E-Content INVOICE
Electronische factuurverwerking voor woningcorporatiess
Jaarlijks verwerkt u duizenden inkoopfacturen in uw primaire systeem. Toch is het veel handwerk. Denk aan de vele handmatige acties zoals het boeken in het ERP- of het financieel systeem, de controle op juistheid, het routeren ter goedkeuring en archiveren. Dit legt een beslag op de kostbare personeelscapaciteit van de crediteurenadministratie.
E-Content Invoice biedt uitkomst Met behulp van E-Content Invoice wordt het verwerkingsproces van binnenkomende facturen, inkooporder gerelateerde facturen en kostenfacturen, volledig geautomatiseerd. Dit levert u de nodige besparing op dat kan oplopen tot 70% op uw personeelskosten. En het terugvinden van facturen is kinderlijk eenvoudig, want alle facturen worden digitaal opgeslagen. Het systeem houdt voor u de voortgang van de afhandeling van de facturen in de gaten. De koppeling en integratie met uw primaire systeem zorgt ervoor dat de financiële informatie automatisch wordt verwerkt. Schakelen tussen de systemen is niet meer nodig.
Hoe E-Content Invoice werkt Op hoofdlijnen worden onderstaande stappen doorlopen om de facturen geautomatiseerd te verwerken:
• Facturen scannen en herkennen • Facturen digitaal archiveren • Coderen kostenfacturen • Registreren/boeken in uw primair systeem • Automatisch matchen van de factuur • Controle en autorisatie • Rappelleren • Rapporteren
Facturen scannen en herkennen Binnenkomende facturen worden ingescand en ge-
Highlights
optimaliseerd voor herkenning. Het systeem herkent automatisch invoervelden zoals leverancier, factuurnummer, factuurbedrag, ordernummer, etc. Hierbij wordt gebruik gemaakt van Optical Character
Scannen en automatische herkenning van facturen op basis van Free Forms
Recognition en Intelligent Character Recognition. Na de herkenning valideert u de herkende data. Niet
Ondersteuning van e-Invoicing voor het
of niet volledig herkende velden kunnen met behulp
elektronisch ontvangen van facturen
van een muisklik (het welbekende drag & drop) eenvoudig aangepast worden. Het systeem onthoudt de aangegeven opbouw van facturen van veel voorkomende leveranciers.
Automatisch matchen van facturen op basis van inkooporders
Deze facturen worden in het vervolg feilloos herkend. Na het valideren geeft het systeem de facturen vrij voor codering of automatische matching.
Uitgebreid elektronisch archief voor het eenvoudig opzoeken van facturen
Facturen digitaal archiveren Monitorfunctie: het bewaken van de
Na de fase van herkenning archiveert het systeem de
voortgang inclusief een rappelmogelijkheid
factuur automatisch. Dit scheelt aanzienlijk in het aantal handmatige handelingen en fysieke archiefruimte. In overleg met de belastingdienst kunt u de papieren facturen zelfs weggooien. Bij het verder verwerken
welk moment de factuur heeft behandeld. En: wat is
van de factuur voegt E-Content Invoice automatisch
zijn of haar beslissing geweest?
extra informatie toe, zoals kostenplaats of project-
Met deze informatie heeft u volledig inzicht in alle rele-
nummer aan de factuurindexen.
vante informatie over de factuur. In E-Content Invoice kunnen medewerkers op eenvoudige en snelle manier
Het systeem houdt in de vorm van een digitale ‘Audit
zoeken naar facturen. Daarbij geldt: Factuur gearchi-
Trail’ bij welke medewerker in welke processtap, op
veerd? U vindt gegarandeerd de juiste factuur terug.
Met behulp van de ‘Audit Trail’ krijgt u tot op regelniveau inzicht wie, op welk moment, welke handeling heeft verricht aan de factuur tijdens het factuurverwerkingsproces.
Coderen kostenfacturen
nemers voor dagelijks onderhoud) de regels van een historische factuur opnieuw inlezen. U hoeft dan al-
In de vorige stappen hebben we de factuur herkend
leen de gewijzigde informatie aan te passen in plaats
en gecontroleerd. Om een boeking te maken, moet
van alle regels weer opnieuw te coderen.
u de factuurregels verder nog coderen. Dus op welk grootboekrekening moet de factuur worden geboekt? Verder kan gerubriceerd worden op bijvoorbeeld kos-
Registreren / boeken facturen
tenplaats of projectnummer. Om het coderen sneller en efficiënter te laten verlopen, heeft u de mogelijk-
Uw primair systeem biedt verschillende mogelijkhe-
heid om per crediteur een codeer-sjabloon aan te
den, waar wij met de integratie met E-Content Invoice
maken. U kunt hierbij voor een of meerdere van de te
op kunnen inhaken. Zo is het mogelijk om facturen bij
coderen velden als standaardwaarde instellen.
ontvangst te registreren op een balansrekening ‘nog te fiatteren facturen’.
Bij elke factuur van de betreffende leverancier toont
Zo is uw crediteurenpositie actueel en heeft u de
E-Content Invoice deze standaardwaarden. Echter, u
mogelijkheid tot vooraftrek van btw. Nadat de factuur
heeft de mogelijkheid om deze te overschrijven. Te-
is goedgekeurd, boekt het systeem de geregistreerde
vens kunt u voor periodiek terugkerende facturen met
factuur in de kosten zonder blokkering. Een andere
veel factuurregels (bijvoorbeeld de facturen van aan-
mogelijkheid: u kunt bij ontvangst de factuur reeds in
de kosten laten boeken, tezamen met een betalings-
met elkaar in evenwicht zijn en kleiner of gelijk zijn
blokkade. Is de factuur goedgekeurd? Dan wordt de
aan het openstaande saldo van de inkooporders, dan
blokkade van de geboekte factuur afgehaald.
boekt het systeem de factuur automatisch. Is er een mismatch, dan zijn er geen goederenposities gevonden of is er een prijs- en/of hoeveelheidsverschil
Automatisch matchen van de factuur
gevonden. Tevens is het mogelijk om de automatische herken-
E-Content Invoice beschikt over een volledige auto-
ning op factuurregelniveau uit te voeren. Voorwaarde
matische matchingfunctie. Het systeem ondersteunt
hiervoor is dat de regels op de factuur herkend wor-
zowel het 2-weg als het 3-weg matching principe.
den of dat de factuur elektronisch ontvangen wordt
Hierbij matcht E-Invoice, op basis van de factuurkop
Op dat moment biedt het systeem de factuur automa-
gegevens (leverancier, ordernummer(s) en totaalbe-
tisch aan via de geavanceerde workflow ter afhan-
drag), automatisch het totaalbedrag van de factuur
deling aan de organisatie. Nadat de verschillen zijn
met het saldo van de goederenposities van de order-
verklaard en men in E-Invoice een beslissing neemt
nummers op de factuur waarvoor nog een factuur
over de factuur, vindt de administratieve afwikkeling in
ontvangen moet worden. Als deze beide bedragen
het primair systeem volledig automatisch plaats.
Facturen op basis van inkooporders die niet matchen worden automatisch aan de juiste medewerker aangeboden, die in één oogopslag over alle relevante informatie beschikt om een beslissing te kunnen nemen.
Controle en autorisatie
Bijvoorbeeld: op basis van een gekozen leverancier en/of grootboekrekening wordt de factuur automa-
U kunt in E-Content Invoice een procuratieschema
tisch via een afwijkende route gestuurd. Ook kunt
inrichten voor het automatisch routeren van kosten-
u bepaalde routes vooraf definiëren. Bijvoorbeeld
facturen ter goedkeuring door de verantwoordelijke
voor het afhandelen van de mismatches als resultaat
budgethouder. U kunt het procuratieschema op ver-
van de automatische 3-weg matching (controle op
schillende manieren inrichten, bijvoorbeeld op basis
goederenontvangst, inkooporder en ontvangen fac-
van kostenplaats of projectnummer. Ook kunt u het
tuur). Hierbij regelt het systeem welke soort en mate
procuratieschema maken aan de hand van een hië-
van afwijking door de crediteurenadministratie mag
rarchisch model: de relatie medewerker en manager.
worden afgehandeld.
In het schema worden op basis van rollen tevens de procuratielimieten vastgelegd waarmee het systeem na goedkeuring van de budgethouder controleert of het bedrag binnen zijn/haar bevoegdheid valt en er mogelijk bijgetekend dient te worden. U kunt allerlei mogelijke uitzonderingen vastleggen.
De administratie beschikt over een groot aantal rapporten om de status en daarmee het vlot afhandelen van de factuurstroom te kunnen monitoren.
Niet gematchte facturen worden automatisch doorgestuurd naar de verantwoordelijke budgethouder.
Rappelleren
Integratie
Om een volledige controle over het afhandelingproces
E-Content Invoice heeft integratie met systemen
te hebben, beschikt E-Content Invoice over een uit-
van onder andere:
gebreide rappelfunctie. Elke medewerker aan wie facturen zijn toegewezen ter afhandeling krijgt per e-mail een rappel met een hyperlink naar zijn overzicht van activiteiten. Door op de link te klikken start E-Content
NAV
Invoice automatisch op. Ook worden automatisch e-mailnotificaties verstuurd, indien bijvoorbeeld de factuur bij een medewerker dreigt te blijven liggen of de vervaldatum bijna is bereikt.
Rapportages en overzichten Om snel inzicht te krijgen in de status van de lopende facturen, beschikt E-Content Invoice over uitgebreide overzichten. Zo kunt u alle lopende facturen opvragen, gesorteerd naar activiteit en verantwoordelijke persoon. E-Content Invoice biedt de mogelijkheid om bij de maandsluiting een Exceloverzicht te genereren van alle in E-Content Invoice gecodeerde facturen die nog niet in uw primair systeem geboekt zijn omdat ze nog niet zijn goedgekeurd. Hiermee vergroot u de betrouwbaarheid van de rapportage. Aanvullend bieden we een management rapportage module met uitgebreide overzichten van bijvoorbeeld het matchingspercentage en de gemiddelde doorlooptijd.
AX
Voordelen van E-Content Invoice
Van Dinther the document company, opgericht in 1992, biedt totaaloplossingen op het gebied van enterprise content management op basis
• • •
Het automatisch matchen van facturen op basis van
van SharePoint. Daaronder vallen o.a. docu-
inkooporders: een kostenbesparing tot 70
ment- en informatiebeheer, workflow-manage-
procent mogelijk op uw factuur verwerkingskosten.
ment, web-contentmanagement, scanning,
• •
U raakt geen facturen meer kwijt in het goedkeuringsproces.
business intelligence, contractenbeheer en crm. Op het gebied van producten en technologieën zijn wij continu in beweging, op zoek naar vernieuwing en innovatie. Wij bieden praktische
• U verkort de totale doorlooptijd van het proces. • Dit kan o.a. besparing opleveren bij het toepassen • van betalingskorting. • • •
Te allen tijde heeft u inzicht in de status van een
• • •
Tussenboekingen naar het financiële systeem
• • •
U beschikt over een digitaal factuurarchief
oplossingen voor efficiënt documentbeheer binnen uw organisatie. Ons uitgangspunt is altijd de wensen en behoeften van uw organisatie. Binnen de standaard software kunnen wij ook via maatwerk aan uw specifieke eisen voldoen.
factuur. De ‘Audit Trail’ geeft volledig inzicht in het totale goedkeuringsproces van de factuur.
verschaffen u inzicht in toekomstige kosten en benodigde liquiditeit.
waarmee managers en medewerkers eenvoudig
Van Dinther
facturen opzoeken.
Bedrijfsautomatisering B.V. Elftweg 2a
• •
Vragen van uw leveranciers over openstaande
•
Uitgebreide rapportage.
facturen kunt u snel en accuraat beantwoorden.
4941 VP Raamsdonksveer T: +31 (0)162 51 99 55 F: +31 (0)162 51 99 66 E:
[email protected] www.vandinther.net
