EVC Portfolio. Systeemhandleiding voor Trajectbegeleiders. en Portfoliobegeleiders. sysversie 5.0

EVC Portfolio

Systeemhandleiding voor Trajectbegeleiders

en Portfoliobegeleiders

sysversie 5.0

EVC Portfolio versie 5.0 - Systeemhandleiding voor Trajectbegeleiders en Portfoliobegeleiders © QRM juli 2011

1

EVC Portfolio Systeemhandleiding voor Trajectbegeleiders en Portfoliobegeleiders Voorwoord Welkom bij het EVC Portfolio van QRM. Het EVC Portfolio biedt werknemers, studenten en EVC-kandidaten de gelegenheid een online Digitaal Portfolio samen te stellen. Dit portfolio dient, ter ondersteuning van HRM managers of opleidingsfunctionarissen bij ondermeer het bepalen van opleidingstrajecten of opleidingsbehoeften. Dat kunnen HRM-managers (en hun werknemers) binnen organisaties zijn, maar ook EVC-Trajectbegeleiders in het onderwijs, belast met competentiegericht leren van hun studenten en de uit te voeren EVC-procedures. Werknemers, studenten, kandidaten, assessoren en EVC-trajectbegeleiders kunnen dit Digitale Portfolio gebruiken om er hun persoonlijke gegevens in op te slaan, werkervaringen bij te houden en opleidingsgegevens te noteren. Verder kan dit portfolio - door managers, trajectbegeleiders en assessoren - gebruikt worden om digitaal, via het web, (EVC en competentie) assessments af te nemen. Met name voor EVC-procedures en competentie-assessments is dit portfolio dè oplossing: om snel portfolio‟s van kandidaten in te zien om op een makkelijke manier in kaart te brengen waar de kwaliteiten en competenties van medewerkers en werknemers liggen om vast te stellen op welke gebieden (eventueel) training of opleiding van pas kan komen (of juist vrijstelling gegeven kan worden). Met betrekking tot EVC-procedures volgt het EVC Portfolio altijd de meest recente eisen die er landelijk gesteld worden aan EVC-procedures en de daaruit volgende EVC-rapportages. In het portfolio verzamelt de EVC-kandidaat bewijsmateriaal over zijn competenties (bekwaamheden) doormiddel van een algemeen portfolio. Dit bestaat uit de persoonlijke gegevens van de kandidaat (naam, adres, woonplaats), diens opleidingsgegevens, cursusgegevens, werkervaring en overige gegevens. Daarnaast verzamelt de kandidaat bewijsstukken. Het portfolio is een belangrijk onderdeel van het EVC-dossier dat uiteindelijk naar de Examencommissie gaat. Een onvolledig portfolio zal door de examencommissie worden geweigerd. In deze fase van het EVC-traject vult de kandidaat de zelfbeoordeling EVC-vragenlijst in. Dit is een vragenlijst over de standaard (de MBO-, HO- of brancheopleiding, of het functieprofiel) die de kandidaat voor ogen heeft. In dit document geven wij hints hoe u als Portfoliobegeleider het Portfolio-systeem het beste kunt gebruiken. Tevens vindt de Trajectbegeleider hier informatie hoe hij/zij in het systeem voor de EVC-kandidaat een EVC-vragenlijst kan „klaarzetten‟.


2

Inleiding In deze handleiding treft u de meest belangrijke informatie aan, die u nodig hebt om met het EVC Portfolio-systeem vlot te kunnen werken. Voorts een aantal mogelijkheden aan die in het document „Portfoliobegeleiding: Het invullen van Portfolio‟s, een stappenplan voor Portfoliobegeleiders en Trajectbegeleiders‟ niet ter sprake komen. Deze extra opties zijn in deze handleiding opgenomen vanaf paragraaf 11. Deze handleiding vertelt u, steeds in compacte stappen, hoe u gebruik kunt maken van dit systeem. In vet-blauw zijn daarbij de te kiezen of aan te klikken opties aangegeven. Onder iedere paragraaftitel (en in de inhoudsopgave!) staan, tussen haken (), de menu-opties aangegeven, waaronder u de betreffende actie kunt uitvoeren.

 

zijn tips, en zijn opmerkingen

Wensen wij u veel plezier in het gebruik van het EVC Portfolio systeem. Namens QRM Peter van der Woude Juli 2011 © QRM 2011


3

Inhoudsopgave

Pagina Inleiding

1

1

Inloggen op het systeem

6

2

Aanmaken van een nieuw account (nieuwe gebruiker) (Administratie > Toevoegen nieuwe gebruiker)

6

3

Overzicht van bestaande accounts (bestaande gebruikers) (Administratie > Overzicht gebruikers)

7

4 4.1 4.2 4.3

Portfolio check, Quickscan overzicht en Assessmentbeheer (Kandidaten > Portfolio check en Assessmentbeheer > Beheer) Portfolio check Quickscan overzicht Assessmentbeheer 4.3.1 Beheer van (klaargezette) vragenlijsten 4.3.1.1 Beheer van respondenten 4.3.1.2 Vragenlijsten openstellen en afsluiten voor respondenten 4.3.1.3 Rapportages

8 8 9 9 10 11 12 13

5

Portfolio‟s van (EVC)kandidaten inzien 13 (Kandidaten > Naar Portfolio‟s of: Administratie > Overzicht gebruikers)

6

Klaarzetten van (EVC)vragenlijsten (Assessmentbeheer > Klaarzetten vragenlijsten) Een nieuwe vragenlijst klaarzetten Een bestaande vragenlijst aanvullen met aanvullende respondenten Vragenlijsten klaarzetten: tips en opmerkingen

14

Rapportages (Rapportages > Rapportages >) QuickScan Rapporten EVC-assessment rapporten Competentierapporten, Herhaalmetings rapporten, Totaal rapporten, Evaluatie rapporten en eXtended rapporten

19

Gebruikersgegevens exporteren naar Microsoft Office Portfoliogegevens van kandidaten exporteren naar Microsoft Word (Kandidaten > Naar Portfolio‟s) Portfolio-onderdelen exporteren naar MS Word Dossier exporteren naar MS Word Naam- en adresgegevens van kandidaten exporteren (Administratie > Exporteer adresgegevens kandidaten) Overige exportmogelijkheden in het systeem

23 23

9

Gegevens van (EVC)kandidaten uit het system verwijderen (Administratie > Meer administratieve opties > Gebruikers verwijderen)

28

10

De Help, de uitgebreide handleiding, systeem updates & uitloggen 29 op het systeem

6.1 6.2 6.3 7 7.1 7.2 7.3

8 8.1 8.1.1 8.1.2 8.2 8.3


16 17 18

19 21 22

24 25 27 27

4

10.1 10.2 10.3

De Help Systeem updates Uitloggen op het systeem (Logout)

29 30 30

11

Inzien van vragenlijsten (Assessmentbeheer > Inzien vragenlijsten) Inzien van EVC-vragenlijsten Inzien van Competentiesets Inzien van SHL competenties

31

12

Een EVC-kandidaat koppelen aan een EVC-assessor (Administratie > EVC-kandidaat koppelen)

33

13 13.1

Mijn instellingen Wachtwoord wijzigen (Administratie Mijn instellingen > Mijn wachtwoord (account) gegevens wijzigen)

35 36

14

Gebruikersnaam en wachtwoord vergeten

36

15

Totaal rapport (Rapportages > Rapportages > Totaal rapport)

37

16 16.1

Evaluatie Het klaarzetten van evaluatievragenlijsten (Assessmentbeheer > Evaluatie) Evaluatie rapport (Rapportages > Rapportages > Evaluatie rapport) Evaluatievragenlijsten inzien (Rapportages > Rapportages > Evaluatievragenlijsten inzien)

38 38

17

Zoeken naar (en vinden van) EVC-kandidaten

40

18

Praktische vragen: “Hoe doe ik dat ook weer?”

41

19 19.1

Aanvullingen Taaltoetsen Klaarzetten van taaltoetsen Voor wie is een taaltoets klaargezet? De beoordeling van taaltoetsen

44 44 44 44 45

Leren, loopbaan en burgerschap (LL&B) LL&B vragenlijst is standaard onderdeel van portfolio LL&B moet wel door assessoren worden beoordeeld! LL&B is geen onderbouwend 'bewijsstuk' voor de rest van het portfolio EVC-kandidaten in slaapstand zetten (en er weer uit halen)

45 45 46 46 46

Bijlagen

48 e.v.

11.1 11.2 11.3

16.2 16.3

19.1.1 19.1.2 19.1.2 19.2 19.2.1 19.2.2 19.2.3 19.3


31 32 33

39 40

5

1. Inloggen op het systeem Surf naar www.evcportfolio.nl. Log in op het systeem met de gebruikersnaam en wachtwoord die u als portfoliobegeleider of trajectbegeleider van QRM hebt gekregen.

2. Aanmaken van een nieuwe account (nieuwe gebruiker) (Administratie > Toevoegen nieuwe gebruiker) Om een EVC-kandidaat toegang te geven tot het EVC Portfolio systeem of moet voor hem/haar eerst een account in het systeem aangemaakt worden. Een „account‟ bestaat uit een gebruikersnaam en wachtwoord, waarmee de kandidaat op het systeem kan inloggen om zijn/haar EVC Portfolio in te vullen. Om een account aan te maken, doet u het volgende: Kies in het Snelmenu onder de knop Administratie de optie Toevoegen nieuwe gebruiker. Voer op de vervolgpagina (afbeelding 1) de volgende gegevens in: - het Personeelsnummer van de Kandidaat (vul '--' in indien uw organisatie hier geen gebruik van maakt); - voornaam, tussenvoegsel en achternaam van de Kandidaat; - e-mail adres van de Kandidaat; - de gebruikersrol die aan de kandidaat toegekend wordt (kies de standaard: „Kandidaat‟); - een Gebruikersnaam en een Wachtwoord waarmee de kandidaat in kan loggen op het EVC Portfolio systeem.

Indien u ook het e-mail adres van de kandidaat invult, wordt tegelijk met het aanmaken van gebruikersnaam en wachtwoord een e-mail naar de kandidaat toegestuurd. In deze e-mail staat hoe hij het op het EVC Portfolio terecht kan komen en hoe hij (met de betreffende accountgegevens) kan inloggen. Klik op de knop Gegevens opslaan.

Pas wanneer er een gebruikers account voor de kandidaat is aangemaakt, kan de kandidaat naar de website van het EVC Portfolio surfen en op het systeem inloggen om zijn Persoonlijk Portfolio in te vullen. Pas nadat u een gebruikersaccount hebt aangemaakt, kunt u ook EVC-vragenlijsten voor de kandidaat klaarzetten (zie paragraaf 5). Na het aanmaken van een Account komt u op de bevestigingspagina, met daarin suggesties voor vervolgacties: een Assessment (vragenlijst) voor deze kandidaat klaar zetten >> (zie paragraaf 5) inloggen op het Digitaal Portfolio van deze persoon >> (zie paragraaf 3) Als u geen van deze suggesties wilt volgen, klikt u op: terugkeren naar uw Startpagina >> of in het header-menu, op de menuoptie Home om weer terug te keren naar uw Startpagina.


6

Afbeelding 1 Aanmaken van een account voor een nieuw EVC-kandidaat

3. Overzicht van bestaande accounts (bestaande gebruikers) (Administratie > Overzicht gebruikers) Om een overzicht te krijgen van de aangemaakte kandidaat-accounts: klikt u, terug op de startpagina, in het Snelmenu onder het kopje „Administratie‟, op de optie Overzicht gebruikers. Op de vervolgpagina krijgt u een overzicht van in het systeem geregistreerde kandidaat-account (afbeelding 2).

Afbeelding 2 Overzicht van geregistreerde kandidaten In dit scherm ziet u: Naam en e-mail adres van de gebruiker, gebruikersnaam en wachtwoord waarmee zij op het Portfolio systeem kunnen inloggen, het personeelsnummer (indien van toepassing), de datum waarop het account is aangemaakt. Vanaf deze pagina klikt u: op om direct in te kunnen loggen op het Persoonlijke Portfolio van de betreffende kandidaat, op

om onderdelen van diens Portfolio te exporteren naar Microsoft Word,

op om een volledig EVC-dossier van de kandidaat te exporteren naar Microsoft Word (met name bedoelt ter overdracht aan Examencommissies).


7

op om een overzicht te krijgen van de door de kandidaat afgenomen taaltoetsen (inclusief scores). op om een overzicht te krijgen van diens in het systeem ge-uploade digitale bewijsstukken.

Op zoek naar een kandidaat? O f op zoek naar gebruikersnamen en wachtwoorden van kandidaten? Deze menu-optie maakt u dit mogelij!

4. Portfolio check, Quickscan overzicht en Assessmentbeheer (Kandidaten > Portfolio check

en

Assessmentbeheer > Beheer)

Om: te controleren hoe ver kandidaten zijn met het invullen van hun Portfolio, een check uit te voeren voor wie wel (en voor wie nog niet) een Quikscan is klaargezet en wie welke EVC-vragenlijst heeft ingevuld zijn er drie checks in het systeem opgenomen: de Portfolio check het Quickscan overzicht en het Assessmentbeheer De menuoptie „Portfolio check‟ vindt u in het snelmenu, onder het kopje „Portfolio‟s‟. De sub-menu‟s „Quickscan overzicht‟ en „Assessmentbeheer‟ vindt u onder de menu-optie Assessmentbeheer > Beheer.

4.1 Portfolio check (Kandidaten > Portfolio check) Met de menu-optie „Portfolio check‟ krijgt u een snel overzicht van alle in uw system geregistreerde kandidaten. Tegelijk wordt hier aangegeven welke onderdelen van het Persoonlijk Portfolio de betreffende kandidaat al heeft ingevuld (afbeelding 3).

Afbeelding 3 Status van het ingevulde Persoonlijk Portfolio Tevens ziet u hoe vaak de kandidaat op diens portfolio heeft ingelogd en de datum waarop dit voor de laatste is geweest. Legenda:


8

Indien u in dit scherm op de naam van de kandidaat klikt, gaat u direct door naar diens Portfolio. 4.2 Quickscan overzicht (Assessmentbeheer > Beheer > Quickscan overzicht) Met deze menu-optie ziet u een actueel overzicht van alle kandidaten binnen uw systeem voor wie u: wel en nog geen Quickscan hebt klaargezet. Tevens is aangegeven om welke Quickscan dat gaat en op welke datum deze is klaargezet.

Afbeelding 4 Quickscan overzicht

Indien u in het overzicht van kandidaten voor wie nog nooit een Quickscan is klaargezet, klikt op , komt u direct op de pagina „Klaarzetten Quickscan vragenlijst (stap 2)‟ terecht. Vanaf die pagina kunt u direct een nieuwe Quickscan voor deze persoon klaarzetten.

4.3 Assessmentbeheer (Assessmentbeheer > Beheer >) Met deze menu-optie kunt u (voor zover voor uw organisatie van toepassing) het beheer van klaargezette: Quickscan vragenlijsten, EVC vragenlijsten, Competentie assessments, en Mix assessments (EVC-vragenlijst, gecombineerd met een Competentie-assessment) regelen. Klik in het snelmenu onder het kopje „Assessmentbeheer‟ op Beheer U komt terecht op de pagina „Assessmentbeheer‟ (afbeelding 5).

Afbeelding 5 Beheer van toegewezen vragenlijsten


9

Vanaf de pagina „Assessmentbeheer‟ kunt u onder het kopje „Beheer van:‟ uw keuze maken: beheer van aan kandidaten toegewezen Quickscan vragenlijsten, EVCvragenlijsten, Competentie assessments of Mix assessments (gecombineerde EVC vragenlijst met een Competentieset).

4.3.1 Beheer van (klaargezette) vragenlijsten Alle opties uit afbeelding 6 leiden naar vervolgpagina‟s die, ongeacht uw keuze, allen ongeveer dezelfde structuur hebben. In afbeelding 6 ziet u een voorbeeld wanneer u kiest voor de optie „Quickscan vragenlijsten‟:

Afbeelding 6 Beheer van Quickscan vragenlijsten (voorbeeld)

In afbeelding 6 ziet u van links naar rechts: De naam van de kandidaat De respondenten die bij het beantwoorden van een vragenlijst betrokken zijn Een indicatie of de vragenlijst door de betreffende respondent is ingevuld De titel van de vragenlijst en (indien van toepassing) het crebodossiernummer waarop de vragenlijst gebaseerd is De soort vragenlijst (Quickscan, EVC vragenlijst, Competentieset of Mix (EVC-vragenlijst, gecombineerd met een Competentie-assessment). De datum waarop deze vragenlijst voor de respondenten is klaargezet En het wachtwoord, waarmee de respondenten toegang kunnen krijgen tot de vragenlijst Bovendien ziet u op iedere regel een aantal iconen: Klikt u hierop, dan komt u op een vervolgpagina waar u respondenten van de betreffende kandidaat (en diens assessoren) kunt beheren (zie paragraaf 4.3.1.1). of

Klikt u hier, dan komt u op een pagina waarin u de betreffende vragenlijst kunt openen voor of afsluiten van verdere invoer door respondenten (paragraaf 4.3.1.2). Klikt u op het vlindertje, dan komt u op een vervolgpagina waar u een rapportage van de vragenlijst kunt genereren (zie paragraaf 4.3.1.3).


10

 Naam van een respondent verkeerd gespeld? Klik in de kolom „Assessoren‟ op diens naam om wijzigingen door te voeren (afbeelding 7).

Afbeelding 7 Naam van een respondent wijzigen

4.3.1.1 Beheer van respondenten Klikt u in afbeelding 6 op beheren:

dan komt u op een vervolgpagina terecht waar u respondenten kunt

Afbeelding 8 Respondentgegevens beheren of verwijderen U ziet op deze pagina: De naam van de kandidaat De vragenlijst waar deze actie op betrekking heeft De datum waarop deze vragenlijst is klaargezet En de respondenten die bij deze vragenlijst zijn betrokken Indien u gegevens (scores) van een bepaalde respondent uit het systeem wilt verwijderen: selecteert u de betreffende respondent en klik op de knop „Verwijder‟ De assessment gegevens (dus inclusief scores van de betreffende respondent) worden verwijderd. Direct daarna krijgt u een overzicht met de overgebleven respondenten (afbeelding 9).


11

Afbeelding 9 Overzicht van overgebleven assessorgegevens

Gegevens van een volledig 360 graden assessment verwijderen? Selecteer alle respondenten en klik op „Verwijder‟.

Bestaande respondent verwijderen en een nieuwe toevoegen? Verwijder eerst de betreffende respondent. Voeg daarna een nieuwe toe, zoals beschreven in paragraaf 6.2.

4.3.1.2 Vragenlijst openstellen of afsluiten voor respondenten Klikt u in afbeelding 6 op of , dan kunt u een vragenlijst openstellen voor of respectievelijk afsluiten van verdere invoer door respondenten:

Afbeelding 10 Vragenlijsten openstellen of sluiten

Wanneer u een vragenlijst openstelt, dan geeft u respondenten de mogelijkheid een eerder ingevulde vragenlijst opnieuw op te roepen en correcties op hun scores in te voeren. Is een vragenlijst gesloten voor respondenten, dan is het tijdelijke wachtwoord waarmee deze respondenten op de vragenlijst konden inloggen ongeldig gemaakt. Zij kunnen de scores op de vragenlijst dan niet meer veranderen. Daarbij geeft een icoon van een gesloten slot ( een icoon van een open slot (

) aan dat de huidige vragenlijst gesloten is en

), dat deze opengesteld is.

Klikt u op , dan kunt u een gesloten vragenlijst opnieuw openstellen. De assessor kan in dat geval met zijn/haar assessmentwachtwoord opnieuw op de vragenlijst inloggen en deze bewerken. EVC Portfolio versie 5.0 - Systeemhandleiding voor Trajectbegeleiders en Portfoliobegeleiders © QRM juli 2011

12

Klikt u op , dan kunt u een openstaande vragenlijst voor respondenten afsluiten. De assessoren kunnen de vragenlijst dan niet langer openen en bewerken.

LET OP: Rapportages van scores en vragenlijsten kunnen niet eerder worden gegenereerd en afgedrukt, dan wanneer een vragenlijst voor assessoren is gesloten.

4.3.1.3 Rapportage Bij het Assessmentbeheer wordt steeds aangegeven over welk het soort assessment het gaat: Quickscan, EVC-vragenlijst, Competentieset of mix-assesments. Tevens wordt het percentage vragen aangegeven, die door de betreffende assessor zijn ingevuld:

Afbeelding 11 Soort assessment en % vragen ingevuld Klikt u op een van beide of dan gaat u via een snelkoppeling naar een pagina waarin u rapportages van het betreffende assessment kunt opvragen (zie voor detail informatie over rapportages paragraaf 7).

Snel het overzicht op deze pagina wijzigen? Maak gebruik van het selectiemenu, bovenaan de pagina!

Afbeelding 12 Snel het overzicht van de pagina wijzigen met het snelmenu

5. Portfolio‟s van (EVC)kandidaten inzien (Kandidaten > Naar Portfolio‟s of: Administratie > Overzicht gebruikers) Het Portfolio van een kandidaat in inzien kunt u op twee manieren: Via het Snelmenu, onder het kopje „Kandidaten‟, met de optie: Naar Portfolio‟s. Via het Snelmenu, onder het kopje „Administratie‟, met de optie: Overzicht gebruikers. In dit scherm ziet u: Naam en e-mail adres van de gebruiker, gebruikersnaam en wachtwoord waarmee zij op het Portfolio systeem kunnen inloggen, het personeelsnummer (indien van toepassing), de datum waarop het account is aangemaakt. EVC Portfolio versie 5.0 - Systeemhandleiding voor Trajectbegeleiders en Portfoliobegeleiders © QRM juli 2011

13

Vanaf deze pagina klikt u: op om direct in te kunnen loggen op het Persoonlijke Portfolio van de betreffende kandidaat, op

om onderdelen van diens Portfolio te exporteren naar Microsoft Word,

op om een volledig EVC-dossier („Ervaringscertificaat‟) van de kandidaat te exporteren naar Microsoft Word (met name bedoelt ter overdracht aan Examencommissies). op om een overzicht te krijgen van de door de kandidaat afgenomen taaltoetsen (inclusief scores). op om een overzicht te krijgen van diens in het systeem ge-uploade digitale bewijsstukken.

Op zoek naar een kandidaat? Op zoek naar gebruikersnamen en wachtwoorden van kandidaten? Deze menu-optie maakt u dit mogelijk.

De Portfolio‟s van de kandidaten bevatten in principe alle gegevens die u in een EVC-traject nodig hebt voor de uiteindelijke certificering van de kandidaat.

6 Klaarzetten van (EVC-)vragenlijsten (Assessmentbeheer > Klaarzetten vragenlijsten) In het EVC Portfolio systeem kunt u verschillende soorten vragenlijsten voor kandidaten „klaar zetten‟: EVC-Quickscans EVC-vragenlijsten Taal-quickscans (indien voor u van toepassing) Competentiesets (t.b.v. competentiemeting (indien voor u van toepassing)) EVC-vragenlijsten, gecombineerd met een competentieset (indien voor u van toepassing) Met het „klaarzetten van een vragenlijst‟ wordt bedoelt, dat u een (tijdelijke) gebruikersnaam en wachtwoord aanmaakt, waarmee de kandidaat via Internet en het EVC Portfolio systeem op de betreffende vragenlijst kan inloggen. Om een vragenlijst klaar te zetten doet u het volgende: Klik in het snelmenu, onder het kopje Assessment beheer, op Klaarzetten Vragenlijsten. Op de vervolgpagina ziet u een overzicht van alle in het systeem geregistreerde kandidaten (afbeelding 13):

Afbeelding 13 Klaarzetten van een vragenlijst (Stap 1)


14

Door met uw muis te klikken op één van de iconen achter de naam van een kandidaat zet u een vragenlijst voor deze kandidaat klaar: Klik op

om een EVC Quickscan klaar te zetten

Klik op

om een EVC vragenlijst klaar te zetten

Klik op

om een Competentieset klaar te zetten

Klik op zetten

om een EVC vragenlijst, gecombineerd met een Competentieset klaar te

Alle vragenlijsten kunt u in principe in 360 graden setting uitzetten.

Afhankelijk van uw gebruikersrechten in uw systeem, kunnen één of meerdere van bovenstaande opties voor u niet zichtbaar zijn. Verklaring: Vragenlijst EVC Quickscan

is… Een verkorte versie van een EVC-vragenlijst. Veelal worden Quikscans gebruikt om vooraf te bepalen of een EVC traject en -assessment voor de persoon zinvol is.

EVC-vragenlijst

Een volledige EVC-vragenlijst. Deze vragenlijsten worden meestal gebruikt bij EVC trajecten en zijn gebaseerd op onderwijskundige kwalificatiedossiers.

Competentie-assessment

Een op basis van een functiebeschrijving opgestelde competentieset. Worden meestal gebruikt bij competentiemeting.

Combinaties van EVC-vragenlijst en competentieset

Een vragenlijst die zowel gebaseerd is op een kwalificatiedossier (zie: EVC-vragenlijst) als een competentieset (zie: Competentie-assessment).

 „Klaarzetten van een vragenlijst‟ beteken, dat u een tijdelijke gebruikersnaam en wachtwoord aanmaakt, waarmee de kandidaten op de vragenlijst kunnen inloggen om de vragen te beantwoorden.

Alle genoemde vragenlijsten in het EVC Portfolio systeem kunt u in 90, 180, 270 of 360 graden setting klaar zetten. Om een vragenlijst klaar te zetten doet u, onafhankelijk welke soort vragenlijst u kiest, het volgende Zoek de naam van de kandidaat voor wie u een vragenlijst wil klaarzetten Klik op of klik op

om een EVC Quickscan klaar te zetten om een EVC vragenlijst klaar te zetten

of klik op

om een Competentieset klaar te zetten

of klik op zetten

om een EVC vragenlijst, gecombineerd met een Competentieset klaar te

Alle bovengenoemde opties werken op nagenoeg dezelfde manier! In onderstaand voorbeeld wordt een voorbeeld weergegeven voor het klaarzetten van een Quickscan:


15

Op de vervolgpagina (stap 2) van elke van deze opties krijgt u een overzicht van de vragenlijsten die al voor de kandidaat zijn klaargezet. 6.1: Klik op Nieuwe Quickscan (resp.: EVC vragenlijst, Taal Quickscan, Competentieset, Gemengde vragenlijst) klaarzetten, indien u een geheel nieuwe vragenlijst voor deze kandidaat wilt klaarzetten (zie voor het vervolg paragraaf 6.1). 6.2: Klik op Voeg respondent toe, indien u de vragenlijst door een externe tweede, derde, vierde of vijfde persoon wilt laten invullen (zie voor het vervolg paragraaf 6.2).

Afbeelding 14 Klaarzetten van een vragenlijst (Stap 2)

6.1 Een nieuwe vragenlijsten klaarzetten Indien u een nieuwe vragenlijst wilt klaarzetten, voert u eerst de stappen uit zoals beschreven in paragraaf 6 en 6.1. Heeft u geklikt op Nieuwe Quickscan (resp.: EVC vragenlijst, Taal Quickscan, Competentieset, Gemengde vragenlijst) klaarzetten, dan krijgt u op de vervolgpagina (stap 3) de mogelijkheid om aan te geven welke vragenlijst klaargezet moet worden en wie deze vragenlijst moet invullen (afbeelding 15).

Afbeelding 15 Klaarzetten van een nieuwe vragenlijst (stap 3)


16

1. maak een keuze uit één van de beschikbare vragenlijsten 2. geef aan wie deze vragenlijst moet invullen 3.vul eventueel (niet verplicht) de naam en het e-mail adres van de betrokken persoon in 4. wijzig eventueel het wachtwoord waarmee deze personen toegang krijgen tot de vragenlijst 5. klik op de knop „Gegevens opslaan‟ om deze gegevens op te slaan. Op de bevestigingspagina (stap 4) krijgt u een bevestiging te zien van de door u aangemaakte opdracht.

Indien u bij het klaarzetten van een vragenlijst weet wie de EVC-assessor van deze kandidaat is, kunt u hier ook de naam van de EVC-assessor kiezen. Daarmee wordt deze kandidaat automatisch aan deze assessor gekoppeld. U hoeft dan niet meer naderhand de kandidaat aan een assessor te koppelen (zie paragraaf 12)!

Alleen indien u e-mail adressen hebt ingevuld, wordt door het systeem automatisch een email bericht naar de betreffende persoon (personen) gestuurd. Daarin staat (namens de kandidaat), het verzoek om met een gebruikersnaam en wachtwoord in te loggen op het EVC Portfolio systeem om de vragenlijst in te vullen.

Op de bevestigingspagina is het ook mogelijk automatisch een Microsoft Word document te genereren met deze tijdelijke inloggegevens. Dit document kunt u gebruiken om per post naar de betreffende personen te sturen.

6.2 Een bestaande vragenlijsten aanvullen met respondenten Indien u een respondent wilt toevoegen aan een reeds bestaande, klaargezette vragenlijst, voert u eerst de stappen uit zoals beschreven in paragraaf 6 en 6.2. Nadat u hebt geklikt op Voeg respondent toe krijgt u op de vervolgpagina de mogelijkheid een respondent toe te voegen (afbeelding 16).

Afbeelding 16 Aanvullen van een reeds bestaande, klaargezette vragenlijst


17

met nieuwe respondenten (stap 3)

1. geef aan wie deze vragenlijst moet invullen 2. vul eventueel (niet verplicht) de naam en het e-mail adres van de betrokken persoon in 3. klik op de knop „Gegevens opslaan‟ om deze gegevens op te slaan. Op de bevestigingspagina (stap 4) krijgt u een bevestiging te zien van de door u aangemaakte opdracht.

Alleen indien u e-mail adressen hebt ingevuld, wordt door het systeem automatisch een email bericht naar de bij de betreffende persoon (personen) gestuurd. Daarin staat, namens de kandidaat, het verzoek om met gebruikersnaam en wachtwoord in te loggen op het EVC Portfolio systeem om de vragenlijst in te vullen.

Op de bevestigingspagina is het ook mogelijk automatisch een Microsoft Word document te genereren met deze tijdelijke inloggegevens. Dit document kunt u gebruiken om per post naar de betreffende persoon te sturen.

6.3 Vragenlijsten klaarzetten: tips en opmerkingen Bij het klaarzetten van vragenlijsten doorloopt u, onafhankelijk van het soort vragenlijst, steeds dezelfde procedurestappen zoals hierboven aangegeven. Het klaarzetten van een EVC-vragenlijst, Taal-Quickscan, Competentieset of combinatie-vragenlijst gaat dus op dezelfde manier als het klaarzetten van een Quickscan. Met het klaarzetten van een nieuwe vragenlijst wordt door het systeem automatisch een gebruikersnaam en wachtwoord aangemaakt. De gebruikersnaam is altijd dezelfde, het wachtwoord is altijd uniek. U kunt het automatisch gegenereerde wachtwoord echter altijd overschrijven met een eigen wachtwoord. Zorg er wel voor dat dit wachtwoord uniek is en nog niet eerder in het systeem gebruikt is, anders krijgt u daarvan een foutmelding! Als u in paragraaf 6.1 en 6.2 een e-mail adres van de betrokkene intypt, wordt door het systeem automatisch een e-mail naar diens adres gestuurd met de aangemaakte gebruikersnaam en wachtwoord. Daarmee kan hij/zij op het EVC Portfolio systeem inloggen om de vragenlijst in te vullen. Geen e-mail adressen ingevoerd, maar u wilt de betrokken personen via een brief op de hoogte stellen van het aangemaakte assessmentwachtwoord? Klik in de bevestigingspagina van deze procedure op de knop Genereer Standaard brief. Er wordt dan een document aangemaakt dat u lokaal op kunt slaan of direct in Microsoft Word of Open Office.Org kunt openen. In dit document staat, voor iedere persoon een standaard aangemaakte brief met de gegevens waarmee en een uitleg hoe hij/zij op het systeem kan inloggen om de vragenlijst in te vullen.


18

7. Rapportages Van alle vragenlijsten en assessments die via het systeem zijn afgenomen kunt u 90, 180, 270 of 360 graden rapportages genereren. Rapportages van vragenlijsten vindt u terug in het snelmenu, onder het kopje „Rapportages‟.

Afbeelding 17 Toegang tot alle rapportagemogelijkheden in het systeem  Op de vervolgpagina (afbeelding 18) kunt u uw keuze maken.

Afbeelding 18 De rapportagemogelijkheden in het systeem  

Afhankelijk van de gebruikersrechten die u in uw systeem hebt, kunnen één of meerdere keuzemogelijkheden voor u niet zichtbaar zijn.

7.1 QuickScan Rapporten (Rapportages > Rapportages > QuickScan rapporten) Rapportages van QuickScans roept u op met de menu-optie QuickScan rapporten. Klik in afbeelding 18 op de optie QuickScan Rapporten Op de vervolgpagina ziet u een actueel overzicht van alle Kandidaten binnen uw systeem die een QuickScan hebben ingevuld. Klik in Stap 1 op het icoon of op de naam van de persoon van wie u een (90, 180, 270, 360 graden) QuickScan Rapport wilt samenstellen. In de vervolgpagina - Stap 2 - ziet u een overzicht van alle Quickscans die door de gekozen kandidaat zijn ingevuld (afbeelding 26). Tevens is steeds aangegeven om welke Quickscan het gaat en op welke datum deze is ingevuld. Selecteer in Stap 2, door op de aanvink vakjes te klikken, de QuickScans die u in het 360 graden Rapport wilt betrekken (afbeelding 19) Selecteer eventueel het aanvink vakje achter „Toon rapport mèt Werkprocessen‟ . U krijgt dan in uw rapportage tevens de werkprocessen te zien die betrekking hebben op het Quickscan aspect. Klik op de knop Genereer QuickScan rapport.


19

Afbeelding 19 Genereren van QuickScan rapportages

Indien u het aanvink vakje achter „Toon rapport mèt Werkprocessen‟ selecteert, worden in het QuickScan rapport ook de werkprocessen getoond. Laat u dit vakje leeg, dan zijn ze in de rapportage niet zichtbaar. U kunt maar één Quickscan rapport tegelijk genereren. Op de vervolgpagina wordt de rapportage gegenereerd. Afbeelding 20 en 21 zijn voorbeelden van delen uit deze rapportage.

Afbeelding 20 Tekstuele vergelijking tussen eigenscores en scores van een leidinggevende op dezelfde vragenlijst (180 graden meting)

Afbeelding 21 Grafische weergave van scores

Alle rapportages die u binnen het systeem kunt genereren, kunt u ook als Microsoft Word document exporteren! Zie hiervoor paragraaf 8.


20

7.2 EVC-assessment rapporten (Rapportages > Rapportages > EVC-assessment rapporten) Rapportages van EVC-vragenlijsten roept u op met de menu-optie EVC-Asessment Rapporten. Klik in afbeelding 18 op de optie EVC-Assessment rapporten Op de vervolgpagina ziet u een actueel overzicht van alle Kandidaten binnen uw systeem, die een EVC-assessmentvragenlijst hebben ingevuld. Tevens is steeds aangegeven welke assessoren bij de vragenlijst betrokken zijn en welke vragenlijst het concreet betreft. Afhankelijk van de status van invullen kunt u in deze pagina, onder de kolom Maak keuze één van de Rapportagemogelijkheden aanklikken. De keuzen zijn: EVC-Assessment Rapport (EVCrapport selfassessment), EVC 360 graden Rapport (EVCrapport 90, 180, 270 of 360 graden), EVC-Assess. Rapport (gecert. assessor) Conclusie aanpassen Voor een rapportage die uitsluitend gebaseerd is op de scores van de EVC-kandidaat, gebruikt u de menu-optie EVC-Assessment Rapport. Voor een rapportage gebaseerd is op de scores van een 360 graden assessment, gebruikt u de menu-optie EVC 360 graden Rapport. Voor een rapportage die uitsluitend gebaseerd is op de scores van een gecertificeerd assessor, gebruikt u de menu-optie EVC-Assess. Rapport (gecert. assessor). Het door u geselecteerde rapport wordt gegenereerd. Afbeeldingen 22, 23 en 24 tonen weer gedeelten uit deze rapportage.

Afbeelding 22: Algemene conclusie over alle werkprocessen

Afbeelding 23: Scores per kerntaak en werkproces


21

Afbeelding 23 Scores op werkpoces niveau

Afbeelding 24 Scores op prestatie-indicator (item)niveau

Alle EVC-rapportages die binnen het EVC Portfolio systeem gegenereerd kunnen worden, zijn gebaseerd op de meest recente landelijke eisen die gesteld worden ten aanzien van EVC-procedures.

7.3 Competentierapporten, Herhaalmetings Rapporten, Totaal rapporten, Evaluatierapporten en eXtended rapporten (Rapportages > Rapportages >) In het systeem is het tevens mogelijk om Competentierapportages te genereren (indien u gebruik maakt van competentiesets) en is het mogelijk om twee EVC-, Competentie of „Mix‟ assessments, die in de tijd uit elkaar liggen, met elkaar te vergelijken („Herhaalmetings-rapporten‟). Zo kunt u in het systeem een 0-meting doen, een Kandidaat en cursus laten volgen, en vervolgens na de cursus opnieuw een assessment laten invullen om voortgang of stagnatie bij de Kandidaat te kunnen vaststellen. Voorts is het mogelijk een „Totaal rapport‟ te verkrijgen. Bij een totaal rapport krijgt u alle itemscores te zien van alle door u geselecteerde kandidaten binnen een door u specificeerde kwalificatiestructuur. Dit overzicht kunt u exporteren naar Microsoft Word, Excel of Open Office.Org. Vanuit Microsoft Excel kunt u de gegevens dan vervolgens weer verder bewerken voor statistische doeleinden. Tot slot ziet u hier de optie „Evaluatierapport‟. Aan het eind van ieder EVC-traject wordt aan EVCKandidaten gevraagd een beoordeling te geven over het EVC-traject zoals dat door hen is doorlopen. Deze beoordeling bestaat uit een evaluatie-vragenlijst waarin verschillende aspecten uit het EVCtraject belicht worden. Met de optie „Evaluatierapport‟ kunt u van deze evaluatie een eindrapportage genereren. Alle rapportages kunt u bereiken via dezelfde pagina (afbeelding 18). Het genereren van al deze rapportages gaat op nagenoeg dezelfde manier als het genereren van Quickscans en EVCrapportages. De opties Competentierapporten, Herhaalmeting rapporten, Totaal rapport, Evaluatierapport en eXtended rapporten worden in deze handleiding echter niet verder besproken. We verwijzen voor het gebruik en het genereren van deze rapportages naar de tekst in de Portfolio applicatie. Mocht u geïnteresseerd zijn in de mogelijkheden van deze rapportages, neem dan a.u.b. contact op met QRM.


22

8. Gebruikersgegevens exporteren naar Microsoft Office Indien u Microsoft Word op uw systeem hebt geïnstalleerd kunt u op verschillende plaatsen in het systeem gebruikersgegevens exporteren naar Word. Via een klik op een knop wordt dan bij u lokaal Microsoft Word opgestart, met daarin een nieuw document en daarin de uit het systeem geëxporteerde gegevens. Hieronder beschrijven we die plaatsen.

8.1 Portfoliogegevens van kandidaten exporteren naar Microsoft Word (Kandidaten > Naar Portfolio‟s) Binnen het systeem kunt u een groot aantal Portfolio onderdelen exporteren naar RTF. Met name als de afronding van een EVC-traject, waarbij een papieren of digitaal portfolio samengesteld moet worden ten behoeve van examencommissies, is deze optie essentieel.

Wat is RTF? RTF is een bestandsformaat dat u kunt openen in verschillende Office- en tekstverwerkingsapplicaties (MS Word, Excel, OpenOffice.Org, Adobe PageMaker, Indesign).

De volgende gegevens van kandidaten kunnen via deze menu-optie uit het systeem geëxporteerd worden: CV-gegevens van de kandidaat (NAW gegevens, opleidings- en cursusgegevens, werkervaring, talenkennis, overige aanvullende gegevens (persoonlijke eigenschappen, hobbies etc.). Gegevens betreffende het Europees Taal Portfolio Quickscan Europees Taalportfolio Quickscan rapportages EVC-rapportages Rapportages van mix-assessments (combinatie EVC-vragenlijst met Competentieset) Competentie rapportages Rapportages Speciale Vragenlijsten Ge-uploade bewijsstukken en bewijslast

Alle EVC-rapportages die binnen het EVC Portfolio systeem gegenereerd kunnen worden, zijn gebaseerd op de meest recente landelijke eisen die gesteld worden ten aanzien van EVC-procedures en voldoen qua lay-out aan de meest recente EVC-eisen. Om gegevens van kandidaten te exporteren klikt u, in het snelmenu onder het kopje „Kandidaten‟ op de menuoptie Naar Portfolio‟s. Op de vervolgpagina (afbeelding 25) krijgt u een overzicht van alle in uw systeem geregistreerde kandidaten:


23

Afbeelding 25

Vanaf deze pagina klikt u: op om onderdelen van het Portfolio van de kandidaat te exporteren naar Microsoft Word (lees verder bij: paragraaf 8.1.1). op om een volledig EVC-dossier („Ervaringscertificaat‟) van de kandidaat te exporteren naar Microsoft Word: met name bedoelt ter overdracht aan Examencommissies (lees verder bij: paragraaf 8.1.2)..

8.1.1 Portfolio-onderdelen exporteren naar MS Word Zoek de betreffende kandidaat en klik op . Er wordt een overzicht gegenereerd van te exporteren gegevens (afbeelding 26).

Afbeelding 26 Overzicht van te exporteren kandidaat gegevens Klik met uw muisaanwijzer onder de kolom „Exporteer‟ op het Portfolio-onderdeel dat u naar Word wilt exporteren. In een dialoogscherm (afbeelding 27) krijgt u de keuze het geëxporteerde bestand op te slaan of direct te openen met Microsoft Word:


24

Afbeelding 27 Rapportages exporteren en opslaan als bestand, of direct openen in MS Word? Kiest u maar! Kies u „Openen met… Microsoft Office‟, dan wordt automatisch Microsoft Word voor u opgestart en het bestand in een nieuw document ingeladen. Kies in Word „Opslaan op schijf‟ om het bestand lokaal op te slaan. Het gegenereerde of opgeslagen bestand kunt u vanaf dat moment verder bewerken: exporteren naar PDF of binnen een Office programma naar uw wensen aanpassen.

In principe zijn ALLE benodigde gegevens, die u van deze kandidaat nodig hebt om een EVC-traject af te ronden, via dit scherm te bereiken!

8.1.2 Dossier examencommissie („Ervaringscertificaat‟) exporteren naar MS Word Met deze optie worden alle belangrijke gegevens, die nodig zijn voor de overdracht aan de examencommissie, bij elkaar verzameld en in één overdrachtsdocument gezet. Zoek de betreffende kandidaat op en klik op Microsoft Word.

om diens EVC-dossier te exporteren naar

In het vervolgscherm (afbeelding 27a) kunt u een selectie maken uit de onderdelen die u in het dossier wilt betrekken. De onderdelen die standaard onderdeel dienen uit te maken van een Ervaringscertificaat (volgens de Landelijke schrijfwijzer voor Ervaringscertificaten) staan in dit scherm al voorgeselecteerd en zijn aangegeven met een geel bolletje:


25

Afbeelding 27a Genereren van een dossier

Selecteer het vak bij Volgens Landelijke Schrijfwijzer EVC indien u een rapportage wilt volgens de eisen zoals die gesteld zijn in de Landelijke schrijfwijzer voor Ervaringscertificaten (versie februari 2011). Deselecteer dit vak indien u een rapportage in een andere stijl wilt genereren. (Onderdelen die volgens de landelijke schrijfwijzer vermeldt dienen te worden in het Ervaringscertificaat staan aangegeven met een geel bolletje ). Selecteer of deselecteer de overige onderdelen die u wel (of niet) in het rapport wilt betrekken. Selecteer het vak bij Genereer definitieve rapportage, indien u een definitieve rapportage wilt genereren. Bij een definitieve rapportage wordt de datum waarop u dit rapport genereert als vaste rapportagedatum in het systeem geregistreerd. Zolang u deze optie nog niet hebt gekozen verschijnt in het rapport, op de plaats van de datum de tekst: “DIT IS NOG GEEN DEFINITIEVE RAPPORTAGE. U hebt aangegeven nog geen definitieve rapportage te willen genereren.” Geef tenslotte aan hoe u het dossier wilt tonen: als MS Word bestand, pdf bestand of in een nieuw browserscherm. Klik op de knop OK. Indien u gekozen hebt voor export naar Word krijgt u in een dialoogscherm (afbeelding 27) weer de keuze wat u wilt doen: het geëxporteerde bestand op te slaan of direct te openen met Microsoft Word.


26

8.2 Naam- en adresgegevens van Kandidaten exporteren (Administratie > Exporteer adresgegevens kandidaten) In het systeem is de mogelijkheid om de naam- en adresgegevens van Kandidaten te exporteren Klik in het Snelmenu onder het kopje „Administratie‟ op de optie Exporteer adresgegevens kandidaten. Selecteer in het vervolgscherm de vestiging waarvan u de adresgegevens van Kandidaten wilt exporteren. Kies het exportformaat: Microsoft Word, Microsoft Excel of OpenOffice.Org. Klik op de knop „Exporteer‟. Vervolgens kunt u het exportbestand via een dialoogscherm (afbeelding 29) openen in de door u gekozen applicatie of lokaal opslaan als document.

Afbeelding 28 Exporteren van naam- en adresgegevens van Kandidaten

Afbeelding 29 Hoe wilt u het hebben? Direct openen in Word of eerst opslaan op schijf?

8.3 Overige exportmogelijkheden in het systeem Ook op andere plaatsen in de applicatie is het mogelijk gegevens naar Microsoft Word te exporteren. Voorbeelden daarvan: bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker (zie paragraaf 2) en het wijzigen


27

van een account. Deze plaatsen staan in de applicatie steeds duidelijk aangegeven met een knop „Exporteer naar Word‟.

9. Gegevens van EVC-kandidaten uit het systeem verwijderen (Administratie > Meer administratieve opties > Gebruikers verwijderen) Om gegevens van een of meerdere (EVC)kandidaten uit het system te verwijderen: klikt u onder het kopje „Administratie‟ op de menuoptie Meer administratieve opties > Gebruikers verwijderen. Op de vervolgpagina krijgt u een keuzemogelijkheid voorgelegd (afbeelding 30):

Afbeelding 30 Gebruikergegevens verwijderen

Selecteer (indien mogelijk) uit welke vestiging/sector u gegevens wilt verwijderen. Selecteer (indien mogelijk) uit welke gebruikersgroep u accounts wilt verwijderen. NB: voor trajectbegeleiders en portfoliobegeleiders is hier maar 1 optie mogelijk: Kandidaat. Klik op OK. Op de vervolgpagina krijgt u de mogelijkheid een selectie te maken. Vink de personen aan, waarvan u de gegevens uit het systeem wilt verwijderen (afbeelding 31). Klik vervolgens op de knop „Verwijder‟. Daarmee worden ALLE gegevens van de geselecteerde kandidaten uit het systeem verwijderd.

Afbeelding 31Alleen van de aangevinkte personen worden de gebruikersgegevens verwijderen


28

Verwijderen van gegevens is direct en permanent. U krijgt geen vraag om bevestiging vooraf en er wordt door het systeem geen backup van verwijderde gegevens aangemaakt!

10. De Help, de uitgebreide handleiding, systeem updates & uitloggen op het systeem 10.1 De Help

Onder de link uit bovenstaande afbeelding vindt u de HELP van het systeem, met ondermeer: Handleidingen en Stappenplannen voor de Trajectbegeleider Upload van bestanden Download locaties voor helpapplicaties: Adobe Acrobat Reader, Viewer voor MS Word 97, 2000, 2003 en 2007 en de Brava TIFF viewer, voor het bekijken van TIFF bestanden Veel gestelde vragen: "De achtergrond is wit, daardoor zie ik de linkjes niet!", "Wanneer ik teksten in of aan wil vullen in een veld, krijg ik steeds maar een foutmelding!" En technische ondersteuning

In de Systeemhandleiding voor Portfoliobegeleidere en Trajectbegeleiders versie x.x vindt u een beschrijving van de overige functies in de applicatie, die niet direct in dit Stappenplan beschreven staan. De Systeemhandleiding voor Portfoliobegeleidere en Trajectbegeleiders versie x.x vindt u door: In het headermenu op de menu-optie Help te klikken of op uw Startpagina te klikken op het hyperlink onder „Tips‟.

Afbeelding 32 Verwijzing naar de Online Help, de Systeem handleiding voor Trajectbegeleiders en de Systeem updates


29

10.2 Systeem updates Het EVC Portfolio systeem wordt voortdurend ge-update en bijgewerkt. Een overzicht van de meest recente wijzigingen, toevoegingen en verbeteringen aan het systeem krijgt u door op uw startpagina te klikken op „Systeem updates (wijzigingen aan het portfoliosysteem) vindt u hier‟ (zie afbeelding 32).

10.3 Logout: uitloggen op het systeem Zoals u het EVC Portfolio binnen gekomen bent, zo verlaat u het ook weer: Klik op uw Startpagina in het topmenu op de menu-optie Logout of in het Snelmenu op de optie Logout om het systeem weer veilig af te sluiten.

 Uitloggen op het systeem doet u niet voor niets. Met Logout logt u op een veilige manier uit, uit het EVC Portfolio systeem. Doet u dat niet, dan blijft het systeem „open‟ staan. Anderen (dan u) kunnen dan ongehinderd toegang krijgen tot het EVC Portfolio systeem en de persoonlijke gegevens van de aan u toegewezen EVC-kandidaten. Iets wat niet helemaal de bedoeling kan zijn. Gebruik deze menu-optie uit veiligheids- en privacyoverwegingen dus altijd, wanneer u het EVC Portfolio-systeem verlaat!


30

De hierna volgende informatie is aanvullend op de informatie die u vindt in het document: „Portfoliobegeleiding: Het invullen van Portfolio‟s, een stappenplan voor Portfoliobegeleiders en Trajectbegeleiders‟

11. Inzien van vragenlijsten (Assessmentbeheer > Inzien vragenlijsten) In het EVC Portfolio systeem is het voor kandidaten mogelijk om zowel EVC-vragenlijsten als Competentie-assessments in te laten vullen. Deze vragenlijsten kunt u via uw systeem inzien. Klik, onder het kopje Assessmentbeheer op de optie „Vragenlijsten inzien‟. U krijgt het vervolgscherm uit afbeelding 33:

Afbeelding 33 Inzien vragenlijsten Klik op: Inzien EVC-vragenlijsten, Inzien Competentiesets of Inzien en exporteren van SHL Competenties. 1. 2. 3.

EVC-vragenlijsten zijn gebaseerd op onderwijskundige kwalificatiestructuren (i.c. kwalificatiedossiers, kwalificatie‟stammen‟) (zie paragraaf 11.1). Competentiesets zijn gebaseerd op een basisset van competenties: een stamlijst van competenties (zie paragraaf 11.2). SHL Competenties zijn competenties die betrokken zijn bij Quickscans (zie paragraaf 11.3).

Afhankelijk van de gebruikersrechten die u in uw systeem hebt, kunnen één of meerdere keuzemogelijkheden voor u niet zichtbaar zijn.

11.1 Inzien van EVC-vragenlijsten (Assessmentbeheer > Inzien vragenlijsten > Inzien EVC vragenlijsten) Door de Administrator van uw systeem zijn, op basis van EVC-stammen (c.q. onderwijskundige kwalificatiedossiers) EVC-vragenlijsten opgesteld. Een EVC-vragenlijst kunt u zien als een uitstroomdifferentiatie uit het kwalificatiedossier. Indien u deze EVC-vragenlijsten wilt inzien, kunt u deze met de optie Assessmentbeheer > Inzien vragenlijsten > Inzien EVC vragenlijsten (kwalificatyiedossiers) opvragen. EVC Portfolio versie 5.0 - Systeemhandleiding voor Trajectbegeleiders en Portfoliobegeleiders © QRM juli 2011

31

U krijgt het scherm te zien zoals in afbeelding 34.

Afbeelding 34 De in uw systeem beschikbare vragenlijsten

Klik op

of op de naam van het betreffende vragenlijst.

Op de pagina „Inzien gedefinieerde EVC-vragenlijsten (kwalificatiedossiers) ~ Details‟ krijgt u een overzicht van de vragen die in deze EVC-vragenlijst zijn opgenomen.

Een EVC-vragenlijst inzien, zoals die er voor de EVC kandidaat of de EVC-assessor er uit ziet? Klik bovenin in de pagina op de hyperlink: Bekijk hoe deze vragenlijst eruit ziet voor de EVC-Kandidaat >> Bekijk hoe deze vragenlijst eruit ziet voor de EVC-Assessor >>

11.2 Inzien van Competentiesets (Assessmentbeheer > Inzien vragenlijsten > Inzien CompetentieSets) Indien u deze menu-optie ziet, dan zijn door de Administrator van uw systeem, op basis van functieprofielen zogenaamde competentiesets gemaakt.

Competentiesets worden alleen zichtbaar indien uw organisatie het Portfolio-systeem gebruikt als competentiemanagement-systeem en niet als systeem ter ondersteuning van EVC-procedures. Om een competentieset in te zien doet u het volgende: Klik op Assessmentbeheer > Inzien vragenlijsten > Inzien CompetentieSets Kies op de pagina „Inzien CompetentieSet / Inzien Basisset Competenties‟ welke competentieset u wilt bekijken en klik op „Nu inzien‟ (afbeelding 35)

Afbeelding 35 Kies een competentieset Op de vervolgpagina wordt de inhoud van de gekozen competentieset weergegeven.


32

Afhankelijk van de gebruikersrechten die u in uw systeem hebt, kan deze optie voor u niet zichtbaar zijn.

11.3 Inzien van SHL competenties (Assessmentbeheer > Inzien vragenlijsten > Inzien SHL competenties) SHL Competenties zijn veelal competenties die in EVC-procedures bij Quickscans worden gebruikt. SHL competenties zijn dan ook crebo-gerelateerde competenties, die binnen onderwijskundige kwalificatiedossiers worden aangegeven.

SHL Competenties staan los van de eventueel in het systeem gedefinieerde Competentiesets, die gebruikt worden bij competentiemanagement! Om SHL-competenties in te zien doet u het volgende: Klik op Assessmentbeheer > Inzien vragenlijsten > Inzien SHL competenties Kies op de pagina „Inzien/Export SHL Competenties ~ Stap 1‟ van welk Crebo dossier u de SHL competenties wilt bekijken en klik op de knop „Nu inzien‟ (afbeelding 36)

Afbeelding 36 Kies een specifiek Crebo dossier om de daaronder gedefinieerde SHL competenties te kunnen inzien Op de vervolgpagina krijgt u informatie over het betreffende Crebo dossier en worden de gedefinieerde SHL competenties weergegeven.

Indien u hier de mededeling “Voor deze Kerntaak zijn geen SHL Competenties of Componenten opgegeven” ziet, dan zijn er voor dat betreffende dossier nog geen SHL competenties gedefinieerd. Neem in dat geval contact op met QRM.

Afhankelijk van de gebruikersrechten die u in uw systeem hebt, kan deze optie voor u niet zichtbaar zijn.

Wilt u de SHL competenties exporteren naar een Microsoft Word document, klik dan, onder aan de pagina op de knop „Export naar RTF‟.

12 Een EVC-kandidaat koppelen aan een EVC-assessor (Administratie > Overige administratieve opties > EVC-kandidaat koppelen) Het EVC Portfolio systeem wordt ook gebruikt door EVC-assessoren. Zij zien precies welke EVCkandidaten uit het systeem aan hen „gekoppeld‟ zijn ten behoeve van het afnemen van een EVCassessment. Veelal maakt u deze koppeling tussen EVC-kandidaat diens EVC-assessor automatisch, n.l. wanneer u een EVC-vragenlijst voor de EVC-kandidaat klaarzet (zie paragraaf 6).


33

Indien u om welke reden dan ook op dat moment de EVC-kandidaat nog niet aan een EVC-assessor kon koppelen, dan biedt de menu-optie Administratie > EVC-kandidaat koppelen een oplossing. Hiermee kunt u „naderhand‟ een EVC-kandidaat aan één of meer EVC-assessoren koppelen. Doe het volgende: Klik in het snelmenu, onder het kopje „Administratie‟ op Overige administratieve opties > EVC-kandidaat koppelen Typ in het vervolgscherm een deel van de naam (of het portfolionummer) van de kandidaat in, om een kandidaat op te zoeken en klik op Zoek. In het vervolgscherm (stap 2) krijgt u een overzicht van alle EVC-kandidaten die aan het zoekcriterium voldoen, met daarachter de aan hen gekoppelde assessoren (afbeelding 37).

Afbeelding 37 Aan EVC-assessoren gekoppelde EVC-kandidaten

Indien aan de betreffende kandidaat nog geen EVC-assessor gekoppeld is (de kolom „Gekoppelde assessor‟ staat blanco) klikt u, achter de naam van de EVC-kandidaat op . Kies op de vervolgpagina de betreffende assessor (afbeelding 38) en klik op de knop OK. De kandidaat wordt nu gekoppeld aan de assessor. Vanaf dit moment kan het Portfolio van de EVC-kandidaat door de EVC-assessor in worden gezien. De EVC-assessor zal de gegevens uit het portfolio van de kandidaat nodig hebben om zijn assessment-gesprek goed voor te kunnen bereiden.

Afbeelding 38 Kies een EVC-assessor

De EVC-kandidaat per ongeluk gekoppeld aan de verkeerde EVC-assessor? Klik achter de naam van de betreffende EVC-kandidaat op . Vink het vakje voor „Alle koppelingen opheffen‟ aan en klik op de knop OK (afbeelding 39). Daarmee worden alle koppelingen opgeheven en kunt u een nieuwe koppeling maken.


34

Afbeelding 39 Koppeling naar een EVC-assessor opheffen

 Een 2

e

e

of 3 EVC-assessor koppelen aan de kandidaat?

Klik achter de naam van de betreffende EVC-kandidaat op . Selecteer een assessor. Vink het vakje aan voor „Toevoegen als extra assessor‟ (afbeelding 40). Klik op de knop OK. e

e

Daarmee heeft u de EVC-kandidaat gekoppeld aan een 2 of 3 assessor.

e

e

Afbeelding 40 Een 2 of 3 EVC-assessor koppelen aan de EVC-kandidaat

Afbeelding 41 Een EVC-kandidaat met twee gekoppelde EVC-assessoren

13. Mijn instellingen Onder de menuoptie Administratie > Mijn instellingen vindt u een aantal opties waarmee u: Externe websites aan het Portfolio kunt koppelen Het uiterlijk van het Portfolio systeem kunt wijzigen Uw wachtwoord (account) gegevens kunt wijzigen Deze drie opties spreken zo voor zich, dat we daarvan alleen het wijzigen van accountgegevens behandelen.


35

13.1 Wachtwoord wijzigen (Administratie > Mijn instellingen > Mijn wachtwoord (account) gegevens wijzigen) Uit veiligheidsoverwegingen is het goed regelmatig uw wachtwoord te wijzigen, waarmee u op het EVC-Portfolio systeem inlogt. Ga als volgt tewerk: Klik in het Snelmenu op Administratie > Mijn wachtwoord (account) gegevens wijzigen Typ op de vervolgpagina (afbeelding 42) een nieuw wachtwoord (of laat het automatisch gegenereerde wachtwoord staan) en klik op „Gegevens opslaan‟. Op de vervolgpagina ziet u een bevestiging van deze wijziging. Vanaf dit moment kunt u inloggen op het systeem met uw gewone gebruikersnaam en dit nieuwe wachtwoord.

Afbeelding 42 Wachtwoord wijzigen

14 Gebruikersnaam en wachtwoord vergeten Als u uw gebruikersnaam en wachtwoord bent vergeten, dan biedt de beginpagina van het EVC Portfolio een oplossing. Surf naar http://www.evcportfolio.nl Klik in de beginpagina op „Wachtwoord vergeten‟ (afbeelding 43). Voer in het vervolgscherm (afbeelding 44) uw e-mail adres in en klik op OK. Uw gebruikersnaam en wachtwoord wordt nu per e-mail naar u toegestuurd.

Afbeelding 43 Wachtwoord vergeten

Afbeelding 44 Voer uw e-mail adres in om uw gebruikersnaam en wachtwoord te achterhalen


36

15 Totaal rapport (Rapportages > Rapportages > Totaal rapport) Bij een totaal rapport krijgt u alle itemscores te zien van alle door u geselecteerde kandidaten binnen een door u specificeerde kwalificatiestructuur. In dit rapport worden, naast elkaar, alle item-scores getoond van alle EVC-kandidaten die bijvoorbeeld de EVC-vragenlijst „Juridisch medewerker‟ hebben ingevuld. Dit overzicht kunt u exporteren naar Microsoft Word, Excel of Open Office.Org, waar vanuit u de gegevens vervolgens weer verder kunt bewerken voor statistische doeleinden. Ga als volgt tewerk: Kies in het Snelmenu, onder het kopje „Rapportages‟ de optie Rapportages. Klik op de vervolgpagina (afbeelding 45) op de optie Totaal Rapport.

Afbeelding 45 Totaal rapport

Kies in de daarop volgende pagina (afbeelding 46) de betreffende kwalificatiestructuur. Kies de EVC-actor van wie u de scores wilt zien (EVC-kandidaat, Leidinggevend, Collega‟s, Ondergeschikten of HR Managers/Gecertificeerde Assessoren). Maar een keuze ten aanzien van de grenswaarde (alle scores onder de door u aangegeven grenswaarde wordt in uw rapportage rood weergegeven) of kies hier „n.v.t.‟. Klik op de knop „naar stap 2‟.

Afbeelding 46 Maak uw keuze ten aanzien van het te genereren rapport

Vink in Stap 2 die personen aan, van wie u de scores in de rapportage wilt zien. Geef de door u gewenste uitvoer aan (afbeelding 47) Klik op de knop „Genereer rapport‟.


37

Afbeelding 47 Geef de gewenste uitvoer aan van het Totaal rapport

Van in rood aangegeven personen zijn nog geen scores bekend en worden automatisch buiten de selectie gehouden!

16 Evaluatie Aan het eind van ieder EVC-traject wordt aan EVC-Kandidaten gevraagd een beoordeling te geven over het EVC-traject zoals dat door hen is doorlopen. Deze beoordeling bestaat uit een vragenlijst waarin verschillende aspecten uit het EVC-traject belicht worden. Deze evaluatie vindt ook plaats ten aanzien van de andere actoren in een EVC-procedure: de assessor, de portfoliobegeleider, de opdrachtgever en de opleidingsinstelling. Ieder van deze responsgroepen wordt gevraagd via internet een vragenlijst in te vullen met voor de betreffende responsgroep relevante vragen.

16.1 Het klaarzetten van evaluatievragenlijsten (Assessment beheer > Evaluatie) Het klaarzetten van evaluatievragenlijsten voor de diverse EVC-actoren doet u via de menuoptie Assessment beheer > Evaluatie. Klik op de vervolgpagina op Klaarzetten Evaluatievragenlijsten. Klik op de vervolgpagina op de knop Toon. U krijgt een scherm te zien zoals in onderstaande afbeelding:


38

Selecteer de EVC-kandida(a)t(en) en/of Assessor(en)/Portfoliobegeleider(s) voor wie u een evaluatievragenlijst klaar wilt zetten. Geef aan of u deze personen per email op de hoogte wil stellen Klik op de knop OK. Daarmee wordt in het systeem voor de geselecteerde personen aen apart inlogwachtwoord aangemaakt, waarmee de betrokkene de evaluatievragenlijst via een webbrowser kan opstarten en invullen. De betrokkene krijgt (indien u ervoor hebt gekozen om dit bericht via email te versturen) daarvan via hun email een mededeling.

EVC-kandidaten die u reeds een inlogwachtwoord voor een evaluatie hebt toegestuurd kunt u niet meer selecteren

Assessoren kunnen standaard pas na twee maanden opnieuw voor een evaluatie worden uitgenodigd.

Voor opdrachtgevers en opleidingsinstellingen hebt u een naam en email adres nodig van de betrokkene die u voor een evaluatie wilt uitnodigen. Deze gegevens hebt u hier nodig om deze personen via het systeem te kunnen uitnodigen.

16.2 Evaluatie rapport (Assessment beheer > Evaluatie > Evaluatie rapport of

Rapportages > Rapportages > Evaluatie rapport) Aan het eind van ieder EVC-traject wordt aan EVC-Kandidaten gevraagd een beoordeling te geven over het EVC-traject zoals dat door hen is doorlopen. Deze beoordeling bestaat uit een vragenlijst waarin verschillende aspecten uit het EVC-traject belicht worden. Met de optie „Evaluatierapport‟ kunt u van deze evaluatie een eindrapportage genereren. Ga als volgt tewerk: Klik in het Snelmenu, onder het kopje „Rapportages‟ op Rapportages. Klik op de vervolgpagina op Evaluatie rapport Selecteer op de nieuwe pagina het project waarvan u een rapportage wilt inzien. Vink de gewenste uitvoer van het rapport aan. Klik op de knop „Genereer rapport‟

Afbeelding 48 Genereren van een evaluatie rapport

In afbeelding 49 ziet u een stukje uit een dergelijk evaluatie rapport.


39

Indien u de mededeling krijgt dat er voor uw EVC-trajecten ten behoeve van uw EVCkandidaten nog geen eindevaluatie vragenlijst is opgesteld, neem dan a.u.b. contact op met QRM.

Afbeelding 49 Een gedeelte uit het evaluatie rapport

16.3 Evaluatievragenlijst inzien (Assessment beheer > Evaluatie > Evaluatievragenlijsten inzien) Wilt u weten welke vragen er in de verschillende evaluatievragenlijsten gesteld worden, klik op: Assessment beheer > Evaluatie > Evaluatievragenlijsten inzien

17 Zoeken naar (en vinden van) EVC-kandidaten Voor een gemakkelijke manier om snel een EVC-kandidaat op te zoeken (en te vinden) maakt u gebruik van de Zoek-vakken in de applicatie. Een voorbeeld: Klik in het Snelmenu, onder het kopje „Kandidaten‟ op Zoek persoon. Voer in het vervolgscherm (afbeelding 50) in het invoervak een (deel van) de achter- of voornaam van de kandidaat in en klik op de knop Zoek. In het vervolgscherm worden alle resultaten weergegeven die voldoen aan het zoekcriterium.


40

Afbeelding 50 Zoeken (en vinden) van personen

Indien u in dit scherm het invoervak leeg laat en op de knop Zoek klikt, krijgt u een overzicht van alle personen in het systeem.

18 Praktische vragen “Hoe doe ik dat ook weer?” In deze paragraaf geven we antwoord op veel voorkomende vragen uit de praktijk van de EVCtrajectbegeleider. De antwoorden zijn beknopt en geven alleen de door u aan te klikken of te kiezen menu-opties weer. Verdere details over een bepaald aspect kunt u nalezen in bovenstaande handleiding. 1. * Account aanmaken voor een nieuwe kandidaat Klik op 'Toevoegen nieuwe gebruiker'. Vul de kandidaatgegevens in. Vul emailadres in (indien bekend). Kies soort account = kandidaat. Klik op „Gegevens opslaan‟. (indien een geldig email-adres is ingevuld, dan krijgt de gebruiker per email bericht van diens accountgegevens, anders niet).

2. * Assessmentvragenlijst klaarzetten voor kandidaat (assessor is nog NIET bekend) Klik op 'Klaarzetten vragenlijst'. Klik in de vervolgpagina op het juiste icoon. Klik op de vervolgpagina op: 'Nieuwe EVC-vragenlijst klaarzetten >>'. Kies op de vervolgpagina de vragenlijst. Vink het vakje achter 'De persoon zelf (self-assessment)' AAN. Klik op „Gegevens nu opslaan‟. (indien een geldig email-adres is ingevuld, dan krijgt de gebruiker per email bericht van diens accountgegevens, anders niet).

3. * Assessmentvragenlijst klaarzetten voor kandidaat EN assessor (assessor is al WEL bekend) Klik op 'Klaarzetten vragenlijst'. Klik in de vervolgpagina op het juiste icoon. Klik op de vervolgpagina op: 'Nieuwe EVC-vragenlijst klaarzetten >>'. Kies op de vervolgpagina de vragenlijst. Vink het vakje achter 'De persoon zelf (self-assessment)' AAN. Vink het vakje achter 'HR-Manager/Gecert. Assessor (*)' AAN. Selecteer in het afrolmenu de naam van de juiste Assessor Klik op „Gegevens nu opslaan‟. EVC Portfolio versie 5.0 - Systeemhandleiding voor Trajectbegeleiders en Portfoliobegeleiders © QRM juli 2011

41

(indien geldige email-adressen zijn ingevuld, krijgen de betrokkenen hiervan per email bericht, anders niet)

4. * Assessmentvragenlijst klaarzetten voor assessor (er is al een Assessmentvragenlijst voor de kandidaat ZELF klaar gezet!) Klik op 'Klaarzetten vragenlijst'. Klik in de vervolgpagina op het juiste icoon. Klik op de vervolgpagina, bij de juiste EVC-vragenlijst op: 'Voeg respondent toe >>'. Vink het vakje achter 'HR-Manager/Gecert. Assessor (*)' AAN. Klik op „Gegevens nu opslaan‟. (indien een geldig email-adres is ingevuld, dan krijgt de gebruiker per email bericht van diens accountgegevens, anders niet).

5. * Assessmentvragenlijst klaarzetten voor leidinggevende, collega, ondergeschikte (er is al een Assessmentvragenlijst voor de kandidaat ZELF klaar gezet!) Volg dezelfde procedure als bij punt 4: Klik op 'Klaarzetten vragenlijst'. Klik in de vervolgpagina op het juiste icoon. Klik op de vervolgpagina, bij de juiste EVC-vragenlijst op: 'Voeg respondent toe >>'. Vink de gewenste vakjes AAN. Klik op „Gegevens nu opslaan‟. (indien geldige email-adressen zijn ingevuld, krijgen de betrokkenen hiervan per email bericht, anders niet)

6. * Assessor toegang verlenen tot een EVC-kandidaat (terwijl EVC-vragenlijst nog niet bekend is) (PROCEDUREEL IS HET OP DEZE MANIER KOPPELEN VAN EEN KANDIDAAT AAN EEN ASSESSOR NIET WENSELIJK, WANT: ADMINISTRATIEF ERG ONHANDIG!!! PROBEER DEZE OPTIE DAN OOK TE VERMIJDEN.) Klik op 'Meer administratieve opties'. Klik op 'EVC Kandidaat koppelen'. Klik op de vervolgpagina op 'Zoek' (of voer een gedeelte van de naam van de kandidaat in en klik op 'Zoek') Klik achter de naam van de betreffende kandidaat op het koppelings-icoon. Kies in het vervolgscherm de betreffende assessor Klik op OK.

7. * FOUTJE, BEDANKT! Een EVC-vragenlijst klaargezet voor de VERKEERDE assessor. Klik op „Beheer‟. Klik op „EVC-vragenlijsten‟. Zoek de betreffende EVC-kandidaat op, in combinatie met de betreffende EVC-vragenlijst. CONTROLEER IN DE KOLOM '% vragen ingevuld Is vragenlijst ge(de)blokkeerd?' of de vragenlijst door de betreffende assessor al is ingevuld. - Indien de vragenlijst door de assessor nog NIET is ingevuld (percentage is 0%): Klik op de prullenbak voor de naam van de kandidaat. Vink op de vervolgpagina de betreffende assessor AAN. Klik op 'Verwijder'.


42

(Daarmee wordt zowel de klaargezette vragenlijst als de koppeling die tussen deze assessor en kandidaat gemaakt is, verwijderd) >>>> Zet nu voor de kandidaat en de JUISTE Assessor opnieuw een EVC-vragenlijst klaar: zie punt 4. - Indien de vragenlijst door de assessor al WEL is ingevuld (percentage is groter dan 0%): Neem contact op met systeembeheer van QRM!!!

8. * FOUTJE, BEDANKT! Een EVC-kandidaat is per ongeluk 2x gekoppeld aan dezelfde assessor of gekoppeld aan meerdere assessoren. Klik op 'Meer administratieve opties'. Klik op 'EVC Kandidaat koppelen'. Klik op de vervolgpagina op 'Zoek' (of voer een gedeelte van de naam van de kandidaat in en klik op 'Zoek'). Klik achter de naam van de betreffende kandidaat op het koppelings-icoon. Vink in het vervolgscherm de optie 'Alle koppelingen opheffen' AAN. Klik op OK. Alle koppelingen worden nu opgeheven. Klik in het bevestigingsscherm op 'Terug naar zoekpagina'. Klik opnieuw achter de naam van de betreffende kandidaat op het koppelings-icoon. Kies in het vervolgscherm de betreffende assessor Klik op OK.


43

19 Aanvullingen Het Portfoliosysteem is voortdurend in ontwikkeling. Enerzijds omdat er soms handige nieuwe aanvullingen op het huidige systeem bij komen, anderzijds omdat de landelijke vereisten rondom EVC-trajecten regelmatig veranderen. In de paragraaf „Aanvullingen‟ treft u de meest recente aanvullingen op het systeem.

19.1 Taaltoetsen Via het Portfolio systeem is het mogelijk taaltoetsen af te nemen. Alle taaltoetsen worden door QRM ingekocht bij Bureau ICE. De taaltoetsen van Bureau ICE zijn allen gekoppeld aan de door de Raad van Europa geïntroduceerde norm van taalvaardigheid, het CEF (Common European Framework of Reference for Languages, 2001). De toetsen hebben betrekking op de volgende deelvaardigheden: Lezen Luisteren Schrijven Spreken en Gesprekken voeren en zijn in eerste instantie beschikbaar voor Nederlands, Engels en Duits. De taaltoetsen zijn zo opgesteld, dat daarmee het taalvaardigheid van de kandidaat gemeten kan worden op de niveau‟s: A1, A2, B1, B2 en C1

19.1.1 Klaarzetten van taaltoetsen Taaltoetsen voor EVC-kandidaten worden nu nog klaargezet door QRM. Op termijn zal ook voor Trajectbegeleiders een optie in hun systeem komen om deze toetsen voor EVC-kandidaten klaar te zetten. Zodra een taaltoets door QRM voor een EVC-kandidaat is klaargezet ziet deze de betreffende taaltoets op diens Starpagina gereed staan. Taaltoetsen mogen alleen ingevuld worden als er een taalassessor aanwezig is, anders is de toets ongeldig.

Afbeelding 51 Gereedstaande taaltoetsen op de Startpagina van de EVC kandidaat

19.1.2 Voor wie is een taaltoets klaargezet? Om een overzicht te krijgen van klaargezette en afgenomen taaltoetsen:


44

klikt u, terug op de startpagina, in het Snelmenu onder het kopje „Administratie‟, op de optie Overzicht gebruikers. Op de vervolgpagina (afbeelding 52) krijgt u een overzicht van in het systeem geregistreerde kandidaat-accounts.

Afbeelding 52

Klik op om een overzicht te krijgen van de door de kandidaat klaargezette/afgenomen taaltoetsen.

19.1.2 De beoordeling van taaltoetsen De beoordeling van de taaltoetsen wordt gedaan door specifiek hiervoor opgeleide taal-assessoren. Ook deze taal-assessoren kunnen dan weer via het EVC Portfolio systeem de resultaten van het taalassessment inzien en beoordelen. De resultaten van deze beoordeling zullen weer in het Ervaringscertificaat (het dossier examencommissie) van de kandidaat te zien zijn.

19.2 Leren, loopbaan en burgerschap (LL&B) Leren, loopbaan en burgerschap (LL&B) zijn wettelijk onderdeel geworden van de nieuwe kwalificatiedossiers. Dat betekent dat er vanaf nu ook in EVC-procedures aandacht aan besteed moet worden. Het brondocument 'Leren, loopbaan en burgerschap' (LLenB, april 2007) kent 7 kerntaken, uitgewerkt in 21 werkprocessen. Op deze onderdelen dient (bij de EVC-kandidaat) 'groei' plaats te vinden, wat vrij te vertalen is als: 'bewustzijn van ontwikkeling'. Om 'groei' bij EVC-kandidaten aan te tonen heeft QRM het eerder genoemde brondocument vertaald in een vragenlijst LL&B met open vragen, die de kandidaat onder eigen verantwoordelijkheid invult.

19.2.1 LL&B vragenlijst is standaard onderdeel van portfolio De vragenlijst 'Leren, loopbaan en burgerschap' vormt dan ook een standaard onderdeel van het EVC Portfolio van de kandidaat en is dan ook door iedere EVC-kandidaat vanuit diens portfolio op te starten en in te vullen. Als trajectbegeleider hoeft u deze vragenlijst dus niet apart „klaar te zetten‟.


45

Afbeelding 53 De menu-optie Leren, loopbaan en burgerschap in het portfolio van de kandidaat. Bij het beantwoorden van de vragenlijst zijn er geen 'goede' of 'foute' antwoorden. Leren, loopbaan en burgerschap vraagt alleen aan de kandidaat, te laten zien dat hij/zij serieus over de vragen in de vragenlijst heeft nagedacht.

19.2.2 LL&B moet wel door assessoren worden beoordeeld! De LL&B vragenlijst, zoals die door de kandidaat is ingevuld, moet echter wel door de assessor beoordeeld worden. De beoordeling bestaat daarbij uit niet meer dan het aangeven of de vragenlijst door de kandidaat 'voldoende serieus' dan wel 'onvoldoende serieus' is ingevuld. In het Assessoren portfolio is hiertoe, voor de assessor, een optie ingebouwd.

19.2.3 LL&B is geen onderbouwend 'bewijsstuk' voor de rest van het portfolio Hoewel LL&B in de lijst 'bewijsstukken' staat, mag het echter niet beschouwd worden als onderbouwend 'bewijsstuk' voor het portfolio van de kandidaat! Van een beoordelende norm is bij LL&B is immers geen sprake. Op dit moment volstaat het om bij de beoordeling aan te geven, of de EVC-kandidaat de vragenlijst 'voldoende serieus' dan wel 'onvoldoende serieus' heeft ingevuld: De resultaten op de LL&B vragenlijst (inclusief de beoordeling door de assessor) weer standaard in de eindrapportage (het Ervaringscertificaat) van de EVC-kandidaat te staan.

19.3 EVC-kandidaten in slaapstand zetten (en er weer uit halen) Omdat de overzichtslijst van EVC-kandidaten in het EVC-Portfolio systeem nog wel eens erg lang kan worden, bestaat er sinds kort binnen het Portfolio de mogelijkheid om EVC-kandidaten „in slaapstand‟ te zetten. Dat betekend dat u ze UIT de actuele lijst van EVC-kandidaten haalt en „op de achtergrond‟ neerzet. De betreffende kandidaten verschijnen dan niet meer in de lijst Actuele EVC-kandidaten, maar komen in de lijst EVC-kandidaten in slaapstand te staan.

1.

Klik in het snelmenu op de menu-optie Naar Portfolio‟s.

U krijg je nu een overzicht van alle actuele EVC-kandidaten: dat wil zeggen: alle kandidaten die op dit moment nog in een EVC-procedure zitten. Indien er in deze actuele lijst kandidaten staan die het EVC-traject al volledig hebben afgerond, dan kunt u die kandidaten „naar de achtergrond‟ zetten (in „slaapstand‟ zetten). Deze kandidaten verschijnen dan niet meer in de lijst Actuele EVC-kandidaten, maar komen in de lijst EVC-kandidaten in slaapstand te staan. Om een kandidaat in „slaapstand‟ te zetten doet u het volgende:


46

2.

Zoek op deze pagina Overzicht actuele EVC-kandidaten de betreffende kandidaat op en klik vóór diens naam op Zzz. (afbeelding 54). De kandidaat verdwijnt dan automatisch uit de lijst Actuele EVC-kandidaten en wordt bijgeschreven in de lijst EVC-kandidaten in slaapstand.

Afbeelding 54 EVC-kandidaat in „slaapstand‟ zetten. . Om een kandidaat weer UIT slaapstand te krijgen en IN de lijst Actuele EVC-kandidaten, doet u het omgekeerde: 3.

4. 5.

Klik op de pagina Overzicht actuele EVC-kandidaten achter Uw selectie: op de optie EVCkandidaten in slaapstand. U krijgt dan een overzicht van kandidaten die in „slaapstand‟ staan. Klik hier op (Zzz…) om hem/haar weer UIT „slaapstand‟ te zetten. De betreffende kandidaat wordt dan weer bijgeschreven in de lijst Actuele EVC-kandidaten.

Zo kunt u wat gemakkelijker overzicht houden over wie werkelijk in de „EVC-molen‟ zitten en wie het traject al lang en breed hebben afgerond.


47

Mei 2010

BIJLAGEN 1. Voorbeeld van een e-mail, na het klaarzetten van een Quickscan, zoals de EVC-kandidaat deze ontvangt:

______________________________ Geachte Meneer/Mevrouw Pieter Pannekoek,

In het kader van uw persoonlijke ontwikkeling wordt u via deze e-mail gevraagd om via internet een Quickscan in te vullen. Deze vragenlijst heeft betrekking op: Arbeidsmarktgekwalificeerd Assistent Zorg en Welzijn - Crebo 90440 2006-2007. U kunt deze vragenlijst vinden door op deze hyperlink te klikken: http://www.evcportfolio.nl Eenmaal op deze pagina kunt u - links in het scherm onder 'Login' - inloggen met: Gebruikersnaam: Assess Wachtwoord: j8cftpxSEL Eenmaal ingelogd vindt u eerst een kort uitleg over de vragenlijst. Daarna kunt u de vragenlijst invullen.

(Beschikt u al over een account op het EVC Portfolio, dan kunt u ook op uw EVC Portfolio inloggen met uw gewone gebruikersnaam en wachtwoord. Midden op uw startpagina ziet u deze Quickscan klaargezet. Klik vervolgens op de hyperlink van de de vragenlijst om deze te openen.) Een stappenplan voor het invullen van de Quickscan vindt u hier. Wij danken u voor uw medewerking.

Met vriendelijke groet, EVC Workshop

----------------------------------------------------------Dit is een automatisch gegenereerde mail. Stuurt u daarom s.v.p. geen reply naar dit e-mailadres. Eventuele reply's worden naar een onbeheerde mailbox doorgestuurd en dus niet beantwoord. -----------------------------------------------------------


48

2. Voorbeeld van een e-mail, na het klaarzetten van een Quickscan, zoals de Leidinggevende, Collega, Ondergeschikte en Assessor deze ontvangt:

______________________________ Geachte Meneer/Mevrouw In het kader van de persoonlijke ontwikkeling van Pieter Pannekoek wordt u via deze e-mail gevraagd om via internet een Quickscan in te vullen. Dit assessment bestaat uit een vragenlijst over: Arbeidsmarktgekwalificeerd Assistent Zorg en Welzijn - Crebo 90440 2006-2007. U kunt deze vragenlijst vinden door op deze hyperlink te klikken: http://www.evcportfolio.nl Eenmaal op deze pagina kunt u - links in het scherm onder 'Login' - inloggen met: Gebruikersnaam: Assess Wachtwoord: j8cftpxCON Eenmaal ingelogd vindt u eerst een kort uitleg over de vragenlijst. Daarna kunt u de vragenlijst invullen. Een stappenplan voor het invullen van de Quickscan vindt u hier. Wij danken u voor uw medewerking.




49

3. Voorbeeld van een e-mail, na het klaarzetten van een EVC-(of Mix)vragenlijst, zoals de EVC-kandidaat deze ontvangt:

______________________________ Geachte Meneer/Mevrouw Pieter Pannekoek,

In het kader van uw persoonlijke ontwikkeling wordt u via deze e-mail gevraagd om via internet een EVCvragenlijst in te vullen. Deze vragenlijst heeft betrekking op: Helpende Welzijn (HW) - Crebo 10745. U kunt deze vragenlijst vinden door op deze hyperlink te klikken: http://www.evcportfolio.nl Eenmaal op deze pagina kunt u - links in het scherm onder 'Login' - inloggen met: Gebruikersnaam: Assess Wachtwoord: stekk6xSEL Eenmaal ingelogd vindt u eerst een kort uitleg over de vragenlijst. Daarna kunt u de vragenlijst invullen.

(Beschikt u al over een account op het EVC Portfolio, dan kunt u ook op uw EVC Portfolio inloggen met uw gewone gebruikersnaam en wachtwoord. Midden op uw startpagina ziet u de hyperlink naar deze vragenlijst klaargezet. Klik vervolgens op de hyperlink van de vragenlijst om deze te openen.) Een stappenplan voor het invullen van uw EVC Portfolio en de EVC-vragenlijst vindt u hier. Wij danken u voor uw medewerking.




50

4. Voorbeeld van een e-mail, na het klaarzetten van een EVC-(of Mix)vragenlijst, zoals de Leidinggevende, Collega en Ondergeschikte deze ontvangt:

______________________________ Geachte Meneer/Mevrouw In het kader van de persoonlijke ontwikkeling van Pieter Pannekoek wordt u via deze e-mail gevraagd om via internet een EVC-vragenlijst in te vullen. Dit assessment bestaat uit een vragenlijst over: Helpende Welzijn (HW) - Crebo 10745. U kunt deze vragenlijst vinden door op deze hyperlink te klikken: http://www.evcportfolio.nl Eenmaal op deze pagina kunt u - links in het scherm onder 'Login' - inloggen met: Gebruikersnaam: Assess Wachtwoord: stekk6xLEI Eenmaal ingelogd vindt u eerst een kort uitleg over de vragenlijst. Daarna kunt u de vragenlijst invullen.

Wij danken u voor uw medewerking.




51

5. Voorbeeld van een e-mail, na het klaarzetten van een EVC-(of Mix)vragenlijst, zoals de Assessor deze ontvangt:

______________________________ Geachte Meneer/Mevrouw In het kader van de persoonlijke ontwikkeling van Pieter Pannekoek wordt u via deze e-mail gevraagd om via internet een EVC-vragenlijst in te vullen. Dit assessment bestaat uit een vragenlijst over: Helpende Welzijn (HW) - Crebo 10745. U kunt deze vragenlijst vinden door op deze hyperlink te klikken: http://www.evcportfolio.nl Eenmaal op deze pagina kunt u - links in het scherm onder 'Login' - inloggen met: Gebruikersnaam: Assess Wachtwoord: stekk6xCON Eenmaal ingelogd vindt u eerst een kort uitleg over de vragenlijst. Daarna kunt u de vragenlijst invullen. Een stappenplan voor het invullen van de EVC-vragenlijst vindt u hier. Wij danken u voor uw medewerking.




52

6. Voorbeeld brief, na het klaarzetten van een EVC-(of Mix)vragenlijst, zoals de Assessor deze ontvangt:

Assessment EVCPortfolio Gebruikersnaam en wachtwoord

Betreft Assessment EVC Workshop EVC Workshop maandag, 21 september 2009 Geachte Meneer/Mevrouw , In het kader van de persoonlijke ontwikkeling van Pieter Pannekoek wordt u via deze e-mail gevraagd om via internet een EVC-vragenlijst in te vullen over Dhr/Mevr. Pieter Pannekoek Dit assessment, dat bestaat uit een vragenlijst, kunt u vinden op de website: http://www.evcportfolio.nl. Wanneer u naar http://www.evcportfolio.nl/ gaat, kunt u bij de vragenlijst komen door onder ‘Login’ in te loggen met de volgende gegevens: Gebruikersnaam: Assess

Wachtwoord y3gxskxCON

Een stappenplan voor het invullen van de EVC-vragenlijst vindt u hier. U vindt op de website ook een uitleg over hoe u de vragenlijst kunt invullen. Namens EVC Workshop dank voor uw medewerking,

© Quality Resource Management


53

6. Voorbeeld brief, na het aanmaken van een toegangs account voor een EVC-kandidaat,

Nieuw account Gebruikersnaam en wachtwoord

Deventer, 21 september 2009 Geachte heer/mevrouw Garnaaltje, Er is door EVC Workshop voor u een gebruikers-account aangemaakt in het EVC Portfolio. Met dit account kunt u inloggen op het EVC Portfolio systeem van EVC Workshop en uw persoonlijke- en opleidingsgegevens invullen. Uw inloggegevens zijn: Gebruikersnaam: aa Wachtwoord: 1t82m9vz Hoe logt u in op het EVC-Portolio? Surf naar: http://www.EVCportfolio.nl U komt in het welkomstscherm van het EVC Portfolio terecht. Voer onder het kopje 'login' de hierboven vermelde gebruikersnaam en wachtwoord in. en klik op de knop Start >>

(Een andere mogelijkheid is: 1 - Surf naar http://www.qrm.nl 2 - Klik op de home pagina van QRM, rechts in het scherm, op 'Login' 3 - Kies in het pop-up schermpje 'EVC Portfolio' 4 - Voer in welkomstscherm van het EVC Portfolio onder het kopje “login” de hierboven vermelde gebruikersnaam en wachtwoord in. 5 - en klik op de knop Start >>) Een stappenplan voor het invullen van uw EVC Portfolio en de EVC-vragenlijst vindt u hier. Met vriendelijke groet, EVC Workshop NB: Bij de brief t.b.v. de trajectbegeleider of assessor zit een directe hyperlink naar de betreffende handleidingen.


54

EVC Portfolio. Systeemhandleiding voor Trajectbegeleiders. en Portfoliobegeleiders. sysversie 5.0

Recommend Documents