EVC-analyse: handleiding voor deelnemers
Inleiding U bent aangemeld voor de EVC-procedure van NCOI Opleidingsgroep. EVC staat voor Erkennen van eerder Verworven Competenties. Met een EVC-procedure kunt u mogelijk vrijstellingen verdienen voor een opleiding die u gaat volgen, als uw werk- en leerervaringen daartoe aanleiding geven. Hierdoor kunt u sneller uw diploma behalen. Op dit moment bent u ingelogd op de digitale EVC-omgeving van NCOI: de EVC-tool. De EVC-tool bestaat uit een digitaal dossier en een vragenlijst per module van de betreffende opleiding. In het digitaal dossier slaat u algemene achtergrondinformatie op over uw opleidingen en werkervaring, zoals kopieën van diploma’s, uw cv en uw functieprofiel. De vragenlijst wordt door u en uw leidinggevende ingevuld en geeft een indruk van uw kennis en vaardigheden tot nu toe, op de verschillende onderdelen van de betreffende opleiding. Op basis van de door u ingevulde vragenlijsten en uw digitale dossier (samen ‘portfolio’ genoemd) voert u een eindgesprek met een assessor van NCOI (‘assessment’). Op basis van dit assessment formuleert de assessor een advies over de toe te kennen vrijstellingen. De ingevulde vragenlijsten en het digitale dossier vormen een belangrijke input voor het eindgesprek, dus het is belangrijk dat u de EVC-tool nauwkeurig invult, zodat de assessor een passend advies kan formuleren. Succes! Let op: NCOI zal alle antwoorden en aangeleverde documenten vertrouwelijk behandelen. De EVC-tool Lees onderstaande instructies zorgvuldig door, voordat u aan de slag gaat met de EVC-tool. Tijd Voor het invullen van de vragenlijst heeft u in totaal 15 werkdagen de tijd. Deze tijd gaat lopen vanaf het moment dat u voor het eerst ingelogd bent in de digitale EVComgeving. Iedere module neemt ongeveer twee uur in beslag. U kunt het invullen tussentijds onderbreken om er op een later moment mee verder te gaan. Houd er rekening mee dat het gebruik van de EVC-tool veel tijd in beslag neemt!
Inloggen kunt u door middel van het intypen van uw e-mailadres en uw wachtwoord, zie onderstaand scherm.
Figuur 1: Inlogscherm EVC-analyse
U bent op dit moment ingelogd op de digitale EVC-omgeving van NCOI. Hier ziet u een overzicht van alle modules met onder elke module een x aantal vragen.
Figuur 2: Startscherm EVC-tool
U kunt nu starten met het invullen van de EVC-analyse. Hierbij doorloopt u de volgende stappen: Stap 1: Digitaal dossier: voeg de gevraagde algemene documenten (diploma’s, certificaten, c.v. e.d.) toe in uw digitale dossier; Stap 2: Start vragenlijst: vul de vragenlijsten per module in en voeg ter bewijsvoering van uw antwoorden eventuele documenten toe; Stap 3: Afronding.
Stap 1: Digitaal dossier Wanneer u in het startscherm ‘mijn EVC- analyse’ (zie figuur 2) klikt op uw eigen naam (‘Deelnemer 2’), komt u terecht in het tabblad ‘Mijn Profiel’ (zie onderstaand scherm).
Figuur 3: Digitaal dossier
Indien uw gegevens niet correct ingevoerd staan, kunt u deze hier zelf wijzigen. Onderaan het tabblad ‘Mijn profiel’ vindt u ‘Mijn portfolio’. In het portfolio kunt u maximaal 10 documenten opslaan. U kunt hier algemene documenten opslaan met betrekking tot uw opleidingsachtergrond en (werk)ervaring, zoals (ingescande) kopieën van relevante diploma’s, certificaten, uw cv en uw functieprofiel. U kunt via de knop ‘upload meer’ bestanden uploaden:
Figuur 4: Documenten uploaden in ‘mijn portfolio’.
Klik op ‘Bladeren…’ om een document te selecteren dat u wilt uploaden. Vervolgens klikt u op de knop ‘Upload’. Er verschijnt een controlescherm dat aangeeft dat de documenten succesvol zijn toegevoegd aan uw portfolio:
Figuur 5: controlescherm uploaden
Indien u meer bestanden wilt uploaden, klikt u op de knop ‘Continue’. Wanneer u achteraf bestanden wilt verwijderen, klikt u op de tekst ‘verwijder’ (zie figuur 4).
Stap 2: Start vragenlijst Naast het uploaden van de algemene documenten in 'Mijn Portfolio' vult u als deelnemer de vragenlijst in voor de betreffende modules. Aan de linkerkant van de webpagina staan de modules waarvoor u een vragenlijst dient in te vullen:
Figuur 6: overzicht modules
Wanneer u op de naam van de module klikt, wordt de vragenlijst gestart:
Figuur 7: vragenlijst
De vragenlijst bevat een aantal stellingen. Elke stelling heeft betrekking op kennis, kunde of een vaardigheid (competentie). U scoort uzelf op een 5-puntsschaal voor de betreffende stelling. Hoe hoger het cijfer dat u kiest, hoe meer u de bedoelde competentie beheerst. U dient eerst op wijzig te klikken, voordat u uw score kunt invullen en de toelichtende tekst in het tekstvak kunt typen. Wanneer u een score van 4 of 5 geeft, krijgt u een verdiepingsvraag over uw actuele kennis en vaardigheden op dit gebied. Deze vraag beantwoordt u in het betreffende antwoordscherm.
Figuur 8: verdiepingsvraag
Eventueel voegt u nog aanvullend bewijsmateriaal toe, om aan te tonen dat u de betreffende competentie beheerst. Dit kan een verslag zijn dat u heeft gemaakt, een projectplan dat u heeft geschreven of bijvoorbeeld en verslag van uw functioneringsgesprek; als het maar bewijsmateriaal is dat onderschrijft dat u de betreffende competentie beheerst. Denk er bij elke vraag aan dat deze competentie ook opgedaan kan zijn in uw privé-omgeving (zie voorbeelden in bijlage 3). Via de knop ‘(upload document)’ kunt u het aanvullende bewijsmateriaal uploaden. U klikt vervolgens op ‘Bladeren…’ om het gewenste bestand te selecteren, daarna op ‘Openen’ om het bestand toe te voegen, en tenslotte klikt u op ‘Uploaden’ om het document te koppelen aan de digitale vragenlijst. Wanneer u klaar bent met het invullen van de vragenlijst van de module klikt u op ‘afronden’:
Figuur 9: afronding vragenlijst
Tip: als u klaar bent met een module, rondt u deze af. Voor de opbouw van uw papieren portfolio kunt u uw antwoorden afdrukken. We raden u aan dit te doen en ze mee te nemen naar het eindgesprek. Wanneer u de module heeft afgerond, verandert de status van uw module van ‘gepland’ naar ‘ingeleverd’:
Figuur 10: status modules
Wanneer u bij een bepaalde module denkt dat u van de onderwerpen binnen die module weinig af weet, kunt u ervoor kiezen deze module in zijn geheel over te slaan. U kunt dit doen via het overzichtscherm van de modules (zie figuur 9), maar ook als u de vragenlijst al gestart heeft. U kunt dan onderaan de vragenlijst klikken op de knop ‘module overslaan’:
Figuur 11: module overslaan in vragenlijst
Bovenstaande stappen herhaalt u voor alle modules van de evc-analyse.
Stap 3: Afronden Wanneer u definitief klaar bent met de vragenlijst, klikt u op ‘Afronden’:
Figuur 12: statusoverzicht met knop afronden onderaan het scherm
Uw leidinggevende (‘coach’) kan nu de ingevulde vragenlijsten gaan doorlopen, om scores te kunnen geven bij uw lijst. Vervolgens gaat de vragenlijst naar NCOI om te worden beoordeeld. En dan? Als ook uw leidinggevende de vragenlijst heeft ingevuld en afgerond, krijgt u van NCOI een uitnodiging voor het assessment. Tijdens dit assessment wordt het opgebouwde portfolio en de door u ingevulde vragenlijsten met u besproken. Het is een pittig gesprek, dat lijkt op een mondeling examen. Voor dit examen hoeft u echter niet te leren, omdat het gaat over de kennis die u door de jaren heen heeft opgebouwd. EVC-rapportage Circa drie weken na het assessment ontvangt u een schriftelijke EVC-rapportage. In deze rapportage staat aangegeven voor welke modules uit de betreffende opleiding u vrijstellingen krijgt. Het is daarnaast een erkenning van de competenties die u in huis heeft.
Vragen? Heeft u geen toegang, vragen of wijzigingen met betrekking tot de EVC-procedure, neem dan contact met op met NCOI via telefoonnummer 035-6400411of via het online contactformulier op de NCOI-website (www.ncoi.nl). Veel succes met uw EVC-analyse!
Bijlage 1: Beoordelingscriteria bewijsmateriaal NCOI bepaalt of het materiaal relevant is of niet, aan de hand van onderstaande criteria: • Bewijsmateriaal is authentiek (herkomst en datum van het materiaal staan vermeld en personen en organisatie zijn bij naam genoemd); • Bewijsmateriaal is actueel (niet ouder dan 5 - 10 jaar); • Bewijsmateriaal is relevant in relatie tot dit EVC-traject.
Bijlage 2: Voorbeeld opbouw Portfolio met algemene documenten (digitaal dossier) en overig bewijsmateriaal In het digitale dossier passen maximaal 10 documenten. Maak daarom een goede selectie van wat u wilt uploaden. De volgende documenten kunt u kwijt in het digitale dossier: • CV • Kopieën van diploma’s/certificaten van gevolgde opleidingen en/of cursussen • Functieprofiel • Verslag functionerings- en beoordelingsgesprekken Per verdiepingsvraag kunt u aanvullend 'bewijsmateriaal' toevoegen. Bij iedere vraag kunt u maximaal 3 documenten uploaden.
Bijlage 3: Voorbeelden verdiepingsvragen bij vragenlijst (score 4 of hoger) In de verdiepingsvragen wordt vaak gevraagd een voorbeeld te geven uit uw werksituatie. Echter, wanneer u een bepaalde vaardigheid niet heeft opgedaan in uw werk, maar in de privésfeer (bijvoorbeeld vrijwilligerswerk) kunt u de vraag uiteraard ook vanuit dat perspectief beantwoorden. Zie ook onderstaande voorbeelden. Voorbeeld 1 Vraag: Ik kan berekeningen maken met vreemde valuta. Verdiepingsvraag: Beschrijf in welke situatie u berekeningen met vreemde valuta hebt gemaakt. Heeft u te maken gehad met de biedkoers of de laatkoers? Waarom? Ik heb vorig jaar een rondreis gemaakt door Zuid-Amerika. Daar heb ik te maken gehad met diverse valuta. Als je van land naar land reist, reken je vaak de koers eerst terug naar de Euro om deze vervolgens weer terug te rekenen naar de koers van het nieuwe land. Als je maar lang genoeg onderweg bent, is de Euro wel erg ver weg en reken je van valuta tot valuta. Uiteraard heb je het dan over de laatkoers, de koers waartegen de bank de andere valuta verkoopt. Bijgevoegd document: - reisverslag met beschrijving van wisseltransacties bij grenskantoortje. Voorbeeld 2 Vraag: Ik kan eenvoudige correspondentie voeren. Verdiepingsvraag: Beschrijf de vormen van correspondentie die u in uw organisatie voert. Welke kwaliteitseisen stelt u aan uzelf? Ik ben secretaris van een oldtimerclub. Naast alle ledenpost verzorg ik ook de notulen van de ALV’s, de Bestuursvergaderingen en de laatste tijd ook van de overleggen die we hebben met de gemeente. In die gemeente hebben we in een grote moderne schuur achter het huis van een erelid een onderdelendepot. In dat depot hebben we naast onderdelen ook oliën, koelvloeistoffen en remvloeistoffen. Volgens de gemeente vallen we nu onder een industriële bestemming en niet meer onder de woonbestemming. De sociale functie die het depot heeft binnen de gemeente en binnen de club vinden we van dusdanig belang, dat we het depot op die plaats willen hebben. Hierover zijn we sinds januari 2006 in gesprek met de gemeente. De eisen die ik mezelf stel zijn in de eerste plaats foutloos schrijven, maar ook helder en eenduidig. Dit is zeker van belang in de correspondentie met de gemeente. Alle notulen worden in een keer goed gekeurd door de ALV en daar ben ik dan ook trots op! Daarnaast vind ik de adressering, de aanhef en de juiste titels van groot belang. Als de inhoud goed is, kijk ik er nogmaals naar en zorg voor een goede bladspiegel. Bijgevoegd document: - ledenpost; - notulen laatste twee ledenvergaderingen; - brief aan de gemeente met uiteenzetting onderdelendepot.
standpunten
bestuur
m.b.t.
Voorbeeld 3 Vraag: Ik kan sollicitatiecodes en sollicitatieprocedures toepassen. Beschrijf hoe de sollicitatieprocedure in uw organisatie er uitziet. Bent u er wel eens van afgeweken? Waarom? In onze organisatie begint een sollicitatieprocedure altijd met het vaststellen van een functieprofiel. Vervolgens wordt vastgesteld via welke kanalen de vacature wordt verspreid (krant, internet, etc). Uit de reacties wordt vervolgens een selectie gemaakt (door de afdeling personeelsmanagement) van de vijf beste kandidaten. Deze worden uitgenodigd voor een gesprek. Dit gesprek vindt dan plaats met een personeelsadviseur en de betreffende lijnmanager. Indien er uit deze eerste ronde meerdere geschikte kandidaten naar voren komen, wordt er vaak met een aantal nog een tweede gesprek gevoerd. Bij dit gesprek zit dan vaak ook een medewerker van de betreffende afdeling. Hierna wordt een definitieve keus voor een kandidaat gemaakt en volgt het arbeidsvoorwaardengesprek met een personeelsadviseur. Ikzelf ben wel eens afgeweken van bovenstaande sollicitatieprocedure. Dat was toen we heel dringend een secretaresse nodig hadden. Een collega kende iemand van zijn vorige werk die daar altijd goed functioneerde en momenteel weer op zoek was naar een secretariële functie. We hebben toen deze persoon meteen uitgenodigd voor een gesprek. Na dit gesprek waren we overtuigd van deze kandidaat, zeker ook gecombineerd met de ervaringen van mijn collega. We hebben haar toen uitgenodigd voor een arbeidsvoorwaardengesprek en inmiddels werkt ze alweer een jaar bij ons, tot ieders tevredenheid. Bijgevoegd bewijsmateriaal: - beschrijving wervings- en selectieproces van mijn organisatie. Voorbeeld 4 Vraag: Ik kan eenvoudige onderhandelingen voeren. Verdiepingsvraag: Welke onderhandelingen voert u? Hoe bepaalt u of de onderhandelingen voor beide partijen bevredigend zijn? Mijn vrouw en ik hebben een huis gekocht, een echt opknappertje. Gelukkig kunnen we veel zelf, maar een deel zal ook door de aannemer worden uitgevoerd. Het eerste deel van de onderhandelingen was al met de verkoper. We moesten een verschil van € 50.000,- overbruggen. Uiteindelijk zijn wij €19.000,- gestegen en is de verkoper € 31.000,- gezakt met de vraagprijs. Ze waren blij dat zij het huis eindelijk verkocht hadden en waren gelukkig bereid zoveel te zakken. Wij wilden (en konden) stijgen tot €25.000,-. Beide partijen waren tevreden en bij de overdracht hebben we met de verkoper een fles champagne opengetrokken. Daarna moesten we een aannemer uitzoeken. Hiertoe hebben we meerdere offertes opgevraagd en zijn in zee gegaan met de aannemer die net niet de goedkoopste was, maar waar we een goed gevoel over hadden. We hebben bij veel klanten waar hij werk had verricht gekeken en hadden vernomen hoe over de prijs te praten viel. We waren er gelukkig snel uit; voor het offertebedrag hebben we bedongen dat de aannemer ook nog de badkamer onder handen neemt (deze zouden we in eerste instantie zelf doen).
Bijgevoegd document: - woningbrochure en koopakte; - offerte en factuur aannemer.
