EQUISIS ALGEMENE, ANALYTISCHE EN BUDGETTAIRE BOEKHOUDING Equisis v2 - août 98

EQUISIS ALGEMENE, ANALYTISCHE EN BUDGETTAIRE BOEKHOUDING

Equisis v2 - août 98

-1-

MANUEL DE REFERENCE

INHOUDSOPGAVE 1. WAARSCHUWING .................................................................................. 6 2. INSTALLATIE ............................................................................................ 7 3. OPSTARTEN ............................................................................................. 8 A. INSTELLING VAN HET BOEKJAAR ............................................................................10 B. INSTELLING VAN DE INTERNE REKENINGEN ............................................................13

4. DE EQUISIS WERKOMGEVING ............................................................. 15 A. HET MENU «BESTAND» ............................................................................................16 B. HET MENU «EDIT» ......................................................................................................17 C. HET MENU «BEHEER» ...............................................................................................18 D. HET MENU «RAADPLEGING» ...................................................................................19 E. HET MENU «BOEKHOUDING» ...................................................................................20 F. HET MENU "LIJSTEN" ..................................................................................................22

5. HET BEHEER VAN DE BASISBESTANDEN ............................................... 25 6. DE BASISBESTANDEN IN DETAIL... ........................................................ 34 A. HET BESTAND VAN DE TALEN ..................................................................................34 B. HET BESTAND VAN DE LANDEN ...............................................................................35 C. HET BESTAND VAN DE GEMEENTEN ........................................................................37 D. HET BESTAND VAN DE VALUTA'S .............................................................................38 E. HET BESTAND VAN DE BETALINGSVOORWAARDEN ...............................................39 F. HET BESTAND VAN DE VERVOERSVOORWAARDEN ...............................................41 G. HET BESTAND VAN DE VERTEGENWOORDIGERS ...................................................42 H. HET BESTAND VAN DE TITELREKENINGEN................................................................44 I. HET BESTAND VAN DE ALGEMENE REKENINGEN .....................................................46 1. Controlepaneel ....................................................................................................... 49 2. Bewegingen tonen .................................................................................................. 51 3. De bewegingen afdrukken .................................................................................... 52 J. HET BESTAND VAN DE DAGBOEKEN ........................................................................53 K. HET BESTAND VAN DE KLANTEN ..............................................................................56 2. Wijzigen van de BTW-instellingen ........................................................................... 63 3. Fiche bewaren als voorkeur ................................................................................... 63 4. Een bijzondere rek. toevoegen.............................................................................. 64 5. Alle bijzondere rek. opzoeken ................................................................................ 64 6. Controlepaneel ....................................................................................................... 64 7. De bewegingen afdrukken .................................................................................... 66 8. Bestellingen tonen ................................................................................................... 66 9. Leveringen tonen .................................................................................................... 66 10. Backorders tonen .................................................................................................. 66 L. HET BESTAND VAN DE LEVERANCIERS .....................................................................67 M. HET BESTAND VAN DE BIJZONDERE REKENINGEN .................................................68 -2-

1. Controlepaneel ....................................................................................................... 72 2. De bewegingen tonen ........................................................................................... 73 3. De bewegingen afdrukken .................................................................................... 76 4. De BTW-listing initialiseren ........................................................................................ 76 N. HET BESTAND VAN DE ANALYTISCHE AARDEN ......................................................77 O. HET BESTAND VAN DE ANALYTISCHE REKENINGEN ..............................................78 1. Controlepaneel ....................................................................................................... 81 2. Bewegingen tonen .................................................................................................. 81 3. De bewegingen afdrukken .................................................................................... 82 P. HET BESTAND VAN DE AFDELINGEN ........................................................................82 Q. HET BESTAND VAN DE BUDGETTEN .........................................................................84 R. HET BESTAND VAN DE INVESTERINGEN. ..................................................................85 1. De rubrieken van de fiche ...................................................................................... 86 2. Afschrijvingstabel ..................................................................................................... 88

7. INGAVE VAN DE BOEKINGEN ............................................................. 89 1. Een dagboek toevoegen ....................................................................................... 91 2. Info over het dagboek ............................................................................................ 91 3. Het dagboek raadplegen ...................................................................................... 91 4. Het dagboek afsluiten ............................................................................................ 92 5. het dagboek afdrukken.......................................................................................... 93 6. Abonnementen ....................................................................................................... 93 7. Abonnementen boeken ......................................................................................... 93 A. INGAVE VAN DE AANKOOPFACTUREN .................................................................95 Identificatie van de leverancier en het factuurtotaal ............................................ 96 2. De uitsplitsing van de bedragen voor de BTW-aangifte..................................... 97 3. De vaststelling van de vervaldatum van de factuur ........................................ 105 4. de boekhoudkundige imputaties ........................................................................ 105 B. DE INGAVE VAN DE CREDITNOTA'S OP AANKOPEN ..........................................109 1. De identificatie van de leverancier en het factuurtotaal ................................ 111 2. de uitsplitsing van de bedragen voor de BTW-aangifte ................................... 112 3. De bepaling van de vervaldatum van de creditnota...................................... 114 4. de boekhoudkundige imputaties ........................................................................ 115 C. DE INGAVE VAN DE VERKOOPFACTUREN ...........................................................119 1. De identificatie van de klant en het factuurtotaal ........................................... 120 2. De uitsplitsing van de bedragen voor de BTW-aangifte................................... 121 3. de vaststelling van de vervaldatum van de verkoopfactuur .......................... 124 4. de boekhoudkundige imputaties ........................................................................ 125 D. DE INGAVE VAN DE CREDITNOTA OP VERKOPEN ............................................... 129 1. Identificatie van de klant en het factuurtotaal ................................................. 130 2. De uitsplitsing van de bedragen voor de BTW-aangifte................................... 131 3. De vaststelling van de vervaldatum van de verkoopcreditnota .................... 133 4. De boekhoudkundige imputaties ........................................................................ 134

-3-

MANUEL DE REFERENCE E. INGAVE VAN BANKREKENINGUITTREKSELS EN KASVERRICHTINGEN ..................139 1. De in te geven rubrieken ...................................................................................... 140 2. De knoppen voor de keuze van de boekingsrekening .................................... 141 3. Scrollvenster ............................................................................................................ 152 4. Het begin- en eindsaldo van de bankrekening ................................................ 153 F. INGAVE VAN DIVERSE VERRICHTINGEN ...............................................................153

8. AFDRUKKEN BOEKHOUDGEGEVENS ................................................. 156 A. MAANDELIJKSE LIJSTEN .........................................................................................157 B. REKENINGENSTELSEL ..............................................................................................157 C. DAGBOEKEN ..........................................................................................................158 D. GROOTBOEKEN… ..................................................................................................159 E. BALANSEN ..............................................................................................................161 F. VERVALDAGBALANSEN .........................................................................................162 G. BUDGETTEN ............................................................................................................163 H. BTW-AANGIFTE ......................................................................................................163 I. BTW-LISTING ............................................................................................................163 J. INTRASTAT ............................................................................................................... 164 1. Algemeen ............................................................................................................... 164 2. Generatie van de INTRASTAT-gegevens ............................................................. 165 3. Analyse van de INTRASTAT-verrichting ................................................................ 165 K. BETALINGSAANMANINGEN ..................................................................................168 L. LEVERANCIERSOVERSCHRIJVINGEN .....................................................................171 M. INTERNE BEHEERREKENINGEN ..............................................................................175 N. ANALYTISCH RESULTAAT .......................................................................................175

9. DE AFSLUITINGSVERRICHTINGEN ...................................................... 177 10. CONTROLEPANEEL ........................................................................... 179 11. DIAGNOSE ........................................................................................180 12. AUTOMATISCHE AFPUNTINGEN....................................................... 181 13. OVERZICHT RESULTATEN .................................................................. 182 14. VOORKEUREN ................................................................................... 183 Automatische creatie v/d zoeksleutel .................................................................... 183 Bevestiging v/d voorgestelde zoeksleutel .............................................................. 183 Automatische creatie v/d bijzondere rekeningen ................................................ 183 Kop- en voettekst bij voorkeur ................................................................................. 184 Afdrukinstellingen bij voorkeur ................................................................................. 184 Afdruk in tekstmode .................................................................................................. 184 Commercieel beheer: bepaling toegekende hoev. ............................................ 184 BTW berekend op basis - disconto .......................................................................... 184 Multi-process .............................................................................................................. 184 Eenheidsprijs BTWi ...................................................................................................... 184

15. EXPORTEREN EN IMPORTEREN ......................................................... 191 -4-

16. ANALYTISCHE BOEKINGEN .............................................................. 193 17. INGAVE V/D JAARLIJKSE BUDGETTEN ............................................ 197 BIJLAGE 1 : TECHNISCHE VEREISTEN ..................................................... 200 BIJLAGE 2 : TRUCS & HULPMIDDELEN ....................................................201 A. TOETSENBORD-EQUIVALENTEN .............................................................................201 B. INGAVE VAN RUBRIEKEN .......................................................................................202 C. SERVER-VERSIE VOOR NETWERKGEBRUIK ............................................................202 D. 4D UTIL ....................................................................................................................203

BIJLAGE DRIE: STRUCTUUR VAN DE BESTANDEN................................... 204 NIEUWIGHEDEN ...................................................................................... 215

-5-

MANUEL DE REFERENCE

1. WAARSCHUWING De doelstelling van deze handleiding is u in staat stellen de EQUISIS Management Information Software optimaal te gebruiken. We gaan er vanuit dat het gebruik van uw computerbesturingsysteem u niet vreemd is. Mocht dit niet het geval zijn dan wordt u vriendelijk verzocht de diverse boeken te raadplegen die u werden overhandigd bij de levering van uw computer. Dit veronderstelt ook, wat het taalgebruik betreft, dat u over de basiskennis beschikt die nodig is voor het voeren van een dubbele boekhouding. Het gebruik van dit handboek valt onder de algemene voorwaarden van het contract van de gebruiksvergunning van het softwarepakket EQUISIS. Alle rechten zijn voorbehouden aan de N.V. Integrated Services for Information Systems.

-6-

2. INSTALLATIE Beschikt u over een versie voor alleengebruik, dan begint u de procedure voor het decompacteren van de versie vanaf diskette 1 of, indien u over de CD beschikt, vanaf de map «Setup_nl», «EQUISIS mono»(PC) («Installatie», «EQUISIS mono» (Mac)). Om dit proces te starten, klikt u dubbel op «EQUISIS mono» en u kiest de map van bestemming op uw harde schijf. Nu decompacteert u het bestand «DATABEL» (voor Belgische boekhoudingen, het bestand «DATALUX» voor Luxemburgse boekhoudingen), dat een demo-gegevensbestand en start-bestand bevat. Vervolgens installeert u hen in uw nieuwe map «EQUISIS». O P M E R K I N G Indien u beschikt over een server-versie voor netwerkgebruik, dan start u het decompacteren van «EQUISIS multi».

Om met «EQUISIS boekhouding» te kunnen werken moet u zeker over de volgende elementen beschikken : 1. het programma «EQUISIS boekhouding» zelf. 2. het gegevensbestand (data), om alle boekhoudkundige gegevens en het beheer van uw boekhouding in op te slaan. 3. De map «Mac 4DX» op Macintosh of «Win 4DX» op PC onder Windows. Deze map bevat een aantal externe programma-onderdelen die gebruikt worden in EQUISIS. 4. Op PC heeft «EQUISIS boekhouding» bijkomende bestanden nodig: «Equisis.4DC», «Equisis.rsr», «Asiport.rsr», «Asifont.map«, «Asifont.fon», «Asintppc.dll», «Qtdp32.dll» en «Serial16.dll».

-7-

MANUEL DE REFERENCE

3. OPSTARTEN Om uw boekhouding op te starten, opent u «EQUISIS boekhouding» door op het pictogram of symbool te dubbelklikken. De toegang tot uw boekhouding wordt strikt gecontroleerd. Dit is de reden waarom EQUISIS u vraagt naar uw gebruikerslicentiegegevens.

Kies als gebruikersniveau «Administrator» en voer "EQ" als wachtwoord in.Vervolgens klikt u dan de «OK»-knop aan. Indien u de «Alt»-toets ingedrukt houdt tijdens en na het aanklikken van de «OK»knop, dan vraagt EQUISIS u het gegevensbestand, waarmee u wil werken, te selecteren. Kies het gegevensbestand met als naam «Start» om een nieuwe boekhouding op te starten. Hierna moet u de licentiefiche vervolledigen met de gegevens die zich bevinden op de licentieovereenkomst die u ontvangen heeft. B E L A N G R I J K Let wel dat u het selectievakje «Geregistreerd gebruiker» aanduidt in het venster van de gebruikerslicentiegegevens. Indien u dit niet doet, dan werkt u in de werkingsmode «Demonstratie» en zullen de ingebrachte gegevens niet worden bewaard.

-8-

Andere gebruikers kunnen ook toegang hebben tot uw gegevensbestand en beschikken over specifieke privileges. Dit aspect van het softwarepakket EQUISIS zal evenwel later aan bod komen. B E L A N G R I J K Indien u Equisis opstart via het gebruikersniveau «Administrateur», dan wordt standaard een BTW-percentage van 21% gebruikt. U heeft niettemin altijd toegang tot een BTW-voet van 20,5%, dankzij het gebruikersniveau «BEL 20,5%». Het wachtwoord («EQ») is hetzelfde voor de twee niveaus, wat vermijdt dat u manueel het totale BTW-bedrag moet aanpassen en dat u het automatisch laat uitrekenen door de computer, in functie van het BTW-percentage van uw aankoop- of verkoopfacturen. Uiteraard geldt dit niet voor de Luxemburgse klanten.

Het opstarten kan enkele seconden duren. Gedurende die tijd verschijnt een venster waarin de identificatie van uw onderneming en de versie van het softwarepakket EQUISIS te lezen staat. Indien u over een «demo»-versie ter evaluatie beschikt, dan worden de ingebrachte gegevens gewist wanneer u het programma verlaat.

-9-

MANUEL DE REFERENCE

Telkens als u een nieuwe boekhouding wil voeren met EQUISIS, dan moet u twee fundamentele zaken bepalen: de begin- en einddatum van het boekjaar, alsook de intern gebruikte rekeningnummers van het programma. In het geval van een versie voor alleengebruik, dient u deze parameters éénmalig in te stellen. Indien u daarentegen beschikt over de versie multi-vennootschap, dan moet u deze instelling voor elk boekhoudkundig dossier uitvoeren. B E L A N G R I J K Eenmaal geregistreerd, dan kunnen de instellingen die eigen zijn aan elke boekhouding niet langer worden aangepast. Bij vergissing moet u herbeginnen vanaf het originele gegevensbestand, dat zich bevindt op uw opstartdiskette of op uw CD-ROM.

A. INSTELLING VAN HET BOEKJAAR U voert de openingsdatum van uw eerste boekjaar in. Hierna voert u de afsluitdatum in van uw boekjaar. Bepaal vervolgens de periodiciteit van uw BTW-aangifte door de aangewezen knop aan te klikken. Het instellen van het boekjaar gebeurt via het volgende dialoogvenster:

- 10 -

Drie gevallen kunnen zich voordoen: 1. Uw boekjaar begint op 1 januari en eindigt op 31 december van elk jaar. In dat geval bepaalt u de grenzen zoals hieronder aangegeven. 2. Uw eerste boekjaar is langer of korter dan twaalf maanden, maar de volgende boekjaren zullen op 1 januari beginnen en afgesloten worden op 31 december. Indien het korter is dan 12 maanden, geeft u toch 1 januari in om het op 12 maanden te brengen. Als het langer is doet u alsof u over twee boekjaren werkt (het eerste : kort ; het volgende : twaalf maanden). In ieder geval kiest u ook voor het eerste boekjaar als begindatum 1 januari en als einddatum 31 december. In dit geval, bij het afsluiten van dat eerste boekjaar, zullen alle saldo's van de algemene rekeningen (inclusief de resultaten) overgedragen worden naar het volgende boekjaar. 3. Uw boekjaar stemt niet overeen met het kalenderjaar. Bepaal dan uw openingsdatum en uw afsluitingsdatum maar zorg er in ieder geval voor dat u een boekjaar van twaalf maanden hebt. Pas dezelfde regels toe als in het vorige geval indien uw boekjaar langer of korter is dan twaalf maanden. Klikt u de knop «Wijzigen BTW-tarieven» aan, dan verschijnt het volgende venster, waarin u verschillende parameters kan aanpassen , zoals BTW-voeten, valuta- en landcodes en de basistaal, enz.:

- 11 -

MANUEL DE REFERENCE

De knop «Info», links onderaan het venster, geeft u toegang tot een nieuw venster. In dit venster heeft u de mogelijkheid om de kenmerken te specifiëren, die eigen zijn aan het bedrijf waarvoor u de boekhouding voert. Deze gegevens zijn zeer nuttig voor gebruikers die beschikken over de versie multi-vennootschap van EQUISIS.

- 12 -

Na het invoeren van de data en het definiëren van de periodiciteit van de BTW-aangifte, valideert u dit venster. Als extra beveiliging wordt u gevraagd om de grenzen van het boekjaar te bevestigen.

B. INSTELLING VAN DE INTERNE REKENINGEN Om een zo groot mogelijk automatisme te verzekeren bij de ingave van de boekingen, moet EQUISIS verschillende rekeningnummers, eigen aan uw rekeningstelsel, kennen. Een voorstel van deze nummering is als standaardsuggestie voorzien. U kan die nummers wijzigen met behulp van het volgende dialoogvenster.

Rekening Rekeningnummer van minimum 6 cijfers volgens uw rekeningstelsel.

Omschrijv. Omschrijving van de rekening.

- 13 -

MANUEL DE REFERENCE Slechts deze twee rubrieken zijn voor u toegankelijk.

Analyt. rekening Nummer of code van de analytische rekening verbonden aan de algemene rekening (slechts nuttig indien u beschikt over de analytische en budgettaire module) .

Type Klassering van de algemene rekeningen (zie «Bestand van de algemene rekeningen»).

Info Interne codering. Om door deze lijst te bladeren, kunt u gebruik maken van de schuifpijlen of het schuifblokje in de verticale schuifbalk. Om waarden te wijzigen, verplaatst u zich van rubriek tot rubriek door op de «Tab»-toets te drukken of door het gebruik van de muis. Om definitief uw keuze te registreren, klikt u op de «OK»-knop onderaan het venster. Op dat ogenblik begint de laatste etappe van het opstarten. EQUISIS creëert de interne rekeningen in uw rekeningstelsel alsook uw boekhoudperiodes en voert daarna een aantal initialisaties uit. Dit werk kan verschillende minuten in beslag nemen en mag niet onderbroken worden, anders moet u de hele opstartprocedure herbeginnen.

- 14 -

4. DE EQUISIS WERKOMGEVING Welkom in de EQUISIS werkomgeving Vanuit dit basisvenster zult u alle boekhoudkundige verrichtingen en beheerstaken uitvoeren. Een menubalk bestaande uit 6 keuzemenu's staat ter uwer beschikking. U vindt er de menu's «Bestand», «Edit», «Beheer», «Raadpleging», «Boekhouding» en «Lijsten» in terug. De meeste van deze functionaliteiten worden beschreven in de volgende secties van deze referentiehandleiding. Raadpleeg de inhoudstafel indien u direct wilt beschikken over nauwkeurige informatie betreffende een bepaalde menu-opdracht.

EQUISIS werkt vanuit een verzameling basisbestanden. Het toevoegen, wijzigen, afdrukken, sorteren, ... zijn steeds van toepassing op de fiches van het laatst gekozen bestand. Dat bestand krijgt dan de naam «Werkbestand». Meestal verschijnen de fiches van het werkbestand in lijstvorm, de ene onder de andere. Dit maakt het mogelijk het resultaat van het opzoeken, sorteren of wijzigen in een mum van tijd op het scherm te zien.

- 15 -

MANUEL DE REFERENCE

A. HET MENU «BESTAND»

O p m e r k i n g Onder Windows moet men als toetsenbord-equivalent de corresponderende toets en de "CTRL"-toets gelijktijdig indrukken. vb.

"Bestand openen…" : CTRL + "O".

Over ... Specifieert de versie en het licentienummer van EQUISIS.

Hulp ... Niet meer van toepassing.

Bestand openen… Keuze van het werkbestand.

Importeren ... Importeren van fiches in het werkbestand.

- 16 -

Exporteren ... Exporteren van fiches uit het werkbestand.

Afdrukken Afdrukken van geselecteerde fiches uit het werkbestand onder de vorm van een lijst.

Afdrukken… Afdrukken van geselecteerde fiches uit het werkbestand onder verschillende vormen.

Ve r l a t e n EQUISIS definitief verlaten.

B. HET MENU «EDIT»


"Copy" : CTRL + "C".

Undo Annuleert de laatste ingave van een rubriek.

- 17 -

MANUEL DE REFERENCE Cut De waarde van een rubriek verwijderen en tijdelijk opslaan in het klembord.

Copy De waarde van een rubriek kopiëren en tijdelijk opslaan in het klembord.

Paste De inhoud van het klembord in de rubriek invoegen.

Clear De inhoud van een rubriek schrappen.

Select All De volledige inhoud van een rubriek selecteren of alle fiches selecteren.

Show Clipboard Zichtbaar maken van het klembord.

C. HET MENU «BEHEER»


"Nieuwe fiche" : CTRL + "N".

- 18 -

Nieuwe fiche Aanmaak van een nieuwe fiche in het werkbestand.

Fiche wijzigen Wijzigen van de geselecteerde fiche(s) van het werkbestand.

De selectie schrappen… Schrappen van de geselecteerde fiche(s) uit het werkbestand.

Voorkeuren ... Toegang tot de schermen om de instellingen en functionaliteiten van EQUISIS te personaliseren (zie hoofdstuk 14).

D. HET MENU «RAADPLEGING»


"Via code opzoeken…" : CTRL + "=".

- 19 -

MANUEL DE REFERENCE Alle fiches opzoeken Zichtbaar maken van al de fiches van het werkbestand in lijstvorm.

Via code opzoeken... Opzoeken van fiches volgens hun toegangscode (zoeksleutel).

Opzoeken… Opzoeken van fiches volgens gelijk welke rubriek of een combinatie van rubrieken uit het werkbestand.

De selectie gebruiken ... De lijst van de zichtbare fiches beperken tot de geselecteerde.

De selectie verwijderen ... Al de geselecteerde fiches verwijderen uit de lijst van de zichtbare fiches.

Via code sorteren Sorteren van de lijst zichtbare fiches, van klein naar groot volgens de toegangscode.

Sorteren… Een multi-criteria sortering van de lijst zichtbare fiches.

Process tonen Zichtbaar maken van de aan de gang zijnde taken (Boekhouding, voorraad, afdrukken).

E. HET MENU «BOEKHOUDING» O p m e r k i n g Onder Windows moet men als toetsenbord-equivalent de corresponderende toets en de "CTRL"-toets gelijktijdig indrukken. vb.

"Algemene Boekhouding…" : CTRL + "1".

Algemene boekhouding ... Toegang tot het registreren van boekhoudkundige stukken van de algemene boekhouding.

- 20 -

Analytische boekhouding ... Toegang tot het registreren van boekhoudkundige stukken van de analytische boekhouding.

Computercontrolepaneel ... Toegang tot het wissen, exporteren of afdrukken van specifieke gegevens, niet gekoppeld aan een basisbestand.

Financiële analyse Toegang tot het analyseren van de resultaten.

Nieuw boekjaar openen Opening van een nieuw boekjaar.

Jaarlijkse afsluiting ... Procedure tot definitieve afsluiting van het laatst afgewerkte boekjaar.

Ingave van de jaarlijkse budgetten Toegang tot het dialoogvenster voor de ingave van de jaarlijkse budgetten.

Herwaarderen rek. in deviezen… Laat u toe het bedrag van de rekeningen in deviezen te herrekenen tegen een in EQUISIS ingevoerde wisselkoers.

- 21 -

MANUEL DE REFERENCE Diagnose ... Toegang tot een diagnoseprogramma om de juistheid van de gegevens te controleren met de mogelijkheid om de resultaten weg te schrijven naar een tekstbestand en dit later te openen met een rekenblad of tekstverwerker.

Automatische

afpuntingen

Toegang tot het automatisch afpunten van de rekeningen klanten en leveranciers.

F. HET MENU "LIJSTEN"

Maandelijkse afdrukken Met behulp van deze opdracht is het mogelijk verschillende boekhoudkundige documenten na elkaar af te drukken. Het is bovendien mogelijk om, via een voorkeurset, alle afdrukken in tekstvorm uit te voeren, wat de afdruksnelheid aanzienlijk verhoogt.

- 22 -

Rekeningstelsel ... Afdrukken van het rekeningstelsel vanuit de bestanden van de algemene rekeningen en de titelrekeningen.

Dagboeken ... Afdrukken van alle dagboeken en centralisatiedagboeken van de algemene boekhouding.

Grootboeken ... Afdrukken van de historiek van de algemene en analytische rekeningen, klanten- en leveranciersrekeningen.

Balansen ... Afdrukken van de balans en resultatenrekening, de klanten- en leverancierssaldibalans.

Vervaldagbalansen ... Afdrukken van de vervaldagbalansen van klanten en leveranciers.

Budgetten Volledige afdruk van de jaarlijkse budgetten.

BTW-aangifte Afdrukken van de maandelijkse of driemaandelijkse aangifte.

BTW-listing Afdrukken van de jaarlijkse BTW-listing en een bijhorende controlelijst alsook de driemaandelijkse intracommunautaire opgave (INTRASTAT).

INTRASTAT Afdrukken van de Intrastat-documenten, door de ondernemingen rechtstreeks aan de NBB te overhandigen. Intrastat, in voege sinds 1 januari 1993, is een methode om de nodige gegevens te verzamelen zodat men economische statistieken kan maken van de onderlinge handel tussen de leden van de Europese Gemeenschap.

Aanmaningen tot betaling ... Toegang tot de selectie van de onbetaalde facturen en afdruk van de aanmaningen die naar de klanten moeten verstuurd worden.

- 23 -

MANUEL DE REFERENCE Overschrijvingen leveranciers ... Toegang tot de procedures voor de selectie van de onbetaalde facturen, al dan niet vervallen, voor het afdrukken en voor het boeken van de betalingsopdrachten (op diskette of op papier).

Interne beheersbalans Voorbereiding van de cijfergegevens teneinde een beknopte interne balans of resultatenrekening te raadplegen of af te drukken.

Analytisch resultaat ... Afdruk van de analytische resultaten.

- 24 -

5. HET BEHEER VAN DE BASISBESTANDEN U hebt hiervoor reeds kunnen vaststellen dat de meeste opdrachten uit de menu's «Bestand», «Edit», «Beheer» en «Raadpleging» toepasselijk zijn op alle basisbestanden van EQUISIS. In deze sectie gaat u al deze bestanden ontdekken die noodzakelijk zijn voor de goede werking van EQUISIS. Om het werkbestand te kiezen of van werkbestand te veranderen, kiest u de opdracht «Bestand openen ...» uit het menu «Bestand». Daarna verschijnt het volgende venster:

- 25 -

MANUEL DE REFERENCE U krijgt de volledige lijst van de basisbestanden te zien die voor u toegankelijk zijn, afhankelijk van uw licentie. Om uw werkbestand te kiezen, klikt u één keer op één van de namen uit deze lijst. Uw venster sluit daarna automatisch. Het aankruisvak «Process», steeds aangekruist indien u gekozen hebt voor «Multi-process» via de opdracht «Voorkeuren» uit het menu «Beheer», laat u toe om een nieuw bestand te openen zonder dat het voorgaande gesloten wordt. Op deze manier kan u meerdere bestanden openen en overgaan van het ene naar het andere bestand door een eenvoudige klik van de muis. Indien u niet wenst te werken in de «Multi-process»-mode, dan laat u het vak «Process» onaangekruist. In de titelbalk van uw venster verschijnt nu de naam van het werkbestand dat u zojuist gekozen hebt, samen met het totaal aantal fiches van dit bestand. Om de verzameling fiches te tonen, kiest u «Alle fiches opzoeken» van het menu «Raadpleging» waarna de lijst van de fiches verschijnt. Toegepast, bij voorbeeld, op het bestand van de gemeenten, krijgt u de volgende lijst op het scherm :

Dit bestand van de gemeenten gaat dienen om de andere interessante functionaliteiten en toepassingen van de menu's aan te tonen.

- 26 -

Indien u de gemeente wenst te kennen die overeenstemt met een postnummer, kunt u ofwel de verticale schuifbalk gebruiken totdat uw postnummer te voorschijn komt, ofwel de functie «Via code opzoeken ...» uit het menu «Raadpleging» gebruiken, wat duidelijk sneller zal gaan. Dit snel opzoeken gebeurt met behulp van een klein extra venster waarin u de eerste karakters van uw code invoert (of alle karakters, indien u ze kent) :

Nadat u op de «OK»-knop geklikt hebt om te valideren, wordt dit venster gesloten en verschijnen al de gemeenten waarvan de code overeenstemt met de waarde die u zonet ingevoerd hebt.

In dit geval vindt u twee gemeenten die als postcode "1000" hebben. Merk op dat in de titel van uw venster, het aantal gevonden fiches altijd vermeld wordt. Deze aanduiding kan erg waardevol zijn.jn. Laat ons nu veronderstellen dat u het postnummer wenst te weten van een gemeente. U kunt het opzoeken volgens postnummer niet gebruiken want deze werkwijze kan alleen maar toegepast worden op de unieke code van de fiche, nl. de waarde uit de eerste kolom van uw lijst (in dit geval het postnummer). Om dit te doen, gebruikt u de laatste zoekfunctie. Kies, nog altijd in het menu «Raadpleging», de opdracht «Opzoeken ...». Hierna verschijnt een nieuw scherm. Het gaat in feite om het ingavescherm waarmee u fiches kunt toevoegen of wijzigen in het werkbestand. Dit scherm zal later meer gedetailleerd uitgelegd worden. Concentreert u zich voor het ogenblik op het centraal gedeelte van het scherm.

- 27 -

MANUEL DE REFERENCE

U ziet twee lege rubrieken : postnummer en gemeente. Plaats de cursor, door gebruik te maken van de muis of van de «Tab»-toets, in de rubriek «Gemeente». Geef bijvoorbeeld "BRUSSEL" in. Klik vervolgens de «OK» aan. Na het valideren begint het zoeken dat eindigt met de verzameling fiches waarvan de waarde van de rubriek «Gemeente», overeenstemt met "BRUSSEL". In tegenstelling met het zoeken volgens code moet u, om bijvoorbeeld alle gemeenten die met de letter "B" beginnen te verkrijgen, de letter "B" door het teken "@" laten volgen. Als u daarentegen al de gemeenten zoekt die de letters "USSEL" bevatten, moet u deze letters met het teken "@" laten voorafgaan en ook laten volgen. U tikt dan respectievelijk "B@" en "@USSEL@". Wanneer u in een Windows omgeving bent, of u heeft EQUISIS opgestart in de Macintosh-versie via het gebruikersniveau «Support» (paswoord «P1»), dan verschaft de opdracht «Opzoeken…» u toegang tot een formule-editor («Search Editor»). Deze zal u dan toelaten, op basis van de verschillende velden in het werkbestand, opzoekingen van hetzelfde type uit te voeren, maar deze kunnen wel nauwkeuriger zijn. Het venster van de «Search Editor» is opgebouwd uit drie delen: 1. In het bovenste gedeelte van het venster komt de opzoekformule te voorschijn die u samengesteld of ingeladen heeft.

- 28 -

2. Het tweede gedeelte dient om de formule samenstellen, aangepast aan de uit te voeren opzoeking. Zo zal u voor de opzoeking van een gemeente via de naam, de rubriek «Code postal» en de voorwaarde «is equal to» aanklikken en de naam van de gemeente invoeren en de opzoeking starten door op de «OK»-knop te klikken. 3. Het derde deel bevat een aankruisvak «Search in selection» dat u toelaat de opzoeking te beperken tot uw subselectie (reeds geselecteerde fiches). De vier knoppen hebben de volgende functies: - «Save»: de formule opslaan onder de vorm van een bestand op uw harde schijf. - «Load»: een bestand openen die een eerder weggeschreven formule bevat. - «Cancel»: de geselecteerde formule verwijderen. - «OK»: de formule valideren en de opzoeking starten. O p m e r k i n g De uitvoeringssnelheid van deze opzoeking is voor een deel afhankelijk van het totaal aantal fiches in het bestand. Deze opmerking is niet van toepassing in het geval van «Via code opzoeken».

Twee andere toepassingen van het menu «Raadpleging» hebben tot doel de lijst van de fiches in te korten met behulp van de muis. Selecteer willekeurig een fiche in de lijst door éénmaal erop te klikken. De geselecteerde fiche wordt opgelicht. Breid deze selectie uit naar andere fiches door ofwel de «Shift»-toets in te drukken en te klikken op de laatste van de aangrenzende fiches, ofwel de «Command»-toets (Mac/OS) of «Ctrl»-toets (Windows) in te drukken en te klikken op de nietaangrenzende fiches.

- 29 -

MANUEL DE REFERENCE

Eenmaal deze fiches geselecteerd kunt u de lijst op het scherm reduceren tot die geselecteerde fiches door de opdracht «De selectie gebruiken» te kiezen.

Als u daarentegen al de gemeenten wenst te zien behalve de geselecteerde, kies dan voor «De selectie verwijderen». Eén van de voordelen van deze handelingen is dat u enkel de fiches die u nodig hebt kunt afdrukken, wijzigen, of raadplegen. U wint zo kostbare tijd. De laatste mogelijkheden van het menu «Raadpleging» hebben betrekking tot het sorteren.

- 30 -

U kan op elk ogenblik de lijst van uw fiches volgens stijgende alfabetische volgorde sorteren door «Sorteren per code» te kiezen. Indien u daarentegen volgens een andere rubriek wenst te sorteren, in een andere volgorde of volgens meerdere rubrieken tegelijk, dan kiest u eerder «Sorteren ...». In het geval van het bestand van de gemeenten, verschijnt het volgend venster :

Het venster hierboven geeft u links de lijst van de diverse rubrieken van het bestand. In het rechter gedeelte verschijnen de gekozen rubrieken voor de sortering. Om een dalende sortering volgens de gemeentenaam te bekomen, klikt u eerst op de rubriek Gemeente en daarna rechts, ter hoogte van de geselecteerde rubriek, op het woord «Stijgend». Op dat ogenblik verandert de tekst automatisch in «Dalend». Het cijfer «1» geeft aan vanaf welk karakter de sortering zal uitgevoerd worden. Door op dit cijfer te klikken kunt u met behulp van een extra venster deze waarde veranderen. Om een rubriek te verwijderen uit uw sorteerformule klikt u op de omschrijving in de rechtertabel van het venster. O p m e r k i n g Deze manier van sorteren kan soms verschillende minuten in beslag nemen: het hangt ervan hoe ingewikkeld uw formule is en hoeveel fiches geselecteerd werden.

- 31 -

MANUEL DE REFERENCE Het afdrukken van fiches van het werkbestand gebeurt vanuit het menu «Bestand», door «Afdrukken» ofwel door «Afdrukken␣ ...» te kiezen. In het eerste geval zal het document onder de vorm van een klassieke lijst afgedrukt worden. In het tweede geval zal een venster verschijnen waarin u andere formaten kunt selecteren (indien ze voor dit bestand beschikbaar zijn), de parameters van het afdrukken of het briefhoofd en de voetnoot van uw document kunt veranderen.

Afdrukparameters

Briefhoofd & voetnoot

Ons rest nu nog de toepassingen van het menu «Beheer» te ontdekken. Dit laatste menu zal u toelaten nieuwe fiches toe te voegen, de bestaande fiches te wijzigen of één of verschillende geselecteerde fiches te schrappen. U hebt al eerder ontdekt hoe het dialoogvenster van de ingave eruit ziet. Wat het werkbestand ook moge zijn, het heeft altijd dezelfde indeling, met name:

In de linker bovenhoek vindt u 4 knoppen die u toegang verschaffen tot respectievelijk: -

de eerste fiche van de lijst

- de vorige fiche van de lijst - de volgende fiche van de lijst -

de laatste fiche van de lijst.

- 32 -

Deze knoppen zijn altijd buiten gebruik tijdens het toevoegen. Tijdens het wijzigen zijn ze buiten gebruik als slechts één fiche geselecteerd werd : de wijziging slaat dan alleen maar op deze ene fiche. In de rechter bovenhoek bevindt zich soms een venstermenu met extra mogelijkheden voor de actieve fiche van het werkbestand. Onderaan rechts bevinden zich twee knoppen, één om te registreren en één om te annuleren. Al naar gelang de knop die u indrukt zal de wijziging geregistreerd worden of niet. B E L A N G R I J K De vier verplaatsingsknoppen kunnen ook gebruikt worden om te valideren. Dit heeft als gevolg dat, indien u de waarde van een rubriek wijzigt en u nadien naar de volgende fiche overgaat, de gewijzigde waarde in uw gegevensbestand geregistreerd is. Verlies niet uit het oog dat, één keer geschrapt, een fiche definitief verloren is!

Om één of meerdere fiches definitief te schrappen, hoeft u ze alleen maar te selecteren en daarna «De selectie schrappen…» te kiezen in het menu «Beheer». Een venster dat u vraagt uw keuze te bevestigen is altijd aanwezig. Indien u uw keuze bevestigt, zal EQUISIS nagaan of dit schrappen geen gebrek aan samenhang in uw gegevensbestand veroorzaakt. Mocht dit het geval zijn, dan zal EQUISIS het u meedelen en u, na het einde van de operatie, de fiches tonen, die niet geschrapt konden worden.

- 33 -

MANUEL DE REFERENCE

6. DE BASISBESTANDEN IN DETAIL... In dit deel geven wij u de verschillende bestanden die beschikbaar zijn in uw gegevensbestand. Voor elk bestand geven wij u de functie, de volledige omschrijving van de aanwezige rubrieken en de specifieke handelingen die van toepassing kunnen zijn. De schermen die hier als voorbeeld dienen, verschijnen bij handelingen zoals toevoegen, wijzigen, raadplegen en opzoeken. U zult achtereenvolgens de algemene bestanden bestuderen, daarna de bestanden van de algemene boekhouding en tenslotte de bestanden die nodig zijn voor de analytische en budgettaire boekhouding. Dit laatste deel is alleen maar van toepassing indien u over de overeenstemmende licentie beschikt.

A. HET BESTAND VAN DE TALEN Het talenbestand wordt gebruikt om al de talen, die u nodig zult hebben voor het dagelijks beheer, in uw gegevensbestand op te nemen. Zo kunt u aan elk van uw klanten en leveranciers een taalcode toekennen die met hun moedertaal overeenkomt. Deze code zal ondermeer gebruikt worden bij het afdrukken van aanmaningsbrieven en om omschrijvingen te vertalen in vreemde talen. Het gegevensbestand dat u geleverd werd bevat reeds een dertigtal gecodeerde talen volgens een Europese klassering. U wordt ten stelligste aangeraden deze codering te volgen.

- 34 -

Het ingavevenster bestaat uit twee rubrieken :

Taal Identificatiecode van een taal bestaande uit twee alfanumerieke karakters. Deze rubriek kan niet meer gewijzigd worden van zodra de fiche gevalideerd is.

Omschrijving Verplichte benaming, maximum 18 alfanumerieke karakters.

B. HET BESTAND VAN DE LANDEN Het landenbestand kan gebruikt worden om al de landen, die u nodig zult hebben voor het dagelijks beheer, op te nemen in uw gegevensbestand. Zo kunt u aan iedere klant en leverancier een landcode toekennnen die overeenkomt met het land waarin hij woont. Deze code is een snel middel om een land toe te wijzen zonder de volledige naam te moeten ingeven. Het gegevensbestand dat u geleverd werd, bevat reeds een dertigtal landen gecodeerd volgens een Europese klassering. U wordt ten stelligste aangeraden deze codering te volgen. U kunt deze lijst natuurlijk vervolledigen. Het ingavevenster bestaat uit zes rubrieken :

Land Unieke identificatiecode van een land bestaande uit vier alfanumerieke karakters. Deze rubriek kan niet meer gewijzigd worden van zodra de fiche gevalideerd is.


Statistiekcode Deze rubriek dient om de statistiekcode van de Intrastat-aangifte bij te houden.

% bijk. kosten Deze rubriek is bestemd voor het percentage van de bijkomende kosten bij intracommunautaire verwervingen.

ISO Bestemd voor de INTRASTAT-opgave. Het ingavevenster van de landen ziet er als volgt uit :

- 35 -

MANUEL DE REFERENCE

Bankinstelling Bij verkopen aan het buitenland, beschikt u over de mogelijkheid om uw eventuele referenties van uw financiële instelling in dat land te vermelden, die dan links bovenaan de factuur zullen verschijnen.

Vertaalde omschrijvingen Deze rubriek in tabelvorm onderaan het venster maakt het mogelijk de vertaling van de landomschrijving in een vreemde taal te registreren. De talen waarvoor men de landomschrijving kan vertalen, zijn in te stellen vanuit het menu «Beheer» via de opdracht «Voorkeuren» (zie hoofdstuk 14).

- 36 -

C. HET BESTAND VAN DE GEMEENTEN Het gemeentenbestand wordt gebruikt om in uw gegevensbestand al de gemeenten in te geven die u nodig zou kunnen hebben voor het dagelijks beheer. Bij het toevoegen van nieuwe klanten of leveranciers, kunt u automatisch de gemeente vinden door het postnummer geheel of gedeeltelijk in te voeren. Het opzoeken via de gemeentenaam is eveneens mogelijk. Het gegevensbestand dat u geleverd werd, bevat reeds de lijst van al de gemeenten van België. U wordt ten stelligste aangeraden deze codering te volgen. U kunt deze lijst natuurlijk vervolledigen met gemeenten uit andere landen.

Het ingavevenster bestaat uit drie rubrieken :

Postnummer Unieke identificatiecode van de gemeente bestaande uit maximum 6 alfanumerieke karakters. Deze rubriek kan niet meer gewijzigd worden van zodra de fiche gevalideerd is.

Gemeente Verplichte benaming, maximum 24 alfanumerieke karakters.

- 37 -

MANUEL DE REFERENCE Vertaalde omschrijvingen Nuttig om de vertaling van de gemeentenomschrijving in een vreemde taal te registreren. De talen waarvoor men de gemeentenomschrijving kan vertalen, zijn in te stellen vanuit het menu «Beheer» via de opdracht «Voorkeuren» (zie hoofdstuk 14).

D. HET BESTAND VAN DE VALUTA'S Het bestand van de valuta's wordt gebruikt om in uw gegevensbestand al de valuta's en hun laatste wisselkoers in te geven die u nodig zou kunnen hebben bij uw boekhoudkundige verrichtingen. Al uw verrichtingen in vreemde valuta's zullen automatisch omgerekend worden volgens de laatst gekende wisselkoers. Het gegevensbestand dat u geleverd werd, bevat reeds een twintigtal vreemde valuta's, gecodeerd volgens de internationale ISO-code. U wordt ten stelligste aangeraden deze codering te volgen. Natuurlijk kunt u deze lijst aanvullen met andere valuta's. O p m e r k i n g De Belgische frank wordt door EQUISIS als vreemde valuta beschouwd, net zoals de andere valuta's. Hij wordt gekenmerkt door zijn wisselkoers die altijd gelijk moet zijn aan één.

- 38 -

Het ingavevenster bestaat uit vijf rubrieken :

Valuta Unieke identificatiecode van de valuta bestaande uit maximum drie alfanumerieke karakters. Deze rubriek kan niet meer gewijzigd worden zodra de fiche gevalideerd is.


Wisselkoers Huidige wisselkoers van de valuta ten opzichte van de nationale munt.

Veranderd op Laatste aanpassingsdatum van de koers.

Vertaalde omschrijvingen Nuttig om de vertaling van de deviezenomschrijving in een vreemde taal te registreren. De talen waarvoor men de valuta-omschrijving kan vertalen, zijn in te stellen vanuit het menu «Beheer» via de opdracht «Voorkeuren» (zie hoofdstuk 14).

E. HET BESTAND VAN DE BETALINGSVOORWAARDEN Het betalingsvoorwaardenbestand wordt gebruikt om in uw gegevensbestand al de betalingsvoorwaarden op te nemen die gebruikelijk zijn voor uw klanten en leveranciers. Bij het boeken van aan- en verkoopfacturen wordt het bedrag en de vervaldag automatisch ingevuld. Het gegevensbestand dat u geleverd werd bevat reeds een tiental, vrij gecodeerde, betalingsvoorwaarden. U kunt deze lijst natuurlijk vervolledigen met andere betalings-voorwaarden. Het ingavevenster bestaat uit 7 rubrieken :

Betalingsvw. Unieke identificatiecode voor een betalingsvoorwaarde bestaande uit maximum drie alfanumerieke karakters. Deze rubriek kan niet meer gewijzigd worden van zodra de fiche gevalideerd is.

Omschrijving Verplichte benaming bestaande uit maximum 18 alfanumerieke karakters.

- 39 -

MANUEL DE REFERENCE Vanaf Rubriek waarvan de waarde, "Factuurdatum" of "Einde maand", bepaald wordt via een keuzemenu. In het eerste geval wordt de vervaldag berekend vanaf de factuurdatum, terwijl in het tweede geval wordt gerekend vanaf de laatste dag van de maand waarin de factuur opgemaakt werd.

Termijn Aantal volledige dagen die de toegekende betalingstermijn bepalen.

Percentage Gedeelte van het totaal gefactureerd bedrag waarop die termijn van toepassing is. In geval van eenmalige betaling is dit percentage gelijk aan 100. In geval van gedeeltelijke betalingen moet de som van de percentages gelijk zijn aan 100. vb.

50% van de factuur contant te betalen en het saldo na 30 dagen einde maand.

In geval van gedeeltelijke betalingen moet u deze knop gebruiken om een nieuwe lijn toe te voegen aan de tabel. Let er vooral op dat de som van alle percentages gelijk is aan 100%. Wenst u daarentegen een lijn te schrappen in het scrollvenster, activeer dan de lijn die u wil schrappen en klik daarna op deze knop.

- 40 -

Modaliteiten Rubriek waarvan de waarde wordt bepaald via een keuzemenu. Deze waarden zijn : contant, cheques, overschrijvingen en wissels. De standaardsuggestie die EQUISIS voorstelt, is "Overschrijving". Om deze rubriek te wijzigen moet u twee keer klikken. Een specifiek ingavescherm voor deze regel wordt dan zichtbaar waarna u deze rubriek kan wijzigen.

Vertaalde omschrijvingen Nuttig om de vertaling van de omschrijving van de betalingsvoorwaarde in een vreemde taal te registreren. De talen waarvoor men de omschrijving van de betalingswijze kan vertalen, zijn in te stellen vanuit het menu «Beheer» via de opdracht «Voorkeuren» (zie hoofdstuk 14).

F. HET BESTAND VAN DE VERVOERSVOORWAARDEN Het vervoersvoorwaardenbestand wordt gebruikt om in uw gegevensbestand al de transportmodaliteiten op te nemen die gebruikelijk zijn voor uw klanten en leveranciers.

Het ingavevenster bestaat uit vijf rubrieken :

- 41 -

MANUEL DE REFERENCE Voorwaarden Unieke identificatiecode van een transportmodaliteit bestaande uit maximum drie alfanumerieke karakters. Deze rubriek kan niet meer gewijzigd worden zodra de fiche gevalideerd is.


Commentaar Extra tekstrubriek welke gebruikt kan worden om de aangeduide transportmodaliteit meer in detail te beschrijven.

Vervoerwijze Deze rubriek dient om de vervoerswijzecode voor de INTRASTAT-aangifte bij te houden.

Vertaalde omschrijvingen Nuttig om de vertaling van de omschrijving van de vervoervoorwaarde in een vreemde taal te registreren. De talen waarvoor men de omschrijving van de vervoersvoorwaarden kan vertalen, zijn in te stellen vanuit het menu «Beheer» via de opdracht «Voorkeuren» (zie hoofdstuk 14).

G. HET BESTAND VAN DE VERTEGENWOORDIGERS Het vertegenwoordigersbestand laat u toe al de vertegenwoordigers op te nemen in uw gegevensbestand. Zo kunt u aan elke klant een bepaalde vertegenwoordiger toekennen waardoor u o.m. de klantenlijst per vertegenwoordiger kunt opstellen. Het ingavevenster bestaat uit 7 rubrieken :

- 42 -

Zoeksleutel Unieke identificatiecode van een vertegenwoordiger bestaande uit maximum drie alfanumerieke karakters. Deze rubriek kan niet meer gewijzigd worden van zodra de fiche gevalideerd is.

Naam De naam van de vertegenwoordiger, maximum 24 alfanumerieke karakters.

Adres Het adres van de vertegenwoordiger, maximum 35 alfanumerieke karakters.

PC Postcode, maximum 20 alfanumerieke karakters.

- 43 -

MANUEL DE REFERENCE Woonplaats Gemeentebenaming, maximum 24 alfanumerieke karakters.

Telefoonnummer Het telefoonnummer van de vertegenwoordiger, maximum 20 alfanumerieke karakters.

Toegangsprofiel Deze rubriek bevat een deel van de informatie, die toelaat de toegang tot bepaalde fiches te beperken voor de gebruiker wiens naam vermeld staat in de zone van de naam van de vertegenwoordigersfiche (zie hoofdstuk 14: Voorkeuren).

Marge Commissiepercentage aan de vertegenwoordiger toegekend. Deze knop, die links onder het ingavevenster staat, laat u toe een overzicht te bekomen van de prestaties verricht door het personeelslid, waarvoor deze fiche gecreëerd werd (zie handboek «EQUISIS Voorraadbeheer/Facturatie»).

H. HET BESTAND VAN DE TITELREKENINGEN Het bestand van de titelrekeningen wordt gebruikt om in uw gegevensbestand de structuur van de vertakkingen van uw rekeningstelsel op te nemen. Een titelrekening dient om een verzameling algemene rekeningen te groeperen. In tegenstelling met de algemene rekeningen zult u op een titelrekening nooit boekingen verrichten. Ze zullen gebruikt worden bij het afdrukken van uw rekeningstelsel en uw balans van de algemene rekeningen. Het ingavevenster bestaat uit vijf rubrieken :

Titelrekening Unieke identificatiecode van een titelrekening bestaande uit maximum zes alfanumerieke karakters. Deze rubriek kan niet meer worden aangepast van zodra de fiche gevalideerd is. De structuur van de balansrekeningen (klasse 1 tot 5) wordt bepaald door twee cijfers, terwijl de structuur van de resultatenrekeningen (klasse 6 en 7) wordt bepaald door drie cijfers. Bijvoorbeeld, voor de balansrekeningen : -

1: "Eigen kapitaal"

-

10: "Kapitaal"

Bijvoorbeeld, voor de resultatenrekeningen : -

6: "Lasten"

- 44 -

-

60: "Aankopen"

-

600: "Aankopen grondstoffen"

Omschrijving Benaming van de titelrekening in uw rekeningstelsel, maximum 50 alfanumerieke karakters.

Type Deze rubriek kan worden gebruikt, samen met het rekenblad 4D Calc, om in EQUISIS automatisch een balans of resultatenrekening op te maken.

Commentaar Extra tekstrubriek voor de ingave van een definitie of uitleg over een titelrekening.

Vertaalde omschrijvingen Nuttig om de vertaling van de omschrijving van de titelrekening in een vreemde taal te registreren. De talen waarvoor men de omschrijving van de titelrekeningen kan vertalen, zijn in te stellen vanuit het menu «Beheer» via de opdracht «Voorkeuren» (zie hoofdstuk 14). Deze mogelijkheid tot vertaling stelt u in staat éénzelfde rekeningstelsel in verschillende talen af te drukken. Het ingavevenster van de titelrekeningen ziet er als volgt uit:

- 45 -

MANUEL DE REFERENCE

I. HET BESTAND VAN DE ALGEMENE REKENINGEN Het bestand van de algemene rekeningen wordt gebruikt om in uw gegevensbestand de rekeningen van uw rekeningstelsel op te nemen. Het is op deze algemene rekeningen dat u uw boekhoudkundige bewegingen zult inboeken. Ze zullen samen met de titelrekeningen gebruikt worden bij het afdrukken van het rekeningstelsel en de balans van de algemene rekeningen.

Het ingavevenster bestaat uit de volgende rubrieken :

Rekeningnr. Verplicht rekeningnummer van minimum 6 cijfers. Het rekeningnummer kan niet meer gewijzigd worden van zodra de fiche gevalideerd is. B E L A N G R I J K Om een korrekte NBB-balans te verkrijgen, is het absoluut nodig het Minimum Genormaliseerd Rekeningenstelsel (M.A.R.) te volgen. Bij het initialiseren van EQUISIS kan een standaard rekeningenstelsel geleverd worden.

- 46 -

Omschrijving Benaming van de rekening van maximum 60 alfanumerieke karakters.

Titelrekening Nummer van de titelrekening tot welke groep de algemene rekening zal behoren. Zo kunt u groepen van algemene rekeningen vormen via de titelrekeningen. Dit nummer kan zowel voor de balansals de resultatenrekeningen uit twee of drie cijfers bestaan. Eenmaal dit nummer ingevoerd, stelt EQUISIS rechts van deze rubriek de omschrijving van de gekozen titelrekening voor. Mocht u een onvolledig nummer ingeven, dan stelt het programma, rechts van het scherm, een venster voor met als titel «Selectie» met daarin de lijst van de titelrekeningen, die overeenstemmen met de eerste effectief ingebrachte karakters, gevolgd door hun respectievelijke omschrijvingen. Indien het volledig of gedeeltelijk ingebracht nummer niet gevonden wordt door het programma, dan stelt EQUISIS voor het te creëren. Wanneer u in deze rubriek het teken "*" inbrengt, worden al de titelrekeningen, gekend in het gegevensbestand, in het selectievenster getoond.

Herwaarderen Kruist u dit selectievakje aan, dan kan de algemene rekening worden geherwaardeerd indien u gebruikt maakt van de opdracht «Herwaarderen rek. in deviezen» uit het menu «Boekhouding». Dit geldt enkel voor een algemene rekening uitgedrukt in deviezen.

Aard Code bestaande uit maximum zes alfanumerieke karakters die de aard van de last of van het product van de algemene rekening vermeldt. Deze rubriek moet slechts ingevuld worden indien u over de licentie analytische boekhouding beschikt en de algemene rekening met het cijfer "6 of 7" begint. Het zijn immers de bewegingen van de resultatenrekeningen die uitgesplitst moeten worden in de analytische boekhouding. Bij elke boeking, verbindt EQUISIS deze aard aan de analytische beweging. Eenmaal deze code ingevoerd, stelt EQUISIS de omschrijving van de analytische aard rechts van deze rubriek voor. Mocht u een onvolledige code ingeven, dan stelt het programma, rechts van het scherm, een venster voor met als titel «Selectie» met daarin de lijst van de aarden, die overeenstemmen met de eerste effectief ingebrachte karakters, gevolgd door hun respectievelijke omschrijvingen. Indien de volledig of gedeeltelijk ingebrachte code niet gevonden wordt door het programma, dan stelt EQUISIS voor om het te creëren. Wanneer u in deze rubriek het teken "*" inbrengt, wordt elke mogelijke aard van lasten en producten, gekend in uw gegevensbestand, in het selectievenster getoond.

Hoeveelheid Deze rubriek laat, bij het inboeken van facturen, het inboeken van een noodzakelijke hoeveelheid toe voor de forfaitaire boekhoudingen.

- 47 -

MANUEL DE REFERENCE Valuta Iedere algemene rekening kan in vreemde valuta gehouden worden. Op enkele bijzondere gevallen na kiest u de Belgische frank als valuta. Door het veld «Valuta» te aktiveren verschijnt een keuzemenu waarin de bruikbare valuta's vermeld staan. Eens de keuze gemaakt, wordt de omschrijving van de valuta rechts van deze rubriek geschreven. Eens de rekening gevalideerd, is het niet mogelijk de munt, die voor een algemene rekening gebruikt wordt, te wijzigen. O p m e r k i n g In de lijst, die wordt voorgesteld door het keuzemenu, staat de keuze "Andere". Met deze keuze verschijnt een venster met de naam "Pop-up menu mover" waardoor het mogelijk is valuta's toe te voegen aan de bestaande lijst van het keuzemenu. Hiervoor selecteert u een devies in de lijst van de beschikbare fiches en klikt u vervolgens de «Kopiëren»-knop aan.

Analyt. rekening Rubriek die het mogelijk maakt om een analytische rekening te verbinden met de algemene rekening.

Type Elke algemene rekening krijgt een bepaald type toegekend. De mogelijke waarden zijn : - Normaal : geen bijzondere eigenschappen. - Centralisatie : u kunt deze rekening nooit rechtstreeks gebruiken voor uw boekingen. De rekeningen 400000 en 440000 zowel als al de financiële rekeningen zullen dit type krijgen. - Investering : rekeningen van de klasse 2 en die investeringsgoederen vertegenwoordigen zullen dit type krijgen. Deze aanduiding is nodig voor de BTW-aangifte (vak 52). - Verbintenis : classificatie voorzien in het kader van een boekhouding gebaseerd op verbintenisrekeningen. - BTW : rekeningen die de BTW-aangifte kunnen beïnvloeden.

Klasse Elke algemene rekening kan een klasse toegeschreven krijgen in functie van zijn positie binnen het rekeningenstelsel. Deze functie wordt momenteel niet gebruikt in EQUISIS.

Goederencode Rubriek die het mogelijk maakt een goederencode, die betrekking heeft met aangekochte of verkochte goederen in het kader van intracommunautaire verwervingen en leveringen (zie INTRASTAT), te koppelen aan de algemene rekening.

- 48 -

BTW-stelsel Indien u beschikt over een Luxemburgse licentie, dan gebruikt u dit rolmenu voor de algemene aan- en verkooprekeningen voor de Luxemburgse BTW.

Commentaar Extra tekstrubriek voor de ingave van uitleg over een algemene rekening.

Saldo Deze rubriek geeft de saldo's van de laatste drie jaar weer van de algemene rekening.

Vertaalde omschrijvingen Nuttig om de vertaling van de omschrijving van de algemene rekening in een vreemde taal te registreren. Deze mogelijkheid tot vertaling stelt u in staat éénzelfde rekeningenstelsel in verschillende talen af te drukken. De talen waarin u de omschrijving van de algemene rekeningen kan vertalen, zijn in te stellen vanuit het menu «Beheer» via de opdracht «Voorkeuren» (zie hoofdstuk 14).

Niet aftrekbaar Geeft het percentage van de recuperatie van de BTW aan, betreffende de BTW-aangifte. vb.

Voor een algemene rekening betreffende een wagen, voert u in deze zone 50% in want de BTW op personenwagens is slechts voor 50% aftrekbaar.

Privaat Deze rubriek die op dezelfde manier werkt als de vorige, laat toe een percentage voor privaat gebruik te bepalen.

Vanuit dit venster, nl. door te klikken op het symbool of pictogram van het venstermenu in de rechterbovenhoek (uitgezonderd bij het aanmaken van nieuwe fiches), kunnen drie aanvullende handelingen opgeroepen worden. Vanuit dit venster, nl. door te klikken op het symbool of pictogram van het venstermenu in de rechterbovenhoek (uitgezonderd bij het aanmaken van nieuwe fiches), kunnen drie aanvullende handelingen opgeroepen worden:

1. Controlepaneel Deze eerste optie brengt u in een bijkomend venster dat dienst doet als beheercontrolepaneel. Het stelt u in staat de evolutie van het saldo van een algemene rekening voor ieder van de boekhoudkundige periodes, in grafieken of met cijfers, te visualiseren. Deze gegevens kunnen erg waardevol zijn om verschillende boekhoudkundige of financiële analyses uit te voeren. De cijfergegevens hebben betrekking op :

- 49 -

MANUEL DE REFERENCE de historiek van het saldo U kunt de evolutie van het saldo in Belgische franken, periode na periode, volgen evenals de debeten creditbewegingen in Belgische franken en in de valuta van de rekening, alsook de hoeveelheid gekoppeld aan de rekening.

het gecumuleerd saldo in Belgische franken De grafische gegevens hebben betrekking op :

het gecumuleerd saldo Deze grafiek geeft een aanduiding wat de gebruiksfrequentie van de rekening en zijn evolutie betreft. Deze informatie wordt gegeven zowel in Belgische franken als in valuta, om het mogelijk te maken, indien nodig, de invloed van een belangrijke schommeling van een wisselkoers te isoleren. In dit voorbeeld, is de valuta van de rekening in Belgische franken.

de maandelijkse saldo's Deze grafiek toont de evolutie van het maandelijks saldo voor de laatste twee boekjaren. Dit is nuttig in het geval van rekeningen zoals het zakencijfer, de inkopen, de afschrijvingen, … Wanneer het boekjaar afgesloten is, dan stelt EQUISIS het jaarlijks saldo voor.

- 50 -

2. Bewegingen tonen Deze tweede optie stelt u in staat al de bewegingen, op deze rekening geboekt, te tonen:

- 51 -

MANUEL DE REFERENCE Onderaan het venster ziet u drie knoppen, waarmee u nog enkele bijkomende acties kan uitvoeren: Door deze knop te gebruiken kan u de bewegingen in de geselecteerde algemene rekening in overeenstemming brengen. Maakt u van deze knop gebruik, dan verschijnen enkel de openstaande bewegingen van de geselecteerde algemene rekening op het scherm. Om enkel de afgepunte bewegingen van de aangeduide algemene rekening te zien, dan gebruikt u deze knop. Indien u twee keer op één van de bewegingen klikt, komt u rechtstreeks bij de boeking zoals ze in het dagboek staat:

3. De bewegingen afdrukken De laatste optie stelt u in staat de boekhoudkundige bewegingen voor één of meerdere periodes af te drukken. EQUISIS zal u eerst naar de eerste periode vragen en daarna naar de laatste boekhoudperiode. U brengt dan bij voorbeeld "9800" in, daarna "9812" om een volledig historiek te krijgen van de bewegingen voor het boekjaar 1998.

- 52 -

J. HET BESTAND VAN DE DAGBOEKEN Het bestand van de dagboeken wordt gebruikt om in uw gegevensbestand de dagboeken van uw algemene boekhouding op te nemen. Bij het inboeken van uw boekhoudkundige documenten moet u steeds het dagboek bepalen waarin deze zullen geboekt worden. Het ingavevenster bestaat uit twaalf rubrieken :

Dagboek Verplichte identificatiecode van maximum drie alfanumerieke karakters. Indien uw code minder dan drie karakters telt dan zal EQUISIS de nodige "*" toevoegen om tot dit aantal te komen.

Omschrijving Verplichte benaming van het dagboek van maximum 24 alfanumerieke karakters.

Type Het type dagboek wordt bepaald via een rubriek waarvan de waarden toegankelijk gemaakt worden via een venstermenu. De verschillende types zijn :

- 53 -

MANUEL DE REFERENCE - aankopen : dit type wordt aan het aankoop(dag)boek verbonden waarin u uw aankoopfacturen en uw commissienota's boekt (niet uw creditnota's). - CN/aankopen : dit type wordt aan het aankoop(dag)boek verbonden waarin u de door de leverancier opgestelde creditnota's boekt. - verkopen : dit type wordt aan het verkoop(dag)boek verbonden waarin u de verkoopfacturen voor uw klanten boekt (niet uw creditnota's). - CN/verkopen : dit type wordt aan het verkoop(dag)boek verbonden waarin u de creditnota's voor uw klanten boekt. - financiële rek. : dit type kenmerkt de financiële dagboeken, d.w.z. deze waarin u al uw bankuittreksels boekt (lopende rekening, spaarboekje, kas, ...). U moet een dagboek opstellen per geopende rekening in een bankinstelling en één voor het kasdagboek. - diverse posten : dit type wordt verbonden aan de dagboeken die al de overige boekingen, dus niet geboekt in de vorige dagboeken, verwerken (salaris, afschrijvingen, openingsbalans, ...). Het wordt u sterk aangeraden een «openings-» en «afsluitingsdagboek» van diverse posten te hebben bovenop het klassieke dagboek diverse posten. B E L A N G R I J K Het is niet meer mogelijk het type dagboek te veranderen eenmaal er een boeking in dit dagboek geregistreerd is.

Abonnementsboekingen Indien u dit keuzevak aangekruist dan zal u in dit dagboek zich herhalende boekingen kunnen bijhouden die gecopieerd kunnen worden in het echte dagboek waardoor de snelheid van ingave toeneemt.

Paginanr. ° Nummer van de laatst gedrukte bladzijde. Bij de volgende afdruk zal de eerste bladzijde van dit dagboek dit nummer + 1 dragen. Zorg er altijd voor dat de paginanummers op elkaar volgen volgens de volgorde van de periodes.

Boekhoudperiode Code van vier cijfers (jaar + maand) die een boekhoudkundige periode bepaalt. Eenmaal deze code ingevoerd verschijnt de begin- en einddatum van de periode. Indien u een onvolledige code inbrengt zal EQUISIS u rechts van het scherm een venster met als titel «Selectie» voorstellen met daarin een lijst van de bruikbare boekhoudkundige periodes. Een dagboek bevindt zich altijd in een bepaalde boekhoudkundige periode. De periode vertegenwoordigt steeds een maand tenzij de openingsperiode «00». Het is niet mogelijk boekingen te doen in hetzelfde dagboek over twee verschillende boekhoudkundige periodes. U moet altijd de periode, waarin u werkt, sluiten alvorens over te gaan naar een andere periode. Niettegenstaande dat een periode verbonden is aan een dagboek, is het toch toegelaten verschillende dagboeken van een bepaald type in verschillende periodes te gebruiken.

- 54 -

vb.

- verkoopdagboek nr. 1 : januari 98 (9801) - verkoopdagboek nr. 2 : maart 98 (9803) - aankoopdagboek : januari 98 (9801)

Een boekjaar bedraagt altijd 13 periodes : 12 maanden plus de openingsperiode «00». Met EQUISIS is het mogelijk simultaan in twee volledige boekjaren te werken, of in maximum 26 periodes.

BTW-periode De BTW-periode wordt automatisch bepaald door EQUISIS in functie van de instelling van uw boekhoudkundig dossier. Indien u gekozen hebt voor een maandelijkse BTW-aangifte, zult u twaalf BTW-periodes hebben genummerd van één tot twaalf (bvb. : 9801 tot 9812). Indien u gekozen hebt voor een driemaandelijkse aangifte, zult u vier BTW-periodes hebben genummerd van 1 tot en met 4 (bvb. : 9801 tot 9804).

Centralisatie De centralisatierekening moet slechts voor de dagboeken van het financiële type worden bepaald. Deze rekening zal dan bij elke boeking in dit dagboek bijgewerkt worden. Door op dit venstermenu te klikken, kunt u kiezen uit een lijst die al de centralisatierekeningen van het financiële type bevat die in het gegevensbestand gekend zijn. U moet één van de voorgestelde rekeningen kiezen. Eens uw keuze bepaald, wordt de omschrijving van de financiële rekening die aan het dagboek verbonden is, rechts van deze rubriek zichtbaar gemaakt, gevolgd door het devies van het dagboek, welke voor u ontoegankelijk is.

Stuknr. In deze rubriek wordt het laatst gebruikte nummer bijgehouden van de in dit dagboek ingegeven boekhoudkundige documenten. Zorg ervoor dat de nummers van de documenten elkaar opvolgen. Het volgende documentnummer dat voorgesteld wordt is het actuele nummer + 1.

Afsluiting Momenteel is het mogelijk om boekingen te plaatsen in een periode die kleiner is dan de periode die normaal open staat voor een gegeven dagboek. U kan echter deze mogelijkheid verhinderen, dagboek per dagboek, dankzij deze rubriek «Afsluiting». Door in deze rubriek een boekhoudkundige periode (bvb. : 9801) te plaatsen, kunt u verhinderen dat er via dit dagboek nog boekingen worden verwerkt in een periode kleiner dan deze welke u hier invult. Opgelet! Deze blokkering is onherroepelijk. De enige oplossing is de creatie van een dagboek van hetzelfde type en dit in de gewenste periode plaatsen.

Transacties Teneinde de centralisatieverwerking tweemaal vlugger te laten verlopen, raden we u aan de volgende waarde in deze rubriek in te vullen: - "30" voor de aankoop-, verkoop- en creditnotadagboeken. - "10" voor de dagboeken van het type «financiële rekening» en «diverse posten».

- 55 -

MANUEL DE REFERENCE De centralisatie van de transacties gebeurt niet langer stuk per stuk, maar per blok van respectievelijk 30 en 10.

BTW/Imputatie Deze rubrieken worden momenteel niet gebruikt in EQUISIS. Zij beoogt dat een bedrijf, dat BTWnummers heeft in verschillende Europese landen, transacties zou kunnen verrichten in de BTWvoet van dat land. Zo zou EQUISIS, in het venster van de BTW-ventilatie, en zelfs al gaat het om een Belgische licentie, bv. de Franse percentages kunnen laten verschijnen. De bedragen zouden dan worden geïmputeerd op een Franse BTW-rekening (vermeld in de tabel naast de BTW-voet). Dit zal geen enkel effect hebben op de Belgische BTW-aangifte.

K. HET BESTAND VAN DE KLANTEN Het bestand van de klanten wordt gebruikt om in uw gegevensbestand de natuurlijke of rechtspersonen op te nemen aan wie u verkoopfacturen of creditnota's uitreikt. O p m e r k i n g EQUISIS maakt een onderscheid tussen «klant» en «rekening␣ klant». Het bestand van de klanten neemt alleen maar commerciële informatie op, terwijl het bestand van de bijzondere rekeningen (klanten en leveranciers) boekhoudkundige gegevens registreert. Vanuit het boekhoudkundig standpunt kan een klant tot 100 verschillende bijzondere rekeningen hebben.

Het ingavevenster bestaat uit 24 rubrieken:

Zoeksleutel Unieke identificatiecode van een klant van maximum 6 alfanumerieke karakters. Deze rubriek kan niet meer gewijzigd worden eenmaal de fiche gevalideerd is. U heeft bijna nooit toegang tot deze rubriek, behalve wanneer u een opzoeking uitvoert. Indien u dat wenst, stelt EQUISIS automatisch een zoeksleutel voor door de eerste drie karakters van de rubriek «Firma», gevolgd door het eerste karakter van de gemeente en, om te eindigen, een volgnummer van twee cijfers te nemen. Bij de creatie van een nieuwe klant vraagt EQUISIS, bij het valideren van de fiche, om de zoeksleutel te verduidelijken of de voorgestelde waarde te bevestigen. Indien uw zoeksleutel uit minder dan 6 karakters bestaat, voegt EQUISIS de nodige sterren toe om tot dit aantal karakters te komen.

Firmanaam Benaming klant (natuurlijk persoon of rechtspersoon) van maximum 30 alfanumerieke karakters.

Contact Het eerste deel van deze rubriek bevat de naam van de persoon met wie u handelsrelaties onderhoudt (maximum 20 alfanumerieke karakters); het tweede deel bevat de functie van deze persoon binnen de onderneming.

- 56 -

Adres Handelsadres van maximum 35 alfanumerieke karakters.

PC/Woonplaats Het postnummer van de gemeente van maximum 20 alfanumerieke karakters. Deze rubriek is verbonden aan het bestand van de gemeenten. Eenmaal het postnummer ingevoerd, stelt EQUISIS rechts van deze rubriek de benaming van de overeenstemmende gemeente voor. Mocht u een onvolledig postnummer ingeven, dan stelt het programma, rechts van het scherm, een venster voor met als titel «Selectie» met daarin de lijst van de postnummers, die overeenstemmen met de eerste effectief ingebrachte karakters, gevolgd door hun respectievelijke omschrijvingen. Indien het volledig of gedeeltelijk ingebracht postnummer niet gevonden wordt door het programma, dan stelt EQUISIS voor het te creëren. Wanneer u in deze rubriek het teken "*" inbrengt, worden al de postnummers, gekend in het gegevensbestand, in het selectievenster getoond.

- 57 -

MANUEL DE REFERENCE Land Door met de muis op dit venstermenu te klikken, kunt u kiezen uit een lijst die al de door u regelmatig gebruikte landen bevat. Eenmaal het land gekozen, verschijnt de code ervan rechts van deze rubriek. Indien u een ander land wenst te gebruiken dan deze uit de lijst, kies dan het laatste element «Andere ...». Hierna verschijnt het «Pop-Up Mover»-venster om dit keuzemenu uit te breiden en opnieuw te schikken.

Taal Door met de muis op dit venstermenu te klikken, kunt u kiezen uit een lijst waarin de verschillende talen vermeld staan die u regelmatig gebruikt. Eens de taal gekozen, verschijnt de code ervan rechts van deze rubriek. Indien u een andere taal wenst te gebruiken dan deze uit de lijst, dan moet u deze taal toevoegen via de opdracht «Voorkeuren» in het menu «Beheer» (zie hoofdstuk 14).

Devies Hier bepaalt u, volgens dezelfde werkwijze als bij de rubriek «Land», de valuta die meestal voor de facturatie van deze klant gebruikt zal worden.

Betalingsvw. Hier bepaalt u, volgens dezelfde werkwijze als bij de rubriek «Land», de betalingsvoorwaarden die u meestal voor deze klant zal gebruiken.

BTW-stelsel Door met de muis op dit venstermenu te klikken, kunt u kiezen uit een lijst waarin de verschillende BTW-stelsels staan. Deze lijst is vast en dus niet te wijzigen. De verschillende BTW-stelsels zijn: - Onderworpen: van toepassing voor alle klanten die BTW-plichtig zijn en die beschikken over een Belgisch BTW-nummer. - Niet-onderworpen: van toepassing voor alle klanten die niet onderworpen zijn aan de BTW zowel in België als in het buitenland. - Binnen EG: van toepassing voor alle klanten die behoren tot een andere EG-lidstaat dan België en waarvoor u intracommunautaire leveringen heeft verricht. Een BTW-nummer voorzien van de landcode is verplicht. - Buiten EG: van toepassing voor alle klanten die niet behoren tot de EG (export of import buiten de EG), waarvoor geen enkele faciliteit voor verlegging bestaat. - Verlegging buiten EG: enkel van toepassing voor klanten buiten EG. Het gaat om import waarvoor faciliteiten voor verlegging van heffing naar het binnenland bestaan. - Medecontractant : van toepassing voor de klanten waarvoor u handelingen met betrekking tot werken in onroerende staat en daarmee gelijkgestelde handelingen heeft verricht. Volgens art. 17 bis is de BTW te voldoen door de medecontractant.

- 58 -

- Vrijgesteld : van toepassing voor de klanten die transacties verrichten die zich nog in het toepassingsgebied van de BTW bevinden, maar die genieten van een vrijstelling of een franchise (vb. scholen). B E L A N G R I J K De juistheid van uw BTW-aangifte hangt in grote mate af van de juiste keuze van het BTWstelsel. Dit stelsel is nog te wijzigen tijdens de ingave van de facturen om op die manier de uitzonderingen te kunnen verwerken.

Ve r t e g e n w oord . Hier bepaalt u, volgens dezelfde werkwijze als bij de rubriek «Land», de vertegenwoordiger die verantwoordelijk is voor deze klant.

Vervoersvw. Hier bepaalt u, volgens dezelfde werkwijze als bij de rubriek «Land», de vervoervoorwaarden die voor deze klant van toepassing zijn.

Categorie Vrije rubriek van maximum 16 alfanumerieke karakters die dient voor statistiekdoeleinden en waardoor de klant per categorie gerangschikt kan worden.

BTW-nr. BTW-nummer van de klant van maximum 14 alfanumerieke karakters, een landcode van twee karakters inbegrepen (bvb. "BE"). De geldigheid van de code wordt door EQUISIS getest indien de landcode "BEL" is. In ieder geval wordt de juiste landcode automatisch voor het eigenlijke nummer geplaatst.

Telefoonnr. Beroepsmatig telefoonnummer van de klant van maximum 40 alfanumerieke karakters. Het formatteren van dit nummer gebeurt automatisch indien de landcode "BEL" is.

Telex/Fax Nummer van maximum 40 alfanumerieke karakters.

Hoogste krediet Schatting van het maximaal krediet dat de klant kan genieten.

- 59 -

MANUEL DE REFERENCE korting/T-nr. Korting en tarief dat van toepassing zal zijn op de klant (Deze rubriek is enkel nuttig indien u over de licentie «Facturatie» beschikt).

Commentaar Tekstrubriek die het mogelijk maakt informatie van deze klant bij te houden.

Centralisateur Algemene rekening uit het boekhoudplan waarop de boekingen van deze klant zullen gecentraliseerd worden. In EQUISIS wordt het nummer «400000» standaard als centralisatierekening voorgesteld. Indien het volledig of gedeeltelijk ingebracht rekeningnummer niet gevonden wordt door het programma, dan heeft u de mogelijkheid om het te creëren vanuit de klantenfiche (zie het bestand van de bijzondere rekeningen). De centralisatierekening is verplicht. EQUISIS stelt de rekening «400000» als standaard voor, maar u kan deze rekening ook vervangen door een andere op voorwaarde dat deze rekening van het type «Centralisatie» is. B E L A N G R I J K De valuta van de klant en van de centralisatierekening moet dezelfde zijn. Telkens als u een nieuwe klant aanmaakt met een devies dat verschilt van de BEF, moet u er wel op letten dat u van centralisatierekening verandert. U dient zeker een centralisatierekening te kiezen waarvan het devies overeenkomt met dat van de klant. In het tegenoverstaande geval, zal het saldo in valuta's niet meer van betekenis zijn.

O p m e r k i n g Indien u later de centralisatierekening van deze klant wenst te wijzigen dan doet u dit rechtstreeks in de «bijzondere rekeningen»-fiches van deze klant.

Boekingsrek. Algemene rekening uit het boekhoudplan die gebruikt zal worden als voorkeurwaarde voor de omzetrekening bij het rechtstreeks boeken van facturen in de module «Algemene boekhouding» worden (zie bestand der bijzondere rekeningen). Identieke werkwijze als bij de vorige rubriek «centralisatie». De boekingsrekening is facultatief. Het is meestal de rekening "Omzet" van uw rekeningstelsel. Bij het ingeven van een verkoopfaktuur stelt EQ deze rekening automatisch voor als standaardsuggestie voor de imputatierekening.

BTW-code BTW-code die van toepassing is voor deze klant. De volgende BTW-codes zijn mogelijk (België en Luxemburg):

- 60 -

CODE

BELGIQUE

LUXEMBOURG

0

0%

0%

1

6%

3%

2

12%

6%

3

21%

15%

4

12%

5 6

Vidange

Vidange

7

Non soumis

Non soumis

8

TVA facturée

TVA facturée

9

TVA insuffisante

TVA insuffisante

N/aftr. BTW Percentage niet aftrekbare BTW voor deze klant.

Rekeningnr. Bankinstelling Deze rubriek bevat het (of de) nummer(s) van de bankrekening(en) van uw klant. De ingave van deze nummers wijkt af van de normale manier van werken en wordt verder uitgelegd. Rechts van de rubriek «BTW code» staat een knop waarvan het pictogram een brievenbus voorstelt. Door met de muis op deze knop te klikken verschijnt op het scherm een venster waarin u de adresinformatie van de klant nader kan bepalen. Bij de creatie van een klant worden er steeds drie adresfiches aangemaakt, nl. het adres van: - de handelszetel; -

levering;

-

facturatie.

- 61 -

MANUEL DE REFERENCE

De inhoud van de rubrieken hangt af van de gegevens, ingevuld in de hoofdfiche van de klant. De rubrieken «Contact», «Firmanaam», «Adres» en «Telefoonnr.» worden automatisch ingevuld, en dit voor de drie adresfiches. Indien nodig kan u wijzigingen aanbrengen. Deze adressen zullen u van pas komen bij het afdrukken van de verschillende documenten, zoals de aanmaningen of etiketten, facturen indien u over de licentie «Facturatie» beschikt. De rubriek «Titel» wordt momenteel niet gebruikt door EQUISIS. Deze knop stelt u in staat naar de volgende adresfiche over te gaan. Het cijfer in de knop duidt op het nummer van het actuele adres: 1 = handelszeteladres, 2 = leveringsadres, 3 = facturatieadres. Indien u deze knop aanklikt, dan kan u een nieuw adres toevoegen. Met behulp van deze knop, kan u het getoonde adres verwijderen, behalve de eerste drie adressen (handelszetel-, leverings- en facturatieadres). O p m e r k i n g Wanneer u een nieuwe klantenfiche valideert, dan vraagt EQUSIS u automatisch de zoeksleutel te bepalen. Deze bestaat verplicht uit 6 alfanumerieke karakters.

- 62 -

Indien u deze knop aanklikt, onderaan het venster van de klantenfiche, dan ziet u een overzicht met de geboekte prestaties voor de huidige klant. Om een detail hiervan op het scherm te zien, dubbelklikt u een prestatielijn uit het overzicht. Deze knop is enkel nuttig indien over de licentie «Facturatie beschikt». Het bestand van de prestaties wordt beschreven in de handleiding «EQUISIS Voorraadbeheer en Facturatie». Door op deze knop, rechtsboven in de fiche, te klikken, komt er een keuzelijst van verschillende bijkomende opties te voorschijn. Let er evenwel op dat slechts de eerste drie opties actief zijn bij de creatie van een klant. Klikt u deze knop aan, dan worden de volgende keuzemogelijkheden voorgesteld:

1. Toegang tot de bankrekeningen Deze optie laat toe de bankrekeningen van een klant toe te voegen, te veranderen, te schrappen, en te raadplegen. Bij selectie van deze optie verschijnt een dialoogvenster :

De geldigheid van het rekeningnummer wordt getest bij de ingave. Om een nieuw bankrekeningnummer toe te voegen, klikt u de «OK»-knop aan. Om dit dialoogvenster te verlaten, klikt u op de «Annuleren»-knop. De overige knoppen hebben de volgende betekenis : de bankrekening schrappen een bankrekening toevoegen terug naar de vorige bankrekening verder naar de volgende bankrekening

2. Wijzigen van de BTW-instellingen Deze tweede optie laat toe de BTW-instellingen, zoals de BTW-code en het percentage nietaftrekbare BTW, van de klant te wijzigen via bijkomende dialoogvensters.

3. Fiche bewaren als voorkeur Deze optie stelt u in staat alle waarden als voorkeurwaarden te registreren die op dat ogenblik in de volgende rubrieken staan:postcode, woonplaats, taal, devies, land, betalingsvoorwaarden, BTW-stelsel, vervoersvoorwaarden en vertegenwoordiger.

- 63 -

MANUEL DE REFERENCE Deze voorkeurwaarden zijn enkel in te stellen op basis van een bestaande fiche. Maar wanneer deze bestaande fiche verwijderd wordt, dan blijft deze optie uit het venstermenu steeds beschikbaar. Selecteert u een bestaande fiche uit de lijst op het scherm en u gebruikt vervolgens de opdracht «Nieuwe fiche» uit het menu «Beheer», dan kan u deze fiche ook gebruiken als model of duplicata. U wijzigt op deze manier enkel de waarden, die u nodig acht aan te passen.

4. Een bijzondere rek. toevoegen Deze optie maakt het mogelijk een nieuwe bijzondere rekening bij uw klant toe te voegen. EQ stelt u dan automatisch een nieuw nummer voor. Voor verdere inlichtingen raadpleegt u de uitleg over het bestand van de bijzondere rekening. O p m e r k i n g EQUISIS maakt systematisch een bijzondere klantenrekening aan voor elke nieuwe klant. De opdracht «Een bijzondere rek. toevoegen» is dus slechts nuttig indien u verschillende bijzondere rekeningen wil creëren voor die klant.

5. Alle bijzondere rek. opzoeken Deze handeling opent een nieuw venster waarin alle rekeningen van de derden van die klant getoond worden. Nadat u de gezochte rekening geselecteerd hebt, geeft EQ het ingavescherm van de rekening van de derden.

6. Controlepaneel Deze handeling brengt u in een nieuw scherm:

- 64 -

Dit scherm geeft overzichtelijke informatie gebaseerd op de rekeningen der derden van de klant. - Het scrollvenster toont de evolutie van het gecumuleerd maandelijks saldo van de klant voor het laatst geopend boekjaar. - De analyse van de verhouding van het jaarlijks zakencijfer (opgesteld vanaf algemene rekeningen van de klasse "70") tot het globaal jaarlijks zakencijfer gebeurt via een eerste knop «Deel v/d omzet». Het geeft u een duidelijke aanwijzing over de belangrijkheid van deze klant voor uw onderneming. - De vergelijking tussen de verkopen BTW inbegrepen en het maandelijks saldo van de klant gebeurt via de tweede knop «Omzet BTWi».

- Een raming van de evolutie van het gemiddeld krediet, berekend door het glijdend gemiddelde op de twaalf laatste maanden, wordt verkregen door de derde knop «Gemiddeld krediet».

- 65 -

MANUEL DE REFERENCE

7. De bewegingen afdrukken Deze handeling stelt u in staat al de boekhoudkundige bewegingen af te drukken die in het Grootboek van de bijzondere rekeningen werden geregistreerd.

8. Bestellingen tonen Deze handeling stelt u in staat een overzicht op het scherm te krijgen van alle bestaande bestellingen van die klant, uitgevoerd of nog openstaand (ingegeven vanuit het bestand van de bestelbons klanten).

9. Leveringen tonen U gebruikt deze opdracht wanneer u een overzicht wil van alle uitgevoerde leveringen aan deze klant, afgehandeld of nog openstaand (geboekt vanuit het bestand van de verzendingsnota's).

10. Backorders tonen Indien u een overzicht wil van elk artikel in backorder per bestelbon klant, dan gebruikt u deze opdracht uit het venstermenu. Dubbelklikt u een lijn uit het overzicht, dan verschijnen verschillende inlichtingen in verband met het backorder. Indien nodig maakt u gebruik van de navigatieknoppen, links bovenaan het venster, om van de ene backorderfiche van de klant naar de andere over te gaan.

- 66 -

L. HET BESTAND VAN DE LEVERANCIERS Het bestand van de leveranciers wordt gebruikt om in uw gegevensbestand de natuurlijke of rechtspersonen op te nemen van wie u uw aankoopfacturen of creditnota's ontvangt. O p m e r k i n g Net zoals voor de klanten maakt EQ het verschil tussen "leverancier" en de "Rekening leverancier". Het bestand van de leveranciers neemt alleen maar commerciële informatie op, terwijl het bestand van de bijzondere rekening (leveranciers), boekhoudkundige inlichtingen registreert. Vanuit boekhoudkundig standpunt kan een leverancier tot 100 verschillende bijzondere rekeningen hebben.

Het ingavescherm is ongeveer hetzelfde als dit van het klantenbestand :

- 67 -

MANUEL DE REFERENCE

U zult kunnen opmerken dat sommige rubrieken verdwenen zijn, zoals bij voorbeeld de vertegenwoordiger of het BTW-nummer. De enige verschillen van belang hebben betrekking op : - de centralisatierekening (440000 in plaats van 400000), - de imputatierekening (rekening klasse "60" of "61"), - de rubriek "Disconto", die u invult indien de leverancier de gewoonte heeft u een disconto toe te kennen op uw aankopen. - de eerste grafiek van het "Controlepaneel" die nu de omvang van de aankopen van goederen en diensten toont ten opzichte van het totaal van de aankopen van de onderneming.

M. HET BESTAND VAN DE BIJZONDERE REKENINGEN Zoals u het net gezien heeft, is het bestand van de bijzondere rekeningen het specifiek boekhoudkundig element voor elke klant en elke leverancier.

- 68 -

Bij het toevoegen van een nieuwe klant wordt automatisch een bijzondere rekening opgemaakt. Het is ook zo voor de leverancier. Ze draagt altijd een nummer uit negen cijfers die als volgt is samengesteld : - «C» of «F» naar gelang het om een klant of leverancier gaat, - de 6 karakters van de zoeksleutel van de klant of de leverancier, - een index die altijd «00» is voor de rekening die automatisch door EQ wordt opgemaakt. Deze rekening wordt «Hoofdrekening» genoemd. Dit nummer kan niet meer gewijzigd worden. O p m e r k i n g Indien u een nieuwe bijzondere rekening bij een klant of bij een leverancier zou willen toevoegen, moet u dat altijd doen via de fiche van de klant of van de leverancier en door gebruik te maken van de handeling "Rekening toevoegen". De indexen "00" en "04" zijn voor het intern gebruik van EQ voorbehouden. De index "01" wordt gebruikt voor de boeking van de overschrijvingen terwijl de index "02" voor de uitgeschreven cheques dient.

De volgende rubrieken kunnen door u gebruikt worden:

- 69 -

MANUEL DE REFERENCE Omschrijving Verplichte benaming uit maximum 24 karakters.

Centralisatie Door op deze rubriek te klikken komt er een keuzemenu te voorschijn waarin al de centralisatierekeningen van dat type staan. De omschrijving van de gekozen rekening verschijnt altijd rechts van deze rubriek. De centralisatierekening is een rekening van algemene boekhouding waarin de boekingen van de bijzondere rekeningen gecentraliseerd worden. Voor de rekeningen klanten gaat het om de rekening "400000", terwijl het voor de leveranciers om de rekening "440000" gaat. De keuze van de centralisatierekening wordt door twee elementen beïnvloed : het type bijzondere rekening en zijn valuta. vb.

- een bijzondere rekening klant van het type "Wissel" zal als centralisatie de rekening "401000 Te ontvangen wissel" krijgen. - een bijzondere rekening klant van het type "Wissel" zal als centralisatie de rekening "401000 Te ontvangen wissel" krijgen.

Boekingsrek. De imputatierekening verduidelijkt welke resultatenrekening zal gebruikt moeten worden bij de boeking van een factuur. Een rekening leverancier zal een rekening algemene boekhouding van de klasse "60" of "61" krijgen terwijl een rekening klant een algemene rekening van de klasse "70" zal krijgen. Deze rubriek is verbonden aan het bestand van de algemene rekeningen. Eens de rekening bepaald, stelt het programma de titel van de rekening voor. Indien de rekening nog niet bestaat, krijgt u de kans die aan te maken. vb.

Klant «Dupont» : 451000 Te betalen BTW 700000 Omzet

1210 210 1000

Indien u de imputatierekening "700000" aan uw rekening klant toekent, zal EQ de boeking automatisch naar deze rekening verwijzen.

Devies De vreemde valuta waarin de rekening moet gehouden worden. Denk eraan dat de Belgische frank ook deel uitmaakt van de vreemde valuta's. Kies enkel een andere valuta dan de Belgische frank als u vaak facturen registreert in deze andere valuta. Indien uw leverancier u facturen zendt in verschillende valuta's moet u: - of ze allemaal in een rekening boeken die uitsluitend in Belgische franken gehouden wordt. Dan moet u manueel al u bedragen op deze documenten omrekenen. - of evenveel bijzondere rekeningen verbonden aan deze leverancier aanmaken als gebruikte valuta's. In dat geval zorgt u ervoor om altijd de bijzondere rekening leverancier te kiezen die gehouden wordt in de valuta van de factuur die u boekt.

- 70 -

Deze opmerking geldt ook voor uw klanten. Ze vloeit voort uit het feit dat een bijzondere rekening enkel in één vreemde valuta kan gehouden worden (bovenop de nationale valuta, natuurlijk !).

Type Door een type aan een bijzondere rekening toe te wijzen is het mogelijk de evolutie van de tegoeden en van de schulden beter te volgen. Voorbeeld : De klant «Enigmateam N.V.» moet 100.000 fr, vervaldag 90 dagen einde maand. Om het incasseren te waarborgen op de vervaldag stemt hij in met een wissel. Om de wet op de boekhouding na te volgen moet u als volgt boeken : 401000 «Wissels te bekomen»

100000

aan Klant «Enigmateam N.V.»

100000

In een klassieke boekhouding verlaat de wissel het vervaldagenboek van de klanten. Met EQ is het mogelijk een rekening van de derde in te geven van het type "Wissel" die in de rekening 401000 «Te ontvangen wissels» gecentraliseerd zal worden. De boeking gaat als volgt : Klant «Enigmateam N.V.», type «Wissel»

100000

aan Klant «Enigmateam N.V.», type «Normaal»

100000

Volgens de wet op de boekhouding komen de boekingen overeen daar u hebt : 401000 «Te ontvangen wissels»

100000

aan 400000 «Klanten»

100000

De verschillende types zijn: - Normaal: voor al de gebruikelijke verrichtingen (fakturen, creditnota's, betalingen per bank of kas ...) - Op afbetaling : voor de inboeking van de facturen afbetaling. In dat geval zal de centralisatierekening kunnen variëren : 360000 "Afbetaling op voorraad", 406000 "Andere gestorte afbetalingen", 460000 "Afbetalingen ontvangen op bestellingen". - Voorschot: voor de boekhouding van de voorschotten. Het voorschot wordt niet in rekening gebracht en is dus niet aan de BTW onderworpen (in tegenstelling met de afbetaling). - Wissels: op deze rekening registreert u al de handelswissels die dienen om uw fakturen te betalen. Kies 401000 "Te ontvangen wissels" of 441000 "Te betalen wissels" als centralisatierekening - Overschrijvingen: op deze rekening boekt u de uitgeschreven overschrijvingen. - Cheques: op deze rekening boekt u de uitgeschreven cheques. - Verbintenis: deze classificatie wordt voorzien in het kader van boekhoudingen gebaseerd op verbintenisrekeningen.

- 71 -

MANUEL DE REFERENCE Commentaar Hier kunt u een algemene commentaar over de bijzondere rekening inlassen.

Saldo's Deze rubrieken geven u het jaarlijks saldo van de rekening van de derde, in Belgische franken en in valuta's, voor de laatste drie boekjaren. Vanuit het basisscherm van het bestand klanten, krijgt u toegang tot verschillende bijkomende handelingen.

1. Controlepaneel Deze handeling brengt een nieuw scherm te voorschijn:

Dit scherm verstrekt een analyse van de situatie van de gekozen bijzondere rekening. De gebruiker vindt er boekhoudkundige inlichtingen en beheersinformatie. De analyse kan evengoed gebeuren via grafieken of cijfers die gevisualiseerd worden dankzij drie scrollvensters.

Het gecumuleerd saldo Dit eerste scrollvenster toont de maandelijkse evolutie van het saldo van de rekening van de derde. Dit gegeven is vooral interessant voor de klanten want het vormt een indicator van hun creditwaardigheid. Indien het gecumuleerd saldo inderdaad onveranderd blijft en dat het zakencijfer niet evolueert, betaalt de klant niet meer. Indien het saldo sneller dan het zakencijfer evolueert, is de klant ook een slechte betaler.

- 72 -

Het gecumuleerd saldo wordt per periode voorgesteld vanaf het begin van het boekjaar en tot de boekhoudkundige periode die overeenkomt met de datum van de dag zelf.

Aantal bewegingen De eerste rubriek van dit tweede scrollvenster registreert het aantal bewegingen op de rekening geboekt, per boekhoudkundige periode. Deze informatie stelt u in staat de gemiddelde waarde te berekenen van een transactie met de klant of de leverancier. Mocht deze waarde te zwak zijn, dan kunt u de klant een bedrag opleggen "Forfaitair bedrag voor beheerskosten". In het geval van de leverancier, kunt u meer interessante betalingsvoorwaarden vragen.

Zakencijfer exclusief BTW en BTW-listing Deze twee rubrieken registreren respectievelijk de bedragen van de aankopen of verkopen (onder aftrek van de creditnota's), naargelang het gaat om een bijzondere rekening van de leverancier of klant, evenals de BTW op deze bedragen. Het zakencijfer exclusief BTW is hetgene dat op het einde van het jaar op de BTW-listing verschijnt: de niet aan de BTW onderworpen bewegingen zullen dus niet onder deze rubrieken vermeld staan.

Zakencijfer BTW inbegrepen Het gaat hier om een economische en commerciële informatie die u in staat stelt de omvang van uw transacties per periode te weten, door zich te baseren op de bewegingen uit het dagboek van de aankopen, creditnota's op aankopen, verkopen en creditnota's op verkopen. Dit laat EQUISIS ook toe het gemiddeld krediet te berekenen.

Historiek van het saldo De rubrieken in dit derde scrollvenster stellen u in staat de evolutie van het saldo van de rekening te volgen opgesteld op basis van de bewegingen van de periode, en tevens het totaal te bepalen voor elk van deze periodes van de debeten creditbewegingen in Belgische franken en in valuta's. Wat de grafieken betreft, die zijn identiek aan deze beschreven voor het bestand klanten. Zie dit deel, indien nodig.

2. De bewegingen tonen Deze handeling maakt het mogelijk een lijst te tonen van al de bewegingen (al dan niet openstaand) op deze rekening geboekt. Dit "Grootboek" bevat de volgende informatie : - Datum (van de boeking) - Boekingsnummer - Stuknummer - Omschrijving van de beweging - Totaal in valuta - Waarde van de valuta van de beweging

- 73 -

MANUEL DE REFERENCE - Bedrag in Belgische franken van de rekening gedebiteerd - Bedrag in Belgische franken op de rekening gecrediteerd - Staat van de beweging (voor de afpunting) - Bedrag van de afpunting - Aanmaningsniveau - Datum van de laatste aanmaning U boekt voortdurend facturen en betalingen op uw rekeningen der derden klanten en leveranciers. Om u toe te laten deze verrichtingen korrekt te kunnen volgen, vraagt EQ u, bij de ingave van uw financiële stukken of diversen of deze betaling betrekking heeft op een openstaande factuur (met andere woorden onbetaald). EQ gaat deze informatie halen vanuit deze rubriek "Lijsten" die als volgt gecodeerd is: - 0: onbetaalde aan- of verkoopfactuur, - -1: gedeeltelijk betaalde aan- of verkoopfactuur (slechts één gedeeltelijke betaling), - -2: gedeeltelijk betaalde aan- of verkoopfactuur (twee gedeeltelijke betalingen), - -3: gedeeltelijk betaalde aan- of verkoopfactuur (drie gedeeltelijke betalingen). - 1: aan- of verkoopfactuur volledig betaald in één of meerdere keren, - 2: creditnota, financiële of diverse verrichtingen waarvan het bedrag volledig gediend heeft tot het afpunten van één of meerdere facturen, - 3: creditnota, financiële of diverse verrichtingen waarvan het bedrag nog niet volledig gediend heeft tot het afpunten van één of meerdere facturen. Samengevat, de codes 1 en 2 duiden op volledig afgepunte bewegingen, terwijl de andere codes open bewegingen aanduiden. Enkel de codes 2 en 3 hebben geen betrekking op facturen.

Indien u één van de lijnen uit het overzicht dubbelklikt, dan verschijnt een nieuw venster identiek aan het vorige, dat de boeking in het dagboek in zijn geheel voorstelt:

- 74 -

Het symbool dat een microscoop voorstelt is een knop die de situatie van de afpuntingen van een vooraf geselecteerde beweging laat zien. Nadat u op deze knop geklikt hebt, verschijnt een scherm dat uit twee delen bestaat

- 75 -

MANUEL DE REFERENCE Indien de geselecteerde beweging een factuur of een creditnota is, licht het eerste scrollvenster u in over het bedrag, de vervaldag en de wijze van betaling van deze faktuur. Anders blijft deze zone leeg. In het tweede scrollvenster ziet u de situatie van de afpuntingen voor deze bewegingen. Dit voorbeeld illustreert het geval van een factuur voor een bedrag van 2.904 te betalen voor 24/ 10/97 door overschrijving (code =3) en die een totale afpunting heeft ondergaan via de boeking 9710BBL0000804. Deze laatste referentie wordt op de volgende manier geïnterpreteerd: NNPPDDDBBBBBLL, of : - NN duidt het boekjaar aan, "97" - PP duidt de boekhoudkundige periode aan (van 00 tot 12), "10" - DDD duidt de code van het dagboek aan waarin de boeking staat,"BBL" - BBBBB duidt het nummer van de interne boeking in dat dagboek aan, "00008" - LL duidt het nummer van de lijn in deze boeking, "04" De bedragen verschijnen altijd in de valuta gekozen voor het houden van de bijzondere rekening.

3. De bewegingen afdrukken Deze handeling stelt u in staat om: - ofwel het overzicht van de openstaande bewegingen af te drukken onder de vorm van een rekeninguittreksel - ofwel de volledige historiek van de bewegingen die op deze rekening geboekt werden. De volgende elementen worden u achtereenvolgens gevraagd: - «Rek.uittreksel»: al dan niet een afdruk onder de vorm van een rekeninguittreksel. - Indien u niet kiest voor «Rek.uittreksel»: referentie van de eerste boekhoudkundige periode vanaf de welke u wenst deze historiek af te drukken. De standaardsuggestie van EQ is de eerste periode van het boekjaar. - Referentie van de laatste boekhoudkundige periode vanaf de welke u wenst deze historiek af te drukken. De standaardsuggestie van EQ is de laatste periode van het boekjaar. - Indien u enkel de openstaande bewegingen («OK» aanklikken) wenst af te drukken of daarentegen alle bewegingen zelfs diegene die al volledig werden afgepunt («Annuleren aanklikken).

4. De BTW-listing initialiseren Deze handeling is vooral nuttig bij het overstappen van een manuele boekhouding of een ander boekhoudkundig programma naar EQ.

- 76 -

Indien deze overstap gebeurt in de loop van het boekjaar, kan de gebruiker voor elke rekening klant of leverancier achtereenvolgens de omzet en het al eerder ingebrachte BTW-bedrag inboeken. Zo zal de BTW-listing de informatie bevatten over het volledig burgerlijk jaar. Ze kan ook nuttig zijn om, na een verkeerde codering, manueel een correctie aan te brengen in deze bedragen.

N. HET BESTAND VAN DE ANALYTISCHE AARDEN Het begrip analytische aarden werd reeds behandeld bij het voorstellen van de algemene rekeningen. Om de analytische resultatenrekeningen in detail te kunnen analyseren, is het nodig om aan elke analytische beweging, een code te verbinden, die het type van lasten of produkten bepaalt, die hij voorstelt. Deze lijst aarden van lasten of produkten wordt bepaald in het bestand van de analytische aarden. Het ingavevenster van de analytische aarden ziet er als volgt uit:

Het ingavevenster bestaat uit vier rubrieken:

- 77 -

MANUEL DE REFERENCE Aard Alfanumerieke code uit zes posities die op een unieke manier een aard van lasten of produkten identificeert. U kiest bij voorkeur een numerieke codering (die kan overeenkomen met de decimalisering van uw rekeningen van lasten of produkten van uw rekeningstelsel in algemene boekhouding). O p m e r k i n g Het afdrukken van de analytische resultaten stelt de aarden voor in dalende volgorde gesorteerd op deze rubriek "Aard". U moet dus, als eerste karakter voor deze rubriek, een verschillend karakter kiezen voor de lasten en voor de produkten, waarvan de waarde ook groter is (volgens de ACII waarde) voor de produkten dan voor de lasten. Bij voorbeeld: 7 ... voor de produkten en 6 ... voor de lasten.

Omschrijving Benaming van de aard uit maximum 24 karakters.

Commentaar Rubriek die de ingave van een commentaar mogelijk maakt over deze analytische aard.

Vertaalde omschrijvingen Het scrollvenster onder in het scherm dient om de vertaling van de omschrijving van de algemene rekening in een vreemde taal mogelijk te maken. De talen waarin deze vertaling mogelijk is, worden door de gebruiker gekozen vanuit het menu "Ingave" via de optie "Voorkeuren". Deze mogelijkheid tot vertaling stelt u in staat eventueel verschillende analytische resultaten in verschillende talen af te drukken.

O. HET BESTAND VAN DE ANALYTISCHE REKENINGEN Daar de analytische boekhouding op een structuur met verantwoordelijkheid gebaseerd is, behandelt EQ de gegevens op drie niveaus: 1. de analytische rekening, 2. het departement, 3. de onderneming. De analytische rekening (ook genoemd "Kostencentrum", "Winstcentrum", "Verantwoordelijkheidcentrum") vormt hiërarchisch gezien het laagste niveau. Ze komt overeen met de concrete werkzaamheden van het bedrijf (voorbeeld : atelier A, de commercialisatie van de software pakketten, ...). Het departement groepeert een verzameling analytische rekeningen om er een geheel van te maken dat van een verantwoordelijke afhangt (voorbeeld : de produktie, de distributie, ...) De onderneming vormt natuurlijk het hoogste niveau. Ze verzamelt alle departementen.

- 78 -

Het organisatieschema hierboven illustreert de verdeling van het bedrijf in drie niveaus. U merkt direkt 5 analytische rekeningen op: "Beheer", "Bureautika", Apple Macintosh", "IBM PS/2" en "Andere". De eerste twee zijn verbonden aan het departement "Software", terwijl de andere drie deel uitmaken van het departement "Hardware". Deze twee departementen vormen de voornaamste activiteit van de onderneming. Het ingavevenster van de analytische rekeningen bestaat uit 9 rubrieken en ziet er als volgt uit:

- 79 -

MANUEL DE REFERENCE Analytische rek. Code bestaande uit zes alfanumerieke karakters die de analytische rekening identificeert.

Omschrijving Benaming, bestaande uit 24 karakters, gegeven aan de analytische rekening.

Verantwoordel. Naam van de verantwoordelijke van deze analytische rekening.

Werkeenheid Benaming van het element dat de activiteit van de analytische rekening het best schetst. Ze dient vooral indien u uitkeringen van de ene analytische rekening naar een andere wenst te "herfactureren" of door te berekenen. Deze rubriek is facultatief en zal slechts dienen bij het registreren van analytische boekingen in hoeveelheid.

Eenheidskost Deze rubriek bevat de waarde verbonden aan de eenheid van de analytische rekening. Bijvoorbeeld: u kunt beslissen dat in uw onderneming, de uren gepresteerd door het analytisch centrum "Algemene Administratie" ten voordelen van de andere analytische centra doorberekend worden tegen 550 frank per uur.

Afdeling Alfanumerieke code van drie karakters van het departement waarvan de rekening deel uitmaakt. Eens deze code gevalideerd, stelt het programma EQUISIS de volledige benaming van het betrokken departement rechts van de rubriek voor. Mocht u een onvolledige code ingeven, dan stelt EQUISIS, rechts van het scherm, een venster voor met als titel «Selectie» waarin een lijst staat van al de bruikbare departementen (die effectief overeenstemmen met de eerst getypte karakters). Indien de volledig of gedeeltelijk ingebrachte code niet gevonden wordt door het programma, stelt EQUISIS u voor een fiche departement aan te maken. Wanneer de gebruiker in deze rubriek het teken "*" inbrengt, worden in het selectievenster al de departementen getoond, gekend door het systeem dat het departement bepaalt en waarvan de analytische rekening deel uitmaakt.

Type Het klikken met de muis op deze rubriek doet een rolmenu verschijnen waarin de mogelijke waarden (t.t.z. normaal en voorraad) vermeld staan. Om een korrekt beheersresultaat (analytisch) op te stellen, is het nodig het type «NORMAAL» toe te kennen aan al de rekeningen die in deze resultatenrekening moeten hernomen worden. Er wordt daarentegen geen rekening gehouden met het type «VOORRAAD» in het berekenen van het analytisch resultaat. Dit laatste type wordt aan al de analytische rekeningen toegekend die een winkel vertegenwoordigen van grondstoffen, eindprodukten, ...

- 80 -

Commentaar Rubriek die een commentaar over de analytische rekening kan bevatten. Indien u bovendien de commentaar begint met het teken "=", dan heeft u de mogelijkheid om een supplementaire code te vermelden in de boeking.

Analytische/Percentage Deze verdeelsleutels zijn van toepassing bij een analytische rekening waarvan de code steeds begint met het karakter «&». In dit geval laat de tabel in het ingavevenster toe tot 10 codes van bestaande analytische rekeningen in te voeren, waaraan u een verdeelpercentage toekent. Deze formule wordt automatisch toegepast bij het inboeken op een rekening van de klasse «6» of «7», indien de bijhorende code ingevoerd is in de fiche van de algemene rekening. Indien dit niet het geval is, dan kan u deze codes via een instelbaar venstermenu zelf oproepen om aldus de verdeelsleutels toe te passen. Vanuit dit scherm zijn drie bijkomende handelingen toegankelijk (toevoeging van fiche uitgezonderd) via het ontrollingsmenu voorgesteld door deze ikoon. Klikt u deze ikoon aan, dan worden u de volgende keuzen voorgesteld:

1. Controlepaneel Deze eerste handeling stelt u in staat voor een gekozen analytische rekening een beheersresultaat af te drukken voor een bepaalde periode, met of zonder budget.

2. Bewegingen tonen Deze tweede optie stelt u in staat al de bewegingen geboekt op deze rekening zichtbaar te maken:

- 81 -

MANUEL DE REFERENCE Door een van de bewegingen dubbel te klikken, kan u de volledige boeking zichtbaar maken zoals ze in het dagboek van de analytische boekingen gemaakt werd. Vervolgens ziet u het volgende venster op het scherm.

Deze knop die een microscoop voorstelt, stelt u in staat de boeking van de algemene boekhouding te visualiseren zoals ze in het dagboek verschijnt: zo kunt u zien waar deze analytische boeking vandaan komt. Indien de analytische beweging die u analyseert, niet vanuit de algemene boekhouding aangemaakt werd, blijft deze knop inactief.

3. De bewegingen afdrukken Deze laatste handeling stelt u in staat het Grootboek van de analytische rekeningen af te drukken.

P. HET BESTAND VAN DE AFDELINGEN Zoals u het al eerder gezien hebt, vormt het departement het tussenniveau tussen de analytische rekening en de onderneming in zijn geheel. Het ingavevenster ziet er als volgt uit:

- 82 -

Het bestaat uit vier rubrieken:

Afdeling Alfanumerieke code uit drie karakters die op een unieke manier een departement identificeert.

Omschrijving Benaming van het departement uit maximum 24 karakters.

Verantwoordel. Identiteit van de persoon die de verantwoordelijkheid draagt voor het departement.

Vertaalde omschrijvingen Het scrollvenster onderaan het venster dient om de vertaling van de omschrijving van de analytische rekening in een vreemde taal mogelijk te maken. De talen waarin deze vertaling mogelijk is, worden door de gebruiker gekozen vanuit het menu "Ingave" via de optie "Voorkeuren" (zie hoofdstuk 14). Deze mogelijkheid tot vertaling stelt u in staat eventueel verschillende analytische resultaten in verschillende talen af te drukken.

- 83 -

MANUEL DE REFERENCE

O p m e r k i n g Het voornaamste departement met de code "DEP" is altijd aanwezig in al de basissen die over de licentie voor de analytische boekhouding beschikken.

Q. HET BESTAND VAN DE BUDGETTEN Het bestand van de budgetten dient om de maandelijkse vooruitzichten van lasten of produkten in hoeveelheid en/of in waarden te registreren in functie van de volgende drie elementen: - de analytische rekening - de aard van de lasten of produkten - de oorsprong van de bewegingen

Het ingavevenster bestaat uit de volgende rubrieken:

Analytische rek. Analytische rekening waarvoor het budget wordt opgesteld.

- 84 -

Aard Analytische aard die de aard van de last en het produkt verduidelijkt voor de in het budget opgenomen bedragen.

Oorsprong Het aanklikken van dit keuzemenu stelt u in staat tussen 3 mogelijke oorsprongen te kiezen: extern, inter-departement en intra-departement. Dit begrip van oorsprong maakt het mogelijk aan het budget van éénzelfde analytische rekening en voor éénzelfde aard tot drie verschillende bedragen toe te kennen, in functie van het feit dat deze bedragen afkomstig zijn van buiten de onderneming, van een ander departement dan dat van de analytische rekening of tenslotte van hetzelfde departement.

Boekhoudperiode Boekhoudkundige periode die overeenkomt met de maand waarvoor het budget is opgesteld.

Voorzien bedrag Bedrag dat oorspronkelijk voorzien was voor het budget. Dit bedrag zal negatief zijn indien het een last voorstelt en positief indien het een produkt voorstelt.

Standaardhoev. De in het budget opgenomen hoeveelheid uitgedrukt in functie van de eenheid van de analytische rekening.

Aangepast Rubriek die voorzien is voor het registreren van een aanpassing van het budget in de loop van het jaar. De regels voor het coderen zijn dezelfde als voor de rubriek "Voorzien bedrag".

Veranderd op Datum waarop dit budget werd aangepast.

R. HET BESTAND VAN DE INVESTERINGEN. Het bestand van de investeringen dient om alle aankopen, die het voorwerp zijn van een afschrijving, te groeperen. Dit bestand maakt het mogelijk dat EQUISIS, met behulp van de knop «Afschrijving» onderaan het venster voor de ingave van de dagboeken (menu «Boekhouding» opdracht «Algemene Boekhouding»), de afschrijvingsboekingen automatisch voor te bereiden in het «diversen»-dagboek.

- 85 -

MANUEL DE REFERENCE

O p m e r k i n g De ingave van de investeringstabel kan zowel rechtstreeks gebeuren als tijdens het inboeken van een aankoopfactuur. Zo zal het ingavevenster van de investeringstabel verschijnen van zodra u een algemene rekeningnummer van het type «Investering» (klasse 2) gebruikt.

Het ingavevenster bestaat duidelijk uit 2 delen: 1. Het eerste deel, dat bestaat uit verschillende rubrieken en die hierna worden beschreven, beschrijft de investering evenals de afschrijvingsmethode. 2. Een tweede deel dat de knoppen «Creëren», «Schrappen» en «Manueel» bevat, alsook een afschrijvingstabel.

1. De rubrieken van de fiche Code Invest. Nummer van de fiche (max. 14 AN) in het bestand van de investeringen t.t.z. de code (zoeksleutel) van de investering.

- 86 -

Methode Rolmenu waar u de keuze hebt tussen de verschillende afschrijvingsmethodes (vb. lineair, degressief).

Investering Naam van de leverancier en de omschrijving van het boekingsstuk zoals ingevoerd tijdens het inboeken van de aankoopfactuur.

Datum verwerving Datum van de aankoopfactuur.

Beginwaarde Totaal exclusief BTW, wat het reëel af te schrijven bedrag is.

1 ° periode Boekhoudperiode vanaf dewelke de afschrijvingen zullen starten, standaard zal de lopende periode van het aankoopdagboek voorgesteld worden.

L ° periode Periode van de laatste afschrijving buiten EQUISIS.

Stuknr. Stuknummer van de aankoopfactuur binnen EQUISIS.

Jaarlijks % Jaarlijks afschrijvingspercentage.

Reeds afgeschreven Rubriek waartoe u geen toegang hebt, die het gecumuleerde totaal van de afschrijving herneemt.

Restwaarde Rubriek waartoe u geen toegang hebt, die de aanschafwaarde, verminderd met de reeds geregistreerde afschrijvingen, herneemt.

Investeringsrek. Nummer van de boekingsrekening gekozen tijdens het inboeken van de aankoopfactuur van het investeringsgoed.

- 87 -

MANUEL DE REFERENCE Afschrijvingsrek. Nummer van de algemene afschrijvingsrekening voor deze investering.

Kostenrek. Nummer van de kostenrekening waarnaar de afschrijvingen toegewezen worden.

Analytische rek. Nummer van de analytische rekening relatief aan de kostenrekening.

2. Afschrijvingstabel De tweede zone is opgebouwd uit 3 knoppen en een afschrijvingstabel. Automatische samenstelling van het afschrijvingsplan, dat in de rechtse tabel wordt ingevuld. Automatisch afsluiten van de afschrijving in het geval waarbij het investeringsgoed het bedrijf verlaat. Manuele samenstelling van het afschrijvingsplan. In de tabel verschijnt het afschrijvingsplan voor deze investering.

- 88 -

7. INGAVE VAN DE BOEKINGEN Het ingeven van uw boekhoudkundige documenten, gebeurt steeds in een dagboek. Het opslaan van dit ingave gebeurt onder de vorm van een boeking, die u identificeert aan de hand van een uniek en sequentieel stuknummer. Een boeking zal steeds uit minimum twee lijnen zijn opgebouwd. Elke lijn bevat een rekeningnummer, een omschrijving en een bedrag dat op de debet-of creditzijde van de rekening in kwestie moet worden geplaatst. Om boekingen in de algemene boekhouding in te geven, kiest u in het menu «Boekhouding» de opdracht «Algemene Boekhouding…».

O p m e r k i n g Onder Windows moet men als toetsenbord-equivalent de corresponderende toets en de «CTRL»-toets gelijktijdig indrukken. vb.

«Algemene Boekhouding…»: «CTRL» + "1".

Op deze manier krijgt u toegang tot het dialoogvenster voor de ingave van de boekingen in de dagboeken van: - aankopen, - creditnota's op aankopen, - verkopen,

- 89 -

MANUEL DE REFERENCE - creditnota's op verkopen, - financiële verrichtingen, - diverse posten.

De 6 «radio»-knoppen aan de linkerkant van het venster stellen de 6 beschikbare dagboektypes voor. Om een type dagboek te selecteren, volstaat het de knop, die met het gewenste dagboektype overeenkomt, aan te klikken. Vervolgens verschijnt in het scrollvenster, rechts naast de knoppen, de lijst van de dagboeken die toebehoort aan de geselecteerde categorie. Indien u bv. de knop «Aankopen» aanklikt, dan verschijnt de lijst van de in uw boekhouding aanwezige aankoopdagboeken. O p m e r k i n g De volgende toetsenbord-equivalenten zijn voorzien om een dagboek te selecteren: Selectie van het «Aankopen»-dagboek: «command» + "1" onder Macintosh / «CTRL» + "1" onder Windows; «CN/aankopen»: «command» + "2" / «CTRL» + "2"; «Verkopen»: «command» + "3" / «CTRL» + "3";

- 90 -

«CN/verkopen»: «command» + "4" / «CTRL» + "4"; «Financiële rek.»: «command» + "5" / «CTRL» + "5"; «Diverse posten»: «command» + "6" / «CTRL» + "6".

Wanneer u een van de elementen uit deze lijst selecteert, ziet u de geopende boekhoudkundige periode voor dat dagboek. In het voorgaande voorbeeld is het dagboek van de aankopen met als code «AAN» geopend in de periode die overeenstemt met de maand februari 1998. Dit betekent dat u in dit dagboek al uw aankoopfacturen boekt die u heeft ontvangen in febrauri 1998. Wanneer u een dagboek heeft aangeduid, dan beschikt u in het venstermenu, rechts bovenaan het venster, over enkele bijkomende acties:

1. Een dagboek toevoegen Deze actie geeft u de mogelijkheid een nieuw journaal te creëren zonder boekingen in te geven. Standaard zal het dagboek dat u aanmaakt als type het huidige geselecteerde krijgen (zie bestand van de dagboeken).

2. Info over het dagboek Gebruikt u deze opdracht uit het venstermenu, dan verschijnt een venster waarin een samenvatting van alle inlichtingen met betrekking tot het dagboek te voorschijn komt.

3. Het dagboek raadplegen Deze derde actie is zeer belangrijk. Zij stelt u in staat om het even welke boeking, geregistreerd in het journaal, weer te geven. Het volstaat om de datum van de eerste en van de laaste boeking aan te geven die u wil raadplegen. Standaard stelt EQUISIS u de begin- en einddatum van de lopende periode voor. Vervolgens verschijnen de boekingen in lijstvorm. U kan de boeking in zijn geheel raadplegen door een lijn uit het overzicht te dubbelklikken.

- 91 -

MANUEL DE REFERENCE

O p m e r k i n g Kiest u 1 januari als begindatum van uw selectie, dan krijgt u eveneens de boekingen op het scherm die verricht zijn in de openingsperiode. Deze opmerking is vooral van belang bij het raadplegen van boekhoudkundige stukken van een «diverse posten»-dagboek (zie het bestand van de bijzondere rekeningen).

4. Het dagboek afsluiten Telkens als u klaar bent met de ingave van de boekhoudkundige documenten van de maand voor een bepaald dagboek, moet u dit dagboek afsluiten en een volgende periode openen. Deze afsluiting heeft als gevolg dat u geen boekhoudkundige stukken meer kan ingeven in periodes die kleiner dan of gelijk aan de laatst afgesloten periode zijn voor dit dagboek. B E L A N G R I J K De boekhoudperiode is verbonden aan het dagboek. Dit betekent dat de dagboeken onafhankelijk van elkaar zijn voor wat betreft de sluitingen: een aankoopdagboek kan geopend zijn in maart 1996, terwijl een financieel dagboek nog geopend is in december 1995. De enige beperking die u heeft op het vlak van het afsluiten van een dagboek, ligt in het feit dat u geen boekhoudkundige documenten, die toebehoren aan verschillende boekhoudkundige periodes, tot het zelfde dagboek mag toelaten.

Om een dagboek af te sluiten, volstaat het het dagboek te selecteren en vervolgens in het venstermenu de opdracht «Het dagboek afsluiten» te gebruiken. EQUISIS vraagt u vervolgens uw keuze te bevestigen. Het is echter mogelijk, onder bepaalde voorwaarden, terug te keren tot een periode die kleiner is dan de lopende periode. Op deze manier kan u nog facturen of andere boekhoudkundige documenten, die u zou kunnen vergeten zijn, tussenvoegen. Door middel van deze opdracht kan u ook nog terugkeren indien u bijv. het dagboek per vergissing hebt afgesloten. EQUISIS stelt u voor dit dagboek te heropenen in de volgende boekhoudkundige periode. Dit laat u vervolgens toe boekhoudkundige stukken in deze periode in te geven. In geval van annulatie van deze heropening, verschijnt op het scherm een lijst met de beschikbare periodes. Zo kan u dus het dagboek heropenen in een andere periode dan de volgende. Indien u geen enkele periode wenst te heropenen voor dit dagboek; dan sluit u het «Selectie»-venster door middel van de «sluit»knop.

- 92 -

O p m e r k i n g Daarenboven kan u het dagboek afsluiten en overgaan naar de volgende periode (indien alle boekingen werden gecentraliseerd) door te klikken in de referentiezone van de boeking (onder de titel «Ingave van de boeking…» bovenaan het ingavevenster) of via het toetsenbord-equivalent «Cmd» + "P" (onder Macintosh) of «CTRL» + "P" (onder Windows).

5. het dagboek afdrukken U kan een dagboek afdrukken zonder dit venster te verlaten. U hoeft enkel het gewenste dagboek te selecteren en vervolgens de opdracht «Het dagboek afdrukken» uit het venstermenu te gebruiken. EQUISIS vraagt de periode die moet worden afgedrukt (standaard stelt EQ de lopende periode voor) evenals de te hanteren printerparameters. Indien u de opdracht «Dagboeken…» uit het menu «Lijsten» gebruikt, dan kan u uw dagboeken makkelijker afdrukken. Deze opdracht biedt u daarenboven nog meer mogelijkheden, maar daartoe heeft u hier geen toegang. Indien het geselecteerde dagboek het dagboek van de leveranciersoverschrijvingen is, vraagt EQUISIS of u de overschrijvingen leveranciers wil afdrukken.

6. Abonnementen De abonnementsboekingen van EQUISIS zijn een zeer interessante optie om fouten te vermijden en om ervoor te zorgen dat de boekhouding op een meer zekere en coherente manier wordt gevoerd. U maakt een dagboek «diverse posten» aan waarin u het selectievakje «Abonnementsboekingen» aankruist. U start met de ingave in het dagboek en u geeft alle boekingen in die periodiek terugkeren en waarvan de bedragen niet wijzigen. Wanneer u een van deze boekingen wil oproepen dan selecteert u het dagboek van de abonnementen in de lijst van de dagboeken. Vervolgens klikt u in het venstermenu de opdracht «Abonnementen boeken» aan. EQUISIS toont vervolgens alle ingegeven boekingen in dit dagboek. Eenmaal dat u de boeking hebt gekozen, vraagt EQUISIS het dagboek waar de boeking dient te worden ingeschreven en dupliceert deze vervolgens simpelweg.

7. Abonnementen boeken De tweede oplossing laat u toe een oude boeking te hernemen door per lijn het bedrag ervan te veranderen. U start met de ingave in het corresponderende dagboek van diversen en u klikt vervolgens de «@»-knop aan, links onderaan het venster. EQUISIS vraagt daarna de dagboekcode in te voeren waarin u de boeking wil verrichten en stelt u vervolgens voor om de begin- en einddata van de periode in te voeren. Vervolgens stelt EQUISIS u deze boeking lijn per lijn voor met de vraag of u het bedrag wil ingeven. Deze methode stelt u in staat de doeltreffendheid en de ingavesnelheid te verhogen en de fouten te beperken.

- 93 -

MANUEL DE REFERENCE Klikt u deze knop (links onderaan het venster «Keuze van het dagboek») aan, dan kan u boekhoudkundige documenten vanuit andere programma's importeren. Gelieve contact met ons op te nemen voor verdere inlichtingen indien deze functionaliteit u interesseert.

Gebruikt u deze knop (links onderaan het «Keuze v/h dagboek»-venster) dan kan u, enkel voor de «Diverse posten»-dagboeken, de afschrijvingsboekingen voor de lopende periode door EQUISIS automatisch laten voorbereiden. EQUISIS zal hiervoor de elementen opzoeken die u heeft ingevoerd in het bestand van de investeringen.

Indien, voor een gekozen dagboek, de boekingen niet direct gecentraliseerd zijn (geen directe bijwerking van de boekingen), dan is het mogelijk om hen te verwijderen of aan te passen. Vanaf het ogenblik dat een dagboek niet-gecentraliseerde boekingen bevat, wordt de opdrachtknop, waarvan het pictogram een boek voorstelt, actief alsook de «=»-knop. Deze laatste stelt u in staat de boekingen in het tussendagboek (niet-gecentraliseerde boekingen) te tonen. Om een boeking uit het tussendagboek te verwijderen, klikt u op een lijn uit de lijst en vervolgens op de «-»knop. De wijziging van een niet-gecentraliseerde boeking gebeurt als volgt: u kiest een van de boekingen uit het tijdelijk dagboek en u klikt op de «OK»-knop. Eenmaal de validering bevestigd, ziet u de vensters voor de ingave van de boekingen waar u de boekingsrekeningen kan aanpassen voor de aan- en verkoopdagboeken. Voor de dagboeken van de financiële rek. en de diverse posten kan u in surplus de bedragen wijzigen.

S-boekingen Wanneer u een «Diversen»-dagboek selecteert en er zijn niet-bijgewerkte boekingen aanwezig, dan is de «S»-knop beschikbaar. Door middel van deze knop kan u boekingen in het tussendagboek aanduiden, bv. afschrijvingen, zodat met deze boekingen reeds rekening wordt gehouden bij het afdrukken van de balans (menu «Lijsten» opdracht «Balansen...» optie «Met S-boekingen») zonder dat ze zijn bijgewerkt. Indien u het selectievakje «Onmiddellijk boeken» niet hebt aangekruist (menu «Beheer» opdracht «Voorkeuren…»), dan zal iedere ingegeven boeking niet onmiddellijk in het grootboek verwerkt worden en eerst in een tussendagboek worden weggeschreven. Indien EQUISIS merkt dat, voor een geselecteerd dagboek, het grootboek niet is bijgewerkt, dan is de knop, waarvan het pictogram een boek voorstelt, actief. Daarna kan u een bijwerking uitvoeren. O p m e r k i n g In het «Ingave v/d boekingen»-venster wordt het selectievakje «Boekingen direct bijwerken» standaard aangekruist en is niet te wijzigen indien de voorkeur «Onmiddelijk boeken» actief is. In het andere geval heeft u de keuze tot zolang er geen boekingen in het tussendagboek aanwezig zijn.

- 94 -

Diverse controles gebeuren op het moment van centralisatie van een boeking. EQUISIS verifieert namelijk dat de bedragen niet kleiner dan of gelijk zijn aan 0. Het is zelfs onmogelijk twee maal dezelfde boeking, ja zelfs twee boekingen met hetzelfde interne nummer, te centraliseren. B E L A N G R I J K Het is aan te raden dat u voor de aan- en verkopen niet meer dan vijftig lijnen per boeking ingeeft. Ten aanzien van de financiële verrichtingen en de diverse posten telt elke afpunting van een factuur ook voor een lijn. vb.

Een rekeninguittreksel van 10 lijnen waarin u 30 facturen betaalt telt dus 40 lijnen (30 + 10).

A. INGAVE VAN DE AANKOOPFACTUREN Om een aankoopfactuur in de boekhouding in te brengen, dient u eerst een aankoopdagboek te selecteren. Hiervoor klikt u de «Aankopen»-knop aan en selecteert u een dagboek in het scrollvenster. Vervolgens klikt u de «OK»-knop aan om te starten met de ingave van de aankoopfacturen. Een nieuw venster verschijnt vervolgens op het scherm:

- 95 -

MANUEL DE REFERENCE U merkt wellicht dat het bovenste gedeelte van het venster de interne referenties van de boeking weergeeft: boekjaar, boekhoudperiode, dagboek en boekingsnummer. Daarbij beschikt u nog over een «?»-knop (help) en een venstermenu met supplementaire handelingen: De ingave van een aankoopfactuur gebeurt in 4 etappes: - identificatie van de leverancier en het factuurtotaal, - De uitsplitsing van de bedragen voor de BTW-aangifte, - de vaststelling van de vervaldatum van de factuur, - de boekhoudkundige imputaties.

Identificatie van de leverancier en het factuurtotaal In deze stap kan u in de hiernavolgende rubrieken waarden invoeren of de bestaande inhoud wijzigen.

Stuknr. Geeft het nummer weer van de in te boeken factuur. Het gaat om een sequentiële nummering van de te registreren stukken. Standaard stelt EQUISIS het nummer voor van de laatst geboekte factuur verhoogd met 1. Het is af te raden dat u dit nummer wijzigt. Dit nummer dient inderdaad sequentieel te zijn en er mogen dus geen nummers ontbreken.

Zoeksleutel Identificatiecode van een leverancier van maximum 6 alfanumerieke karakters. Indien de code niet gevonden wordt door het programma, dan stelt EQUISIS voor het te creëren. Mocht u een onvolledig nummer ingeven, dan stelt het programma, rechts van het scherm, een venster voor met als titel «Selectie» met daarin de lijst van de leveranciers, die overeenstemmen met de eerste effectief ingebrachte karakters. Wanneer u in deze rubriek het teken "*" inbrengt, worden al de leveranciers, gekend in het gegevensbestand, in het selectievenster getoond.

Rekeningnr. Vervolgens zoekt EQUISIS alle bijzondere rekeningen op die verbonden zijn aan deze leverancier. Indien de leverancier slechts over één bijzondere rekening beschikt, dan wordt deze automatisch geselecteerd, anders dient u een keuze te maken uit de lijst van de mogelijke rekeningen.

Datum doc. U voert hier de datum van uitgifte van de factuur in. Standaard wordt de datum van het laatst ingevoerde document voorgesteld. De datum van het ducument kan niet groter zijn dan de datum van de boeking (zie hieronder).

Boekingsdatum Boekingsdatum van de factuur.Standaard wordt de datum van de laatste boeking voorgesteld. Deze datum moet zich situeren in de lopende periode van het dagboek.

- 96 -

Omschrijving Commentaar bij de boeking van max. 20 alfanumerieke karakters. Deze omschrijving zal verschijnen bij het afdrukken van het dagboek en in de historiek van de bijzondere rekening van de leverancier. Bovendien zal deze omschrijving gebruikt worden als communicatie van uw leveranciersoverschrijvingen. Voor het gebruik van de automatische overschrijvingen, neemt u best als omschrijving de datum van het document gevolgd door het factuurnummer van uw leverancier.

Wisselkoers Waarde van het devies van de leveranciersrekening zoals gedefinieerd in het bestand van de valuta's. Deze koers is tijdelijk aanpasbaar wanneer het gaat om vreemde valuta. De handeling «Wisselkoers wijzigen» uit het venstermenu geeft u de mogelijkheid de wisselkoers aan te passen vanuit het bestand van de valuta's.

Bedrag dev. BEF Bedrag in BEF omgerekend op basis van de wisselkoers in de voige rubriek bepaald. De waarde van deze rubriek kan niet worden aangepast. Zij wordt uitgerekend na een waarde in de rubriek «Bedrag dev.» te hebben ingevoerd (zie hieronder).

Disconto Bedrag van het disconto eventueel toegekend door de leverancier.

Bedrag dev. Hier voert u het netto bedrag incl. BTW in dat u aan uw leverancier verschuldigd bent. Dit bedrag moet positief zijn en moet worden ingevoerd in het devies van de rekening van de leverancier. Na het invoeren van deze waarde, wordt het totaal in BEF uitgerekend op basis van de omrekeneningsvoet in het devies van de rekening. Daarbovenop verschijnt een venster waarin u het «Bedrag dev.» moet gaan verdelen.

2. De uitsplitsing van de bedragen voor de BTW-aangifte Om de BTW-aangifte opgesteld door EQUISIS te kunnen begrijpen:

a) Aankopen Vak 81 : bedrag excl. BTW van de aankopen van goederen Vak 82 : bedrag excl. BTW van de aankopen van diensten Vak 83 : bedrag excl. BTW der investeringen Vak 87 : bedrag der aankopen excl. BTW indien het regime = medecontractant Vak 88 : bedrag der aankopen excl. BTW indien het regime = verlegging buiten EG

- 97 -

MANUEL DE REFERENCE Vak 86 : bedrag der aankopen excl. BTW indien het regime = Intracommunautair Vak 59 : BTW/aankopen Vak 55 : BTW/aankopen (regime Intracommunautair) Vak 56 : BTW/aankopen (regime medecontractant) Vak 57 : BTW/aankopen (regime verlegging buiten EG)

b) CN/aankopen Vak 81 : bedrag excl. BTW van de CN/aankopen van goederen (in mindering) Vak 82 : bedrag excl. BTW van de CN/aankopen van diensten (in mindering) Vak 83 : bedrag excl. BTW van de CN/investeringen (in mindering) Vak 84 : bedrag excl. BTW van de CN/aankopen (regime intracommunautair) Vak 85 : bedrag excl. BTW van de CN/aankopen (andere regimes) Vak 63 : BTW/CN/aankopen (regimes onderworpen, niet onderworpen, export) Vak 62 : aankopen (BTW gefactureerd) Vak 61 : CN/aankopen (BTW gefactureerd)

c) Verkopen Vak 45 : Basis 0% met regime BTW medecontractant Vak 46 : Basis 0% met regime intracommunautair Vak 47 : Basis 0% met regime export of verlegging buiten EG Vak 00 : Basis 0% voor de andere regimes Vak 01 : Basis 6% Vak 02 : Basis 12% Vak 03 : Basis 21% De andere basissen worden niet behandeld (N/A) Vak 54 : BTW op verkopen Vak 61: BTW gefactureerd of onvoldoende (totaal te betalen). Code 8 en 9 van de artikelfiches.

d)

CN/verkopen

Vak 48 : Basissen met regime intracommunautair Vak 49 : Basissen ander regime

- 98 -

Vak 64 : BTW op CN/verkopen Vak 62: BTW gefactureerd of onvoldoende (terug te vorderen). Code 8 en 9 van de artikelfiches.

e) Financieel Vak 59 : BTW/bankkosten Vak 82 : bankkosten De uitsplitsing van de BTW gebeurt volgens 2 criteria: - het BTW-regime van de klant of de leverancier - de gekozen BTW-voet bij de ingave van de aan- en verkoopfacturen De BTW-regimes in EQUISIS voor de klanten en de leveranciers zijn de volgende: - Onderworpen: van toepassing voor alle klanten die BTW-plichtig zijn en die beschikken over een Belgisch BTW-nummer. - Niet-onderworpen: van toepassing voor alle klanten die niet onderworpen zijn aan de BTW zowel in België als in het buitenland. - Binnen EG: van toepassing voor alle klanten die behoren tot een andere EG-lidstaat dan België en waarvoor u intracommunautaire leveringen heeft verricht. Een BTW-nummer voorzien van de landcode is verplicht. - Buiten EG: van toepassing voor alle klanten die niet behoren tot de EG (export of import buiten de EG), waarvoor geen enkele faciliteit voor verlegging bestaat. - Verlegging buiten EG: enkel van toepassing voor klanten buiten EG. Het gaat om import waarvoor faciliteiten voor verlegging van heffing naar het binnenland bestaan. - Medecontractant : van toepassing voor de klanten waarvoor u handelingen met betrekking tot werken in onroerende staat en daarmee gelijkgestelde handelingen heeft verricht. Volgens art. 17 bis is de BTW te voldoen door de medecontractant. - Vrijgesteld : van toepassing voor de klanten die transacties verrichten die zich nog in het toepassingsgebied van de BTW bevinden, maar die genieten van een vrijstelling of een franchise (vb. scholen). B E L A N G R I J K De juistheid van uw BTW-aangifte hangt in grote mate af van de juiste keuze van het BTWstelsel. Dit stelsel is nog te wijzigen tijdens de ingave van de facturen om op die manier de uitzonderingen te kunnen verwerken.

Teneinde het boekingsproces van aan- en verkoopfacturen in de algemene boekhouding te versnellen, wordt u een beschikking voor de automatische uitsplitsing van de BTW voorgesteld. Deze beschikking is gebaseerd op 3 elementen: - een BTW-code (0 tot 5), Code 0 = Basis 0%,

- 99 -

MANUEL DE REFERENCE Code 1 = Basis 6%, Code 2 = Basis 12%, Code 3 = Basis 21%, De codes 4 en 5 worden momenteel niet gebruikt door EQUISIS en zijn gereserveerd voor toekomstige BTW-voeten. - een percentage niet-aftrekbare BTW, - De boekingsrekening van de leveranciersfiches. De eerste twee parameters zijn gekoppeld aan de klant of aan de leverancier. In het bestand van de klanten en de leveranciers ziet u in het ingavevenster twee rubrieken («BTW-code», «N/aftr. BTW») boven de knop «Annuleren». U kan deze rubrieken rechstreeks aanpassen via de optie «Wijzigen van de BTW-instellingen» uit het venstermenu in de klanten- en leveranciersfiche, maar ook rechtstreeks in de betreffende velden in de klanten- en leveranciersfiches. U kan deze rubrieken eveneens aanpassen via het venster van de BTW-uitsplitsing door gebruik te maken van de knop «DEF…». Voor wat de boekingsrekening betreft, baseert het programma zich op deze gedefinieerd in de fiche van de bijzondere rekening gekoppeld aan de klant of de leverancier. Ter herinnering, bij de creatie van klanten of leveranciers wordt voor elk van deze een bijzondere rekening aangemaakt, met name de boekingsrekening van de klant of de leverancier. Indien u de boekingsrekeningen wil bijwerken, dan moet u de fiches van de bijzondere rekeningen aanpassen en DUS NIET de klanten- en leveranciersfiches! Dit boekingsproces wordt gecontroleerd door een voorkeur (menu «Beheer», «Voorkeuren…», ikoon «EQ» aanklikken), «Automatische BTW-uitsplitsing» genaamd. Eenmaal geactiveerd en in zoverre dat EQUISIS over een boekingsrekening beschikt, berekent het programma automatisch het totaalbedrag van de factuur of creditnota in functie van de BTW. Telkens u deze BTW-uitsplitsing wil wijzigen of controleren, dan volstaat het in de zone van de uitsplitsing te klikken of het toetsenbordequivalent «Command» + "S" ( onder Macintosh) of «Ctrl» + "S" (onder Windows) te gebruiken. Bij het valideren van een aankoopboeking, controleert EQUISIS de overeenstemming tussen de BTW-uitsplitsing (handelsgoederen, diensten en diverse goederen, investeringen) en de uitsplitsing in de kostenrekeningen (klasse 60,61 en 2). Bij gebrek aan overeenstemming meldt EQUISIS u dit. U kan altijd de boeking «forceren» en valideren zelfs in dit geval. Ingeval er een afrondingsverschil verschijnt tussen het totale factuurbedrag en het bedrag voorgesteld door het programma, dan zal EQUISIS het verschil regulariseren door de BTW aan te passen. Voor de Belgische versie, hernemen de vakken 71 en 72 van de BTW-aangifte enkel het kleinste saldo (totaal te betalen/ terug te vorderen). Eenmaal u het totaalbedrag incl. BTW hebt ingevoerd in de rubriek «Bedrag dev.», verschijnt een venster met als titel «BTW-uitsplitsing» (indien de optie «Automatische BTW-uitsplitsing» niet actief is). Dit laat u toe onmiddellijk boekingen in de BTW-rekeningen te genereren en uw BTW-aangifte te berekenen. Alle bedragen moeten positief zijn met uitzondering van de rubriek«Leeggoed» die een negatieve of positieve waarde kan hebben.

- 100 -

Het uitsplitsingsvenster bestaat uit 3 delen: - de titelbalk «BTW-uitsplitsing» en het uit te splitsen bedrag; - het regime en het BTW-nummer van de leverancier. Het regime is dit uit de leveranciersfiche. Het kan nochtans gewijzigd worden voor de huidige verrichting. Deze wijziging zal dan ook worden doorgevoerd in de leveranciersfiche. - de boekingsmatrix van de uitsplitsing De ingave van de bedragen gebeurt in de boekingsmatrix in BEF. Deze bestaat uit 3 kolommen: - Goederen : in deze kolom worden de aankopen van handelsgoeren of van grondstoffen opgenomen.Hier gaat het om de «60…»-rekeningen. U dient het bedag excl. BTW in te geven, maar ook de niet-aftrekbare BTW. Het ingevoerde bedrag beïnvloedt rechtstreeks vak 81 van de BTW-aangifte. - Diensten : u voert in deze kolom het totaal bedrag excl. BTW in (indien nodig, inclusief de niet-aftrekbare BTW) van de aankopen van diensten en diverse goederen (algemene kosten). Het betreft hier de «61…»-rekeningen. De bedragen vermeld in documenten zoals verzekeringskwijtingen, honorarianota's van advocaten of notarissen,… kunnen in deze kolom worden opgenomen. Dit bedrag beïnvloedt vak 82 van de aangifte. - Invest. : Indien uw factuur betrekking heeft op een aanschaf van een investeringsgoed, dan vult u deze in deze kolom in (bedrag excl. BTW + niet-aftrekbare BTW). Het betreft hier de «2…»-rekeningen. Vak 83 van de BTW-aangifte wordt rechtstreeks beïnvloed door deze kolom. De ingave in deze 3 kolommen gebeurt in functie van het BTW-percentage dat van toepassing is op de aankoop. Het BTW-bedrag wordt automatisch berekend rekening houdende met de BTWregimes (zie voorbeelden hierna). Buiten de matrix, kan u in 4 vakken de volgende zaken ingeven:

- 101 -

MANUEL DE REFERENCE 1. Leeggoed : Hier voert u het bedrag in van de geconsigneerde verpakkingen (waarborg). Dit bedrag is niet onderworpen aan de BTW en beïnvloedt de BTW-aangifte dus niet. U vult een positief bedrag in indien de verpakkingen verschuldigd zijn aan uw leverancier, en een negatief bedrag indien de leverancier de verpakkingen aan u moet vergoeden. Een inschrijving op de rekening van het leeggoed wordt vervolgens automatisch uitgevoerd. 2. Niet onderw.: u vult in dit vak het geheel van de bedragen in die niet onderworpen zijn aan de BTW en die de aangifte niet kunnen beïnvloeden. Dit is namelijk het geval bij de voorwaardelijke korting (niet afgetrokken van de factuur). 3. BTW gefact.: U voert hier het bedrag in van een factuur die enkel betrekking heeft op BTW. 4. Het vak «code stat.» zal worden gebruikt voor de opgave van de intracommunautaire verwervingen. U voert de code «A» in geval van vervolmakingsacties van activa in. In het geval van verbeteringsacties van passiva vult u de code «P» in. Voor meer inlichtingen wendt u zich tot uw BTW Administratie. Het veld «BTW n/rec.», niet toegankelijk, zal door EQUISIS worden gebruikt om het niet-aftrekbare bedrag aan BTW aan te duiden (voor de medecontractanten) berekend op basis van de voet vermeld in de leveranciersfiche. Voorbeeldboekingen: 1. Hetzij een factuur ten bedrage van 12.1000 BEF incl. BTW (dus 2.100 BEF BTW) voor de aankoop van handelsgoederen bestemd voor de doorverkoop voor een waarde van 7.000 BEF excl. BTW en 3.000 BEF voor de prestatie van diensten.

Ziehier hoe het venster van de BTW-uitsplitsing dient te worden ingevuld:

2. Hetzij een factuur van 24.9000 BEF die als volgt is samengesteld: aankopen goederen 20.000 BEF - BTW 50% aftrekbaar - geconsigneerde verpakkingen ter waarde van 700 BEF. Het ingavevenster ziet er als volgt uit:

- 102 -

3. Hetzij een factuur relatief aan een intracommunataire verwerving voor een bedrag van 250.000 BEF betreffende een nieuwe machine (investering). Deze aankoop is in België onderworpen aan een BTW-voet van 21%. Het uitsplitsingsvenster zal er dan als volgt uit zien:

O p m e r k i n g De ingave gebeurt in functie van de voet toegepast in België (zoals een Belgische aankoop), maar het BTWstelsel moet gelijk zijn aan intracommunautair. 4. Hetzij een douanedocument relatief aan een import vanuit de USA voor een aankoop van grondstoffen ten bedrage van 210.000 BEF.De factuur van 1.000.000 werd reeds ingegeven. Tijdens de ingave van de factuur, zag het venster van de uitsplitsing van de BTW er als volgt uit:

- 103 -

MANUEL DE REFERENCE

Voor de ingave van het douanedocument gaat u als volgt te werk:

5. Hetzij een factuur betreffende werken in onroerende staat voor een waarde van 200.000 BEF excl. BTW (12%) waarvoor de BTW dient te worden voldaan door de medecontractant. Het venster ziet er als volgt uit:

- 104 -

3. De vaststelling van de vervaldatum van de factuur Na de ingave van de BTW-uitsplitsing van uw factuur, berekent EQUISIS automatisch de vervaldag tegen dewelke het bedrag moet worden vereffend. EQUISIS baseert zich hiervoor op de betalingsvoorwaarden verbonden aan de leverancier en op de factuurdatum. Deze informatie verschijnt in het scrollvenster, links onderaan het ingavevenster:

Ziehier het voorbeeld van een factuur van 1.210 BEF BTW incl. betaalbaar tegen 1 oktober 1996. Het type stemt overeen met de gekozen betalingswijze. U kan de waarde ervan wijzigen door de rubriek te dubbelklikken. U kan nu ook de vervaldatum wijzigen die u wordt voorgesteld door EQUISIS. Deze knop laat u toe een nieuwe vervaldatum toe te voegen voor deze factuur, indien uw factuur moet worden betaald in schijven. Klikt u deze knop aan, dan kan u een vervaldatum wissen. Hij is slechts actief indien de cursor zich bevindt in één van de rubrieken van de te wissen vervaldag. O p m e r k i n g EQUISIS verifieert altijd of de som van de verschuldigde bedragen met verschillende vervaldata overeenkomt met het factuurtotaal, zoals deze in de rubriek «Bedrag dev.» is ingevoerd.

4. de boekhoudkundige imputaties Op het ogenblik dat al uw rubrieken ingevuld zijn, moet u de kostenrekening (klasse 6) of de actiefrekening (klasse 2) nog bepalen waar de bedragen, die zijn opgenomen in uw BTW-uitsplitsing, moeten worden geregistreerd. Om dit te doen, bevestigt u het eerste ingavevenster. Een nieuw venster verschijnt vervolgens op het scherm. EQUISIS heeft reeds automatisch een aantal lijnen in de boeking voorbereid, meer bepaald: - de beweging op de leveranciersrekening, - de beweging op de centralisatierekening gekoppeld aan de leveranciersrekening (meestal de rekening «440.000»), - de lijnen van de terug te vorderen en de te betalen BTW,

- 105 -

MANUEL DE REFERENCE - en eventueel de lijnen van het disconto, het leeggoed en de intresten. Hierna volgt een voorbeeld van het tweede ingavevenster.

U dient nu dus enkel nog het rekeningnummer aan te geven waarop de overgenomen bedragen dienen te worden geboekt. Standaard stelt EQUISIS de boekingsrekening, opgenomen in de fiche van de bijzondere rekening van de leverancier, voor. Uiteraard kan u dit rekeningnummer aanpassen. Bovendien gaat EQUISIS na of het ingevoerde rekeningnummer wel degelijk bestaat. Indien dit niet het geval is, dan stelt EQUISIS voor om het te creëren. Mocht u een onvolledig nummer ingeven, dan stelt het programma, rechts van het scherm, een venster voor met als titel «Selectie» met daarin de lijst van de boekingsrekeningen, die overeenstemmen met de eerste effectief ingebrachte karakters. Wanneer u in deze rubriek het teken "*" inbrengt, worden al de boekingsrekeningen, gekend in het gegevensbestand, in het selectievenster getoond. U kan ook de omschrijving van de boekingslijn nog aanpassen, alsook het te boeken bedrag op de rekening (in het geval van een boeking op meerdere kostenrekeningen). Indien u beschikt over de licentie voor de analytische boekhouding, dan ziet het venster er als volgt uit:

- 106 -

Indien u in dit geval als boekingsrekening een «6…»-rekening gekozen heeft, dan moet u het bedrag in de analytische boekhouding over een of meer analytische rekeningen uitsplitsen. Standaard bereidt EQUISIS u een analytische boekingslijn met hetzelfde bedrag voor als dit in de algemene boekhouding. Nu bepaalt u de analytische rekening. EQUISIS gaat na of het ingevoerde rekeningnummer wel degelijk bestaat. Indien dit niet het geval is, dan stelt EQUISIS voor om het te creëren. Mocht u een onvolledig nummer ingeven, dan stelt het programma, rechts van het scherm, een venster voor met als titel «Selectie» met daarin de lijst van de boekingsrekeningen, die overeenstemmen met de eerste effectief ingebrachte karakters. Wanneer u in deze rubriek het teken "*" inbrengt, worden al de boekingsrekeningen, gekend in het gegevensbestand, in het selectievenster getoond. Eenmaal de rekening aangegeven is, dan dient u enkel de analytische aard nog te specifiëren (zie het bestand van de analytische aarden). Deze rubriek werkt op analoge wijze als de vorige. De analytische rekening kan automatisch door EQUISIS worden voorgesteld indien u een analytische rekening hebt bepaald in de fiche van de kostenrekening in de algemene boekhouding (idem voor de verdeelsleutels). Indien u de kost over verschillende analytische rekeningen wil verdelen, dan kan u een nieuwe boekingslijn toevoegen door middel van deze knop.

- 107 -

MANUEL DE REFERENCE

Indien u een lijn uit de analytische boeking wil verwijderen, dan klikt u deze knop aan na eerst uw cursor in één van de te verwijderen rubrieken geplaatst te hebben. Het pop-up menu "Andere..." geeft u de mogelijkheid om een analytische rekening te selecteren (of te creëren indien het nog niet bestaat), die verschillende analytische verdeelsleutels bevat. Het pop-up menu "BTW-stelsel" links onderaan het venster is voorbehouden voor klanten die over een Luxemburgse licentie beschikken. O p m e r k i n g EQUISIS laat u dit tweede venster niet verlaten vooraleer de som van de geregistreerde totalen in de analytische rekeningen overeenkomt met het totaalbedrag uit de algemene boekhouding.

U kan dit venster valideren door de «OK»-knop aan te klikken. Indien u de operatie wil annuleren, dan gebruikt u de «Annuleren»-knop: vervolgens komt u terecht bij het laatste samenvattende venster dat er als volgt uitziet:

In dit venster ziet u duidelijk de aanwezigheid van twee scrollvensters.

- 108 -

Het eerste scrollvenster bevindt zich in het bovenste gedeelte van het venster. In dit scrollvenster kan u de lijnen zien van de boekingen die automatisch door EQUISIS werden gegenereerd. Deze lijnen kunnen niet worden gewijzigd. Indien een gegeven blijkt fout te zijn, dient u de boeking te annuleren en helemaal opnieuw te beginnen. Het tweede scrollvenster situeert zich in het onderste gedeelte van het samenvattingsvenster. De enige rubriek waartoe u toegang heeft is deze waar de lijnomschrijving van elke boekingslijn staat. Indien u nieuwe lijnen in de algemene boekhouding wilt toevoegen, dan klikt u op deze knop. Indien u daarentegen een boekingslijn uit het tweede scrollvenster wil wissen, dan plaatst u de cursor in de rubriek «Lijnomschrijv» van die lijn, en vervolgens klikt u dan deze knop aan. Indien er een analytische boeking aan deze lijn verbonden is, dan wordt zij automatisch vernietigd. Indien u een boekingslijn toebehorend aan het tweede scrollvenster wil aanpassen of de analytische lijnen wil raadplegen die erbij horen, dan dient u de cursor in de rubriek «Lijnomschrijv.» van de lijn in kwestie te plaatsen en vervolgens deze knop aan te klikken. Deze knop verschaft u toegang tot de «INTRASTAT»-aangifte. I M P O R T A N T Nu moet u beslissen of u deze boeking definitief wil opslaan in uw dagboek. Zoja en indien uw boeking in evenwicht is, dan klikt u op de «OK»-knop. Uw boekhouding wordt onmiddellijk bijgewerkt indien het selectievakje«Boekingen direct bijwerken» aangekruist is.

Indien u de ingave van uw boeking wil annuleren, dan klikt u op de «Annuleren»-knop. Deze handeling heeft enkele weerslag op de huidige factuur. Het feit dat u de ingave van de factuur niet valideert, heeft geen invloed op de ingave van de vorige stukken. Het bevestigen van een boeking heeft als doel: - de boeking op te slaan in het dagboek, - de BTW-aangifte bij te werken, - de bewegingen die de boeking samenstellen in de historiek van de algemene en leveranciersrekeningen op te slaan, - de bewegingen in de analytische boekhouding op te slaan, indien nodig.

B. DE INGAVE VAN DE CREDITNOTA'S OP AANKOPEN Om een creditnota op aankopen te verwerken in de boekhouding, kiest u eerst een dagboek met als type creditnota op aankopen. Hiervoor klikt u op de knop «CN/aankopen» en u selecteert in het scrollvenster een dagboek. Vervolgens volstaat het de «OK»-knop aan te klikken om te starten met de ingave van de creditnota's op aankopen.

- 109 -

MANUEL DE REFERENCE Het gekozen journaal beschikt over een eigen nummering van de boekhoudkundige stukken. U klasseert de creditnota's die u ontvangt van uw leveranciers dus best gescheiden van uw aankoopfacturen. Vanuit praktisch oogpunt rangschikt u uw creditnota's in een andere map dan deze die de aankoopfacturen bevat. Na het aanklikken van de «OK»-knop in het «Keuze v/h dagboek»-venster, verschijnt een nieuw venster:

Dit venster is geheel gelijkaardig met dat van de aankoopfacturen. U merkt wellicht dat het bovenste gedeelte van het venster de interne referenties van de boeking weergeeft: boekjaar, boekhoudperiode, dagboek en boekingsnummer. Daarbij beschikt u nog over een «?»-knop (help) en een venstermenu met supplementaire handelingen: De ingave van een creditnota op aankopen gebeurt in 4 stappen: - identificatie van de leverancier en het creditnotatotaal, - De uitsplitsing van de bedragen voor de BTW-aangifte, - de vaststelling van de vervaldatum van de creditnota, - de boekhoudkundige imputaties.

- 110 -

1. De identificatie van de leverancier en het factuurtotaal In deze stap kan u in de hiernavolgende rubrieken waarden invoeren of de bestaande inhoud wijzigen.

Stuknr. Geeft het nummer weer van de in te boeken creditnota. Het gaat om een sequentiële nummering van de te registeren stukken. Standaard stelt EQUISIS het nummer voor van de laatst geboekte creditnota verhoogd met 1. Het is af te raden dat u dit nummer wijzigt. Dit nummer dient inderdaad sequentieel te zijn en er mogen dus geen nummers ontbreken.

Zoeksleutel Identificatiecode van een leverancier van maximum 6 alfanumerieke karakters. Indien de code niet gevonden wordt door het programma, dan stelt EQUISIS voor het te creëren. Mocht u een onvolledig nummer ingeven, dan stelt het programma, rechts van het scherm, een venster voor met als titel «Selectie» met daarin de lijst van de leveranciers, die overeenstemmen met de eerste effectief ingebrachte karakters. Wanneer u in deze rubriek het teken "*" inbrengt, worden al de leveranciers, gekend in het gegevensbestand, in het selectievenster getoond.

Rekeningnr. Vervolgens zoekt EQUISIS alle bijzondere rekeningen op die verbonden zijn aan deze leverancier. Indien de leverancier slechts over één bijzondere rekening beschikt, dan wordt deze automatisch geselecteerd, anders dient u een keuze te maken uit de lijst van de mogelijke rekeningen.

Datum doc. U voert hier de datum van uitgifte van de creditnota in. Standaard wordt de datum van het laatst ingevoerde document voorgesteld. De datum van het document kan niet groter zijn dan de datum van de boeking (zie hieronder).

Boekingsdatum Boekingsdatum van de creditnota. Standaard wordt de datum van de laatste boeking voorgesteld. Deze datum moet zich situeren in de lopende periode van het dagboek.

Omschrijving Commentaar bij de boeking van max. 20 alfanumerieke karakters. Deze omschrijving zal verschijnen bij het afdrukken van het dagboek en in de historiek van de bijzondere rekening van de leverancier. U neemt best als omschrijving de datum van het document gevolgd door het nummer van de creditnota van uw leverancier.

Wisselkoers Waarde van het devies van de leveranciersrekening zoals gedefinieerd in het bestand van de valuta's. Deze koers is tijdelijk aanpasbaar wanneer het gaat om vreemde valuta.

- 111 -

MANUEL DE REFERENCE De handeling «Wisselkoers wijzigen» uit het venstermenu geeft u de mogelijkheid de wisselkoers aan te passen vanuit het bestand van de valuta's.


Disconto Bedrag van het disconto eventueel toegekend door de leverancier.

Bedrag dev. Hier voert u het netto bedrag incl. BTW in dat u aan uw leverancier verschuldigd bent. Dit bedrag moet positief zijn en moet worden ingevoerd in het devies van de rekening van de leverancier. Na het invoeren van deze waarde, wordt het totaal in BEF uitgerekend op basis van de omrekeneningsvoet in het devies van de rekening. Daarbovenop verschijnt een venster waarin u het «Bedrag dev.» moet gaan verdelen.

2. de uitsplitsing van de bedragen voor de BTW-aangifte Eenmaal u het totaalbedrag incl. BTW hebt ingevoerd in de rubriek «Bedrag dev.», verschijnt een venster met als titel «BTW-uitsplitsing» (indien de optie «Automatische BTW-uitsplitsing» niet actief is). Dit laat u toe onmiddellijk boekingen in de BTW-rekeningen te genereren en uw BTW-aangifte te berekenen. Alle bedragen moeten positief zijn met uitzondering van de rubriek«Leeggoed» die een negatieve of positieve waarde kan hebben.

Het uitsplitsingsvenster bestaat uit 3 delen: - de titelbalk «BTW-uitsplitsing» en het uit te splitsen bedrag;

- 112 -

- het stelsel en het BTW-nummer van de leverancier. Het regime is dit uit de leveranciersfiche. Het kan nochtans gewijzigd worden voor de huidige verrichting. Deze wijziging zal dan ook worden doorgevoerd in de leveranciersfiche. - de boekingsmatrix van de uitsplitsing De ingave van de bedragen gebeurt in de boekingsmatrix in BEF. Deze bestaat uit 3 kolommen: - Goederen : in deze kolom worden de creditnota's relatief aan aankopen van handelsgoeren of van grondstoffen opgenomen. Hier gaat het om de «60…»-rekeningen. U dient het bedag excl. BTW in te geven, maar ook de niet-aftrekbare BTW. Het ingevoerde bedrag beïnvloedt rechtstreeks vak 81 van de BTW-aangifte. - Diensten : u voert in deze kolom het totaal bedrag excl. BTW in (indien nodig, inclusief de niet-aftrekbare BTW) van de creditnota's relatief aan aankopen van diensten en diverse goederen (algemene kosten). Het betreft hier de «61…»-rekeningen. De bedragen vermeld in documenten zoals verzekeringskwijtingen, honorarianota's van advocaten of notarissen,… kunnen in deze kolom worden opgenomen. Dit bedrag beïnvloedt vak 82 van de aangifte. - Invest. : Indien uw creditnota betrekking heeft op een aanschaf van een investeringsgoed, dan vult u deze in deze kolom in (bedrag excl. BTW + niet-aftrekbare BTW). Het betreft hier de «2…»-rekeningen. Vak 83 van de BTW-aangifte wordt rechtstreeks beïnvloed door deze kolom. De ingave in deze 3 kolommen gebeurt in functie van het BTW-percentage dat van toepassing is op de aankoop. Het BTW-bedrag wordt automatisch berekend rekening houdende met de BTWregimes (zie voorbeelden hierna). Buiten de matrix, kan u in 4 vakken de volgende zaken ingeven: 1. Leeggoed : Hier voert u het bedrag in van de geconsigneerde verpakkingen (waarborg). Dit bedrag is niet onderworpen aan de BTW en beïnvloedt de BTW-aangifte dus niet. U vult een positief bedrag in indien de verpakkingen verschuldigd zijn aan uw leverancier, en een negatief bedrag indien de leverancier de verpakkingen aan u moet vergoeden. Een inschrijving op de rekening van het leeggoed wordt vervolgens automatisch uitgevoerd. 2. Niet onderw.: u vult in dit vak het geheel van de bedragen in die niet onderworpen zijn aan de BTW en die de aangifte niet kunnen beïnvloeden. Dit is namelijk het geval bij de voorwaardelijke korting (niet afgetrokken van de factuur). 3. BTW gefact.: U voert hier het bedrag in van een factuur die enkel betrekking heeft op BTW. 4. Het vak «code stat.» zal worden gebruikt voor de opgave van de intracommunautaire verwervingen. U voert de code «A» in geval van vervolmakingsacties van activa in. In het geval van verbeteringsacties van passiva vult u de code «P» in. Voor meer inlichtingen wendt u zich tot uw BTW Administratie. Het veld «BTW n/rec.», niet toegankelijk, zal door EQUISIS worden gebruikt om het niet-aftrekbare bedrag aan BTW aan te duiden (voor de medecontractanten) berekend op basis van de voet vermeld in de leveranciersfiche. Voorbeeldboekingen: 1. Hetzij een creditnota van 12.100 BEF BTW incl. (50% niet-aftrekbare BTW) voor een aankoop van diensten en diverse goederen. Het ingavenster zal er als volgt uitzien:

- 113 -

MANUEL DE REFERENCE

2. Hetzij een creditnota van 2.000 BEF (niet onderworpen aan de BTW) voor de retour van industriële recycleerbare verpakkingen. Het ingavevenster ziet er dan als volgt uit:

3. De bepaling van de vervaldatum van de creditnota Na de ingave van de BTW-uitsplitsing van uw creditnota, berekent EQUISIS automatisch de vervaldag tegen dewelke het bedrag moet worden vereffend. EQUISIS baseert zich hiervoor op de betalingsvoorwaarden verbonden aan de leverancier en op de datum van de creditnota. Deze informatie verschijnt in het scrollvenster, links onderaan het ingavevenster:

- 114 -

Ziehier het voorbeeld van een factuur van 1.210 BEF BTW incl. betaalbaar tegen 1 oktober 1996. Het type stemt overeen met de gekozen betalingswijze. U kan de waarde ervan wijzigen door de rubriek te dubbelklikken. U kan nu ook de vervaldatum wijzigen die u wordt voorgesteld door EQUISIS. Deze knop laat u toe een nieuwe vervaldatum toe te voegen voor deze creditnota, indien uw creditnota moet worden betaald in schijven. Klikt u deze knop aan, dan kan u een vervaldatum wissen. Hij is slechts actief indien de cursor zich bevindt in één van de rubrieken van de te wissen vervaldag. EQUISIS verifieert altijd of de som van de verschuldigde bedragen met verschillende vervaldata overeenkomt met het totaal van de creditnota, zoals deze in de rubriek «Bedrag dev.» is ingevoerd.

4. de boekhoudkundige imputaties Op het ogenblik dat al uw rubrieken ingevuld zijn, moet u de kostenrekening (klasse 6) of de actiefrekening (klasse 2) nog bepalen waar de bedragen, die zijn opgenomen in uw BTW-uitsplitsing, moeten worden geregistreerd. Om dit te doen, bevestigt u het eerste ingavevenster. Een nieuw venster verschijnt vervolgens op het scherm:

- 115 -

MANUEL DE REFERENCE EQUISIS heeft reeds automatisch een aantal lijnen in de boeking voorbereid, meer bepaald: - de beweging op de leveranciersrekening, - de beweging op de centralisatierekening gekoppeld aan de leveranciersrekening (meestal de rekening «440.000»), - de lijnen van de terug te vorderen en de te betalen BTW, - en eventueel de lijnen van het disconto, het leeggoed en de intresten. U dient nu dus enkel nog het rekeningnummer aan te geven waarop de overgenomen bedragen dienen te worden geboekt. Standaard stelt EQUISIS de boekingsrekening, opgenomen in de fiche van de bijzondere rekening van de leverancier, voor. Uiteraard kan u dit rekeningnummer aanpassen. Bovendien gaat EQUISIS na of het ingevoerde rekeningnummer wel degelijk bestaat. Indien dit niet het geval is, dan stelt EQUISIS voor om het te creëren. Mocht u een onvolledig nummer ingeven, dan stelt het programma, rechts van het scherm, een venster voor met als titel «Selectie» met daarin de lijst van de boekingsrekeningen, die overeenstemmen met de eerste effectief ingebrachte karakters. Wanneer u in deze rubriek het teken "*" inbrengt, worden al de boekingsrekeningen, gekend in het gegevensbestand, in het selectievenster getoond. U kan ook de omschrijving van de boekingslijn nog aanpassen, alsook het te boeken bedrag op de rekening (in het geval van een boeking op meerdere kostenrekeningen). Indien u beschikt over de licentie voor de analytische boekhouding, dan ziet het venster er als volgt uit:

- 116 -

Indien u in dit geval als boekingsrekening een «6…»-rekening gekozen heeft, dan moet u het bedrag in de analytische boekhouding over een of meer analytische rekeningen uitsplitsen. Standaard bereidt EQUISIS u een analytische boekingslijn voor hetzelfde bedrag voor van dit in de algemene boekhouding. Nu bepaalt u de analytische rekening. EQUISIS gaat na of het ingevoerde rekeningnummer wel degelijk bestaat. Indien dit niet het geval is, dan stelt EQUISIS voor om het te creëren. Mocht u een onvolledig nummer ingeven, dan stelt het programma, rechts van het scherm, een venster voor met als titel «Selectie» met daarin de lijst van de boekingsrekeningen, die overeenstemmen met de eerste effectief ingebrachte karakters. Wanneer u in deze rubriek het teken "*" inbrengt, worden al de boekingsrekeningen, gekend in het gegevensbestand, in het selectievenster getoond. Eenmaal de rekening aangegeven is, dan dient u enkel de analytische aard nog te specifiëren (zie het bestand van de analytische aarden). Deze rubriek werkt op analoge wijze als de vorige. De analytische rekening kan automatisch door EQUISIS worden voorgesteld indien u een analytische rekening hebt bepaald in de fiche van de kostenrekening in de algemene boekhouding (idem voor de verdeelsleutels). Indien u de kost over verschillende analytische rekeningen wil verdelen, dan kan u een nieuwe boekingslijn toevoegen door middel van deze knop. Indien u een lijn uit de analytische boeking wil verwijderen, dan klikt u deze knop aan na eerst uw cursor in één van de te verwijderen rubrieken te hebben geplaatst. Het pop-up menu "Andere..." geeft u de mogelijkheid om een analytische rekening te selecteren (of te creëren indien het nog niet bestaat), die verschillende analytische verdeelsleutels bevat. Het pop-up menu "BTW-stelsel" links onderaan het venster is voorbehouden voor klanten die over een Luxemburgse licentie beschikken. O p m e r k i n g EQUISIS laat u dit tweede venster niet verlaten vooraleer de som van de geregistreerde totalen in de analytische rekeningen overeenkomt met het totaalbedrag uit de algemene boekhouding.

U kan dit venster valideren door de «OK»-knop aan te klikken. Indien u de operatie wil annuleren, dan gebruikt u de «Annuleren»-knop: vervolgens komt u terecht bij het laatste venster. In dit venster ziet u duidelijk de aanwezigheid van twee scrollvensters. Het eerste scrollvenster bevindt zich in het bovenste gedeelte van het venster. In dit scrollvenster kan u de lijnen zien van de boekingen die automatisch door EQUISIS werden gegenereerd. Deze lijnen kunnen niet worden gewijzigd. Indien een gegeven blijkt fout te zijn, dient u de boeking te annuleren en helemaal opnieuw te beginnen. Het tweede scrollvenster situeert zich in het onderste gedeelte van het dit venster. De enige rubriek waartoe u toegang heeft is deze waar de lijnomschrijving van elke boekingslijn staat. Hierna ziet u een voorbeeld van dit venster op het scherm.

- 117 -

MANUEL DE REFERENCE

Indien u nieuwe lijnen in de algemene boekhouding wilt toevoegen, dan klikt u op deze knop. Indien u daarentegen een boekingslijn uit het tweede scrollvenster wil wissen, dan plaatst u de cursor in de rubriek «Lijnomschrijv» van die lijn, en vervolgens klikt u dan deze knop aan. Indien er een analytische boeking aan deze lijn verbonden is, dan wordt zij automatisch vernietigd. Indien u een boekingslijn toebehorend aan het tweede scrollvenster wil aanpassen of de analytische lijnen wil raadplegen die erbij horen, dan dient u de cursor in de rubriek «Lijnomschrijv.» van de lijn in kwestie te plaatsen en vervolgens deze knop aan te klikken. Deze knop verschaft u toegang tot de «INTRASTAT»-aangifte. B E L A N G R I J K Nu moet u beslissen of u deze boeking definitief wil opslaan in uw dagboek. Zoja en indien uw boeking in evenwicht is, dan klikt u op de «OK»-knop. Uw boekhouding wordt onmiddellijk bijgewerkt indien het selectievakje «Boekingen direct bijwerken» aangekruist is.

- 118 -

Indien u de ingave van uw boeking wil annuleren, dan klikt u op de «Annuleren»-knop. Deze handeling heeft enkel weerslag op de huidige creditnota. Het feit dat u de ingave van de creditnota niet valideert heeft geen invloed op de ingave van de vorige stukken. Het bevestigen van een boeking heeft als doel: - de boeking op te slaan in het dagboek, - de BTW-aangifte bij te werken, - de bewegingen die de boeking samenstellen in de historiek van de algemene en leveranciersrekeningen op te slaan, - de bewegingen in de analytische boekhouding op te slaan, indien nodig.

C. DE INGAVE VAN DE VERKOOPFACTUREN Om een verkoopfactuur te verwerken in de boekhouding, kiest u eerst een verkoopdagboek. Hiervoor klikt u op de knop «Verkopen» en u selecteert in het scrollvenster een dagboek. Vervolgens volstaat het de «OK»-knop aan te klikken om te starten met de ingave van de verkoopfacturen. Vervolgens verschijnt een nieuw venster:

- 119 -

MANUEL DE REFERENCE U merkt wellicht dat het bovenste gedeelte van het venster de interne referenties van de boeking weergeeft: boekjaar, boekhoudperiode, dagboek en boekingsnummer. Daarbij beschikt u nog over een «?»-knop (help) en een venstermenu met supplementaire handelingen. De ingave van een verkoopfactuur gebeurt in 4 stappen: - identificatie van de klant en het factuurtotaal, - De uitsplitsing van de bedragen voor de BTW-aangifte, - de vaststelling van de vervaldatum van de factuur, - de boekhoudkundige imputaties.

1. De identificatie van de klant en het factuurtotaal In deze stap kan u in de hiernavolgende rubrieken waarden invoeren of de bestaande inhoud van deze rubrieken wijzigen.

Stuknr. Geeft het nummer weer van de in te boeken factuur. Het gaat om een sequentiële nummering van de te registeren stukken. Standaard stelt EQUISIS het nummer voor van de laatst geboekte factuur verhoogd met 1. Het is af te raden dat u dit nummer wijzigt. Dit nummer dient inderdaad sequentieel te zijn en er mogen dus geen nummers ontbreken.

Zoeksleutel Identificatiecode van een klant van maximum 6 alfanumerieke karakters. Indien de code niet gevonden wordt door het programma, dan stelt EQUISIS voor het te creëren. Mocht u een onvolledig nummer ingeven, dan stelt het programma, rechts van het scherm, een venster voor met als titel «Selectie» met daarin de lijst van de leveranciers, die overeenstemmen met de eerste effectief ingebrachte karakters. Wanneer u in deze rubriek het teken "*" inbrengt, worden al de klanten, gekend in het gegevensbestand, in het selectievenster getoond.

Rekeningnr. Vervolgens zoekt EQUISIS alle bijzondere rekeningen op die verbonden zijn aan deze klant. Indien de klant slechts over één bijzondere rekening beschikt, dan wordt deze automatisch geselecteerd, anders dient u een keuze te maken uit de lijst van de mogelijke rekeningen.

Datum doc. U voert hier de uitgiftedatum van de verkoopfactuur in. Standaard wordt de datum van het laatst ingevoerde document voorgesteld. De datum van het document kan niet groter zijn dan de datum van de boeking (zie hieronder).

- 120 -

Boekingsdatum Boekingsdatum van de verkoopfactuur. Standaard wordt de datum van de laatste boeking voorgesteld. Deze datum moet zich situeren in de lopende periode van het dagboek.

Omschrijving Commentaar bij de boeking van max. 20 alfanumerieke karakters. Deze omschrijving zal verschijnen bij het afdrukken van het dagboek en in de historiek van de bijzondere rekening van de klant. U neemt best als omschrijving de datum van het document gevolgd door het nummer van uw verkoopfactuur.

Wisselkoers Waarde van het devies van de klantenrekening zoals gedefinieerd in het bestand van de valuta's. Deze koers is tijdelijk aanpasbaar wanneer het gaat om vreemde valuta. De handeling «Wisselkoers wijzigen» uit het venstermenu geeft u de mogelijkheid de wisselkoers aan te passen vanuit het bestand van de valuta's.


Disconto Bedrag van het eventueel toegekend disconto.

Bedrag dev. Hier voert u het netto bedrag incl. BTW in dat uw klant aan u verschuldigd is. Dit bedrag moet positief zijn en moet worden ingevoerd in het devies van de rekening van de klant. Na het invoeren van deze waarde, wordt het totaal in BEF uitgerekend op basis van de omrekeneningsvoet in het devies van de rekening. Daarbovenop verschijnt een venster waarin u het «Bedrag dev.» moet gaan uitsplitsen.

2. De uitsplitsing van de bedragen voor de BTW-aangifte Eenmaal u het totaalbedrag incl. BTW hebt ingevoerd in de rubriek «Bedrag dev.», verschijnt een venster met als titel «BTW-uitsplitsing». Het uitsplitsingsvenster bestaat uit 3 delen: - de titelbalk «BTW-uitsplitsing» en het uit te splitsen bedrag; - het stelsel en het BTW-nummer van de klant. Het regime is dit uit de klantenfiche. Het kan nochtans gewijzigd worden voor de huidige verrichting. Deze wijziging zal dan ook worden doorgevoerd in de klantenfiche.

- 121 -

MANUEL DE REFERENCE - de boekingsmatrix van de uitsplitsing.

De ingave van de bedragen gebeurt in de ingavematrix in BEF. Alle bedragen zijn positief behalve deze ingeschreven in de rubriek «Leeggoed» die zowel negatieve als positieve waarden kan bevatten. In tegenstelling tot de BTW-uitsplitsing van de aankoopfacturen en aankoopcreditnota's, bevat de ingavematrix van de verkoopfacturen slechts 2 toegankelijke kolommen. De kolom «MVH» bevat de diverse BTW-voeten. Er zijn 4 voeten: Basis 0%: beïnvloedt het vak 00 van de aangifte, behalve wanneer het gaat om intracommunautair stelsel; Basis 6% : beïnvloedt het vak 01 van de aangifte; Basis 12% : beïnvloedt het vak 02 van de aangifte; Basis 21% : beïnvloedt het vak 03 van de aangifte. De basis kan inclusief of exclusief BTW worden ingevoerd. Inderdaad, in functie van de «Voorkeuren» die u gekozen heeft, kan u in deze rubrieken ofwel het bedrag incl. BTW ingeven, ofwel het bedrag excl. BTW. In deze twee gevallen daarenboven berekent EQUISIS het BTW-bedrag. In het tweede geval berekent EQ het bedrag excl. BTW. Om afrondingsproblemen te vermijden, kan u het BTWbedrag, berekend door EQUISIS, aanpassen. De bedragen van de BTW-kolom beïnvloeden vak 54 van de BTW-aangifte. Buiten de matrix, kan u in 4 vakken de volgende zaken ingeven: 1. Leeggoed : Hier voert u het bedrag in van de geconsigneerde verpakkingen (waarborg). Dit bedrag is niet onderworpen aan de BTW en beïnvloedt de BTW-aangifte dus niet. U vult een negatief bedrag in indien de verpakkingen verschuldigd zijn aan uw klant, en een negatief bedrag indien de klant de verpakkingen aan u moet vergoeden. 2. Niet onderw.: u vult in dit vak het geheel van de bedragen in die niet onderworpen zijn aan de BTW (waaronder de voorwaardelijke korting) en die de aangifte niet mogen beïnvloeden.

- 122 -

3. BTW gefact.: U voert hier het bedrag in van een factuur die enkel betrekking heeft op BTW. 4. Het vak «code stat.» zal worden gebruikt voor de opgave van de intracommunautaire verkopen. U voert de code «A» in geval van vervolmakingsacties van activa in. In het geval van verbeteringsacties van passiva vult u de code «P» in. Het vakje «BTW n/rec.» is gereserveerd voor de ingave van de aankopen. Voor meer informatie wendt u zich best tot uw BTW-administratie. U kan uw uitsplitsing over de verschillende rubrieken niet bevestigen vooraleer het totaal van deze uitsplitsing gelijk is aan de rubriek «Bedrag dev.». Dit garandeert u de coherentie van de boekhoudkundige en fiscale gegevens.

Voorbeeldboekingen: 1. Hetzij een verkoopfactuur ten bedrage van 1.770 BEF BTW incl. waarvan 1000 BEF onderworpen aan 21% en 500 BEF aan 12%. Het venster van de BTW-uitsplitsing ziet er volgt uit:

2. Hetzij een factuur voor een bedrag van 100.000 BEF, een export buiten de EG voor een bedrag van 120.000 BEF en een retour van verpakkingen ter waarde van 20.000 BEF. Dit document geeft u op de volgende manier in:

- 123 -

MANUEL DE REFERENCE

3. Hetzij een factuur van 250.000 BEF voor een intracommunautaire levering. Het ingavevenster ziet er dan als volgt uit:

3. de vaststelling van de vervaldatum van de verkoopfactuur Na de ingave van de BTW-uitsplitsing van uw verkoopfactuur, berekent EQUISIS automatisch de vervaldag tegen dewelke het bedrag moet worden vereffend. EQUISIS baseert zich hiervoor op de betalingsvoorwaarden verbonden aan de klant en op de factuurdatum. Deze informatie verschijnt in het scrollvenster, links onderaan het ingavevenster:

- 124 -

Ziehier het voorbeeld van een factuur van 1.210 BEF BTW incl. betaalbaar tegen 1 oktober 1996. Het type stemt overeen met de gekozen betalingswijze. U kan de waarde ervan wijzigen door de rubriek te dubbelklikken. U kan nu ook de vervaldatum wijzigen die u wordt voorgesteld door EQUISIS. Deze knop laat u toe een nieuwe vervaldatum toe te voegen voor deze factuur, indien uw factuur moet worden betaald in schijven. Klikt u deze knop aan, dan kan u een vervaldatum wissen. Hij is slechts actief indien de cursor zich bevindt in één van de rubrieken van de te wissen vervaldag. EQUISIS verifieert altijd of de som van de verschuldigde bedragen met verschillende vervaldata overeenkomt met het factuurtotaal, zoals deze in de rubriek «Bedrag dev.» is ingevoerd.

4. de boekhoudkundige imputaties Op het ogenblik dat al uw rubrieken ingevuld zijn, moet u de boekingsrekening van het produkt (klasse 7) nog bepalen waar de bedragen, die zijn opgenomen in uw BTW-uitsplitsing, moeten worden geregistreerd. Om dit te doen, bevestigt u het eerste ingavevenster. Vervolgens verschijnt een nieuw venster:

- 125 -

MANUEL DE REFERENCE EQUISIS heeft reeds automatisch een aantal boekingslijnen voorbereid, meer bepaald: - de beweging op de klantenrekening, - de beweging op de centralisatierekening gekoppeld aan de klantenrekening (meestal de rekening «400.000»), - de lijnen van de te betalen BTW, - en eventueel de lijnen van het disconto en het leeggoed. U dient nu dus enkel nog het rekeningnummer aan te geven waarop de overgenomen bedragen dienen te worden geboekt. Standaard stelt EQUISIS de boekingsrekening, opgenomen in de fiche van de bijzondere rekening van de klant, voor. Uiteraard kan u dit rekeningnummer aanpassen. Bovendien gaat EQUISIS na of het ingevoerde rekeningnummer wel degelijk bestaat. Indien dit niet het geval is, dan stelt EQUISIS voor om het te creëren. Mocht u een onvolledig nummer ingeven, dan stelt het programma, rechts van het scherm, een venster voor met als titel «Selectie» met daarin de lijst van de boekingsrekeningen, die overeenstemmen met de eerste effectief ingebrachte karakters. Wanneer u in deze rubriek het teken "*" inbrengt, worden al de boekingsrekeningen, gekend in het gegevensbestand, in het selectievenster getoond. Indien u beschikt over de licentie voor de analytische boekhouding, dan ziet het venster er als volgt uit:

- 126 -

Indien u in dit geval als boekingsrekening een «7…»-rekening gekozen hebt, dan moet u het bedrag in de analytische boekhouding over een of meer analytische rekeningen uitsplitsen. Standaard bereidt EQUISIS u een analytische boekingslijn voor met hetzelfde bedrag als dit in de algemene boekhouding. Nu bepaalt u de analytische rekening. EQUISIS gaat na of het ingevoerde rekeningnummer wel degelijk bestaat. Indien dit niet het geval is, dan stelt EQUISIS voor om het te creëren. Mocht u een onvolledig nummer ingeven, dan stelt het programma, rechts van het scherm, een venster voor met als titel «Selectie» met daarin de lijst van de boekingsrekeningen, die overeenstemmen met de eerste effectief ingebrachte karakters. Wanneer u in deze rubriek het teken "*" inbrengt, worden al de analytische rekeningen, gekend in het gegevensbestand, in het selectievenster getoond. Eenmaal de rekening aangewezen is, dan dient u enkel de analytische aard nog te specifiëren (zie het bestand van de analytische aarden). Deze rubriek werkt op analoge wijze als de vorige. De analytische rekening kan automatisch door EQUISIS worden voorgesteld indien u een analytische rekening hebt bepaald in de fiche van de opbrengstrekening in de algemene boekhouding (idem voor de verdeelsleutels). Indien u uw produkt over verschillende analytische rekeningen wil verdelen, dan kan u een nieuwe boekingslijn toevoegen door middel van deze knop. Indien u een lijn uit de analytische boeking wil verwijderen, dan klikt u deze knop aan na eerst uw cursor in één van de te verwijderen rubrieken te hebben geplaatst. Het pop-up menu "Andere..." geeft u de mogelijkheid om een analytische rekening te selecteren (of te creëren indien het nog niet bestaat), die verschillende analytische verdeelsleutels bevat. Het pop-up menu "BTW-stelsel" links onderaan het venster is voorbehouden voor klanten die over een Luxemburgse licentie beschikken. O p m e r k i n g EQUISIS laat u dit tweede venster niet verlaten vooraleer de som van de geregistreerde totalen in de analytische rekeningen overeenkomt met het totaalbedrag uit de algemene boekhouding.

U kan dit venster valideren door de «OK»-knop aan te klikken. Indien u de operatie wil annuleren, dan gebruikt u de «Annuleren»-knop: vervolgens komt u terecht bij het laatste venster. In dit venster ziet u duidelijk de aanwezigheid van twee scrollvensters. Het eerste scrollvenster bevindt zich in het bovenste gedeelte van het venster. In dit scrollvenster kan u de lijnen zien van de boekingen die automatisch door EQUISIS werden gegenereerd. Deze lijnen kunnen niet worden gewijzigd. Indien een gegeven blijkt fout te zijn, dient u de boeking te annuleren en helemaal opnieuw beginnen. Het tweede scrollvenster situeert zich in het onderste gedeelte van dit venster. De enige rubriek waartoe u toegang heeft is deze waar de lijnomschrijving van elke boekingslijn staat. Hierna ziet u een voorbeeld van dit venster op het scherm.

- 127 -

MANUEL DE REFERENCE


- 128 -

Indien u de ingave van uw boeking wil annuleren, dan klikt u op de «Annuleren»-knop. Deze handeling heeft enkel weerslag op de huidige factuur tijdens ingave. Het feit dat u de ingave van de factuur niet valideert heeft geen invloed op de ingave van de vorige stukken. Het bevestigen van een boeking heeft als doel: - de boeking op te slaan in het dagboek, - de BTW-aangifte bij te werken, - de bewegingen die de boeking samenstellen in de historiek van de algemene en klantenrekeningen op te slaan, - de bewegingen in de analytische boekhouding op te slaan, indien nodig.

D. DE INGAVE VAN DE CREDITNOTA OP VERKOPEN Om een verkoopcreditnota te verwerken in de boekhouding, kiest u eerst een dagboek met als type verkoopcreditnota's. Hiervoor klikt u op de knop «CN/verkopen» en u selecteert in het scrollvenster een dagboek. Vervolgens volstaat het de «OK»-knop aan te klikken om te starten met de ingave van de verkoopfacturen. Een nieuw venster verschijnt op het scherm:

- 129 -

MANUEL DE REFERENCE U merkt wellicht dat het bovenste gedeelte van het venster de interne referenties van de boeking weergeeft: boekjaar, boekhoudperiode, dagboek en boekingsnummer. Daarbij beschikt u nog over een «?»-knop (help) en een venstermenu met supplementaire handelingen. De ingave van een verkoopcreditnota gebeurt in 4 stappen: - identificatie van de klant en het factuurtotaal, - De uitsplitsing van de bedragen voor de BTW-aangifte, - de vaststelling van de vervaldatum van de creditnota, - de boekhoudkundige imputaties.

1. Identificatie van de klant en het factuurtotaal In deze stap kan u in de hiernavolgende rubrieken waarden invoeren of de bestaande inhoud van deze rubrieken wijzigen.

Stuknr. Geeft het nummer weer van de in te boeken creditnota. Het gaat om een sequentiële nummering van de te registeren stukken. Standaard stelt EQUISIS het nummer voor van de laatst geboekte creditnota verhoogd met 1. Het is af te raden dat u dit nummer wijzigt. Dit nummer dient inderdaad sequentieel te zijn en er mogen dus geen nummers ontbreken.

Zoeksleutel Identificatiecode van een klant van maximum 6 alfanumerieke karakters. Indien de code niet gevonden wordt door het programma, dan stelt EQUISIS voor het te creëren. Mocht u een onvolledig nummer ingeven, dan stelt het programma, rechts van het scherm, een venster voor met als titel «Selectie» met daarin de lijst van de leveranciers, die overeenstemmen met de eerste effectief ingebrachte karakters. Wanneer u in deze rubriek het teken "*" inbrengt, worden al de klanten, gekend in het gegevensbestand, in het selectievenster getoond.

Rekeningnr. Vervolgens zoekt EQUISIS alle bijzondere rekeningen op die verbonden zijn aan deze klant. Indien de klant slechts over één bijzondere rekening beschikt, dan wordt deze automatisch geselecteerd, zoniet moet u een rekening kiezen uit de lijst van de mogelijke bijzondere rekeningen.

Datum doc. U voert hier de uitgiftedatum van de verkoopcreditnota in. Standaard wordt de datum van het laatst ingevoerde document voorgesteld. De datum van het document kan niet groter zijn dan de datum van de boeking (zie hieronder).

- 130 -

Boekingsdatum Boekingsdatum van de creditnota. Standaard wordt de datum van de laatste boeking voorgesteld. Deze datum moet zich situeren in de lopende periode van het dagboek.

Omschrijving Commentaar bij de boeking van max. 20 alfanumerieke karakters. Deze omschrijving zal verschijnen bij het afdrukken van het dagboek en in de historiek van de bijzondere rekening van de klant. U neemt best als omschrijving de datum van het document gevolgd door het nummer van uw creditnota.

Wisselkoers Waarde van het devies van de klantenrekening zoals gedefinieerd in het bestand van de valuta's. Deze koers is tijdelijk aanpasbaar wanneer het gaat om vreemde valuta. De handeling «Wisselkoers wijzigen» uit het venstermenu geeft u de mogelijkheid de wisselkoers aan te passen vanuit het bestand van de valuta's.

Bedrag dev. BEF Bedrag in BEF omgerekend op basis van de wisselkoers in de vorige rubriek bepaald. De waarde van deze rubriek kan niet worden aangepast. Zij wordt uitgerekend na een waarde in de rubriek «Bedrag dev.» te hebben ingevoerd (zie hieronder).

Disconto Bedrag van het eventueel door u aan de klant toegekend disconto.

Bedrag dev. Hier voert u het netto bedrag incl. BTW in dat u aan uw verschuldigd bent. Dit bedrag moet positief zijn en moet worden ingevoerd in het devies van de rekening van de klant. Na het invoeren van deze waarde, wordt het totaal in BEF uitgerekend op basis van de omrekeneningsvoet in het devies van de rekening. Daarbovenop verschijnt een venster waarin u het «Bedrag dev.» moet gaan uitsplitsen.

2. De uitsplitsing van de bedragen voor de BTW-aangifte Eenmaal u het totaalbedrag incl. BTW hebt ingevoerd in de rubriek «Bedrag dev.», verschijnt een venster met als titel «BTW-uitsplitsing». Het uitsplitsingsvenster bestaat uit 3 delen: - de titelbalk «BTW-uitsplitsing» en het uit te splitsen bedrag; - het stelsel en het BTW-nummer van de klant. Het regime is dit uit de klantenfiche. Het kan nochtans gewijzigd worden voor de huidige verrichting. Deze wijziging zal dan ook worden doorgevoerd in de klantenfiche.

- 131 -

MANUEL DE REFERENCE - de ingavematrix van de BTW-uitsplitsing.

De ingave van de bedragen gebeurt in de ingavematrix in BEF. Alle bedragen zijn positief behalve deze ingeschreven in de rubriek «Leeggoed» die zowel negatieve als positieve waarden kan bevatten. In tegenstelling tot de BTW-uitsplitsing van de aankoopfacturen en aankoopcreditnota's, bevat de ingavematrix van de verkoopcreditnota's slechts 2 toegankelijke kolommen. De kolom «MVH» bevat de diverse BTW-voeten. Er zijn 4 voeten: Basis 0% : beïnvloedt vak 49 van de aangifte; Basis 6% : beïnvloedt vak 49 van de aangifte; Basis 12% : beïnvloedt vak 49 van de aangifte; Basis 21% : beïnvloedt vak 49 van de aangifte. De basis kan inclusief of exclusief BTW worden ingevoerd. Inderdaad, in functie van de «Voorkeuren» die u gekozen heeft, kan u in deze rubrieken ofwel het bedrag incl. BTW ingeven, ofwel het bedrag excl. BTW invoeren. In deze twee gevallen berekent EQUISIS het BTW-bedrag. In het tweede geval daarenboven berekent EQ het bedrag excl. BTW. Om afrondingsproblemen te vermijden, kan u het BTW-bedrag berekend door EQUISIS aanpassen. De bedragen van de BTW-kolom beïnvloeden vak 64 van de BTW-aangifte. Buiten de matrix, kan u in 4 vakken de volgende zaken ingeven: 1. Leeggoed : Hier voert u het bedrag in van de geconsigneerde verpakkingen (waarborg). Dit bedrag is niet onderworpen aan de BTW en beïnvloedt de BTW-aangifte dus niet. U vult een negatief bedrag in indien de verpakkingen verschuldigd zijn aan uw klant, en een negatief bedrag indien de klant de verpakkingen aan u moet vergoeden. 2. Niet onderw.: u vult in dit vak het geheel van de bedragen in die niet onderworpen zijn aan de BTW (waaronder de voorwaardelijke korting) en die de aangifte niet mogen beïnvloeden. 3. BTW gefact.: U voert hier het bedrag in van een factuur die enkel betrekking heeft op BTW.

- 132 -

4. Het vak «code stat.» zal worden gebruikt voor de opgave van de intracommunautaire verkopen. U voert de code «A» in geval van vervolmakingsacties van activa in. In het geval van verbeteringsacties van passiva vult u de code «P» in. Het vakje «BTW n/rec.» is gereserveerd voor de ingave van de aankopen. Voor meer informatie wendt u zich best tot uw BTW-administratie. U kan uw uitsplitsing over de verschillende rubrieken niet bevestigen vooraleer het totaal van deze uitsplitsing gelijk is aan de rubriek «Bedrag dev.». Dit garandeert u de coherentie van de boekhoudkundige en fiscale gegevens. Voorbeeldboekingen: 1. Hetzij een creditnota van 41.670 BEF BTW incl. waarvan 15.000 BEF onderworpen aan een BTWvoet van 21% en 21.000 BEF aan 12% voor 50% aftrekbaar. Ziehier hoe de ingave dient te gebeuren:

3. De vaststelling van de vervaldatum van de verkoopcreditnota Na de ingave van de BTW-uitsplitsing van uw verkoopcreditnota, berekent EQUISIS automatisch de vervaldag tegen dewelke het bedrag moet worden vereffend. EQUISIS baseert zich hiervoor op de betalingsvoorwaarden verbonden aan de klant en op de factuurdatum. Deze informatie verschijnt in het scrollvenster, links onderaan het ingavevenster:

- 133 -

MANUEL DE REFERENCE Ziehier het voorbeeld van een creditnota van 1.210 BEF BTW incl. betaalbaar tegen 1 oktober 1996. Het type stemt overeen met de gekozen betalingswijze. U kan de waarde ervan wijzigen door de rubriek te dubbelklikken. U kan nu ook de vervaldatum wijzigen die u wordt voorgesteld door EQUISIS. Deze knop laat u toe een nieuwe vervaldatum toe te voegen voor deze creditnota, indien uw factuur moet worden betaald in schijven. Klikt u deze knop aan, dan kan u een vervaldatum wissen. Hij is slechts actief indien de cursor zich bevindt in één van de rubrieken van de te wissen vervaldag. EQUISIS verifieert altijd of de som van de verschuldigde bedragen met verschillende vervaldata overeenkomt met het factuurtotaal van de creditnota, zoals deze in de rubriek «Bedrag dev.» is ingevoerd.

4. De boekhoudkundige imputaties Op het ogenblik dat al uw rubrieken ingevuld zijn, moet u de boekingsrekening van het produkt (klasse 7) nog bepalen waar de bedragen, die als basis zijn opgenomen in uw BTW-uitsplitsing, moeten worden geregistreerd. Om dit te doen, bevestigt u het eerste ingavevenster. Vervolgens verschijnt een nieuw venster:

- 134 -

EQUISIS heeft reeds automatisch een aantal boekingslijnen voorbereid, meer bepaald: - de beweging op de klantenrekening, - de beweging op de centralisatierekening gekoppeld aan de klantenrekening (meestal de rekening «400.000»), - de lijnen van de te betalen BTW, - en eventueel de lijnen van het disconto en het leeggoed. U dient nu dus enkel nog het rekeningnummer aan te geven waarop de overgenomen bedragen dienen te worden geboekt. Standaard stelt EQUISIS de boekingsrekening, opgenomen in de fiche van de bijzondere rekening van de klant, voor. Uiteraard kan u dit rekeningnummer aanpassen. Bovendien gaat EQUISIS na of het ingevoerde rekeningnummer wel degelijk bestaat. Indien dit niet het geval is, dan stelt EQUISIS voor om het te creëren. Mocht u een onvolledig nummer ingeven, dan stelt het programma, rechts van het scherm, een venster voor met als titel «Selectie» met daarin de lijst van de boekingsrekeningen, die overeenstemmen met de eerste effectief ingebrachte karakters. Wanneer u in deze rubriek het teken "*" inbrengt, worden al de boekingsrekeningen, gekend in het gegevensbestand, in het selectievenster getoond. Indien u beschikt over de licentie voor de analytische boekhouding, dan ziet het venster er als volgt uit:

- 135 -

MANUEL DE REFERENCE Indien u in dit geval als boekingsrekening een «7…»-rekening gekozen hebt, dan moet u het bedrag in de analytische boekhouding over een of meer analytische rekeningen uitsplitsen. Standaard bereidt EQUISIS u een analytische boekingslijn voor met hetzelfde bedrag als dit in de algemene boekhouding. Nu bepaalt u de analytische rekening. EQUISIS gaat na of het ingevoerde rekeningnummer wel degelijk bestaat. Indien dit niet het geval is, dan stelt EQUISIS voor om het te creëren. Mocht u een onvolledig nummer ingeven, dan stelt het programma, rechts van het scherm, een venster voor met als titel «Selectie» met daarin de lijst van de boekingsrekeningen, die overeenstemmen met de eerste effectief ingebrachte karakters. Wanneer u in deze rubriek het teken "*" inbrengt, worden al de analytische rekeningen, gekend in het gegevensbestand, in het selectievenster getoond. Eenmaal de rekening aangewezen is, dan dient u enkel de analytische aard nog te specifiëren (zie het bestand van de analytische aarden). Deze rubriek werkt op analoge wijze als de vorige. Indien u uw produkt over verschillende analytische rekeningen wil verdelen, dan kan u een nieuwe boekingslijn toevoegen door middel van deze knop. Indien u een lijn uit de analytische boeking wil verwijderen, dan klikt u deze knop aan na eerst uw cursor in één van de te verwijderen rubrieken te hebben geplaatst. Het pop-up menu "Andere..." geeft u de mogelijkheid om een analytische rekening te selecteren (of te creëren indien het nog niet bestaat), die verschillende analytische verdeelsleutels bevat. Het pop-up menu "BTW-stelsel" links onderaan het venster is voorbehouden voor klanten die over een Luxemburgse licentie beschikken. O p m e r k i n g EQUISIS laat u dit tweede venster niet verlaten vooraleer de som van de geregistreerde totalen in de analytische rekeningen overeenkomt met het totaalbedrag uit de algemene boekhouding.

U kan dit venster valideren door de «OK»-knop aan te klikken. Indien u de operatie wil annuleren, dan gebruikt u de «Annuleren»-knop: vervolgens komt u terecht bij het laatste venster. In dit venster ziet u duidelijk de aanwezigheid van twee scrollvensters. Het eerste scrollvenster bevindt zich in het bovenste gedeelte van het venster. In dit scrollvenster kan u de lijnen zien van de boekingen die automatisch door EQUISIS werden gegenereerd. Deze lijnen kunnen niet worden gewijzigd. Indien een gegeven blijkt fout te zijn, dient u de boeking te annuleren en helemaal opnieuw beginnen. Het tweede scrollvenster situeert zich in het onderste gedeelte van dit venster. De enige rubriek waartoe u toegang heeft is deze waar de omschrijving van elke lijn van de boeking staat. Hierna ziet u een voorbeeld van dit venster op het scherm.

- 136 -


- 137 -

MANUEL DE REFERENCE Indien u de ingave van uw boeking wil annuleren, dan klikt u op de «Annuleren»-knop. Deze handeling heeft enkel weerslag op de huidige factuur tijdens ingave. Het feit dat u de ingave van de creditnota niet valideert heeft geen invloed op de ingave van de vorige stukken. Het bevestigen van een boeking heeft als doel: - de boeking op te slaan in het dagboek, - de BTW-aangifte bij te werken, - de bewegingen die de boeking samenstellen in de historiek van de algemene en klantenrekeningen op te slaan, - de bewegingen in de analytische boekhouding op te slaan, indien nodig. U heeft allicht opgemerkt dat, rechts bovenaan, in het ingavevenster voor de facturen en creditnota's een venstermenu met bijkomende opdrachten is: Dit menu bevat de volgende elementen: - Een hoofdrekening toevoegen, - Via code opzoeken, - Opzoeken…, - Een bijzondere rek. opzoeken, - Alle bijzondere rek. opzoeken, - Wisselkoers wijzigen.

1. Een hoofdrekening toevoegen. Deze eerste handeling geeft u de mogelijkheid een klant of een leverancier in uw gegevensbestand toe te voegen naargelang u aan- of verkopen aan het ingeven bent. Eenmaal deze klant of leverancier gecreëerd is, keert u automatisch terug naar het ingavevenster van uw factuur of creditnota.

2. Via code opzoeken Door deze opdracht te gebruiken, kan u een klanten- of leveranciersrekening via de unieke zoeksleutel opzoeken. Indien meerdere fiches werden gevonden dan verschijnen ze in lijstvorm. U ziet de volledige fiche van een klant of leverancier door een lijn uit de lijst te dubbelklikken. De eerste geselecteerde fiche uit de lijst zal door EQUISIS worden genomen voor gebruik in de factuur of creditnota die u aan het ingeven bent.

3. Opzoeken… Door middel van deze opdracht kan u een opzoeking «Bijvoorbeeld» uitvoeren en zo kan u de klanten of leveranciersfiche selecteren. Indien meerdere fiches werden gevonden dan verschijnen ze in lijstvorm. U ziet de volledige fiche van een klant of leverancier door een lijn uit de lijst te dubbelklikken. De eerste geselecteerde fiche uit de lijst zal door EQUISIS worden genomen voor gebruik in de factuur of creditnota die u aan het ingeven bent.

- 138 -

4. Een bijzondere rek. toevoegen Deze opdracht stelt u in staat een nieuwe bijzondere rekening te creëren voor een gekozen klant of leverancier.

5. Alle bijzondere rek. opzoeken Maakt u gebruik van deze opdracht, dan kan u de fiche raadplegen van alle bijzondere rekeningen verbonden aan een gekozen klant of leverancier.

6. Wisselkoers wijzigen U kan door deze opdracht te gebruiken de waarde van de gebruikte munt, die overeenkomt met de code in de fiche van de gekozen bijzondere rekening.

E. INGAVE VAN BANKREKENINGUITTREKSELS EN KASVERRICHTINGEN

- 139 -

MANUEL DE REFERENCE Om uw financiële uittreksels in de boekhouding te verwerken (de te volgen weg is dezelfde voor uw kasdocumenten)dient u eerst een dagboek van het financiële type te kiezen.Hiervoor klikt u de knop «Financiële rek.» aan en selecteert u in het scrollvenster een dagboek. Het volstaat vervolgens de «OK»-knop aan te klikken en te starten met de ingave van de bankrekeninguittreksels of uw kasdocumenten. Wellicht merkt u allereerst dat het bovenste gedeelte de interne referenties van de boeking herneemt: boekjaar, boekhoudkundige periode, dagboek en het boekingsnummer. Daarbij komt nog een «?»-knop (help) en een venstermenu met bijkomende opdrachten. Dit ingavevenster valt uiteen in 4 stukken: - een geheel van in te geven rubrieken, - 3 knoppen getiteld «Klanten», «Leveranciers» en «Algemene rekeningen», - een scrollvenster dat de lijnen bevat die de boeking tijdens het ingeven samenstellen, - het begin- en eindsaldo van de bankrekening gekoppeld aan het financiële dagboek.

1. De in te geven rubrieken Stuknr. Hier vult u het nummer van het bankrekeninguittreksel in dat u in de boekhouding gaat verwerken. EQUISIS stelt automatisch, als stuknummer, het laatst geregistreerde nummer + 1 voor. Deze informatie moet worden ingegeven bij het begin van de ingave van een nieuw uittreksel. Wanneer een rekeninguittreksel een groot aantal betalingen bevat, dan is het ten stelligste aangeraden dat u één boeking maakt per pagina rekeninguittreksel. In dat geval kan u het stuknummer wijzigen door er het karakter «/» aan toe te voegen gevolgd door het paginanummer. Bv.: 00034/2. U dient wel de continuïteit van de volgende stuknummers in het oog te houden.Deze manier van werken vermijdt dat het geheugen van uw computer verzadigd raakt bij de definitieve centralisatie van uw boekhoudkundige stukken.

Boekingsdatum U vult in deze rubriek de datum van het bankrekeninguittreksel in. Deze mag de datum van het laatst ingeboekte uittreksel niet voorafgaan. Standaard stelt EQUISIS u de laatste datum voor. Deze informatie moet worden ingegeven bij het begin van de ingave van een nieuw uittreksel.

Omschrijving Rechts van de rubriek «Boekingsdatum» is er een rubriek waar u een omschrijving van uw financiële verrichting kan invoeren.

- 140 -

Devies Klikt u deze rubriek aan, dan verschijnt een rolmenu dat de lijst van de deviezen, die u regelmatig gebruikt, bevat. U moet altijd het devies kiezen dat u zal gebruiken om een betaling te registreren. Standaard wordt het devies, waarin de bankrekening wordt bijgehouden, voorgesteld. De code en zijn tegenwaarde in BEF worden bepaald op basis van de informatie uit het bestand van de valuta's. Deze informatie dient evenveel keer te worden ingegeven als er betalingen zijn.

Totaal Hier vult u het bedrag van de betaling in deviezen in zoals het op het uittreksel staat: positief voor de ontvangsten en negatief voor de uitgaven. Indien dit bedrag een betaling betreft in een andere munt dan de BEF, dan voert u het bruto-bedrag in, m.a.w. datgene dat effectief aan uw leverancier of door uw klant is betaald. Deze informatie dient evenveel keer te worden ingegeven als er betalingen zijn. Nadat u het bedrag hebt ingegeven, dan worden de drie knoppen «Klanten», «Leveranciers» en «Algemene rekeningen» actief. O p m e r k i n g Door in de zone van de wisselkoers te klikken (of door «Cmd» + "S" Macintosh of «Ctrl» + "S" onder Windows te drukken) kan u de wisselkoers van het devies altijd veranderen.

2. De knoppen voor de keuze van de boekingsrekening Nadat u het bedrag van de te boeken betaling heeft ingegeven, moet u het type van de betrokken rekening kiezen. Het betreft verplicht een klanten-, leveranciers- of algemene rekening. De meest uitgevoerde financiële verrichtingen zijn: - de betaling van een factuur in BEF, - de betaling van een factuur in vreemde valuta, - de betaling van bedragen te boeken op een algemene rekening. O p m e r k i n g 1. De volgende toetsenbord-equivalenten zijn voorzien om de gewenste rekening te selecteren: -

Selectie van de klantenrekening: «Cmd» + "D" Macintosh of «Ctrl» + "D" onder Windows;

-

Selectie van de leveranciersrekening : «Cmd» + "F" Macintosh of «Ctrl» + "F" onder Windows;

-

Selectie van de algemene rekening: «Cmd» + "G" Macintosh of «Ctrl» + "G" onder Windows.

2. Om de ingave van een te groot aantal lijnen te vermijden, verandert de kleur van de keuzeknoppen vanaf het moment dat de gevaarlijke limiet wordt bereikt (50 boekingslijnen). Dan moet u uw uittreksel bewaren, de voortgang ervan onderbreken en het afmaken in een nieuwe boeking.

- 141 -

MANUEL DE REFERENCE A. Betaling van een factuur in BEF U ontvangt de betaling van één van uw klanten ten bedrage van 58.080 BEF (de weg die u zal volgen is dezelfde als deze in het geval van de verwerking van de betaling van een leverancier). Om deze betaling in de boekhouding te verwerken, verifieert u eerst of de rubriek «Devies» overeenkomt met BEF. Vervolgens voert u in de rubriek «Totaal» dit bedrag positief in. Indien het een betaling aan een leverancier was, dan zou het bedrag negatief zijn. Daarna klikt u de knop «Klant» aan: een venster waarin u de zoeksleutel van de klant invoert, verschijnt op het scherm. Indien de klant niet bestaat, dan stelt EQUISIS voor om hem te creëren. Indien u een of meer beginkarakters van de zoeksleutel hebt ingevoerd, dan toont EQUISIS u een venster «Selectie» met de lijst van de klanten wiens zoeksleutel met de eerste effectief ingevoerde karakters aanvangt. Wanneer u in deze rubriek het teken "*" inbrengt, worden al de klanten, gekend in het gegevensbestand, in het selectievenster getoond.In dit geval selecteert u de gewenste klant en valideert u. Vanaf dit ogenblik onderzoekt EQUISIS alle openstaande bewegingen voor deze klant. Indien de klant meerdere rekeningen bezit, dan zal de opzoeking op iedere rekening worden uitgevoerd. de opzoekingstijd is proportioneel met het aantal facturen die onbetaald blijven. U heeft er dus alle belang bij uw klanten- en leveranciersrekening bij te houden. Eenmaal deze opzoeking is uitgevoerd, verschijnt er een nieuw venster. Bovenaan het venster ziet u het detail van de boekingslijn die u meent te registreren, terwijl in het centrale gedeelte van het venster de nog niet afgepunte bewegingen verschijnen.

- 142 -

De eerste boekingslijn in het venster geeft het rekeningnummer weer van de financiële rekening verbonden aan het dagboek, alsook het bedrag in deviezen zoals ingegeven in de rubriek «Totaal» in het vorige venster, evenals de tegenwaarde van dit bedrag in BEF (in debet of credit, naargelang het gaat om een inkomst of een uitgave). De tweede lijn geeft de klant aan op wiens rekening u de betaling wil boeken evenals de bedragen die op de debet- of de creditzijde in rekening zijn gebracht. De derde lijn registreert de bijlageboekingen. Bijlageboekingen zijn de bedragen die in de boekhouding kunnen worden verwerkt als betalingsverschil, koersverschil, bankkosten, BTW op bankkosten en disconto relatief aan die betaling. Het scrollvenster in het midden van het venster heeft een tweeledige functie: Hierin verschijnen alle nog niet afgepunte en geregistreerde bewegingen op de klantenrekening(en). In een eerste fase verschijnen enkel de onbetaalde facturen, maar u zal binnenkort zien dat ook de andere bewegingen (creditnota's, betalingen en diverse posten) kunnen worden getoond. Deze zone bevat evenveel lijnen als er openstaande bewegingen zijn. De selectie van een dezer lijnen heeft de afpunting ervan tot gevolg. Dit scrollvenster laat vervolgens toe om automatisch een boeking op die klantenrekening(en) te verrichten. U zal hierna zien hoe u moet te werk gaan. Dit scrollvenster bestaat uit 6 niet in te geven rubrieken:

# Deze rubriek dient als indicator voor de staat van de beweging. Zij kan de volgende waarden aannemen: - #: beweging die een nog niet afgepunte factuur vertegenwoordigt. - $: beweging die een nog niet afgepunte creditnota, betaling…diverse verrichting vertegenwoordigt. - Ω: beweging afgepunt door de betaling tijdens de ingave. - ?: boeking verwezenlijkt «zonder afpunting».

Nr. Een sequentieel lijnnummer dat een beweging identificeert.

Datum doc. Datum van het boekhoudkundige document betrokken bij deze beweging.

Ve r v . Indien de beweging een factuur of een creditnota betreft, dan verschijnt het vervallen bedrag hier op de boekingsdatum van het uittreksel. Telkens als u een betaling boekt waarvan het bedrag overeenkomt met het bedrag van een vervallen factuur, dan punt EQUISIS automatisch deze factuur af en voert de boeking door op de klantenrekening. U wordt door een geluidsignaal verwittigd.

- 143 -

MANUEL DE REFERENCE Betaald In EQUISIS heeft u de mogelijkheid om gedeeltelijke betalingen uit te voeren, m.a.w. voor een factuur kan u een betaling aanwijzen waarvan het bedrag kleiner is dan het factuurbedrag. De bedrag zal gedeeltelijk worden betaald. Het totaal bedrag van wat al werd betaald verschijnt dan in deze rubriek.

Beweging Hier verschijnt het bedrag van de boekhoudkundige beweging zoals geregistreerd in de historiek van de bijzondere klantenrekening. De bewegingen met betrekking tot een factuur worden met een «+»-teken aangeduid, terwijl de bewegingen betreffende betalingen voorafgegaan worden door een «-»-teken. Het afgepunte bedrag mag nooit groter dan de waarde van deze rubriek.

Dev. Het is de code van het devies dat de uitdrukking van de bedragen in de rubrieken «Verv.», «Betaald» en «Beweging» bepaald. Als gevolg daarvan zullen de afpuntingen altijd gebeuren in het devies van de rekening van waar de beweging afkomstig is.

Stuknr. In deze rubriek staat het stuknummer dat overeenkomt met de boekhodkundige beweging.

Omschrijving Deze rubriek bevat de omschrijving van de beweging. Onderaan het venster ziet u nog een rubriek getiteld «Lijnomschrijv.» waar u een commentaar kan invoeren die de betaling, die u op het punt staat in te geven, omschrijft. Om de betaling op de rekening van uw klant te boeken, klikt u de lijn uit het scrollvenster aan die overeenkomt met de betaalde factuur: Dit aanklikken heeft verschillende gevolgen: - de factuur is geheel afgepunt (het teken Ω is hiervan het bewijs). - een financiële beweging wordt gecreëerd. Deze heeft als rekeningnummer het nummer van de bijzondere rekening verbonden aan deze factuur. - Deze financiële beweging bevat een creditbedrag gelijk aan het factuurbedrag. U ziet dit bedrag rechts bovenaan het venster voor de ingave van de boekingen. - Deze beweging is op zijn beurt ook geheel afgepunt.

- 144 -

U kan nu dit venster bevestigen. Uw boekingslijn is nu geregistreerd.

- 145 -

MANUEL DE REFERENCE Nu keert u terug naar het eerste venster. Uw boeking verschijnt helemaal, d.w.z. de beweging op de klantenrekening en de tegenhanger op uw financiële rekening. Op basis van voorbije bewegingen berekent EQUISIS het nieuwe saldo van uw bankrekening. Op het einde van de ingave van uw bankrekeninguittreksel, moet dit saldo overeenkomen met het eindsaldo op uw uittreksel. U gebruikt deze knop wanneer u een lijn van uw financiële boeking wil wissen. Het volstaat dat u de cursor in de betreffende lijn plaatst en vervolgens deze knop aanklikt. Rechts bovenaan dit eerste venster beschikt u over een venstermenu met bijkomende opdrachten: - Opzoeken…, - De BTW-aangifte corrigeren, 1. Opzoeken… Door middel van deze opdracht kan u met behulp van diverse rubrieken opzoeken welke verrichting aan de basis ligt van een betaling, waarvan u de herkomst niet kent. 2. De BTW-aangifte corrigeren Deze tweede opdracht geeft u toegang tot het geheel van de interne BTW-codes van het programma. Bij de ingave van bankkosten en BTW niet vergezeld van klanten- of leveranciersbetalingen, zal de opdracht «De BTW-aangifte corrigeren» de BTW-aangifte rechtstreeks verbeteren. Eerst voert u de kosten in met de corresponderende algemene rekening. Vervolgens geeft u de BTW in met de aangewezen rekening. Tenslotte kiest u de opdracht «De BTW-aangifte corrigeren» alvorens de boeking te valideren en u geeft dezelfde gegevens opnieuw in.

B. Betaling van een factuur in deviezen De boekhoudkundige registratie van een facturen in een vreemde munt gebeurt op gelijkaardige wijze zoals hiervoor beschreven: - U kiest in het rolmenu van de rubriek «Devies» het devies dat overeenkomt met uw betaling. - U voert in de rubriek «Totaal» het bedrag in deviezen in. Laten we veronderstellen dat u een betaling doet van een factuur van 4000 FRF aan een leverancier uit Parijs, u voert dus "-4000" in. - Vervolgens klikt u de «Leveranciers»-knop aan en u selecteert de leverancier in kwestie. EQUISIS vraagt u het resultaat van de omzetting in vergelijking met de BEF. Indien de gebruikte wisselkoers "6,35" is, dan moet u "25400" BEF invoeren. - Vervolgens vraagt EQUISIS om de omzettingskoers nogmaals te bevestigen. Om ideaal te kunnen werken dient elke leverancier over ten minste 1 rekening te beschikken waarvan het devies overeenkomt met datgene wat tijdens de betaling wordt gebruikt. In het tegenovergestelde geval is de ingave in deviezen niet echt nuttig en is het beter dat in dit geval de bedragen rechtstreeks in BEF worden ingevoerd.

- 146 -

In het volgende voorbeeld toont EQUISIS een onbetaalde factuur ten bedrage van 5250 FRF. Nu heeft u 2 mogelijkheden: De eerste mogelijkheid bestaat erin dat u de betaling van 4000 FRF beschouwt als een voorschot op een andere factuur dan diegene die afgebeeld is op het scherm. U mag de lijn van de factuur van 5250 FRF dus niet aanklikken, aangezien de betaling niet deze factuur betreft. M.a.w. u moet deze beweging «zonder afpunting» registreren. Hiervoor kiest u in het venstermenu de opdracht «Zonder afpunting». Het volgende venster verschijnt dan op het scherm:

U voert "4000" FRF op het debet van de leveranciersrekening in en u bevestigt de verrichting. Indien u, in het bestand van de algemene rekeningen, voor sommige rekeningen het selectievakje «Hoeveelheid» heeft aangekruist, dan kan u in dit venster eveneens de hoeveelheid invullen overeenkomstig deze beweging. Dit wordt o.m. gebruikt voor forfaitaire boekhoudingen.

- 147 -

MANUEL DE REFERENCE U heeft wellicht tijdens de verrichting opgemerkt dat deze boeking zonder afpunting verloopt in deviezen en niet in BEF. De wisselkoers van de transactie is altijd onderaan dat venster zichtbaar. Deze koers komt overeen met de laatst gekende koers in het bestand van de deviezen. Eenmaal u deze verrichting heeft gevalideerd, dan ziet u het volgende venster:

U merkt dat sommige elementen veranderd zijn: - een beweging van 24.610 BEF werd geregistreerd - een nieuwe lijn verschijnt in het scrollvenster. Indien er een onevenwicht bestaat tussen de debeten creditkolom, dan is dit te wijten aan het feit dat de twee bedragen van 4.000 FRF werden geboekt op basis van 2 verschillende wisselkoersen. Om de boeking in evenwicht te brengen, moet u dan een beroep doen op bijlageboekingen. U kiest in het venstermenu de bijkomende opdracht «Bijlageboekingen». Het venster van de bijlageboekingen laat u toe het saldo uit te splitsen, nodig om het uiteindelijke evenwicht van de boeking te bekomen. Hiertoe beschikt u over vijf rubrieken: «Disconto» (D/C), «Bankkosten» (D), «Aftrekbare BTW» (D), «Koersverschil» (D/C), «Betalingsverschil» (D/C). EQUISIS berekent het saldo automatisch en stelt het voor in de rubriek «Disconto» indien de boeking gebeurt in BEF of in de rubriek «Koersverschil» indien de boeking gebeurt in vreemde munt. Met het bedrag aan BTW op bankkosten zal rekening gehouden worden in de BTW-aangifte. De bedragen opgenomen in deze rubrieken zullen op één en hetzelfde rekeninguittreksel worden gegroepeerd. Dit betekent dat wanneer u twee koersverschillen in hetzelfde uittreksel ingeeft, u slechts 1 beweging voor de totaliteit zal terugvinden op de rekening «Koersverschil». Het ingavevenster voor de bijlageboekingen ziet er als volgt uit:

- 148 -

Nadat u dit venster gevalideerd heeft, dan is de boeking eindelijk in evenwicht gebracht. U kan de boeking definitief registreren. Vervolgens keert u terug naar het dialoogvenster voor de ingave van de financiële verichtingen.

Bij de tweede mogelijkheid waarover u beschikt, beschouwt u de betaling als de gedeeltelijke betaling van een factuur ten bedrage van 5.250 FRF.

- 149 -

MANUEL DE REFERENCE Hiertoe klikt u, i.p.v. de opdracht «Zonder afpunting» te kiezen in het venstermenu, in het scrollvenster de lijn aan die uw factuur vertegenwoordigt. Standaard beschouwt EQUISIS deze factuur als volledig betaald. EQUISIS voert dus een volledige afpunting van de factuur uit van 5.250 FRF, wat niet juist is. Vervolgens moet u de afpunting corrigeren door het gebruik van de opdracht «Een afpunting corrigeren». EQUISIS vraagt u het nummer van de te corrigeren lijn. Vervolgens verschijnt een venster waarin u het standaard bedrag wijzigt: u voert "4.000" FRF i.p.v. "5.250" FRF. Het venster ziet er dan als volgt uit:

Indien u dit venster valideert, dan bevindt u zich in dezelfde situatie als in de vorige hypothese. Nu moet u ook het saldo van de boeking in de rubriek «Koersverschil» ingeven in het venster van de bijlageboekingen. Vervolgens valideert u definitief deze boeking. Nu rest er u enkel nog de opdrachten te ontdekken uit het venstermenu in het afpuntingsvenster van de klanten- en leveranciersrekeningen. - Vervaldagen van een beweging, - Alle openstaande CN en betalingen, - Alle bewegingen, - Zonder afpunting, - Bijlageboekingen, - Een afpunting corrigeren,

- 150 -

- Een bijzondere rek. toevoegen 1.

Vervaldagen van een beweging

Door deze opdracht te gebruiken kan u de vervaldatum van uw openstaande facturen zien. Tevens kan u nakijken of een beweging reeds onderhevig is geweest aan een afpunting.

Om deze informatie te kunnen raadplegen, vraagt EQUISIS u het lijnnummer van de te raadplegen beweging. 2.

Alle openstaande CN en betalingen

Aangezien alle openstaande bewegingen rechtstreeks verschijnen van zodra er een openstaande factuur aanwezig is, is deze opdracht tegenwoordig niet meer nodig. Enkel in het geval dat de gevraagde rekening alleen maar openstaande betalingsbewegingen of diverse posten bevat, zal u nog moeten gebruik maken van deze opdracht. 3.

Alle bewegingen

Door deze opdracht te gebruiken uit het venstermenu kan u alle bewegingen van de klanten- of leveranciersrekening(en) raadplegen. De opdrachtknop in de vorm van een microscoop en het dubbelklikken van een beweging zijn u niet toegelaten. 4.

Zonder afpunting

Door het gebruik van deze opdracht kan u een bedrag op de debet- of creditzijde van een klanten- of leveranciersrekening registeren, zonder een factuur of een andere openstaande beweging af te punten. De meest voorkomende gevallen zijn de voorschotten en de gestorte sommen op afbetaling. EQUISIS waakt erover dat u geen twee keer de opdracht «Zonder afpunting» kiest om een boeking op de klanten- of leveranciersrekening in evenwicht te brengen. 5.

Bijlageboekingen

Kiest u deze opdracht uit het venstermenu, dan kan u het debet-of creditsaldo uitsplitsen over de volgende rubrieken: «Disconto» (D/C), «Bankkosten» (D), «Aftrekbare BTW» (D), «Koersverschil» (D/ C), «Betalingsverschil» (D/C). Het gaat hier om interne rekeningen, ingesteld bij het opstarten van de boekhouding.

- 151 -

MANUEL DE REFERENCE 6 . Een afpunting corrigeren U maakt gebruik van deze opdracht indien u een openstaande beweging gedeeltelijk wilt afpunten (meestal een factuur). Indien u een lijn uit het scrollvenster aanklikt, dan berekent EQUISIS standaard het verschil tussen het totale bedrag van de beweging en het reeds afgepunte gedeelte voor die beweging. Dit verschil wordt dan gebruikt om de beweging definitief af te punten. Indien u een gedeeltelijke betaling registreert, dan is het verschil te belangrijk. Om een afpunting te verbeteren, gaat u als volgt te werk: - U kiest de opdracht «Een afpunting corrigeren» uit het venstermenu. - U voert vervolgens het nummer van de lijn in die overeenkomt met de beweging waarvan u de afpunting wil verbeteren. EQUISIS toont vervolgens een nieuw venster waarin het bedrag verschijnt dat zal dienen voor de afpunting. - U vervangt dit bedrag door dat van de betaling, die u op het punt staat in te geven. B E L A N G R I J K Het bedrag dat u door EQUISIS wordt voorgesteld is het maximum bedrag dat u voor die beweging kan afpunten. Geef nooit een groter bedrag in, anders zou u een overdreven afpunting hebben die niet makkelijk zou kunnen worden gecorrigeerd.

7.

Een bijzondere rek. toevoegen

Deze opdracht laat toe een nieuwe bijzondere rekening voor de gekozen klant of leverancier aan te maken.

C. Betaling van de te boeken bedragen op een algemene rekening Tot hiertoe heeft u ontdekt hoe een betaling op een klanten- of leveranciersrekening moet worden ingegeven. Sommige van uw betalingen zullen echter rechtstreeks op een balans-of resultatenrekening moeten worden geboekt. 1. Hiervoor klikt u, nadat u het devies en het betalingsbedrag hebt ingevoerd, de knop «Algemene rekeningen» aan. EQUISIS vraagt u vervolgens het nummer van de rekening, waar u de betaling wenst te boeken. 2. U kan de betekenis van de boeking niet bepalen. Deze wordt op de volgende manier bepaald: alle uitgaven (negatief bedrag) worden geregistreerd op het debet van de algemene rekening, terwijl alle inkomsten (positieve bedragen) op het credit van de rekening worden genoteerd. Indien u beschikt over de licentie van de analytische boekhouding en u kiest als boekingsrekening een kosten- of opbrengstrekening (klasse 6 of 7), dan zal u het bedrag moeten weerspiegelen in de analytische boekhouding.

3. Scrollvenster Het scrollvenster neemt de lijnen van de aan de gang zijnde boeking over. Het dialoogvenster voor de ingave van de financiële bewegingen is altijd op de volgende manier samengesteld:

- 152 -

- één boekingslijn voor iedere betaling opgenomen in het bankrekeninguittreksel. Sommige lijnen, die verwijzen naar een klanten -of leveranciersrekening, bevatten soms een debeten een creditbedrag. Bij het bijwerken zal deze boekingslijn worden ontdubbeld zodat de lijn niet meer dan één debet- of creditbedrag bevat. Deze lijnen zijn genummerd van 1 tot 97. U kan niet meer dan 97 betalingen ingeven per boeking. Uit praktisch oogpunt heeft u er alle belang niet meer dan 40 lijnen per boeking in te geven. - een lijn die het nummer 98 draagt en die op een synthetische manier de bedragen van de «bijlageboekingen» overneemt. - een lijn die het nummer 99 en die de uiteindelijke beweging van de financiële rekening verbonden aan het dagboek uitmaakt.

4. Het begin- en eindsaldo van de bankrekening Op basis van het beginsaldo van de bankrekening berekent EQUISIS constant het eindsaldo zoals dit is opgemaakt op basis van de geregistreerde bewegingen in de boeking. Bij de definitieve bevestiging van de financiële boeking, vraagt EQUISIS het eindsaldo te bevestigen. Dit moet overeenkomen met het eindsaldo dat vermeld staat op het bankrekeninguittreksel. Indien dit eindsaldo onjuist is, dan heeft u waarschijnlijk vergeten een betaling te registreren of u heeft een verkeerd bedrag geboekt. In dit stadium kan u de boeking nog altijd annuleren en een nieuwe lijn registreren.

F. INGAVE VAN DIVERSE VERRICHTINGEN Het ingavevenster van de diverse posten is bijna identiek aan dit van de financiële verrichtingen. De rubrieken «Devies» en «Totaal» zijn verdwenen, evenals de zone die het begin- en eindsaldo van de financiële rekening bevat. De registratie van een diverse verrichting verloopt altijd op de volgende manier:

Stuknr. Sequentieel nummer dat de boeking identificeert.

Boekingsdatum Registratiedatum van de boeking. Standaard stelt EQUISIS de laatste boekingsdatum voor. Deze datum moet altijd liggen tussen de begin- en einddatum van de boekhoudkundige periode verbonden aan het dagboek.

Omschrijving Omschrijving van de boeking.

- 153 -

MANUEL DE REFERENCE Klikt u deze knop aan, dan kan u voor een bepaalde periode een «diverse posten»-dagboek oproepen. Vervolgens verschijnt de lijst van alle geregistreerde boekingen in deze periode waaruit u één boeking kan selecteren. Alle rekeningen die bij deze boeking zijn betrokken worden achtereenvolgens voorgesteld en u kan een nieuwe boeking met andere bedragen creëren. Deze functionaliteit vervolledigt het gebruik van de abonnementsboekingen op een nuttige manier (hiervan kunnen de bedragen niet worden gewijzigd).

Nadat u deze 3 rubrieken heeft ingevuld, kiest u het type van de rekening waarop u de boeking wenst te registeren. Voor wat de te registreren bewegingen op de klanten- en leveranciersrekeningen betreft, is de te volgen weg dezelfde als deze beschreven bij de financiële verrichtingen. U kan zich hierop beroepen indien nodig. Het enige verschil ligt in het feit dat bij de ingave van een betaling het afpuntingsvenster dient om deze betaling aan een of meerdere openstaande bewegingen toe te wijzen. Bij de diverse posten verdwijnt deze notie. O p m e r k i n g Om de ingave van een te groot aantal lijnen te vermijden, verandert de kleur van de keuzeknoppen vanaf het moment dat de gevaarlijke limiet wordt bereikt (50 boekingslijnen). Dan moet u uw uittreksel bewaren, de voortgang ervan onderbreken en het afmaken in een nieuwe boeking.

Voor wat de geregistreerde bewegingen in de algemene rekeningen betreft, verschijnt het volgende venster:

- 154 -

Hier voert u het bedrag in op het debet of credit van de rekening naargelang de situatie.Indien u beschikt over de licentie van de analytische boekhouding en indien de gekozen rekening een rekening is van de klasse 6 of 7 (kosten of opbrengsten), dan moet u dit bedrag nog uitsplisen in de analytische boekhouding. Indien u het selectievakje «Hoeveelheid» heeft aangekruist in de fiche van de algemene rekening, dan dient u hier een aantal in te geven. Dit vakje is nodig voor forfaitaire boehoudingen. Eenmaal u de bewegingen heeft ingevoerd die de boeking samenstellen, dan kan u de boeking definitief registreren door de «OK»-knop aan te klikken. EQUISIS gaat nu na of uw boeking in evenwicht is. Vervolgens werkt het programma uw boekhouding rechtstreeks bij indien het selectievakje «Onmiddellijk boeken» aangekruist is.

- 155 -

MANUEL DE REFERENCE

8. AFDRUKKEN BOEKHOUDGEGEVENS De afdruk van de boekhoudgegevens stelt u in staat alle officiële documenten, nodig voor het voeren van uw boekhouding, alsook de verschillende documenten nodig voor het dagelijks beheer van uw onderneming, aan te passen. Het menu «Lijsten» bevat de verschillende documenten die u kan afdrukken:

Alle afgedrukte documenten zijn zichtbaar op het scherm. Hiervoor kiest in het menu «Beheer» de opdracht «Voorkeuren» en kruist u in het venster het selectievak «Afdrukinstellingen bij voorkeur» niet aan:

- 156 -

O p m e r k i n g Onder Windows, net als onder Macintosh, moet u altijd een papierformaat A4 of12" kiezen.

Het merendeel van de dialoogvensters uit het menu «Lijsten» bevat de volgende knoppen met een pictogram onder: Klikt u deze eerste knop aan , dan verschijnen de printerparameters. Door deze tweede knop te gebruiken verschijnt een nieuw venster waarin u het paginanummer van de eerste afgedrukte bladzijde invoert, de afdrukdatum evenals een commentaar die onderaan elke afgedrukte pagina zal verschijnen. Deze knop start het afdrukken van het document volgens de hiervoor gespecifieerde instellingen.

A. MAANDELIJKSE LIJSTEN Indien u gebruik maakt van deze opdracht dan kan u verschillende boekhoudkundige documenten en lijsten koppelen.

B. REKENINGENSTELSEL Het rekeningenstelsel is een basisdocument van de algemene boekhouding. Hij stelt, in lijstvorm, het geheel voor van de algemene rekeningen die uw rekeningenstelsel samenstellen samen met de corresponderende titelrekeningen. Deze afdruk vereist geen specifieke parameters.

- 157 -

MANUEL DE REFERENCE

C. DAGBOEKEN Het afdrukken van de dagboeken van de algemene boekhouding gebeurt via een dialoogvenster, dat er als volgt uitziet:

In het bovenste gedeelte van het venster ziet u 2 rolmenu's waaruit u de boekhoudperiodes kan selecteren waarvoor u een afdruk wenst. Indien de twee periodes identiek zijn, dan slaat de afdruk enkel op deze ene periode. Zoniet zal de afdruk zich herhalen voor iedere gekozen periode. Zo kan u ineens de afdruk van dagboeken over meerdere periodes koppelen. In het centrale gedeelte ziet alle beschikbare dagboeken die worden weergegeven in de volgende kolommen: dagboekcode, omschrijving, geopende periode, laatste afgedrukte pagina. Door de knoppen «Yes» of «No» aan te klikken beslist u of het dagboek moet worden afgedrukt. In dit voorbeeld zal het verkoopdagboek «VE2» worden afgedrukt. U kan ook het laatste paginanummer van het dagboek aanpassen. EQUISIS bewaart inderdaad het laatst afgedrukte paginanummer aan het einde van elke afdruk. Indien u wenst hetzelfde dagboek voor dezelfde periode meerdere keren af te drukken, dan moet u dit nummer manueel aanpassen. U moet er ondertussen wel op letten dat u de volgorde van de paginanummers respecteert. In het onderste gedeelte heeft u de toegang tot 5 selectievakjes:

globaal per periode Deze optie geeft u de mogelijkheid om het globale centralisatiedagboek voor iedere geselecteerde boekhoudperiode af te drukken. Dit document herneemt voor elk dagboek de debeten credittotalen van de bewegingen van de periode.

- 158 -

gedetailleerd per dagboek Kruist u dit vakje aan, dan kan u voor elk geselecteerd dagboek en per periode een centralisatiedagboek afdrukken dat de debeten creditsaldi van de algemene rekeningen in beweging bevat.

Detail v/h afpunten Deze optie is enkel van toepassing voor de financiële dagboeken en de diverse posten. Hierdoor kan u een gedetailleerd overzicht afdrukken van de uitgevoerde afpuntingen in deze twee dagboeken. Dit document kan heel nuttig zijn voor controledoeleinden.

Enkel centralisatiedagb. Deze laatste mogelijkheid slaat op de drie vorige opties. Hierdoor kan u de centralisatiedagboeken aanpassen zonder daarvoor de boekhoudkundige dagboeken opnieuw te moeten afdrukken.

Geen bladsprong Door dit selectievakje aan te kruisen worden verscheidene dagboeken op dezelfde pagina afgedrukt in plaats van een bladsprong bij iedere verandering van journaal in dezelfde periode. Deze optie is vooral nuttig voor kleine boekhoudingen of voor talrijke dagboeken die slechts één of twee boekingen bevatten.

D. GROOTBOEKEN… Het grootboek der rekeningen is een ander zeer belangrijk document voor de algemene boekhouding. Het dialoogvenster ziet er als volgt uit:

- 159 -

MANUEL DE REFERENCE Het bovenste gedeelte van het venster laat u toe de boekhoudperiodes te definiëren waarvoor u de historiek wil afdrukken. Het centrale gedeelte bevat op zijn beurt verschillende aankruisvakjes:

Klanten Historiek van de klantenrekeningen.

Leveranciers Historiek van de leveranciersrekeningen.

Algemene Historiek van de algemene rekeningen.

Analytische Historiek van de analytische rekeningen.

Openstaande bew. Deze optie is enkel van toepassing voor de bijzondere klanten- en leveranciersrekeningen. Zij laat toe de nog niet volledig afgepunte bewegingen af te drukken.

Per maand gecumuleerd Deze optie laat toe het gecumuleerde bedrag van de maandelijkse bewegingen van iedere algemene rekening af te drukken, eerder dan het detail van deze bewegingen. Deze optie is zeer handig voor alle centralisatierekeningen. Daarenboven zijn nog twee selectierondjes beschikbaar:

gekozen rekeningen U ziet de aanwezigheid van een aantal ten overstaan van de 4 rekeningentypes. Dit aantal deelt u mee hoeveel fiches er momenteel geselecteerd zijn in deze 4 bestanden. Indien u enkel het grootboek voor deze geselecteerde rekeningen wil afdrukken, dan klikt u dit selectierondje aan. O p m e r k i n g Enkel bruikbaar wanneer «Multi-Process» («Beheer», «Voorkeuren…») niet is aangekruist!

alle De afdruk van het grootboek gebeurt voor alle rekeningen.

- 160 -

Het afdrukken van een volledige historiek kan een hele tijd in beslag nemen. U heeft er alle belang bij deze afdruk in verschillende delen te laten verlopen bv. per klasse voor de algemene rekeningen en voor de centralisatierekeningen met de optie «per maand gecumuleerd» aangekruist.

Afdruk in tekstmode Is niet langer van toepassing.

E. BALANSEN Balansen zijn synthesedocumenten van uw boekhouding. Zij hernemen voor iedere rekening het totaal van de debeten creditbewegingen in BEF en in deviezen, evenals het debeten creditsaldo. Het dialoogvenster voor de afdruk van de balansen ziet er als volgt uit:

Het bovenste gedeelte van het venster laat u toe de periode te kiezen waarvoor u de balans van de rekeningen wilt. Indien u een gecumuleerde balans op jaarbasis wil, dan kiest u als beginperiode de openingsperiode en als eindperiode kiest u dan de twaalfde periode. Indien u daarentegen een balans wil van een bepaalde maand, dan kiest u als begin- en eindperiode deze corresponderend met deze periode. Indien u een balans wil afdrukken van vroegere periodes, dan kan u rechtstreeks de referentie van de boekhoudperiodes invullen in de vakken onder de rolmenu's. Met behulp van de 4 selectievakjes, kiest u het type balans dat u wil afdrukken: klanten, leveranciers, algemene of analytische.

- 161 -

MANUEL DE REFERENCE U kan ook enkel de rekeningen laten afdrukken waarvan het saldo verschillend is van 0, ofwel alle rekeningen zonder uitzondering, ofwel enkel de geselecteerde rekeningen. De eerste optie verloopt heel wat langzamer dan de tweede omwille van de voorafgaande opzoeking. Deze optie «Behalve als het saldo 0 is» is enkel actief voor een periode die een geheel boekjaar dekt (vb.: «9800» tot «9812»). Het selectievakje «Met S-boekingen» laat u toe een balans af te drukken vertrekkende van de boekingen in het tijdelijk dagboek, m.a.w. diegene die nog niet werden gecentraliseerd in de boekhouding. Hiertoe moet u eerst de knop «S» in het ingavevenster van de boekingen aangeklikt hebben (onder het pictogram in de vorm van een boek).

F. VERVALDAGBALANSEN De vervaldagbalans is een andere uitdrukking van de klanten- of leveranciersbalans. Zij splitst de openstaande bewegingen uit per vervaldag van dertig dagen ten overstaan van een referentiedatum. Dit beheersdocument geeft u de mogelijkheid om de toestand van uw handelsschulden en -vorderingen in de tijd te evalueren. Het dialoogvenster voor het afdrukken van de vervaldagbalansen ziet er als volgt uit:

U kruist de selectievakjes «Klanten» en «Leveranciers» aan in functie van de balans die u wil afdrukken. Vervolgens bevestigt u de referentiedatum. Deze datum zal dienen als vergelijkingsdatum voor de berekening van de vervaldagen. Alle bedragen in deviezen zullen in BEF worden omgezet op basis van de omrekeningskoers die opgenomen is in iedere beweging. Zoals voor de afdruk van de balansen, kan u beslissen enkel de niet-gesaldeerde bijzondere rekeningen af te drukken of slechts de geselecteerde rekeningen. Verder heeft u nog de keuze tussen de afdruk van de vervaldagbalans en het afdrukken onder de vorm van een rekeninguittreksel.

- 162 -

O p m e r k i n g De rubriek «Afdeling» wordt momenteel niet gebruikt door EQUISIS.

G. BUDGETTEN Indien u beschikt over de licentie van de analytische en budgettaire boekhouding, dan kan u het geheel van de maandelijkse budgetten afdrukken door het gebruik van deze opdracht uit het menu «Lijsten». U dient enkel het jaar in te voeren waarvoor u de budgetten wil laten afdrukken. B E L A N G R I J K U moet een afdruk van het type «Landscape» (A4 horizontaal) kiezen in plaats van «Portrait» in het dialoogvenster voor het afdrukformaat.

H. BTW-AANGIFTE Voor het afdrukken van uw maandelijkse of driemaandelijkse BTW-aangifte, volstaat het de overeenkomstige BTW-periode in te geven. Bv. om uw maandelijkse BTW-aangifte van juni 1996 af te drukken, voert u "9606" in, terwijl voor het afdrukken van de driemaandelijkse BTW-aangifte u «9602» invult. EQUISIS voert voor de rubriek «Controletotaal» van de BTW-aangifte een optelling ter controle uit volgens de eisen van de BTW-administratie. U klikt in het «Voorkeuren…»-venster (in het menu «Beheer» via de opdracht «Voorkeuren…») het pictogram dat een envelop voorstelt aan. Vervolgens kiest u het lettertype en klikt u, onderaan het venster, de pijl naar rechts aan. In het tweede venster, moet u in de rubriek «BTW-nr.» uw BTW-nummer invullen (vb.: BE 431.755.611 zal als 431755611 worden ingegeven). In het vervolg is het mogelijk in de loop van het boekjaar de periodiciteit (maandelijks/ driemaandelijks) van de BTW-aangifte te veranderen. Gelieve uw dienst voor technische ondersteuning te contacteren voor meer inlichtingen.

I. BTW-LISTING De opdracht «BTW-listing» laat toe de trimestriële listing van de intracommunautaire verkopen uit te geven (op papier of op diskette in ASCII-formaat). Dit document, waarvan de periodiciteit is gebaseerd op de trimesters van een kalenderjaar, wordt opgemaakt door alle verkoopfacturen met het «intracommunautaire» BTW-regime te inspecteren. De afdruk is mogelijk zelfs als werd het af te drukken boekjaar afgesloten of de af te drukken historiek verwijderd. Hiertoe moet u manueel de BTW-periodes invoeren. De keuze van een trimester gebeurt door de twee laatste cijfers van het kalenderjaar in te geven gevolgd door de codes «01, 02, 03, 04».

- 163 -

MANUEL DE REFERENCE vb.

2de trimester 1996 = «9602».

Opgelet: voor de ondernemingen met een lang boekjaar heeft de code «9602» niet dezelfde betekenis als de codes van de boekhoudperiodes. Indien u de keuze voor het afdrukken van de trimestriële listing annuleert, dan zal de jaarlijkse listing worden afgedrukt. Om uw BTW-listing af te drukken, volstaat het dat u het kalenderjaar invoert (vb. «1996»). EQUISIS vraagt u vervolgens of u voor sommige klanten bedragen in omzet of in BTW manueel hebt ingevoerd (volgend op de aanschaf van EQUISIS in de loop van het jaar of om ingavefouten te verbeteren). EQUISIS drukt de BTW-listing achtereenvolgens af: de eerste bladzijde (waar u het identificatievignet kleeft) evenals een overeenstemmingsdocument dat alle klanten, die niet in de listing opgenomen zijn, herneemt. Bij de keuze voor de optie «BTW-listing» in de Luxemburgse versie creërt het programma bij de uitgifte bijkomend een tekstdocument, dat de lijst herneemt van alle geregistreerde bewegingen in de aan- en verkoopdagboeken gesorteerd volgens: rekeningnr., omschrijving, type dagboek (1-4), BTW-stelsel (1-7), BTW-voeten (0-9, 9 wanneer er meerdere voeten bestaan voor dezelfde factuur), stuknummer, boekingsbedrag en de gebruikte BTW-voet. Wanneer deze lijst eenmaal opgenomen is in een spreadsheet, dan kunnen de gegevens voor de jaarlijkse Luxemburgse BTWaangifte makkelijker worden berekend.

J. INTRASTAT 1. Algemeen Om tot de informatica-behandeling van al uw «INTRASTAT»-aangiften te kunnen overgaan (op basis van het «INTRASTAT»-handboek verdeeld door het N.I.S., versie 1993), werden verschillende bestanden van het programma EQUISIS aangevuld, nl.: - Het bestand van de landen beschikt over een rubriek «Stat. code» waar u het land van herkomst of oorsprong kan specifiëren (zie handboek INTRASTAT van het N.I.S., pagina's 12, 13 & 27). - Het bestand van de vervoersvoorwaarden: een rubriek «Vervoerswijze» waar u de vermoedelijke vervoerswijze bepaalt (zie handboek INTRASTAT van het N.I.S., pagina 14). - het bestand van de algemene rekeningen: elke algemene rekening is vergezeld van een rubriek «Goederencode» (zie handboek INTRASTAT van het N.I.S., pagina 17). - het bestand van de artikelen: iedere artikelfiche beschikt momenteel over de rubrieken «Goederencode», «Stat.massa» en «Stat. eenheid» in het tweede venster van de artikelfiche (zie handboek INTRASTAT van het N.I.S., pagina 17). O p m e r k i n g Deze nieuwe rubrieken kunnen enkel door de gebruikers, die over de licentie van de «Facturatie» beschikken, worden gebruikt.

- 164 -

2. Generatie van de INTRASTAT-gegevens Voor de gebruikers die enkel over de licentie van de algemene boekhouding beschikken worden de statistische gegevens automatisch gecreëerd bij de ingave van de aan- en verkoopfacturen met intracommunautair stelsel. Nadat u een klant of leverancier heeft geselecteerd, de BTWuitsplitsing en de boekhoudkundige imputatie van de verrichting heeft uitgevoerd, dan stelt EQUISIS de synthese van de boeking voor in een laatste venster (derde venster). Nu volstaat het dat u de knop voorgesteld door «I», onder de «+»- en «-»-knop, aanklikt om de INTRASTAT-gegevens te genereren. Deze informatie kan worden geraadpleegd en gewijzigd door het gebruik van de opdracht «Intrastat…» uit het menu «Lijsten». De aldus automatisch gecreëerde gegevens zijn afkomstig vanuit de verschillende bestanden die u geparametriseerd heeft. Voor de gebruikers die beschikken over de «Facturatie»-module gebeurt de automatische creatie van de statistische gegevens nadat u uw verkoopfactuur geregistreerd heeft, bij de verwerking van deze factuur in de boekhouding via de opdracht «Facturen boeken» uit het menu «Facturatie» N.B.: de statistische massa's en eenheden worden altijd uitgedrukt in functie van de stockeenheid.

3. Analyse van de INTRASTAT-verrichting Nadat u deze opdracht uit het menu «Lijsten» heeft aangeklikt, verschijnt de volledige lijst van de gegenereerde statistische gegevens. Elk gegenereerd gegeven wordt geïdentificeerd door een boekingsnummer. Alle import-transacties beginnen met de letter «I», terwijl alle export-transacties beginnen met de letter «E».

Onderaan het venster bevinden zich verschillende knoppen:

Toevoegen Door het gebruik van deze knop kan u manueel een statistische boeking toevoegen.

- 165 -

MANUEL DE REFERENCE Wijzigen Deze knop laat u toe een bestaande statische boeking ter wijzigen (die automatisch of manueel werd gecreëerd). Hiertoe selecteert u een boeking en vervolgens klikt u de «Wijzigen»-knop aan.

Schrappen Deze knop werkt op dezelfde wijze als de «Wijzigen»-knop.

Opzoeken Indien u deze knop aanklikt, dan verschijnt een opzoekingsvenster op het scherm (gelijkaardig met het ingave- of «Wijzigen»-venster). Zo kan u opzoekingen uitvoeren volgens periode, land, enz… Voorbeelden: - Indien u de importboekingen van 1996 wenst te zien, dan voert u in de rubriek «Boekingsnr.» het volgende criterium in "I96@", - U wil alle boekingen van de periode «9602» terugvinden, dan voert u in de rubriek «Kwart.» de waarde "9602" in.

Via code sort. Door het gebruik van deze knop zullen de boekingen worden gesorteerd volgens de rubriek «Goederencode».

Afdrukken Klikt u deze knop aan, dan verschijnt een dialoogvenster waar u de afdrukparameters van de afdruk van de INTRASTAT-gegevens vastlegt. De gegevens kunnen per maandelijkse periode (vb.: 9605 = mei 96) en per aard (import of export) worden afgedrukt. De andere rubrieken in dit dialoogvenster laten u toe de hoofding van uw INTRASTAT-document correct in te vullen (nl.: aangever, BTW-nr., nr. NIS). In functie van de gekozen aard in het dialoogvenster, zal het programma het INTRASTAT-model «MOD. MA-1» (België) voor import of INTRASTAT-model «MOD. MA-2» (België) voor export opmaken. O p m e r k i n g Voor de gebruikers van de Luxemburgse versie van het produkt EQUISIS, respecteren de uitgegeven modellen de normen opgelegd door het Luxemburgse Ministerie van Economische Zaken.

Het ingave- en «wijzigings»-venster van de INTRASTAT-gegevens bestaat uit de volgende rubrieken:

Boekingsnr. Identificatienummer van de statistische boeking. Dit nummer wordt automatisch gegenereerd indien de boeking afkomstig is van de boekhouding of de facturatie. Alle import-transacties beginnen met de letter «I», terwijl alle export-transacties beginnen met de letter «E».

- 166 -

Kwart. Deze rubriek preciseert de boekingsperiode (vb.: 9606 = juni 96).

Lid-St./Herk. Met deze rubriekomschrijving worden er eigenlijk 2 rubrieken bedoeld nl. het land van oorsprong en de lidstaat van herkomst (zie handboek N.I.S., pagina's 12, 13 & 27).

Vervoerswijze Deze rubriek bevat de vermoedelijke vervoerswijze (zie handboek N.I.S., pagina 14). O p m e r k i n g Indien u een losplaats moet bepalen voor een transactie, dan moet u in deze rubriek de gepaste code invoeren. vb.

Vervoerswijze = 8, losplaats = 3, de rubriek «Vervoerswijze» zal in geval de waarde «83» moeten bevatten.

Goederencode Deze rubriek bevat de identificatie van de goederen op basis van een nomenclatuur gedefinieerd door de E.G. (zie handboek N.I.S., pagina 17).

Aard Deze rubriek bevat de aard van de transactie (zie handboek N.I.S., pagina 16).

Stat. massa Deze rubriek bevat de massa in kg van de goederen (zie handboek N.I.S., pagina 17).Indien u beschikt over de modules «Facturatie & Stock», dan zal de gegenereerde statistische massa afhangen van de gebruikte stock- en verkoopeenheid. Indien deze twee eenheden verschillend zijn, dan zal een conversiefactor de gebruikte statistische massa in evenwicht houden. In het geval dat u de eenheden slecht heeft gedefinieerd (zie het bestand van de eenheden), dan kan de statistische massa de volgende foutmeldingen bevatten (te raadplegen bij het afdrukken): - [-99] : de verkoopeenheid bestaat niet meer in het bestand van de eenheden. - [-98] : de verkoopeenheid beschikt over geen enkele conversiefactor. - [-97] : de verkoopeenheid beschikt over geen conversiefactor in overeenstemming met de stockeenheid

Stat. eenh. Laat een supplemmentaire vermelding van het gewicht of volume toe (zie handboek N.I.S., pagina 17).

- 167 -

MANUEL DE REFERENCE Stat. waarde Deze rubriek bevat de waarde van de verrichting uitgedrukt in het basisdevies van uw programma (zie handboek N.I.S., pagina 18).

MVH Deze rubriek herneemt de gefactureerde waarde van de transactie. Deze rubriek is enkel van toepassing voor de gebruikers die over de Luxemburgse versie van het programma EQUISIS beschikken.

K. BETALINGSAANMANINGEN EQUISIS biedt u de mogelijkheid om betalingsaanmaningen af te drukken op 3 niveaus en in de taal van de klant. Alvorens uw herinneringsbrieven af te drukken, moet u hun aanwezigheid nagaan in het bestand van de «Formulieren». Deze brieven moeten «EQ1», «EQ2» et «EQ3» als code hebben. Om een type aanmaning aan te maken, gaat u als volgt te werk: 1. U voegt een nieuwe fiche toe in het bestand van de «Formulieren». Een nieuwe lege fiche verschijnt op het scherm.

- 168 -

2. U geeft deze als code«EQ1». 3. U geeft deze als omschrijving «Rappel niveau 1». 4. U geeft deze als type "Rappels Klanten" 5. U kiest als doel de fiche «Klanten». 6. Het onderste gedeelte van het venster bevat een scrollvenster waarin de vreemde talen verschijnen die u regelmatig gebruikt. Nu dubbelklikt u de taalcode die overeenkomt met de taal waarin u de tekst van uw aanmaning wil invoeren. Vervolgens verschijnt een nieuw venster.

U voert in dit venster de tekst van uw type aanmaning in. Om een overzicht van uw onbetaalde facturen in de brief tussen te voegen, gebruikt u het toetsenbord-equivalent «Option» + "T" (dat het symbool ‘†’ geeft) onder Macintosh, of de code n° 160 ( 'Alt' +'160') onder Windows. Eenmaal deze tekst ingegeven is, dan valideert u de fiche en u herhaalt de werkwijze voor de andere talen. Nadat u de drie typebrieven heeft gecreëerd, dan kan u in het menu «Lijsten» de afdruk van de klantenaanmaningen vragen.

- 169 -

MANUEL DE REFERENCE Om te vermijden dat u aanmaningsbrieven stuurt naar klanten die hun vervallen facturen reeds hebben betaald, gaat EQUISIS na of er openstaande financiële bewegingen zijn of openstaande diverse posten. Indien dit het geval is, dan meldt EQUISIS dit. Vervolgens verschijnt het hiervoor getoonde venster: U ziet alle facturen die tot op heden onbetaald zijn gebleven. De voorlaatste kolom bevat de afpuntingscode. De waarde «0» wijst erop dat de factuur nog geen enkele maal is afgepunt, terwijl een negatieve waarde het aantal gedeeltelijk reeds uitgevoerde afpuntingen aangeeft. De laatste kolom geeft u een aanwijzing over de datum van de laatste aanmaning. Bij de aanmaningen klanten, stelt EQUISIS niet alleen de openstaande facturen voor maar ook de betalingen zonder afpunting, de CN/verkopen en de bewegingen van diverse posten openstaand voor die klanten. EQUISIS onthoudt de brieven die vroeger reeds zijn opgestuurd. Deze informatie wordt u voorgesteld in de laatste kolom van de lijst der onbetaalde facturen. De eerste opgestuurde brief zal als type «EQ1» hebben, de tweede «EQ2» en de derde «EQ3». Indien u deze knop aanklikt, dan komt u de vervaldatum en het bedrag van de afpunting te weten voor een gegeven beweging. U moet wel eerst een factuur selecteren alvorens u deze knop aanklikt.

De mogelijkheid om de geselecteerde fiches te sorteren wordt geboden via de vier sorteerknoppen: sort./datum, vervaldag, sort./bedrag en sort./rek.nr. De knop «Niveau veranderen» laat toe het aanmaningsniveau van de brief te veranderen voor een vooraf geselecteerde factuur. Deze waarde kan 0, 1, 2 of 3 bedragen en wordt normaal automatisch verhoogd na het afdrukken van uw aanmaningen. Via de «Verv.»-knop kan u een referentiedatum ingeven waarna alle facturen vervallen op deze datum verschijnen.

Klikt u deze knop aan, dan zal de complete lijst van de verkoopfacturen, die tot op heden onbetaald zijn, worden afgedrukt. Nadat u de facturen heeft geselecteerd waarvoor u de aanmaningen wilt opsturen (met behulp van de muis en de toetsen «Shift« of «Command»), klikt u de knop «Adressen…» aan:

Vervolgens verschijnt een venster waar u het adres kan kiezen dat op uw aanmaningen zal worden afgedrukt, zoals dit reeds is ingegeven in de klantenfiche (1 = handelszeteladres of 3 = facturatieadres) Om uw aanmaningen af te drukken, klikt u deze knop aan.

- 170 -

B E L A N G R I J K Indien u de afdruk van de aanmaningsbrieven niet heeft onderbroken, dan registreert EQUISIS voor iedere factuur het nieuwe niveau van de gebruikte brief.

L.

LEVERANCIERSOVERSCHRIJVINGEN

In EQUISIS kan u op een A4-blad, op diskette of naar een modem uw overschrijvingen leveranciers in BEF afdrukken. Het principe is eenvoudig: u kiest de bankrekening via dewelke u uw aankoopfacturen wil betalen. Vervolgens kiest u de te betalen facturen. Daarna genereert EQUISIS uw collectieve overschrijving, registreert de boeking in een overschrijvingsdagboek en punt de leveranciersrekeningen af. Alvorens u aanvangt, gaat u uw rekeningenstelsel na op de aanwezigheid van een rekening uitgeschreven overschrijvingen, die hetzelfde nummer draagt als de bankrekening via dewelke u uw betaling zal uitvoeren, met uitzondering van het laatste cijfer dat gelijk is aan 1 voor de uitgeschreven overschrijvingen. Bv. u heeft de rekening 550000 «Bank XYZ», 550001 «Uitgeschreven overschrijvingen XYZ». In tegenstelling tot de bankrekening (hier 550000), is de rekening van de uitgeschreven overschrijvingen geen centralisatierekening. Nu kan u aan het voorbereidend werk van de leveranciersoverschrijvingen beginnen. EQUISIS vraagt u eerst de financiële rekening te kiezen via dewelke u uw aankoopfacturen wil betalen. Hiertoe stelt het programma de lijst van alle financiële rekeningen beginnend met «5», die zich in uw gegevensbestand bevinden, voor. U selecteert de overeenstemmende rekening en vervolgens valideert u dit venster:

- 171 -

MANUEL DE REFERENCE Vervolgens moet EQUISIS het globale bedrag van de betalingen kennen dat hij u kan voorstellen. Om dit bedrag te weten vraagt EQ u het saldo van de gekozen bankrekening te bevestigen. Het voorgestelde bedrag is het saldo opgenomen in het laatste bankrekeninguittreksel dat u heeft ingegeven. Daarna vraagt het programma het minimale saldo in te voeren van de rekening na betaling van uw aankoopfacturen. Dit tweede bedrag moet uiteraard kleiner zijn dan het eerste dat u zonet heeft bevestigd, anders kan u geen enkele betaling uitvoeren. EQ gebruikt dit tweede bedrag in zijn opzoekingen: EQ onderzoekt uw onbetaalde facturen tot zolang het bedrag van de betalingen het toegelaten bedrag niet overschrijdt. Nadat u deze twee bedragen heeft bevestigd, kan u een keuze maken tussen 2 manieren van voorbereiding van uw overschrijvingen: manueel of automatisch. De eerste manier bestaat erin dat u de aankoopfacturen, die u wil betalen, met behulp van de muis selecteert. De tweede manier sorteert alle facturen per vervaldatum en selecteert de oudste vervallen facturen tot het door u bepaalde plafondbedrag wordt bereikt. Om een manier te kiezen, klikt u in het venstermenu de overeenstemmende opdracht aan:

Vervallen facturen opzoeken Stelt de automatische manier in werking.

- 172 -

Bepaalde facturen opzoeken Activeert de manuele manier.

Bankrekening veranderen Door het gebruik van deze opdracht kan u het bankrekeningnummer van uw leverancier veranderen: Indien u deze knop gebruikt, dan u een detail zien van ieder rekeninguittreksel. Gebruikt u deze knop, dan kan u een door EQUISIS automatisch voorbereide overschrijving verwijderen. Bij de automatische manier moet u enkel de vervaldatum ingeven tot dewelke u uw voorbereiding wenst voor te bereiden. Vervolgens voert EQUISIS deze actie uit: De manuele manier werkt op gelijkaardige wijze als deze van de aanmaningen klanten: EQUISIS zoekt alle onbetaalde aankoopfacturen en het is aan u om de facturen aan te duiden die u wil betalen. Vervolgens klikt u de «OK»-knop aan en EQUISIS bereidt hierna de overschrijvingen voor. In de twee gevallen bevat het scrollvenster, in het midden van het venster, alle voorbereide overschrijvingen: één overschrijving per leverancier.

U maakt gebruik van de uitschuifbalk indien u alle overschrijvingen wil bekijken. U kan ook de mededeling, het adres of zelfs het rekeningnummer nog veranderen via de opdracht uit het venstermenu.

- 173 -

MANUEL DE REFERENCE De boekingsdatum (of nog de uitgiftedatum van uw overschrijving) moet zich in de boekhoudperiode bevinden gekoppeld aan uw dagboek van automatische overschrijvingen. Misschien zal u genoodzaakt zijn om dit dagboek af te sluiten teneinde de juiste datum te kunnen toekennen. Indien u het eens bent met het overschrijvingsvoorstel, dan kan u nakijken of er papier in uw printer aanwezig is, waarna u de «OK»-knop aanklikt. EQUISIS drukt eerst uw overschrijvingen af en gaat vervolgens over tot de boekhoudkundige verwerking van de transactie. De boeking van de overschrijving is opgeslagen in een dagboek getiteld «EQ1 OVERSCHRIJVING». Deze overschrijvingsboeking wordt opgeslagen in een tijdelijk dagboek (dus niet rechtstreeks gecentraliseerd in de algemene rekeningen). Nu moet u enkel nog deze overschrijving handtekenen en overhandigen aan uw bankier. Bovendien heeft u de mogelijkheid om uw collectieve leveranciersoverschrijvingen op diskette op te slaan of op te sturen via modem. De optie «Schijf» laat toe: - de leveranciersoverschrijvingen af te drukken. - een ASCII-bestand aan te maken. 1. U maakt op uw harde schijf een willekeurige map aan. In het voorbeeld is er een map leveranciersoverschrijvingen gecreëerd in de map EQUISIS op de harde schijf. 2. In het bestand van de algemene rekeningen selecteert u de fiche van de algemene rekening van de betreffende financiële instelling. In de rubriek «Commentaar» voert u de volgende gegevens onder elkaar in zonder hen te laten voorafgaan door een omschrijving: (uw bankrekeningnummer): 340-0652382-95 (afgekorte benaming van de bank): BBL (uw firmanaam): ISIS (uw adres): rue des Déportés 120 (uw postcode en woonplaats): 4800 Verviers (uw BTW-nummer): 431755611 (de code van uw moedertaal, zie bestand van de talen in EQ): NG (de toegangsweg tot de map die u heeft aangemaakt en waarin EQUISIS het ASCII-bestand zal creëren): harde schijf : Equisis : Leveranciersoverschrijvingen: 3. In het procedurevenster van de leveranciersoverschrijvingen klikt u het selectievakje «Schijf» aan vooraleer het afdrukken en het boeken start. Door deze optie aan te kruisen zal de collectieve overschrijving worden afgedrukt en zal in de gecreëerde map een tekstbestand worden geplaatst, dat u op diskette kan kopiëren of doorsturen via modem naar uw financiële instelling. Vanuit het «Keuze v/h dagboek»-venster kan u uw overschrijvingen nogmaals laten afdrukken, indien u het betreffende dagboek selecteert en in het venstermenu de bijkomende opdracht «Dagboeken afdrukken» aanklikt.

- 174 -

M. INTERNE BEHEERREKENINGEN Deze optie start met het opmaken van de balans der rekeningen, zodat u een interne balans/ resultatenrekening voor een bepaalde periode zou kunnen raadplegen of afdrukken. U kan de grootte van dit venster aanpassen aan de grootte van uw scherm.

U beschikt over diverse mogelijkheden: - keuze van de periode (teneinde u een resultaat van die periode en de cumul tot aan die periode te presenteren. - de aard van het document: balans/resultatenrekening. - in BEF of in duizenden BEF. Indien u de knop «Berekenen» aanklikt, dan wordt de gevraagde situatie onmiddellijk opgemaakt. Onderaan het venster kan u de «Print»-knop aanklikken om het document af te drukken volgens een papierformaat (afdrukstand) «LANDSCAPE» (horizontaal).

N. ANALYTISCH RESULTAAT De analytische resultaten laten toe meerdere analytische staten naar buiten te brengen. Het zijn waardevolle analysedocumenten om de analytische opvolging van uw boekhoudkundig resultaat uit te voeren. Deze opdracht uit het menu «Lijsten» is enkel beschikbaar indien u beschikt over de licentie van de analytische boekhouding. In het bovenste gedeelte van het venster verschijnt de periode waarvoor u de resultaten wil bekomen. Middenin het venster ziet u 4 selectievakjes:

- 175 -

MANUEL DE REFERENCE

per analytische rekening Dit eerste document herneemt voor elke analytische rekening alle analytische bewegingen die in de periode werden geregistreerd en getotaliseerd per analytische aard. Dit document kan soms tientallen pagina's beslaan.

per afdeling en analytische rekening Dit document berekent voor iedere afdeling en voor de beschouwde periode het analytisch resultaat gedetailleerd per analytische rekening. Dit is een synthesedocument.

per afdeling en aard Het derde document berekent voor elke afdeling en voor de periode in beschouwing het analytisch resultaat uitgesplitst per analytische aard. Al deze resultaten komen tot hetzelfde resultaat. Zij verschillen enkel van elkaar door de graad van detail en de invalshoek van waaruit zij hen cijfers voorleggen.

globaal Kruist u dit selectievakje aan, dan krijgt u een document met het globale bedrijfsresultaat. U kan ook nog een afdruk vragen van de budgetten voor een analyse van de afwijkingen of zonder budget, of nog al dan niet de afdelingen erin opnemen. Een afdruk met budgetten neemt altijd meer tijd in beslag dan een afdruk zonder budgetten. Een laatste mogelijkheid stelt u in staat de afwijking tegenover het jaarlijkse budget te berekenen of in vergelijking met het budget overeenstemmend met de gekozen periode voor de afdruk van het analytisch resultaat.

- 176 -

9. DE AFSLUITINGSVERRICHTINGEN De afsluitingsverrichtingen en de opening van een nieuw boekjaar gebeuren op een eenvoudige wijze: Wanneer u het einde van het boekjaar genaderd bent, dan wenst u twee dingen te kunnen doen: beginnen met de registratie van uw boekhoudkundige stukken in een nieuw boekjaar en regularisatieboekingen uitvoeren in het «diverse posten»-dagboek en de bestemming van het resultaat. Hiertoe moet u wel eerst een nieuw boekjaar openen.

Vervolgens vraagt EQUISIS de opening van het nieuwe boekjaar te bevestigen. B E L A N G R I J K Deze procedure is tamelijk uitgebreid en vereist soms enkele megabytes vrije schijfruimte. Let er dus altijd op dat u over een veiligheidskopie van uw gegevensbestand beschikt alvorens u deze procedure in gang zet. Ingeval van mislukking moet u verplicht herbeginnen vanaf de reservekopie.

De nieuwe boekhoudperiodes ziin nu gecreëerd. Aangezien de dagboeken allen over een specifieke boekhoudperiode beschikken, kan u een «diverse posten»-dagboek geopend laten in de laatste periode van het te sluiten boekjaar. Terwijl daarentegen de andere dagboeken zullen worden afgesloten en vervolgens heropend in de eerste periode van het nieuwe boekjaar. Wanneer u klaar bent met het opslaan van de boekingen met betrekking tot de resultaatbestemming in het dagboek diverse posten, dan kan u definitief het boekjaar afsluiten:

- 177 -

MANUEL DE REFERENCE

Nu gaat EQUISIS na of het saldo van uw resultatenrekening wel degelijk gelijk is aan 1 of kleiner is dan 1 (behalve indien u heeft geopteerd voor een lang boekjaar) en of alle dagboeken werden heropend in het nieuwe boekjaar. Indien dit het geval is, dan start de afsluitingsprocedure. Gelieve ook nu eerst een reservekopie van uw gegevensbestand te maken alvorens u deze werkzaamheid uitvoert. Tijdens dit proces genereert EQUISIS automatisch een heropeningsboeking in een «diverse posten»dagboek voor klanten- en leveranciersrekeningen, evenals voor de balansrekeningen. De boekhoudperiodes van het vorige boekjaar zijn nu niet langer toegankelijk voor u. U kan ook vanaf de openng van een nieuw boekjaar de tijdelijke heropening van alle algemene rekeningen vragen, bijzondere rekeningen inbegrepen. Indien ja, dan zal EQUISIS een heropeningsboeking uitvoeren in het «diverse posten»-dagboek «EQ Heropening», een dagboek waartoe u nu geen toegang heeft tijdens de ingave. Iedere keer dat u bv. de rekeningen van het jaar 1998 wil veranderen, dan kan u opnieuw een nieuwe heropening van het boekjaar aanvragen zodat een nieuwe heropeningsboeking wordt uitgevoerd. Bij het afsluiten van het boekjaar, na de eindejaarsverrichtingen, decentraliseert het programma zelf de tijdelijke heropeningsboeking indien nodig en draagt de nieuwe saldo's over na afsluiting. O p m e r k i n g Voor alle ondernemingen die besluiten hun boekjaar af te sluiten in de loop van het jaar is er een snelle, praktische en veilige oplossing: een procedure voor de verandering van boekjaar in de loop van het jaar is voorzien.

- 178 -

10. CONTROLEPANEEL

Via het computercontrolepaneel kan u uit uw gegevensbestand de bewegingen en de boekingen verwijderen die volgens u niet meer nuttig zijn. Zo kan u geheugenruimte vrijmaken op uw harde schijf. Zo kan u bv. een cumul van de analytische bewegingen exporteren per rekeningnummer, code aard, code herkomst en periode in ASCII-formaat om ze daarna verder te verwerken in bv. Excel. Nadat u verschillende analytische rekeningen heeft geselecteerd, dan kan u de optie «Andere uitvoer» kiezen, «gekozen rekeningen» aankruisen, knop «Bestand openen» aanklikken, «Bew. analytische rek.», «Subtotalen exporteren?». EQUISIS zal een bestand «Exp_Excel» aanmaken juist naast uw gegevensbestand. Het controlepaneel biedt u tevens de mogelijkheid snelle, staten op te maken, na een eventuele opzoeking, van de fiches der boekhoudkundige bewegingen. De knop «4D Ext» geeft toegang tot de modules 4D Write et 4D Calc. Gelieve ons te contaceren indien u meer inlichtingen wenst over dit onderwerp. B E L A N G R I J K Deze functionaliteit is niet beschikbaar in «Multi-Process».

- 179 -

MANUEL DE REFERENCE

11. DIAGNOSE Gebruikt u de opdracht «Diagnose» uit het menu «Boekhouding», dan verschijnt een technisch diagnosevenster, met de mogelijkheid dit te exporteren onder de vorm van een tekstbestand. Dit kan u dan openen met een kladblok of tekstverwerker. Een eerste diagnose laat toe de samenhang van de saldo's van alle rekeningen te controleren. Een tweede niveau controleert de historieken, terwijl een derde de dagboeken onderzoekt. In een tweede venster heeft u toegang tot de verschillende rekeningensaldi. Een bevoorrecht gebruiker kan sommige vooraf gedetecteerde incoherenties rechtzetten door middel van een reeks knoppen.

- 180 -

12. AUTOMATISCHE AFPUNTINGEN Kiest u deze opdracht uit het menu «Boekhouding», dan gaat u over tot de automatische afpunting van de facturen volgens de bijbehorende betalingen. Op deze manier wint u kostbare tijd. Het principe werkt als volgt: - Eerst vraagt EQUISIS of u alle klanten- en leveranciersrekeningen waarvan het saldo gelijk is aan 0 geheel wil afpunten. Indien u deze vraagstelling bevestigt, dan punt het programma alle bewegingen van de bijzondere rekeningen met een saldo gelijk aan 0 af. - EQUISIS onderzoekt vervolgens rekening per rekening alle nog niet afgepunte facturen. Het programma houdt geen rekening met de facturen in vreemde deviezen of gedeeltelijk afgepunte facturen. EQUISIS zoekt vervolgens of er een betaling, creditnota of diverse verrichting is waarvan het bedrag overeenkomt met het factuurtotaal. Zoja, dan worden de factuur en de betaling afgepunt. Indien er meerdere betalingen zijn waarvan het bedrag overeenkomt met dat van de factuur, dan kiest EQUISIS altijd het oudste. - Tenslotte zoekt EQUISIS voor alle klanten- en leveranciersbetalingen, uitgesplitst geregistreerd bij de ingave in de financiële dagboeken maar gehergroepeerd door EQUISIS op het moment van de bijwerking, een factuur met overeenkomstig bedrag. Indien dit het geval is, dan wordt de factuur geheel afgepunt en de financiële beweging geheel of gedeeltelijk afgepunt al naargelang het bedrag van de factuur. B E L A N G R I J K Deze functionaliteit is niet beschikbaar in «Multi-Process».

- 181 -

MANUEL DE REFERENCE

13. OVERZICHT RESULTATEN Via de menu-opdracht «Overzicht resultaten» beschikt u over een krachtig hulpmiddel om de maandelijkse evolutie van de resultatenrekening van uw bedrijf te bekijken.

Het onderste gedeelte van het scherm bestaat uit 15 knoppen die een element van de resultatenrekening vertegenwoordigen. Door één van deze knoppen aan te klikken, dan bekomt u door middel van een grafische (middenin het venster) en numerieke weergave (rechts van het venster) de maandelijkse situatie van sommige rekeningen: - De knoppen genummerd van «60» tot «65» en van «70» tot «75» geven het totaal weer van de resultatenrekeningen waarvan het nummer begint met deze twee cijfers. - De knoppen genummerd «6» en «7» geven respectievelijk het totaal van de geboekte kosten en opbrengsten. - De knop «7-6» geeft u een geschat maandelijks resultaat (winst of verlies). B E L A N G R I J K Deze functionaliteit is niet beschikbaar in «Multi-Process».

- 182 -

14. VOORKEUREN Het menu «Beheer» bevat de opdracht «Voorkeuren…». Zich makkelijk kunnen aanpassen aan een groot aantal specifieke situaties is één van de sterke punten van EQUISIS. EQUISIS registreert verscheidene voorkeuren van algemeen of boekhoudkundig karakter. Het dialoogvenster van de voorkeuren ziet er als volgt uit:

Het centrale gedeelte van het venster bevat 6 selectievakjes, die betrekking kunnen hebben op meerdere voorkeuren:

Automatische creatie v/d zoeksleutel Bij de creatie van een klant of leverancier, stelt EQUISIS standaard een zoeksleutel voor (de eerste drie letters van de naam + de eerste letter van de woonplaats + een sequentiële index van twee cijfers).

Bevestiging v/d voorgestelde zoeksleutel Deze zoeksleutel wordt u ter bevestiging voorgesteld.

Automatische creatie v/d bijzondere rekeningen - 183 -

MANUEL DE REFERENCE Bij iedere nieuwe aanmaak van een klant of leverancier, creëert EQUISIS automatisch een bijzondere rekening. Deze optie moet altijd actief zijn voor de boekhouding.

Kop- en voettekst bij voorkeur Bij het afdrukken van de lijsten van de basisbestanden, wordt het dialoogvenster met de parameters van kop- en voettekst van de pagina niet meer getoond.

Afdrukinstellingen bij voorkeur Bij het afdrukken van de lijsten van de basisbestanden, worden de printerinstellingen niet meer iedere keer gevraagd.

Afdruk in tekstmode Dit aankruisvakje wordt momenteel niet meer door EQUISIS gebruikt.

Commercieel beheer: bepaling toegekende hoev. Deze voorkeur wordt momenteel niet gebruikt door het programma.

BTW berekend op basis - disconto Kruis dit vakje aan indien u wenst dat EQUISIS het BTW-bedrag op de basis min het disconto berekent.

Multi-process Indien u dit selectievakje aanduidt, dan wordt EQUISIS in «Multi-process» geactiveerd: Bij elke opening van een bestand verschijnt een nieuw venster zonder dat u daarvoor het huidige bestand moet afsluiten.

Eenheidsprijs BTWi Eenmaal deze optie aangekruist is, dan zal EQUISIS alle ingevoerde eenheidsprijzen beschouwen als zijnde BTW inbegrepen. Bovenaan het venster ziet u de volgende knop: Indien u deze knop gebruikt, dan kan u tarieven importeren die werden aangemaakt met een andere toepassing dan EQUISIS, bv. met Microsoft Excel, en die werden opgeslagen als een formaat.txt. Dit bestand moet het schema respecteren opgenomen in de tarieventabel van EQUISIS. Onderaan het venster vindt u meerdere knoppen terug: U maakt gebruik van deze knop indien u tijdens de werksessie wil veranderen van gebruikersniveau. Indien u «Administrator» als gebruikersniveau heeft gekozen, dan kan u de gebruikersgroepen wijzigen.

- 184 -

Deze knop laat u toe uw wachtwoord te veranderen. Na bevestiging van het eerste en tweede venster (ter controle), verschijnt een dialoogvenster dat aan de huidige gebruiker de mogelijkheid geeft ( voor zover het gebruikersniveau «ISIS», «Administrator» of «Support» is) de toegang tot verschillende bestanden van EQUISIS te beperken, door de gewenste bestanden te selecteren en hen te verbergen voor de gebruiker. De andere gebruikers kunnen het bestand van de «vertegenwoordigers» verwijderen waarvan de naam gelijk is aan het huidige gebruikersniveau (inderdaad de toegangsprivileges tot de verschillende bestanden zijn opgeslagen in een fiche, die voor u ontoegankelijk is, van het «Vertegenwoordigers»-bestand). De knop «Standaard» herstelt de lijst van de oorspronkelijke bestanden. Deze knop laat u toe andere omgangstalen toe te voegen. Zo kan u aanmaningen versturen of sommige omschrijvingen in andere vreemde talen vertalen. In de versies 2.1 en volgende van EQUISIS bestaat het bestand «EQUISIS.ID» (Macintosh) of «EQUISIS.4VR» (onder Windows) niet meer, enkel een licentieblad zal u worden geleverd. Via deze knop krijgt u dus toegang tot het venster van de gebruikerslicentiegegevens, waar u uw nieuw licentienummer kan invoeren bij de aankoop van nieuwe modules of op het moment van bijwerking van het programma tijdens de installatie ervan

Klikt u deze knop aan , dan verschijnt het hiernagetoonde venster, waar u enkele parameters van EQUISIS kan aanpassen:

- 185 -

MANUEL DE REFERENCE - De verschillende BTW-voeten - Het aantal decimalen voor de basismunt en de vreemde deviezen - de basismunt - Code land - Code taal - de verkorte naam van uw dossier - de lengte van het nummer van de algemene rekeningen dat 9 karakters kan beslaan - Klikt u de knop «Info» aan, nuttig indien u beschikt over de licentie multi-user, dan verschijnt een venster waar u alle nuttige gegevens invoert van de bedrijven waarvoor u de boekhouding voert. Bevestigt u deze vensters, dan verschijnt het venster voor de wijziging van de interne rekeningen die standaard door EQUISIS worden gebruikt. Het gaat om de rekeningen: - Debet- en creditintresten - Bekomen en toegekende disconto's - Koerswinst en -verlies - Bankkosten - Regularisatie - Leeggoed en verpakking - BTW - Centralisatie van klanten- en leveranciers U klikt deze knop aan wanneer u wil overgaan tot de voorkeuren van de algemene boekhouding. De voorkeuren van de algemene boekhouding bestaan ook op hun beurt uit 10 selectievakjes:

Bevestiging v/d centralisatierekening Deze optie moet altijd actief zijn voor de algemene boekhouding.

Bevestiging v/d boekingsrekening Bij de creatie van klanten- of leveranciersrekeningen stelt EQUISIS standaard de te gebruiken boekingsrekening voor.

- 186 -

Onmiddellijk boeken Bij het bevestigen van een boeking uit de algemene of analytische boekhouding, wordt de historiek van de bewegingen onmiddellijk bijgewerkt. Indien dit selectievakje niet aangekruist is, dan moet u daarna overgaan tot de bijwerking van de boekingen. Deze manier van werken is onmiskenbaar in een multi-user omgeving. In een single-user omgeving zal het niet-aankruisen van dit selectievak u veel tijdswinst opleveren bij de ingave, maar uw gegevensbestand zal niet tot op heden zijn bijgewerkt.

Nieuwe pag. na iedere rekening Bij het afdrukken van sommige boekhoudkundige documenten (grootboek, analytische resultaten), dan zal EQUISIS beginnen af te drukken in het begin van een nieuwe bladzijde na elke gevonden rekening.

Automatische BTW-uitsplitsing Eenmaal deze optie is aangekruist, en in zoverre dat EQUISIS over een boekingsrekening beschikt, vult deze automatisch in de kolommen «MVH» en «BTW» het totaal van de factuur of creditnota in. Telkens als u deze BTW-uitsplitsing wil aanpassen of controleren, dan klikt u in het samenvattingsvenster van de BTW-uitsplitsing of u gebruikt het toetsenbord-equivalent «Command» + "S" (onder Macintosh) of «Ctrl» + "S" (onder Windows).

- 187 -

MANUEL DE REFERENCE Snelle ingave bij financieel & D.P.-dagboek Om de ingave van uw financiële uittreksels en diverse verrichtingen te versnellen, voert EQUISIS geen controle uit op de bewegingen van de openstaande klanten- en leveranciersrekeningen indien dit selectievakje aangekruist is. In dit geval gebeurt alles alsof u «Zonder afpunting» had gekozen.

Ingave v/d verkoopfacturen op basis BTWi Voor de detailzaken die inclusief BTW factureren, zal de BTW-behandeling van de ingave van de verkoopfacturen anders gebeuren. Indien dit selectievakje aangeduid is, dan moet het basisbedrag dat u invoert inclusief BTW zijn. EQUISIS leidt het bedrag excl. BTW en het BTW-bedrag hieruit af.

Grootboek met gecumuleerde bedragen Bij het afdrukken van de historiek van de algemene of bijzondere rekeningen, zullen de bedragen, die in de kolom «Devies» zijn geplaatst, vervangen worden door het gecumuleerd saldo van de bewegingen in BEF.

Controle v/d BTW-uitsplitsing EQUISIS controleert de overeenstemming tussen de BTW-uitsplitsing (goederen, diensten en diverse goederen, investeringen) en de' uitsplitsing in de kostenrekeningen (klasse 60, 61 en 62). In geval van verschil, dan verwittigt het programma u hiervan. U kan uiteraard altijd de boeking «forceren» en zelfs in dit geval de boeking valideren.

Afdruk v/d dagboeken met namen Via deze instelling, kan u de keuze maken of u in de rubriek «Omschrijving», op de afdruk van de dagboeken, de naam van klant of leverancier of de omschrijving van de boeking wil zien verschijnen. Onderaan het venster ziet u drie knoppen: De eerste is deze voor de verandering van gebruikersniveau (zie hiervoor). Met deze knop kan u een toegangsweg bepalen voor de bestanden die EQUISIS nodig zou kunnen hebben. Zo kan u via deze knop een map selecteren waarin zich het bestand «Devies.txt» bevindt, dat zal dienen voor het automatisch bijwerken van de wisselkoers van de valuta's die u regelmatig gebruikt. U gebruikt deze knop wanneer u standaard de gegevens, die vermeld zijn in de omschrijving van de stukken in de boekhouddagboeken, wil bepalen. Zo kan, voor wat de algemene boekhouding betreft, de omschrijving vier vormen aannemen: «Zonder omschrijving», «Naam derde» d.w.z. de naam van de klant of leverancier, «Naam derde + Omschr.» die u heeft ingegeven bij de ingave van het document of «Omschr. + Naam derde».

- 188 -

Voor de analytische boekhouding, kan de omschrijving 7 verschillende vormen aannemen: «Zonder omschrijving», «Naam derde», «Naam derde + Stuknr.», «Stuknr. + Naam derde», «Omschrijv. + Stuknr.», «Omschr. + Naam derde», «Omschrijv. + Stuknr. + Naam.». Deze knop uit het eerste venster van de algemene voorkeuren geeft u toegang tot de parameters van uw correspondentie. U kan uw aanmaningen klanten voorzien van sommige complementaire elementen: grafisch, handtekening, hoofding,…

In de rubrieken «Lettertype tekst» en «Lettertype briefpapier» kan u het te gebruiken lettertype bepalen. Door het gebruik van de «OK»knop, onderaan het venster, gaat u over naar het volgende venster:

- 189 -

MANUEL DE REFERENCE De rubriek «Koptekst» kan een tekst bevatten die in het bovenste gedeelte van uw aanmaningen zal worden afgedrukt. De inhoud van de rubriek «Stad» zal de datum van uw correspondentie voorafgaan. In het laatste venster kan u de naam en de functie aangeven van de persoon die de correspondentie ondertekent, u kan eveneens een logo invoeren die de zone van uw adresgegevens helemaal kan bedekken (zie hieronder).

Om uw logo in te voeren, klikt in de rubriek «Decoratie van uw doc.». Vervolgens verschijnt een nieuw venster waar u een figuur van het type «Pict» of «bitmap» kan plakken. Vervolgens valideert u dit venster.

- 190 -

15. EXPORTEREN EN IMPORTEREN Geheel in de lijn van de openheid van het programma, laat EQUISIS u toe de fiches van alle basisbestanden te im- of exporteren. Vijf import- of exportmodes, waartoe u toegang heeft via het het menu «Bestand» - «Importeren» of «Exporteren», zijn voorzien: «4D», «DIF», «SYLK», «ASCII» en «Audit Pro».

Om gegevens tussen twee gegevensbestanden van EQUISIS uit te wisselen, kiest u altijd het formaat «4th Dimension». Dit komt overeen met het verzenden van een fiche. Wanneer u een fiche importeert van het type «4D» en u kruist «De oude fiches vervangen» aan, dan zal EQUISIS de oude fiche die reeds aanwezig is in het gegevensbestand vervangen door de pas geïmporteerde. In de andere gevallen, zal u eerder het formaat «DIF», «SYLK» ou «ASCII» gebruiken in functie van het programma waarmee EQUISIS de gegevens moet uitwisselen.

- 191 -

MANUEL DE REFERENCE De knop «Audit Pro» zal slechts actief zijn in het bestand van de algemene rekeningen. Deze dient om de balans van EQUISIS uit te voeren naar ons pakket voor de opmaak van de jaarrekening «Audit Pro». Bij fiche-export, kan u de transfer laten vergezellen van een beschrijvende nota. Deze knop gebruikt u om het karakterfilter te veranderen., wat soms nodig is om de benadrukte of speciale karakters te kunnen herlezen. U kan voor het formaat «ASCII», door deze knop te gebruiken de record- of de fiche-delimitor wijzigen. O p m e r k i n g In bijlage 3 van deze handleiding vindt u de structuur van de bestanden terug die een import/export van gegevens toelaten.

- 192 -

16. ANALYTISCHE BOEKINGEN De ingave van diverse analytische verrichtingen heeft een drieledig doel: - de analytische imputaties afkomstig uit de algemene boekhouding corrigeren, - registreren van boekingen in hoeveelheid in vergelijking met een werkeenheid, - toelaten van de kostprijs te berekenen, door opeenvolgende boekingen, van uw produkten of diensten De analytische boekhouding moet niet aan een wettelijk kader beantwoorden. De enige beperkingen die u worden opgelegd door de boekhoudkundige praktijk zijn: nummer en datum van de boeking, evenwicht debet/credit,… Om een analytische boeking te registreren, kiest u in het menu «Boekhouding» de opdracht «Analytische boekhouding…»:

- 193 -

MANUEL DE REFERENCE Vervolgens vraagt EQUISIS u in welke periode u uw analytische boekingen in de boekhouding wil verwerken. U kan om het even welke boekhoudperiode aanklikken in de hiervoor getoonde keuzelijst. De notie van afsluiting van dagboekperiode is niet van toepassing voor de analytische boekhouding. Nadat u de boekhoudperiode heeft geselecteerd, verschijnt het ingavevenster van de analytische diverse posten:

Bovenaan het venster verschijnt: de referentie van het boekjaar, de referentie van de boekhoudperiode evenals het uniek boekingsnummer automatisch door EQUISIS toegekend. Dan kan u een stuknummer, een boekingsdatum (deze datum moet behoren tot de gekozen boekhoudperiode) en een omschrijving invoeren. De rubriek «Oorsprong» laat toe de herkomst van de anlytische beweging te bepalen. Indien u deze rubriek aanklikt met de muis, dan verschijnt een rolmenu dat alle mogelijke oorsprongen bevat, meer bepaald: «Extern», «Intern» en «Tussen afdelingen». Via het centrale gedeelte van het venster kan u uw boekingslijnen registreren. Dit bestaat uit de volgende rubrieken:

# Nummer van de boekingslijn. U mag niet meer dan 99 lijnen per analytische boeking ingeven.

- 194 -

A. rek. Nummer van de analytische rekening waarop u een imputatie wil uitvoeren. Indien u in deze rubriek het karakter "*" invoert, dan verschijnt een nieuw venster, getiteld «Selectie», met de lijst van alle gekende analytische rekeningen. Voert u daarentegen enkel de beginkarakters in van de analytische rekening, dan toont EQUISIS in het «Selectie»-venster alle rekeningen waarvan het rekeningnummer begint met de ingevoerde karakters.

Lijnomschrijv. Verklarende omschrijving van de boekingslijn. De lijnomschrijving is een combinatie van de periode + dagboekcode + stuknummer + omschrijving uit de algemene boekhouding.

Aard Code van de analytische aard waarop u een imputatie wenst uit te voeren. Indien u in deze rubriek het karakter "*" invoert, dan verschijnt een nieuw venster, getiteld «Selectie», met de lijst van alle gekende analytische aarden. Voert u daarentegen enkel de beginkarakters in van de analytische aard, dan toont EQUISIS in het «Selectie»-venster alle analytische aarden waarvan de code begint met de ingevoerde karakters.

St.hv. Hoeveelheid van de gefactureerde werkeenheid (negatief) of van de verbruikte (positief) door de analytische rekening. Om een analytische boeking in hoeveelheid te registreren, moet de eerste boekingslijn de analytische rekening bevatten die de prestaties aan andere analytische rekeningen doorfactureert. De waarde van de werkeenheid verbonden aan deze rekening, zal als basis dienen voor de berekening van de standaardkosten, verbruikt door de andere analytische rekeningen. U voert een negatief aantal in om de rekening te crediteren en een positief aantal om de rekening te debiteren. Wenst u geen analytische boeking in hoeveelheid te registreren, dan laat u deze rubriek op 0 staan.

Eenheid Deze rubriek wordt gebruikt voor de registratie van een analytische boeking in hoeveelheid.

Debet Bedrag op de debet-zijde van de analytische rekening.

Credit Bedrag op de credit-zijde van de analytische rekening. Het volgende venster illustreert een voorbeeld van een analytische boeking in hoeveelheid:

- 195 -

MANUEL DE REFERENCE

Om een nieuwe lijn aan de boeking toe te voegen, klikt u deze knop aan. Om een analytische boekingslijn te verwijderen, klikt u in de rubriek «Lijnomschrijv.» van de te verwijderen lijn en vervolgens klikt u dan deze knop aan. Om uw analytische boeking te bewaren, klikt u de «OK»-knop aan.

- 196 -

17. INGAVE V/D JAARLIJKSE BUDGETTEN Teneinde de ingave van uw maandelijkse budgetten te versnellen, beschikt EQUISIS over een zeer krachtige ingavefunctionaliteit. In plaats van de maandelijkse budgetten fiche na fiche te moeten ingeven (wat traag en langdradig is), gaat u op de volgende manier te werk: 1. U opent eerst het bestand van de analytische rekeningen. 2. Vervolgens selecteert u de rekeningen waarvoor u de bugetten wilt ingeven, hetzij door een opzoeking, hetzij door hen te selecteren met de muis en de opdracht «Selectie gebruiken» te kiezen (menu «Raadpleging»). 3. Ga op dezelfde manier te werk voor de analytische aarden. B E L A N G R I J K Deze functionaliteit is niet beschikbaar in «Multi-Process».

4. Daarna kiest u in het menu «Boekhouding» de opdracht «Ingave jaarlijkse budgetten».

5. Hierna voert u het boekjaar in overeenkomstig met de in te geven of de te consulteren budgetten (vb.: 1998). 6. Vervolgens verschijnt een nieuw venster. Indien u alle budgetten in combinatie met de geselecteerde analytische rekeningen en aarden wil aanmaken, dan klikt u op «OK». Indien u gewoon de bestaande budgetten wil wijzigen, dan klikt u op «Annuleren».

- 197 -

MANUEL DE REFERENCE

7. Indien u «OK» heeft aangeklikt, dan creëert EQUISIS uw fiches van de maandelijkse budgetten. Vervolgens verschijnt een laatste venster.

De «*»-knop, links bovenaan het venster, laat u toe een analytische beweging van 0 BEF te genereren voor alle budgetten in de lijst. Dit heeft tot gevolg dat, wanneer men het analytisch resultaat afdrukt, dat de budgetten zelfs verschijnen voor de onbewogen analytische rekeningen. U voert in de rubriek «Analytische rek.» de code van de analytische rekening in waarvan u de budgetten wenst te definiëren of aan te passen. Na deze code ingevoerd te hebben, verschijnen alle «budget»-fiches, die betrekking hebben op een analytische rekening, in lijstvorm. Indien u enkel de budgetten wil zien voor een gekozen aard, dan voert u in de rubriek «Aard» deze code in: de lijst van de budgetten zal tot deze aard worden beperkt.

- 198 -

Nu moet u enkel nog het voorziene bedrag, het jaarlijks bedrag en het maandelijks bedrag invullen of aanpassen. Indien het voorziene bedrag hetzelfde is voor de aarden en de boekhoudperiodes, dan kan u dit jaarlijks en maandelijks bedrag invoeren in de rubriek «Voorzien bedrag» onderaan het venster. Klikt u op de knop «Jaarl. bedrag», dan zal het bedrag ingevoerd in deze zone worden gedeeld door 12 en automatisch worden overgenomen in de kolom «Voorzien. Klikt u daarentegen de knop «Maand. bedrag» aan, dan zal het bedrag niet in fracties worden verdeeld. Eenmaal deze aanpassingen afgelopen zijn, dan kan u de budgetten raadplegen vanuit het bestand van de budgetten of indien u gebruikt maakt van de opdracht «Budgetten…» uit het menu «Lijsten»: dan kan u alle budgetten voor een gegeven boekjaar laten afdrukken.

- 199 -

MANUEL DE REFERENCE

BIJLAGE 1 : TECHNISCHE VEREISTEN EQUISIS versie 2 is een softwaretoepassing ontwikkeld met behulp van 4th Dimension™ van ACI. EQUISIS vereist : - onder Mac/OS : minimum 3,5 Mb Ram (Macintosh) of 5 Mb (PowerMacintosh) voor de toepassing. - onder Windows : minimum 16 Mb Ram, waarvan 7 Mb Ram voor de toepassing. Aangeraden systeemversies: - Mac/OS : versie 7.5 of hoger. - Windows : versie Windows 95 of NT. Vereiste processors: - Mac/OS : PowerMac of 68040 (Motorola) - Windows : Pentium 90 en hoger (Intel) Teniende u beter te wapenen tegen de risico's inherent aan het bijhouden van een boekhouding op computer, respecteert u best de volgende instructies: 1. Neem regelmatig veiligheidskopieën van uw gegevensbestand. Dit bestand bevat op zichzelf alle boekhoudkundige gegevens van uw boekhouding. Behoud steeds minstens de drie laatste exemplaren van uw veiligheidskopie. 2. Neem altijd een veiligheidskopie voor het afsluiten van een boekjaar of voor de heropening van een boekjaar. 3. Ingeval van systeemfouten, «bommen», pannes… dient u nota te nemen van de omstandigheden waarin het probleem zich heeft voorgedaan. Vervolgens moet u de toestand van uw gegevensbestand zorgvuldig nagaan. In het geval dat u twijfelt, vertrekt u vanaf de laatste veiligheidskopie. Indien het probleem zich opnieuw voordoet, dan moet u de voorziene geheugenruimte voor de toepassing verhogen. Indien het probleem blijft voortbestaan, dan moet u zonder aarzelen uw technische dienst contacteren. 4. Druk aan het einde van elke maand een balans af van de algemene rekeningen en van de centralisatiedagboeken. Controleer telkens de inhoud ervan. EQUISIS multi-user (versie 4D Server) vereist : - een servertoestel, bij voorkeur toegewijd, en onder Windows NT voorzien van 64 Mb RAM of meer. - een bekabeling van het type Ethernet of Token Ring. - Een netwerkprotocol TCP/IP, IPX/SPX of ADSP.

- 200 -

BIJLAGE 2 : TRUCS & HULPMIDDELEN A. TOETSENBORD-EQUIVALENTEN Actie Onder MacintoshOnder Windows

«Cmd» en "+"

«Ctrl» en "+"

«Cmd» en "-"

«Ctrl» en "-"

«Cmd» en "i"

«Ctrl» en "i"

«Cmd» en "="

«Ctrl» en "="

«Cmd» en «Shift» en "D" «Ctrl» en «Shift» en "D"

«Cmd» en «Shift» en "F" «Ctrl» en «Shift» en "F"

«Cmd» en «Shift» en "G"«Ctrl» en «Shift» en "G"

«Cmd» en "H"

«Ctrl» en "H"

O p m e r k i n g De meeste menu's beschikken zelf ook over toetsenbord-equivalenten

- 201 -

MANUEL DE REFERENCE Bij de keuze van de dagboeken via de opdracht «Algemene boekhouding…»van het menu «Boekhouding», zijn er verschillende toestenbord-equivalenten voorzien voor ieder dagboek: Actie Onder MacintoshOnder Windows Aankoop toetsenbord)

«Cmd» en "1"

CN op aankopen Verkoop

«Ctrl» en "1" ( numeriek

«Cmd» en "2"

«Cmd» en "3"

D.P.

«Cmd» en "6"

«Ctrl» en "2"

«Ctrl» en "3"

CN op verkopen «Cmd» en "4" Financieel «Cmd» en "5"

gedeelte

«Ctrl» en "4"

«Ctrl» en "5"

«Ctrl» en "6"

B. INGAVE VAN RUBRIEKEN Sommige tests treden pas in werking nadat u de ingave van de waarde van een rubriek heeft verlaten. Gebruik daarom de «Tab»-toets na elke ingevoerde waarde voor een rubriek. De «Return»-toets heeft niet altijd deze functie, vooral voor de rubrieken van het type «Tekst» waar deze toets wordt geïnterpreteerd als een lijnsprong.

C. SERVER-VERSIE VOOR NETWERKGEBRUIK In het geval dat u over een server-versie voor netwerkgebruik beschikt, dan is het aan te raden dat u zich op de volgende manier organiseert: • Installeer de toepassing EQUISIS in een map op uw harde schijf. • Creër in een map evenveel mappen als er te behandelen boekhoudingen zijn. Iedere map zal het gegevensbestand met de boekhoudkundige gegevens bevatten. • Benoem elk van deze gegevensbestanden met een afgekorte benaming gevolgd door de toepasselijke extensie. • Kopieer het bestand «EQUISIS.ID» (onder Macintosh) of «EQUISIS.4VR» (onder Windows) naast het gegevensbestand. • Indien u niet over een licentiefiche «EQUISIS» beschikt, dan vraagt het programma om uw gebruikersnaam en uw installatiecode in te voeren. • Om een gegevensbestand te kiezen, start u eerst EQUISIS op door het pictogram of symbool (ruitvorm) van EQUISIS te dubbelklikken. Indien u na de ingave van uw wachtwoord, de «Option»toets («Alt») ingedrukt houdt, tijdens en na het drukken op de «OK»-knop, dan verschijnt een nieuw venster. Drie of vier seconden zijn nodig tussen het moment van aanklikken van de «OK»-knop en het verschijnen van dit venster. Kies nu uw bestand van boekhoudkundige gegevens.

- 202 -

D. 4D UTIL Wanneer uw gegevensbestand enkel kan worden gerepareerd met 4D Util, dan kan u toegang verkrijgen, indien u het programma betreedt met als gebruikersniveau «Support» (wachtwoord "P1") en door «About EQUISIS» te selecteren in het menu (onder Macintosh), en in het menu «Help» (onder Windows),tot een backupprocedure die u in staat zal stellen de inhoud van uw gegevensbestand te transfereren naar een extern bestand. Vervolgens start u EQUISIS opnieuw op en dient erop te letten dat u de twee bestaande gegevensbestanden niet opent: u moet de creatie van een nieuw gegevensbestand vragen. Na enkele ogenblikken verschijnt de boodschap «Full restore?». U klikt de «OK»-knop aan om het zopas gecreëerde gegevensbestand te hernemen.

- 203 -

MANUEL DE REFERENCE

BIJLAGE DRIE: STRUCTUUR VAN DE BEST A N DEN De structuur van ieder bestand bevat de omschrijving van de rubriek, het type rubriek (A: alfanumeriek van max. 256 karakters, N: numeriek, E: geheel, L: geheel lang, D: datum, B: boolean, T: alfanumerieke tekst van maximum ± 32000 karakters) en eventueel de lengte van de rubrieken. Deze rubrieken staan in de volgorde van de fiches.

Structuur bestand «Contacten» Zoeksleutel

A6

Firmanaam

A30

Adres

A35

Postcode

A12

Woonplaats

A24

Land

A3

Categorie

A16

Taal

A8

Contact

A9

Titel

A20

BTW-nr.

A11

Telefoonnr.

A20

Telex/Fax

A20

Commentaar

T

Geadresseerde

T

Structuur bestand «Klanten» Zoeksleutel

A9

Firmanaam

A30

Adres

A35

Postcode

A20

- 204 -

Woonplaats

A24

Land

A3

Telefoonnr.

A40

Telex/Fax

A40

Hoogste krediet

L

BTW-nr.

A14

Taal

A2

Devies

A3

BTW-stelsel

E

Betalingsvw.

A3

Vervoersvw.

A3

Vertegenwoord.

A3

Titel

A24

Contact

A20

Centralisatie

A9

Mailing

T

T-nr.

E

Categorie

A16

Commentaar

T

Creatiedatum

D

Korting

N

Boekingsrek.

A9

BTW-code

E

N/aftr.BTW

E

Structuur bestand «Leveranciers Zoeksleutel

A9

Firmanaam

A30

Contact

A20

Adres

A35

- 205 -

MANUEL DE REFERENCE Postcode

A20

Woonplaats

A24

Land

A3

Telefoonnr.

A20

Taal

A2

Devies

A3

BTW-stelsel

E

Betalingsvw.

A3

Vervoersvw.

A3

Telex/Fax

A20

Mailing

T

Centralisatie

A9

Commentaar

T

Creatiedatum

D

*Disconto

N

Boekingsrek.

A9

BTW-nr.

A14

BTW-code

E

N/aftr.BTW

E

*«1 overschrijving per factuur»

B

*«Betaalbaarstelling»

B

Structuur bestand «Talen» Taal

A2

Omschrijving

A18

Structuur bestand «Deviezen» Devies

A3

Omschrijving

A18

Wisselkoers

N

Veranderd op

D

- 206 -

Tabel «Vertaalde omschrijvingen»: *Taal A2 *Omschrijving

A40

Structuur bestand «Betalingsvoorwaarden Betalingsvoorvw.

A3

Omschrijving

A18

Vanaf

E

Tabel: *Term.

E

*Percentage

N

*Modaliteiten

E


A40

Structuur bestand «Vervoersvoorwaarden» Vervoersvw.

A3

Omschrijving

A18

Commentaar

T

*Vervoerswijze

E

Tabel «Vertaalde omschrijvingen»: *Taal *Omschrijving

Structuur bestand «Vertegenwoordigers» Zoeksleutel

A3

Naam

A24

Adres

A35

Postcode

A20

Woonplaats

A24

- 207 -

MANUEL DE REFERENCE Telefoonnr.

A20

Commissie

N

*Toegangsprofiel

E

Structuur bestand «Landen» Land

A3

Omschrijving

A24

*Stat. cod

E

*% bijk. kosten

N

*ISO

A2

*Bankinstelling

A40


A40

Structuur bestand «Bijzondere rekeningen» Rekeningnr.

A9

Naam derde

A30

Omschrijving

A24

Devies

A3

Type

E

Centralisatie

A9

Boekingsrek.

A9

Commentaar

T

Structuur bestand «Algemene rekeningen» Rekeningnr.

A9

Omschrijving

A60

Type

E

Devies

A3

Titelrek.

A6

- 208 -

Commentaar

T

Goederencode

A8

Aard

A6

Klasse

E

«Herwaarderen»

B

BTW-stelsel

E

«Hoeveelheid»

B

Privaat

N

Niet-aftrekbaar

N

*Analytische rek.

A6

Structuur bestand «Titelrekening» Titelrek.

A6

Omschrijving

A60

Type

A20

Commentaar

T


A40

Structuur bestand «Dagboeken» Dagboek

A3

Omschrijving

A24

Paginanr.

E

Type

E

Boekhoudperiode

A4

BTW-periode

A4

Centralisatie

A6

Devies

E

*Stuknr.

L

*«abonnementsboekingen»

B

- 209 -

MANUEL DE REFERENCE *Afsluiting

E

*Transacties

E

Tabel: *BTW-code N *Boekingsrek.

A9

Structuur bestand «Analytische rekeningen» Analyt. rek.

A6

Omschrijving

A24

Afdeling

A3

Verantwoordel.

A20

Type

E

Werkeenheid

A10

Eenheidskost

N

Commentaar

T

Tabel: *Analytische

A6

*Percentage

E

Structuur bestand «Analytische aarden» Aard

A6

Omschrijving

A24

Commentaar

T


A40

Structuur bestand «Afdelingen» Afdeling

A3

Omschrijving

A24

Verantwoordel.

A30

- 210 -

Structuur bestand «Budgetten» Analyt. rek.

A6

Aard

A6

Boekhoudperiode

A4

Oorsprong

E

Voorzien bedrag

L

Aangepast bedrag

L

Veranderd op

D

Standaardhoev.

L

Structuur bestand «Formulieren» Code

A6

Omschrijving

A35

Type

E

Commentaar

T

Creatiedatum

D

*Doel

E

*Taal

E

Structuur bestand «Artikelen» Artikel

A14

Omschrijving

A80

Commentaar

T

BTW-code

E

Boekingsrek.

A9

Verk.prijs

N

Verkoopeenh.

A3

Leverancier

A9

Ref. lever.

A14

Leveringstermijn

E

Familie

A5

- 211 -

MANUEL DE REFERENCE Waarderingsmethode

E

Stock

B

Stockeenh.

A3

Kostprijs

N

Aank.prijs

N

Waarde stock

N

Hv. in stock

N

Hv. in best. klant

N

Hv. in best. lever.

N

Minimum Hv.

N

Ingegeven op

D

Laatste bew. IN

D

Laatste bew. UIT

D

Analyt. rek.

A6

Devies

A3

Aank.prijs dev.

N

Lokalisering

A6

Prijs BTWi

B

Individuëlle bestel.

B

Geres. Hv.

N

Etiketten

E

Versie

B

Goederencode

A8

Stat. massa

N

Stat. eenheid

N

Structuur

A3

Maat

E

*Categorie

E

*Aankoopeenh.

A3

Tabel «Vertaalde omschrijvingen»:

- 212 -

*Taal

A2

*Omschrijving

A40

Tabel: *T-nr

E

*Verk.prijs

N

*%

B

Tabel: *Lev. A9 *Firmanaam *Term.

A30

E

*Commentaar

T

Structuur bestand «Structuur» Structuur

A6

Omschrijving

A24

Tabel «Onderdelen»: *Artikel

A14

*Omschrijving

A

*Hoeveelheid

N

Structuur bestand «Eenheden» Eenheid

A3

Omschrijving

A24

Tabel «Omrekening»: *Eenheid

A3

*Omrekening

N

Structuur bestand «Familie» Familie

A3

Omschrijving

A24

Laatste nr.

E

- 213 -

MANUEL DE REFERENCE

Lengte-index

E

Tabel «Korting»: *T-nr

E

*Verk.prijs

N

*%

B

Structuur bestand «Postcode» Postcode

A20

Woonplaats

A24


A40

- 214 -

NIEUWIGHEDEN Symboles % bijk. kosten rubriek (land) 35

A Afgepunt knop (bewegingen) 52 Afpunten knop (bewegingen) 52 Afschrijvingen. Voir aussi Investeringen beschrijving van het bestand 85

B Backorders klanten tonen 66 Bankinstelling rubriek (land) 36 BTW-stelsel rolmenu ingave boeking 108, 117, 127, 136 rolmenu (algemene rekeningen) 49

D Disconto rubriek (ingave boeking) 97, 112, 121, 131 rubriek (leveranciers) 68

F Forfait. VoirQuantité

H Herwaardeerbaar aankruisvakje (algemene rekeningen) 47 Herwaarderen rek. in deviezen rubriek (menu Boekhouding) 21 Hoeveelheid aankruisvakje (algemene rekeningen) 47 forfaitaire boeking 147, 155

I ID bouton (préférences) 185. Voir aussi Licence Equisis Info knop 12

- 215 -

MANUEL DE REFERENCE Installatie van het programma 7 ISO rubriek (land) 35

K Klasse rubriek (algemene rekeningen) 48

L Libellé bouton. VoirPréférences Licence Equisis 8, 9. Voir aussi ID

M Modifier taux et devises bouton. VoirPréférences

N Niet aftrekbaar rubriek (algemene rekeningen) 49

O Openstaand knop (bewegingen) 52

P Préférences importer tarifs 184 libellé (bouton) 188 licence Equisis 185 modifier taux et devises (bouton) 185 prix unitaire par défaut 184 select folder (bouton) 188 Prestaties knop (klanten) 63 knop (vertegenwoordigers) 44 Privaat rubriek (algemene rekeningen) 49. VoirPrivé à

S S knop (ingave v/d boekingen) 94 S-boekingen. VoirSimulation Saut de page impression journaux 159 Select folder 188 bouton. VoirPréférences Simulation impression balance boîte à cocher 162

- 216 -

T Tarifs importation. VoirPréférences Toegangsprofiel rubriek (vertegenwoordigers) 44 Type rubriek (titelrekeningen) 45

W Wijzigen BTW-tarieven… knop 11 venster 12

- 217 -

EQUISIS ALGEMENE, ANALYTISCHE EN BUDGETTAIRE BOEKHOUDING Equisis v2 - août 98

Recommend Documents