Evaluatie uitnodigend evenementenbeleid 2007 Juni 2015
1
Inhoud
1.
Inleiding ........................................................................................................................................... 3
2.
Samenvatting................................................................................................................................... 4
3.
Wat is bereikt met het uitnodigende evenementenbeleid? ........................................................... 6
4.
Velsen vergeleken met andere gemeenten .................................................................................. 12
5.
Wat vinden de evenementenorganisatoren? ............................................................................... 15
6.
Dienstverlening en regelgeving ..................................................................................................... 17
7.
Kosten en leges.............................................................................................................................. 19
8.
Veiligheid ....................................................................................................................................... 21
9.
Hoe wordt het nieuwe evenementenbeleid opgesteld?...............................................................23
2
1.
Inleiding
Met recreatiegebied Spaarnwoude, het brede strand, het havengebied en de parken met landgoederen zijn er veel verschillende type evenementenlocaties in Velsen. Er zijn veel mogelijkheden voor het houden van wat grotere evenementen. Dit gecombineerd met een gunstige ligging ten opzichte van een grote doelgroep zorgt er voor dat Velsen een aantrekkelijke gemeente is om evenementen te houden. Om hier goed op in te kunnen spelen is er in 2007 een uitnodigend evenementenbeleid opgesteld. Daarin stond de volgende tekst opgenomen. “Velsen is trots op haar evenementen. Graag verwelkomen we er meer. Met het voorliggende evenementenbeleid willen we het belang van evenementen voor Velsen benadrukken en aangeven welke ambities en doelstellingen we nastreven. Tevens willen we duidelijk aangeven binnen welke kaders dat mogelijk is. Het initiatief voor evenementen ligt bij de particuliere evenementenorganisaties. Onze ambitie is Velsen en IJmuiden aan Zee beter op de kaart te zetten. Met het profiel van een veelzijdige gemeente met een ruim breed strand gecombineerd met de havens, sluizen en pieren waar het hele jaar door wat te doen is. Evenementen die een bijdrage leveren aan deze profilering en evenementen die het seizoen verlengen willen wij stimuleren.” Evenementen worden sinds die tijd ingezet om Velsen/IJmuiden aan Zee op de kaart te zetten, de economische spin off te vergroten en het seizoen te verlengen. Met o.a. een goede dienstverlening, een meedenkende houding en het versterken van de samenwerking met evenementenorganisatoren is het uitnodigende beleid de afgelopen jaren uitgevoerd. Waarom een nieuw evenementenbeleid? Er zijn verschillende aanleidingen om een nieuw evenementenbeleid op te stellen. Het evenementenbeleid is van 2007. Sinds die tijd heeft Velsen zich o.a. sterker geprofileerd en is de Visie Kennisrijk Werken 2025 vastgesteld. Om goed op de nieuwe beleidsontwikkelingen in te kunnen spelen is het van belang dat het evenementenbeleid wordt geactualiseerd. Het aantal evenementen in Velsen groeit. Het huidige evenementenbeleid biedt onvoldoende kaders om de toenemende stroom van evenementenaanvragen goed te kunnen toetsen en prioriteren. Er is een landelijke veiligheidshandreiking evenementen opgesteld waar gemeenten lokaal hun beleid op aan kunnen passen. Het is van belang dat we daar goed op inspelen als uitnodigende evenementengemeente. Voor het opstellen van een nieuw evenementenbeleid is eerst het huidige evenementenbeleid geëvalueerd. Er is bekeken in hoeverre de doelstellingen zijn behaald en welke aandachtspunten er zijn. Daarnaast zijn er 20 evenementenorganisatoren geïnterviewd. Het nieuwe evenementenbeleid wordt o.a. met behulp van de evaluatie en de daaruit voortvloeiende aandachtspunten opgesteld.
3
2.
Samenvatting
Inleiding Voor u ligt de evaluatie van het uitnodigende evenementenbeleid van 2007. De evaluatie wordt gebruikt voor het opstellen van een nieuw evenementenbeleid. Voor de evaluatie is o.a. gesproken met 20 evenementenorganisaties en is bekeken in hoeverre de doelstellingen uit 2007 behaald zijn. Er zijn verschillende aanleidingen om een nieuw evenementenbeleid op te stellen: Het evenementenbeleid is van 2007. Het huidige evenementenbeleid biedt onvoldoende kaders om de toenemende stroom van evenementenaanvragen goed te kunnen toetsen en prioriteren. Het huidige evenementenbeleid speelt nog niet in op de landelijke veiligheidshandreiking. Doelstellingen uit 2007 Per doelstelling is bekeken wat er bereikt is sinds 2007. 1. Het vergroten van de economische spin off van evenementen: de economische waarde van evenementen is toegenomen van € 7,1 miljoen in 2007 naar € 11,2 miljoen in 2010, tot 12,2 miljoen in 2014. De economische spin off (bestedingen buiten het evenemententerrein) is echter gedaald van 2,1 miljoen in 2010, tot 1,5 miljoen in 2014. Verklaring is o.a. het vertrek van de Hiswa en het feit dat Sail in 2010 plaats vond. 2. Evenementen beter benutten om het profiel van de gemeente te versterken: evenementen zijn beter benut door evenementen extra te promoten die passen bij het profiel. Verder zijn evenementen met een grote media aandacht ingezet om het profiel van avontuurlijke kust en dynamische haven onder de aandacht te brengen van de (potentiële) bezoekers. 3. Evenementen benutten om Velsen/ IJmuiden op de kaart te zetten: evenementen zijn vooral ingezet om IJmuiden op de kaart te zetten, o.a. via (Pre)Sail in 2010, Havenfestival en Turn Up The Beach in IJmuiden aan Zee. De naam Velsen is gepromoot door het evenemententerrein waar Dance Valley en Dutch Valley plaats vinden de gebiedsnaam Velsen Valley te geven. 4. Seizoensverlenging stimuleren: door de groei in aantal wind- en watersport evenementen en sportieve evenementen die veelal buiten het seizoen plaatsvinden lijkt het er op dat deze doelstelling behaald is. Wensen en ideeën van evenementenorganisatoren Over het algemeen zijn ze tevreden over de samenwerking met de gemeente. Wel geven ze aan dat het er op lijkt dat de regels in Velsen strenger zijn dan in andere gemeenten. Het is van belang dat gemeenten hierin samen optrekken. Ze ervaren een meedenkende houding van de gemeente. De evenementenorganisatoren hechten sterk aan duidelijkheid en goede, tijdige communicatie. Voor het gevoel is de regelgeving de afgelopen jaren niet verminderd. Dit blijft voor het nieuwe beleid daarom een belangrijk aandachtspunt. Er wordt waarde gehecht aan de promotie van alle evenementen, niet alleen de grotere, maar ook de lokale evenementen. Dienstverlening en regelgeving Het team evenementen is op sterkte gebracht om goed op de groei in aantal evenementen in te kunnen spelen. Er is ingezet op het verminderen van de regelgeving o.a. door: voor meer evenementen te kunnen volstaan met een melding i.p.v. een vergunning, de termijnen van indienen voor evenementen zonder verhoogde veiligheidsaandacht te verkorten naar 8 weken en verschillende vergunningen en ontheffingen te integreren in de evenementenvergunning. Veiligheid In 2011 is de landelijke handreiking evenementenveiligheid (HEV, 2011) uitgebracht. Deze handreiking biedt de gemeente een instrument om het gehele proces van vergunningverlening in te richten van het moment van aanmelding, via de risicoscan en -analyse tot het opstellen van passende vergunningsvoorwaarden. Daarmee wordt een basis gelegd voor het kunnen uitvoeren van toezicht en handhaving op een adequaat niveau. Hierbij bestaat ook de mogelijkheid om ruimte te bieden aan de organisator op de aspecten eigen verantwoordelijkheid, zelfredzaamheid en zelforganiserend vermogen. Naast de regisserende rol van de overheid, ontstaat ook meer behoefte aan een faciliterende overheid: initiatieven mogelijk maken. Voor toezicht en handhaving bij evenementen is sinds 2010 is de toezichthouder evenementen beschikbaar voor 12 uur per week. De juridische afhandeling van
4
evenementen/horeca/brandveiligheid is beperkt beschikbaar. Het is een aandachtspunt om integraal toezicht en handhaving te organiseren op en rond evenementen met een (verhoogde) veiligheidsaandacht. Aandachtspunten voor het nieuwe evenementenbeleid Bekijk hoe evenementen ingezet kunnen worden voor citymarketing en stel criteria op voor welke evenementen prioriteit hebben. Ga na of 1 centraal budget voor sponsoring en subsidiering van evenementen wenselijk is. Ga na of de doelstellingen van 2007 nog steeds gelden, of moeten worden aangepast. Bekijk welke onderzoeksmethoden nu beschikbaar zijn om de effecten van evenementen voor Velsen goed in kaart te brengen. Breng in kaart hoe de regelgeving verder verminderd kan worden en de vergunningaanvraag vereenvoudigd kan worden en communiceer hier goed over met de evenementenorganisaties. Zet nog meer in op de promotie van evenementen en de bekendheid daarvan bij evenementenorganisatoren. Speel in op de landelijke handreiking evenementenveiligheid. Neem een onderdeel handhaving en controle op in het beleid. Neem de vrijstellingsbepaling voor de leges van de evenementenvergunning onder de loep. Benoem evenementenlocaties in het nieuwe beleid, die voor een deel ook opgenomen kunnen worden in de verschillende bestemmingsplannen.
5
3.
Wat is bereikt met het uitnodigende evenementenbeleid?
3.1 Ontwikkelingen in de gemeente Velsen
Toename evenementen Het totale aantal aangemelde evenementen is toegenomen van 228 in 2012, 198 in 2013, 221 in 2014 tot 241 in 2015. Wat daarbij vooral opvalt is de toename in het aantal B (aandacht-) en C (risico-) evenementen. Het grootste deel van de B- en C- evenementen vinden in Spaarnwoude plaats. Dit zijn vooral sportevenementen en festivals. Sail 2015 is ook een evenement met verhoogde veiligheidsaandacht. Dit geldt zowel voor de Sail In, Sail Out en Presail/Havenfestival.
Grafiek 1: aantallen evenementen per categorie in Velsen van 2012-2015 Opvallende ontwikkelingen en trends In deze periode is een aantal opvallende ontwikkelingen en trends te zien in Velsen. Zo is het aantal sportieve evenementen gegroeid. Naast bestaande succesformules als de Pierloop, zijn er nu ook verschillende Obstacle Runs, Fiets en wandel evenementen en veel wind- en watersportevenementen. Er zijn meer festivals en dance events bijgekomen, veelal in het recreatiegebied Spaarnwoude (Dutch Valley, Latin Village, Promised Land) maar ook op het strand (Turn Up the Beach, die vanaf 2015 niet meer plaats vindt) en bij de Westbroekplas (2Generations). Ook zijn er meer evenementen ontstaan waarbij de lokale horeca en detailhandel nauw samenwerken. Naast bijvoorbeeld het Dorpsfeest Santpoort, nu ook verschillende evenementen op de Kennemerboulevard in IJmuiden aan Zee en het Zomerfestival de Kennemerlaan Leeft in IJmuiden. De feestweek van IJmuiden aan Zee is gestopt en de kortebaandraverij is nu verplaatst van de Kennemerboulevard naar de Kennemerlaan en opgenomen in het Zomerfestival. De kortebaandraverij sleepte in 2013 een mooie prijs binnen. De kortebaandraverij IJmuiden mocht zich een jaar lang de mooiste baan van Nederland noemen. Een aantal evenementen groeit verder in aantrekkingskracht en krijgt behalve een sterke lokale link ook steeds meer een regionaal bereik zoals Beeckestijn Pop. Aan de andere kant hebben evenementen het ook moeilijk om de sponsoring rond te krijgen en is het een landelijke trend dat evenementen kleinschaliger worden om beter op de wensen van de bezoekers in te kunnen spelen. Het Havenfestival is, mede daardoor, nu 1 dag i.p.v. 2 dagen en heeft haar evenemententerrein verkleind. 3.2 Doelstellingen Per doelstelling wordt omschreven wat er is bereikt en hoe er op is ingespeeld. Doelstellingen: 1. Het vergroten van de economische spin-off van evenementen 2. Evenementen beter benutten om het profiel* van de gemeente te versterken 3. Evenementen benutten om Velsen/ IJmuiden op de kaart te zetten 4. Seizoensverlenging stimuleren
6
* Voor het evenementenbeleid werd in 2007 de volgende profilering van Velsen voorgestaan: De gemeente Velsen/ IJmuiden (aan Zee) wil zich verder profileren als een gemeente met breed strand, de vele havens (jachthavens en havengebied IJmuiden) en visserij (Noordzeekanaal, sluizencomplex en pieren) en wind en watersport. Water is als het ware het verbindende element voor de profilering. Daarna is dit profiel verder verscherpt met twee pijlers avontuurlijke kust en spannende/ dynamische haven Ad 1. Het vergroten van de economische spin-off van evenementen De economische waarde van evenementen is toegenomen van € 7,1 miljoen in 2007 naar € 11,2 miljoen in 2010, tot 12,2 miljoen in 2014. (Rapport Economische effectmeting toerisme en recreatie, 2014, ZKA). Dit staat voor ongeveer 169 full time banen. 2010 was daarbij wel een bijzonder jaar omdat er naast het Havenfestival ook de Sail plaats vond. In IJmuiden met het evenement Pre Sail IJmuiden en de Sail In. Dance Valley en Dutch Valley hebben samen een erg groot aandeel (circa 63%) in de totale bestedingen van alle evenementen. Verder valt op dat van alle sectoren, de entree verreweg de meeste bestedingen genereert (aandeel van circa 43%), meteen gevolgd door de horeca met een aandeel van 41%. Het hoge entreebedrag wordt vooral veroorzaakt door de kaartverkoop van Dance Valley, Dutch Valley, Latin Village en Turn up the Beach. Daarnaast is het opvallend dat de sector vervoer ongeveer hetzelfde bedrag aan bestedingen oplevert als de sectoren logies en detailhandel gezamenlijk. Van de totale bestedingen heeft circa 88% betrekking op bestedingen op de evenementenlocatie en circa 12% (bijna € 1,5 miljoen) betreft spin-off. Het aandeel spin-off (voor hotels, horeca, e.d.) per evenement varieert niet veel.
Jaar Aantal bezoekers bestedingen werkgelegenheid 2007 187.000 7,1 miljoen 94 fte 2010 249.000 11,2 miljoen 136 fte 2014 176.000 12,2 miljoen 169 fte Tabel 1: Vergelijking economische waarde top 10-12 evenementen 2007, 2010, 2014 De schets van de ontwikkeling in bestedingen sinds 2007 is gebaseerd op een combinatie van gegevens uit de economische monitor IJmond 2007 en 2010 en de ZKA onderzoeken naar de economische betekenis van evenementen in Velsen uit 2010 en 2014. Omdat er tussen de meetmomenten verschillen zijn in methodiek en ook in de selectie van evenementen, zijn deze zo goed mogelijk vergelijkbaar gemaakt door per jaar de 10-12 belangrijkste evenementen (qua bezoek en/of bestedingen) te selecteren en hiervan de bezoekersaantallen en bestedingen te vergelijken. Dit levert bovenstaande tabel op. De ontwikkeling van de bezoekersaantallen lijkt sterk te fluctueren. Dit beeld is enigszins vertekend door de invloed van Sail, dat eenmaal per 5 jaar speelt en in 2010 voor een extra boost zorgde in bezoekersaantallen aan de evenementen Presail, Sail-In en extra bezoek aan het Havenfestival. Als hiervoor wordt gecorrigeerd komt het bezoekersaantal voor 2010 op een aantal tussen de 175.000200.000 bezoeken uit. Met deze correctie ziet het beeld er redelijk evenwichtig uit en schommelt het bezoek voor de periode 2007-2014 gemiddeld tussen de 175.000-190.000 voor de 10-12 grootste evenementen, met een licht dalende tendens. Qua bestedingen zien we een stijging van ruim € 7.0 miljoen in 2007 naar ruim 12.0 miljoen in 2014, waarbij aangetekend kan worden dat 2010 met de correctie voor de Sail gerelateerde evenementen uitkomt op circa € 10.5 mln. Verder is er voor 2007 qua bestedingen waarschijnlijk sprake van een zekere onderschatting van de bestedingsniveaus, omdat toen (in de toeristische monitor IJmond) gewerkt is met gemiddelde bestedingsniveaus en er geen onderzoek plaatsgevonden heeft per afzonderlijk evenement. Tot slot kan worden geconcludeerd dat bij een stabiele/licht dalende ontwikkeling van de bezoekersaantallen de bestedingen behoorlijk gegroeid zijn in de periode 2007-2014. Dit wordt veroorzaakt door de relatief hoge gemiddelde bestedingsniveaus per bezoek binnen de top 10 evenementen.
7
Conclusie De economische waarde is vergroot ten opzichte van 2007 van ruim 7 miljoen naar ruim 12 miljoen in 2014. De economische spin off (de uitgaven buiten het evenemententerrein) is echter gedaald van 2,1 miljoen in 2010, tot 1,5 miljoen in 2014. Verklaring is o.a. het vertrek van de Hiswa en het feit dat Sail in 2010 plaats vond. Hoe is ingezet op het vergroten van de economische spin off? Door een uitnodigende houding en goed in te gaan op nieuwe verzoeken voor evenementen. Er is meer samenwerking gezocht met de grote evenementenorganisaties om met elkaar na te gaan hoe de economische spin off vergroot zou kunnen worden. Zo zijn er verschillende acties opgezet in samenwerking met UDC, Horeca Nederland, MKB en de winkeliersvereniging IJmuiden rondom de evenementen Dance Valley en Dutch Valley. O.a. een kraslotenactie waarbij het winkelend publiek kans maakte op 1 van de 100 gratis kaarten voor Dance Valley of Dutch Valley en een prijsvraag waarmee de bezoekers kans maakte op een geheel verzorgd weekendje IJmuiden aan Zee.
Afbeelding 1; Kraslot Dance Valley voor winkelend publiek
Verder is een aantal evenementen gesponsord die het verschillende aanbod van Velsen met elkaar in verbinding brengt en een horecabezoek stimuleert zoals Beach Volleybal en de Bourgondische fietstocht.
Het is lastig na te gaan of deze acties daadwerkelijk hebben geresulteerd in het vergroten van de economische spin-off. In overleg met de organisaties en het bedrijfsleven wordt telkens bekeken of een actie het gewenste effect heeft. Ad 2 en 3 Evenementen beter benutten om het profiel van de gemeente te versterken Evenementen benutten om Velsen/ IJmuiden op de kaart te zetten De promotionele waarde van evenementen is groot. Er is door intensievere samenwerking met de organisatoren nog beter ingespeeld op evenementen. Zo is bij diverse evenementenwebsites toeristische informatie van Velsen opgenomen. En zijn diverse acties opgezet om het avontuurlijke strand en de spannende haven onder de aandacht te brengen van de bezoekers aan Dance Valley, Dutch Valley en het Havenfestival. De gemeente is via verschillende acties bij deze evenementen zowel regionaal als landelijk gepromoot. Het evenemententerrein waar Dance Valley en Dutch Valley plaats vinden heeft de officiële gebiedsnaam Velsen Valley gekregen. Om op die manier de evenementen ook te koppelen aan de gemeentenaam Velsen.
Afbeelding 2; Promotieteam DanceValley & DutchValley 2012
Evenementen zijn benut voor het versterken en promoten van het profiel dynamische haven en avontuurlijke kust, o.a. door evenementen die bij dit profiel passen extra te faciliteren, te vermelden op de evenementendisplays en er promotioneel goed op in te haken. In overleg met evenementenorganisaties is bekeken op welke wijze Velsen/IJmuiden aan Zee via de evenementen op de kaart kan worden gezet. Daarbij is telkens het profiel als uitgangspunt genomen voor wat er gepromoot werd. Evenementen met een groot media bereik en/of veel bezoekers zijn benut om het profiel en de naam IJmuiden aan Zee te promoten. In 2010 is IJmuiden op de kaart gezet door Sail 2010, gekoppeld aan het Havenfestival en Pre Sail en de Sail In en Sail Out. Mede dankzij het uitnodigende evenementenbeleid kon de gemeente daar goed op inspelen doordat er in de begroting €200.000 voor was gereserveerd. Er is toen door de gemeente een subsidie van €100.000 verleend aan de Stichting Havenfestival/ Pre Sail IJmuiden. Dit om de bezoekers een bijzonder cultureel en nautisch programma aan te kunnen bieden tijdens het
8
Havenfestival en Pre Sail IJmuiden op 14, 15 en 18 augustus 2010. Het evenement is toen ook benut als belangrijk netwerkmoment. De gemeente heeft toen samen met de Provincie bestuurders, ondernemers en andere stakeholders uitgenodigd om aan boord van een Tall Ship het evenement te kunnen ervaren. De rest van het budget is toen vooral benut om de Sail In en de Sail Out in goede banen te kunnen leiden qua openbare orde en veiligheid. In 2015 komt er weer een Sail waar ook nu extra budget voor is gereserveerd, €150.000 om hier goed op in te kunnen spelen en via Pre Sail/ Havenfestival een goed programma neer te kunnen zetten.
Afbeelding 3; Foto-actie voor bezoekers festivals 2014
Turn Up The Beach IJmuiden aan Zee Door het evenement Turn Up The Beach is heeft de naam IJmuiden aan Zee landelijke bekendheid gekregen. Niet alleen onder de 3,8 miljoen wekelijkse radioluisteraars, maar ook door de marketingacties rondom het evenement, zoals het plaatsen van driehoeks-borden in heel Noord Holland en de media aandacht bij RTL Boulevard.
Afbeelding 4; Turn Up The Beach 2014
Niche wind- en watersporters Met een aantal wind- en watersportorganisaties is samengewerkt om te promoten welke mogelijkheden er in de gemeente zijn voor wind- en watersport. Vooral via de deelnemers, de websites en de fora die er zijn voor de wind- en watersporters. Zo is via de Ronde om Noord Holland en de Yachtclub Seaport Ymuiden (YSY vereniging) gepromoot welke mogelijkheden er zijn om te zeilen bij de deelnemers en bezoekers aan de website. Tegelijkertijd wordt dan ook meegegeven welke andere mogelijkheden en redenen er zijn om nog een bezoek aan de gemeente te brengen. Evenement
Bezoekers/ deelnemers 10.000 tot 40.000
Karakter
Media, marketing en promotie
Lokaal/regionaal
Pre Sail 2010
30.000
(Boven)regionaal
Dance Valley Dutch Valley
40.000 30.000
(Inter)nationaal Nationaal
Recreatiekrant NH, Echo, Uitkrant IJmond, RTV NH radio en tv, IJmuidercourant, Jutter/ Hofgeest Recreatiekrant NH, Echo, Uitkrant IJmond, RTV NH radio en tv, IJmuidercourant, Jutter/ Hofgeest, landelijke dagbladen zoals Telegraaf, Volkskrant, Trouw etc, internet, radio en tv (o.a. journaals e.d.), flinke toename website bezoek Brede landelijke campagne met zowel advertenties, flyers, posters, internet, spotjes op tv, dagbladen etc. Via o.a. toeristische informatie op de website en het ministrand op het evenemententerrein en de naam Velsen Valley wordt Velsen/ IJmuiden gepromoot via het
Havenfestival
9
evenement. Via de website club YSY en het landelijke zeilmagazine Zeilen 200 Regionaal Via site buggy club holland, gesproken over het evenement via fora, websites rondom kitebuggy etc, deze doelgroep is erg actief op fora e.d. Turn Up The Beach 15.000 nationaal Brede landelijke campagne, o.a. via radio 538 (3,8 miljoen luisteraars) en RTL 4, posters bij benzinepompen, advertenties etc Tabel 2: toelichting op de promotionele waarde van een aantal evenementen Ronde om Noord Holland NK Kitebuggy
100
Regionaal
Hoe zijn de evenementen gepromoot door de gemeente? Evenementen zijn sinds 2007 ook extra gepromoot door de gemeente. Er zijn twee digitale displays aangeschaft waar de evenementen op aangekondigd worden. Deze staan langs twee belangrijke toegangswegen van de gemeente, de Parkweg in Velsen Zuid en de Santpoortse Dreef in Santpoort. Evenementen zijn opgenomen op de website ijmuidenaanzee.nl, worden gepromoot via Facebook en Twitter en vaak meegenomen in advertorials e.d. Dit laatste ook om de potentiële bezoekers een bepaalde “Sense of Urgency” te geven om daadwerkelijk een bezoek te brengen aan de gemeente. Verder wordt er nu ook maandelijks een papieren versie van de evenementenkalender verspreid in de gemeente. De kalenders liggen o.a. bij het VVV Agentschap, in de ontvangsthal van het gemeentehuis en bij toeristische ondernemers in Velsen.
Promotionele waarde gekoppeld aan profiel (onderzoek ZKA 2014) De meeste onderzochte evenementen passen goed in het DNA-profiel van Velsen /IJmuiden (bron profielen: provincie Noord-Holland), met de kernwaarden spannend, mannelijk, toegankelijk, onuitgesproken, doorzetten en nautisch. Zeker de dancefeesten, het Havenfestival, de Strong Viking Obstacle Run, de Run for Kika en de zomerfeesten en jaarmarkt passen in dit beeld. De braderie sluit weer wat meer aan bij de landgoederenzone en het karakter van Haarlem. Zo bezien versterken de meeste evenementen het profiel van de gemeente Velsen en IJmuiden. Hier liggen o.i. ook zeker kansen voor verdere groei; Conclusie De evenementen die plaats vonden in de gemeente Velsen zijn beter benut om het profiel te versterken en om Velsen/ IJmuiden aan Zee op de kaart te zetten. Het vertrek van de Hiswa is wel een groot verlies omdat dit evenement erg goed paste bij het profiel. Het goed inspelen op Sail in 2010 en de grote mediawaarde van het nieuwe evenement van radio 538 hebben dit voor een groot deel opgevangen. Ad 4 Zomerseizoen verlengen door buiten het seizoen evenementen te stimuleren Door het brede strand en de unieke golfslag die ontstaat door de pieren is de kust van Velsen erg in trek bij verschillende wind- en watersporters. De afgelopen jaren is daar extra op ingespeeld door een zonering in te stellen zodat de verschillende doelgroepen op een veilige manier van het strand gebruik kunnen maken. Er zijn drie verschillende sportieve stranden die elk een eigen profiel hebben. Strand Noordpier is bijvoorbeeld de hotspot voor golfsurfers. Het brede strand van IJmuiderslag wordt veel gebruikt voor blokart- en kitebuggy wedstrijden. IJmuiden aan Zee is weer meer een sportief familiestrand. De afgelopen jaren is het aantal sportieve evenementen buiten het seizoen op het strand gegroeid. Het betreft vooral wind- en watersport evenementen, maar ook nieuwe evenementen als Dutch Beach Masters (750 deelnemers Obstakel Run). Ook in Recreatiegebied Spaarnwoude is al een paar jaar een Strong Viking Obstacle Run, nu gegroeid naar 2.000 deelnemers. Voor veel wind- en watersportevenementen is geen evenementenvergunning nodig waardoor niet exact is aan te geven met hoeveel het gegroeid is. Uit waarnemingen op het strand en vanuit signalen van de ondernemers wordt echter wel duidelijk dat het aantal wind- en watersportevenementen is
10
toegenomen. Denk hierbij aan de verschillende NK’s die gehouden worden zoals het NK blokarten en het NK kitebuggy, maar ook evenementen als Surffrenzy bij Strand Noordpier waarmee het surfseizoen wordt geopend. Maar ook aan de Ronde om Noord Holland, een van de klassiekers van Nederlandse zeilevenementen, georganiseerd door YSY. Hier doen jaarlijks circa 250 schepen mee met in totaal circa 1.200 bemanningsleden. De ronde start op het Markermeer voor Muiden nabij Pampus en finisht in IJmuiden. Omdat deze evenementen goed passen bij het profiel van de gemeente zijn deze met voorrang geplaatst op de digitale evenementendisplays. Deze evenementen zijn vooral gestimuleerd door als gemeente goed te faciliteren en mee te denken. Zo is er naast het instellen van de zones waar wind- en watersportactiviteiten mogelijk zijn op het strand ook met de organisatoren meegedacht over waar welk evenement het beste gehouden kon worden. Een aantal evenementen is verder ook gesponsord door de gemeente. Ook is bekeken hoe het mogelijk gemaakt kon worden om meerdere weekenden in optie op te nemen in de evenementenkalender i.v.m. de onzekere factor “wind” en getij. Conclusie Het lijkt er op dat deze doelstelling is behaald. Er zijn echter geen harde cijfers van beschikbaar. 3.3 Aandachtspunten Via Citymarketingstrategie duidelijk bepalen hoe evenementen als middel voor citymarketing en daarmee voor het realiseren van de Visie Kennisrijk Werken in Velsen 2025 kunnen worden ingezet en welke evenementen dan prioriteit hebben. Nagaan of 1 centraal budget voor sponsoring en subsidiering van evenementen wenselijk is. Nagaan of de doelstellingen van 2007 nog steeds gelden, of moeten worden aangepast. Nagaan welke onderzoeksmethoden nu beschikbaar zijn om de effecten van evenementen voor Velsen goed in kaart te brengen.
11
4.
Velsen vergeleken met andere gemeenten
Belang van evenementen voor toerisme Evenementen zijn, ten opzichte van de Noordzeekust als geheel, een belangrijke bezoekreden voor bezoekers aan IJmuiden aan Zee (Bezoekersonderzoek Kust 2009).
Vergelijking Velsen met andere G50 gemeenten Van de G50 gemeenten is een selectie gemaakt van gemeenten tussen de 66.000 en 80.000 e e inwoners (de gemeenten die 38 t/m 50 staan in de G50 qua inwonertallen). Deze zijn op basis van de bezoekersaantallen aan de top 10 evenementen met elkaar vergeleken (bron G50 Evenementenmonitor Respons 2014). Dit levert het onderstaande beeld op. Hoorn
1.000.080
Almelo
515.000
Bergen op Zoom
500.000
Roosendaal
355.000
Alphen a.d. Rijn
346.000
Schiedam
290.000
Gouda
285.000
Velsen
190.000
Vlaardingen
180.000
Lelystad
165.000
Purmerend
138.000
Leidschendam
73.000
Spijkenisse 50.000 Tabel 4: Vergelijking selectie G50 gemeenten, 2014 Velsen neemt in dit overzicht een middenpositie in, maar blijft qua bezoekersaantallen relatief ver achter bij de top 3 of 5. Een nadere analyse leert dat dit grotendeels te maken heeft met het soort evenementen dat opgegeven is en de wijze waarop de bezoekersaantallen hiervan geschat zijn. Zo geven veel gemeenten hoge aantallen bezoeken op van puur lokale evenementen met veel herhalingsbezoeken (en soms ook lage bestedingen per bezoek) zoals kermis, viering Koningsdag of intocht Sinterklaas. Ter illustratie in de top 3: bij de aantallen van Hoorn en Almelo is 50% afkomstig van de jaarlijkse kermis en in Bergen op Zoom is bijna 50% afkomstig van de carnavalsactiviteiten.
12
Vergelijking op basis van DNA profielen DNA-profielen Noord-Hollandse kustplaatsen/kustgemeenten Zandvoort Julianadorp Bloemendaal Hart op de tong Praktisch Klasse Leven in de Genieten van het goede brouwerij Ruimtelijk leven Samenhang Net als thuis Experimenteren met natuur Lullen en toch poetsen Veilig Respectvol Contrastrijk Stap voor stap Duurzaam doorontwikkelen Sportief Duidelijk Energiek Het is voor de gemeente Velsen dus mogelijk om het evenementenbeleid nauw aan te laten sluiten bij de kernwaarden dan de andere gemeenten, Het profiel van de gemeente Velsen/ IJmuiden aan Zee komt goed overeen met (en past goed bij) een behoorlijk aantal evenementen uit de elf onderzochte evenementen in de gemeente Velsen, zoals: Het Havenfestival; Dance Valley; Run for Kika; Latin Village; Zomerfeesten Ijmuiden; Dorpsfeest Santpoort; Strong Viking Obstacle Run.
Vergelijking in leefstijlen
Gemeenten 60.00080.000 Kleuren Velsen inwoners Aqua 12% 16% Geel 16% 20% Groen 18% 13% Blauw 8% 8% Lime 37% 31% Rood 5% 5% Paars 4% 7% Tabel 5: Leefstijlen dag-/evenementenbezoekers Bron: CVTO en provincie Noord-Holland
Landelijk 15% 22% 14% 11% 21% 8% 11%
Uit de tabel blijkt een sterke nadruk in Velsen van de leefstijl Gezellig Lime, deze kleur komt zelfs 50% vaker voor dan landelijk het geval is. Ook in andere gemeenten met 60.000-80.000 inwoners komt lime als kleur het vaakst voor, terwijl dat landelijk geel is. Wat betekent deze Lime kleur? De rapportage van de provincie zegt daar het volgende over: De recreanten in de regio IJmond behoren relatief vaak tot de Gezellig Lime en Rustig Groene leefstijlen, samen 54% (t.o.v. 41% landelijk en 37% provinciaal). De Lime en Groene recreanten zijn recreanten die bij hun activiteiten het gezelschap centraal stellen. Samen willen ze een leuke tijd hebben. De activiteit zelf is daarbij niet het belangrijkste. Het gaat er om dat iedereen het zoveel mogelijk naar de zin heeft. Ze blijven meestal dichter bij huis, daar valt al genoeg te beleven. Zolang ze maar even niets moeten en weg zijn van de dagelijkse beslommering. De Groene recreanten zoeken hierbij echt de rust op, vaak in de natuur of door het uitoefenen van een hobby (waaronder sport). De Lime recreanten zoeken, vaak ook voor de kinderen, wel de gezelligheid en het vertier op. In de regio IJmond zijn veel gezinnen met wat oudere kinderen (wat vaker Lime) en oudere één- en tweepersoonshuishoudens (met name Groen). Men is veelal middelbaar opgeleid en heeft
13
een inkomen rond modaal of iets daarboven. De Lime en Groene recreanten hebben dan ook iets minder geld te besteden aan dagattracties. Activiteiten Lime en Groene recreanten doen, vergeleken met de andere leefstijlen, wat minder activiteiten. Maar de activiteiten die in IJmond vaker dan gemiddeld gedaan worden passen goed bij de rustige recreanten uit de Lime en Groene leefstijl. Zo wordt er vaak gefietst en gewandeld, iets dat vooral de Groene recreanten graag doen. Het kijken naar amateur sportwedstrijden gebeurt ook vaak, Groene en Lime recreanten kunnen daar echt van genieten. Het is vaak dicht bij huis en voor Lime is het een levendige drukte. Die gezelligheid vinden ze ook op de markt. In de regio worden de rommelmarkt, kerstmarkt of wekelijkse markt druk bezocht. Naast het bezoeken van wedstrijden, gaan de recreanten in de regio ook graag zelf sporten. Voor de Groene recreant kan dat echt een echte hobby zijn om tot rust te komen. Vooral teamsporten of fietsen (mountainbiken, wielrennen) spreken hen aan, maar ook zeilen doen ze graag. Deze Lime (maar ook groene) recreanten hebben dus juist meer behoefte aan evenementen als jaarmarkt, dorpsfeesten en braderieën.
14
5.
Wat vinden de evenementenorganisatoren?
Er zijn van april tot en september 2014 20 evenementenorganisaties geïnterviewd. Daarvan zijn 7 organisaties van buiten de gemeente en zijn er 13 gevestigd in de gemeente Velsen. Zowel de grote evenementen van meer dan 7.500 bezoekers (5) als de kleinere (15) zijn hierin meegenomen om een kwalitatief goed beeld te kunnen schetsen. De organisatoren kiezen vooral voor een locatie in de gemeente Velsen omdat het een geschikte locatie is (65%). Verder geeft de helft ook aan dat de lokale binding van belang is. Belangrijkste doelgroep van de ondervraagde organisatoren zijn de gezinnen (80%) en de jongeren (70%). De bezoekers zijn veelal afkomstig uit de regio IJmond (60%), Velsen (50%) en de Metropoolregio Amsterdam (30%). Qua publiciteit wordt er vooral ingezet op internet en sociale media en daarnaast de lokale media (allen 80%). Dienstverlening en Samenwerking Het merendeel (70%) is tevreden over de samenwerking met de gemeente. Iets meer dan de helft (65%) geeft aan dat de aanvraagprocedure voldoet. Het feit dat de gemeente een uitnodigend evenementenbeleid hanteert is bekend bij 55% van de ondervraagden. Een meedenkende houding wordt door een grotere de meerderheid ervaren (65% ja en 10 % enigszins). Voor het gevoel is de regelgeving de afgelopen jaren echter niet afgenomen (80%). Hierin zijn volgens de ondervraagden ook verschillende te zien ten opzichte van andere gemeenten (60% ja, 30% enigszins). Promotie via de gemeente De digitale evenementendisplays zijn bij de meerderheid bekend (85%) net als de evenementenkalender (90%). Waar informatie heen gestuurd kan worden voor promotie is minder bekend, 40% kent het mailadres
[email protected]. Suggesties voor promotie via de gemeente zijn: de driehoeks borden vrijgeven aan derden (dit is echter al het geval), een duidelijke contactpersoon, een actieve rol van de gemeente, subsidie mogelijkheden, goede profilering IJmuiden aan Zee, lokale evenementen meer promoten en een goede spreiding van grootschalige evenementen. Veiligheid Alle organisatoren nemen de maatregelen voor veiligheid op het evenemententerrein die in de vergunning staan vermeld. Voor de veiligheidsmaatregelen buiten het terrein geldt ook dat de maatregelen getroffen worden die in de vergunning staan vermeld Voor de meeste evenementen zijn er geen extra eisen van veiligheid vanuit hun verzekeringspolis (85%). Bij een enkeling zijn er wel eisen aan gesteld. Dit betreft vooral de grote evenementen en winden watersport evenementen. Veiligheidsmaatregelen die genomen worden tijdens een incident zijn o.a. EHBO, BHV en het uitvoeren van de veiligheidsplannen. Dit alles conform de regels in de vergunning. Trends in Veiligheid: het afschuiven van verantwoordelijkheden, alles is over de top, het wordt steeds bureaucratischer, grotere verschillen tussen gemeentes, techniek zorgt voor nieuwe mogelijkheden b.v. camera’s en biometrie. Extra mogelijkheden om de veiligheid nog meer te optimaliseren zijn een goede evaluatie en meer personeelsinstructie. Het merendeel vindt echter dat alles al goed georganiseerd is. De helft is niet aangesloten bij een brancheorganisatie. Met uitzondering van de sportbonden wordt aangegeven dat de bracheorganisaties ook weinig tot niets doen rondom evenementen. Trends en Ontwikkelingen Evenementen worden kleinschaliger. Er wordt meer gebruik gemaakt van Sociale Media. Runs worden steeds populairder. Evenementen worden inhoudelijker, meer gethematiseerd en vaker van een hogere kwaliteit.
15
5.1 Aandachtspunten Ga na hoe de regelgeving en meerdere verantwoordelijkheden voor de evenementenorganisatoren verduidelijkt kan worden. Geef aan hoe de regelgeving verder verminderd kan worden, ook ten opzichte van andere gemeenten. Bekijk hoe de vergunningaanvraag eenvoudiger gedaan kan worden. Geef aan hoe de communicatie verbeterd kan worden. Neem ook de economische voordelen van de lokale evenementen mee. Verzorg meer transparantie in de besluitvorming, stem dit af met hoe andere gemeenten dit doen. Zet nog meer in op promotie van evenementen en bekendheid daarvan bij de evenementenorganisatoren. Verbeter de informatie over vergunningaanvragen via de gemeentewebsite. Evenementenorganisaties hechten aan meer betrokkenheid bij het voortraject Onderzoek de mogelijkheden voor het invoeren van een eenmalige vergunningsaanvraag.
16
6.
Dienstverlening en regelgeving
Het uitgangspunt van het uitnodigende evenementenbeleid uit 2007 was dat de gemeente in eerste instantie de ruimte wil bieden, c.q. de goede voorwaarden wil scheppen voor de evenementenorganisatoren. Hierbij werd onder meer gedacht aan het verbeteren van de dienstverlening en een aanpassing van de legesverordening voor evenementen. Om de doelstellingen uit het uitnodigende evenementenbeleid te kunnen bereiken is ook ingezet op; Het proactief begeleiden van nieuwe interessante evenementen Het verder verbeteren van de dienstverlening Inzetten op vermindering regelgeving 6.1 Hoe werkt de dienstverlening op dit moment? Samenstelling team en formatie In 2010 is het team Evenementen uitgebreid met een tijdelijke kracht voor 28 uur per week. Uiteindelijk is er in 2011 structureel gekozen voor een bezetting van 3 evenementenregisseurs, waarvan 1 coördinator evenementen, totaal 2,2 FTE. De evenementenregisseurs begeleiden het gehele traject van vergunningverlening en zijn vast aanspreekpunt voor organisator en adviseurs. Rol evenementenregisseur De evenementenregisseur is contactpersoon tijdens de evenementen met veiligheidsaandacht en verhoogde veiligheidsaandacht en is voorzitter van het afstemmingsoverleg. Ambtelijke advisering De Evenementencommissie komt maandelijks bij elkaar. Afhankelijk van de agenda schuiven diverse adviseurs aan. De kerngroep bestaat uit politie, brandweer, GHOR, VRK. In de praktijk komt het erop neer dat diverse evenementen en knelpunten worden besproken tijdens de commissievergadering. De adviezen worden besproken maar uiteindelijk bereidt de evenementenregisseur het definitief advies voor en brengt het uit aan de burgemeester. Vanaf 2012 is de veiligheidsadviseur van AZ (adviseur OOV) betrokken bij de evenementen met veiligheidsaandacht en verhoogde veiligheidsaandacht. Samen wordt er naar het advies gekeken vanuit bestuurlijk perspectief, waarin de feiteninventarisatie en de belangenafweging (w.o. openbare orde en openbare veiligheid) in het kader van de vergunningverlening centraal staan. Regionaal evenementenbeleid en regionale evenementenkalender In 2008 is in de veiligheidsregio Kennemerland een regionaal evenementenbeleid vastgesteld. Dit beleid is een regionaal veiligheidskader om o.a. de samenloop van evenementen te kunnen toetsen. De bedoeling is dat het lokaal evenementenbeleid wordt afgestemd op het regionaal beleidskader. Het uitnodigend evenementenbeleid uit 2007 van Velsen is nog niet op het regionale beleid afgestemd. De regionale evenementenkalender is een belangrijk hulpinstrument van de veiligheidsregio Kennemerland om inzicht te krijgen in de samenloop van grootschalige evenementen en om daarmee de capaciteit van de hulpdiensten te kunnen bepalen voor de evenementen in het komend kalenderjaar. Evenementen die capaciteit nodig hebben van de hulpdiensten worden op deze kalender geplaatst. Tot nu toe heeft de Veiligheidsregio Kennemerland (VRK) nog geen negatief advies gegeven over plaatsing van bepaalde evenementen op de evenementenkalender vanwege capaciteitsproblemen. Als er meerdere evenementen tegelijk plaatsvinden en er onvoldoende capaciteit van de hulpdiensten beschikbaar is moet er een afweging gemaakt worden. In de praktijk worden in overeenstemming met het beleid 2007 en de gewijzigde APV besluiten genomen na een belangenafweging. Tot nu toe hebben bestaande evenementen de voorkeur gekregen boven nieuwe evenementen wanneer het ging om gelijke data en locaties. Voor nieuwe evenementen wordt er bij knelpunten gekeken naar alternatieve data en locaties. Het onderwerp weigeringsgronden blijft een zorgpunt. 6.2 Vermindering regelgeving Op het gebied van regelgeving en organisatie is sinds 2007 veel veranderd. De regelgeving op nationaal en lokaal niveau is gewijzigd. Ook over weigering(-sgronden) wordt intussen genuanceerder gedacht dan voorheen. Ook de behandeling van een aanvraag is aangepast in overeenstemming met het voorgestelde beleid en op basis van voortschrijdend inzicht en ervaring nog in ontwikkeling. Het onderstaande is de neerslag van de ontwikkelingen die hebben plaatsgevonden en nog plaatsvinden.
17
Het verdient aanbeveling de ingeslagen weg naar de toekomst verder te ontwikkelen en uit te bouwen ingebed in een nieuwe integraal uitnodigend evenementenbeleid voor de gemeente Velsen. Verruiming van melding en termijnen In het kader van de Deregulering zijn in 2010 criteria in de APV opgenomen voor grote, middelgrote en kleine evenementen. Dit betekent dat de melding voor een klein evenement is verruimd en dat er minimale aanvraagtermijnen zijn gesteld voor de grootte en complexe evenementen met (verhoogde) veiligheidsaandacht. De melding verruimen was in lijn met de Dienstenwet die eind 2009 in werking is getreden. Het opnemen van de termijnen betekende voor praktijk dat in het vervolg een zorgvuldige voorbereiding kan plaatsvinden. In 2013 zijn de termijnen voor kleine, middelgrote en grote evenementen weer komen te vervallen. Hiervoor in de plaats geldt een indieningstermijn van 8 weken. Voor evenementen met veiligheidsaandacht en verhoogde veiligheidsaandacht stelt de burgemeester de indieningstermijn vast. Dit past in de behandelaanpak die wordt gehanteerd in de Handreiking Evenementenveiligheid (HEV) en sluit beter aan op de digitale aanvraagprocedure. Verder is in 2010 de Wet veiligheidsregio’s in werking getreden en de nieuwe Politiewet 2012 is op 1 januari 213 inwerking getreden. Ook is Integraal Veiligheidsbeleid 2011-2014 in de gemeente van kracht geworden waarin aspecten worden behandeld die ook relevant zijn bij evenementen met (verhoogde) aandacht. Integratie diverse vergunningen/ontheffingen in de evenementenvergunning, Eén loket functie Vanaf 2011 zijn de gebruiksvergunning en de evenementenvergunning in één vergunning gecombineerd. Hier is ook het nieuwe Bouwbesluit 2012 op van toepassing is. Vanaf eind 2013 is ook de aanvraag voor een evenementen- en gebruiksvergunning gecombineerd en zijn de leges voor de gebruiksvergunning komen te vervallen wanneer ook een evenementenvergunning wordt verstrekt. In 2011 is er voor een aantal evenementen een vijfjarige ontheffing art 35 verleend. Dit betreft evenementen die jaarlijks terugkeren, vrij toegankelijk zijn voor publiek en van groot maatschappelijk belang zijn voor de inwoners van Velsen. Het is belangrijk hierbij op te merken dat de gegevens, dus ook de organisator/leidinggevende met betrekking tot de ontheffing, gelijk blijven (persoonsgebonden ontheffing). De ontheffing voor het rijden met motorvoertuigen op het strand is nog niet geïntegreerd in de evenementenvergunning. Deze ontheffingen worden in 2014 overgeheveld naar de werkeenheid Vergunningen wanneer hiervoor een duidelijk (uitvoerings-)beleid is vastgesteld. Het is mogelijk om via de digitale aanvraag meerdere ontheffingen aan te vragen. In de toekomst zal een AMvB de brandbeveiligingsverordening vervangen en wordt de omgevingsvergunning (aspect gebruik) net als de gebruiksmelding bij het omgevingsloket aangevraagd. Integreren in de evenementenvergunning is dan niet meer mogelijk. De landelijke en Europese ontwikkelingen in de wet- en regelgeving zorgen ervoor dat er meer vergunningen, ontheffingen of meldingen nodig zijn bij een evenement. Hierbij kan gedacht worden aan: de flora en faunawetgeving. Het bevoegd gezag is de Provincie of het Ministerie; de Waterwet. De afwikkeling van de benodigde vergunning of melding vindt plaats via het bevoegd gezag Rijkswaterstaat (MinI&M); ontheffing strijdig gebruik bestemmingsplan moet worden aangevraagd bij het omgevingsloket van de gemeente; aanstellingsbesluit evenementen verkeersregelaars. Voorheen had de politie het mandaat om deze taak uit te voeren. Met de intrede van de Nationale Politie is deze taak naar de gemeente overgekomen. Organisaties dienen zelf via de SVNL een inlogcode aan te vragen, e-learning te volgen, etc. om in aanmerking te komen voor een aanstellingsbesluit van de gemeente. 6.3 Aandachtspunten De wens om criteria op te stellen voor evenementen blijft een belangrijk punt voor het nieuwe evenementenbeleid. Dit biedt de mogelijkheid zodoende een evenement te kunnen prioriteren en bij gelijke datum en locatie een weloverwogen beslissing te kunnen nemen. Nagaan hoe het regionale evenementenbeleid het beste verwerkt kan worden in het nieuwe evenementenbeleid.
18
7.
Kosten en leges
In Velsen worden de leges berekend naar aantal bezoekers en het feit of er wel of geen entree wordt geheven. Aantal bezoekers Leges zonder entree minder dan 500 € 28,90 van 500 tot 5.000 € 91,45 van 5.000 tot 10.000 € 670,60 van 10.000 tot 25.000 € 1.341,25 meer dan 25.000 € 5.368,50 Tabel 6: leges voor evenementen gemeente Velsen 2015
Leges met entree € 28,90 € 91,45 € 1.107,95 € 2.235,45 € 8.942,10
Er worden geen leges geheven indien de vergunning wordt aangevraagd ten behoeve van nietcommerciële, van groot maatschappelijk belang zijnde activiteiten, gericht op de inwoners van Velsen en die gratis toegankelijk zijn. In 2011 waren dat 53 evenementen, in 2012 54 en in 2013 60 evenementen. Leges Velsen vergeleken met andere gemeenten anno 2015 Wat opvalt uit onderstaande tabel is dat de gemeente Velsen, na de gemeente Haarlemmerliede, de hoogste leges heft voor de grotere commerciële evenementen. Verder valt op dat de legeskosten voor de kleine evenementen allemaal hoger liggen dan die in Velsen. Bij het opstellen van het nieuwe evenementenbeleid wordt bekeken of de leges in Velsen moeten worden aangepast. Gemeente
Toelichting
Velsen
Zonder entree: €28,90 – €5.368,50 Met entree: €28,90 – €8.942,10 Zonder entree: €35,70 – €2.754 Met entree: €40,80 - €11.424 (en verhoogde veiligheidsaandacht)
Haarlemmerliede
Haarlemmermeer
Haarlem
Amsterdam
Rotterdam
Zandvoort
Bloemendaal
Den Haag
Legeskosten €28,90 - € 8.942,10 €35,70- €11.424
€925 - €1.720
middelgroot evenement en grootschalig evenement met verhoogd risico. Een bestaand evenement zonder risico kost €207, een nieuw evenement met verhoogd risico €4.140 Van minder dan 500 bezoekers €250, tot €4.000 voor meer dan 4.000 bezoekers Minder dan 250 bezoekers en geen risico €52,00, tot €2.582 voor een evenement met verhoogd risico en meer dan 250 personen Een klein evenement voor 1 jaar € 103,30 een grootschalig evenement voor 2 of meer jaren of onbepaalde tijd € 582,60 Behandeling van een aanvraag kost €44,95, een nieuwe, uitgebreide, complexe aanvraag € 650,35, advisering door GHOR wordt doorberekend en ligt tussen de €1.073,05 en €2.045,45 Klein evenement met geringe impact op de openbare ruimte €67,20, groot evenement met grote impact op openbare ruimte €887,80
€207 - €4.140
€250 - €4.000 €250 –€2.582
€103,30 - €582,60
€44,95 - €2.695,80
€67,20 - €887,80
Tabel 7: evenementenleges Velsen vergeleken met andere gemeenten
19
De verschillende onderzochte gemeenten hanteren de volgende criteria bij het bepalen van de leges kosten: het aantal bezoekers (de meeste gemeenten), wel of geen entree heffing (Velsen, Haarlemmerliede), wel of geen verhoogd risico (C evenement), of evenement met verhoogde aandacht (B evenement) (Rotterdam, Haarlemmerliede, Haarlemmermeer, Bloemendaal), nieuw evenement of bestaand evenement, terugkerend evenement voor 2 of meer jaren of voor onbepaalde tijd (Zandvoort), wel of geen advisering van verschillende disciplines (Bloemendaal), wel of geen impact op de openbare ruimte (Den Haag). 7.1 Aandachtspunten De criteria van de vrijstellingsbepaling die nu in de leges verordening staat (niet commercieel evenement die van groot maatschappelijk belang zijn en die gratis toegankelijk zijn) is soms moeilijk goed te beoordelen. Een gevolg van de deregulering is dat de legesinkomsten zijn verminderd; de melding is verruimd, de gebruiksvergunning is geïntegreerd in de evenementenvergunning.
20
8.
Veiligheid
8.1 Ontwikkeling Handreiking EvenementenVeiligheid (HEV) Uit de rapportage van de Inspectie Veiligheid en Justitie (IV&J) en de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) gehouden in 2010/2011, is gebleken dat de gezondheid van evenementenbezoekers onvoldoende is gewaarborgd in Nederland. De Tweede kamer is van mening dat de gezondheid van evenementenbezoekers als een huidig maatschappelijk probleem wordt ervaren, dat aangepakt dient te worden. In 2011 is de landelijke Handreiking Evenementenveiligheid (HEV, 2011) uitgebracht, waarbij wordt uitgegaan van een integrale samenwerking tussen de verschillende betrokkenen partijen. De HEV is in 2012 landelijk vastgesteld door het Veiligheidsberaad. Als onderdeel van deze landelijke handreiking is er vanuit Slim Geregeld Goed Verbonden (SGGV) een project uitgevoerd in opdracht van het Ministerie van Economische Zaken. Voor de advisering en vergunningverlening van evenementen is door een marktpartij het instrument de Evenement-Assistent ontwikkeld. De gemeente Velsen heeft tot januari 2015 geparticipeerd in de ontwikkeling van het instrument door deelname aan de Gebruikersraad. Uitkomst is dat het beoogde instrument onvoldoende voordelen biedt voor de organisator van een evenement. Bovendien bleek de borging van het instrument onvoldoende verankerd bij de producent/beheerder. De gemeente Velsen is daarom uit de pilot gestapt. Het proces van de vergunningverlening wordt nu in het gemeentelijk systeem Dimpact (zaaksgerichtwerken) ondergebracht. Dit biedt voordelen vanwege de samenloop met andere processen zoals op het gebied van de Wabo De HEV, waarin de gezondheid van evenementenbezoekers een onderdeel van uitmaakt, is vertaald in Velsen voor het proces van vergunningverlening. De risicoscan wordt uitgevoerd voorafgaand aan de opstelling van de jaarlijkse evenementenkalender. De risicoanalyse wordt bij elk B- en Cevenement uitgevoerd. De risicoanalyse vormt de basis voor de organisator om daarop zijn (veiligheids)plannen te baseren. De plannen worden door de organisator aangeboden aan de gemeente en de hulpdiensten ter toetsing. Nadat de plannen zijn afgestemd, vindt de vergunningverlening plaats, waarbij in de vergunning wordt verwezen naar de plannen waarmee deze een integraal onderdeel uitmaken van de verleende vergunning. Daarmee wordt een basis gelegd voor het kunnen uitvoeren van toezicht en handhaving op een adequaat niveau. Met deze werkwijze wordt aan de organisator van een B- en C-evenement de ruimte geboden om zelf invulling te geven aan de aspecten eigen verantwoordelijkheid, zelfredzaamheid en zelforganiserend vermogen. Hiermee komt de overheid beter in zijn nieuwe positie van de regisserende overheid, die tevens invulling geeft aan de behoefte van een faciliterende overheid: initiatieven mogelijk maken.
8.2 Controle & Handhaving De toezichthouder evenementen is sinds 2010 beschikbaar voor 12 uur per week. De juridische afhandeling van evenementen/horeca/brandveiligheid is beperkt beschikbaar. Het is een aandachtspunt om integraal toezicht en handhaving te organiseren op en rond evenementen met een (verhoogde) veiligheidsaandacht. Door de nieuwe werkwijze, zoals geformuleerd onder 8.1, zijn de uitvoerende disciplines zoals toezicht & handhaving en de hulpdiensten betrokken bij het proces van vergunningverlening. Hiermee wordt invulling gegeven aan preventief toezicht & handhaving omdat in een vroeg stadium over de uitvoerbaarheid van de plannen met de organisator van gedachten wordt gewisseld. Hierbij wordt ook aandacht besteed aan de Drank- en Horecawet waarbij een leeftijdsgrens voor alcohol is ingevoerd.
8.3 Aandachtspunten Belangrijk voor organisatoren van evenementen is dat de gemeente een kenbaar en duidelijk integraal evenementenbeleid heeft, waarin een transparant vergunningverleningsproces is vastgelegd. Een integraal evenementenbeleid geeft ook duidelijk de kaders aan waarbinnen de evenementen georganiseerd kunnen worden. De volgende aspecten verdienen aandacht in het nieuw op te stellen evenementenbeleid van Velsen, waarbij een fundament wordt gelegd voor de regierol van de gemeente: Het nieuwe veiligheid- en risicobeleid (incl. risicoscan en –analyse van evenementen), vertaald in een nieuwe werkwijze, wordt in het nieuwe evenementenbeleid opgenomen en geformaliseerd;
21
Beleidskaders voor toezicht en handhaving met betrekking tot evenementen, inclusief de juridische afhandeling van een toezicht- en handhaving; Het aanwijzen van locaties waar evenementen gehouden kunnen worden, waarbij vooraf randvoorwaarden worden aangegeven. Bij toezicht en handhaving is de regelnaleving (nalevingsgedrag) het doel en niet toezicht of handhaving op zichzelf. De geformuleerde doelstelling in 2007 is om die reden vatbaar voor aanpassing. Door de gemeenteraad is in januari 2013 het Integraal Toezicht en Handhavingsbeleid vastgesteld, dat voor alle beleidsterreinen van toepassing is. In aanvulling op deze kadernota moet voor elk beleidsveld een uitvoeringsbeleid voor het specifieke toezicht en handhaving worden ontwikkeld. Het behelst niet alleen Drank- en Horeca maar meer compleet integraal Toezicht en Handhaving (o.a. bouwveiligheid, brandveiligheid, milieu en gezondheid etc.)
22
9. Hoe wordt het nieuwe evenementenbeleid opgesteld? Er is begin 2014 een ambtelijke werkgroep gestart. Deze werkgroep heeft meegewerkt aan het opstellen van de evaluatie van het huidige beleid en zal meeschrijven aan het nieuwe beleid. De aandachtspunten uit de evaluatie worden meegenomen in het nieuwe evenementenbeleid. De evenementenorganisatoren zijn betrokken via de interviews die gehouden zijn. Die inbreng wordt meegenomen in het nieuwe evenementenbeleid. Voor het nieuwe beleid wordt ook onderzocht wat de laatste ontwikkelingen en trends zijn. Ook worden andere gemeenten geïnterviewd en verschillende voorbeelden van evenementenbeleid bekeken. Onderdeel van het uitnodigende evenementenbeleid van 2007 was evenementen in te zetten als middel om het profiel van de gemeente te versterken en promoten. Na die tijd is de Visie Kennisrijk Werken in Velsen 2025 en de Strategische Agenda 2013-2016 opgesteld. Op dit moment loopt er een traject om citymarketing te realiseren in de gemeente Velsen. Citymarketing wordt daarbij gezien als belangrijk middel om de visie te helpen realiseren. Op 9 juni 2015 is de citymarketingstrategie vastgesteld. Daarin is ook meegenomen op welke wijze evenementen ingezet kunnen worden voor citymarketing. Het onderdeel dat is opgenomen over evenementen wordt uiteindelijk geïntegreerd in het nieuwe evenementenbeleid.
23
