De invloed van factuurverwerking op de Supply Chain Credit Expo
November 2012
Thijs van Bemmelen – Basware Wob Rombouts – Ylias
Cost of Control – Disrupted networks
Regio
Aantal
GB
100
VS
100
Duitsland
100
Frankrijk
50
Australie
50
Scandinavie & Finland
100
Benelux
50
TOTAL
550
Base: 553 interviews
Bedrijfsgrootte
20.001 – 50.000 FTE; 14%
10.001 – 20.000 FTE; 24%
Meer dan 50,000 FTE;10% .1,000 – 10.000 FTE; 52%
2/3 denkt dat late betalingen leiden to problemen Niet een Weet niet 4% probleem 6% Verwaarloosbaar probleem 21%
Significant probleem 18%
Gemiddeld probleem 51%
Country
Significant / Gemiddeld problem
GB
70%
VS
73%
Duitsland
70%
Frankrijk
78%
Australie
58%
Scandinavie & Finland
68%
Benelux
64%
Q16. Hoe problematisch denkt u dat een te late of incorrecte betaling is voor uw leveranciers?
De leveranciers Afhankelijk van uw opdrachten Weet niet 7%
Vergelijkbaar met eigen org. 39%
Leveranciers kredieten Weet niet 7%
Meer dan eigen org. 27%
Minder dan eigen org. 27%
Vergelijkbaar met eigen org 36%
Gevolg van late betalingen Weet niet 5%
Meer dan eigen org. 35%
Vergelijkbaar met eigen org. 38%
Minder dan eigen org. 22%
Q13. In relatie tot uw belangrijkste leveranciers, hoe afhankelijk zijn zij van uw opdrachten Q14. In relatie tot uw belangrijkste leveranciers, in hoeverre maken zij gebruik van vreemd vermogen om aan u te leveren? Q15. IN hoeverre denkt u dat late of foutieve factuurbetalingen schadelijk zijn voor de commerciële prestaties van uw leveranciers? Base: Total (553), UK (101), US (102), Germany (100), France (50), Australia (50), Nordics (100), Benelux (50)
Meer dan eigen org. 32%
Minder dan eigen org. 25%
Openstaande facturen
In een gemiddelde maand is 15% van alle openstaande facturen over de betaaltermijn
29%
27%
$250mln $499mln
$500mln $1mld
14%
15%
$1mld$3mld
$3mld$5mld
15%
17% 12%
0-4%
12%
5-9%
10-19%
20-29%
Percentage van openstaande facturen elke maand
30-39%
2%
1%
40-49%
50-100%
19%
Meer dan $5mld
17%
Complexiteit in de keten… 69% vindt
dat supply chains zich ontwikkelen tot complexe netwerken van commercial transacties, waar kosten besparen steeds moeilijker wordt 59% denkt
dat transparantie van supply chains en betaalgedrag moeilijker wordt door complexe leveranciersprotocollen
62% geeft
aan dat het aansluiten van de losse delen van het inkoop en betaal proces binnen hun organisatie van groot belang is en op de agenda van 2012/13 staat
De interactie verbeteren Verbetering e-commerce systems
56%
Shared information systems (logistics, status, ordering etc) Payment and settlement systems Online exchanges / marketplace hubs
56% 46%
Verstoring
43%
Social Networks
Social Networks Automated tendering processes
Bestaande P2P oplossingen worden gezien als verbetering, maar staan niet bovenaan de agenda. Nieuwe generatie oplossingen moeten dit verbeteren.
37% 22%
Q17. Welke type netwerken, denkt uw, verbeteren de onderlinge commerciele interactie? Total (553)
43%
Online exchanges /…
42%
Shared information systems…
40%
e-commerce systems
37%
Payment and settlement…
Social networks worden eerder gezien als verstoring, dan dat ze waarde toevoegen aan het proces
Automated tendering processes
32% 21%
Q18. Welke type netwerken, denkt u, resulteren eerder in complexiteit in de onderlinge commmerciele transacties, inplaats van dat ze waarde toevoegen?
Uitdagingen in het inkoop en betaal proces Change can disrupt complex supplier networks
46%
Existing systems lack flexibility
46%
Difficult to measure benefits
43%
Investment only generates small margins of improvement
42%
Understanding complexity of supplier interactions Other
26% 1%
Q19. Wat zijn de belangijkste uitadingen in het verbeteren van Purchase to Pay systemen?
The Network Collaboration gelooft dat open netwerken een betere basis bieden voor duurzame kostenbesparingen dam gesloten netwerk omgevingen 64%
echter… 57% denkt
dat een toename in onderlinge afhankelijkheid van systemen, leveranciers, handelspartners en klanten leidt tot een risicotoename voor inkooporganisaties
Uw exemplaar…
Laat uw visitekaartje achter en ontvang gratis een exemplaar van het onderzoek
10
Credit Expo 14 november 2012 11
Sourcing
Contracteren
Aanvragen, goedkeuren, bestellen, ontvangen
Factuurverwerking
Leveranciersmanagement
SUPPLY CHAIN MANAGEMENT!
KPI Reporting Tool
KPI Reporting Tool
Procurement
Invoice Automation
Interface Financieel systeem
13
Scanproces facturen Coderen data via regels Goedkeuren via auto- / manual flow Data via interface in financieel pakket Inrichten en testen systeem Trainen gebruikers Leveranciers informeren Projectplan en team samenstellen
14
Implementeren is het proces van het realiseren, inbedden en verankeren van veranderingen… Succesvolle implementaties zijn effectief (doelen bereikt) en duurzaam (resultaten geborgd)… Een implementatie is geslaagd als de geplande veranderdoelen zijn gerealiseerd… 15
De prestatie van de medewerker, het proces en de organisatie is ná implementatie van de nieuwe informatievoorziening beter dan daarvoor.
Beter =Sneller? Goedkoper? Doelmatiger?...
16
Wat gaan we veranderen? Wie zijn er bij betrokken? Wijze van veranderen? Doel van de verandering? Resultaten na de verandering? Verantwoordelijk voor de verandering?
Resultaten in projectplan en projectteam! 17
Visie op eindresultaat % facturen, doorlooptijd verkorten, minder fte, betere controle, etc. Vaardigheden scannen en coderen facturen, users trainen Veranderdoelen / prikkels budgetbeheersen, rapportages pijplijn, etc. 18
Verandermiddelen Workshops, presentaties, projectteams etc. Veranderplan ALLE stakeholders betrekken Mijlpalen Test? Pilot?, Eerste 1.000 facturen?, Go live?, 50%? Cultuur (normen en waarden) Top-down vs. decentraal
19
20
Leveranciers: facturen en pakbonnen etc. aanpassen geen verzamelfacturen meer, juiste coderingen gebruiken Gebruikers contracten en bestellingen standaardiseren juiste coderingen opgeven procuratietabel vervanging Finance: nieuwe procedures en werkzaamheden in eigen en gebruikersorganisatie 21
100.000
facturen
30.000
personeelsdeclaraties
15.000
(bekende) inkooporders
7.500
reisaanvragen
11.000
actieve leveranciers
18.000
crediteuren
100
mutaties in leveranciersbestand p/w 22
Knelpunten: Factuurontvangst decentraal 10% pakbonnen Kwaliteit stafdienst: weinig kennis IT, applicatiebeheer deels zelf / deels uitbesteed Geen leveranciersmanagement Commitment management gering Weinig resources (mensen & informatie) Cultuur: veel eigen regels voor procuratie en factuurcontrole
23
Visie & Cultuur: geleidelijk alle BU’s aansluiten, lokale regels handhaven, leveranciers niet instrueren Vaardigheden & Middelen: Finance zelf trainen (train-the trainer), training-on-thejob clients Veranderdoelen: snellere doorlooptijd (betalingstermijn 30 dg handhaven), proces efficiency Veranderplan: groeistrategie “start small,
24
Resultaten na Invoice Processing Implementatie Onbekende routing facturen
Audit trail legt alles vast
Veel kopieën, interne post en zoekgeraakte facturen
80% minder papier 0% post en facturen kwijt
Geen zicht op gebruik van bevoegdheden en aanwezigheid functiescheiding
Centraal beheerde en goedgekeurde autorisatietabel (110.000 records!!)
Alle medewerkers (5000)
alleen geselecteerde clients IP
42 fte Crediteuren
32 fte Crediteuren (-/- 25%!)
Gemiddeld 45 dagen doorlooptijd van ontvangst tot betaling van factuur
26 dagen (minder distributie en controle werk) en kan nog minder!! 25
Nog te verbeteren in supply chain: - kortere betaaltermijn kan korting opleveren - procedure bestelling plaatsen - communicatie tussen leveranciers, gebruikers, Inkoop en Finance - verminderen verzamelfacturen (Nutsbedrijven) - standaardisatie procuratieregels - verhogen % registratie goederenontvangst / prestatieverklaring
26
