Enterprise Portfolio Management Strategische besluitvorming vanuit integraal overzicht op alle portfolio’s 22 Mei 2014 Jan-Willem Boere
Vind goud in uw organisatie met Enterprise Portfolio Management
2
Het komende half uur
1 Wat kunt u al? 2 Wat kunt u waarschijnlijk nog niet? 3 Wat heeft u daarvoor nodig?
3
1. Wat kunt u al?
Applicatie portfolio
5
Centrale registratie van alle bedrijfsapplicaties
Business owner
Beherende partij
C/I/A/R rating
User communities
Investerings en operationele kosten (incl. Licenties)
Dan kunt u applicaties identificeren die:
Vergelijkbare functionaliteit hebben
Weinig gebruikt worden
Hoge operationele kosten hebben
Rationaliseren, consolideren, simplificeren
Wie wil dit?: Applicatie Portfolio Manager
Investerings / Project portfolio
6
Investeringsvoorstellen / projecten
Business Case
Onderdeel van programma
Gedetailleerde planning + milestones + progress
Actuals + forecast van project kosten
Dan kunt u investeringsvoorstellen / projecten identificeren die:
De hoogste ROI zullen gaan opleveren
De business case niet gaan waarmaken
Uit budget / planning lopen
Ondersteuning van de (jaarlijkse) budget cyclus
Wie wil dit?: Project Portfolio Manager
2. Wat kunt u waarschijnlijk nog niet…
Project impact op Applicatie Portfolio
Overzicht van alle projecten met hun impact op het applicatie portfolio
Add / Remove / Modify van applicaties
In relatie brengen met de Application Roadmap
Dan kunt u:
Conflicterende projecten identificeren
Application portfolio over bijv. 1 jaar
8
Bijv. DC move vs application decom Hoe zijn mijn operationele kosten er dan uit?
Zijn projecten opgestart voor alle “to be decommissioned“ applicaties?
Project impact op Applicatie Portfolio
INFORMATION
Program Project
INVESTMENTS
TECHNOLOGY
2
1
GOALS & STRATEGY
APPLICATIONS
3
Application BUSINESS ARCHITECTURE
9
4
De EPM Portfolio’s
INFORMATION
• Programs and projects proposed or funded INVESTMENTS
TECHNOLOGY
GOALS & STRATEGY
APPLICATIONS
• The Business Context • The “why” behind all business decisions made
10
• Representation of data the enterprise relies on to run the business o E.g about finances, customers, products, services, employees, IP • Understand how this is related to application and business portfolios
• “how” an organization executes its strategy to meet its goals • Business processes • Products and services • Capabilities
BUSINESS ARCHITECTURE
• “physical” IT assets • Catalog of technology standards • Status of each standard • Future roadmap for each standard
• SW used by employees, customers, partners to o interact with corporate data o conduct transactions • Roadmaps
Één EPM oplossing
IT daadwerkelijk laten aansluiten op de business goals & strategy
Risico, geld, wendbaarheid
TECHNOLOGY
Kan niet behaald worden met portfolio specifieke oplossing
GOALS & STRATEGY
APPLICATIONS
‘What If’ analysis
Simuleer de impact vd besluitvorming op het IT portfolio
Wie wil dit?: CIO 11
INVESTMENTS
Optimalisatie over de portfolio’s heen
INFORMATION
Is IT ondersteunend aan de business behoeften?
BUSINESS ARCHITECTURE
Hoe ziet je applicatie er met EPM uit? 1. Applications have basic attributes and characteristics (Business Criticality, SLA, Costs, skills needed, dependencies, roadmap etc)
Information 6
2. They interface with applications that feed them
INFORMATION 4
Program/Project
TECHNOLOGY
INVESTMENTS
5
9
10
Enterprise Strategy
7
1
APPLICATIONS 8
4. They use technologies with lifecycles and standards
3
Enterprise Goal
GOALS & STRATEGY
Technology
BUSINESS ARCHITECTURE
3. And they interface with applications that depend on them
Application
5. And those technologies have programs and projects planned to realize their roadmaps 6. Applications use and create data and information
2
7. Applications support business processes 8. Which support business capabilities Business Process Business Capability
9. That have an invest, maintain or de-invest strategy planned for them 10. Based on a set of corporate goals
Moet ik dit project wel doen? 1. A project/investment that is active or proposed 2. That is part of a program 3. That is proposed to affect some technologies
INFORMATION 2
3
Program
TECHNOLOGY
INVESTMENTS Project
Technology
1
5. That have other applications dependent on them
9 4
Enterprise Goal
Enterprise Strategy
7
6
GOALS & STRATEGY
Application
APPLICATIONS 5
8
BUSINESS ARCHITECTURE
Business Process Business Capability
4. Those technologies support one or more applications
6. Those applications support a business process
7. That enable a business capability 8. Investment (or not) in those business capabilities are part of a series of enterprise strategies 9. That align to a one or more enterprise goals`
Maar ook…
‘What if’ analysis
14
Complexity
OPEX/CAPEX
Risico
Gerelateerde technologies EOL
Wat als ik een jaar niks doe?
Als de business strategie verandert…
Hoe ziet mijn landschap eruit als ik deze set applicaties decommission?
Hoe zou mijn project portfolio er dan uit moeten zien?
Merger & Acquisition support
Laad portfolio data van over te nemen bedrijf
Hoe sluit dit nieuwe portfolio aan op de business goals & strategy en op het eigen IT landschap?
Welke strategie toepassen? Rip and replace? Integreren?
Technologie Risico per Capability
Welke capabilities lopen risico als gevolg van verouderde technologie?
15
Application Usage vs Complexity
Welke applicaties zijn complex maar worden weinig gebruikt?
16
3. Wat heeft u daarvoor nodig?
Succes factoren
Top-down approach
CIO level commitment
Selecteer de business vragen die beantwoord moeten
Laad alleen die data die nodig is om de business vragen te beantwoorden!!! “Er is data in overvloed, maar geen overzicht!”
Data analyse tool met stevig EA fundament (metamodel)
Data governance
18
Voor elk data element: Data Steward
Wie mag muteren / wie is verantwoordelijk?
Ook als mastership in andere bron ligt!
Alleen kwalitatief goede data laden!
Complete / Current / Correct chasen met workflow!
Struikelblokken
19
“Maar die data hebben/verzamelen we nu helemaal niet?”
Zal met name de portfolio-overstijgende data betreffen
De huidige gebruikersgroep:
Ziet het nut van de data niet
Heeft er geen belang bij
Denkt er niet over na
“Ik doe dit wel even met Excel”
Onderhoudbaarheid
Hoe hou je het actueel
Meerdere gebruikers
Kracht zit in de presentatie
“We laden gewoon de hele CMDB, PPM en Applicatie repository”
En verwachten dat een tool er iets nuttigs van maakt?
Data kwaliteit is zo niet te garanderen
Waarom is EPM nodig?
Om de CIO op elk gewenst moment inzicht te geven in feiten uit de eigen IT organisatie en de CIO zo in staat te stellen beslissingen te nemen om de IT strategie daadwerkelijk aan te laten sluiten op de business strategie
Het is de kunst om dingen bewust niet te doen.
Het gaat uiteindelijk om het creeeren van waarde. Op basis daarvan bepaal je als CIO je portfolio.
20
Gescheiden portfolios
Presentation by: Jan-Willem Boere
Gecombineerde portfolios
