Wat doe je met enorme hoeveelheden informatie, als je nu al inschat dat die gegevens in de nabije toekomst gaan bijdragen aan je commerciële succes? Endemol ging aan de slag met het op orde brengen van de informatiehuishouding.
Toekomstbestendig informatiemanagement Mariëlle de Groot
E
is? En hoe zorg je ervoor dat relevante informatie binnen
gramma’s ontwikkeld. Inmiddels is een cata-
bezig met de manier waarop zij hun informatie opsloegen.
logus opgebouwd van zo’n 900 programmaformats. De be-
De één kiest voor een Excel-sheetje, een tweede zet het in
langrijkste aanleiding voor Endemol om met informatie-
Word en een derde werkt nog steeds het liefst op papier.
management aan de slag te gaan hangt samen met de stra-
Gevolg: veel papieren archief en veel documenten die in
tegische doelstelling om bestaande en nieuwe content via
verschillende programma´s op fileservers worden opgesla-
digitale platforms te exploiteren. De kwaliteit en de toegan-
gen. Van Leeuwen: “Na afloop van een productie worden
kelijkheid van informatie over producten en processen is
relevante gegevens opgeslagen. Het was voorheen al moei-
dan een belangrijke voorwaarde.
lijk genoeg om dat direct na afloop van een productie voor
Programmamanager ICT Robert-Jan van Leeuwen is bin-
elkaar te krijgen. Maar het wordt pas echt lastig als je twee
nen Endemol Nederland verantwoordelijk voor het traject
jaar na dato op zoek bent naar informatie over een pro-
om het informatiemanagement binnen Endemol te verbe-
gramma. Je hebt een archief zonder enig historisch besef.”
teren. “We hebben gekozen voor een ‘down to earth’-aan-
De exploitatie en herexploitatie van content (langs andere
ndemol is één van de grootste internationale producenten van multimediale content ter
het bedrijf toegankelijk is voor iedereen; óók voor mensen
wereld. Werkmaatschappij Endemol Neder-
die er tijdelijk werken?”
land heeft een groot aantal succesvolle pro-
Zoals bij vele organisaties waren weinig mensen bewust
pak. Er is geen etiket op het veranderproces geplakt als ´het
wegen dan traditionele televisie) is voor Endemol een be-
nieuwe werken´ of een andere modeterm. Dat is de kracht
langrijke toekomstige bron van inkomsten. Goed informa-
van deze aanpak: het is eigenlijk niets nieuws. En dat com-
tiemanagement is daarbij cruciaal. “De opkomst van digi-
municeert beter, niemand zit hier te wachten op extra werk.”
tale kanalen biedt ons kansen, omdat wij een grote rech-
Endemol koos voor een informatie- en kennismanagement
tenportefeuille hebben”, legt Van Leeuwen uit. “Op dit mo-
systeem op basis van SharePoint om informatie te ontslui-
ment is het nog een enorme intensieve operatie om bijvoor-
ten. Microsoft-specialist Macaw bouwde het systeem. Het
beeld een oude comedyserie voor digitaal gebruik te prepa-
traject is twee jaar geleden gestart, inmiddels is het plat-
reren. Vooral omdat de relevante informatie niet zelden
form grotendeels in gebruik.
ontoegankelijk of zelfs onvindbaar is. Dat varieert van contracten tot inhoudelijke programmagegevens. Doordat we
Flexibel inspelen op ontwikkelingen
de kwaliteit en de efficiency daarvan nu verbeteren, verho-
De ingezette verandering sluit aan bij de ontwikkeling van
gen we het rendement in de toekomst.”
de organisatie van Endemol Nederland: het bedrijf wordt
Om haar ambities te concretiseren koos Endemol Neder-
steeds meer een projectorganisatie om flexibeler in te kun-
land voor Microsoft SharePoint. Van Leeuwen: “Met Share-
nen spelen op de grillige ontwikkelingen en marktomstan-
Point kan kennis eenvoudig centraal opgeslagen en ge-
digheden in de mediabranche. Steeds vaker worden men-
deeld worden. We zijn begonnen SharePoint gewoon eens
sen tijdelijk op projecten ingezet, in plaats van in vast
aan onze productiemedewerkers te laten zien. De gebruiks-
dienstverband. Van Leeuwen: “Als het verloop van mede-
vriendelijkheid van het systeem sloeg onmiddellijk aan.
werkers groot is, wordt kennismanagement steeds relevan-
Eén van de productieleiders merkte op: ‘Als je De Telegraaf
ter: hoe houd je de kennis en informatie van tijdelijke
kunt lezen op internet, kun je ook hiermee aan de slag.’”
medewerkers binnen en hoe zorg je dat het ook vindbaar
Uit die sessie kwam ook naar voren dat de programmama-
Foto: Daniëlle van der Schans
kers zelf veel behoefte hadden aan een meer gestructureer-
formatie versnipperd raakt over de organisatie. Ook onder-
de manier van werken. Ze hadden er vaak last van dat in-
steunende afdelingen brengen hun documentatie waar mo-
formatie slecht vindbaar was, zoals bij de administratieve
gelijk in verband met de producties. Denk bijvoorbeeld aan
afronding van producties.
succesvolle formules als Big Brother. Informatie over de bouw van het huis komt van de facilitaire bedrijfsonderde-
Veertig jaar televisiegeschiedenis
len. Wat daarin de ideale cameraposities zijn, wordt door
Voordat het nieuwe systeem gebouwd kon worden, moest
weer andere disciplines vastgelegd. Allemaal kennis die
Endemol een nieuwe informatiestructuur ontwikkelen. Daar-
belangrijk is voor de herexploitatie van het format. Van
naast moest het oude archief opgeschoond en gedigitaliseerd
Leeuwen: “De structuur is veel platter. Dat is voor veel
worden. Dat laatste was en is nog steeds een groot en arbeids-
mensen wel even wennen. Iedereen had toch zijn eigen
intensief project. De archieven van Endemol herbergen zo’n
toko, met de bijbehorende rechtenstructuur.”
veertig jaar televisiegeschiedenis. Maar die digitaliseringsslag heeft veel waarde voor het bedrijf. De archieven worden in de toekomst doorzoekbaar. Beeld en achtergrondin-
Eenvoudig doorzoekbaar
formatie kan dan in elk format uit SharePoint worden ge-
Een concreet voorbeeld over de mogelijkheden die al beschik-
haald en dat biedt veel mogelijkheden voor hergebruik.
bare informatie biedt, is het hergebruik van de beschrijvin-
De nieuwe informatiestructuur sluit aan op de huidige ma-
gen van het ruwe beeldmateriaal voor de montage. Door die
nier van werken. Daarbij is uitgegaan van de vraag: wat is
beschrijving als metadata samen met de beelden op te slaan,
de ideale inrichting in relatie tot het productieproces? De
wordt het opgeslagen beeld op eenvoudige wijze doorzoek-
eerste stap die Van Leeuwen zette, was een uitgebreid ana-
baar. Tot dusver was de werkwijze dat zogeheten ‘spotters’
lysetraject waarin hij optrok met diverse productieleiders.
de beelden bekeken, op zoek naar leuke stukjes of passend
Allereerst is belangrijk welke basisinformatie over produc-
materiaal. Die klus is nu aanmerkelijk eenvoudiger.
ties eigenlijk wordt opgeslagen − uit onderzoek bleek ongeveer een derde van de informatie voor alle producties min of meer hetzelfde te zijn (line-up, draaiboeken, technische gegevens et cetera). Er zijn in totaal uiteindelijk negentig
In de praktijk is het vaak lastig mensen warm te krijgen voor
documenten benoemd, die bij iedere productie terugkomen.
informatiemanagement en archivering. Dat is bij Endemol
Daarvoor zijn sjablonen ontwikkeld of er werd voor geko-
goed gelukt. Van Leeuwen: “We hadden vooraf best onze
zen om die informatie in een databaseomgeving op te slaan.
twijfels: landt dit probleem wel? Maar uiteindelijk vond vrij-
Vervolgens is gekeken naar informatie die toe te kennen is
wel iedereen het belangrijk én boeiend om mee te doen. Ze
aan meer specifieke producties. Daaruit is een aantal typen
zagen zelf de voordelen van zo’n systeem. Voordat we aan
producties naar voren gekomen: bijvoorbeeld producties op
de slag gingen verzamelden we een aantal concrete voor-
locatie. Ook voor deze informatie zijn sjablonen en databa-
beelden van de wijze waarop documenten werden opgesla-
ses ontwikkeld.
gen. Neem bijvoorbeeld een document opgeslagen onder
Van Leeuwen benoemt de derde fase: “We zijn het hele pro-
script.def. En een andere versie die is opgeslagen onder
ductieproces doorgelopen. Welke informatie komt er alle-
script defdef. Wie zegt er dan dat er geen laatste versie is
maal langs? Wat is daarvan mogelijk interessant en wat is
met defdefdef? Die voorbeelden hadden effect. De reacties
te gebruiken voor andere doeleinden? De antwoorden op
liepen uiteen van een lach van herkenning tot een interne
die vragen hebben we geborgd. Daarbij hebben we heel be-
discussie over hoe dit anders had gemoeten. In ieder geval
wust rekening gehouden met toekomstige ontwikkelingen.
hebben we goed duidelijk kunnen maken waar het over
Misschien willen we over een paar jaar wel een spelletje
gaat en wat de meerwaarde van het project is: de winst voor
als Wipe Out brengen via de mobiele telefoon.”
het bedrijf en voor jezelf als informatie intelligent wordt
De producties zijn de belangrijkste Endemol-brede knoop-
opgeslagen. Met meer overzicht werk je prettiger. Dat pro-
punten van informatie in de structuur. Dat voorkomt dat in-
ces hebben we gefaciliteerd. Mensen zien bovendien dat dit systeem hoort bij het Endemol van de toekomst.”
SharePoint is een Microsoft platform dat dient als raamwerk
Ontwikkeling in huis
voor het opzetten van een web- of intranetsite voor informa-
Het analyseren van de informatie en het inventariseren van
tie-uitwisseling en online samenwerking binnen een groep
de wensen en behoeften van gebruikers gebeurde door En-
of organisatie. Door metadata aan een document of ander
demol zelf. Op basis daarvan bouwde Microsoft Specialist
digitaal object te koppelen, wordt informatie beter vindbaar.
Macaw een SharePointsysteem op maat met de bijbehorende applicaties en metadatering. “Bijzonder is dat de bouwers
Foto: Daniëlle van der Schans
van Macaw hier in huis hebben gezeten, zelfs bij de pro-
data-invoer is te groot”, vertelt Van Leeuwen. “Iedereen komt
ductieteams aan wiens applicaties ze op dat moment bezig
maar één keer voor. Voor bedrijven zijn we zelfs gekoppeld
waren. Dat zorgde voor korte lijnen bij vragen over en
aan het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
weer. Dat heeft geresulteerd in een zeer prettig werkbaar
Waar namen ingevoerd moeten worden in andere applica-
systeem”, aldus Van Leeuwen.
ties kan dat alleen nog maar vanuit het CRM-systeem. Door
Wie nu tijdelijk bij Endemol aan de slag gaat, krijgt direct
die koppeling krijgt het systeem een structuur: informatie
zijn eigen gepersonaliseerde omgeving toegewezen. Ieder-
is via meerdere invalshoeken te benaderen.”
een heeft als het ware een eigen ‘My Endemol’-site in Share-
“De grote winstpunten voor Endemol zijn tot nu toe dat
Point. Zelfs de e-mailboxen doen mee: de boomstructuur
data wordt opgeslagen op een manier waarop hergebruik
van mappen in het mailprogramma wordt één op één over-
bevorderd wordt. Onder de SharePoint-applicatielaag zit
genomen in de archiveringsslag. Informatie uit e-mailbe-
een Zylab-archieflaag waar wat langer ongebruikte docu-
richten die te maken hebben met een bepaalde productie,
menten en data naar afzinken. Het bijzondere van deze laag
wordt zo ook beter bewaard.
is dat de informatie applicatieonafhankelijk wordt opgesla-
Ook iedere productie heeft een eigen omgeving binnen Share-
gen en toegankelijk is. Tijdelijke medewerkers kunnen ef-
Point, met daarin een aantal vooraf aangemaakte standaard-
fectiever werken, ze hoeven niet het wiel steeds opnieuw
documenten en -databases. Controle op archivering gebeurt
uit te vinden, doordat ze gebruik kunnen maken van sjablo-
door de applicatie zelf aan de hand van een aantal vooraf
nen. Bovendien blijft hun informatie en kennis beter be-
ingevulde kernwaarden per productie: bijvoorbeeld het aan-
waard. Tot slot is data veel gemakkelijker doorzoekbaar en
tal afleveringen in een serie. Dertien afleveringen vraagt om
toegankelijk. We zien de ontwikkeling van ons informatie-
dertien line-ups, dertien draaiboeken, enzovoort. De pro-
managementsysteem als een project zonder einddatum. Het
ductieleider kan pas zijn archivering afronden als voldaan
blijft in ontwikkeling en evolueert met de bedrijfsontwikke-
is aan die voorwaarden. De archivering is daarmee in de
lingen mee.”
workflow ingebouwd. Naast dit ‘enterprise content management’-traject is Endemol
Mariëlle de Groot is freelance journalist
onder andere ook aan de slag gegaan met de centrale rela-
−
[email protected].
tiedatabase (CRM). Die is geïntegreerd in de SharePointomgeving. “We kennen geen vrije invoer meer van persoonsen bedrijfsnamen, want de kans op tikfouten of onjuiste
