Eindadvies ontwerp – en uitwerkingsfase Uitvoering Samenwerking Meppel & Westerveld
Opgesteld door: Projectgroep Uitvoering Datum: 21 april 2015
Eindadvies ontwerp – en uitwerkingsfase Uitvoering Samenwerking Meppel & Westerveld
&
Projectgroep Uitvoering: Lea Limonard, projectleider Bas Spliet, teamleider Openbare Werken Westerveld Johan Trompetter, beleidsmedewerker Openbare Werken Westerveld Anne Postma, teamleider Openbare Ruimte Meppel Wiebe Coehoorn, teamleider Projecten en Regie Meppel Wendy Bazuin, HR-adviseur Lieke Veldhuis, projectsecretaris (voorheen Jennifer Noble)
1
Inhoud 1. Inleiding ......................................................................................... 4 2. De stip aan de horizon ..................................................................... 4 2.1. Leeftijdsuitstroom ........................................................................ 5 2.2. Voorsorteren op de participatiewet en de mogelijkheden daarvoor ..... 5 2.3. Doelen van de samenwerking ........................................................ 5 3. Het team Openbare ruimte ............................................................... 6 3.1. Eenheid van leiding op management- en directieniveau .................... 7 3.2. Jaarplan.................................................................................... 7 3.3. Opdrachtgever- en opdrachtnemerschap ........................................ 8 3.4. HRM ........................................................................................... 8 3.4.1. Overall beeld functie-analyse ................................................... 9 3.4.2. Groen ................................................................................... 9 3.4.3. Management ......................................................................... 9 4. De Binnendienst ............................................................................ 10 4.1. Wat is ons toekomstbeeld? ......................................................... 10 4.2. Hoe gaan we dat bereiken? ......................................................... 11 4.3. Wat betekent dit in termen van de 3K’s? ...................................... 12 4.4. Advies HR ................................................................................. 13 5. De Buitendienst............................................................................. 14 5.1. Wat is ons toekomstbeeld? ......................................................... 14 5.2. Groen ..................................................................................... 15 5.2.1 Wat is ons toekomstbeeld? ..................................................... 15 5.2.2. Hoe gaan we dat bereiken? ................................................... 16 5.2.3. Wat betekent dit in termen van de 3K’s? ................................. 17 5.2.4. Advies HR ........................................................................... 17 5.3. Serviceteam ............................................................................ 19 5.3.1. Wat is ons toekomstbeeld? .................................................... 19 5.3.2. Hoe gaan we dat bereiken? ................................................... 19 5.3.3. Wat betekent dit in termen van de 3K’s? ................................. 20 5.3.4. Advies HR ........................................................................... 20 5.4. Reiniging/tractie ...................................................................... 21 5.4.1. Wat is ons toekomstbeeld? .................................................. 21 5.4.2. Hoe gaan we dat bereiken? ................................................. 21 5.4.3. Wat betekent dit in termen van de 3K’s? ............................... 22 5.4.4. Advies HR ......................................................................... 22 5.5. Toezicht, opsporing, parkeren, havens en bruggen ....................... 23 5.5.1. Wat is ons toekomstbeeld? .................................................. 23 5.5.2. Hoe gaan we dat bereiken? ................................................. 23
2
5.5.3. Wat betekent dit in termen van de 3K’s? ............................... 23 5.5.4. Advies HR ......................................................................... 24 5.6. Graf delven ............................................................................. 24 5.6.1. Wat is ons toekomstbeeld? .................................................. 24 5.6.2. Wat betekent dit in termen van de 3K’s? ............................... 24 5.6.3. Wat betekent dit voor de medewerker? ................................. 25 5.7. Experimenten Spelen & BOA’s ................................................... 25 6. Werf & tractie ............................................................................... 25 6.1. Wat is ons toekomstbeeld? ........................................................ 26 6.1.1. Primaire functies ................................................................ 26 6.1.2. Secundaire functies .......................................................... 26 6.1.3. Toekomstbeeld over 5 jaar ................................................. 26 6.2. Hoe gaan we dat bereiken? ....................................................... 27 6.3. Wat betekent dit in termen van de 3K’s?..................................... 29 6.4. Advies HR ............................................................................... 29 7. Samenvattend voorstel .................................................................. 30 Bijlagen: adviezen werkgroepen
3
1.
Inleiding
Dit advies geeft invulling aan de ontwerp- en uitwerkingsfase van het team Openbare ruimte zoals omschreven in het projectplan “op weg naar 1 team uitvoering” d.d. december 2013. In dit advies beschrijven we de stip aan de horizon en hoe wij tot deze stip zijn gekomen. Daarnaast wordt per onderdeel beschreven wat het toekomstbeeld is, wat dit betekent voor de drie K’s (kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten/efficiency) en wat het toekomstbeeld betekent voor de medewerker. Elk onderdeel wordt waar nodig afgesloten met een HR advies. Het team Openbare ruimte bevat alle werkzaamheden met betrekking tot tactisch en operationeel beleid, beheer en onderhoud van de openbare ruimte, alsmede beheer en onderhoud van het gemeentelijk vastgoed en toezicht en handhaving openbare ruimte (BOA’s). Het totale team bestaat uit ongeveer 100 medewerkers (excl. medewerkers Reestmond).
2.
De stip aan de horizon
Onze stip aan de horizon is één team Openbare ruimte dat bestaat uit een binnenen een buitendienst. De buitendienst werkt vanuit één werf en heeft daarnaast een steunpunt in de vorm van een stallings- en opslagruimte. De binnendienst werkt ook vanaf één locatie. Medewerkers geven zelf aan dat er sprake is van meerwaarde door te werken vanaf één locatie. De medewerkers vinden elkaar in het werk, dus werken vanuit één locatie draagt in belangrijke mate bij aan de onderlinge afstemming, uitwisseling, integraal werken en dus ook verhoging van de kwaliteit en onderlinge vervanging. Natuurlijk blijft het principe van flexibel werken en werken waar het werk is wel van kracht. Het team Openbare ruimte buiten wil op een bedrijfsmatige manier haar werkzaamheden uitvoeren. In de binnendienst is integraliteit van groot belang. Het team wil niet alleen een uitvoeringsteam op het gebied van beheer en onderhoud van de openbare ruimte zijn, maar ook haar aandeel aan de arbeidsparticipatie leveren. Wij stellen daarom ook voor om WSW-medewerkers en medewerkers vanuit andere reïntegratiebedrijven zoals het leerwerkcentrum op te nemen in ons team en te begeleiden en hiermee een bijdrage te leveren in de participatiewet. Het samenvoegen van de medewerkers van beide gemeenten in één team en het werken vanuit één locatie voor binnen en één locatie voor buiten (met steunpunt) levert naar onze mening het meeste resultaat op voor de 3K’s en voor een effectieve inzet van mensen en middelen. In dit team is sprake van een integrale
4
aanpak bij planvorming (binnendienst) van de uitvoering van de openbare ruimte. Wanneer je een planning maakt voor onderhoud van wegen en riolering en groen is er sprake van een integrale planning. Door samenvoeging van beide buitendiensten en aanpassing van de werkwijze zal sprake zijn van een efficiënt gebruik van materiaal en voertuigen, efficiënte inzet van personeel en een bedrijfsmatige manier van werken.
2.1. Leeftijdsuitstroom In beide afzonderlijke gemeenten was al sprake van een uitstroom op basis van leeftijd (pensionering). Door samenvoeging in één team verwachten wij efficiënter te kunnen werken en een deel van deze uitstroom te kunnen opvangen binnen het nieuwe team. Wij verwachten in de periode 2015 - 2020 een uitstroom op basis van leeftijdsontslag voor Westerveld van circa 9 medewerkers en voor Meppel van circa 14 medewerkers. De nieuwe leidinggevenden van het team Openbare ruimte zullen een strategische personeelsplanning moeten maken voor de vrijvallende functies. Bepaald moet worden welke functies worden ingevuld, welke door de samenwerking juist efficiënter ingevuld kunnen worden en welke functies en taken niet meer ingevuld zullen worden. In dit plan wordt aandacht besteed aan instroom, doorstroom en uitstroom. Dit plan zal 1 oktober 2015 gereed zijn en voorgelegd worden aan de directie. Het is een mogelijkheid dat het werk op termijn met minder mensen gedaan kan worden. Als blijkt dat dit mogelijk is, dan sluiten we aan bij de natuurlijke momenten zoals bijvoorbeeld het vertrek van medewerkers door leeftijdsuitstroom of doordat iemand ergens anders gaat werken. Daarnaast streven beide organisatie naar instroom van jonge medewerkers. De strategische personeelsplanning kan daarvoor ruimte bieden.
2.2. Voorsorteren op de participatiewet en de mogelijkheden daarvoor De beiden gemeenten willen op een goede manier omgaan met de invulling van het sociaal werkgeverschap. In dit voorstel zal dit plaatsvinden door detachering van medewerkers van Reestmond naar de gemeenten. Het werk zal plaatsvinden in de groenploegen onder dagelijkse aansturing van onze eigen medewerkers. Of detachering op de langere termijn de meest gewenste vorm is van het invullen van onze rol in de participatiewet is de vraag. Dat wordt dit jaar onderzocht en daarover zullen de HRM-medewerkers en de beleidsmedewerkers Participatie voorstellen doen.
2.3. Doelen van de samenwerking In het document “monitoren van de samenwerking” zijn voor het team Openbare ruimte een tweetal doelen geformuleerd die specifiek gaan over de Openbare ruimte, te weten:
5
Doel 7 : vanaf 1 januari 2017 wordt 90% van de afhandeling van klachten en incidenten in de openbare ruimte conform het serviceniveau afgehandeld. Doel 10: vanaf 1 januari 2017 wordt het afgesproken kwaliteitsniveau van onderhoud voor het gehele grondgebied geleverd met dezelfde of minder middelen dan in 2013. In dit eindadvies kunt u op diverse plaatsen lezen op welke wijze wij deze doelen gaan halen. Daarnaast zijn er in hetzelfde monitoringsdocument algemene doelen geformuleerd die ook van toepassing zijn voor team Openbare ruimte: Doel 1: in 2018 geven college, raad en managementteam een gemiddeld rapportcijfer aan de ambtelijke organisatie dat gelijk blijft aan of 0,5 punt hoger ligt dan in 2014-2015. Doel 2: in 2018 is de tevredenheid onder medewerkers, op de gebieden waar wordt samengewerkt, gelijk of hoger dan in 2013. Doel 3: op 1 januari 2016 zijn er 80% minder kwetsbare functies op de gebieden waarin we samenwerken dan in 2014. Terugkoppeling over deze monitoringsdocument.
3.
algemene
doelen
komt
terug
in
het
overall
Het team Openbare ruimte
Er is sprake van één team met twee teamleiders (vanwege de omvang van het team). Deze teamleiders hebben twee basistaken: opdrachtgever en eindverantwoordelijke voor verschillende processen en leidinggevende van een aantal medewerkers voor het HRM-gedeelte. Uitgangspunt daarbij is met de verschillende opdrachten en werkwijzen aan te sluiten op de kwaliteiten van de teamleiders en niet de verdeling ‘binnen’ en ‘buiten’ leidend te laten zijn. De teamleiders hebben dezelfde functie-inhoud als de overige teamleiders van Meppel en Westerveld. Daarnaast zijn er twee voormannen in de buitendienst, één voor de dagelijkse aansturing van het onderdeel reiniging en werkplaats en één voor het serviceteam.
6
3.1. Eenheid van leiding op management - en directieniveau Wij zijn van mening dat het team vanuit het oogpunt van eenheid van leiding, gelet op de grootte van het team en het feit dat sprake is van twee teamleiders, onder aansturing van één manager zou moeten vallen. In hoeverre dit zich ook doorvertaalt naar de directie kunnen wij niet inschatten.
3.2. Jaarplan Op basis van het jaarplan worden medewerkers verantwoordelijk gemaakt voor een opdracht. Dit kunnen advies- of beleidsnotities, projecten of een werk zijn. Daarbij is het uitgangspunt opdrachtgever- en opdrachtnemerschap.
7
3.3. Opdrachtgever- en opdrachtnemerschap Naast het reguliere dagelijkse werk zal voor bepaalde werken, projecten of opdrachten worden gewerkt met opdrachtnemers- en opdrachtgeversrollen. Daarbij zijn twee verschillende varianten van toepassing: 1. Interne opdrachtgevers-/opdrachtnemersvariant: een opdracht die tot stand komt vanuit de binnendienst en waarbij de buitendienst een rol speelt in de uitvoering van bijvoorbeeld het plan of het bestek. De opdrachtgever kan een medewerker zijn vanuit het team, maar ook een teamleider. In het geval van een medewerker is het van belang dat de opdrachtgever ook de verantwoording krijgt over een werk of project. De teamleider faciliteert en zorgt daarbij voor beschikbaarheid van medewerkers die deelnemen aan het werk of project. 2. Externe opdrachtgevers-/opdrachtnemersvariant: wanneer een werk buiten de eigen organisatie wordt gezet en gegund is aan een marktpartij. Een vorm van een externe opdrachtnemersrol is het aanleveren van gegevens van het bouwen woonrijp maken ten behoeve van de bouwgrond exploitatie (eigen organisatie). Een ander voorbeeld is een opdracht die met het waterschap Reest en Wieden en omliggende gemeenten wordt opgepakt voor het behalen van doelmatigheidswinst in de waterketen (externe partij). Het gehele proces wordt doorlopen aan de hand van een cyclus (figuur 1): er ontstaat een idee vanuit het management of bestuur dat leidt tot een ambitie, daarop wordt een plan gemaakt dat wordt gerealiseerd en gemonitord. Vervolgens wordt gereflecteerd of de ambitie is behaald waardoor verbetering ontstaat voor een volgend plan.
3.4. HRM Het basispakket arbeidsvoorwaarden dat is vastgesteld is voldoende om de meest voorkomende onderwerpen die zich als gevolg van de samenwerking voordoen af te dekken. Wel vinden we het belangrijk dat medewerkers die hetzelfde werk verrichten ook op dezelfde wijze beloond worden. Daarbij gaat het om de functieinschaling en niet om persoonlijke toelagen. Vanuit dat oogpunt is nog eens gekeken naar alle medewerkers die onderdeel uit gaan maken van het team Openbare ruimte.
8
3.4.1. Overall beeld functie-analyse Het team Openbare ruimte bestaat uit ongeveer 100 medewerkers. Bij de vergelijking zijn we uitgegaan van de medewerkers Westerveld en die hebben we vergeleken met medewerkers uit Meppel met een vergelijkbare functie. De 35 medewerkers van Westerveld zijn ingepast in 13 functiesoorten. Voor 2 functiesoorten zien wij een afwijking (medewerkers groen en teamleiders / management). Voor 11 functiesoorten levert de vergelijking geen verschil op, of een verklaarbaar verschil zoals bij de civiele techniek en de BOA’s. Als blijkt dat er toch nog individuele verschillen voorkomen, worden deze waar nodig opgepakt door middel van maatwerk. Onderstaand gaan we in op de medewerkers groen en de teamleiders / het management.
3.4.2. Groen In Westerveld is de functie van de medewerker groen functioneel schaal 6, terwijl dat in Meppel functioneel schaal 5 is. Dit betreffen 12 medewerkers van Meppel. In de praktijk knelt dit verschil (nog) niet omdat op grond van oude overgangsrechten de inpassingsschaal van de medewerkers van Meppel gelijk is aan die van de medewerkers uit Westerveld, namelijk schaal 6. Het voorstel is om het jaar 2015 te benutten om te analyseren welke functie elementen de verschillen veroorzaken en vervolgens een voorstel te doen.
3.4.3. Management Op het niveau van teamleider is er een verschil in schaal geconstateerd tussen Meppel (11) en Westerveld (11a). De inpassing van de teamleiders is echter gelijk (vanwege de uitloopschaal in Meppel), beiden 11a. Het voorstel voor de korte termijn is om dit verschil in functieschaal te handhaven. Voor de langere termijn nemen we dit punt mee in de totaalvisie op de sturingsfilosofie in de samenwerking en nemen we het mee in de totaalvoorstellen voor alle leidinggevende niveaus.
9
4.
De Binnendienst
Er is sprake van een binnendienst dat bestaat uit ca. 33 medewerkers. De binnendienst houdt zich bezig met de beleidsuitvoering van en regie op de onderdelen civiele techniek (wegen en paden, riolering, water, kunstwerken, openbare verlichting), cultuurtechniek (openbaar groen, bomen, landschap, sportvelden, begraafplaatsen, spelen), verkeer en vervoer (gedragsbeïnvloeding, fysieke maatregelen, bebordingen en markeringen), vastgoed (gemeentelijke gebouwen en accommodaties), duurzaamheid, afval en reiniging. Een integrale aanpak is van groot belang voor een efficiënte werkwijze en een goede kwaliteit van de producten. De onderdelen civiele techniek en cultuurtechniek werken met één beheerprogramma, te weten GBI. Voor het onderdeel vastgoed wordt gebruik gemaakt van Planon.
4.1. Wat is ons toekomstbeeld? Voor een optimaal resultaat van de samenwerking en de integrale aanpak moet je de binnendienst direct op één locatie huisvesten. De werkgroepen hebben de voorkeur uitgesproken voor een hybridemodel, waarbij elke medewerker maximaal twee taken en maximaal twee rollen vervult. Omdat dit niet per direct kan worden ingevoerd is gekozen voor een overgangsfase waarin nog op basis van beide werkwijzen van de twee gemeenten gewerkt wordt. De projectgroep heeft dit advies overgenomen en legt dit aan de opdrachtgevers voor ter vaststelling. Medewerkers houden zich met maximaal twee taakvelden bezig (bijvoorbeeld wegen en openbare verlichting) en met maximaal twee rollen (bijvoorbeeld directievoering en werkvoorbereiding). In de praktijk betekent dit dat een medewerker een hoofdtaak en een neventaak vervult en dat de evenknie van deze medewerker deze neventaak juist als hoofdtaak heeft en de hoofdtaak als neventaak. Dit bereiken we in twee jaar tijd. In de binnendienst moet ook aandacht zijn voor het positioneren van één of meer medewerkers die meer generalistisch zijn en overzicht hebben over de verschillende taakvelden. Hieraan zal nog nader invulling moeten worden gegeven.
10
Projecten in Meppel Wij stellen voor om de projectleiders civiele en cultuurtechniek alsmede de toezichthouders op deze werken onderdeel uit te laten maken van dit team, omdat hun werksoort hier onlosmakelijk mee is verbonden.
4.2. Hoe gaan we dat bereiken? Per 1 mei 2015 Wij zouden graag per 1 mei de binnendienst op een locatie Diever huisvesten. Deze locatie is echter met ingang van 1 mei niet volledig beschikbaar. Om die reden is voorgesteld een aantal taakvelden in Diever te huisvesten en een aantal taakvelden in Meppel. Dit laat onverlet dat met name in de periode 1 mei-1 januari 2016 gewerkt wordt op de locatie waar het werk is, omdat dan het gebiedsmodel nog van toepassing is en ook de beheerssystemen nog niet zijn aangepast. In deze periode zal de leiding van dit team een hulpstructuur moeten aanbrengen voor overleg en afstemming. Er zullen gesprekken worden gevoerd met de medewerkers om te bepalen wie welke rollen en taken gaat vervullen binnen het team. Hierbij zal zoveel mogelijk aangesloten worden bij de kwaliteiten en wensen van de medewerkers. De beheersystemen GBI en Planon zijn wellicht nog niet integraal beschikbaar voor beide gemeenten. Voor het benutten van dit systeem zal in de beginperiode wellicht naar de locatie Meppel of Westerveld moeten worden uitgeweken om dit systeem te vullen of te raadplegen. Dit sluit aan bij het uitgangspunt in het flexibel werken, namelijk dat je werkt waar het werk is. Concreet betekent dit: - Huisvesting projectleiding en vastgoed op locatie Meppel (tot uiterlijk 1 januari 2016) - Overige onderdelen locatie Diever - Aantal werkplekken in Diever uitgebreid zodat minimaal 1 dag in de week ook daar gewerkt kan worden - Leidend is werken waar het werk is - Start gesprekken met medewerkers over ambities, taken en rollen en kwaliteiten - Start met aanpassing beheerssystemen - De werkzaamheden vinden plaats vanuit het gebiedsmodel (beide gemeenten) dat betekent ook dat medewerkers die in een bepaald gebied werken hier ook veel aanwezig zullen zijn
11
Vanaf 1 oktober 2015 Tot 1 oktober 2015 wordt gewerkt volgens het gebiedsmodel: de werkwijzen blijven nog even zoals ze waren. Er wordt een uitvoeringsplan geschreven dat gereed is voor 1 oktober 2015. Het uitvoeringsplan bestaat uit het maken van een overzicht van welke medewerker welke functie kan vervullen; onder andere op basis van gesprekken met medewerkers. Daarnaast is daarin opgenomen welke opleidingen en werkervaring nodig is voor welke medewerkers om de nieuwe taken te kunnen vervullen. Daarbij is nauwkeurig aangegeven wat de kosten van opleiding zijn. Op dit moment schatten wij in dat hiervoor maximaal € 25.000 benodigd is (uitgaande van maximaal 10 medewerkers a € 2.500), hetgeen naar onze mening grotendeels kan worden betaald uit het reguliere opleidingsbudget van beide gemeenten. De beheersystemen dienen op elkaar afgestemd te worden. Tevens zijn voor 1 oktober 2015 de geïntegreerde beheersystemen GBI en Planon gereed voor de medewerkers van beide gemeenten. De kosten voor het inrichten van de nieuwe versie GBI zoals deze in Meppel draait bedraagt maximaal €25.000. Het bedrag is afhankelijk van de keuze die gemaakt wordt in zelfwerkzaamheid. Deze conversie is opgenomen in de ICT-planning van Westerveld. Aan de ICT-afdelingen van de beide gemeenten zal worden gevraagd hiervoor voorstellen te doen. Daarvoor wordt een opdrachtformulering gemaakt die besproken wordt met ICT. De kosten voor de integratie van beide GBI beheersystemen worden ingeschat op € 5.000. De kosten voor het aanpassen van Planon bedragen ca. €5.000. Dit bedrag is niet opgenomen in de vervangingscyclus en wij stellen u voor dit te dekken uit de frictiekosten.
Per 1 januar i 2016 Met ingang van 1 januari zal de binnendienst werken volgens het jaarplan en zal invulling gegeven zijn aan het uitvoeringsplan. Op basis van het jaarplan worden medewerkers verantwoordelijk gemaakt voor een opdracht. Dit kunnen advies- of beleidsnotities, projecten of werken zijn. Daarbij is het uitgangspunt opdrachtnemer- en opdrachtgeverschap. De uitvoering kan zowel door een externe opdrachtnemer als door een interne opdrachtnemer plaatsvinden.
4.3. Wat betekent dit in termen van de 3K’s? Kwaliteit: - Verhoging van professionaliteit door meer planmatig te werken. - De medewerker is breder is inzetbaar door verbreding taakvelden en/of rollen. - Voor medewerkers meer ruimte voor specialisme en differentiatie.
12
Kwetsbaarheid: - Geen éénpitters meer; doordat deze bij elkaar zijn gebracht op 1 locatie, door de verdeling van de taken over meerdere personen en door het vervullen van verschillende rollen. - Minder inhuur van adviesbureaus en daardoor minder afhankelijk van anderen. Kosten/efficiency: - Eén medewerker maakt beleid of producten voor het gehele grondgebied met behoud van de couleur locale. Daarvoor zoekt hij afstemming met zijn collega’s op het zelfde vakgebied. - Minder inhuur van adviesbureaus en daardoor minder afhankelijk van anderen. - In de toekomst op beleidscapaciteit door natuurlijke uitstroom inboeten. - Efficiënter werken door eenduidig beleid; gelijke kapstok voor KOR/KOM, maar wel rekening houden met couleur locale.
4.4. Advies HR Organis atieontwikkelingstraject Het voorstel om het hybridemodel in te voeren is aantrekkelijk. Het biedt aan de ene kant ruimte voor de medewerker om zich te ontplooien, maar het heeft ook in zich dat er een bepaalde mate van specialisatie kan worden behouden of worden gerealiseerd. Door spreiding van kennis kan hiermee de kwetsbaarheid worden verminderd. De mate waarin het hybridemodel effect heeft op de salariëring van de medewerkers is op voorhand niet te zeggen. De functiebeschrijvingen van zowel HR 21 (het systeem van Westerveld) als FuwaLeeuw (het systeem van Meppel) biedt ruimte voor interpretatie en ontwikkelmogelijkheden binnen de eigen functie.
HRM Het voorstel betekent in de dagelijkse praktijk voor een aantal medewerkers een toename van woon- werkverkeer. De geharmoniseerde reguliere regeling woon – werkverkeer is hierop van toepassing.
Korte ter mijn (1 mei tot 1 oktober) Omdat uitgegaan wordt van één arbeidsplaats/teamlocatie zal de komende periode moeten worden beoordeeld wat één arbeidsplaats/teamlocatie in de praktijk betekent. Te meer daar vanaf 1 mei tot 1 oktober elke medewerker in de binnendienst zijn bestaande functie-inhoud en werkgebied houdt waardoor het werken waar het werk is een behoorlijke impact heeft op het principe van één
13
arbeidsplaats/teamlocatie. In deze periode zal dan ook het reizen tussen beide werkgebieden vallen onder de categorie dienstreizen.
Per 1 oktober In de periode 1 mei tot 1 oktober kan beoordeeld worden hoe het werken op één locatie zoals in dit advies wordt aangegeven vorm en inhoud heeft gekregen en kan daartoe een voorstel worden gedaan hoe omgegaan moet worden met reiskosten. In het algemeen geldt dat als je arbeidsplaats/teamlocatie wijzigt dit ook gevolgen heeft voor je woon-werkverkeervergoeding. In de kern kan dit meer reistijd voor woon-werkverkeer opleveren. De extra reistijd valt niet onder de compensatie vanuit woon-werkverkeer. In de functie van de medewerkers verandert op korte termijn niets. Wel ontvangen de medewerkers een aanwijzingsbrief waarin staat dat ze vanuit hun functie voor beide gemeenten inzetbaar zijn. Daarbij wordt aangegeven wie de leidinggevende is en vanuit welke hoofdlocatie ze gaan werken.
Wat betekent dit voor de medewerker? Voor de medewerker kan dit mogelijk op termijn (overgang van het gebiedsmodel naar het hybridemodel) een verbreding of versmalling van functie en taken betekenen. Het kan ook een verzwaring van taken betekenen: dit zou consequenties kunnen hebben voor de functieschaal. Dit is afhankelijk van de rollen als medewerker; blijft de medewerker alleen groen doen (zowel werkvoorbereiding, beleid als uitvoering), dan heeft dat geen gevolgen. Maar komt daar een extra taak bij, zoals water, dan kan dit consequenties hebben. Het is afhankelijk van de combinatie. Dit geldt overigens alleen voor de medewerkers die nu overwegend één taak of rol hebben. Aan de andere kant kan de herverdeling van taken en verantwoordelijkheden ook een versmalling betekenen.
5.
De Buitendienst
5.1. Wat is ons toekomstbeeld? De buitendienst is nu, maar is ook de komende jaren, sterk in ontwikkeling. De buitendienst, met name onderdeel groen, is gebiedsgericht ingedeeld en verricht kort-cyclisch werk in het serviceteam. Daarnaast worden in dit team ook onderhoudswerk en inspecties verricht op het gebied van pompen en gemalen en spelen. Wij zien een rol weggelegd in onze groenploeg als werkbedrijf voor WSW-
14
medewerkers. De groenploeg werkt op basis van interne bestekken (bedrijfsmatige aanpak). In de toekomst zal met name de organisatie rondom WSW-medewerkers bepalen hoe onze buitendienst er uit gaat zien. De buitendienst houdt zich bezig met de uitvoering en het onderhoud van de onderdelen cultuurtechniek (openbaar groen, bomen, heesters en hagen, speelvoorzieningen), civiele techniek (wegen en paden, riolering, gladheidbestrijding), stadsverzorging (vegen, ledigen afvalbakken, zwerfvuil), reiniging (afval brengstation, inzameling afval, ongediertebestrijding), onderhoud van graven, het uitbesteden van grafdelving en toezicht en handhaving (BOA’s). Daarnaast zijn er ondersteunende diensten, zoals de werkplaats, het transport, klachten en meldingen en een wachtdienst voor het oplossen van calamiteiten. De werf wordt in een apart hoofdstuk behandeld. Als stip aan de horizon voor het onderdeel werven zien wij uiteindelijk één centrale en nieuwe werf voor ons. Of we uiteindelijk deze stip aan de horizon bereiken is afhankelijk van vele keuzes. Hier gaan we later in dit hoofdstuk op in. Voor de komende twee jaar gaan we echter uit van de centrale werf in Meppel met een steunpunt in Dieverbrug. Ook voor de buitendienst geldt het uitgangspunt werken waar het werk is. Bij de buitendienst maken we onderscheid tussen de onderdelen: 1. Groen 2. Serviceteam 3. Reiniging 4. Toezicht, opsporing, parkeren, havens en bruggen Daarnaast gaan we in dit hoofdstuk ook in op de onderdelen: - Graf delven - Experimenten Spelen & Boa’s - Werf en tractie
5.2. Groen 5.2.1 Wat is ons toekomstbeeld? De werkgroep groen heeft een sterke voorkeur voor het realiseren van een doorgaande lijn beleid, regie, werkvoorbereiding, beheer en onderhoud in één team. Daaraan is tegemoet gekomen. Daarnaast werd het model waarbij de medewerkers van Reestmond onderdeel van het team zouden worden positief beoordeeld. In ons toekomstbeeld wordt dit gerealiseerd op de volgende wijze.
15
De uitvoering van het openbaar groen wordt georganiseerd door zeven algemene ploegen en twee specialistische ploegen. -
-
De zeven algemene ploegen zijn ingedeeld in gebieden en verrichten onderhoudswerk op basis van het groenbestek. De ploegen bestaan uit ongeveer twaalf medewerkers van Reestmond en twee medewerkers van beide gemeenten. Met deze omvang is er diversiteit in elke ploeg en is de ploeg minder kwetsbaar, omdat door de omvang van de groep onverwachte gebeurtenissen op te vangen zijn. De twee specialistische ploegen verrichten werkzaamheden over het gehele grondgebied: een bomenploeg en hagen & heestersploeg. Dit is hoogwaardig werk, de kennis en het vakmanschap is aanwezig om dit zelf te doen. Hierdoor kan je inspelen op de dynamiek en de klantvraag. Deze twee teams maken gebruik van de algemene ploegen voor het lichte onderhoudswerk. Beide ploegen werken op basis van interne bestekken.
5.2.2. Hoe gaan we dat bereiken? Westerveld werkt op dit moment nog niet volgens deze wijze. Meppel al wel. Westerveld heeft op dit moment ook nog niet de medewerkers in huis die de functie van werkbegeleider bekleden. Er moeten enkele (4 tot 6) medewerkers geënthousiasmeerd en opgeleid worden om deze andere functie te gaan bekleden. Bestekken (intern aanbesteed in Meppel en extern aanbesteed in Westerveld) worden op elkaar afgestemd. In de tussentijd starten we ook met onderhandelingen met Reestmond, voor het omzetten van het uitbestedingscontract van Westerveld in een detacheringsovereenkomst en de inrichting van het samengestelde team. Dit contract is dusdanig opgesteld dat beëindiging per 1 januari 2016 tot de mogelijkheden behoort. Per 1 mei 2015 Worden gesprekken met alle buitendienst medewerkers in Westerveld gevoerd over een eventuele functieverandering naar o.a. begeleider van medewerkers van Reestmond en doen medewerkers ervaring op in de teams in Meppel. De opleiding wordt gestart per 1 september 2015, de kosten voor deze opleiding bedragen €3.000. Deze kunnen bekostigd worden uit het reguliere opleidingsbudget van beide gemeenten. Per 1 oktober 2015 Zijn de onderhandelingen met Reestmond afgerond en ligt er een detacheringsplan met kostenplaatje en uitvoeringsplan hoe dit te bereiken.
16
Per 1 januar i 2016 Werkt het onderdeel groen over beide gemeenten met gedetacheerde medewerkers van Reestmond in 7 algemene ploegen en 2 specialistische ploegen. De gebiedsploegen werken vanuit keten in het gebied. De specialistische ploegen werken afhankelijk van de locatie vanuit de gemeentewerf in Meppel, het steunpunt Dieverbrug of keten ter plaatse.
5.2.3. Wat betekent dit in termen van de 3K’s? Kwaliteit: - Verbreding van het werk voor medewerkers; meer afwisseling in taken en door het werken in een wijk meer verantwoordelijkheidsgevoel. - Toezichthouder altijd aanwezig, komt kwaliteit van het werk ten goede . - De ploeg wordt groter, waardoor taakroulatie eenvoudiger tot de mogelijkheden behoort, bijvoorbeeld bij ziekte of bij verminderde inzet.
Kwetsbaarheid: - Minimale bezetting meer gegarandeerd. Kosten/efficiency: - Kortere lijnen tussen regie en uitvoering. - Meer evenwicht in zomer- en winterwerk; in het voorjaar zijn er pieken in Meppel, in de winter in Westerveld. - Meer voldoen aan de zorgplicht; op basis van de nieuwe werkwijze gaan wij er van uit dat we dichter bij de zorgplicht kunnen komen, voor met name de oudere bomen. - Toezichthouder altijd aanwezig, levert meer sturing op waardoor er ook efficiënter kan worden gewerkt - Op termijn (binnen 5 jaar) levert dit een besparing op van 5% (gebaseerd op leeftijdsuitstroom bij Reestmond). - Op de korte termijn is sprake van een kostenbesparing van ca. € 75.000 welke besparing in het eerste jaar benodigd is om de frictiekosten. (o.a. voor opleiding, kleding en keten) te kunnen dekken.
5.2.4. Advies HR Rechtspositie Het begeleiden van medewerkers van Reestmond is een nieuw taakonderdeel waarvoor nog een aantal medewerkers geënthousiasmeerd en eventueel opgeleid moeten worden. Enkele medewerkers van Meppel hebben hier al enige ervaring mee opgedaan. Uitgangspunt is dat hiervoor een passende beloning wordt
17
getroffen. Omdat het een nieuwe werkwijze is, moet de impact daarvan op formatie- en functieniveau nog nader worden onderzocht. In de praktijk betekent dit dat er gedurende een bepaalde periode de volgende vragen moeten worden beantwoord. Is de begeleiding structureel van aard, moet dit dan opgenomen worden in de generieke functiebeschrijving en zo ja wat zijn daar dan de gevolgen van. Zo nodig volgt dan een functiewaarderingstraject voor deze functie door HR21 en Leeuwendaal. Is de activiteit niet onlosmakelijk met de functie verbonden, maar is het meer een persoonsgebonden activiteit, dan moet daarvoor een andere passende beloning voor worden gevonden. In de opzet over de strategische personeelsplanning kan dit aspect meegenomen worden. Het voorstel betekent in de dagelijkse praktijk voor een aantal medewerkers een toename van het woon- werkverkeer. Dit is slechts in een beperkt aantal gevallen van toepassing, omdat in de buitendienst het werk plaatsvindt met dienstauto’s. Deze auto’s zijn geïntegreerd in de werkwijze en zullen gestald worden in het gebied waar gewerkt wordt. Medewerkers uit Westerveld die naar een werk in Meppel moeten zullen hun dienstauto ophalen in Dieverbrug en van daaruit naar het werk rijden. Hetzelfde geldt voor de medewerkers in Meppel. Voor de medewerkers die hun werk op de werf hebben (bijvoorbeeld de monteur) betekent het een aanpassing van de arbeidslocatie/teamlocatie en is de geharmoniseerde reguliere regeling woon –werkverkeer van toepassing. Ook hier geldt dat reistijd niet onder de compensatie regeling van woon- werkverkeer valt. Medewerkers blijven in eigen dienst en de leidinggevenden hebben mandaat over alle medewerkers. In de functie/ aanstelling wijzigt op korte termijn ook niets. Wel krijgen de medewerkers een aanwijzingsbrief waarin staat dat ze vanuit hun functie voor beide gemeenten inzetbaar zijn. Daarbij wordt aangegeven wie de leidinggevende is en vanuit welke hoofdlocatie ze gaan werken. Wat betekent dit voor de medewerker? Dit betekent een wijziging in de taken. De grootste verandering is er voor de medewerkers van Westerveld. De enthousiaste medewerker zal opleiding moeten volgen om de taak naar behoren te kunnen uitvoeren. Met deze werkwijze speel je ook in op doelstellingen in de participatiewet. De consequenties van dit model zullen voelbaar zijn bij Reestmond, maar gelet op de opbouw van de kostenbesparing (welke voornamelijk is gebaseerd op natuurlijk verloop bij Reestmond) zal dit effect gering zijn.
18
5.3. Serviceteam Op dit moment werkt Westerveld werkt met integrale serviceteams waarvan het doel is om snel en adequaat te reageren op meldingen en klachten over de openbare ruimte van inwoners en bedrijven. Meppel kent geen serviceteams. Klachten vakspecialisten en aannemers afgedaan.
en
meldingen
worden
door
5.3.1. Wat is ons toekom stbeeld? In de toekomst worden klachten en meldingen door een integraal serviceteam opgepakt en afgehandeld. Het team neemt al het kort-cyclische werk in behandeling dat te maken heeft met wegenonderhoud, straatmeubilair, kunstwerken, ongediertebestrijding, spelen, zwerfvuil, ondersteuning evenementen, prullenbakken, depotdogs. Behalve de klachten en meldingen is het team ook verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud en periodieke keuringen van materieel. De bestaande werkwijze voor pompen en gemalen en voor de bebordingen, blijven zoals deze zijn. Deze twee taakvelden kennen een hoog specialistisch karakter. In het serviceteam zijn ongeveer 10 mensen aan het werk. De mensen zijn in de basis allrounders met één of hooguit twee specialistische taken. Het serviceteam vormt ook de wachtdienst die buiten werktijden op klachten en calamiteiten inzetbaar is. Het onderhoudsteam pompen en gemalen bestaat uit 3 mensen en voor bebording staan 2 mensen op de rol. Het serviceteam wordt aangestuurd door een voorman.
5.3.2. Hoe gaan we dat bereiken? Per 1 mei 2015 Gaan de medewerkers van beide gemeenten belast met het onderhouden van de pompen en gemalen en bebording samen werken over het gehele grondgebied. De klachten en meldingen worden opgepakt door 1 serviceteam voor het gehele grondgebied. Per 1 mei zijn er ook afspraken gemaakt met de KCC’s over het doorzetten van klachten en meldingen, de wijze van afhandeling en het behalen van de serviceniveaus conform de daarover gemaakte afspraken (doel 7). Per 1 oktober 2015 Het uitvoeringsplan voor het serviceteam en het onderhoudswerk pompen en gemalen en bebording is gereed.
19
Per 1 januar i 2016 Op 1 januari is sprake van een integraal serviceteam voor het gehele grondgebied en werken de onderhoudsteams ook integraal over het gehele grondgebied.
5.3.3. Wat betekent dit in termen van de 3K’s? Kwaliteit: - Werken met servicenormen (in Westerveld werkt men al met servicenormen) voor de afhandeling van klachten en meldingen, eenduidigheid in de afhandeling van klachten en meldingen. Kwetsbaarheid: - Niet afhankelijk van aannemers meer voor klachten en meldingen. - Minimale bezetting gegarandeerd en onderlinge vervangbaarheid eenvoudiger.
is
Kosten/efficiency: - Afhankelijk van hoe de wachtdienst georganiseerd wordt in combinatie met servicedienst zal er al dan niet efficiency plaatsvinden.
5.3.4. Advies HR Organis atieontwikkelingstraject Door het opnemen van het taakveld (wachtdiensten) in de functiebeschrijving verminder je de kwetsbaarheid, omdat je de medewerkers kunt verplichten deze diensten te kunnen gaan draaien. Meer roulatie van taken.
Rechtspositie In het geval dat de wachtdienst in de functie verweven wordt, wijzigt er voor Westerveld niets. Binnen Meppel wordt er een zinsnede in de generieke functie opgenomen en de medewerkers krijgen een vergoeding. Dit betekent geen verzwaring van de functie in de zin van functiewaardering. De beschikbaarheid wordt beloond in de vorm van een vergoeding. Bovendien geldt dat dan in Meppel voor alle medewerkers met die functie en niet meer op basis van vrijwilligheid. Wat betekent dit voor de medewerker? Medewerkers van Meppel krijgen er taken bij, voor het uitvoeren van klachten en meldingen. Daarnaast kan het zijn dat de wachtdienst gekoppeld wordt aan de
20
functie, dit betekent voor de medewerkers een verandering. Je werkgebied is groter, waardoor je langer onderweg bent.
5.4. Reiniging/tractie De reiniging bestaat uit de volgende onderdelen: afval brengstation, afvalinzameling, machinaal vegen van wegen, (ondersteuning) transport kolkenzuigen, gladheidbestrijding(smaterieel) en een werkplaats.
5.4.1. Wat is ons toekomstbeeld? Deze eenheid heeft een omvang van circa 18 medewerkers en wordt operationeel aangestuurd door een voorman. De werkplaats met drie monteurs wordt aan de reiniging verbonden in verband met de kwetsbaarheid van de inzet van materieel (afvalinzameling moet door, gladheidbestrijding moet rollen als dat nodig is). Daarnaast werken er maximaal 3 medewerkers van Reestmond bij het ABS. Afval brengstation: we streven ernaar om het afval brengstation in Havelte ook te laten gebruiken door de inwoners van de gemeente Meppel. Afvalinzameling: er is sprake van twee verschillende contracten. In de toekomst verwachten we geen wijzigingen. De gemeente Westerveld werkt samen met de ROVA en Meppel behoudt de eigen inzameling, mede vanwege de compactheid van de stad. Hier verandert op korte termijn dus niets. Machinaal vegen in Meppel wordt door de eigen dienst verzorgd, in Westerveld is dit uitbesteed. Met de inzet van enkele chauffeurs uit Westerveld en met flexibele werktijden is er voldoende veegcapaciteit om ook de gemeente Westerveld te verzorgen. Ook in geval van calamiteiten (oliesporen, grind op de weg et cetera) is dit mogelijk. Ongediertebestrijding wordt onderdeel van het serviceteam, zoals dit in voorgaande paragraaf is beschreven. Stadsverzorging bestaat uit vegen, prullenbakjes en zwerfvuil. Deze laatste twee worden in de toekomst meegenomen in de gebiedsteams.
5.4.2. Hoe gaan we dat bereiken? Afval brengstation: een samenwerking levert voor Meppel wat op, doordat er geen gebruik meer hoeft te worden gemaakt van het ROVA station. Voor Westerveld levert dit een verhoging van de inkomsten uit grondstof op. Het is nog onduidelijk
21
hoeveel Westerveld dit naar verwachting oplevert. Onze inschatting is dat dit per gemeente structureel €75.000 oplevert. Afvalinzameling: geen wijziging. De stadsverzorging: De stadsverzorging (vegen, prullenbakjes en zwerfvuil) is in Westerveld ondergebracht in het bestek van Reestmond. In de toekomst zullen de medewerkers van Reestmond overgaan naar ploegen van groen, daar wordt het in meegenomen voor wat betreft de prullenbakken en het zwerfvuil. Het is nog onduidelijk of een samenwerking op het gebied van stadsverzorging meerwaarde oplevert, dit is afhankelijk van de keuzes voor het machinaal vegen. Voor 1 oktober komen wij met een voorstel. Ongediertebestrijding: de medewerkers ongediertebestrijding maken onderdeel uit van het serviceteam.
5.4.3. Wat betekent dit in termen van de 3K’s? Afvalbrengstation: Kwaliteit: - Hogere kwaliteit door bredere inzetbaarheid Kwetsbaarheid: - Kan een bijdrage leveren aan personele bezettingsproblemen, maar deze is beperkt. - Minimale bezetting gegarandeerd - De ploeg wordt groter, waardoor taakroulatie eenvoudiger tot de mogelijkheden behoort, bijvoorbeeld bij ziekte of bij verminderde inzet. Kosten/efficiency: - Samenwerking kan een kostenbesparing opleveren voor Meppel en een meeropbrengst voor Westerveld. Inschatting is dat dit op termijn per gemeente structureel €75.000 oplevert voor het afval brengstation.
5.4.4. Advies HR Op dit moment voert Westerveld de stadsverzorging niet zelf uit. Als de conclusie uit het onderzoek is dat het nieuwe team stadverzorging voor beide gemeenten de taken gaat vervullen, kan dit een carrouselbeweging op gang brengen onder de
22
huidige medewerkers. Of er ontstaan wellicht elders nieuwe vacatures door deze verschuiving. Op dit moment kunnen we de eventuele verschuivingen of kosten nog niet inschatten. Het onderzoek moet eerst uitgevoerd worden. Wat betekent dit voor de medewerker? De medewerkers van het brengstation maken dan integraal onderdeel uit van het team uitvoering. De medewerkers belast met ongediertebestrijding maken deel uit van het serviceteam.
5.5. Toezicht, opsporing, parkeren, havens en bruggen 5.5.1. Wat is ons toekomstbeeld? De BOA’s (6 + ½ coördinator), de havenmeesters (1,5), de marktmeester / evenementenmeester (1), de parkeerbeheerder (1) en de brugwachter (1) gaan op termijn een integrale eenheid vormen waarbij er in grote mate onderlinge vervangbaarheid ontstaat. Dat betekent dat de BOA ook havenmeestertaken en marktmeestertaken kan vervullen, dat de havenmeester kan bijspringen bij parkeerbeheer etc. Dit ondervangt in grote mate de grote (vaak seizoensgebonden) kwetsbaarheid die nu op al deze taakvelden bestaat. Door onderlinge vervanging en ondersteuning tussen de verschillende disciplines kan per 2018 door natuurlijk personeelsverloop een efficiency worden bereikt. Dit maakt onderdeel uit van de strategische personeelsplanning.
5.5.2. Hoe gaan we dat bereiken? Dit gaan we bereiken door bovengenoemde medewerkers in te werken op elkaars taken zodat onderlinge vervangbaarheid en roulatie een gewoonte wordt. Uiteindelijk kan hierdoor efficiency worden bereikt. Hiervoor wordt een plan gemaakt dat op 1 januari 2016 gereed is.
5.5.3. Wat betekent dit in termen van de 3K’s? Kwaliteit: Geen verschil Kwetsbaarheid:
23
-
Seizoensgebonden pieken kunnen beter worden opgevangen omdat de minimale bezetting meer gegarandeerd is. Eenpitters worden ondervangen
Kosten/efficiency: Door natuurlijk verloop kan er een efficiencyslag gemaakt worden, waardoor met minder mensen, door de onderlinge vervangbaarheid, dezelfde taken kunnen worden uitgevoerd.
5.5.4. Advies HR De bezetting van het nieuw te ontwikkelen onderdeel wordt meegenomen in de nog te ontwikkelen strategische personeelsplanning. Dit kan betekenen dat medewerkers meerdere rollen/taken krijgen. Op dit moment is nog niet goed te overzien voor hoeveel mensen dit kan gelden en wat de kosten daarvan zijn. Wat betekent dit voor de medewerker? Voor de medewerkers betekent dit een verbreding van de taken. De komende 6 jaar gaat er voor 5.5 fte met pensioen. Wij denken dat we door slechts beperkte nieuwe instroom een eerste stap kunnen zetten naar integraal inzetbare mensen. Dit wordt uitgewerkt in het document strategische personeelsplanning.
5.6. Graf delven 5.6.1. Wat is ons toekomstbeeld? Op dit moment hebben Westerveld en Meppel beiden het delven van graven uitbesteed. Wanneer deze contracten zijn afgelopen is het mogelijk om daar één contract van te maken. Het onderhouden van graven hoort bij groen.
5.6.2. Wat betekent dit in termen van de 3K’s? Kwaliteit: - Geen verschil, doordat Meppel en Westerveld het delven van graven op dit moment ook al hebben uitbesteed. Kwetsbaarheid: - Geen.
24
Kosten/efficiency: - In de toekomst wellicht kosten besparing wanneer Meppel en Westerveld gezamenlijk één contract hebben.
5.6.3.
Wat betekent dit voor de medewerker?
Weinig, dit is maar een klein onderdeel van de taken van medewerkers.
5.7. Experimenten Spelen & BOA’s Het onderdeel Spelen bestaat uit 4 medewerkers en het onderdeel BOA’s uit 6 medewerkers. Voor 1 april vindt een evaluatie plaats van de experimenten. Daarvoor worden de betrokken medewerkers en teamleiders geïnterviewd op basis van een vooraf opgestelde vragenlijst.
6.
Werf & tractie
Voor de gemeentewerven en tractie is net als bij de andere onderdelen een werkgroep geformeerd die in een aantal fases de werven onder de loep heeft genomen. Tijdens de analysefase zijn de verschillen en overeenkomsten wat betreft werkwijze, gebouwen en materieel geïnventariseerd. Aan de hand van scenario’s is vervolgens tijdens de ontwerpfase geschetst welke mogelijkheden er zijn voor de keuze van de gemeentewerf. Daarvoor zijn verschillende uitgangspunten gehanteerd: de 3 K’s, haalbaarheid, draagvlak, draagt het scenario bij aan één team en sluit een scenario aan op de keuze van de scenario’s in de overige werkgroepen. Daarna heeft het projectgroep de scenario’s ook getoetst. De conclusie van de werkgroep is: 1. behouden van twee werven 2. één werf op een centrale locatie met wijkteams 3. één werf op een centrale locatie De conclusie van de projectgroep is: 1. één werf op een centrale locatie 2. één werf in Meppel 3. behouden van twee werven
25
6.1. Wat is ons toekomstbeeld? Om een langetermijnvisie te formuleren zijn alle functies van de werf geïnventariseerd en is rationeel beoordeeld of er een relatie is tot het gebouw, de werf. Daarvoor is het volgende geïnventariseerd; - wat hebben we (welke functies), - wat is er op basis van de 3 K’s te behalen – en is dat realistisch/praktisch uitvoerbaar (haalbaarheid). Verder is een verbinding gezocht met tractie, inzameling huisvuil en het afval brengstation (ABS), omdat daar een nauwe relatie is met de keuze van één centrale gemeentewerf.
6.1.1.
Primaire functies
Als je puur naar de primaire functies kijkt waaraan een gemeentewerf moet voldoen komen we tot de volgende constatering: -
Stalling wagenpark en machines Werkplaats/garage en een magazijn Steunpunt voor gladheidsbestrijding en zoutopslag
6.1.2.
Secundaire functies
De overige functies scharen we onder secundaire functies. Deze functies zijn anders te organiseren en kunnen daardoor losgekoppeld worden van een werf(locatie). Of dit wenselijk is, is afhankelijk van hoe een organisatie is ingericht. De volgende functies vallen onder de categorie secundaire functies: -
Kantine Huisvesting/Kantoor Opslag Werkplaats overige werkzaamheden als timmerwerkplaats Loketfunctie (geldt alleen voor Meppel)
6.1.3.
Toekomstbeeld over 5 jaar
Hoe de buitendienst zich ontwikkelt is afhankelijk van de keuzes welke gemaakt worden ten aanzien van: het werken met medewerkers van Reestmond, hoe het gaat met de gladheidsbestrijding (uitbesteden dan wel zelf doen) en op welke wijze we het gebiedsgerichte werken gaan invullen. Vooralsnog hebben we twee jaar de tijd om daarin stappen te zetten. Op basis van de huidige werkwijze is ons voorstel op dit moment om op langere termijn in Havelte naast het afval brengstation (ABS) een nieuwe centraal gelegen werf te bouwen. Dit sluit aan op de combinatie van conclusies van de werkgroep en de projectgroep. De grond (2,5 hectare) is in eigendom van de gemeente Westerveld. Omdat deze locatie centraal in het totale
26
grondgebied ligt is meer efficiëntie te behalen en zijn er op langere termijn kosten te besparen. De exploitatie anno 2015 van de werven is redelijk hoog; de werf in Meppel €352.368 (exclusief belastingen en verzekeringen materieel) en in Westerveld €203.911 (inclusief belastingen en verzekeringen materieel). Verder is er een combinatie te maken met een gezamenlijk afval brengstation dat naast deze locatie ligt. Bijkomend voordeel kan zijn dat de markt aantrekt waardoor het gemakkelijker wordt om de bestaande werf en het steunpunt te verkopen. Uitgangspunt hierbij is dat vooral het momentum bepaalt wanneer deze overstap gemaakt zou kunnen en moeten worden. We willen ten allen tijden voorkomen dat er een nieuwe werf wordt gebouwd en er twee werven leeg staan.
6.2. Hoe gaan we dat bereiken? Per 1 mei 2015 De projectgroep stelt voor om voor een termijn van 2 jaar de twee gemeentewerven te wijzigen naar één steunpunt in Dieverbrug en één gemeentewerf in Meppel. De reden hiervoor is dat er meer efficiëntie is te behalen, uitgaande van de primaire functies van een gemeentewerf. Gedurende deze twee jaar hebben de gemeentewerf en het steunpunt de volgende functies: -
-
gemeentewerf: de gemeentewerf zal functioneren als de locatie van waaruit de centrale coördinatie plaatsvindt voor het buitenbedrijf en waar alle primaire en secundaire functies onder één dak zitten. steunpunt Dieverbrug: het steunpunt is een uitvalbasis van waaruit het werk efficiënter is om op te starten. Kortom de werkzaamheden zijn leidend voor het gebruik van het steunpunt. Voor kleine reparaties e.d. kan nog gebruik gemaakt worden van de werkplaats in Dieverbrug wanneer er sprake is van een calamiteit. Uitzondering is de strooidienst, daarbij wordt uitgegaan van beide locaties.
Zowel de stalling van het wagenpark, stalling van machines, een werkplaats, garage en magazijn zijn één op één te organiseren vanuit de werf Meppel. Hiervoor voldoet de ruimte en voldoet de inrichting. De gladheidsbestrijding en zoutopslag zijn niet efficiënt te organiseren vanuit één werf in verband met lange aanrijtijden en het bestuurlijk uitgangspunt om binnen 2 tot 2,5 uur de totale route te kunnen strooien. Op korte termijn is het efficiënter om twee locaties (werf Meppel en steunpunt Dieverbrug) te behouden, omdat het opstarten vanuit bijvoorbeeld Meppel teveel reistijd vraagt waardoor de efficiëntie onder druk staat. Uitgangspunt
27
is dat wordt gewerkt waar het werk is, afhankelijk van het gebied en organisatieonderdeel waarin een medewerker werkzaam is. Doordat de opslag naar de gemeentewerf (Meppel) gaat kan de locatie in Dieverbrug worden verkleind. Daardoor ontstaat er een verkoopbare kavel inclusief een bestemmingsrealisatie van een bedrijfswoning. Doordat er momenteel weinig of geen bouwkavels voorhanden zijn in de gemeente is aannemelijk dat het perceel binnen een redelijke termijn te verkopen is. Een en ander is afhankelijk van de plannen van de Provincie rondom deze kavel. De opbrengsten door verkoop heeft een beperkt effect op de exploitatie (kapitaallast), dit zijn overwegend eenmalige opbrengsten. Per 1 oktober 2015 / 1 januari 2016 De keuze om op de lange termijn te komen tot één werf hangt af van een aantal strategische keuzes, namelijk: 1. Gladheidsbestrijding in eigen dienst blijven uitvoeren of gaan we op termijn uitbesteden? Dit heeft gevolgen voor het logistieke deel. Is het mogelijk vanaf één centrale werf deze dienst uit te voeren? Het uitbesteden van dit werk is een reële overweging, omdat de uitvoering ook door aannemers is te organiseren. Het besluit over het al dan niet uitbesteden van de gladheidsbestrijding kan beter op een later tijdstip gemaakt worden omdat dan inzichtelijk is, hoe de eigen dienst presteert. 2. Om in beeld te brengen wat momenteel de verkoopbaarheid is van de beide gemeentewerven moet een nader marktonderzoek worden gedaan, inclusief een taxatie door een erkende makelaar. De vraag is of dat op dit moment zin heeft gezien het feit dat er op korte termijn wordt gekozen voor een tussenvariant en de huidige prijs over 5 jaar niet meer marktconform zal zijn. Aan de andere kant als je in de tussentijd een koper krijgt voor 1 van de panden kun je je overwegingen herzien. De taxaties kunnen voor 1 oktober 2015 plaatsvinden. 3. De mate van toekomstige samenwerking met Reestmond is sterk bepalend voor hoe en waar een nieuwe gemeentewerf wordt ontwikkeld. Geen samenwerking of beperkte samenwerking vraagt weinig stallingsruimte, kantoorfunctie, opslag, transport etc. In dat geval kan worden volstaan met één werf met steunpunt of op termijn zelfs minder. Een maximale samenwerkingsvorm waarbij 60 tot 80 mensen verbonden worden aan Meppel/Westerveld vraagt om andere huisvesting en legt andere zwaartepunten in de bedrijfsvoering van de totale buitendienst. Bij maximale samenwerking zijn het steunpunt en de werf niet toereikend qua oppervlakte en logistieke mogelijkheden. Het ligt dan voor de hand om een nieuwe werf te ontwikkelen aan de Oeveraseweg in Havelte omdat
28
daar het ABS is gelegen, de te ontwikkelen grond aanwezig is en de huidige locatie van waar uit de groenafdeling van Reestmond is ondergebracht. De politieke besluitvorming over de samenwerking met Reestmond is eveneens voor 1 oktober te realiseren. Alle hieruit voortvloeiende consequenties voor de keuze voor één centrale werf kunnen dan uitgewerkt en in de tijd uitgezet worden.
6.3. Wat betekent dit in termen van de 3K’s? Op basis van tussenperiode van 2 jaar en het toekomstbeeld over 5 jaar. Kwaliteit: - Door de centrale locatie van de werf is het gehele grondgebied snel te bereiken (behalen servicenormen) - Op korte termijn is via de andere onderdelen van de buitendienst zoals hiervoor beschreven kwaliteitswinst te behalen. Kwetsbaarheid: - Doordat medewerkers voornamelijk kwetsbaarheid op te vangen.
vanuit
één
locatie
werken
is
de
Kosten/efficiency: - Voor de tussenfase kan het perceel gelegen naast de werf in Dieverbrug verkocht worden. De inschatting is dat hiervoor redelijk veel belangstelling is gelet op het feit dat Westerveld geen bedrijfskavels beschikbaar heeft, de mogelijkheden in het bestemmingsplan dat er op rust en de snelheid waarmee op dit bedrijventerrein de kavels verkocht werden. - Eén werf in plaats van twee werven, scheelt in de kosten (mits oude werven verkocht) - Vanuit één werf kan efficiënter gewerkt worden
6.4. Advies HR Voor de tussenliggende periode zullen de consequenties voor medewerkers zijn dat er meer spreiding plaatsvindt in het totale werkgebied van beide gemeenten.
29
7.
Samenvattend voorstel
Gelet op het vorenstaande stellen wij de opdrachtgevers voor het volgende voorgenomen besluit te nemen: - tot het inrichten van één team Openbare ruimte, bestaande uit een binnendienst en een buitendienst voor de gemeenten Westerveld en Meppel en dit team op 1 mei 2015 te laten starten. - de leiding van dit team te laten plaatsvinden door twee teamleiders en 2 voormannen voor het team buitendienst. - de binnendienst vanaf 1 januari 2016 te huisvesten op de locatie Diever. - het team buitendienst in ieder geval de komende twee jaar te laten werken vanuit de gemeentewerf in Meppel met een steunpunt voor opslag en materieel in Dieverbrug. - Het team binnendienst te laten bestaan uit de onderdelen civiele techniek (wegen en paden, riolering, water, kunstwerken, openbare verlichting), cultuurtechniek (openbaar groen, bomen, landschap, sportvelden, begraafplaatsen, spelen), verkeer- en vervoer (gedragsbeïnvloeding, fysieke maatregelen, bebordingen en markeringen), vastgoed (gemeentelijke gebouwen en accommodaties), duurzaamheid, afval en reiniging. - Het team buitendienst te laten bestaan uit de onderdelen o groen, dat is ingedeeld in 7 gebiedsteams en op detacheringsbasis werkt met medewerkers van Reestmond en 2 specialistische teams o serviceteam dat de klachten en meldingen en het onderhoud van pompen, gemalen, bebording en spelen voor het gehele grondgebied op zich neemt o reiniging o toezicht, opsporing, parkeren, havens en bruggen o werkplaats en werf -
een besluit te nemen over de wijze van invullen van teamleiders (en manager) op basis van het separate advies van HR . In te stemmen met de investeringen zoals in het kostenoverzicht aangegeven (tabel 1). ICT een advies te laten uitbrengen over de inrichting van het beheerprogramma Mandaat- en budgetregeling vanaf 1 mei aan te passen aan de nieuwe samenwerkingsvorm. In te stemmen met het verrichten van een taxatie van de beide werven. In te stemmen met de verkoop van grond van de kavel in Dieverbrug. In te stemmen met de constatering dat het basispakket arbeidsvoorwaarden een goede basis is voor het opvangen van de personele gevolgen met dien verstande dat:
30
o
o
gelijk werk ook gelijk beloond moeten worden en het jaar 2015 te benutten om te analyseren welke functie elementen de verschillen veroorzaken en vervolgens een voorstel te doen in de periode mei tot oktober een voorstel op te stellen met betrekking tot de extra reiskosten woon-werkverkeer als gevolg van een mogelijke wijziging van arbeidsplaats/teamlocatie.
T ABEL 1K OSTENOVERZICHT
Kosten ten behoeve van Opleidingskosten begeleiding medewerkers groen Inrichting nieuwe versie GBI Westerveld Integratie GBI Integratie Planon Opleiding, kleding, keten groen, nemen we mee in kostenbesparing detachering Begeleiding medewerkers Reestmond
T ABEL 2O VERZICHT
-
31
Soort kosten en dekking Opleidingskosten ICT-planning Westerveld Frictiekosten Frictiekosten Frictiekosten groenbudget Werkgeverskosten
Kosten in Euro’s 3.000 Max. 25.000 5.000 5.000 75.000 5.000 (Wv) 5.000 (Mp)
VERWACHTE BESPARINGEN
Bij de binnendienst minder inhuur als gevolg van toevoeging kwaliteit door samenvoeging. In de buitendienst, bij het onderdeel groen, op termijn (binnen nu en 5 jaar) een besparing van 5% die zich vertaalt in ongeveer 75.000 euro. Dat heeft te maken met de leeftijdsuitstroom bij Reestmond. Op termijn bij inzameling, afhankelijk van ontwikkelingen bij ROVA, verhoging van de opbrengsten voor de gemeente Westerveld en kostenbesparing voor de gemeente Meppel. Bij het onderdeel toezicht een lichte uitstroom waarvan de verwachting is dat deze niet geheel weer zal worden ingevuld. Door gezamenlijk aanbesteden van de diverse onderdelen waaronder graf delven, verwachten wij een verlaging van de kosten. In ieder geval wordt de voorbereiding daarop gezamenlijk gedaan, hetgeen efficiënter is. Voor Westerveld geldt dat een perceel grond in Dieverbrug naast de werf kan worden afgestoten, hetgeen een incidentele opbrengst oplevert. In verband met de leeftijdsuitstroom zal een plan worden gemaakt voor instroom, doorstroom en uitstroom. Dit zal ongetwijfeld tot efficiency leiden.
32
