Evenementen `Grenzeloos stage lopen

Communicatieplan `grenzeloos stage lopen´

Evenementen

`Grenzeloos stage lopen´


Inhoudsopgave 1. COMMUNICATIEDOELSTELLINGEN

3

1.1 COGNITIEF 1.2 AFFECTIEF 1.3 CONATIEF

3 3 3

2. COMMUNICATIEDOELGROEP

4

2.1 PRIMAIRE DOELGROEP 2.2 SECUNDAIRE DOELGROEP

4 4

3. COMMUNICATIESTRATEGIE

5

3.1 WAT WORDT ER GECOMMUNICEERD 3.2 AAN WIE WORDT ER GECOMMUNICEERD 3.3 VIA WELKE MEDIUM WORDT ER GECOMMUNICEERD 3.4 HOE WORDT ER GECOMMUNICEERD

5 5 5 5

4. COMMUNICATIEBOODSCHAP

6

4.1 PROPOSITIE 4.2 TOONZETTING

6 6

5. COMMUNICATIEMETHODEN EN –MIDDELEN

7

6. BUDGET

8

7. TIJDSPLANNING

9

8. DRAAIBOEK

10

9. BIJLAGE

11

9.1 BIJLAGE 1 POSTERONTWERP 9.2 BIJLAGE 2 BUDGET 9.3 BIJLAGE 3 TIJDSPLANNING 9.4 BIJLAGE 4 DRAAIBOEK

12 13 19 22

2


1. Communicatiedoelstellingen Hieronder volgt op elke niveau (cognitief, affectief en conatief) een communicatiedoelstelling.

1.1 Cognitief Tussen april 2007 (begin van de adverteerperiode) en oktober 2007 (wanneer het evenement `grenzeloos stage lopen´ plaatsvindt) 75% uit de doelgroep kennis laten maken met het evenement `grenzeloos stage lopen´.

1.2 Affectief Tussen april 2007 en oktober 2007 60% uit de doelgroep positief laten zijn over het evenement `grenzeloos stage lopen´.

1.3 Conatief Tussen april 2007 en oktober 2007 50% uit de doelgroep laten overwegen om een bezoek te brengen aan het evenement `grenzeloos stage lopen´.

3


2. Communicatiedoelgroep Doelgroepen kunnen worden ingedeeld in primaire en secundaire groepen aan de hand van de afhankelijkheidsrelatie die de organisatie met hen heeft. Hoe exacter de beschrijving van de doelgroep is, des te duidelijker kunnen de strategiebepaling en de in te zetten communicatiemiddelen worden bepaald.

2.1 Primaire doelgroep Tweedejaars studenten van hogeschool Leiden in het studiejaar 2007 – 2008. Vrijwel alle opleidingen bieden hun studenten de mogelijkheid om in het derde studiejaar hun stage uit te oefenen in het buitenland. Deze Hbo-studenten hebben een gemiddelde leeftijd van 21 jaar, afkomstig uit verschillende regio´s. De grootste groep komt uit regio Leiden en Den Haag. Echter zitten er ook studenten uit regio Amsterdam en Rotterdam op hogeschool Leiden. De verhouding mannen:vrouwen gaat gelijk op, hoewel het er sterk op lijkt dat de vrouwen de mannen gaan inhalen. Een groot gedeelte van de doelgroep woont nog in het ouderlijk huis, de rest heeft zich gehuisvest in en rond de stad Leiden.

2.2 Secundaire doelgroep De secundaire doelgroep wordt gevormd door eerste-, derde- en vierdejaars studenten op hogeschool Leiden. Zij zijn niet direct betrokken bij het evenement `grenzeloos stage lopen´, maar komen wel in aanraking met het evenement, door middel van de poster- en flyeractie bij de hogeschool. Bovendien behoren ook studenten die al eerder stage hebben gelopen in het buitenland tot de secundaire doelgroep, zij kunnen zich betrekken tot het evenement, door plaats te nemen achter één van de stands. Deze Hbo-studenten hebben een gemiddelde leeftijd van 22 jaar, afkomstig eveneens als de primaire doelgroep uit verschillende regio´s zoals Leiden, Den Haag, Amsterdam en Rotterdam.

4


3. Communicatiestrategie Als bekend is wat de communicatiedoelstelling is en op welke wijze de doelgroep is gevormd, kan de communicatieve benaderingswijze van de doelgroep naar inhoud, vormgeving en tijdsplanning worden bepaald (strategie). Communicatiestrategie kan globaal worden omschreven als wat wordt gecommuniceerd, aan wie, via welk medium en hoe.

3.1 Wat wordt er gecommuniceerd Het promoten van internationaal stagelopen, door middel van het organiseren van het evenement `grenzeloos stage lopen´. De doelgroep moet meer open komen staan voor internationale stages en voldoende informatie kunnen vervaardigen over deze stages. Deze informatie moet afkomstig zijn van studenten die al eerder in het buitenland stage hebben gelopen. Alleen zij kunnen een heldere, duidelijke en eerlijke omschrijving geven van hun eigen ervaringen op het gebied van internationaal stagelopen.

3.2 Aan wie wordt er gecommuniceerd Aan de doelgroep wordt er gecommuniceerd. Dit zijn tweedejaars studenten op hogeschool Leiden in het studiejaar 2007 – 2008.

3.3 Via welke medium wordt er gecommuniceerd In aanloop naar het evenement `grenzeloos stage lopen´ wordt er geadverteerd op de hogeschool. In elke vleugel (B,C,D en F) worden drie posters op A2-formaat verspreid. Tevens worden bij de collegezaal (A108) twee posters opgehangen, in de standaard, op A1-formaat. Bovendien zullen bij de ingang en rondom het gebouw een aantal posters op A2-formaat worden opgehangen. In het Z-gebouw zal niet geadverteerd worden, aangezien dit gebouw gesloopt wordt, in januari 2007. Verder zal vier weken voorafgaand aan het evenement worden geflyerd, bij de ingang voor de hogeschool en richting de kantine. Deze flyeractie loopt door tot twee weken voor het evenement. Tenslotte zullen er meldingen verschijnen op BlackBoard, studentenmail en op de website www.hsleiden.nl.

3.4 Hoe wordt er gecommuniceerd Het evenement `grenzeloos stage lopen´ zal bekend worden gemaakt onder de doelgroep door middel van een poster- en flyeractie in en rondom hogeschool Leiden. Tevens door meldingen op BlackBoard, studentenmail en op de website www.hsleiden.nl.

5


4. Communicatieboodschap Bij de keuze van de boodschap spelen twee samenhangende factoren een rol: de propositie (wat gaat men vertellen) en de toonzetting (schrijfstijl, vormgeving, intensiteit). Kortom, de tactiek is het overbrengen van de informatie.

4.1 Propositie Met de reclamecampagne (posters en flyers) willen wij het internationaal stagelopen stimuleren. Met welke slogan wij dit willen doen en welke uitstraling de reclamemiddelen meekrijgen is te lezen onder het kopje toonzetting.

4.2 Toonzetting Het evenement `grenzeloos stage lopen´ willen wij goed onder de aandacht brengen bij de doelgroep (tweedejaars studenten op hogeschool Leiden in het studiejaar 2007 – 2008). Vanaf april 2007 zal er geadverteerd worden, door middel van posters door het gehele gebouw. Bovendien zal vier weken voor het evenement een flyeractie beginnen op de hogeschool. Op de poster/flyer is een wereldbol met een vliegtuig te zien. Vanaf het vliegtuig trekken vier lijnen naar rode punten op de wereldbol. Deze rode punten geven aan waar studenten o.a. stage kunnen in de wereld. De achtergrond van de poster/flyer is zwart. De tekst is als volgt; ‘Altijd al eens stage willen lopen in het buitenland? Verleg je grenzen en kom naar de informatiemarkt. Dinsdag 10 oktober 2007 van 11.00 tot 15.00 in F015.’ Zie bijlage 1 (concept) ontwerp van de poster.

6


5. Communicatiemethoden en –middelen Het kiezen en inzetten van de meest geschikte mediastrategie (communicatiemethoden en communicatiemiddelenmix) is belangrijk voor de overdracht en acceptatie van de boodschap. De keuze van methoden en middelen is vooral afhankelijk van de aard van de boodschap, de doelgroep, het budget, de frequentie en de continuïteit. Om onze doelgroep te benaderen, zullen wij gebruik maken van de volgende methoden/middelen: • Posters: Achttien posters van A2-formaat verspreid bij de ingang en rond de hogeschool. Verder worden deze posters verspreid door de vleugels B,C,D en F van de hogeschool. Bovendien worden er twee posters van A1-formaat opgehangen in de standaard, bij de collegezaal (A108). • Flyers: In totaal worden 2.000 flyers gedrukt, die tijdens de flyeractie vier weken voor het evenement worden uitgedeeld bij de ingang van de hogeschool, richting de kantine en tijdens de lessen Studieloopbaanbegeleiding, met toelichting. • BlackBoard/Studentenmail: Via BlackBoard en de studentenmail worden studenten erop gewezen dat het evenement nadert. Deze melding begint vier weken voor het evenement `grenzeloos stage lopen´ en loopt door tot aan het evenement. • Vermelding website www.hsleiden.nl: Via de website www.hsleiden.nl willen wij de studenten er tevens op wijzen dat het evenement nadert. Vanaf het begin van het studiejaar 2007 – 2008 (eind augustus 2007) tot aan het evenement (10 oktober 2007) willen wij een banner op de website van de hogeschool plaatsen, die het evenement aankondigt.

7


6. Budget De beste methode voor het budgetteren van communicatieplannen is taakstellend budgetteren. Daarbij wordt vastgesteld wat volgens het plan de taken zijn en welke kosten deze met zich meebrengen. Zie bijlage 2.

8


7. Tijdsplanning De timing van communicatieactiviteiten is belangrijk. Men moet rekening houden met mogelijke storende (vertragende) interne en externe factoren. Zie bijlage 3.

9


8. Draaiboek Het draaiboek omvat een activiteitenplanning. Het geeft aan welke communicatieactiviteiten er moeten plaatsvinden, wie eraan meewerken of ervoor verantwoordelijk zijn en wanneer die activiteiten plaatsvinden. Zie bijlage 4.

10


9. Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage

1: 2: 3: 4:

Posterontwerp Budget Tijdsplanning Draaiboek

11


9.1 Bijlage 1 Posterontwerp


9.2 Bijlage 2 Budget Prijzen Sodexho Product

Eenheid

Koffie Thee Serviesgoed Verpakt koekje Roomboterkoekje Plak cake

per kan per kan 72/100 stuks per stuk per stuk per stuk

Basislunch

per persoon

Combilunch

per persoon

Personeelskosten Tafelkleedje Tafelkleed groot Buffetrok Stomerijkosten

per persoon per uur per stuk per stuk per stuk

Bijzonderheden inclusief suiker, melk en bekertjes Inclusief suiker, melk en bekertjes

bruin broodje, hollandse kaas, bruin broodje, vleeswaren, krentenbol, 1 stuk fruit, 1/4 melk of karnemelk Pistolet, vissalade/gezond/brie/etc, bruin broodje, hollandse kaas, krentenbol, 1 stuk fruit, 1/4 melk of karnemelk, thee

Prijs € € € € € €

4,95 4,75 12,50 0,20 0,32 0,50

€

4,75

€

6,75

€ € € € €

22,00 2,25 3,85 16,50 25,00


Kosten catering Aantal vrijwilligers

30

Lunchkosten per persoon Koffie per kan Thee per kan

€ € €

4,75 4,95 4,75

Per kan koffie of thee kunnen 8 kopjes geschonken worden 30 vrijwilligers / 8 kopjes per kan = 4 kannen Lunch vrijwilligers: Aantal

Product 30 basislunch

Prijs €

4,75

Totale prijs €

142,50

Koffie en thee vrijwilligers (2 kopjes per persoon): Aantal

Product 5 koffiekannen 3 theekannen

Prijs € €

4,95 4,75

Totaal

Totale prijs € €

24,75 14,25

€

39,00

Totale kosten vrijwilligers: Aantal

Product 35 lunch 2 kopjes koffie of thee

Bijzonderheid

Prijs

35 personen

€ €

142,50 39,00

Totaal

€

181,50

14


Aankleding Linnen: Aanwezig in de zaal 8 statafels 12 marktkramen Prijs linnen: Aantal

Product tafelkleed 20 groot 1 Stomerijkosten

Totale prijs

Prijs

€ €

3,85 25,00

Totaal

€ €

77,00 25,00

€ 102,00

Tafelvlaggen: Aanbieder Bos vlaggen

Product Vlaggetje 1 mast + voet 2 masten + voet 6 masten + voet

Prijs p.s

Totale prijs

Aantal

€ €

2,20 1,50

26 1

€ €

57,20 1,50

€

2,00

5

€

10,00

€

4,00

3

€

12,00

€

80,70

Totaal

15


Personeelskosten Sodexho Wij zullen zelf koffie en thee schenken, dus hier zijn geen personeelskosten voor gerekend. Wel is er rekening gehouden met het voorbereiden en rondbrangen van de lunch. In totaal hebben wij hier 2 uur voor gerekend. Het rondbrengen van de lunch zal door 1 persoon uitgevoerd kunnen worden. Dit komt op het volgende neer. Aantal personen

Prijs 1

€

Aantal uren

22,00

Totale prijs 2

€

44,00

Marktkramen Aantal kramen: 12 Aanbieder: Tip top verhuur Kraam: 90 - 200 cm € Transsportkosten € Arbeidskosten

15,00 19,50 € 29,50

Prijzen exclusief BTW

Product

Aantal

Prijs p.s./p.u.

€ 12,00 € Transsportkosten 19,50 € Arbeidskosten 29,50 Marktkraam

Totaal excl BTW Totaal incl BTW

Totale prijs

15

€

180,00

1

€

19,50

2

€

59,00

€

258,50

€

307,62

16


PR kosten Product Posters (A2-formaat) Posters (A1-formaat) Flyers (afname per 500 stuks) Bezorgkosten

Prijs

Aantal

Totale prijs

€ €

4,80 35,00

20 3

€ 96,00 € 105,00

€

14,50

4

€ 58,00 € 15,00

Totaal

€ 274,00

17


Budget evenement ‘Grenzeloos stage lopen’ Uitgaven: Product

Prijs

Catering vrijwilligers Linnen Tafelvlaggen Personeelskosten Marktkramen Pr-kosten

€ € € € € €

181,50 102,00 80,70 44,00 307,62 274,00

Totaal

€

989,82

Inkomsten: Dienst

Prijs

Catering Pr- materiaal over

€ € €

600,00 25,00 62,00

Totaal

€

687,00

Tekort

Prijs

Inkomsten Uitgaven

€ €

989,82 687,00

Totaal

€

302,82

Sponsors Hoofd sponsor Sub sponsor

Prijs € €

302,82 -

18


9.3 Bijlage 3 Tijdsplanning Aangezien de projectgroep van samenstelling zal verandering is het van belang de nieuwe groep een duidelijke briefing te geven met hierin uitleg over al het gemaakte werk. De nieuwe groep is nog niet duidelijk en daarom is een precies tijdstip van de briefing nog niet te bepalen. Tot aan de dag van het evenement begin oktober 2007 moeten er wel veel zaken worden geregeld, voor afdeling pr, communicatie, facilitaire dienst en het regelen van sponsoring. Hieronder vind u de data van al de te verrichte activiteiten. Drukkerij De productie van de flyers bij logiprint.nl duurt 5 tot 7 werkdagen. De flyeractie gaat begin september 2007 van start en loopt twee weken lang. Het flyerontwerp moet uiterlijk 13 augustus 2007 de deur uit. Bij eventuele misdrukken is er voldoende tijd om de flyers opnieuw te laten drukken, zonder enige vertraging bij de flyeractie. De productie van de posters (A2-formaat) bij Colorsurfer duurt ongeveer vijf werkdagen. De posteractie gaat begin april 2007 van start en loopt tot aan het evenement (begin oktober 2007). 12 maart 2007 moet het ontwerp van de posters binnen zijn bij Colorsurfer, drie weken voor het begin van de posteractie. Bij eventuele misdrukken kunnen de posters opnieuw worden gedrukt, zonder enige vertraging bij de posteractie. Ook voor de productie van de posters (A1-formaat) bij drukaanbieding.nl duurt de productie ongeveer vijf werkdagen. De posteractie begint op 2 april 2007 en loopt tot aan het evenement, begin oktober 2007. Ook bij drukaanbieding.nl moet het ontwerp uiterlijk 12 maart 2007 binnen zijn, drie weken voor de posteractie. Bij eventuele misdrukken is er wederom voldoende tijd om de posters opnieuw te laten drukken, zonder enige vertraging bij de posteractie. Het boekje `studie en stage in het buitenland´ moet op voorraad zijn. Bovendien dient het te gaan om de versie 2007 – 2008. De bestelling zal in april 2007 plaatsvinden, voor een oplage van 1.250 stuks. Personen achter de stands Achter de eerste negen stands komen studenten te staan die stage hebben gelopen in zoals Suriname, Turkije, Zweden, België, India, Kenia, Brazilië en de Nederlandse Antillen. We moeten er rekening mee houden dat niet elke student tijd en zin heeft om zijn bijdrage aan het evenement `grenzeloos studeren´ te geven. Het zal veel tijd kosten om deze stands op te vullen met voldoende ervaren studenten. Vandaar dat in februari 2007 zal worden gestart met het benaderen van studenten die tijdens het evenement deel willen nemen achter één van de stands. Wij hopen binnen 6 weken deze actie te hebben voltooid en bovendien een aantal reserve studenten achter de hand te hebben, mochten studenten toch nog afzien van hun deelname. Achter stand 10 komen personen van de Nuffic, Leonardo beurs en Erasmus beurs. Voor de Leonardo beurs en Eramus beurs kost het niet veel moeite om een persoon te strikken, deze taak nemen de medewerkers van het internationaliseringbureau op hogeschool Leiden tot zich. De Nuffic zal wel op tijd moeten worden benaderd, aangezien zij hun zaken lange tijd van te voren plannen. De Nuffic zal ik februari 2007 voor het eerst benaderd worden, waarin het evenement wordt toegelicht en of zij interesse hebben om deel te nemen achter één van de stands.

Communicatieplan `grenzeloos stage lopen´ Achter stand 11 komen ervaringsdeskundige op het gebied van verzekeringen. Het strikken van deskundige lijkt ons geen probleem, aangezien de verzekering maatschappijpen er veel publiciteit meetrekken. Hoewel wij denken deze actie snel te hebben afgerond zal deze actie toch in februari 2007 plaatsvinden, zodat de stands op tijd zijn ingedeeld. Achter stand 12 komen de stagedecanen van alle clusteropleidingen. Dit kan intern worden geregeld en zal ook niet veel tijd vergen. Zoals de net al gezegd willen wij de stand indeling eind maart 2007 definitief hebben, zodat zij toch al begin maart 2007 zullen worden benaderd. Informatiezuilen De informatiezuilen bij de stands, met daarop de namen van de stands, kunnen wij zelf ontwerpen. Het printen van grote zwarte letters en deze volgens uitsnijden en op de zuilen plakken, vergt niet veel voorbereidingstijd, vandaar dat deze activiteit 20 augustus 2007 van start gaat en ongeveer 5 werkdagen loopt. Roosterbureau Het evenement `grenzeloos stage lopen´ tot nu toe ingepland op 10 oktober 2007, willen wij laten inroosteren door het roosterbureau. De roosters worden een aantal weken van te voren gemaakt. In januari 2007 kan het roosterbureau worden benaderd of het eventueel mogelijk is om het evenement te laten inroosteren, indien het mogelijk is kan de precieze datum worden doorgeven zodra deze bekend is. Persberichten In aanloop naar het evenement zullen er een aantal persberichten worden gepubliceerd. Het eerste persbericht zal eind februari gepubliceerd worden, vervolgens zal er om de twaalf tot vijftien weken een nieuw persbericht worden gepubliceerd. Facilitaire dienst HSLeiden Minimaal zes weken voor aanvang van het evenement zal de facilitaire dienst van de hogeschool Leiden ingeschakeld moeten worden. Dit geeft hen genoeg tijd om te zorgen voor extra schoonmaak van de ruimte, het regelen van de conciërges voor de opbouw en afbraak van de ruimte en voor het regelen van de benodigde middelen die binnen de hogeschool aanwezig zijn zoals een garderobe, statafels, stoelen e.d. Sodexho Het bestelformulier voor de catering zal minimaal 6 weken van tevoren geleverd moeten worden. Dit geeft het bedrijf voldoende tijd en ruimte om producten te bestellen en zaken als linnen en extra personeel te regelen. Marktkramen Het bedrijf Tip top verhuur wat voor de bezorging van marktkramen zorgt zal twee maanden voor aanvang van het evenement ingeschakeld worden. Aankleding Aangezien niet alle landenvlaggen op voorraad aanwezig zijn bij het bedrijf Bos vlaggen zullen zij voldoende tijd nodig hebben om deze wel in te slaan. Daarom is het van belang dat in april 2007 er al contact gelegd word met het bedrijf. Sponsoring Het zoeken van sponsoren kost veel tijd en daarom zal er uiterlijk vijf maanden voor aanvang van het evenement begonnen worden met het zoeken naar sponsoren. Dit zal geschieden aan de hand van het opgestelde sponsorplan.

20

Communicatieplan `grenzeloos stage lopen´ Budget Aan de hand van de gevonden sponsoren zal het budget regelmatig gecontroleerd moeten worden. Sponsoren zijn namelijk nodig om het evenement op deze manier plaats te laten vinden. Tevens zal er na elke stap naar het budget gekeken moeten worden aangezien prijzen kunnen veranderen. De deadlines in het kort Roosterbureau benaderen: Benaderen studenten achter de stands: Benaderen Nuffic: Benaderen Leonardo beurs/Erasmus beurs: Verzekeringmaatschappij benaderen: Clusteropleidingen benaderen: Drukken posters A1- en A2-formaat: Boekje `studie en stage in het buitenland´: Bos vlaggen: Persbericht 1: Potentiële sponsors werven: Sponsorplan opsturen: Bedrijven bellen voor sponsorplan: Afspraak maken met bedrijf over sponsoring: Zo nodig meer sponsors zoeken: Budget checken: Alle afspraken doornemen met sponsor: Tip top verhuur dinsdag: Drukken flyers: Maken informatiezuilen: Banner www.hsleiden.nl: Facilitaire dienst: Sodexho: Persbericht 2: Mededeling BlackBoard en studentenmail:

21

januari 2007. 5 februari t/m 16 maart 2007. februari 2007. februari 2007. februari 2007. begin maart 2007. 12 maart 2007 (duur vijf werkdagen). april 2007. april 2007 eind mei/begin juni 2007. 11 juni 2007 18 juni 2007 27 juni 2007 27 juni 2007 9 juli 2007 23 juli 2007 31 juli 2007 31 juli 2007 13 augustus 2007 (5 tot 7 werkdagen). 20 augustus (5 werkdagen). vanaf 27 augustus 2007. 28 augustus 2007 28 augustus 2007 eind augustus/begin september 2007. vanaf 10 september 2007.


9.4 Bijlage 4 Draaiboek Opbouw Datum

Tijd

Activiteit

Locatie

Deelnemers

Contactpersoon

Bijzonderheden

9/10/07

09.00

Vergadering

B 112

Effectivent

E. Trimbos

Draaiboek doornemen

9/10/07

10.00

Plaatsen inrichting en decoratie

Aula

Effectivent.

L. Conijn

9/10/07

12.30

Lunch pauze

9/10/07

13.30

Opbouw licht & geluid

Aula

Audiovisuele dienst HSL L. Conijn

L. Conijn

9/10/07

15.30

Proefdraaien geluid, bepalen geluidssterkte

Audiovisuele dienst HSL L. Conijn

L. Conijn

9/10/07

16.00

Afronding opbouw

Effectivent

L. Conijn

Aula

N.B. Briefing catering (Sodexho) en Licht&geluid (Audiovisuele dienst) één week voor het evenement plaats en niet op de opbouw- of evenement dag zelf.

Communicatieplan `grenzeloos stage lopen´ Uitvoering Datum

Tijd

Activiteit

Locatie

Deelnemers

Contactpersoon

10/10/07

09.00

Ontvangst vrijwilligers

Aula

Effectivent

M. Oudshoorn E. Trimbos

10/10/07

09.15

Koffie/ thee

Aula

10/10/07

09.30

Doorlopen draaiboek + voorbereiding

Aula

Effectivent Stand personeel

E. Trimbos

10/10/07

10.30

Soundcheck

Aula

L. Conijn

L. Conijn

10/10/07

11.00

Aanvang programma

10/10/07

11.30- 12.00

Welkom heten + voorlichting publiek

Aula

Astrid van Vliet

S. Heemskerk

10/10/07

12.30

Lunch verzorgen

B 202

10/10/07

13.00- 13.30

Groep A lunch*

B 202

10/10/07

13.30- 14.00

Groep B lunch**

B 202

10/10/07

14.20- 14.30

Lunchroom afsluiten en opruimen

B202

10/10/07

15.00

Einde evenement

10/10/07

16.00

Start afbouw

Bijzonderheden

Sodexho V. Ramnarain



* Groep A; Stand Personeel stand 1 t/m 6 ** Groep B; Stand Personeel stand 7 t/m 12

23

Opdrachtgever heet welkom, korte uitleg aanleiding event, basisinfo.

Communicatieplan `grenzeloos stage lopen´ Contactlijst

Organisatie Coördinator Esmée Trimbos Tel. 06 18 80 94 05 Public relations & communicatie Melvin Oudshoorn Tel. 06 13 09 78 08 Sophia Heemskerk Tel. 06 48 46 76 92 Facilitaire dienst Linda Conijn Tel. 06 12 16 72 12 Susanne de Jong Tel. 06 45 02 02 07 Budget & Sponsoring Varisha Ramnarain Tel. 06 12 16 72 12 Sodexho Catering Audiovisuele dienst Hogeschool Leiden Sponsoring Nog onbekend Vrijwilligers Wegens privacy gevoelige redenen mogen de namen van vrijwilligers tot op heden nog niet vrijgegeven worden.

24

Communicatieplan `grenzeloos stage lopen´ Beschrijving event Centraal staat studeren in het buitenland. Het doel van het event is om studenten te motiveren een stage te gaan lopen in het buitenland. Alle aspecten van stage lopen in het buitenland worden belicht. Er is een bewuste keuze gemaakt om niet centrale sprekers uit te nodigen. Een informatiemarkt met verschillende stands is effectiever omdat het zo voor geïnteresseerden makkelijker is om halverwege het evenement binnen te vallen. De aula zal ingedeeld worden in verschillende contineten die allen informatiestands bevatten. Deze twaalf stands stellen allen een ander land voor. Stand 9 staat bijvoorbeeld voor het land Frankrijk en Spanje. Achter deze stands zullen één of meerdere studenten staan die informatie zullen verschaffen aan de bezoekers. De studenten die achter deze stands staan hebben uiteraard zelf in een van de betreffende landen stage gelopen. De bezoeker kan op deze manier vragen stellen aan iemand die kennis van zaken heeft en alles met eigen ogen gezien heeft. De meeste informatie stands zijn een combinatie van twee soortgelijke landen. Ook zullen er stands te vinden zijn die meer betrekking hebben op praktische informatie. Als studenten in het buitenland gaan studeren moeten zij bijvoorbeeld ook weten of ze financiële ondersteuning kunnen krijgen van een beurs. Daarom is er bijvoorbeeld ook een stand ingericht voor dit onderwerp. Namelijk, de stand waar alle beurs verschaffende organisaties samenkomen en voorlichting geven. Alle aspecten van studeren in het buitenland worden dan ook belicht tijdens dit event. Zo kan de bezoeker voor verhalen over een bepaald stage-land naar een stand toe, en voor informatie over verzekeringen en dergelijke, kan de student weer een andere stand bezoeken. Onderstaand een overzicht: Stand Stand Stand Stand Stand Stand Stand Stand Stand Stand Stand Stand

1: informatie Noord-Amerika (Verenigde Staten en Canada). 2: informatie Zuid-Amerika (Costa Rica, Bolivia, Suriname en Nederlandse Antillen). 3: informatie Afrika (Zuid-Afrika, Ethiopië, Kenia, Oeganda en Ghana). 4: informatie Azië (Nepal en India). 5: informatie Scandinavië (Noorwegen, Zweden, Finland en Denemarken). 6: informatie Verenigd Koninkrijk (Engeland en Ierland). 7: informatie Turkije 8: informatie België en Duitsland. 9: informatie Frankrijk en Spanje. 10: informatie Nuffic, Leonardo beurs en Erasmus beurs. 11: informatie verzekeringenfonds. 12: informatie stagebureau´s (alle clusters van alle opleidingen).

25

Evenementen `Grenzeloos stage lopen

Recommend Documents