EVALUASI DIRI PHK INSTITUSI 2010 UNIVERSITAS NAROTAMA SURABAYA BAB I PELAKSANAAN LAPORAN EVALUASI DIRI

EVALUASI DIRI PHK INSTITUSI 2010 UNIVERSITAS NAROTAMA SURABAYA

BAB I PELAKSANAAN LAPORAN EVALUASI DIRI

Pelaksanaan evaluasi diri dilakukan oleh Tim Task Force Program Hibah Kompetisi Berbasis Institusi Tahun Anggaran 2010 (PHK-I 2010) Universitas Narotama Surabaya (UNNAR) yang diangkat berdasarkan SK Rektor Nomor 064/NR-R/03/II/2009 tanggal 17 Februari 2009. Evaluasi dilaksanakan pada seluruh tingkat kegiatan di UNNAR yang meliputi Fakultas dan Prodi, Bagian Admisi dan Registrasi, Bagian Sarana Prasarana dan Pemeliharaan, Bagian Keuangan, Bagian Umum dan Kepegawaian, Perpustakaan, Lembaga Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat (LPPM) serta Unit Penjaminan Mutu (UPM).Tugas task force ini adalah untuk menghimpun secara sistematis informasi dari berbagai catatan maupun pencarian data primer lainnya dilanjutkan dengan menganalisis dan menyusun laporan evaluasi diri. Penyusunan evaluasi diri ini melibatkan pimpinan,dosen, karyawan, dan mahasiswa. untuk mendukung kelancaran penyusunan evaluasi diri staf manajerial, akademik maupun administratif bertugas untuk menghimpun datadata yang menjadi tanggungjawab masing-masing unit. Keseluruhan kegiatan yang dilakukan dalam proses evaluasi diri adalah sebagai berikut: (1) Mengumpulkan data dari berbagai sumber internal dan eksternal, baik dengan cara pengambilan data secara langsung maupun dengan kuesioner; (2) Menyeleksi data, untuk menentukan data yang relevan dengan informasi yang akan digunakan untuk melakukan analisis; (3) Analisis data, menggunakan SWOT dan Cause- Root Analysis; (4) Mengidentifikasi isu strategis; (5) Menentukan dan menganalisis akar masalah; (6) Menemukan solusi alternatif untuk setiap akar permasalahan yang berhasil diidentifikasi; dan (7) Memilih dan memutuskan rencana kegiatan dengan mempertimbangkan semua solusi berdasarkan pada skala prioritas dan kontribusi terhadap pengembangan UNNAR. Pengelolaan institusi selalu dikaitkan dengan isu stategis LRAISE. Oleh karena itu tata kelola Universitas Narotama selalu dikaitkan dengan isu tersebut. Masalah yang dihadapi UNNAR dalam pengelolaan organisasi untuk peningkatan kapasitas dan pencitraan perguruan tinggi adalah (1) kesadaran dan pemahaman dosen, karyawan, dan mahasiswa tentang mutu masih rendah; (2) kepuasan mahasiswa terhadap sistem penjaminan mutu rendah; (3) sistem pengelolaan akademik belum efektif dan efisien; (4) sistem administrasi umum dan keuangan belum efektif dan efisien; dan (5) rendahnya kepuasan mahasiswa terhadap layanan sistem administrasi umum dan keuangan.(6) Sistem Informasi Manajemen (SIM) UNNAR yang belum terintegrasi, (7) Rendahnya minat dosen/mahasiswa menggunakan IT karena kualitas pelayanan IT yang kurang, (8) Belum ada system pengembangan SDM meliputi system reward and punishment, jenjang karir, rekruitmen, serta pelatihan SDM.

1


BAB II LATAR BELAKANG 2.1. Sejarah UNNAR Didorong semangat dan kemauan untuk ikut serta mencerdaskan kehidupan bangsa maka sekelompok Dosen Universitas Airlangga (UnAir) dan Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) serta beberapa tokoh masyarakat seperti Moh. Noer (mantan Gubernur Jawa Timur), Drs. Muhadji Widjaja (mantan Walikotamadya Surabaya), Brigjen. Blegoh Soemarto (mantan Komandan Korem 084 Bhaskara Jaya) sepakat untuk mendirikan Perguruan Tinggi Swasta (PTS) di Surabaya guna ikut membantu menampung para lulusan SLTA yang tidak tertampung di Perguruan Tinggi Negeri (PTN) ataupun di PTS di Jawa Timur, khususnya di Surabaya. Pada tanggal 20 Pebruari 1981 didirikanlah Yayasan Pawiyatan Gita Patria sebagai Badan Hukum Pembina PTS yang didirikan dengan akte notaris R. Soebiono No. 167. Yayasan ini kemudian mendirikan PTS yang diberi nama Universitas Narotama. Susunan pengurus Yayasan terakhir diubah dengan akte notaris no. 2, tanggal 10 Mei 2002. Nama Narotama diambil dari nama seorang tokoh sejarah Mahapatih dari Prabu Airlangga yang sekaligus juga sebagai guru ilmu kenegaraan serta guru agama dan ilmu kedigdayaan. Jadi tepat kiranya Universitas Narotama mengambil nama guru Prabu Airlangga karena para pendiri dan pengelolanya mempunyai tujuan dan citacita yang sama dengan pendiri Universitas yang telah ada sebelumnya. Universitas Narotama (UNNAR) di dalam perjalanan hingga waktu saat ini telah berusia 25 tahun dan memiliki 4 fakultas dengan 8 program studi yang terdiri dari program Sarjana (S1) dan program Pascasarjana (S2). Universitas Narotama (Surabaya) atau biasa disingkat UNNAR adalah PTS yang saat ini beralamat di Jl. Arief Rahman Hakim No. 51 Surabaya. Fakultas dan Program Studi yang ditawarkan oleh UNNAR adalah : Tabel 2.1. Fakultas, Program Studi, Status Akreditasi dan SK Ijin Operasional Universitas Narotama Surabaya Tahun 2008 Status SK DIKTI No. Fakultas Program Studi Akreditasi Ijin Operasional Magister Manajemen B 293/D/T/2008 1 Ekonomi Manajemen B 800/D/T/2008 Akuntansi B 801/D/T/2008 2 Teknik Teknik Sipil B 799/D/T/2008 Magister Hukum B 292/D/T/2008 3 Hukum Ilmu Hukum B 802/D/T/2008 Sistem Informasi C 3232/D/T/2008 Ilmu 4 1428/D/T/KKomputer Sistem Komputer C VII/2009

2


2.2. Rencana Pengembangan Jangka Panjang 2.2.1. Visi dan Misi UNNAR Visi dan Misi Universitas Narotama adalah sebagai berikut:

VISI: Terwujudnya Universitas yang Modern dan Bermutu Berbasis Teknologi Informasi MISI: Memberikan kontribusi nyata dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi untuk kesejahteraan masyarakat melalui kegiatan-kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat dengan memanfaatkan teknologi komunikasi dan informasi

TUJUAN: 1) Menjadi universitas yang mampu menyelenggarakan pendidikan tinggi yang relevan dengan kebutuhan masyarakat, dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi berakar pada rasa kecintaan terhadap tanah air Indonesia 2) Menjadi universitas yang mampu menciptakan proses dan pelayanan pendidikan tinggi yang bermutu, untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat

2.2.2. Rencana Induk Pengembangan Tabel 2.2. Agenda Prioritas Pengembangan UNNAR Tahap Pertama 2005-2010 Agenda dan Bentuk Kegiatan Outcome

3


Pengembangan sumber daya manusia 1) Membangun komitmen dan kolaborasi pimpinan, staf akademik dan non akademik. 2) Audit organisasi dan sumberdaya. 3) Penerapan sistem kepegawaian mencakup staf akademik dan non akademik. 4) Meningkatkan pendidikan dan kepangkatan staf akademik ke jenjang yang lebih tinggi 5) Meningkatkan sertifikasi keahlian yang dimiliki oleh staf akademik maupun non akademik 6) Meningkatkan kemampuan penelitian staf akademik sesuai bidang keahlian dan pendidikan yang dimiliki

Pengembangan Sistem Informasi kegiatan akademis 1) Rekonstruksi reposisi dan revitalisasi aktifitas inti, melalui:  Pelaksanaan pendidikan, pengembangan program akademik.  Pengambangan kurikulum dan metodologi pembelajaran. 2) Penguatan dibidang perencanaan dan penugasan astaf akademik melalui pebenahan sistem assessment kebutuhan IPTEK/Lab/Praktikum dan kebutuhan dasar 3) Pengelolaan pelayanan akademik melalui komputerisasi sistem informasi akademik 4) Pengelolaan pelayanan kegiatan riset melalui sistem informasi akademik

1) Penguatan kapasitas SDM terutama dalam hal komitmen dan kolaborasi pimpinan, staf akademik dan nonakademik. 2) Penguatan pola komunikasi dan prosedur kerja yang menumbuhkan motivasi kerja, disiplin dan rasa memiliki yang tinggi. 3) Profil staf yang bekerja sama secara efisien dan efektif, tanggap dengan kebutuhan kampus dan pelayanan peningkatan prestasi mahasiswa. 4) Penguatan kompetensi staf untuk pencapaian visi dan misi universitas 5) Etos kerja staff melalui penguatan budaya korporasi. 6) Banyaknya sertifikasi keahlian yang dimiliki oleh staf akademik maupun non akademik 7) Meningkatnya kemampuan penelitian staf akademik sesuai bidang keahlian dan pendidikan yang dimiliki 1) Kualifikasi academic excellen mahasiswa. 2) Kemudahan mahasiswa mendapatkan akses sumberdaya , informasi dan kebutuhan yang menopang kegiatan akademis 3) Produk unggulan program akademik 4) Kurukulum berbasis kompetensi dan active learning. 5) Pemenuhan teknologi dan efektifitas pembelajaran 6) Sistem informasi akademik yang menunjang kebutuhan mahasiswa dan pengembangan manajemen akademik. 7) Sistem informasi akademik yang menunjang aktifitas riset dosen dan mahasiswa

4


Agenda dan Bentuk Kegiatan Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu 1) Peningkatan dan penjaminan mutu kurikulum dan silabi secara berkelanjutan 2) Peningkatan mutu riset bertaraf nasional dengan kebijakan mengutamakan pada penyelesaian permasalahan bangsa dan mendorong riset-riset kerjasama dengan industri dan pemerintah 3) Peningkatan mutu pengabdian pada masyarakat yang diarahkan untuk kesejahteraan masyarakat 4) Peningkatan daya saing dan kompetensi lulusan Pengembangan sistem akuntansi dan sumberdaya aset 1) Akuntabilitas dan kualitas manajemen pelayanan keuangan melalui penataan sistem audit organisasi, sumber daya dan aset, analisis jabatan dan daftar aset fakultas maupun universitastiap tahun 2) Pengembangan sumberdaya keuangan, anggaran terencana dan terkait dengan agenda transformasi. 3) Sistem pembayaran yang terpadu. 4) Kebijakan penetapan kewajiban pembayaran mahasiswa. 5) Sistem informasi keuangan yang transparan. 6) Manajemen aset 7) Pembentukan satuan unit komersial

Outcome 1) Menunjang earning capacity Universitas Narotama melalui program sertifikasi lifeskill yang dibutuhkan masyarakat 2) Meningkatkan jumlah dan kualitas kolaborasi riset. 3) Partisipasi Universitas Narotama dalam pemecahan masalah riil di masyarakat dan pengembangan masyarakat berbasis pengetahuan 4) Mengembangkan budaya riset di Kampus Universitas Narotama 5) Pencapaian pertumbuhan dan relevansi kegiatan akademik terhadap kebutuhan masyarakat 6) Efisiensi dan produktivitas lulusan 7) Percepatan masa tunggu lulusan bekerja 1) Staf terorganisasi dalam pranata yang menunjang volume kegiatan. 2) terdapat catatan aset disetiap ruang fakultas dan universitas 3) Ter up-date data aset setiap tahun 4) Diketahui kapasitas dan kapabilitas organisasi 5) Meningkatnya :  Sumber daya keuangan yang dihmpun secara terpadu dan didistribusikan kearea kebutuhan yang tepat sesuai dengan skala prioritas.  Kemampuan menghimpun sumber daya keuangan Universitas Narotama.  Efisiensi untuk mencapai keberlanjutan Universitas Narotama.  Kelancaran kegiatan akademis dengan dukungan sarana dan pelayanana kegiatan akademis yang memadai. 6) Mahasiswa, dosen dan karyawan merasakan Universitas Narotama sebagai tempat yang kondusif dan nyaman untuk melakukan perkuliahan belajar dan melakukan kegiatan akademik.

5


Agenda dan Bentuk Kegiatan Outcome Penguatan sistem informasi manajemen publik relation dan networking 1) Peningkatan kerjasama dengan universitas lembaga sosial masyarakat -pemerintah 1) Menciptakan jaringan dan aliansi dalam dan swasta, dalam dan luar negeri. sistem kemitraan yang saling 2) Penguatan public relation untuk menguntungkan. membangun daya dukung masyarakat 2) Menumbuhkan agen perubahan potensial dalam pengembangan eksternal kampus(masyarakat). Universitas Narotama 3) Sistem dan jaringan informasi pendididkan tinggi yang terncana dan terhubung dengan seluruh perguruan tinggi didalam dan luar negeri 4) Penguatan budaya kooperatif

6


Tabel 2.3. Agenda Prioritas Pengembangan UNNAR Tahap Kedua 2011-2015 Agenda dan Bentuk Kegiatan Peningkatan kualitas dan sumber daya manusia

kinerja

1) Meningkatkan kolaborasi dan kerja sama pimpinan, staf akademik dan non akademik. 2) Pengembangan self control unit pada sistem Audit organisasi dan sumberdaya. 3) Pengembangan sistem kepegawaian yang berbasis IT mencakup staf akademik dan non akademik. 4) Meningkatkan pendidikan dan kepangkatan staf akademik ke jenjang yang lebih tinggi 5) Meningkatkan sertifikasi keahlian yang dimiliki oleh staf akademik maupun non akademik 6) Meningkatnya kuantitas dan kualitas penelitian staf akademik sesuai bidang keahlian dan pendidikan yang dimiliki Pengembangan Sistem Informasi kegiatan akademis 1) Pembangunan sistem terpadu Pelaksanaan pendidikan, dan pengembangan program akademik. 2) Meningkatkan kualitas sistem assessment kebutuhan IPTEK/Lab/Praktikum dan kebutuhan dasar 3) Pembangunan sistem pelayanan akademik terpadu berbasis sistem informasi. 4) Peningkatan pelayanan kegiatan riset melalui sistem informasi manajemen terpadu

Outcome 1) Peningkatan kapasitas SDM terutama dalam hal komitmen dan kolaborasi pimpinan, staf akademik dan nonakademik. 2) Sistem evaluasi kinerja yang menumbuhkan motivasi kerja, disiplin dan rasa memiliki yang tinggi. 3) Profil staf yang modern dan bermutu. 4) Peningkatan kuantitas dan kualitas kompetensi staf untuk pencapaian visi dan misi universitas 5) Banyaknya sertifikasi keahlian yang dimiliki oleh staf akademik maupun non akademik 6) Meningkatnya kuantitas dan kualitas penelitian staf akademik sesuai bidang keahlian dan pendidikan yang dimiliki

1) Sistem informasi akademik terpadu yang menunjang kebutuhan mahasiswa dan pengembangan manajemen akademik 2) Peningkatan Kualifikasi academic excellen mahasiswa. 3) Peningkatan kuantitas dan kualitas akses sumberdaya , informasi dan kebutuhan yang menopang kegiatan akademis mahasiswa 4) Peningkatan jumlah dan kualitas produk unggulan program akademik

7


Agenda dan Bentuk Kegiatan Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu 1) Pembangunan SIM untuk sistem penjaminan mutu kurikulum dan silabi secara berkelanjutan 2) Peningkatan kompetensi riset yang memberikan solusi penyelesaian permasalahan bangsa 3) Peningkatan mutu pengabdian pada masyarakat yang diarahkan untuk kesejahteraan masyarakat 4) Peningkatan kuantitas daya saing dan kompetensi lulusan Pengembangan sistem akuntansi dan sumberdaya aset 1) Transparansi keuangan melalui sistem informasi keuangan terpadu 2) Pengembangan sistem informasi sumberdaya keuangan, sarana prasarana terpadu. 3) Sistim informasi Manajemen aset terpadu 4) Sistim informasi unit komersial terpadu

Outcome 1) Meningkatnya Kepuasan dan kepercayaan mahasiswa terhadap sistem penjaminan mutu 2) Meningkatnya jumlah riset kerja sama dengan dunia usaha,dan pemerintah. 3) Meningkatnya jumlah MOU untuk penyelesaian permasalahan masyarakat 4) Pencapaian pertumbuhan dan relevansi kegiatan akademik terhadap kebutuhan masyarakat 5) Efisiensi dan produktivitas lulusan 6) Percepatan masa tunggu lulusan bekerja 1) Meningkatnya kepuasan mahasiswa terhadap layanan keuangan. 2) Meningkatnya pencitraan universitas 3) Meningkatnya kepuasan dan sistim koordinasi antar staf 4) Efektivitas dan Efisiensi Tata kelola organisasi 5) Meningkatnya kepercayaan masyarakat terhadap kualitas lulusan Universitas narotama.

Penguatan sistem informasi manajemen publik relation dan perluasan 1) Meningkatnya jumlah dan kualitas networking universitas kerjasama dengan lembaga sosial masyarakat -pemerintah dan swasta, 1) Menciptakan sistim informasi dalam dan luar negeri. manajemen pemasaran terpadu 2) Penguatan daya saing public relation 2) Peningkatan jaringan dan aliansi dalam untuk membangun daya dukung sistem kemitraan yang saling masyarakat potensial dalam menguntungkan. pengembangan Universitas Narotama 3) Peningkatan jumlah agen perubahan 3) Sistem dan jaringan informasi eksternal kampus(masyarakat). pendididkan tinggi yang terncana dan terhubung dengan seluruh perguruan tinggi didalam dan luar negeri 4) Penguatan daya saing melalui perluasan budaya kooperatif pada semua lini yang ada di UNNAR

8


2.3. Analisis Lingkungan Eksternal Globalisasi telah melahirkan tuntutan-tuntutan baru pada institusi pendidikan tinggi. Salah satu pemicu tuntutan itu adalah pencapaian kemajuan teknologi informasi dan komunikasi untuk meningkatkan daya saing bangsa. Sejalan dengan tuntutan ini, pemerintah melalui Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi telah menetapkan acuan utama dalam kebijakan dasar pengembangan pendidikan tinggi ke depan yakni Strategi Jangka Panjang Pendidikan Tinggi (Higher Education Long Term Strategy, HELTS) 2003-2010 yang diarahkan untuk meningkatkan daya saing bangsa. Berkaitan dengan kebijakan tersebut, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen Dikti) telah meluncurkan program pengembangan sistem dan jaringan informasi pendidikan tinggi yang direncanakan secara bertahap akan menghubungkan seluruh perguruan tinggi di Indonesia (Indonesian Higher Education Network-INHERENT). Kampus UNNAR terletak di kawasan Kampus Boulevard yaitu kawasan Kampus terbesar di Jawa Timur yang terdiri dari Kampus ITS, ITATS, UNNAR, UPB, UNIPRA, UKARTINI, STIESIA, UNTAG dan UNITOMO. Lokasi kampus yang menguntungkan ini memberi peluang bagi UNNAR untuk dapat membangun kerjasama yang berkaitan dengan terwujudnya perguruan tinggi yang berkualitas, khususnya dalam rangka memperluas akses, peningkatan mutu dan relevansi, serta merespon kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. ITS adalah perguruan tinggi yang menjadi simpul informasi untuk wilayah Indonesia Timur (sumber: http://www.share.its.ac.id), sedangkan ITATS, UNTAG dan STIESIA merupakan perguruan tinggi yang telah berpengalaman menerapkan manajemen perguruan tinggi berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Kondisi ini merupakan peluang yang sangat bagus bagi UNNAR untuk mewujudkan sharing information dan sharing knowledge dengan kedua perguruan tinggi tersebut melalui network dengan memanfaatkan teknologi informasi berbasis website. Ditjen DIKTI dalam upaya untuk mengembangkan secara berkesinambungan perguruan tinggi di Indonesia, sejak tahun 1995 sampai sekarang telah melaksanakan program-program hibah kompetisi. Kebijakan ini merupakan peluang bagi UNNAR untuk ikut serta berkompetisi sehingga seluruh agenda pengembangan yang diarahkan pada pencapaian visi yang telah ditetapkan dapat terlaksana. Berkaitan dengan hal tersebut berarti UNNAR telah turut serta mensukseskan kebijakan Ditjen Dikti yaitu mendorong terwujudnya perguruan tinggi yang berkualitas dan dikelola secara otonom dengan mengedepankan prinsip good university governance (GUG) dalam lingkungan organisasi yang sehat. Tantangan terbesar yang harus dihadapi UNNAR kedepan adalah menjadikan UNNAR sebagai universitas yang mandiri, mempunyai keunggulan dalam mutu serta ditunjang teknologi informasi dan komunikasi yang up-to-date.Untuk itu arah pengembangan UNNAR beserta program akademik yang diselenggarakan,harus mampu memenuhi permintaan dan tuntutan masyarakat, dunia usaha, dan industri akan lulusan dengan penguasaan produk teknologi yang tinggi. Hal ini harus dicerminkan oleh kualitas lulusan yang kompeten, profesional dan mandiri sehingga kepercayaan stakeholder makin

9


meningkat, dan yang pada akhirnya akan menjadikan lulusan UNNAR memiliki daya serap yang tinggi di dunia kerja. 2.4. Evaluasi Pelaksanaan, Hasil Dan Dampak Hibah Di UNNAR 2.4.1. Evaluasi Pelaksanaan Hibah Di UNNAR Sampai saat ini jumlah Prodi yang mengajukan Proposal PHK baik dari Ditjen Dikti maupun dari sumber lain masih sangat terbatas sehingga pada proses pengajuan proposal hibah di UNNAR belum dilakukan proses seleksi. Tim Monevin sebagai bagian dari Tim Penjaminan Mutu saat ini masih sebatas bertugas untuk melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan hibah yang sedang berlangsung. Tim Monevin juga ditugasi oleh pimpinan untuk melakukan advokasi dan pendampingan agar semakin banyak Prodi yang mengajukan proposal. Sistem monitoring, evaluasi dan pelaporan proyek-proyek PHK di lingkungan UNNAR dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut

Gambar 2.1. Sistem Monitoring Evaluasi dan Pelaporan Proyek PHK di UNNAR 2.4.2. Hasil Hibah Sejak tahun 2007, UNNAR baru mendapatkan 1(satu) dana hibah dari Ditjen Dikti, yaitu PHK A1 Prodi Teknik Sipil tahun 2007-2008 dengan tujuan mengembangkan kemampuan dalam menyelenggarakan program pendidikan melalui perbaikan organisasi dan manajemen internal, dalam bentuk aktivitas pengembangan Tracer Study, perbaikan dokumentasi berbasis database serta pengembangan bahan ajar. Sedangkan outcome yang didapatkan dari pelaksanaan Hibah PHK A1 Prodi Teknik Sipil tahun 2007-2008 adalah dimilikinya sistem administrasi pengelolaan program studi yang lebih baik dengan kemampuan melakukan evaluasi diri lebih baik, pengelolaan data & informasi yang akurat, serta kemampuan mempersiapkan re-akreditasi program studi 2.4.3. Dampak Hibah Di UNNAR Dampak yang diperoleh dari pelaksanaan kegiatan PHK A1 Prodi Teknik Sipil tahun 2007-2008 adalah: 1) Perbaikan dokumentasi berbasis database, dimana telah terealisasi pelayanan KRS, KHS & transkrip maksimal 3 hari, pelayanan surat keterangan mahasiswa (ijin, bimbingan skripsi & magang proyek)

10


2)

3)

maksimal 3 hari, proses data akademik untuk pelaporan DIKTI (EPSBED) maksimal 3 hari serta data akademik online web site based. SIM Akademik telah dilakukan sosialisasi kepada user baik Dosen, Mahasiswa maupun Karyawan, serta dilaunching via website. Pengembangan SIM Akademik diadopsi oleh seluruh Fakultas, sehingga Rektor melalui Puskom telah membuat template pengembangan SIM Akademik yang diaplikasikan di semua Fakultas. Pengembangan tracer study, dimana indikator yang diharapkan tercapai pada akhir tahun 2007 adalah berupa tracer study yang mencakup 40% alumni serta profil lulusan yang memenuhi data lebih dari 40% alumni. Telah terealisasi profil alumni sejumlah 506 alumni periode lulusan 19872007, serta pelaksanaan tracer study melalui telesurvey dan via pos. Saat ini di semua Fakultas juga telah dikembangkan tracer study yang sangat bermanfaat dalam pelacakan alumni, fungsinya antara lain mempermudah pihak Fakultas dalam pelaksanaan magang melalui jaringan perusahaan tempat alumni UNNAR. Pengembangan bahan ajar, dimana telah terealisasi modul berbahasa inggris untuk 2 mata kuliah, dan modul mata kuliah multimedia-based learning sejumlah 5 mata kuliah. Manfaat dari kegiatan ini dirasakan oleh seluruh dosen dari semua Fakultas. Outcomes dari kegiatan ini adalah meningkatnya kemampuan dosen dalam mempersiapkan proses pembelajaran, dosen mampu membuat modul menggunakan multimediabased learning serta modul dengan teks bahasa inggris.

Secara umum dapat disimpulkan bahwa manfaat dari program hibah kompetisi pada Prodi adalah telah tercipta suasana akademik yang kondusif, hal ini ditandai dengan semakin banyaknya Prodi yang melakukan pembenahan data, merapikan data dan menganalisis data untuk mengidentifikasi masalahmasalah, mencari akar permasalahannya, dan pada akhirnya melakukan perbaikan-perbaikan untuk meningkatkan kualitas Prodi. Bagi Universitas manfaat dari program hibah kompetisi adalah Universitas akan melakukan perbaikan terhadap manajemen internalnya seperti: (1) Membenahi dan merapikan data universitas berbasis data base; (3) Membenahi manajemen keuangan yang transparan, efektif, efisien dan akuntabel serta berbasis data base; (4) Membenahi manajemen pengembangan SDM; (5) Mempersiapkan keberlanjutan Tim Penjamin Mutu Internal menjadi suatu lembaga yang independen berupa Unit Penjamin Mutu. 2.5. Evaluasi Sistem Tatakelola dan Organisasi UNNAR Berpedoman pada surat keputusan nomor skep/19/YPGP/IV/2003,tentang mekanisme pengelolaan perguruan tinggi,pengelolaan administrasi,keuangan dan operasional secara umum terpusat di tingkat rektorat,sedangkan untuk pengelolaan akademik di desentralisasi ke masing-masing fakultas. Model tata kelola yang dilaksanakan di UNNAR adalah sistem Sentralisasi Organisasi dan Desentralisasi Akademik

11


(SODA). Dengan sistem SODA diharapkan akselerasi kinerja di UNNAR akan dapat tercapai. Dalam pelaksanaan sistem ini terdapat kelebihan dan kekurangan yang dapat diuraikan sebagai berikut: (1) Sentralisasi pengelolaan organisasi di UNNAR dinilai sebagai sistem yang paling tepat. Sistem organisasi menjadi efektif dan efisien karena ada kendali otoritas yang bersifat terpusat dan terkoordinir oleh Perguruan Tinggi. Namun dalam pelaksanaan sistem ini masih terdapat kelemahan yang menjadi penghambat kelancaran sistem yakni belum tersedianya computerized administration system atau on-line system yang mendukung. Akibatnya informasi dan kebutuhan data yang tersedia di unit-unit tidak dapat diperoleh secara cepat. (2) Desentralisasi pengelolaan akademik di UNNAR juga menggunakan sistem desentralisasi. Desentralisasi pengelolaan akademik telah menghasilkan kinerja akademik menjadi lebih efisien dan berkualitas meskipun setiap Fakultas masih terbatasnya sumber daya manusia yang terbatas, yaitu hanya 3 orang staf akademik. Namun efisiensi kinerja akademik tersebut akan lebih optimal apabila didukung oleh Sistim Informasi Akademik yang terintegrasi serta berbasis Web Site. Saat ini Sistim Informasi Akademik yang ada sifatnya masih parsial di setiap Fakultas dan Sistem Informasi Akademik belum terintegrasi dengan sistim Informasi lainnya di tingkat Universitas, seperti dengan Sistim Informasi Keuangan dan Sistim Informasi Kemahasiswaan.

Gambar 2.2. Struktur Organisasi

12


Sistem manajemen sumber daya manusia, dibagi atas pengembangan pegawai serta pengangkatan dan pemisahan, yang diatur oleh surat keputusan Yayasan Pawiyatan Gita Patria nomor skep/16/YPGP/VII/2003, tanggal 16 Juli 2003, tentang Pembinaan Pegawai Perguruan Tinggi serta surat keputusan. Sedangkan penilaian kinerja diatur oleh surat keputusan Yayasan Pawiyatan Gita Patria nomor: Skep/025/YPGP/2003, tanggal 25 Juli 2003, tentang Pedoman Penilaian dan Penghargaan Kinerja Pegawai Perguruan Tinggi Sentralisasi pengelolaan organisasi di UNNAR dilakukan untuk menjamin sistem organisasi menjadi efektif dan efisien karena ada kendali otoritas yang dikoorniasikan oleh Perguruan Tinggi dibawah pengawasan Rektor dan dilaksanakan oleh wakil Rekotr 1 dan Wakil Rektor 2,yang ruang lingkupnya meliputi : 2.5.1.Bagian Umum dan Kepegawaian Bagian ini bertugas dalam Usaha-usaha untuk meningkatkan pengelolaan Sumber Daya Manusia yang lebih profesional, seperti: rekruitmen, pembinaan, evaluasi,pembinaan kedisiplinan jenjang karir, dan reward berdasarkan kontribusi perlu dilakukan.sedangkan yang bersifat administrasi umum adalah Menyimpan seluruh file Dosen dan Karyawan.administrasi surat menyurat,dan keamanan.Bagian ini membawahi tiga unit setingkat Biro : Biro Sekretaris Rektor, keamanan dan office boy. 2.5.2. Bagian Jaminan Mutu(MonEvin) Bagian ini menjamin terciptanya konsistensi penerapan Sistem Manajemen Mutu di Universitas Narotama berdasarkan Prosedur Mutu yang telah ditetapkan dan memberikan masukan kepada Rektor tentang kinerja system mutu yang berjalan di Universitas Narotama.Membentuk Tim Khusus untuk MonEvin dan mengusulkan kepada Rektor,dalam melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan project-project internal dan eksternal dan Memberikan laporan kepada Rektor tentang penyimpangan Manajemen Mutu yang terjadi. Mengevaluasi efektivitas tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan oleh unit terkait dan bertanggung jawab atas segala dokumen dan laporan dari Biro Kendali Mutu serta mensosialisasikan sistem yang berjalan ke bagian yang terkait. 2.5.3. Bagian Sarana Prasarana dan Pemiliharaan Bagian ini bertanggung jawab terhadap proses pengadaan barang sesuai pengajuan dari masing-masing unit. Melakukan seleksi dan evaluasi suplier untuk mendapatkan barang danjasa sesuai dengan kebutuhan internal universitas.Melakukan controlling dan penggunaan gedung, sesuai jadwal yang ditetapkan.Memastikan kelancaran dan efektivitas penggunaan air dan listrik, serta kebersihan kampus.

13


2.5.4. Bagian Keuangan Bagian ini bertugas membuat rancangan anggaran tahunan berdasarkan kebutuhan masing-masing unit dan mengevaluasi penggunaan anggaran tersebut.Menerima dan membuat laporan penerimaan dan pengeluaran keuangan ke Wakil Rektor 2 dan Rektor secara rutin.Membuat anggaran mingguan dan mencairkan dan mendistribusikan ke unit yang terkait, sesuai dengan pengajuan masing-masing unit.Berkoordinasi dengan Unit Usaha untuk mengoptimalkan fasilitas yang dapat dipergunakan oleh umum sebagai pendapatan tambahan. 2.5.5. Bagian Humas dan Marketing Bagian ini bertugas menjamin terciptanya komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari Universitas ke Masyarakat, sebaliknya menyalurkan opini masyarakat Ke Universitas.Mengkoordinasikan penyebaran informasi melalui media elektronik dan Surat kabar, serta bertanggung jawab sepenuhnya terhadap penerbitanTabloid Gita Patria.Memonitor dan mengevaluasi perkembangan di ruang lingkup Universitas pada umumnya, dan Unnar pada khususnya.Menyiapkan dan meng- update tools marketing Membuat schedule marketing dengan mengintegrasikan informasi-informasi dari Fakultas Menjalankan aktivitas marketing dengan strategi tertentu Mengkoordinasikan seluruh progam unggulan untuk ditampilkan pada expo kampus sebagai kegiatan rutin tahunan untuk peningkatan jumlah mahasiswa baru. 2.5.6. Bagian Protokol dan Rumah Tangga Bagian ini merencanakan dan melaksanakan event yang berkaitan dengan aktivitas di Universitas,melakukan pemeliharaan barang yang digunakan untuk event mempersiapkan fasilitas berkaitan dengan kunjungan dari pihak luar. 2.5.7. Unit Usaha Unit ini merencanakan dan melaksanakan pengelolaan yang berkaitan dengan aktivitas usaha (profit center) di Universitas,melakukan kerjasama usaha dengan pihak luar. 2.5.8. Bagian Kemahasiswaan Bagian Kemahasiswaan bertugas mengkoordinasikan kegiatan BEM dan Unit Kemahasiswaan dan Hubungannya dengan Alumni dan stakeholder, Pengembangan Karakter,merencanakan program-program unggulan di bidang minat dan bakat. Hasil yang diperoleh menunjukkan beberapa bidang olah raga seperti Tae Kwon Do, Karate, Judo, berhasil menjuarai kejuaraan setingkat nasional. 2.5.9. Bagian Admisi & Registrasi Bagian ini bertugas membuat kalender akademik dan mengusulkan, kemudian diberikan ke Rektor.Melaksanakan pendaftaran mahasiswa baru (murni, dan transfer).Mengelola data base mahasiswa dan alumni.Membuat laporan harian pendaftaran mahasiswa baru dan koordinasi dengan Fakultas dan Bagian

14


Keuangan.Membuat rekap mahasiswa aktif kuliah koordinasi dengan bagian Keuangan.Melaksanakan Her-registasi mahasiswa tiap semester, koordinasi dengan Fakultas.Membuat ploting ruangan kuliah berdasarkan jadwal masingmasing fakultas disesuaikan dengan ruangan yang tersedia.Mempersiapkan pelaksanaan wisuda dan penerbitan ijasah.Melaksanakan pelaporan data mahasiswa ke Kopertis dan pengarsipan. 2.5.10. Bagian Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat(LPPM) Bagian ini bertugas merencanakan dan melaksanakan Tri Darma Perguruan tinggi untuk Penelitian dan Pengabdian Masyarakat di lingkungan Universitas . Bagian ini membawahi tiga unit setingkat Biro,yakni Biro Penelitian yang bertugas mengkoordinasikan dan memotivasi penelitian-penelitian Dosen dan melakukan kerjasama penelitian dengan pihak luar serta penerbitan jurnal penelitian universitas,Biro Pengabdian masyarakat yang mengkoordinasikan kegiatan pengabdian masyarakat baik yang internal maupun kerjasama,dan Biro Pusat Sarana Proses Belajar yang Memfasilitasi peningkatan pemahaman metodologi penelitian sarana dan prasarana dalam metode pembelajaran yang efektif dan efisien. 2.5.11. Bagian Perpustakaan Bagian ini bertugas membuat perencanaan terhadap pengembangan fasilitas dan sumber daya manusia.Mengadakan kerja sama dengan mitra perpustakaan, unit pelaksana dan lembaga-lembaga terkait.Membuat format pengantar ke perpustakaan Universitas lain, untuk memenuhi layanan ke mahasiswa. Mendistribusikan form isian bagi setiap fakultas untuk diisi setiap Dosen, terutama berkaitan dengan buku referensi yang dipakaiUntuk membuat modul. Melakukan penyiangan dan pemeliharaan buku-buku.Membangun jaringan ELibrary untuk akses ke unversitas lain. 2.5.12. Bagian Puskom Pusat Sistem Informasi Dan Komputer (PUSKOM) berada dibawah Wakil Rektor I bidang Akademik. Tugas utama PUSKOM adalah mengembangkan seluruh sistem informasi dilingkungan UNNAR. Sistem yang telah dikembangkan oleh PUSKOM adalah Sistem Informasi Akademik,tapi masih bersifat parsial yaitu Fakultas Teknik Sipil dampak dari program hibah PHK A1 dan Fakultas Ekonomi.

15


BAB III EVALUASI KINERJA DAN MANAJEMEN PROGRAM AKADEMIK Program akademik berkaitan dengan seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan yang meliputi: content, input, process dan output. Pengelolaan akademik dilakukan oleh Jurusan yang membawahi program studi, dan dikendalikan oleh fakultas melalui Dekan, dan Universitas melalui Wakil Rektor I. Pelaksana penyelenggaraan pendidikan di koordinasi oleh fakultas dan secara operasional terletak pada program studi yang secara administrasi dipimpin ketua program studi, dan kepala laboratorium. Untuk mengetahui keberhasilan dan kegagalan dalam penyelenggaraan program akademik maka diperlukan proses monitoring dan evaluasi kinerja dan manajemen program akademik sebagai berikut: 3.1. Pendidikan 3.1.1. Mahasiswa Mahasiswa yang mendaftar di UNNAR relatif menurun mulai tahun 2005 sampai dengan tahun 2007 (Tabel 3.1). Hal ini disebabkan antara lain karena adanya koreksi akibat adanya persaingan antar perguruan tinggi di Surabaya yang semakin tajam (perubahan IKIP Surabaya menjadi Universitas dan persaingan harga antar Perguruan Tinggi Swasta (PTS) ).Penurunan mahasiswa juga disebabkan adanya perubahan segmentasi yang diambil melalui peningkatan biaya studi dan sistem seleksi yang dilakukan sejak tahun 2006. Sistem seleksi diselenggarakan secara terpusat oleh Universitas, dengan tiga pola: ujian saringan masuk (USM) dan program penelusuran minat dan kemampuan (PMDK), jalur prestasi, pola USM mewajibkan calon mahasiswa melaksanakan tes ujian saringan masuk, Pola PMDK dan jalur prestasi calon mahasiswa dibebaskan dari tes ujian saringan masuk dan biaya pendaftaran, dengan beberapa persyaratan. Tingkat keketatan Mahasiswa baru berkisar 0,97% (Tabel 3.2). Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Jumlah Mahasiswa Baru 2005-2008 1000

853

800 Jmlh MHS

681

661 514

600 400 200 0 2005

2006

2007

2008

T ahun

Gambar 3.1. Grafik Jumlah Mahasiswa Baru 2005-2008

16


Tingkat Keketatan Mahasisw a Baru 0,99 0,98 0,97 0,96 0,95 Tingkat Keketatan 0,94 0,93 0,92 0,91 0,90 2007

2008 Tahun

MAGISTER MANAJEMEN TEKNIK SIPIL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

MAGISTER HUKUM SISTEM KOMPUTER MANAJEMEN ILMU HUKUM

Gambar 3.2. Grafik Tingkat Keketatan Mahasiswa Baru 2007-2008 Mahasiswa UNNAR sebagian besar berstatus laki-laki (Tabel 3.3), berasal dari Surabaya sebesar 62,37%,Sidoarjo 12,54%,dan 14% dari daerah lainnya di Jawa Timur dan 11,04 % dari wilayah lainnya termasuk Indonesia Timur Tabel (3.4), dengan latar belakang keluarga pegawai swasta dan PNS. Dilihat dari tingkat pendapatan ekonomi keluarga berkisar antara Rp.1.000.000,- s/d Rp. 5.000.000,-. Berdasarkan pada penghasilan keluarga tersebut mahasiswa berasal dari keluarga berpenghasilan menengah ke bawah. Hal ini menunjukkan bahwa UNNAR merupakan universitas yang masih bisa diakses oleh masyarakat yang kurang mampu.Dan seiring dengan perkembangan UNNAR dan perubahan segmentasi mahasiswa prosentase terbesar akan bergeser mengarah kepada yang berpenghasilan menengah . Profil Mahasisw a Baru Berdasarkan Jenis Kelamin 650 600 550 500 450 400 350 Jumlah MHS 300 250 200 150 100 50 0

634 508

493 387

219 173 127

2005

2006

2007 Tahun

Gambar 3.3. Grafik Kelamin2007-2008

168

2008

laki-laki perempuan

Profil

Mahasiswa

Baru

Berdasarkan

jenis

17


0,84% 0,67% 0,84% 1,67% 2,01% 3,01%

11,04%

5,02%

12,54%

62,37%

SURABAYA

SIDOARJO

MADURA

GRESIK

PROBOLINGGO

MALANG

PASURUAN

LAMONGAN

MOJOKERTO

LAIN-LAIN

Gambar 3.4. Grafik Profil Mahasiswa Baru Berdasarkan Wilayah 20072008 3.1.2. Kurikulum Kurikulum yang digunakan di UNNAR selalu dievaluasi secara periodik. Perbaikan kurikulum dilakukan berdasarkan hasil evaluasi internal dari mahasiswa dan dosen maupun masukan dari stakeholder lainnya seperti lulusan dan pengguna lulusan. Kompetensi tenaga kerja yang dibutuhkan pasar kerja saat ini adalah yang: (1) memiliki kemampuan untuk mengidentifikasi, menganalisis dan memberikan alternatif permasalahan; (2) terampil dan siap bekerja di lapangan; (3) memiliki jiwa kemandirian; (4) memiliki kemampuan berkomunikasi baik dalam bahasa Indonesia maupun bahasa asing khususnya bahasa Inggris; dan (5) memiliki kemampuan penguasaan teknologi informasi. Sejalan dengan tuntutan di atas, kurikulum di setiap Prodi telah disusun dan dirancang sesuai dengan kebutuhan pasar kerja. Hasilnya ternyata daya saing lulusan UNNAR menunjukkan daya saing yang cukup baik. Hal ini terbukti dari data waktu tunggu lulusan mendapatkan pekerjaan rata-rata kurang dari 5 (lima) bulan (Tabel 3.5). Hal ini menunjukkan bahwa kompetensi lulusan telah dapat meyakinkan pengguna tenaga kerja. Berarti kurikulum yang ada telah mampu menghasilkan lulusan sesuai dengan tuntutan pengguna. Seperti telah dijelaskan di atas, meskipun saat ini kurikulum yang diterapkan di UNNAR sesuai dengan apa yang dibutuhkan pasar kerja, kurikulum di tiap Prodi yang ada di UNNAR harus tetap dievaluasi secara periodik. Evaluasi terhadap kurikulum mutlak diperlukan karena ilmu terus mengalami perkembangan dan kebutuhan stakeholder juga terus berubah. Dengan lebih berkembangnya Teknologi Informasi (TI) yang dimiliki serta dalam rangka menerapkan efisiensi pembelajaran, mulai Tahun akademik 2007/2008 ini UNNAR mencanangkan pelaksanaan perkuliahan dengan sistem Multimedia.Untuk itu kurikulum harus dirancang agar dapat sesuai dengan pembelajaran berbasis multimedia. 3.1.3. Proses Belajar Mengajar Kegiatan Proses Belajar Mengajar (PBM) meliputi kuliah, praktikum, kuliah umum, tutorial, skripsi, kerja praktek, dan didiskusi, yang sesuai dengan kurikulum yang berlaku, dilengkapi dengan kontrak perkuliahan,berita acara

18


kehadiran,berita acara perkuliahan, GBPP dan SAP, daftar Referensi / pustaka, diktat/modul kuliah dan praktikum, Peraturan akademik, laboratorium dan perpustakaan, serta SDM. Sebagai salah satu dampak dari PHK-A1 pada kegiatan PBM dilakukan Pengembangan SIM Akademik dari prodi Tenik Sipil yang diadopsi oleh seluruh program studi, sehingga Rektor melalui Puskom telah membuat template pengembangan SIM Akademik yang diaplikasikan di semua program studi. Setiap kehadiran dosen dan mahasiswa dalam perkuliahan dan praktikum, dicatatkan dalam berita acara manual ataupun SIM akademik. Sementara setiap semester diadakan evaluasi penilaian kuliah ataupun praktikum yang terdiri unsur UTS, UAS, kehadiran, tugas, dan unsur penilaian lainnya yang ditentukan oleh dosen pembina mata kuliah. Pelaporan kegiatan akademik dilakukan secara rutin ataupun insidentil, melalui manual ataupun SIM Akademik. Pelaporan secara rutin :  Evaluasi nilai setiap mata kuliah, secara manual atau SIM Akademik setiap program studi.Jangka waktu pelaporan diatur oleh universitas, fakultas, dan jurusan, sehingga tidak merugikan mahasiswa untuk kontrak studi semester berikutnya.  Evaluasi diri bidang akademik setiap semester dari tiap program studi  Pelaporan EPSBED yang dihimpun dari program studi, fakultas sampai universitas melalui BAR(Bagian Admisi dan Registrasi),dan PUSKOM setiap semester sesuai dengan jadwal yang ditetapkan DIKTI.  Pengurusan Ijin Operasional dan Akreditasi setiap waktunya minimal 6 bulan sebelum habis masa berlakunya.  Untuk mendukung penyaluran lulusan, telah dikembangkan dalam website di fakultas dimana setiap mahasiswa dan alumni dapat mengakses kesempatan kerja dengan informasi yang tersedia dalam website. Salah satu komitmen UNNAR dalam rangka memajukan pendidikan tinggi di Indonesia adalah meningkatkan kualitas lulusannya. Dalam kurun waktu tiga tahun terakhir (2006-2008) IPK rata-rata terus mengalami peningkatan (Tabel 3.7). Data ini menunjukkan bahwa IPK lulusan UNNAR sudah memenuhi kebutuhan IPK dari pasar kerja dan memenuhi standar nasional (3,0).

19


Profil Lulusan Berdasarkan Tahun Lulus dan IPK 3,28 3,26 3,24 3,22

IPK 3,20 3,18 3,16 3,14 3,12

2005

2006

2007

2008

Tahun Lulus

Gambar 3.5. Diagram Profil Lulusan Berdasarkan Tahun Lulus dan IPK Berdasarkan hasil angket (Tabel 3.9) terhadap mahasiswa di seluruh fakultas diketahui bahwa menurut sebagian besar dari mahasiswa menyatakan bahwa perkuliahan sebagian besar masih berlangsung secara konvensional (belum memanfaatkan Information and Communication Technology, ICT) dan belum optimalnya diskusi yang interaktif. Dosen juga tidak mengalokasikan cukup waktu kepada mahasiswa untuk berkonsultasi bahkan jika hal tersebut diminta mahasiswa. Situasi seperti ini akan mengakibatkan kurangnya motivasi belajar mahasiswa karena terdapat kesenjangan interaksi antara dosen dan mahasiswa. Bahan bacaan yang dianjurkan oleh dosen juga masih menunjukkan kecenderungan untuk merekomendasikan buku referensi yang dimiliki dosen atau buku-buku yang ada di perpustakaan. Dosen belum banyak memanfaatkan sumber-sumber referensi yang ada di internet. Hal ini disebabkan kompetensi dan sarana prasarana multimedia masih kurang. Metode pengajaran yang diterapkan oleh dosen selama ini masih terbatas pada metode auditori yaitu metode pengajaran satu arah, dimana keaktifan mahasiswa untuk berinteraksi dengan dosen kurang. Sehingga mahasiswa tidak memiliki motivasi untuk membangun pengetahuannya sendiri, mereka tidak terbiasa untuk memecahkan masalah secara bersama-sama dalam kerangka kegiatan ilmiah. Di samping itu mahasiswa juga tidak termotivasi untuk mengakses referensi terkini selain yang direkomendasikan atau diberikan oleh dosen di kelas. Keberadaan teknologi informasi dan komunikasi mutlak diperlukan, terlebih untuk dapat mencapai visi dan misi UNNAR. Pengelolaan pendidikan di arahkan untuk tujuan peningkatan mutu pendidikan, yaitu peningkatan kualitas sumber daya, system informasi yang memadai, ketersediaan keuangan, dan peningkatan manajemen pengelolaan.Oleh karena itu, arah kebijakan UNNAR untuk menjadikan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) sebagai basis pengelolaan Perguruan Tinggi, dengan menerapkan sistem informasi berbasis TIK (renstra 2005-2015). Pengendalian sistem informasi oleh Pusat Komputer

20


(Puskom) di tingkat universitas, dan alokasi keuangan untuk pengembangan sistem informasi merupakan komitmen UNNAR dalam pengelolaan sistem informasi yang serius.Dengan lebih berkembangnya Teknologi Informasi (TI) yang dimiliki serta dalam rangka menerapkan efisiensi pembelajaran, mulai Tahun akademik 2007/2008 ini UNNAR mencanangkan pelaksanaan perkuliahan dengan sistem Multimedia yang sudah diawali oleh Fakultas Teknik Sipil karena dampak hibah PHK A1. Dengan sistem pembelajaran berbasis Multimedia mahasiswa dapat melakukan proses pembelajaran dengan lebih baik melalui peralatan multimedia dan website disetiap Fakultas, CD pembelajaran, serta modul. Untuk beberapa mata kuliah yang dipilih diselenggarakan melalui pembelajaran berbasis multimedia , tatap muka dengan dosen tetap diadakan sebanyak 14 kali per semester, ditambah mahasiswa dapat belajar mandiri melalui CD pembelajaran, website UNNAR, serta modul. Kekurangan materi dari tatap muka dapat ditutupi oleh mahasiswa dengan mempelajari materi melalui website/CD, diskusi, serta evaluasi. Keunggulan dari sistem pembelajaran berbasis multimedia antara lain adalah penggunaan media yang bervariasi sehingga proses belajar dapat lebih efektif, informasi yang diberikan selalu up-to-date, komunikasi lebih menyenangkan, partisipasi peserta ajar lebih besar sehingga mahasiswa dapat belajar tanpa dibatasi ruang dan waktu. Keberadaan pembelajaran berbasis multimedia ini belum dapat direspon dengan baik oleh unit yang ada dimana tingkat kepuasan mahasiswa terhadap pelayanan akademik (table 3.10) yang memiliki nilai 2 (kurang) dan hanya fakultas Teknik Sipil yang sudah mendekati cukup,namun nilai rata-rata masih berkisar 2,3.Melihat kondisi diatas untuk mendukung keberlanjutan proses pembelajaran yang dapat memuaskan mahasiswa sangat diperlukan. Jika melihat tingkat kepuasan mahasiswa perkriteria pada metode pembelajaran(table 3.9)maka sistimatika pembahasan materi kuliah memiliki nilai yang kurang dan dikaitkan dengan kepuasan layanan akademik (tabel3.10), maka pelaksanaan perkuliahan,layanan akademik dan pimpinan serta fasilitas perkuliahan perlu ditingkatkan. 3.1.4. Layanan Internal Layanan administrasi berlangsung dengan melibatkan tata usaha, laboran, dan perpustakaan. Berdasarkan hasil angket terhadap mahasiswa di seluruh fakultas diketahui bahwa tingkat kepuasan mahasiswa terhadap kualitas layanan administrasi akademik (Tabel 3.10), layanan perpustakaan (Tabel 3.11) dan layanan administrasi keuangan (Tabel 3.12) masih rendah. Hal ini adalah dampak dari kurang efektifnya pelaksanaan pekerjaan, staf terlalu banyak disibukkan oleh masalah administratif, dalam pelaksanaan dokumentasi kegiatan bersifat konvensional/ manual, belum optimalnya pemanfaatan sistem informasi manajemen yang ada serta tingkat profesionalisme staf yang rendah, sehingga kinerja staf rendah. 3.1.5. Lulusan

21


Kinerja dari proses pendidikan yang ditawarkan oleh UNNAR dapat ditinjau dari beberapa indikator. Dari indikator kelulusan mahasiswa diperoleh gambaran bahwa terdapat peningkatan IPK lulusan untuk Fakultas teknik sipil tiap tahun angkatan dan standar lulusan UNNAR tiga tahun terakhir (20062008) memang cukup menggembirakan mengalami peningkatan. Data ini menunjukkan bahwa IPK lulusan UNNAR sudah memenuhi kebutuhan IPK dari pasar kerja dan memenuhi standar nasional (IPK 3,0) (Lampiran, tabel 3.7),namun rata-rata lama studi masih berkisar diatas 8 semester hanya fakultas teknik sipil yang dibawah 8 semester(lampiran 3.8),hal ini diakibatkan karena teknik sipil telah menerapkan sistem pembelajaran berbasis multimedia(program PHK A1). Rata-Rata Lama Studi Tahun 2005-2008

9,00 8,00 7,00 6,00 Lama Studi 5,00 (Semester) 4,00 3,00 2,00 1,00 0,00

PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN

MAGISTER HUKUM

TEKNIK SIPIL

SISTEM KOMP UTER

SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN

AKUNTANSI

ILMU HUKUM

Gambar 3.6. Grafik Rata-rata Lama Studi Tahun 2005-2008 Sejalan dengan tuntutan di atas, kurikulum di setiap Prodi telah disusun dan dirancang sesuai dengan kebutuhan pasar kerja. Hasilnya ternyata daya saing lulusan UNNAR menunjukkan daya saing yang cukup baik. Hal ini terbukti dari data pada tabel 3.5 (lampiran) waktu tunggu lulusan mendapatkan pekerjaan rata-rata 4,47 bulan dan prosentase yang mendapat pekerjaan sebidang yang semakin membaik. Hal ini menunjukkan bahwa kompetensi lulusan telah dapat meyakinkan pengguna tenaga kerja. Berarti kurikulum yang ada telah mampu menghasilkan lulusan sesuai dengan tuntutan pengguna. Profil Lulus an Berdasarkan Waktu Tunggu Pekerjaan Pertam a

6 5

Waktu 4 Tunggu 3 (Bulan) 2 1 0 2004-2005

2005-2006

2006-2007

2007-2008

Tahun

Gambar 3.7. Grafik Profil Lulusan Berdasarkan Waktu Tunggu Pekerjaan Pertama Tahun 2005-2008

22


3.2. Penelitian Penelitian yang dilakukan oleh dosen di UNNAR baik secara kuantitas maupun kualitas masih perlu untuk ditingkatkan. Kuantitas penelitian dosen dalam empat tahun terakhir memang menunjukkan kecenderungan meningkat (Tabel 3.13) namun penelitian tersebut baru dipublikasikan secara internal melalui Jurnal di setiap Prodi, dan belum ada yang dipublikasikan secara regional maupun nasional melalui Jurnal terakreditasi. Karya ilmiah yang dihasilkan oleh dosen UNNAR dalam empat tahun terakhir juga menunjukkan peningkatan, walaupun tidak terlalu signifikan.Namun produktivitas dosen masih rendah (15%) dari standart BAN sebesar 1 penelitian persemester/program studi. Profil Dos en Berdasarkan Karya Ilmiah, Pene litian dan Pengabdian Masyarakat 16 14 12 10 Jum lah 8 6 4 2 0 2004/2005 2005/2006 2006/2007 2007/2008 Tahun Ajaran Karya Ilmiah

Penelitian

Pengabdian Masyarakat

Gambar 3.8. Grafik Profil Dosen Berdasarkan Karya Ilmiah, Penelitian Dan Pengabdian Masyarakat Dari hasil angket (Tabel 3.14) yang disebarkan pada seluruh dosen, diketahui bahwa tingkat produktifitas dosen melakukan penelitian yang masih sangat rendah disebabkan karena rendahnya motivasi untuk melaksanakan penelitian. Kondisi ini berimbas pada berkurangnya tingkat kompetisi di antara dosen, sehingga karya-karya penelitian yang dihasilkan oleh tiap fakultas per tahunnya sangat kurang. Rendahnya tingkat motivasi tersebut disebabkan karena fasilitas yang disediakan universitas untuk menunjang bidang penelitian masih sangat kurang (Tabel 3.14) terutama dalam penyediaan literatur terkini. 3.3. Pengabdian Pada Masyarakat Selain melaksanakan kegiatan pendidikan pengajaran dan penelitian, kegiatan pengabdian kepada masyarakat merupakan dharma perguruan tinggi yang juga menjadi kewajiban setiap dosen. Kuantitas pengabdian masyarakat yang dilaksanakan dosen UNNAR relatif paling rendah dibandingkan dengan aktifitas untuk pendidikan, penelitian maupun administratif (Tabel 3.13). Pengabdian masyarakat merupakan bentuk implementasi hasil penelitian dosen kepada stakeholder. Pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat dapat dilakukan melalui pengabdian secara individual/personal sesuai dengan minat dosen atau terstruktur melalui lembaga yang ada di institusi yaitu LPPM (Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat)

23


untuk memberikan pelayanan masyarakat. Rendahnya kegiatan pengabdian masyarakat disebabkan oleh: (1) tingkat kepekaan dan kepedulian dosen terhadap lingkungannya yang masih rendah; (2) perhatian dosen masih terfokus untuk kegiatan pendidikan dan pelayanan akademis; (3) kemampuan dosen untuk menyajikan hasil penelitian kepada stakeholder masih rendah, yang kesemuanya menunjukkan tingkat profesionalisme dosen masih rendah dan kegiatan pengabdian pada masyarakat belum dikelola secara profesional. Selain itu, rendahnya kuantitas kegiatan pengabdian kepada masyarakat juga disebabkan oleh terbatasnya kemampuan dosen mengakses sumber pembiayaan. Lingkup pengabdian pada masyarakat masih terbatas pada pelatihan atau penyuluhan dan pemberdayaan masyarakat, dengan materi terkait pada bidang keilmuan masing-masing program studi. Kegiatan pengabdian ini belum didukung oleh penelitian yang inovatif sehingga kegiatannya sporadis dan tidak berkelanjutan.Rendahnya penelitian yang inovatif ini disebabkan belum ada sistem informasi terintegrasi pada penelitian yang dilihat dari kepuasan dosen dalam dukungan penelitian yang kurang(table 3.14) mengakibatkan sistem dokumentasi penelitian yang tidak terintegrasi sehingga belum berorientasi pada penyelesaian masalah yang ada di masyarakat serta banyak yang tidak berkelanjutan.

24


BAB IV EVALUASI KETERSEDIAAN DAN MANAJEMEN SUMBERDAYA 4.1. Sumber Daya Manusia Pengelolaan SDM dilaksanakan oleh Bagian Kepegawaian di tingkat universitas, yang dikoordinasikan dari Biro Kepegawaian dan Wakil Rektor II. Di tingkat fakultas/unit kerja, manajemen kepegawaian dikoordinasikan oleh Dekan dan dilaksanakan oleh Kepala Bagian Tata Usaha. Khusus untuk urusan dosen, baik untuk pengangkatan, pengembangan, dan pemisahan, harus berkoordinasi dengan Program Studi melalui Kepala Program Studi.Sistem manajemen sumber daya manusia, dibagi atas pengembangan pegawai serta pengangkatan dan pemisahan, yang diatur oleh Surat keputusan Yayasan Pawiyatan Gita Patriya nomor skep/16/YPGP/VII/2003,tanggal 16 Juli 2003, tentang Pembinaan Pegawai Perguruan Tinggi serta surat keputusan.Sedangkan penilaian kinerja diatur oleh surat keputusan Yayasan Pawiyatan Gita Patriya nomor: Skep/025/YPGP/2003, tanggal 25 Juli 2003, tentang Pedoman Penilaian dan Penghargaan Kinerja Pegawai Perguruan Tinggi. Sistem Manajemen SDM dapat meminimalkan lemahnya indicator penerimaan pegawai di masa lalu dan memperbaiki secara intensif dengan pembinaan dan restrukturisasi, namun harus dilakukan dengan bijaksana agar meminimalkan dampak negatifnya. Berbagai upaya dilakukan untuk mengurangi inefisiensi dengan restrukturisasi dan pemetaan pegawai sesuai kompetensi dan soft skillnya, sehingga pada akhir pebruari 2008, berdasarkan evaluasi dari pimpinan unit,UNNAR mengurangi pegawai kontrak non dosen dan dosen yang tidak memenuhi persyaratan sebanyak 22 orang.Sistem manajemen SDM masih terkesan amburadul, hal ini dikarenakan belum dilakukan penataan basis data pegawai yang didasarkan pada analisis dan evaluasi kompetensi pegawai, karakteristik setiap job, dan rotasi SDM secara terintegrasi. Pembinaan kedisiplinan pegawai sudah dilakukan dengan absensi menggunakan sidik jari elekronik setiap kedatangan dan kepulangan, namun belum menyelesaikan masalah kedisiplinan pegawai. Kinerja SDM secara umum stagnan, belum memenuhi kebutuhan akselerasi yang tinggi. Di antaranya belum diterapkan budaya unggul dengan kompetisi antar unit kerja dan belum diterapkan key performance indikator, karena indikator prestasi belum distandarkan secara terintegrasi, disamping itu pembinaan yang masih perlu ditingkatkan.Manajemen SDM di UNNAR mempunyai kelemahan yaitu :  Basis data pegawai belum lengkap dan belum terintegrasi  Struktur organisasi belum ditempatkan pada proporsi yang tepat  Penempatan SDM belum pada jabatan yang tepat.  Peraturan kepegawaian belum lengkap dan perlu ditinjau ulang  Belum merata beban kerja akibat kurangnya kompetensi dan soft skill yang mengakibatkan pemberdayaannya pegawai belum optimal  Belum disusun standar baku penilaian prestasi kerja, untuk menerapkan sistem merit.

25


Kurangnya sistem informasi kepegawaian yang terintegrasi yang menjadikan lemahnya pemantauan kinerja pegawai.  Belum terciptanya budaya unggul dan berloyalitas tinggi.  Secara umum, jumlah SDM untuk menangani bidang sumber daya manusia sangat terbatas. UNNAR telah menerapkan sistem pemantauan kehadiran seluruh karyawan melalui fingerscan,dan melakukan evaluasi proses pembelajaran setiap semester. Kehadiran dosen berdasarkan data dari absensi (fingerscan) cukup baik yaitu berkisar 90%,namun hasil survey kepuasan mahasiswa terhadap metode pembelajaran dan pelayanan akademik menunjukkan angka yang masih kurang.Kondisi ini berakibat salah satunya adalah rata-rata lama studi diatas 8 semester untuk S1 (Tabel 3.8). Tingkat kompetensi dan performance dosen dan karyawan dalam pelayanan akademik kepada mahasiswa yang rendah disebabkan tidak adanya sistem reward and punishment dan sistem jenjang karir. Selain itu kemungkinan disebabkan juga oleh kurang tepatnya sistem rekruitmen yang digunakan. Manajemen SDM yang belum optimal dapat terlihat dari lebih dari 40% dosen belum memiliki kepangkatan akademik (Tabel 4.1) dan penguasaan computer dan kerjasama antar staf yang masih kurang(table 4.5) Pembenahan perlu dilakukan melalui sistem manajemen SDM yang didasarkan pada analisis jabatan, perbaikan penyempurnaan aturan kepegawaian,penilaian prestasi kerja(merit system),pengembangan sistem manajemen karir,survey kepuasn karyawan,peningkatan kemampuan MSDM,semua dilakukan untuk mendukung peningkatan pengelolaan SDM dan peningkatan kapasitas institusi melalui peningkatan kapasitas SDM. 

4.1.1. Profil Staf Akademik Jumlah staf akademik berdasarkan tingkat pendidikan dan jabatan akademik menunjukkan peningkatan yang signifikan (Tabel 4.1). Saat ini telah dilakukan upaya peningkatan terhadap etos kerja staf akademik UNNAR tetapi hasilnya belum maksimal. Terdapat kendala atau hambatan dalam meningkatan etos kerja staf melalui penguatan budaya korporasi menuju good university governance (GUG). Staf akademik dalam melakukan proses pembelajaran masih bersifat konvensional dengan cara tatap muka dan belum mengembangkan materi dan metode perkuliahan yang lebih menuntut aktivitas mahasiswa (Tabel 3.9). Belum terciptanya iklim akademik yang terbuka dan adil, tingkat kehadiran dosen yang belum optimal (Tabel 3.9) dan belum adanya kesamaan persepsi tentang standar kerja merupakan parameter yang menandakan etos kerja di lingkungan staf akademik masih rendah.

26


Profil Dosen Berdasarkan Tingkat Pendidikan dan Jabatan Akademik 30 28 26 24 22 20 Jumlah 18 16 Dosen 14 12 10 8 6 4 2 0

S3 Tenaga Pengajar

S2 Asisten Ahli

Lektor

S1 Lektor Kepala

Gambar 4.1. Grafik Profil Dosen Berdasarkan Tingkat Pendidikan Selain tingkat kehadiran dosen yang rendah, hasil penelitian dan karya tulis staf akedemik belum terpublikasi dengan maksimal karena belum adanya sistem informasi manajemen (SIM) staf akademik yang terpadu serta dapat diakses oleh seluruh sivitas akademika di lingkungan internal dan eksternal UNNAR. Hasil karya ilmiah dan penelitian tersebut diharapkan dapat diterapkan untuk mengatasi permasalahan yang ada di masyarakat. Peran serta pihak lain baik pemerintah maupun swasta dan kolaborasi antar perguruan tinggi sangat diperlukan. Dari uraian di atas permasalahan yang ada di UNNAR meliputi belum adanya transparansi manajemen, rendahnya akuntabilitas dan tanggungjawab manajemen, belum tercapainya rasa keadilan di antara staf akademik dan belum terciptanya responsibilitas UNNAR sebagai anggota masyarakat untuk patuh kepada tata hukum dan perundang-undangan dengan memperhatikan kebutuhan masyarakat. Untuk itu perlu dilakukan surve kepuasan karyawan dan penyempurnaan aturan kepegawaian untuk peningkatan transparansi dalam manajemen karir. 4.1.2. Profil Staf Non-Akademik Staf non-akademik UNNAR tergolong dalam kelompok usia non produktif serta mempunyai tingkat pendidikan yang rendah (Tabel 4.3 dan Tabel 4.4), sehingga menjadi kendala atau hambatan dalam meningkatan etos kerja staf melalui penguatan budaya korporasi menuju good university governance (GUG). Kendala lain yang menghambat terwujudnya budaya korporasi menuju GUG yaitu bentuk pelayanan yang bersifat birokratis, adanya ketergantungan terhadap pimpinan, kurangnya daya kreasi dan inovasi. Rendahnya kerjasama antar staf serta belum adanya kesamaan persepsi standar kerja, belum adanya sistim informasi manajemen (SIM) staf non-akademik yang terpadu serta dapat diakses oleh sivitas akademika, menyebabkan proses pelayanan menjadi tidak efektif (Tabel. 4.5). Berdasarkan data dan analisis di atas maka dapat diketahui akar permasalahannya adalah belum adanya rendahnya motivasi staf (table 4.5) yang menyebabkan kurangnya kemampuan staf non-akademik dalam pemberian layanan kepada mahasiswa (tabel.3.10)

27


Profil Pegawai Berdasarkan Umur

4,76%

9,52% 9,52%

52,38%

9,52% 14,29% 25 – 30 tahun

31 - 35 tahun

46 - 50 tahun

51 - 55 tahun

36 - 40 tahun

41 – 45 tahun

Gambar 4.2. Grafik Profil Pegawai Berdasarkan Umur Profil Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendidikan 3,17%

14,29%

41,27%

33,33% 7,94% <= SLTP

SMU

D3

S1

S2

Gambar 4.3. Grafik Profil Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendidikan Untuk mengatasi permasalahan rendahnya motivasi staf dalam meningkatkan produktivitas kerjanya maka perlu dilakukan peningkatan kemampuan manajerial SDM melalui workshop kepemimpinan,Emotional Spirituil Question dan Customer Service 4.2. Keuangan Berpedoman pada surat keputusan nomor skep/19/YPGP/IV/2003,tentang mekanisme pengelolaan perguruan tinggi,pengelolaan administrasi,keuangan dan operasional, pengelolaan keuangan dilakukan secara tersentral di tingkat universitas. pengelolaan dana menjadi tanggung jawab Rektor UNNAR, dalam pelaksanaan dilakukan oleh Wakil Rektor II, dengan pokok-pokok akuntabilitas, sebagai berikut : 1. program kerja dan anggaran ditetapkan oleh unit-unit atas persetujuan para wakil rektor dan disahkan melalui keputusan rektor, 2. anggaran rutin diatur sepenuhnya oleh UNNAR berdasarkan anggaran berimbang,sedangkan untuk pencairan anggaran diatur bersama antara Rektor dan Ketua Yayasan Gita Patria. 3. semua sumber anggaran dihimpun dan disimpan di tingkat universitas melalui bank yang ditunjuk,

28


4. pertangung-jawaban keuangan ditujukan kepada Rektor dengan tembusan Warek I, II, dan Bagian Keuangan, 5. anggaran biaya tambahan (ABT) diberikan dengan sangat selektif melalui pembahasan di tingkat rektorat. Bagian Keuangan adalah unsur pembantu pimpinan yang bertugas di bidang pelayanan administrasi keuangan. Salah satu fungsi administrasi keuangan adalah pelayanan administrasi keuangan mahasiswa. Berdasar pada tabel keuangan (Tabel 4.6) terlihat bahwa penerimaan keuangan UNNAR pada periode tiga tahun terakhir mengalami peningkatan. Peningkatan penerimaan keuangan yang berasal dari mahasiswa disebabkan karena jumlah mahasiswa yang masuk ke UNNAR meningkat. Meningkatnya jumlah mahasiswa yang masuk tersebut ke UNNAR berpengaruh terhadap likuiditas pokok universitas. Pendapatan yang diterima UNNAR yang berasal dari biaya tetap dialokasikan untuk pengeluaran rutin. Prosentase alokasi pengeluaran pokok universitas antara lain: untuk gaji karyawan/dosen dan belanja rutin untuk operasional pengeluaran untuk ATK (Tabel 4.7). Sedangkan prosentase distribusi pengeluaran rutin yang lain seperti rapat-rapat dinas, operasional kendaraan, perjalanan dinas, maintenance, dan pemeliharaan Disamping itu universitas juga gedung dapat dilihat di Lampiran. menganggarkan dana untuk mendukung pengembangan SDM, publikasi, akademik atmosfer, pengembangan laboratorium, penerbitan, dan bahan habis pakai untuk kepentingan praktikum mahasiswa (Tabel 4.7). Pihak Universitas juga menganggarkan dana untuk mendukung Seminar/Simposium Dosen, Pemantapan Akademik/Akreditasi, Penelitian dan Pengembangan serta Dana Pendampingan Hibah. Di bidang kemahasiswaan untuk menopang aktifitas pengembangan minat dan bakat mahasiswa (Tabel 4.7). Mekanisme pengajuan anggaran yang dibutuhkan untuk kepentingan pelaksanaan kegiatan di tingkat fakultas, unit, dan bagian harus diajukan ke universitas satu bulan sebelum pelaksanan kegiatan. Pengajuan anggaran ditujukan kepada Wakil Rektor II (Keuangan). Pengelolaan keuangan harus dilakukan secara transparan, dan paling lambat dua minggu setelah kegiatan harus sudah dipertanggung jawabkan dengan bukti-bukti fisik yang mendukung. Informasi mengenai keluhan, harapan dan kebutuhan yang harus dipenuhi dalam rangka pencapaian tertib administrasi kemahasiswaan diperoleh dari dialog dengan seluruh civitas akademika (perwakilan mahasiswa, dosen, karyawan non-akademik dan alumni) dalam audiensi dan penyebaran angket (Tabel 3.12). Hasil diskusi tersebut disepakati masalah yang dialami sivitas akademik terkait dengan Bagian Keuangan, antara lain: ketidakpuasan mahasiswa terhadap pelayanan administrasi keuangan, diantaranya yaitu lambatnya pelayanan administrasi keuangan, masih bersifat konvensional. Sarana pengelolaan keuangan sejak TA 2005/2006 menggunakan program dan sistem informasi manajemen keuangan hanya bisa diakses oleh mahasiswa melalui computer yang disediakan, namun belum terhubung antara unit kerja/fakultas-rektorat-yayasan.sehingga belum dapat dipantau secara langsung Monitoring penggunaan dana oleh unit yang berwenang. Demikian juga dengan SIM akademik belum terintegrasi secara langsung seluruhnya,

29


sehingga verifikasi dan pelaporan membutuhkan waktu yang lebih lama. lambatnya pelayanan administrasi keuangan, karena masih bersifat konvensional. Walaupun sudah bekerjasama dengan bank, akan tetapi tidak secara otomatis universitas dapat mengakses data dan jumlah uang yang telah disetor oleh mahasiswa. Pada layanan keuangan masih menggunakan cara konvensional. Kendala utama yang ditemukan terhadap layanan keuangan yang masih konvensional adalah efisiensi dan efektifitas pencarian data keuangan. Sistem keuangan yang belum terkomputerisasi, maka pencatatan transaksi keuangan menjadi kurang akurat dan valid. Sehingga program pengembangan sistem informasi mensyaratkan sistem informasi keuangan (SIK) terintegrasi dengan sistem informasi akademik (SIAkademik). 4.3. Sistem Informasi Manajemen Pengendalian sistem informasi di UNNAR di bawah Pembantu Rektor II, yang dilaksanakan oleh Pusat Sistem Informasi dan Komputer (PUSKOM), yang berada di universitas. Untuk website, masing-masing fakultas umumnya memiliki situs tersendiri sebagai media informasi bagi dosen, karyawan nondosen,dan mahasiswa di fakultas/subsistem tersebut, misalnya: http://fenaro.narotama.ac.id,dan lainnya, yang merupakan sub domain dari website UNNAR. Koneksi yang ada sebagian besar masih menggunakan Wifi dan kabel UTP dengan kecepatan maks. 100 Mbps (Tabel 4.8 dan Gambar 4.4). Koneksi ini sudah tidak memadai lagi mengingat traffic data pada jaringan komputer sudah sangat besar, sehingga dibutuhkan koneksi yang lebih besar, yaitu dengan menggunakan teknologi GigaBit. Dalam lingkungan UNNAR penggunaan sistem informasi baru dimulai pada tataran administrasi akademik kemahasiswaan saja. Meskipun telah ada program sistem informasi akademik, tetapi penerapannya masih belum optimal karena sebagian besar masih bergantung pada tenaga operator,dan terdapat beberapa permasalahan, yaitu: 1. Terdapat ketidakkonsistenan data yang tersimpan di masing-masing unit kerja, karena`proses perbaikan program secara tambal sulam tanpa analisis terhadap data yang lama 2. Tidak tersedia fasilitas untuk menambah laporan melalui fasilitas query. Tuntutan akuntabilitas dari pihak eksternal (misalnya terkait program hibah, EPSBED, dlll.) menyebabkan dibutuhkan berbagai jenis laporan yang tidak tersedia dalam program SIM yang ada. Sebagai akibatnya, penyediaan laporan yang dibutuhkan oleh prodi menjadi susah dan lama karena harus diproses secara manual. Untuk itu dibutuhkan suatu fasilitas query yang dapat membantu administrator untuk membuat berbagai format laporan yang diperlukan secara mudah dan cepat. 3. Sistem tidak mudah dikembangkan, untuk memenuhi kebutuhan data dan informasi yang dinamis. Sebaik-baiknya sistem informasi, perkembangan teknologi dan kebutuhan informasi yang sangat pesat tidak dapat dihindari, sehingga pengembangan sistem harus dapat mengakomodasikannya. 4. Kecepatan akses yang belum memadai, akibat infrastruktur TIK masih terbatas.

30


5. Dokumentasi kegiatan belum terlaksana secara terintegrasi, serta belum efektif dan efisien Dengan adanya berbagai kelemahan tersebut, sistem yang masih dimanfaatkan hingga saat ini dianggap sudah tidak mutakhir lagi dan perlu dikembangkan dengan teknologi baru yang lebih terintegrasi. Oleh karena itu, pengembangan di bidang sistem informasi terpadu merupakan kebutuhan UNNAR mendesak, untuk mendukung bidang manajemen lainnya, agar meningkatkan mutu manajemen dan kapasitas institusi, sehingga dapat mencapai visi dan misi UNNAR. Kendala pokok terkait dengan masalah diatas adalah tidak adanya integrasi jaringan dari pusat layanan akademik ke terminal-terminal akses yang dapat dimanfaatkan secara luas oleh mahasiswa dan dosen. Hal ini disebabkan adanya interaksi antara unit-unit kerja masih sangat terbatas. Implementasi yang masih bersifat parsial tersebut mengakibatkan buruknya proses integrasi data. Hal ini menyebabkan ketidakakuratan pertukaran informasi diantara unit-unit kerja sehingga proses pengambilan data membutuhkan waktu yang lama untuk menyajikan.Keadaan ini mengakibatkan keputusan manajemen kurang efisien. Peningkatan efektivitas sistem informasi diupayakan melalui beberapa hal: Standar aplikasi dikembangkan berbasis Web dan Windows sesuai kebutuhan dari masing-masing pengguna, kemudahan prosedur pemakaian, adanya review mengenai sejauh mana software dan hardware cukup user friendly, adanya review terhadap kinerja software dan hardware dilakukan dengan mempertimbangkan umpan balik dan harapan dari user. Dengan koneksi kabel serat optik antar gedung dan kabel UTP untuk dalam gedung, memungkinkan jaringan komputer kampus UNNAR memenuhi kebutuhan traffic data yang tinggi. 4.4. Sarana dan Prasarana Pengelolaan sarana dan prasarana dalam pengembangan dan pemeliharaan dikoordinasikan oleh Wakil Rektor II, melalui Biro Administrasi Umum dan kepegawaian, dilaksanakan oleh Bagian Rumah Tangga (Rumga) dan Bagian Pengembangan dan Pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan. Sedangkan penggunaan sarana dan prasarana pendidikan dikoordinasikan oleh Wakil Rektor I, dilaksanakan oleh Bagian Akademik untuk penggunaan ruang kelas, dan Bagian Komputer untuk penggunaan Lab komputer,serta Pengaturan pemanfaatan Perpustakaan pusat dan perpustakaan fakultas/jurusan diatur oleh Kepala Perpustakaan. 4.4.1. Profil Laboratorium Berdasarkan tabel 4.9 (Lampiran) dapat diketahui bahwa fakultas teknik mempunyai 2 laboratorium, Fakultas Ilmu Komputer mempunyai 2 laboratorium, dan Fakultas Ekonomi mempunyai 1 laboratorium. Permasalahan yang timbul dengan banyaknya laboratorium adalah penataan sistem informasi, administrasi, dan logistik laboratorium di UNNAR masih belum optimal.

31


4.4.2. Perpustakaan Pada Lampiran menunjukkan bahwa koleksi bahan pustaka di perpustakaan UNNAR sebagian besar masih terbitan lama dan juga terlihat adanya keterbatasan judul baik buku teks maupun jurnal. Untuk setiap judul yang tersedia di perputakaan hanya memiliki kurang lebih satu copy (Tabel 4.10). Dari tabel diatas dapat diketahui juga adanya ketidakaktifan dosen dalam pengadaan diktat maupun laporan penelitian.Pada Lampiran (Tabel 4.11) memperlihatkan bahwa fasilitas dan peralatan di ruang baca perpustakaan pusat UNNAR masih kurang memadai. Luas bangunan Perpustakaan Pusat UNNAR tidak terlalu luas dan belum memiliki ruangan khusus untuk kepala perpustakaan, ruang tata usaha, ruang pengelolaan dan ruang referensi. Fasilitas fisik yang dimiliki sangat kurang. Fasilitas pendukung di perpustakaan pusat UNNAR seperti komputer yang disediakan untuk mahasiswa sebagai fasilitas layanan internet belum memadai. Sistem pelayanan manajemen pada perpustakaan masih sangat sederhana, belum ada layanan akses berbasis ICT di perpustakaan. Pada Lampiran (Tabel 4.12) dapat diketahui bahwa pada tahun 2004/2005 sampai dengan tahun 2007/2008 terlihat rendahnya. Kunjungan mahasiswa dan dosen ke perpustakaan pusat UNNAR pada tahun 2003-2006 terlihat sangat rendah (Lampiran, Tabel 4.12). Pada Lampiran (Tabel 3.11) tentang angket kepuasan pengunjung perpustakaan menunjukkan bahwa tingkat kepuasan mahasiswa dan dosen rendah, ditunjukkan oleh angket kecepatan pelayanan yang rendah, pengaturan manajemen dan buku tidak terstuktur dengan baik, kenyamanan kurang, koleksi pustaka dan fasilitas audio-visual tidak memadai. Layanan perpustakaan UNNAR masih bersifat manual, semua data katalog, referensi, data kunjungan, dan sirkulasi perpustakaan belum paperless. Sehingga proses layanan perpustakaan menjadi tidak efektif dan tidak efisien. 4.4.3. Profil Sarana dan Prasarana Kelas Ketersediaan sarana kelas untuk UNNAR pada tahun akademik 2004/2005 sampai 2007/2008 mempunyai jumlah kelas yang tetap, karena selama tiga tahun terakhir universitas tidak melakukan pengembangan sarana gedung (Tabel 4.13). Berdasarkan hasil dialog dan pembagian kuesioner dengan seluruh civitas akademik (perwakilan mahasiswa, dosen dan alumni) diketahui bahwa permasalahan yang dihadapi terkait dengan kondisi sarana dan prasarana kelas adalah; kurang tersedia peralatan IT yang lebih modern, dan sarana pengajaran yang masih menggunakan OHP (Tabel 4.14). Kelemahan dari sarana dan prasarana adalah pada integrasi dokumentasi sehingga diperlukan pengembangan sistem informasi yang terkait dengan fasilitas,untuk menunjang kelancaran proses kegiatan akademik.sehingga pengadaan,pemanfaatan dan pemeliharaan sarana prasarana dapat dilakukan secara efektif dan efisien.

32


BAB V SISTEM PENJAMINAN MUTU UNNAR Penjaminan mutu pendidikan tinggi adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan pendidikan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga stakeholders memperoleh kepuasan. Dengan kata lain, tujuan penjaminan mutu adalah memelihara dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berkelanjutan, yang dijalankan oleh suatu perguruan tinggi secara internal untuk mewujudkan visi dan misinya, serta untuk memenuhi kebutuhan stakeholders melalui penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi. Dalam rangka untuk mencapai visi, misi, tujuan dan strategi pengembangan serta menjamin mutu pendidikan tinggi di UNNAR perlu adanya upaya keras dari seluruh sivitas akademika baik yang memimpin maupun yang dipimpin, secara bersama-sama berkomitmen untuk menjamin dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi di UNNAR. Untuk kepentingan tersebut pimpinan UNNAR telah mengambil beberapa kebijakan strategis yakni : 1. Memberikan motivasi kepada seluruh sivitas akademika (melalui rapat pimpinan, acara dialog dengan pimpinan, pengajian rutin) mengenai pentingnya komitmen untuk senantiasa menjamin dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi di UNNAR. 2. Pada tanggal 10 Pebruari 2006 berdasarkan SK Rektor Nomor 46/SKRek/III.B-II/2006, sebagai wujud komitmen Perguruan Tinggi untuk selalu berusaha meningkatkan mutu penyelenggaraan program pendidikan tinggi, Rektor UNNAR membentuk Tim Penjamin Mutu Internal. Sebagai bagian dari Tim Penjamin Mutu Internal, pimpinan UNNAR menindaklanjuti dengan disusunnya Tim Monitoring dan Evaluasi Internal (Tim Monevin) UNNAR Tahun 2006 (SK Rektor Nomor 47/SK-Rek/III.B-IV/2006 tanggal 4 April 2006).

REKTOR WR I, II

SENAT Univ

UNIT PENJAMINAN MUTU

FAKULTAS FAKULTAS FAKULTAS Jurusan Jurusan Jurusan

LEMBAGA LEMBAGA LEMBAGA Pusat Pusat Pusat

BIRO BIRO BIRO UPT UPT UPT

Gambar 5.1. Struktur Organisasi Unit Penjaminan Mutu Universitas Narotama Surabaya

33


VISI MISI

PEDOMAN MUTU

MANUAL MUTU PROSEDUR MUTU

RENCANA MUTU

INPUT

PROSES

OUTPUT

AUDIT

Sesuai/Tidak Sesuai

ASSESMENT

Penilaian terhadap fakta USULAN

EVALUASI

REKOMENDASI

UPM

Gambar 5.2. Model Penjaminan Mutu Universitas Narotama Surabaya Kelembagaan Unit Penjaminan Mutu (Quality Assurance) di UNNAR ditetapkan dengan SK Rektor dengan masa kerja 4 tahun. Struktur Dewan Mutu terdiri dari Ketua (1 orang), Sekretaris Eksekutif (1 orang), Staf TU (2 orang) dan tenaga auditor internal (11 orang).SDM di Unit Penjaminan Mutu sebagian telah menempuh pendidikan sebagai Auditor dengan sertifikasi internasional, dan seluruh auditor telah menerima pelatihan auditor dan Sistem Manajemen Mutu secara utuh dan lulus ujian kualifikasi auditor internal. Tugas lembaga ini adalah: (1) memastikan sistem berjalan; (2) memastikan seluruh unit kerja melakukan kesesuaian dengan WI dan pencapaian sasaran mutu; dan (3) mengambil best practice dari seluruh unit untuk dilakukan sharing knowledge di unit lain; serta (4) melakukan tinjauan manajemen untuk melaporkan kinerja dan melakukan tindakan perbaikan berkelanjutan. UPM menjalankan tugasnya berkoordinasi dengan bidang terkait sesuai dengan struktur organisasi di UNNAR dan bertanggung jawab langsung kepada rektor. UPM,melakukan pelatihan bagi aggota, rapat koordinasi dengan pimpinan tingkat universitas, fakultas,dan jurusan, dokumentasi dokumen mutu yang telah ada di UNNAR, dan mengevaluasinya, dan mengembangkan untuk menghasilkan dokumen mutu yang diharapkan. Dari dokumen tersebut,implementasi penjaminan mutu dijalankan, termasuk audit mutu

34


internal. Optimalisasi pengembangan system penjaminan mutu di UNNAR belum berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Hal ini dapat terlihat salah satunya dari belum optimalnya fungsi organisasi penjaminan mutu di UNNAR baik pada tingkatan universitas, fakultas, hingga jurusan. Kendala-kendala utama yang menyebabkan hal tersebut antara lain : 1. Masih rendahnya kesadaran mengenai budaya mutu (quality culture) di lingkungan UNNAR. 2. Belum adanya suatu desain system penjaminan mutu yang mampu dijadikan sebagai sebuah kerangka kerja dalam melakukan proses penjaminan mutu pendidikan di UNNAR. 3. Masih kurangnya ketersedian berbagai dokumen-dokumen mutu seperti Manual Mutu Akademik, Manual Prosedur serta SOP dalam berbagai bidang yang sangat diperlukan sebagai kerangka acuan dalam melaksanakan proses pendidikan di UNNAR. 4. Belum terintegrasinya sistem penjaminan mutu dengan sistem informasi manajemen yang ada di UNNAR sebagai sarana monitoring dan evaluasi, termasuk untuk kepentingan EPSBED. 5. Ketersediaan sarana dan prasarana yang masih terbatas dalam mendukung pengembangan Sistem penjaminan mutu. Pentingnya UPM, ternyata belum merupakan kekuatan sistem penjaminan mutu UNNAR untuk meningkatkan kapasitas dan daya saing UNNAR. Oleh karena itu pada program pengembangan,pengembangan sistem penjaminan mutu merupakan salah satu prioritas, agar visi dan misi UNNAR tercapai, dan menjadikan UNNAR good governance. Struktur penjaminan mutu yang sudah ada, belum dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kapasitas dan daya saing UNNAR, antara lain karena kesiapan SDM. Meskipun beberapa SDM yang terlibat sudah menjalani pelatihan penjaminan mutu yang diadakan instansi lain, namum secara umum belum mampu berkomunikasi, mempunyai daya kreasi yang tinggi, dan dapat berkoordinasi dengan pimpinan dan unsur pelaksana penyelenggaraan pendidikan, baik di tingkat universitas, fakultas, dan jurusan.hanya jurusan manajemen saja yang telah melaksanakan standar mutu beserta unit pendukungnya,namun pada unit lain beban kerja, job description, dan job specification belum dijabarkan dengan jelas, sehingga mengurangi kinerja UPM secara keseluruhan. Hal inilah yang menjadi salah satu kendala bagi sistem penjaminan mutu di UNNAR, sehingga keberadaan unit penjaminan mutu menjadi tidak optimal. Keberadaan unit penjaminan mutu yang kurang optimal karena adanya kelemahan di dalam internal manajemen dan kurangnya ketegasan reward dan punishment sehingga terjadi ketidak konsistenan dalam implementasinya. Untuk mengatasi permasalahan tersebut diatas maka perlu dilakukan perancangan sistem penjaminan mutu akademik dan non akademik,kemudian implementasi dari sistem penjaminan mutu,dan pelaksanaan audit mutu internal sehingga keberadaan unit penjaminan mutu dapat berfungsi secara optimal dalam menjamin dan memastikan seluruh unit yang ada di Universitas narotama dapat berjalan sesuai dengan sasaran mutu dan standar yang telah ditetapkan.

35


BAB VI UNIT TERKAIT PROGRAM HIBAH KOMPETISI INSTITUSI

6.1. Pusat Sistem Informasi Dan Komputer (PUSKOM) Pusat Sistem Informasi Dan Komputer (PUSKOM) berada dibawah Wakil Rektor I bidang Akademik. Tugas utama PUSKOM adalah mengembangkan seluruh sistem informasi dilingkungan UNNAR. Sistem yang telah dikembangkan oleh PUSKOM adalah Sistem Informasi Akademik mencakup: 1. Pengelolaan administrasi akademik mahasiswa, fiturnya adalah KRS, pembuatan jadwal,laporan status mahasiswa, jadwal ujian dan kuliah, profil mahasiswa, nilai mahasiswa, profil dosen. 2. Pengelolaan administrasi perkuliahan, pembuatan jadwal kuliah, jadwal ujian, kurikulum,evaluasi perkuliahan. 3. Pengelolaan administrasi bahan ajar, fiturnya adalah: kurikulum untuk pengelolaan SAP dan upload modul. Untuk Pengelolaan administrasi perpustakaan, baru didisain fiturnya adalah: penelusuran buku, penelusuran transaksi peminjaman dan pengembalian, status buku, pelaporan. Untuk Pengelolaan perkuliahan e-Learning mahasiswa, baru dalam tahap membangun fiturnya adalah: upload modul perkuliahan,pelaporan, download, aktifitas dosen dan mahasiswa, forum, chatting. Sedangkan sistem informasi pemasaran baru terbatas pada aplikasi penerimaan mahasiswa baru,pendaftaran,itupun hanya pada fakultas teknik dan ekonomi. Saat ini sistem manajemen di UNNAR telah memanfaatkan penuh TIK pada bidang akademik.Sedangkan bidang keuangan,kepegawaian,administrasi umum sarana dan prasarana belum sepenuhnya memanfaatkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) UNNAR karena tidak kompatibelnya program yang digunakan dengan program SIM universitas. Sistem informasi akademik dapat digunakan dan dimanfaatkan oleh seluruh civitas akademika UNNAR berdasarkan tingkatan wewenang dari setiap user yang ada. Masing-masing unit mengembangkan sistem informasinya sendiri-sendiri dan sulit diintegrasikan kedalam SIM UNNAR (tidak kompatibel). Permasalahan yang dihadapi diperlukan proses manual untuk mengintegrasikan data-data yang tersebar di masing-masing unit sehingga berakibat ketidakakuratan data dan membutuhkan waktu yang lama untuk menyajikan. Keadaan ini mengakibatkan keputusan manajemen kurang efisien. Berdasarkan Rencana Induk Pengembangan Sistem Informasi, direncanakan ada system informasi lain yang akan dikembangkan dan masing-masing sistem

36


informasi saling berhubungan sehingga dapat digunakan untuk pengambilan keputusan pimpinan UNNAR. Sistem yang akan dikembangkan dan diintegrasikan adalah: 1) Sistem Informasi Akademik (Academic InformationSystem); 2) Sistem informasi keuangan; 3) Sistem informasi Sumber Daya Manusia; 4) Sistem informasi penjaminan mutu; 5) Sistem informasi penelitian 6) Sistem informasi perpustakaan; 7) Sistem informasi Pemasaran; dan 8) Sistem informasi Manajemen Aset. 6.2. Unit Penjaminan Mutu UPM menjalankan tugasnya berkoordinasi dengan bidang terkait sesuai dengan struktur organisasi di UNNAR dan bertanggung jawab langsung kepada rektor. UPM,melakukan pelatihan bagi aggota, rapat koordinasi dengan pimpinan tingkat universitas, fakultas,dan jurusan, dokumentasi dokumen mutu yang telah ada di UNNAR, dan mengevaluasinya, dan mengembangkan untuk menghasilkan dokumen mutu yang diharapkan. Dari dokumen tersebut,implementasi penjaminan mutu dijalankan, termasuk audit mutu internal.Optimalisasi pengembangan system penjaminan mutu di UNNAR belum berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Hal ini dapat terlihat salah satunya dari belum optimalnya fungsi organisasi penjaminan mutu di UNNAR baik pada tingkatan universitas, fakultas, hingga jurusan. Kendalakendala utama yang menyebabkan hal tersebut antara lain : 1. Masih rendahnya kesadaran mengenai budaya mutu (quality culture) di lingkungan UNNAR. 2. Belum adanya suatu desain sistem penjaminan mutu yang mampu dijadikan sebagai sebuah kerangka kerja dalam melakukan proses penjaminan mutu pendidikan di UNNAR. 3. Masih kurangnya ketersedian berbagai dokumen-dokumen mutu seperti Manual Mutu Akademik, Manual Prosedur serta SOP dalam berbagai bidang yang sangat diperlukan sebagai kerangka acuan dalam melaksanakan proses pendidikan di UNNAR. 4. Belum terintegrasinya sistem penjaminan mutu dengan sistem informasi manajemen yang ada di UNNAR sebagai sarana monitoring dan evaluasi.termasuk untuk kepentingan EPSBED. 5. Ketersediaan sarana dan prasarana yang masih terbatas dalam mendukung pengembangan Sistem penjaminan mutu. 6.3. Bagian Kepegawaian Bagian Kepegawaian ini bertugas sebagai pelaksana kepegawaian meliputi rekrutment,seleksi,pelatihan dan pengembangan,peningkatan profesional pegawai,administrasi dan data base kepegawaian,berkedudukan dibawah Wakil Rektor II,namun belum berfungsi dengan optimal. Perbaikan

37


manajemen SDM sangat penting dalam mendukung kelancaran pengelolaan institusi. Permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan SDM seperti: kurang disiplin, kurang berprestasi, kurang kompeten, dan lain-lain dapat diatasi dengan manajemen SDM yang lebih baik. Penerapan merit system, perbaikan jaminan sosial dan kesejahteraan, perencanaan jenjang karir, dan penggajian berbasis kinerja merupakan alternatif untuk peningkatan manajemen SDM. Usaha-usaha untuk meningkatkan pengelolaan Sumber Daya Manusia yang lebih profesional,seperti: rekruitmen, pembinaan, evaluasi, jenjang karir, dan reward berdasarkan kontribusi perlu dilakukan. Kendala yang dihadapi adalah belum tersedianya sistem pengelolaan SDM yang lebih profesional. Dengan manajemen SDM yang lebih baik diharapkan dapat meningkatkan kinerja dan mendorong organisasi menjadi lebih sehat dan dapat meningkatkan kepuasan stakeholder. 6.4. Bagian Keuangan Bagian Keuangan adalah unsur pembantu pimpinan yang bertugas di bidang pelayanan administrasi keuangan. Salah satu fungsi administrasi keuangan adalah pelayanan administrasi keuangan mahasiswa . Sarana pengelolaan keuangan sejak TA 2005/2006 menggunakan program dan sistem informasi manajemen keuangan hanya bisa diakses oleh mahasiswa melalui computer yang disediakan,namun belum terhubung antara unit kerja/fakultasrektorat-yayasan.sehingga belum dapat dipantau secara langsung Monitoring penggunaan dana oleh unit yang berwenang.Pada bagian ini SDM yang diprioritaskan adalah yang memiliki kejujuran dan integritas yang tinggi,cekatan dan bersedia bekerja keras,sehingga dari sisi pendidikan dan keterampilan menjadi prioritas kedua,namun meskipun mereka tidak S1 bidang akuntansi,telah dikiutkan pelatihan dan training untuk meningkatkan kemampuan keuangan mereka. Disamping itu dengan adanya pengawas dan Akuntan Publik yang secara periodik mengaudit keuangan universitas menjadikan unit ini memiliki transparansi yang baik. Masalah yang dialami sivitas akademik terkait dengan Bagian Keuangan, antara lain: ketidakpuasan mahasiswa terhadap pelayanan administrasi keuangan, diantaranya yaitu lambatnya pelayanan administrasi keuangan, masih bersifat konvensional,padahal jumlah mahasiswa semakin banyak sehingga cara konvensional tidak dapat lagi memberikan pelayanan yang cepat dan tepat sehingga dibutuhkan sistim informasi akuntansi keuangan yang terintegrasi dengan sistim informasi manajemen lainnya. 6.5. Bagian Sarana Dan Prasarana Pengelolaan sarana dan prasarana dalam pengembangan dan pemeliharaan dikoordinasikan oleh Wakil Rektor II, melalui Biro Administrasi Umum (BAU), dilaksanakan oleh Bagian Rumah Tangga (Rumga) dan Bagian Pengembangan dan Pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan. Sedangkan penggunaan sarana dan prasarana pendidikan dikoordinasikan oleh Wakil

38


rektor I, dilaksanakan oleh Bagian Akademik untuk penggunaan ruang kelas, dan Bagian Komputer untuk penggunaan Lab komputer,serta Pengaturan pemanfaatan Perpustakaan pusat dan perpustakaan fakultas/jurusan diatur oleh Kepala Perpustakaan Pada dasarnya, sarana dan prasarana yang tersedia di lingkungan UNNAR dapat dimanfaatkan bersama oleh semua sivitas akademik UNNAR untuk menunjang kegiatan tridharma perguruan tinggi, pendidikan dan pengajaran, penelitian dan karya ilmiah serta pengabdian pada masyarakat. Pengelolaan dan pemanfaatan dilakukan oleh UNNAR melalui biro-biro yang ada dan dipertanggung-jawabkan pada fakultas atau ketua jurusan/program studi masing-masing. Namun, sistem pengelolaan saat ini belum memungkinkan pemanfaatan bersama semua fasilitas sarana dan prasarana sejenis, karena tidak adanya koordinasi antar unit kerja dan belum munculnya rasa kebersamaan. Selain itu, dalam pengembangan sarana dan prasarana belum adanya perencanaan yang matang dan belum disertai dengan pengendalian yang baik. Hal ini terlihat dari:  Belum terdapat perencanaan terpadu dalam pengembangan sarana dan prasarana dalam jangka waktu panjang, termasuk kesiapan SDM untuk maintenancenya.  Usulan pengembangan sarana dan prasarana seringkali bukanlah didasarkan pada skala prioritas kebutuhan.  Usulan pengembangan sarana dan prasarana tidak sesuai dengan program yang direncanakan.  Pada saat pengadaan, tidak terdapat pengendalian yang cukup baik kuantitas, ataupun harga dan kualitas.  Penerimaan atas pengadaan pengembangan sarana dan prasarana tidak teradministrasikan dengan baik menurut ketentuan yang ditetapkan.  Pengelolaan sarana dan prasarana belum dilakukan dengan baik, di antaranya, belum ada inventarisasi terpadu yang berkesinambungan dan belum ada sistem pengamanan yang baik.  Program pemeliharaan sarana dan prasarana, belum terpadu, sehingga terkesan masih dilakukan oleh masing-masing unit. Dalam pengelolaan fasilitas gedung dan pendukung ini terlihat bahwa belum efisien karena masih banyak pemakaian gedung yang tidak efektif dimana masih banyak ruangan yang belum dipakai secara optimal malahan terkesan hanya ruangan-ruangan tertentu saja yang dipakai. 6.6. Bagian Admisi dan Registrasi Pengelolaan admisi dan registrasi mahasiswa meliputi: mengelola data base mahasiswa dan alumni.Membuat laporan harian pendaftaran mahasiswa baru dan koordinasi dengan Fakultas dan Bagian Keuangan.Membuat rekap mahasiswa aktif kuliah koordinasi dengan bagian Keuangan.Melaksanakan Herregistasi mahasiswa tiap semester, koordinasi dengan Fakultas.Membuat ploting ruangan kuliah berdasarkan jadwal masing-masing fakultas disesuaikan dengan ruangan yang tersedia. Kecepatan menjadi titik kunci dan kelemahan pada bagian admisi dan registrasi yang berdampak pada kepuasan mahasiswa terhadap pelayanan administrasi akademik dan kemahasiswaan.

39


BAB VII INDIKATOR KINERJA Dengan mempertimbangkan potensi, masalah dan kondisi eksternal maupun internal yang dihadapi oleh Fakultas, Unit/Biro di lingkungan UNNAR maka dapat dirumuskan sejumlah indikator yang bersifat komprehensif untuk menjadi ancangan bagi penyelenggaraan program. Secara bertahap indikatorindikator ini diharapkan dapat tercapai dalam tiga tahun mendatang (Tahun 2010-2012). A.Indikator Kinerja Utama Tabel 7.1. Indikator Kinerja Utama No 1

2

3

Indikator Kinerja Kepuasan terhadap pelayanan Manajemen Efisiensi internal perguruan tinggi Sistem informasi manajemen dan sistem pangkalan data

Base Line Th. 2009 Kurang

Produktifitas minimal 30%

Berfungsi tapi belum terintegrasi

Akhir Tahun 2010 Cukup


Akhir Tahun 2011 Baik


Berfungsi dan terintegrasi (50%)

Akhir Tahun 2012 Sangat Baik


Berfungsi dan terintegrasi (75%)

Berfungsi dan terintegrasi (100%) REAL TIME SYSTEM

Tabel 7.2 Indikator Kinerja Kegiatan Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu Jenis

Base LineTh. 2009

Akhir Tahun 2010

Akhir Tahun 2011

Akhir Tahun 2012

Implementasi perbaikan berkelanjutan 1. (continuous improvement)

Output

30%

50%

80%

100%

2. Pelaksanaan aktivitas Benchmarking

Output

0%

25%

50%

100%

Output

10%

30%

50%

100%

Output

15%

30%

50%

100%

Implementasi KPI untuk mengevaluasi kinerja 5. unit

Output

0%

30%

50%

100%

6. 7. 8.

Output Output Output

11 30% 30%

15 50% 50%

25 70% 70%

35 80% 80%

Jenis Indikator

Kesesuaian pelaksanaan Monev terhadap kinerja 3. unit Prosentase unit/prodi yang meng4. implementasikan siklus mutu

Jumlah auditor mutu internal Rata-rata kinerja unit kerja selama setahun Rata-rata kinerja SDM selama setahun

40


Tabel 7.3.Indikator Kinerja Kegiatan Pengembangan Sistem Informasi Kampus Indikator Kinerja

1 2

Peningkatan kinerja pelayanan terhadap pemangku kepentingan (stakeholder) melalui pemanfaatan E-Campus Tingkat kepuasan pemangku kepentingan (stakeholder) terhadap Sistem E-Campus

Base LineTh. 2009

Akhir Tahun 2010

Akhir Tahun 2011

Akhir Tahun 2012

17%

33%

50%

100%

N/A

30%

70%

90%

3

Sistem Informasi Kampus (Real time sistem)

Parsial

Terintegrasi Sebagian

Terinteg rasi

Implemen tasi

4

Kemampuan staf pendukung dalam pengoperasian E-campus

N/A

60

90

100

1495

5.000

20.000

30.000

N/A

36

12

3

N/A

40%

70%

100%

5 6 7

Rata-rata jumlah pengakses Website Narotama per bulan Jumlah gangguan sistem internal per tahun Sistem Manajemen pelayanan stakeholder berbasis IT

Tabel 7.4 Indikator Kinerja Kegiatan Pengembangan Tata Kelola SDM Jenis Indikator

Jenis

Base LineTh. 2009

Akhir Tahun 2010

Akhir Tahun 2011

Akhir Tahun 2012

1. Ketersediaan dokumen prasyarat suatu jabatan

Output

20%

100%

100%

100%

2. Ketersediaan dokumen job description

Output

3. Keberadaan peraturan untuk kepegawaian

Output

30%

100%

100%

100%

4. Kapasitas MSDM dalam bidang kepemimpinan, sensitivitas, costumer service

Output

NA

NA

NA

60%

30%

100%

100%

100%

Indikator Kinerja Penunjang Tabel 7.5. Indikator Kinerja Penunjang No. Indikator Kinerja Baseline 1 Lama pengurusan dokumen layanan NA akademik dan keuangan 2 Pengelola jaringan yang bersertifikasi NA 3 Pengelola sistem database yang NA bersertifikasi 4 Besar bandwidth 128 kBps

Target 1 hari 2 2 1 MBps

41


BAB VIII PERMASALAHAN YANG TERIDENTIFIKASI 8.1. Analisa SWOT Berdasarkan Visi, Misi dan Evaluasi Diri, maka dapat diketahui analisis SWOT institusi UNNAR yang merupakan gambaran menyeluruh atas lingkungan internal dan eksternal yang mempengaruhinya, dapat digambarkan sebagai berikut: Tabel 8.1. Analisis SWOT Kekuatan (Strength) No Deskripsi Kekuatan 1 Komitmen yang tinggi terhadap pengembangan sistem informasi internal dan eksternal 2 Telah memiliki infrastruktur jaringan internet 3 Telah mempunyai situs web sendiri 4 UNNAR Surabaya telah memiliki Unit Penjaminan Mutu 5 SDM yang berkembang (rata-rata usia karyawan dan dosen tergolong muda yakni 33 tahun) Kelemahan (Weakness) No Deskripsi Kelemahan 1 Bandwidth yang tersedia masih terbatas 2 Kompetensi staf dalam pengelolaan IT masih rendah

Acuan RENSTRA UNNAR 2005-2015 Puskom www.narotama.ac.id SK Rektor Bagian Umum Kepegawaian

&

Acuan Puskom Bagian Umum & Kepegawaian 3 Sistem pengelolaan akademik,administrasi umum Hasil survei dan SDM,keuangan,sarana dan prasarana belum (Lampiran) memadai 4 Sistem penjaminan mutu belum optimal Unit Penjaminan Mutu 5 Tingkat kinerja staf dalam pemberian layanan Hasil survei akademik yang rendah (Lampiran) Peluang (Opportunity) No Deskripsi Peluang Acuan 1 Banyaknya tawaran hibah kompetisi dari Website DIKTI berbagai institusi 2 Banyaknya tawaran kerjasama dari institusi Biro Rektor pemerintah dan swasta 3 Kebijakan pemerintah dalam pengembangan HELTS 2003-2010 Perguruan Tinggi 4 Tuntutan stakeholder akan kecepatan Hasil survei (Lampiran) penyajian data 5 Letak geografis UNNAR yang berada di Prospektus UNNAR kawasan Kampus Boulevard Surabaya (ITS, Surabaya ITATS, STIESIA, UNIPRA, UNTAG, UNITOMO)

42


Ancaman (Threat) No Deskripsi Ancaman 1 Masyarakat hidup di era Digital (www community) dimana banyak kebutuhan masyarakat yg diakses melalui internet/Web. 2 Meningkatnya pemanfaatan teknologi informasi di Perguruan Tinggi negeri dan swasta dalam pengembangkan program studi 3 Tuntutan masyarakat, dunia usaha, dan industri akan lulusan dengan penguasaan teknologi informasi dan komunikasi yang tinggi. 4 Meningkatnya iklim persaingan antar perguruan tinggi (PTN,PTS & PT Asing) di Surabaya

Acuan Internet dan Media Masa Internet dan Media Masa Internet dan Media Masa

Internet dan Media Masa

8.2. Gejala/Fenomena Masalah dan Akar Permasalahan yang Berhasil Diidentifikasi dan Isu-Isu Strategis Tabel 8.2. Gejala/Fenomena Masalah dan Akar Permasalahan Teridentifikasi Gejala/Fenomena Isu-Isu Strategis Masalah Akar N Keterangan Hal Permasalahan L R A I S E o 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1. Jumlah 16- Tingginya tingkat xx xxx Mahasiswa 17 persaingan dan Menurun perubahan segmentasi UNNAR 2. Kurangnya 20 Kesenjangan xxx xx Motivasi belajar interaksi antar mahasiswa dosen dan mahasiswa 3. Kepuasan 21 Belum adanya xx xxx xx mahasiswa fasilitas x terhadap metode perkuliahan yang pembelajaran memadai yang rendah 4. Mutu layanan 22 Belum optimalnya xxx xx masih rendah. sistim informasi x manajemen dan Kemampuan staf yang rendah

43


Gejala/Fenomena Masalah N Keterangan o 1 2 5. Rendahnya motivasi melaksanakan penelitian 6. Kinerja SDM secara umum stagnan belum memenuhi kebutuhan akselerasi yang tinggi 7 Kompetensi dan performance dosen dan karyawan dalam pelayanan akademik rendah 8 Kurangnya pengelolaan SDM untuk peningkatan kapasitas institusi 9 Belum terciptanya iklim akademik yang baik 10 Belum adanya transparansi manajemen dan keadilan diantara staf akademik 11 Ketidakpuasan mahasiswa pada pelayanan administrasi keuangan 12 Belum optimalnya sistim informasi manajemen

Akar Hal Permasalahan 3 2324 25

26

Isu-Isu Strategis L

4 5 Fasilitas penunjang bidang penelitian masih sangat kurang Belum diterapkannya budaya unggul dengan kompetensi dan Key Performance Indikator Penataan xxx organisasi dan SDM belum memenuhi kedinamisan dan tidak optimal

26

Tidak adanya xx sistem reward and punishment dan sistem jenjang karir

26

Rendahnya etos kerja staf akademik

27

Belum xx dilakukannya survey kepuasan karyawan thd aturan kepegawaian Lambatnya administrasi keuangan,masih bersifat konvensional Belum adanya sistem informasi kampus yang terpadu

29

30

R

A

I

S

E

6

7 xxx

8 xxx

9

10

xxx

xx x

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xx

xxx

xxx

xxx

44


Gejala/Fenomena Masalah N Keterangan o 1 2 Layanan terhadap saranaprasarana yang tidak efektif dan tidak efisien Rendahnya kesadaran mengenai budaya mutu Belum optimalnya unit penjaminan mutu Struktur penjaminan mutu yang sudah ada belum dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kapasitas dan daya saing

Akar Hal Permasalahan

Isu-Isu Strategis L

3 32

4 5 Kurangnya tersedia peralatan IT yang lebih modern

35

Keberadaan unit xxx penjaminan mutu belum optimal

35

Kurangnya xxx ketegasan reward dan punisment Belum efektifnya xx sistem penjaminan mutu pendidikan di UNNAR

35

R

A

I

S

E

6 xxx

7

8

9

10 xxx

xxx

xxx xx x

Keterangan : - Kolom 2, diisi dengan gejala/fenomena masalah yang berhasil di identifikasi. - Kolom 3 , diisi dengan nomor halaman dimana gejala/fenomena masalah tersebut dijelaskan/diuraikan atau nomor halaman dimana data pendukung (tabel) dari masalah tersebut berada. - Kolom 4, diisi dengan akar permasalahan yang berhasil diidentifikasi berdasarkan masalah-masalah yg ada di kolom 2. - Kolom 5 s/d 10 diisi dengan: XXX atau XX atau X, yang menunjukan tingkat relevansi akar permasalahan tersebut dengan isu-isu strategis. XXX = sangat relevan dan X = kurang/sedikit relevan 8.3. Analisis Cause Root Dari hasil evaluasi diri yang telah dilakukan, untuk mengenali gejala masalah dan mengidentifikasi akar permasalahan digunakan analisis cause root. Detail dari analisis couse root disajikan pada Tabel 8.3. di bawah ini.

45

EVALUASI DIRI UNIVERSITAS NAROTAMA SURABAYA

Tabel 8.3. Ringkasan Hasil Analisis Couse Roo Gejala/Fenomena

Akar Permasalahan

Implementasi budaya mutu hanya di prodi Keberadaan manajemen dan prodi lain belum membuat penjaminan dan menerapkan budaya mutu belum optimal Kurangnya ketegasan reward dan punisment Belum efektifnya sistem penjaminan mutu pendidikan di UNNAR

Belum adanya sistem penjaminan mutu pada sistem layanan akademik yang komprehensif Belum diterapkannya key performance Kinerja SDM secara indikator umum stagnan Penataan organisasi dan SDM belum memenuhi kedinamisan dan tidak optimal

46

Kegiatan

unit Perancangan sistem penjaminan Penguatan dan mutu mutu pengembangan sistem penjaminan mutu untuk meningkatkan Implementasi dari sistem kapasitas institusi penjaminan mutu dan pelaksanaan audit mutu internal

Kepuasan mahasiswa terhadap mutu layanan Belum adanya budaya akademik masih rendah unggul dan kompetitif Belum adanya transparansi kinerja dan perguruan tinggi keadilan

Rendahnya motivasi SDM dan etos kerja Belum dilakukannya survey kepuasan karyawan thd aturan kepegawaian Kurangnya rasa memiliki dan kerjasama antar staf.

Alternatif penyelesaian

Tidak adanya sistem reward and punishment dan sistem jenjang karir

Sosialisasi pentingnya sistem penjaminan mutu Membangun sistem Penjaminan mutu yang berbasis pada merit sistem Evaluasi implementasi Sistem Penjaminan Mutu disemua level organisasi Perancangan KPI dan merit sistem berbasis TI Pembenahan dan penyempurnaan aturan kepegawaian Membangun sistim pengembangan karir yang berbasis prestasi dan kinerja. Melakukan pelatihan motivasi dan etos kerja

EVALUASI DIRI UNIVERSITAS NAROTAMA SURABAYA Gejala/Fenomena Layanan akademik yang belum terkomputerisasi secara optimal Belum handalnya sistem informasi akademik yang terpadu Kesenjangan interaksi antar dosen dan mahasiswa Belum handalnya database yang dapat melayani seluruh unit yang memerlukan Belum adanya sistim informasi aktivitas sumber daya yang terintegrasi ke semua prodi Kepuasan layanan pemangku kepentingan yang rendah

47

Akar Permasalahan Sistem Informasi akademik efektif dan efisien

Sistem informasi belum terintegrasi

aktivitas

Alternatif penyelesaian belum Membangun sistim informasi akademik yang terintegrasi dengan sistem informasi keuangan dan sistem informasi kemahasiswaan Metode pembelajaran yang lebih modern dengan pemanfaatan TI kampus Perancangan dan Pemanfaatan Sistim informasi e-campus .

Kegiatan Pembangun Pengemban Sistem I Manajemen

EVALUASI DIRI UNIVERSITAS NAROTAMA SURABAYA

48

EVALUASI DIRI PHK INSTITUSI 2010 UNIVERSITAS NAROTAMA SURABAYA BAB I PELAKSANAAN LAPORAN EVALUASI DIRI

Recommend Documents