciplinaire risicoanalyse. In het onderstaande voorbeeld is een criterium vanuit de risicoanalyse uitgewerkt. Hierbij opgemerkt dat het criterium verticaal is uitgewerkt vanwege de indeling van de nota. De definitieve risicoanalyse zal uitgewerkt worden op een A3 formaat, waarbij de criteria horizontaal worden uitgewerkt.
Dimensieblok I Wat is de primaire zone?
Beschrijving
Mogelijke risicofactoren
Mogelijke effecten / gevolgen
Risicobeoordeling (B x E x W)
Martiniplein, niet afgehekt en vrij toegankelijk. Plein met 3 zijden bebouwing en 1 zijde water. Oppervlakte circa 6300 m2. 1)
Een te hoge publieksdichtheid
2)
Een zijde grenst aan het water, is niet afgehekt
3)
Verdrukking bij podium en corridor
4)
Paniek in menigte bij incident
5)
Waterongeval (mensen ter water)
3)
3 x 1 x 6 = 18
4)
2 x 7 x 3 = 42
5)
1 x 7 x 6 = 42
1)
Monitoring publieksdrukte door veiligheidsteam, indien nodig boodschappen voor het publiek met geluidsversterker op podium
2)
Plaatsen van dranghekken op 5 meter vanuit de
3)
Stagebarrières rondom het podium en corridor met
Maatregelen
waterzijde beveiligers van de organisator 4)
Informeren van publiek met geluidsversterkers op
5)
Paraat staan van een duikploeg brandweer
het podium in geval van incident
28
Verantwoordelijk
1)
Calamiteitenmanagementteam
2)
Gemeente
3)
Organisator en beveiligers
4)
Organisator
5)
Brandweer SWF
Opstellen van een repressief veiligheidsplan overheid Het repressief veiligheidsplan overheid is een aanvulling op de risicoanalyse. Het bereid hulpdiensten integraal voor op het managen van incidenten op het evenemententerrein. Het geeft aan hoe de verschillende diensten met elkaar en met de evenementenorganisatie afstemming kan zoeken en hoe een adequate inzet gepleegd moet worden. In bijlage 7 is opgenomen aan welke onderdelen het repressief veiligheidsplan overheid voldoet. Risicoclassificatie B of C
Bepalen welke procedures er gevolgd moeten worden Door: Team Vergunningen
Risicoclassificatie B en C Reguliere procedure
Risicoclassificatie C Aanvullende procedure
De organisator informeren over de risicoclassificatie. Verzoek doen voor een veiligheidsplan Door: Team Vergunningen
De evenementensituatie beschrijven conform de criteria Door: Beleidsadviseur OOV
Invulling geven aan de multidisciplinaire risicoanalyse Door: Kernteam veiligheid
Opstellen en indienen van een veiligheidsplan Door: Organisator
Opstellen van een advies Door: Team evenementenoverleg
Behandeling in het overleg kernteam veiligheid Door: Kernteam veiligheid
Advies in behandeling nemen Opstellen van een repressief veiligheidsplan overheid Door: Kernteam veiligheid
Indien van toepassing: Het evenement behandelen in het evenementenoverleg Door: Team Vergunningen
Afhandelen van de vergunningaanvraag Door: Team vergunningen
29
5.7 De vergunningafhandeling Er wordt een advies voor de vergunningverlening aan de burgemeester* voorgelegd. De burgemeester kan hierbij als volgt handelen: De vergunning verlenen: De aanvraag is als positief beoordeeld. De vergunning weigeren: Als de aanvraag niet voldoet aan het wettelijk kader, de voorschriften of te risicovol wordt geacht. Na positief besluit van de burgemeester wordt de vergunning verleent, waardoor het evenement tot uitvoer kan worden gebracht. * Het betreft hier een formele bevoegdheid van de burgemeester die in de praktijk gemandateerd is aan de teammanager vergunningen.
5.8 Toezicht en handhaving Toezicht In de regel staat het toezicht aan het begin van alle handhavingsacties. Toezichthouders van gemeente, politie en brandweer voeren waar nodig controles uit. Hier gaat een belangrijk preventief effect van uit. Het toezicht kan tot resultaat hebben dat de wettelijke voorschriften zonder de inzet van verdere sanctiemiddelen worden nageleefd. Het toezicht omvat een breed scala aan activiteiten, vaak ook in voorlichtende en adviserende zin. Daardoor kan reeds in een vroeg stadium worden voorkomen dat een met de regelgeving strijdige situatie ontstaan of kan door middel van waarschuwingen worden bewerkstelligd dat regels alsnog worden nageleefd. Indien waarschuwingen geen effect sorteren kunnen handhavingsmiddelen met een meer dwingend karakter worden ingezet. Er zal dan een keuze moeten worden gemaakt uit de bestuursrechtelijke, strafrechtelijke en privaatrechtelijke middelen die de handhavende organen ter beschikking staan. Een combinatie van deze middelen is ook mogelijk. De keuze van het middel wordt bepaald door overwegingen van proportionaliteit, subsidiariteit, doelmatigheid en doeltreffendheid.
Handhaving algemeen Wanneer geconstateerd wordt dat voorschriften van een vergunning worden overtreden kan daartegen op drie manieren worden opgetreden: Bestuursrechtelijk: Bestuursrechtelijke handhaving is gericht op het beëindigen van een strijdige situatie. Bestuurlijke handhaving kan de vorm hebben van het toepassen van bestuursdwang, het opleggen van een dwangsom of het intrekken van een beschikking. Privaatrechtelijk: De privaatrechtelijke handhaving speelt een aanvullende rol op de bestuursrechtelijke handhaving. In dit geval is het eigendomsrecht van de gemeente in het geding en treedt de gemeente op als rechtspersoon. Privaatrechtelijke handhaving wordt bijvoorbeeld toegepast wanneer een gemeentelijke groenstrook illegaal is ingenomen of een onrechtmatige daad is toegepast tegenover de gemeente. Strafrechtelijk: Het overtreden van een voorschrift van een vergunning is strafbaar. De politie kan proces verbaal opmaken. Handhavende instanties kunnen de gemeente schriftelijk informeren over overtredingen. Deze informatie wordt vervolgens meegewogen in de beoordeling bij een volgende vergunningaanvraag van die organisator. Om een goede handhaving te kunnen realiseren is inzicht nodig in de verschillende instanties: Politie: De politie is bij de handhaving van de openbare orde bij evenementen in de praktijk de aangewezen dienst. De politie ziet als enige 24-uurs dienst in principe tevens toe op naleving van de vergunningvoorschriften. Gemeente: Op basis van artikel 172 van de Gemeentewet is de burgemeester belast met de handhaving van de openbare orde. Bestuursrechtelijk optreden kan op grond van artikel 125 van de Gemeentewet. Binnen de gemeente zijn toezichthouders werkzaam. Zij zien vooral toe op de uitoefening van het parkeerbeleid en andere voorschriften gesteld in de APV. De toezichthouders werken op dit moment voornamelijk overdag.
30
Brandweer: De brandweer adviseert ten aanzien van de brandveiligheid bij evenementen. Ook controle van de tijdelijke gebruiksvergunning en van de voorschriften evenementen brandweer vallen onder de werkzaamheden van de brandweer. Voedsel en Warenautoriteit (VWA): De VWA houdt toezicht en zorgt voor de handhaving van de Drank- en Horecawet. Op dit moment is een wetsvoorstel in behandeling waarbij toezichthoudende taken ingevolge de Drank en Horecawet bij de gemeente komen te liggen. Verder controleren zij eet- en drinkwaren en bevorderen zij naleving van voorschriften voor eet- en drinkwaren. Tot slot is de VWA belast met de handhaving Besluit Veiligheid attractie- en speeltoestellen.
Toezicht en handhaving bij B evenementen Voor toezicht op naleving van de voorschriften ingevolge de APV is in het Handhaving Uitvoering Programma (HUP) 1000 uur geraamd. Het houden van toezicht tijdens evenementen heeft een gemiddelde prioriteit en zal steekproefsgewijs worden gedaan. Toezichthouders kunnen indien noodzakelijk dan wel gewenst worden ingezet tijdens bepaalde evenementen.
Toezicht en handhaving bij C evenementen Een gezamenlijke, integrale aanpak is wenselijk waarbij meerdere controlerende- en handhavingsdisciplines tegelijk optreden. Hierin zijn twee verschijningsvormen in te erkennen: Schouwen: Het kernteam veiligheid, of een delegatie hiervan, zal alle C- evenementen schouwen. Een schouw heeft twee doelen. Allereerst om de vergunning en de daaraan gekoppelde documenten te controleren. Ten tweede voor de beeldvorming ter behoeve van andere C evenementen. Operationele aanwezigheid: Indien uit de multidisciplinaire risicoanalyse blijkt dat de aanwezigheid van het kernteam gedurende het C- evenement noodzakelijk is, zal hier invulling aan worden gegeven. De risicoaspecten worden voortdurend in de gaten gehouden en waar nodig wordt onmiddellijk opgetreden. Bij een dreigend groot incident of ramp wordt opgeschaald volgens de vaste crisisplannen.
5.9 Evaluatie De evaluatie van de B en C evenementen vindt na afloop van het evenement plaats in het evenementenoverleg. Na afloop van een C-evenement zal onder regie van de gemeente het evenement multidisciplinair geëvalueerd worden ten aanzien van de veiligheid. De evaluaties vinden plaats aan de hand van dezelfde methodiek als het beoordelen van de aanvraag. Resultaten worden meegewogen bij de beoordeling van een eventuele vervolgaanvraag van de organisator.
31
Afhandelen van de vergunningaanvraag Door: Vergunningverlening
Risicoclassificatie B
Risicoclassificatie C
Probleem geconstateerd
Toezicht Door: Toezichthouders
Schouwen Door: Kernteam veiligheid
Probleem oplossen Door: organisator
B Probleem niet opgelost
Probleem opgelost
Geen problemen geconstateerd
C
Handhaven Door: Bevoegd gezag
Einde evenement
Geen problemen geconstateerd
Einde evenement
Evalueren Door: evenementenoverleg
Evalueren Door: Kernteam veiligheid
32
6 Overzicht taken en verantwoordelijkheden Bij het organiseren van evenementen zijn meerdere actoren betrokken. Van deze actoren worden verwachtingen geschept. Deze verwachtingen zijn afhankelijk van de risicoklasse. In het onderstaande tabel staan de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de actoren vermeld. Dit is uitgezet tegen de drie risicoklassen. Indien een evenement een hogere risicoklasse heeft, wordt er meer van de actoren verwacht en zullen er taken en verantwoordelijkheden bijkomen.
Actor
Risicoklasse A + B + C
Risicoklasse B + C
Risicoklasse C Verantwoordelijk voor een communicatieplan: - Voorafgaand en tijdens het evenement spelregels duidelijk maken; Participatie binnen het kernteam veiligheid;
Verantwoordelijk voor het veiligheidsmanagement, omschreven in een plan;
Organisator
Verantwoordelijk voor een goede gang van zaken binnen het gebied, zowel in de primaire als de secundaire zone en in de voorbereidingsfase, uitvoeringsfase en de nafase; Is in de eerste minuten van een noodsituatie de crisismanager.
Ervoor zorgen dat gemaakte afspraken nageleefd en gecontroleerd worden; Het kunnen aantonen dat betrokken personeel bekwaam is; Betrokken personeel op de hoogte brengen van het veiligheidsmanagement plan; Aanleveren van de programmering.
Mag van haar bevoegdheden gebruik maken in de primaire zone; Beveiliging (indien van toepassing)
Vrijhouden van calamiteitenroutes; Vrijhouden van uitvalswegen;
Aantonen dat betrokken personeel bekwaam is; Aantonen dat de organisator zelf bekwaam is en de taken aankan; Aantonen dat verantwoordelijkheden op een adequate wijze invulling krijgen; Betrokken personeel op de hoogte brengen van het veiligheidsplan overheid ; Indien er na aanleiding van de risicoanalyse besloten wordt om een alternatieve locatie in te stellen, zorgt de organisator voor afstemming met de programmering met alternatieve locaties voor de programmering van het hoofdpodium. Als alternatief kan ook een noodpodium dienen. Dit moet een redelijk alternatief zijn.
Mag van haar bevoegdheden gebruik maken in de secundaire zone. Hierdoor blijft de inzet van politie beperkt tot een klein team dat zich richt op arrestaties van verdachten en inzet in noodsituaties .
Overlast en ordeverstoringen beperken.
38
Actor
Risicoklasse A + B + C
Risicoklasse B + C
Risicoklasse C Voorzitter/coördinator van het kernteam veiligheid;
Gemeente
▪ Verantwoordelijk voor in behandeling nemen, beoordelen en afhandelen van een vergunningaanvraag;
Het beoordelen van het veiligheidsplan organisatie; Multidisciplinair adviseren t.a.v. de vergunningverlening.
De koppeling leggen met het kernteam veiligheid vanaf het moment waarop de vergunning is verleend; De burgemeester informeren over de stand van zaken en verwachtingen aan de hand van het opgestelde risicoprofiel (de risicoanalyse). Uitvoeren van risicoanalyses;
Kernteam Veiligheid
Opstellen van een veiligheidsplan overheid; Stelt een rapport op van geconstateerde overtredingen. Adviseren over het verbeteren van de fysieke veiligheid;
Brandweer
Verstrekken van lijsten voorschriften.
Politie
Verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid; Ingrijpen bij ernstige delicten.
Adviseren over het verbeteren van de openbare orde en veiligheid.
Participeren in het kernteam veiligheid.
Participeren in het kernteam veiligheid.
Advisering ten aanzien van gezondheidsaspecten.; GHOR
Participeren in het kernteam veiligheid; Elimineren en beheersen van volksgezondheidsproblemen;
39
Bijlage 1: Aanvraagformulier Evenementen Dit aanvraagformulier is bestemd voor het aanvragen van een vergunning voor een evenement. Vul de vragen in die op uw evenement van toepassing zijn. Naast de evenementenvergunning kunnen ook andere vergunningen of ontheffingen nodig zijn. Vraag de vergunning daarom op tijd aan. Voeg altijd een plattegrond (op schaal) bij uw aanvraag. Op de tekening zet u alle objecten zoals nooduitgangen, inrichtingselementen blusmiddelen en dergelijke op de juiste schaal. De aanvraag kunt u richten naar: Gemeente Súdwest Fryslân, t.a.v. team omgevingen, Postbus 10.000, 8600 HA te Sneek GEGEVENS VAN DE AANVRAGER
Naam:
…………………………………………………………………………………………………………… Natuurlijk persoon / stichting / vereniging / ondernemer
Adres ………….……………………………………………………………………………………..…………… Postcode……………………………………… Woonplaats……...……………………………………………………………...………………………………… Telefoonnummer……………………………………………… Mobiel (06) ………………………….................................... Verzoekt de burgemeester van de Gemeente Súdwest Fryslân vergunning te verlenen als bedoeld in artikel 2:25 van de Algemene Plaatselijke Verordening Súdwest Fryslân ten behoeve van de organisatie van een evenement
GEGEVENS VAN DE CONTACTPERSOON
Naam: Dhr/mw ……………………………………………………………………………………………………………………… Postadres ……….……………………………………………………………………………………………………………. Postcode en woonplaats ……………………………………………………...…………………………………………… Telefoonnummer …………………………………………………………………………………………………………… Mobiel bereikbaar op locatie tijdens het evenement: (06) …………….................................................................. Fax ……………………………………………………………………………………………………………………………. E-mail ……………………………………………………………………………………………………………...................
GEGEVENS VAN HET EVENEMENT
Naam evenement ……………………………………………………………………….. …………………………………. Datum…………………………………………………………………………………………..........………………………… Tijd ...……………………………………………………………………………... …………………………………………. Locatie…………………………………………………………………………………………………………………………. Datum en tijd begin opbouw ………………………………………………………………………..................................... Datum en tijd eindtijd afbouw ….……………………………………………………………………………………………… Afsluiting wegen: ……………………………………………………………………………………………………………
40
SOORT EVENEMENT Omschrijving …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………. Datum en tijd van het evenement: Datum ……………………. van …………………….. uur tot …………………………uur Datum ……………………. van …………………….. uur tot …………………………uur Datum ……………………. van …………………….. uur tot …………………………uur Datum ……………………. van …………………….. uur tot …………………………uur Is het evenement eerder georganiseerd?
Ο nee Ο ja
Bij particulier terrein; heeft de eigenaar toestemming verleent?
Ο nee Ο ja
Naam en adres eigenaar terrein…………………………………………………………………………………………… Is het evenement gemeentegrensoverstijgend?
Ο nee Ο ja
Is het terrein voor evenementen bedoeld? Aard van het terrein:
Ο nee Ο ja Ο Harde ondergrond Ο Zachte ondergrond (vochtdoorlatend) Ο Zachte ondergrond (drassig)
Soort evenement:
Ο Evenement in open lucht Ο Evenement in tent met 49 personen of minder Ο Evenement in tent met 50 personen of meer Ο Evenement in een bestaand bouwwerk
BOUWWERKEN
Ο tent(en), afmetingen + aantal te huisvesten personen…………………………….………………………................. Ο podium, afmetingen..……………………………………………………………………………………………………. Ο Bestaand bouwwerk, afmetingen..………………….…………………………………………………………………. Ο tribune …………………………………………………………………………………………………………………….. Ο toiletvoorziening
Ο nee Ο ja,
Zo ja: Ο chemisch Ο plaskruizen Ο een toiletwagen Ο andere:………………………………….……… Aantal (nood)uitgangen met een openingshoek groter dan 135 graden: ………………………………................. Aantal (nood)uitgangen met een openingshoek kleiner dan 135 graden: ………………………………................. Het betreffen: Ο dubbele deuren Ο enkele deur Zijn er trappen bij de (nood)uitgangen gesitueerd?
Ο nee Ο ja
Zo ja, aantal: ………….. Zo ja, hoogte van de trappen: ………….. Vrije oppervlakte in het bouwwerk (totale oppervlakte – oppervlakte van inrichtingselementen) : ………………… Voeg een situatietekening van het terrein en een constructietekening van de bouwwerken bij uw aanvraag. Deze moet op schaal zijn.
41
BEZOEKERS / DEELNEMERS
Verwacht aantal bezoekers / toeschouwers: .......................................................................................................... Verwacht aantal deelnemers ……………………………………………………………………………………………… Verspreide bezoekers (meerdere locaties) Doelgroep
Ο nee Ο ja Ο 0 – 10 jaar (met ouders) Ο 0 – 10 jaar (zonder ouders) Ο 10 – 20 jaar (met ouders) Ο 10 – 20 jaar (zonder ouders) Ο 15 – 30 jaar Ο 30 – 45 jaar Ο 45 jaar en ouder Ο Alle leeftijden
Conditie doelgroep
Ο Goed Ο Redelijk Ο Matig Ο Slecht
Omschrijving van de doelgroep: ………………………………………………………………………………………… Parkeervoorzieningen aanwezig?
Ο nee Ο ja,
locatie: ……………………………………………………………………………………………………………………….. Verkeersregelaars
Ο nee Ο ja,
aantal ………………………………………………………………………………………………………………. …………
AANWEZIGHEID VAN SPECIFIEKE RISICO’S
Alcohol
Ο nee Ο ja Ο mogelijk
Softdrugs
Ο nee Ο ja Ο mogelijk
Harddrugs
Ο nee Ο ja Ο mogelijk
Weersomstandigheden
Ο nee Ο ja Ο mogelijk
Infrastructuur (wegen, parkeren)
Ο nee Ο ja Ο mogelijk
VERKEER EN TOEGANKELIJKHEID
Op welke locaties heeft u parkeergelegenheid geregeld?……………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………. Neemt u bestaande parkeerplaatsen in gebruik?
Ο Betaald, aantal: ………………………………. Ο Vergunninghouders, aantal:……… Ο Vrije, aantal: …………………………
42
Ο Invalide, aantal: ……………………. Dienen wegen te worden afgesloten?
Ο nee Ο ja
Welke? ……………………………………………………………………………………………………………………….. Zet u verkeersregelaars in?
Ο nee Ο ja
Aantal: ………………………………………………………………………………………………………………………… Zet u taxi’s in voor ordelijk vertrek van de bezoekers?
Ο nee Ο ja
Welke? ……………………………………………………………………………………………………………………….. Is de locatie toegankelijk voor rolstoelgebruikers?
Ο nee Ο ja
Wordt een gedeelte van de locatie gereserveerd voor rolstoelgebruikers?
Ο nee Ο ja
Beoordeling van de toegankelijkheid aan- en afvoerwegen:
Ο Goed Ο Redelijk Ο Matig Ο Slecht
GELUID
Geluidsinstallatie / geluidswagen
Ο nee Ο ja
Akoestische live-muziek
Ο nee Ο ja,
Dag 1: ……………van …....…….....tot …….……….... Dag 2: ……………van …....…….....tot …….……….... Dag 3: ……………van …....…….....tot …….……….... Dag 4: ……………van …....…….....tot …….……….... Dag 5: ……………van …....…….....tot …….……….... Dag 6: ……………van …....…….....tot …….……….... Dag 7: ……………van …....…….....tot …….……….... Dag 8: ……………van …....…….....tot …….……….... Versterkte live-muziek
Ο nee Ο ja,
Dag 1: ……………van …....…….....tot …….……….... Dag 2: ……………van …....…….....tot …….……….... Dag 3: ……………van …....…….....tot …….……….... Dag 4: ……………van …....…….....tot …….……….... Dag 5: ……………van …....…….....tot …….……….... Dag 6: ……………van …....…….....tot …….……….... Dag 7: ……………van …....…….....tot …….……….... Dag 8: ……………van …....…….....tot …….……….... Mechanische muziek
Ο nee Ο ja,
Dag 1: ……………van …....…….....tot …….……….... Dag 2: ……………van …....…….....tot …….……….... Dag 3: ……………van …....…….....tot …….……….... Dag 4: ……………van …....…….....tot …….………....
43
Dag 5: ……………van …....…….....tot …….……….... Dag 6: ……………van …....…….....tot …….……….... Dag 7: ……………van …....…….....tot …….……….... Dag 8: ……………van …....…….....tot …….……….... Soundcheck
Ο nee Ο ja,
Dag 1: ……………van …....…….....tot …….……….... Dag 2: ……………van …....…….....tot …….……….... Dag 3: ……………van …....…….....tot …….……….... Dag 4: ……………van …....…….....tot …….……….... Dag 5: ……………van …....…….....tot …….……….... Dag 6: ……………van …....…….....tot …….……….... Dag 7: ……………van …....…….....tot …….……….... Dag 8: ……………van …....…….....tot …….……….... Bronvermogen ………..dBa Namen van optredende Dj /artiest(en) (overzicht dagen en tijden bijvoegen): …………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………….
VERKOOP
Aangeboden waren …………………………………………………………………………………………………………. Verkooppunten
Ο nee Ο ja, aantal ……….………………..
Zwakalcoholische dranken / biertap
Ο nee Ο ja
Contactgegevens leidinggevende ter plaatse:………………………………………..…………………………………. Naam leidinggevende:…………………………………………………………………………………………………….. Indien u etenswaren gaat verkopen dient u een lijst met etenswaren en de telefoonnummers van de verkoper / eigenaar in te leveren bij de aanvraag.
ACTIVITEITEN
Welke activiteiten zijn van toepassing? Stands, kramen en dergelijke
Ο nee Ο ja
Tafels, stoelen en/of tribunes
Ο nee Ο ja
Brandwachten en/of bewakingsdiensten
Ο nee Ο ja
Elektrische toestellen en/of -installaties
Ο nee Ο ja
Brandgevaarlijke stoffen
Ο nee Ο ja
Gas (flessen)
Ο nee Ο ja
Koken, bakken, braden
- gasgestookt
Ο nee Ο ja
44
Koken, bakken, braden
- elektrisch
Ο nee Ο ja
Frituren in oliën en/of vetten - gasgestookt
Ο nee Ο ja
Frituren in oliën en/of vetten - elektrisch
Ο nee Ο ja
Barbecue
Ο nee Ο ja
Vuurkorven
Ο nee Ο ja
Vreugdevuren
Ο nee Ο ja
Kermisattracties
Ο nee Ο ja
Overnachting
Ο nee Ο ja
Circus
Ο nee Ο ja
Rennerskwartier
Ο nee Ο ja
Optocht
Ο nee Ο ja
OPEN VUUR EN VUURWERK
Gebruik open vuur
Ο nee Ο ja
Gebruik vuurwerk
Ο nee Ο ja
Zo ja, locatie: …………………………………………………………………………………………………………………. Tijdstip van afsteken: ………………………………………………………………………………………………………. Naam vuurwerkleverancier: ………………………………………………………………………………………………..
LUCHTASPECTEN
Komen er helikopters?
Ο nee Ο ja
Wilt u ballonnen oplaten?
Ο nee Ο ja
Kinderballonnen
Ο nee Ο ja, aantal ……..., locatie ……………………………..
Hete luchtballonnen
Ο nee Ο ja, aantal ……..., locatie ……………………………..
Kabelballonnen
Ο nee Ο ja, aantal ……..., locatie ……………………………..
FACILITAIRE VOORZIENINGEN
Afvalcontainers van de gemeente
Ο nee Ο ja
Dranghekken van de gemeente
Ο nee Ο ja aantal: …………… Ο bezorgen Ο zelf afhalen
Toiletvoorzieningen aanwezig
Ο nee Ο ja
Eigen stroomvoorziening
Ο nee ja
Stroom via gemeente
Ο nee Ο ja
Eigen aggregaat²
Ο nee Ο ja, aantal …………
45
De kosten van gemeentelijke dienstverlening en nadere afspraken worden in nader overleg vastgesteld. U dient voor alle aansluitingen eurostekkers te gebruiken. Eventuele aggregaten moeten geluidsarm en lekvrij zijn.
SCHOONMAAK TERREIN
Eigen beheer
Ο ja Ο nee
Gemeente
Ο ja Ο nee
Anders, namelijk ……………………………………………………………………………………………………………. De kosten van gemeentelijke dienstverlening en nadere afspraken worden in nader overleg vastgesteld.
HULPVERLENING
Hulpverlening
Ο ja Ο nee
Zo ja, aantal medewerkers en naam + telefoonnummer contactpersoon: …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… Aanwezig van ……………………………… tot ……………………………………………………………………………… Aard hulpverlening
Ο Rode Kruis Ο EHBO-ers Ο BHV-ers Ο Verpleegkundigen Ο Artsen Ο Brandwachten
Ambulancedienst
Ο ja Ο nee
Zo ja, aantal medewerkers en naam + telefoonnummer contactpersoon: …………………………………………………………………………………………………………………………….……… ……………………………………………………………………………………………………………………………………. Aanwezig van ……………………………… tot ………………………………………………………………………………
Beveiligingsdienst
Ο ja Ο nee
Zo ja, aantal medewerkers en naam + telefoonnummer eerstverantwoordelijke beveiliger ……………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………. Aanwezig van ……………………………… tot ……………………………………………………………………………… Aard van de beveiliging:
Ο Professioneel Ο Vrijwillig
46
RECLAME EN PROMOTIE
Gaat u bekendheid geven aan het evenement?
Ο ja Ο nee
Op welke wijze?:…………………………………………………………………………………………………………….. Hoeveel en wanneer moet dit geplaatst zijn?:………………………………………………………………………….. Wanneer worden buurtbewoners ingelicht? (verplicht):…………………………………………………….………..
RUIMTE VOOR AANVULLENDE INFORMATIE
………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………….………….
ONDERTEKENING
Datum ………………………………………………………………………………………………………………….……… Plaats …………………………………………………………………………………………………………………………. Handtekening ……………………………………………………………………............................................................
U stuurt met deze aanvraag de volgende bijlagen mee: - Situatietekening evenemententerrein (op schaal) - Constructietekening bouwwerken (op schaal) - Draaiboek - Lijst met namen en telefoonnummers verkopers etenswaren - Certificaten
Zijn alle voorzieningen en activiteiten aangegeven op de situatietekening? Indien dit niet het geval is, wordt uw aanvraag niet in behandeling genomen. Binnen 5 werkdagen krijgt u bericht over de risicoclassificatie die aan het evenement is toegekend. Afhankelijk van de classificatie dient hierop een veiligheidsplan op te stellen. Deze moet aanvullend bij de aanvraag ingediend worden.
47
Bijlage 2: Kwantitatieve- en kwalitatieve risicoscan De risicoclassificatie wordt bepaald door middel van twee analyses:
Een kwantitatieve analyse, met de deelaspecten: - Soort evenement; - Samenstelling van het publiek; - Plaats en tijdstip van het evenement; Een kwalitatieve analyse; met de deelaspecten; - Kans op slachtoffers; - Bereikbaarheid;
De kwantitatieve risicoscan In de kwantitatieve risicoscan wordt er aan een aantal deelaspecten invulling gegeven. Aan de mogelijke opties zijn risicopunten toegekend. Het totaal aantal punten leidt tot een risicoscore. De volgende puntentoekenning wordt als standaard aangehouden:
Soort evenement 1.
Risicopunt
Soort evenement
(grote) Popconcerten: > 10.000 bezoekers
3
(kleinere) Popconcerten / tentfeesten: 0 – 10.000 bezoekers
2
Festivals (meerdere shows en podia)
3
Markten / braderieën / buurtfeestje
1
(meerdaagse) Grote wandelmarsen
3
kleine wandelmarsen
1
Tourritten (fiets, skeeler, motor, auto)
2
Corso / optochten
3
Beurzen
1
Sportevenementen
2
Grote (house) party’s
2
(te verwachten) Grote demonstraties
3
(te verwachten) Kleine demonstraties
2
Vliegshows
3
Auto- en motorsport evenementen
3
Vuurwerkshows
2
48
Samenstelling van het publiek 2.
Risicopunt
Aantal deelnemers en/of bezoekers
0 – 1999
0.20
2000 - 4999
0.40
5000 – 9.999
0.80
10.000 – 14.999
1.00
15.000 – 19.999
1.20
> 20.000
1.40
3.
Leeftijdscategorie (zwaartepunt, maximaal 1 categorie toe wijzen)
0 – 10 jaar (zonder de aanwezigheid van ouders)
0.50
0 – 10 jaar (met de aanwezigheid van ouders)
0.25
10 – 20 jaar (zonder de aanwezigheid van ouders)
0.75
10 – 20 jaar (met de aanwezigheid van ouders)
0.50
15 – 30 jaar
1.00
30 – 45 jaar
0.50
> 45 jaar
0.25
Alle leeftijden
0.75
4.
Conditie / gezondheidstoestand
Goed
0.00
Redelijk
0.25
Matig
0.50
Slecht
1.00
5.
Gebruik alcohol / drugs
Niet aanwezig
0.00
Mogelijk aanwezig, doch geen risicoverwachting
0.25
Aanwezig met risicoverwachting
1.00
49
6.
Aanwezigheid van publiel
Als toeschouwer
0.50
Als toeschouwer cq. deelnemer
0.75
Als deelnemer
1.00
Plaats en tijdstip van het evenement 7.
Risicopunt
Gemeentegrens overstijgend
Niet gemeentegrens overstijgend
0.50
Gemeentegrens overstijgend
1.00
8.
Locatie van het evenement
In een gebouw
0.75
In een tijdelijk onderkomen (tent.etc.)
0.75
In de open lucht op een locatie die daarvoor normaal gesproken is bestemd en ingericht
0.50
In de open lucht op een locatie die daarvoor normaal gesproken niet is bestemd en ingericht
0.75
Een combinatie van deze facetten
1.00
9.
Toegankelijkheid aan- en afvoerwegen voor bezoekers
Goed
0.00
Redelijk
0.50
Matig
0.75
Slecht
1.00
10. Seizoen Lente
0.25
Zomer
0.50
Herfst
0.25
Winter
0.50
50
11. Duur evenement 0 – 3 uur (maandag t/m vrijdag) daguren
0.25
0 – 3 uur (maandag t/m donderdag) avond / nachturen
0.50
0 – 3 uur (weekend, vrijdag t/m zondag) daguren
0.50
0 – 3 uur (weekend, vrijdag t/m zondag) avond / nachturen
0.75
3 – 12 uren (daguren)
0.75
3 – 12 uren (avond/nachturen)
1.00
1 dag
1.00
meerdere dagen
1.00
12. Ondergrond Harde ondergrond; steen, asfalt, e.d.
0.25
Zachte ondergrond; zand, gras e.d. (vochtdoorlatend)
0.50
Zachte ondergrond; zand, gras e.d. (drassig)
0.75
De kwalitatieve risicoscan Bij de kwalitatieve risicoscan worden een tweetal aspecten beoordeeld. Per aspect kan een risicopunt toegekend worden.
Kwalitatieve analyse 1. Verhoogde kans / waarschijnlijkheid op incidenten c.q. slachtoffers
1.00
2. De bereikbaarheid voor de hulpdiensten is slecht (als gevolg van het evenement)
1.00
51
Bijlage 3: Schouwlijst voor het beschrijven van de evenementensituatie Stap 1: Tijd en ruimte definiëren
1.1
1.2
Tijdsdimensie 1.1.1
Hoeveel dagen duurt het evenement?
1.1.2
Tussen welke tijden speelt het evenement zich af?
1.1.3
Zijn er piekmomenten te benoemen?
Dimensie ruimte (per tijdsdimensie aangeven) 1.2.1
Wat is de primaire zone (het afgehekte gebied)
1.2.2
Is er sprake van meerdere locaties?
1.2.3
Wat
is
de
secundaire
zone
(buiten
het
afgehekte
terrein,
bijv:
route
naar
parkeerplaatsen en station) Wanneer deze dimensies in blokken aan elkaar gekoppeld zijn en vervolgens geanalyseerd, kan per blok de situatie verder beschreven worden door middel van de volgende aspecten: Stap 2: Beschrijven van het publieksprofiel
2.1.
2.2
2.3
Identificeerbaarheid 2.1.1
Is er kaartverkoop?
2.1.2
Zijn de persoonsgegevens van de bezoekers geregistreerd?
Verblijfsduur 2.2.1
Is er sprake van massale verplaatsing van publiek tussen verschillende locaties?
2.2.2
Hoe is het gesteld met de verblijfsduur op een bepaalde locatie?
Maximumcapaciteit 2.3.1
Hoeveel personen staan er (per locatie) op een vierkante meter? (norm = 2.4 personen per vierkante meter / bij dansend publiek 2 personen per vierkante meter)
2.4
2.3.2
Is er voldoende vervoerscapaciteit?
2.3.3
Wat is de tijd waarover het vervoer gespreid kan worden?
Contactrelaties 2.4.1
Hoe is de (duurzaamheid van de) contactrelatie met het publiek?
52
2.5
Publiekssamenstelling 2.5.1
2.6
2.7
Is het publiek heterogeen of homogeen?
Publiekseigenschappen 2.6.1
Hoe is de gezondheidstoestand / validiteit van het publiek?
2.6.2
Is er sprake van een specifieke leeftijdsgroep?
2.6.3
Is er sprake van een bepaalde cultuur?
2.6.4
Is er sprake van publiek met een of andere achterstandpositie?
Groepsgedrag 2.7.1
Is er een verhoogde kans op groepsvorming?
2.7.2
Is er (normafwijkend) gedrag bekend van de groepen?
Stap 3: Beschrijven van het activiteitenprofiel
3.1
Aard activiteit 3.1.1
Wat zijn de belangrijkste kenmerken van de activiteiten (installatie, bouwwerk, gevaarlijke stoffen, dieren, motorvoertuigen)?
3.1.2 3.2
3.3
3.4
Kunnen de activiteiten invloed hebben op de emotionele gesteldheid van het publiek?
Tijdsdimensie 3.2.1
Is de programmering afgestemd op de locatie?
3.2.2
Wat is de duur van de ondernomen activiteiten?
3.2.3
Zijn er gaten in de programmering?
3.2.4
Is er een scherpe scheiding tussen topacts en minder populaire activiteiten?
3.2.5
Is er een voor- en na programma?
3.2.6
Zijn er piekmomenten te benoemen?
3.2.7
Is er een kans dat er vertraging in het programma ontstaat?
3.2.8
Is er een kans dat er programmaonderdelen afgelast worden?
3.2.9
Is er kans dat het programma uitloopt?
Relatie activiteit tot publiek 3.3.1
Is het publiek (zittende) toeschouwer?
3.3.2
Is het publiek deelnemer?
Eigenschappen van het personeel 3.4.1
Wat is de achtergrond van de organisator (opleiding e.d.)
3.4.2
Wat voor ervaring heeft de organisator (met dit evenement)
3.4.3
Wat voor personeel is er betrokken bij het evenement?
3.4.4
Wat voor dienstverband heeft het personeel (vrijwilligers, uitzendkrachten, vaste krachten)?
3.4.5
Zitten er jongeren bij de organisatie betrokken?
53
Stap 4: Beschrijven van het ruimtelijk profiel
4.1
4.2
4.3
4.4
Bereikbaarheid, concentratie en spreiding 4.1.1
Is het evenement goed bereikbaar voor het aantal mensen?
4.1.2
Vinden op hetzelfde moment andere evenementen in de omgeving plaats?
4.1.3
Is de infrastructuur berekend op het verwachte aantal bezoekers?
4.1.4
Hoe is de regionale verkeerssituatie op de dag van het moment?
4.1.5
Hoe is het gesteld met de beschikbaarheid van openbaar vervoer en parkeervoorzieningen?
4.1.6
Is er voldoende vervoerscapaciteit?
4.1.7
Hoe is het gesteld met de aaneensluiting van de terreinen / activiteiten?
Toegankelijkheid 4.2.1
Is de primaire zone openbaar toegankelijk?
4.2.2
Hoe is de publieks-toestroom geregeld?
4.2.3
Hoe is de publieks-uitstroom geregeld?
4.2.4
Hoe zijn de vluchtwegen geregeld?
4.2.5
Hoe is de calamiteitenroute ten aanzien van de toegangswegen geregeld?
4.2.6
Is er sprake van toegansgs- / leeftijdscontrole?
4.2.7
Is er spreiding van tijdstippen bij het toelaten van bezoekers?
4.2.8
Is er spreiding in de uitstroom van bezoekers?
4.2.9
Hoe is de afstand tussen toegang/uitgang en parkeerterrein / station
Ruimtelijke omgeving 4.3.1
Is de primaire zone complex ingericht?
4.3.2
Is het een binnen- of buitenlocatie
4.3.3
Is er sprake van veel verhogingen, trappen en gangen?
4.3.4
Is er sprake van een stevige of kwetsbare ondergrond?
4.3.5
Zijn er kwetsbare objecten in de buurt?
4.3.6
Zijn er risicobronnen in de buurt?
4.3.7
Is er sprake van (visueel) krappe ruimten of beperkte zichtlijnen?
4.3.8
Hoe brandveilig en gebruiksvriendelijk zijn de versieringen en andere inrichtingselementen
4.3.9
Zijn er vaste obstakels op de locatie aanwezig?
4.3.10
Worden er obstakels speciaal voor het evenement geplaatst?
Meervoudig gebruik 4.4.1
Wordt
de
evenementenlocatie
gedurende
het
evenement
voor
andere
activiteiten
gebruikt? 4.5
4.6
Eigendomstructuur 4.5.1
Wat is in de gedefinieerde ruimte privaat terrein
4.5.2
Wat is in de gedefinieerde ruimte publiek terrein
Externe factoren 4.6.1
Wat zijn de voorspelde weersomstandigheden
54
Stap 5: Beoordelen van het veiligheidsmanagement plan
5.1
Neemt de organisatie voldoende maatregelen om mogelijke calamiteiten te voorkomen?
5.2
Bereid de organisatie zich voldoende voor op een mogelijke calamiteit?
55
Bijlage 4: Methodiek om het risico te bepalen Om het risico van het verzorgingsgebied te bepalen wordt in deze paragraaf gebruik gemaakt van de methode ‘Fine en Kinney, welke de volgende formule hanteert: Risico = Blootstellingsduur x Effect x Waarschijnlijkheid. Met deze methode kunnen de risicoscores wel objectief geclassificeerd worden.
Blootstellingsduur
Effect
Waarschijnlijkheid letsel
10
Voordurend (>90% van tijdsduur evenement)
40
Ramp, meerdere doden
10
Te verwachten
6
Regelmatig, frequent (50 – 90% van tijdduur evenement)
15
Zeer ernstig, een dode
6
Zeer wel mogelijk
3
Af en toe, occasioneel (10 – 50% van tijdsduur evenement)
7
3
Ongewoon
Soms, ongewoon (1 – 10% van tijdsduur evenement)
3
1
Onwaarschijnlijk, maar in grensgeval
Zelden (< 1% van tijdsduur evenement)
1
0.5
Denkbaar, maar onwaarschijnlijk
0.2
Praktisch onmogelijk
0.1
Bijna niet denkbaar
2
1
0.5
Zeer zelden
Ernstig letsel, invaliditeit Zeer grote schade Letsel met verzuim Grote schade Gering, 1ste hulp vereist Geringe schade
56
Bijlage 5: Mogelijke maatregelen Uitsluiten
Afgelasting;
Tijdig invullen evenementenkalender;
Uitsluiting van specifieke groepen;
Veranderen van locatie;
Veranderen van aanvangstijdstip;
Routering vrachtwagens gevaarlijke stoffen;
Eenrichtingsverkeer;
Circulaire verkeersroutes;
Beoordelen van de locatie in relatie tot andere risico’s.
Voorkomen / kans verminderen
Spreiding publiek in tijd;
Spreiding programma aanbod in tijd (voor- en naprogramma);
Geografische spreiding;
Aanpassing geluidsniveau;
Publieksstroombeinvloeding via stewards;
Publieksstroombeinvloeding via bebording / elektronische signalering / schriftelijke instructies;
Dosering toegang via kaartverkoop;
Tellen van publiek: verkochte tickets / elektroninsch / polsbandjes / schatten;
Alcoholbeleid;
Drugsbeleid;
Visitatie- en controlebeleid;
Gratis openbaar vervoer;
Beperken wachttijden;
Amusementsprogramma bij wachtrijen en –plaatsen;
Informatieverschaffing: vervoersschema’s/faciliteiten/plattegrond;
Afzettingenbeleid;
Scheiden verkeerstypen (auto, openbaar vervoer, voetgangers, tweewielers);
Eenrichtingsverkeer;
Circulaire verkeersroutes;
Directe verkeersroutes (geen zicht op ‘shortcuts’);
Scheiden publieksstromen op terrein;
Eenrichtingsstromen op terrein;
Circulaire publieksroutes op terrein;
Directe publieksroutes op terrein (geen zicht op ‘shortcuts’);
Verstevigen ondergrond/terreinaanpassing;
Wegnemen versmallingen / trappen / hoogteverschillen;
Compartimentering stadsgedeelte;
Compartimentering buitenterrein;
Compartimentering gebouw(en);
57
Speciale hekken / ’barriers’;
Klimaatbeheersing gebouwen;
Publiek voorafgaand aan het evenement inzicht geven in de aard van het evenement en het terrein;
Publiek bij aankomst informatie geven;
-
Die het adequaat en zelfredzaamheid bevordert;
-
Toelichten hoe het terrein is opgebouwd;
-
Waar de nooduitgangen zijn;
-
Waar (eerste) hulp gevonden kan worden;
-
Waar voedsel en vocht gehaald kan worden;
-
Over ge- en verboden;
Crowd monitoring.
Voorbereiden / bestrijden
Vaststellen maatscenario’s in gezamenlijke risicoanalyse;
Monodisciplinaire planvorming (per organisatie voor basiszorg);
Multidisciplinaire planvorming (voorbereiding maatscenario’s); -
Afspraken over alarmering en waarschuwing;
-
Communicatiestructuur;
-
Permanent Coördinatie Team Plaats Incident (CTPI);
-
Briefings;
-
Paraatheid ambulance, tankautospuit, ME;
-
Afspraken over (bijzondere) aanrij routes en opstelplaatsen;
-
Uniform kaartmateriaal;
-
Afspraken over opkomsttijden;
Multidisciplinaire oefening operationeel leidinggevenden: maatscenario;
Monodisciplinaire operationele oefening;
Mono- en/of multidisciplinaire oefening verbindingen/communicatie;
Opleiding en instructie publieksstewards;
Opleiding en instructie verkeersregelaars;
Opleiding en instructie EHBO’ers, diverse typen toezichthouders;
Surveillancebeleid;
-
Personele surveillance;
-
Camerasurveillance;
-
Helikoptersurveillance;
Informatievoorziening naar bezoekers bij een calamiteit; -
Tweedelige boodschap (wat is er aan de hand / wat moet men doen);
-
Moet het hele publiek kunnen bereiken;
-
Moet werken bij een eventuele uitval van nutsvoorzieningen.
58
Nazorg
Opvangruimte publiek op evenementterrein;
Opleiding en instructie publieksopvangteam organisator;
Bedrijfsopvangteams (organisator, hulpverleningsdiensten);
Debriefing (per organisatie en/of gezamenlijk);
Evaluatie (per organisatie en/of gezamenlijk; intern en/of extern);
Klachtenregeling;
Schadeafhandeling.
59
Bijlage 6: Onderdelen van het repressief veiligheidsplan overheid
Oprichten van een calamiteitenmanagementteam (CMT) (actiepunt: gemeente / AOV);
Rollen binnen het CMT (actiepunt: gemeente / AOV);
Beschikbaar stellen van een vast en goed ingerichte ruimte voor het CMT (actiepunt: gemeente / AOV);
Hoe boodschappen snel doorgegeven worden aan het publiek (actiepunt: gemeente / AOV);
Calamiteitenroute (goed begaanbaar, geen obstakels, veilig voor bezoekers) (binnen en buiten het evenemententerrein) (hoe is de begidsing binnen het terrein?)(route bij opschaling) (actiepunt: gemeente / AOV);
Opstelplaatsen (actiepunt: hulpverleningsdiensten);
Zichtbaarheid van hulpdiensten vergroten (actiepunt: hulpverleningsdiensten);
Uitvalswegen met ontsluitingen voor bezoekers met voldoende capaciteit. Deze is nodig voor snelle ontruiming in een crisissituatie (actiepunt: gemeente / AOV);
Vaste telefoonlijnen voor communicatie tijdens calamiteiten, als backup
bij het uitvallen van
zendmasten/ portofoonverkeer (actiepunt: gemeente / AOV);
Hoe
is
de
procedure
bij
aankomst
van
het
eerste
hulpverleningsvoertuig?
(actiepunt:
hulpverleningsdiensten);
Beschrijven hoe de afweging gemaakt wordt dat hulpverleners gealarmeerd worden (actiepunt: hulpverleningsdiensten);
-
Wat voor incidenten kan de organisatie zelf afhandelen;
-
Welke incidenten dient te overheid af te handelen;
-
Welke afwegingen zijn nodig;
Hoe kan de hulpverleningsdienst bij uitruk contact krijgen met de organisatie van het evenement (actiepunt: gemeente / AOV);
Informatielijnen opzetten / beheren waardoor incidenten zo snel mogelijk centraal bekend worden (actiepunt: gemeente / AOV);
Eventueel oefeningen van een mogelijk scenario, zowel op tactisch als operationeel niveau (CMT, beleidsteam, hulpverleningsdiensten en organisatoren).
60
