NEDER VELUWSE LAWN TENNIS BOND
HUISHOUDELIJK REGLEMENT INGEVOLGE ARTIKEL 19 VAN DE STATUTEN (Laatstelijk gewijzigd op11 april 2015)
LIDMAATSCHAP Artikel 1 1. De vereniging kent jaar- en winterleden. Aanmeldingen voor het lidmaatschap dienen schriftelijk tot de secretaris, lees ledenadministratie, te worden gericht. Door de aanvaarding van het lidmaatschap verplicht men zich de vastgestelde contributie, de (her)entreegelden (indien van toepassing) en andere verplichtingen te voldoen, ongeacht of men van de geboden gelegenheid tot het beoefenen van de tennissport, gebruikt maakt. 2. Het lidmaatschap voor senioren loopt van 1 januari t/m 31 december. Het lidmaatschap voor de jeugd loopt van 1 augustus t/m 31 juli. Het Winterlidmaatschap is alleen mogelijk als er plaats is naast de jaarleden. Het winterlidmaatschap loopt van 1 november t/m 31 maart. 3. Opzegging van het lidmaatschap dient schriftelijk dan wel per email te geschieden bij de ledenadministratie. Jeugdleden kunnen het lidmaatschap beëindigen per 1 augustus van het lopende verenigingsjaar met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand. Opzegging voor het senioren jaarlidmaatschap dient te geschieden vóór 1 december in het voorafgaande jaar. Het winterlidmaatschap dient opgezegd te worden vóór 1 augustus van het lopende jaar. 4. Voor overige regels aangaande het lidmaatschap wordt verwezen naar de "Regels met betrekking tot het lidmaatschap". 5. Jaar- en winterleden kunnen alle rechten uitoefenen die aan verenigingsleden toekomen, met dien verstande dat het gebruik van de tennisfaciliteiten voor winterleden beperkt is tot de periode 1 november t/m 31 maart. 6. Als onderdeel van het lidmaatschap van de NVLTB draaien alle seniorleden bardiensten. Jaarleden draaien 5 bardiensten; winterleden 2 in het winterseizoen. In voorkomende gevallen kunnen de bardiensten worden afgekocht tegen een door het bestuur jaarlijks vast te stellen vergoeding die op de voor leden toegankelijke website openbaar zal zijn voor leden. Voor het draaien van de bardiensten gelden de volgende regels: • Inschrijven via de voor leden toegankelijke website; • Bij verhindering of ziekte dient men zelf voor vervanging te zorgen; • Wanneer door overmacht geen vervanging kan worden geregeld dient dit te worden gemeld aan de contactpersoon bardiensten; • Voor het niet draaien van bardiensten wordt een door het bestuur jaarlijks vast te stellen boetebedrag in rekening gebracht dat op de voor leden toegankelijke website openbaar zal zijn voor leden.
Huishoudelijk reglement NVLTB 21 april 2015
Artikel 2 1. Bij toelating als lid wordt daarvan door de ledenadministratie aan de belanghebbende schriftelijk mededeling gedaan. 2. Communicatie binnen de vereniging verloopt via een alleen voor leden toegankelijke, beveiligde voor leden toegankelijke website. Door aanvaarding van het lidmaatschap aanvaardt men het publiceren van de voor de vereniging relevante gegevens op deze voor leden toegankelijke website Artikel 3 1. Het aanmeldingsformulier bevat tenminste de volgende gegevens: naam, voornaam, geboortedatum, geslacht, adres, en financiële en andere verplichtingen, en wordt ondertekend. 2. De leden zijn verplicht adres- en contactwijzigingen ten spoedigste te wijzigen in de website: Mijn NVLTB" dan wel, indien dit niet mogelijk is, wijzigingen door te geven aan de ledenadministratie door te geven. Artikel 4 Het afgeven van een machtiging voor een automatisch incasso van de verschuldigde contributie en andere verplichtingen, onderdeel van het lidmaatschap. Indien geen machtiging wordt afgegeven wordt € 10,-- aan administratiekosten in rekening gebracht. Bij in gebreke blijven van betaling ontvangt men een rappel. Wanneer na herhaalde rappellering nog geen betaling is ontvangen, wordt het lidmaatschap door de vereniging beeindigd, hetgeen de lopende verplichtingen ongewijzigd laat. Artikel 5 1. Aanmelding voor het lidmaatschap na het begin van het speelseizoen kan door het bestuur alsnog worden aanvaard. Een dergelijke aanmelding kan door het bestuur worden aanvaard met een vermindering van contributie naar evenredigheid van het nog te spelen tennisseizoen met een afronding naar boven tot € 0, - of € 5, -. Uiteraard zullen wel de KNLTB en administratie kosten in rekening worden gebracht. 2. Voor leden die door medische redenen langer dan 3 maanden niet kunnen sporten kan het lidmaatschap na overhandigen van een doktersverklaring tussentijds worden omgezet in lidmaatschap als niet spelend lid. De contributie zal dan naar evenredigheid worden berekend. Artikel 6 1. Jeugdleden worden aangemerkt als pupillen tot aan het kalenderjaar waarin zij 10 jaar worden. Jeugdleden worden aangemerkt als aspiranten tot aan het kalenderjaar waarin zij 12 jaar worden. Jeugdleden worden aangemerkt als junioren tot aan het kalenderjaar waarin zij 18 jaar worden. 2. Junioren die in het lopende verenigingsjaar 18 jaar worden, worden aangemerkt als seniorenleden. De contributie voor dat jaar loopt via de jeugdspelcommissie als jeugdlid door tot eind juli. Bij de inning van het 2de gedeelte van de jaarcontributie voor senioren betaalt de speler/speelster als nieuw senior lid hetzelfde bedrag als de andere senioren. 3. Het bestuur kan nadere categorieën instellen. 4. Voor alle categorieën lidmaatschap bepaalt de algemene ledenvergadering de contributie. Huishoudelijk reglement NVLTB 21 april 2015
Artikel 7 Een lid kan toegang tot het tennispark voor maximaal vier weken wordt ontzegd, wanneer dit lid naar het oordeel van het bestuur: 1. Een herhaalde aanwijzing van een lid van de parkcommissie of van een lid van het bestuur of spelcommissie niet heeft opgevolgd. 2. Zich zodanig heeft misdragen, dat dit gedrag een lid van de vereniging onwaardig is, dan wel de goede naam van de vereniging schaadt. De ontzegging van de toegang tot het tennispark wordt het betrokken lid schriftelijk aangezegd onder vermelding van de reden en niet dan nadat het lid door tenminste twee leden van het bestuur is gehoord. Artikel 8 1. Spelers mogen uitsluitend de banen bespelen in passende tenniskleding en met tennisschoeisel, waarbij schoenen met profielzolen verboden zijn. Op eerste aanzegging door een lid van de parkcommissie, van het bestuur of van de spelcommissies dienen zij hun uitrusting aan te passen of zich van verder spelen te onthouden. 2. Het bestuur kan ten aanzien van het spelen op de tennisbanen nadere gebruiksregels vaststellen. Artikel 9 De parkcommissie beslist over het al of niet bespeelbaar zijn van de banen. De leden dienen haar aanwijzigen omtrent het gedrag op de banen, in het clubhuis en op het terrein onmiddellijk op te volgen. Artikel 10 De vereniging kent een tweetal bijzondere toelatingen voor het gebruik van de tennisfaciliteiten, te weten: 1. Introductie is elk lid toegestaan, indien de baanbezetting dat toelaat, en volgens regels die nadere zijn gespecificeerd op de voor leden toegankelijke website. Introductie kan plaatsvinden gedurende het gehele jaar maar niet tijdens grote toernooien en evenementen en tijdens de weekendcompetitie. 2. Het is mogelijke om in de zomervakantie een vakantielidmaatschap aan te vragen. Na aanmelding bij de secretaris wordt tegen contante betaling een speciaal pasje verstrekt. Het bestuur bepaalt het bedrag. De regels worden nader gespecificeerd op de voor leden toegankelijke website.
BESTUUR Artikel 11 Op de jaarvergadering treedt het bestuur in zijn geheel af en is meteen herkiesbaar. Artikel 12 Het aftredende bestuur maakt de voordracht voor het bestuur in het komende verenigingsjaar bekend in de oproep voor de jaarvergadering. Tevens wordt aangegeven hoe het kandidaat-bestuur de functies denkt te verdelen. Tenminste 20 seniorleden kunnen
Huishoudelijk reglement NVLTB 21 april 2015
tot 48 uur voor aanvang van de jaarvergadering schriftelijk tegenkandidaten indienen bij de secretaris, zulks per tegenkandidaat. Artikel 13 Buiten het voorzitterschap worden bij de verdeling van de bestuursfuncties in onderling overleg in ieder geval een vicevoorzitter, een secretaris, een penningmeester en een parkcommissaris aangewezen. Artikel 14 De voorzitter leidt en coördineert de werkzaamheden van het bestuur. Hij leidt de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergaderingen. Hij ondertekent na goedkeuring van de aanwezige stemgerechtigden de notulen van de voorgaande vergaderingen. De vicevoorzitter is plaatsvervanger van de voorzitter. Artikel 15 1. De secretaris draagt namens en in overleg met het bestuur zorg voor correspondentie van de vereniging, beheert het archief en houdt van alle uitgaande stukken kopie aan. Hij notuleert de bestuurs- en ledenvergaderingen en van de bestuursbesluiten aan de leden. 2. De secretaris houdt de ledenlijst bij en meldt de mutaties aan de penningmeester. Op de jaarvergadering brengt hij verslag uit over het verstreken jaar. 3. De secretaris wordt in deze taken ondersteund door de ledenadministrateur en door de verenigingssecretaris (kandidaten voor deze laatste functies worden bij de jaarlijkse ledenvergadering gemeld). Artikel 16 1. De penningmeester beheert en administreert de gelden van de vereniging, draagt zorg voor het innen van haar inkomsten en legt namens het bestuur op de jaarvergadering verantwoording af van het in het verstreken verenigingsjaar gevoerde financiële beleid. Op deze jaarvergadering presenteert hij1 namens het bestuur tevens de concept-begroting van het komende jaar voor. 2. De penningmeester wordt in deze taken ondersteund door de administrateur (kandidaten voor deze laatste functie worden bij de jaarlijkse ledenvergadering gemeld).
COMMISSIES EN WERKGROEPEN Artikel 17 De kascommissie (ex artikel 11 van de Statuten) controleert de jaarrekening en de verantwoording door het bestuur en brengen daarover verslag uit aan de jaarlijkse algemene ledenvergadering. Elk jaar wordt tijdens de jaarvergadering ter vervanging van het langst zittende lid van de kascommissie een nieuw lid benoemd. Tot 48 uur voor aanvang kunnen tegenkandidaten worden ingediend bij de secretaris. Tevens wordt een nieuw reservelid benoemd. Het reservelid zal ook bij de kascontrole aanwezig zijn. Dit om de continuïteit van 1
Overal waar in het huishoudelijk reglement hij staat, wordt hij/zij bedoeld
Huishoudelijk reglement NVLTB 21 april 2015
de kascommissie te garanderen. Het bestuur maakt voor deze functie en voordracht bekend in de oproep voor de jaarvergadering. Artikel 18 1. Als commissie ex artikel 10 van de Statuten staan het bestuur terzijde een seniorenspelcommissie, een jeugdspelcommissie en een jeugdbestuur. 2. Het bestuur kan ook commissies ad hoc instellen en benoemen. Deze worden in de jaarvergadering genoemd. 3. Het bestuur kan ook werkgroepen ad hoc met een gerichte opdracht en beperkte looptijd instellen en benoemen. Artikel 19 De seniorenspelcommissie bestaat uit een voorzitter en minstens vier andere leden. Een lid, bij voorkeur de voorzitter, moet deel uitmaken van het bestuur. Artikel 20 De jeugdspelcommissie bestaat uit een voorzitter en minstens vier andere leden. Een lid, bijvoorkeur de voorzitter, moet deel uitmaken van het bestuur. Artikel 21 De samenstelling van deze spelcommissies voor het komende verenigingsjaar wordt door het bestuur voorgesteld in de oproep voor de jaarvergadering. Tenminste tien leden kunnen tot 48 uur voor aanvang van de jaarvergadering schriftelijk tegenkandidaten indienen bij de secretaris, zulks per tegenkandidaat. In dat geval vindt, voorafgaande aan de verkiezing van het nieuwe bestuur, een stemming plaats over de samenstelling van de commissies. Artikel 22 De spelcommissies zijn belast met het uitvoeren van het door het bestuur vastgestelde beleid ten aanzien van de wedstrijdsport. Zij trachten de in de Statuten artikel 3 lid 2 genoemde centrale doelstelling te bereiken door: a. Het organiseren van de training voor competitiespelers en junior- en seniorleden b. De samenstelling van de competitieteams en de organisatie van de competitie c. Het organiseren van toernooien na vaststelling van de data in overleg met het bestuur d. Het verlenen van medewerking aan de organisatie van andere door het bestuur vastgestelde wedstrijden en evenementen Artikel 23 Trainers hebben in de spelcommissies een adviserende stem. Over de indeling naar speelsterkte, de samenstelling van de competitieteams en afvaardiging naar toernooien worden zij gehoord. Artikel 24 De samenstelling van het jeugdbestuur voor het komende verenigingsjaar wordt voorgesteld in de oproep voor de jaarvergadering.
Huishoudelijk reglement NVLTB 21 april 2015
Artikel 25 Tenminste 10 juniorleden kunnen tot 48 uur voor aanvang van de jaarvergadering schriftelijk tegenkandidaten indienen bij de secretaris, zulks per tegenkandidaat. In dat geval vindt, voorafgaande aan de verkiezing van het nieuwe verenigingsbestuur, een stemming plaats over de samenstelling van het jeugdbestuur. Artikel 26 Het jeugdbestuur vertegenwoordigt de juniorleden bij het bestuur. Het kan een vergadering met de juniorleden beleggen, na mededeling van datum en punten van de bespreking aan het bestuur. Na de vergadering brengt het jeugdbestuur verslag uit aan het bestuur. Het jeugdbestuur vertegenwoordigt de juniorleden ook bij de jeugdspelcommissie.
TRAININGEN Artikel 27 De trainingen zijn door het bestuur uitbesteed aan externe partij (Tennisschool). De voorwaarden van de trainingen staan vermeld op onze voor leden toegankelijke website. Artikel 28 1. Opgaven voor deelname de jeugdtraining moeten schriftelijk (via webapplicatie) voor aanvang van het seizoen worden ingediend bij de jeugdspelcommissie. Elke opgave moet zijn ondertekend door één van de ouders of verzorgers van het betrokken jeugdlid. Met het invullen van het inschrijfformulier gaan ouders/verzorgers accoord met de lesreglementen en bijhorende lesgelden. 2. Opgave gebeurt per webapplicatie waarin de ouders geïnformeerd worden over de lesgelden. Het automatische incasso bij opgave lidmaatschap is tevens een machtiging voor lesgeld en andere verplichtingen. Een juniorlid kan eerst tot de training worden toegelaten als de machtiging tot automatische incasso aan de vereniging is afgegeven. Als er een achterstand in de betaling van het verschuldigde lesgeld of andere verplichtingen is ontstaan, behoudt de vereniging zich het recht voor om het betreffende jeugdlid de deelname aan de les te ontzeggen. 3. Nieuwe kinderen kunnen eerst 3 proeflessen volgen alvorens te besluiten dat ze doorgaan met tennisles en lid te worden van de NVLTB. Na 3 tennislessen dient ingeschreven te worden voor het lidmaatschap en een automatische incasso voor het lesbedrag en lidmaatschap afgegeven te worden. 4. Een tennislescyclus bestaat uit een heel schooljaar. Elk jaar wordt voor aanvang van het schooljaar het aantal lessen vastgesteld. Bij opgave voor tennisles committeert men zich aan de gehele lescyclus. Artikel 29 Alleen NVLTB-leden kunnen deelnemen aan lessen georganiseerd door de Tennisschool, die door de NVLTB is aangewezen om tennislessen op haar banen te verzorgen. Opgave voor deelname aan de seniorentraining moeten via het inschrijfformulier, dat tijdig op de NVLTB voor leden toegankelijke website geplaatst wordt, voor aanvang van elke cyclus worden ingediend bij de Tennisschool. De Tennisschool verzorgt de verder administratieve afhandeling. Dat houdt in: het registreren van de aangemelde lessers, het indelen in lesgroepen en de financiële afhandeling. Huishoudelijk reglement NVLTB 21 april 2015
Artikel 30 De Tennisschool geeft indeling in lesgroepen door aan de seniorenspelcommissie, zodat nagegaan kan worden of alle lessers lid zijn van de NVLTB. De NVLTB blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de kwaliteit van de tennistrainingen. Bij onoplosbare problemen tussen de senioren-lesser en de Tennisschool kan de seniorenspelcommissie bemiddelen tussen beide partijen.
BIJZONDERE VERDIENSTEN Artikel 31 De vereniging kent drie mogelijkheden om haar blijk van waardering te tonen voor bijzondere verdiensten, te weten erelid en lid van verdienste. Het erelidmaatschap is als vorm van lidmaatschap vastgesteld in de Statuten. De titel “Lid van Verdienste” wordt in dit artikel van het Huishoudelijk reglement vastgelegd. Lid van Verdienste De titel “Lid van Verdienste” is een onderscheiding gebonden aan het lidmaatschap van de NVLTB. Benoemen tot Lid van Verdienste heeft als doel: • Het tonen van waardering voor aan NVLTB bewezen diensten van het lid • Het stimuleren van het lid tot voortzetting van zijn/haar activiteiten • Het aanmoedigen van andere leden 1. Voordracht Een voorstel tot voordracht voor benoeming van een lid van de NVLTB tot Lid van Verdienste dient schriftelijk, gemotiveerd en zo volledig mogelijk door tenminste 10 leden van de NVLT bij het bestuur te worden ingediend. Ook het bestuur kan een lid voordragen. Het bestuur laat de voorstellen toetsen door de adviescommissie. Deze commissie wordt samengesteld uit: • 2 leden uit of namens het bestuur • 1 lid dat uit de Algemene Ledenvergadering wordt benoemd De adviescommissie toetst de voordracht aan de criteria uit dit Huishoudelijk Reglement en brengt gemotiveerd advies uit aan het bestuur. Bij een positief advies legt het bestuur het voorstel voor aan de eerstkomende Algemene Ledenvergadering. 2. Toetsingscriteria • De kandidaat moet lid zijn van de NVLTB • De kandidaat moet zich steeds positief en constructief hebben opgesteld ten aanzien van de NVLTB, haar functionarissen en haar leden • De kandidaat moet zich langdurig en belangeloos voor de NVLTB hebben ingezet. Onder langdurig wordt verstaan gedurende minstens 5 jaren. In bijzondere gevallen ter beoordeling van de adviescommissie, kan van deze tijdsperiode worden afgeweken • De kandidaat heeft zich meerdere malen of op verschillende terreinen, verdienstelijk hebben gemaakt voor de vereniging of de kandidaat heeft nieuwe activiteiten geïnitieerd en heeft in hoge mate bijgedragen tot een succes daarvan. Huishoudelijk reglement NVLTB 21 april 2015
3. Toekenning Een lidmaatschap van verdienste wordt toegekend wanneer meer dan tweederde van de stemmen wordt verkregen tijdens de eerste Algemene Ledenvergadering na de datum van voordracht. 4. Uitreiking Uitreiking van de oorkonde waarop de verdiensten staan beschreven, gebeurt tijdens de Algemene Ledenvergadering door de voorzitter van de NVLTB of diens plaatsvervanger. Het bestuur zorgt ervoor dat de lijst met ereleden en leden van verdienste prominent in het clubhuis aanwezig is.
GEBRUIK BANEN Artikel 32 De NVLTB verhuurt geen banen. De banen zijn van en voor onze leden en die moeten in de gelegenheid gesteld worden te kunnen tennissen (statuten). Wel stellen wij onze banen ter beschikking voor verenigingsactiviteiten. Daaronder vallen ook activiteiten gericht op ledenwerving en activiteiten behorend bij de maatschappelijke taak die wij als vereniging ook hebben. Incidenteel kunnen banen beschikbaar worden gesteld ter facilitering van onze buren Universitair Sportcentrum Bongerd (USB) en Walhalla. Het bestuur besluit over de activiteiten waarvoor banen worden gereserveerd, het aantal banen dat beschikbaar wordt gesteld, welke banen beschikbaar worden gesteld en de datum en het tijdstip waarop deze activiteiten plaatsvinden.
SLOTBEPALING Artikel 33 1. Voor de leden staan de Statuten en het Huishoudelijk Reglement op de voor leden toegankelijke website en ligt daarnaast ter inzage bij de secretaris. Het Huishoudelijk Reglement is op aanvraag beschikbaar. 2. Wijzigingen of aanvullingen op het Huishoudelijk Reglement geschieden bij besluit van een algemene ledenvergadering met meerderheid van stemmen.
Huishoudelijk reglement NVLTB 21 april 2015
