20-11-2014
Even voorstellen Ontwikkelaar, ontwerper, projectleider, projectmanager, management consultant, directeur, oprichter, aandeelhouder, senior adviseur, bid manager, principal consultant
SCRUM en bid management
Certified Marketing planner Certified Programma manager Certified Bid manager Certified Scrum Master Datum 12 november 2014
Titel SCRUM en bidmanagement
Presentator Hotze de Jong
Titel SCRUM en bidmanagement
Pagina 2
Xenophanes
Literatuur
De goden onthulden ons niet, vanaf het begin Alle dingen, maar in de loop van de tijd Door te zoeken, kunnen we de dingen beter leren kennen. Maar wat betreft de zekere waarheid, geen mens heeft die ooit gekend En evenmin zal iemand haar kennen, noch die over de goden, En evenmin die over alle dingen waarover ik spreek. Want zelfs als hij bij toeval uitdrukking zou geven Aan de definitieve waarheid, zou hij dat zelf niet weten: Want alles is slechts een web dat uit gissingen is geweven.
(Colophon, 560 – circa 478 v. Chr.) Titel SCRUM en bidmanagement
Pagina 3
Agile Methods for Proposal Managers: An Idea Whose Time Is Here, Wendy Frieman, Journal of the Association of Proposal Management, APMP, Spring/Summer 2009 Titel SCRUM en bidmanagement
Pagina 4
Inhoudsopgave • Deel I Enkele bid management problemen • Deel II Positieve Scrum ervaringen • Deel III Scrum toepassen in het bid management proces
Omvang en complexiteit Bureaucratie Prioriteiten stellen Delivery Faalfactoren Doorlooptijd Kosten
DEEL I BID MANAGEMENT • Deel IV Enkele afsluitende conclusies en aanbevelingen Titel SCRUM en bidmanagement
Pagina 5
Titel SCRUM en bidmanagement
Pagina 6
1
20-11-2014
Omvang en complexiteit
Faalfactoren
• De bid management taken zijn, zeker voor nieuwkomers, overweldigend in termen van omvang en complexiteit • In de wereld van bid management kan de bureaucratie veel documentatie vereisen – – – – –
Proposal plans Progress reports Budget reports Gate reviews …
Titel SCRUM en bidmanagement
Pagina 7
• Lees de vraag vooral niet • Schrijf een boekwerk over hoe goed je bent • Schiet met hagel, dan raak je altijd wel wat • Bied non-compliant aan • Schrijf je eigen organisatie de grond in • Schrijf indirect en passief • Maak het moeilijk om antwoorden te vinden • Laat merken dat je het beter weet • Schrijf overal voorwaarden bij • Vermijd te vertellen wat je klant eraan heeft (Sales gids, top 10) Titel SCRUM en bidmanagement
Pagina 8
Prioriteiten stellen
Delivery
• Prioriteiten kunnen verkeerd worden gesteld
• “Vanaf een zeker moment is het essentieel om elke dag van elk teamlid de geschreven teksten te zien om op planning te blijven”
– Veel tijd besteden aan technische details – Te veel aandacht voor zaken waarop weinig punten kunnen worden gescoord – Onduidelijke bijdrage aan win-thema’s – Geen aandacht voor punten waarmee het verschil kan worden gemaakt
Titel SCRUM en bidmanagement
Pagina 9
Titel SCRUM en bidmanagement
Pagina 10
Verloop van het bidproces
Kosten
Moeite
• Hoge kosten om deadline te kunnen halen Ideaal Werkelijk
OMG Factor kicks in
RFP uitgekomen
– – – –
In tijd In geld Fysieke problemen Emotionele schade
Inlever datum
Tijd Titel SCRUM en bidmanagement
Pagina 11
Titel SCRUM en bidmanagement
Pagina 12
2
20-11-2014
Onvermogen
Onvermogen Agile manifest Recente ervaring Scrum technieken
DEEL II SCRUM
• Rigide plannen en procedures • Aanmatigende (arrogante, laatdunkende, pretentieuze) bureaucratie • Almaar toenemende vraag naar documentatie • Zware budgetoverschrijdingen • Overschrijden van planning / milestones • Tegenvallende prestaties • Continue veranderende requirements Onvermogen om producten binnen tijd en budget op te leveren
Titel SCRUM en bidmanagement
Pagina 13
Agile manifesto
Titel SCRUM en bidmanagement
Pagina 14
Recente projectervaringen 1989 APL
2014 DELTAPLAN 2.0
Manifest voor Agile Software Ontwikkeling Wij laten zien dat er betere manieren zijn om software te ontwikkelen door in de praktijk aan te tonen dat dit werkt en door anderen ermee te helpen. Daarom verkiezen we
1970
• Mensen en hun onderlinge interactie boven processen en hulpmiddelen • Werkende software boven allesomvattende documentatie • Samenwerking met de klant boven contractonderhandelingen • Inspelen op verandering boven het volgen van een plan Titel SCRUM en bidmanagement
Pagina 15
Titel SCRUM en bidmanagement
1916 1950
Pagina 16
Scrumtechnieken
Sprints Vaak inspecties Zelf-organiserend teamwork Dagelijkse accountability Vroegtijdig release van code Continue aandacht voor eindgebruikers behoeftes Constante focus op resultaat
• Scrum board • Sprints • Product backlog • Rolverdeling • Releaseplanning Titel SCRUM en bidmanagement
Pagina 17
Titel SCRUM en bidmanagement
Pagina 18
3
20-11-2014
Scrum board
Product backlog
Opbouw
Opbouw
- Sprintdoel
- Thema - User story - As an actor - I want to - So that - Story owner - Value - Level of refinement - Epic of story - Definition of ready - Story points - Acceptance criteria - Given (Context) - When (Action) - Then (Consequences
- Todo - Ongoing - Development - Verification - Validation - Done
Titel SCRUM en bidmanagement
Pagina 19
Titel SCRUM en bidmanagement
Rolverdeling
Pagina 20
Releaseplanning
Backlog refinement • Just enough • Just in time • Teamwork
Titel SCRUM en bidmanagement
Pagina 21
Titel SCRUM en bidmanagement
Pagina 22
Overeenkomsten en verschillen
Overeenkomsten en verschillen Toepassingen Scrum board voor proposal managers Rolverdeling
DEEL III SCRUM EN BIDMANAGEMENT Titel SCRUM en bidmanagement
Pagina 23
Sofware development en bid management vereisen instructies en regels die nauwgezet moeten worden gevolgd. Agile technieken en methoden streven dezelfde doelen na als de methoden en technieken van bid managers: • Heldere doelstellingen • Time management • Voortgangsbewaking • Tijdige delivery Titel SCRUM en bidmanagement
Pagina 24
4
20-11-2014
Backlog
Toepassingen
In progress
Review
Done
Pre-proposal planning
• Daily scrum lijkt op daily stand-up voor bidmanagement • Incrementen zijn van toepassing, maar doorgaans kleiner bij bid management, maar kunnen helpen bij de taakverdeling • Vergelijkbaar aan Agile methoden kan prioritering ook genuanceerd gebeuren • Dagelijks opleveringen onthult snel wie wel en niet aan zijn afgesproken termijnen zal voldoen
Qualification Strategy development
Content design
Content development
Presentation
Document management
Proposal projectmanagement
Titel SCRUM en bidmanagement
Pagina 25
Backlog
Titel SCRUM en bidmanagement
In progress
Review
Done
Reviews and approval
Learning review
Pagina 26
Huidige rolverdeling
Strategie
Pre-proposal planning
Qualification Strategy
Strategy development
Content
Content design
KE Content development
Reviews and approval
Oplossing
Kennisexpert
Bid team Presentation
Presentation
Document management
Document management
Proposal management
Proposal projectmanagement
Titel SCRUM en bidmanagement
B/PM
AM
Bid/Proposal Manager
Document
Accountmanager
Learning review
Pagina 27
Titel SCRUM en bidmanagement
Pagina 28
Andere rolverdeling Directie
Proposal management
Account management
Titel SCRUM en bidmanagement
Conclusies en aanbevelingen Andere zoekrichtingen Professionals
Pagina 29
DEEL IV ENKELE CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN Titel SCRUM en bidmanagement
Pagina 30
5
20-11-2014
Conclusies Zet tijd en geld vast, pas de scope aan • Stap in sprints naar succesvolle proposals Scrum technieken zijn direct toe te passen • Scrum board • Stand-ups • Product- en sprint backlogs Scrum als methodiek een-op-een toepassen zal niet werken – vertaling is nodig Titel SCRUM en bidmanagement
Pagina 31
Andere zoekrichtingen • Procesmanagement • Divergeren en convergeren
• Programma management • Project- en lijnactiviteiten
• Teamontwikkeling • Forming, storming, norming, performing
• Besluitvormingsprocessen • Beeldvorming, Oordeelsvorming, Besluitvorming (BOB) • (Bek-)vechten, onderhandelen, overleggen Titel SCRUM en bidmanagement
Pagina 32
6
