EVENEMENTENBELEID
versie 1.0
INHOUDSOPGAVE
pagina
HOOFDSTUK 1. 1.1 Aanleiding
4
HOOFDSTUK 2. 2.1 Inleiding 2.2 Wettelijke kaders 2.3 Uitgangspunten 2.4 Aspecten vergunningverlening 2.4.1 Locatie en aantal evenementen 2.4.2 Openbare orde en veiligheid 2.4.3 Geluid 2.5 Beleidsregels 2.6 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
6 6 6 6 6 7 8 8 10
HOOFDSTUK 3. 3.1 Inleiding 3.2 Verantwoordelijkheden gemeente en organisator 3.3 Gemeentelijke dienstverlening 3.3.1 Informatievoorziening 3.3.2 Kosten gemeentelijke dienstverlening
11 11 11 11 12
BIJLAGE 1. B1.1 Inleiding B1.2 Wettelijk kader B1.2.1 Algemene plaatselijke verordening B1.2.2 Algemene wet bestuursrecht B1.2.3 Drank- en Horecawet B1.2.4 Zondagswet B1.2.5 Activiteitenbesluit B1.2.6 Wet op de Kansspelen B1.2.7 Vuurwerkbesluit B1.2.8 Bestemmingsplan B1.2.9 Verkeersregelaars B1.3 Kaders vergunningverlening B1.3.1 Tijstip indienen aanvraag B1.3.2 In te dienen gegevens B1.3.3.Advisering door derden B1.3.5 Bekendmaking vergunningen B1.3.6 Bezwaar en beroep B1.3.7 Weigeringsgronden B1.5 Voorschriften en beperkingen B1.5.1 Algemeen B1.5.2 Verkeersregelaars B1.5.3 Begindtijd B1.5.4 Geluidsoverlast B1.5.5 Brandveiligheidsvoorschriften B1.5.6 Opruimen afval B1.5.7 Driehoeksborden en spandoeken B1.5.8Wegafsluitingen
1 1 1 3 3 3 4 4 4 4 4 5 5 5 6 6 6 7 7 7 8 8 8 8 8 8 8
2
B1.6.1 Handhaving B1.6.1 Algemeen
9 9
BIJLAGE 2. - evenementenkalenders 2006 -2013
3
HOOFDSTUK 1 1.1 Aanleiding Evenementen zijn in de afgelopen jaren een steeds belangrijkere rol gaan spelen. Vroeger waren kermissen en jaarmarkten de belangrijkste momenten waarop de bevolking van een dorp elkaar ontmoette, tegenwoordig zijn er evenementen in de meest uiteenlopende vormen. Het mooie dorp Laren is een aantrekkelijk decor voor het organiseren van evenementen. Laren is een gemeente met veel inwoners die zeer actief zijn in het organiseren van evenementen, tentoonstellingen, concerten, etc. Evenementen leveren een positieve bijdrage aan de sociale cohesie, de levendigheid, vitaliteit en de sfeer in het dorp. Ze bieden tevens de mogelijkheid om Laren regionaal en nationaal te profileren. In beginsel staat het college positief tegenover initiatieven van inwoners om evenementen te organiseren. Waar mogelijk wordt dit ook door de gemeente gestimuleerd en gefaciliteerd. Naast resultaten als een plezierig dorp waar wat te doen is, culturele en sportieve vorming, integratie, economische spin-off (door toerisme), imago-ontwikkeling etc. hebben evenementen ook neveneffecten. Evenementen met veel bezoekers zorgen voor verkeersdrukte, afval en hogere geluidsproductie. Hierdoor kan de druk op een plek waar veel evenementen plaatsvinden vaak pieken vertonen. Van bewoners van het centrum van Laren mag verder verwacht worden dat zij de levendigheid van evenementen waarderen of in ieder geval dulden dat deze evenementen plaatsvinden in hun nabije omgeving. Het wonen in het centrum is immers anders dan het wonen in een rustige buitenwijk. Het centrum van Laren heeft echter ook een woonfunctie. De inwoners van het centrum mogen van hun gemeente dan ook tevens aandacht voor hun woon- en leefklimaat verwachten. Hoewel het wonen in een centrum dus deze effecten als vanzelfsprekend met zich meebrengt, dienen bewoners te weten welke van deze effecten ze kunnen verwachten en dienen er grenzen aan de belasting te worden gesteld. Waar evenementen georganiseerd en gestimuleerd worden, moeten ook deze zaken geregeld zijn. Met andere woorden: er moet een samenhang zijn tussen stimuleren en reguleren. Een ander neveneffect van evenementen en festivals is de druk op de facilitaire activiteiten van een gemeente. Veel organisaties maken gebruik van deze diensten. Deze diensten omvatten onder meer het afzetten van wegen en het plaatsen van extra verkeersborden en parkeeraanduidingen. Ook op het punt van deze faciliteiten moeten er regelingen zijn voor het samenwerken van deze diensten met de organisatoren van evenementen en de beheersbaarheid van de kosten van de diensten. Integraal evenementenbeleid is het maken van een samenhangend proces waarbij om allerlei bovengenoemde redenen, initiatieven tot het organiseren van festivals en evenementen worden gestimuleerd en tegelijkertijd de neveneffecten goed worden gereguleerd. Stimuleren zonder reguleren leidt tot overlast. Reguleren zonder stimuleren leidt tot contraproductiviteit waardoor de met evenementen te behalen doelen niet bereikt worden. Het eerdere evenementenbeleid bevatte enkele uitgangspunten met betrekking tot zaken die bij het houden van evenementen van belang zijn. Bij steakholders (denk aan de afdeling Vergunningen van de BEL combinatie, evenementenorganisaties, het gemeentebestuur) bestaat behoefte aan meer en concretere handvatten en richtlijnen voor het organiseren van evenementen, vandaar de huidige actualisatie van het evenementen beleid.
4
Met een duidelijk, volledig, actueel en integraal opgesteld evenementenbeleid wil de burgemeester de organisaties van evenementen in goede banen leiden en verder professionaliseren. Enerzijds door het stimuleren, faciliteren en reguleren van evenementen, anderzijds door het tegengaan van de mogelijke negatieve kanten van evenementen. Het is zaak een goede balans te vinden tussen de belangen van de organisatoren van evenementen en die van de bewoners van het centrum. Hoofdstuk 2 bevat een beschrijving van de (beleids)uitgangspunten met daaropvolgend de beleidsregels. De uitwerking van die regels alsmede praktische zaken (afwikkeling verkeer, verkeersafzettingen, hekken, etc.) rondom het houden van een evenement zijn terug te lezen in hoofdstuk 3. De beschrijving van de regelgeving die betrekking heeft of kan hebben op het houden van een evenement staat in bijlage 1.
5
HOOFDSTUK 2 2.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt eerst kort besproken wat de wettelijke kaders zijn op basis waarvan nu het evenementenbeleid wordt opgesteld. Vervolgens worden de speerpunten besproken die het college heeft benoemd. Daarna worden de meest essentiële aspecten besproken die normaliter worden betrokken bij de verlening van een evenementenvergunning. Tot slot worden de beleidsregels benoemd. 2.2 Wettelijke kaders De gemeenteraad heeft in artikel 1.8, als mede artikel 2.25 van de Algemene plaatselijke verordening (APV) de kaders bepaald waarbinnen de burgemeester vergunning kan verlenen voor het houden van een evenement. Voorts bepaalt de Algemene wet bestuursrecht (Awb) dat een bestuursorgaan (in dit geval dus de burgemeester) bij zijn beslissing op een aanvraag binnen de grenzen van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur moet blijven. Dit houdt in: geen willekeur, gelijke gevallen gelijk behandelen, belangen afwegen. In de jurisprudentie is in verband hiermee de eis ontwikkeld dat, om een mogelijk verwijt van willekeur te vermijden, voor afwegingen als die hierboven zijn benoemd het bevoegde orgaan een uitvoeringsbeleid vaststelt. Zodra er een beleid in werking is getreden, wordt daarvan dan niet afgeweken. Het bestuursorgaan handelt overeenkomstig de beleidsregel, tenzij dat voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de beleidsregel te dienen doelen (art. 4:84 Awb). 2.3 Uitgangspunten Het college heeft ten aanzien van evenementen in Laren de volgende speerpunten benoemd: 1. Het, waar mogelijk, faciliteren dat de Larense bevolking elkaar ontmoet, is van groot belang. Evenementen spelen hierin een belangrijke rol; 2. Het college hecht waarde aan de (huidige) verscheidenheid van evenementen in Laren. Voorzover het binnen de bevoegdheid van het bestuur ligt, zal in de vergunning van evenementen daarop worden gestuurd. Dit betekent dat binnen Laren een volksfeest (de jaarlijkse kermis), een religieuze bijeenkomst (denk aan de St. Jansprocessie), als kunstzinnige evenementen (denk aan Art Laren) een plek moeten kunnen hebben en houden; 3. Waar mogelijk sturen op het vergunnen van evenementen die passen binnen de historie, traditie en karakter van Laren. Laren is een dorp met allure en daarbij passen evenementen die passen bij dit karakter of dit zelfs versterken; 4. het plein 1945 is het meest geschikt om als plek in het centrum van Laren te fungeren waar evenementen plaatsvinden. Tegelijkertijd hebben omwonenden van dit plein ook recht op een goed woon- en leefklimaat. Daarin moet een modus worden gevonden. 2.4 Aspecten vergunningverlening 2.4.1 Locatie en aantal evenementen Evenementen kunnen zowel positieve als negatieve effecten geven. Negatieve effecten zijn vooral overlast in de vorm van geluid, slechte bereikbaarheid van woningen/bedrijven e.d. en het innemen van parkeerplaatsen. In principe mogen evenementen in het centrum van Laren uitsluitend op Plein 1945 plaatsvinden; vergunning kan worden verleend voor een andere plaats indien die daarvoor - gezien aard en/of schaal van het evenement - meer geëigend is en uiteraard met toestemming van de rechthebbende op het desbetreffende terrein. Het is wel wenselijk om het aantal evenementen op Plein 1945 te begrenzen in het belang van omwonenden en omliggende detailhandel.
6
Ten aanzien van aanvragen voor evenementen op de (onverharde) Brink geldt een zeer terughoudend beleid ten aanzien van het houden van evenementen op deze locatie. In beginsel worden enkel kleinschalige evenementen toegestaan. Wanneer er een evenement mag plaatsvinden op de Brink worden ieder geval de volgende voorschriften opgenomen om de bescherming van de onderhoudstoestand van de Brink te waarborgen tijdens evenementen: BOA’s inzetten voor het toezicht houden op de op- en afbouw van een evenement; Geen auto’s en zwaar vrachtverkeer toestaan op het onverharde gedeelte van de Brink; er worden geen objecten (tenten en voertuigen) rond de vijver Coeswaerde geplaatst; het is verboden op het terrein waar het evenement plaatsvindt te graven of spijkers (of andere voorwerpen) in bomen aan te brengen. In de relatief rustiger maanden januari tot en met april en oktober tot en met december is maximaal één evenement per maand voor de locatie Plein 1945 gepast. In de maanden mei tot en met september wordt is een aantal van maximaal twee evenementen per maand voor de locatie Plein 1945 passend. Wil een aanvrager vooraf weten of een locatie geschikt kan zijn dan kan hij contact opnemen met de gemeente. Er kan dan een indicatie over de geschiktheid gegeven worden. Een definitief oordeel kan uiteraard pas gegeven worden aan de hand van de formele aanvraag. De wekelijkse warenmarkt wordt op vrijdag gehouden op Plein 1945. Deze locatie is één van de meest gebruikte evenementenlocaties in Laren. Op grond van artikel 10 van het Marktreglement gemeente Laren kunnen burgemeester en wethouders, indien dringende redenen of bijzondere omstandigheden daartoe aanleiding geven, tijdelijk een andere plaats aanwijzen. Dit zal voor evenementen maximaal 3 maal per jaar zijn, te weten 2 maal voor de jaarlijkse kermis en eenmaal voor Sonny’s Inc./Lekker Laren. Daarnaast moet rekening gehouden met de inzet, die nodig is bij het voorbereiden van een evenement (beoordelen van alle aspecten van de aanvraag). Maar ook met de capaciteit, die nodig is voor het waarborgen van openbare orde en veiligheid tijdens een evenement. 2.4.2 Openbare orde en veiligheid Er zijn verschillende soorten evenementen, zowel naar inhoud als omvang van het evenement. Een straatfeest van de inwoners van de betreffende straat trekt veel minder bezoekers dan een kermis in het centrum. Dit heeft gevolgen voor het verlenen van een vergunning. Bij een groot aantal bezoekers of attracties en ruime mogelijkheden tot vermaak tijdens een evenement, zal bij de vergunningverlening meer tijd en aandacht nodig zijn voor het beoordelen van alle relevante aspecten, waaronder die met betrekking tot de veiligheid. Evenementen in de gemeente Laren worden daarom ingedeeld in drie categorieën: A, B of C evenementen. Met deze indeling wordt aangesloten op de rubricering van de risicoclassificaties die zijn opgesteld door de Veiligheidsregio Gooi- en Vechtstreek en Flevoland. Regulier evenement (A): ‘Evenement’, waarbij het (zeer) onwaarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergen van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken. Veruit de meeste gehouden evenementen in Laren vallen onder deze categorie, te denken valt aan de buurtfeesten, maar ook aan bijvoorbeeld Art Laren, Dorpsdiner. Aandachtsevenement (B)
7
‘Evenement’, waarbij het mogelijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergen van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken. Onder deze categorie vallen een aantal uitzonderlijke evenementen, bijvoorbeeld Koninginnedag of Sonny’s Inc. Risicovol evenement (C) ‘Evenement’, waarbij het (zeer) waarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergen van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken. In Laren zijn tot op heden geen evenementen geweest die onder deze categorie vallen. Gegeven de gevolgen voor de openbare orde & veiligheid zal in beginsel voor dit type evenement geen evenementenvergunning worden verleend, behoudens bijzondere omstandigheden (bijv. in geval van een bezoek van de koning aan Laren). Straat- en buurtfeesten zijn, als niet- vergunningsplichtige evenementen- dus van bovenstaande regels uitgezonderd. Indien er meer aanvragen voor dergelijke vergunningen ontvangen worden dan is toegestaan, wordt er geselecteerd op spreiding in het jaar, of het evenement eerder is georganiseerd in Laren en de ervaringen daarmee en bijzondere kenmerken van het evenement.
2.4.3 Geluid Geluid, en dan met name versterkt geluid, tijdens evenementen veroorzaakt nogal eens overlast voor omwonenden. In 2014 zal de huidige nota Geluid worden gevalueerd, waarin ook dit aspect zal worden opgenomen. Tot die tijd wordt de voorheen steeds voorgeschreven geluidsnorm van 95 dBA op 3 meter van de geluidsbron teruggebracht naar 90 dBA. Er kan echter een situatie ontstaan dat de belasting voor omwonenden van Plein 1945 als gevolg van evenementen te groot wordt. Het bestuur houdt zich het recht voor om in die situaties voornoemde norm terug te schroeven of maatvoorschriften in de vergunning op te leggen. Muziek mag niet eerder ten gehore worden gebracht dan de vastgestelde begintijd van het evenement. De eindtijd voor wat betreft de geluidsproductie (waaronder muziek) is van zondag tot en met donderdag 23.00 uur en op vrijdag- en zaterdagavonden 24.00 uur. Op grond van artikel 4.6 van de Algemene plaatselijke verordening Laren 2010 is het verboden om van 20.00 uur tot 07.00 uur van de daaropvolgende dag, dan wel tot 10.00 uur als dat een zondag betreft, een geluidsapparaat in werking te hebben dat hinder veroorzaakt. In het verlengde daarvan zal de op- en afbouw van evenementen gedurende bovengenoemde tijdstippen in principe niet mogelijk zijn, als dat gebeurt met machines of op een wijze die ondubbelzinnig overlast veroorzaakt voor omwonenden. 2.5 Beleidsregels Om een vergunningaanvraag te mogen toetsen aan bovenstaande uitgangspunten met betrekking tot het aantal, de grootte en de locatie van evenementen, dient de burgemeester dit te vervatten in specifieke beleidsregels. Gelet op artikel 2.25 van de APV, in het licht van het vorenstaande, besluit de burgemeester van Laren vast te stellen de volgende beleidsregels ter uitvoering van artikel 2.25 Algemene plaatselijke verordening Laren 2010: Artikel 1. Wat betreft de tijd Er wordt voor maximaal één maal per maand een evenementenvergunning verleend voor de locatie Plein 1945, met uitzondering van de maanden mei tot en met september in welke maanden twee evenementen voor deze locatie kunnen worden vergund
8
Artikel 2. Aan een evenement wordt voorts voor de werkdagen altijd een eindtijd verbonden van: 23:00 uur wat betreft muziek; 23:30 uur wat betreft de drankverstrekking; van 24:00 uur wat betreft de aanwezigheid van publiek. Voor de vrijdag- en zaterdagavonden alsmede voor de avonden voorafgaande aan algemeen erkende feestdagen wordt altijd een eindtijd verbonden van: 24:00 uur wat betreft de muziek 00:30 uur wat betreft de drankverstrekking; 01:00 uur wat betreft de aanwezigheid van publiek. Dit bevordert een rustiger en geleidelijker afloop van het evenement. Artikel 3. Wat betreft de plaats a. In principe mogen evenementen uitsluitend op Plein 1945 plaatsvinden; vergunning kan worden verleend voor een andere plaats indien die daarvoor - gezien aard en/of schaal van het evenement meer geëigend is en uiteraard met toestemming van de rechthebbende op het desbetreffende terrein; b. Indien besloten wordt om, in afwijking van artikel 3. sub a. een evenement op De Brink te vergunnen, kan een vergoeding van € 1.440,- worden gevraagd ten behoeve van het behoud van de bomen op De Brink Artikel 4. Wat betreft de voorrang De jaarlijks terugkerende bestaande evenementen (zie bijlage 2) gaan voor; voor andere evenementen geldt als selectiecriterium "wie het eerst komt (= aanvraagt), het eerst maalt". Artikel 5. categorisering evenementen Voor een regulier (categorie A) en aandachtsevenement (categorie B) zal mits aan alle bijkomende voorwaarden wordt voldaan, in beginsel een evenementenvergunning worden verleend, voor een risicovol evenement in principe niet tenzij bijzondere omstandigheden zich voordoen. Artikel 6. Aanmelden evenement Evenementen moeten, in verband met de beoordeling en planning van mogelijk noodzakelijke politieinzet, vóór 1 december van het jaar voorafgaand aan dat waarin het evenement zal worden georganiseerd, bij de burgemeester worden aangemeld; dit laat onverlet de aanvraagtermijn van artikel 2.25, 7e lid, van de APV; Artikel 7. Verkeersregulering Bij evenementen met een voorzienbaar grote toeloop van publiek worden aan de vergunning voorschriften verbonden omtrent door de organisator te treffen verkeersregulerende maatregelen; Artikel 8. Geluidsbeperking Aan een evenementenvergunning wordt, tot het moment dat de geluidnota met geluidsnormen tijdens evenementen, is vastgesteld, in beginsel een maximale geluidsgrens van 90 dBA opgenomen, gemeten op een afstand van drie meter van de geluidsbron; Artikel 9. Formulier Alleen op het voorgeschreven formulier ingediende - volledig ingevulde - aanvragen om evenementenvergunning worden in behandeling genomen.
9
2.6 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Artikel 2:25 Apv bepaalt dat het verboden is om een evenement te houden zonder vergunning van de burgemeester. De burgemeester moet bij de beoordeling van de aanvraag rekening houden met diverse belangen. Tevens is de burgemeester op grond van artikel 174 lid 11 en lid 22 Gemeentewet belast met het toezicht op en bevoegd bij uitoefening van het toezicht op openbare samenkomsten en vermakelijkheden, alsmede op de voor het publiek openstaande gebouwen, bevelen te geven die voor de bescherming van de veiligheid en gezondheid nodig zijn. Vanuit dit oogpunt is in lid 3 van artikel 174 Gemeentewet uitdrukkelijk bepaald dat bevoegdheden opgenomen in verordeningen die het voorgaande toezicht betreffen bij de burgemeester worden neergelegd. Op deze manier kan geen conflict ontstaan in bevoegdheden tussen de verschillende bestuursorganen. Het artikel over evenementen is opgenomen in hoofdstuk 2 van de Apv, dat handelt over zaken aangaande de openbare orde. Het evenementenartikel is dan ook bedoeld om de overlast te beperken en de openbare orde en veiligheid te beschermen. De burgemeester heeft de bevoegdheid om beleidsregels, zoals bedoeld in artikel 1:33 en volgens artikel 4:84 van de Algemene wet bestuursrecht, vast te stellen voor vergunningverlening van evenementen. Aangaande evenementen is het college bevoegd om regels vast te stellen over de subsidiëring van evenementen en is het college bevoegd om te besluiten of een organisatie in aanmerking komt voor vrijstelling van de leges- danwel precariokosten op grond van de legesverordening en de precarioverordening (zie verder 3.3.2).
10
HOOFDSTUK 3 3.1 Inleiding De doelstelling van dit hoofdstuk is het scheppen van duidelijkheid welke diensten de gemeente Laren levert op het gebied van de organisatie van evenementen en de prijs die hiervoor in rekening wordt gebracht. Belangrijk hierbij is ook het scheppen van duidelijkheid over de verantwoordelijkheden van de gemeente en de organisatoren. De gemeente Laren heeft bij de uitvoering van evenementen voor haar bewoners, bedrijven, bezoekers en organisatoren een faciliterende en dienstverlenende rol. De gemeentelijke inzet is veelal een gevolg van door de gemeente gewenste maatregelen in het kader van de openbare orde en veiligheid, maar kan ook gaan over de communicatie tussen gemeente, burger en organisator. 3.2 Verantwoordelijkheden van de gemeente en de organisator Verantwoordelijkheden van de gemeente De gemeente heeft een verantwoordelijkheid op het gebied van informatievoorziening over de evenementen die plaatsvinden en informatievoorziening over de gemeentelijke diensten en de kosten hiervan. De gemeente is als wegbeheerder van gemeentelijke wegen verantwoordelijk voor de verkeersveiligheid op of aan de openbare weg. Tijdens evenementen worden daarom bepaalde verkeersmaatregelen getroffen en mogelijk worden omleidingroutes ingesteld. Verantwoordelijkheden evenementenorganisator Het evenemententerrein betreft het gebied waarop de organisatie voor de duur van het evenement beslag op legt. Te denken valt in ieder geval aan het terrein waar de daadwerkelijke activiteiten plaatsvinden, de parkeerterreinen en de locaties waar fietsen gestald kunnen worden. De organisator kan gebruik maken van de gemeentelijke dienstverlening en de verkeersmaterialen zolang de voorraad strekt, tegen vastgestelde tarieven. Indien er bijvoorbeeld meer dranghekken nodig zijn, dan is de organisator hier zelf verantwoordelijk voor. De organisatie is in ieder geval verantwoordelijk voor het opstellen van een deugdelijk calamiteitenplan. Eenzelfde redenering geldt voor het schoon en leeg opleveren van het terrein, de organisatie is daar primair verantwoordelijk voor. 3.3 Gemeentelijke dienstverlening Dit hoofdstuk biedt de beleidskaders van de gemeentelijke dienstverlening. De onderdelen van de gemeentelijke dienstverlening zijn: - informatievoorziening - kosten gemeentelijke dienstverlening - extra gemeentelijke ondersteuning
11
3.3.1 Informatievoorziening Informatievoorziening is belangrijk om duidelijkheid te geven over dat wat komen gaat en datgene waar rekening mee gehouden moet worden. De gemeente heeft hierin een nadrukkelijke rol richting haar burgers, bedrijven en organisatoren. Hieronder volgen de verschillende vormen van informatievoorziening: Informatievoorziening voor inwoners, bedrijven etc. Evenementenkalender De informatievoorziening ten aanzien van burgers, bedrijven en organisatoren komt tot uiting in het opstellen van een evenementenkalender. Ten behoeve van informatievoorziening is het gewenst om tijdig inzicht te krijgen over het aanbod van evenementen. De kalender geeft inzicht voor burgers, bedrijven, bezoekers en organisatoren welke evenementen er plaatsvinden. Hiernaast is de kalender een hulpmiddel voor gemeentelijke diensten en hulpverleningsdiensten om tijdig in te kunnen springen op evenementen en zaken te kunnen afstemmen. Jaarlijks wordt in oktober in het huis-aan-huis blad en op de gemeentelijke website een oproep gedaan aan evenementenorganisatoren om voor 1 december melding te doen van een, in het jaar daarop, te organiseren evenement. De gemeente stelt ieder jaar, voor het begin van het kalenderjaar, een voorlopige evenementenkalender op van de komende evenementen die bij de gemeente reeds bekend zijn of worden gemeld. Op de evenementenkalender worden de vergunningplichtige evenementen vermeld. De gemeente biedt de evenementenkalender nadrukkelijk aan als een service richting de burgers, bedrijven en de organisatoren. Er kunnen dus geen rechten en/of plichten uit voortvloeien. Dit betekent onder meer dat het al dan niet verlenen van een vergunning niet afhankelijk is van tijdige melding en plaatsing op de evenementenkalender. De ‘voorlopige’evenementenkalender vormt geen juridische basis om samenvallende evenementen te voorkomen. Verleende vergunningen Wanneer een evenementenvergunning is verleend, wordt dit bekendgemaakt in de eerstvolgende editie van het huis-aan-huisblad en op de gemeentelijke website, hier wordt gelijktijdig vermeld of er eventuele verkeersmaatregelen zoals omleidingen en wegafsluitingen gelden tijdens het evenement. Wordt een evenementenvergunning meer dan 3 maanden voorafgaand aan het evenement verleend, dan worden de verkeersmaatregelen nog eens gepubliceerd in de laatste editie van het huis-aanhuisblad voor het evenement om inwoners hier nog eens op attent te maken. Informatievoorziening voor de organisator Voor organisatoren is het belangrijk dat ze weten waar ze wel en waar ze niet op mogen rekenen op het gebied van gemeentelijke dienstverlening en de kosten die hiermee zijn gemoeid. Er wordt na afronding van dit evenementenbeleid een overzicht gecommuniceerd op de gemeentelijke website van de gemeentelijke kosten die in rekening gebracht gaan worden zoals o.a. legeskosten, precariokosten, kosten van dranghekken, driehoeksborden etc. Door middel van deze informatie kan de organisator in haar begroting rekening houden met de gemeentelijke kosten en wordt zij niet na afloop geconfronteerd met de kosten. 3.3.2 Kosten gemeentelijke dienstverlening De gemeente heeft als uitgangspunt dat het organisaties helpt en ondersteunt bij de voorbereiding en uitvoering van het evenement. De volgende uitgangspunten worden gehanteerd bij de kostendoorberekening van gemeentelijke diensten bij evenementen: - De kosten als gevolg van het plaatsen van verkeersafzettingen, wegafsluitingen, het plaatsen van omleidingborden en -routes en het autovrij maken (wegslepen van auto’s) van het evenemententerrein worden niet doorberekend aan de organisator; - benodigde verkeersmaterialen (dranghekken, vlaggenmasten, omleidingborden)
12
-
kunnen, zolang de voorraad strekt, gebruikt worden door de organisator. De materialen dienen zelf gehaald en gebracht te worden op de gemeentewerf, de manuren (Buitendienst) voor het plaatsen en ophalen van de materialen worden niet doorberekend. Kosten als gevolg van diefstal of vandalisme op of aan de gemeentelijke materialen worden doorberekend aan de organisator; de organisator kan tegen de vastgestelde tarieven (doorberekening manuren) gebruik maken van materialen zoals vuilcontainers of een veegmachine (indien voorradig) De kosten worden hiervan worden doorberekend aan de organisatie;
Andere gemeentelijke kosten Leges Op grond van de legesverordening van de gemeente Laren worden voor het in behandeling nemen van een aanvraag voor een evenement legeskosten in rekening gebracht, dit naast leges voor eventuele andere benodigde toestemming zoals ontheffing voor het schenken van zwak-alcoholhoudende dranken of het plaatsen van driehoeksborden ten behoeve van het evenement. De legeskosten staan vermeld in de legesverordening van de gemeente Laren. Precario Voor het plaatsen van voorwerpen onder, op of boven de voor de openbare dienst bestemde gemeentegrond is op grond van de precarioverordening Laren (per m2 per week of een gedeelte daarvan) precariokosten verschuldigd. Ter indicatie, op grond van de precarioverordening Laren 2013 houdt dit in dat gebruik van een gedeelte van Plein 1945 (50 m bij 50 m) een bedrag van € 5.000,00 aan precariobelasting is verschuldigd. Omdat het wel financieel haalbaar moet zijn voor organisaties en nu al voor circussen die een klein deel van het terrein gebruiken € 85,- wordt gerekend, zal per 1 januari 2015 vast tarief aan precario worden vastgesteld voor evenementen op Plein 1945, te weten: Voor ingebruikname van het hele Plein 1945 € 400,- en voor ingebruikname van de heft (of minder) van het Plein 1945 € 200,- per evenement. Wanneer een organisatie tevens driehoeksborden en/of spandoeken wilt plaatsen ten behoeve van het evenement geldt hier tevens precariobelasting. Bij in rekening brengen van de precariokosten wordt onderscheid gemaakt tussen: - commerciële evenementen: evenementen met als doel een winstoogmerk; - niet-commerciële evenementen: evenementen die voor iedereen toegankelijk en niet-commercieel zijn. Commerciële evenementen Voor commerciële evenementen geldt immer dat organisaties de precariokosten moeten voldoen. Hiervoor zal geen vrijstelling worden gegeven door het college. Niet - Commerciële evenementen Deze organisaties dienen het volgende te overleggen, naast de aanvraag om een evenementenvergunning: - statuten van de organisatie - een recent uittreksel uit het handelsregister waaruit blijkt dat de organisatie en haar bestuurders (bijvoorbeeld een stichting of vereniging) handelingsbevoegd zijn - (financiële) stukken waaruit blijkt dat alle eventuele opbrengsten (na aftrek van de kosten) van het evenement worden geschonken aan een ideëel doel Organisaties kunnen op de volgende wijze vrijstelling van leges- danwel precariokosten verkrijgen: - wanneer de opbrengst minder dan € 3.000,- bedraagt kan er vrijstelling van zowel de leges- als de precariokosten worden verleend; - wanneer de opbrengst tussen de € 3.000,- en € 5.000,- bedraagt, kan er vrijstelling van legeskosten worden verleend;
13
-
wanneer de opbrengst boven de € 5.000,- bedraagt, wordt er geen vrijstelling van leges- en/of precariokosten verleend.
Verbruik voorzieningen Indien een organisatie stroom, water of een ander voorziening van de gemeente afneemt geldt dat deze kosten immer worden doorberekend, aan zowel commerciële als niet-commerciële evenementen. In geval van een langdurig evenement met een langdurig stroomverbruik, kan het college vooraf bij de organisatie een borg bedingen. Voor alle evenementen geldt op het gebied van reiniging ‘de vervuiler betaalt’. Dit betekent dat stort- en afvoerkosten door de organisator betaald dienen te worden.
Kosten door schade Het is mogelijk dat derden schade ondervinden als gevolg van het plaatsvinden van een evenement. Bijvoorbeeld een busmaatschappij, die een route moet omleggen of bedrijven, die omzetschade lijden. Deze kosten zijn voor rekening en risico voor de vergunningaanvrager. De aanvrager is verplicht om vooraf met betrokken partijen te overleggen om eventuele (financiële) schade te voorkomen of zoveel mogelijk te beperken. Ook schade aan gemeente-eigendommen kan worden verhaald.
14
15
