De balans opmaken De boekhouding kan worden gedefinieerd als een informatieverzameling, waarin de omvang en de samenstelling van het vermogen en van de mutaties daarin zijn vastgelegd. Boekhouden houdt dan in de eerste plaats in, dat de mutaties in de omvang en samenstelling van het vermogen worden verwerkt. Het komt erop neer, dat er in een bedrijf gebeurtenissen plaatsvinden, van deze gebeurtenissen wordt een vastlegging gemaakt, de vastlegging wordt in de boekhouding verwerkt.
Figuur 1 Boekhouden is verwerken van transacties
Een overzicht van veel voorkomende gebeurtenissen en van de vastlegging daarvan: Gebeurtenis Ontvangsten en uitgaven per kas Ontvangsten en uitgaven per bank Inkopen bij derden Verkopen Ontvangst of aflevering van goederen
Vastlegging Kassabonnen Dagafschrift van de bank met bijlagen Inkoopfacturen Verkoopfacturen Magazijnbonnen
Bij de boekhoudkundige verwerking gebruiken bedrijven vrijwel altijd de methode van het dubbel boekhouden. Bij het dubbel boekhouden worden alle mutaties in de samenstelling en de omvang van het vermogen naar twee richtingen geboekt. Boekingen van eigen vermogen en van bezittingen Hoe het systeem van boekhouden in elkaar zit, kan het best met voorbeelden worden toegelicht. Transactie 1 Jaap Vis besluit een handelszaak te beginnen in Goudse kaas. Hij zal klein moeten beginnen, want veel geld heeft hij niet. Financieel begint hij de zaak met het storten van € 10.000,-- uit zijn privévermogen in de zakenkas. Indien hij na deze ene transactie een balans zou opmaken, is het duidelijk, hoe die balans er uit zou zien:
Wanneer Jaap Vis tevens de boekhouding bijhield en een opleiding in boekhouden achter de rug had, zou hij voor iedere bezitting, iedere schuld en voor het eigen vermogen een rekening openen. Voorlopig zijn er nog maar twee rekeningen:
In dit voorbeeld wordt de term ‘rekening’ gebruikt. Een rekening wordt in de boekhoudkundige terminologie gehanteerd om aan te duiden, dat een bezitting of vermogensbestanddeel afzonderlijk geadministreerd wordt. Iedere rekening heeft een naam, die naar het karakter van de bezitting of het vermogensbestanddeel verwijst. Op te merken is, dat de term rekening in het Nederlands in verschillende betekenissen wordt gebruikt: we leggen rekening en verantwoording af, we ontvangen een rekening van de tandarts, de rekeningen van de boekhouding. We zien in dit voorbeeld enkele belangrijke regels uit het boekhouden: 1. Bezittingen worden op de rekeningen debet geboekt. 2. Eigen vermogen wordt credit geboekt. De termen debet en credit betekenen letterlijk: te vorderen, respectievelijk schuldig. Maar bij de boekhoudkundige toepassing hebben deze termen hun oorspronkelijke betekenis verloren. In plaats van debet en credit hadden we net zo goed de termen links en rechts kunnen gebruiken. Dat de bezittingen debet en het eigen vermogen credit wordt geboekt, is alleen maar een kwestie van afspraak of gewoonte. We zouden het net zo goed andersom kunnen doen. In Engeland - toch altijd al moeite met links en rechts - heeft men dat gedaan. Op een Engelse balans staat het eigen vermogen aan de debetkant en de bezittingen aan de creditkant. Even wennen, maar dat gaat snel. Maar in de meeste landen is de afspraak: bezittingen debet, eigen vermogen credit. Van transacties kan ook worden gegeven de opdracht voor boekhoudkundige verwerking. Voor transactie 1 is de opdracht: - debiteer rekening kas voor € 10.000,-- crediteer rekening eigen vermogen voor € 10.000,-Boekhouders hebben daarvoor een verkorte notatie: kas € 10.000 aan eigen vermogen € 10.000 Of een rekening gedebiteerd of gecrediteerd wordt, blijkt uit de plaatsing van de bedragen en uit het woord ‘aan’ bij creditering. Deze verkorte notatie wordt een journaalpost genoemd. Een journaalpost is te omschrijven als de boekhoudkundige weergave van een transactie. Een journaalpost geeft dus aan welke rekening moet worden gedebiteerd en welke rekening moet worden gecrediteerd. Het opstellen van de journaalpost wordt journaliseren genoemd.
Transactie 2 Jaap Vis opent een bankrekening en stort € 8.000,-- kasgeld bij de bank. De rekening bank in de boekhouding moet voor € 8.000,-- worden gedebiteerd, van de kas moet 8.000,-- worden afgeboekt. De boekhouder zegt: de rekening kas moet voor € 8.000,-- worden gecrediteerd. De journaalpost is: bank € 8.000 aan kas € 8.000 De spelregels voor de boekhouding van de bezittingen kunnen nu scherper worden omschreven: a. Een rekening van een bezitting wordt gedebiteerd, wanneer het bedrag van de bezitting groter wordt. b. Een rekening van een bezitting wordt gecrediteerd, wanneer het bedrag van de bezitting kleiner wordt. Transactie 3 Jaap Vis koopt voor een bedrag van € 600,-- hout voor magazijnstellingen. De magazijnstellingen zet hij zelf in elkaar. Hij betaalt contant per kas. Jaap Vis heeft er een nieuwe bezitting bij gekregen, maar zijn kasvoorraad is gezakt. De magazijnstellingen behoren tot de inventaris. De journaalpost wordt: inventaris € 600 aan kas € 600 NB: Bij aankoop en verkoop van bijna alle goederen en diensten moet BTW worden berekend. Deze complicatie laten we voorlopig buiten beschouwing. Boekingen van schulden Transactie 4 Jaap Vis koopt een partij kaas voor € 7.000,--. Met de leverancier is afgesproken, dat Jaap de kaas over twee maanden moet betalen. Er is weer een bezitting bijgekomen maar daar staat een schuld tegenover. De journaalpost wordt: voorraad kaas € 7.000 aan crediteuren € 7.000 Transactie 5 Jaap Vis besluit om bij de leverancier vertrouwen te wekken door op de ontvangen factuur van € 7.000,-- meteen € 2.500,-- per bank te betalen. De schuld aan de leverancier neemt af maar ook het saldo van de bank gaat omlaag. Journaalpost: Crediteuren € 2.500 aan bank € 2.500 De spelregels voor de boekhouding van de schulden zijn bij de journaalposten van de transacties 4 en 5 toegepast: c. Een rekening van een schuld wordt gecrediteerd, wanneer het bedrag van de schuld groter wordt. d. Een rekening van een schuld wordt gedebiteerd, wanneer het bedrag van de schuld kleiner wordt. Deze spelregel is precies tegenovergesteld aan de spelregel voor het boeken van bezittingen. Dat is ook begrijpelijk, want een schuld is het tegenovergestelde van een bezitting. De schuld in de voorbeelden van de transacties 4 en 5 is de rekening crediteuren.
De balans Jaap Vis wil na deze transacties zien, hoe zijn bedrijfsvermogen is samengesteld. Met andere woorden: hij wil een balans opmaken. Daarvoor moeten eerst de rekeningen worden bijgewerkt uit de journaalposten van de in de vorige paragrafen vermelde transacties. Op de bijgewerkte rekeningen zijn de nummers van de transacties en de omschrijvingen vermeld. In de praktijk zal men meestal ook de data vermelden.
De rekeningen worden daarna aan weerskanten geteld. De tellingen worden op een aparte staat overgenomen, die proefbalans wordt genoemd. Uit de proefbalans worden de saldi getrokken. Zo ontstaat de saldibalans. D = debet, C = credit.
Het essentiële in ons voorbeeld is: 1. Van alle transacties worden journaalposten gemaakt. 2. Vanuit de journaalposten worden de rekeningen in de boekhouding bijgewerkt. 3. Vanuit de rekeningen wordt de saldibalans opgesteld.
In ons voorbeeld is de saldibalans tevens de balans. We zien in dit voorbeeld uit welke bezittingen het vermogen is samengesteld. We zien ook, dat het vermogen voor € 10.000,-- bestaat uit eigen vermogen en voor € 4.500,-- uit vreemd vermogen. We zullen later zien, dat het erg ongewoon is, dat de saldibalans tevens als balans kan dienst doen. Enkele niet essentiële zaken: 1. In dit voorbeeld komt een proefbalans voor, die de tellingen aan weerszijden van de rekening aangeeft. De term proefbalans geeft aan, dat er een controle wordt uitgevoerd: de totaaltelling aan de debetkant moet gelijk zijn aan de totaaltelling aan de creditkant. Dit moet uiteraard zo zijn, omdat ook bij de journaalposten, waaruit de boekhouding is opgesteld, de debetbedragen gelijk zijn aan de creditbedragen. Bij gebruik van computers zijn de saldi van de rekeningen bekend en wordt de fase van de proefbalans dikwijls overgeslagen. 2. Welke omschrijvingen op de rekeningen voorkomen, is een kwestie van behoefte en voorkeur. In elk geval zijn het de data en de nummers van de boekingsstukken. De boekingsstukken kunnen doorlopend genummerd zijn zoals in het voorbeeld van Jaap Vis, die nog maar enkele boekingsstukken heeft te verwerken. Maar wanneer de zaak wat groter wordt, zullen er meestal aparte nummerseries zijn voor verkoopfacturen, inkoopfacturen, kasstukken, bankstukken, enz. De winst- en verliesrekening Na transactie 6 wil Jaap Vis opnieuw een balans opstellen. Hij gaat uit van de saldibalans en van de journaalposten. Gemakkelijk is na te gaan, dat de saldibalans er dan gaat uitzien als in de volgende opstelling. De bedragen op de saldibalans moeten nu in twee groepen worden gesplitst: 1. rekeningen van bezittingen, van schulden en van eigen vermogen gaan naar de balans; 2. rekeningen van opbrengsten en kosten gaan naar de winst- en verliesrekening. In onderstaande opstelling is dat uitgevoerd. Dit noemt men de kolommenbalans.
Wanneer de bedragen van de saldibalans worden gesplitst en gedeeltelijk naar de winst- en verliesrekening worden gebracht en gedeeltelijk naar de balans, zijn de winst- en verliesrekeningen en balans als zodanig niet in evenwicht. Op de winst- en verliesrekening zijn de creditbedragen € 1.150,-- hoger dan de debetbedragen. Het verschil is de ons bekende winst. Op de balans zijn de bezittingen € 1.150,-- hoger dan het eigen vermogen en de schulden. Maar we weten, dat winst niets anders is dan de toename van het vermogen. De tellingen worden weer in evenwicht gebracht door het saldo van de winsten verliesrekening op de juiste zijde van de balans bij te boeken. In ons geval is dat winst, de bijboeking moet plaatshebben op de creditzijde van de balans. Het voorbeeld leidt tot de volgende spelregels voor het opstellen van de winsten verliesrekening en de balans: g. Vanuit de saldibalans worden de bedragen van balansrekeningen (bezittingen, schulden en eigen vermogen) overgebracht naar de balans en de bedragen van omzet- en kostenrekeningen naar de winst- en verliesrekening. h. Het saldo van de winst- en verliesrekening wordt overgebracht naar de balans. Daarna moet de balans in evenwicht zijn. Het saldo moet worden overgebracht naar de creditkant van de balans, wanneer er winst is gemaakt. Het saldo van de winst- en verliesrekening moet worden overgebracht naar de debetkant van de balans, wanneer er verlies is geleden. Opmerking bij het voorbeeld: we kunnen ons afvragen, of Jaap Vis de winst juist heeft berekend. Op de aangeschafte magazijnstellingen is nog niet afgeschreven. Jaap stelt zich op het standpunt, dat de gebruiksperiode nog zo kort is (veel minder dan een jaar), dat dit nog niet nodig is. Een oefening De openingsbalans van Jaap Vis voor de volgende periode is gelijk aan de balans, waarmee de vorige periode is afgesloten. Op de openingsbalans is de winst van de vorige periode ad € 1.150,-toegevoegd aan het eigen vermogen. In de volgende periode, die een geheel jaar omvat, nemen de zaken van Jaap Vis een tamelijk grote vlucht. Van de transacties worden de verzamelbedragen vermeld: Transactie 7 Er wordt voor € 350.800,-- kaas ingekocht op rekening. Transactie 8 Er wordt voor een bedrag van € 430.000,-- verkocht op rekening en voor € 40.000,-- contant per kas. De inkoopwaarde van de omzet is € 340.000,--. Transactie 9 Van klanten op rekening wordt een bedrag ontvangen van € 390.000,-- per bank. Transactie 10 Aan leveranciers wordt een bedrag van € 340.000,-- betaald per bank. Transactie 11 Aan diverse kosten wordt betaald een bedrag van € 90.000,--, waarvan € 50.000,-- wordt betaald per kas en € 40.000,-- per bank. Transactie 12 Er wordt bij de bank € 11.000,-- kasgeld opgenomen.
Transactie 13 Er wordt inventaris (schrijfmachine, etc.) gekocht voor € 6.000,--, betaald per bank. Transactie 14 Op de inventaris aan het begin van het jaar aanwezig en in de loop van het jaar aangeschaft wordt 20% afgeschreven. Aanwijzing: debiteer de rekening afschrijvingskosten inventaris, crediteer de rekening inventaris.
