INVOICE PROCESSING BEST PR ACTICES FOR READSOF T CLOUD SOLUTIONS
Factuurverwerking in de cloud efficiënt en veilig Met ReadSoft online krijgt u toegang tot ‘s werelds meest gebruikte oplossing voor factuurverwerking, altijd en overal. Dankzij de cloud-technologie kunt u direct facturen verwerken op uw PC, laptop of tablet zonder hard- en software investeringen. ReadSoft Online is een cloud gebaseerde dienst voor factuurverwerking, ongeacht het formaat (zoals XML, e-mail, PDF, image). Doordat u alle factueren online beschikaar heeft, met de mogelijkheid tot volledige automatische verwerking, minimaliseert u handmatige werkzaamheden en verbetert u uw resultaat, cashflow en de de relaties met uw leveranciers.
Hoe werkt het?
De cloud oplossing automatiseert uw binnenkomende facturen. Papieren facturen worden gescand en facturen die via e-mail binnenkomen, worden automatisch gerouteerd naar ReadSoft Online. ReadSoft Online zorgt voor de automatische extractie van de factuurgegevens en de interpretatie van deze data. Validatie van de uitgelezen gegevens vindt plaats via een webinterface en alle data gaat samen met de factuur naar uw financieel systeem.
Proces voordelen
Cloud voordelen
• Snelle en eenvoudige toegang tot facturen • Tijdige en accurate financiële rapportages • Verbeterde controle • Geen zoekgeraakte of vergeten facturen • Voorkomt dubbele betaling van facturen • Voorkomt betaling frauduleuze facturen • Ontvang betalingskorting en voorkom boetes voor te late betalingen • Geef snelle en betrouwbare antwoorden op factuurgerelateerde vragen • Verbeter relaties met leveranciers
• Altijd en overal beschikbaar • Automatische back-up • Minimaal onderhoud • Geen investering in hardware • Snelle implementatie
Meer dan 20 jaar ervaring Met meer dan twintig jaar ervaring in factuurverwerking bij duizenden bedrijven zijn wij bij uitstek in staat u te ondersteunen bij het inventariseren en stroomlijnen van uw processen. zeer bekwaam om u te helpen met het inventariseren en stroomlijnen van uw processen. Wij leveren veel standaard integraties met financiële systemen. Indien uw integratie nog niet beschikbaar is zult u ervaren hoe eenvoudig het is om een cloud integratie te realiseren. De verificatie van facturen in ReadSoft Online
Neem contact met ons op of met één van onze partners en ervaar de meest efficiënte en effectieve oplossing voor factuurverwerking.
Over ReadSoft ReadSoft is een toonaangevende en wereldwijde aanbieder van software oplossingen voor Document Automatisering in de Cloud of op locatie. ReadSoft software stelt bedrijven in staat documentprocessen te automatiseren zoals: factuurverwerking en postkamerautomatisering. ReadSoft is wereldwijd nummer één in factuur automatiseringsoplossingen. Sinds de start in 1991 is ReadSoft uitgegroeid tot een wereldwijde speler met vestigingen in 17 landen op zes continenten en heeft een netwerk van lokale en internationale partners.
readsoft.nl
INVOICE PROCESSING BEST PR ACTICES FOR READSOF T ON PREMISE SOLUTIONS
Eenvoudig, snel en rendabel facturen verwerken
Hoeveel tijd en energie gaat er dagelijks verloren met de verwerking van inkomende facturen? Voornamelijk kostbare tijd die medewerkers ook aan andere zaken kunnen besteden. Overgaan op geautomatiseerde factuurverwerking wordt echter nog vaak bestempeld als ingewikkeld, duur en vooral veel IT. Niets is echter minder waar. Wie de stap durft te zetten kan in zeer korte tijd ‘up & running’ zijn en daarmee veel tijd en geld besparen. De ReadSoft oplossing voor factuurverwerking is gebaseerd op 20 jaar ervaring en productontwikkeling. De factuurverwerkingssoftware van ReadSoft is de meest gebruikte oplossing ter wereld en sluit aan op alle gangbare financiële systemen.
Zo eenvoudig verwerkt u facturen
1
2
ReadSoft verwerkt al uw facturen, ongeacht het formaat en de manier waarop ze binnenkomen. E-facturen (PDF en XML) worden direct in het systeem opgenomen en papieren facturen worden gescand. De factuur wordt geïnterpreteerd en geverifieerd in een gebruikersvriendelijke interface die op uw eisen kan worden afgestemd. Voor goederenfacturen kunnen factuurregels worden uitgelezen en worden gematcht met de inkooporders uit het financiële systeem. Facturen die afwijken of die gecontroleerd moeten worden, worden aangeboden aan een medewerker ten controle en kunnen vervolgens eveneens snel en efficiënt worden opgenomen in een workflow.
3
Alle facturen volgen dezelfde route en de uitgelezen gegevens komen feilloos op de juiste plaats in het financieel systeem, waarna de financiële afdeling de facturen verder kan afhandelen, fiatteren en betaalbaar stellen.
4
De facturen worden automatisch in uw financieel systeem gearchiveerd zodat u altijd de originele facturen kunt bekijken.
Talloze voordelen
Waarom ReadSoft?
• Snellere verwerking tegen lagere kosten • Kwaliteit en controle gedurende het hele proces • Snelle toegang tot factuurinformatie; eenvoudig terugzoeken • Effectieve verwerking van afwijkingen • Geschikt voor e-facturen
• Meer dan 20 jaar ervaring in factuurverwerking • Zweedse ontwikkeling en lokale ondersteuning met kantoren in 17 landen en partners over de hele wereld • Het grootste partnernetwerk voor Purchase to Pay workflow systemen • Alle facturen in één oplossing (PDF, XML en papier) • Automatische matching van facturen met inkooporders
Over ReadSoft ReadSoft is een toonaangevende en wereldwijde aanbieder van software oplossingen voor Document Automatisering in de Cloud of op locatie. ReadSoft software stelt bedrijven in staat documentprocessen te automatiseren zoals: factuurverwerking en postkamerautomatisering. ReadSoft is wereldwijd nummer één in factuur automatiseringsoplossingen. Sinds de start in 1991 is ReadSoft uitgegroeid tot een wereldwijde speler met vestigingen in 17 landen op zes continenten en heeft een netwerk van lokale en internationale partners.
readsoft.nl
Draag factuurinformatie automatisch over aan uw ERP-systeem INVOICES is wereldwijd de meest gekozen oplossing voor automatische data capture van facturen. De software haalt automatisch gegevens uit elke inkomende factuur, valideert ze en draagt ze over aan een ERP-systeem. Facturen kunnen op verschillende manieren worden aangeleverd: via de post, via de fax, als e-mailbijlage, via XML of als PDF. INVOICES verwerkt ze allemaal. Alle belangrijke gegevens worden automatisch vastgelegd. Validatie en verificatie van de facturen kan ook worden geautomatiseerd, want de software beschikt over landspecifieke profielen met btw-percentages, valuta, datumnotering, enz. De vastgelegde informatie wordt vanuit INVOICES naar uw systeem geëxporteerd, zodat deze door uw accounts payable medewerkers kan worden gecodeerd, geautoriseerd en goedgekeurd.
Technische mogelijkheden Zelflerende technologie INVOICES leert automatisch waar de betreffende gegevens op de factuur staan en maakt voor elke leverancier een kennisdatabase aan. Daardoor wordt de extractie van gegevens na verloop van tijd nog sneller en nauwkeuriger.
Automatisch sorteren Leveranciers en kopers worden geïdentificeerd en vergeleken met de gegevens die uit uw financiële systeem zijn geïmporteerd. Het type (algemene uitgave of inkooporder) wordt bepaald en er wordt vastgesteld of het een factuur of creditnota betreft.
Ingebouwde ondersteuning voor regionale verschillen INVOICES is de eerste stap voor elektronische factuurverwerking. De software kan worden beschouwd als een trechter om al uw inkomende facturen, ongeacht de bron, in dezelfde stroom op te nemen. Geschikt voor u als: Uw bedrijf meer dan 5000 facturen per jaar verwerkt.
Met INVOICES kunt u: De relatie met leveranciers verbeteren Door uw factuurverwerking te versnellen, kunt u boete voor betalingstermijnoverschrijdingen voorkomen en kortingen voor tijdige betalingen bedingen.
De financiële controle verbeteren U krijgt razendsnel nauwkeurige financiële overzichten en eenvoudig toegang tot elke factuur.
Uw winst verhogen Geen kosten van handmatige invoer en verificatie.
Tevredenheid onder medewerkers verhogen Uw medewerkers kunnen zich richten op interessantere taken dan het invoeren van informatie in computers.
INVOICES beschikt over kant-en-klare sets met landspecifieke instellingen zoals btw-percentages, datumformaten, valuta, enz. Bedrijflogica, bijvoorbeeld voor het valideren van data, btw en totalen, maakt ook deel uit van deze instellingen.
Automatisch matchen met inkooporders INVOICES kan factuurregels verwerken, een voorwaarde voor het automatisch matchen met inkooporders. Door INVOICES in uw inkoop- en financiële systemen te integreren, kunt u de waarde van uw elektronische factuurverwerking aanzienlijk verhogen.
Automatische controle van optellingen en btw-bedragen INVOICES voert automatisch een aantal tests uit. Komt bijvoorbeeld het subtotaal in een factuurregel overeen met het aantal artikelen en de stuksprijs, zijn de btwpercentages en -bedragen correct, is de uiterste betaaldatum billijk?
Integratie met het ERP-systeem: INVOICES integreert naadloos en eenvoudig met verschillende ERP pakketten en workflow systemen
INVOICES 5-7: Hard Facts Products • Stand-alone with or without line-item interpretation • Network with or without line-item interpretation Supported file formats Import: XML, PDF , TIFF, JPEG, BMP, PNG and so on Export: XML, TIFF, JPEG, BMP, PNG, MO:DCA, PDF
2)
• Czech 1) • English 1) • German 2) • Norwegian 2) • Slovak 2) • Russian
2)
• Danish 2) • Finnish 2) • Hungarian 2) • Polish 1) • Spanish
2)
• Dutch 1) • French 2) • Italian 2) • Portuguese 2) • Swedish
1) GUI and Help documentation 2) GUI
Country profiles • Australia • Chile • France • Italy • New Zealand • Poland • Switzerland
• Belgium • Czech Republic • Finland • Mexico • Norway • Spain • UK
• Canada • Denmark • Germany • Netherlands • Portugal • Sweden • USA
Character sets • Belgian • Danish • Estonian • German • Icelandic • Lithuanian • Portuguese • Serbian (Latin) • Swedish
• Bulgarian • Dutch • Finnish • Greek • Italian • Norwegian • Romanian • Slovenian • Turkish
• Czech • English • French • Hungarian • Latvian • Polish • Russian • Spanish • Ukrainian
Memory • Interpret, Verify, and Optimize modules, and stand-alone INVOICES: 2GB • Other INVOICES modules: 1GB minimum. 2GB is recommended. Certified scanners, scanner interfaces, and scanner drivers A wide variety of scanners, interfaces, and drivers are approved for use with INVOICES. Please see the certified scanner list and system configuration guide for details. Databases • Microsoft SQL Server 2012 (recommended) • Microsoft SQL Server 2008 • Microsoft SQL Server 2005 • Oracle 11g Enterprise edition • Oracle 10g Enterprise edition Microsoft SQL Server Express is also supported
All trademarks are the property of their respective owner.
Product localization
Display • Manager, Verify, and Optimize modules and standalone INVOICES: 19” display with 1280 x 1024 resolution or better • Other INVOICES modules: Any display
Operating systems • Microsoft Windows 8 • Microsoft Windows Server 2012 • Microsoft Windows 7 Professional • Microsoft Windows Vista (Business or Ultimate) • Microsoft Windows XP Professional • Microsoft Windows Server 2008 • Microsoft Windows Server 2008 R2 • Microsoft Windows Server 2003 SP2 and later* • Microsoft Windows Server 2003 R2 * You cannot run Interpret as a service on this OS.
Processor speed • Interpret module and stand-alone INVOICES installations: 2.2 GHz or faster • Scan module: 1.4 GHz or faster • Other INVOICES modules: 1 GHz or faster Any brand PC with an Intel or AMD processor is acceptable.
Both 32-bit and 64-bit versions of the above operating systems are supported. On a 64-bit system, the program will run in 32-bit compatibility mode. The operating system should be at the latest service pack and hotfix level. Ensure that your selected database can run on the operating system you install it on. Related software • COLLECTOR • EDI COCKPIT • PROCESSIT • ReadSoft ONLINE • XBOUND
• DOCUMENTS • PROCESS DIRECTOR • REPORTER • WORK CYCLE
Please contact ReadSoft for further information or visit www.readsoft.nl
Global Marketing 201304
Workstation or application minimum configuration
