ÉRTESÍTÔ MAGYAR ÁLLAMVASUTAK ZÁRTKÖRÛEN MÛKÖDÔ RÉSZVÉNYTÁRSASÁG. Utasítások. 7. szám 130. évfolyam április 30. TARTALOM

7. szám

130. évfolyam

2015. április 30.

ÉRTESÍTÔ MAGYAR ÁLLAMVASUTAK ZÁRTKÖRÛEN MÛKÖDÔ RÉSZVÉNYTÁRSASÁG TARTALOM Utasítások

oldal

16/2015. (IV. 30. MÁV Ért. 7 .) EVIG sz. utasítás Az elôterjesztések rendjérôl

553

17/2015. (IV. 30. MÁV Ért. 7 .) EVIG sz. utasítás

Utasítások 16/2015. (IV. 30. MÁV ÉRT. 7 .) EVIG SZ. UTASÍTÁS AZ ELÔTERJESZTÉSEK RENDJÉRÔL 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA Az utasítás célja a MÁV Zrt. Elnök-vezérigazgatói Értekezletén, Igazgatósági ülésén, Felügyelôbizottsági ülésén megtárgyalásra kerülô, illetve a Tulajdonosi Jogok Gyakorlója hatáskörébe tartozó elôterjesztések és tájékoztatók egységes rendjének, tartalmi és formai követelményeinek meghatározása, valamint a határozatok SharePoint Vezetôi Információs Rendszerben történô nyilvántartásának szabályozása. 2.0 HATÁLY ÉS FELELÔSSÉG MEGHATÁROZÁSA Az utasítás hatálya kiterjed a MÁV Zrt. döntéshozó fórumaira elôterjesztést benyújtó szervezeti egységek vezetôire és munkavállalóira. Jelen utasítás a vállalatcsoporton belül a MÁV Zrt. többségi tulajdonú gazdasági társaságok elôterjesztéseinek egységes szabályozására is szolgál, betartása a MÁV Zrt. döntéshozó testületeinél kezdeményezett tulajdonosi döntéshozatal és annak

A MÁV Zrt. szervezetmódosításának és a munkaköröket érintô változások folyamatszabályozása

578

Hirdetmény Feleslegessé vált tárgyi eszközök meghirdetése további hasznosítás végett

593

végrehajtása során követendô. Fentiek vonatkozásában jelen utasítás hatálya kiterjed az alábbi gazdasági társaságokra: — MÁV-START Zrt. — MÁV FKG Kft. — MÁV KFV Kft. — ZÁHONY-PORT Kft. — MÁV Létesítményüzemeltetô és Vasútôr Kft. — MÁV Szolgáltató Központ Zrt. — MÁV Tervezô Intézet Kft. — MÁV NOSZTALGIA Kft. — MÁV VAGON Kft. 3.0 FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA CSIB: Csoportirányítási Bizottság DMS: Poszeidon Dokumentum Menedzsment Rendszer Döntési hatáskör: Az Alapszabályban/Létesítô okiratban és a Mûködési és Szervezeti Szabályzat/Szervezeti és Mûködési Szabályzat (a továbbiakban: MSZSZ/ SZMSZ) részét képezô Döntési és Hatásköri Listában (a továbbiakban: DHL), illetve jogszabályban rögzítettek szerinti végsô döntésre felhatalmazott személyt (pl. Elnök-vezérigazgató) vagy testületet (pl. Igazgatóság, Felügyelôbizottság, Tulajdonosi Jogok Gyakorlója, a társaság legfôbb szerve) megilletô jogosultság.

554

A MÁV Zrt. Értesítôje

7. szám

Elôterjesztés: A MÁV Zrt. Elnök-vezérigazgatói Értekezletére, Igazgatósági ülésére, Felügyelôbizottsági ülésére beterjesztésre kerülô, illetve a Tulajdonosi Jogok Gyakorlója hatáskörébe tartozó döntéshozatalt megalapozó, döntési javaslatot tartalmazó dokumentum.

lamint a MÁV Zrt. Portfólió-gazdálkodási Igazgatóság vezetôje.

Elektronikus dokumentum: Minden számítógépen és elektronikus adathordozón tárolható formátumban megküldött dokumentum.

Vezetôi információs rendszer (VIR): Az EVIG és Igazgatóság munkáját támogató SharePoint (SP) kiszolgáló rendszeren mûködô és az intraneten elérhetô dokumentumkezelô rendszer, amely tartalmazza a meghívók, elôterjesztések és határozatok tárát.

Elnök-vezérigazgatói Értekezletre meghívottak: Az MSZSZ I. kötet 6. fejezetében meghatározottak szerinti állandó résztvevôk, valamint eseti meghívottak (fôtevékenységi kör vezetôk, kiemelt többségi tulajdonú társaságok vezérigazgatói, ügyvezetô igazgatói, az elôterjesztést készítô szervezeti egység vezetôje, az elôterjesztés készítôje). Az elnök-vezérigazgató jogosult zárt ülést elrendelni, melynek résztvevôi körét meghatározhatja. Elôterjesztô: − Az Elnök-vezérigazgató döntési hatáskörébe tartozó elôterjesztés esetében a vezérigazgató-helyettesek és az Elnök-vezérigazgatóhoz tartozó szervezeti egységek vezetôi, illetve a MÁV Zrt. többségi tulajdonú gazdasági társaságok vezetôi, − Igazgatóság, Felügyelôbizottság, Tulajdonosi Jogok Gyakorlója felé készített elôterjesztés esetében az Elnök-vezérigazgató. Elôterjesztések rendje (EVIG/IG) munkafolyamat: DMS-ben indított Elnök-vezérigazgatói értekezletre, illetve Igazgatósági ülésre elôterjesztésre kerülô döntéshozatalt megalapozó munkafolyamat Felelôs szervezeti egység vezetô: Adott elôterjesztés esetén az MSZSZ szerint illetékes szervezet irányítója, vagy a MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaságának legmagasabb szintû operatív vezetôje, aki felel az elôterjesztés tartalmi, formai megfelelôségéért. Határozatok nyilvántartó rendszere: A Tulajdonosi Jogok Gyakorlója, az Igazgatóság, az Elnök-vezérigazgató által, valamint a belsô ellenôrzés célvizsgálatai kapcsán hozott határozatok teljesítésének nyomon követésére szolgáló SharePoint (SP) kiszolgáló rendszeren mûködô és az intraneten elérhetô rendszer. Közremûködô: a tárgyban érintett és az elôterjesztés készítésébe bevont szervezeti egység, illetve a MÁV Zrt. többségi tulajdonú társasága. Szignót adó szervezet vezetô: A vezetô jogtanácsos és a kontrolling igazgató. A MÁV Zrt. többségi tulajdonú gazdasági társaságok esetében — a Jogi Igazgatóság és Kontrolling Igazgatóság vezetôjén túl — az elôterjesztô társaság jogi és kontrolling szervezetének vezetôje, va-

Tájékoztató: A tudomásulvételen túl egyéb döntési javaslatot nem tartalmazó és nem igénylô dokumentum.

Véleményezôk: A vezérigazgató-helyettesek, a vezetô jogtanácsos, a menedzsment támogatás vezetôje és az elôterjesztés témájában, határozati javaslatával érintett, valamint az elôterjesztô által felkért szakterületek vezetôi. 4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1 Az elôterjesztésekkel és tájékoztatókkal (együtt: elôterjesztések) kapcsolatos eljárási követelmények Az üzleti titkot tartalmazó elôterjesztések készítésénél a MÁV Zrt. üzleti titok és belsô használatra készült dokumentumainak védelmi szabályzatáról szóló 10/2008. (III. 21. MÁV Ért. 8.) VIG és 19/2011. (V.20. MÁV Ért. 11.) EVIG számú utasításban foglaltakat is figyelembe kell venni. 4.2 Az elôterjesztések formai és tartalmi követelményei Az Elnök-vezérigazgató, az Igazgatóság és a Tulajdonosi Jogok Gyakorlója hatáskörébe tartozó ügyekben fôszabályként a döntéshozói fórumokon megtárgyalt írásbeli elôterjesztés alapján dönt. Elnök-vezérigazgatói, Igazgatósági, Felügyelôbizottsági és Tulajdonosi Joggyakorlói hatáskörbe tartozó döntések kizárólag a MINTA ELÔTERJESZTÉS szerinti tartalom és szerkezeti felépítés alapján (1. sz. melléklet) készített írásbeli elôterjesztés formájában kezdeményezhetôk. Az elôterjesztéseknek tartalmaznia kell a következô információkat: • Az elôterjesztés tárgyához kapcsolódó, a döntéshozatalhoz szükséges minden releváns információ • Jogszabályi rendelkezéseknek való megfelelés, döntési hatáskör indoklása a döntéssel érintett valamennyi társaságra vonatkozóan • A MÁV Zrt. és/vagy a MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaságok aktuális üzleti tervére, likviditására gyakorolt hatások bemutatása • A döntéshozatal gazdasági elemzése, kockázatai (A döntés hatása a társaság eredményére, cashflowjára, mérlegére, a finanszírozás módja, megtérülés számítás, alternatívák összehasonlítása)

7. szám

•


A döntést követô szükséges intézkedések

A hatékony vezetôi munka támogatása érdekében lehetôség szerint az elôterjesztés összefoglalója maximálisan 2 oldal, a téma részletes bemutatása maximum 5 oldal terjedelmû legyen. Az elôterjesztés tárgyában érintett szervezeti egységeket, illetve MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaságokat be kell vonni az elôterjesztés készítésének és véleményezésének folyamatába. A beszerzési tárgyú döntés-elôkészítés során a forrásgazda és a beszerzési szervezet felelôs vezetôinek közös elôterjesztésben kell kezdeményezniük a döntést, a DMS munkafolyamat indítója a forrásgazda. A közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó elôterjesztések esetén nem kell csatolni a közbeszerzési dokumentációt, valamint beszerzési eljáráshoz kapcsolódó elôterjesztések esetén nem kell csatolni a beszerzési dokumentációt, annak hiánytalan egyidejû meglétéért a MÁV Szolgáltató Központ Zrt. beszerzési szervezet vezetôje felelôs. Amennyiben az elôterjesztô rendelkezik CSIB állásfoglalással, azt kötelezô mellékletként csatolni kell az elôterjesztéshez. A Felelôs szervezeti egység vezetôje felel az elôterjesztés jelen utasításban meghatározott tartalmáért, a szükséges szervezeteknek a készítés és véleményezés folyamatába történô bevonásáért, és a döntési javaslathoz kapcsolódó gazdasági hatások és kockázatok teljes körû feltárásáért és bemutatásáért. Amennyiben az elôterjesztés a tartalmi és formai követelményeknek nem felel meg, a Menedzsment támogatás a szükséges kiegészítés, átdolgozás céljából visszaküldi azt az elôterjesztésért felelôs szervezeti egység vezetôjének. Az Igazgatóság és a Felügyelôbizottság elé terjesztett elôterjesztésekre vonatkozó egyéb szabályokat az Igazgatóság és a Felügyelôbizottság ügyrendje tartalmazza 4.3 Elôterjesztések véleményeztetésének, szignózásának folyamata és szabályai Az elôterjesztôk által összeállított, döntéshozatalra felterjeszteni kívánt elôterjesztéseket a munkaszervezetek közremûködésével elôzetesen véleményeztetni kell. A döntéshozatal megfelelô minôségû és hatékony támogatása érdekében kötelezô véleményeztetni az elôterjesztéseket: • a vezérigazgató-helyettesekkel, • a vezetô jogtanácsossal, • a menedzsment támogatás vezetôjével (a formai követelmények és a határozati javaslat megfelelôsége érdekében),

555

•

azzal a szervezeti egység vezetôvel, amelynek részére a határozati javaslat szerint feladat kerül meghatározásra. A véleményezés alól (kötelezô véleményezôi kör tekintetében) felmentés nem lehetséges. Az elôterjesztés készítéséért felelôs szervezet (továbbiakban: felelôs szervezet vagy folyamatgazda) word dokumentumként elkészíti az elôterjesztés tervezetét, és a Poszeidon DMS rendszerben egyedi Elôterjesztések rendje (EVIG/IG) munkafolyamatként indítja a véleményezési és jóváhagyási eljárást. A tervezet véleményezésére, melyet az érintett szervezetek párhuzamosan végeznek 3 munkanap áll rendelkezésre. A véleményt az eredeti dokumentumban korrektúrával jelölve új verzióként kell feltölteni a rendszerbe. Amennyiben nincs korrektúrázott véleménye a szervezetnek, de kíván reagálni a tervezetre, azt a feladat lezárása elôtt a „válasz” munkaablakba beírja. Egyéb konkrét szövegszerû javaslatok, illetve az illetékes szervezeti egység kompetenciájába tartozó kérdések megfogalmazása esetén az ügyirathoz új alszámos iratként iktatja. A DMS-t nem használó többségi leányvállalatok elôterjesztéseit a Portfólió-gazdálkodási igazgatóság indítja el a DMS-ben. Az elôterjesztés készítôje köteles a beérkezett véleményeket felülvizsgálni és szükség esetén gondoskodni az elôterjesztés módosításáról, illetve kiegészítésérôl. Az esetleges véleményeltéréseket személyes egyeztetéssel, vagy elektronikus úton kell tisztázni, a konszenzust megteremteni. Az e-maileket, illetôleg az egyeztetésekrôl készített emlékeztetôt, vagy jegyzôkönyvet az utasítás ügyiratához alszámos iratként iktatni kell. A véleményezést követôen a folyamatgazda köteles a módosított, illetve kiegészített tervezetet végleges verzióként a rendszerben menteni, a véleményekrôl összefoglalót készíteni és azt dokumentumként a tervezethez feltölteni. Az összefoglalónak tartalmaznia kell a beérkezett vélemények ismertetését, annak megjelölésével, hogy az egyes észrevételek hogyan kerültek figyelembevételre. Indokolni kell, ha valamelyik módosítási javaslat a tervezetbe nem került bedolgozásra. A véleményezési folyamatot és a vélemények értékelését, feldolgozását követôen az átdolgozott elôterjesztést a kontrolling igazgató és a vezetô jogtanácsos elektronikus szignóval látja el a DMS-ben. A kontrolling és jogi szignó megadására 2-2 munkanapot kell biztosítani. A leányvállalatok által benyújtott elôterjesztéseknek a leányvállalat kontrolling és jogi vezetôjének, valamint a MÁV Zrt. portfólió-gazdálkodási igazgató szignóját is tartalmazó verzióját látja el a kontrolling igazgató és a vezetô jogtanácsos szignóval. A szignózási folyamatot követôen a DMS-bôl nyomtatni az un. „DMS-ben szignózott példány”-t kell nyomtatni, amely igazolja a

556


szignók megadását és a dokumentum minden oldalának egyezôségét az utolsó, lezárt verzióval, és tartalmazza a teljes elôterjesztést. Tájékoztató anyagok nem igényelnek jogi és kontrolling szignót, azokat nem kötelezô véleményeztetni. Amennyiben az anyag tartalma nem felel meg a Tájékoztató követelményeinek — azaz döntési javaslatot tartalmaz vagy igényel — a Menedzsment támogatás a Tájékoztatót benyújtó szervezeti egységnek visszaküldi. 4.4 Az elôterjesztés tárgyalásának ütemezése, szabályai 4.4.1 Elnök-vezérigazgatói Értekezlet Az Elnök-vezérigazgatói Értekezlet napirendjére abban az esetben vehetô fel elôterjesztés, amennyiben • a DMS-bôl nyomtatott szignózott elôterjesztés, a „DMS-ben szignózott példány”-t 2 példányban a Menedzsment támogatásnál, az ülés napját megelôzô legkésôbb 6. naptári nap, 12 óráig leadásra kerül. A vezérigazgató-helyettesek, valamint közvetlenül az Elnök-vezérigazgató alá tartozó vezetôk kérhetik az elôterjesztés Elnök-vezérigazgató Értekezleten történô megtárgyalása alóli felmentését. A felmentés-kérelem formanyomtatványát jelen utasítás 2. sz. melléklete tartalmazza. A felmentési kérelmet a DMS-ben alszámos iratként kell az ügyirathoz csatolni.

Az Elnök-vezérigazgató bármely ügyben dönthet Értekezleten kívül is, és hozhat értekezleten kívüli Elnök-vezérigazgatói határozatot. Ilyen esetben a döntés a jelen utasítás mellékletében foglalt elôterjesztés formától eltérôen is meghozható.

7. szám

4.4.2 Igazgatósági ülés

Az Igazgatóság által megtárgyalandó elôterjesztések benyújtására az Elnök-vezérigazgatói értekezleten hozott határozatban rögzítettek szerint kerülhet sor. •

Az Igazgatósági ülés napirendjére abban az esetben vehetô fel elôterjesztés, amennyiben az anyag, Elnök-vezérigazgatói Értekezletet követôen kiegészített vagy módosított elôterjesztés esetén ismételt jogi és kontrolling szignóval rendelkezik, és az elôterjesztés „DMSben szignózott példány”-a 7 példányban az ülés napját megelôzô legkésôbb 6. naptári nap 12 óráig a Menedzsment támogatásnál leadásra kerül.

A Tulajdonosi Jogok Gyakorlója felé továbbítandó elôterjesztéseket az elôterjesztés készítôjének — az Elnök-vezérigazgató nevében írott kísérôlevéllel ellátva — a Felügyelôbizottsági döntést követô 3 munkanapon belül kell a Menedzsment támogatásnak leadnia 3 példányban, oldalanként szignálva és alszámos iratként az elôterjesztés iratához iktatva. A Tulajdonosi Jogok Gyakorlója részére az elôterjesztések megküldése kizárólag a Menedzsment támogatás szervezeten keresztül történhet. A szakterületek által elkészített ezen elôterjesztéseket a Menedzsment támogatás a leadást követô legkésôbb 3 munkanapon belül továbbítja a Tulajdonosi Jogok Gyakorlója felé és a továbbításról a kísérôiratról történô „tájékoztatás” típusú feladatküldéssel tájékoztatja az elôterjesztést készítô szervezet vezetôjét. A Menedzsment támogatás az elôterjesztés és kísérôlevél 1-1 példányát nyilvántartásba helyezi. Nagy adatmennyiséget tartalmazó mellékleteket digitális adathordozón is lehet csatolni.

Az elôterjesztések Igazgatóság elé történô felterjesztését az Elnök-vezérigazgató változatlan tartalommal vagy módosításokkal, kiegészítésekkel engedélyezi. Az elôterjesztés Igazgatóság elé változatlan tartalommal történô felterjesztésének engedélyezése esetén ismételt jogi és kontrolling szignó megszerzése nem szükséges. Az elôterjesztés tartalmának változatlanságáért az elôterjesztést készítô szervezet vezetôje felel. Amennyiben az Elnök-vezérigazgatói Értekezlet elé benyújtott elôterjesztés Igazgatóság elé történô benyújtását az Elnök-vezérigazgató csak kiegészítéssel vagy módosítással engedélyezi, a jogi és kontrolling szignó ismételt megszerzése szükséges. A szignók megadására 2-2 munkanapot kell biztosítani. Az Igazgatóság elé történô felterjesztés engedélyezésének módját minden esetben rögzíteni kell az Elnökvezérigazgatói határozatban.

4.5 Értekezlet összehívása, elôterjesztések tárgyalásának ütemezése 4.5.1 Elnök-vezérigazgatói Értekezlet összehívása Az EVIG Értekezletet a Menedzsment támogatás elektronikus meghívó útján hívja össze, melyben rögzíti az értekezlet idôpontját, napirendi pontjait. Az elektronikus meghívót az értekezlet állandó résztvevôi számára a Menedzsment támogatás értesítésként egyedileg is megküldi, és egyúttal a SharePointon is közzéteszi a napirendekhez kapcsolódó elôterjesztésekkel együtt. 4.5.2 Igazgatósági ülés összehívása Az Igazgatóság ülésének összehívására az Elnök-vezérigazgató által jóváhagyott napirendet tartalmazó, a Menedzsment támogatás által a VIR-ben is közzétett

7. szám


meghívón keresztül kerül sor. Az Igazgatósági ülésre vonatkozó egyéb szabályokat az Igazgatóság ügyrendje tartalmazza. 4.6 Értekezletek dokumentálása, határozatok rögzítése, nyilvántartása, nyomon követése Az Elnök-vezérigazgatói Értekezleten és az Igazgatóság ülésén hozott határozatokat külön irat rögzíti. Az Elnökvezérigazgatói Értekezlet határozatait, Igazgatósági határozatokat és a Tulajdonosi Joggyakorló határozatait a Menedzsment támogatás a VIR-ben tárolja, valamennyi érdekeltnek elektronikusan hozzáférhetôvé teszi, és azok teljesítésérôl elektronikus nyilvántartást vezet. A Menedzsment támogatás a VIR kezelését, a határozatok végrehajtásának formai nyomon követését végzi. Az egyes határozati javaslatok tartalmi végrehajtásáért és a nyilvántartás aktualizálásáért a feladat végrehajtójaként megjelölt szervezet vezetôje, illetve többségi tulajdonú gazdasági társaság vezetôje felelôs. 4.6.1 Elnök-vezérigazgatói Értekezlet dokumentálása Az Elnök-vezérigazgatói Értekezletrôl hangfelvételt készít a Menedzsment támogatás, a résztvevôk hozzájárulása alapján, illetve kifejezett tiltakozása hiányában. Az EVIG határozat dátumát követô maximum 30 napon belül visszaállíthatatlan módon törölni kell a hangfelvételt. Különösen indokolt esetben, valamennyi érintett kifejezett hozzájárulása esetén a felvétel megôrizhetô, a határozathoz csatolható. Az EVIG értekezletrôl készült hangfelvételbe a Tulajdonosi Jogok Gyakorlójának képviselôje, az Igazgatóság tagjai, a Felügyelô Bizottság tagjai, a Menedzsment támogatás tagjai, valamint az tekinthet be, akinek Elnök-vezérigazgató engedélyezi. 4.6.2 Elnök-vezérigazgatói Értekezlet határozatai Az Elnök-vezérigazgatói Értekezleten született határozatok számozása, naptári évenként újra kezdôdô folyamatos számozással és a határozat meghozatala dátumának rögzítésével történik. Az EVIG határozatokat az üléseket követôen 3 munkanapon belül készíti el a Menedzsment támogatás az elôterjesztést készítô szervezet közremûködésével. Az elôterjesztést készítô szervezeti egység vezetôje a meghozott határozatról és a feladatról köteles a döntést követôen haladéktalanul elektronikus úton tájékoztatni annak a szervezeti egységnek a vezetôjét, amelynek a döntéssel feladatot határoztak meg, köteles továbbá a feladat végrehajtását nyomon követni és abban közremûködni.

557

4.6.3 Elnök-vezérigazgatói Értekezleten kívül hozott határozatok Az Elnök-vezérigazgatói Értekezleten kívüli elôterjesztésekrôl hozott határozatok a normál határozatoknak megfelelôen, külön iratban, folytatólagos számozással kerülnek rögzítésre a Menedzsment támogatásnál. Ezekben az esetekben a határozat bevezetôjében utalni kell arra, hogy a határozat az „Elnök-vezérigazgatói Értekezleten kívül” került meghozatalra. 4.6.4 Igazgatósági ülés határozatai Az Igazgatósági határozatok számozása naptári évenként újra kezdôdô folyamatos számozással és a határozat meghozatala dátumának rögzítésével történik. Az Igazgatósági ülésekre vonatkozó szabályokat egyebekben az Igazgatóság ügyrendje is tartalmazza. A határozatokat az üléseket követôen készíti el a Menedzsment támogatás az elôterjesztést készítô szervezet közremûködésével. Amennyiben a határozatnak rendelkeznie kell elválaszthatatlan melléklettel, a csatolandó dokumentumot az elôterjesztés készítôje biztosítja a Menedzsment támogatás részére. Az elôterjesztést készítô szervezeti egység vezetôje a meghozott határozatról és a feladatról köteles a döntést követôen haladéktalanul elektronikus úton tájékoztatni annak a szervezeti egységnek a vezetôjét, amelynek a döntéssel feladatot határoztak meg, köteles továbbá a feladat végrehajtásában közremûködni. 4.6.5 A Tulajdonosi Jogok Gyakorlója által hozott Alapítói Határozatok nyilvántartása

A beérkezett Alapítói Határozatot a Menedzsment támogatás DMS iktatószámmal látja el, az egyik eredeti példányát a Vezetô jogtanácsosnak juttatja el, a másik eredeti példányt lefûzi. Az iktatott határozatot a Menedzsment támogatás vezetôje 2 munkanapon belül megküldi a felelôs szervezet/ek vezetôjének. Ezzel egyidejûleg a Menedzsment támogatás gondoskodik a SharePoint-ban az „Alapítói Határozatok” közé naptári évenként újra kezdôdô folyamatos számozással történô feltevésérôl, továbbá feladatonkénti SP azonosítóval ellátva gondoskodik a végrehajtásért felelôs szervezet megjelölésével a SP rendszeren keresztül történô kiadásáról. 4.6.6 Állami Számvevôszék, Kormányzati Ellenôrzési Hivatal és egyéb hivatal, valamint a MÁV Zrt. elnök-vezérigazgatója által meghatározott belsô ellenôrzési vizsgálatokhoz kapcsolódó intézkedési tervek nyilvántartása Az ÁSZ, KEHI és egyéb hivatali jelentésekhez, valamint a MÁV Zrt. elnök-vezérigazgatója által megha-

558


tározott belsô ellenôrzési vizsgálatokhoz kapcsolódó feladatok nyilvántartása a SharePoint rendszerben az „Intézkedési terv” felületen történik, melynek feltöltéséért és felügyeletéért a Belsô ellenôrzés vezetô, a felelôs 4.7 Az Elnök-vezérigazgatói és az Igazgatósági határozatok teljesítésének ellenôrzése Az Elnök-vezérigazgatói, az Igazgatósági határozatok végrehajtásáról a Menedzsment támogatás a döntéshozók igényei szerint, de legalább évente tájékoztató formájában beszámolót készít. A határozatok elektronikus nyilvántartása az Intranet portálon, a SharePoint rendszerben történik. A szervezeti egységek kijelölt kapcsolattartói a „Teljesítés megjegyzés” rovatban, szükség szerint ill. havonta rögzítik a feladat teljesítésének státuszát, a megtett intézkedéseket, és javaslatot tesznek a teljesítés elfogadására. Minden esetben konkrét dokumentum iktatószámmal kell hivatkozni a teljesítés megtörténtére, és csatolni szükséges a teljesítést igazoló dokumentumot. A határidôre történô teljesítéseket a SP-on keresztül a Menedzsment támogatás szúrópróba szerûen is ellenôrzi. Az adott tartalommal meghozott határozattól a végrehajtás során történô lényeges tartalmi és/vagy formai eltérés esetén a felelôs szervezeti egység vezetôje köteles újabb elnök- vezérigazgatói / Igazgatósági határozathozatalt kezdeményezni a módosított tevékenység folytatásához. Amennyiben a feladat nem teljesülhet határidôre, a felelôs szervezeti egység vezetôjének ésszerû idôben, de legkésôbb a határidô letelte elôtti 5. munkanapon a 3. sz. melléklet szerinti adatlapon indokolnia kell az elmaradást, és javaslatot kell tennie az Elnök-vezérigazgató részére a határidô módosítására, indokolt esetben a feladat módosítására vagy törlésére. A javaslatokat a saját döntési hatáskörébe tartozó határozatok esetében az Elnök-vezérigazgató fogadhatja el. A jóváhagyott határidô módosítási / feladat törlési kérelmet a DMS-ben alszámos iratként kell az ügyirathoz csatolni, továbbá a SharePoint rendszerben a feladat sorában dokumentumként a kijelölt kapcsolattartónak minden esetben fel kell töltenie. Az engedélyezett új határidô rögzítését / feladat törlését a SharePointban a Menedzsment támogatás a módosítással érintett határozati pontok esetében is elvégzi. Igazgatóság által meghatározott határidôk esetében Elnök-vezérigazgató kezdeményezheti a módosítást az illetékes döntéshozó felé. Az elôterjesztések rendjérôl szóló utasítás szerinti munkavégzésnek kiemelt hangsúlyt kell kapnia valamennyi érintett munkavállaló teljesítményének értékelésénél.

7. szám

4.8 A Tulajdonosi Jogok Gyakorlója által hozott határozatok teljesítésének ellenôrzése A Tulajdonosi Jogok Gyakorlója által hozott határozatok végrehajtásáról a Menedzsment támogatás rendszeresen, félévente beszámolót készít a Felügyelô Bizottság és a Tulajdonosi Jogok Gyakorlója részére. A határozatok elektronikus nyilvántartása az Intranet portálon, a SharePoint rendszerben történik. A szervezeti egységek kijelölt kapcsolattartói a „Teljesítés megjegyzés” rovatban, szükség szerint ill. havonta rögzítik a feladat teljesítésének státuszát, a megtett intézkedéseket, és javaslatot tesznek a teljesítés elfogadására. Minden esetben konkrét dokumentum számmal kell hivatkozni a teljesítés megtörténtére, és csatolni szükséges a teljesítést igazoló dokumentumot. A határidôre történô teljesítéseket a SP-on keresztül a Menedzsment támogatás folyamatosan, tételesen ellenôrzi. Amennyiben a feladat nem teljesülhet határidôre, a felelôs szervezeti egység vezetôjének ésszerû idôben, de legkésôbb a határidô letelte elôtti 5. munkanapon a 3. sz. melléklet szerinti adatlapon indokolnia kell az elmaradást, és javaslatot kell tennie az Elnök-vezérigazgató részére a határidô módosítására. Elnök-vezérigazgató kezdeményezheti a módosítást az illetékes döntéshozó felé. A jóváhagyott határidô módosítási / feladat törlési kérelmet a DMS-ben alszámos iratként kell az ügyirathoz csatolni, továbbá a SharePoint rendszerben a feladat sorában dokumentumként a kijelölt kapcsolattartónak minden esetben fel kell töltenie. Az engedélyezett új határidô rögzítését /feladat törlését a SharePointban a Menedzsment támogatás a módosítással érintett határozati pontok esetében is elvégzi. Az elôterjesztések rendjérôl szóló utasítás szerinti munkavégzésnek kiemelt hangsúlyt kell kapnia valamennyi érintett munkavállaló teljesítményének értékelésénél. 5.0 HIVATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁLYON KÍVÜL HELYEZÉSEK A jelen utasításban foglaltak alkalmazása során a jogszabályi elôírásokon és a Tulajdonosi Jogok Gyakorlója mindenkori határozatain túlmenôen a MÁV Zrt. mindenkor hatályos Alapszabályát, Mûködési és Szervezeti Szabályzatát, valamint az alábbi utasítások elôírásait kell figyelembe venni: • 41/2014. (IX. 05.MÁV Ért. 17.) EVIG sz. utasítás: A normatív utasítások kiadásának szabályozásáról. • 57/2014. (XII.19. MÁV Ért. 23.) EVIG sz. utasítás: A MÁV Zrt. valamint az érintett leányvállalati csoport Iratkezelési Szabályzata.

7. szám

•

•


Az üzleti titkot tartalmazó elôterjesztések készítésénél a MÁV Zrt. üzleti titok és belsô használatra készült dokumentumainak védelmi szabályzatáról szóló 10/2008. (III. 21. MÁV Ért. 8.) VIG számú utasításban foglaltakat is figyelembe kell venni. 11/2015. (III. 27.. MÁV Ért. 4.) EVIG számú Elnök-vezérigazgatói utasítás A MÁV Zrt. és a teljes körûen konszolidált leányvállalatai csoport szintû Portfóliókezelési szabályzatának kiadásáról A MÁV Zrt. adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzatáról szóló 36/2013. (V.17. MÁV Ért. 16.) EVIG sz. elnök-vezérigazgatói utasítás

A DMS rendszerben indítandó Elôterjesztések rendje(EVIG/IG) munkafolyamatával kapcsolatos aktuális dokumentumok elérhetôk a MÁV Intranet/ DMS/ Dokumentumok/Munkafolyamatok mappában.

559

ra vonatkozó rendelkezéseket a munkafolyamat bevezetését követôen véleményezésre indított elôterjesztésekre kell alkalmazni. Jelen utasítás hatálybalépését megelôzôen indított elôterjesztésekre az elôterjesztések rendjérôl szóló 48/2013. (X.04. MÁV Ért. 19.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás rendelkezéseit kell alkalmazni. Az Alapszabály jelen utasítás hatályba lépését követô változása esetén – amennyiben a változás csak az utasításban szereplô hivatkozást vagy egyéb adminisztratív kérdést érinti, de az utasításban meghatározottak a módosuló Alapszabály rendelkezései szerint is kétséget kizáró módon értelmezhetôk – az utasítást külön módosítás hiányában is, az értelemszerû eltérésekkel kell alkalmazni. 7.0 MELLÉKLETEK

6.0 HATÁLYBA LÉPTETÔ RENDELKEZÉS

1. sz. melléklet: Az Elnök-vezérigazgatói Értekezlet/Igazgatósági/Felügyelô Bizottsági/Tulajdonosi Joggyakorlói MINTA elôterjesztés 2. sz. melléklet: Elôzetes véleményeztetés alóli / Elnök-vezérigazgatói értekezleten történô tárgyalása alóli felmentés kérelem MINTA 3. sz. melléklet: Jelentés az Elnök-vezérigazgatói és az Igazgatósági határozatok végrehajtásának határidôre történô teljesítésérôl

Az utasítás a közzétételét követô napon lép hatályba. Az Elôterjesztések rendje (EVIG/IG) munkafolyamat-

Dávid Ilona sk. elnök-vezérigazgató

Jelen utasítás hatályba lépésének napjával az elôterjesztések rendjérôl szóló 48/2013. (X.04. MÁV Ért. 19.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás – a 4.4.1 pont 1-2. bekezdés és a 4.4.2 pont 1-2. bekezdés kivételével -hatályát veszti. A 48/2013. (X.04. MÁV Ért. 19.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a 4.4.1 pont 1-2. bekezdése és a 4.4.2 pont 1-2. bekezdése az Elôterjesztések rendje (EVIG/IG) munkafolyamat bevezetésének napjával veszti hatályát.

560


7. szám

1.sz melléklet MÁV MAGYAR ÁLLAMVASUTAK Zártkörûen Mûködô Részvénytársaság (MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaság esetén értelemszerûen az adott MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaság nevét kell szerepeltetni) Elôterjesztés száma:

/20... ( iktatószám)

Döntési hatáskör:

Elnök-vezérigazgató/Igazgatóság/Tulajdonosi Jogok Gyakorlója (mindig a végsô döntéshozót kell kiválasztani)

ELÔTERJESZTÉS A MÁV ZRT. ELNÖK-VEZÉRIGAZGATÓI ÉRTEKEZLETÉRE / A MÁV ZRT. IGAZGATÓSÁGA RÉSZÉRE / A MÁV ZRT. FELÜGYELÔBIZOTTSÁGA RÉSZÉRE (A megfelelô kiválasztandó. Csak az aktuális döntéshozót kell szerepeltetni) Tárgy:

Az elôterjesztés tartalmát pontosan lefedô (lehetôség szerint rövid) cím

Elôterjesztô: Név, vezérigazgató-helyettes / szervezeti egység vezetô (név, beosztás és aláírás) (IG, FB esetén mindig Elnök-vezérigazgató) Felelôs vezérigazgató-helyettes: Név, vezérigazgató-helyettes (Név, beosztás és aláírás). (MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaságok és Elnök-vezérigazgató alá tartozó szervezeti egységek és a TJGY elôterjesztések esetén nem használatos) Felelôs szervezeti egység vezetô:

Név, szervezeti egység vezetô (név, beosztás és aláírás)

Készítette:

Név Beosztás

Készült:

Dátum

7. szám


561

Ta r t a l o m j e g y z é k Az elôterjesztés folyamatos oldalszámozással készül, így a tartalomjegyzék a mellékleteket is magában foglalja.

562


7. szám

I. AZ ELÔTERJESZTÔ ÖSSZEFOGLALÓJA Az összefoglaló terjedelme maximum 2 oldal, strukturális megkötés nincs. Minden lényeges elemet tartalmazzon arra vonatkozóan, hogy a javasolt döntés mire irányul, miért aktuális, milyen gazdasági hatása, kockázata van.

7. szám

II.


563

A TÉMA RÉSZLETES KIFEJTÉSE

A részletes kifejtés terjedelme maximum 5 oldal. Az alábbi információkat kell tartalmaznia: • Az elôterjesztés tárgyához kapcsolódó, a döntéshozatalhoz szükséges minden releváns információ A megoldási javaslatok és azok értékelése: Felsorolásszerûen, jól áttekinthetô és összehasonlítható formában ismertetni kell az egyes megoldási lehetôségek elônyeit és hátrányait. Döntési javaslat: össze kell foglalni, hogy milyen tartalmú döntést kér az elôterjesztô(pl. szerzôdés jóváhagyása, mandátum kiadása, üzleti terv elfogadása, stb.). • Jogszabályi rendelkezéseknek való megfelelés, döntési hatáskör indoklása • E pontnál kell felsorolni a döntéshozatalt megalapozó jogszabályoknak és a belsô szabályzatoknak való megfelelést. Döntési hatáskör: A döntési hatáskör indoklását a megfelelô dokumentumokra (jogszabály, Alapszabály, MSZSZ, DHL) való pontos hivatkozással kell megadni. Utolsó kapcsolódó elôterjesztés: Röviden be kell mutatni továbbá, hogy mikor, milyen döntést hozott utoljára a döntést hozó fórum az adott cégnél, ill. az adott ügyben. • A MÁV Zrt. és/vagy a MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaságok aktuális üzleti tervére, likviditására gyakorolt hatások bemutatása Beszerzési, értékesítési tranzakció esetén kötelezô; vagyonkezelôi illetve egyéb jellegû tranzakció esetén ajánlott a korábban teljesített, vagy várható, a MÁV Zrt-t terhelô kötelezettségek bemutatása. Amennyiben a döntés eredményeként fizetési kötelezettség áll be, meg kell határozni annak forrását, ütemezését. Az üzleti tervre gyakorolt hatás bemutatásán belül kiemelten kell kezelni a személyi jellegû ráfordításra (létszámra) gyakorolt hatást is. • A döntéshozatal gazdasági elemzése, kockázatai Ismertetni kell a döntési javaslat/alternatívák sajátosságainak megfelelôen a döntés hatását • a társaság eredményére, cash-flowjára, mérlegére, • a finanszírozás javasolt módját, • a gazdasági elemzést, megtérülési számításokat (NPV-, jelenérték számítás), • a döntéshozatalt befolyásoló tényezôket, • az összefüggést más, már meglévô, vagy tervezett beruházásokkal, projektekkel, , Az elôterjesztésekben kockázatelemzést kell készíteni. az elôterjesztésben foglalt döntési javaslat kockázataira nézve. Az elemzés során alkalmazandó Kockázat definíció: az elôterjesztés tárgyköréhez kapcsolódó lehetséges jövôbeni események összessége, melyek bekövetkezése negatív hatással lehet az elôterjesztésben megjelölt cél megvalósítására, illetve a MÁV Zrt./Csoport üzleti céljaira nézve 1-3 éves idôtávban. A kockázatok között mérlegelni kell mind a döntés végrehajtása során fellépô, azt veszélyeztetô kockázatokat, másrészt azokat, amelyek a döntés eredményeképpen léphetnek fel. A kockázatelemzésnek kötelezôen tartalmaznia kell:

• • •

a kritikusnak ítélt kockázat rövid leírását, a kockázat hatásának számszerû, forintban kifejezett becsült értékét minden esetben, ha annak kimutatható a számviteli Eredményre, vagy Pénzforgalomra (cash flow) való hatása, a kockázatfelelôs megnevezését.

A fentieken felül, amennyiben lehetséges, a kockázat bekövetkezési valószínûségét is becsülnie kell az elôterjesztônek, illetve javaslatot kell tennie a feltárt kritikus kockázatok kezelésére is a kockázatkezelés

564


7. szám

költségeinek megjelölése mellett. Amennyiben az elôterjesztô úgy ítéli meg, hogy az elôterjesztés a fenti vizsgálat alapján nem tartalmaz kockázatot, akkor e pont alatt arról is nyilatkoznia kell. A kockázatelemzés elkészítésében az elôterjesztô a szervezeti egységéhez kijelölt kockázati-koordinátorhoz fordulhat segítségért, valamint szakmai iránymutatást talál a mindenkor hatályos Kockázatkezelési szabályzatban (jelenleg: 13/2015.(IV.10.ÁV Ért.5.) EVIG. sz. utasítás A MÁV Zrt. és a MÁV Zrt. portfoliójába tartozó kijelölt társaságok kockázatkezelési szabályzatáról). A fenti útmutató alapján a mellékelt táblázatban javasolt feltüntetni a kockázatokat: Kockázatcsoport

Kockázat rövid leírása

Kockázat hatása (M Ft)

Kockázatfelelôs

Kezelési javaslat, költség

1. Stratégiai (pl. irányítási, tervezési, piaci, üzleti) 2. Megfelelôségi (pl. jogi, szabályozási, etikai) 3. Pénzügyi (pl. piaci, likviditási, számviteli, adózási) 4. Mûködési (pl. eszköz, közszol-gáltatás, emberi erô-forrás, IT, környezeti, biztonsági)

• A döntést követô szükséges intézkedések Be kell mutatni a döntést követôen szükséges intézkedéseket, amelyeket – szükség esetén – a határozati javaslatban végrehajtandó feladatként rögzíteni kell, a felelôs és a határidô megjelölésével, valamint a felmerülô kockázatok kezelésének javasolt módját.

7. szám


565

III. KOMMUNIKÁCIÓS ZÁRADÉK Amennyiben szükséges, az elôterjesztésben szerepeltetni kell a Kommunikációs Igazgatóság által jóváhagyott kommunikációs tervet. Az elôterjesztések tartalmának önálló, kezdeményezô kommunikációja nem indokolt.

566


7. szám

IV. HATÁROZAT-TERVEZETEK A határozat-tervezetet külön oldalon kell megszövegezni oly módon, hogy az elôterjesztésben foglaltakra való visszautalás nélkül önmagában is érthetô legyen, és a döntés valamennyi lényeges elemét és a fontos azonosító adatokat (az érintett társaság hivatalos megnevezése) tartalmazza. •

A határozat-tervezet csak olyan rendelkezéseket tartalmazhat, amelyeket az elôterjesztés érdemi része tárgyal.

•

Az elôterjesztôn kívüli szervezeti egységre vonatkozó határozat csak abban az esetben hozható, ha az elôterjesztést a felelôsként megjelölni kívánt szervezeti egység is véleményezte.

•

Amennyiben a határozat-tervezet valamely jelentés, szerzôdés, Tulajdonosi Joggyakorlói határozat, pályázati kiírás elfogadására, kormány döntés kezdeményezésére, stb. irányul, az a határozat elválaszthatatlan mellékletét képezi, melyre a szövegben utalni kell.

•

A határozatokban kijelölt feladatokat minden esetben egy felelôs (esetleges közremûködôk megjelölésével) és konkrét határidô megjelölésével kell megadni.

Az Igazgatósági elôterjesztésnek az EVIG határozatban rögzített Igazgatósági, FB és Tulajdonosi Joggyakorlói Határozat tervezetet kell tartalmaznia.

7. szám


567

Elnök-vezérigazgatói határozat-tervezet …/20. (…) számú EVIG határozat A MÁV Zrt. Elnök-vezérigazgatói értekezlete megtárgyalta a „ ………………………………………… ……………………………………………..” tárgyú elôterjesztést és Elnök-vezérigazgató az alábbi határozatot hozta: AMENNYIBEN A DÖNTÉS IGAZGATÓSÁGI / TULAJDONOSI JOGGYAKORLÓI HATÁSKÖR 1. Hozzájárul az elôterjesztés Igazgatóság elé történô felterjesztéséhez • változatlan tartalommal, jogi és kontrolling szignó ismételt megszerzése nélkül • kiegészítésekkel, módosításokkal, jogi és kontrolling szignó ismételt megszerzésével az alábbi határozati javaslattal. Felelôs: Szervezeti egységvezetô (nem név szerint) / Közremûködô egységvezetô megjelölése Határidô: (Konkrét dátum) AMENNYIBEN A DÖNTÉS ELNÖK-VEZÉRIGAZGATÓI HATÁSKÖR (A szövegtervezetek az elôterjesztés tárgyának megfelelôen fogalmazandók meg, például:) 1. Hozzájárul………. Felelôs: Határidô:

Szervezeti egységvezetô / Közremûködô egységvezetô megjelölése (Konkrét dátum)

2. Jóváhagyja …….. Felelôs: Határidô:


3. Felhatalmazza……..személyt a ……szerzôdés/ pályázati felhívás/ válaszlevél … aláírására. Felelôs: Határidô:


568


7. szám

Igazgatósági határozat-tervezet …/20. (…) számú határozat

A MÁV Zrt. Igazgatósága megtárgyalta a „ ……………………………………….…………………… … ……………………………………...………..” tárgyú elôterjesztést, és az Igazgatóság az alábbi határozatot hozta: (A szövegtervezetek az elôterjesztés tárgyának megfelelôen fogalmazandók meg, például:) 1. Hozzájárul az elôterjesztés Tulajdonosi Jogok Gyakorlója elé történô felterjesztéséhez az alábbi határozati javaslat tervezettel. Felelôs: Elnök-vezérigazgató (Nem név szerint!) / Közremûködô egységvezetô megjelölése Határidô: (Konkrét dátum)

2. Hozzájárul………. Felelôs: Elnök-vezérigazgató (Nem név szerint!) / Közremûködô egységvezetô megjelölése Határidô: (Konkrét dátum)

3. Jóváhagyja …….. Felelôs: Elnök-vezérigazgató (Nem név szerint!) / Közremûködô egységvezetô megjelölése Határidô: (Konkrét dátum)

4. Felhatalmazza … személyt a … szerzôdés/ pályázati felhívás/ válaszlevél … aláírására. Felelôs: Elnök-vezérigazgató (Nem név szerint!) / Közremûködô egységvezetô megjelölése Határidô: (Konkrét dátum)

7. szám


569

Felügyelôbizottsági határozat-tervezet …/20. (…) számú FB határozat

A MÁV Zrt. Felügyelôbizottsága megtárgyalta a „ ……………………………………….……………… ……… ……………………………………...………..” tárgyú elôterjesztést, és az Felügyelôbizottság az alábbi határozatot hozta: (A szövegtervezetek az elôterjesztés tárgyának megfelelôen fogalmazandók meg, például:)

A MÁV Zrt. Felügyelôbizottsága egyetért az elôterjesztésben foglaltakkal és a javaslatot elfogadásra javasolja a Tulajdonosi Joggyakorló részére. Felelôs: Határidô:

határozati

Elnök-vezérigazgató (Nem név szerint!) / Közremûködô egységvezetô megjelölése (Konkrét dátum)

570


7. szám

Tulajdonosi Jogok Gyakorlójának küldött határozat-tervezet Nemzeti Fejlesztési Minisztérium X- …/……/…/201... …/201. (…) számú EGYSZEMÉLYES TULAJDONOSI HATÁROZAT Mint a MÁV Magyar Államvasutak Zártkörûen Mûködô Részvénytársaság (MÁV Zrt.; székhely: 1087 Budapest, Könyves Kálmán krt. 54-60., a továbbiakban: Társaság) feletti Tulajdonosi Jogok Gyakorlója, a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium képviseletében eljárva, a Polgári törvénykönyvrôl szóló 2013. évi V. törvény 3:109.§ (4) bekezdésében megfogalmazott rendelkezések, valamint a Társaság Alapszabályának …) pontja, Igazgatóságának …/20.. sz. határozata és Felügyelôbizottságának …/20... sz. határozata alapján a következô határozatot hozom: (A szövegtervezetek az elôterjesztés tárgyának megfelelôen fogalmazandók meg.) Dátum: ……………………………….. NFM miniszter

7. szám

V.


571

MELLÉKLETEK

Az elôterjesztés mellékletét képezik a döntéshozatalhoz szükséges releváns információt bemutató iratok, ide értve az ide vonatkozó határozatokat, és a rendelkezésre álló CSIB Állásfoglalást is. A döntés végrehajtása során szükségessé váló dokumentumokat (aláírandó szerzôdés, kiadásra kerülô határozatok, meghatalmazás, pályázati kiírás/felhívás, válaszlevél, közlemény stb.) is csatolni szükséges. Közbeszerzési eljáráshoz tartozó elôterjesztések tartalmi elemeit alapvetôen a MÁV Zrt. Közbeszerzési Szabályzata tartalmazza. . Közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó elôterjesztések esetén nem kell csatolni a közbeszerzési dokumentációt, valamint beszerzési eljáráshoz kapcsolódó elôterjesztések esetén nem kell csatolni a beszerzési dokumentációt. A Tulajdonosi Jogok Gyakorlója döntési hatáskörébe tartozó ügyekben az elôterjesztés határozat tervezetének elválaszthatatlan mellékletét képezik: • A MÁV Zrt. Igazgatóságának határozata, • amennyiben szükséges, a Felügyelôbizottság döntés véleményezô határozata, • a Tulajdonosi Határozat tervezete. A MÁV Zrt. mint Alapító/Részvényes (többségi befolyással rendelkezô tulajdonos) döntési hatáskörébe tartozó Elnök-vezérigazgatói és Igazgatósági elôterjesztések esetében: • az MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaság Igazgatóságának határozata, ha a MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaságnál Igazgatóság mûködik • amennyiben szükséges, a MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaság Felügyelôbizottságának döntést véleményezô határozata, • az Alapítói/Részvényesi/Taggyûlési vagy ezek tartása nélkül hozandó határozat tervezete.

Nagy adatmennyiséget tartalmazó mellékleteket digitális adathordozón is lehet csatolni.

572


7. szám

ÁLTALÁNOS TULAJDONOSI ELÔTERJESZTÉS FORMA

[Társaság rövid neve] [Elôterjesztô neve] [Elôterjesztô beosztása]

ELÔTERJESZTÉS

a tulajdonosi jogokat gyakorló Nemzeti fejlesztési miniszter részére

Tárgy:

[Keltezés]

7. szám


573

[Társaság rövid neve] [Elôterjesztô neve] [Elôterjesztô beosztása]

I. Vezetôi összefoglaló Tárgy: 1. Elôzmények, problémák, helyzet rövid bemutatása 2. Az elôterjesztô javaslatának rövid indokolása 3. A javaslatnak az elfogadott üzleti tervhez való viszonya 4. Alternatívák bemutatása, az elôterjesztô javaslata

[Keltezés]

[Az elôterjesztô aláírása] [Az elôterjesztô beosztása]

574


7. szám

[Társaság rövid neve] [Elôterjesztô neve] [Elôterjesztô beosztása] II. Részletes javaslat Tárgy: 1. Elôzmények, problémák, helyzet részletes bemutatása, 2. A kapcsolódó jogszabályok felsorolása, valamint a hivatkozás megjelölése, ami alapján a tulajdonosi döntés szükséges 3. Kapcsolat a minisztérium részére korábban beterjesztett döntési javaslatokkal, az Alapszabállyal és a Tulajdonosi Joggyakorló korábbi határozataival (pl.: kitûzött prémiumfeladatok, korábbi döntések megvalósíthatósága stb.) 4. Az elôterjesztô javaslata és annak részletes indokolása 5. Kommunikációs terv a javaslat elfogadása esetén (ha szükséges) 6. A javaslatnak az elfogadott üzleti tervhez való viszonya (a tárgyévi ill. a hosszabb távú üzleti tervhez való kapcsolódás; az eredményre, beruházási tervre, létszámra és finanszírozási pozícióra gyakorolt hatás) 7. Döntési alternatívák bemutatása (elônyök és hátrányok, számszerûsíthetô és nem számszerûsíthetô hatások, gazdasági és egyéb hatások, várható következmények) 8. Az elôterjesztô álláspontja, megjegyzései az elôterjesztés IV. és V. pontjában szereplô határozatokkal kapcsolatban 9. Egyéb fontos információk [Keltezés] [Az elôterjesztô aláírása] [Az elôterjesztô beosztása]

7. szám


III. Az tulajdonosi határozat tervezete

IV. A Felügyelôbizottság döntést véleményezô határozata

V. Az Igazgatóság döntést véleményezô határozata

575

576


7. szám

2.sz melléklet

SZERVEZETI EGYSÉG Ikt. sz.:

.

Elnök-vezérigazgató részére Tárgy: Felmentés kérése Tisztelt Elnök-vezérigazgató ………………! A [Cím] címû elôterjesztésünk Elnök-vezérigazgatói Értekezlet alóli felmentését kérjük a következô indokkal: [Rövid indoklás] Kérem a felmentéshez Elnök-vezérigazgató engedélyét. Budapest, [dátum] Üdvözlettel, [Szervezeti egység vezetô] Támogatom: ………………………. Felelôs Vezérigazgató-helyettes

Engedélyezem: …………………… Elnök-vezérigazgató

MÁV MAGYAR ÁLLAMVASUTAK ZÁRTKÖRÛEN MÛKÖDÔ RÉSZVÉNYTÁRSASÁG 1087 Budapest, Könyves Kálmán körút 54-60. • Telefon: (1) 351 51 77 • Fax: (1) 352 15 60 A Fôvárosi Törvényszék CégBírósága, mint cégbíróság CG. 01-1004227

7. szám


577

3.sz melléklet

SZERVEZETI EGYSÉG JELENTÉS HATÁROZAT VÉGREHAJTÁSÁRÓL Ikt. sz.: / Kijelölt SP kapcsolattartó: A feladat azonosító adatai 1 A határozat típusa:

2 3

A határozat száma, dátuma: Kapcsolódó elôterjesztés címe:

4

A feladat leírása: (A határozat szövege röviden, eredeti határideje)

5

SharePoint azonosító:

ÐElnök-vezérigazgatói határozat ÐIgazgatósági határozat ÐTulajdonosi joggyakorló határozata

A fent megjelölt feladat határidôre nem teljesült. 6 A határozat megváltoztatását kérjük az alábbiak szerint: (Minden változtatási kérelmet indokolni kell.) ÐHatáridô módosítása. Javasolt új teljesíthetô határidô: ÐFeladat törlése, hatályon kívül helyezése.

_________________

7

Változtatási kérelem rövid indoklása, eddig megtett intézkedések, a nem teljesítés oka:

8

Csatolt dokumentumok felsorolása:

9

Felelôs szervezeti egység vezetôje:

Felelôs vezérigazgató-helyettes:

____________________________________ Dátum, név, beosztás, aláírás

____________________________________ Dátum, név, beosztás, aláírás

10

A javasolt módosításokat jóváhagyom: ____________________________________ Elnök-vezérigazgató

578


felelôség érdekében a Társaság vasúti tevékenységének ellátásához szükséges vezetôi pozíció szakmai és szervezeti hatáskörét, feladatkörét, funkcióját és a pozíció betöltésének alkalmassági követelményeit tartalmazó függelék. (Az MSZSZ II. kötet része)

17/2015. (IV. 30. MÁV ÉRT. 7 .) EVIG SZ. UTASÍTÁS A MÁV ZRT. SZERVEZETMÓDOSÍTÁSÁNAK ÉS A MUNKAKÖRÖKET ÉRINTÔ VÁLTOZÁSOK FOLYAMATSZABÁLYOZÁSA 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA

7. szám

3.4

Fôtevékenységi kör vezetô: Az MSZSZ I. kötet 6.2.1. A munkaszervezet belsô tagolása, a mûködés alapelvei fejezete meghatározza és tételesen felsorolja a Társaság fôtevékenységi köreit és azok vezetôit.

3.5

Egységes Szolgálati hely törzs (ESZTI): A szervezetek egységes nyilvántartását, karbantartását végzô informatikai alkalmazás. Üzemeltetô: Kontrolling igazgatóság.

3.6

Szolgálati hely törzsadat (SZHT): A szervezeti kódszámok és leíró adataik összességét tartalmazó adatállomány.

3.7

Szervezeti egység: Olyan szervezeti rész, amely feladatait részben vagy egészen önállóan végzi, és önálló feladat, felelôsség, hatáskör megfogalmazásával definiálható.

3.8

SAP: A MÁV Zrt-nél a humán folyamatok támogatására szolgáló informatikai rendszer. Üzemeltetô: MÁV SZK Zrt. Információs egység

3.9

SAP tervezési struktúra: SAP-ban tervezés struktúra a célkijelölô, üzleti, operatív és részletes (továbbiakban: RTE) tervezési egységbôl épül fel.

A MÁV Zrt. szervezeti módosításának, valamint a munkakörökhöz köthetô változások (létrehozás, módosítás) kontrollált, egységes operatív szintû folyamatszabályozása. 2.0 HATÁLY- ÉS FELELÔSSÉG MEGHATÁROZÁSA 2.1 Az utasítás személyi hatálya Az utasítás személyi hatálya kiterjed a MÁV Zrt. valamennyi szervezeti egységére és munkavállalójára. 2.2 Az utasítás tárgyi hatálya Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed a MÁV Zrt. valamennyi szervezeti egységére, valamint a a 2014. január 1. napján 8014/2013/SZK számon a MÁV Zrt. és MÁV SZK Zrt. között létrejött szolgáltatási szerzôdés alapján a MÁV Szolgáltató Központ Zrt. (továbbiakban: MÁV SZK) folyamatban érintett szervezeteire. 2.3 Felelôsség A szabályozás kidolgozásáért és karbantartásáért a Humán koordináció és szervezetfejlesztés szervezet, végrehajtásáért a Humán koordináció és szervezetfejlesztés és valamennyi fôtevékenységi kör vezetô a felelôs. 3.0 FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA 3.1

Mûködési és Szervezeti Szabályzat — MSZSZ: A MÁV Zrt szervezeti mûködésének alapdokumentuma, tartalmazza az általános mûködési szabályokat, a munkaszervezet felépítését a fôtevékenységi körök szerint (I. kötet), a szervezeti munkamegosztást bemutató szervezeti leírásokat (II. kötet), a döntési és hatásköri szabályokat (DHL), valamint a Szakmai alkalmassági függeléket.

3.10 COGNOS: A kontrolling tevékenység támogató eszköze, fejlesztett informatikai alkalmazás. Üzemeltetô: Kontrolling igazgatóság. 3.11 DMS: A MÁV Zrt-nél használt elektronikus dokumentum kezelési rendszer. Olyan technológiákat, eszközöket és módszereket foglal magában, amelyekkel a szervezetek létrehozzák, kezelik, tárolják, keresik, továbbítják, végül lejáratukat követôen megsemmisítik dokumentumaikat, felügyelve azok teljes életciklusát.

3.2

Döntési és Hatásköri Lista — DHL: A menedzsmenthez, a fôtevékenységi kör vezetôkhöz és a szervezeti egység vezetôkhöz rendelt döntési és hatásköri kompetenciákat tartalmazó táblázat. (Az MSZSZ része)

3.12 Változástábla: A szervezeti változásban érintett szervezetek adatait tartalmazó táblázat, melyben a változás elôtti (jelenlegi) és utáni (jövôbeni) adatokat kell szerepeltetni. A változástáblában az alábbi adatokat szükséges megadni: szervezet hosszú és rövid azonosítója, szervezet megnevezése, költséghely, felettes szervezet adatai.

3.3

Szakmai alkalmassági függelék: A 45/2006. (VII.11.) GKM rendelet elôírásainak való meg-

3.13 Migrációs tábla: A szervezeti változás során felmerülô létszámmozgást bemutató táblázat,

7. szám


melyben legalább az alábbi adatokat be kell mutatni: munkavállaló törzsszáma, neve, munkaköre, jelenlegi szervezeti adatai, jövôbeni szervezeti adatai. 4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1 A szervezeti változás elôkészítése

579

nek változással érintett részeiben, a DHL-ben és a Szakmai alkalmassági függelékben, szükség esetén a Munkáltatói jogkörgyakorlás rendjérôl szóló utasításban is. 5. Az elkészült elôterjesztést a Humán koordináció és szervezetfejlesztés véleményezteti a fôtevékenységi kör vezetôkkel, továbbá a változásban érintett szervezetekkel.

1. A szervezetváltoztatási igény felmerülését követôen a változásban érintett szervezeti egység vezetô megfogalmazza a változtatás tartalmát, majd az érintett fôtevékenységi kör vezetôvel egyeztetett, a változáshoz rendelkezésre álló anyagokat megküldi a Humán koordináció és szervezetfejlesztés részére, valamint szükség szerint egyeztetést kezdeményez.

6. A véleményeztetéssel párhuzamosan a Munkajog szervezet közremûködésével a Humán koordináció és szervezetfejlesztés lebonyolítja a Központi Üzemi Tanáccsal (továbbiakban: KÜT) a szervezeti változás véleményeztetését, valamint tájékoztatja a változásról az érdekképviseleteket. A véleménynyilvánításra a hatályos Munka törvénykönyve alapján 15 naptári nap áll rendelkezésre.

2. A Humán koordináció és szervezetfejlesztés a szervezeti egység vezetô által készített anyagok, valamint a lefolytatott egyeztetések alapján elôkészíti a szervezeti változást bemutató elôterjesztés tervezetét az érintett szervezetek aktív szakmai támogatásával. Amennyiben a szervezeti módosítások szükségessé teszik, akkor a Humán koordináció és szervezetfejlesztés a változásoknak megfelelôen módosítja a munkáltatói jogkörgyakorlás rendjérôl és a helyi függelék kötésére feljogosított vezetôk körérôl szóló utasítást (továbbiakban: Munkáltatói jogkörgyakorlás rendjérôl szóló utasítás) is. A szervezetmódosítási elôterjesztést a mindenkor hatályos elôterjesztések rendjére vonatkozó utasítás elôírásai szerint kell elkészíteni, melyben az alábbi speciális tartalmi követelményeket be kell mutatni: a. szervezetek számának változása, b. vezetôi szintek és pozíciók számának változásának összefoglalása, c. szervezeti munkamegosztásra, kapcsolódó területre gyakorolt hatás, d. vállalati folyamatokra gyakorolt hatás, e. létszámra és költségekre gyakorolt hatás, f. munkaköri rendszerre gyakorolt hatás, g. változáskezelés (amennyiben a változás volumene miatt szükséges).

7. Az elôterjesztés folyamata során a végrehajtásra való felkészülésként az elnök-vezérigazgatói elôterjesztés véglegesítését követôen a Humán koordináció és szervezetfejlesztés elôzetes megbeszélés keretében tájékoztatja a Kontrolling igazgatóságot, a Humánerôforrás gazdálkodást, valamint a Humánerôforrás menedzsment szervezetet az elôkészített szervezeti változás tartalmáról. A közös megbeszélés során egyeztetésre kerül a változásnak megfelelô Cognos struktúra és SAP tervezési struktúra módosítása, új struktúra kialakítása.

3. A Humán koordináció és szervezetfejlesztés a szervezetváltozásról, és az ahhoz kapcsolódó munkakör és létszám alakulásáról egyeztetést folytat az érintett szervezeti egységek vezetôivel, a Humánerôforrás gazdálkodás vezetôvel, valamint a Humánerôforrás menedzsment vezetôvel. 4. A Humán koordináció és szervezetfejlesztés elkészíti a tervezett szervezetmódosítást bemutató egységes szerkezetû elôterjesztést, valamint átvezeti a tervezett változásokat az MSZSZ I. és II. köteté-

8. Az egyeztetést követôen a Humán koordináció és szervezetfejlesztés elkészíti a jóváhagyott MSZSZ alapján a szervezeti egység SAP-beli változásait tartalmazó változástáblát. A változástábla legalább az alábbi adatokat tartalmazza: a) a változásban érintett szervezeti egység jelenlegi és a változást követô adatait b) az új szervezeti egységek adatait c) költséghely változásokat d) utód RTE változásokat

9. A változásokkal kapcsolatos humán feladatokat és határidôket a Humán koordináció és szervezetfejlesztés koordinálja a Humánerôforrás menedzsment, a Humánerôforrás gazdálkodás, valamint a Munkajogi szervezetekkel. 4.2 A szervezeti változás jóváhagyása 1. A Humánerôforrás vezérigazgató-helyettes aláírásával engedélyezi a szervezeti változást tartalmazó elôterjesztés elnök-vezérigazgatói értekezlet elé történô elôterjesztését. 2. Az MSZSZ I. és II. kötetének, az elválaszthatatlan mellékletét képezô DHL-nek és Szakmai alkalmassági függeléknek, továbbá a Munkáltatói jogkör-

580


7. szám

gyakorlás rendjérôl szóló utasításnak a jóváhagyására a MÁV Zrt. Alapszabálya irányadó. A jelenleg hatályos Alapszabály értelmében mind az MSZSZ, mind a Munkáltatói jogkörgyakorlás rendjérôl szóló utasítás jóváhagyása az Igazgatóság hatásköre.

3. A Humán koordináció és szervezetfejlesztés a szervezeti módosításoknak megfelelôen közzéteszi a MÁV intraneten az MSZSZ I. és II. kötetét, a DHL-t, a Szakmai alkalmassági függeléket és a szervezeti ábrát.

3. Az elnök-vezérigazgatói értekezlet megtárgyalja az elôterjesztett szervezeti változást és az Elnök-vezérigazgató dönt annak támogatásáról.

4. A MÁV Zrt. mindenkor hatályos Közzétételi szabályzatáról szóló utasítás alapján a szervezeti ábrát és az MSZSZ I. kötetét a Humán koordináció és szervezetfejlesztés a Jogi igazgatóságnak küldi meg a MÁV Zrt. honlapján való közzététel érdekében.

4. Az elnök-vezérigazgatói értekezlet támogatása esetén a Humán koordináció és szervezetfejlesztés elkészíti az igazgatósági elôterjesztést. Az értekezleten javasolt kiegészítéseket beépíti, szükség esetén egyeztet az érintett fôtevékenységi kör és szervezeti egység vezetôkkel az elôterjesztés kiegészítésérôl. 5. A szervezetmódosítást az Elnök-vezérigazgató terjeszti az Igazgatóság elé. Igazgatósági jóváhagyásra csak elnök-vezérigazgatói értekezleten elôzetesen elfogadott, a KÜT-tel elôzetesen véleményeztetett, valamint a képviselettel rendelkezô szakszervezeteknek tájékoztatásul megküldött módosítási javaslat kerülhet. 6. Az Igazgatóság megtárgyalja az elôterjesztett szervezeti változást és dönt a jóváhagyásáról. 7. Elutasítás esetén az elôterjesztést a Humán koordináció és szervezetfejlesztés egyezteti az érintett fôtevékenységi kör vezetôvel, valamint a szervezeti módosítást kezdeményezô szervezeti egység vezetôvel. Amennyiben van rá lehetôség módosítja az Igazgatóság által meghatározott szempontrendszer szerint, és ezt követôen ismételten elôterjeszti az Igazgatóság részére jóváhagyásra. 4.3 A szervezeti változás végrehajtása 1. A jóváhagyott Mûködési és Szervezeti Szabályzatot, valamint a Munkáltatói jogkörgyakorlásról szóló utasítást normatív utasításként kell közzétenni. A módosított MSZSZ és a Munkáltatói jogkörgyakorlásról szóló utasítás a MÁV Értesítô soron következô számában való kiadását a Humán koordináció és szervezetfejlesztés kezdeményezi a Jogi igazgatóságnál. 2. Az Igazgatósági határozatnak megfelelôen a Jogi igazgatóság feladata a Humánerôforrás menedzsment bejelentéshez szükséges adatszolgáltatásával a Társasági szervezeti változások Nemzeti Közlekedési Hatósághoz történô bejelentése. A bejelentési kötelezettség ügyintézése érdekében a Humán koordináció és szervezetfejlesztés a jóváhagyást követôen haladéktalanul megküldi a megváltozott MSZSZ-t és mellékleteit a Jogi igazgatóságnak.

5. A Humánerôforrás Menedzsment szervezet a szervezeti egység vezetôjével legyezetett szervezeti változások miatt szükséges munkavállalói mozgásokat (szervezet, munkakör) megtervezi, elkészíti a migrációs táblát és megküldi a Humán koordináció és szervezetfejlesztés szervezetnek. Csoportszintû szervezeti változás esetén a Humánerôforrás menedzsment szervezet a munkavállalói mozgásokat a fogadó/átadó társaság humán szervezetével közösen tervezi meg és hajtja végre a MÁV SZK Zrt. Humán szolgáltatás közremûködésével. 6. Ha a szervezeti változás a munkavállaló bérét, munkakörét is érinti, akkor a Humánerôforrás menedzsment csoportos besorolási kérelmet indít az 54/2010.(MÁV.Ért.26.) EVIG utasítás szerint, és a szükséges munkaszerzôdés módosításokat és az ahhoz kapcsolódó dokumentumokat elkészíti. Amennyiben a szervezeti változás a munkavállaló munkabérét, munkakörét nem érinti a Humánerôforrás menedzsment szervezet a változásban érintett munkavállalókat a hatályos Munka törvénykönyve alapján a változás hatálybalépését követô 15 napon belül értesíti. 7. A Humán koordináció és szervezetfejlesztés a változástáblát az Igazgatósági döntés alapján aktualizálja és megküldi a Kontrolling igazgatóság részére. 8. A változástábla alapján a 25/2014.(VI.20. MÁV Ért.10.) GVIGH számú utasítás szerint a Kontrolling igazgatóság elindítja a szervezeti változásokhoz kapcsolódó módosítások, átfutását az ESZTI rendszerben. A hó végi vagy rendkívüli hó közi zárással elindított módosítások megjelennek a Szolgálati hely törzsadatban (továbbiakban: SZHT). Az SZHT állomány változásáról a Kontrolling igazgatóság e-mailben tájékoztatja a Humán koordináció és szervezetfejlesztést. 9. A SZHT módosító állománya alapján a Humán koordináció és szervezetfejlesztés dönt, hogy a SZHT módosítások érintik-e az SAP-t.

7. szám


10. Az SZHT változások alapján a Humán koordináció és szervezetfejlesztés véglegesíti a változástáblát. A véglegesített változástábla a szervezeti változásokat, a költséghely kód változásokat, az utód RTE táblázatot (megszûnô szervezetek és a hozzájuk rendelt RTE) és az átadókulcsokat tartalmazza. A Humán koordináció és szervezetfejlesztés a végleges változástáblát megküldi a MÁV SZK Információs egység részére. 11. Szolgálati hely kódok változása esetén a MÁV SZK Információs egység a Humán koordináció és szervezetfejlesztés által megküldött változástábla alapján végrehajtja SAP-ban a költséghely kódok névmódosítását, új kódok létrehozását. A MÁV SZK Információs egység e-mailben jelez vissza a kért változtatások SAP-ban történt módosításáról a Humán koordináció és szervezetfejlesztés részére. 12. Az SAP rendszerben a Humán koordináció és szervezetfejlesztés tartja karban a szervezetek adatait: szervezeti egység módosítása, új szervezeti egység létrehozása, szervezeti egység felettes kapcsolatának változása, költséghely kapcsolatok változása és cím módosítása. 13. A Humán koordináció és szervezetfejlesztés a Kontrolling igazgatósággal és a Humánerôforrás gazdálkodással korábban egyeztetett módon elvégzi az SAP-ban a részletes tervezési egység, operatív tervezési egység, üzleti tervezési egység, célkijelölô tervezési egység és kapcsolódásainak módosítását, egységek létrehozását, megszüntetését. 14. A tervezési struktúra átadó kulcsainak változása esetén a Humán koordináció és szervezetfejlesztés megküldi az átadókulcsok módosítását a MÁV SZK Információs egységnek és a Kontrolling igazgatóságnak. A Kontrolling igazgatóság a megküldött információ és a 25/2014. (VI.20. MÁV Ért.10.) utasításban meghatározottaknak megfelelôen intézkedik a módosítások Cognosban történô átvezetésérôl. 15. A tervezési struktúra átadó kulcsainak változása esetén a MÁV SZK Információs egység elvégzi a szükséges átadókulcsok módosítását, majd e-mailben jelez vissza a kért változtatások SAP-ban történt módosításáról a Humán koordináció és szervezetfejlesztés részére. 16. A Humán koordináció és szervezetfejlesztés a végleges változástáblát és a migrációs táblát megküldi a DMS mûködtetés projekt részére, a változások DMS-ben történô átvezetéséhez.

581

17. A Humán koordináció és szervezetfejlesztés a szervezeti változásokhoz kapcsolódó munkakörváltozásokat végrehajtja a 4.5 pont szerint. 18. A Humánerôforrás menedzsment szervezet által elkészített migrációs táblának megfelelôen a Humánerôforrás gazdálkodás létrehozza SAP-ban a szervezeti változás miatt szükséges új pozíciókat. 19. A migrációs tábla vagy a korábban elindított besorolási kérelem alapján SAP-ban a változásban érintett munkavállalók szervezeti és/vagy pozíció áthelyezését a Humánerôforrás gazdálkodás végzi el, majd a Humánerôforrás menedzsment a szervezeti változás miatt SAP-ban elvégzett munkaügyi intézkedések dokumentációját elkészíti és átadja a munkavállalónak, szükség esetén a munkáltatói jogkörgyakorlónak. Az elôterjesztés alapján a szervezetek közötti létszám átadás-átvétel során a Humánerôforrás menedzsment az átadó és átvevô szervezeti egység vezetôkkel leegyezteti a létszám átadását, és átadás-átvételi jegyzôkönyvet készítenek a létszámváltozásról és a kapcsolódó humán költségekrôl. A jegyzôkönyvhöz a költség adatokat a Kontrolling igazgatóság biztosítja. Az átadás-átvételrôl készült jegyzôkönyvet 3 példányban kell elkészíteni, melybôl egy-egy példány a Kontrolling igazgatóságnál, a Humánerôforrás gazdálkodásnál, valamint a munkáltató képviselôjénél (humánpartner) marad. 20. A szervezetmódosítás miatt megüresedett pozíciókat a Humánerôforrás gazdálkodás elhatárolja az SAP-ban, ha azok a létszámtervben nem szerepeltek. Ha a pozíciók szerepeltek a létszámtervben, a Humánerôforrás gazdálkodás a szervezeti hozzárendelés kapcsolatát módosítja az új szervezetre, hogy ne maradjon üres pozíció az elhatárolandó szervezeteken. 21. Amikor valamennyi munkavállaló és pozíció elkerült az elhatárolásra váró szervezeti egységrôl, akkor a Humán koordinációs és szervezetfejlesztés az SAP-ban elhatárolja a megszûnô szervezeteket a változástáblának megfelelôen. Az elhatárolás elôtt ellenôrzô riportot futtat le az SAP-ban, hogy a megszûnô szervezeti egységen lévô állományon kívüli személyek (továbbiakban ÁK-személyek) szervezet kapcsolata is rendezésre kerüljön. 22. Amennyiben az elhatárolandó szervezethez ÁK személyek kapcsolódnak, akkor a Humán koordináció és szervezetfejlesztés megküldi a MÁV SZK Humán szolgáltatás szervezet Jövedelem elszámolási csoportjának az elhatárolandó szervezetrôl áthelyezendô ÁK személyek listáját az új szervezeti egység megjelölésével, amellyel kapcsolatban, ha szükséges, egyeztet a Humánerôforrás menedzs-

582


menttel is. Az áthelyezésrôl kapott visszajelzés után újból lefuttatja az ellenôrzô riportot. 23. Költséghely kód elhatárolása esetén a Humán koordináció és szervezetfejlesztés által megküldött adatoknak megfelelôen a MÁV SZK Zrt. Információs egység szervezet elvégzi a megszüntetésre került költséghelyek elhatárolását. 24. A MÁV SZK Zrt. Információs egység a Humán koordináció és szervezetfejlesztés által megküldött változástáblának megfelelôen hozzárendeli a megszûnt szervezeti egységekhez a részletes tervezési egységet az SAP háttértáblában. 25. Szervezeti egység megszûnése esetén a Humán koordináció és szervezetfejlesztés az SAP-ban elhatárolja a szervezeti változás következtében megszûnô tervezési egységeket. 26. Amennyiben a Munkáltatói jogkörgyakorlás rendjérôl szóló utasítás változása érinti az SAP-t, akkor a Humán koordináció és szervezetfejlesztés átvezeti az SAP-ba a változásokat.

7. szám

leírás elkészítésével indul, amelyet az érintett fôtevékenységi kör/szervezeti egység vezetôje készít el az illetékes humánpartner támogatásával. Amennyiben az MSZSZ-ben új tevékenység jelenik meg, a folyamatnak megfelelôen a Humán koordináció és szervezetfejlesztés nyújt támogatást a szervezeti egység vezetôjének az új általános munkaköri leírás kialakításához. A humánpartner feladata a segítség nyújtás a formai követelmények betartatásában, valamint a munkakör összefüggései és munkaköri kapcsolatainak való megfelelôség vizsgálatával. Amennyiben az új munkakör több szakterületet (fôtevékenységi kört) is érint, minden esetben szükséges valamennyi szakterülettel egyeztetni az igény felmerülése során. Az egyeztetést a Humán koordináció és szervezetfejlesztés folytatja le a kezdeményezô és a Humánerôforrás menedzsment szervezet közremûködésével. Amennyiben az új munkakör létrehozását nem fôtevékenységi kör vezetô kezdeményezi, a vele történô egyeztetés a humánpartner vezetôk feladata.

4.4 MSZSZ-t nem érintô szervezeti változások a. Amennyiben olyan szervezeti egység létrehozását, módosítását, megszûntetését kezdeményezi a fôtevékenységi kör vezetô, amely az MSZSZ-ben szereplô szervezeti egységen belüli és a munkavállalók külön nyilvántartására szolgál, akkor a Kontrolling igazgatóság döntése alapján a szervezeti egység SAP-ban történô nyitását a Humán koordináció és szervezetfejlesztés hagyja jóvá. b. Amennyiben olyan szolgálati hely kód nyitási, módosítási, megszûntetési igény merül fel, amely az MSZSZ-t nem érinti, abban az esetben a „A MÁV Zrt. szolgálati hely törzsadat-módosítási folyamatának szabályozása, valamint a szervezeti változások következtében végrehajtandó feladatok.” tárgyú 25/2014.(VI.20. MÁV Ért.10.) GVIGH számon módosított 10/2010. (XI.05. MÁV Ért. 32.) GÁVIGH számú utasítás szabályainak megfelelôen kell végrehajtani. 4.5 Munkakörhöz köthetô változások kezdeményezése és végrehajtása 4.5.1 Új munkakör kialakítása Új munkakör kialakításának igénye felmerülhet: - MSZSZ változás, - feladat átcsoportosítás, - új feladat megjelenése, - munkaköri struktúra módosítása esetén. Új munkakör kialakítása minden esetben az érvényes MSZSZ-ben foglaltak alapján az általános munkaköri

A fôtevékenységi kör/szervezeti egység által elkészített és szükség szerint egyeztetett, a fôtevékenységi kör vezetô támogatásával ellátott általános leírást a kezdeményezô szervezet indoklással együtt megküldi a Humán koordináció és szervezetfejlesztés szervezet részére. A Humán koordináció és szervezetfejlesztés megvizsgálja a munkakör kialakítás igényének jogosságát, a munkaköri struktúrába illeszthetôségét, a javasolt betöltési követelményeket, majd a szükséges egyeztetések lebonyolítása után megtörténik a munkakör értékelése és az SAP rendszerben történô létrehozása. Az új munkakör értékelését, létrehozását minden esetben a Humánerôforrás vezérigazgató-helyettes hagyja jóvá. Valamennyi új munkakör esetében a foglalkozás-egészségügyi alkalmassági követelmények meghatározására a Humánerôforrás menedzsment szervezet intézkedik a részükre megküldött általános munkaköri leírás alapján az illetékes foglalkozás-egészségügyi szolgáltatást végzô intézmény (Vasútegészségügyi Nonprofit Kiemelten Közhasznú Kft. – a vizsgálati protokoll kialakítása) és a MÁV SZK Munkavédelmi szervezet (a munkakörnyezetbôl eredô kockázati tényezôk meghatározása) közremûködésével. 4.5.2 Alkalmazott munkakör módosítása Érvényes munkakör módosításának igénye felmerülhet: - MSZSZ változás, - feladat átcsoportosítás, - új feladat megjelenése,

7. szám

-


munkaköri struktúra módosítása esetén, továbbá minden olyan esetben, amikor egy munkakörben lényeges változás áll be.

Azokban az esetekben, amikor egy érvényes munkakör - a bekövetkezett változások miatti - újraértékelése megtörténik és a munkaköri kategóriája változik, minden esetben új munkakör kerül kialakításra új objektum azonosítóval, de a statisztikai infó típuson rögzített változatlan FEOR számmal. A munkakör betöltéséhez a Humánerôforrás gazdálkodás szervezet pozíciókezelô munkatársa új pozíciót hoz létre. Az illetékes humánpartner pozíciómódosítással tudja az aktuális betöltô munkavállalót a módosított munkakörre/pozícióra helyezni. 4.5.3 Általános tudnivalók A munkakör létrehozásának, illetve módosításának idôpontja nem minden esetben egyezik meg a munkakör alkalmazhatóságának kezdô idôpontjával, arról minden esetben a Humán koordináció és szervezetfejlesztés ad tájékoztatást a munkakör létrehozásával egyidejûleg (pl. a munkakör létrehozásának idôpontja a létszámtervezési idôszakhoz igazodva január 1., de csak június 1-jétôl alkalmazható, tervezhetô rá létszám)

583

tának szabályozásáról, valamint a szervezeti változások következtében végrehajtandó feladatokról. •

48/2013. (VII. 02. MÁV Ért. 21.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás az elôterjesztések rendjérôl.

•

13/2013. (II. 22. MÁV Ért. 6.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. Közzétételi Szabályzatáról szóló 26/2012. (V. 04. MÁV Ért. 11.) EVIG számú utasítás 1. számú módosításáról (egységes szerkezetben).

•

54/2010. (MÁV. Ért. 26.) Humánpolitika - elnök-vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. munkakör-elemzési, értékelési és besorolási rendszerének mûködtetésérôl, a személyi alapbér megállapítás szabályairól

6.0 HATÁLYBA LÉPTETÔ RENDELKEZÉSEK Jelen utasítás a közzétételét követô napon lép hatályba. 6.1 Hatályon kívül helyezés:

Az új munkakörök létrehozásáról a Humán koordináció és szervezetfejlesztés minden esetben tájékoztatást ad az érintett fôtevékenységi kör vezetô, a Humánerôforrás menedzsment (másolatban az érintett humánpartner), valamint a Humánerôforrás gazdálkodás szervezet részére annak érdekében, hogy a szükséges intézkedéseket megtehessék.

Az utasítás hatálybalépésével egyidejûleg a 35/2011. (MÁV. Ért. 18.) Humánerôforrás — elnök-vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. szervezetmódosításának folyamatszabályozásáról hatályát veszti.

5.0 HIVATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁLYON KÍVÜL HELYEZÉSEK

1. sz. melléklet:

5.1

Hivatkozások: •

25/2014. (VI. 20. MÁV Ért. 10.) GVIGH. sz. utasítás a MÁV Zrt. és a MÁV START Zrt. szolgálati hely törzsadat-módosítási folyama-

7.0 MELLÉKLETEK Segédlet MSZSZ szervezetleírás készítéséhez 2/A. sz. melléklet: Szervezetmódosítási folyamatleírás 2/B. sz. melléklet: MSZSZ módosítási folyamatábra Dávid Ilona sk. elnök-vezérigazgató

584


7. szám

1. sz. melléklet Útmutató az MSZSZ leírás készítéséhez A szervezetek definiálása és mûködésük elhatárolása az alábbi dimenziók mentén történik. 1. CÉL A fôtevékenységi körök esetén definiálni szükséges azt a szerepet, melynek betöltésére az adott szervezetet létrehozták. A szervezet létrehozásának célja. 2. FELADAT A szervezeti egység feladatai jelentik a szerepébôl adódó tevékenységeit, melyek elvégzésére a szervezetet létrehozták. Ezeket a tevékenységeket végezheti kizárólagosan, illetve együttmûködésben más szervezeti egységgel. Például: kialakítás, mûködtetés, kidolgozás, fejlesztés, elemzés, tervezés, irányítás stb. A szervezeti egységeknek az alábbi tipikus feladatai lehetnek általában: - Szervezetek, területek, tevékenységek funkcionális irányítása, koordinálása. - Rendszerek tervezése, kiépítése, mûködtetése. - Koncepciók, programok, javaslatok kidolgozása, véleményezése. - Elemzések, beszámolók elkészítése, adatok információk elôállítása, szolgáltatása. - Szolgáltatások nyújtása, felmerülô igények megismerése, kielégítése. - Hatékonyság javítás, mûködésfejlesztés. - Projektek indítása. - Végrehajtás típusú feladatok: pl. mûködtetés stb. Ettôl eltérô feladat is meghatározható, de alapelv, hogy csak az a tevékenység minôsül feladatnak, melynek közvetlenül, vagy közvetve valamilyen (vagy a tevékenység által közvetlenül, vagy rendszer által elôállított) produktuma, végterméke (elôterjesztés, koncepció, szolgáltatás stb.) van. Törekedni kell a feladatok olyan nagyobb feladattá való csoportosítására, melyek túlzott részletezés nélkül fogalmazzák meg a tevékenységeket. Célszerû a csoportosítást a definiált végtermékek, vagy az elôállító rendszer alapján elvégezni. A szervezeti egység feladatainál azok a feladatok kerüljenek megfogalmazásra, amelyek a Valamennyi szervezet felelôssége és hatásköre résznél megfogalmazottak közé nem tartoznak. Célszerû szervezeti egységenként 10-15 fô feladatnál nem többet felsorolni. 3. FELELÔSSÉG A szervezeti egység mindennapos mûködéséhez, feladataihoz kapcsolódó olyan minôségi, elvárások, melyek más szervezetek számára is biztosítják a minôségi mûködést, amelyek alapján mérés, értékelés történhet. Például: szakszerûség, pontosság, jogszerûség, szabálybetartás, teljesítés stb. A szervezeti egység felelôsségénél azok a felelôsségek kerüljenek megfogalmazásra, amelyek a Valamennyi szervezet felelôssége és hatásköre résznél megfogalmazottak közé nem tartoznak. Célszerû szervezetei egységenként 5-7 fô felelôsségnél nem többet felsorolni.

7. szám


585

4. HATÁSKÖR A szervezet olyan jogai, lehetôségei, melyek feladatainak elvégzését, annak produktumának felhasználását, illetve feladataiból adódóan, más szervezetek fölötti kontrollját biztosítják. Ezek lehetnek kizárólagosak, illetve együttmûködésen alapulók. Például: ellenôrzés, szabályozás, rendelkezés, engedélyezés, jóváhagyás, megismerés, elôterjesztés, adatszolgáltatás, stb. A szervezeti egység hatáskörénél azok a hatáskörök kerüljenek megfogalmazásra, amelyek a Valamennyi szervezet felelôssége és hatásköre résznél megfogalmazottak közé nem tartoznak. A DHL-ben szabályozott hatásköröket nem kell szerepeltetni, azokra nem kell hivatkozni, a Döntési Hatásköri Listában foglaltak mindenkor érvényesek a benne szereplô szervezeti egységekre! Célszerû szervezetei egységenként 5-7 hatáskörnél nem többet felsorolni.

Szervezetmódosítási folyamat leírás

2/A. melléklet:

586 A MÁV Zrt. Értesítôje 7. szám

7. szám


587

588


7. szám

7. szám


589

590


7. szám

7. szám


591

2/B. melléklet:

592


7. szám

7. szám


593

HIRDETMÉNY A MÁV Zrt. Pályavasúti Üzemeltetési Fôigazgatóság Pályavasút Területi Igazgatóság Miskolc, TEB Osztály területhez tartozó Vámosgyörk, Felsôzsolca, Szerencs Biztosítóberendezési Szakasz meghirdeti az alábbi feleslegessé vált tárgyi eszközeit további hasznosítás végett. 1. Az eszköz neve: SDT 180 áramfejlesztô Leltári száma: T 0354386 Üzembe helyezés ideje: 1975 Tárolási hely: Vámosgyörk állomás 2. Az eszköz neve: SF-4 típusú áramfejlesztô Leltári száma: T 0353931 Üzembe helyezés ideje: 1974 Tárolási hely: Hort-Csány állomás 3. Az eszköz neve: SF-4 típusú áramfejlesztô Leltári száma: T 0351552 Üzembe helyezés ideje: 1973 Tárolási hely: Szikszó állomás 4. Az eszköz neve: SDA-33 típusú áramfejlesztô Leltári száma: T 0557515 Üzembe helyezés ideje: 1985 Tárolási hely: Forró-Encs állomás 5. Az eszköz neve: SF-4 típusú áramfejlesztô Leltári száma: T 0331974 Üzembe helyezés ideje: 1975 Tárolási hely: Novajidrány állomás 6. Az eszköz neve: SDA-50 típusú áramfejlesztô Leltári száma: T 0354599 Üzembe helyezés ideje: 1975 Tárolási hely: Hidasnémeti állomás 7. Az eszköz neve: SF-4 típusú áramfejlesztô Leltári száma: T 0331973 Üzembe helyezés ideje: 1973 Tárolási hely: Mezôzombor állomás Kapcsolattartó: Tôkés Miklós; Tel: 06 1 514-1703; Mobil: 06 30 708-6562 Az eszközökrôl bôvebb információval a kapcsolattartó szolgál személyesen, vagy a megadott telefonszámon. Az eszközök megtekinthetôek a tárolási helyen a Kapcsolattartóval való egyeztetés után.

594


7. szám

7. szám


595

596


Szerkeszti a MÁV Zrt. Jogi Igazgatóság. 1087 Budapest, Könyves Kálmán körút 54-60. Telefon: 511-3105 Szerkesztésért felelôs a Szerkesztôbizottság. Kiadja a MÁV Zrt. Felelôs kiadó: Dr. Siska Judit. Terjeszti a MÁV Zrt. BKSzE (1087 Budapest, Könyves Kálmán körút 54-60.)

HU ISSN 1419—3973 Nyomda: Komáromi Nyomda és Kiadó Kft. Felelôs vezetô: Kovács János ügyvezetô igazgató

7. szám

ÉRTESÍTÔ MAGYAR ÁLLAMVASUTAK ZÁRTKÖRÛEN MÛKÖDÔ RÉSZVÉNYTÁRSASÁG. Utasítások. 7. szám 130. évfolyam április 30. TARTALOM

Recommend Documents