Evenementen in Achtkarspelen Regels om te feesten
Januari 2009
Inhoudsopgave 1
INLEIDING ________________________________________________________________ 4 1.2 BELEIDSNOTA _______________________________________________________________ 1.4 DOELSTELLING ______________________________________________________________ 1.5 BEGELEIDINGSCOMMISSIE ______________________________________________________ 1.6 EVALUATIE BELEID ____________________________________________________________
2
4 4 5 5
DEFINITIES EVENEMENTEN _________________________________________________ 6 2.1 ALGEMEEN _________________________________________________________________ 6 2.2 MELDINGSPLICHTIGE EVENEMENTEN_______________________________________________ 6 2.3 KLEINE EN GROTE EVENEMENTEN _________________________________________________ 7
3
OPENBARE ORDE EN VEILIGHEID ___________________________________________ 8 3.1 REGELGEVING _______________________________________________________________ 8 3.2 EINDTIJDEN _________________________________________________________________ 8 3.3 PREVENTIE BIJ EVENEMENTEN? VOORKOMEN IS BETER DAN GENEZEN ______________________ 8 3.3.1 Voorgesprekken _______________________________________________________ 9 3.3.2 Vergunningvoorwaarden _________________________________________________ 9 3.3.3 Controle vooraf ________________________________________________________ 9 3.4 BEREIKBAARHEID EN PARKEREN _________________________________________________ 10 3.5 DRANK- EN DRUGSGEBRUIK ____________________________________________________ 10 3.6 HANDHAVING_______________________________________________________________ 11 3.6.1 Gemeente ___________________________________________________________ 11 3.6.2 Politie _______________________________________________________________ 11 3.6.3 Brandweer ___________________________________________________________ 11 3.6.4 Voedsel en Warenautoriteit ______________________________________________ 11 3.7 KLACHTEN_________________________________________________________________ 11 3.8 EVALUATIE EVENEMENT _______________________________________________________ 12
4 PROCEDURE__________________________________________________________________ 13 4.1 AANVRAAG ________________________________________________________________ 4.1.1 Aanvraagformulier evenementen _________________________________________ 4.1.2 Procedure ___________________________________________________________ Stap 1: Aanvraagtermijn _________________________________________________ Stap 2: Behandeling_____________________________________________________ Stap 3: Verstrekken / Weigeren ____________________________________________ Stap 4: Bezwaren_______________________________________________________ 4.2 OVERGANGSREGELING _______________________________________________________ 5
ONDERSTEUNING EN SUBSIDIEVERLENING__________________________________ 15 5.1 FINANCIËLE ONDERSTEUNING ___________________________________________________ 5.1.1 Achtkarspelen ________________________________________________________ 5.1.2 Dongeradeel _________________________________________________________ 5.2 GEBRUIK OPENBARE RUIMTE ___________________________________________________ 5.3 FACILITERING ______________________________________________________________
6
13 13 13 13 13 14 14 14
15 15 15 15 15
EVENEMENTENKALENDER EN COMMUNICATIE ______________________________ 16 6.1 EVENEMENTENKALENDER _____________________________________________________ 6.1.1 Waarom? ____________________________________________________________ 6.1.2 Werkwijze ___________________________________________________________ 6.2 COMMUNICATIE _____________________________________________________________
16 16 16 17
BIJLAGE I MELDINGSFORMULIER _________________________________________________ 18 BIJLAGE II AANVRAAGFORMULIER EVENEMENTENVERGUNNING _____________________ 21 BIJLAGE III BIJKOMENDE REGELGEVING __________________________________________ 29
2
1. GELUID ____________________________________________________________________ 1.1 Geluidsontheffing/Melding artikel 4.1.1.1 t/m 4.1.4 A.P.V. ____________________ 1.1.1 Collectieve (geluids)ontheffingen tijdens festiviteiten _______________________ 1.1.2 Individuele (geluids)ontheffingen tijdens festiviteiten _______________________ 1.2 Ontheffing overige geluidshinder artikel 4.1.5 van de A.P.V. __________________ 2. ONTHEFFING DRANK EN HORECAWET______________________________________________ 2.1 Aanvraag __________________________________________________________ 2.2 Weigeringsgronden __________________________________________________ 2.3 Voorschriften _______________________________________________________ 3. CONSTRUCTIEVE VEILIGHEID ____________________________________________________ 4. BRANDVEILIGHEID ____________________________________________________________ 5. W EGENVERKEERSWET_________________________________________________________ 6. AFSTEKEN VAN VUURWERK _____________________________________________________ 6.1 Meldingen _________________________________________________________ 6.2 Vergunning_________________________________________________________ 7. KERMISSEN _________________________________________________________________ 8. LUCHTVAARTWET ____________________________________________________________ 8.1 Hete luchtballonnen __________________________________________________ 8.2 Ballonnen __________________________________________________________ 8.3 Helicopterlandingen __________________________________________________ 9. TIJDELIJKE GEBRUIKSVERGUNNING ________________________________________________ 10. BESTAANDE GEBRUIKSVERGUNNING ______________________________________________ 11. VERKEERSREGELAARS _______________________________________________________ 12. BEVEILIGING _______________________________________________________________
30 30 30 30 30 30 30 31 31 31 31 32 32 32 32 32 32 32 32 33 33 33 33 33
BIJLAGE IV ONTHEFFING ARTIKEL 35 _____________________________________________ 35 BIJLAGE V BESLUIT ALGEMENE REGELS VOOR INRICHTINGEN MILIEUBEHEER ________ 36 BIJLAGE VI AANVULLINGEN VERGUNNINGAANVRAAG ______________________________ 37
3
1
Inleiding
In de gemeentes Dantumadeel, Dongeradeel, Kollumerland en Achtkarspelen (partners NOFA) worden jaarlijks veel evenementen en activiteiten op sportief, cultureel en recreatief gebied georganiseerd. Deze evenementen zijn belangrijk voor de regio Noord Oost Friesland. Bij een juiste inzet versterken ze het gewenste imago van de regio. Ze trekken toeristen en dagjesmensen aan en kunnen tevens bijdragen aan de verlenging van de verblijfsduur van deze bezoekers en zorgen voor een verhoging van de bestedingen. Ze hebben dus ook een economische betekenis. Naar de eigen bevolking toe zijn evenementen en feesten een middel om de sociale samenhang te versterken. Momenteel is er geen eenduidig evenementenbeleid voor de NOFA regio. Er zijn een aantal redenen om hier eenduidige afspraken over te maken. •
De organisatoren van evenementen weten zo voor de gehele regio aan welke werkwijze en voorwaarden zij zich moeten houden. Dit geldt zowel voor de meer commerciële activiteiten als de buurtfeesten.
•
De veiligheidspartners en toezichthouders; GGD/GHOR, Politie, Brandweer en gemeentelijke toezichthouders weten zo veel beter wat er van hen wordt verwacht. Wij als gemeente weten ook veel beter wat we van hen kunnen verwachten. Hierdoor zijn alle partijen beter voorbereid op mogelijke problemen en calamiteiten.
Technische gegevens zijn in het beleid onvermijdbaar. Er komen veel disciplines samen bij het organiseren van een evenement. Deze disciplines brengen hun eigen regelgeving mee. Het totaal aan relevante regelgeving is bekeken. Dit heeft geresulteerd in het evenementenbeleid. 1.2 Beleidsnota en uitvoeringsnota Er is per gemeente gekozen voor twee aparte notities, één gezamenlijke beleidsnota “Visie op Evenementen” en één ambtelijke uitvoeringsnota per gemeente. Voor u ligt de gezamenlijke beleidsnota. Hierin worden de uitgangspunten vastgesteld. Elke gemeente dient deze nota zelfstandig vast te stellen. Er kunnen daarom op detail niveau verschillen in zitten De verdere uitvoering van het beleid vindt plaats in de ambtelijke uitvoeringsnota evenementen per gemeente. Elke gemeente dient deze zelf nog op te stellen naar aanleiding van het vaststellen van dit document. Daarin zijn de werkprocessen opgenomen, die per gemeente en gemeentelijke organisatie verschillen. Dit uitvoeringsdocument dient jaarlijks te worden geactualiseerd en blijft een werkdocument. 1.3 Relatie met model Algemene Plaatselijke Verorodening De VNG heeft een nieuwe model Algemene Plaatselijke Verordening opgesteld. De nieuwe APV heeft als uitgangspunt het schrappen van onnodige vergunningsysteem. Dit is mede ingegeven door het aanpassen van alle gemeentelijke richtlijnen en verordeningen aan de Europese Dienstenrichtlijn. Hierin staat dat gemeenten geen onnodige belemmeringen mogen opwerpen voor het werken van EU burgers in andere lidstaten. Onnodige vergunningstelsels maken hier dus ook onderdeel van uit. Deze nieuwe kijk op de APV, samen met de Dereguleringsoperaties die erg actueel zijn heeft ervoor gezorgd dat er in de artikelene 2.2.1 en 2.2.2 voorwaarden zijn gesteld aan het wel of niet moeten aanvragen van een vergunning. Als men aan deze voorwaarden voldoet, heeft men geen vergunning nodig. De nieuwe APV is in de NOFA gemeenten nog niet vastgesteld. Het betreft namelijk een omvangrijke verandering op vele onderdelen. Het wijzigen van de artikelen 2.2.1 en 2.2.2 heeft inmiddels wel plaatgevonden. In de raadsvergadering van 11 december 2008. 1.4 Doelstelling De vraag bij het opstellen van deze nota was om een gezamenlijke visie op evenementen en evenementenbeleid te ontwikkelen en waar nodig aanbevelingen te doen voor de ambtelijke uitvoeringsnota per gemeente. Er bestond in Achtkarspelen, Dantumadeel en Kollumerland geen geschreven evenementenbeleid. In Dongeradeel is er wel een kaderstellende notitie.
4
Het beleid is een leidraad voor burgers en medewerkers van de gemeenten voor een optimale dienstverlening en een inzichtelijk verloop van de vergunningsprocedure voor evenementen maar ook een stimulans voor het organiseren van -veilige en verantwoorde- evenementen. Het evenementenbeleid heeft de volgende uitgangspunten: 1. 2. 3. 4. 5.
het stimuleren van het organiseren van evenementen; het begeleiden van vergunningaanvragers in de procedures rondom de vergunningverlening. De gemeente stelt zich dienstverlenend op; duidelijkheid aan de burger over wat van de gemeente verlangd kan worden; duidelijkheid over de verantwoordelijkheid van de organisator van het evenement; meer sturing op het gebied van veiligheid. De organisator dient te weten welke (veiligheids)maatregelen hij moet nemen om aan de regelgeving te voldoen.
1.5 Begeleidingscommissie Ten behoeve van de voorbereiding van deze notitie is de werkgroep evenementenbeleid ingesteld, die bestaat uit medewerkers van de gemeente Achtkarspelen, Kollumerland, Dongeradeel, Dantumadeel, de politie, de brandweer en de afdeling toezicht Kollum/Achtkarspelen. Intern hebben de verschillende gemeenten de voorstellen besproken in eigen werkgroepen. Deze werkgroepen hebben de begeleidingscommissie geadviseerd. 1.6 Evaluatie beleid Het evenementenseizoen loopt ongeveer van april tot en met augustus. In deze periode vinden de meeste evenementen plaats. Het is daarom raadzaam om na afloop van zo'n volledig seizoen, in de herfst van 2009 dit beleid te evalueren. Er is dan een volledig seizoen mee gewerkt en er is voldoende tijd om eventuele aanpassingen te doen ter voorbereiding van het seizoen in 2010.
5
2
Artikel 2.2.1 Algemene Plaatselijke Verordening
Definities evenementen
1. elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van: a. bioscoopvoorstellingen;
2.1 Algemeen De Algemene Plaatselijke Verordening (A.P.V.) is de grondslag voor de vergunningverlening van evenementen.
b.
markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder h, van de Gemeentewet en artikel 5.2.4 van deze verordening; c. kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen; d. het in een inrichting in de zin van de Drank en Horecawet gelegenheid geven tot dansen;
Het belangrijkste hierbij is dat het gaat om: a. een voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak; of b. een herdenkingsplechtigheid, braderie, optocht, feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg.
e. betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties; f. activiteiten als bedoeld in artikel 2.1.4.3 en 2.3.3.1 van deze verordening. 2. Onder evenement wordt mede verstaan: a.
een herdenkingsplechtigheid;
b.
een braderie;
Deze definitie is erg breed. Niet elk evenement c. een optocht, niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel heeft dezelfde schaalgrootte. Er zijn evenementen 2.1.2.2, op de weg; die vrijwel geen invloed op de woonomgeving d. een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de hebben of veiligheidsrisico's met zich weg. meebrengen. Het volgende artikel in de APV heeft hier rekening mee gehouden. Er is met dit vernieuwde artikel in de APV een mogelijkheid gecreëerd om een duidelijk onderscheid te maken tussen kleine -meldingsplichtige- en grootschalige evenementen. Artikel 2.2.2 1. Het is verboden zonder vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren. 2. Het verbod van het eerste lid geldt niet voor eendaagse evenementen, indien: a. het een evenement in de open lucht betreft en; b. het aantal bezoekers of deelnemers op enig moment niet meer bedraagt dan 100 personen en; c. het evenement tussen 09.00 uur en 24.00 uur plaatsvindt en; d. indien het een barbecue of straatfeest betreft niet meer dan 2 straten omvat en; e. niet langer dan tot 23.00 uur versterkte en of livemuziek ten gehore wordt gebracht en; f. het evenement geen belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten en; g. slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 10 m2 per object en niet meer dan 3 objecten per straat en;
2.2 Meldingsplichtige 1 evenementen Meldingsplichtige evenementen zijn evenementen, waarvoor geen vergunning wordt geëist. Deze evenementen dienen te voldoen aan de voorwaarden genoemd in artikel 2.2.2. De risico's van deze evenementen zijn zo klein dat zij zonder vergunning kunnen worden gehouden en daarmee de administratieve last voor de organisator sterk verminderen.
h. er een aanwijsbare organisator is en; i. het evenement niet op zondag plaatsvindt en; j. de organisator de burgemeester tenminste 10 werkdagen voorafgaand aan het evenement in kennis stelt met een door de burgemeester vastgesteld meldingsformulier en; k. indien binnen 7 werkdagen na ontvangst van het meldingsformulier door de burgemeester geen tegenbericht is verzonden kan het evenement zoals gemeld plaatsvinden.
Minimaal twee weken (10 werkdagen) voor het evenement dient een ingevuld en ondertekend meldingsformulier te worden ingeleverd.
l. Het verbod van het eerste lid geldt voorts niet voor een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg, voorzover in het geregeld onderwerp wordt voorzien door artikel 10 juncto 148, van de Wegenverkeerswet 1994.
Mocht het nodig zijn om voorwaarden te stellen aan evenementen, hetzij door praktische problemen, hetzij door veiligheidsbezwaren dan bestaat de mogelijkheid om voorwaarden te stellen aan het evenement. Als er geen aanvullende voorwaarden hoeven te worden gesteld dan wordt er geen bericht meer verstuurd.
1
De mogelijkheid voor het melden van evenementen is in deze nota vooruilopend op het NOFA breed aanpassen van de A.P.V.’s al uitgewerkt. Deze werkwijze treed pas in werking zodra de gemeentelijke A.P.V. is aangepast.
6
Het is wel belangrijk dat men een ontvangbevestiging van de melding krijgt. Dit als bewijs dat men inderdaad een melding heeft gedaan. Deze ontvangstbevestiging kan per gemeente verschillen, maar bestaat bij voorkeur uit een gestempeld exemplaar van het meldingsformulier. Deze taak kan door een front-office worden uitgevoerd. Nadere uitwerking van de procedure en het doorgeven van de melding aan verschillende afdelingen en bijvoorbeeld de politie gebeurt in de uitvoeringsnota. Zie voor de meldingsprocedure bijlage 1 en voor het meldingsformulier bijlage 2. Het meldingsformulier bestaat uit twee delen. De eerste zijde bestaat uit het meldingsformulier. De achterkant bestaat uit een aantal algemene regels. Deze regels hebben betrekking op het gebruik van de openbare ruimte en de veiligheid. 2.3 Reguliere en grootschalige evenementen De reguliere evenementen zijn in te delen in twee categorien: Reguliere en grootschalige evenementen. Dit onderscheid is gemaakt om het gemakkelijker te maken om een evenement te organiseren. Bij kleine evenementen moet een korte aanvraagprocedure worden gevolgd en bij grootschalige evenementen dient een uitgebreide procedure worden gevolgd. Naarmate de risico’s van een evenement groter zijn wordt de procedure uitgebreider en langer. Een evenement wordt als grootschalig gecategoriseerd indien aan één of meerdere van onderstaande voorwaarden wordt voldaan: • meer dan 2000 verwachte bezoekers of • als er een groot aantal fysieke maatregelen moeten worden getroffen, denk hierbij aan een omvangrijke wegomleiding en/of het afsluiten van meerdere straten of • als het risico voor de openbare orde en veiligheid groot is en daarmee extra capaciteit/ aandacht van de hulpdiensten wordt gevraagd. De vergunningverlener bepaalt in welke categorie een evenement valt. Daarbij heeft hij/zij een bepaalde beoordelingsvrijheid. De voorwaarden worden als richtlijn gebruikt. Valt een evenement niet onder de meldingsplicht, dan wel onder de grootschalige evenementen, dan is er sprake van een regulier evenement.
7
3
Openbare orde en veiligheid
3.1 Regelgeving Een evenementenvergunning wordt in eerste instantie gekoppeld aan artikel 2.2.2 van de APV zoals hiervoor besproken. Op grond van artikel 2.2.2 is het mogelijk om voorwaarden te verbinden aan een vergunning op grond van a. de openbare orde; b. de openbare veiligheid; c. de volksgezondheid; d. de bescherming van het milieu. Hiervoor is het nodig om deskundig advies in te winnen van bijvoorbeeld een milieudeskundige, de politie, de GGD-GHOR of de brandweer. De adviezen die zij verstrekken kunnen er toe leiden dat een aanvrager zijn vergunningaanvraag aanpast en bij afgifte van de vergunning tot het stellen van voorwaarden. Buiten de evenementenvergunning zijn er nog andere wetten en regelgeving die een rol kunnen spelen bij een evenement. In sommige gevallen zijn dit ontheffingen die heel vaak voorkomen; bijvoorbeeld het afgeven van een ontheffing voor het mogen schenken van alcohol. In andere gevallen uitzonderlijke situaties; zoals het afgeven van een verklaring van geen bezwaar voor het landen met een helikopter. In deze nota wordt voor deze zaken geen beleidsrichtlijn gesteld. Wel wordt zoveel mogelijk de relevante regelgeving vermeld. Een overzicht van de regelgeving staat in bijlage III. Nadere uitwerking hiervan kan indien gewenst in de gemeentelijke 'Uitvoeringsnota' gebeuren. 3.2 Eindtijden In de regio zijn er verschillende eindtijden van evenementen die worden gebruikt. Zelfs binnen gemeenten zijn de eindtijden niet overal hetzelfde. Dit maakt dat het voor gemeentelijke toezichthouders en de politie niet altijd duidelijk welke eindtijden er gehanteerd worden. Voorstel is om voor alle evenementen een vaste eindtijd te hanteren, met een uitloop van een half uur. • Maandag, dinsdag, woensdag, donderdag en zondag tot 23.00 uur • Vrijdag en zaterdag tot 1.30 uur Op de vastgestelde eindtijd dient het verstrekken van consumpties te stoppen en de muziek uit te gaan. Een half uur na de eindtijd dienen de bezoekers van het evenement te zijn vertrokken. Er zijn historisch gezien een aantal evenementen die een latere eindtijd hanteren, het doel is om bij alle evenementen in de regio dezelfde eindtijden te hanteren. Gemotiveerd afwijken van deze norm is mogelijk. De burgemeester kan zowel voor evenementen in een inrichting als voor evenementen in de buitenlucht een ontheffing verlenen om het evenement tot een later tijdstip te laten doorgaan. Omdat het daarbij gaat om maatwerk, zijn er geen vastgestelde maxima. De burgemeester zal beoordelen of een ontheffing wordt verleend en wat een redelijke eindtijd is. Een ontheffing wordt enkel verleend bij wijze van uitzondering. Bij evenementen in de buitenlucht of een tent wordt daarbij voornamelijk gedacht aan grote evenementen. Op basis van de Zondagswet is het uitgangspunt dat op zondag vóór 13.00 uur geen evenementen worden gestart. Dit geldt niet voor samenkomsten tot het belijden van godsdienst of levensovertuiging en wandeltochten die niet door muziek worden begeleid. De opbouw mag eerder plaatsvinden mits dit rustig en met respect voor de gevoelens van anderen gebeurt en er geen mogelijkheid bestaat om een dag eerder al op te bouwen. 3.3 Preventie bij evenementen? Voorkomen is beter dan genezen Het doel van een evenementenvergunning is niet om zoveel mogelijk ingewikkelde voorwaarden te stellen, maar om te voorkomen dat er problemen en onveilige situaties ontstaan. Dit kan op verschillende momenten gebeuren.
8
3.3.1 Voorgesprekken Het houden van een intake gesprek bij nieuwe evenementen en bij grote evenementen zorgt voor een duidelijker beeld bij de organisator van de vergunningeisen en voorwaarden waaraan een aanvraag dient te voldoen. Vragen over de procedure, de in te dienen stukken en bijvoorbeeld de eisen waaraan een ontheffingsaanvraag van de Drank en Horecawet dienen te voldoen kunnen worden besproken en toegelicht. Nadat de aanvraag is ontvangen komen de evenementen met een verhoogt risico profiel in aanmerking voor een voorgesprek. Dit is minimaal één gesprek met de organisatie en de vergunningverlener, de brandweer, de politie, de GGD-GHOR en de gemeentelijke toezichthouder. In dit gesprek wordt de aanvraag doorgesproken. In deze fase is het nog mogelijk om de aanvrager bij te sturen en de verwachtingen en eisen van en aan alle partijen duidelijk te maken. 3.3.2 Vergunningvoorwaarden Voorwaarden aan de verstrekking van een vergunning dienen gerelateerd te zijn aan de weigeringsggronden zoals die in de Algemene Plaatselijke Verordening zijn benoemd. Voor de toelaatbaarheid van de voorschriften geldt een aantal voorwaarden: • De voorschriften mogen niet in strijd zijn met enige wettelijke regeling. • De voorschriften moeten redelijkerwijs nodig zijn in verband met het voorkomen van de aantasting van de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of de bescherming van het milieu. • De voorschriften mogen niet in strijd komen met enig beginsel van behoorlijk bestuur. Voorbeelden van beperkende voorwaarden zijn:
De vergunninghouder is primair verantwoordelijk voor de orde en de veiligheid van de bezoekers op het evenemententerrein. Hij moet daarom zorgen dat er voldoende toezicht is. Afhankelijk van de aard van het evenementen kunnen vrijwilligers dit toezicht uitoefenen, of huurt de organisatie een professioneel gecertificeerd bedrijf in. De burgemeester kan bepalen dat het beveiligingsbedrijf in samenspraak met de politie een beveiligingsplan opstelt.
Voor details van de voorwaarden waaraan beveiligers dienen te voldoen zie bijlage III.
De organisator van een evenement is verplicht om voor parkeergelegenheid te zorgen indien de bezoekers verkeersonveilige situaties kunnen veroorzaken.
Het is verboden om op open water te lozen.
Het evenemententerrein dient schoon te worden achtergelaten.
Tijdelijke toiletten dienen tijdig te worden geledigd.
Bij evenementen dient er minimaal 1 toilet per 100 bezoekers te zijn.
Richtlijn is één EHBO-er per 300 bezoekers behalve als er bijzondere omstandigheden zijn om hier vanaf te wijken. De vergunningverlener bepaalt of er sprake is van bijzondere omstandigheden.
Beperkingen opleggen in verband met licht en of geluidsproductie in tijd of in decibellen. Zie hiervoor bijlage III.
3.3.3 Controle vooraf Bij de vergunningaanvraag wordt gevraagd naar de data van opbouw van de eventuele tent en de inrichting van het festivalterrein. In de vergunningvoorwaarden wordt een tijd genoemd waarop de opbouw en inrichting gereed dient te zijn. Er kan dan een preventieve controle plaatsvinden, voordat
9
het evenement van start gaat, door de gemeentelijke toezichthouders, de brandweer en eventueel de GGD-GHOR. 3.4 Bereikbaarheid en parkeren Een belangrijke afweging bij het afgeven van een evenementenvergunning zijn verkeersaspecten. In de aanvraag zijn daarover ook enkele vragen opgenomen. Deze vragen kunnen uitlopen op het stellen van voorwaarden. Bij hele grote evenementen kan er een verkeerscirculatieplan worden gevraagd. Bij kleinere evenementen zal er vaak sprake zijn van het nemen van verkeersmaatregelen, zoals het tijdelijk afsluiten van wegen of het verplicht inzetten van Verkeersregelaars. Deze maatregelen en voorwaarden zijn maatwerk. Het kan bijvoorbeeld nodig zijn om met de vervoersbedrijven te overleggen over wegomleidingen, intern te informeren naar weg opbrekingen en wegwerkzaamheden. De verkeersveiligheid van bezoekers en deelnemers aan een evenement is primair een verantwoordelijkheid van de organisatie, zij dient zelf met de vervoersbedrijven te overleggen over het doorkruisen van busroutes en aan te geven welke verkeersmaatregelen eventueel genomen dienen te worden. Er dient bij de organisatie van evenementen altijd rekening te worden gehouden met de bereikbaarheid van evenementen. De hulpdiensten hebben een minimale breedte van 3,50 meter en een minimale doorrijhoogte van 4,20 meter nodig. 3.5 Drankgebruik Bij een aantal evenementen wordt traditioneel veel alcoholische dranken genuttigd. Het gaat dan met name om evenementen met live-muziek zoals tentfeesten, dorpsfeesten en traditionele sportevenementen. Binnen de regio is afgesproken om actief om te gaan met alcoholmatigingsbeleid. Dit onderwerp is erg actueel. Het is de bedoeling dat de Drank en Horecawet zo wordt aangepast dat het toezicht op deze wet van de Voedsel en Warenautoriteit overgaat naar de gemeenten. Er zijn momenteel een aantal gemeenten die deze nieuwe vorm van toezicht aan het testen zijn. Momenteel wordt er landelijk gewerkt aan een nieuw alcoholbeleid. Op 20 november 2007 heeft het Kabinet zijn visie hierop naar de Tweede Kamer gestuurd. Zodra hier lokaal concrete veranderingen door ontstaan wordt hier natuurlijk op aangesloten. Hoe kunnen de NOFA gemeenten op dit moment actief bijdragen aan het verminderen van alcoholgebruik bij evenementen. • Bij afgifte van ontheffingen nadrukkelijk wijzen op de voorwaarden van de DHW wet zoals; o Bij het doorgeven van alcohol (door jongeren boven de 16) aan jongeren onder de 16 blijft de verkoper aansprakelijk. o Bij het verkopen van alcohol aan jongeren onder de 16 jaar is de verkoper verantwoordelijk. o Er dient duidelijk te worden aangegeven dat kopers minimaal 16 dienen te zijn. o Er mag alleen zwak alcoholische drank worden verkocht. •
Gemeentelijke toezichthouders, die tevens Buitengewoon opspringsambtenaar zijn (BOA’s) alleen of samen met de politie laten controleren op de voorwaarden waaronder de ontheffing is verleend. De BOA’s en de politie kunnen in in een aantal gevallen strafrechterlijk optreden, zij mag geen toezicht uitoefenen op basis van de Drank en Horecawet. Bij concrete aanwijzingen dat er economische delicten worden gepleegd mag er gebruik worden gemaakt van de (opsporings)bevoegdheden. Overtredingen vastgesteld door de politie of een BOA dienen altijd strafrechtelijk te worden afgedaan, dit mag niet bestuursrechterlijk gebeuren.
•
Als er sprake is van een tijdelijke ontheffing van de Drank en horecawet (artikel 35) kan deze onder beperkingen worden verleend en kunnen er voorwaarden aan woren verbonden. Voor voorbeelden van voorwaarden waaronder de ontheffing wordt verleend en een stroomschema om aanvragen te beoordelen verwijs ik u naar bijlage III, 2.2 en bijlage V.
10
•
De toezichthouders kunnen formeel weinig doen op het moment, maar kunnen ondernemers wel aanspreken op de voorwaarden van de ontheffing.
3.6 Handhaving Bij evenementen zijn verschillende toezichthouders betrokken. Wie dient waarop toe te zien? 3.6.1 Gemeente Bestuursrechtelijk Gemeentelijke toezichthouders dienen op de algemene vergunningvoorwaarden toe te zien en zijn voor alle ander toezichthouders aanspreekpunt tijdens een evenement. Bij ernstige overtredingen van de voorschriften kan in principe bestuursdwang worden toegepast (op grond van artikel 125 van de Gemeentewet). Het bestuursorgaan kan dan een eind aan de overtreding maken. Omdat uitstel niet kan worden getolereerd, is een schriftelijke waarschuwing in dit geval niet nodig. Strafrechtelijk Het overschrijden van een voorschrift van een vergunning op basis van de APV is ook strafbaar op basis van diezelfde APV. Een opsporingsambtenaar / toezichthouder kan in zo’n geval opdracht geven om bijvoorbeeld de muziek zachter te zetten. Wanneer het bevel niet wordt opgevolgd, kan gebruik worden gemaakt van de ‘sterke arm’. 3.6.2 Politie Het bewaken van de orde op en rond het evenemententerrein is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de organisatie zelf. De politie is terughoudend in haar optreden tijdens evenementen. Zij kunnen tevens controle uitvoeren of ingrijpen bij overtreding van de algemene vergunningvoorwaarden zoals het overtreden van de eindtijden. Voor de handhavingstaken bij overtreding van de Drank en Horecawet zie paragraaf 3.5. Bij grote evenementen wordt – naast het bevoegde beveiligingspersoneel van de evenementenorganisatie – doorgaans (extra) politie ingezet om de orde op en rond het evenemententerrein te bewaken en hulp te verlenen aan het publiek. 3.6.3 Brandweer De brandweer adviseert de gemeente ten aanzien van de bereikbaarheid van het evenemententerrein (aanrijroutes) en mogelijke voorwaarden die voorkomen uit de neergelegd in de tijdelijke gebruiksvergunning en de evenementenvergunning. Deze eisen komen voort uit de brandbeveiligingsverordening en/of de bouwverordening. Bij de vergunningaanvraag dient de organisator aan te geven welke brandveiligheidsvoorzieningen worden getroffen. Naar aanleiding van de aanvraag adviseert de brandweer de gemeente over de brandveiligheid en eventueele voorwaarden. Voor een gedegen advies heeft de brandweer minimaal 10 werkdagen nodig. 3.6.4 Voedsel en Warenautoriteit De Voedsel en Warenautoriteit ziet toe op het voldoen aan de vergunningvereisten van de Drank en Horecawet. Bij evenementen gaat het dan meestal om ontheffingen artikel 35 DHW. Verder zien zij toe op de Warenwet. De gegevens (eigenaar/product) van verkoopwagens bij evenementen dienen daarom ook altijd aan de VWA te worden gemeld. De VWA kan zelf bestuurlijke boetes opleggen of het aan de gemeente overlaten om bestuursrechterlijk op te treden. 3.7 Klachten De meeste klachten tijdens een evenement gaan over geluidsoverlast en wegafsluitingen. Maar ook klachten over (zwerf)afval, brandveiligheid, autoverkeer, beschadiging van bodem en groen en wildplassen komen voor. De klagende burger dient een klacht allereerst kenbaar te maken bij de organisatie van het evenement. Bij aanhoudende klachten kan er contact op worden genomen met de gemeente of de politie.
11
Via een bewonersbrief of (een) andere publicatie(s) moet de organisator aangeven dat burgers in eerste instantie bij de organisator terecht kunnen met hun klacht. Pas indien, na herhaaldelijk verzoek, de organisatie van het evenement geen passende actie onderneemt, is het mogelijk contact op te nemen met de gemeente. De gemeente noteert de klacht en neemt hierover contact op met de organisatie. In een volgend jaar kan de klacht leiden tot aanscherping van de vergunningvoorwaarden voor dat evenement. Ook kan de klacht leiden tot gerichte controles en –mogelijk- maatregelen. ernstige problemen kunnen leiden tot een weigering van een toekomstige vergunningaanvraag. Vaak is het moeilijk tijdens het evenement direct actie te ondernemen. Indien er problemen vooraf kunnen worden ingeschat, is het daarom beter vooraf opmerkingen door te geven aan de gemeente. Dan kan nog actie worden ondernomen om klachten te voorkomen. Er kan tijdens kantooruren contact opgenomen worden met de afdeling Toezicht & Handhaving van de gemeente. Buiten kantooruren kunt u contact opnemen met de politie. Het aantal klachten zal aanzienlijk minder zijn als mensen weten wat er gedaan wordt om de overlast te voorkomen. Voor organisatoren verplichten wij toch omwonenden en omliggende bedrijven hierover tijdig te informeren. Begrip is altijd de beste weg! 3.8 Evaluatie evenement Na afloop van het evenement evalueren de organisator(en) en de betrokken diensten het evenement en de effectiviteit van de genomen maatregelen. De conclusies uit de evaluatie kunnen gebruikt worden bij de voorbereiding en vergunningverlening van toekomstige evenementen. Het initiatief voor het bijeenroepen van de betrokken partijen voor de evaluatie ligt bij de vergunningverlener. Deze evaluatie vindt in ieder geval plaats bij de evenementen waarbij één of meerdere voorgesprekken zijn gehouden. De afspraak voor de evaluatie wordt geagendeerd tijdens het laatste vooroverleg en vindt kort na afloop van het evenement plaats.
12
4 Procedure 4.1 Aanvraag Bij evenementen geniet het de voorkeur een formele organisatie als verantwoordelijke aan te wijzen. Indien dit niet mogelijk is, stelt de gemeente in elk geval de volgende eisen aan de organisatie: • één duidelijk aanspreekpunt; • als er meerdere verantwoordelijken zijn, dient een eindverantwoordelijke te worden aangewezen, zowel in de voorbereiding als in de uitvoering. Het is dan duidelijk met wie de gemeente handelt en wie zij kan aanspreken. Aangeraden wordt om het bestuur van de vereniging of instelling op het aanvraagformulier te vermelden als verantwoordelijke partij. Ook wordt aangeraden aan de organisaties om zich goed te verzekeren. 4.1.1 Aanvraagformulier evenementen Aanvragers van evenementen die niet onder het meldingenregime vallen zoals besproken in hoofdstuk 2.2 zijn verplicht het in de bijlage opgenomen aanvraagformulier te gebruiken. 4.1.2 Procedure Stap 1: Aanvraagtermijn Een aanvraag voor een evenementenvergunning van een groot evenement, d.w.z. een evenement waarbij er sprake is van een verhoogd risico dient minimaal 16 weken voor de datum van het evenement te worden ingediend. De termijn van 16 weken geldt in ieder geval als aan één of meerdere van onderstaande voorwaarden wordt voldaan: • meer dan 2000 verwachte bezoekers of • als er een groot aantal fysieke maatregelen moeten worden getroffen, denk hierbij aan een omvangrijke wegomleiding en/of het afsluiten van meerdere straten of • als het risico voor de openbare orde en veiligheid groot is en daarmee extra capaciteit/ aandacht van de hulpdiensten wordt gevraagd. Indien er twijfel is bij de organisatie over de indieningtermijn dan kan de gemeente hierover uitsluitsel geven. In alle andere gevallen is de minimale termijn 8 weken voor het evenement. Stap 2: Behandeling Is een vergunningaanvraag te laat, dan kan de burgemeester besluiten om de aanvraag niet in behandeling te nemen. Als er niet genoeg informatie wordt aangeleverd om een goede afweging te maken kan worden besloten om deze niet ontvankelijk te verklaren, of als de risico's te groot zijn om de vergunning te weigeren. Een ingekomen aanvraag voor een groot evenement, waarvan de gemeente van plan is een vergunning te verlenen, wordt gepubliceerd. Dit gebeurt alleen bij grote evenementen. Zo worden alle belanghebbenden in de gelegenheid gesteld om binnen twee weken te reageren. Er geldt geen ingewikkelde inspraakprocedure maar alleen een relatief korte termijn voor belanghebbenden om vooraf te laten weten dat zij wellicht overlast verwachten. Worden reacties binnen de gestelde termijn ingediend, dan kunnen deze meegewogen worden in de beslissing om eventueel een evenementenvergunning te verlenen en daaraan bepaalde voorwaarden te verbinden. Soms komt het voor dat we van plan zijn géén vergunning te verlenen. Dan nemen we een weigeringsbesluit.
13
Voordat een weigeringsbesluit genomen wordt, maken wij aan de aanvrager schriftelijk bekend dat wij het voornemen hebben de vergunning te weigeren. Dit is dus een soort voorlopige weigering. Voordat de weigering definitief wordt, mag de aanvrager zijn standpunt (zienswijze), schriftelijk of mondeling uitleggen. Dit standpunt wordt meegenomen in het definitieve besluit. De normale bestuursrechterlijke procedure op basis van de Algemene Wet Bestuursrecht is hierbij van toepassing. Bij niet aanleveren van stukken wordt een redelijke termijn gegeven voor het alsnog indienen van stukken. Indien hier niet aan wordt voldaan wordt de vergunningaanvraag niet in behandeling genomen. Is de aanvraag al in behandeling, maar wordt er bijvoorbeeld geen ontruimingsplan of verkeerscirculatieplan aangeleverd, terwijl daar wel om gevraagd is dan kan dit een reden voor het weigeren van de vergunning zijn. Stap 3: Verstrekken / Weigeren Als het definitieve besluit om de evenementenvergunning te verlenen of te weigeren is genomen, krijgt de aanvrager de beschikking thuisgestuurd. Stap 4: Bezwaren De vergunning wordt door de gemeente gepubliceerd. Dit gebeurt voor grote en kleine evenementen. Zo hebben belanghebbenden de mogelijkheid een bezwaarschrift in te dienen als zij het niet eens zijn met de vergunning. Een bezwaarschrift heeft geen schorsende werking. Dit betekent dat het evenement toch door kan gaan wanneer het bezwaarschrift niet behandeld kan worden voordat het evenement plaatsvindt. Wil een bezwaarmaker echt voorkomen dat een evenement niet door gaat, dan dient de bezwaarmaker hiervoor naar de rechtbank te gaan en schorsing (een voorlopige voorziening) van de vergunning te vragen. Zo ver komt het echter bijna nooit. De gemeente zal altijd proberen om in overleg te treden met bezwaarmakers en de organisatoren van het evenement. De belangen van de organisatoren en de belangen van de bezwaarmakers zullen goed worden bekeken. In overleg zal met de betrokken partijen zal de gemeente een oplossing zoeken. 4.2 Overgangsregeling In de praktijk is het zo dat veel aanvragen te laat binnenkomen en last minute worden verleend. Het voorstel is om hier in 2008 soepel mee om te gaan. Wel wordt er bij elke vergunning een paragraaf opgenomen over de indieningstermijnen. Met daarbij de waarschuwing dat hier volgend jaar (2009) strikt aan vast wordt gehouden. De procedure zoals die hierboven is beschreven is in bijlage II terug te vinden.
14
5
Ondersteuning en subsidieverlening
5.1 Financiële ondersteuning 5.1.1 Achtkarspelen Bij de gemeente Achtkarspelen zijn twee subsidies waar organisatoren van evenementen aanspraak op kunnen maken. Ten eerste de Evenementensubsidie; Deze subsidie wordt verstrekt op basis van criteria die betrekking hebben op de uitstraling van het evenement voor de gemeente. Hoe groter de bekendheid en de ' bovengemeentelijke' uitstraling, hoe hoger de score. Valt men in de categorie 'nationaal' dan ontvangt men €1288 euro, valt men in de categorie regionaal dan ontvangt ment €772,00 euro. meer geld. Het subsidieplafond voor 2007 is €11.255,Het tweede fonds heet het leefbaarheidfonds. Uit dit fonds wordt jaarlijks geld overgemaakt naar Plaatselijk belang van elk dorp. Dit bedrag is bedoeld voor activiteiten ter handhaving of verbetering van de leefbaarheid van een dorp. De subsidie moet in het algemeen belang of voor een specifieke doelgroep worden gebruikt. Uit de verantwoording blijkt dat dit geld vaak naar lokale 'evenementen' zoals het Sinterklaasfeest, feestweken en dorpsfeesten gaat. 5.1.2 Dongeradeel De gemeente Dongeradeel kent diverse subsidiemogelijkheden op gebied van activiteiten/ evenementen. Leidend hierbij is de algemene subsidieverordening met bijbehorende beleidsregels. Er zijn subsidies beschikbaar voor bijvoorbeeld activiteiten met een cultureel, sportief of toeristisch karakter. Informatie over de subsidieregelingen is verkrijgbaar op de afdeling Welzijn van de gemeente Dongeradeel. 5.2 Gebruik openbare ruimte De vergoedingen en de gebruiksmogelijkheden van de openbare ruimte zijn per gemeente erg divers. Er is daarom voor gekozen om dit in de Uitvoeringsnota verder te behandelen voorzover van toepassing. Het gaat hier dan bijvoorbeeld over de planning van het onderhoud, de mogelijkheden die de verschillende bestemmingsplannen bieden en de het innen van huur of precario voor het gebruik van openbare ruimte. 5.3 Facilitering Gemeenten kunnen de organisatoren van evenementen op een aantal punten tegemoet komen. Bijvoorbeeld door het ter beschikking stellen van dranghekken en het legen van afvalcontainers. De facilitering is erg divers per gemeente. Er is daarom voor gekozen om dit in de gemeentelijke Uitvoeringsnota verder te behandelen voorzover van toepassing
15
6
Evenementenkalender en communicatie
6.1 Evenementenkalender 6.1.1 Waarom? Een evenementenkalender kan een interessant marketing en communicatiemiddel zijn voor de NOFA gemeenten. De gemeente Dongeradeel heeft de 'Activiteitenkalender' prominent op hun website staan, net als de gemeente Kollumerland. Bezoekers en inwoners van een gemeente kunnen zo snel zien of er ergens vergunning voor is en wat er te doen is in hun (woon)omgeving. De politie is één van de belangrijkste partners en partijen bij evenementen. Zijn dienen vroegtijdig op de hoogte te zijn van evenementen in verband met hun personele planning. Wordt de politie te laat op de hoogte gebracht van een aanvraag dan kan dit een weigeringsgrond opleveren. De planning van politiepersoneel dient – vanwege wettelijke regels en ook regels vanuit rechtspositie, CAO, afspraken met de werkgever etc. – ruim te voren bekend te zijn. Om voldoende politiemensen te kunnen plannen (vaak afkomstig van teams uit de rest van de provincie), moet het benodigde aantal en soort politiemensen voor dat evenement 12 weken voor de datum van het evenement gereserveerd worden. Voor de duidelijkheid: Indien de politie problemen heeft met de bezetting tijdens een evenement, dan is dit geen automatische weigeringsgrond. Het is daarom erg belangrijk dat zij vroegtijdig op de hoogte zijn van evenementen die op stapel staan. Dit geldt niet alleen voor de grote publieksevenementen, maar ook voor de wat kleinere evenementen zoals dorpsfeesten. In de NOFA regio maken een aantal kleinere evenementen gezamenlijk de benodigde inzet van de politie ook groot. 6.1.2 Werkwijze Om de evenementen op tijd beschikbaar te hebben voor promotionele doelen en voor de politie is het belangrijk dat er een regionale evenementenkalender wordt opgesteld. Alle evenementen (groot en klein) worden door de gemeente gemeld bij de evenementen-coördinator van de lokale politie, die vervolgens de gegevens inbrengt in een applicatie van de regiopolitie Fryslân. Met het bijeenbrengen van de evenementengegevens van alle 31 gemeenten in Fryslân in 1 database 2 (applicatie PSH-EB bij de regiopolitie) , ontstaat een volledige evenementenkalender voor de provincie Fryslân. De politie verstrekt daaruit regelmatig overzichten aan de gemeenten, brandweer en de GGD-GHOR. Politie tijdig inlichten: De politie moet daarom tijdig op de hoogte zijn van evenementen, die extra politie-inzet vergen. Dit kan als volgt: a. De coördinator evenementen van het politieteam heeft van de gemeente een overzicht van evenementen (zie bovenstaande kenmerken) die periodiek worden herhaald (Jaarlijkse kermisweek; Sneekweek; Jouster merke; Night of the Koemarkt; Visserijdagen; Lemster week; PC; Oeral etc.etc.) b. De coördinator evenementen van het politieteam krijgt van de gemeente de beschikbare informatie, zodra bij de gemeente bekend wordt dat een evenement (zeer waarschijnlijk) wordt gehouden. Dat moet 14 weken voor het evenement worden gemeld aan de politie. Op dat moment of kort daarna zal de organisator bij de gemeente een vergunningaanvraag indienen. Om dit te bewerkstelligen is het nodig dat alle bij de gemeente bekende organisatoren een folder en formulier ontvangen. Over de folder meer in paragraaf 6.3.
2
PSH-EB = Politie suite handhaving evenementen beheer 16
Bij het eerste contact of het voorgesprek dient de organisatie de volgende gegevens aan te leveren: - Naam evenement - Data evenement - Wel of niet verstrekken van alcohol - Verwacht drugsgebruik - Locatie - Naam organisatie - Doelgroep (leeftijd/type) - Totaal aantal bezoekers of deelnemers - Nieuw of al eerder georganiseerd evenement Aangemelde evenementen worden vroegtijdig gemeld bij de politie en lopen daarmee een kleiner risico op weigering en meer kans op publiciteit. 6.2 Communicatie De notitie dient nadat de Burgemeester deze heeft vastgesteld uit te worden gedragen. De activiteiten kalender behoort beschikbaar te zijn via de gemeentelijke websites zodat organisatoren, belanghebbenden en belangstellenden vroegtijdig op de hoogte zijn van activiteiten. Er wordt een folder gemaakt waarin alle regelgeving compact staat vermeld. Deze folder wordt naar alle organisatoren gestuurd en beschikbaar gesteld voor het publiek. Het Meldingsformulier of Aanvraagformulier wordt bij aanvragen om informatie standaard meegestuurd. De nieuwe beleidsregels dienen gepubliceerd te worden, zodat de inwoners van de NOFA gemeenten hiervan op de hoogte zijn. Pas daarna treden zij in werking.
17
BIJLAGE I Meldingsformulier Op basis van artikel 2.2.2, derde lid, van de Algemene Plaatselijke Verordening heeft de burgemeester van Gemeentenaam bepaald dat er geen vergunningplicht is voor onderstaande evenementen, mits u aan de hieronder genoemde voorwaarden voldoet. Vrijgesteld zijn evenementen die op of aan de weg, in de open lucht, plaatsvinden en; • die maximaal één dag duren en; • waarvan de maximale deelname 50 personen is en; • die tussen 09.00 uur en 23.00 plaatsvinden en; • indien het een barbecue of straatfeest betreft niet meer dan 2 straten omvat en; • waarvan de muziek uiterlijk om 23.00 uur stopt en; • het evenement niet op zondag plaatsvindt en; • het evenement geen belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten en; • alleen kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 10 m2 per object en niet meer dan 3 objecten per straat en; • er een aanwijsbare organisator is. Voldoet u aan de voorwaarden, dan is het voldoende om dit meldingsformulier 2 weken (10 werkdagen) voor het evenement in te dienen. U ontvangt dan van de gemeente een ontvangstbewijs. • Eventuele verkeersmaatregelen kunt u ook middels dit formulier aanvragen. U dient dan een tekening van de situatie bij te voegen. • LET OP: Indien u een wedstrijd organiseert waarbij u over het grondgebied van meerdere gemeenten rijdt/loopt heeft u een vergunning van de provincie nodig. U dient de gemeente Gemeentenaam dan om een Verklaring van geen bezwaar te vragen. Voeg indien verkeersmaatregelen nodig zijn in tweevoud een tekening bij, waarop de maatregelen en tijdstippen waarop deze moeten gelden duidelijk staan aangegeven. U dient om– en aanwonende minimaal 1 week van tevoren schriftelijk op de hoogte te stellen van de maatregelen.
Naam organisatie:
____________________________________________________
Naam aanvrager:
____________________________________________________
Adres:
____________________________________________________
Postcode en plaats:
____________________________________________________
E-mail adres:
____________________________________________________
Telefoonnummer:
____________________________________________________
(bereikbaar en ter plaatse tijdens het evenement) Burger Service Nummer: Omschrijving evenement____________________________________________________ Locatie evenement:
____________________________________________________
Datum evenement:
____________________________________________________
Begin en eindtijd:
____________________________________________________ ______________________ 20 ___ Plaats Datum
____________________ Handtekening
Nadere inlichtingen kunt u krijgen bij de afdeling Afdelingsnaam, (telefoonnummer). Dit formulier met (eventuele) bijlagen kunt u sturen naar: Gemeentenaam, Afdelingsnaam, Adres 18
M
V
20
BIJLAGE II Aanvraagformulier evenementenvergunning Een aanvraag voor het houden van een evenement dient ten minste 8 weken voor aanvang van het evenement te worden ingediend. Deze termijn is voor grote evenementen ten minste 16 weken. Een onvolledige aanvraag geeft vertraging in de behandeling! Een evenenement is groot als aan één of meerdere van onderstaande voorwaarden wordt voldaan: • meer dan 2000 bezoekers of • als er een groot aantal fysieke maatregelen -zoals wegafsluitingen- moeten worden getroffen of • als het risico voor de openbare orde en veiligheid groot is en daarmee extra capaciteit/ aandacht van de hulpdiensten -zoals de politie- wordt gevraagd. De gemeente bepaalt in welke categorie een evenement valt. Daarbij heeft de gemeente een bepaalde beoordelingsvrijheid. De voorwaarden worden gebruikt als richtlijn. Nadere inlichtingen kunt u krijgen bij de afdeling: Naam afdeling, (telefoonnummer). 1. GEGEVENS VAN DE ORGANISATOR/AANVRAGER Naam organisatie:
____________________________________________________
Naam aanvrager:
____________________________________________________
Adres:
____________________________________________________
Postcode en plaats:
____________________________________________________
E-mail adres:
____________________________________________________
M
V
M
V
Burger Service Nummer: KvK nummer:
Gegevens contactpersoon tijdens evenement: Naam :
____________________________________________________
Adres :
____________________________________________________
Telefoonnummer privé : ____________________________________________________ 06-nummer:
____________________________________________________
(bereikbaar en ter plaatse tijdens evenement) E-mail adres :
____________________________________________________
2. GEGEVENS EVENEMENT Naam evenement :
______________________________________________________
Totaal aantal verwachte deelnemers en/of bezoekers: ______________________________ Maximaal tegelijk aanwezige aantal bezoekers: ___________________________________
Volledige beschrijving van het evenement en alle te houden activiteiten en verwachte bezoekersaantallen. Graag een duidelijke omschrijving geven (niet: zie vorig jaar of voorgaande jaren). (N.B. Een eventueel te verlenen vergunning geldt uitsluitend voor de uitdrukkelijk vermelde activiteiten.) _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ N.B. Indien er een route wordt afgelegd (bijvoorbeeld bij een optocht of wandeling), dient de route bij de aanvraag te worden gevoegd. Altijd bijvoegen in viervoud! • Programma/draaiboek • Indelingstekening evenemententerrein op schaal 1:100 Wordt er tijdens het evenement een lasershow gehouden?
Ja
Nee
Wordt er tijdens het evenement vuurwerk afgestoken?
Ja
Nee
Op welke datum c.q. data vindt het evenement plaats: __________________________________van ____________uur tot _______________ uur; __________________________________van ____________uur tot _______________ uur; __________________________________van ____________uur tot _______________ uur; __________________________________van ____________uur tot _______________ uur; __________________________________van ____________uur tot _______________ uur.
Datum opbouw evenement: __________________________ vanaf ________________ uur. Datum afbraak evenement: __________________________ vanaf ________________ uur.
Waar wilt u het evenement houden (meerdere plaatsen mogelijk): Openbare weg, namelijk de straat/straten: ____________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________
22
Gemeentelijk terrein, namelijk: _____________________________________________ _________________________________________________________________________
Particulier terrein, gelegen aan de ___________________________ te ______________ Naam eigenaar: ______________________________________________________ Adres eigenaar: ______________________________________________________
In een gebouw, gelegen aan de _____________________________ te _________________ Naam eigenaar: _____________________________________________________________ Adres eigenaar: _____________________________________________________________ Verschaft dit gebouw toegang aan meer dan vijftig personen? Ja
Nee
Beschikt het gebouw over een Gebuiksvergunning? Ja
Nee
Zo ja dan dient u zich te houden aan de voorwaarden uit deze Gebruiksvergunning. Indien het gebouw geen gebruiksvergunning heeft: - Een situatietekening (schaal 1:1000) waar het gebrouw met betrekking tot de omgeving op is aangegeven; -
Een tekening van het gebouw (schaal 1:100) waarin de afmetingen, indeling en de locatie(s) staan van: • de (nood)uitgangen (breedte aangeven); • de nood- en transparantieverlichting(en); • de blusmiddelen: soort en hoeveelheid; • eventuele tappunt(en) en het podium; • opstelplaats van tafels en stoelen indien deze geplaatst worden; • een kopie certificaat of kopie kwaliteitsverklaring met betrekking tot de brandveiligheid van de aankleding/versiering indien het gebouw aangekleed/versierd wordt.
Maximaal tegelijk aanwezige aantal bezoekers ___________________________________________ Verantwoordelijke personen voor de inrichting van het gebouw_______________________________ Telefoonnummer(s) persoon/personen bereikbaar tijdens opbouw ____________________________
3. VERKEER EN PARKEREN Bent u van mening dat er vanwege het plaatsvinden van het evenement verkeersmaatregelen genomen moeten worden?
Ja
Nee (Bijvoorbeeld: wegafsluiting, parkeerverbod,
wegomleiding e.d.) Zo ja, welke maatregelen? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________
23
_________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ Voeg ter verduidelijking een situatietekening toe met daarop de aangegeven verkeersmaatregelen en/of geef aan voor welke straten welke verkeersmaatregelen genomen moeten worden. Is er voor de deelnemers en/of bezoekers voor parkeergelegenheid gezorgd?
Ja
Nee
Zo ja, dan hieronder aangeven waar deelnemers en/of bezoekers kunnen parkeren. _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ Wordt het verkeer voor de veiligheid van de deelnemers en/of de weggebruikers op de openbare weg geregeld? Ja Nee Zo ja, dan moeten er verkeersregelaars worden aangesteld. De verkeersregelaars dienen voor aanvang van het evenement een instructie van de politie te hebben gevolgd. U dient minimaal vier weken vóór aanvang van het evenement een lijst met namen en persoonsgegevens te overhandigen aan de Regiopolitie Fryslân, Noord Oost Friesland (0900-8844). Op basis hiervan kan een aanstellingsbesluit worden gemaakt en volgt er een instructie door de politie.
4. HYGIENE Worden er tijdelijke wc's op het evenemententerrein geplaatst? Ja
Nee
De norm wat betreft het plaatsen van wc's is één wc per 150 aanwezige bezoekers, met een minimum van twee toiletten, op een maximale loopafstand van 150 meter. Tevens moet in de directe omgeving van de toiletten een voorziening aanwezig zijn om de handen te wassen. Worden er tijdens het evenement standplaatsen ingericht voor bijvoorbeeld de verkoop van snacks, voedsel, drinken (alles behalve alcohol) en/of ijs? Ja
Nee
Zo ja, op welke locatie worden de standplaatsen ingenomen en door wie (naam bedrijf)? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________
5. TENT Wilt u een (feest)tent plaatsen?
Ja
Nee
Zo ja, dan onderstaande gegevens invullen. Wanneer wilt u beginnen met de opbouw van de tent? ______________________________ Locatie van de te plaatsen (feest)tent:
24
Terrein, gelegen aan de ________________________________ te ___________________ Naam eigenaar: ____________________________________________________________ Adres eigenaar: ____________________________________________________________ Verschaft deze (feest)tent toegang aan meer dan vijftig personen? Ja
Nee
Indien de tent toegang verschaft aan meer dan vijftig personen moeten de volgende zaken worden overgelegd: - Een situatietekening (schaal 1:1000) waar de tent met betrekking tot de omgeving op is aangegeven; -
Een tekening van de tent (schaal 1:100) waarin de afmetingen en indeling van de tent alsmede de locatie(s) aangegeven worden van: • de (nood)uitgangen (breedte aangeven); • de nood- en transparantieverlichting(en); • de blusmiddelen: soort en hoeveelheid; • eventuele tappunt(en) en het podium; • de brabndvoortplantingsklasse moet worden aangetoond door middel van een certifaat • opstelplaats van tafels en stoelen indien deze geplaatst worden; • een constructieberekening indien er aan de spanten van de tent een constructie wordt opgehangen; • een kopie certificaat of kopie kwaliteitsverklaring met betrekking tot de brandveiligheid van de aankleding/versiering indien de tent aangekleed/versierd wordt.
Maximaal tegelijk aanwezige aantal bezoekers ___________________________________________ Verantwoordelijke personen voor de opbouw van de tent _ __________________________________ Telefoonnummer(s) persoon/personen bereikbaar tijdens opbouw ____________________________
6. HORECA Voor het schenken van zwak-alcoholhoudende drank is een ontheffing op basis van artikel 35 van de Drank- en Horecawet nodig. De ontheffing kan door de organisator van het evenement worden aangevraagd, maar de verstrekking van zwak-alcoholhoudende drank kan alleen plaatsvinden onder de onmiddellijke leiding van personen die voldoen aan de eisen gesteld in artikel 8, tweede en vierde lid van de Drank- en Horecawet (minimale leeftijd van 21 jaar, voldoen aan de zedelijkheidseisen en beschikken over voldoende kennis en inzicht met betrekking tot sociale hygiëne). Wilt u tijdens het evenement zwak-alcoholhoudende drank verstrekken? Ja Nee Het aanvragen van de ontheffing op basis van artikel 35 van de Drank- en Horecawet kan alleen door middel van het voorgeschreven formulier (Model C) worden aangevraagd. Dit formulier is bij de afdeling Afdelingsnaam verkrijgbaar. Het formulier kan ook via de website (url website) gedownload worden. De leges voor het in behandeling nemen van een aanvraag ter verkrijging van deze ontheffing worden bij de aanvrager vermeld op het aanvraagformulier in rekening gebracht.
7. VEILIGHEID Indien de noodzaak van beveiliging duidelijk is, dient u er rekening mee te houden dat de beveiliging bij het evenement moet worden uitgevoerd door een organisatie welke een vergunning heeft gekregen voor het tot stand brengen van een particuliere beveiligingsorganisatie. Wij hanteren als vuistregel één particuliere beveiliger op 250 te verwachten bezoekers. Afhankelijk van het type evenement kan hiervan worden afgeweken. 25
Is er een contract met een particuliere beveiligingsorganisatie afgesloten?
Ja
Nee
Zo ja, dan onderstaande gegevens invullen. Naam :
_____________________________________________________________
Adres :
_____________________________________________________________
Postcode en plaats : ______________________________________________________ Telefoonnummer : _______________________________________________________
Op welke datum c.q. data zullen toezichthouders van een particuliere beveiligingsorganisatie bij het evenement zijn aangesteld en hoeveel toezichthouders zullen er worden aangesteld? ______________________van ____________uur tot _______________ uur, aantal _____; ______________________van ____________uur tot _______________ uur, aantal _____; ______________________van ____________uur tot _______________ uur, aantal _____; ______________________van ____________uur tot _______________ uur, aantal _____.
Zullen er EHBO’ers bij het evenement aanwezig zijn? Ja
Nee
Is er met betrekking tot het houden van het evenement contact met een EHBO-vereniging geweest over de aanwezigheid van een EHBO-post en/of EHBO'ers bij het evenement? Ja Nee Zo ja: Welke EHBO-vereniging: _______________________________________________
Indien u heeft afgesproken dat er EHBO’ers bij het evenement aanwezig zijn dan aangeven op welke datum c.q. data er EHBO’ers aanwezig zijn en het aantal EHBO’ers. ______________________van ____________uur tot _______________ uur, aantal _____; ______________________van ____________uur tot _______________ uur, aantal _____; ______________________van ____________uur tot _______________ uur, aantal _____; ______________________van ____________uur tot _______________ uur, aantal _____.
9. OVERIGE Wilt u tijdens het evenement versterkt muziek ten gehore brengen en/of versterkt mededelingen doen op een zodanige wijze dat voor omwonenden of voor de omgeving geluidshinder wordt veroorzaakt? Ja Nee Zo ja, door (meerdere keuzes mogelijk): geluidsapparatuur voor het versterkt ten gehore brengen van mededelingen geluidsapparatuur voor het versterkt ten gehore brengen van muziek optredens van muziekgroepen/zanggroepen rijdende geluidswagen anders, te weten __________________________________________________________ _________________________________________________________________________
26
Op welke datum c.q. data wilt u versterkt muziek ten gehore brengen en/of versterkt mededelingen doen? __________________________________van ____________uur tot _______________ uur; __________________________________van ____________uur tot _______________ uur __________________________________van ____________uur tot _______________ uur; __________________________________van ____________uur tot _______________ uur.
10. TOELICHTING Eventuele toelichting en/of aanvullingen op de aanvraag: ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________
11. TOT SLOT 1. Het niet naar waarheid invullen van dit formulier kan tot gevolg hebben dat er geen vergunning/ontheffing wordt verleend of dat de werkelijk voorgenomen activiteit(en) niet door de verleende vergunning/ontheffing worden gedekt. 2. Het verstrekken van onjuiste gegevens kan leiden tot intrekking van de vergunning. 3. Indien de ingevulde gegevens niet voldoende zijn voor een goede beoordeling van de voorgenomen activiteit(en) kan worden verzocht om de gegevens voor een nader aan te geven termijn aan te vullen. 4. Voor het in behandeling nemen van de aanvraag zijn leges verschuldigd. __________________ _________________ 20 ___ ____________________ Plaats Datum Handtekening
Heeft u er aan gedacht de gevraagde bijlage(n) mee te sturen ? Programma/draaiboek Indelingstekening evenemententerrein (schaal 1:100) Indien van toepassing: Situatietekening (schaal 1:1000) waar de tent of het bouwwerk met betrekking tot de omgeving op zijn aangegeven. Een tekening van de tent of het bouwwerk (schaal 1:1000) met de afmetingen en indeling. Plattegrond (bij verkeersmaatregelen) Route (in verband met optocht of wandeling) Veiligheidsplan Ontruimingsplan Dit formulier met de bijbehorende bijlagen kunt u sturen naar: Gemeentenaam, afdeling, adres.
Bijlagen in viervoud toevoegen!
27
Bijlage III Bijkomende regelgeving 1. Geluid Activiteiten die georganiseerd worden in een inrichting, die valt onder de werkingssfeer van het Besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer, kunnen ook vergunningplichtig zijn op grond van artikel 2.2.2 van de APV. Bijvoorbeeld als een band/DJ optreed, er een houseparty plaatsvindt of een vechtsportevenement wordt gehouden. Zowel artikel 2.2.2 als de artikelen 4.1.1 t/m 4.1.4 van de APV zijn dan van toepassing. Buiten een inrichting in de zin van de wet Milieubeheer is artikel 4.1.5 van de APV van toepassing. 1.1 Geluidsontheffing/Melding artikel 4.1.1.1 t/m 4.1.4 A.P.V. Op grond van artikel 2.21 van het Besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer is het mogelijk om in een gemeentelijke verordening (APV) individuele en collectieve (geluids)ontheffingen tijdens festiviteiten aan te wijzen waarbij de artikelen 2.17, 2.19 en 2.20 niet van toepassing zijn. Het voorschrift voorziet er overigens in dat op deze dagen overmatige geluidhinder moet worden voorkomen. Er kan niet onbeperkt overlast worden veroorzaakt. 1.1.1 Collectieve (geluids)ontheffingen tijdens festiviteiten Artikel 4.1.2. lid 1 en 2 beschrijven de aanwijzing van de collectieve festiviteiten. De collectieve festiviteiten worden vastgesteld door het college. Vaststelling van de data en eindtijden van de collectieve ontheffingen vindt jaarlijks plaats in de maand december van het jaar voorafgaande aan de evenementen. Artikel 4.1.2. lid 1 betreft het niet te hoeven voldoen aan de geluidsnormen en artikel 4.1.2 lid 2 beschrijft het niet te hoeven voldoen aan artikel 4.113 lid 1 (tijden waarop verlichting aan mag) door sportverenigingen. 1.1.2 Individuele (geluids)ontheffingen tijdens festiviteiten Artikel 4.1.3. lid 1 en 2 beschrijven de aanwijzing van de individuele festiviteiten. Hier dient men uiterlijk 2 weken voor de festiviteit een kennisgeving voor in te dienen. Het aantal jaarlijkse collectieve ontheffingen wordt vastgesteld door het college. Artikel 4.1.3. lid 1 betreft het niet te hoeven voldoen aan de geluidsnormen en artikel 4.1.3 lid 2 beschrijft het niet te hoeven voldoen aan 4.113 lid 1 (tijden waarop verlichting aan mag) door sportverenigingen. Daarnaast kunnen er inrichtingen (bedrijven) zijn, waarvan de milieuvergunning het organiseren van evenementen toestaat. De milieuvergunning regelt dan het aantal dagen. Deze melding moet worden gedaan op een door het College vastgesteld formulier. Zie hiervoor bijlage V. 1.2 Ontheffing overige geluidshinder artikel 4.1.5 van de A.P.V. Op basis van artikel 4.1.5 is het verboden geluidhinder te veroorzaken voor de omgeving. Het College kan hiervan ontheffing verlenen. Net zoals bij meldingen op basis van het Besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer kan er niet onbeperkt overlast worden veroorzaakt. De aanvraag en te verlenen ontheffing worden verwerkt in de aanvraag voor een evenementenvergunning. 2. Ontheffing Drank en Horecawet Op basis van de Drank- en Horecawet moeten bedrijven en particulieren die zwak-alcoholhoudende drank willen schenken buiten een reguliere horeca-inrichting hiervoor een ontheffing aanvragen. Deze ontheffingsmogelijkheid staat in artikel 35 van de Drank en Horecawet. Deze ontheffing wordt verstrekt door de burgemeester. Een ontheffing van artikel 35 mag alleen voor activiteiten van zeer tijdelijk aard voor een aaneengesloten periode van ten hoogste twaalf dagen worden verleend. 2.1 Aanvraag De wetgever heeft voor het aanvragen van deze ontheffing een formulier vastgesteld. De aanvrager dient bij zijn aanvraag de volgende stukken te overleggen: a. de originele diploma's Sociale Hygiëne van de leidinggevenden;
b. een schriftelijke en ondertekende verklaring van de aanvrager waarin deze verklaart dat alle aangegeven leidinggevenden ook daadwerkelijk aanwezig zullen zijn gedurende de bijeenkomst; c. een ingevuld en ondertekend aanvraagformulier; d. een tekening (1:100) waarop de tappunten staan aangegeven. De aanvraag dient uiterlijk 6 weken voorafgaande aan de te houden bijeenkomst van persoonlijke aard, ingediend te worden bij de burgemeester. Op basis van de gegevens op dit formulier wordt navraag gedaan naar de verantwoordelijken tijdens de alcoholverstrekking (de leidinggevende) bij het Ministerie van Justitie. 2.2 Weigeringsgronden De burgemeester weigert de ontheffing op basis van artikel 35 van de Drank- en Horecawet, als: 1. niet wordt voldaan aan de eisen die gesteld worden in artikel 8, tweede en vierde lid van de Drank- en Horecawet en de overige eisen genoemd onder Aanvraag (3.1.2.1); 2. redelijkerwijs moet worden aangenomen dat de feitelijke toestand niet overeenkomt met hetgeen in de aanvraag wordt gesteld; 3. de belangen van de reguliere horeca opwegen tegen die van de aanvrager of de instelling waar de bijeenkomst plaatsvindt. 2.3 Voorschriften Mogelijke voorwaarden waaronder de ontheffing wordt verleend: 1. Deze ontheffing is tijdens de vertrekking aanwezig. 2. U geeft op duidelijk leesbare en zichtbare wijze kennis aan het publiek dat aan personen beneden de leeftijd van 16 geen alcoholhoudende dranken worden verstrekt. 3. Het is verboden alcoholhoudende drank te verstrekken aan een persoon van wie niet is vastgesteld dat deze de leeftijd van 16 jaar heeft bereikt. 4. Het is verboden alcoholhoudende drank te verstrekken aan een persoon die deze drank doorgeeft aan een persoon beneden de leeftijd van 16 jaar. 5. U stelt geen personen beneden de leeftijd van 16 jaar aan het werk voor de verstrekking van alcoholhoudende dranken. 6. U weert personen die kennelijk onder invloed van alcoholische drank verkeren of die door hun gedrag aanstoot geven. 7. Het is verboden alcoholhoudende dranken te verstrekken aan een persoon die in kennelijke staat van dronkenschap of kennelijk onder invloed van drugs verkeert. 8. Voor het publiek zijn steeds alcoholvrije dranken aanwezig. 9. Ter plaatse van de verstrekking is geen sterke drank aanwezig. 10. U verlicht en ventileert de ruimte zo lang er publiek aanwezig is, behoorlijk en zorgt dat deze van alle kanten goed te overzien is (voor zover van toepassing). 11. U verstrekt alle drank in plastic bekers. Het gebruik van glas is niet toegestaan. 3. Constructieve veiligheid Ten behoeve van de constructieve veiligheid van tijdelijke bouwwerken is het van belang dat deze worden getoetst. Hierbij moet worden gedacht aan grote tenten, tijdelijke tribunes, bouwwerken over grachten en opstellingen van kermisattracties e.d. Deze onderdelen moeten worden getoetst volgens de bepalingen van het Bouwbesluit en de Bouwverordening door de gemeentelijke constructeur en worden gecontroleerd door de toezichthouders. 4. Brandveiligheid Ten behoeve van de brandveiligheid van bouwwerken en tijdelijke bouwwerken is het van belang dat deze door de Brandweer Noord Oost Friesland wordt getoetst. De brandpreventieve toets wordt
31
uitgevoerd bij alle evenementen. Elke aanvraag wordt inclusief indelingstekeningen van het terrein en eventuele tekeningen van het (tijdelijke) bouwwerk door de brandweer getoetst. 5. Wegenverkeerswet Op basis van de Wegenverkeerswet is het bij wedstrijden die zich niet beperken tot het grondgebied van één gemeente zo dat de provincie hiervoor de vergunningverlener is. De gemeente dient dan een Verklaring van geen Bezwaar af te geven waarin staat dat zij hier geen problemen mee hebben. Het kan zo zijn dat er buiten deze verklaring ook nog een evenementenvergunning nodig is. Dit kan bijvoorbeeld zo zijn indien de start en/of finish in de gemeente plaatsvindt. 6. Afsteken van vuurwerk Bij evenementen wordt soms vuurwerk afgestoken. Het bedrijf dat de ontbranding verzorgt dient hiervoor bij de provincie een vergunning aan te vragen. Op grond van het Vuurwerkbesluit stelt de provincie onder meer regels over de opslag van het vuurwerk en de afstand bij het afsteken tot het publiek. D politie stemt met de ontbrander de vervoersroute af. De provincie neemt contact op met de gemeente voor de door de gemeente af te geven verklaring van geen bezwaar. De gemeente kan aanvullende regels stellen in het kader van de openbare orde en de veiligheid. 6.1 Meldingen Voor het afsteken van maximaal 10 kg theatervuurwerk of 100 kg consumentenvuurwerk moet het ontbrandingsbedrijf ten minste tien werkdagen voor het evenementen plaatsvindt melding doen bij de provincie. Dit geldt zowel voor het afsteken in de open lucht als voor het afsteken in een gebouw. 6.2 Vergunning Als het ontbrandingsbedrijf tijdens het evenement grotere hoeveelheden theater en/of consumentenvuurwerk wil afsteken, dan dient het bedrijf hiervoor 14 weken van tevoren vergunning aan te vragen bij de provincie. 7. Kermissen De beoordeling van het de veiligheid van installaties, die vallen onder het Besluit veiligheid attractieen speeltoestellen, behoort op grond van dat besluit tot de verantwoordelijkheid van de regionale Inspectie Gezondheidsbescherming van het Staatstoezicht op de Volksgezondheid van het ministerie van VWS. De toetsing van de 'Veiligheid van personen of goederen"door de burgemeester zal zich daarom meer richten op de veiligheid van personen of goederen op en rond het evenemententerrein, de plaats van de attracties ten opzicht van elkaar etc. 8. Luchtvaartwet 8.1 Hete luchtballonnen In de Luchtvaartwet staan regels voor het oplaten van luchtballonnen. Voor het laten opstijgen van een luchtballon op een bepaalde datum en tijdstip en op een bepaalde locatie, anders dan op een luchtvaartterrein, is ook een verklaring van geen bezwaar nodig. Het gaat hierbij om grote reclameballonnen of luchtballonnen bestemd voor het vervoeren van personen Op grond van het bepaalde in artikel 14 van de Luchtvaartwet is het verboden om met een luchtvaartuig (bijvoorbeeld een luchtballon) op te stijgen of een luchtvaartuig te doen opstijgen anders dan van een luchtvaartterrein. Door het afgeven van een verklaring van geen bezwaar kan de gemeente ontheffing verlenen van dit verbod. Er wordt per geval onderzocht of opstijgen mogelijk is, gelet op de ruimtelijke omstandigheden, de mogelijke kwetsbaarheid van het terrein enzovoort. De gemeente meldt het verlenen van een vergunning aan de verkeersleiding van de vliegbasis van het dichtstbijzijnde vliegveld. 8.2 Ballonnen Het oplaten van (feest)ballonnen is vrij tot maximaal 1000 ballonnen. In alle gevallen waarbij er meer dan 1000 ballonnen gelijktijdig worden opgelaten, is een gemeentelijke vergunning verplicht. Bij de beoordeling van de vergunningaanvraag houdt de gemeente rekening met eventuele andere evenementen op dezelfde lokatie, de toestand van het terrein en dergelijke.
32
De gemeente meldt het verlenen van een vergunning aan de verkeersleiding van de vliegbasis van het dichtstbijzijnde vliegveld. 8.3 Helicopterlandingen De gemeente geeft "Verklaringen Van Geen Bezwaar" af voor helicopterlandingen. Dit geldt voor zowel particuliere terreinen als voor openbare gemeentegrond. Bij het behandelen van een aanvraag voor een “verklaring” voor een helicopterlanding betrekt de gemeente ook eventueel geldende milieuregels. In een af te geven "verklaring van geen bezwaar" kan de gemeente voorwaarden opnemen voor de verplichte aan- en afvliegroute (niet over aaneengesloten bebouwing, via gevaarlijke objecten of drukke verkeerswegen en dergelijke). De gemeente kan weigeren een “verklaring van geen bezwaar” af te geven, als er sprake kan zijn van een verstoring van de openbare orde en/of om veiligheidsredenen. 9. Tijdelijke gebruiksvergunning Op grond van artikel 2.2.1 van de Brandbeveiligingsverordening is het verboden zonder of in afwijking van een vergunning van burgemeester en wethouders een inrichting in gebruik te houden, waarin meer dan vijftig personen gelijktijdig aanwezig (kunnen) zijn. Ten behoeve van de brandveiligheid van tijdelijke bouwwerken is het van belang dat deze door de brandweer wordt getoetst. 10. Bestaande gebruiksvergunning Indien er al een gebruiksvergunning op een gebouw zit is het belangrijk dat deze bij gebruik, anders dan waar het gebouw voor bedoeld is opnieuw wordt bekeken. In ieder geval dient men er op gewezen te worden dat de eisen van de gebruiksvergunning altijd gelden. Indien er wordt afgeweken van bijvoorbeeld aantal mensen dat gelijktijdig aanwezig is, of als de opstelling wordt gewijzigd zijn er eventueel aanvullende voorwaarden nodig. Voorbeeld zijn (school)feesten of open dagen in bedrijven. 11. Verkeersregelaars Indien het verkeer voor de veiligheid van de bezoekers en deelnemers geregeld dient te worden, bijvoorbeeld bij wegafsluiting of begeleiding naar parkeervoorzieningen dan moeten er verkeersregelaars worden aangesteld. Er zijn twee soorten verkeersregelaars. Verkeersregelaars met een voltooide opleiding en Verkeersregelaars bij evenementen deze laatste mogen slechts tijdelijk worden ingezet. De tijdelijke verkeersregelaars dienen voor aanvang van het evenement een instructie van de politie te hebben gevolgd. De organisatie dient minimaal vier weken vóór aanvang van het evenement een lijst met namen en persoonsgegevens te overhandigen aan de Regiopolitie Fryslân, Noord Oost Friesland (0900-8844). Op basis hiervan kan een aanstellingsbesluit worden gemaakt en volgt er een instructie door de politie. 12. Beveiliging Indien de noodzaak van gecertificeerde beveiliging aanwezig is dient deze zijn werkzaamheden uit te voeren volgens de voorschriften van de Wet op de particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (WPBR). De kosten van deze beveiligingswerkzaamheden zijn voor rekening van de organisator. De standaard norm die wordt gehanteerd is 1 beveiliger op 250 bezoekers. Een portier of beveiliger is een persoon die de veiligheid van bezoekers en goederen bewaakt en waakt tegen verstoring van de orde en rust binnen en buitenom het bedrijf. Bijvoorbeeld door controle op de binnenkomende bezoekers (dronken, vervelend, agressief, lokaalverbod etc.); fouilleren op wapens; het aanspreken en/ of verwijderen van bezoekers die zich misdragen; het tussen beide komen bij een ruzie; etc. Horecaondernemers of organisaties kunnen op twee manieren beveiligers of portiers aan het werk hebben: 1. ingehuurd van een vergunninghoudende beveiligingsorganisatie of uitzendbureau 2. zelf in dienst nemen, maar dan moet de ondernemer/organisator zelf een vergunning hebben van de Minister als horecabeveiligingsbedrijf. 33
Voor de beveiligers/portiers zelf geldt dat zij: 1. in het bezit zijn van het portiers- of beveiligingsdiploma 2. in het bezit zijn van een legitimatiepas (grijs of blauw) 3. werken in een uniform van de vergunninghoudende beveiligingsorganisatie waarvoor zij werkzaam zijn (bedrijfslogo en “V” embleem of speld.) Een legitimatiepas krijgt men eerst nadat de persoon door de politie is gescreend en betrouwbaar is bevonden. De grijze pas is voor een algemeen beveiliger, de blauwe pas is voor iemand, waarvan de beveiligingswerkzaamheden beperkt zijn tot een bepaald bedrijf: dat kan een horecabedrijf zijn, maar ook een bedrijfs- of fabrieksterrein, warenhuis, museum of voetbalstadion. Die beperking van de werkzaamheden staat op de blauwe pas vermeld. Portiers/beveiligers met een blauwe pas mogen dus niet worden ingezet voor andere beveiligingswerkzaamheden, zoals bij een evenement. “Toezichthouders”, die worden ingezet in het kader van de brandveiligheid met uitsluitend de taak om een begin van brand te blussen, te assisteren bij een ontruiming of de eventueel aanwezige beveiligers resp. de politie te waarschuwen, zodra zij onregelmatigheden of dreigende wanordelijkheden bespeuren, vallen niet onder het regiem van de WPBR.
34
Bijlage IV Ontheffing artikel 35
35
BIJLAGE V Besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer Valt uw bedrijf onder het Besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer dan is het op basis van artikel 4.1.2. lid 1 en 2 en artikel 4.1.2. lid 1 en 2 van de Algemene Plaatselijke verordening voldoende om dit meldingsformulier 2 weken (10 werkdagen) voor de festiviteit in te dienen. U ontvangt dan van de gemeente een ontvangstbewijs. Op grond van voorschrift 1.21 van het Besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer is het mogelijk om in een gemeentelijke verordening (APV) individuele en collectieve (geluids)ontheffingen tijdens festiviteiten aan te wijzen waarbij de artikelen 2.17, 2.19 en 2.20 niet van toepassing zijn. Het voorschrift voorziet er overigens in dat op deze dagen overmatige geluidhinder moet worden voorkomen. Er kan niet onbeperkt overlast worden veroorzaakt. Naam bedrijf:
_____________________________________
Naam aanvrager:
______________________________
Bedrijfsadres:
_____________________________________
Postcode en plaats:
_____________________________________
E-mail adres:
_____________________________________
Telefoonnummer:
_____________________________________
M
V
(bereikbaar tijdens festiviteit) Omschrijving festiviteit:
_____________________________________
Locatie festiviteit:
_____________________________________
Begin en eindtijd:
_____________________________________
36
BIJLAGE VI Aanvullingen vergunningaanvraag Algemeen Mocht het om een evenement gaan met een verhoogd risicoprofiel -een groot evenement-, dan kan de vergunningverlener besluiten dat er aanvullende stukken nodig zijn. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om: • Calamiteitenplan • Indelingstekening evenemententerrein • Ontvluchtingplan • Draaiboek • Verkeerscirculatieplan Mogelijke bijkomende aanvullende eisen voor grote evenementen: · bewakingsopstelling met contactperso(o)n(en) en bereikbaarheid; · EHBO-post(en); · communicatiemiddelen (i.v.m. bereikbaarheid hulpverlenende diensten); · opslagplaats van gasflessen + de stofnaam met gevaren identificatienummer; · voorraad gasflessen; · aan- en afvoer bezoekers; · aantal aanwezige bedrijfshulpverleners (BHV-ers); · ontruimingsplan; · opslag afval. Deze stukken kunnen in samenspraak met de gemeentelijke verkeerskundige, de politie, de GHOR en/of de Brandweer worden geëist. Tent (Gebruiksvergunning) Indien er een tent wordt geplaatst waar meer dan 50 personen tegelijkertijd in aanwezig zijn dienen er tekeningen bij te worden gevoegd (schaal 1:100 of 1:200 en een situatietekening schaal 1:1000) waarop de volgende zaken zijn aangegeven: · · · · · · · · · · · · · · · · ·
de ingang(en) en uitgang(en) van het terreingedeelte; situatie van het terrein; de situatie van de tijdelijke inrichting en de indeling van de inrichting; stoelenplan; blusmiddelen; ingang(en) met doorgangsbreedte; uitgang(en) met doorgangsbreedte; nooduitgang(en) met doorgangsbreedte; aantal (te verwachten) bezoekers; nood- en transparantverlichting; eventueel aanwezige bluswatervoorzieningen; de terreinindeling; de tenten met gebruikersnaam; het gebruik van energiebron t.b.v. koken/bakken/braden; elektriciteitsvoorziening; verwarmingsbron van de tenten; contactperso(o)n(en) met bereikbaarheid.
37
