EQUISIS VOORRAADBEHEER FACTURATIE
Equisis v2 - augustus 98
-1-
MANUEL DE REFERENCE
INHOUDSOPGAVE 1. HET BEHEER VAN DE BASISBESTANDEN ................................................. 4 1.1. HET BESTAND VAN DE FAMILIES .............................................................................4 1.2. HET BESTAND VAN DE EENHEDEN...........................................................................6 1.3. HET BESTAND VAN DE STRUCTUREN .......................................................................8 1.4. HET BESTAND VAN DE VERSIES ............................................................................... 9 1.5. HET BESTAND VAN DE ARTIKELEN .........................................................................10 1. Dialoogvenster : Stockopvolging........................................................................... 16 2. Eerste dialoogvenster : Fiche bewaren als voorkeur........................................... 20 3. Eerste dialoogvenster : bestellingen klanten tonen ............................................ 20 4. Eerste dialoogvenster: Backorders tonen ............................................................. 21
2. DE MODULE «VOORRAADBEHEER»...................................................... 27 2.1. HET BESTAND VAN DE ARTIKELEN (AANVULLING) ...............................................27 Te leveren artikelen opzoeken ................................................................................... 28 Te bestellen artikelen opzoeken ................................................................................ 28 Bestelde artikelen opzoeken ...................................................................................... 28 Bewegingen afdrukken… ........................................................................................... 28 Stockvariaties afdrukken… ......................................................................................... 31 Bestelvoorstel afdrukken ............................................................................................. 31 Bestelvoorstel genereren…......................................................................................... 31 Herwaardering prijzen… ............................................................................................. 31 Kostprijs berekenen… .................................................................................................. 32 Inventarisoverdracht ................................................................................................... 32 Nieuw boekjaar openen… ......................................................................................... 32 Jaarlijkse afsluiting… .................................................................................................... 33 Bewegingen schrappen….......................................................................................... 33 2.2. HET BESTAND VAN DE STOCKBOEKINGEN...........................................................33 Bij te werken boekingen opzoeken ........................................................................... 37 Stock bijwerken ............................................................................................................ 37 Stockdagboek afdrukken… ....................................................................................... 37 Etiketten afdrukken… .................................................................................................. 38 Stock naar POSIS© exporteren… ............................................................................... 38 Verkopen uit Posis© invoeren… ................................................................................. 38 Inventaris creëren ........................................................................................................ 38 Inventaris nakijken ....................................................................................................... 38
3. DE MODULE «FACTURATIE» .................................................................. 39 3.1. HET BESTAND VAN DE FACTUREN .........................................................................39 3.1.1. Eerste etappe : de klantgebonden gegevens .............................................. 39 3.1.2. Tweede etappe : de artikelgebonden gegevens ........................................ 43 Te boeken facturen tonen ......................................................................................... 47 -2-
Facturen boeken ......................................................................................................... 47 Bij te werken facturen opzoeken ............................................................................... 48 Doc. & stock bijwerken ............................................................................................... 48 Af te drukken documenten opzoeken ..................................................................... 48 3.2. HET BESTAND VAN DE PRESTATIES ........................................................................48 3.3. HET BESTAND VAN DE CREDITNOTA'S ..................................................................51 3.4. HET BESTAND VAN DE DAGBOEKEN ....................................................................51
BIJLAGEN .................................................................................................. 52 BIJLAGE 1 : CODERING VAN DE BTW-TARIEVEN ........................................................52
NIEUWIGHEDEN ........................................................................................ 53
-3-
MANUEL DE REFERENCE
1. HET BEHEER VAN DE BASISBESTANDEN In dit hoofdstuk maakt u kennis met al de beschikbare bestanden in uw database voor wat betreft de facturatie en het voorraadbeheer. Voor elk van deze bestanden ontdekt u de functionaliteiten, de volledige beschrijving van de rubrieken waaruit ze zijn opgebouwd en de specifieke handelingen die erop kunnen toegepast worden. Eerst bekijken we de bestanden die gemeenschappelijk zijn voor de facturatie en het voorraadbeheer om daarna over te gaan naar meer specifieke bestanden die afhangen van uw gebruikerslicentie. De modules «Voorraad» en «Facturatie» hebben een aantal gemeenschappelijke bestanden, namelijk : Families, Eenheden, Structuren, Versies en Artikelen. Deze bestanden worden in secties 1.1. tot en met 1.5. nader bekeken. Afhankelijk van uw gebruikerslicentie hebt u daarbij nog de beschikking over de hiernavermelde bestanden : - module «Facturatie» : Facturen, Prestaties, Creditnota's en Dagboeken. - module «Voorraad» : Stockboekingen. Alvorens te beginnen met het aanmaken van uw artikelen, raden we u aan de gegevens die ervan afhangen te bepalen, namelijk : de families, de eenheden, de structuren en de versies.
1.1. HET BESTAND VAN DE FAMILIES Het bestand van de families dient om in uw database al de families te registreren van de artikelen die u nodig zult hebben voor uw voorraadbeheer en/of facturatie. Zo kunt u aan ieder artikel een code «Familie» geven. vb.
De familie met als omschrijving «EQUISIS Software» zou al de EQUISIS programma's moeten bevatten die u moet beheren.
Het ingavevenster bestaat uit zeven rubrieken:
Familie Unieke identificatiecode van een familie van maximum 5 alfanumerieke karakters. Eens de fiche geregistreerd is, kan deze rubriek niet meer gewijzigd worden.
Omschrijving Verplichte benaming van maximum 24 alfanumerieke karakters.
-4-
Laatste nr. Numerieke rubriek voor het toekennen van een uniek nummer per artikel binnen een familie. Bij het aanmaken van een artikel (via het bestand «Artikel») dat van een bepaalde familie afhangt, stelt het programma voor uw artikel als volgt te identificeren : de eerste vijf karakters zijn die van de familie gevolgd door de waarde uit deze rubriek eventueel vooraan aangevuld met nullen tot het aantal cijfers beschreven in de rubriek «Laatste nr.». Deze rubriek wordt bijgewerkt telkens een nieuw artikel wordt toegevoegd aan deze familie (laatste waarde plus één). O p m e r k i n g Twee artikelen van eenzelfde familie kunnen niet hetzelfde nummer hebben.
Lengte index Deze rubriek zal het aantal nullen of het aantal cijfers bepalen waarover men kan beschikken voor de artikelcode. De vijf eerste letters bepalen de familiecode en het volgende aantal (max. 9 cijfers) geeft het artikelnummer aan. De parametrering van de lengte index via de familiecode laat de creatie van artikelcodes toe met een variabele lengte. De maximum lengte van het artikelnummer bedraagt dus 14 alfanumerieke karakters wat een voorraadbeheer via barcode mogelijk maakt.
T-nr. Identificatiecode van max. 5 cijfers. Indien u een bepaalde prijscategorie (korting of vaste verkoopprijs) wenst toe te passen voor een klant en voor een familie artikelen dan moet u de rubriek «T-nr.» in de klantenfiche invullen.
Verk.prijs Rubriek waarin u een bedrag of percentage ingeeft in de betekenis van een korting. In het geval van een korting, dan dient de rubriek «%» aangekruist te zijn. In het bestand van de artikelen hebben de verschillende «Verk.prijs» rubrieken tot doel in uw prijscategorie een gelijkenis in andere deviezen op te maken. U heeft nu de mogelijkheid uw verkoopprijs te scheiden van de wisselkoers van het devies dat u in EQUISIS heeft ingegeven. O p m e r k i n g Indien u een bedrag hebt ingevoerd in de rubriek «Verk.prijs» dan zal dit bij het aanmaken van uw facturen als eenheidsprijs gebruikt worden in plaats van de basisverkoopprijs uit de artikelfiche. Indien een percentage bepaald werd dan zal dit gebruikt worden voor het berekenen van de korting voor wat het te factureren product betreft. Deze mogelijkheid is ook geldig voor de bestelbonnen en verzendnota's (module «Commercieel beheer»).
% Dit keuzevak bepaalt of de inhoud van de rubriek «Verk.prijs» een vaste verkoopprijs of een kortingspercentage is. Indien het om een percentage gaat dan moet u dit keuzevak aankruisen.
-5-
MANUEL DE REFERENCE
Deze knop stelt u in staat een nieuwe prijscategorie aan de kortingstabel toe te voegen. Deze knop stelt u in staat een bestaande lijn uit de kortingstabel te schrappen. Hij is slechts actief wanneer de muisaanwijzer zich in één van de rubrieken van de te schrappen lijn bevindt.
1.2. HET BESTAND VAN DE EENHEDEN Het bestand van de eenheden dient om in uw database alle eenheden te registreren die gebruikelijk zijn voor het beheer van uw artikelen. Zo zullen deze eenheden voorgesteld worden bij het opstellen van uw facturen of het bijwerken van uw voorraad. Het ingavevenster bestaat uit vijf rubrieken:
Eenheid Unieke identificatiecode van een eenheid van maximum drie alfanumerieke karakters. Eens de fiche geregistreerd is, kan deze rubriek niet meer gewijzigd worden.
-6-
Deelbaar Rubriek die toelaat decimalen te gebruiken voor een bepaalde eenheid. Indien dit keuzevak aangekruist is, kan u bv. 2,1 kg of 1,6 uur factureren. Indien daarentegen deze rubriek niet is aangekruist, dan zal u geen 2,1 kg kunnen verkopen of 1,6 uur kunnen factureren.
Omschrijv. Verplichte benaming van maximum 24 alfanumerieke karakters.
Deze knop stelt u in staat een nieuwe omrekeningslijn toe te voegen. Deze knop stelt u in staat een bestaande lijn te schrappen. Hij is slechts actief wanneer de muisaanwijzer zich in één van de rubrieken van de te schrappen lijn bevindt.
Eenheid Rubriek die de identificatiecode van een eenheid bevat waarvoor een omrekening moet plaatsvinden.
Omrekening Numerieke waarde van de omrekening ten opzichte van de gekozen eenheid. vb. 1 uur = 60 minuten
-7-
MANUEL DE REFERENCE
1.3. HET BESTAND VAN DE STRUCTUREN Het bestand van de structuren dient om modellen, bestaande uit één of meerdere basisartikelen, in uw database te registreren. U kan dit model opnemen in een artikel dat uit één of meerdere basisartikelen bestaat. vb. De structuur met de code «KAST» geeft aan dat het hier gaat om een kast met die bestaat uit 2 laden en 2 deuren. U maakt een artikel «KAST» aan dat opgebouwd zal zijn uit de basisartikelen «laden» en «deuren». Wanneer u het artikel «KAST» oproept dan zulen de basisartikelen automatisch aan de voorraad worden toegevoegd of van de voorraad worden afgetrokken naargelang de situatie. Het ingavevenster bestaat uit vijf rubrieken:
St r uc t uu r Unieke identificatiecode van maximum 3 alfanumerieke karakters. Eens de fiche geregistreerd is, kan deze rubriek niet meer gewijzigd worden.
Omschrijving Verplichte benaming van maximum 24 alfanumerieke karakters.
Onderdelen - Artikel Identificatiecode van het artikel dat tot deze structuur behoort.
-8-
Indien u een onvolledige code inbrengt, dan verschijnt een venster met als naam «Selectie» met daarin een lijst van de artikelen (die effectief overeenkomen met de ingebrachte karakters) met hun respectievelijke codes en benamingen. Indien de volledig of gedeeltelijk ingebrachte code niet gevonden wordt door het programma, krijgt u de vraag om het artikel aan te maken. Indien u in deze rubriek een «*» ingeeft, dan verschijnen al de artikelen die gekend zijn door het systeem in het «Selectie»-venster.
Onderdelen- Omschrijving Benaming van het gekozen artikel. In deze rubriek kunt u niets ingeven.
Onderdelen- Hoeveelheid Numerieke rubriek die de hoeveelheid van het onderdeel binnen de structuur bepaalt. Deze knop stelt u in staat een nieuw onderdeel toe te voegen. Deze knop stelt u in staat een bestaande lijn te schrappen. Hij is slechts actief wanneer de muisaanwijzer zich in één van de rubrieken van de te schrappen lijn bevindt. O p m e r k i n g U heeft geen toegang tot het bestand van de structuren via de artikelfiche, indien u een structuurfiche wil gebruiken dan zal u er eerst één moeten aanmaken via het bestand van de structuren zelf.
1.4. HET BESTAND VAN DE VERSIES
-9-
MANUEL DE REFERENCE Het bestand van de versies dient om artikelen (vnl. uit de schoen- en kledingsector) van een versie (stof, kleur,….) te voorzien al dan niet in combinatie met een maattabel (zie «Het bestand van de artikelen»). vb.
Het artikel "Hemd" kan gekoppeld worden aan een versie "Zijde".
Het hiervoor getoonde ingavevenster bestaat uit drie rubrieken:
Versie Unieke identificatiecode van maximum 8 alfanumerieke karakters. Eens de fiche geregistreerd is, kan deze rubriek niet meer gewijzigd worden.
Omschrijving Verplichte benaming van maximum 24 alfanumerieke karakters.
Commentaar Tekstrubriek voor eventuele commentaar betreffende deze versie.
1.5. HET BESTAND VAN DE ARTIKELEN Het bestand van de artikelen heeft tot doel al de artikelen, nodig voor het beheer en de opvolging van de voorraad en/of klantenfacturatie, in uw database te registreren. Het ingavevenster bestaat uit de volgende rubrieken:
Artikel Unieke identificatiecode van een artikel van maximum 14 alfanumerieke karakters. Eens de fiche geregistreerd is, kan deze rubriek niet meer gewijzigd worden. Indien uw artikel bij de creatie verbonden wordt met een familie, stelt EQUISIS automatisch een nummer voor door de familiecode van maximum 5 karakters te combineren met de waarde van de rubriek «Laatste nr.» (zie het bestand van de families).
Omschrijving Verplichte benaming van het artikel van maximum 80 karakters.
Categorie Numerieke rubriek die u kan gebruiken om uw artikelen volgens een eigen methode onder te verdelen in verschillende categoriën bv.: handelsgoederen, grondstoffen, gereed product…
- 10 -
Familie Identificatiecode van maximum vijf alfanumerieke karakters. Deze code stelt u in staat de artikelen te groeperen die gemeenschappelijke kenmerken hebben. Indien u een onvolledige code inbrengt, dan verschijnt een venster met als naam «Selectie» met daarin een lijst van de families (die effectief overeenkomen met de ingebrachte karakters) met hun respectievelijke codes en benamingen. Indien de volledig of gedeeltelijk ingebrachte code niet gevonden wordt door het programma, krijgt u de vraag om de familie aan te maken. Indien u in deze rubriek een «*» ingeeft, dan verschijnen al de families die gekend zijn door het systeem in het «Selectie»-venster. O p m e r k i n g Indien u later de familiecode in een artikelfiche zou wijzigen dan heeft deze wijziging geen invloed op het artikelnummer.
Ingegeven op Creatiedatum van de artikelfiche (afhankelijk van de systeemdatum van uw computer). Deze rubriek kan niet gewijzigd worden.
- 11 -
MANUEL DE REFERENCE St r uc t uu r Identificatiecode van maximum zes alfanumerieke karakters. De structuurcode laat toe om samengestelde artikelen te creëren. Bij wijze van uitzondering is het niet toegelaten een nieuwe structuurfiche aan te maken vanuit het bestand van de artikelen (zie bestand van de structuren voor meer details). vb.
Een tafel bestaat uit vier artikelen «poot» en één artikel «tafelblad».
Leverancier Identificatiecode van zes alfanumerieke karakters. Deze code komt overeen met de zoeksleutel van de leveranciers in het bestand met dezelfde naam. Indien u een onvolledige code inbrengt, dan verschijnt een venster met als naam «Selectie» met daarin een lijst van de leveranciers (die effectief overeenkomen met de ingebrachte karakters) met hun respectievelijke codes en benamingen. Indien de volledig of gedeeltelijk ingebrachte code niet gevonden wordt door het programma, krijgt u de vraag om de leverancier aan te maken. Indien u in deze rubriek een «*» ingeeft, dan verschijnen al de leveranciers die gekend zijn door het systeem in het «Selectie»-venster. Na selectie van de leverancier verschijnt rechts van de referentie zowel de naam als het telefoonnummer uit de leveranciersfiche.
Ref. lever. Rubriek van maximum 14 alfanumerieke karakters om de referentie van het artikel bij de leverancier bij te houden.
Versie Identificatiecode van maximum 8 alfanumerieke karakters. Deze code komt overeen met de versiecode in het bestand met dezelfde naam. Indien u een onvolledige code inbrengt, dan verschijnt een venster met als naam «Selectie» met daarin een lijst van de versies (die effectief overeenkomen met de ingebrachte karakters) met hun respectievelijke codes en benamingen. Indien de volledig of gedeeltelijk ingebrachte code niet gevonden wordt door het programma, krijgt u de vraag om de versie aan te maken. Indien u in deze rubriek een «*» ingeeft, dan verschijnen al de versies die gekend zijn door het systeem in het «Selectie»-venster. Enkel indien u het selectievakje «Versie» aankruist, dan u bij het artikel een maattabel- en een versiecode ingeven (van toepassing in de kledingsector, schoenen…).
Maat Deze code verwijst naar de maattabel in kwestie. Indien u een onvolledige code inbrengt, dan verschijnt een venster met als naam «Selectie» met daarin een lijst van de maattabellen (die effectief overeenkomen met de ingebrachte karakters) met hun respectievelijke codes en benamingen. Indien de volledig of gedeeltelijk ingebrachte code niet gevonden wordt door het programma, krijgt u de vraag om de maattabel aan te maken. Tabel: Naam van de tabelcode. Omschrijving: Omschrijving van de tabelcode.
- 12 -
De eigenlijke tabel herneemt de verschillende elementen waaruit de maattabel is opgebouwd. Met behulp van de «+»- en de «-»-knop is het mogelijk om maten toe te voegen of te verwijderen. De kolommen «Best. hv.» en «Ontv. hv.» evenals de rubrieken «Versie», «Artikel» en het selectievakje «De codes wijzigen» worden beschreven in het deel «Commercieel beheer» van deze handleiding. Indien u op de knop «Maat» (ingavescherm van de artikelen) klikt dan krijgt u toegang tot het volgende venster waarin alle bestaande maattabellen in lijstvorm worden weergegeven:
- 13 -
MANUEL DE REFERENCE Door de knoppen «≠», «-» en «+» te gebruiken is het mogelijk maattabellen te wijzigen, te schrappen of nieuwe toe te voegen.
Devies Devies waarin het produkt werd aangekocht. Deze code komt overeen met de toegangssleutel in het bestand met dezelfde naam. Indien u een onvolledige code inbrengt, dan verschijnt een venster met als naam «Selectie» met daarin een lijst van de deviezen (die effectief overeenkomen met de ingebrachte karakters) met hun respectievelijke codes en benamingen. Indien de volledig of gedeeltelijk ingebrachte code niet gevonden wordt door het programma, krijgt u de vraag om het devies aan te maken. Indien u in deze rubriek een «*» ingeeft, dan verschijnen alle deviezen die gekend zijn door het systeem in het «Selectie»-venster.
Aank.prijs Tegenwaarde in Belgische frank van de aankoopprijs in vreemde munt.
Verk.prijs Commerciële verkoopwaarde van het artikel. Indien het artikel gekoppeld is aan een familie waarvoor een speciale tarifiëring wordt toegepast (zie het bestand van de families), dan wordt deze laatste waarde als voorkeur genomen voor het opmaken van uw facturen.
Aank.prijs dev. Commerciële aankoopwaarde in de vreemde munt die u eerder gekozen heeft.
Kostprijs Waarde die enkel van toepassing is bij artikelen gekoppeld aan een structuur en die automatisch berekend wordt via de opdracht «Herwaardering van de prijzen» in het menu «Stockbeheer».
BTW-code Door met de muis op deze rubriek te klikken, verschijnt een keuzemenu met alle mogelijke BTWtarieven. Eens het tarief gekozen, verschijnt de bijhorende code rechts van deze rubriek. Dit gegeven beïnvloedt het aanmaken van uw facturen en/of creditnota's. De verschillende BTW-tarieven zijn: - De basistarieven: 6, 12 en 21%. - Het stelsel «Leeggoed» is van toepassing voor de herbruikbare verpakkingen (met statiegeld). Het in waarde aangegeven bedrag voor het artikel is niet onderworpen aan de BTW en heeft dus geen enkele invloed op de BTW-aangifte. - Het stelsel «Niet onderworpen»: betreft de artikelen die niet aan de BTW onderworpen zijn en waarvan de waarden de BTW-aangifte helemaal niet beïnvloeden. - Het stelsel «Gefactureerde BTW»: betreft de artikelen waarvoor er geen handelsbasis bestaat, wel wetend dat u de Staat toch een zeker bedrag zult moeten storten. Dat bedrag zal bepaald worden bij de voorbereiding van de facturen. Vak 11 van de BTW-aangifte zal overeenkomstig beïnvloed worden.
- 14 -
- Het stelsel «Ontoereikende BTW» : betreft een bedrag te betalen BTW dat slaat op een vorige periode (correctie). Dit bedrag zal verduidelijkt worden bij het opstellen van uw facturen. Vak 32 van uw BTW-aangifte zal overeenkomstig beïnvloed worden.
Boekingsrek. Identificatiecode van maximum negen alfanumerieke karakters die de algemene rekening aangeeft die voorgesteld zal worden bij het opstellen van uw facturen (zie uw rekeningenstelsel). Indien u een onvolledige code zou invoeren, dan verschijnt een venster met als naam «Selectie» met daarin een lijst van de algemene rekeningen (die effectief overeenkomen met de ingebrachte karakters) met hun respectievelijke codes en benamingen. Indien de volledig of gedeeltelijk ingebrachte code niet gevonden wordt door het programma, krijgt u de vraag om de algemene rekening aan te maken. Indien u in deze rubriek een «*» ingeeft, dan verschijnen al de algemene rekeningen die gekend zijn door het systeem in het «Selectie»-venster. Deze rubriek is enkel toegankelijk indien u over de licentie «EQUISIS Algemene boekhouding» beschikt.
Analyt. rek. Identificatiecode van maximum zes alfanumerieke karakters die de analytische rekening aangeeft die voorgesteld zal worden bij het opstellen van uw facturen ( zie uw analytisch rekeningenstelsel). Deze imputatie zal door het programma worden gegenereerd indien u over de licentie beschikt van de analytische boekhouding. Indien u een onvolledige code zou invoeren, dan verschijnt een venster met als naam «Selectie» met daarin een lijst van de analytische rekeningen (die effectief overeenkomen met de ingebrachte karakters) met hun respectievelijke codes en benamingen. Indien de volledig of gedeeltelijk ingebrachte code niet gevonden wordt door het programma, krijgt u de vraag om de algemene rekening aan te maken. Indien u in deze rubriek een «*» ingeeft, dan verschijnen al de analytische rekeningen die gekend zijn door het systeem in het «Selectie»venster. Deze rubriek is enkel toegankelijk als u over de licentie «EQUISIS Analytische boekhouding» beschikt.
Stock Dit keuzevak wordt bij voorkeur aangekruist indien u over de licentie «Voorraadbeheer» beschikt. Dit veronderstelt dus een voorraadopvolging voor het artikel dat ingegeven wordt. De overige instellingen voor het voorraadbeheer komen in een tweede ingavevenster ter sprake.. Dit keuzevak kunt u niet wijzigen indien u uitsluitend over de licentie "Facturatie" beschikt.
Prijs BTWi Indien dit keuzevak aangekruist is, veronderstelt het programma dat de BTW in de verkoopprijs begrepen is (volgens het gekozen BTW-tarief).
Commentaar Tekstrubriek die de ingave van commentaar over het artikel of een beschrijving van het artikel mogelijk maakt.
- 15 -
MANUEL DE REFERENCE Vertaalde omschrijvingen Deze tabel dient om de vertaling van de artikelomschrijving in een vreemde taal bij te houden. Indien deze tekst in de taal van de klant aanwezig is dan zal deze op de documenten afgedrukt worden i.p.v. de gewone omschrijving van het artikel. De talen waarin deze vertaling mogelijk is, worden door de gebruiker gekozen via de opdracht «Voorkeuren» in het menu «Beheer».
De zone «T-nr. - Verk.prijs - %» Indien het artikel verbonden is met een familie met één of meer prijscategorieën of kortingslijnen, dan zullen deze automatisch worden voorgesteld bij de creatie van uw artikel. U kan uiteraard nieuwe lijnen toevoegen via de «+»-knop of bestaande lijnen verwijderen via de «-»-knop (zie bestand families). De andere kolommen «Verk.prijs» dienen om per tariefnummer uw verkoopprijs eventueel in andere deviezen uit te drukken (vermeld zowel de deviescode als de prijs). Zo kan u een vaste verkoopprijs per devies hanteren die losstaat van de koers van het devies die u in EQUISIS heeft ingebracht en zodus niet zal omgerekend worden. O p m e r k i n g De knoppen «+» en «-» kunnen voor beide tabellen gebruikt worden. Het komt er dus op aan eerst de gewenste tabel aan te selecteren. Indien geselecteerd zal er een klein knipperend driehoekje naast de tabel verschijnen. Wanneer u beslist om een artikel definitief te verwijderen (menu «Beheer» opdracht «de selectie verwijderen), dan worden de stockbewegingen verbonden aan dit artikel automatisch geschrapt.
Vanuit het eerste ingavevenster van het bestand «Artikelen», krijgt u toegang tot verschillende bijkomende opdrachten. Door op deze knop te klikken worden u de volgende keuzes voorgesteld : 1. Stockopvolging 2. Fiche bewaren als voorkeur 3. Bestellingen klanten tonen 4. Backorders tonen B E L A N G R I J K Om bepaalde opties te kunnen kiezen moet u natuurlijk over de nodige modules beschikken. Zo zal de keuze «Stockopvolging» enkel toegankelijk zijn indien u beschikt over een licentie «Voorraadbeheer». Indien u beschikt over de licentie «Commercieel beheer» dan zullen de opdrachten «Bestellingen klanten tonen» en «Backorders tonen» voor u toegankelijk zijn.
1. Dialoogvenster : Stockopvolging Deze opdracht brengt u in het tweede ingavevenster, nl. dat van de stockopvolging, dat er als volgt uitziet:
- 16 -
Artikel - Omschrijving Identificatiecode en benaming van het artikel.
Waarde stock Deze rubriek geeft de werkelijke waarde van de voorraad weer afhankelijk van de gekozen waarderingsmethode. Deze rubriek is voor u niet toegankelijk.
Hv. in stock Hoeveelheid werkelijk in voorraad voor het betrokken artikel. Deze rubriek is voor u niet toegankelijk.
Hv. in best. klant. Hoeveelheid in bestelling door klanten voor dit artikel. Deze rubriek is voor u niet toegankelijk.
- 17 -
MANUEL DE REFERENCE Hv. in best. lever. Hoeveelheid in bestelling bij de leverancier voor dit artikel. Deze rubriek is voor u niet toegankelijk.
Geres. hv. Momenteel niet gebruikt door EQUISIS.
Minimum hv. Numerieke rubriek waar u de minimum hoeveelheid ingeeft die u in voorraad wenst te houden (buffervoorraad).
Lokalisering Geografische lokalisatie van het artikel van zes alfanumerieke karakters.
Etiketten Numerieke rubriek om aan te geven hoeveel etiketten u wenst af te drukken bij ontvangst van de goederen. Er zijn drie mogelijkheden : - nul, EQUISIS zal evenveel etiketten afdrukken als er artikelen in voorraad komen. - groter dan nul, EQUISIS zal een veelvoud (het positief cijfer) aan etiketten afdrukken voor elk artikel dat in voorraad komt. - kleiner dan nul, EQUISIS zal een vast aantal (het negatief cijfer) etiketten afdrukken onafhankelijk van het aantal ontvangen artikelen.
Stat. massa Rubriek die bestemd is voor de Intrastat-aangifte. U geeft hier het gewicht van het artikel in kwestie in.
Waarderingsmethode Door met de muis op deze rubriek te klikken, verschijnt een keuzemenu met al de beschikbare waarderingsmethodes. Dit gegeven beïnvloedt de uiteindelijke waarde van uw voorraad. De verschillende methodes zijn : - Individueel : het artikel is uniek d.m.v. een serienummer of een gelijkaardig nummer. De waarde van het artikel, bij het uit voorraad gaan, is gelijk aan de waarde bij het in voorraad komen, - FIFO (First In First Out) : deze methode waardeert de uitgaande voorraad op basis van de meest recente waarden (prijs), - LIFO (Last In First Out) : deze methode waardeert de uitgaande voorraad op basis van de oudste waarden (prijs), - GGP (Gewogen gemiddelde prijs) : Deze methode waardeert de uitgaande voorraad op basis van de meest recent berekende gewogen gemiddelde kostprijs.
- 18 -
Laatste bew. IN Deze rubriek geeft de datum van de laatste inkomende voorraadbeweging weer. Deze rubriek is voor u niet toegankelijk.
Laatste bew. UIT Deze rubriek geeft de datum van de laatste uitgaande voorraadbeweging weer. Deze rubriek is voor u niet toegankelijk.
Leveringstermijn Numerieke rubriek om de gemiddelde leveringstermijn in dagen voor de hoofdleverancier bij te houden.
Goederencode Rubriek van maximum 8 alfanumerieke karakters voor de Intrastat-aangifte.
Aankoopeenh. /Stockeenh./Verkoopeenh. In elk van deze rubrieken geeft u een identificatiecode in van maximum drie alfanumerieke karakters. Indien u een onvolledige code zou invoeren, dan verschijnt een venster met als naam «Selectie» met daarin een lijst van de eenheden (die effectief overeenkomen met de ingebrachte karakters) met hun respectievelijke codes en benamingen. Indien de volledig of gedeeltelijk ingebrachte code niet gevonden wordt door het programma, krijgt u de vraag om de eenheid aan te maken. Indien u in deze rubriek een «*» ingeeft, dan verschijnen al de eenheden die gekend zijn door het systeem in het «Selectie»-venster. B E L A N G R I J K Indien de aangegeven eenheden verschillend zijn van elkaar, zal het programma automatisch de nodige omrekening(en) verrichten om de samenhang binnen het beheer van de hoeveelheden te verzekeren (zie bestand van de eenheden).
Stat. eenh. Numerieke rubriek voor de Intrastat-aangifte.
Alternatieve leveranciers Deze tabel stelt u in staat de voornaamste gegevens, hierna opgesomd, van al de alternatieve leveranciers voor de hoofdleverancier te bewaren.
- 19 -
MANUEL DE REFERENCE U ziet vier rubrieken : - Leverancier: identificatiecode van een leverancier van 6 alfanumerieke karakters. Indien u een onvolledige code zou invoeren, dan verschijnt een venster met als naam «Selectie» met daarin een lijst van de leveranciers (die effectief overeenkomen met de ingebrachte karakters) met hun respectievelijke codes en benamingen. Indien de volledig of gedeeltelijk ingebrachte code niet gevonden wordt door het programma, krijgt u de vraag om de leverancier aan te maken. Indien u in deze rubriek een «*» ingeeft, dan verschijnen al de leveranciers die gekend zijn door het systeem in het «Selectie»-venster. - Firmanaam: de maatschappelijke benaming van de gekozen leverancier. Deze rubriek kan niet gewijzigd worden. - Term.: de gemiddelde leveringstermijn in dagen voor deze alternatieve leverancier. - Commentaar.: tekstrubriek waar u allerlei commentaar betreffende deze leverancier kunt ingeven. Deze knop stelt u in staat een alternatieve leverancier toe te voegen. Deze knop stelt u in staat een bestaande lijn te schrappen. Hij is slechts actief wanneer de muisaanwijzer zich in één van de rubrieken van de te schrappen lijn bevindt.
Uitsplitsing van de stockbewegingen
Via deze tabel krijgt u een overzicht per maand van de totalen van inkomende en uitgaande hoeveelheden evenals de overeenkomstige waarden en saldo's. De saldi in hoeveelheid en waarde worden automatisch door het programma berekend. O p m e r k i n g De knoppen «+» en «-» kunnen voor beide zones gebruikt worden. Het komt er dus op aan eerst de gewenste tabel aan te selecteren. Indien geselecteerd zal er een klein knipperend driehoekje naast de tabel verschijnen.
Deze knop stelt u in staat om terug te keren naar het eerste ingavevenster van het bestand «Artikelen».
2. Eerste dialoogvenster : Fiche bewaren als voorkeur Deze opdracht stelt u in staat de waarden van de huidige fiche als voorkeurinstellingen te bewaren zodat deze voorgesteld worden bij de creatie van een nieuw artikel.
3. Eerste dialoogvenster : bestellingen klanten tonen Deze opdracht plaatst voor het gekozen artikel alle klantenbestellingen, zowel lopende als afgewerkte, in een lijst op het scherm.
- 20 -
4. Eerste dialoogvenster: Backorders tonen Deze opdracht stelt u in staat voor het gekozen artikel alle nog niet geleverde of de gedeeltelijk geleverde klanten- en leveranciersbestellingen zichtbaar te maken in tabelvorm. Deze tabel recapituleert een reeks nuttige inlichtingen zoals voor bv. een klantenbestelling: de naam van de klant, de bestelde hoeveelheid, de referentie van de bestelling, de verkoopprijs, de datum van de bestelling,… Dezelfde aangepaste referenties worden voor de bestellingen leveranciers hernomen.
B E L A N G R I J K De twee laatste opdrachten zijn enkel toegankelijk voor de gebruikers die beschikken over een licentie «Commercieel Beheer».
Vanuit het tweede ingavevenster van de artikelen, nl. het venster van de stockopvolging, beschikt u eveneens over verschillende bijkomende opdrachten. Indien u deze knop aanklikt, dan worden u de volgende opdrachten voorgesteld:
a. «Stockopvolgings»-venster: Stockbewegingen IN Deze opdracht stelt u in staat al de inkomende bewegingen voor een bepaald artikel te tonen.
Deze knop stelt u in staat de omschrijving in een op voorhand geselecteerde beweging te wijzigen. Deze knop is alleen maar actief bij wijziging van een fiche. Deze knop stelt u in staat de aankoopprijs in valuta per eenheid voor een op voorhand geselecteerde stockbeweging te wijzigen. Elke nieuwe waardering van een inkomende stockbeweging zal aanvaard worden voor zover deze beweging niet opgebruikt is door een (of meerdere) uitgaande stockbeweging(en). Deze knop is ook alleen maar actief bij wijziging.
- 21 -
MANUEL DE REFERENCE
O p m e r k i n g Door op een beweging te dubbelklikken verschijnt de betrokken stockboeking of ontvangstbon met de bijhorende lijn(en). Indien u beschikt over de licentie van het «Commercieel beheer», dan stelt EQUISIS u de boeking voor die gebeurd is in het bestand van de bestellingen leveranciers, in het andere geval stelt EQUISIS de boeking voor uit het bestand van de stockboekingen.
b. «Stockopvolgings»-venster: Stockbewegingen UIT Deze opdracht stelt u in staat alle uitgaande bewegingen voor een bepaald artikel te tonen. Alle eerder opgesomde mogelijkheden voor de inkomende stockbewegingen zijn eveneens geldig voor deze opdracht.
c. «Stockopvolging»-venster: Bew.: bestellingen klanten Deze opdracht stelt u in staat alle bewegingen, lopend of afgewerkt («verbruikt»), betreffende de bestellingen van klanten te tonen. Alle eerder opgesomde mogelijkheden voor de inkomende stockbewegingen zijn eveneens geldig voor deze opdracht.
d. «Stockopvolging»-venster: Bew. : bestellingen leveranciers Deze opdracht stelt u in staat alle bewegingen, lopend of afgewerkt («verbruikt»), betreffende de bestellingen van leveranciers te tonen. Alle eerder opgesomde mogelijkheden voor de inkomende stockbewegingen zijn eveneens geldig voor deze opdracht.
- 22 -
O p m e r k i n g Van zodra u het bestand «Artikelen» opent, beschikt u over een nieuw menu in de menubalk met als naam «Artikelbeheer». U zult de opdrachten van dit menu volledig kunnen benutten indien u in het bezit bent van de licentie «Voorraadbeheer». Indien u enkel over de licentie «Facturatie» beschikt, zullen uitsluitend de opdrachten «Nieuw boekjaar openen» en «Jaarlijkse afsluiting…» voor u toegankelijk zijn.
Deze bijkomende opdrachten worden meer in detail bekeken in de tweede module van deze handleiding, nl. «Voorraadbeheer». Vanuit het bestand van de artikelen wordt u de mogelijkheid geboden bijkomende documenten af te drukken (zoals een korte of volledige staat van de voorraad). Hiertoe kiest u de opdracht «Afdrukken ...» in het menu «Bestand». Vervolgens verschijnt het dialoogvenster voor de keuze van de lijst op het scherm. Hierna ziet u een voorbeeld van dit venster. Het centrale gedeelte van het venster bevat 8 keuzemogelijkheden:
- 23 -
MANUEL DE REFERENCE
Volledige lijst Deze lijst herneemt al de geselecteerde artikelen met hun voornaamste bijzonderheden.
- 24 -
Staat v/d voorraad (verkort) Deze lijst herneemt voor al de geselecteerde artikelen de hoeveelheden in stock, de bestelde hoeveelheden door de klanten, de hoeveelheden in bestelling bij de leveranciers, de verkoopprijs (in functie van de waarderingsmethode) en de waarde van de voorraad.
Staat v/d voorraad (volledig) Bovenop de hierboven vermelde informatie geeft deze staat ook nog de bestelinformatie bij de leverancier en de minimum voorraad van het artikel weer.
- 25 -
MANUEL DE REFERENCE
Bestelvoorstel leveranciers Deze eenvoudige lijst met bestelvoorstellen betreffende de artikelen die niet meer voldoende in voorraad zijn, geeft automatisch de te bestellen hoeveelheden weer.
Staat v/d voorraad (magazijn) Deze lijst is identiek aan de lijst «Staat v/d voorraad (verkort)» maar dan beperkt voor een in te geven winkelnummer.
Super Report Pro Deze opdracht biedt u de mogelijkheid, indien u de module "Super Report Pro" bezit, de grafische editor "SRP" te gebruiken dankzij dewelke u naar eigen wens alle commerciële documenten, die door EQUISIS kunnen worden afgedrukt, kan parametriseren, hierbij inbegrepen de staten van de voorraad die standaard door «EQUISIS module Voorraadbeheer - Facturatie» worden aangeboden. De toegang tot Super Report Pro wordt beschreven in het deel «Commercieel beheer» van de handleiding. Wat het effectief gebruik van deze module betreft, deze wordt beschreven in een aparte documentatie «SRP».
Lijstopmaak Indien u EQUISIS opstart als gebruiker «Support» met bijhorend wachtwoord "P1" dan beschikt u over de mogelijkheid om een eigen lijst te ontwerpen die de andere gebruikers later, via deze optie, kunnen selecteren en gebruiken.
Etiketten Indien u EQUISIS opstart als gebruiker «Support» met bijhorend wachtwoord "P1" dan beschikt u over de mogelijkheid om eigen etiketten te ontwerpen die de andere gebruikers later, via deze optie, kunnen selecteren en gebruiken.
- 26 -
2. DE MODULE «VOORRAADBEHEER» In dit hoofdstuk ontdekt u de kenmerken en de mogelijkheden die eigen zijn aan het voorraadbeheer. Een bijkomende analyse van het bestand van de artikelen komt eerst aan de beurt. Daarna wordt het aanmaken van een stockboeking in het bestand van de stockboekingen van naderbij bekeken en om te eindigen worden de verschillende opdrachten van het menu «Stockboekingen» ontleed. De begrippen die we in het hoofdstuk 1 hebben bestudeerd en meer in het bijzonder het bestand van de artikelen blijven van toepassing binnen deze module.
2.1. HET BESTAND VAN DE ARTIKELEN (AANVULLING) Van zodra u het bestand «Artikelen» opent, beschikt u over een nieuw menu in de menubalk met als naam «Artikelbeheer».
- 27 -
MANUEL DE REFERENCE U zult de opdrachten van dit menu volledig kunnen benutten indien u in het bezit bent van de licentie «Voorraadbeheer». Indien u alleen maar over de licentie «Facturatie» beschikt, zullen uitsluitend de opdrachten «Nieuw boekjaar openen» en «Jaarlijkse afsluiting…» voor u toegankelijk zijn.
Te leveren artikelen opzoeken Deze opdracht stelt u in staat al de artikelen te kennen waarvan de levering bij de klanten nog niet gebeurd is.
Te bestellen artikelen opzoeken Deze opdracht stelt u in staat de artikelen te kennen waarvan de beschikbare hoeveelheid in voorraad kleiner of gelijk is aan de minimum voorraad. Deze handeling is een noodzakelijke voorwaarde voor elke afdruk van bestelvoorstellen aan leveranciers (zie verder de opdracht «Bestelvoorstel afdrukken»).
Bestelde artikelen opzoeken Deze opdracht stelt u in staat de artikelen te kennen die besteld zijn door een klant of die in bestelling zijn bij een leverancier.
Indien u de opzoeking wenst te beperken tot een bestelde hoeveelheid groter of gelijk aan een bepaald aantal artikelen dan hoeft u slechts het keuzevak «Hoeveelheid» aan te kruisen en het gewenste aantal in te geven.
Bewegingen afdrukken… Deze opdracht geeft u toegang tot een dialoogvenster waarin u uw afdrukkeuzes kunt bepalen. Dit venster ziet er als volgt uit:
- 28 -
Bovenaan het venster verschijnen twee keuzemenu's die u in staat stellen de periodes te bepalen die u wenst af te drukken. Indien twee boekhoudkundige periodes dezelfde zijn, zal alleen die ene periode afgedrukt worden. Het centrale gedeelte bevat meerdere selectievakjes die u kan aankruisen:
Stock Al de bewegingen van het type stock. U kan kiezen uit drie opties : - alle: alle bewegingen van het type stock - IN: enkel de inkomende bewegingen van het type stock - UIT: enkel de uitgaande bewegingen van het type stock
Best. klant Alle bewegingen van het type bestelling klant.
Best. lever. Alle bewegingen van het type bestelling leverancier.
Mag. Indien u de bewegingen wenst af te drukken per winkel of magazijn dan kan u dat door het selectievakje «Mag.» aan te kruisen. Verder heeft u nog de keuze tussen vijf opties:
Geselecteerde artikelen Enkel van de artikelen, die u geselecteerd hebt of die zich in de subselectie bevinden, zullen de stockbewegingen afgedrukt worden.
- 29 -
MANUEL DE REFERENCE Alle Alle artikelen komen in aanmerking.
In uitvoering Enkel de inkomende bewegingen die nog niet volledig opgebruikt of uitgeleverd zijn maken deel uit van de lijst. Het aankruisen van dit selectievakje impliceert dat de gebruiker een situatie wenst, die gebaseerd is op stockbewegingen die nog niet geheel geleverd zijn. De waarde en het totale aantal van elk artikel wordt verminderd met de reeds opgebruikte hoeveelheden waardoor de verkregen totalen overeenstemmen met die verkregen via de lijst «Staat van de voorraad (verkort)».
Alle Alle bewegingen worden bij deze afdruk betrokken.
Maattabel Deze optie maakt het u mogelijk de staat van uw voorraad of bestellingen van klanten of leveranciers te kennen en dit voor een gegeven familiecode, seizoen of periode. Indien u de rubriek «Familie» niet invult, dan zullen alle artikelen per familie worden weergegeven. Aangezien er geen seizoenscode voorzien is in de artikelfiches dient de rubriek «Categorie» als seizoenscode.
O p m e r k i n g De meeste dialoogvensters voor het afdrukken bevatten onderaan de volgende symbolen:
Deze eerste knop toont de afdrukinstellingen.
- 30 -
Deze tweede knop opent een nieuw venster waarin u het nummer van het eerste af te drukken blad, de datum van de afdruk evenals een commentaar, die onderaan ieder blad zal worden afgedrukt, kan bepalen. Deze laatste knop start het afdrukken van het document volgens de eerder gemaakte keuzes.
Stockvariaties afdrukken… Deze opdracht stelt u in staat de stockvariaties af te drukken voor alle artikelen en dit voor een gekozen periode.
Bestelvoorstel afdrukken Deze opdracht stelt u in staat om automatisch een voorstel tot bestellen (bij de leveranciers) af te drukken voor de artikelen die niet meer in voorraad zijn of die de minimum stock bereikt hebben.
Bestelvoorstel genereren… Deze opdracht maakt het mogelijk automatisch bestellingen aan de leveranciers aan te maken. De aangemaakte bestelbonnen kunnen gewijzigd worden vanuit het bestand «Bestellingen leveranciers». Deze mogelijkheid wordt geboden aan de gebruikers die over een licentie «Commercieel beheer» beschikken.
Herwaardering prijzen… Deze herwaardering heeft tot doel voor alle of voor een selectie artikelen: - de aankoop-, verkoop- of kostprijzen bij te werken aan de hand van een coëfficient.
- 31 -
MANUEL DE REFERENCE - automatisch de verkoopprijs te berekenen op basis van de aankoop- of kostprijs verhoogd met een bepaalde coëfficient of zelfs de aankoopprijs te berekenen op basis van de verkoopprijs verminderd met een bepaalde coëfficient. De rubriek «BTW-code» dient, bv. zoals bij de overgang van het BTW-percentage van 19,5% naar 21%, om automatisch het oude percentage in de artikelfiches te wijzigen.
Kostprijs berekenen… Deze opdracht zal voor alle geselecteerde artikelen van het type «Structuur» de kostprijs herberekenen aan de hand van de kostprijs van alle in de structuur beschreven artikelen.
Inventarisoverdracht Voor ieder artikel uit uw bestand saldeert het programma de hoeveelheden op het einde van het vorige boekjaar en neemt ze over in de openingsperiode van het nieuwe boekjaar. Alvorens deze opdracht te kunnen uitvoeren, moet het nieuwe boekjaar geopend zijn.
Nieuw boekjaar openen… Deze opdracht stelt u in staat een nieuw boekjaar te openen om het bijwerken van uw voorraden en/of facturen te kunnen verderzetten in nieuwe maandelijkse periodes. B E L A N G R I J K Deze procedure is nogal tijdrovend en vraagt soms een vrije ruimte van verschillende megabytes op uw harde schijf. Zorg er altijd voor dat u over een reservekopie beschikt alvorens deze procedure uit te voeren. In geval van mislukking moet u noodzakelijkerwijs vertrekken van deze reservekopie. Indien u over de module «EQUISIS Algemene boekhouding» beschikt, leest u dan het hoofdstuk met als titel «De afsluitingshandelingen».
- 32 -
Jaarlijkse afsluiting… Deze opdracht stelt u in staat een boekjaar definitief af te sluiten. Het ingeven van stukken in de afgesloten periodes is vanaf dan niet meer toegelaten.
Bewegingen schrappen… Deze opdracht stelt u in staat alle voorraadbewegingen (reëel, bestelling klant en leverancier) van het voorgaand jaar te schrappen. Zo beschikt u weer over ruimte binnen uw gegevensbestand.
2.2. HET BESTAND VAN DE STOCKBOEKINGEN Het bestand van de stockboekingen dient om in uw database de voorraadbewegingen, die specifiek zijn aan elk produkt, te registreren. Het ingavescherm bestaat uit twee verschillende delen:
1.
Een tabel die de voornaamste kenmerken van de ingegeven artikelen weergeeft.
2.
Een hoofdingzone voor de ingave van volgende rubrieken :
Boekingsdatum Deze rubriek stelt u in staat de datum van uw stockboeking in te geven. Deze datum moet in de periode van het huidige boekjaar vallen.
- 33 -
MANUEL DE REFERENCE Omschrijv. Verplichte benaming van de boeking van maximum 24 alfanumerieke karakters.
Artikel Identificatiecode van maximum 14 alfanumerieke karakters. Indien u een onvolledige code zou invoeren, dan verschijnt een venster met als naam «Selectie» met daarin een lijst van de artikelen (die effectief overeenkomen met de ingebrachte karakters) met hun respectievelijke codes en benamingen. Indien de volledig of gedeeltelijk ingebrachte code niet gevonden wordt door het programma, krijgt u de vraag om het artikel aan te maken. Indien u in deze rubriek een «*» ingeeft, dan verschijnen al de artikelen die gekend zijn door het systeem in het «Selectie»-venster. Eens het artikel gekozen of bepaald, wordt de benaming evenals de stockeenheid uit de artikelfiche overgenomen en voorgesteld.
Omschrijving Benaming eigen aan elk artikel van maximum 80 karakters. Indien u een onvolledige omschrijving zou invoeren, dan verschijnt een venster met als naam «Selectie» met daarin een lijst van de artikelen (die effectief overeenkomen met de ingebrachte karakters) met hun respectievelijke codes en benamingen. Indien de volledig of gedeeltelijk ingebrachte omschrijving niet gevonden wordt door het programma, krijgt u de vraag om het artikel aan te maken. Indien u in deze rubriek een «*» ingeeft, dan verschijnen al de artikelen die gekend zijn door het systeem in het «Selectie»venster.
Commentaar Tekstrubriek voor bijkomende commentaar betreffende de stockboeking in kwestie.
Mag. Numerieke rubriek waar u het nummer van de winkel of magazijn kan ingeven waarvoor de stockboeking dient.
Hoeveelheid Hier bepaalt u de hoeveelheid met betrekking tot het gekozen artikel. Indien het gekozen artikel «Individueel» als waarderingsmethode heeft, zijn de enige mogelijke hoeveelheden +1 of -1 (deze beperking betreft uitsluitend de reële stockbewegingen). Daarenboven zal het programma naar het serienummer van dit geïndividualiseerde artikel vragen.
Eenheid Deze rubriek herneemt de stockeenheid, zoals deze bepaald is in de betreffende artikelfiche. Indien u een onvolledige code zou invoeren, dan verschijnt een venster met als naam «Selectie» met daarin een lijst van de eenheden (die effectief overeenkomen met de ingebrachte karakters) met hun respectievelijke codes en benamingen.
- 34 -
Indien de volledig of gedeeltelijk ingebrachte code niet gevonden wordt door het programma, krijgt u de vraag om de eenheid aan te maken. Indien u in deze rubriek een «*» ingeeft, dan verschijnen al de eenheden die gekend zijn door het systeem in het «Selectie»-venster.
Versie/SN Hier bepaalt u het serienummer voor het geselecteerde artikel. Dit identificatienummer van het product zal u slechts gevraagd worden voor geïndividualiseerde artikelen (d.w.z. met waarderingsmethode «Individueel»).
Aank.prijs Deze numerieke rubriek stelt de tegenwaarde in Belgische frank van de aankoopprijs in deviezen (zie hierna) voor.
Aank.prijs dev. Eens de hoeveelheden bepaald, stelt het programma een aankoopprijs in valuta voor (op basis van de informatie in het bestand van de artikelen).
Hv. in stock Deze rubriek geeft de hoeveelheid in voorraad aan voor het geselecteerde artikel. Deze rubriek is niet te wijzigen.
Stock Dit selectievakje stelt u in staat (door het aan te kruisen) te verduidelijken dat de boekingslijn een reële inkomende of uitgaande voorraadbeweging betreft. Een punt in de kolom «S» (stock) van de overzichtstabel bevestigt deze keuze.
Best. klant Dit selectievakje, nuttig indien u niet beschikt over de licentie «Commercieel beheer», stelt u in staat te verduidelijken dat de boekingslijn een inkomende bestelling van een klant betreft. Een punt in de kolom «BK» (bestelling klant) van de overzichtstabel bevestigt deze keuze. vb:
een klant bestelt een harde schijf die u niet meer in voorraad hebt. U wilt in uw database het feit registreren dat deze klant een bestelling opgegeven heeft voor dit produkt: u maakt een boeking aan met als hoeveelheid '+1' en u kruist het vak «Best. klant» aan. Wanneer u het artikel ontvangt, maakt u een nieuwe boeking aan «Best. klant» en u geeft dezelfde hoeveelheid aan maar in negatief (daar het artikel geleverd werd en dus niet langer in bestelling is). Om in uw gegevensbestand reële bewegingen te registreren, maakt u een boeking «Stock» aan met een positieve hoeveelheid wat een inkomende beweging voorstelt. Een uitgaande beweging zal met hetzelfde type boeking gebeuren maar met een negatieve hoeveelheid.
- 35 -
MANUEL DE REFERENCE Bestel. lever Dit selectievakje, nuttig indien u niet beschikt over de licentie «Commercieel beheer», stelt u in staat te verduidelijken dat de boekingslijn een uitgaande bestelling aan een leverancier betreft. Een punt in de kolom «BL» (bestelling leverancier) van de overzichtstabel bevestigt dit. O p m e r k i n g De boekingen van het type «Best. klant» en «Best. lever.» zijn enkel voorzien om de planning van uw voorraadbeheer te vergemakkelijken. U bent helemaal niet verplicht langs dit type boeking te gaan om de reële stockbewegingen te registreren.
Met behulp van deze knop kan u een boekingslijn toevoegen. Gebruikt u deze knop , dan kan u een bestaande stockboekingslijn verwijderen op voorwaarde dat uw cursor zich in één van de rubrieken van de te verwijderen lijn bevindt. Indien u een artikel van het type structuur ingeeft dan zal het gebruik van deze knop de aanmaak starten van lijnen voor alle samenstellende elementen met aangepaste hoeveelheden zoals beschreven in de structuur. Indien u werkt met meerdere winkels of magazijnen dan zal het gebruik van deze knop een transfer van het ene magazijn naar het andere mogelijk maken. U maakt eerst een artikellijn aan met het betreffende magazijnnummer en een negatieve hoeveelheid (aangezien het hier gaat om een transfer). Door te klikken op deze knop, maakt EQUISIS een tweede lijn aan met een positieve hoeveelheid waarin u enkel nog het nieuwe magazijnnummer moet aanpassen.
Inventaris Indien u dit selectievak aankruist, dan zal de boeking in de openingsperiode van het boekjaar ingeschreven worden. Zo kunt u de inventaris van het begin van het boekjaar verbeteren. Het enige wat u nu nog moet doen is ofwel het nieuwe of gewijzigde document goedkeuren («OK»-knop) of eventueel annuleren («Annuleren»-knop). Dit venstermenu, rechtsboven in het venster, bevat twee bijkomende opdrachten: 1. Bestelde hoeveelheden klanten annuleren Deze opdracht maakt het mogelijk de hoeveelheid in bestelling door klanten van een of meerdere artikelen te annuleren. EQUISIS stelt een lijst voor van alle bestelbonnen die nog niet volledig zijn uitgeleverd. U selecteert de bestelbon waarover het gaat en u keurt de selectie goed. In de stockboeking verschijnen hierna de nog niet uitgeleverde artikelen van de bestelbon. Zoals u kan zien is het keuzevak «Best. klant» aangekruist en de hoeveelheid negatief gemaakt. 2. Bestelde hoeveelheden leveranciers annuleren
- 36 -
Deze opdracht biedt dezelfde mogelijkheden als de voorgaande maar deze keer gaat het om bestellingen bij leveranciers. Van zodra u het bestand «Stockboekingen» opent, beschikt u over een nieuw menu in de menubalk met als naam «Stockboekingen» en met de 8 volgende opdrachten:
Bij te werken boekingen opzoeken Deze opdracht laat u toe alle stockboekingen op te zoeken waarvan de stock nog niet is bijgewerkt.
Stock bijwerken Deze opdracht maakt het mogelijk de voorraad bij te werken. Hoe gaat u te werk? U kiest de opdracht «Bij te werken boekingen opzoeken». Het programma stelt een lijst van nog bij te werken boekingen voor. Met behulp van de muis selecteert u één of meerdere boekingen waarna u de opdracht «Stock bijwerken» kiest. De procedure van stockbijwerking omvat een automatische diagnose om de gebruiker eventueel te verduidelijken waarom een bepaalde boeking niet kan bijgewerkt worden. Ze laat tevens toe om aan het licht gekomen onregelmatigheden af te drukken. Indien u deze afdruk goedkeurt (via de «OK»-knop) dan zal EQUISIS automatisch de lijnen afdrukken en corrigeren om zo de negatieve (dus uitgaande) hoeveelheden aan te passen in functie van de aanwezige voorraad. Indien u niet wenst dat EQUISIS deze onomkeerbare wijzigingen uitvoert dan weigert u gewoon de afdruk (via de «Annuleren»-knop). In dit geval verschijnen de foutmeldingen uitsluitend op het scherm.
Stockdagboek afdrukken… Deze opdracht stelt u in staat een dagboek van de voorraad af te drukken voor een gekozen periode. De boekingen worden gerangschikt volgens datum en vermelden nauwkeurig de betrokken artikelen met de hoeveelheden (van de boeking) en waarden in valuta en BEF. Indien de stockboeking reeds is bijgewerkt dan is het vak rechts aangekruist.
- 37 -
MANUEL DE REFERENCE Etiketten afdrukken… Afdruk van etiketten op basis van de artikelen uit de geselecteerde stockboekingen.
Stock naar POSIS© exporteren… Deze opdracht maakt het mogelijk om de meest recente voorraadgegevens van een bepaalde winkel te exporteren om met behulp van dit tekstbestand de gegevens van het «Point of Sales» bij te werken.
Verkopen uit Posis© invoeren… Deze opdracht maakt het mogelijk om de gerealiseerde verkopen afkomstig uit het «Point of Sales»-bestand te importeren.
Inventaris creëren Deze opdracht zal enkel van nut zijn bij het initialiseren van de inventaris. EQUISIS zal voor een geselecteerde groep artikelen de voorraad op nul zetten en alle hiermee verbonden voorraadbewegingen schrappen om daarna een stockboeking aan te maken vertrekkende van een bestand in tekstformaat( bv. uit Excel): 1. Maak een tekstbestand (manueel of via een export van artikelgegevens vanuit EQUISIS) met in de eerste kolom het artikelnummer, al dan niet gevolgd door de individucode (gescheiden van het artikelnummer met een "/"), en in de tweede kolom de hoeveelheid in voorraad. De voorkeurwaarde is gelijk aan "1". 2. Terug in EQUISIS, maakt u een selectie van artikelen waarvoor u de inventaris wenst aan te maken. Open daarna het bestand van de «Stockboekingen» en kies de opdracht «Inventaris creëren». Via een dialoogvenster kan u vervolgens de datum en het winkel- of magazijnnummer ingeven. Aansluitend kiest u het betreffende tekstbestand. Hierna begint EQUISIS enerzijds de voorraad van de betrokken artikelen op nul te zetten en de bijhorende voorraadbewegingen te schrappen en anderzijds een stockboeking aan te maken met daarin de artikelen en de inkomende hoeveelheden zoals beschreven in het tekstbestand. Deze stockboeking is daarna nog te wijzigen. B E L A N G R I J K De opdrachten «Inventaris creëren» en «Inventaris nakijken» zijn niet toegankelijk in «Multiprocess»-mode.
Inventaris nakijken Deze opdracht maakt het mogelijk de samenhang van uw gegevens na te gaan door de staat van uw voorraad te vergelijken met de hoeveelheden beschreven in het tekstbestand. EQUISIS zal indien nodig een stockboeking aanmaken om daarin de verschillen te verwerken. Voor de werkwijze zie «Inventaris creëren».
- 38 -
3. DE MODULE «FACTURATIE» In dit hoofdstuk ontdekt u de kenmerken en de mogelijkheden eigen aan de facturatie. De analyse en de aanmaak van een factuur zullen eerst behandeld worden, om daarna de verschillende handelingen van het menu «Facturatie» te bespreken en vervolgens de bestanden «Prestaties», «Creditnota's» en «Dagboeken».
3.1. HET BESTAND VAN DE FACTUREN Het bestand van de facturen dient om al de uitgaande facturen te registreren die u naar uw klanten wenst te sturen. De ingave van een factuur gebeurt in twee etappes:
3.1.1. Eerste etappe : de klantgebonden gegevens
- 39 -
MANUEL DE REFERENCE Dagboek Identificatiecode van een verkoopdagboek van maximum drie alfanumerieke karakters. Indien u een onvolledige code zou invoeren, dan verschijnt een venster met als naam «Selectie» met daarin een lijst van de dagboeken (die effectief overeenkomen met de ingebrachte karakters) met hun respectievelijke codes en benamingen. Indien de volledig of gedeeltelijk ingebrachte code niet gevonden wordt door het programma, krijgt u de vraag om het dagboek aan te maken. Indien u in deze rubriek een «*» ingeeft, dan verschijnen al de dagboeken die gekend zijn door het systeem in het «Selectie»-venster. B E L A N G R I J K Indien de facturatiedatum buiten de huidige periode van het geselecteerde verkoopdagboek valt of indien deze periode reeds afgesloten is, moet u het dagboek in de overeenkomstige periode plaatsen: ofwel door de vraag om over te gaan naar een andere periode positief te beantwoorden ofwel via «dagboek afsluiten» na keuze van de opdracht «algemene boekhouding…» in het menu «Boekhouding».
Stuknr. Nummer van de factuur van maximum 10 cijfers. Het programma stelt het laatstgekende nummer voor, verhoogd met één.
Zoeksleutel Identificatiecode van een klant van maximum zes alfanumerieke karakters. Indien u een onvolledige code zou invoeren, dan verschijnt een venster met als naam «Selectie» met daarin een lijst van de klanten (die effectief overeenkomen met de ingebrachte karakters) met hun respectievelijke codes en benamingen. Indien de volledig of gedeeltelijk ingebrachte code niet gevonden wordt door het programma, krijgt u de vraag om de klant aan te maken. Indien u in deze rubriek een «*» ingeeft, dan verschijnen al de eenheden die gekend zijn door het systeem in het «Selectie»-venster.
Rekeningnr. Nummer van de bijzondere rekening verbonden aan de klant. U kunt deze rubriek niet wijzigen.
Datum Hier vermeldt u de factuurdatum van uw document. Deze datum moet binnen de periode van het dagboek vallen.
V e r t e g e n w oord . Identificatiecode van de vertegenwoordiger die verantwoordelijk is voor deze klant van maximum drie alfanumerieke karakters volgens dezelfde methode als voor de rubriek «Zoeksleutel».
Betalingsvw. Identificatiecode van de betalingsvoorwaarde van maximum drie alfanumerieke karakters volgens dezelfde methode als voor de rubriek «Zoeksleutel».
- 40 -
Vervoersvw. Identificatiecode van het vervoer van maximum drie alfanumerieke karakters volgens dezelfde methode als voor de rubriek «Zoeksleutel». Hier voert u een algemeen kortingspercentage in dat van toepassing zal zijn op alle artikelen van het document. Indien er reeds een kortingspercentage in een lijn aanwezig is dan zullen deze twee percentages opgeteld worden voor de lijn in kwestie.
Disconto Percentage dat dient om de korting bij kontante betaling van de factuur te berekenen.
Voorschot Numerieke rubriek om het reeds betaalde voorschot op deze factuur bij te houden.
Referenties Hier vermeldt u uw referenties zoals bv. het nummer van de bestelbon.
Bedrag dev. Prijs van de factuur berekend in valuta (volgens de valuta van de gekozen bijzondere klantenrekening). U kunt deze rubriek niet wijzigen.
Bedrag De tegenwaarde in BEF van het totaal in valuta. U kunt deze rubriek niet wijzigen.
Winstmarge Bruto winstmarge berekend in functie van de verkoopprijs en de aankoopprijs van de artikelen dewelke u kan wijzigen in de rubriek «Aankoopprijs» (zie 3.1.2. Tweede etappe : de artikelgebonden gegevens). Deze rubriek is niet te wijzigen.
BTW-stelsel Via dit venstermenu is het mogelijk het BTW-regime indien nodig te wijzigen. Deze informatie wordt overgenomen uit de betrokken klantenfiche:
- 41 -
MANUEL DE REFERENCE Aantal stuks Het aantal werkelijk gefactureerde stuks.
Totaal BTWe Factuurtotaal exclusief BTW.
Term. - Te betalen - Type Deze rubrieken vermelden de vervaldagen van betaling van de factuur volgens de eerder opgegeven betalingsvoorwaarden. Deze knop stelt u in staat een nieuwe vervaldaglijn toe te voegen. Deze knop stelt u in staat een bestaande vervaldaglijn te schrappen. Hij is slechts actief wanneer de cursor zich in één van de rubrieken van de te schrappen lijn bevindt.
Afgedrukt Deze rubriek vermeldt of de factuur reeds werd afgedrukt. Deze rubriek is niet te wijzigen.
Geboekt Deze rubriek vermeldt of de factuur ingebracht werd in de boekhouding. Deze rubriek is niet te wijzigen. Deze informatie is nuttig voor de gebruikers die over de module «EQUISIS Algemene Boekhouding» beschikken.
Bevestigd Deze rubriek vermeldt of de factuur gebruikt is om de voorraad bij te werken. Deze rubriek is niet te wijzigen en is belang voor de gebruikers die over de module «EQUISIS Voorraadbeheer» beschikken.
Info Tekstrubriek die het mogelijk maakt een algemene commentaar over de factuur in te geven.
Vertaalde omschr. Dit keuzevak maakt het mogelijk de omschrijving van het artikel in de taal van de klant te gebruiken.
Pro-forma Dit selectievakje duidt aan dat de factuur geen bijwerking van de boekhouding zal veroorzaken.
Eenh.prijs BTWe Dit selectievakje laat toe te bepalen dat de eenheidsprijzen van de artikelen exclusief BTW zijn.
- 42 -
Vanuit dit ingavevenster krijgt u toegang tot verschillende bijkomende opdrachten. Door deze knop aan te klikken, worden u de volgende keuzes voorgesteld: 1 .Bestellingen afpunten 2 .Verzendingsnota's afpunten O p m e r k i n g Deze twee opdrachten zijn enkel toegankelijk voor de gebruikers die over de licentie «Commercieel beheer» beschikken (zie module «Commercieel beheer»).
3 . Bestaande facturen raadplegen Van zodra u de zoeksleutel ingegeven hebt, kan u via deze opdracht alle reeds eerder ingegeven facturen van deze klant raadplegen evenals alle inlichtingen op deze facturen. 4 . Factureren v/d prestaties Bij toevoeging van fiches, laat deze opdracht u toe om automatisch in uw factuur de prestatiefiches van een gegeven klant over te dragen, zoals ingegeven in het bestand van de prestaties (zie hoofdstuk 3.2 voor meer details).
3.1.2. Tweede etappe : de artikelgebonden gegevens
- 43 -
MANUEL DE REFERENCE
Om met de ingave van de te factureren artikelen te kunnen beginnen, klikt u ofwel met de muis in de detailzone ofwel drukt u tegelijk de toetsen «Command» + "S" (indien Mac/OS) of «Ctrl» + "S" (indien Windows) in. U krijgt dan een tweede ingavevenster, dat op de vorige bladzijde is getoond, dat uit twee delen is opgebouwd: 1. Een tabel die de voornaamste kenmerken van de ingegeven artikelen weergeeft. 2. Een detailzone voor de ingave van volgende rubrieken:
Artikel Identificatiecode van maximum 14 alfanumerieke karakters. Indien u een onvolledige code zou invoeren, dan verschijnt een venster met als naam «Selectie» met daarin een lijst van de artikelen (die effectief overeenkomen met de ingebrachte karakters) met hun respectievelijke codes en benamingen. Indien de volledig of gedeeltelijk ingebrachte code niet gevonden wordt door het programma, krijgt u de vraag om het artikel aan te maken. Indien u in deze rubriek een «*» ingeeft, dan verschijnen al de artikelen die gekend zijn door het systeem in het «Selectie»-venster. Eens het artikel gekozen of bepaald, wordt de benaming evenals de stockeenheid, de imputatierekening, de prijs, … uit de artikelfiche overgenomen en voorgesteld.
Omschrijving Benaming eigen aan elk artikel van maximum 80 karakters. De werkwijze om een artikel via zijn benaming op te zoeken is identiek aan die van de rubriek «Artikel» hiervoor beschreven. B E L A N G R I J K Indien u rechtstreeks overgaat naar de rubriek «Omschrijving» zonder iets te selecteren in de rubriek «Artikel» en indien het eerste ingegeven karakter in deze omschrijving een spatie is, dan is er geen verband met een artikelfiche en dus ook geen selectievenster.
Commentaar Tekstrubriek voor algemene commentaar. Deze commentaar zal onderaan de omschrijving van het betrokken artikel worden afgedrukt. Indien het selectievakje «Commentaar» aangekruist is, dan wordt de gehele lijn aanzien als commentaar en vinden er geen controles plaats in de ingegeven lijnen en het factuurtotaal zal niet worden opgenomen, ...
Mag. U voert hier het nummer in van de winkel of magazijn waar het artikel in voorraad is indien u met meerdere winkels werkt.
Best. Hv. In deze rubriek kan u de door de klant bestelde hoeveelheid ingeven.
- 44 -
Gelev. Hv. Hier vermeldt u de effectief aan de klant geleverde hoeveelheid. Het programma controleert of de geleverde hoeveelheid niet groter is dan de hoeveelheid in voorraad. Indien het gekozen artikel van het type «Individueel» is, zal het programma u naar het serienummer van dat artikel vragen. Indien u over de module «Voorraadbeheer» beschikt, zal met deze hoeveelheid rekening gehouden worden voor het beheer van uw voorraad. Indien het gekozen artikel van het type «Versie» is, zal het programma de versiecode uit de artikelfiche voorstellen die u dan kan koppelen aan een maat, in te geven na het streepje.
Gefact. Hv. Hier vermeldt u de effectief aan de klant te factureren hoeveelheid.
Eenheid De stockeenheid zoals die werd vastgelegd in de fiche van het betrokken artikel.
Versie/SN Indien het gefactureerde artikel van het type «Individueel» of «Versie» is, zal ofwel het serienummer ofwel de combinatie versie-maat in deze rubriek vermeld worden. Deze informatie wordt door het programma beheerd indien u over de module «Voorraadbeheer» beschikt.
Boekingsrek. Deze rubriek vermeldt de omzetrekening van de algemene boekhouding die u aan het artikel hebt toegekend bij het aanmaken. Deze rubriek kan gewijzigd worden indien u over de module «EQUISIS Algemene Boekhouding» beschikt.
Analyt. rek. Deze rubriek vermeldt de rekening van de analytische boekhouding die u aan het artikel hebt toegekend bij het aanmaken. Deze rubriek kan gewijzigd worden indien u over de module «EQUISIS Analytische Boekhouding» beschikt.
Pr./eenh. Eenheidsprijs zoals bepaald in de betrokken artikelfiche
- 45 -
MANUEL DE REFERENCE
B E L A N G R I J K Indien u de rubriek «Eenh.prijs BTWe» niet heeft aangekruist in de eerste etappe van de facturatie, zal de rubriek «Pr./eenh.» de prijs inclusief BTW bevatten.
BTW Deze rubriek vermeldt de BTW-tariefcode opgegeven in de fiche van het betrokken artikel. Deze rubriek kan gewijzigd worden. Indien de artikelfiche één van de basistarieven vermeld (6, 12, 21) en als de betrokken klant onder het BTW-stelsel «Uitvoer, verlegging of medecontractant» valt, zal de BTW-code (van de facturatielijn) automatisch de waarde "0" (= geen BTW berekend) krijgen.
Korting Hier vermeldt u eventueel het kortingspercentage dat toegepast wordt op het te factureren product.
Bedrag dev. Totale waarde BTW incl. van het te factureren artikel volgens de valuta toegekend aan het artikel.
Hv. in stock Beschikbare voorraad van het betrokken artikel op het tijdstip van ingave. Deze rubriek is niet te wijzigen.
Aank.prijs Aankoopprijs van het betrokken artikel, zoals die is bepaald in de fiche van het betrokken artikel. Deze rubriek kan worden aangepast.
Geres. hv. Hoeveelheid gereserveerde artikelen voor die klant (deze optie wordt momenteel niet gebruikt). Deze knop geeft toegang tot de maattabellen (van toepassing in de sector van kleding, schoenen, …) voor zover zij werden bepaald in de betreffende artikelfiches. Zo beschikt u over de mogelijkheid om bestaande tabellen te wijzigen (knop «≠») of te schrappen (knop «-») of nieuwe tabellen aan te maken (knop «+»). Deze knop maakt het mogelijk om, voor het betrokken artikel, de voornaamste informatie van de afgepunte bestelling of verzendingsnota te raadplegen. Deze knop is slechts actief indien u beschikt over de module «Commercieel beheer». Door het gebruik van deze knop kan u de maattabel zien waaraan het betrokken artikel gekoppeld is en u kan ook de maten en de versies relatief aan dit artikel, indien nodig, wijzigen.
- 46 -
Met deze knop is het mogelijk nieuwe lijnen toe te voegen aan de factuur. Deze knop stelt u in staat een bestaande lijn van een te factureren artikel te verwijderen. U klikt deze knop aan om dit detailvenster te bevestigen en om terug te keren naar het hoofdingvenster van de factuur. Van zodra u het bestand «Facturen» opent, beschikt u over een nieuw menu in de menubalk met als naam «Facturatie» en met de volgende vijf opdrachten:
Te boeken facturen tonen Deze handeling stelt u in staat de facturen zichtbaar te maken die nog niet in uw boekhouding geregistreerd zijn.
Facturen boeken Deze opdracht maakt het mogelijk facturen over te dragen naar de boekhouding voor verdere verwerking. Hoe moet u dat doen ? U kiest de opdracht «Te boeken facturen tonen». Het programma stelt een lijst met de betrokken facturen voor. Nu selecteert u ofwel één of meerdere facturen met de muis ofwel allemaal via de «Select all» opdracht in het menu «Edit». Daarna kiest u de opdracht «Facturen boeken». Deze opdracht is enkel toegankelijk indien u over de module «EQUISIS Algemene Boekhouding» beschikt. De op deze wijze overgedragen facturen worden niet onmiddelijk bijgewerkt in de boekhouding maar in «het tijdelijk dagboek» klaar gezet om te boeken. Om deze facturen definitief te boeken in het verkoopdagboek, moet u de opdracht «Algemene boekhouding» kiezen in het menu «Boekhouding» en daarna het betreffende dagboek selecteren en op het symbool, dat een open boek voorstelt, klikken. B E L A N G R I J K Indien u over de module «Voorraadbeheer» beschikt samen met uw facturatie, dan moet u altijd de voorraad bijwerken alvorens de geselecteerde facturen te boeken. Deze regel is eveneens van kracht voor de facturen die niet gekoppeld zijn aan een artikel uit uw voorraad (zoals de facturatie van het huren van een computer bv.).
- 47 -
MANUEL DE REFERENCE Bij te werken facturen opzoeken Deze opdracht maakt het mogelijk de facturen zichtbaar te maken die nog geen bijwerking van uw voorraad hebben teweeggebracht.
Doc. & stock bijwerken Deze opdracht maakt het mogelijk uw voorraad bij te werken op basis van de geleverde hoeveelheden zoals ze op uw factuur staan. Hoe moet u dat doen ? U kiest de opdracht «Bij te werken facturen opzoeken». Het programma stelt een lijst met de betrokken facturen voor. Nu selecteert u ofwel één of meerdere facturen met de muis ofwel allemaal via de «Select all» opdracht in het menu «Edit». Daarna kiest u de opdracht «Doc. & stock bijwerken». Deze handeling is enkel toegankelijk indien u over de module «Voorraadbeheer» beschikt.
Af te drukken documenten opzoeken Deze opdracht maakt het mogelijk de facturen zichtbaar te maken die nog niet zijn afgedrukt.
3.2. HET BESTAND VAN DE PRESTATIES
- 48 -
Het bestand van de prestaties dient om de prestaties van diensten door de «vertegenwoordigers» voor een gegeven klant in te geven. Eenmaal een prestatiefiche ingegeven is, dan volstaat het een factuurfiche toe te voegen, de zoeksleutel van de te factureren klant op te zoeken en de opdracht «Prestaties boeken» te gebruiken in het venstermenu rechts bovenaan het ingavevenster. De prestaties die overeenkomen met deze klant zullen vervolgens automatisch in de factuur worden gerecupereerd. Het ingavevenster bestaat uit zeventien rubrieken:
Klant Identificatiecode van de klant van max. 9 alfanumerieke karakters. Indien u een onvolledige code zou invoeren, dan verschijnt een venster met als naam «Selectie» met daarin een lijst van de klanten (die effectief overeenkomen met de ingebrachte karakters) met hun respectievelijke codes en benamingen. Indien de volledig of gedeeltelijk ingebrachte code niet gevonden wordt door het programma, krijgt u de vraag om de klant aan te maken. Indien u in deze rubriek een «*» ingeeft, dan verschijnen alle klanten die gekend zijn door het systeem in het «Selectie»-venster.
Artikel Identificatiecode van een artikel van max. 14 alfanumerieke karakters. Het principe van de creatie van een nieuwe fiche zoals hierboven beschreven blijft van toepassing voor deze rubriek. vb.
SER00001 is de code voor het artikel «Prestaties».
Commentaar Lijn van eventuele commentaar, die bij het afdrukken van de factuur onder de lijn van de facturatie zal verschijnen.
Te doen voor Datum waartegen de prestatie geacht wordt klaar te zijn.
Bestekprijs Bestekprijs, indien nodig. Indien u in deze zone een bedrag invoert, dan zal EQUISIS u, bij het genereren van de factuur, vragen of u effectief de bestekprijs wil factureren.
Afgewerkt op Datum waarop de prestatie effectief voltooid is.
Geschatte tijd In deze rubriek voert u de geschatte duur in van de prestatie.
- 49 -
MANUEL DE REFERENCE Beginuur - Einduur Begin - en einduur van de prestatie. Dit laat EQUISIS toe de totale tijd te berekenen.
Totale tijd Totale duur van de prestatie, automatisch door EQUISIS berekend. U kan in deze aanpasbare rubriek, indien nodig, de reële duur van de prestatie ingeven.
Gefact. uren Waarde van de rubriek «Totale tijd». U kan in deze aanpasbare rubriek, indien nodig, de reële duur van de prestatie ingeven.
Door wie Identificatiecode van diegene die de dienst levert (vertegenwoordiger) van max. 3 alfanumerieke karakters. Het creatieprincipe van een nieuwe vertegenwoordigersfiche, zoals hierboven beschreven, blijft van toepassing voor deze rubriek.
Boekingsrek. Deze rubriek geeft aan welke algemene rekening zal worden gebruikt bij het opstellen van uw facturen (zie uw rekeningenstelsel). Het principe van de creatie van een nieuwe fiche, zoals hierboven beschreven in de rubriek «Klant», blijft van toepassing voor deze rubriek. Deze rubriek is toegankelijk voor u indien u beschikt over de licentie van «EQUISIS Algemene boekhouding».
Analyt. rek. Deze rubriek geeft aan welke analytische rekening zal worden gebruikt bij het opstellen van uw facturen (zie uw analytisch rekeningenstelsel). Het principe van de creatie van een nieuwe fiche, zoals hierboven beschreven in de rubriek «Klant», blijft van toepassing voor deze rubriek. Deze rubriek is voor u toegankelijk indien u beschikt over de licentie «Analytische boekhouding».
Analytische aard Code van de analytische aard gekoppeld aan de prestatie. Het principe van de creatie van een nieuwe fiche, zoals hierboven beschreven in de rubriek «Klant», blijft van toepassing voor deze rubriek. Deze rubriek is voor u toegankelijk indien u beschikt over de licentie «Analytische boekhouding».
- 50 -
Dagboek Code van het dagboek waarin zich bewegingen hebben voorgedaan tijdens de facturatie. Het principe van de creatie van een nieuwe fiche, zoals hierboven beschreven in de rubriek «Klant», blijft van toepassing voor deze rubriek.
Omschrijving Opmerking of commentaar met betrekking tot de bedoelde prestaties. Deze opmerkingen zijn louter indicatief en dientengevolge zullen ze dan ook niet automatisch op de factuur verschijnen bij de automatische generatie van deze laatste.
Afgewerkt - Gefact. Deze twee selectievakjes, onderaan het ingavevenster, geven de toestand van de prestatie aan. Standaard is de de prestatie nog lopende of moet ze nog worden gefactureerd. Eenmaal de prestatie voltooid is, dan klikt u het selectievakje «Afgewerkt» aan. Zo volstaat het dat u op het ogenblik van facturatie (via de opdracht «Opzoeken…» menu «Raadpleging») de "afgewerkte" en "te factureren" prestaties opzoekt. Eenmaal de prestatie in de factuur is overgedragen, dan kruist EQUISIS automatisch het selectievakje «Gefact.» aan. De prestatie zal nu afgewerkt en gefactureerd zijn.
3.3. HET BESTAND VAN DE CREDITNOTA'S Het bestand van de creditnota's dient om al de creditnota's op verkopen te registreren die u naar uw klanten wenst te sturen. Het ingaveproces zoals het uitgelegd werd voor het bestand van de facturen, blijft eveneens geldig voor dit bestand evenals de vermelde extra mogelijkheden. De verschillen hebben hoofdzakelijk betrekking op twee punten: - Het ingeven van uw creditnota's zal noodzakelijkerwijs in het dagboek van de creditnota's op verkoop gebeuren. Het bijwerken van uw boekhouding zal volgens hetzelfde principe als voor de facturen gebeuren, op voorwaarde dat u over de module «EQUISIS Algemene Boekhouding» beschikt. - De opgegeven hoeveelheden in de rubriek «Gelev. Hv.» vertegenwoordigen in dit geval een inkomende voorraadbeweging. De voorraad zal bijgewerkt worden indien u over de module «Voorraadbeheer» beschikt. Daarbij zal het programma u vragen om een serienummer toe te kennen aan het product indien de waarderingsmethode «Individueel» is.
3.4. HET BESTAND VAN DE DAGBOEKEN Het bestand van de dagboeken dient om in uw gegevensbestand al uw boekhoudkundige dagboeken op te slaan. Bij de ingave van uw facturen of uw verkoopcreditnota's is het geschikt dat u het dagboek preciseert waarin deze documenten dienen te worden verwerkt in de - 51 boekhouding.
MANUEL DE REFERENCE
BIJLAGEN BIJLAGE 1 : CODERING VAN DE BTW-TARIEVEN
CODE
BELGIË
LUXEMBURG
0
0%
0%
1
6%
3%
2
12%
6%
3
21%
15%
4
12%
5 6
Leeggoed
Leeggoed
7
Niet onderworpen
Niet onderworpen
8
Gefactureerde BTW
Gefactureerde BTW
9
Ontoereikende BTW
Ontoereikende BTW
- 52 -
NIEUWIGHEDEN A Artikelen tarieven/verkoopprijs 16
B Backorders tonen 21
F Facturen aantal stuks 42
P Prestaties 48 facturatie 43 fichebeschrijving 48
S Super Report Pro afdrukken 26
- 53 -
