B&W-nr.: 05.0938 d.d. 23-08-2005
Onderwerp
Een proef met een digitaal burgerpanel in Leiden
BESLUITEN Behoudens advies van de commissie EGTV
1) In te stemmen met een proef met een digitaal burgerpanel in Leiden, gedurende een jaar en; 2) dit besluit ter kennisname naar de Raad te zenden. Samenvatting De gemeente Leiden wil een proef doen met het online peilen van de mening van burgers, door middel van het instellen van een digitaal burgerpanel. De proef duurt een jaar. Een digitaal burgerpanel is een groep burgers, die het College van B&W, de Raad of een dienst via een online burgerpeiling kan adviseren over uiteenlopende onderwerpen. Het raadplegen van een digitaal burgerpanel sluit aan bij het gemeentelijk beleid om burgerparticipatie te vergroten.
RAADSAANBIEDINGSFORMULIER Raad REG.NR: 05.0938 Voorstel van : Joost Uding
B&W
Telefoon
: 5054
Email
:
[email protected]
Portefeuillehouder(s : EGTV ) Datum B&W : 23-08-2005
Titel: Een proef met een digitaal burgerpanel in Leiden Voorstel: 1. dit collegebesluit wordt u ter kennisname aangeboden Korte inhoud document: Een proef van een jaar met het online peilen van de mening van burgers met een digitaal burgerpanel. Dit is een groep burgers (aselecte steekproef uit de gemeentelijke basisadministratie), die het College van B&W, de Raad of een dienst via een online burgerpeiling snel en goedkoop kan adviseren over uiteenlopende onderwerpen. Daarnaast is een burgerpanel in te zetten om de verwachtingen over te voeren beleid te toetsen aan de opvattingen en ervaringen van het burgerpanel. Het raadplegen van een digitaal burgerpanel sluit aan bij het gemeentelijk beleid om burgerparticipatie te vergroten. Een peiling is snel uit te voeren en relatief goedkoop. Soort onderwerp: (I/M/B) Ter kennisname Deadline behandeling raad
Financiële consequenties De proef met een digitaal burgerpanel kost circa €15.000,-. Dit komt neer op een bedrag van €2500,- per peiling, als er wordt uitgegaan van minimaal zes peilingen per jaar. De dienst die de peiling wil laten uitvoeren, betaalt het bedrag per peiling. Het communicatiebureau en BOA berekenen hun arbeidskosten voor de duur van de proef niet door aan de aanvrager van de peiling. Commissie: (naam commissie) Griffie: par.
d.d.
d.d. (datum commissie)
Gemeenteraad
Naam:
Tst 516
d.d. (datum raad) Emailadres:
Een proef met een digitaal burgerpanel in Leiden Aanleiding
Het communicatiebureau doet, in samenwerking met BOA, een voorstel om binnen de gemeente Leiden faciliteiten te treffen voor een proef met het online peilen van de mening van burgers, middels een digitaal burgerpanel. Het raadplegen van een digitaal burgerpanel sluit aan bij het gemeentelijk beleid om burgerparticipatie te vergroten. Er zijn signalen dat ook andere diensten en afdelingen behoefte hebben aan een dergelijke onderzoeksmogelijkheid. Leiden heeft de ambitie om “door goed contact met doelgroepen te bevorderen dat de gemeente haar doelen bereikt” (bron: nota Communicatiebeleid, november 2001) en haar dienstverlening te verbeteren (bron: Op weg naar een professioneel digitaal stadhuis Leiden, september 2001).
Duur van de proef
De proef met het burgerpanel duurt één jaar. Tijdens en na deze proefperiode evalueert het communicatiebureau van de gemeente samen met BOA het digitale burgerpanel, en brengt het advies uit over verlenging van dit project. Criteria hierbij zijn: 1. Het aantal verzoeken dat wordt ingediend 2. Het verloop van deelnemers aan het panel 3. De respons van het panel 4. De bruikbaarheid van de resultaten
Wat is een digitaal burgerpanel?
Een digitaal burgerpanel is een groep burgers die het College van B&W, de Raad of een dienst via een online burgerpeiling snel en goedkoop kan adviseren over uiteenlopende onderwerpen. Daarnaast is een burgerpanel in te zetten om de verwachtingen over te voeren beleid te toetsen aan de opvattingen en ervaringen van het burgerpanel. De proef met het digitale burgerpanel begint met een groep van 500 deelnemers, die representatief zijn voor de Leidse bevolking. Dit maakt het mogelijk om in veel gevallen een goed gefundeerde uitspraak te doen voor de stad Leiden. Uitgaande van een respons van 80% kan er onderscheid gemaakt worden tussen bijvoorbeeld mannen en vrouwen, of bepaalde leeftijdsgroepen. Het is met deze grootte niet mogelijk om b.v. uitspraken per district te doen. Daarvoor is een groter aantal nodig. Panelleden kunnen voor een jaar deelnemen. Indien zij voortijdig uitvallen wordt het panel aangevuld met personen met dezelfde kenmerken.
Waarom een digitaal burgerpanel voor Leiden? Kenmerken en functies: Een digitaal burgerpanel heeft de volgende kenmerken en functies: • •
Het panel is digitaal, en bestaat uit een vaste groep mensen die gedurende een jaar hiervan deel kunnen uitmaken; Het burgerpanel heeft een adviesfunctie. Het kan duidelijk maken in hoeverre er draagvlak is voor lokaal gevoerd of te voeren beleid;
• •
• •
Het burgerpanel kan duidelijk maken hoe er onder de Leidse bevolking wordt gedacht over maatschappelijke kwesties; Het burgerpanel is, door de manier waarop het wordt samengesteld, namelijk door een aselecte steekproef uit de gemeentelijke basisadministratie, onafhankelijk en representatief op een groot aantal bevolkingskenmerken; Het burgerpanel vergroot de betrokkenheid en participatie van burgers bij de gemeente; De resultaten van een peiling bij het digitaal burgerpanel dienen als input voor communicatieplannen en beleid. Zo kan de gemeente eenvoudig inspelen op de actualiteit.
Hoe werkt een digitaal burgerpanel? De deelnemer ontvangt per email een uitnodiging om aan de online peiling mee te doen, middels het invullen van een vragenlijst. De vragenlijst bevindt zich op een speciaal voor de gemeente Leiden ingerichte website (via een link op www.leiden.nl/gemeente). De deelnemer kan hier gedurende een vooraf bepaalde periode, bijvoorbeeld een week, de vragenlijst invullen. Na afloop van deze week worden de resultaten aan de afdeling BOA toegezonden, die deze op haar beurt doorgeeft aan de dienst die de peiling heeft aangevraagd. Voordelen ten opzichte van andere vormen van burgerparticipatie: • • • • • •
Een peiling middels een digitaal burgerpanel is zeer snel uit te voeren; Het peilen middels een digitaal burgerpanel is relatief goedkoop; De resultaten van een peiling kunnen snel verwerkt worden; Het is mogelijk om veel verschillende soorten vragen te stellen; Ondersteuning door beeldmateriaal of andere media is mogelijk; Het panel is meerdere malen per jaar in te zetten.
Ook voor de burger heeft een digitaal burgerpanel voordelen boven andere manieren van burgerparticipatie. Het deelnemen aan dit panel vergroot de betrokkenheid van burgers bij het gemeentelijk beleid. Daarnaast is het online beantwoorden van vragen prettig, omdat het direct en eenvoudig is. Door de aard van het medium is het ook mogelijk om meerdere soorten vraagtechnieken te gebruiken. Dit heeft vooral het gewenste effect dat de respondent meer tijd heeft om open vragen te beantwoorden. Daarnaast is inzet van bijvoorbeeld beeldmateriaal mogelijk, om onderwerpen te verduidelijken, en de peiling een aantrekkelijk uiterlijk te geven. Nadelen ten opzichte van andere vormen van burgerparticipatie: • Niet alle soorten vragen lenen zich voor online ondervraging, bijvoorbeeld vragen waarbij je een spontaan antwoord wilt; • Als je de bekendheid van iets wil monitoren, dan gaan mensen, na de eerste keer dat het hen gevraagd wordt, op datgene letten. Daarom moet de samenstelling van het panel na verloop van tijd veranderd worden; • Een vragenlijst mag niet te ingewikkeld zijn, anders bestaat het risico dat mensen deze niet helemaal invullen.
Welke onderwerpen? Enkele fictieve voorbeelden van onderwerpen die zich lenen voor online bevraging: •
RijnGouweLijn welke voorzieningen bij halteplaatsen?
• •
Effectiviteit communicatiebeleid heeft mijn campagne effect? Cultureel aanbod inventarisatie meningen voor cultuurnota
Het communicatiebureau kan het College, de Raad of de dienst die een vragenlijst wil opstellen adviseren over de vorm en aard van de vragen. Vragen die zich bij uitstek lenen voor een digitaal burgerpanel zijn: • • • •
Vragen waarbij je snel antwoord wilt; Vragen waarbij je suggesties van de burgers wilt; Vragen waarbij je beeldmateriaal nodig hebt om een vraag te verduidelijken; Vragen waarbij bijvoorbeeld een website of een krant moet worden bekeken.
Organisatie
Het verdient de voorkeur om de logistieke afhandeling van het samenstellen, benaderen, peilen en beheren van het burgerpanel uit handen te geven aan een extern bureau dat gespecialiseerd is in online onderzoek en panelmanagement. Het 'eigendom' van het panel is in handen van de gemeente. Het externe bureau mag het panel niet gebruiken voor andere doeleinden. De dienst die een peiling uit wil laten voeren, meldt zich bij het communicatiebureau. Het communicatiebureau adviseert de dienst, na overleg met BOA, over de geschiktheid van de onderzoeksvraag voor een digitale burgerpeiling. Hiervoor worden enkele overzichtelijke spelregels opgesteld, aangezien niet elke vraag even geschikt is voor een digitale burgerpeiling. Het externe bureau voert de peiling uit. BOA ontvangt van dit bureau de resultaten van een burgerpeiling, analyseert deze, en verwerkt de resultaten tot een rapportage.
Kosten en financiering Een burgerpeiling kan worden gefinancierd door de dienst (of het College van B&W, of de Raad) die de peiling wil laten uitvoeren. De totale kosten van een peiling bestaan uit twee componenten, namelijk de variabele kosten (kosten van de peiling zelf), en 1/6e deel van de opstartkosten. Bij onderstaande raming is ervan uitgegaan dat arbeidsuren door het Communicatiebureau en BOA tijdens het proefjaar niet worden doorberekend. De arbeidsuren tijdens het eerste jaar zullen voor zowel BOA als het communicatiebureau circa 100 uur bedragen. Tevens is ervan uitgegaan dat de gemeente zes maal per jaar gebruik maakt van een peiling. Bij minder peilingen stijgt de prijs per peiling, en bij meer peilingen daalt de prijs per peiling.
Totaal
Per peiling*
Opstartkosten (extern)
6.000
1.000
Opstartkosten (intern)
600
100
Variabele kosten (extern)
6.600
1.100
Variabele kosten (intern)
600
100
13.800
2.300
TOTAAL alle kosten excl BTW
* uitgaande van 6 peilingen per jaar
Referenties Enkele gemeenten die al met een burgerpanel werken: Amsterdam, Haarlemmermeer, Enschede, Eindhoven, Breda, Arnhem, Delft, Nijmegen en Groningen.
