EVENEMENTEN AANMELDINGSFORMULIER Je vraagt je wellicht af 'Waarom het aanmeldingsformulier invullen?' Het neemt inderdaad wat tijd in beslag, maar:
je kan alle aanvragen, die dienen behandeld te worden door de stadsdiensten, doen via dit éne formulier je vindt hierbij ook de formulieren voor aanvragen/aangiften bij andere instanties je kan zowel organisatorisch als wettelijk niets over het hoofd zien je vindt alles op 1 enkele plaats
Lees vooraf ook het 'Evenementendraaiboek': hierin vind je alle up-to-date info die je nodig hebt bij de organisatie van een evenement. Zo kom je voor geen verrassingen te staan! Voor uitgebreide informatie kan je langsgaan bij de dienst Preventie. Stuur het aanmeldingsformulier tijdig binnen (min. 6 weken vooraf), zodat jouw aanvraag met de nodige zorg kan behandeld worden. Wanneer jouw aanvraag behandeld werd, krijg je een brief thuisgestuurd met het resultaat. Pas dan is alles in orde! Het aanmeldingsformulier is opgedeeld in de volgende 11 stappen:
I. Organisator van de activiteit II. Omschrijving van de activiteit III. Locatie van de activiteit IV. Uitvoeringsplan V. Muziek VI. Drank en eten VII. Veiligheid VIII. Verzekeringen IX. Publiciteit X. Verbintenis inzake het voorkomen van overlast XI. Controle van de ingevoerde gegevens
Let op! Enkel een volledig ingevuld aanmeldingsformulier kan worden doorgestuurd! Verzamel dus zo veel mogelijk informatie vóór je het aanmeldingsformulier invult. Een inplantingsplan en een plan van opstelling zijn noodzakelijk om het dossier te kunnen beoordelen. Je dient deze dus zeker mee te sturen! Naam van de activiteit Datum van de activiteit gebruik het icoontje om de datum te selecteren
Tot indien van toepassing
controleer uitinvlaanderen.be op gelijktijdige evenementen
I. Organisator van de activiteit Naam vereniging Naam organisator Geslacht
man vrouw Adres
Straat en nummer Postcode en gemeente Tel. E-mail Website Verantwoordelijken ter plaatse (Dienen permanent bereikbaar te zijn!) Persoon 1 Naam en voornaam Straat en nummer Postcode en gemeente GSM E-mail Persoon 2 Naam en voornaam Straat en nummer Postcode en gemeente GSM E-mail
II. Omschrijving van de activiteit Aard
fuif/bal/TD met live optreden(s) fuif/bal/TD zonder optreden(s) optreden/concert festival buurtfeest kermis privéfeest schouwspel (voorstelling, opvoering) andere:
Beginuur Gewenst einduur Heeft het evenement reeds in groot Aalst plaatsgevonden? nee ja Indien ja, wanneer? Hoeveel bezoekers waren er toen? Programma (opsomming van uur tot uur, inclusief opstellen en afbraak)
III. Locatie van de activiteit Aard
o open lucht o o o o
tent (afmetingen: ) lokaal met milieuvergunning of melding (VLAREM) lokaal voor occasionele doeleingen privé-woning
o andere: Adres of precieze omschrijving van de locatie Naam locatie indien van toepassing
Straat en nummer Postcode en gemeente Verwacht aantal bezoekers
Eigenaar van de locatie openbaar domein privé-domein: Naam eigenaar Straat en nummer Postcode en gemeente Tel.
IV. Uitvoeringsplan Opgelet! De termijn van zes weken begint pas te lopen op het moment dat de aanvraag volledig is. Als het plan niet binnen de week wordt verstuurd, moet de aanvraag opnieuw gedaan worden. Ik stuur het plan binnen de week via de post of per e-mail (
[email protected]). Ik laad het plan nu op: Klik hier om het plan op te laden (verschijnt in een pop-up venster). Moeten er parkeerplaatsen vrijgehouden worden? nee ja Inname openbare weg? nee ja Op het uitvoeringsplan dient duidelijk te worden aangegeven welke parkeerplaatsen moeten vrijgehouden worden en/of welk deel van de openbare weg zal worden ingenomen!
V. Muziek Wordt er muziek gespeeld? nee (ga direct naar volgende stap) ja (vul onderstaande gegevens in) Aard
live, elektronisch versterkt: live, akoestisch: DJ:
ja
ja
ja
nee
nee
nee
Gepland geluidsniveau van de elektronisch versterkte muziek o o
o
Maximaal 85 dB(A) LAeq,15min en 92 dB(A) LAmax,slow Hoger dan 85 dB(A) LAeq,15min maar maximaal 95 dB(A) LAeq,15min Hoger dan 95 dB(A) LAeq,15min maar maximaal 100 dB(A) LAeq,15min
: Gevraagde afwijking op datum
Gevraagde afwijking hoger dan dB(A)
Vanaf uur
Tot uur
Motivatie voor de vraag tot afwijking en voorziene maatregelen om geluidshinder te beperken:
Verantwoordelijke voor de naleving van het geluidsniveau Naam DJ of uitvoerder van de muziek Straat en nummer Postcode en gemeente GSM E-mail Voornaamste muziekgenre(s)
Begrippen: LAeq is een manier om het gemiddeld geluidsniveau over een bepaalde periode weer te geven. Het is een grootheid die ruimte laat voor dynamiek tijdens een muziekactiviteit omdat ze het geluidsniveau weergeeft over een langere periode, in dit geval 15 of 60 minuten. Hierdoor kunnen luide passages afgewisseld worden met stillere momenten. LAslow is een grootheid die het momentane geluidsniveau weergeeft uitgemiddeld over 1 seconde. Hierdoor is ze gemakkelijk op te volgen. LAmax,slow is de maximale waarde over een bepaalde tijdspanne. Als het maximum bereikt is, zal de waarde niet meer dalen. Verplichtingen voor organisatoren: Muziekactiviteiten met een geluidsniveau in de inrichting > 100 dB(A) LAeq,60min zijn verboden. Maximaal geluidsniveau 85 dB(A) LAeq,15min
De organisator is niet verplicht het geluidsniveau te meten.
Maximaal geluidsniveau > 85 dB(A) LAeq,15min en 95 dB(A) LAeq,15min
De organisator meet het geluidsniveau gedurende de volledige activiteit (elektronisch versterkte muziek + andere geluiden in de inrichting) ter hoogte van de mengtafel of een andere representatieve meetplaats. Toetsen mag aan ofwel 102 dB(A) LAmax,slow ofwel 95 dB(A) LAeq,15min. Er moet een duidelijke visuele indicatie van het geluidsniveau zijn dat minstens zichtbaar voor de verantwoordelijke voor de naleving van het geluidsniveau. Het gebruik van een begrenzer (limiter) die zo afgesteld is dat de norm gerespecteerd wordt, is toegelaten maar niet verplicht.
Maximaal geluidsniveau > 95dB(A) LAeq,15min en 100 dB(A) LAeq,60min
De organisator meet het geluidsniveau gedurende de volledige activiteit (elektronisch versterkte muziek +andere geluiden in de inrichting) ter hoogte van de mengtafel of een andere representatieve meetplaats. Toetsen mag aan ofwel 102 dB(A) LAeq,15min ofwel 100 dB(A) LAeq,60min. Het geluidsniveau (LAeq,60min) moet gedurende de volledige activiteit (elektronisch versterkte muziek + andere geluiden in de inrichting) worden geregistreerd. Er moet een duidelijke visuele indicatie van het geluidsniveau zijn dat minstens zichtbaar voor de verantwoordelijke voor de naleving van het geluidsniveau. Het gebruik van een begrenzer (limiter) die zo afgesteld is dat de norm gerespecteerd wordt, is toegelaten maar niet verplicht. De organisator stelt gratis oordopjes ter beschikking van het publiek.
VI. Drank en eten Hou er rekening mee dat gegiste dranken niet mogen geschonken worden aan jongeren onder de 16 jaar. Sterke dranken mogen niet geschonken worden aan jongeren onder de 18 jaar. Is jouw evenement voornamelijk gericht naar minderjarigen, dan zal geen toestemming gegeven worden om alcoholische dranken te schenken. A. Welke soort drank wordt er geschonken? er wordt geen drank geschonken enkel niet alcoholische dranken alcohol: gegiste dranken geen gegiste dranken sterke dranken geen sterke dranken
B. Is er eetgelegenheid voorzien? nee (ga direct naar volgende stap) ja: binnen:
ja
nee
buiten:
ja
nee
Welke? Hoeveel eetkramen/wagens? Deze eetgelegenheid is voorzien voor Contactgegevens uitbater(s) eetgelegenheid
dagen
VII. Veiligheid Volgende persoon is verantwoordelijk voor de veiligheid ter plaatse en is per GSM bereikbaar: Naam en voornaam Straat en nummer Postcode en gemeente GSM E-mail Security nee ja: professionele bewakingsfirma: Naam Aantal agenten
vrijwilligers (naam, adres en geboortedatum zijn vereist):
EHBO-post nee ja: Wie staat hiervoor in?
VIII. Verzekeringen Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid Naam maatschappij Nummer polis
Verzekering objectieve aansprakelijkheid Naam maatschappij Nummer polis
Verzekering lichamelijke ongevallen Naam maatschappij Nummer polis
IX. Publiciteit Op welke manier wordt er publiciteit gemaakt? ja nee affiches radio tv flyers op de openbare weg flyers op privé terrein via (eigen) website: via een mailinglist
X. Verbintenis inzake het voorkomen van overlast Gelieve hieronder aan te duiden wat van toepassing is: ja nee Wij hadden op
een gesprek met de dienst Preventie.
Wij hebben het 'Evenementendraaiboek' doorgenomen. Wij zijn op de hoogte van de bepalingen van de Algemene Politieverordening die betrekking hebben op het organiseren van ons evenement. Wij zijn op de hoogte van de vigerende wet- en regelgeving betreffende geluidsnormen. Wij zullen de buren verwittigen van wat doorgaat en welke afspraken gemaakt werden. Wij geven ook een telefoonnummer door, waarop de buren de verantwoordelijke(n) kunnen contacteren. Wij engageren ons om het evenement in de mate van het mogelijke afvalarm te houden.
