ELEKTRONISCHE REVOLUTIE

DOSSIER

ELEKTRONISCHE REVOLUTIE

foto FUNCKE

Teksten: Karin Behaegel, Leen De Dycker en Hilde Desmedt Foto’s: Marc Bergmans Met dank aan An Goedgezelschap, Hugo Hoogwijs en Peter Van den Neucker.

DOSSIER

Velen onder u hebben al heel wat evoluties meegemaakt, en het is nog niet gedaan. Van mechanische naar elektronische schrijfmachines en van daar naar de pc en de laptop en misschien zelfs naar de tabletpc. Kunt u nog volgen? En toch is er geen weg terug. De trein naar alsmaar sneller en efficiënter communiceren en informeren is niet meer te stoppen. Maar waar gaan we naartoe? En wat betekent dat voor onze manier van werken? Een poging tot antwoord in dit dossier. Naar bijdragen over egovernment zult u tevergeefs zoeken. Aan het eenloket-project besteden we in september een volledig dossier.

VAN POTLOOD NAAR PC ENKELE MIJLPALEN IN ONZE ELEKTRONISCHE REVOLUTIE

1979 De eerste Vlaamse Executieve legt de kiem voor een heus IT-beleid en sluit het jaar daarop een contract met het COI (Centrum voor Overheidsinformatie) voor de opstelling en de uitvoering van een informaticaplan: een outsourcing avant la lettre.

Voor jonge collega’s is het zowat de prehistorie. Maar de tijd ligt niet zover achter ons dat pen en papier de belangrijkste werkinstrumenten waren van de ambtenaar. Toen kwam de schrijfmachine en met de schrijfmachine ook de klerk-typiste die alle verslagen en nota’s netjes op een mechanische en later op een elektrische schrijfmachine intikte. We schrijven dan eind van de jaren 70. En hier begint ons verhaal: hoe de informatica het ministerie heeft veroverd en de weg naar de sterren heeft geopend.

1983 Start van de Vlaamse administratie: er is welgeteld één informaticus (zeg maar een IT-manager) die vanuit de administratie de zaken volgt. 1984-1987 De IT-manager krijgt assistentie van 2 programmeurs! 125 terminals zijn aangesloten op het mainframe van het COI. Brieven en nota’s worden nog wel op de schrijfmachine getikt, want er is geen tekstverwerkingsprogramma. Eind 1987 De eerste 6 volwaardige pc’s doen hun intrede in de Vlaamse administratie. Bestemming: een voor de (enige) secretaris-generaal, een voor de IT-manager, drie voor de zachte sector (nu WVC) en een voor de administratie Werkgelegenheid. 1988-1992 Ambitieuze RITA-plannen (reorganisatie door middel van informatietechnologie van de Vlaamse administratie) moeten Vlaanderen definitief op de IT-sporen zetten. Budget: 150 miljoen frank. Een centrale informatiecel en informaticacoördinatoren in alle administraties moeten het plan in goede banen leiden. Start van een massaal vormingsprogramma voor de Vlaamse ambtenaren. Een eerste lading van 100 IBM pc’s met geïntegreerde pakketten (tekstverwerking, rekenblad en beperkt databankbeheer) wordt verspreid over de diverse administraties. De eerste faxtoestellen (nog met thermisch papier) zorgen voor een snellere communicatie. Start ook van het interkabinettennetwerk (kostprijs 20 miljoen). Ondertussen is in 1989 de derde fase van de staatshervorming afgerond: Openbare Werken en Onderwijs worden overgeheveld. De Vlaamse administratie wordt het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap en telt in plaats van 4000 plots 12.000 personeelsleden. 1992-1995 Uitbouw van de matrix met een volwaardige administratie Informatica en een sterk gecentraliseerde IT-aanpak. In de jaren 1992 en 1993: spectaculaire groei van het pc-park en systematische inschakeling in het netwerk. Eerste schuchtere stappen op de weg van de elektronische mail. In 1993: eerste laptops. 1995-1999 Nieuwe mijlpaal met HOOP (Homogene organisatieontwikkelingsplannen). Het IT-budget stijgt tot boven het miljard per jaar. Het intranet- en internetgebruik komt op gang. Er zijn 3000 pc’s operationeel en ingeschakeld in het netwerk. In 1998: realisatie van de koepelsite op het intranet en van de webstek vlaanderen.be. 1999 Outsourcing van de IT. Het ministerie gaat scheep met SBS, een afdeling binnen de Siemens-groep. Verfijning van de programma’s en applicaties. Eind 1999 introductie van de eerste palmtops (handcomputers) en gsm’s in het kader van het anders gaan werken. 2000-2003 Reorganisatie van het ministerie: de matrixstructuur wordt verlaten. Aanstelling van een nieuwe IT-manager. De weg ligt open voor een nieuwe toekomst. The sky is the limit…

20

ELEKTRONISCHE REVOLUTIE

TABLETPC IS DE TOEKOMST Ons ministerie telde in januari van dit jaar 10.952 pc’s. Dat is helemaal niet weinig op een totaal van 12.000 ambtenaren. 9663 van deze pc’s zijn aangesloten op het intranet, wat betekent dat ongeveer 80% van de Vlaamse ambtenaren beschikt over een intranetaansluiting. Het aantal ambtenaren dat ook gebruik kan maken van het internet ligt heel wat lager: 5756, wat overeenstemt met 48% van de Vlaamse ambtenaren (bron: SBS).

De meeste ambtenaren zijn intussen dus goed vertrouwd met de pc, maar wat mogen we de komende vijf jaar verwachten aan nieuwe snufjes? We vroegen het aan Dirk Vergauwen van de dienst Sturing en Controle ICT. “Momenteel wordt de pc nog hoofdzakelijk gebruikt als type- en rekenmachine. In de komende jaren zal het aantal functies sterk vermeerderen”, meent Dirk Vergauwen. Hij ziet de meesten van ons binnen vijf jaar werken op een zogenaamde tabletpc, een toestel dat Microsoft aan het ontwikkelen is. “Je zou de tabletpc kunnen omschrijven als een combinatie van een pc, een palmtop en een gsm”, legt Dirk Vergauwen uit. “Het is dus een kleine, draagbare computer die heel veel mogelijkheden biedt, onder andere om flexibel te werken en te telewerken, iets wat nu nog in de kinderschoenen staat.” “Technisch is al heel veel mogelijk, maar onder meer op juridisch en menselijk vlak moet nog heel wat worden uitgeklaard”, benadrukt Dirk Vergauwen. “Momenteel werkt de federale overheid bijvoorbeeld nog aan nieuwe wetgeving om de elektronische handtekening mogelijk te maken.” “Intranet wordt een virtuele werkplek,” verwacht intranetcoördinator Elke De Man dan weer. “Het gemak waarmee je nu een

formulier invult, is het gemak waarmee elke ambtenaar zal kunnen publiceren op het intranet. In de toekomst zal het onderscheid tussen het intranet en de desktop dus vervagen. Vanuit je browser zal je (bijna) elke applicatie kunnen opstarten, bijna elke databank kunnen raadplegen en zelf je persoonlijke gegevens kunnen beheren. Intranet wordt ook het platform waar-

op telewerken steunt. Wie thuis werkt, logt in op het intranet en kan werken alsof hij in Brussel aanwezig is. Intranet wordt verder het communicatieplatform waarop de toekomstige departementen, de toekomstige intern en extern verzelfstandigde agentschappen (IVA’s en EVA’s) met elkaar zullen communiceren.”

GETUIGENIS MARNIK CARLIER, 38 jaar, was voor de informatisering klerk en nu databeheerder van het programma ANALINDA (vergunningen) voor de afdeling Wegen en Verkeer West-Vlaanderen. “Tot zo’n 10 jaar geleden was de typemachine mijn belangrijkste werkinstrument. Ik moest adviezen opvragen over binnengekomen bouwdossiers en die dan bundelen in een verslag. Informatica boeide me echter enorm. Daarom volgde ik buiten mijn werkuren een driejarige avondcursus om te leren programmeren. Met dat diplo-

ma op zak heb ik meegedaan aan een examen op het werk. Ik was geslaagd en heb toen enkele jaren mijn oude job gecombineerd met het schrijven van computerprogramma’s. Sinds 3 jaar leg ik mij volledig toe op de informatisering. Ik los informaticaproblemen op voor de zowat 120 personeelsleden van Wegen en Verkeer WestVlaanderen en maak kleine applicatietoepassingen. Ik heb het me nooit beklaagd dat ik mij in het domein van de informatica heb gespecialiseerd. Het is wel belangrijk om bij te blijven. Ik volg dan ook geregeld cursussen en volg de vakliteratuur op de voet.”

21

DOSSIER

DE TELEFOON STAAT NIET STIL Ook op het vlak van telefonie mogen we de komende jaren nog heel wat evoluties verwachten. Begin vorig jaar hadden zo’n 1000 Vlaamse ambtenaren een gsm, maar ondertussen is dat aantal opgelopen tot 2700 op een totaal van circa 12.000 ambtenaren. “Vooral sinds de vergoedingen voor diensttelefoons thuis beperkt worden, hebben heel wat ambtenaren een gsm gekregen. Een gsm is al lang geen statussymbool meer voor leidinggevenden,” vertelt projectleider telecommunicatie André Van Vyve. Behalve gsm’s worden er binnen het ministerie ook draadloze telefoontoestellen gebruikt, onder meer op de derde verdieping van het Boudewijngebouw, waar de ambtenaren geen vast kantoor hebben. Deze toestellen zijn enkel bruikbaar in het gebouw zelf, aangezien ze verbonden zijn aan de telefooncentrale. “In de toekomst zal er een gecombineerd toestel komen dat de goedkoopste en de best beschikbare verbinding kiest naar gelang van de plaats waar je je bevindt. Alle telefoongesprekken, zowel die voor je vaste lijn als die voor je gsm, verlopen dan via één mobiel toestel”, voorspelt André Van Vyve. Hoewel de mobiele telefonie steeds meer terrein wint, denkt André Van Vyve niet dat de vaste telefoontoestellen volledig zullen verdwijnen. “Integendeel, de vaste toestellen krijgen de komende jaren veel uitgebreidere mogelijkheden. Nu al zijn er dure toestellen waarmee je, kan telefoneren, mailen, een elektronische agenda bijhouden en in beperkte mate

kan surfen op het internet.” Een soortgelijke integratie van functies zal ook terug te vinden zijn in de toekomstige mobiele terminal: de functies van een mobilofoon en een elektronische agenda zullen meer en meer in één toestel worden geïntegreerd. Een toekomstige evolutie binnen het ministerie is zeker ook telewerken. “Momenteel kunnen we enkel nog maar telefoonlijnen met smalle bandbreedte installeren voor de mensen die thuiswerken. Daardoor kunnen ze bijvoorbeeld geen e-mailberichten met grote bijlagen versturen. Het is de bedoeling om op termijn ook breedbandmogelijkheden te creëren. De technische mogelijkheden daarvoor bestaan al, maar de telecomoperatoren zijn nog volop bezig aan de opbouw van een geschikt netwerk. De technische evoluties volgen elkaar echter zo snel op dat het best mogelijk is dat we eind dit jaar voor de thuiswerkers een bepaalde oplossing vinden, maar dat die binnen twee jaar technisch al achterhaald is.”

GETUIGENIS CHARLY DEBAETSELIER, 48 jaar, is in 1987 begonnen als typograaf en is nu speciaal assistent. “In 1987 had het ministerie nog een echte drukkerij: typografie, lay-out, afwerken, het gebeurde allemaal in eigen huis. We drukten zelf de Goedendag. Toen in oktober 1990 de toenmalige AAD van de Guimardstraat verhuisde naar het Boudewijngebouw, zijn de machines wel mee verhuisd, maar de meeste zijn nooit aangesloten. De drukkerij werd omgevormd tot een copycenter en het personeel heeft zich herschoold. Ik heb leren werken met allerlei computerprogramma’s, want alles gebeurt nu digitaal. Naast het Officepakket werken we met QuarkXPress en

Acrobat, maar misschien is er over enkele maanden weer een nieuw programma. Het is permanent bijleren, maar dat is juist interessant, want wie blijft stilstaan, gaat achteruit. Ik heb weinig heimwee naar de tijd van toen. Zetten en drukken was niet de gezondste stiel en ook niet de properste, maar drukkunst is en blijft een kunst. Nu gaat alles veel sneller: we maken zo’n 7000 kopieën per uur! De meeste opdrachten krijgen we op diskette of rechtstreeks via het netwerk. Wat ik wel een beetje mis, is het persoonlijk contact met de mensen, het overleg met de klanten en de opdrachtgevers.”

WIST U DAT? - de mens (nog) geen schermlezer is? Onderzoek van de Amerikaanse professor Karen Murphy toont immers aan dat een tekst op papier niet alleen makkelijker begrijpbaar is dan een tekst op een computerscherm, maar ook interessanter gevonden wordt;

- bellen met een gsm mogelijk een gezondheidsrisico inhoudt? Toen onderzoekers wormen blootstelden aan de microgolven van een mobiele telefoon, merkten ze vreemde veranderingen in de eiwitten van de wormen: ze ondergingen een soort van hitteschok, alsof ze lichtjes werden gekookt…

22

ELEKTRONISCHE REVOLUTIE

ALLES WORDT EFFICIËNTER Heel wat nieuwe communicatie- en informatiemiddelen zijn al volop in gebruik in het ministerie. Talrijke projecten zijn al opgestart. U hebt wellicht al gehoord van egovernment, Vlimpers of Edison. Maar misschien kunt u zich daar toch niet veel bij voorstellen? Volg dan even ons overzicht.

VLIMPERS Met Vlimpers is het de bedoeling om in de loop van 2002 een volledig nieuw personeelsinformatiesysteem op te starten. Maar wat moeten we ons daarbij voorstellen? Koen Colpaert, informatiebeheerder bij LIN, licht even toe: “In feite zou je Vlimpers kunnen omschrijven als een grote centrale applicatie waarin alle gegevens van ieder personeelslid worden beheerd. En dan heb ik het dus niet alleen over algemene gegevens die worden opgenomen in een personeelsbestand, maar ook over het organiseren van een competentiedatabank, parameters voor verloning, gegevens over vorming,… Dankzij Peoplesoft, het nieuwe ITsysteem dat meer dan 100 bestaande applicaties zal vervangen, kunnen al de personeelsgegevens voortaan centraal worden beheerd. Bovendien zal het dossierverloop tussen personeelslid, chef en personeelsdienst heel wat efficiënter kunnen worden georganiseerd.” Een belangrijke vernieuwing is ook de selfservice die wordt ingebouwd. Daardoor zal elk personeelslid de mogelijkheid hebben voor een groot deel zelf zijn gegevens te beheren. “Wanneer je rekeningnummer bijvoorbeeld veranderd is, kan je dat gewoon zelf invoeren in het systeem, zodat je loon de volgende maand meteen op het nieuwe nummer wordt gestort”, verduidelijkt Koen Colpaert. “Een andere concrete toepassing van de selfservice is de elektronische verlofregeling. Via het nieuwe systeem zal je niet meer moeten langsgaan bij de eerste evaluator en/of het afdelingshoofd, maar start je zelf een automatisch circuit, de workflow, door je aanvraag elektronisch in te dienen. Het programma kijkt dan na met wie contact moet opgenomen worden en stuurt de aanvraag door naar de betrokken personen die elektronisch hun goedkeuring kunnen geven.” In de toekomst zullen dus geen papieren personeelsdossiers meer

nodig zijn, waarmee het systeem alvast ecologisch verantwoord is. Na een testfase zou het nieuwe systeem in 2002 moeten operationeel zijn.

EDISON In het departement Onderwijs is Edison, of Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen de Scholen en het departement Onderwijs, helemaal ingeburgerd. Communiceren met de scholen gebeurt niet meer via de klassieke schriftelijke manier, maar langs elektronische weg. Van een bescheiden project is Edison op enkele jaren tijd uitgegroeid tot een allesomvattend netwerk. De term wordt ondertussen voor het geheel gebruikt: voor de aangepaste schoolpakketten, voor de communicatiesoftware die het departement Onderwijs op de schoolcomputers laat installeren en voor het elektronisch dossier op de grote onderwijscomputer. In 1995 werden in alle stilte de eerste 22 scholen uitgerust met het Edison-softwarepakket dat het departement Onderwijs ont-

wikkelde. Intussen is er geen Vlaamse gemeente meer zonder een Edison-school en er is zelfs helemaal geen enkele secundaire school meer die Edison nog niet in huis heeft. Vooral nu sinds kort de zogenaamde Fluxus-versie van Edison geïntroduceerd is, en de communicatie via het internet gebeurt, schakelen scholen in groten getale over op het systeem. Met het Fluxus-pakket wil men in de eerste plaats vlot informatie uitwisselen via de internetaansluiting van de school. Vroeger moesten de scholen inbellen op een nummer en zo hun gegevens elektronisch doorsturen. De nieuwe werkwijze via het internet is bovendien niet minder veilig dan de oude. De zendingen die de scholen naar Edison versturen onder meer ook over leerlingenaantallen zijn immers onleesbaar en onkraakbaar dankzij een digitale handtekening. De manier waarop deze handtekening bij Edison wordt uitgevoerd, is heel vernieuwend. Het departement Onderwijs kreeg er al heel wat vragen over uit binnen- en buitenland.

23

DOSSIER

TOT HOEVER MAG DE WERKGEVER MEEKIJKEN?

BIG BROTHER E-mailen en surfen op het werk, het kan allemaal onder bescherming van het recht op de privacy? Zo eenvoudig is het niet.

De baas mag in ieder geval niet in het privéleven neuzen. Afluisteren van telefoongesprekken is strafbaar; brieven en faxen met de vermelding ‘persoonlijk’ mogen niet gelezen worden en camera’s mogen enkel geplaatst worden na onderling overleg. En als een organisatie het surfen van zijn personeel wil controleren, mag dat niet systematisch gebeuren voor elke werknemer afzonderlijk. Dat garandeert de wet op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van 1992. Wat gebeurt er op dit vlak in ons ministerie? Het e-mail- en internetgebruik is in feite een zaak van vertrouwen en gezond verstand. In principe wordt er niet gesurft en gemaild voor privé-doeleinden, maar zolang het tot een minimum beperkt blijft, kan het wel. Tot nu toe werden e-mails niet gecontroleerd, maar dat wordt wel mogelijk na het verspreiden van de voorschriften voor het e-mail-, intranet- en internetgebruik waarin de personeelsleden op de hoogte worden gebracht van mogelijke controles. Die richtlijn werd in opdracht van minister Sauwens en het management van het ministerie opgesteld. Anne Geenen, die aan de redactie van de voorschriften meewerkte, relativeert wel meteen: “Deze controle mikt niet zozeer op het beteugelen van het occasioneel verzenden van privémails, maar eerder op het ingrijpen bij misbruik van e-mail voor private commerciële doeleinden of een gebruik waardoor het systeem te zwaar belast zou worden.” Controle betekent trouwens nog altijd niet dat iemand de inhoud van de mail mag lezen. Die blijft steeds strikt vertrouwelijk. Maar als er een vermoeden is van misbruik kan het lijnmanagement wel vragen om algemene gegevens bij te houden, zoals de naam van de afzender en de geadresseerde en de grootte van het bericht. Toch relativeert ook SBS (de IT-dienstverlener) het big brothergehalte van het ministerie: “De enige vorm van controle die tot nu werd toegepast, is het systematisch scannen van de mailbestanden op virussen.” Er wordt in het ministerie voorlopig dus nog

24

geen gebruik gemaakt van allerlei mogelijke filterprogramma’s, zoals software die op zoek gaat naar trefwoorden of de zogenaamde ‘nudity’ filters die het percentage naakte huid van foto’s scannen.

melden de voorschriften. Om die controle mogelijk te maken, kan op initiatief van het lijnmanagement nagegaan worden welke internetsites werden bezocht, met de tijdsduur van elk bezoek. In ieder geval kunt u gewoon het best de

We vroegen Anne Geenen ook wat er gebeurt als iemand discriminerende (racistische of seksistische) e-mails verstuurt? “Op dit ogenblik maakt de strafwet het enkel mogelijk racistische e-mails te bestraffen die aan een ruim publiek worden verspreid, of via een medium dat voor een ruim publiek toegankelijk is. Het verspreiden van racistische boodschappen via het internet of het intranet is dus sowieso strafbaar. Het afdelingshoofd of de hiërarchische chef kan de betrokkene dan een tuchtstraf opleggen. Bovendien stelt de betrokkene zich dan ook bloot aan strafrechtelijke vervolging.”

raad volgen die professor Rogier De Corte, directeur van het centrum Recht en Informatica aan de RUGent, gaf in De Morgen: “Het recht op de privacy mag geen excuus worden om naar hartelust privé-emails te versturen of om te surfen. Dat is de logica zelve. Iedereen vergeet dat men tenslotte materiaal van de werkgever gebruikt…”

Net zoals het e-mailgedrag worden ook internetbezoekjes niet systematisch gecontroleerd. Surfen voor privé-doeleinden mag, maar moet wel tot een redelijk minimum beperkt blijven. En ook hier heeft de werkgever het recht dit te controleren, zo ver-

- Wenst u meer informatie over de officiële voorschriften op e-mail-, internet- en intranetgebruik? Op het ogenblik van het ter perse gaan van deze Goedendag, werd de verspreiding van de richtlijn voorbereid. - Bent u geïnteresseerd in meer e-mailinformatie? Lees dan ook de artikels IT Outsourcing (virusmeldingen), Verstrikt in het web (algemene e-mailrichtlijnen) en Eureka (BCC-mailtips).

ELEKTRONISCHE REVOLUTIE

WWW.VLAANDEREN.BE Sinds het registratieproces voor Belgische domeinnamen begin december 2000 werd geliberaliseerd, explodeerde het aantal geregistreerde domeinnamen van 40.000 tot meer dan 100.000 (19 januari 2001). Het is al langer bekend dat enkele belangrijke Belgische domeinnamen, waaronder belgië.be en belgique.be, intussen in Nederlandse handen zijn gevallen. De federale regering zit dus met de handen in het haar, maar heeft er wel een les uit getrokken en stelde meteen een serie combinaties met namen van het koninklijk hof veilig. Maar hoe zit het met onze domeinnamen? Heeft de Vlaamse overheid op tijd haar

voorzorgen genomen, zodat men bij het intikken van vlaanderen.be niet terechtkomt op een Nederlandse toeristische site over de Vlaamse Ardennen? We vroegen het aan Willy Coomans en Bart Nelis, internetverantwoordelijken van het ministerie. “Wij hadden voor de liberalisering al een gentlemen’s agreement met DNS, de instelling die belast is met de toewijzing van de domeinnamen. Bij alle aanvragen voor domeinnamen die iets te ma-

ken hebben met Vlaanderen, werd eerst onze toestemming gevraagd vooraleer de naam eventueel werd toegewezen. Op die manier hebben we alle gewenste combinaties met Vlaanderen zelf kunnen bemachtigen. Zo hebben we niet alleen het evidente vlaanderen.be, maar recent ook anderstalige verwijzingen naar Vlaanderen (zoals flanders.gov, flandre.gov en flandern.info) veilig gesteld.”

SG’S ZIJN MEE Ons ministerie evolueert dus mee met de moderne tijd en zijn nieuwe informatie- en communicatietechnieken. Met z’n allen hebben we geleerd e-mails te gebruiken in plaats van een telefoontje te plegen of ons bericht te verzenden per estafette.

Maar hoe zit het met onze grote bazen, zijn zij wel mee met de vooruitgang? De Goedendagredactie greep nog eens naar de goede oude telefoon en deed een kleine enquête bij de secretaressen van de 7 SG’s. En wat bleek? Leo Victor (AZF), Fernand Desmyter (LIN) en Guido Deblaere (WVC) zijn de secretarissen-generaal binnen het ministerie die de meeste tijd doorbrengen achter de computer. Maar ook de 4 andere SG’s blijven zeker niet achter. Ze lezen minstens iedere dag hun mail. Leo Victor blijkt het best mee te zijn met de

informatisering: hij gebruikt dagelijks zijn laptop, want pc’s zijn er niet meer op de derde verdieping van het Boudewijngebouw, die tot een experimentele ruimte voor anders werken werd omgevormd. Leo Victor beantwoordt zijn mails zelf en beheert zelf zijn netscapecalender. Bovendien behoren een gsm en palmtop tot zijn werkuitrusting. Maar Fernand Desmyter en Guido Deblaere komen niet ver achter. Ook zij hebben, behalve de standaarduitrusting voor een SG, een palmtop, een elektronisch hulpmiddel voor persoonlijk agenda- en ken-

nisbeheer dat past in de handpalm en dus gemakkelijk mee te nemen is op verplaatsing. De andere secretarissen-generaal, Roger De Langhe (EWBL), Leo Guns (WIM), Georges Monard (OND) en Eric Stroobants (COO), lezen ook hun elektronische mail op het scherm, maar schakelen nog dikwijls hun secretaresse in om een antwoord te sturen. Ook zij hebben een laptop, maar maken nog geen gebruik van het nieuwste snufje, de palmtop.

COMMUNICATIESTOORNISSEN? Sinds de introductie van e-mail wordt in het ministerie anders gecommuniceerd. Van een parafencultuur zijn we aanbeland bij een e-mailcultuur De communicatie verloopt tegenwoordig zeker sneller, maar de vraag is of ze ook efficiënter is. We vroegen via een steekproef de mening van enkele directeurs-generaal (DG’s).

“De mail wegdenken kan niet meer. Maar we staan nu op de drempel van mailoverlast”, luidt de algemene commentaar. “Email blijft een arrogante manier van communicatie. Ook de prioriteit wordt door

velen niet meer ernstig afgewogen.” De ondervraagde DG’s vermoeden dat email nog aan belang zal winnen, zodra de elektronische handtekening een feit is. Vanaf dat moment is zelfs een officieel dos-

25

DOSSIER

sier perfect per e-mail afhandelbaar, wat wel een betere structurering van het e-mailverkeer vereist. Zeker zodra de volledige afhandeling van het dossier elektronisch gebeurt, zal de organisatie moeten kiezen om het e-mailverkeer te structureren en deel te laten uitmaken van het besluitvormingsproces of om het e-mailverkeer te laten verworden tot een snel akkefietje zoals een sms-bericht. Het lijkt verschillende DG’s in ieder geval wenselijk dat voor email binnen het ministerie een mailetiquette wordt uitgewerkt.

PARAFENCULTUUR IS WEG De parafencultuur is weliswaar grotendeels verdwenen, maar dit heeft volgens de DG’s veeleer te maken met de afplatting van de hiërarchie, waarbij men meer en meer taken delegeert. De directheid van mail kan er wel toe leiden dat de hiërarchie minder zicht krijgt op vragen van buitenaf, van een externe organisatie, een kabinet of een andere administratie. Rapportering door de betrokkene aan de chef kan soelaas brengen, maar niet iedereen heeft die reflex. Ook een standpunt namens een administra-

tie of afdeling uitbrengen, wordt moeilijker door de individuele gerichtheid van de mail. De behandelend ambtenaar mailt zijn adviezen, bevindingen, parlementaire vragen en regeringsdossiers rechtstreeks door aan de eindverantwoordelijke. De signataire wordt met enkele dagen vertraging in omloop gebracht, maar dat gebeurt niet altijd en overal. Over het intranet zijn sommige DG’s nog van mening dat het moeilijk is om relevante gegevens te vinden als informatie wordt aangeboden zonder wegwijzer of zoeksysteem.

PRO OF CONTRA? DE DIGITALE AMBTENAAR VERSUS

pro

BART DE BRAEKELEER adjunct van de directeur bij het departement WIM “Het enige papier dat ik nog heb, is het papier dat men mij toestuurt. Op mijn bureau liggen alleen een onderlegger en een blocnote om iets te noteren, plus de agenda van de baas. Alle dossiers hou ik bij in elektronische versie en ik verstuur ook alles elektronisch. Ik werk altijd op de server, op mijn harde schijf staat niets. Iedere dag wordt van alles een back-up gemaakt en om de 14 dagen gaat er een cassette met alle gegevens van

de server naar SBS. Er kan dus niets verloren gaan. Van virussen ben ik helemaal niet bang. Ik heb het volste vertrouwen in Siemens, hun scanning is waterdicht. Uiteraard volg ik de elektronische evolutie op de voet. We staan nog maar aan het begin. De volgende stap is de spraaktechnologie. Ik vind het fantastisch wat de elektronica allemaal mogelijk maakt en zou heel graag alle collega’s die er nog argwanend tegenover staan, over de streep willen trekken. Ze mogen gerust eens een kijkje komen nemen in mijn bureau.”

contra

DE AANBIDDER VAN DE KROONTJESPEN

FRANK DECRITS medewerker bij het departement WVC “Ik heb echt geprobeerd om met de pc te werken maar het ding blijft voor mij een raadsel. Ik schrijf nog altijd mijn teksten met een vulpen of een potlood. Lieve collega’s tikken mijn teksten. Zij kunnen dat veel beter dan ik. Iedereen wint er dus bij. Internet? Ook dat is aan mij niet echt besteed. Als ik iets moet opzoeken, dan raadpleeg ik mijn encyclopedie. Dat gaat nog altijd veel sneller en is minder omslachtig. Het internet vind

ik een echte doolhof. Men overdrijft trouwens met die automatisering. Neem nu e-mailen. Collega’s die in hetzelfde bureau zitten, sturen mailtjes naar elkaar. Er is veel minder direct en persoonlijk contact. De collegialiteit en het groepsgevoel worden erdoor aangetast. Neen, ik ben geen vijand van de automatisering of de technologie en ik zie er ook de praktische mogelijkheden van in, maar men verwacht er teveel van. Het kan niet alles oplossen.”

26