Energie Coöperatie NoordseVeld Huishoudelijk Reglement van de Energie Coöperatie NoordseVeld UA, volgens artikel 27 van de Statuten. Langelo, juli 2011.
Vooraf Dit Huishoudelijk Reglement geldt voor de beginperiode van de Energie Cooperatie NoordseVeld UA (hierna te noemen de coöperatie). Die periode betreft de tweede helft van 2011. Op de ledenvergadering van eind 2011 dient een herzien ontwerp van het huishoudelijk reglement aan de leden voorgelegd te worden. Het huishoudelijk reglement geldt als een aanvulling op de statuten van de coöperatie. In het huishoudelijk reglement regelt het bestuur aanvullend de vorm en werkwijze van het bestuur en de coöperatie, alsmede de communicatie en de informatievoorziening. Artikel 1: Lidmaatschap. Bij de start van Energie Coöperatie NoordseVeld UA is er sprake van een lidmaatschap vanaf de zomer van 2011. Om lid te worden moet je één of meer participaties (kosten € 50 per participatie) in de coöperatie kopen. Een lid kan maximaal 500 participaties kopen. Om stroom of gas af te nemen is lidmaatschap niet vereist. Er is sprake van "klanten" als mensen via de coöperatie stroom of gas afnemen, ongeacht of zij lid zijn of niet. Artikel 2: Kosten en registratie lidmaatschap. Er wordt een ledenregister ingericht met vermelding van naam, geboortedatum, adres, telefoon, mailadres. Le-
den moeten de minimumleeftijd van 18 jaar hebben. De genoemde personalia gaan vergezeld van een handtekening van de betrokken persoon. Het lidmaatschap kan op elk moment van het jaar betaald worden, direct na aanmelding (binnen 14 dagen na aanmaning). Het gestelde in artikel 1 en artikel 2 wordt uitgevoerd onder bewaking en coördinatie van de penningmeester en uitgevoerd door het secretariaat. Artikel 3: Rechten gekoppeld aan het lidmaatschap. Een lid kan van de volgende diensten/faciliteiten/mogelijkheden van de coöperatie gebruik maken: Het ontvangen van een nieuwsbrief met onderwerpen die de activiteiten van de coöperatie betreffen. Informatieverstrekking via de website www.ecnoordseveld.nl. Belangenbehartiging op het gebied van duurzame energie. Gebruikmaking van het kortingsaanbod van de coöperatie in het kader van energiebesparing en de opwekking van duurzame energie. Het meedenken, meepraten, meedoen aan werkgroepen die zich inspannen om devoorzieningen in de gemeente beter en completer te maken (of te houden). Het voorstellen van nieuwe werkgroepen met een bepaald thema onder de vlag van de coöperatie. Leden hebben het recht om voorstellen over de energievoorzieningen en duur-
zaamheid voor te leggen, in of buiten de Algemene Ledenvergadering. Artikel 4: De samenstelling van het bestuur van de Energie Coöperatie NoordseVeld is als volgt: (Op termijn wordt door het bestuur aan de leden een vervolgbestuur voorgesteld met vermelding van het rooster van aftreden per persoon.) Richard Ton, voorzitter Susanne Ton, secretaris Pieter Wittenberg, penningmeester Petra Holzhaus Albert Wemmenhove Ruud Giesberts Artikel 5: De extra taken van de secretaris van het bestuur van de coöperatie. De secretaris coördineert namens het bestuur de website www.ecnoordseveld.nl, zorgt dat die up-to-date en aantrekkelijk is en blijft. De coördinatie houdt in dat de webmaster, het bestuur en de werkgroepen samenwerken en inhoudelijke afstemming plegen. Ook moet er sprake zijn van een eenduidige huisstijl (logokleur-gebruik lettertype enz.). Artikel 6 :Website management. Het opzetten en bijhouden van de website wordt onder verantwoordelijkheid van het bestuur uitgevoerd door Ilse de Vries. Zij is voorlopig pro deo de webmaster van de coöperatiewebsite. Artikel 7: Overleg- en vergadervormen van de coöperatie. De coöperatie kent de volgende overleg- en vergadervormen: De Algemene Leden Vergadering. Het overleg per werkgroep (bevoegdheid: het adviseren en het
doen van voorstellen aan het bestuur. Het uitvoeren van goedgekeurde voorstellen. De werkgroepen bestaan uit leden). Het overleg van het bestuur met de contactpersonen van de werkgroepen of van een werkgroep. De bestuursvergadering. Elk overleg waartoe het bestuur aanvullend aan het genoemde besluit. Artikel 8: De werkgroepen van de coöperatie. De leden van de coöperatie kunnen hun betrokkenheid naast het lidmaatschap ook tot uiting brengen door vrijwillig mee te werken aan een werkgroep. De coöperatie telt op dit moment de volgende activiteiten:
Website Campagne (o.a. Rodermarkt) Sponsoring Advisering
Artikel 9: Werkwijze werkgroep. Op dit moment telt de coöperatie nog geen werkgroepen. De opzet voorziet in de volgende huisregels: 1.
2.
De werkgroepen kennen een contactpersoon namens het bestuur, een (roulerend) voorzitter, een secretaris en leden. De werkgroepen adviseren het bestuur gevraagd en ongevraagd. Deze adviezen behoeven instemming van het bestuur. In de werkwijze van de werkgroep zit een grote mate van zelfstandigheid. Zelf bedenken, doen en uitproberen. De werkgroep verzamelt materiaal in en buiten Noordenveld en treedt in contact met verwante instellingen. Dat geschiedt binnen de met het bestuur afgesproken kaders.
3.
4.
5.
6.
7. 8.
Adviezen of voorstellen van de werkgroepen over een uit te voeren activiteit of een te beginnen project worden als volgt gestructureerd: *uitgangssituatie, * een omschrijving, *een plan van aanpak , *een overzicht van vrijwillige medewerkers en eventueel samenwerkende instellingen en *een voorgestelde begroting plus *een strategie waar en hoe en wanneer de financiële middelen aangevraagd kunnen worden. De werkgroepen leveren ten dienste van de jaarstukken van het bestuur van de coöperatie (plan verslag -deelbegroting) elk jaar een eigen paragraaf in. Adviezen en voorstellen zijn dus welkom bij het bestuur. Bestuur en werkgroep regelen goed onderling overleg. Tot nader order kan de werkgroep in overleg met het bestuur gebruik maken van de secretariële diensten van de projectcoördinator Susanne Ton. 6. Eén van de leden van de werkgroep maakt deel uit van het bestuur van decoöperatie of brengt verslag uit aan het bestuur. Dit om optimale communicatie tussen bestuur en de werkgroepen te waarborgen. De werkgroep kent een voorzitter, een secretaris en een contactpersoon namens het bestuur. Deze functies kunnen verenigd worden in één persoon. Echter de voorzitter, secretaris en penningmeester van het bestuur kunnen geen voorzitter of secretaris van een werkgroep zijn. De werkgroep kan zich bedienen van een roulerend voorzitterschap. Leden kunnen het Bestuur van de Coöperatie voorstellen doen om een nieuwe werkgroep te starten. Inhoudelijk zal de nieuwe werkgroep zich beijveren voor een on-
derwerp dat in de doelstelling past. 9. Voorzitter, secretaris en contactpersoon regelen in goed overleg met het bestuur de 10. voorwaardelijke zaken zoals bijvoorbeeld een budget/regeling voor de bureau- envergaderkosten van de werkgroep. 11. Het postadres van de werkgroep is Secretariaat Energie Coöperatie NoordseVeld, Steeg 5, 9333PH, Langelo. Artikel 10: Samenstelling van de werkgroepen. In het begin van het kalenderjaar ontvangt de secretaris van het bestuur van de coöperatie van de secretaris van de werkgroep een overzicht van de samenstelling van de werkgroep. De werkgroep zal wisselingen kennen: leden die structureel deelnemen, leden die gekoppeld aan een onderwerp tijdelijk deelnemen. Artikel 11: Werkwijze voorzitters (bestuur en werkgroepen), secretarissen (bestuur en werkgroepen) en penningmeester. Voorzitter De voorzitter leidt de bestuursvergaderingen en alle bijeenkomsten waarvoor geen leider is aangewezen. De voorzitter stelt samen met de secretaris de agenda voor de bestuursvergadering vast. Secretaris De secretaris voert de correspondentie van bestuur of werkgroep en maakt notulen van de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergadering (of: is verantwoordelijk voor het maken van de notulen) of de werkgroep. De notulen van alle vergaderingen worden gepubliceerd op de website. De notulen van de bestuursvergaderingen en
die van de ledenvergadering worden na vaststelling door respectievelijk het bestuur en de algemene ledenvergadering, door secretaris en voorzitter ondertekend. Elk jaar maakt de secretaris een jaarverslag of vanuit de werkgroepen een paragraaf per werkgroep voor het jaarverslag. Hij/zij draagt zorg voor het archief. Penningmeester De penningmeester is belast met het geldelijk beheer. Hij/zij legt hiervan jaarlijks rekening en verantwoording af. Jaarlijks wordt een exploitatierekening en balans gemaakt. Een door de algemene ledenvergadering benoemde kascommissie controleert jaarlijks de financiën. Decharge van de penningmeester gebeurt, na goedkeuring door de algemene ledenvergadering, door ondertekening van de boeken door de kascommissie en de voorzitter. Zes maanden na vaststelling van de exploitatierekening en balans wordt een tussenstand van de financiën opgemaakt. Deze halfjaarlijkse rapportage kan door de leden desgevraagd worden ingezien. Het opnemen van kasgeld en grote bedragen vanaf 500 euro voor het aanvullen van voorraden gebeurt altijd door de penningmeester en een van de andere bestuursleden. Artikel 12: Kascommissie 1. De ledenvergadering benoemt de leden van de kascommissie. 2. De kascommissie bestaat uit twee leden en een reserve-lid. 3. De kascommissie houdt toezicht op het beheer van de penningmeester, Zij is gehouden tenminste één maal per jaar de kas, de saldi, de boeken en bescheiden van de penningmeester na te zien. Van de uitkomst van dit onderzoek wordt verslag uitgebracht aan het bestuur.
4. Indien de kascommissie termen aanwezig acht om de penningmeester (en daarmee het gehele bestuur) te dechargeren zal zij een betreffend voorstel doen aan de algemene ledenvergadering. De kascommissie is bevoegd aan het bestuur voorstellen betreffende het financiële beheer te doen. Artikel 13: Openbaarheid. De vergaderingen van de werkgroepen en van de ledenvergadering van de Coöperatie zijn openbaar. Zij zijn vrij toegankelijk voor belangstellende leden van de coöperatie UA, tenzij het bestuur, omkleed met redenen, anders bepaalt. Om organisatorische redenen is het gewenst dat belangstellende leden hun aanwezigheid in de week van het overleg vooraf melden aan de secretaris van het Bestuur. Artikel 14: Relatie Coöperatie ECNoordseveld, Dorpsbelangen Langelo, Dorpsbelangen RAS, Boermarke en Gemeentebestuur. De bovengenoemde organisatievormen zijn elkaars natuurlijke bondgenoten. Met ieder een eigen doel en functie. Ze werken aanvullend aan elkaar. De coöperatie is voortgekomen uit de vergadering van Dorpsbelangen Langelo maar is inmiddels een eigenstandige coöperatie. Er is met Dorpsbelangen RAS een zelfde relatie. De coöperatie zal zich specifiek en zelfstandig toeleggen op energieproblematiek en duurzaamheid en zal regelmatig verslag doen van haar activiteiten. Ook met de Boermarke is een dergelijke relatie. Met de gemeente wordt regelmatig overlegd over mogelijkheden, activiteiten, ondersteuning en adviesfuncties.
Bijlagen
Bijlage I: Korte historie van de coöperatie
Op de Vergadering van Dorpsbelangen Langelo van maart 2010 is een voorstel gedaan tot het opzetten van een energie-werkgroep. De ontstane werkgroep heeft zich georiënteerd op de mogelijkheden en verslag uitgebracht op de vergadering van 4 april 2011. Direct daarna heeft de werkgroep zich losgemaakt van Dorpsbelangen en is zelfstandig voortgegaan als coöperatie. In de zomer van 2011 heeft de werkgroep activiteiten ontwikkeld om Langelo,
kort daarna heel Noordenveld te informeren via bijeenkomsten, berichtgeving in de media, informatie op website en contacten in het veld. Er is in juni een bestuur gevormd en de coöperatie wordt in augustus gedeponeerd als officiële coöperatie, via notarieel besluit en registratie bij de Kamer van Koophandel. In september 2011 begint de campagne om klanten en leden te werven.
Bijlage II: Samenhang reglement en statuten. De statuten Energie Coöperatie NoordseVeld UA zijn gepasseerd bij Holland en van der Woude notarissen te Roden. De statuten liggen op het secretariaat ter inzage voor de leden van de coöperatie. Het huishoudelijk reglement mag geen regels hanteren die niet verenigbaar zijn met het gestelde in de statuten. Artikel 27 van het Statuten voorziet in nadere reglementering.
Het statutaire doel van de Energie Cooperatie NoordseVeld is immers ook de richtlijn voor dit huishoudelijk reglement.
Overzicht van huishoudelijke regelingen reeds gedaan in de statuten en waarvan in sommige gevallen verdere uitwerking plaats vindt in het Huishoudelijk Reglement. Lidmaatschap, artikel 3-9. Bestuur , artikel 13 -15. Raad van Commissarissen, artikel 18-19. Algemene Ledenvergadering, artikel 20-21. Verslagen en Begroting, artikel 2224.
1. De coöperatie draagt de naam: Energie Coöperatie Noordseveld U.A. (hierna te noemen 'de coöperatie'.
In dit reglement citeren we bovendien hieronder de artikelen 1 en 2.
STATUTEN (artikel 1 en 2) Naam en Zetel Artikel 1
2. Zij is gevestigd te Langelo, in de gemeente Noordenveld. Doel Artikel 2 1. De coöperatie stelt zich ten doel de belangen van haar leden op het gebied van duurzame energie te behartigen door met hen overeenkomsten te sluiten ter zake van de in- en verkoop van duurzaam opgewekte
elektriciteit en duurzaam gecompenseerd gas in het bedrijf dat zij te dien einde ten behoeve van haar leden uitoefent of doet uitoefenen. 2. Als nevendoel kan zij ook andere, waaronder ideële doelen, van de leden behartigen, die voorzien in de verdere duurzame ontwikkeling van de leefomgeving. 3. De coöperatie tracht haar doel onder andere te bereiken door: a. het inkopen en leveren van duurzaam opgewekte elektriciteit en duurzaam gecompenseerd gas; b. de productie van duurzame energie; c. het samenwerken met, het deelnemen in en het voeren van de
directie of het management over en het financieren van andere rechtspersonen en ondernemingen met een soortgelijk of aanverwant doel; d. het bevorderen van energiebesparing; e. alles te doen dat bijdraagt aan al hetgeen tot het vorenstaande behoort of daaraan bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin van het woord; 4. De coöperatie kan haar werkkring ook tot niet-leden uitstrekken.
Bijlage III: Klant worden in drie eenvoudige stappen Stap 1
Stap 3
U heeft zich aangemeld als klant. Stapt u over? Dan verzorgen wij de administratieve handelingen bij uw netbeheerder. Dit kan enkele weken duren, maar u heeft hier geen omkijken naar.
Energie Coöperatie NoordseVeld is nu uw leverancier. Stapt u over, dan zal uw vorige leverancier nog een eindafrekening sturen. Op basis van het historisch energieverbruik op uw adres berekenen wij uw maandelijkse voorschotbedrag. U kunt dit bedrag wijzigen in uw online dossier.
Stap 2 Enkele weken voordat wij starten met het leveren van groene energie, ontvangt u van de leverancier (Greenchoice) een verzoek uw meterstanden door te geven. Door uw meterstanden aan Greenchoice door te geven voorkomt u dat uw meterstanden worden geschat en u een afwijkende eindafrekening ontvangt van uw vorige leverancier.
