1
Eindrapport
Trainingsprogramma Houd de naaste vast en Thuis Voelen agenda
Publicarea Hetti Willemse Juli 2014
Publicarea, Weesperstraat 102, 1018 DN Amsterdam www.publicarea.nl
2
Inhoudsopgave 1. 2. 3. 4.
Inleiding Proces De trainingen Conclusies en vervolgstappen
pagina 4 pagina 7 pagina 14 pagina 28
Bijlagen Bijlage 1: Algemene informatie Samenvatting voorstel Publicarea tbv gemeentesubsidie Flyer Houd de naaste vast en Thuis Voelen agenda Korte samenvatting van doelstelling Train de trainer/ Houd de naaste vast en Thuis Voelen agenda en insteek Agenda bijeenkomst 29 januari 2014 Powerpoint sheets Bijlage 2: Praktische trainers informatie Data Trainingen Overzicht trainingsgroepen Inhoud introductiepakket trainers (opsomming) Intentieverklaring die de trainers vooraf hebben ondertekend Persoonlijk introductieformulier, inclusief leerdoelen, cursusbeschrijving en dilemma omschrijving
3
Bijlage 3: Trainings informatie Programma dagdeel 1 en dagdeel 2 van de trainingen Instructieklapper Train de Trainer Houd de naaste vast en Thuis Voelen agenda (Inhoudsopgave. De gehele inhoud van de instructieklapper staat op www.publicarea.nl) Checklist bevattende punts- en stapsgewijs een korte handleiding Houd de naaste vast en Thuis Voelen agenda voor de trainers Huiswerkopdracht voor de trainers na het eerste dagdeel Voorlopig certificaat afgegeven aan de getrainde cursisten na afloop van dagdeel 2
4
1. Inleiding In 2012 heeft de gemeente Amsterdam geïnvesteerd in vijf pilots Houd de naaste vast, inclusief huisvestingsscans en Thuis Voelen agenda om het bondgenootschap tussen naasten (mantelzorgers) en medewerkers in de verpleeg-en verzorgingshuizen in Amsterdam te versterken ten behoeve van het welbevinden van de ouderen en de verbetering van de ouderenzorg. Uit die pilots kwam de behoefte naar voren om als zorgorganisatie zelf de tools in handen te krijgen om Houd de naaste vast en de Thuis Voelen agenda in de eigen instelling, op locatie te kunnen borgen. Het Houd de naaste vast traject is een beproefde werkwijze om op een laagdrempelige wijze, gezamenlijk praktische afspraken te maken om het Thuis Voelen in een zorgorganisatie voor de bewoners en hun naasten te realiseren. Na eerst een commitment fase bij management en cliëntenraad, worden via een drietal groepsgesprekken (in de volgorde 1. medewerkersgesprek, 2. naasten/bewoners/cliënten gesprek (kan in combinatie) en 3. gezamenlijk gesprek) het bondgenootschap gesloten en de Thuis Voelen agenda opgesteld. Spelregels zijn van te voren overeengekomen: geen geheimen voor elkaar, geen verwijtende of verwijzende toon, en we hebben het over het hier en nu, want voor 80-90% kun je Thuis Voelen met elkaar realiseren. Daarom vinden de gesprekken ook plaats in de woongroep of op de afdeling en worden de algemene locatie of concern functionarissen erbij uitgenodigd. Op het niveau van de afdeling/woongroep vindt de directe en 24 uurs relatie tussen medewerkers en cliënten en hun naasten plaats. Met deze directe relatie wordt het geld verdiend, ook om ondersteunende functionarissen ten dienste van het zorgverleningsproces te financieren Aan het bondgenootschap wordt geappelleerd vanuit de zienswijze dat zorgmedewerkers en naasten c.q. het sociale netwerk van de cliënt/bewoner een gezamenlijk belang hebben, namelijk de zorg en het welbevinden, de tevredenheid van de cliënt/bewoner. Evenwel ieder doet dat vanuit zijn eigen rol: de medewerker vanuit zijn functionele rol, gekoppeld aan een passie voor zijn/haar beroep, en de naasten vanuit hun emotionele rol.
5
Houd de naaste vast en de Thuis Voelen agenda methodiek zijn door Publicarea ontwikkeld. De methode heeft als basis gediend voor de Gids Thuis Voelen. Een (reis)gids voor de praktijk die door toenmalig staatssecretaris Jet Bussemaker als goed voorbeeld in haar beleid voor de samenwerking tussen formele en informele zorg is opgenomen, alsook door het landelijk kenniscentrum voor mantelzorg in haar overzichtsgids. Naar aanleiding van de conferentie Van mantelzorgbeleid op papier naar bondgenootschap in de praktijk dd. 10 juni 2013, waarin de resultaten van de eerdergenoemde vijf pilots Houd de naaste vast en Thuis voelen agenda zijn gepresenteerd en signalen vanuit de zorg organisaties, kwam de gedachte naar voren dat het goed zou zijn om de medewerkers van de zorgorganisatie zelf te leren hoe Houd de naaste vast en de Thuis Voelen agenda in te voeren en te borgen. In de uitgevoerde pilots werden alle werkzaamheden alsook de gespreksleiding vanuit Publicarea verzorgd. Vanuit Publicarea werd gesuggereerd een train de trainer opleiding te ontwikkelen alsook om een pool van trainers op te zetten. De getrainde medewerkers hebben na de training zelf de kennis en inzichten en vaardigheden om naastenbeleid op te zetten en uit te voeren in hun organisatie, maar kunnen ook desgewenst hun kennis en inzichten weer overdragen aan anderen binnen de organisatie. Daarvoor is een voorstel gemaakt, waarvoor de gemeente Amsterdam subsidie heeft verleend. Op basis van een door Publicarea ontwikkeld voorstel heeft de gemeente Amsterdam op 4 september 2013 een vervolgsubsidie verstrekt. Het voorstel behelsde het ontwikkelen van een Train de Trainer programma voor medewerkers uit zorginstellingen en hen inzicht en tools te geven om de communicatie met naasten (mantelzorgers) te onderhouden, te verbeteren en constructief om te gaan met de informele zorg die naasten vanuit hun natuurlijke rol kunnen verlenen. Aan de subsidie heeft de gemeente Amsterdam de volgende voorwaarden verbonden: - Uitvoering gedurende de periode 1 september 2013 en 1 september 2014. - Ontwikkeling van een trainingsprogramma en de methodiek vastleggen in een openbaar toegankelijke (via publicatie op de website van Publicarea) instructieklapper. - Opzet en uitvoering van het programma in drie verschillende instellingen, waarbij per instelling minimaal 6 professionals deelnemen aan de training. - Eindrapport met evaluatie van het trainingsprogramma om te komen tot een trainingsprogramma inzetbaar in alle Amsterdamse zorginstellingen.
6
Met veel genoegen bied ik bijgaand het eindrapport aan. Ik dank de gemeente Amsterdam voor het gestelde vertrouwen alsook voor de beschikbaarstelling van de financiële middelen. Ik hoop dat de gemeente met al wat in haar beleidsmatige en bestuurlijke vermogens ligt de zorgorganisaties blijft aanspreken en appelleren op naasten/mantelzorgbeleid. Voorstellen hiertoe treft u aan onder 4 Conclusies en vervolg. Ik dank Cordaan en in het bijzonder Yvonne van Garling voor het beschikbaar stellen van de regentenkamer in gebouw Van Limmik aan het Hermitage terrein. We voelden ons in deze setting thuis en de verzorging was erg goed. Ik bedank mijn side kick Tineke van den Klinkenberg voor haar enthousiaste steun bij de gespreksleiding. Ik dank alle trainers voor hun inzet, hun motivatie en hun oprechte bewogenheid om goed naastenbeleid in het belang van de ouderen en bewoners in de eigen locatie van de grond te gaan trekken. Ondanks weerbarstige organisatorische en mentaliteit barrières, die een aantal van hen verwachten tegemoet te zullen gaan treden, hebben zij de energie en het geloof om deze handschoen op te pakken. Ik dank de betreffende zorgorganisaties dat zij hun medewerkers de ruimte hebben gegeven deel te nemen aan het trainingsprogramma. Ik spreek de hoop uit dat zij snel met de resultaten uit het trainingsprogramma aan de slag gaan, de trainers gaan inzetten en inhoud en continuïteit gaan geven aan oprecht naasten beleid. Niet omdat het moet. Omdat het ertoe doet. Omdat de functionele rol van de medewerkers, ook al doe je je werk met hart en ziel niet dezelfde is als die van een naaste. Omdat door een plek te geven aan de natuurlijke rol van naasten, die vanuit hun eigenstandige, emotionele relatie tot de bewoner/cliënt hun heden verleden en toekomst vormen, je als zorgorganisatie je werk beter en leuker kunt uitoefenen, maar vooral meer tevreden cliënten en hun naasten zult hebben. En zij zijn je mooiste visitekaartje en je beste ambassadeurs!
7
2. Proces
A. Het idee om tot een trainingsprogramma te komen waardoor zorgorganisaties zelf de kennis, ervaring en mogelijkheden in handen zouden krijgen om structureel ertoe doend naasten beleid vorm te geven en vast te houden, kwam voort uit signalen die vanuit de vijf eerdere pilot locaties werden geuit. Met behulp van de toenmalige gemeentesubsidie was het „slechts‟ mogelijk per zorglocatie met één afdeling of één woongroep het Houd de naaste vast traject op te pakken, alsook was er geen mogelijkheid om de resultaten van de vijf pilots, alsook de wijze van gespreksvoering te continueren. Daarvoor ontbrak het in de locaties aan kennis, ervaring en financiële middelen. Immers externe gespreksleiding en verslaglegging moet apart „out of the pocket‟ worden bekostigd. Dit element kwam ook naar voren tijdens de eerder genoemde afsluitende conferentie Van mantelzorgbeleid op papier, naar bondgenootschap in de praktijk. Met de gemeente is daarna in gesprek gegaan hoe in deze behoefte te voorzien. Daaruit kwam de gedachte om tot een Train de trainer programma te komen. Medewerkers, naasten zelf of vrijwilligers de inzichten en methode Houd de naaste vast en Thuis Voelen agenda overbrengen, zodat zij het zelf in de praktijk kunnen doen, alsook het weer kunnen overdragen naar anderen in de eigen zorgorganisatie. Zo ontstaat er een zwaan kleef aan effect. Dat zou nog versterkt kunnen worden als de zorgorganisaties in hun communicatie uitingen en in hun personeel- en opleidingsbeleid de training en de trainers een plek geven.
8
B. Omdat de behoefte aan een vervolg mede voort kwam uit de vijf pilot zorg locaties (Groenhof, De Bogt-Westerbeer (beide Amstelring), Jan Bonga, De Beusemaker (beide Amsta) en de Werf (Cordaan, gehandicaptenzorg) uit de eerste subsidieverstrekking van de gemeente Amsterdam en uit een in een de slip stream van deze subsidie gedaan traject bij De Drie Hoven (Amstelring), zijn allereerst zij benaderd om deel te nemen aan het programma. Om allerlei redenen (reorganisaties, onzekerheid over de toekomst i.v.m. sluiting, personele wisselingen e.d.) kon er geen match gemaakt worden met deze pilot locaties. Er is helaas behoorlijk wat tijd en energie gaan zitten in dit voortraject.
C. Vervolgens zijn de Raden van Bestuur van in eerste instantie de drie grote zorgorganisaties in Amsterdam benaderd: Cordaan, Amstelring en Amsta. In het directieoverleg Verpleging en Verzorging (alle directeuren) van zowel Cordaan als van Amstelring zijn in het najaar van 2013 presentaties Houd de naaste vast gegeven en is het aanbod van het trainingsprogramma toegelicht. Daarna zijn met de aangewezen directeuren-contactpersonen uit Cordaan en Amstelring de matches met de locatie directeuren gemaakt alsook met de trainers. Ook dat was een vrij veel tijd vragend proces. Het geven van een presentatie in het directie/Raad van Bestuur overleg van Amsta is niet gelukt. Verschillende malen waren hiervoor afspraken gemaakt die vanwege dringende andere agendapunten op het afgesproken tijdstip vanuit Amsta onverhoopt moesten worden afgezegd onder de toezegging dat er een nieuwe afspraak zou komen. In de tussentijd kwam er een signaal vanuit Zorggroep Amsterdam Oost dat er vanuit hen belangstelling was. De Houd de naaste methodiek alsook de Thuis Voelen agenda is in een kleiner directie en locatie management gezelschap begin 2014 toegelicht alsook de bedoeling van het trainingsprogramma.
D. Eind januari 2014 is er een bijeenkomst georganiseerd voor de belangstellende locaties en voor de toenmalige pilotlocaties om hen zowel goed te informeren,
9
alsook vanuit hen input te krijgen voor de inhoud van het trainingsprogramma (bijlage agenda). Hiervoor is een korte samenvatting van het project als ook een powerpoint presentatie gemaakt (bijlage). De suggestie om casussen en dilemma‟s te bespreken kwam uit deze bijeenkomst voort alsook om aandacht te besteden aan vaardigheden als bejegening, luisteren en vragen stellen. Tevens is gesproken over welke functionarissen in de organisatie aan het trainersprogramma als eerste mee zouden gaan doen. Daarbij werd de voorkeur uitgesproken om met medewerkers te starten, terwijl tegelijkertijd wel bezien werd of er naasten en vrijwilligers beschikbaar zouden zijn. Uiteindelijk heeft dat geen resultaat opgeleverd. Ook is in deze bijeenkomst aan de orde gesteld dat opgave tot deelname niet vrijblijvend kon zijn. Daar waren de aanwezigen het mee eens. E. De aanwezigen op de bijeenkomst van 29 januari, genoemd onder d. alsook de contactpersonen vanuit de gegeven directie-overleg presentaties (zie onder c) zijn vervolgens aangeschreven om in concreto kandidaten aan te melden voor één van de drie trainingen die gegeven zouden gaan worden. Later is ook nog aan twee andere Amsterdamse contacten het aanbod gedaan nadat zij resp. zelf het Houd de naaste vast/Thuis voelen agenda als traject bij Publicarea hadden afgenomen en van het trainingsprogramma hadden gehoord. De data dat de trainingen gegeven zouden worden zijn meteen vermeld, zodat daar geen misverstand over zou kunnen gaan bestaan. De data van de drie trainersgroepen die vastgesteld zijn: Groep 1: 20 maart en 24 april Groep 2: 27 maart en 8 mei Groep 3: 22 april en 27 mei (later veranderd in nauw overleg met de trainers in 27 mei en 10 juni). Voor de toelichting zie onder f. De twee trainingsdata per groep betroffen middagdelen van 13.00 uur tot uiterlijk 17.00 uur. De tijd tussen de twee dagdelen van de trainingsgroep zijn zo gekozen dat er in de tussentijd gelegenheid was om het mee te geven huiswerk te maken en te doen. Ook is aangegeven dat het om intensieve kleinschalige trainingen (6 personen per groep) zou gaan zodat de tijdsinvestering (en dus weg zijn van het werk) beperkt zou zijn en waarbij kennisoverdracht, leren en oefenen en inzichten delen en bediscussiëren de hoofdmoot vormen.
10
F. Uit al deze contacten kwam een respons in de loop der tijd van in totaal 21 personen. Al deze personen zijn geïnformeerd over de inhoud van de training, inclusief de data van de trainingen via de flyer met de samenvatting van het doel van de training en de folder Houd de naaste vast/Thuis Voelen agenda. Ook is met hen vooraf per mail direct kortgesloten aan welke van de drie trainingsgroepen en bijbehorende data zou gaan deelnemen. De 21 kandidaten zijn als volgt verspreid naar functie en locatie/zorgorganisatie: Persoonlijk begeleider/contactverzorgende: 4 waarvan 2 Zorggroep Amsterdam Oost (Flevohuis), 2 Cordaan (Eben Haezer, Anton de Komplein) Helpende: 1 Cordaan (Gaasperdam) Teamleider: 2 waarvan 1 Cordaan (Gaasperdam), 1 Amstelring (Willem Drees) Maatschappelijk werk: 2 Cordaan (Gaasperdam en Slotervaart). Eén daarvan heeft zich vanwege werkomstandigheden voor het introductiegesprek en de training moeten terugtrekken. Activiteitenbegeleiding: 2 Cordaan (Gaasperdam en Eben Haezer) Geestelijke verzorging: 7 Cordaan (Slotervaart/Ottho Heldringstraat, Gaasperdam, Berkenstede, Anton de Kom plein, De Die, Buitenhof), Amstelring (De Venser, Willem Drees), Puur Zuid Stafmedewerker/managementassistent: 1 Amstelring (De Rietvinck) Teamzorg coördinator: 2 Amstelring (Vreugdehof) Een mooie eerste mix aan functionarissen, waarbij vooral het relatief grote aantal geestelijk verzorgers opvalt. Ook is er een goede variatie in het aantal bereikte zorgorganisatie en hun locaties; het aantal deelnemers vanuit Cordaan is het grootst. In het gezelschap twee mannen. Met 20 kandidaat trainers is een persoonlijke intake afspraak gemaakt en zij zijn op 1 persoon na op hun eigen werkplek bezocht om zo ook de sfeer te kunnen proeven van waaruit zij hun werk doen. Tijdens het intake gesprek vond de persoonlijke kennismaking plaats, werd het hele traject Houd de naaste vast en de Thuis Voelen agenda toegelicht, werd gesproken over de persoonlijke ambities en behoeften alsook werd het persoonsgegevens, doelstelling en casus en dilemma formulier toegelicht (bijlage) en hen verzocht dat voor de eerste trainingsbijeenkomst in te vullen.
11
Alle kandidaat trainers hebben in het gesprek een eerste informatiemap (bijlage) ontvangen bevattende: Persoonlijk formulier waaronder motivatie, ervaring met familie/mantelzorg en naasten participatie, persoonlijke leerdoelen, casusbeschrijving en dilemmabeschrijving, brochure Houd de naaste vast en brochure Zorgvisite, alsook de boeken Thuis Voelen en Thuis Zijn van de hand van ondergetekende en Tineke van den Klinkenberg. Het Houd de naaste vast traject en de Thuis Voelen agenda vindt zijn oorsprong in deze twee boeken. Ook werd in dit gesprek de intentieverklaring (bijlage) toegelicht en ter plekke door de kandidaat trainer ondertekend. In de intentieverklaring verklaart de kandidaat trainer deel te zullen nemen aan de training op de twee met hem/haar afgesproken data en dat hij/zij de opgedane kennis en ervaring in de praktijk zal inzetten en uitdragen, waaronder het optreden als onafhankelijk voorzitter om het Houd de naaste vast traject te begeleiden of familieavonden voor te zitten. Ook wordt via het ondertekenen van de intentieverklaring aangegeven dat in deze functie er zorggedragen wordt voor een goed dialoog klimaat en uitvoerbare afspraken, waardoor het bondgenootschap tussen zorgorganisatie/medewerkers en bewoners/cliënten/naasten een natuurlijk en intrinsiek onderdeel is van de organisatie. Deze persoonlijke intake en kennismaking op de eigen werkplek werd zeer gewaardeerd en werkte goed uit in het vervolg. Hierdoor werd de training niet belast met meer procedurele zaken. Helaas hebben nadien de twee teamzorgcoördinatoren van Amstelring, Vreugdehof zich teruggetrokken ondanks de ondertekende intentieverklaring en het persoonlijke intake gesprek en de daarin gemaakte afspraken. De reden is dat één van hen een dagdeel in een andere groep wilde doen zonder dat daar een inhoudelijke reden voor werd genoemd, omdat een andere afspraak deelname op de afgesproken datum niet mogelijk maakte. Daar kon vanwege de opzet van de training niet aan tegemoet gekomen worden. De tweede opgegeven deelnemer vanuit Vreugdehof trok zich toen zonder verdere toelichting ook terug. Vervolgens zijn vanuit de Zorggroep Amsterdam Oost twee trainers aangemeld. Aldus kwam het totaal aantal cursist-trainers uit op het overeengekomen aantal van 18.
12
Gedurende de trainingen, na het eerste dagdeel hebben twee personen zich - tot hun grote spijt en voorzien van een uitvoerige persoonlijke toelichting - moeten terugtrekken vanwege ziekte en te grote werkdruk. Daarover is met hen gecorrespondeerd in het licht van de afspraken en ondertekende intentieverklaring hetgeen evenwel niet tot een andere uitkomst heeft geleid. G. Op 24 april heeft er een tussengesprek plaatsgevonden met Marlieke Dam van de Dienst Wonen Zorg en Samenleven. In dit gesprek is zij geïnformeerd over de stappen die vooraf genomen zijn en de tegenvallers die zich in het traject hebben voorgedaan (waaronder niet mee kunnen doen eerdere pilot locaties en de ietwat andere spreiding over de locaties met wel als voordeel veel meer locaties, maar dan niet 6 per instelling), alsook dat mogelijk het aantal van 18 deelnemers niet gehaald zou worden (hetgeen uiteindelijk niet gebeurd is). Ook is met haar besproken het idee – buiten de verstrekte subsidie om - via een officiële certificaat uitreikingsbijeenkomst door de wethouder, de getrainden in het zonnetje te zetten alsook naar buiten toe daarmee spin off te creëren. Om de wethouder hiervoor te informeren en te enthousiasmeren is door Publicarea een notitie met nog eens de achtergrond van het trainingsprogramma Houd de naaste vast en de Thuis Voelen agenda en een toelichting op de officiële uitreiking van de certificaten geschreven. De wethouder ging graag op de uitnodiging in. De datum ervoor plannen was afhankelijk van de collegevorming na de gemeenteraadsverkiezingen. De officiële uitreiking zal nu plaatsvinden op 27 augustus 2014. H. Gedurende de voorbereidingsperiode is de trainingsklapper gemaakt. De inhoudsopgave is opgenomen in de bijlagen.
13
De cursist-trainers ontvingen de klapper bij de start van het eerste trainingsdagdeel. I. De driemaal twee trainingsmiddagen hebben plaatsgevonden in Gebouw van Limmik aan de Nieuwe Keizersgracht. Een centrale en ook goed met openbaar vervoer bereikbare locatie. Over de trainingen zelf meer onder 3. J. De trainingsklapper is conform de subsidievoorwaarden op de website van Publicarea gezet. Het eindrapport zal na 27 augustus 2014, als de officiële certificaten door wethouder Van der Burg aan de trainers zijn uitgereikt, volgen. Hiermee is toegankelijkheid en transparantie voor het brede geïnteresseerde publiek mogelijk gemaakt.
14
3. De trainingen. De 3 trainingen vonden plaats op: Groep 1: 20 maart en 24 april Groep 2: 27 maart en 8 mei Groep 3: 27 mei en 10 juni Steeds van 13.00 uur tot om en nabij 16.30 -17.00 uur, met een pauze rond 15.00 uur. Hetzelfde programma werd in elke training groep gehanteerd. Het programma van de twee dagdelen is in de bijlagen opgenomen.
Voorbereidingen. Als duo gespreksleiding heeft Tineke van den Klinkenberg gefungeerd. Dat was plezierig, omdat zo voor levendigheid en interactie werd gezorgd. Om de cursist-trainers meteen de Thuis Voelen sfeer mee te geven is er veel aandacht besteed aan de aankleding van de ruimte waarin de trainingen plaatsvonden. Tafelkleedje, gevulde koektrommel, schilderijtjes met zorgvisite voorbeelden, de persoonlijke bewonersplacemats. Ook werden de posters opgehangen die ook bij reguliere Houd de naaste vast trajecten de basis vormen: -poster van het bondgenootschap -poster met de spelregels - poster met de agenda van de groepsgesprekken die onderdeel uitmaken van het traject.
15
- Poster belangen, vragen stellen, aap op schouder en NIVEA en ANNA - Poster agenda gezamenlijke gesprek zorglocatie en naasten
16
Op tafel lagen tevens de boeken Thuis Wezen, Thuis Voelen en Thuis Zijn.
De trainingen zelf. De trainingen kenden een combinatie van „college‟ geven en van interactiviteit door de deelnemers zelf het voortouw te laten nemen. Bijvoorbeeld nadat uitgelegd is dat in de voorbereidende fase het draagvlak wenselijk is bij management en bij cliëntenraad een deelnemer zelf uit te nodigen aan te geven hoe hij/zij dat zou doen en hoe je kunt bereiken dat ze mee gaan. Dat is bij alle fasen in het Houd de Naaste vast traject gedaan. Aan het leren „neutraal en belangeloos‟ je als gespreksleider te kunnen opstellen - en de meerwaarde daarvan voor het creëren van een veilige en vertrouwde gesprekstafel- is ook de nodige aandacht gegeven.
17
- Hoe ga je het gesprek aan met het management - Hoe kom je in contact met de cliëntenraad - Hoe vul je je rol in als gespreksleider bij het groepsgesprek met medewerkers, met naasten en het gezamenlijke gesprek - Hoe realiseer je de terugkoppeling naar management en naar cliëntenraad gezamenlijk - Hoe ga je om met weerstanden, gereserveerde houdingen, ‟ja maar‟ en „achter de ander je verschuilen‟ antwoorden - Hoe leer je je in te leven in de behoeften van de ander, te weten de cliënt en zijn/haar naasten - Hoe ga je om met emoties - Etc. Het ‘college geven’ kende daarnaast, door de kleinschalige en ontspannen setting, ook een hoge mate van interactiviteit en vragen stellen en nieuwsgierigheid tussendoor aan ons. Hoe doen jullie dat? Hoe gaan jullie ermee om? Heb je voorbeelden uit de praktijk? waren vragen die de levendigheid en betrokkenheid vergrootten.
En er waren ook de nodige oefensituaties, waaronder dat in elke training een groepsgesprek van begin tot eind met elkaar is nagespeeld vanaf het welkom heten en de introductie, de spelregels en de vijf fases die in elke groepsgesprek terug komen:
18
- Hoe gaat het in de fase voordat iemand naar de locatie gaat verhuizen? Wat weet je daarvan? Wat heb je daaruit nodig om de overgang zo natuurlijk mogelijk te laten verlopen? - De eerste ontvangst (opname) en de eerste weken - Periode van verblijf/wonen - Afscheid nemen - Na het afscheid
Door dit intensief met elkaar te doorlopen ontstond er een natuurlijke manier om zelf te ervaren hoe het gaat, wat je mist, hoe het anders kan etc. Vooral als je in de rol van de ander (de cliënt c.q. de naaste) gaat zitten incorporeer je inzichten. Daarnaast heeft er overdracht plaatsgevonden van een stukje theorie op het punt van: -
belangen, macht, reddersdriehoek en aap op schouder, open en gesloten vragen stellen mening en oordeel ANNA (Altijd Nagaan, Niet Aannemen) NIVEA (Niet Invullen Voor Een Ander)
Kortheidshalve wordt verwezen naar het programma en de inhoud van de trainingsklapper in de bijlagen.
19
De cursist-trainers en het persoonlijke introductie en motivatie formulier Hiervoor is onder 2 f aangegeven dat alle cursist-trainers een persoonlijk formulier (bijlage) hebben ontvangen om in te vullen en bij de eerste trainingsmiddag mee te nemen. De inhoud hiervan heeft mede inkleuring gegeven aan de trainingsmiddagen. Hieronder een impressie uit deze persoonlijke formulieren op de punten motivatie, ervaring met betrokkenheid en participatie van naasten, familie en mantelzorgers, leerdoelen en casussen en dilemma‟s.
Motivaties van de cursist-trainers Veel van de motivaties zijn terug te brengen tot het inzien van de noodzaak van natuurlijke betrokkenheid en invloed van cliënten en hun naasten, alsook het zelf kennis en ervaring ermee op doen, inzichten verwerven, openstaan voor nieuwe ontwikkelingen. Eigen ervaringen als mantelzorger in relatie tot de wijze waarop je zelf (de ruimte krijgt om) je beroep uit te oefenen was ook voor sommigen een drijfveer. Daarnaast is er druk uitgeoefend door sommige leidinggevenden om deel te nemen, maar altijd gecombineerd met het inzicht dat degene die opgegeven werd daar ook geschikt voor was in relatie tot de functie. Voor de vele geestelijk verzorgers die zich hebben opgegeven speelde ook mee dat in het huidige tijdsgewricht hun functie niet meer vanzelfsprekend is, en als zij zich weten „om te scholen‟ dit een nieuw perspectief kan opleveren. Ook is genoemd als motivatie de wens om een stem te geven aan mensen met dementie.
20
Een ander motivatie element dat genoemd werd is dat de pensioenleeftijd nabij is en met deze toerusting van de training na het beëindigen van het dienstverband de gespreksleidingfunctie neutraal en onafhankelijk zou kunnen worden opgepakt en dat dit een vorm is om nog betrokken te blijven. Hoe is nu de naasten betrokkenheid en participatie en wat zijn de persoonlijke ervaringen Uit de persoonlijke ervaringen komt het beeld dat het gestructureerd en continuïteit bevattend naasten/familie of mantelzorgbeleid er mondjesmaat is, een enkele locatie uitgezonderd. Ook zijn er op locaties aanzetten of een projectplan geformuleerd, waarbij de invoering wordt gerelateerd aan deze training. Er zijn wel eens huiskamergesprekken of bijvoorbeeld een high tea met familie maar zoals een deelnemer het uitdrukte: „Het is gauw een sluitpost‟. Het beleid wordt getypeerd als ad hoc en enigszins willekeurig. Benoemde punten die het vormgeven van beleid bemoeilijken zijn: - Verloop en discontinuïteit in het management - De zienswijze op familie vanuit de eigen naaste collega‟s - Het klimaat binnen de organisatie, de cultuur omgangsvormen en wijze van bejegening: de afstand die gecreëerd wordt tussen zorg en familie - De familie houding: „hier is vader, het is nu verder aan jullie‟; „jullie zijn ervoor en worden ervoor betaald‟ - De houding van de zorg: „wij nemen het nu over‟ en familie als lastig ervaren - Loze beloftes als zorg doen aan familie en er niet op terug komen - Bewoners/cliënten zonder familie of familie die ver weg woont - Familie die geen kennis en inzicht heeft in verloop van het dementieproces en wat dat doet met de dierbare en hoe zij hun rol als familie kunnen nemen - Gevoel van het team van medewerkers ondergewaardeerd te worden - Kennis over omgaan met ouder worden en ziektebeelden vanuit cultuurverschillen - Zorg is nu een bedrijf; er is veel van wat er was „verloren‟ gegaan - Strijd tussen familie en zorg
21
Leerdoelen Een bloemlezing uit de ingevulde formulieren ten aanzien van de leerdoelen van de trainers: -
Methode Houd de naaste vast en Thuis Voelen agenda leren Voorwaarden creëren voor de teams Leren een gesprek te leiden en de voorwaarden ervoor te creëren Praktische voorbeelden ontvangen Door andere bril naar familie kijken Goede communicatie leren Je eigen collega‟s meenemen en rolmodel zijn Kunnen werken zoals je dat vanuit je hart goed vindt Hoe stel je grenzen aan familie? Kun je dat doen? Het beleidsmatig echt inbedden. Structuur, continuïteit. Overdracht naar andere huizen Zelf inzichten en tools krijgen om familie te betrekken
De casussen en dilemma’s Ook is de trainers gevraagd vooraf persoonlijke casussen en dilemma‟s op het persoonlijk formulier te beschrijven.
22
Deze zijn door ons uit het formulier gekopieerd en bij elke trainersgroep aan het begin van dagdeel twee met elkaar doorgenomen. Daarbij werd bij elke casus/dilemma de toelichting verzorgd door de desbetreffende cursist-trainer, dan gaven de andere cursist-trainers hun feedback, suggesties hoe zij het zagen, hoe zij het zouden aanpakken en vervolgens gaven wij als cursusleiding onze input en aanpak. Het overgrote deel van de casussen en dilemma‟s tussen zorgmedewerker/zorgorganisatie en cliënt/bewoner betrof: - individuele hoog emotionele kwesties op het gebied van de gegeven zorg, waaronder in de laatste levensfase - onmacht van de familie in het omgaan en accepteren van de situatie van de bewoner - als medewerker oordelen/subjectief zijn over wat goed en fout is in het handelen en omgaan met de cliënt door de familie - in hun eigen gelijk vastzittende medewerkers (we doen het altijd zo) - agressiviteit bij familie - klachten Getracht is de trainers te leren hoe je kunt de-escaleren door: 1. van zelf mening klaar te hebben naar vragen te stellen aan de ander 2. de aap niet zelf op schouder te nemen, maar steeds te kijken/ na te gaan ben ik de persoon of hebben we het anders geregeld (het naar een procesafspraak te brengen, waarop je natuurlijk wel toe ziet dat die wordt nagekomen) 3. huisregels op te stellen als een familielid zich bijvoorbeeld een gemeenschappelijke woonkamer toe-eigent en dan je daarop te kunnen beroepen 4. helderheid te brengen met wie en wanneer er mogelijkheden zijn om zaken individueel c.q. met elkaar als verwanten te bespreken 5. te verwijzen naar het spreekuur wat je hebt, of een aparte afspraak die je ervoor maakt.
23
Het huiswerk Na de eerste trainingsmiddag kregen alle trainers ook huiswerk mee naar huis. Om dat huiswerk te kunnen doen was er een aantal weken gepland tussen dagdeel 1 en dagdeel 2 van elke trainersgroep. Het huiswerk bestond uit: - doornemen trainersklapper - haal voor jezelf vijf tips of voornemens voor je werk uit de klapper - voer een gesprek met je leidinggevende over het plannen van een datum voor medewerkersgesprek en wie daarvoor uit te nodigen alsook hoe in gesprek wordt gekomen met de cliëntenraad. Vooral het derde gedachtestreepje bleek nog niet zo eenvoudig te zijn om direct in de praktijk te brengen. Wel kan uit de terugkoppeling op dit punt opgemaakt worden dat: - of het bespreekbaar is gemaakt - ofwel er een plan van aanpak is gemaakt (bv voor Cordaan Zuidoost) - ofwel er plannen zijn gesmeed (bijvoorbeeld Zorggroep Amsterdam Oost: via klinische lessen overdracht realiseren) - ofwel het in een gastvrijheidstraining is meegenomen - ofwel in een managementteam is besproken.
24
De evaluatie tussendoor en na afloop van de drie trainingen over de training Vanuit de gespreksleiding is ook gevraagd naar feedback op de inhoud van de training en de wijze waarop deze is uitgevoerd. - Uit één van de trainersgroepen kwam tussendoor de vraag vanwege de veelheid van informatie in de klapper of er een samenvatting c.q. checklist kon komen van wat er allemaal komt kijken bij het organiseren en houden van het groepsgesprek en wie uit te nodigen, vooral van de staf en steun functie. Daarin is voorzien. Zie de bijlage Checklist van aandachtspunten voor de (uit te nodigen personen) groepsgesprekken. - De „poster‟ kopieën in de map (die men allemaal een goede houvast vond) van de agenda‟s, spelregels en van het bondgenootschap waren te donker. Toegezegd is dat op de website heldere kopieën daarvan zullen worden gezet. - Nog meer ruimte voor oefening en laten bezinken. Het is erg veel. - Zorgen om de vastlegging van de afspraken. Zorgmedewerkers zijn niet zo bedreven in opschrijven. -De vraag kwam ook op welke wijze er ruggensteun kon blijven komen vanuit Publicarea. Een soort van helpdesk of nog wat ruimte om als coach/duo gespreksleider de eerste trajecten mee te doen.
25
De evaluatie wat is er geleerd/meegenomen vanuit de trainers? In het algemeen werd teruggegeven dat men door de training heeft meegekregen: - dat je als zorg samen met familie wel het bondgenootschap aan kan gaan - dat je er niet bang voor hoeft te zijn - dat je geleerd hebt dingen met elkaar te delen - hernieuwde energie - stimulerend - tools in handen, - heel veel praktische tips In concreto is vanuit de trainers genoemd wat snel opgepakt ging worden Visitekaartje hebben als persoonlijk begeleider, teamleider etc. Spreekuren instellen Invoeren persoonsgebonden placemats Invoeren thema avonden voor familie Lotgenotengroepen voor familie invoeren Huisregels waarin duidelijk is wat is publieke ruimte en wie gaat daar over gaat en wat is het prive domein Realiseren dat je werkt waar een ander woont; overbrengen op collega‟s Logboekje in huiskamers en/of bewoners kamer Koelkast voor families Familieleden vragen waar kan ik u mee van dienst zijn; wat vindt u leuk, waar heeft u in uw rol behoefte aan in plaats van het voor ze in te vullen.
26
En zij leefden nog goed en tevreden. Hoe de bureaucratie bijdraagt aan betere ouderenzorg Voor hun inzet en enthousiasme alsook ter motivatie hebben alle cursist-trainers bovenstaand boekje van de hand van Tineke van den Klinkenberg en Hetti Willemse ontvangen. Eén van de conclusies uit dit boekje, gebaseerd op onderzoek van Vilans is dat eigenlijk alles kan als je het maar afspreekt met de cliënt of zijn vertegenwoordiger en het vastlegt in het zorgleefplan.
27
4. Conclusies en vervolgstappen De gemeente heeft de subsidie verleend voor de uitvoering van de activiteiten in de periode van 1 september 2013 tot 1 september 2014. In de subsidieverlening van de gemeente is opgenomen dat: a. Er een trainingsprogramma Houd de naaste vast wordt ontwikkeld met een beschrijving van de methodiek in de vorm van een instructieklapper voor zorgprofessionals, naasten/vrijwilligers en toekomstige trainers. Daaraan is voldaan gelet op de hiervoor uitvoerig vermelde instructieklapper en de opgenomen foto ervan. b. Opzet en uitvoering van het trainingsprogramma in drie verschillende zorginstellingen. Per instelling nemen minimaal 6 personen deel. In veel meer dan vanuit drie zorginstellingen is aan de training deelgenomen en is in het voortraject middels presentaties aan de directies en management van de zorgorganisaties en middels persoonlijk contact het belang van actief familie/naasten/mantelzorgbeleid voor het voetlicht gebracht. Mede gelet op het aantal maximale deelnemers konden daardoor niet 6 personen per instelling deelnemen. Dat er uiteindelijk dertien locaties vanuit drie zorg organisaties hebben meegedaan is wellicht achteraf een gunstige ontwikkeling in relatie tot de volgende subsidieverplichting. c. Een eindrapport met evaluatie van het trainingsprogramma om te komen tot een trainingsprogramma dat inzetbaar is in alle Amsterdamse zorginstellingen. Het eindrapport is hierbij opgesteld. Op het punt van inzetbaarheid in alle Amsterdamse zorginstellingen wordt hieronder na punt d verder ingegaan. d. Het resultaat van het project – de digitale versie van het eindrapport en de instructieklapper- wordt gepubliceerd op de website van Publicarea en is op die manier (kosteloos) beschikbaar voor de Amsterdamse zorginstellingen. Aan deze voorwaarde is voldaan. De inzetbaarheid van de training in alle Amsterdamse zorginstellingen en vervolgstappen
28
Inzichtelijk en gestructureerd naastenbeleid ontbreekt nog Ten eerste blijkt uit het eindrapport dat het nog geen vanzelfsprekendheid is dat er in de Amsterdamse zorginstellingen inzichtelijk, gestructureerd en gecontinueerd naasten/familie/mantelzorg beleid wordt gevoerd. Alle intenties zijn wel in algemene bewoordingen in het beleid vastgelegd evenwel aan concretiseringen ontbreekt het. Dat begint al met het informatiemateriaal en de websites: de belangrijke en natuurlijke rol van familie wordt amper tot niet genoemd en zeker niet op een aansprekende manier concreet gemaakt. Zonder volledige support en het beschikbaar stellen van de middelen (niet eens zozeer geld maar veeleer informatie- en communicatiemateriaal voor alle vijf de fases tijdens een zorgproces, de juiste Thuis Voelen huisvesting, inrichting en buitenruimte, de inzet van digitale communicatiemiddelen, de gastvrijheid die in de praktijk wordt uitgeoefend, het opleidingsbeleid, de organisatorische ondersteuning etc.) vanuit de leiding op het niveau van zowel het concern in al haar geledingen als op het niveau van de locatie zal het niet van de grond komen. Programma voor staf en steun functionarissen en hun rol noodzakelijk Wij bevelen dan ook aan om een programma te ontwikkelen om op het niveau van het concern, met de staf en steun functionarissen het Houd de naaste vast/Thuis Voelen agenda te kunnen doorlopen, zodat macro (staf en steun, concern) ervaart en weet wat micro (daar vindt het zorgproces plaats, daar ontleent de zorgorganisatie haar bestaansrecht aan, daar ontvangt men de financiering van en zonder financiering is er überhaupt geen zorgorganisatie) nodig heeft om de daadwerkelijke zorg in bondgenootschap met naasten en cliënt te kunnen verlenen. Een tweede aspect is Hoe houden we de trainers vast. Praktische helpdesk Velen gaven tijdens de evaluatie na afloop van de twee trainingsmiddagen aan graag een helpdesk bij Publicarea achter de hand te willen hebben en een beroep op Publicarea te kunnen doen als co- gespreksleider c.q. voor het organiseren van het traject en het vastleggen van de afspraken. Een derde element is hoe volg je dat de trainers conform de door hen ondertekende intentieverklaring ermee aan de slag gaan. Welke belemmeringen doen zich bij hen c.q. voor hen voor. Het zou goed zijn om na een half jaar bij hen na te gaan wat zij ermee gedaan (kunnen) hebben, maar dat ook aan hun
29
leidinggevende te vragen alsook op het concern niveau: wat hebben zij aan gebruik van de trainers gemaakt, op welke wijze hebben zij er over gecommuniceerd, wat doen zij om de algemene beleidsdoelstellingen daadwerkelijk te concretiseren? Gemeente en zorgkantoor Het zou goed zijn als gemeente en zorgkantoor gezamenlijk hierop de zorginstellingen gaan bevragen. Sociale wijkteams Een vierde aspect: als er sprake is van de noodzaak om te verhuizen van een zelfstandige woonsituatie naar een beschermde, intramurale omgeving: hoe deze overgang zo natuurlijk en vanzelfsprekend mogelijk te laten zijn? De voorbereiding in de thuissituatie van cliënten en hun naasten is erg belangrijk en is daarom een vaste fase in het Houd de naaste vast/Thuis Voelen traject. Juist omdat er in het kader van de transformatie van de langdurige zorg langer zelfstandig thuis gewoond gaat worden is het van belang dat ook de sociale wijkteams kennis hebben, hoe de familie haar natuurlijke rol in de thuissituatie kan vervullen alsook wat nodig is, in het geval van toch een zodanige zorgzwaarte dat verhuizing naar een intramurale woonzorginstelling nodig is om deze overgang zo natuurlijk mogelijk te laten verlopen. Opleidingsbeleid Een vijfde aspect betreft het opleidingsbeleid. Amsterdam is één van de landelijke arbeidsmarkt experiment regio‟s. Daarin zouden de elementen van Houd de naaste vast en Thuis Voelen een structurele plaats moeten krijgen. Houd de naaste vast op de bestuurlijke agenda Een zesde punt vormt Houd de naaste vast en Thuis Voelen bestuurlijk vasthouden. Geef het een vaste plek op de bestuurlijke agenda en in het overleg van gemeente, Cliëntenbelang Amsterdam, zorgverzekeraar en zorgaanbieders Tot slot. Naar aanleiding van een recent onderzoek vanuit de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) over de problemen in de verpleeg- en verzorgingshuizen stelt staatssecretaris van Rijn van VWS in het Algemeen Dagblad van 12 juni 2014 over hoe het beter kan: “De samenwerking tussen cliënt, zorgverlener en de naasten moet worden versterkt, zodat nieuwe vormen van passende zorg ontstaan.”
