Europese projecten in de praktijk
Maandag 8 december, Provincie West-Vlaanderen
Europese projecten in de praktijk Waarom een Europees project? Hoe begin je aan een Europees project? Hoe stel je de aanvraag op? Eenmaal gestart? Do’s and don’ts
Waarom een EU project? Een Europees project biedt meerwaarde op verschillende niveaus: o Jouw organisatie: innovatie, inspiratie, kennis, netwerk nieuwe samenwerkingsverbanden, ervaringen profilering o Jouw regio: economische ontwikkeling nieuwe impulsen omtrent innovatie, duurzaamheid, werkgelegenheid internationale uitstraling o Europa: Europees beleid op lokaal niveau Europa bij de burger
Hoe begin je aan een EU project? Ontstaan van het idee o Visie, missie, strategie: Waar wil je naartoe?
o Meerwaarde: Wat is de meerwaarde voor jouw organisatie, maar ook van jouw organisatie en dit project in een breder strategisch beleidskader? o Ambitie: Begin je klein of zie je het groots?
o Rol: Promotor? Partner? o Subsidieprogramma’s screenen: vraag bv. om ondersteuning (Provincie, Vlaams-Europees Verbindingsagentschap vleva, …)
Hoe begin je aan een EU project? Goede fundamenten o Zorg voor een formeel akkoord van de organisatie (directie, medewerkers, …) o Creëer tijd en ruimte om aan het project te werken o Zorg voor een sluitende financiering : een Europees project wordt zelden 100% gefinancierd
Hoe begin je aan een EU project? Duidelijke afspraken o Iedereen mee! Zowel de medewerkers, projectleden, management o Maak duidelijke afspraken met projectleden: welke rollen worden uitgedeeld? Wie doet wat wanneer? o Ken je rechten en plichten! o Verantwoordelijkheden rond financiële en inhoudelijke rapportage o Tijdsregistraties projectleden/personeel o Welke documenten zijn nodig? Waar vind je ze? Analytische boekhouding? o Archivering: wat bewaren en hoe lang? o Welke communicatieverplichtingen zijn er?
Hoe begin je aan een EU project? Samenwerking met partners o Zoektocht naar de juiste partner: eigen netwerk, subsidieagentschappen, vleva, … o Voorafgaande kennismaking o Goede afspraken, goede vrienden o o o o
Realistische doelstellingen Goede coördinatie Taakverdeling Planning
Hoe stel je de aanvraag op? De projectaanvraag schrijven
o Neem de tijd en lees je goed in (regelgeving programma) o Schrijf wervend, helder en realistisch o Geef je doelstellingen, resultaten en activiteiten gestructureerd en helder weer !! Doelstelling
resultaten
activiteiten!!
Hoe stel je de aanvraag op? De projectaanvraag schrijven o Vertaal je doelstellingen naar concrete activiteiten en bouw zo een evenwichtig budget op o Wat maakt jouw project uniek? Waarom is het innovatief, complementair aan bestaande dienstverlening, instrumenten, werking? o Is er ondersteunend cijfermateriaal? Gebruik dit!
Hoe stel je de aanvraag op? De projectaanvraag schrijven o Geef duidelijk aan: tot welke prioriteiten van het programma jouw project bijdraagt. welk probleem dit project zal (helpen) oplossen waarom dit het reguliere werk/beleid van je organisatie overschrijdt waarom samenwerking hier een meerwaarde kan bieden
Hoe stel je de aanvraag op? De projectaanvraag schrijven
KISS!
Hoe stel je de aanvraag op? Een goede planning opstellen o Definieer de verschillende onderdelen en fasen o Definieer voor elk onderdeel of fase de activiteiten die erbij horen o Definieer voor elke activiteit: verantwoordelijke partner en personen/rollen beoogde resultaten met timing indicatoren voor monitoring en evaluatie de nodige kosten
Eenmaal gestart? Projectadministratie Een Europees project vergt best wat administratie, een goede voorbereiding is reeds half werk! o Stel verantwoordelijken aan voor de opvolging o Wat ga je gebruiken als bewijslast? (bv. outlookagenda, timesheets, ondertekende aanwezigheidslijsten etc.)
o Zet een systeem op binnen je organisatie om zaken te verzamelen (checklist) o Wacht niet tot het laatste moment ;-)
Eenmaal gestart? Projectuitvoering o Houd je planning in het oog – hanteer een opvolgbaar document (bv Excel activiteiten, timing, afvinken o Maak een tussentijdse stand van zaken op: zit je nog op schema? Waar is bijsturing nodig? Wie? Wanneer? Volg op!
Eenmaal gestart? Projectcommunicatie o Zowel interne als externe communicatie/overleg o Voldoende bijeenkomsten o Mailen, skypen o Afspraken op papier (KISS!) op centrale plaats (Sharepoint, intranet, …)
Eenmaal gestart? Projectverantwoordelijke? Geef het goede voorbeeld! o Wijs projectleden en partners (herhaaldelijk) op hun rechten en plichten.
o Communiceer altijd helder, positief en constructief o Motiveer je leden/partners!
Eenmaal gestart? Projectfinanciering o Lees en leer de regels! o Welke kosten zijn subsidiabel? o Hoe bereken je de overhead? o Welke aanbestedingsregels en –procedures moeten gevolgd worden? o Welke bewijsstukken moeten verzameld worden?
o Prefinanciering
Samenvattend: Tips & Tricks 1. Leer de krijtlijnen kennen van het Europese beleid voor jouw sector 2. Houd een vinger aan de pols omtrent subsidieprogramma’s en – oproepen (http://www.vleva.eu/subsidiewijzer) 3. Vertrek van een eigen idee en bedenk er een innovatieve oplossing voor, bruikbaar in de brede EU context
Samenvattend: Tips & Tricks 4. Kies voor iets waar je organisatie al mee bezig is – draagvlak creëren en voorbereiding verloopt sneller 5. Begin indien nodig klein en houd rekening met de draagkracht van je organisatie
Samenvattend: Tips & Tricks 6. Zoek tijdig betrouwbare partners in binnen- en buitenland die uw doelstellingen delen. Maak goede basisafspraken tijdens de voorbereiding 7. Bekijk de financiering. Hoe overbrug je de prefinanciering? Moet je op zoek naar bijkomende cofinanciering? 8. Laat je bijstaan door Vlaamse agentschappen en projectconsulenten. Zij kunnen helpen bij het aftoetsen van een projectidee, het opstellen van de aanvraag en bij de uitvoering. Zoek vooraf ook contact met organisaties die al aan Europese programma’s of projecten hebben deelgenomen.
Samenvattend: Tips & Tricks 9. Projectvoorstel afgewezen? Vraag feedback bij de beslissingsinstantie over afgewezen dossiers. Gooi afgewezen dossiers niet zomaar weg, maar tracht te weten te komen wat er verkeerd aan was. Mits de nodige aanpassingen kun je het projectvoorstel eventueel opnieuw indienen. 10. Goed projectbeheer is onontbeerlijk: denk aan inhoudelijke en financiële opvolging, relaties onderhouden met de partners, projectresultaten verspreiden, interne en externe controles, duidelijke afspraken met de partners rond financiering en personeel.
Vragen?
[email protected]
Bedankt voor uw aandacht!
