Innovatieve factuurverwerking
Inkoopfacturen automatisch in administraties verwerken met UBL Cloud
Van alle inkoopfacturen die geboekt moeten worden in de administratie, wordt nog steeds het hoogste percentage aangeleverd op papier via de post of als pdf-bestand via e-mail. Het vergt veel tijd om al deze facturen handmatig te boeken in de administratie. Dit kan veel sneller en efficiënter! Voor de uitwisseling van gegevens op facturen en andere documenten is namelijk een standaardformaat afgesproken: UBL (Universal Business Language). Hiermee is automatische uitwisseling tussen bedrijven en instellingen mogelijk geworden. MUIS Software heeft nu een unieke functionaliteit ontwikkeld om facturen in pdf- en jpgformaat direct om te zetten naar UBL-formaat: UBL Cloud. Met deze functionaliteit worden facturen heel snel op geautomatiseerde wijze verwerkt in de administratie. Een grote tijdsbesparing, want u hoeft nooit meer handmatig facturen in te boeken! Dit is het idee achter UBL Cloud. Wij vinden het bovendien belangrijk te vermelden dat UBL Cloud geheel geïntegreerd is in iMUIS Online.
Indien u gebruik maakt van onze UBL Cloud, verloopt de verwerking van uw inkoopfacturen zeer soepel en efficiënt. Voor iedere aangeleverde factuur wordt namelijk automatisch een boekingsvoorstel gedaan. Dit voorstel is gebaseerd op de volgende vermelde gegevens op de factuur: crediteur, boekstuknummer, IBAN-nummer, grootboekrekening die in de administratie gekoppeld staat aan de betreffende crediteur, btw-bedragen (incl. verlegd) en specifieke betaalkenmerken (bijvoorbeeld automatische incasso en acceptgiro). De werkwijze is eenvoudig, want met onze UBL Cloud worden inkoopfacturen automatisch gescand, herkend en klaargezet. Handmatig boeken behoort hiermee tot het verleden! Met behulp van UBL Cloud werkt u veilig: uitgebreide controles en fiatteringsslagen behoeden u voor spookfacturen. Er wordt gecontroleerd op factuurbedrag, factuurdatum, automatische incasso, creditnota’s en eventueel dubbel ingelezen of ontvangen facturen.
Hoe werkt UBL Cloud?
UBL Cloud werkt in drie eenvoudige stappen. Stap 1: Aanleveren Iedere administratie heeft een eigen e-mailadres. Dit adres wordt gevormd door het KvK-nummer waaronder de administratie valt, gecombineerd met @ublcloud.nl. Facturen kunnen door uw crediteuren rechtstreeks naar dit e-mailadres worden verstuurd. Daar staan ze dan klaar om gefiatteerd te worden. Ontvangt u uw inkoopfacturen per post? Dan kunt u deze scannen en meteen via uw scanner of mobiele telefoon naar het e-mailadres sturen. Het is zelfs mogelijk om met de MUIS Live App een foto van een factuur te maken en deze direct naar het speciale emailadres te sturen. Ontvangt u facturen op een ander e-mailadres? Ook deze stuurt u natuurlijk rechtstreeks door naar het bovengenoemde e-mailadres.
UBL Cloud analyseert direct de binnengekomen inkoopfacturen en stelt bij volledige herkenning een boekingsvoorstel op. Belangrijke herkenningspunten zijn KvK-nummer, btwnummer, IBAN-nummer. Indien een factuur geen van deze nummers bevat, is het nog mogelijk om een specifieke aanvullende zoekterm op te nemen in de gegevens van de crediteur. Hiermee wordt de crediteur dan alsnog gevonden. N.B. Alle boekingsvoorstellen, hoeveel ook, kunnen in één keer in de administratie worden verwerkt. Een grote tijdbesparing dus!
Bent u aangesloten bij onze partner eVerbinding? Dan bent u automatisch verbonden met het e-facturatienetwerk Simplerinvoicing / PEPPOL. Via dit netwerk is directe uitwisseling van facturen en andere documenten tussen softwarepakketten mogelijk, omdat dit netwerk geheel gebaseerd is op UBL. Alle softwarepakketten die UBL gebruiken staan daardoor in rechtstreeks contact met elkaar. eVerbinding kan, indien u dit wenst, uw crediteuren verzoeken om u in het vervolg UBL-facturen te sturen. Alle leden van het eVerbindingnetwerk (versturend én ontvangend) zijn extra gevalideerd, dat wil zeggen dat hun identiteit gecontroleerd is. Hierdoor heeft u als ontvanger van zo’n e-factuur 100% zekerheid over de echtheid van de leverancier en diens e-facturen.
Stap 2: Fiatteren en aanvullen UBL Cloud hanteert, zoals eerder vermeld, een aantal controles op factuurbedragen, factuurdatum, automatische incasso, creditnota’s en dubbel ingelezen of dubbel ontvangen facturen. Toch is het ook mogelijk om inkoopfacturen in bepaalde gevallen expliciet te laten fiatteren door u of uw klant. In bepaalde gevallen is fiatteren noodzakelijk. U ziet deze gevallen kort aangegeven in de afbeelding hieronder. Deze worden verder in de tekst nader toegelicht.
Een inkoopfactuur kan natuurlijk ook betwist worden. In dat geval wordt de post wel geboekt, maar staat de uiteindelijke openstaande post duidelijk vermeld als betwist. Inkoopfacturen kunnen door uw klant gefiatteerd worden binnen iMUIS Online of via de MUIS Live App. Op deze manier werkt u efficiënt samen met uw klant. Indien een inkoopfactuur slecht leesbaar is en daardoor niet volledig kan worden herkend, dan zal iMUIS Online u of uw klant vragen deze inkoopfactuur aan te vullen via iMUIS Online of via de MUIS Live App.
Stap 3: Verwerken Met één druk op de knop worden alle inkoopfacturen in één keer verwerkt: er ontstaan openstaande posten met daaraan de bijbehorende digitale factuur gekoppeld.
Het overzicht ‘Verwerken’ in de afbeelding hierboven, toont alle inkoopfacturen die klaar staan om verwerkt te worden tot journaalpost. De eerste kolom geeft met een kleur aan of de inkoopfactuur volledig herkend is. Een inkoopfactuur is volledig herkend (groen) indien: -
de crediteur bij de inkoopfactuur is gevonden; de crediteur één voorkeurstegenrekening heeft; de crediteureninformatie (KvK-nummer, btw-nummer, IBAN-nummer, etc.) van de inkoopfactuur gelijk is aan de crediteureninformatie in de administratie; de inkoopfactuur nog niet ingelezen is in de administratie; de inkoopfactuur geen creditnota betreft (instelbaar).
Indien gewenst kunnen alle volledig herkende inkoopfacturen met één druk op de knop verwerkt worden tot journaalposten. Extra optie: Voor iedere crediteur afzonderlijk kunt u instellen dat volledig herkende inkoopfacturen volautomatisch verwerkt worden. Indien niet aan bovenstaande voorwaarden wordt voldaan, wordt de inkoopfactuur deels herkend (oranje), dan wel niet herkend (rood). Dit gebeurt bijvoorbeeld als er een keuze is uit meerdere tegenrekeningen of als er verplicht een kostenplaats, kostendrager of dossiernummer ingevoerd moet worden. Verder indien er een betalingskenmerk verplicht is bij een bepaalde crediteur (bijvoorbeeld de Belastingdienst) en deze niet ingevuld is. In deze gevallen moeten de inkoopfacturen door de accountant of de klant verwerkt worden.
Nieuwe crediteuren of gewijzigde crediteuren
Indien er sprake is van een nieuwe crediteur, dan wordt deze in de administratie aangemaakt op basis van de naam en de adresinformatie uit het KvK-register en het Europese btwnummerregister (VIES). iMUIS Online vergelijkt automatisch de gegevens van uw crediteur in uw crediteurenbestand en de naam- en adresinformatie op de inkoopfactuur. Indien er bijvoorbeeld een andere IBAN op de inkoopfactuur wordt vermeld, signaleert iMUIS Online dit onmiddellijk en kan de inkoopfactuur nooit automatisch verwerkt worden. De verschillen worden meteen getoond. Ook als een crediteur uitgeschreven is uit het register van de Kamer van Koophandel, signaleert UBL Cloud dit onmiddellijk. De inkoopfactuur wordt dan niet automatisch geboekt, ook al staat de betreffende crediteur op de ‘whitelist’. De factuur wordt dan gepresenteerd in de te fiatteren inkoopfacturen. Indien gewenst, wordt de nieuwe informatie bijgewerkt in de stamgegevens van de crediteur. Er is dus een betere controle op de juistheid van de facturen dan bij handmatige verwerking.
Achterliggende informatie bij de drie stappen Elektronische facturen (UBL) MUIS Software heeft met UBL Cloud een tool waarmee alle facturen direct en geautomatiseerd verwerkt worden. UBL-facturen worden hiermee ondersteund. Het voordeel van UBL is, dat deze facturen in een bepaalde bestandsvorm (xml) de financiële boeking bevatten. Hierdoor is 100% herkenning mogelijk. Deze facturen kunnen zelfs rechtstreeks op factuurregelniveau automatisch geboekt worden. TIP: Ondernemers kunnen gratis en onbeperkt werken met de iMUIS Online Spitsfactuur. Met de Spitsfactuur is het mogelijk om elektronisch (UBL) te factureren. Indien u aangesloten bent bij onze partner eVerbinding, bent u tevens verbonden met het e-facturatienetwerk Simplerinvoicing / PEPPOL. Directe uitwisseling van facturen en documenten tussen softwarepakketten is dan mogelijk. Fiatteren en Aanvullen Door de fiatteringsslag en controles binnen UBL Cloud krijgt u nooit spookfacturen in uw administratie. Crediteuren worden namelijk automatisch gecontroleerd in het bedrijvenregister van de Kamer van Koophandel op statutaire naam, postcode en KvKnummer. Ook wordt er meteen gecontroleerd of de betreffende crediteur daar nog wel ingeschreven staat. UBL Cloud controleert ook bij het Europees btw-register (VIES) of de btw-nummerinformatie juist is. Afwijkingen worden direct geconstateerd! Bovendien is het mogelijk crediteuren te plaatsen op een zogenaamde ‘whitelist’. Voor facturen van de hierop vermelde crediteuren is dan in de meeste gevallen geen fiattering nodig. Dit werkt als volgt: Op basis van eerder ontvangen inkoopfacturen van de betreffende crediteur, wordt een gemiddeld factuurbedrag berekend. Als het bedrag op een nieuwe factuur van de betreffende crediteur te ver afwijkt van het gemiddelde factuurbedrag, komt er automatisch een melding. De grootte van de afwijking die het signaal bepaalt, kunt u zelf instellen. Facturen van crediteuren die op de ‘whitelist’ staan maar afwijken, moeten dan toch eerst gefiatteerd worden. Crediteuren kunnen echter ook toegevoegd worden aan een ‘blacklist’. Facturen van deze crediteuren worden automatisch afgekeurd. Met gemak enkele of meerdere facturen tegelijk verwerken Alle facturen kunnen, indien gewenst, in één document aangeleverd worden. Het geavanceerde herkenningssysteem van UBL Cloud weet namelijk precies waar een factuur begint en eindigt. U hoeft de facturen dus niet één voor één aan te leveren! U legt gewoon een hele stapel facturen in uw scanner. Wanneer u een factuur van een nieuwe crediteur aanlevert, stelt UBL Cloud u direct voor om die crediteur in te voeren op basis van gegevens op die factuur. Indien gegevens op een factuur van een reeds bestaande crediteur afwijken, worden de afwijkingen direct geconstateerd door UBL Cloud. De gegevens van de crediteur kunt u, indien gewenst, direct op geautomatiseerde wijze laten aanpassen. UBL Cloud heeft zelfs een koppeling met
Google Maps. Hiermee kunt u of uw klant snel de locatie van een crediteur raadplegen! UBL Cloud geeft ook een melding als een factuur al eens eerder ingelezen is. Een factuur wordt dus nooit zomaar twee keer verwerkt. UBL Cloud volledig geïntegreerd in iMUIS Online Alle documenten die in de administratie van uw klant zijn opgeslagen, zijn direct bij de bijbehorende boeking of relatie op het scherm te roepen. Op verschillende plaatsen in iMUIS (Online) kan de dus factuur geraadpleegd worden. Uw klanten kunnen, indien zij gebruik maken van de module Bankieren, zelfs tijdens het uitschrijven van betalingen direct de originele factuur op hun computerscherm laten tonen. Digitaal Dossier Met de module Digitaal Dossier heeft u altijd en overal toegang tot uw documenten. In dit dossier kunt u niet alleen facturen, maar ook andere belangrijke documenten opslaan. Op meerdere plaatsen in uw administratie zijn deze documenten dan met één muisklik op het scherm te tonen! U kunt dus op eenvoudige wijze een achterliggende factuur raadplegen. Dit kunt u natuurlijk ook aan uw klant aanbieden. Activa Register Indien de inkoopfactuur de aanschaf van een activum betreft, signaleert UBL Cloud dit meteen. Het desbetreffende activum kan direct of, indien gewenst, op een later moment worden opgenomen in het activaregister. De bijhorende factuur is later bij het activum op het scherm te raadplegen. Transitorische posten Aan de hand van herkenning van grootboekrekeningen constateert UBL Cloud of de inkoopfactuur als transitorische post geboekt moet worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan facturen voor verzekeringen en huur. Het factuurbedrag kunt u dan automatisch laten verdelen over de gewenste periodes. Samenwerking tussen accountant en hun klanten UBL Cloud van MUIS Software biedt accountants de mogelijkheid om inkoopfacturen op snelle en efficiënte wijze in de administraties van hun klanten te verwerken. Uw klanten kunnen, via iMUIS Online of via de MUIS LIVE App, inkoopfacturen fiatteren. Er is een extra functie voor accountants en andere gebruikers met meerdere administraties, het administratie overzicht. Hierin kunt u in één oogopslag een overzicht zien van alle administraties die u bijhoudt. In de kolommen ziet u de naam van de administratie en het aantal facturen die gefiatteerd, aangevuld of verwerkt dienen te worden. Daarnaast kunt u vanuit het overzicht direct de gewenste administratie openen.
Technische Details Functies Duur van verwerking Browsers Ondersteunde bestandtypes Koppelingen Controle op crediteur Controle op factuur Aanleveren facturen Fiatteren Koppeling met financiële administratie Documentenopslag Groeperen crediteuren Hosting Ondersteuning
Herkennen/Fiatteren/Controletool/Verwerken/Dossiervorming Real time, directe verwerking, 24/7 Google Chrome, Internet Explorer, Edge en Safari .pdf, .jpg, .xml (UBL 2.0) Kamer van Koophandel, het Europese btw-register, Google Maps en eVerbinding Afwijkende factuurbedragen, valide KvK-nummer, valide btw-nummer, reeds ingelezen facturen, ouderdomsanalyse Creditnota’s, automatische incasso’s E-mail, MUIS Live App en eVerbinding Binnen UBL Cloud en met MUIS LIVE App (mobiele telefoon) Volledig geïntegreerd in iMUIS (Online) Opslag van fysieke factuur in uw administratie Op whitelist of blacklist MUIS Software, derde partij of uzelf Tijdens kantooruren van 8.30u tot 17.00u, per telefoon, chat en e-mail
