Achmea Projecten Portfolio Management Fortes Seminar 9 oktober 2008
Door: Gerard Bijlholt Jan Wilmink ! Moet = Moet ! Belang vaststellen
Project “X” Project “X” Project “X” Project “X”
Prioriteren Clusteren
Executeren
1
Wat is Achmea?
2
Inhoud
1. Context van Project Portfolio Management
2. Hoe doen we Project Portfolio Management?
3. Benodigde Gegevens
4. Gebruik Principal Toolbox (aanpak, hoe ziet het eruit?)
5. Advies
6. Reacties en Vragen 3
Context van Project Portfolio Management
4
Missie Achmea Portfolio Management Office (APMO)
“Het APMO ondersteunt de EB bij de besturing van de Achmea Project Portfolio*”
*Vernieuwing sturen via: Project Portfolio, die zowel projecten als programma’s (een totaal van samenhangende projecten) omvat. 5
Waar past Project Portfolio Management?
6
Sturen vanuit de strategie van Achmea Q1-08
Q2-08
Q1-08
DIVISIE
Q3-08
Q2-08
Q1-08
Q4-08
Q3-08
Q2-08
Q1-09
Q4-08
Q3-08
Q2-09
Q1-09
Q4-08
Q3-09
Q2-09
Q1-09
Q4-09
Q3-09
Q2-09
Q1-10
Q4-09
Q3-09
Q1-10
Q4-09
Q1-10
Project Portfolio Sturing per divisie Q1-08
Q2-08
Q1-08
SSC
Q3-08
Q2-08
Q4-08
Q3-08
Q1-09
Q4-08
Q2-09
Q1-09
Q3-09
Q2-09
Q4-09
Q3-09
Achmea
Q1-10
Q4-09
Q1-10
Q1-08
Project Portfolio
Q2-08
Q3-08
Q4-08
Q1-09
Q2-09
Q3-09
Q4-09
Sturing per SSC Q1-08
Q2-08
Q3-08
Q4-08
Q1-09
Q2-09
Q3-09
Q4-09
Q1-10
VERBINDEND Project Portfolio Sturing GIM Sturing 7
7
Q1-10
Project Portfolio Management Scope Initiatie- & aanloopfase
Q2-08
Q3-08
Q4-08
Q1-09
Q2-09
Q3-09
Q4-09
PIF
BIP Strategisch plan
Fase 2
Afronding
Q1-10
Projectenkalender
PB
PID VGR VGR RFC VGR EPR Re gist rere
n
Monitoren
PMO
ing
e vis Ad
Rapporteren
Entry Screen
In Bes DP l u SC itvo / A rmin PS g C
Q1-08
Fase 1
re n en Toets 8
Achmea Project Portfolio Management: • Inzicht in de strategische richting, omvang en samenhang in de project portefeuille • Focus op “doen we de goede projecten” i.p.v. “doen we de projecten goed” • Divisies blijven verantwoordelijk voor hun eigen project portfolio management, inclusief het aansluiten van de project portfolio bij de divisie strategie. • Sturing vanuit APMO zal met name plaats vinden bij significante (strategische) veranderingen of grote wijzigingen in de project portfolio • We monitoren wel of we de projecten goed doen: Voortgangsbewaking van projecten/programma’s op TKGIOR* in het licht van de bijdrage aan de Achmea strategie / portfolio. *TKGIOR = Tijd, Kwaliteit, Geld, Informatie, Organisatie en Risico
9
Tijd
Portfolio analyse – Fasering
• Portfolio (product, proces en project) is continue in lijn met wijzigende strategie
Optimalisatie
2008 • Portfolio analyse gericht op sturing • DPSC’s en DPMO’s van voldoende volwassen niveau
• Mapping project portfolio op SMART strategie • Analyse project portfolio budget 2008-2010
Management
t/m dec 2007 Alignment
• Eerste portfolio analyse gericht op inzicht • Introductie van de Project Portfolio Management methodiek
t/m aug 2007 Inzicht Mei 2007 10
Hoe doen we Project Portfolio Management?
11
Project Portfolio !Moet = Moet! Doelen Inspanningen Netwerk
Belang Vaststellen (THEFD)
Vaststellen prioriteiten
Clusteren Volgtijdelijkheid en Samenhang
Uitvoeren Projecten
“Plannen en Sturen”: Executeren 12
Belang vaststellen (THEFD)? •
Doelgerichtheid = Bijdrage aan strategische doelen.
•
Tempo = Bijdrage per maand doorlooptijd nog te gaan (gebaseerd op start en eind data).
•
•
Haalbaarheid =
Kan de lijn het aan (Verandervermogen van de lijn groot genoeg)?
Kan GITS (als leverancier) het aan?
Risico’s voldoende afgedekt?
(Kritieke) Resources beschikbaar (geld, medewerkers, tools)?
Samenhang met andere activiteiten (projecten, beheer, lijn) geborgd?
Voortgang tot nu toe goed genoeg (TGKIOR*)?
Proven technology gebruikt?
Efficiency = Bijdrage per geïnvesteerd geld (kosten en opbrengsten gebaseerd).
•
Flexibiliteit = Zijn veranderingen in TGKIOR en Resources mogelijk zonder andere strategische doelen, projecten of de lijn teveel geweld aan te doen.
*TKGIOR = Tijd, Kwaliteit, Geld, Informatie, Organisatie en Risico
13
Voorbeeld THEFD in Doel Inspanningen Netwerk
Winst 30
Minder kosten
Meer omzet
100M€ meer verkoop
bestaande producten
Project X D= 9,6 K=4,0 E=2,4 B=010107 E=310707 T=1.2
30 ???
ER-Doelen
20
80
40
40
Doelen
50 Programma Y D= 12,0 K=12 E=1,0 B=010107 E=310707 T=1,5
SMART Doelen
25M€ Verkoop nieuwe producten
100 Project Z D= 6,0 K=4.0 E=1,5 B=010107 S=280207 T=3,0
Projecten / Programma’s (maar ook Lijn inspanningen)
%
= Relatieve bijdrage 14
Clusteren
• Projecten kunnen een dusdanige afhankelijkheid van elkaar hebben dat ze niet afzonderlijk kunnen worden uitgevoerd. Dan worden ze geclusterd. • Clusters van projecten worden in de besluitvorming en aansturing als cluster (totaalpakket) behandeld. Dus: je voert ze allemaal uit of geen. • De portfolioanalyse is derhalve gericht op besluitvorming over de gehele cluster (dus alsof het 1 project betreft) • Voortgangs monitoring kan wel plaats vinden op afzonderlijke projecten, om de voortgang van de totale cluster te monitoren.
15
Prioriteren
• Wat moet dat moet, maar je kunt je afvragen: • moet het nu of kan het later • moet het zo (duur) of kan het eenvoudiger • accepteren we de consekwenties van niet doen • Rangschikken langs verschillende THEFD invalshoeken geeft verschillende inzichten:
Automatisch prioriteren gaat niet. • Belang van de THEFD factoren verschilt na verloop van tijd en is afhankelijk van de situatie waarin het bedrijf(sonderdeel) zich bevindt.
16
Plannen en Sturen Projecten(Executie)
• Op basis van afgesproken Prince II methodiek, met bijbehorende templates en procesmodel • Hier ligt de relatie met project management (executie) • Hier ligt ook de relatie met de samenhang vraag, op inhoudelijke samenhang en op resources
Nb Principal Toolbox ondersteunt dit met de modules Portfolio Management, Portfolio Gantt, Project Management, Resource Planning en Tijdschrijven, Boekingsregels
17
Besluitvorming Project Portfolio
Inventarisatie projecten
Belang; Samenhang; Haalbaarheid
Prioriteren
Uitvoering projecten
Besluiten
VoortgangsMonitor
Impact bij verandering
“Continue cyclus”
Strategie
Proces
wijzigingen
wijzigingen
Organisatie wijzigingen
Project wijzigingen
18
Benodigde Gegevens
19
Project Portfolio Gegevensstromen Q1-08
Q2-08
Q3-08
Q4-08
Q1-09
Q2-09
Q3-09
Q4-09
Q1-10
Gegevensuitwisseling in PMO Raad afgestemd (“het Kasteel”)
DPMO’s
Projectenkalender
Programma’s; Projecten
Aanleveren
Programma / Project Manager
APMO
Programma / Project gegevens
Aanleveren
Aanvullende DPMO info voor APMO
Aanvullende DPMO info voor APMO Terug melden
Aanvullende DPMO info voor DPSC
Programmagegevens
Terug melden
APMO info tbv APSC
DPMO en APMO gegevens in Principal Toolbox
Gegevensuitwisseling o.b.v. Achmea Project Kompas
Rapportages
(Voorgenomen)
Rapportages
Besluiten en
(APK) templates, met Prince II
en
Besluiten en
en
Akties
als basis
Voorstellen
Akties
Voorstellen
DPSC
APSC
Divisie Directie
EB Achmea 20
Gegevensset voor PPM Basis set •
Projectkenmerken: divisie, projectnaam, eigenaar, projectmanager
•
Voortgang: scope, tijd, geld, kwaliteit, overall in stoplichten en toelichting
•
Financials: jaarbegroting, werkelijk besteed, ETC of EAC op jaarbasis en projectdoorlooptijd, PBT effect
Specifiek •
Score strategische waarde projecten
•
Bijdrage aan change in domeinen (zoals Schade, Leven, Pensioenen,..)
•
…
21
Gebruik Principal Toolbox
22
Waarom ondersteunen met een tool? •Complex •Veel informatie •Grote dynamiek
•Op 1 plaats vastleggen •Beter inzicht in informatie •Verminderen fouten bij overdracht •Vasthouden van historie
•Minder handwerk •Meer analyse en rapportage mogelijkheden 23
Hoe gedaan? Stap 1: Vooronderzoek • Gevraagd is een voorstel pakketkeuze, voorziend in een puntoplossing om huidige proces en gegevens te ondersteunen, niet geïntegreerd met resource planning, financiële administratie, ... Dit om het primaire Portfolio Management probleem op te lossen, zonder de hele integratieproblematiek* van Achmea op de schouders te nemen. • Resulterend Advies is: gebruik Principal Toolbox. Dit tool is sterk vanuit Prince II project aanpak, flexibiliteit en eenvoud. Inzet van Principal Toolbox als applicatie benadrukt het eigenaarschap van gegevens door verantwoordelijkheden (project manager, DPMO, APMO) *
De verwachting is dat over 2 á 3 jaar SAP hierin binnen Achmea meer geïntegreerd kan voorzien. Hiervoor nu SAP voor Portfolio Management implementeren is te zware overkill en vereist een groot en complex implementatie en inrichtingstraject met grote impact, kosten en doorlooptijd (advies CAP). Wordt t.z.t. weer bekeken.
24
Stap 2: Toets advies op werkelijke voordelen Vraagstelling Functioneel •
Passen de huidige gegevens: input en rapportages
•
Zijn aanpassingen eenvoudig
•
Is het gebruik eenvoudig
Vraagstelling Technisch •
Past de applicatie in het eigen Achmea applicatie landschap
Conclusies •
Principal Toolbox voldoet functioneel, vooral vanwege flexibiliteit en eenvoud, op gebied van besluitvorming en voortgangsbewaking.
•
Technische fit van de applicaties in het Achmea applicatie landschap: • SAAS is het aantrekkelijkst (snelle implementatie, schaalbaarheid, geen koppelingsproblematiek) • Security aspecten bij SAAS nog verder af te dekken
25
Stap 3: POC • Doelstelling was dat de divisies GITS, Sociale Zekerheid, en APMO in het eerste kwartaal van 2008 een functionele Proof of Concept (POC) met Principal Toolbox realiseerden. Hieruit bleek dat Principal Toolbox daadwerkelijk geschikt is om Project Portfolio Management te ondersteunen • De te gebruiken architectuur / security is getoetst. Dit betreft voor security met name de afzonderlijke aspecten: security van de verbinding en security van de hosting partner(s). Nb - Er kan redelijkerwijs over Achmea totaal gerekend worden met 6 FTE besparing, resp. minder noodzaak tot uitbreiding. De totale investering verdient zich dus binnen 1 jaar terug. - Belangrijkste opbrengst is evenwel de kwaliteitsverbetering,
omdat PMO’s meer met hun wezenlijke taken bezig kunnen zijn, i.p.v. administratieve handelingen
26
Stap 4: Implementie Implementeer Principal Toolbox t.b.v. Portfolio Management bij alle PMO’s: • SZ, GITS en APMO gaan meteen door, o.b.v. de POC inrichting • De andere DPMO’s gaan, uiterlijk in 2008, eveneens aansluiten* • Iedere nieuwe deelnemende PMO wordt standaard ingericht volgens het nieuwe gegevens-uitwisselingsmodel, zoals afgesproken in de PMO Raad**. Iedere PMO krijgt een eigen (gehoste) omgeving, opdat: • Zelf aanvullende gegevens onderhouden kunnen worden (functioneel beheer) • Overdracht van gegevens naar APMO gecontroleerd kan geschieden • Projectleiders projectrapportages kunnen aanleveren in Excel vorm (volgens APK model). Divisie mag ook kiezen PL’s in Principal Toolbox aan DPMO te laten rapporteren, resp. de gehele projectbeheersing met Principal Toolbox te faciliteren. Beheer: • Gezamenlijke gegevens-uitwisselingsmodel door de PMO Raad • Iedere PMO beheert zijn eigen aanvullende gegevens • Richt een Principal Toolbox gebruikersvereniging op, o.l.v. PMO Raad * Implementatie volgorde onder regie van APMO af te spreken * * PMO Raad omvat alle hoofden PMO
27
Project model
Achmea Project Kompas
28
Belang vaststellen: Strategische scores (GITS)
Voorbeeld van gedeeltes strategische scores. 29
Samenhang vaststellen
Ingebouwde Gantt editor in de Principal Toolbox 30
Genereren rapportages i.v.m. Executie
Automatische rapportage op basis van de gegevens uit de Toolbox. 31
Vastleggen van historie i.v.m. Executie (aangevraagd budget, benodigde resources, etc.)
32
Portfolio Overzicht (Divisie SZ)
33
Consolidatie overzicht (bij APMO)
Customized velden, hierdoor eenvoudig samen te stellen APMO overzichten.
34
Zo’n aanpak blijkt tot resultaten te leiden
Advies t.a.v. Aanpak Project Portfolio Management • Scope vastleggen van Project Porfolio Management • Eerst Organiseren • Dan Processen afspreken, inclusief de besluitvorming • Vervolgens Informatie uitwisseling afspreken, met glasheldere definities • “Moet-Moet”; en dan Belangrijkheid; Samenhang; Executie (driehoek) vaststellen • Dan proefdraaien (met excel, powerpoint, word en papier) • Als laatste pas een ondersteunend tool inzetten • In Tool Quick Wins eerst • Dan verder uitbouwen (dus faseren)
35
Meer informatie verkrijgbaar via Fortes Solutions Hoofdkantoor Enschede Capitool 50 – 3 7521 PL Enschede Tel: +31 (0)53 43 17 450 Vestiging Amersfoort Spacelab 9C 3824 MR Amersfoort Tel: +31 (0)33 45 70 027 Verenigd Koninkrijk Tel: +44 (0)2071 834111
[email protected] Australië Tel: +61 (0)8 7129 4414
[email protected]
[email protected] www.principaltoolbox.com
36
