Memo
Sjirk Huizinga/Erik Vriesen
1 december 2011
Dagelijks Bestuur GR NEF Verwerking kwestie jaarrekening Trion en Oostergo Inleiding De jaarrekening 2011 van zowel Oostergo als Trion zijn de laatste waarin ook de volledige bedrijfsvoering van beide organisaties afzonderlijk is opgenomen. Per 1 januari 2012 gaan immers alle activiteiten, activa en passiva over naar de GR NEF. Op dergelijke momenten is het van belang alle openstaande kwesties zoveel mogelijk te benoemen en de effecten daarvan zichtbaar te mak en in de jaarrekening 2011. Beiden bedrijven zijn in de afgelopen jaren en ook in 2011 geconfronteerd met kwesties die forse financiele impact hebben. In dit memo wordt ingegaan op deze kwesties. Verondersteld wordt dat de hoofdlijnen van de kwesties bekend zijn en in beschrijvende zin wordt dit derhalve kort gehouden. Per onderdeel wordt aangegeven hoe een bepaalde kwestie gewaardeerd kan worden. Soms dwingen (verslaggevings)regels dit af, soms is hier ruimte voor inschatting en interpretatie. Wij doen tevens een voorstel welke kwesties financieel weliswaar in de oude GR-en worden vertaald en welke ook juridisch achterblijven. Verder hebben we in ogenschouw genomen dat deze fusie gaat over een organisatie waar ruim 800 mensen werken en jaarlijks een kleine 30 miljoen in omgaat. Het zou volgens ons dus niet om de laatste paar duizend euro moeten gaan. Overigens staan deze kwesties los van de reguliere routines die bij het opmaken van een jaarrekening plaats moeten vinden zoals het inschatten van debiteurenrisico’s en de volledige verwerking van verplichtingen en bijvoorbeeld het herijken van de hoogte van de onderhoudsvoorziening.
Trion Bij Trion spelen de volgende kwesties: 1. Personeelslid J.R.: Deze medewerker is inmiddels uit dienst maar heeft nog gedurende 2 jaar en 2 maanden recht op WW. De kosten hiervoor bedragen € 38.000 per jaar (inclusief 10% onvoorzien). Het financieel afdekken van de totale kosten binnen de exploitatie van Trion levert een last in 2011 op van € 82.000. Vanzelfsprekend geldt dat indien betrokkene op een eerder moment een andere baan vindt en uit de WW gaat, de kosten lager uitvallen.
2 1 december 2011
2. Vordering op LSV: Er is een overeenkomst gesloten waarin deze post van € 75.000 door Trion in 2015 geïnd kan worden. Vanaf 1 januari 2012 is tevens rente verschuldigd door LSV. Deze vordering valt voorzover bekend niet onder enige kredietverzekering. De mogelijke vordering van € 75.000 zal op grond van de financiele situatie bij LSV vermoedelijk niet inbaar zijn. In dat licht is de huidige 0-waardering binnen Trion terecht. 3. Vordering op de Triemen: Omdat er een voor Trion gunstige uitspraak ligt is de financiele vertaling in de boeken verwerkt. Er is echter geen informatie over de financiele positie van de Triemen beschikbaar ten behoeve van een inschatting van de inbaarheid van deze vordering. Gelet op de aard van deze vordering is enige voorzichtigheid geboden in het huidige economische klimaat. Deze vordering valt voorzover bekend niet onder enige kredietverzekering. Wij adviseren u bij het opmaken van de jaarrekening kritisch de inningskansen te beschouwen en zo mogelijk tot afwaardering over te gaan. Dit zal in dat geval in de jaarcijfers 2011 van Trion tot uitdrukking komen.
Oostergo 4. Personeelslid U.H.: Deze medewerker is in dienst van Oostergo maar langdurig ziek. Naar verwachting zal dit nog 1,5 jaar duren. De verwachting bestaat dat daarna de arbeidsovereenkomst beeindigd wordt. De kosten gedurende de ziekteperiode bedragen € 92.000 per jaar (inclusief 10% onvoorzien en 10% voor juridische bijstand), totaal derhalve € 138.000. Dit bedrag komt ten laste van het resultaat 2011. Op grond van het sociaal plan zal het dienstverband van betrokkene per 1 januari 2012 overgaan naar GR NEF. Het ligt voor de hand dat onder voorbehoud van naverrekening van meer- of minderkosten met de in Oostergo deelnemende gemeenten het genoemde bedrag van € 138.000 naar NEF overgaat. 5. Sea Sun Plant (Wegeling): Bij Oostergo is een vordering opgenomen ter grootte van € 43.000 op grond van een gesloten overeenkomst maar de vordering staat inmiddels geruime tijd open. Er is geen informatie over de financiele positie van Wegeling beschikbaar ten behoeve van een inschatting op inbaarheid van deze vordering. Deze vordering valt voorzover bekend niet onder de kredietverzekering. Bij het opmaken van de jaarrekening dient kritisch naar de inningskansen te worden gekeken en zo mogelijk tot afwaardering over te gaan. Dit zal in dat geval in de jaarcijfers 2011 van Oostergo tot uitdrukking komen. 6. Rollecate: Het resterende bedrag van € 19.000 wordt middels een detacheringsconstructie voldaan. Vanaf 1 januari a.s. beschikt Oostergo echter niet langer over het personeel om dit uit te voeren. Het betreft een oud-Oostergo kwestie die financieel door Oostergo in de jaarrekening 2011 tot uitdrukking moet worden gebracht. Het ligt in de rede dat de feitelijk uitvoering bij GR NEF komt te liggen.
7. Spinder: Dit betreft een gewezen afnemer die achterloopt met de betaling van facturen, ter grootte van € 18.000. Er zijn geen financiele problemen bekend die de invorderbaarheid in twijfel trekken, hoewel voor deze vordering geen verzekeringsdekking meer aanwezig is. Er is met deze afnemer verder een dispuut over een tweetal pallets toegeleverd materiaal welke
3 1 december 2011
door Oostergo zou zijn ontvangen maar inmiddels niet meer aanwezig zijn. De waarde van deze pallets zou € 35.000 bedragen. Deze kwestie is recent, er is overleg gaande met de afnemer. Daarnaast loopt nog een afstemming over de overige voorraden, waar op discrepanties is gestuit. Het is niet mogelijk in te schatten hoe deze kwestie uitpakt en of de afnemer een casus kan onderbouwen. Deze kwestie, voorzover hier sprake van is, zal ten laste van 2011 moeten worden verwerkt indien deze ingeschat kan worden. Bij de controle van de jaarrekening zal dit duidelijk moeten worden. Het risico wordt vooralsnog op € 35.000 geschat. Afwaardering van de vordering is gelet op onder meer een recent ontvangen deelbetaling vooralsnog niet aan de orde. 8. Huur pand ENNA: Dit contract loopt nog tot 1 december 2013. De huurlast voor 2012 zal naar verwachting € 87.720 bedragen. Daarbovenop verwacht het bestuur van Oostergo nog € 10.000 aan zakelijke lasten. Bovendien zal de vervanging van de dakbedekking moeten worden afgeschreven. Vanaf 1 januari 2012 wordt dit pand niet meer gebruikt. Dit betekent dat dit verlieslatend contract geheel moet worden voorzien, tenzij het contract wordt afgekocht of een andere huurder wordt gevonden. De geschatte totale lasten over de resterende periode bedragen € 223.000. 9. Provimi: De ten behoeve van dit project aangeschafte activa zijn de volgende: 1. Betti Kartonneermachine 340.000 euro 2. Casepacker 90.000 euro 3. Vrachtwagen en oplegger 52.000 euro 4. Warmtepompen (ENNA) 58.000 euro 5. Kantoorinventaris 27.000 euro 6. Overige 25.000 euro Het Dagelijks Bestuur van Oostergo heeft op 15 november jl. in een notitie haar zienswijze kenbaar gemaakt over hoe volgens haar met de waardering van deze activa omgegaan zou moeten worden . 1. Deze activa zullen achterblijven in de GR Oostergo en moeten worden afgewaardeerd naar de directe opbrengstwaarde. De leverancier is benaderd voor een taxatie van de waarde maar wil deze om commerciele redenen niet geven. Gelet op de omvang van de bedragen en het belang van een snelle afhandeling, verkoop van deze machines, zal een taxatie uitgevoerd moeten worden. Dit wordt momenteel voorbereid. Hoewel taxaties met de nodige onzekerheden gepaard gaan zal deze taxatie leidend moeten zijn voor de waardering ultimo dit jaar. De lasten komen voor rekening van Oostergo in 2011. Een voorlopige schatting door Ooste rgo wijst op een afwaardering van ruim € 105.000 voor de Betti en de casepacker gezamenlijk. De verkoopwaarde voor beide machines samen wordt geschat op € 230.000. 2. Zie 1.
4 1 december 2011
3. De vrachtwagen zal moeten worden getaxeerd en verkocht. Deze blijft achter bij Oostergo, het boekverlies wordt door Oostergo voorlopig geschat op € 13.000, ook hier wordt een taxatie voorbereid. Het voorstel om de oplegger over te laten gaan naar NEF is gebaseerd op de aanname dat de oude kledenoplegger niet langer gebruikt mag worden. Navraag leert dat dit in Duitsland het geval is, maar in Nederland er voorzover bekend geen regelgeving op dit punt in de maak is. Wel zou de oude geruild kunnen worden tegen de nieuwe, omdat er binnen NEF geen emplooi voor twee opleggers is.. Er zou een bod moeten komen op beide opleggers maar gebleken is dat NEF bereid zou zijn onder bijbetaling van € 2.500 de ruil wil aangaan. Oostergo kan de oude, gekeurde, oplegger vervolgens verkopen. De boekwaarde van de nieuwe oplegger is € 8.000, zodat een eventuele afwaardering binnen Oostergo beperkt is. 4. De warmtepompen zijn aangekocht, ten dele met het argument van vervanging op termijn binnen Oostergo, maar zouden niet aangeschaft zijn zonder de Provimi-opdracht. Deze beslissing ging echter uit van een duur van het Provimi project van minimaal 3 tot 5 jaar. Deze pompen zouden na een periode van drie jaar ter vervanging kunnen dienen. Dat betekent dat ze naar verwachting nog drie jaar stilstaan. Dit betekent dat een waarderingcorrectie binnen Oostergo van tenminste 3 jaar afschrijving (ongeveer € 21.000) moet plaatsvinden. Overigens loopt op dit moment een claim tegen de leverancier vanwege ondeugdelijk functioneren. Deze claim bedraagt € 10.700 en blijft achter bij Oostergo omdat de daarmee samenhangende kosten ook bij Oostergo vallen. 5. Kantoorinventaris is naar zijn aard op meerdere plaatsen inzetbaar, en derhalve ons inziens ook bruikbaar binnen NEF. Het is derhalve logisch dit over te laten gaan naar de GR NEF tegen boekwaarde. Het financiele effect is derhalve 0. Dit geldt echter niet voor de industriele stellingen (aanschafwaarde plm. € 12.500). Deze stellingen zijn niet arbogekeurd en deels niet meer bruikbaar. In dat licht dient afwaardering plaats te vinden, ter waarde van de resterende boekwaarde van de stellingen van € 11.000. 6. De overige activa zijn specifiek gekocht voor het Provimi-contract en dus productiegerelateerd. Het is derhalve niet voor de hand liggend volledige benutting van deze activa binnen GR NEF te veronderstellen. Dat betekent dat afwaardering moet plaatsvinden. Deze afwaardering komt voor rekening van Oostergo. Vervolgens kan verkoop plaatsvinden aan NEF of een derde. De afwaardering op basis van de geschatte 50% restwaarde is ongeveer € 7.500. De totale afwaardering van activa verband houdend met Provimi wordt daarmee geschat op (afgerond) € 170.000.
5 1 december 2011
Overzicht In onderstaand overzicht is aangegeven wat ons inziens de beste werkverdeling is in het afhandelen van de bovengenoemde kwesties. Daarbij geldt enerzijds als uitgangspunt dat de oude GR’s niet tot in lengte van jaren moeten blijven bestaan, maar anderzijds dat het belasten van de GR NEF met oude kwesties tot een minimum moeten worden beperkt. Met name bij juridische aangelegenheden k an overheveling naar NEF onverstandig zijn. Daar waar het alleen het feitelijk uitvoeren van zaken betreft is overheveling juiste geen probleem.
Euro’s
Praktische Afhandeling
Juridische afhandeling
J.R.
82.000
NEF
n.v.t.
LSV
0
Trion
Trion
Triemen
Max. 75.000
Trion
Trion
Totaal Trion
157.000
Trion
Oostergo U.H.
138.000
NEF
NEF
Wegeling
Max. 43.000
Oostergo
Oostergo
Rollecate
19.000
NEF
n.v.t.
Spinder
35.000
Oostergo
Oostergo
Huur ENNA (Provimi)
223.000
Oostergo
Oostergo
Afwaardering activa en verkoop (Provimi)
170.000
Oostergo/NEF
Oostergo
Totaal Oostergo
628.000
6 1 december 2011
Verslaggevingsoverwegingen Oostergo en Trion moeten als gemeenschappelijke regelingen voldoen aan de regels van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten. Hierin is over het activeren en afschrijven onder meer het volgende opgenomen: Artikel 63 1. Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings - of vervaardigingsprijs. Artikel 64 1. De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. 2. Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. Tevens wordt inzicht gegeven in haar betekenis voor de financiële positie en voor de baten en de lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of voor het voorafgaande begrotingsjaar. 3. Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur, waaronder begrepen de financiële vaste activa, bedoeld in artikel 36, onderdeel e, wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. Artikel 65 1. Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. 3. Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewardeerd op het moment van buitengebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde.
In het kort samengevat: Als activa niet of niet volledig meer ingezet worden in de toekomst dan is een waardevermindering aan de orde. In deze casus betekent dit dat een afwaardering aan de orde is i ndien en voor zover er geen gebruik gemaakt wordt van de genoemde activa. De afwaardering moet plaatsvinden zodra de buitengebruikstelling duidelijk wordt. Het zou in deze casus dus geen verschil hebben gemaakt indien per 1 juli 2011 een afrekening zou zijn gemaakt, omdat eind juni al duidelijk was dat Provimi zou stoppen. De onderbouwing van de restwaarden is een belangrijke kwestie in de jaarrekening van met name Oostergo. Wij vinden het dan ook belangrijk dat tijdig betrouwbare inschatting bijvoorbeeld o p basis van taxaties of andere vergelijkingen tot een betrouwbare schatting van de opbrengstwaarde wordt gekomen. In het BBV is over voorzieningen het volgende voorgeschreven: Artikel 44
7 1 december 2011
1. Voorzieningen worden gevormd wegens: a. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten; b. op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten; c. kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren.
Uit deze bepaling vloeit voort dat in die gevallen waarin verplichtingen bestaan, die in de komende jaren tot lasten leiden, maar geen baten bijvoorbeeld in de vorm van arbeid opleveren, een voorziening getroffen moet worden.
