Het open boekje
Wat zijn de resultaten van de eerste caférondes? Wat is de kracht van onze mensen? Je leest het in dit open boekje. We nodigen je meteen uit voor de volgende caféronde.
Inhoud Inhoud ...................................................................................................................................... 2 Een woordje vooraf .................................................................................................................. 3 Dienstverlening ........................................................................................................................ 4 Mijn collega en ik ..................................................................................................................... 5 Je werkplek .............................................................................................................................. 6 Arbeidsomstandigheden .......................................................................................................... 7 Een uitnodiging voor de volgende caféronde ........................................................................... 8
2
Een woordje vooraf Ze zijn achter de rug, onze eerste caférondes. Het waren intense maar vruchtbare dagen. De eerste vrucht hebben we geplukt. Dat lees je in dit ‘open’ boekje. Waarom een ‘open’ boekje? Omdat we, net zoals jullie tijdens de het eerste café, alles ‘open’ op tafel gooien. Alles is transparant. Alles moet zichtbaar, bespreekbaar en herstelbaar zijn. De opkomst bij de eerste caféronde van eind oktober en begin november? Die was dik in orde. In totaal namen 141 collega’s deel aan ons café. Die collega’s vertelden hun verhaal. De coaches groeven nog een beetje dieper en keken ook waar we het goed doen. Want dat zijn de voorbeelden die ons de juiste weg wijzen. Aan tafel is alles genoteerd. Alle bemerkingen, verzuchtingen, ideeën. Alles wordt meegenomen. Hierin vind je de grote lijnen. Natuurlijk, sommige zaken die aangehaald zijn kunnen we niet in 1-2-3 oplossen. Het kan zijn dat er op sommige plaatsen een plan op langere termijn gevolgd moet worden. Want overal moet verbetering zichtbaar kunnen zijn. Als we een ‘woordenwolk’ maken van de woorden die vaak vermeld zijn, staan er deze zeker in: teamwerk, leiding geven, inspraak, waardering, communicatie, ICT, kennismaken, respect, innoveren, verduidelijken, vereenvoudigen. Een mooi engagement Er kwamen veel positieve zaken op tafel, maar ook veel items die voor verbetering vatbaar zijn. Daar gaan we aan werken tijdens een volgende caféronde met de mensen die een ‘Ja, ik doe mee’ formuliertje in het Gouden Varken staken. Dat waren maar liefst 97 collega’s. Hoe die nieuwe caféronde gaat verlopen is nog helemaal open. Want jullie hebben de touwtjes in handen. We starten met vier caférondes bij de collega’s van de stadswerken. Wat daaruit voortkomt, moeten we nog even afwachten. Alle geëngageerden krijgen een uitnodiging via mail en daarbij zit ook een lijst met alle ideeën en voorstellen van dat item. En iedereen kan altijd alles lezen op www.lommel2020.be Dit ‘open’ boekje met de samenvattingen is voor iedereen. Omdat iedereen ook nog de kans krijgt om alsnog in te stappen. Wil je nog meedoen? Het kan, we hebben niet liever. Op de laatste bladzijde nodigen we je uit voor de volgende ronde. Je vindt er alle info en data. Nogmaals bedankt en tot binnenkort.
3
Dienstverlening Op de eerste plaats dit: wat was het fijn om al die collega’s te zien met een groot hart voor de dienstverlening. En om te zien welke grote deskundigheid we in huis hebben. Weet je waar wij 100% zeker van zijn? Dat bij iedereen de intentie aanwezig is om 100% voor een heel goede dienstverlening te gaan. Maar dan mogen of moeten er een aantal zaken verbeteren. Communicatie bijvoorbeeld. Het woordje dat het meeste streepjes achter zich kreeg. Op de tweede plaats stond ICT. Want het is simpel. Als dat niet werkt of up to date is, kunnen we niet voor die 100% ‘topdienstverlening’ gaan. Maar de digitale dienstverlening mag ook uitgebreid worden. Snel inpikken op nieuwe ontwikkelingen, daar bewijzen we de snelle burger zeker een dienst mee. Toch moet we er ook waakzaam voor zijn dat niet elke klant digitaal mee is. Ook mogen we werk maken van administratieve vereenvoudiging. Het kan toch niet dat je voor het aanvragen van parkeerborden (voor een verhuis) bij drie verschillende diensten moet zijn. De mensen mogen onze dienstverlening af en toe wel beter appreciëren. Als een zoektocht zoals Don Quichot vernield wordt, kunnen de kinderen de zoektocht niet meer doen. En zwerfvuil, ook dat komt de dienstverlening absoluut niet ten goede. Is de klant trouwens altijd koning? Sommige collega’s ondervinden het wel eens, dat een beslissing ‘overruled’ of bijgestuurd wordt. Dit gaat ook over waardering van deskundigheid. Inspraak Als er innovaties zijn, zoals een ticket systeem, best eerst de mensen van de dienstverlening erover laten nadenken. Inspraak! Een betere interne communicatie komt de externe communicatie, de dienstverlening, zeker ten goede. Goed afspreken wie aan wie communiceert. En zorg voor een warme overdracht van dossiers aan elkaar. Ga het vertellen, in plaats van het snel te mailen. Trouwens, we zijn ook klanten van elkaar. Misschien kunnen interne diensten, zoals de personeelsdienst, ook duidelijk communiceren wanneer er iemand aanwezig is. En ook hier met een afsprakensysteem werken. Ideeën genoeg Ook het idee van een goed uitgewerkt smoelenboek, zoals de politie er al eentje heeft, was top. Of smoelenfiches. Niet alleen met de smoel van de collega, maar ook wat hij of zij juist doet of welke specialiteit of bijzondere kennis de collega’s hebben. En diensten mogen een logische naam krijgen, zodat de burger meteen weet waar de dienstverlening voor staat. Er waren ook ideeën inzake bewegwijzering. Werken met gekleurde pijlen of mensen een plattegrond meegeven. Er waren ook vragen naar bepaalde opleidingen om de dienstverlening te verbeteren. Goed aan elkaar doorgeven wanneer er rondleidingen zijn, zodat de dienstverlening er geen hinder van ondervindt. Intern goede afspraken maken, zorgt voor een betere dienstverlening. Veel prachtige ideeën en nuttige opmerkingen. Kortom, we hebben graag aan tafel gezeten met jullie. Laat ons dat nog doen! Ingrid en Marie-Anne (Je leest alle ideeën en voorstellen over ‘dienstverlening’ op www.lommel2020.be) 4
Mijn collega en ik Een intense tweedaagse. Dat is het minste wat je kan zeggen. We hebben de twee dagen afgesloten met een gevoel van trots, maar toch ook met de wetenschap dat er werk te doen is. Uit al die gesprekken over ‘samenwerken’ vallen zeker een aantal lijnen te trekken. Zo was iedereen rond de tafel fier op zijn of haar job. Sommigen spreken zelfs van een droomjob. Dat wat we doen, doen we graag. En we doen het graag goed. Liefst niet alleen, maar als resultaat van een team. Samenwerking en vertrouwen Naar samenwerking en vertrouwen zijn er nog wat bruggen te bouwen. Onze mensen zijn op zoek naar gelijkwaardigheid. Ze willen zichzelf kunnen zijn. Je kwetsbaar opstellen en jezelf zijn verdient geen afstraffing. Waardering, een luisterend oor, empathie of gewoon een welgemeende ‘goedemorgen’, daar zouden we graag iets meer van hebben. Waarom niet eens oefenen om feedback te geven. Of om te luisteren. Er zijn veel verhalen verteld. Intense verhalen. Elke vraag is opgenomen, er wordt niets vergeten. Misschien kunnen we de verhalen, de problemen, zien als wilde kruiden of bloemen die ze in de moderne keuken gebruiken. Als je ze in het bos of in de tuin laat staat gebeurt er niets mee. Ze worden hoogstens met de voeten getreden. Platgetrapt. En alles blijft zoals het was. De gerechten of de organisatie verbetert niet. Maar als je ze plukt, kan je er ongekende en fantastische gerechten mee op tafel toveren. Ze geven kleur en goesting. We zijn een team! Het teamwerk werd als zeer belangrijk omschreven. De teamleider moet midden in het team staat. Moet vooral zijn of haar team aansporen. Niet ernaast of enkel erboven. Continu met elkaar communiceren en luisteren. We moeten het toch samen doen. Dit vraagt wellicht voor een mentaliteitsverandering. Ego’s kunnen een zware last om dragen zijn. Vooral voor de ego’s zelf. De oplossingen of antwoorden op problemen die we met elkaar hebben, moeten er komen zodra ze gevoeld worden. En als er problemen zijn dan zouden we daarover willen praten met elkaar. “Sense and respond” heet dat in de vakliteratuur. Ze in de kast laten liggen, is niet langer een optie. Het mooiste wat jullie ons verteld hebben is dat we daar vandaag al mee kunnen starten. Met z’n allen. Met dat schouderklopje of dat luisterend oor voor onze buurman/-vrouw. Of ons diensthoofd. En vooral niet te vergeten hoe belangrijk die koffiepauze is. Zelf kunnen we het eerste verschil maken. We willen jullie allemaal ontzettend bedanken. Voor de verhalen, voor de moed, voor de inzet. Een welgemeende en dikke merci !! Karolien en Martijn (Je leest alle ideeën en voorstellen over ‘mijn college en ik’ op www.lommel2020.be)
5
Je werkplek Een werkplek. Iedereen heeft er eentje, maar ze zijn enorm verschillend. Toch kunnen kleine ingrepen wonderen doen. Een bloemetje op de bureaus bijvoorbeeld. Onze Groendienst kan er voor zorgen. Ook de eetzaal in het Huis van de Stad en op de stadswerken kan gezelliger worden. Je zou het zo kunnen stellen: ‘gezelligheid maken is werk maken’. Een aangename omgeving komt het arbeidsvolume zeker ten goede. Basisinfrastructuur Maar gezelligheid is één ding. Basisinfrastructuur is een ander en waarschijnlijk nog belangrijker item. Gereedschap dat je zeker moet hebben om te kunnen werken. Kwalitatief gereedschap. En ICT, het woord dat ook aan onze tafel veel gevallen is. We zijn niets zonder goed draaiende en op elkaar afgestemde computers, smartphones, internet, enz… Het probleem is dat de ICT wereld snel verandert. Maar juist daarom: elke investering hierin haal je er dubbel en dik uit. Dienstbabbels Misschien een beetje los van de werkplek, maar toch ook weer niet, was dit idee: dienstbabbels. Om de andere werkplekken beter te leren kennen. De mogelijkheid hebben om af en toe bij een andere dienst binnen te springen om elkaars werking beter te leren kennen. En ook: communicatie. Er wordt veel digitaal gecommuniceerd, maar niet iedereen heeft een PC. Problemen Ook inzake parkeren zijn er een paar problemen. Bijvoorbeeld aan de Kinderclub en de bib. De werkplek van de Kinderclub is, ook naar de dienstverlening toe, niet opportuun en voldoet wellicht niet aan de huidige normen. Hier mag dringend werk van gemaakt worden. Er zijn de problemen in kelder van het Huis van de Stad. En de vraag om hierover sneller te communiceren. Landschapsbureaus kunnen productief zijn, maar ook storend. Als je moet telefoneren bijvoorbeeld. Of met de privacy. Daarom zijn ‘stille’ werkruimtes wel een goed idee. En een ander idee was ‘Radio Lommel’, zoals ‘Radio Gaga’ op Canvas, een intern radiostation waarbij collega’s plaatjes (voor elkaar) kunnen aanvragen. Je ziet, ideeën genoeg. Om die werkplek te verbeteren. Het kan ons werk in de dienstverlening alleen maar verbeteren. Dank jullie wel !! Cindy en Guido (Je leest alle ideeën en voorstellen over ‘je werkplek’ op www.lommel2020.be)
6
Arbeidsomstandigheden We hadden vooraf ingeschat dat het geen gemakkelijke “tafeltweedaagse” zou worden. Maar we zijn toch positief van tafel gegaan. Wat vinden onze collega’s belangrijk? Wat motiveert hen? Natuurlijk loon en verlof, maar dat stond niet bovenaan. Waar ons mensen vooral naar op zoek zijn, is ‘meer waardering’. Het werd letterlijk gezegd: “We maken misschien wel het verschil voor Lommel, maar we willen daar ook de waardering voor krijgen”. Flexibiliteit Ook meer flexibiliteit werd aangehaald. Die zit goed, maar men wil wel de oefening maken of dit nóg beter kan. Met de garantie van een even kwalitatieve dienstverlening. Vroeger kunnen beginnen bijvoorbeeld, of later doorwerken. Tenminste op plaatsen waar het kan. Verantwoordelijkheid krijgen is verantwoordelijkheid geven. Meer zelfsturing en zelforganisatie. Misschien is dit het wel het ‘momentum’ om er werk van te maken. Toch werd er ook gezegd dat door de horizontale structuur het vangnet minder aanwezig is. Talenten zijn er zat binnen onze organisatie. Toch moeten we die nog beter kunnen inzetten: talentmanagement! Balans werk/privé We hebben het aan tafel ook gehad over de balans werk-privé. Door de overgrote meerderheid werd deze balans als positief ervaren. Bij enkelen ligt de druk toch hoger waardoor het werk ook de privétijd binnengeslopen komt. Als je 4/5e gaat werken, blijft de job inhoud hetzelfde, werd opgemerkt. En de interne mobiliteit, waarbij eerst gekeken wordt of er interne oplossingen zijn voor vacatures, werd als zeer positief ervaren. Maar iedereen moet in aanmerking komen. Doorgroeimogelijkheden was trouwens een item dat een paar keer werd aangehaald. Teambuilding Teambuilding, zoals de sportdag, werd als zeer positief ervaren. Maar ook hier: iedereen moet kunnen deelnemen. We gaan er alleen maar op vooruit als we elkaar beter leren kennen. Aan een paar tafels werd het voorstel geopperd om ‘dienstbabbels’ te organiseren. Om elkaars werking beter te leren kennen. En zelfs het idee om hiervoor onze Tchu-Tchu als vervoersmiddel in te zetten om halt te houden bij de diverse diensten. Ideeën waren er zat. Zoals werken met peters en meters, om nieuwe werknemers sneller te integreren. En ook: de koffiepauzes terug invoeren. Een korte losse babbel kan wonderen doen. We hebben alle opmerkingen en voorstellen mooi verzameld. Het is een mooi lijstje, waar we ‘werk’ van kunnen maken. Om onze arbeidsomstandigheden te verbeteren. Om nog liever naar het werk te komen. Fel bedankt !! Jacqueline en Niek (Je leest alle ideeën en voorstellen over ‘arbeidsomstandigheden’ op www.lommel2020.be) 7
Een uitnodiging voor de volgende caféronde We kondigen met veel plezier aan dat Café Lommel 2020 opnieuw zijn deuren opent. Zowel voor als na de kerstvakantie zijn er nog twee caférondes. We zijn ditmaal te gast zijn bij onze collega’s van de stadswerken in Maatheide. We danken hen alvast voor hun gastvrijheid. Ook is het interessant om hun werkplek op die manier beter te leren kennen. Themacafé Het wordt deze keer een themacafé. Rond de vier grote thema's organiseren we een afzonderlijke caféronde, met telkens dezelfde tafelcoaches als in De Adelberg. De planning is als volgt:
Maandag 14 december : 8.30 – 11.30 uur: Mijn collega en ik Donderdag 17 december : 8.30 – 11.30 uur: Arbeidsomstandigheden Maandag 18 januari : 8.30 – 11.30 uur: Dienstverlening Donderdag 21 januari : 8.30 – 11.30 uur: Werkplek
Uitnodiging Iedereen die zich ingeschreven heeft voor één van deze items, krijgt nog een persoonlijke uitnodiging in zijn of haar mailbox. Heb je niet ingeschreven en wil je dat alsnog doen? Geen probleem. Stuur een mail naar
[email protected], met duidelijke vermelding van:
Naam Dienst Voor welk themacafé je wil inschrijven
Meer info Wil je meer informatie over Café Lommel 2020? Contacteer ons via datzelfde mailadres,
[email protected], of je kijkt op de website www.lommel2020.be. Of je spreekt één van de tafelcoaches aan. Jacqueline Hendrickx, Ingrid Debrier, Marie-Anne Anthonis, Cindy Daems, Guido Smeets, Niek Janssen, Martijn Tabak, Karolien Claes, Rudi Lavreysen en Johan Claes.
www.lommel2020.be 8
