Een onomkeerbare impuls

Een onomkeerbare impuls

april 2008

Inhoudsopgave 1 Voorwoord....................................................................................................................3 2 Missie en doelstellingen .............................................................................................4 3 Rollen binnen EGEM i-teams......................................................................................8 4 Afspraken met e-adviseurs.......................................................................................10 5 Het realisatieplan.......................................................................................................11 Overheid heeft Antwoord................................................................................................14 BAG (basisregistratie Adressen en Gebouwen).............................................................25 GBA als Basisregistratie en BSN ...................................................................................26 DigiD...............................................................................................................................29 eFormulieren ..................................................................................................................30 BR K&T (Basisregistratie Kadaster en Topografie) ........................................................31 Omgevingsvergunning....................................................................................................33 Vermindering Regeldruk/Administratieve Lastenverlichting ...........................................37 NHR (Nieuw Handelsregister) ........................................................................................37 Antwoord voor Bedrijven (voorheen Bedrijvenloket) ......................................................35 6 Portfolio voor de e-adviseur en gemeenten............................................................38 A) Beschrijving generieke instrumenten, productenen standaarden EGEM i-teams......39 B) Instrumenten per e-overheid project ..........................................................................55

2

1 Voorwoord

Beste e-coördinatoren, Het programma i-teams geeft de invoering van de e-overheid binnen gemeenten, provincies en waterschappen een onomkeerbare impuls. Door het bieden en faciliteren van professionele ondersteuning op maat. In 2008 willen we die onomkeerbare impuls waarmaken, met realisatieplannen bij alle aangemelde gemeenten. Het wordt het productiejaar bij uitstek. In deze map zijn de instrumenten gebundeld die ons kunnen helpen om 2008 tot een succes te maken. Van standaarden en modellen van EGEM i-teams tot ingevulde plateaus van de e-overheidsprojecten. Jullie kunnen het als naslagwerk gebruiken. Wij hopen er met jullie een succesvol productiejaar 2008 van te maken!

3

2 Missie en doelstellingen De missie van i-teams is om de invoering van de e-overheid bij gemeenten, provincies en waterschappen een onomkeerbare impuls te geven. I-teams staat, gebruikmakend van de producten van EGEM, een veranderaanpak voor. In de ogen van de gemeenten vormen de producten van EGEM en i-teams een onlosmakelijk geheel. In de beleving van de gemeenten is er vaak sprake van één afzender. De programma’s EGEM en i-teams bundelen daarom hun krachten. Vanaf 2008 onder één naam: EGEM i-teams. Intern behouden de programma’s hun eigen identiteiten. Van Verklaring tot samenhangende ondersteuning op maat Op 18 april 2006 verscheen onderstaand persbericht. “De Verklaring” (zie bijlage 1), het bestaansrecht van i-teams, was een feit.

18 april 2006 - Vermindering administratieve lasten: investering van 55,5 miljoen voor elektronische overheid De centrale en decentrale overheden zijn in het overhedenoverleg overeengekomen samen € 55,5 miljoen te investeren voor de verbetering van de dienstverlening aan burgers en bedrijven. Minister Pechtold (voor Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties), Franssen (IPO), Deetman (VNG) en Schaap (UvW) willen met deze gezamenlijke investering in de elektronische overheid de administratieve lasten voor burgers en bedrijven aanzienlijk verminderen. Implementatieteams (i-teams) gaan de complexe en tijdrovende ICT-operaties ondersteunen bij gemeenten, provincies en waterschappen. Investeringen in een digitaal overheidsloket zijn voor veel kleinere organisaties moeilijk te overzien door de benodigde expertise en de kosten die daarmee zijn gemoeid. De i-teams helpen op verzoek van een gemeente, provincie of waterschap met het opstellen van bouwplannen. Deze ondersteuning wordt betaald door het Rijk. (bron: www.bzk.nl

Dat het hier, in tegenstelling tot bovenstaand persbericht, draait om meer dan een ict-operatie was al snel duidelijk. De kern van de i-teams implementatieaanpak werd de veranderaanpak. EGEM en i-teams hand in hand I-teams werd een organisatie waarin een samenspel van regie-adviseurs, eadviseurs, e-overheid programma’s, gemeenten, provincies en waterschappen en een programmabureau met elkaar de invoering van de e-overheid een onomkeerbare impuls geeft. De veranderaanpak van i-teams helpt gemeenten, provincies en waterschappen snel inzicht te krijgen in impact en samenhang van de verschillende e-overheidsonderdelen. Met als resultaat: een bestuurlijk geaccordeerd realisatieplan. Het realisatieplan borgt de realisatie van verschillende bouwstenen. Passend binnen de eigen organisatie status en ontwikkeling en gemeentelijke doelstellingen. Het programma EGEM ondersteunt gemeenten die hun dienstverlening aan burgers en bedrijven willen verbeteren. Door samen met gemeenten en anderen referentiemodellen en standaarden te ontwikkelen, door kennis te delen en overzicht te bieden in alle ontwikkelingen binnen de e-overheid die voor gemeenten relevant zijn. Zo helpt EGEM gemeenten de slag te maken naar een bijdetijdse en dienstverlenende overheid.

4

EGEM en i-teams samen realiseren een integrale aanpak voor verbetering van dienstverlening en optimale bedrijfsvoering. Van ontwikkelpaden, routes en instrumenten tot realisatie. Van meedenken tot ook werkelijk (mee)doen. De gezamenlijke aanpak met behoud van eigen identiteiten richt zich daarbij op de gemeenschappelijke deler in beide programma’s: succesvol verbinden met als doel verbetering van dienstverlening bij gemeenten. Doelstelling en positionering 2008 i-teams heeft inmiddels een positie verworven als implementatiepartner eoverheid voor gemeenten. i-teams zal in 2008 bij alle dan aangemelde gemeenten een realisatieplan opleveren zodat die gemeenten aan de slag kunnen met de implementatie van e-overheidprojecten zoals genoemd in de Verklaring. De standaarden en architecturen van EGEM zijn daarbij de randvoorwaarde voor succes, evenals een juist gebruik van de instrumenten die in samenwerking met jullie en de e-overheidprogramma’s ontwikkeld zijn (hst 6). Door haar positie tussen de gemeenten en de programma’s heeft i-teams nadrukkelijk de rol van intermediair tussen (vertegenwoordigers van) de gemeentelijke praktijk en de e-overheid programma’s. Zo komen beleid en implementatie nader tot elkaar. Veranderaanpak en het Woudschotense model Het Woudschotense model schetst de implementatieaanpak bij gemeenten volgens het gedachtegoed van EGEM i-teams. Woudschotense model

Huidige situatie gemeente

Aspectgebieden bedrijfsvoering

EGEM (ontwikkelplateaus, architectuur, standaarden)

Huidige situatie project

Informatie & ICT Processen Personeel & Organisatie Regelgeving Verandermanagement & Communicatie Besturing

Aspect gebieden

Toekomstige situatie gemeente

Toekomstige situatie project

Projectdoelen en ambities

Het model laat zien dat gemeenten een ontwikkeling door moeten. Die ontwikkeling vindt plaats op twee niveaus, het projectenniveau en het organisatieniveau. Beide niveaus kunnen niet los van elkaar gezien worden. De ontwikkeling vindt plaats om een bepaalde toekomstige situatie te bereiken. Ook deze toekomstige situatie bestaat zowel op project- als op organisatieniveau.

5

Het plaatje van die toekomstige situatie is afhankelijk van de ambities van de gemeente. Een deel van die toekomstige situatie zal bepaald worden door de omgeving. Denk hierbij op projectniveau bijvoorbeeld aan de implementatie van de Basisregistraties die vastgelegd is in wetten. Maar bijvoorbeeld ook aan de implementatie van DigiD omdat burgers graag via internet zaken doen met de gemeente. Projectdoelen en ambities bepalen hoe de toekomstige situatie er op projectniveau uitziet. De toekomstige situatie op projectniveau moet passen in het plaatje van de toekomstige situatie voor de gehele gemeente. De eisen aan deze toekomstige situatie op organisatieniveau worden veelal ook bepaald door de omgeving (burgers, bedrijven, belangengroepen etc.) en vastgelegd in bijvoorbeeld raads- en collegeprogramma’s, dienstverleningsvisies, I&A-plannen, andere plannen en ten dele in hoofden van mensen. Projectambities zullen ook van invloed zijn op het plaatje van de toekomstige situatie van de gehele gemeente. De implementatie van een aantal eoverheidbouwstenen in samenhang vergt immers ook een andere toekomstige gemeente. Het model zegt niets over het “hoe” van de implementatie. Het zegt wél dat bij de implementatie telkens rekening gehouden moet worden met de aspectgebieden (informatie en ict, processen, personeel en organisatie, regelgeving, verandermanagement en communicatie, besturing). Dat zijn als het ware de knoppen in de bedrijfsvoering waaraan gedraaid moet worden. Welke kant die knoppen opgedraaid moeten worden is afhankelijk van de af te leggen weg tussen de huidige en de toekomstige situatie. Het bepalen van de draairichting vergt organisatiesensitiviteit, inzicht in ambities, belangen en het verandervermogen van de organisatie en vele andere competenties. Handvatten en hulpmiddelen hierbij worden onder andere geboden door de plateauaanpak dienstverlening (voorheen ontwikkelplateaus). Plateauaanpak dienstverlening De plateauaanpak dienstverlening heeft tot doel gemeenten inzicht en ondersteuning te verschaffen bij het verbeteren van de dienstverlening. Een bedrijf of een burger wil antwoord van de overheid. Het antwoord is integrale overheidsdienstverlening door de gemeente. Het tillen van dienstverlening naar een hoger niveau vereist een integrale benadering van de bedrijfsvoering. De plateau aanpak dienstverlening maakt de samenhang tussen dienstverlening en bedrijfsvoering inzichtelijk. De plateau aanpak dienstverlening helpt de gemeente dienstverlening op een hoger niveau te tillen. De plateauaanpak is de gemeenschappelijke taal. Een plateau staat voor de status van de organisatie in haar ontwikkeling. Deze status baseert zich op de indeling van het INK model en kan gemeten worden op haar resultaatgebieden en organisatiegebieden. Hiermee bereiken we dat de gemeentelijke organisatie door middel van metingen weet waar zij in haar ontwikkeling staat en dit ook in relatie brengt met de waardering van haar burgers en bedrijven (anders gezegd haar klanten). Zo kan de gemeente haar doelstellingen steeds weer toetsen en aanpassen. Met een transitie bedoelen we de ontwikkeling naar een hoger plateau vanwege een vastgestelde ambitie of opgelegde verplichting, zoals het invoeren van een wet. Deze transitie kan afhankelijk van het uitgangspunt diverse vormen aannemen en wordt ondersteund door bij de status van de gemeente passende instrumenten, diensten, workshops etcetera. Met plateauaanpak bedoelen we het samenspel tussen plateau, transitie en de mogelijkheid hier een implementatieaanpak op maat vast te stellen. Deze aanpak

6

biedt in haar totaliteit de mogelijkheid om gemeentespecifiek en projectspecifiek een inplementatiewijzer op te stellen waarbij de uitgangspunten kloppen en een reeel pad van invoering kan worden vastgesteld. De kans op succesvolle implementaties kan zo toenemen.

7

3 Rollen binnen EGEM i-teams Binnen EGEM i-teams werken vele actoren samen aan het bewerkstelligen van de onomkeerbare impuls. Elk van de actoren heeft daarin zijn of haar eigen rol en verantwoordelijkheid. Dit samenspel zorgt voor een aanpak met meerwaarde voor de gemeente. Wat biedt de EGEM i-teams aanpak gemeenten? • Aandacht voor samenhang tussen organisatielagen o Link tussen visie, concernplan, afdelingsplannen en uitvoering o Gezamenlijk veranderstappen ontwikkelen en doorlopen • Aandacht voor betrokkenheid uitvoeringslaag (draagkracht) o Participatie, informeren, enthousiasmeren o Verschillenanalyse via workshops (i.p.v. schriftelijke analyse) o Veel aandacht voor component communicatie • Aanreiken stuurinstrumenten o Verbinden doelen, processen, cultuur o Verbinden bedrijfsvoering met informatisering (e-overheid) o Passend verandermanagement o Quicks wins vooral benutten voor interne motivatie o Out-of-the-box denken als efficiencyinstrument • Ondersteuning bij bepalen prioriteiten • Bepalen verandercapaciteit o Analyse van (nog) beschikbare verandercapaciteit o Analyse van allocatie planbaar en onplanbaar werk Rollen binnen EGEM i-teams De regie-adviseur neemt de intake af bij de gemeente op directieniveau. De regie-adviseur zal ook daarna regelmatig contact blijven hebben met de gemeentesecretaris. Met als doel de gemeentesecretaris meer te betrekken bij het proces en daarmee het haakje aan te brengen waaraan de e-adviseur zijn werk kan ophangen. Voordat de e-adviseur met zijn ondersteuning begint, vindt er een startgesprek plaats. Met in ieder geval de gemeentesecretaris, de regie-adviseur, de eadviseur en een vertegenwoordiger van het kernteam EGEM i-teams (“coach”). Aanpak en uitvoering staan hierbij centraal. Na de oplevering van het realisatieplan zal in dezelfde samenstelling een evaluatie worden gehouden. Een overzicht van de onderwerpen die in deze gesprekken aan de orde komen is te vinden in bijlage 2. De vertegenwoordiger van het kernteam EGEM i-teams zal de e-adviseur ondersteunen bij het uitdragen van het “gedachtegoed” van EGEM i-teams. Ook zal hij klankbord zijn voor gemeentespecifieke situatie. Voor vragen van gemeenten en adviseurs is een servicedesk beschikbaar. De servicedesk beantwoordt vragen van administratieve aard. Daarnaast routeert zij inhoudelijke vragen door naar experts en zorgt voor tijdige afhandeling. De verschillende taken op een rij Bij elk van bovengenoemde rollen hoort een aantal taken. Onderstaand is een opsomming van de belangrijkste taken te vinden.

8

Taken regie-adviseur: • Intake (globaal beeld gemeente) • Eindverantwoordelijk inhoud propositie • Advisering verloop EGEM-i traject (voor secretaris, directie, portefeuillehouder) • Regisseur (volgen voortgang, contacten regio) • Zorgt voor escalatie bij ernstige vertraging voortgang • Klankbord voor e-adviseur Taken e-adviseur: • Coacht e-coördinator • Verantwoordelijk voor uitvoering van de propositie • Zorgt voor de convergentie van de vele programma’s en projecten van de gemeente • Zorgt voor bewustwording van groei naar e-gemeente • Analyseert organisatie en adviseert de beste veranderaanpak • Zet het veranderproces in gang (brengt vliegwiel aan het draaien) • Organiseert inzet EGEM-i hulpmiddelen • Zorgt voor doelgroepgerichte communicatie Taken e-coördinator: • Coördinatie interne activiteiten voor realisatie plannen o Vorming stuurgroep en programmateam samen met e-adviseur o Organisatie bewustwordingssessies, gesprekken, workshops o Vergaren input plannen, uitzetten acties in organisatie o Organiseren overleggen o Borgen resultaten, zorgen voor accorderen plannen o Organiseren communicatie o Sturen op voortgang in fasen 1 tot en met 3 • Coördinatie externe ondersteuning voor realisatie plannen o Organiseren ondersteuning i-teams o Voortgangsrapportage via landkaart o Vergaren en organiseren hulpmiddelen • Opstellen plan van aanpak eerste drie fasen • Opstellen realisatieplan • Bewaken voortgang e-gemeente vanaf realisatiefase (vliegwiel draaiende houden) Taken EGEM i-teams: • Faciliteert het traject e-gemeente in de fasen 1 tot en met 3, 4 en 5 • Bewaakt het proces van ondersteuning • Verzamelt, ontwikkelt en reikt instrumenten aan • Stimuleert convergentie • Ondersteunt e-coordinatoren • Verzamelt voortgangsinformatie Taken servicedesk: • Beantwoorden vragen van administratief/huishoudelijke aard • Routeren van inhoudelijke vragen en termijnbewaking beantwoording Contactgegevens servicedesk Servicedesk EGEM i-teams Postbus 84011 2508 AA Den Haag telefoon: 070 - 888 79 89 e-mail [email protected]

9

4 Afspraken met e-adviseurs De e-adviseur verricht namens EGEM i-teams werkzaamheden bij de gemeente. Dit houdt in dat hij tijdens de uitvoering van de activiteiten zich opstelt als adviseur van de "firma" EGEM i-teams en zich dus aan de uitgangspunten en het beleid van EGEM i-teams houdt. Na de selectie door de gemeente van de e-adviseur wordt door de regie-adviseur een startafspraak georganiseerd. Bij dit gesprek zijn minimaal aanwezig de gemeentesecretaris van de betreffende gemeente, de regie-adviseur, de e-adviseur en de "coach" vanuit EGEM i-teams. Tijdens dit gesprek worden er heldere afspraken gemaakt over de uitvoering van de propositie, de inzet van de instrumenten en hulpmiddelen, de inzet van de gemeente en de rol van de e-adviseur. De rol en bijdrage van de e-adviseur in het ondersteuningstraject van de gemeente wordt in een evaluatiegesprek met de gemeentesecretaris van de desbetreffende gemeente, de regie adviseur en de coach besproken. Indien er sprake is van kwalitatief slecht presteren kan dit gevolgen hebben voor de certificering. In voorkomende gevallen zal het management van EGEM i-teams het initiatief nemen om de ontstane situatie met de adviseur te bespreken. Behouden certificering In de Selectienorm® is beschreven dat de e-adviseur na certificering de benodigde kennis op peil moet houden. Hiervoor worden naast nieuwsbrieven, artikelen, mededelingen onder andere ook atelierbijeenkomsten georganiseerd. Frequente afwezigheid bij dit soort bijeenkomsten kan gevolgen hebben voor de certificering. In voorkomende gevallen zal het management van EGEM i-teams het initiatief nemen om de ontstane situatie met de adviseur te bespreken. Terugkoppeling aan EGEM i-teams De e-adviseur rapporteert aan de regie-adviseur de voortgang van het project op basis van de in het startgesprek gemaakte afspraken. Als zich tijdens de uitvoering van deze afspraken problemen voordoen of escalaties op directieniveau gewenst zijn, neemt de e-adviseur ook contact op met de regie-adviseur om de noodzakelijke acties te bespreken. Net als wanneer de opleverdatum van het realisatieplan in gevaar komt. Als de e-adviseur vragen heeft over het gebruik en inzet van hulpmiddelen en instrumenten neemt hij daarvoor primair contact op met de coach.

10

5 Het realisatieplan Het proces om te komen tot een bestuurlijk geaccordeerd realisatieplan brengt binnen de gemeente een onomkeerbare impuls op gang. Het realisatieplan is een weerslag van deze onomkeerbare impuls en bevat in ieder geval de volgende vijf elementen: • Uitgewerkte programmaorganisatie • Bestuurlijke verankering • Budget • e-bouwstenen uit de Verklaring • Aspectgebieden op organisatieniveau Generieke kwaliteitseisen realisatieplan Voor het opstellen van het realisatieplan is een template beschikbaar. Een goed gebruik van –de inhoud van- de template draagt bij aan het tot stand komen van een solide realisatieplan. In onderstaande checklist worden bovengenoemde vijf elementen geoperationaliseerd in een aantal vragen. De checklist wordt voor ieder realisatieplan door de e-adviseur ingevuld en mee opgeleverd met het realisatieplan aan de regie-adviseur. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------Oplegvel realisatieplan gemeente Naam adviseur: Startdatum ondersteuning: 1. Uitgewerkte programmaorganisatie voor uitvoering van de realisatiefase met capaciteitenplanning Is in het plan een programmaorganisatie opgenomen? Ja/Nee Dekt deze organisatie alle programmaonderdelen uit de verklaring? Ja/Nee Is er een capaciteitenplanning uitgewerkt voor minimaal 1 jaar? Ja/Nee 2. Bestuurlijke verankering - geaccordeerd door B&W of portefeuillehouder betrokken in proces Is het plan geaccordeerd door B&W of portefeuillehouder? Is accordering door de Raad noodzakelijk? Is het plan eventueel op andere wijze geaccordeerd?

Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee

3. Budget vastgesteld voor eerste jaar en eventueel doorkijk naar komende 4 jaren Is er budget gereserveerd voor het komende jaar? Ja/Nee Indien ja, wat is het bedrag? €…….. Is er een reservering gedaan voor de komende 4 jaren? Ja/Nee Zo ja, wat is het totale bedrag? €…….. 4. Alle in de Verklaring opgenomen e-bouwstenen benoemd; Geef in onderstaande tabel aan of deze bouwstenen in het plan als project zijn benoemd.

11

In Plan Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee

Prioriteit 1 Realisatie Basisregistraties Adressen en Gebouwen (bronhouderschap) Realisatie Gemeentelijke Basisadministratie voor persoonsgegevens (bronhouderschap) Realisatie Burgerservicenummer (uitgifte) eNIK (uitgifte)

In Plan Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee

Prioriteit 2 EFormulieren Basisregistraties Adressen en Gebouwen (afname) DigiD Gemeentelijke Basisadministratie voor persoonsgegevens (afname) Digitaal omgevingsloket Burgerservicenummer (afname) Nieuwe Handelsregister (NHR) Bedrijven- en Instellingennummer Basisregistratie Topografie Bedrijvenloket Basisregistratie Kadaster eNIK

In Plan Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee

Prioriteit 3 Tien nader te bepalen transacties die elektronisch kunnen worden afgedaan Lokale regelgeving via Internet Snoeiplan vereiste vergunningen Vermindering administratieve lasten via model APV Geschikt maken website voor blinden en slechtzienden Het bezien van de mogelijkheid van toegankelijkheid van oudere teksten aan de hand van evaluatie van lopende pilots over ‘historische’ informatie

5.

Aspectgebieden op organisatieniveau uitgewerkt. Welke aspectgebieden zijn in het plan op bedrijfsvoeringsniveau benoemd? Hebben deze geleid tot het formuleren van projecten? - Informatie en ICT Ja/Nee - Processen Ja/Nee - Personeel & Organisatie Ja/Nee - Regelgeving Ja/Nee - Verandermanagement & Communicatie Ja/Nee - Besturing Ja/Nee

Benoemd Ja/Nee

Project

Benoemd Ja/Nee

Project

Benoemd Ja/Nee

Project

Benoemd Ja/Nee

Project

Benoemd Ja/Nee

Project

Benoemd Ja/Nee

Project

Toelichting: ------------------------------------------------------------------------------------------------------------

12

Projectspecifieke kwaliteitseisen realisatieplan Op het niveau van de e-overheid projecten zijn de kwaliteitseisen aan het realisatieplan ook geoperationaliseerd. Het gebruik van de instrumenten van de e-overheid projecten (zie hst 6) zorgt voor een goede aansluiting van de realisatiefase op het realisatieplan. Onderstaand is per project aangegeven welke aanvullende kwaliteitseisen door de e-overheid projecten gesteld worden om te komen tot een goede invulling van bovengenoemde vijf punten. De vragen per project dienen tevens als checklist voor de realisatieplannen.

13

Overheid heeft Antwoord A. PUNTEN UIT VERKLARING • • •

Decentrale Regelgeving Samenwerkende Catalogi (veelal randvoorwaardelijk voor implementatie Antwoord voor bedrijven, voorheen bedrijvenloket) Webrichtlijnen

14

Decentrale Regelgeving 1. Welke eisen stelt het programma aan de gemeentelijke projectorganisatie (bijv. capaciteit, niveau mensen, centraal aanmelden contactpersonen?) en welke richtlijnen zijn er voor te reserveren capaciteit? Decentrale Regelgeving stelt geen eisen aan de gemeentelijke projectorganisatie maar voor de contacten met gemeenten in verband met voorlichting verlangt Decentrale Regelgeving van gemeenten een contactpersoon voor de invoering van de regelgeving in de Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving (CVDR) en de koppeling met overheid.nl. Functie bij voorkeur bijvoorbeeld de gemeentejurist. Deze contactpersoon kan benaderd worden voor bijeenkomsten in het kader van de CVDR en dient als contactpersoon voor de stand van zaken. Aanmelding geschied via 070 8896073 of via email [email protected] Suggesties samenstelling projectorganisatie “Decentrale Regelgeving”: • projectleider • I&A-coördinator / webmaster • Juridisch specialist • Hoofd Juridische afdeling • Communicatieadviseur Er zijn geen richtlijnen te geven voor de te reserveren capaciteit omdat dit sterk afhankelijk is van de wijze waarop de gemeente het huidige regelgevingsbestand beheert en de stand van zaken ten aanzien van de consolidatie van de regelgeving. Als de regelgeving niet op orde is, kan dit een behoorlijke voorbereidingstijd vergen. Capaciteitplanning is afhankelijk van het ontwikkelniveau van de gemeente (INK), het ambitieniveau en de huidige stand van zaken t.a.v.: • de consolidatie van de regelgeving • de wijze waarop regelgeving in de huidige situatie wordt ontsloten (via het internet, intranet of alleen op papier) en de aanwezigheid van de daarvoor noodzakelijke voorzieningen 2. Stelt het programma specifieke randvoorwaarden aan de bestuurlijke verankering? Decentrale Regelgeving vraagt de deelnemende organisatie een convenant af te sluiten met de ICTU, vertegenwoordigd door de programmamanager Overheid heeft Antwoord©. Het convenant dient als bevestiging van deelname en heeft een looptaijd van 12 maanden. Van de zijde van de deelnemer wordt dit convenant doorgaans ondertekend door de burgemeester of de gemeentesecretaris. 3. Welke richtlijnen kent het programma voor het te reserveren budget? Als geen cijfers genoemd kunnen worden, geef dan a.u.b. aan voor welke zaken budget gereserveerd dient te worden. Er dient budget gereserveerd te worden voor het consolideren van de regelgeving en de technische realisatie.De hoeveelheid manuren die gestoken moet worden in consolidatie, is sterk afhankelik van de huidige stand van zaken ten aanzien van het beer van regelgevingsbestand. De technische realisatie is afhankelijk van de keuze van de gemeente om rechtstreeks gebruik te maken van de CVDR of dit via een koppeling met het eigen CMS te doen. In het eerste geval dient de CMS leverancier een export terug naar de eigen site te maken, de kosten daarvan zijn laag. In het tweede geval dient de gemeente een extra module van de CMS-leverancier af te

15

nemen. De kosten die daarvoor in rekening gebracht worden, verschillen per leverancier, en varieren van 0 tot enkele duizenden euro' s. Het gebruik van de CVDR is gratis, in die zin dat deze deels gefinancieerd wordt vanuit de VNGbijdrage. 4. Staan alle zaken die in het realisatieplan benoemd zouden moeten worden in de ingevulde ontwikkelplateaus? Met andere woorden, borgen de plateaus een goede aansluiting op de realisatiefase? Nog niet volledig. 5. Welke ondersteuning biedt het programma zelf aan de gemeente (zo concreet mogelijk)? Decentrale Regelgeving biedt de volgende ondersteuning: • een intakegesprek met een adviseur Decentrale Regelgeving, waarin het project wordt toegelicht • een workshop voor de consolidatie van de regelgeving • (product)advisering op afstand t.a.v. aansluiting op de CVDR, op afroep via telefonische helpdesk 070 8896073 of email: [email protected] • een consolidatietoets (door de Utrechtse Juristengroep) • een telefonische helpdesk voor de consolidering (door de Utrechtse Juristengroep) • e-learning applicatie voor de CVDR • beschikbaar stellen documentatie, onder andere de standaard voor publicatie, te vinden onder de kop “Documentatie” op http://www.advies.overheid.nl/decentraleregelgeving/

16

Samenwerkende Catalogi 1. Welke eisen stelt het programma aan de gemeentelijke projectorganisatie (bijv. capaciteit, niveau mensen, centraal aanmelden contactpersonen?) en welke richtlijnen zijn er voor te reserveren capaciteit? Samenwerkende Catalogi stelt geen eisen aan de gemeentelijke projectorganisatie maar voor de contacten met gemeenten in verband met voorlichting en de stand van zaken verlangt Samenwerkende Catalogi van gemeenten een contactpersoon voor de invoering van Samenwerkende Catalogi en de koppeling met overheid.nl. Functie bij voorkeur bijvoorbeeld webmaster of (hoofd), I&A medewerker, Communicatiemedewerker, projectleider Digitale Dienstverlening, etc. Aanmelding geschied via [email protected] of 070 8896073 Suggesties samenstelling projectorganisatie “Samenwerkende Catalogi”: projectleider webmaster Communicatie-adviseur Er zijn geen richtlijnen te geven voor de te reserveren capaciteit omdat dit sterk afhankelijk is van de wijze waarop de gemeente het huidige informatiemanagement heeft ingericht en of er al een productcatalogus in gebruik is. In het algemeen vergt het project geen grote capaciteit, omdat het een eenvoudige technische koppeling betreft. Deze technische koppeling wordt doorgaans uitgevoerd door de leveranciers van het CMS c.q. de productcatalogus. Het is wel raadzaam om bij deze leverancier na te gaan welke inspanning er eventueel bij de gemeente ligt, voor wat betreft het (handmatig) toevoegen van metadata aan de catalogus. Waar ook aandacht voor moet zijn is het vullen en bijhouden van de productcatalogus, wat in het reguliere werkproces belegd moet worden. 2. Stelt het programma specifieke randvoorwaarden aan de bestuurlijke verankering? Samenwerkende Catalogi vraagt de deelnemende organisatie een convenant af te sluiten met de ICTU, vertegenwoordigd door de programmamanager Overheid heeft Antwoord©. Het convenant dient als bevestiging van deelname en heeft een looptijd van 12 maanden. Van de zijde van de deelnemer wordt dit convenant doorgaans ondertekend door de burgemeester of de gemeentesecretaris. 3. Welke richtlijnen kent het programma voor het te reserveren budget? Als geen cijfers genoemd kunnen worden, geef dan a.u.b. aan voor welke zaken budget gereserveerd dient te worden. Er dient budget gereserveerd te worden voor het aanschaffen van een module Samenwerkende Catalogi, van de CMS-leverancier. De kosten die daarvoor in rekening gebracht worden, verschillen per leverancier en en varieren van 0 euro tot enkele duizenden euro' s. 4. Staan alle zaken die in het realisatieplan benoemd zouden moeten worden in de ingevulde ontwikkelplateaus? Met andere woorden, borgen de plateaus een goede aansluiting op de realisatiefase? Nog niet volledig.

17

5. Welke ondersteuning biedt het programma zelf aan de gemeente (zo concreet mogelijk)? •

• • • • • • •

Een adviseur kan op verzoek bij de organisatie langskomen om een projectpresentatie te geven. Deze presentatie kan gecombineerd worden met een presentatie over de producten Bekendmakingen, Decentrale Regelgeving, Vergunningen, Webrichtlijnen en Overheid.nl Telefonische ondersteuning tijdens en na de implementatie via een helpdesk: 070 889 6073 of email: [email protected] Een aansluittoets (verplicht) door het team Samenwerkende Catalogi Landelijke ontsluiting van de productcatalogus via overheid.nl Beheer en gecontroleerde doorontwikkeling van de Standaard voor Samenwerkende Catalogi De technische implementatie vindt doorgaans plaats in samenwerking met de CMS leverancier Documentatie, o.a. over de standaard. Te vinden op http://samenwerkendecatalogi.overheid.nl/home/documentatie/ Algemene projectinformatie: http://samenwerkendecatalogi.overheid.nl/

18

Webrichtlijnen 1. Welke eisen stelt het programma aan de gemeentelijke projectorganisatie (bijv. capaciteit, niveau mensen, centraal aanmelden contactpersonen?) en welke richtlijnen zijn er voor te reserveren capaciteit? Webrichtlijnen stelt geen eisen aan de gemeentelijke projectorganisatie. Geadviseerd wordt, of te beginnen met makkelijk door te voeren wijzigingen of de Webrichtlijnen mee te nemen in een project waarin de gehele gemeentelijke site gereviseerd wordt. Webrichtlijnen kan daar de aanleiding voor zijn, of als onderdeel worden meegenomen. Geadviseerd wordt bij de aanbesteding voor een (nieuwe) gemeente site, de Webrichtlijnen op te nemen als inkoopvoorwaaren. Er zijn geen richtlijnen te geven voor de te reserveren capaciteit omdat dit sterk afhankelijk is van de wijze waarop de gemeente de Webrichtlijnen wil invoeren. Capaciteitplanning is verder afhankelijk van het huidige niveau van de website. Om hier inzicht in te krijgen, is een automatische toetstool ontwikkeld. 2. Stelt het programma specifieke randvoorwaarden aan de bestuurlijke verankering? Nee 3. Welke richtlijnen kent het programma voor het te reserveren budget? Als geen cijfers genoemd kunnen worden, geef dan a.u.b. aan voor welke zaken budget gereserveerd dient te worden. Er dient budget gereserveerd te worden voor het aanpassen dan wel geheel nieuw bouwen van de website. Kosten die daarvoor in rekening gebracht worden, verschillen per leverancier. 4. Staan alle zaken die in het realisatieplan benoemd zouden moeten worden in de ingevulde ontwikkelplateaus? Met andere woorden, borgen de plateaus een goede aansluiting op de realisatiefase? Nog niet volledig. 5. Welke ondersteuning biedt het programma zelf aan de gemeente (zo concreet mogelijk)? Webrichtlijnen biedt de volgende ondersteuning: • een automatische toetstool om inzicht te krijgen in welke mate de site voldoet aan de webrichtlijnen: http://www.webrichtlijnen.nl/toetsen/ • productinformatie:http://www.webrichtlijnen.nl/richtlijnen/ • algemene informatie: www.webrichtlijnen.nl • (product)advisering op afstand middels een telefonische helpdesk: 070 888 7898 of email: [email protected]

19

Overheid heeft Antwoord B. OVERIGE PROJECTEN (projecten van Overheid heeft Antwoord die niet direct genoemd worden in de Verklaring maar wel degelijk bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen uit de Verklaring) • •

Bekendmakingen publiceren via het internet Vergunningen publiceren via internet

20

Bekendmakingen op internet 1. Welke eisen stelt het programma aan de gemeentelijke projectorganisatie (bijv. capaciteit, niveau mensen, centraal aanmelden contactpersonen?) en welke richtlijnen zijn er voor te reserveren capaciteit? Bekendmakingen stelt geen eisen aan de gemeentelijke projectorganisatie maar voor de contacten met gemeenten in verband met voorlichting en de stand van zaken verlangt Bekendmakingen van gemeenten een contactpersoon voor de invoering van Bekendmakingen en de koppeling met overheid.nl. Functie bij voorkeur bijvoorbeeld webmaster of (hoofd) Communicatie(medewerker), projectleider Bekendmakingen, projectleider Digitale Dienstverlening, etc. Suggesties samenstelling projectorganisatie “Bekendmakingen”: • projectleider • webmaster • Specialisten van de betrokken afdelingen (waar bekendmakingen gegenereerd worden • Afdelingshoofd • Communicatie-adviseur Er zijn geen richtlijnen te geven voor de te reserveren capaciteit omdat dit sterk afhankelijk is van de wijze waarop de gemeente het huidige informatiemanagement heeft ingericht en de wijze waarop bekendmakingen gepubliceerd worden. Het project kan aanleiding geven de huidige werkprocessen te herzien en de taken van centraal naar decentraal te beleggen, of andersom. 2. Stelt het programma specifieke randvoorwaarden aan de bestuurlijke verankering? Bekendmakingen vraagt de deelnemende organisatie een convenant af te sluiten met de ICTU, vertegenwoordigd door de programmamanager Overheid heeft Antwoord©. Het convenant dient als bevestiging van deelname en heeft een looptijd van 6 maanden. Van de zijde van de deelnemer wordt dit convenant doorgaans ondertekend door de burgemeester of de gemeentesecretaris. 3. Welke richtlijnen kent het programma voor het te reserveren budget? Als geen cijfers genoemd kunnen worden, geef dan aan voor welke zaken budget gereserveerd dient te worden. Er dient budget gereserveerd te worden voor het aanschaffen van een module Bekendmakingen, van de CMS-leverancier. De kosten die daarvoor in rekening gebracht worden, verschillen per leverancier en varieren van 0 euro tot enkele duizenden euro' s. 4. Staan alle zaken die in het realisatieplan benoemd zouden moeten worden in de ingevulde ontwikkelplateaus? Met andere woorden, borgen de plateaus een goede aansluiting op de realisatiefase? Nog niet volledig.

21


• • • • • • •

Een adviseur kan op verzoek bij de organisatie langskomen om een projectpresentatie te geven. Deze presentatie kan gecombineerd worden met een presentatie over de producten Samenwerkende Catalogi, Decentrale Regelgeving, Vergunningen, Webrichtlijnen en Overheid.nl Telefonische ondersteuning tijdens en na de implementatie via een helpdesk: 070 889 6073 of [email protected] Een validator, waarmee zelf getoetst kan worden: http://bmvalidator.overheid.nl/ Een aansluittoets (verplicht) door het team Bekendmakingen Landelijke ontsluiting van de Bekendmakingen via overheid.nl Een attenderingssservice op bekendmakingen voor de burgers De technische implementatie vind doorgaans plaats in samenwerking met de CMS leverancier Documentatie, o.a. over de standaard voor het publiceren onder de kop “Documentatie” op http://www.advies.overheid.nl/bekendmakingen/

22

Vergunningen op internet 1. Welke eisen stelt het programma aan de gemeentelijke projectorganisatie (bijv. capaciteit, niveau mensen, centraal aanmelden contactpersonen?) en welke richtlijnen zijn er voor te reserveren capaciteit? Vergunningen stelt geen eisen aan de gemeentelijke projectorganisatie maar voor de contacten met gemeenten in verband met voorlichting en de stand van zaken verlangt Vergunningen van gemeenten een contactpersoon voor de invoering van Vergunningen en de koppeling met overheid.nl. Functie bijvoorbeeld projectleider Digitale Dienstverlening of een afdelingshoofd van de betreffende afdeling Vergunningen Suggesties samenstelling projectorganisatie “Vergunningen”: • Projectleider • Specialisten van de betrokken afdelingen • Afdelingshoofd • Communicatie-adviseur Er zijn geen richtlijnen te geven voor de te reserveren capaciteit omdat dit sterk afhankelijk is van de wijze waarop de gemeente het huidige vergunningensysteem en beheer is ingericht en de wijze waarop vergunningen (al via internet) gepubliceerd worden. Het project kan aanleiding geven de huidige werkprocessen te herzien en de taken anders te gaan beleggen. 2. Stelt het programma specifieke randvoorwaarden aan de bestuurlijke verankering? Vergunningen vraagt de deelnemende organisatie een convenant af te sluiten met de ICTU, vertegenwoordigd door de programmamanager Overheid heeft Antwoord©. Het convenant dient als bevestiging van deelname en heeft een looptijd van 6 tot 12 maanden. Van de zijde van de deelnemer wordt dit convenant doorgaans ondertekend door de burgemeester of de gemeentesecretaris. 3. Welke richtlijnen kent het programma voor het te reserveren budget? Als geen cijfers genoemd kunnen worden, geef dan a.u.b. aan voor welke zaken budget gereserveerd dient te worden. Er dient budget gereserveerd te worden voor het aanschaffen van een module Vergunningen van de CMS-leverancier en er dient een koppeling gelegd te worden met het in gebruik zijnde vergunningensysteem. De kosten die daarvoor in rekening gebracht worden, verschillen per leverancier. 4. Staan alle zaken die in het realisatieplan benoemd zouden moeten worden in de ingevulde ontwikkelplateaus? Met andere woorden, borgen de plateaus een goede aansluiting op de realisatiefase? Nog niet volledig.

23


• • • • • • • • •

Een adviseur kan op verzoek bij de organisatie langskomen om een projectpresentatie te geven. Deze presentatie kan gecombineerd worden met een presentatie over de producten Samenwerkende Catalogi, Decentrale Regelgeving, Bekendmakingen, Webrichtlijnen en Overheid.nl Telefonische ondersteuning tijdens de implementatie via een helpdesk: 070 889 6073 of [email protected] Zelf XML-schema;s valideren onder de kop “Technisch” op http://www.advies.overheid.nl/vergunningen/ Een aansluittoets (verplicht) door het team Vergunningen Een leveranciersregeling, waarbij een vergoeding tot maximaal 2000 euro wordt uitgekeerd, wanneer aan de voorwaarden wordt voldaan. Voor meer informatie kunt u contact op nemen met 070 889 6073 of [email protected] Landelijke ontsluiting van de Vergunningen via overheid.nl De technische implementatie vind doorgaans plaats in samenwerking met de CMS leverancier en de leverancier van het Vergunningensysteem Documentatie, o.a. over de standaard voor het publiceren onder de kop “Relevante Informatie” op http://www.advies.overheid.nl/vergunningen/ Informatie over de samenhang me het project Ongevingsvergunning, te vinden op http://www.advies.overheid.nl/vergunningen/ Op de genoemde url is ook algemene projectinformatie en FAQ' s te vinden

24

BAG (basisregistratie Adressen en Gebouwen) 1. Welke eisen stelt het programma aan de gemeentelijke projectorganisatie (bijv capaciteit, niveau mensen, centraal aanmelden contactpersonen?) en welke richtlijnen zijn er voor te reserveren capaciteit? In de Handreiking implementatie zijn suggestie opgenomen voor de projectorganisatie: het moet multidisciplinair en afdelingsoverstijgend zijn. Het is belangrijk dat er een opdrachtgever is voor het project. En de projectleider moet iemand zijn die het implementatieproces kan aansturen. Richtlijnen voor capaciteit zijn er niet, aangezien de inspanning enorm afhangt van de situatie binnen de gemeente. In de Handreiking Implementatie is een rekenmodel opgenomen waarmee bij benadering kan worden bepaald hoeveel geld en tijd de invoering zal kosten. 2. Stelt het programma specifieke randvoorwaarden aan de bestuurlijke verankering? • •

Het college van B&W is wettelijk houder van de BAG Verder is een opdrachtgever nodig, die meer op MT niveau gepositioneerd is

3. Welke richtlijnen kent het programma voor het te reserveren budget? Als geen cijfers genoemd kunnen worden, geef dan aan voor welke zaken budget gereserveerd dient te worden. In de Handreiking Implementatie is een rekenmodel opgenomen waarmee bij benadering kan worden bepaald hoeveel geld en tijd de invoering zal kosten. In ieder geval zal geld gereserveerd moeten worden voor: • Bestandsvergelijking • ICT oplossing • Brondocumenten terugzoeken • geometrie 4. Staan alle zaken die in het realisatieplan benoemd zouden moeten worden in de ingevulde ontwikkelplateaus? Met andere woorden, borgen de plateaus een goede aansluiting op de realisatiefase? Op hoofdlijnen. Het realisatieplan bevat niet alle elementen voor de realisatie van de BAG, maar moet dat ook niet bevatten. Daar is een plan van aanpak voor. 5. Welke ondersteuning biedt het programma zelf aan de gemeente (zo concreet mogelijk)? • • • • • • • •

Begeleiding door accountmanagers en BAG experts Bijeenkomsten in regionale contactgroepen Afspraken met gemeenten over aansluiting (data) Indien nodig MT presentaties over de BAG Handreikingen en verdiepingsdocumenten op het gebied van o.a. ICT, geometrie, binnengemeentelijke afname Postbus basisregistraties: digitale helpdesk Website met nieuws, FAQ’s, documentatie, etc. Besloten website voor deelnemers aan contactgroepen met documentatie van gemeenten, presentaties gehouden in bijeenkomsten etc.

25

GBA als Basisregistratie en BSN 1. Welke eisen stelt het programma aan de gemeentelijke projectorganisatie (bijvoorbeeld capaciteit, niveau mensen, centraal aanmelden contactpersonen?) en welke richtlijnen zijn er voor te reserveren capaciteit? Agentschap BPR stelt geen eisen aan de gemeentelijke projectorganisatie maar voor de contacten met gemeenten in verband met voorlichting verlangt Agentschap BPR van gemeenten een contactpersoon voor de invoering van de GBA als BR. Functie bij voorkeur bijvoorbeeld informatiemanager, projectleider Invoering GBA als basisregistratie, ICT-coördinator. Deze contactpersoon wordt benaderd ter uitnodiging voor regiobijeenkomsten. Gemeenten hebben deze contactpersoon inmiddels aan BPR doorgegeven, echter veelal betreft het een medewerker Burgerzaken. Suggesties samenstelling projectorganisatie “GBA als Basisregistratie”: projectleider (vertegenwoordiger van bijv. ICT, middelen, MT, bestuursdienst) I&A-coördinator / informatiemanager GBA-specialist Afdelingshoofden Communicatie-adviseur Er zijn geen richtlijnen te geven voor de te reserveren capaciteit omdat dit sterk afhankelijk is van de wijze waarop de gemeente het huidige informatiemanagement heeft ingericht. Capaciteitplanning is afhankelijk van het ontwikkelniveau van de gemeente (INK), het ambitieniveau en de huidige stand van zaken t.a.v.: de mate van gebruik van gegevens uit eigen en landelijke GBA de wijze waarop GBA-gegevens binnengemeentelijk worden ontsloten en de aanwezigheid van de daarvoor noodzakelijke voorzieningen 2. Stelt het programma specifieke randvoorwaarden aan de bestuurlijke verankering? Bestuurlijke verankering is – zoals elk omvangrijk binnengemeentelijk, gemeentebreed traject - onontbeerlijk bij de voorbereidingen op en realisatie van de GBA als basisregistratie. Agentschap BPR stelt echter geen specifieke eisen aan bestuurlijke verankering maar tijdens het traject dat leidt tot invoering van de GBA als Basisregistratie binnen de gemeente zal het mandaat van het gemeentebestuur een rol spelen: akkoord op invoeringsplan GBA als Basisregistratie opname wijzigingen in GBA-verordening aanvragen aanwijzing t.b.v. gebruik landelijke Terugmeldvoorziening aanvraag autorisatie gemeente als afnemer van het GBA-netwerk

26

3. Welke richtlijnen kent het programma voor het te reserveren budget? Als geen cijfers genoemd kunnen worden, geef dan aan voor welke zaken budget gereserveerd dient te worden.

! "

#

$ % *7*

$(

& ! )%

" ' '" ! )%

& ! &

& ! )%

" ' '" ! )%

& ! &

& ! )%

" ' '" ! )%

& ! &

" ' '" ! %

%

*' "# + " ! $ ,% " ' * - . " # $$ #( " # * #' $ , & # ( / . 0 (( '" " 1 2. " " $ & " #+ " '$ & 3 4" + &+ . ! $ , . " 1 . " $ , " '$ & %

$& *7* $( (" #$ & " ( " $ "+ ''" " ( "+ ''" # $& $( $ $& !5 5 (( . #( (( # ((

" ' '" ! %

%

* %

6 *7* $( " ' $ 7 . " + & " ! %! % . #+ 3 * . 5 #+ " # ". "

*

/

7

37

%

" ' '" ! %

* (" &'

*//* 8

3

$( 7", &" . " * # ##" #" 7", " ( * # ##" #" $$' &. # '" 4 " & #' & + & $$' '&

27

4. Staan alle zaken die in het realisatieplan benoemd zouden moeten worden in de ingevulde ontwikkelplateaus? Met andere woorden, borgen de plateaus een goede aansluiting op de realisatiefase? Ja 5. Welke ondersteuning biedt het programma zelf aan de gemeente (zo concreet mogelijk)? Agentschap BPR biedt de volgende ondersteuning: voorlichting aan gemeenten in regionaal verband (2 x per jaar) voorlichting per gemeente (op verzoek van gemeente). Voorwaarden: o gemeente organiseert voorlichtingsbijeenkomst o voorlichtingsbijeenkomst is gemeentebreed (bijv. afdelingshoofden, MT, I&A, Communicatie) (product)advisering t.a.v. aansluiten op landelijk netwerk autorisatie afnemers & gemeenten voor gebruik TMV ondersteuning bij aansluiten op landelijk netwerk en TMV beschikbaar stellen documentatie: Stappenplan invoering GBA als Basisregistratie voor afnemers

28

DigiD 1. Welke eisen stelt het programma aan de gemeentelijke projectorganisatie (bijv. capaciteit, niveau mensen, centraal aanmelden contactpersonen?) en welke richtlijnen zijn er voor te reserveren capaciteit? Er moeten contactpersonen aangemeld worden vanuit de gemeente waaronder een tekenbevoegde die de aansluitvoorwaarden en dergelijke mag ondertekenen. 2. Stelt het programma specifieke randvoorwaarden aan de bestuurlijke verankering? Nee 3. Welke richtlijnen kent het programma voor het te reserveren budget? Als geen cijfers genoemd kunnen worden, geef dan aan voor welke zaken budget gereserveerd dient te worden. Geen: Voor de aansluiting en aan het gebruik van DigiD zijn geen kosten verbonden in 2008. Vanaf 2009 is nog onbekend of er kosten doorberekend worden. Wel zijn er kosten verbonden aan de aanschaf van het PKIoverheid certificaat. Dit kan verschillen per CSP. Indirect zal de implementatie, al dan niet via een leverancier, van DigiD in de eigen omgeving van de gemeente wel kosten met zich meebrengen. 4. Staan alle zaken die in het realisatieplan benoemd zouden moeten worden in de ingevulde ontwikkelplateaus? Met andere woorden, borgen de plateaus een goede aansluiting op de realisatiefase? Ja 5. Welke ondersteuning biedt het programma zelf aan de gemeente (zo concreet mogelijk)? Documentatie Startmap met handreiking en duidelijke aansluitprocedure (zoals opgenomen in het bagagedepot) waarin heel specifiek (ook technisch) staat aangegeven hoe aan te sluiten op DigiD. GBO.Overheid organiseert workshops over DigiD met uitleg over het aansluitproces en de aanwezigheid van een organisatie/gemeente die vertelt over hun eigen ervaring met het aansluittraject. Aansluitbeheer/helpdesk GBO.Overheid / DigiD die de aansluiting op DigiD ondersteunt/begeleidt. Beschikbaarheid testomgeving (waar aansluiting en gebruik DigiD getest kunnen worden).

29

eFormulieren 1. Welke eisen stelt het programma aan de gemeentelijke projectorganisatie (bijv capaciteit, niveau mensen, centraal aanmelden contactpersonen?) en welke richtlijnen zijn er voor te reserveren capaciteit? Capaciteit: - coordinator/ hoofd I&A voor draagvlak om eFormulieren te gebruiken en als contactpersoon te fungeren voor eFormulieren; - webmaster/ comm.mdw voor communicatieve werkafspraken tijdens uitrol van de formulieren; - inhoudelijke mensen van verschillende afdelingen, zoals afdeling Burgerzaken, Sociale Zaken, afdeling Belastingen, om de wensen in de vorm van variabelen op te geven in de formulieren. 2. Stelt het programma specifieke randvoorwaarden aan de bestuurlijke verankering? Handtekening burgemeester 3. Welke richtlijnen kent het programma voor het te reserveren budget? Als geen cijfers genoemd kunnen worden, geef dan aan voor welke zaken budget gereserveerd dient te worden. Reseveren budget: kosteloos, dus geen budget nodig. Wel kosten verbonden aan het regelen van PKI certificaat, Internetkassa contract met Ogone. Kosten certificaat: voor 3 jaar een contract af te sluiten, per jaar 275 euro. Kosten internetkassa aansluiting: 4. Staan alle zaken die in het realisatieplan benoemd zouden moeten worden in de ingevulde ontwikkelplateaus? Met andere woorden, borgen de plateaus een goede aansluiting op de realisatiefase? Ja 5. Welke ondersteuning biedt het programma zelf aan de gemeente (zo concreet mogelijk)? Accountmanager gaat langs bij een gemeente om een startgesprek te voeren met een gemeente en legt aansluitprocedure uit en maakt werkafspraken met een gemeente; Functioneel beheer is voor een gemeente beschikbaar om technische vragen te beantwoorden van gemeenten en om gemeenten te helpen bij de uitrol van formulieren. Ook de aanvraag van een PKI servercertificaat wordt uit de handen genomen van gemeenten en wordt gedaan door eFormulieren zelf. Daarnaast krijgt een gemeente begeleiding bij het aanvragen van DigiD en aanvragen van een koppeling met Internetkassa.

30

BR K&T (Basisregistratie Kadaster en Topografie) 1. Welke eisen stelt het programma aan de gemeentelijke projectorganisatie (bijv. capaciteit, niveau mensen, centraal aanmelden contactpersonen?) en welke richtlijnen zijn er voor te reserveren capaciteit? BR K&T (basisregistratie Kadaster & Topografie) stelt geen eisen aan de gemeentelijke projectorganisatie. Voor de producten van het Kadaster is binnen elke gemeente een contactpersoon. Indien er een E-overheid project gaat lopen binnen de gemeente, is het van belang dat er tussen project en contactpersoon K&T wel afstemming plaatsvindt. Zo wordt geborgd dat ook gegevens uit de BR K&t worden meegenomen bij de E-overheid projecten. De gemeentelijk contactpersoon heeft van oudsher regelmatig contact met het Kadaster, zowel met een accountmanager als met het klantcontactcenter. Dat verandert niet, nu K&T basisregistraties zijn geworden. Er zal dus ook geen extra of andere capaciteit nodig zijn binnen de gemeentelijke organisatie, als de organisatie op gelijke wijze om blijft gaan met de gegevens van de BR K&T. Als besloten wordt om processen anders in te richten (als dus wordt opgeschoven naar een andere fase van het INK model), dan is vanzelfsprekend meer capaciteit nodig binnen de gemeentelijke organisatie (voor Kadaster en Topografie gegevens). Op dat moment zal opnieuw worden bekeken hoe processen anders/efficiënter kunnen worden ingericht met behulp van Geo-informatie/informatie uit de BR K&T. Dan gaat het over tijdelijke projectcapaciteit. 2. Stelt het programma specifieke randvoorwaarden aan de bestuurlijke verankering? Bestuurlijke verankering is – zoals elk omvangrijk binnengemeentelijk, gemeentebreed traject - onontbeerlijk bij de voorbereidingen op en realisatie van elke basisregistratie. BR K&T stelt echter geen specifieke eisen aan bestuurlijke verankering. In verreweg de meeste gemeenten is het gebruik van Kadastrale gegevens en de Kadastrale kaart ingeburgerd. Dit geldt niet voor gebruik van de TOP10NL kaarten. Ongeveer de helft van de gemeenten maakt daar nu gebruik van. Hiervoor zijn verschillende redenen. Vanuit BR K&T wordt in voorlichtingsproducten wel nadruk gelegd op de gebruiks- en terugmeldplicht voor beide basisregistraties. 3. Welke richtlijnen kent het programma voor het te reserveren budget? Als geen cijfers genoemd kunnen worden, geef dan a.u.b. aan voor welke zaken budget gereserveerd dient te worden. Het is niet mogelijk om een richtlijn te geven voor te reserveren budget. Het benodigde budget hangt af van de verschillende producten en abonnementen die een gemeente afneemt van het Kadaster. In de regel zal het budget, dat een gemeente moet reserveren voor de Kadastrale producten, niet veranderen door het feit dat nu sprake is van een basisregistratie. De komende maanden verandert daarin nog niets. Als een gemeente besluit tot de aanschaf van TOP10NL, en dat tot nu toe nog niet had, levert dat nieuwe kosten op. De hoogte van het benodigde budget, hangt echter af van het grondoppervlak van de gemeente. Informatie hierover is te vinden op www.kadaster.nl of via de accountmanagers van het Kadaster.

31

4. Staan alle zaken die in het realisatieplan benoemd zouden moeten worden in de ingevulde ontwikkelplateaus? Met andere woorden, borgen de plateaus een goede aansluiting op de realisatiefase? Ja 5. Welke ondersteuning biedt het programma zelf aan de gemeente (zo concreet mogelijk)? De ondersteuning voor BR K&T verloopt voor het grootste deel via de bestaande kanalen van het Kadaster. Hierbij zijn de accountmanagers en het klantcontactcenter de eerst aangewezen contactpunten. Een veel gebruikt medium is internet (www.kadaster.nl/basisregistraties). Daarnaast worden (regionale) informatiebijeenkomsten overwogen in 2008. Vanuit VROM wordt algemene informatie verstrekt in de vorm van brochures, brieven en informatie op de website van VROM (www.vrom.nl/basisregistraties)

32

Omgevingsvergunning 1. Welke eisen stelt het programma aan de gemeentelijke projectorganisatie (bijv capaciteit, niveau mensen, centraal aanmelden contactpersonen?) en welke richtlijnen zijn er voor te reserveren capaciteit? Er is geen wettelijke eis, wel zijn wij van mening dat gezien de omvang van de verandering die de Wabo met zich meebrengt dat er per bevoegd gezag (gemeente, provincie, rijksoverheid) een projectleider wabo wordt aangewezen. De projectleider formeert een projectteam. Belangrijke onderdelen van het project is: weten regelgeving, ICT, organisatieverandering, samenwerking en communicatie. 2. Stelt het programma specifieke randvoorwaarden aan de bestuurlijke verankering? Bestuurlijke verankering is geregeld doordat de Wabo een wet is, de wet is inmiddels op 12 december 2007 door de Tweede Kamer aangenomen. Uiteraard is het nuttig en van belang dat bestuurders op de hoogte van de ontwikkelingen van de wabo zijn en de plannen van de projectleiders onderschrijven. 3. Welke richtlijnen kent het programma voor het te reserveren budget? Als geen cijfers genoemd kunnen worden, geef dan aub aan voor welke zaken budget gereserveerd dient te worden. Hiertoe is een onderzoek uitgevoerd door het HEC (zie het Bagagedepot of het Kennisplein omgevingsvergunning). Het rapport geeft een richtlijn van de kosten en een invulschema om zelf de kosten te kunnen bepalen. Het betreft kosten die toegerekend worden om een digitale aanvraag in ontvangst te kunnen nemen. Kosten voor het aanschaffen van nieuwe software (backoffice, midoffice of frontoffice) om digitaal de aanvraag te kunnen behandelen wordt niet toegerekend aan kosten voor de omgevingsvergunning. Uit onderzoek door de gemeente Groningen (Businesscase Groningen, zie het bagagedepot of het Kennisplein Omgevingsvergunning) blijkt dat als Groningen de vergunningverlening digitaal gaat behandelen dat na 4 jaar de gedane investeringen worden terugverdiend 4. Staan alle zaken die in het realisatieplan benoemd zouden moeten worden in de ingevulde ontwikkelplateaus? Met andere woorden, borgen de plateaus een goede aansluiting op de realisatiefase? De ontwikkelplateaus bieden al voldoende aandachtspunten voor de realisatieplannen. Voor de volledigheid volgte hierbij een aandachtspuntenlijstje van onderwerpen die ik in de realisatieplannen verwacht terug te vinden. o o o o o o o o o o

o

Projectleider en projectorganisatie en Plan van Aanpak/Implementatiedeel omgevingsvergunning Benodigde middelen (geld, capaciteit) Planning en eindresultaten en op te leveren producten De aansluitkeuze op de LVO Consequenties en gevolgen van deze keuze voor de eigen ICT-systemen Procesbeschrijving omgevingsvergunning Organisatieverandering: interne samenwerking en externe samenwerking Informatie-uitwisseling (over de vergunningaanvraag) tussen organisaties en partijen Inrichten van een fysiek loket (front-office) Inrichten van een digitaal loket Verandermanagement en communicatie

33

5. Welke ondersteuning biedt het programma zelf aan de gemeente (zo concreet mogelijk)? Het project omgevingsvergunning biedt de volgende ondersteuning: o Website Kennisplein Omgevingsvergunning: http://www.omgevingsvergunning.vrom.nl/ o Een Helpdesk, telefoonnr: 070-3735333 o Een driewekelijkse nieuwsbrief met actuele informatie en nieuwe produkten o Het aanbieden van diverse handreikingen (o.a. ICT, organisatie en handhaving). o In februari 2008 komt een tweede versie van de ICT-handreiking uit o Het geven van Masterclasses op diverse thema’s. o Het subsidiëren van samenwerkingverbanden, de zogenaamde projectleiderkringen. o Contactambtenaren die de contacten met gemeenten en provincies onderhouden. Deze rol wordt in 2008 door accountmanagers van de VROMinspectie overgenomen. o Het publiceren van factsheets, bijv over de werking van de LVO o Het ontwikkelen van een promofilm waarin de werking van de LVO virtueel wordt getoond. o Het verzorgen van opleiding/training, voorlichtingsbijeenkomsten en een elearningomgeving voor ambtenaren die met de LVO gaan werken. o Een handzaam instrument, de Wabo Implementatie Checklist (WIC), waarmee gemeenten ondersteund worden bij het maken c.q. het toetsen van hun implementatieplannen.

34

Antwoord voor Bedrijven (voorheen Bedrijvenloket) 1. Welke eisen stelt het programma aan de gemeentelijke projectorganisatie (bijv. capaciteit, niveau mensen, centraal aanmelden contactpersonen?) en welke richtlijnen zijn er voor te reserveren capaciteit? Voor de minimale aansluitvariant (doorlinken vanaf de eigen gemeentesite) en deelname aan Samenwerkende Catalogi stelt Antwoord voor bedrijven geen eisen aan de gemeentelijke projectorganisatie. Voor een hogere aansluitvariant (gebruik content uit de Kennisbank, deelname aan proeftuinen Mijn.antwoordvoorbedrijven) is het voor Antwoord voor bedrijven prettig wanneer er binnen de gemeente een project Bedrijvenloket/Ondernemersloket is. Suggesties voor de samenstelling van de projectorganisatie zijn: • projectleider • inhoudelijk specialisten van de betreffende afdeling(en) • communicatie-medewerker • evt een technisch adviseur 2. Stelt het programma specifieke randvoorwaarden aan de bestuurlijke verankering? Er worden geen specifieke randvoorwaarden gesteld aan de bestuurlijke verankering. Wanneer er op bestuurlijk niveau een noodzaak geconstateerd is informatie voor ondernemers toegankelijk te maken en eenduidig te tonen, creëert dit een noodzaak en draagvlak binnen de gemeentelijke organisatie, wat samenwerking en implementatie vergemakkelijkt. 3. Welke richtlijnen kent het programma voor het te reserveren budget? Als geen cijfers genoemd kunnen worden, geef dan a.u.b. aan voor welke zaken budget gereserveerd dient te worden. Voor het gebruik van de content uit de Kennisbank zal de gemeente het technisch mogelijk moeten maken de content op te halen, op te slaan, aan te vullen en weer te geven op de eigen website. Hiervoor zal budget gereserveerd moeten worden. Afhankelijk van het moment waarop een gemeente aansluit of gebruik maakt van de modules van het gepersonaliseerde portaal dient er budget gereserveerd te worden voor o.a. het toegankelijk maken/kunnen versturen van gegevens uit de eigen systemen, het ontvangen en verwerken van transacties en berichten en eventueel het in de lokale website opnemen van de module(s). Voor het aansluiten op Samenwerkende Catalogi dient ook budget gereserveerd te worden. Zie hiervoor de plateauplanning van Samenwerkende Catalogi. 4. Staan alle zaken die in het realisatieplan benoemd zouden moeten worden in de ingevulde ontwikkelplateaus? Met andere woorden, borgen de plateaus een goede aansluiting op de realisatiefase? Een aantal zaken zoals de implicaties van de EU-Dienstenrichtlijn voor de gemeenten zijn nog niet geheel duidelijk. Evenals de ontwikkelingen binnen het gepersonaliseerde portaal. Hiervoor is de brief toegevoegd als leidraad.

35

5. Welke ondersteuning biedt het programma zelf aan de gemeente (zo concreet mogelijk)? - Informatie over de mogelijkheden voor aansluiting en gebruik van de content uit de Kennisbank - Begeleiding bij de proefimplementatie van de content en de modules - Telefonische ondersteuning tijdens en na implementatie via de servicedesk: 070-889 6180 of via e-mail [email protected] - Informatie, banners en buttons en documentatie via website

www.antwoordvoorbedrijven.nl/participanten

36

Vermindering Regeldruk/Administratieve Lastenverlichting De antwoorden op de vragen komen (vooral) voor in het 10 stappenplan.

NHR (Nieuw Handelsregister) Op basis van lopende pilots worden de vragen in de komende periode beantwoord.

37

6 Portfolio voor de e-adviseur en gemeenten EGEM i-teams en de e-overheid projecten bieden verschillende instrumenten en standaarden aan om de invoering van de e-overheidsvoorzieningen te vergemakkelijken. De generieke instrumenten, producten en standaarden worden onder regie van EGEM ontwikkeld en beschikbaar gesteld. Een beschrijving van deze producten vind je in het eerste deel van dit hoofdstuk. Met de e-overheid projecten ontwikkelt EGEM i-teams specifieke instrumenten. Deze specifieke instrumenten vind je in het tweede deel van dit hoofdstuk. Deze instrumenten (factsheets en plateaus per programma) geven per project telkens aan wat het doel is, wat er op de aspectgebieden moet gebeuren en welke keuzemogelijkheden (plateaus) en groeipaden (transities) er zijn. Waar vind je het portfolio? Alle instrumenten zijn in ieder geval te vinden via het portfolio (ontsloten via bagagedepot) van EGEM i-teams. Alle instrumenten van EGEM i-teams vind je ook op www.egem-iteams.nl onder Mijn community. In de routeplanner zijn de laatste updates met betrekking tot data beschikbaar: www.routeplannere-gemeente.nl Via het extranet (knowledgetree www.dms.i-teams.nl) vind je relevante informatie over de gemeenten waar je aan de slag bent.

38

A) Beschrijving generieke instrumenten, productenen standaarden EGEM i-teams De uitdagingen waar gemeenten voor staan om dienstverlening te verbeteren en administratieve lasten te verlagen vragen om veranderingen op organisatievlak en bedrijfsvoering. Om de ambities van een excellerende gemeente te kunnen realiseren moeten gemeenten ontwikkelingen op ICT gebied in lijn brengen met beleid, strategie en processen in de organisatie. Dat vraagt om een integrale benadering. EGEM i-teams helpt gemeenten de samenhang tussen de dienstverlening en bedrijfsvoering inzichtelijk te maken. Zij ontwikkelt een aanpak met modellen en standaarden en instrumenten die gemeenten maar ook leveranciers kunnen gebruiken zodat gemeenten adequaat antwoord hebben op de behoeften van burgers en bedrijven. E-adviseurs kunnen deze producten bij gemeenten onder de aandacht brengen en inzetten bij een propositie en realisatieplan. Het betreft producten die een accent hebben op enerzijds organisatieverandering (zoals eVerhaal, Verander Echt) of anderzijds ICT en informatiehuishouding (bijvoorbeeld Refag, StUF, RSGB). Met de producten kunnen voor verschillende doelstellingen worden ingezet: - Kennis: het bieden van inzicht en overzicht. Informeren en samenhang bieden en het kweken van interesse in de e-overheid; - Houding: het creëren van bewustzijn ten aanzien van nut en noodzaak van een excellente gemeente (met efficiënte dienstverlening en optimale bedrijfsvoering); - Gedrag: Het aanzetten tot het ondernemen van concrete acties (conversie) Door het bieden van concrete handvatten (instrumenten) en ondersteuning op maat bij het opstellen van een propositie en realisatieplan. Hierbij hoort ook het bevorderen van terugkomgedrag (laten zien dat werken aan de egemeente lonend is en EGEM i-teams daarbij een betrouwbare partner is voor gemeenten). Portfolio producten per fase De producten van EGEM zijn geplot op de fasering die i-teams gebruikt bij haar ondersteuning bij de invoering van de elektronische overheid. De producten in de voorbereidings- en inventarisatiefase richten zich met name op bewustwording en het bieden van samenhang en inzicht. De producten vanaf de ontwerpfase worden steeds specifieker en bieden verdieping van informatie en handvatten om ook werkelijk over te kunnen gaan tot actie (realisatie en gebruik).

39

Een greep uit het portfolio EGEM i-teams

Voorbereiding

• Workshop

Inventarisatie

•Zie hiervoor plus

ketensimulatie basisregistraties

• e-Verhaal • Verander Echt! • Routeplanner Thermometer

• ABC tjes

•Handreiking

Strategie e-Gemeente Samenhangnotitie • Template PvA • Plateau aanpak

Ontwerp • Zie hiervoor plus

•Architectuurmodel • Landkaart

e-overheid

E-dienstverlening (Mid-office)

Realisatie

• Zie hiervoor plus • Modelbestek Mid-office (ANDEZ)

Gebruik

• Zie hiervoor plus • Communities: - StUF - Standaard productaanvr./formul ieren - Thermometer

StUF = E-bericht • SamenwerkingsModellen

• Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens (RSGB)

• Factsheets en plateaus

e-overheid projecten • Elektronische formulieren

• StUF Standaarden • GFO Zaken in Zicht • Template realisatieplan

40

•

Beschrijving producten EGEM Hier volgt een uitgebreidere beschrijving van de instrumenten die per fase in de ondersteuning van i-teams kunnen worden gebruikt. E-Verhaal Wat is het? Verbetering van dienstverlening en optimalisering van de bedrijfsvoering mede door de inzet van ICT. Dat is de belofte van de elektronische overheid. Hoewel overheden aan de weg timmeren, is er nog een weg te gaan. Daarbij gaat het niet alleen om techniek, maar is het met name een organisatieontwikkeling die veel van de overheid zal vragen. Dat de gemeente baat heeft bij ICT is vaak wel duidelijk, maar waar begin je en hoe overtuig je collega’s van de nut en noodzaak? Door met elkaar het gesprek te voeren over een wenkend perspectief. En als het even kan door in het gesprek concrete voorbeelden uit de dagelijkse praktijk te gebruiken. Dat biedt het e-Verhaal. Waar te vinden? Via www.e-verhaal.nl Wat levert het op? Aan de hand van een aantal praktijkvoorbeelden in aansprekende animaties laat het e-Verhaal zien wat er in de werking van de gemeente beter kan. Aan de hand van een ‘Te doen-lijst’ wordt inzichtelijk gemaakt wat er nodig is voor die verbetering. Waar mogelijk wordt in Pragmatika, de toonkamer van de eoverheid, aangetoond dat en hoe het kan werken! Ook is het mogelijk dieper op bepaalde ICT-instrumenten in te zoomen. De bezoeker komt dan terecht op de routeplanner voor gemeenten. Tenslotte wordt een basis powerpoint presentatie aangeboden waarbij iedereen zijn presentatie op maat kan maken. Eén van de cases komt uit de sector Openbare Orde en Veiligheid. Daarbij wordt gebruik gemaakt van het Veluwe Initiatief. Hoe kun je in een gemeente het gesprek voeren over de implicaties en aanpak van de elektronische gemeente? Een gemeente die de informatiehuishouding op orde heeft en bijvoorbeeld de dienstverlening aan burgers en bedrijven sterk heeft verbeterd? Concrete praktijkvoorbeelden laten zien hoe. Met praktische bouwstenen kan men in de gemeente ook zelf het verhaal vertellen over de elektronische gemeente.

41

EGEMthermometer Wat is het? De EGEMthermometer is een generiek bruikbaar instrument. Het bestaat uit 19 indicatoren, die betrekking hebben op vijf gemeentelijke sectoren: Burgerzaken, Sociale Zaken, Gemeentelijke Belastingen, Bouw- en Woningtoezicht en Brandweer. Door het meten van de indicatoren met de EGEMthermometer krijgt een gemeente een beeld van de huidige prestaties in deze sectoren. De nadruk ligt op het sturen van processen en de betrouwbaarheid van de onderliggende gegevens. Waar te vinden? Via www.egemthermometer.nl Wat levert het op? Hoeveel overleden of vertrokken personen krijgen in een gemeente een uitkering? Hoe hoog is het percentage administratieve leegstand? In de praktijk blijkt dat gemeenten niet direct een antwoord hebben op deze vragen. Deze vragen hebben alles te maken met de kwaliteit van gegevens binnen de gemeentelijke organisatie, met de mate waarin processen efficiënt en effectief worden uitgevoerd en hoe afzonderlijke afdelingen met elkaar samenwerken. Met de EGEMthermometer worden antwoorden op dit soort vragen achterhaald. Het instrument biedt ook een verbetercyclus op gegevensbeheer en -uitwisseling en daarmee ook op dienstverlening- en handhavingprocessen. Op basis van de metingen wordt onderzocht welke oorzaken ten grondslag liggen aan de meetresultaten. Vervolgens besluit een gemeente welke acties worden ondernomen en tot welke verbeteringen de acties moeten leiden. Ten slotte voert men verbeteracties uit en meet weer of de acties tot het gewenste resultaat hebben geleid. Bij de gemeente Rotterdam is te zien hoe basisregistraties en de afstemming van binnengemeentelijke processen een bijdrage hebben geleverd aan het verbeteren van dienstverlening, handhaving en bedrijfsvoering. Bij het realiseren van deze verbeteringen heeft de gemeente een reeks van indicatoren gebruikt waarbij ‘procesgericht denken’ het uitgangspunt was. Uit deze analyse kwamen zulke interessante bevindingen naar voren, dat het idee werd geboren die ervaringen om te zetten naar een instrument voor EGEM: de EGEMthermometer,. De EGEMthermometer draait niet alleen om scores en verbetering daarvan. De EGEMthermometer tracht een nieuwe manier van werken en kijken naar de organisatie te bewerkstelligen. Daarnaast geeft de EGEMthermometer een eerste indicatie over de stand van zaken rondom de Basisregistraties Personen, Adressen en Gebouwen. Door deze eerste aanzet tot bestands- en gegevensvergelijking zal men bij de daadwerkelijke invoering van de Basisregistraties voor minder verrassingen komen te staan. Wilt u een gemeente overtuigen en betrekken bij de implementatie van basisregistraties? Of onderzoeken hoe u de wijze van samenwerking, de kwaliteit van processen en informatiehuishouding kunt verbeteren? Dan is de EGEMthermometer hét instrument dat u hiervoor kunt inzetten.

42

Ketensimulatie Wat is het? De Ketensimulatie is een rollenspel. Deelnemers vervullen diverse functies in een fictieve gemeente die deel uitmaakt van het werken in de keten rondom basisregistraties. Sleutelfiguren uit de gemeente zitten een dag lang bij elkaar en ervaren aan den lijve wat de invoering van de e-overheid betekent voor de manier van werken in de gemeente. Voorafgegaan door de EGEMthermometer is de ervaring dat de inzet van de ketensimulatie een zeer krachtige interventie kan zijn. Waar te vinden? Meer informatie over de ketensimulatie vindt u op het projectenoverzicht van www.egem-iteams.nl. Wat levert het op? Gemeenten die de uitkomst van de EGEMthermometer koppelen aan de Ketensimulatie krijgen beter inzicht en houvast bij hun realisatieplannen. Daarom zijn deze twee instrumenten nu onderdeel van de propositie (het advies over het te volgen invoeringstraject voor de e-overheid bij gemeenten). De ervaring leert dat het gebruik van de EGEMthermometer een belangrijke stap is voor het verkrijgen van inzicht op bestuurlijk en management niveau in de samenhang tussen activiteiten, processen en informatievoorziening van de verschillende organisatieonderdelen van de gemeente. Met de EGEMthermometer kan gemakkelijker de link worden gelegd met maatschappelijk relevante vraagstukken. Ook laat de EGEMthermometer de noodzaak van de invoering van gemeentelijke basisregistraties concreter zien. Door de resultaten uit de EGEMthermometer in te brengen in het ketensimulatiespel krijgt de gemeente een gericht beeld van de activiteiten om draagvlak te vergroten en ambities vorm te geven. De Ketensimulatie is een soort rollenspel. Deelnemers vervullen diverse functies in een fictieve gemeente die deel uitmaakt van het werken in de keten rondom basisregistraties. Beide instrumenten geven ook input voor het realisatieplan. Daarom zijn ze beide opgenomen in de propositie.

43

Elektronische formulieren (en e-processen) Wat is het? EGEM werkt samen met gemeenten en het programma eFormulieren aan standaard elektronische formulieren voor gemeenten. Per gemeentelijk product wordt een standaard elektronisch formulier ontworpen, ontwikkeld en beschreven. In de bij te leveren implementatiehandreiking wordt een model werkproces bij het gebruik van het formulier en een standaard uitwisselingsbericht toegevoegd. Waar te vinden? Beschikbare elektronische formulieren en hoe deze gebruikt kunnen worden staan op de website van EGEM (onder projecten). Wat levert het op? Tijdsbesparing, doordat wielen niet opnieuw uitgevonden worden en kennis over de inrichting en inhoud van de formulieren wordt gedeeld; Kostenbesparing, doordat gemeenten niet meer zelf verantwoordelijk zijn voor de ontwikkeling en het beheer van de digitale formulieren en doordat gemeenschappelijk gebruik zorgt voor een verlaging van de kosten voor de ontwikkeling en het beheer van elektronische formulieren per deelnemende partij. Kennisverbetering, doordat gezamenlijk meer potentieel beschikbaar is voor de doorontwikkeling van de formulieren en processen. Door gebruik te maken van digitale formulieren kunnen gemeenten voldoen aan de overheidsdoelstellingen om 65% van de dienstverlening digitaal te laten plaatsvinden en 25% van de administratieve lasten te verminderen. Doordat er steeds meer intelligentie in de formulieren gebruikt wordt (bijvoorbeeld door basisregistraties, koppelingen met backoffice applicaties en het toepassen van beslisregels waardoor automatisch velden worden overgeslagen die niet van toepassing zijn) komt men ook tegemoet aan de doelstelling van eenmalige gegevensverstrekking, meervoudig gebruik. Dit past prima in de ontwikkeling van procesgeoriënteerde naar systeemgeoriënteerde organisaties (van INK-fase 2 naar fase 3). Digitale formulieren bieden gemeenten de mogelijkheid hun dienstverlening aan de burger te verbeteren, waarbij: - De formulieren altijd up to date zijn. Het beheer van de inhoud van het formulier wordt geborgd door EGEM in samenwerking met gemeenten. Dit houdt ook in dat er wordt gekeken naar de invloed van nieuwe elektronische voorzieningen en van landelijke wetgeving op de inhoud van het formulier; - De formulieren van goede kwaliteit zijn. Het beheer van het elektronisch formulier wordt geborgd door eFormulieren. Daardoor zijn bepaalde serviceniveaus gegarandeerd. De formulieren voldoen bijvoorbeeld aan de algemene architectuureisen (NORA). Daarnaast is begrijpelijke taal toegepast. Ook kan de lay out van de formulieren aangepast worden aan de wensen van de gemeente, bijvoorbeeld door het logo en kleurgebruik van de gemeente te hanteren; - De kosten laag zijn. Als u elektronische formulieren gebruikt via het programma eFormulieren betaalt u daar tot 2011 niet voor. - De nieuwste ontwikkelingen worden toegepast. Ontwikkelingen als DigiD, BSN, basisregistraties, etc. worden toegepast in de formulieren. De formulieren kennen standaard koppelvlakken op basis van StUF XML en een grote mate van intelligentie (beslisstructuren, niet tonen van niet relevante vragen, berekeningen, postcodetabel, etc.); - Rekening gehouden wordt met de ontwikkeling van de gemeente. Gemeenten kunnen webformulieren, en de door de gemeente te gebruiken output daarvan, in de meest simpele vorm organiseren. Zo kan de gemeente bijvoorbeeld het ingevulde formulier in de vorm van een pdf ontvangen.

44

-

Echter, als gemeenten de elektronische dienstverlening al verder hebben ontwikkeld, dan kunnen zij de output ook als (StUF-)XML bericht ontvangen om direct te verwerken in de workflow-, midoffice en backofficesystemen; Hulp wordt geboden bij de implementatie. Onder andere door het meeleveren van een model implementatieplan met daarin onder andere ook een model werkproces wordt er hulp geboden bij de implementatie van digitale formulieren in het proces.

45

Verander écht! Wat is het? Verander écht is een boek en een luister cd waarin in acht stappen beschreven wordt hoe gemeentelijke verandertrajecten onomkeerbaar gemaakt kunnen worden. Deze uitgave kwam tot stand door een samenwerking tussen EGEM en een aantal experts op het gebied van informatievoorziening, organisatieontwikkeling en veranderkunde. Waar te vinden? Op de website van EGEM i-teams is de gehele tekst van de publicatie te downloaden. Voor gebruik in gemeenten zijn exemplaren van boekje en cd op te vragen via [email protected]. Wat levert het op? Verander écht! gaat over de noodzakelijke stappen en ontwikkelingen die de gemeentelijke organisatie doorloopt wil zij échte verandering kunnen realiseren. Het boek biedt voor iedere gemeente, groot en klein, aanknopingspunten en inspiratie om met de organisatieontwikkeling aan de gang te gaan of te blijven. Verander écht!’ concentreert zich vooral op de organisatorische kant van veranderingen. Vertrekpunt zijn de inzichten van de Amerikaan John P. Kotter, hoogleraar aan de Harvard Business School. Via de acht meest voorkomende ‘veranderfouten’ stelde Kotter zijn achtfasenmodel op. Ieder van de acht stappen van Kotter vormt in dit boek het vertrekpunt voor een hoofdstuk.

46

Landkaart e-overheid Wat is het? De Landkaart is een digitaal instrument dat inzichtelijk maakt welke gemeenten, provincies en waterschappen bezig zijn met het inrichten van de elektronische overheid Waar te vinden? Via www.dedigitalekaart.nl Wat levert het op? Inzicht in hoe ver met name gemeenten zijn met de invoering van de elektronische overheid en informatie over hoe zij dat hebben gedaan. Gemeenten moeten zelf geaccordeerde realisatieplannen op de website Landkaart plaatsen. Deze website richt zich momenteel in het bijzonder op de voortgang van een aantal bouwstenen van de e-overheid en is nog in ontwikkeling. Waar de vulling nu nog beperkt is, zal de Landkaart gaandeweg gevuld worden voor meer bouwstenen en gemeenten. Voor suggesties of opmerkingen, stuur een bericht aan [email protected]. Gebruik van de Landkaart: selecteer eerst de doelgroep: gemeente, provincie of waterschap. Rechtsboven kan men ook een project, einddoel of beleidsterrein kiezen. Op de kaart worden vervolgens de organisaties aangegeven die daarmee ervaring opdoen (of reeds hebben opgedaan). Gemeenten, provincies en waterschappen kunnen op dit moment ook zelf informatie toevoegen over hun eigen projecten.

47

De Routeplanner e-gemeente en MijnRouteplanner Wat is het? De Routeplanner geeft een overzicht van de alle projecten van de Rijksoverheid waar gemeenten de komende jaren mee te maken krijgen. Het gaat hier om meer dan de 12 e-overheidsprojecten die in de Overhedenverklaring en daarom ook in het werk van i-teams centraal staan. Waar te vinden? Via www.routeplanneregemeente.nl Wat levert het op? De Routeplanner levert algemene informatie over de verschillende projecten en inzicht in: de activiteiten die landelijk worden ontplooid de activiteiten die gemeenten worden geacht op te pakken de samenhang tussen de verschillende projecten. Waar mogelijk zijn de routes per project van tijdstippen voorzien, zodat duidelijk is wanneer een gemeente in ieder geval opgestapt moet zijn (en moet arriveren). Alle projecten streven ernaar de dienstverlening en de bedrijfsvoering te verbeteren of de administratieve lasten te verlagen. Er kan gezocht worden op deze einddoelen. Maar u kunt natuurlijk ook direct een project zoeken of een specifiek beleidsterrein. MijnRouteplanner Is een afgeschermd extranet voor gemeenten die zelf al aan de slag zijn met projecten die in de Routeplanner staan. Zij kunnen de Routeplanner ook gebruiken om voortgangsinformatie over deze projecten in hun eigen organisatie te delen. Kijk onder ' MijnRouteplanner' . Demonstratiefilmpje Op www.routeplanneregemeente vindt u ook een demo: deze laat snel en op aansprekende wijze zien hoe de Routeplanner werkt en wat gemeenten er mee kunnen. U kunt dit filmpje benutten in uw presentaties en gesprekken bij gemeenten.

48

ICT Samenwerking: Strategisch afwegingskader (‘Vermenigvuldigen door delen’) Wat is het? Een onderzoek naar hoe gemeenten samenwerken op het gebied van ICT om betere dienstverlening te kunnen realiseren. Het bevat tevens een afwegingskader met elf stappen en bouwstenen om een samenwerkingstraject succesvol te laten zijn. Waar te vinden? Op de website van EGEM i-teams, onder ‘projecten’ > ICT samenwerking. Wat levert het op? Het aantal ICTsamenwerkingsverbanden tussen gemeenten en de aandacht die naar samenwerking uitgaat groeit. Ondanks de stijgende populariteit van samenwerking als organisatievorm, draagt samenwerking niet altijd bij aan het maximaliseren van de prestaties of de gewenste doelstellingen. Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat bestuurders, managers en professionals vinden dat zij onvoldoende over de juiste kennis en vaardigheden beschikken om ICTsamenwerking vorm te geven. Meer informatie, inzicht en hulpmiddelen ten aanzien van het proces tot het komen van samenwerking is nodig om samenwerkingsverbanden succesvol te laten zijn . Het creëren van inzicht in het proces van het komen tot samenwerking en het in kaart brengen van de strategische beslismomenten staat centraal in het rapport ‘Vermenigvuldigen door delen’. Het biedt naast de resultaten van het onderzoek ook een afwegingskader, een advies met een stappenplan en bouwstenen voor gemeenten die binnen de te zetten stappen gebruikt kunnen worden. In dit ‘afwegingskader’ zijn de fasen, interventies en bouwstenen, en betrokkenen in het proces om te komen tot samenwerking uitgewerkt in een systematische aanpak. Deze aanpak bestaande uit elf stappen zodat op een gecontroleerde wijze sturing aan het proces om te komen tot samenwerking gegeven kan worden en risico’s daarmee beheersbaar blijven. De volgende elf stappen zijn uitgewerkt: 1. Verkenning en oriënteren; 2. Behoefte vaststellen; 3. Partnerstrategie; 4. Partnerselectie; 5. Ontwerp; 6. Ontwikkeling; 7. Uitvoering; 8. Evaluatie; 9. Bijsturing; 10. Institutionalisatie; 11. Beëindiging. Bovendien is in het tweede deel van dit rapport een gereedschapskist en een overzicht van interventies en bouwstenen opgenomen. Aan de hand van bijna zeventig praktische bouwstenen en interventies, die het proces van samenwerking kunnen vergemakkelijken, kunnen gemeenten sleutelen aan het samenwerkingsproces. Op hoofdlijnen is het volgende onderscheid in maatregelen gemaakt: Draagvlak vormende maatregelen; Visievormende maatregelen; Bedrijfsvoeringmaatregelen; Procesmaatregelen gericht op de samenwerking; Sturingsmechanismen; Diversen.

49

Handreiking Strategie Elektronische Gemeente Wat is het? Een document dat gemeenten helpt bij het formuleren (of actualiseren) van zowel de eigen ambities als een concrete aanpak. Waar te vinden? Via www.egemi-teams.nl Wat levert het gemeenten op? Inspiratie voor degenen die aan de elektronische gemeente werken. Bestuurders, managers en medewerkers van gemeenten doen wij de suggestie zichzelf bij het lezen de volgende vragen te stellen: Weet u al wat er op uw gemeente afkomt met betrekking tot het thema elektronische overheid?bouwt uw gemeente al aan de eigen elektronische gemeente? Doet uw gemeente dat vanuit een samenhangende aanpak op strategisch niveau? Kunt u uitleggen wat die aanpak inhoudt en wanneer dat welke concrete resultaten gaat opleveren? Een elektronische (of excellente) gemeente is meer dan een paar aansluitingen op landelijke basisvoorzieningen en het in huis halen van enkele ICToplossingen. Het is een andere manier van werken, het is ook een andere manier van het benaderen van de klant en het leidt zelfs tot verschuivingen in de rollen binnen de organisatie. Het gaat dus om veranderingen die de gehele gemeentelijke organisatie raken. Een belangrijke vraag is dan welke strategische keuzes een gemeente daarbij wil en kan maken, qua aanpak, maar ook qua doelen. Daarbij gaat het over de ambities die de gemeente heeft op weg naar haar eigen elektronische gemeente. Dat betekent keuzes maken, juist ook op het niveau van bestuur en ambtelijke top, weloverwogen, maar uiteindelijk wel concreet. Deze handreiking biedt inhoudelijke bouwstenen aan voor het opstellen of actualiseren van een strategiedocument. In zo’n document legt de gemeente haar ambities en aanpak vast. Ook zijn de bouwstenen die deze Handreiking biedt bruikbaar voor het benoemen van doelstellingen in een collegeprogramma.Het strategiedocument dat aldus ontstaat of wordt geactualiseerd, vormt vervolgens de basis voor het gemeentelijke ontwikkelprogramma of uitvoeringsplan voor de realisatie van de eigen e-Gemeente. Naast de inhoudelijke strategische bouwstenen biedt de Handreiking ook een overzicht van de belangrijke ontwikkelingen die op het terrein van de elektronische overheid op gemeenten afkomen. Dat overzicht helpt bij een strategische oriëntatie en geeft input aan de afwegingen die iedere gemeente moet maken bij het vaststellen van haar ambities. Ook biedt de Handreiking ook handvatten, zowel gericht op de inhoud als het proces, voor de overige fasen van het te doorlopen veranderingstraject. Deze Handreiking is onderdeel van de Referentiearchitectuur elektronische gemeente (RefaG).

50

Samenhangnotitie gemeentelijke architectuur en Referentie architectuur elektronische Gemeente (RefaG). Wat is het? Een samenhangnotitie die de verschillende architectuurproducten, de samenhang tussen die producten, de gemeentelijke midoffice-architectuur als het achterliggende concept, en de systemen voor de invulling van de midoffice beschrijft. Ook beschrijft het op hoofdlijnen de migratiebewegingen die gemeenten in de praktijk maken om vanuit de oude situatie fasegewijs toe te groeien naar een bijdetijdse elektronische gemeente. Waar te vinden? Via www.egem-iteams.nl Wat levert het op? Hoe richt je de gemeentelijke organisatie zo in dat er een effectieve elektronische gemeente ontstaat, aan de voorkant klantgericht, en intern wat betreft de afhandeling van zaken efficiënt? Dat is een vraag voor gemeentelijke bestuurders en managers, en degenen die de werkprocessen organiseren en de ondersteunende informatiesystemen ontwerpen. EGEM heeft daarom een aantal zogenoemde architectuurproducten ontwikkeld. Dat zijn documenten waarin onderling samenhangende oplossingen zijn beschreven voor het inrichten van de gemeentelijke informatiehuishouding. Met elkaar vormen deze documenten de Referentiearchitectuur elektronische Gemeente (RefaG). De RefAG is dus de overkoepelende benaming voor architectuurproducten van EGEM en is tevens de basis waarop deze producten zijn gepositioneerd. Meer informatie over de RefAG is te vinden op: www.egem.nl/kennisbank/architectuure-gemeente. De basis van die architectuur is het gemeentelijke midoffice-concept. Bij de uitwerking van dat concept zijn architecturen ontstaan voor de systemen en de functies van systemen in de midoffice, voor de gemeentelijke basisgegevens en ook de inrichting van de frontoffice met een e-formulieren en een gemeentelijk KlantContactCentrum (KCC). Een versie 2.0 is binnenkort beschikbaar. Versie 1.0 is gebaseerd op de architectuur voor de zogenoemde ‘dunne’ midoffice. De 2.0-versie is gebaseerd op de doorontwikkelde midoffice-architectuur die de ‘dikke’ midoffice beschrijft. De dunne midoffice met een broker, een zakensysteem en een gegevensmagazijn, is daarmee geëvolueerd tot een midoffice met ook een klantcontactensysteem, een content management systeem (CMS), een gemeentebreed document management systeem (DMS) plus mogelijkheden voor elektronische processturing (Business Process Management en Workflow Management). Het document bevat een korte inleiding in de architectuur en beantwoordt twee vragen: waar gaat architectuur over? waarom is de architectuurbenadering belangrijk bij het doorvoeren van de grote veranderingen die bij het realiseren van de e-Gemeente aan de orde zijn? Omdat architectuur geen doel op zich is, wordt ook een verbinding gelegd met de belangrijkste doelstellingen op landelijk niveau en ook met enkele beleidsmatige en strategische ontwikkelingen die op dat niveau zijn waar te nemen.

51

Het is daarmee een handzame en zeer informatieve notitie, aanbevelingswaardig voor iedereen die met de elektronische overheid binnen gemeenten aan de slag gaat of is.

52

Het Referentiemodel Stelsel van Gemeentelijke Basisgegevens (RSGB) Wat is het? Een model dat gemeenten (en hun leveranciers) houvast biedt bij de invoering van basisregistraties in gemeenten. Waar te vinden? Onlangs is het RSGB rapport verzonden naar alle gemeenten. De VNG heeft tevens in haar ledenbrief aandacht gevraagd voor dit rapport. Het rapport is te vinden (inclusief deel 2: specificaties) op: www.egem.nl/kennisbank/architectuure-gemeente/basisgegevens. Wat levert het op? Het RSGB draagt er aan bij dat gemeenten (en daarmee samenwerkende organisaties) in staat zijn de kern van hun gegevenshuishouding, de basisgegevens, in samenhang eenmalig te onderhouden en meervoudig te gebruiken bij de uitoefening van hun taakstellingen. De invoering van een overheidsbreed stelsel van basisregistraties is één van de meest ingrijpende ontwikkelingenwaar gemeenten de komende jaren mee te maken krijgen. Het RSGB biedt gemeenten en hun ICT leveranciers houvast bij het gebruiken van deze gegevens. EGEM heeft het landelijke stelsel van basisregistraties vertaald en uitgebreid naar gemeenten in het Referentiemodel Stelsel van Gemeentelijke Basisgegevens (RSGB). De subcommissie Dienstverlening en Informatiebeleid heeft het RSGB vastgesteld. Het RSGB is opgebouwd rond de Basisregistraties Adressen (BRA), Gebouwen (BGR), Personen (GBA), Bedrijven (NHR), Kadaster (BRK) en de grootschalige topografie die in het Informatiemodel Geografie (IMGeo) is gedefinieerd. Dit is aangevuld met gegevens van de voorloper van het referentiemodel, het GFO Basisgegevens 1998. Uitbreiding met gegevens van andere basisregistraties vindt plaats in volgende versies, te beginnen met de WOZ. Ook zal het referentiemodel worden uitgebreid met het GFO Zaken. Beoogd wordt het referentiemodel in de periode 2007 – 2009 geleidelijk in te voeren in de verwachting dat leveranciers hun software aanpassen aan de in te voeren basisregistraties. De VNG raadt haar leden aan bij ontwikkelingen op het terrein van uw informatievoorziening uit te gaan van het RSGB en niet alleen van één of meer (catalogi van) landelijke basisregistraties. Door voor deze werkwijze te kiezen, wordt aangesloten bij het landelijk stelsel èn wordt de eigen, interne informatievoorziening optimaal gefaciliteerd. Immers, in het RSGB zijn de gegevens, die in het landelijke stelsel worden bijgehouden, aangevuld met de voor gemeentelijke processen cruciale gegevens, die niet in het landelijk stelsel worden geregistreerd.

53

StUF: Standaard Uitwisselings Formaat Wat is het? StUF is een uniform formaat voor de uitwisseling van berichten tussen verschillende systemen. Waar te vinden? Meer informatie over StUF vindt u op: www.egem.nl/kennisbank/informatievoorziening/uitwisseling/stuf Wat levert het op? Berichten die van het ene systeem worden verzonden naar andere systemen, kunnen door een ander systeem niet zonder meer worden ontvangen. In het verleden was de uitwisseling tussen systemen van verschillende leveranciers, zeer moeilijk of onmogelijk. In 1996 kwam, op initiatief van leveranciers en onder regie van de VNG, het Standaard UitwisselingsFormaat (StUF) tot stand, een uniform formaat voor de uitwisseling van berichten tussen verschillende systemen. EGEM heeft de laatste nog door de VNG ontwikkelde versie doorontwikkeld tot een standaard die geschikt is voor sindsdien geïntroduceerde technologieën als XML. StUF wordt toegepast door gemeentelijke softwareleveranciers om hun systemen onderling te koppelen. Het Ministerie van VROM past StUF toe voor het koppelvlak van de landelijke voorziening BAG. Bij het Kadaster en VROM wordt StUF gebruikt voor het koppelvlak van de landelijke voorziening WKPB. In het koppelvlak tussen de landelijke voorziening eFormulieren en de gemeentelijke mid- en backoffice, wordt StUF toegepast.Daarmee is StUF de standaard voor uitwisseling van berichten.

54

B) Instrumenten per e-overheid project Onderstaand is zijn per e-overheid project de instrumenten te vinden die gebruikt worden bij het vormgeven van het realisatieplan. Per project is telkens een factsheet beschikbaar en de plateaus met bijbehorende transities per project. Het gebruik van deze instrumenten maakt het mogelijk snel inzicht te krijgen in de verschillende projecten. Daarnaast zorgen zij –bij goed gebruik- dat de juiste zaken opgenomen worden in het realisatieplan en borgen daarmee een goede aansluiting op de realisatiefase. Passend bij de organisatiestatus van de gemeente. De instrumenten zijn opgesteld in een samenwerking tussen portfoliomanagement EGEM i-teams, eadviseurs en e-overheid programma’s. De inhoud is telkens goedgekeurd door de verantwoordelijken voor de e-overheid programma’s. Het betreft hier de versies van 15 december 2007. Updates zullen digitaal beschikbaar worden gesteld. Jullie zullen hiervan op de hoogte gesteld worden.

55

Administratieve lastenverlichting/ Vermindering Regeldruk VISIE OP DIENSTVERLENING EN VERMINDERING ADMINISTRATIEVE LASTEN Inleiding In de afgelopen decennia heeft de overheid haar takenpakket enorm uitgebreid. Inmiddels constateren wij dat dit heeft geleid tot een bureaucratische en te weinig slagvaardige overheid. Tegelijkertijd zijn de burgers mondiger geworden, en stellen zich steeds meer op als klant. Het vertrouwen van de burgers in de overheid, dat in Nederland tot een aantal jaar geleden groot was, staat onder druk. Om dit het hoofd te bieden is een andere wijze van het optreden van de overheid nodig. Er is behoefte aan een nieuwe stijl van leiding geven, aan nieuwe vormen van interactie tussen overheid en samenleving. De overheid zal sneller en alerter moeten inspelen op maatschappelijke veranderingen en op concrete vragen van de klant. Daarbij moet de overheid laten zien wat ze bereikt, resultaten laten zien. Burgers en ondernemingen verwachten van de overheid een efficiënte dienstverlening, en willen niet lastig gevallen worden met overbodige of onnodig complexe regelgeving. Bij het vernieuwen en verbeteren van de overheidsdienstverlening hoort daarom ook het reduceren van onnodige overheidsbemoeienis, dat onder meer moet leiden tot vermindering van administratieve lasten. Vertrouwen moet de leidraad zijn voor het overheidsbeleid en het toezicht. Vermindering regeldruk en verbetering dienstverlening gemeenten De ambitie tot het terugdringen van de regeldruk en het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening moet vooral op lokaal niveau worden vormgegeven, immers gemeenten zijn de overheid waarmee inwoners, instellingen en bedrijven het meeste contact hebben. Op het VNG Congres 2005, is de volgende visie gepresenteerd: In 2015 zijn gemeenten de ingang voor nagenoeg alle overheidsvragen van burgers, bedrijven en instellingen. De gemeente is dan hét loket voor de gehele overheid (commissie Jorritsma). De overheid heeft haar dienstverlening sterk verbeterd (o.a. door e-overheid) en de administratieve lasten zijn in overeenstemming met de gewenste dekking van risico's. Kortom: een betere dienstverlening, tegen lagere lasten. Rijk realiseert aantal randvoorwaarden Om een betere dienstverlening tegen lagere lasten op gemeentelijk niveau te kunnen bereiken, moet door het rijk een aantal randvoorwaarden worden geleverd. Daarbij gaat het om randvoorwaarden mbt dienstverlening (zoals ICT-ontwikkelingen) en om randvoorwaarden mbt deregulering van de regelgeving (deregulering medebewindswetgeving, vermindering van de bestuurlijke drukte, vermindering van de controletoren). Gevolgen voor bedrijfsvoering gemeenten Het ontwikkelpad naar de Gemeente in 2015 heeft uiteraard ingrijpende gevolgen voor de werkwijze en organisatie van gemeenten, en daarmee ook voor de ambtenaren zelf. Ambtenaren zullen moeten meegroeien met deze ontwikkeling. In de bijlagen hierna is schematisch aangegeven om welke ontwikkelingen het gaat (uitgesplitst per project, per organisatiefase).

56

Het overzicht met doelen en activiteiten waarmee deze visie gerealiseerd moet worden gaat uit van een aantal nivo’s; deze nivo’s hebben (bijna) alle met elkaar te maken. Uit het overzicht blijkt nog geen tijdsplanning; dat kan ook niet want veel activiteiten zijn iteratief. De onderkende nivo’s zijn: de hoogste doelen: Verbetering van dienstverlening en vermindering van administratieve lasten en het beheer en de borging van deze doelen; Generieke activiteiten, deze benaderen de doelen het meest en zijn sectoroverschrijdend. Sectorale activiteiten: activiteiten die in een sector (deel) van de gemeente plaatsvinden Randvoorwaarden: deze activiteiten zijn sectoroverschrijdend en zijn dienend voor de activiteiten in de sectoren. Infrastructuur: de noodzakelijke technische koppelingen en netwerken U kunt met allerlei onderwerpen starten, er zijn echter wel afhankelijkheden tussen de verschillende onderdelen. Samen met de EGEM-adviseur bepaalt u de huidige situatie in uw gemeente en de prioriteiten en planning van de activiteiten overeenkomstig de INKontwikkelingsfasen, ook toegepast op de ontwikkeling en de integratie van uw dienstverlening. Wat doet het programma Vermindering Regeldruk van de VNG? 1. Begin 2007 is de Interbestuurlijke Taskforce Vermindering Regeldruk Gemeenten ingesteld. Hierin werken de ministeries van BZK, Justitie en Regiegroep Regeldruk (EZ en Fin) en de VNG samen onder voorzitterschap van de heer Jacques Wallage (burg. Groningen). 2. De VNG dereguleert al haar 150 modelverordeningen. De APV is al gedereguleerd; vele andere worden de komende maanden aangepast (gereed: eind Q2 2008). Voorbeeld: Nieuwe APVmodelverordening heeft de ventvergunning afgeschaft. 3. De VNG beoordeelt hierbij ook de indieningsvereisten van gemeenten zeer kritisch (b.v. uittreksel KvK, kopie geboorteakte). Doel: minder vereisten en/of een alternatieve lastenverlagende oplossing te vinden. Voorbeeld: een telecomondernemer hoeft geen kopie-registratie van OPTA te overleggen, de gemeente kan de actuele gegevens vinden op de OPTA-website. 4. De VNG overlegt met andere organisaties (EGEM, KvK, ministeries e.d.) om gezamenlijk meerwaarde te behalen. Voorbeeld: samenwerking formulieren uit verordening met EGEM/e-formulieren. 5. De VNG dan alleen autonome gemeentelijke regelgeving dereguleren. Dat is slechts en klein deel van de totale regelgeving die gemeenten uitvoeren (ca. 6%). De overige regelgeving is gebaseerd op rijksregelgeving. Daar moet het rijk eerst vereenvoudigingen, voordat gemeenten dat kunnen. De VNG heeft een lijst van ' rijksblokkades'opgesteld. Het is aan het rijk om de gewenste wetswijzigingen in de programma' s van ministeries op te nemen. Voorbeeld: VNG verzoekt wetgever om ' Nachtregister'af te schaffen 6. Sommige rijksblokkades zijn relatief eenvoudig op te lossen. Deze quick wins brengt de Taskforce onder de aandacht van het betreffende ministerie. Voorbeeld: Taskforce roept wetgever op om langdurig gehandicapten niet elke vijf jaar een recent bewijs van de arts over handicap te overleggen. 7. De Taskforce heeft onlangs zo' n 80 gemeenten tot pionier benoemd die gaan vooroplopen en experimenteren met deregulering. Taskforce en VNG maken programma 2008 daarvoor. 8. De Taskforce organiseert een wedstrijd die gemeenten uitdaagt goed en veel te dereguleren. 9. De VNG heeft een ondersteuningsprogramma georganiseerd. Het ondersteuningsprogramma bestaat uit ambtelijke en bestuurlijke roadshows, een website www.minderregelsmeerservice.nl met daarop een databank goede voorbeelden, en een juridische helpdesk (070-3738020, [email protected]). De ministeries hebben een voucherregeling ingesteld.

57

10. De taskforce organiseert een bestuurlijke roadshow waarin wethouders en burgemeesters elkaar informeren over hun ervaringen met dienstverlening en lastenverlichting (2007) en wil in 2008 een soortgelijke roadshow voor raadsleden organiseren. Wat betekent dit voor gemeenten? Een verbeterslag in de gemeentelijke regelgeving kan plaatsvinden door: 1. Check actualiteit van de verordeningen. De VNG distribueert periodiek nieuwe modelverordeningen uit, in 2007 staan deze in het teken van de deregulering. Nieuwe verordeningen, op basis van de VNGmodelverordeningen, leiden tot verlaging van administratieve lasten en aangepaste processen, ICT en organisatie. 2. Check formulieren. Afgeleide van de gemeentelijke verordeningen zijn de gemeentelijke formulieren. Vanwege voortschrijdende techniek en regelgeving kunnen de eisen in de formulieren achterhaald zijn. Check de formulieren bijvoorbeeld op - overbodige vragen (zijn de gevraagde gegevens niet door de gemeente zelf te verkrijgen, zijn de gevraagde gegevens essentieel, leiden ze tot een weigeringgrond) en op - overbodige bijlagen of hoeveelheid bijlagen (dient een ondernemer een document in drievoud aan te leveren of kan het in enkelvoud). EGEM heeft standaardformulieren opgesteld die gebruikt kunnen worden bij elektronische aanvragen. 3. Bezie de regelgeving eens vanuit een ander perspectief. Er zijn veel voorbeelden van gemeenten die de regelgeving zodanig hebben aangepast dat er geen publiek belang in gevaar komt maar de administratieve lasten toch omlaag gaan. Om een indicatie te geven volgen hieronder in een one-liner een aantal suggesties en voorbeelden van gemeenten: - waarom verstrekt een gemeente niet automatisch een vergunning als een bewoner een nieuwe auto heeft (gegevens liggen klaar bij de RDW); - waarom vraagt een gemeente soms een KvK-uittreksel terwijl die gegevens (veel actueler) beschikbaar zijn tegen hele lage tarieven? - waarom vraagt een gemeente voor een bruiloft een afschrift van een geboorteakte, terwijl zij die zelf veel eenvoudiger dan de burger kan aanvragen? - hoeveel kapvergunningen worden er nu eenvoudig verleend (de ABC’tjes) en kan je de vergunningsplicht voor die categorie niet schrappen door de APV en/of Bomenverordening aan te passen; - kan de geldigheidsduur van afgegeven vergunningen worden verlengd zodat ze minder vaak aangevraagd hoeven te worden; - kan de toetsing door de welstandscommissie vervallen (geheel of voor een deel van de gemeente); - kunnen kleine evenementen niet worden uitgezonderd worden van vergunningplicht? (b.v. sportevenementen op particulier terrein, muzikale rondgangen, optochten, straattheater, wandelmarsen tot honderd deelnemers, eendaagse rommelmarkten en voor buurt- en straatfeesten, mits de openbare weg niet hoeft te worden afgesloten) - waarom vraagt de gemeente aan een burger een doktersverklaring bij verlenging van een gehandicaptenparkeerkaart, terwijl het helder is dat iemand blijvend gehandicapt is?

58

Instrumenten: 4. VNG-Snoeiplan deregulering ‘minder lastige regels’: http://www.vng.nl/Documenten/Extranet/Bjz/Bb/snoeiplandef.pdf 5. Het tienstappenplan: http://www.minderregelsmeerservice.nl 6. Modelverordeningen VNG: http://www.modelverordeningen.nl/ 7. EGEM e-formulieren: http://www.egem.nl/projecten/eformulieren 8. Goede voorbeelden: http://www.minderregelsmeerservice.nl

59

(ADMINISTRATIEVE) LASTENDRUK (vanuit project deregulering)

Beelden per plateau 1 Activiteitgericht

2 Procesgericht

3 Systeemgericht

Indicator/eis aan de gemeente

Verordeningen

Geactualiseerde, geconsolideerde, gedereguleerde verordening op basis van de VNGmodelverordening (exclusief publicatie & implementatie; dit zijn akties van anderen).

Procesbeschrijving voor wijziging van verordeningen bekend, van trigger via publicatie naar implementatie.

Indieningsvereisten

Geoptimaliseerde formulieren per beleidsmedewerker (overbodig vragen/bijlagen geschrapt). Gebruik eformulier.

Geintegreerde databases Formulieren op basis van voor alle gemeentelijke formulieren. klantevents. Eenmalige uitvraag van gegevens Binnengemeentelijk: Eenmalige uitvraag van binnen de gehele overheid. gegevens.

Handhaving per verordening. Incident-gedreven.

Geintegeerde handhaving binnen de gemeente Gestructureerde (afstemmen van informatie handhaving per en bezoeken voor b.v. verordening (b.v. 2x per jaar o.a. op basis van horeca+bouw+evenement). risico-analyse) Accountmanager handhaving.

Handhaving/toezicht

Verordeningen van gerelateerde processen (b.v. thema ' bouw' ) zijn afgestemd en verordeningen worden centraal beheerd.

60

Transities/stappen naar plateau' s naar activiteitgericht

van activiteit naar procsgericht

van proces- naar systeemgericht


Informatie en ICTProcesen

Processen

Personeel & Organisatie

Regelgeving

geen

procesbeschrijving per activiteit

Eenmalige gegevensuitvraag binnen Uitwisseling van gegevens gemeente. Implementatie binnen de gemeente. Oplossing zoals Basisregistraties. processen afzonderlijk beschreven

processen beschreven in samenhang

Aanpassing gemeentelijke verordening aan VNGmodelverordening. Samenwerking met Consolidatie verordening. anderen binnen domein Publicatie & implementatie zijn Integrale samenwerking voor totstandkoming van aparte processtappen. binnen gehele gemeente. verordeningen, formuieren Aanpassing verordening is en handhaving/toezicht. beperkt tot aanpassing en niet tot besluitvorming daarover, publicatie en implementatie. n.v.t

n.v.t

n.v.t.

Verandermanagement en communicatie

gericht op verbeteringen van verordeningen gericht op verbeteren eigen inclusief bijbehorende verordening of formulier (taak) formulieren en handhaving (proces)

gericht op keten

Besturing

resultaatmeting op taaknivo: is resultaatmeting op domein er actuele verordening

ketensturing

61

Overheid heeft antwoord Decentrale Regelgeving op Internet Doelstelling programma

De doelstelling van het project is optimale raadpleging van de regelgeving van alle decentrale overheden via internet te realiseren. Het uitgangspunt is dat de regelgeving op geconsolideerde wijze conform het Internetpublicatiemodel Decentrale Regelgeving ontsloten wordt. De decentrale regelgeving wordt vervolgens vindbaar gemaakt via de overheidsbrede zoekdienst op www.overheid.nl. De doelstelling van het project is : Kwantitatief: Alle lokale overheden hebben voor 31-12-2010 minimaal hun algemeen verbindende voorschriften op het internet geplaatst conform het Internet Publicatiemodel (IPM).

Wat doet het programma zelf

Kwalitatief: De lokale regelgeving is op hoofdlijnen eenduidig van opmaak, beter vindbaar en raadpleegbaar en kan bij voorkeur hergebruikt worden, dan wel gekoppeld aan andere informatie(systemen). 1. Acquisitie van nieuwe deelnemers aan het project 2. Ondersteuning van deelnemers Het programma ondersteunt de deelnemende lokale overheid op afstand. Deze ondersteuning bestaat uit ongeveer vijf dagen en is van procesmatige, juridische en technische aard. Procesmatig Begeleiding bij het opstellen van een projectplan, het convenant en de voortgangsbegeleiding (monitoring) van het project bij de deelnemers. Geschat wordt dat de totale ondersteuning op procesmatig gebied twee werkdagen bedraagt. Juridisch Deze ondersteuning bestaat uit een helpdesk voor vragen over het consolideren van regelgeving en overige juridische vragen. Ook worden voor de deelnemers workshops georganiseerd waar het consolideren nader wordt uitgelegd en deelnemers kunnen oefenen met praktijkvoorbeelden. Tevens worden 3 regelingen van de door deelnemers geconsolideerde regelgeving getoetst aan het IPM. Geschat wordt dat de juridische ondersteuning per deelnemer ongeveer 1½ werkdag bedraagt. Technisch De deelnemers kunnen bij de technisch adviseurs terecht met allerlei vragen op technisch gebied. De technische ondersteuning wordt geschat op 1½ dag technische ondersteuning. 3. Ontwikkeling en implementatie van een Centrale Voorziening voor Decentrale Regelgeving (CVDR) BZK heeft het programma de volgende opdracht gegeven:

62

“Ontwerp en bouw een centrale voorziening voor de invoer, opslag en publicatie van geconsolideerde regelgeving van lokale overheden, voer de uitrol van deze voorziening uit over de lokale overheden en zorg voor de organisatie van het beheer van deze voorziening. […] Zorg er voor dat de uitrol zo spoedig mogelijk kan beginnen ten einde te bereiken dat lokale overheden hun regelgeving op 01-01-2009 hebben gepubliceerd. Zorg er tenslotte voor dat de centrale voorziening voldoet aan de uitgangspunten die hieraan zijn gesteld en die in het Programma van Eisen verder worden uitgewerkt.”. Op dit moment (december 2007) is het projectteam nog bezig met de ontwikkeling van de Centrale Voorziening Verantwoordelijke instantie

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties

Mijlpalenplanning

Medio 2008

Oplevering CVDR

Begin 2008

Wet aangenomen

2008

Inwerkingtreding wettelijke verplichting

01-01-2010

Gemeenten dienen te voldoen aan de wettelijke verplichting Relaties met andere - De andere transparantieprojecten van Overheid heeft Antwoord© - Iteams projecten en - Project Deregulering van de VNG programma’s Wettelijk kader Wettelijke verplichting BZK is bezig om een wettelijke verplichting tot publicatie van geconsolideerde decentrale regelgeving op internet in te gaan voeren. Manifest Op 18 april j.l. is een Verklaring (in de wandelgangen ook wel geduid als: Manifest) getekend bij gelegenheid van het Bestuurlijk Overleg van Rijk, provincies, gemeenten en waterschappen. Daarin zijn diverse afspraken gemaakt over een versnelling van de implementatie van Elektronische Overheid. Een transparante overheid is daarbij als één van de speerpunten aangemerkt en in dat kader is expliciet bepaald dat (decentrale) regelgeving goed ontsloten dient te worden. Vertaling programma naar gemeenten: Afgeleide opdracht Gemeente krijgen naar verwacht in 2008 de wettelijke verplichting om hun regelgeving op geconsolideerde wijze en conform het IPM te ontsluiten op het gemeente internet. Gemeenten krijgen na de inwerkingtreding van de verplichting maximaal twee jaar om aan de verplichting te voldoen. Gemeenten dienen hun regelgeving te inventariseren en waar nodig te Rol gemeenten digitaliseren om deze vervolgens conform het IPM te consolideren en in te voeren op de CVDR. 2008 Inwerkingtreding wettelijke verplichting Mijlpalenplanning gemeenten 2010 Voldoen aan de wettelijke verplichting

Relatie met gemeentelijke doelstellingen

Verbetering informatie burgers Vergroten transparantie overheid Verbetering juridische kwaliteitszorg Makkelijke voldoen aan de Rechtmatigheidscontrole Voldoen aan wettelijke verplichting

63

Eisen en consequenties per aspectgebied voor gemeenten Wettelijke eisen Informatie en ICT

Processen Personeel en organisatie

Het IPM wordt in de wijziging Bekendmakingswet aangewezen als de standaard, en de CVDR als opslagmedium nvt A&I, juridische zaken, DIV?

Afgeleide eisen en randvoorwaarden Metadata, consolidatie, al dan niet directe invoer in CVDR (na oplevering)

Meerdere medewerkers kennis laten opdoen i.v.m. uitval

Wijziging Bekendmakingswet: wettelijke verplichting. Meer primair om het publiceren van in ieder geval de Algemeen verbindende voorschriften Verandermanagement Inbedden van het nieuwe proces (dus altijd bijhouden van de regelgeving: en communicatie consolideren en voorzien van nieuwe metadata) Juridische zaken Besturing Regelgeving

hulpmiddelen Informatie en ICT Processen Personeel en organisatie

Internet Publicatiemodel 3.1 Module van leverancier, dan wel user interface van de CVDR (medio 2008 beschikbaar?) Interne procesbeschrijving van bijhouden en invoeren van de regelgeving Documentatie te vinden op http://www.advies.overheid.nl/decentrale-regelgeving/ Voor inventarisatie regelgeving, digitalisering en inventarisatie metadata kan stagiair worden ingezet (OhA reikt middelen aan voor inventarisatie)

Wijziging Bekendmakingswet: http://www.minbzk.nl/algemeneonderdelen/uitgebreid_zoeken?Zoe=wijziging+bekendmakingswet&ZoeSitIdt=101 Verandermanagement Ondersteuning van projectteam en communicatie Besturing Regelgeving

Contactgegevens: Overheid heeft Antwoord©, Onno Muchall, Maike Kroese, [email protected], 070-8896073 Webadres: http://www.advies.overheid.nl/decentrale-regelgeving/

64

Samenwerkende Catalogi

(veelal randvoorwaardelijk bij implementatie Antwoord voor Bedrijven, voorheen Bedrijvenloket) Doelstelling programma


Samenwerkende Catalogi is er op gericht om de productenen dienstencatalogi van alle overheden zo te laten samenwerken dat burgers en ondernemers gericht worden doorverwezen naar de juiste plek in de juiste catalogus. De burger of ondernemer komt niet meer voor een dichte deur te staan bij de elektronische overheid. Dit staat bekend als het 'no wrong door'principe. De gemiddelde Nederlander ziet de overheid als één geheel en verwacht dus ook dat de ontsluiting van alle informatie over producten en diensten van die overheid als één geheel wordt aangeboden. Via Samenwerkende Catalogi kunnen burgers en ondernemers via hun gemeentelijke website de producten en diensten vinden van én hun gemeente, én hun provincie, én hun waterschap, én van de gehele Rijksoverheid. Tegelijkertijd worden de producten van de deelnemers onsloten via de portalen www.overheidsloket.nl en www.antwoordvoorbedrijven.nl (en in de nabije toekomt ook www.MijnOverheid.nl) Samenwerkende Catalogi levert in de vorm van een set technische documentatie – de zogenaamde ‘Standaard voor Samenwerkende Catalogi’ – een eenvoudig te implementeren uitwisselmechanisme dat de productcatalogi van alle overheden onderling aan elkaar koppelt. De leverancier van het Content Management Systeem/de productencatalogus bij een gemeente heeft vaak een grote rol bij het daadwerkelijk implementeren van het uitwisselmechanisme. Ook biedt Samenwerkende Catalogi, in de vorm van vraagbaak voor zowel gemeente als leverancier, ondersteuning bij de implementatie. Ten slotte zorgt Samenwerkende Catalogi middels een professionele beheerorganisatie voor het beheer en de doorontwikkeling van de Standaard c.q. de set technische documentatie. Deelnemende gemeenten zijn in deze beheerorganisatie via hun leverancier vertegenwoordigd.

Verantwoordelijke instantie

MinBZK/Advies Overheid.nl

Mijlpalenplanning

Eind 2007

211 aangesloten organisaties

Eind 2008


De technische randvoorwaarden voor Samenwerkende Catalogi zijn reeds ingevuld. De Standaard voor Samenwerkende Catalogi is aangemeld bij het Standaardisatiecollege Relaties met andere - De Transparantieprojecten van Overheid heeft Antwoord© (zie bijgevoegde info): alle projecten tezamen zorgen voor optimale transparantie in uw projecten en gemeente. programma’s - Persoonlijke Internet Pagina (MijnOverheid.nl), Antwoord voor Bedrijven (voormalig Bedrijvenloket), Overheidsloket: door de koppeling met Samenwerkende Catalogi is informatie over uw gemeentelijke producten en diensten ook via deze kanalen vindbaar. Het project Samenwerkende Catalogi concretiseert de ambitie van het Kabinet Wettelijk kader om de toegankelijkheid van alle online overheidsinformatie en diensten te verbeteren voor burgers en bedrijven.

65

Vertaling programma naar gemeenten: Afgeleide opdracht Via Samenwerkende Catalogi ontsluit de gemeente haar productinformatie zodanig dat deze producten ook via andere overheden vindbaar zijn. gemeente Tegelijkertijd biedt zij een zoekmogelijkheid op de eigen site zodat de burger ook producten van andere overheden kan vinden. - Aansluiten op dit project kost over het algemeen weinig meer inspanning dan Rol gemeenten de koppeling tot stand brengen. Dit gebeurt het makkelijkst via (uw/)een leverancier; veel leveranciers hebben de know-how al in huis. Afhankelijk van de aanbieding van de leverancier, dient u wel/niet zelf enige uitvoeringswerkzaamheden te verrichten. - Overheid heeft Antwoord© vraagt de gemeente een convenant af te sluiten waarin wederzijdse betrokkenheid en inspanningen vastgelegd staan. Fase Voorbereiding Start Mijlpalenplanning Verantwoording gemeenten Fase Ontwikkeling

Projectopzet Toetsen metadata Implementatieafspraken

Fase Implementatie

Technische metadata implementatie Testen Interne PR

Fase Gebruik

Externe PR

−

−


Afhankelijk van de werkverdeling tussen gemeente en leverancier, varieert de werkbelasting van het project Samenwerkende Catalogi tussen enkele en tien dagen. De totale doorlooptijd van het project varieert van één tot enkele maanden, afhankelijk van de prioriteit die het krijgt. • Burgers/ondernemers kunnen bij elke overheid aankloppen en zullen snel en eenvoudig die diensten en producten vinden die ze nodig hebben. • U profileert de gemeente hiermee als een goede dienstverlener richting de “klanten”. • De eigen productcatalogus wordt vaker bezocht, omdat andere overheden verwijzingen naar de gemeentelijke catalogus hebben opgenomen. Uw catalogus wordt met andere woorden breed toegankelijk. • De gemeente hoeft niet langer de beschrijvingen te beheren van producten van andere overheden. Bezoekers van de catalogus worden nu automatisch doorverwezen. • De medewerkers van de receptie en het callcenter van uw organisatie kunnen de samenwerkende catalogi gebruiken als referentie om burgers snel door te verwijzen naar de juiste overheidsorganisatie. • Samenwerkende Catalogi faciliteert de koppeling met www.antwoordvoorbedrijven.nl (het voormalige ‘Bedrijvenloket’) en zorgt voor ontsluiting van producnten via het Overheidsloket (Overheidsloket.nl) en de persoonlijke internetpagina (MijnOverheid.nl) • Voor deelname aan Samenwerkende Catalogi krijgt de gemeente punten in de Webmonitor van Overheid heeft Antwoord©. (zie algemene info over de Webmonitor)

66


Geen impact

Processen

Geen impact

Personeel en organisatie

Geen impact

Regelgeving

Geen impact

Verandermanageme Geen impact nt en communicatie Besturing

Geen impact

Afgeleide eisen en randvoorwaarden De bestaande productinformatie moet aan de hand van de voorgeschreven Standaard ontsloten worden. Dat betekent dat u de zoekvelden aan moet maken of wijzigen (veelal via leverancier). Geen impact Afhankelijk van de inspanning die de leverancier levert, dient u wel/niet zelf de zoekvelden te vullen. (redactioneel werk). Geen impact Inspanning om bekendheid te geven aan het product Samenwerkende Catalogi. Geen impact.

hulpmiddelen Informatie en ICT Processen Personeel en organisatie

Regelgeving

Productcatalogus (bijvoorbeeld VIND), de Standaard voor Samenwerkende Catalogi (een set technische documentatie, beschikbaar via: http://samenwerkendecatalogi.overheid.nl/home/documentatie/) Handleiding en documentatie tbv de implementatie (via de website: http://samenwerkendecatalogi.overheid.nl/handleiding/) Er wordt gewerkt met tijdelijke leveranciersregelingen: leveranciers worden dan met een financiële regeling gestimuleerd dit product bij hun (potentiële) klanten aan te bieden. (Voor beeldvorming: de kosten van implementatie van Samenwerkende Catalogi in de gemeente zijn veelal lager dan € 5.000) Geen (niet nodig)

Verandermanageme Factsheet en businesscase met productinformatie. nt en communicatie Geen (niet nodig) Besturing

Contactgegevens: Overheid heeft Antwoord© Servicedesk: 070-8896073 E-mail: [email protected] Webadres: http://samenwerkendecatalogi.overheid.nl/ Links: http://advies.overheid.nl http://advies.overheid.nl/monitor/

67

Factsheet en plateaus Antwoord voor Bedrijven Versie 1.0 Doelstelling programma

Het verbeteren van de dienstverlening aan ondernemers. Antwoord voor bedrijven vormt dé ingang op internet voor alle ondernemers die informatie van de overheid nodig hebben. Uniek aan het Antwoord voor bedrijven is het brede perspectief dat wordt gehanteerd. Het brengt de hele overheid voor ondernemers in kaart. Rijksoverheden, provincies, gemeenten, Kamers van Koophandel en andere partijen. Antwoord voor bedrijven is meer dan een portal. Nieuws afkomstig van verschillende overheden wordt gepubliceerd op de site. Ook biedt de site mogelijkheden om gegevens uit te wisselen en transacties met de overheid uit te voeren – bijvoorbeeld het aanvragen van vergunningen. Het Antwoord voor bedrijven is ontwikkeld vanuit de vraag van de ondernemer. Om deze vraag goed te begrijpen wordt continue gebruik gemaakt van gebruikersonderzoeken, onder andere met een actief ondernemerspanel. Antwoord voor bedrijven lever de gemeente de middelen om haar rol als aanspreekpunt voor bedrijven voor de gehele overheid te vervullen. Antwoord voor bedrijven verzamelt de relevante informatie met betrekking tot weten regelgeving en financiële regelingen. Antwoord voor bedrijven beschrijft en ontsluit de weten regelgeving zodanig dat de ondernemer snel ziet wat zijn plichten en rechten zijn. De wijze van aanbieden is afgestemd op de ondernemer: er wordt voor de ondernemer begrijpelijke en herkenbare taal gebruikt. Dit wordt aangeboden in een multi-channel model. Er wordt gebruik gemaakt van Open Content, Open Standaarden en Open Source. ‘ Single sign on’ en ‘ no wrong door’ principes staan voorop. Optimale uitwisseling van content door middel van de kennisbank. Gepersonaliseerde informatie en transactie mogelijkheden door de inrichting van ‘mijn antwoordvoorbedrijven’.


Verantwoordelijke instantie Mijlpalenplanning

Accountmanagement landelijke en lokale overheden en uitvoeringsorganisaties - Redactie - Voorlichting voor ondernemers - Doorontwikkeling van www.antwoordvoorbedrijven.nl - Ontwikkeling Kennisbank - Ontwikkeling mijnantwoordvoorbedrijven met een berichtenbox Ministerie van Economische Zaken -

1 januari 2008

Antwoord voor bedrijven platform release 1.0 - vernieuwde bedrijvenloket website (de antwoordvoorbedrijven website)

68

Medio 2008

Relaties met andere projecten en programma’s

Wettelijk kader

Doorontwikkeling Antwoord voor bedrijven platform - uitwisselen van content - alle subsidies downloadbaar Mijnantwoordvoorbedrijven Bèta-versie (toegankelijk voor beperkte groep op uitnodiging) - inloggen en registratie - profiel en voorkeuren - berichtenbox - abonneren op nieuwe/gewijzigde content - doorontwikkeling Mijnantwoordvoorbedrijven Eind 2009 De EU Dienstenrichtlijn dient eind 2009 geïmplementeerd te zijn. Zie bijlage Dienstenrichtlijn. - PIP voor realisatie Mijnantwoordvoorbedrijven - OHA (voormalig CCO) voor realisatie Kennisbank - OHA voor overheidsbrede standaarden en samenwerkende catalogi - EFormulieren voor het gebruik van elektronische formulieren voor het starten van transacties - i-teams voor accountmanagement regionale en lokale overheden - Geen

Vertaling programma naar gemeenten:

Afgeleide opdracht gemeente

Gemeenten kunnen op diverse manieren gebruik maken van (de content van) Antwoord voor bedrijven: −

−

−

Rol gemeenten

Mijlpalenplanning gemeenten

Relatie met gemeentelijke

Door middel van aansluiten bij Samenwerkende Catalogi kunnen gemeentelijke producten getoond worden op Antwoord voor bedrijven. Ondernemers die informatie zoeken via Antwoord voor bedrijven kunnen daar ook de informatie van hun gemeente en provincie vinden. Per januari zijn ronde de 200 gemeentes op deze manier aangesloten. Gemeentelijke accountmanagers of medewerkers kunnen Antwoord voor bedrijven gebruiken om lokale ondernemers van informatie van andere overheidspartijen te voorzien. De content van Antwoord voor bedrijven is voor gemeenten beschikbaar om te tonen op hun eigen website. De content kan getoond worden in eigen look en feel.

Het Antwoord voor bedrijven staat opgenomen in de verklaring en is daarmee verplicht voor gemeenten om op aan te sluiten. Aansluiten op Antwoord voor bedrijven voor uitwisseling van content die betrekking heeft op ondernemers: - door de gemeentelijke producten via Samenwerkende Catalogi te ontsluiten worden deze in Antwoord voor bedrijven getoond - het opnemen van een link naar Antwoord voor bedrijven op de gemeentelijke website; - content uit de Kennisbank tonen op de eigen website in de eigen look en feel (op termijn); - content toevoegen aan de Kennisbank (op termijn) Nader af te stemmen met de afzonderlijke gemeenten

-

De gemeente kan de lokale ondernemer informatie bieden van andere overheden

69

doelstellingen

-

Niemand wordt meer van het kastje naar de muur gestuurd (no wrong doorprincipe) Vermindering van de administratieve lastendruk Multi-channel aanbod van dienstverlening

70

Beelden per plateau


Content van de Antwoord voor bedrijven kennisbank gebruiken om ondernemers via de eigen omgeving van informatie te voorzien. De producten en diensten toegankelijk maken voor ondernemers.

De diensten die een ondernemer bij de gemeente afneemt, kunnen digitaal aangevraagd en afgehandeld worden.

De producten en diensten worden via verschillende kanalen aan de ondernemer aan geboden. (Multi channel)

Eigen content delen met andere partijen zodat de ondernemer altijd

1 Activiteitgericht

2 Procesgericht

De gemeente kan de content van de Antwoord voor bedrijven kennisbank aanbieden via de eigen gemeentelijke kanalen. De gemeente specifieke informatie wordt door de gemeente zelf eraan toegevoegd. Het op de eigen website aanbieden van Ontsluiting van de eigen content door gebruik de producten en diensten uit de eigen te maken van de rijksbrede vraagstructuur productenen dienstencatalogus. De voor informatie voor ondernemers. Hierdoor producten en diensten van de kan de ondernemer ongeacht het gekozen gemeente zijn opgenomen in een kanaal op de dezelfde wijze bij de zelfde productencatalogus die voldoet aan de informatie komen. Samenwerkende Catalogi standaard. Via de Samenwerkende Catalogi worden deze aangeboden aan derden. Antwoordvoorbedrijven.nl maakt hier gebruik van door ondernemers door te verwijzen naar de locatie waar het product kan worden afgenomen. Ondernemers worden toe geleid naar De gemeente kan transacties digitaal de formulieren van de transacties bij de ontvangen en afhandelen, waarbij de gemeente. registratie plaatsvindt op dienst niveau. Via internet kunnen de formulieren Registratie van verschillende zaken vindt worden aangevraagd of gedownload, plaats in afzonderlijke systemen / afdelingen. deze moeten geprint worden en De terugkoppeling van transacties digitaal opgestuurd of afgegeven. De terugkoppelen naar de aanvrager. afhandeling en registratie hiervan gebeurd op de betreffende afdeling. Aparte afdelingen per dienst. Afdelingen ingericht per proces met een eigen Iedere afdeling is afzonderlijk loket. telefonisch of via internet/e-mail Per proces een bereikbaar, waarbij de contact contactpersoon/telefoonnummer/mailadres. informatie digitaal beschikbaar is. Via Gegevens met betrekking tot het proces, die Antwoord voor bedrijven is deze afkomstig zijn van andere afdeling zijn in te informatie beschikbaar. zien. Via Antwoord voor bedrijven wordt de ondernemer naar deze communicatiekanalen verwezen.

3 Systeemgericht

Op de website of het digitale ondernemers/bedrijvenloket is een link of banner naar Antwoordvoorbedrijven.nl geplaatst.

De eigen content is door middel van deeplinks naar de content op de eigen

De eigen gemeentelijke content wordt ter beschikking gesteld aan andere afdelingen/

Gebruik BIN/ NHR zodat alle partijen bedrijven en ondernemers op basis van dezelfde gegevens registreren. De registratie van zaken is centraal geregeld, per bedrijf of ondernemer zijn de gegevens van alle zaken beschikbaar. De terugkoppeling van transacties digitaal terugkoppelen op basis van BIN aan Mijn Antwoord voor bedrijven. Er is één frontoffice binnen de gemeente. Wanneer nodig kan deze frontoffice de ondernemer verwijzen naar de tweede lijn binnen de gemeente. Hoe de ondernemer ook contact opneemt, alle relevante informatie, producten en diensten voor die ondernemer is op dat moment beschikbaar. Deze informatie is afkomstig uit de Kennisbank van Antwoord voor bedrijven, met gemeentespecifieke aanvullingen. Bij dit front office kan de ondernemer zijn diensten afnemen onafhankelijk van welke afdeling de afhandeling verder doet. De eigen gemeentelijke content wordt in een voor iedereen toegankelijke kennisbank geplaatst, zodat

71

partijen zodat de ondernemer altijd de juiste informatie aantreft, ongeacht de ingang die de ondernemer kiest. Wetgeving

Personalisatie en Transacties (Mijnantwoordvoorbedrijven)

deeplinks naar de content op de eigen website (samenwerkende catalogi) is via Antwoord voor bedrijven beschikbaar. EU Dienstenrichtlijn: eind 2009 moet het loket voor buitenlandse ondernemers gerealiseerd zijn. Buitenlandse ondernemers moeten vanaf dat moment via Antwoord voor bedrijven alle relevante informatie kunnen krijgen en hun zaken kunnen afhandelen/naar de juiste organisaties doorgestuurd worden, en terugkoppeling krijgen. Het komende jaar wordt voor ondernemers een gepersonaliseerde website ontwikkeld waar de ondernemer toegang krijgt tot gegevens die bekend zijn bij overheidsorganisaties en waar transacties gestart en gevolgd kunnen worden. Ook wordt er een berichtenbox ontwikkeld. Met een aantal pilotpartijen zullen proeftuinen opgezet worden. Afhankelijk van het resultaat van de specifieke proeftuinen zullen gemeenten aangesloten kunnen worden. Deze functionaliteiten worden in een testomgeving aan een selecte groep proefgebruikers beschikbaar gesteld. Gemeenten die transacties of gegevens willen aanbieden kunnen participeren in deze testomgeving.

beschikking gesteld aan andere afdelingen/ organisaties die ook in het proces zitten.

iedereen toegankelijke kennisbank geplaatst, zodat andere organisaties ook toegang hiertoe hebben en er gebruik van kunnen maken.

Het komende jaar wordt voor ondernemers een gepersonaliseerde website ontwikkeld waar de ondernemer toegang krijgt tot gegevens die bekend zijn bij overheidsorganisaties en waar transacties gestart en gevolgd kunnen worden. Ook wordt er een berichtenbox ontwikkeld. Met een aantal pilotpartijen zullen proeftuinen opgezet worden. Afhankelijk van het resultaat van de specifieke proeftuinen zullen gemeenten aangesloten kunnen worden. Deze functionaliteiten worden in een testomgeving aan een selecte groep proefgebruikers beschikbaar gesteld. Gemeenten die transacties of gegevens willen aanbieden kunnen participeren in deze testomgeving.

Het komende jaar wordt voor ondernemers een gepersonaliseerde website ontwikkeld waar de ondernemer toegang krijgt tot gegevens die bekend zijn bij overheidsorganisaties en waar transacties gestart en gevolgd kunnen worden. Ook wordt er een berichtenbox ontwikkeld. Met een aantal pilotpartijen zullen proeftuinen opgezet worden. Afhankelijk van het resultaat van de specifieke proeftuinen zullen gemeenten aangesloten kunnen worden. Deze functionaliteiten worden in een testomgeving aan een selecte groep proefgebruikers beschikbaar gesteld. Gemeenten die transacties of gegevens willen aanbieden kunnen participeren in deze testomgeving.

72

Aspectgebieden

Transities/stappen naar plateaus

Naar activiteitgericht

Informatie en ICT

Op de gemeentelijke website dient een link/banner naar Antwoord voor bedrijven geplaatst te worden. Producten en diensten moeten worden opgenomen in een digitale catalogus en conform de Samenwerkende Catalogi standaard ontsloten worden voor andere organisaties. Contact informatie van de gemeente en de afdelingen binnen de gemeente moeten digitaal beschikbaar gesteld worden.

Processen

Processen voor het up to date houden van producten en diensten. Processen voor het in behandeling nemen en verwerken van aanvragen.

Personeel&Organisatie

De verantwoordelijke medewerkers van EZ of soortgelijke afdeling regelen samen met ICT/functioneel de ontsluiting van de eigen informatie via Samenwerkende Catalogi.

Regelgeving

Er moet rekening gehouden worden met de EU-dienstenrichtlijn. Communicatie naar ondernemers binnen de gemeente dat er ook informatie op landelijk


Van activiteit naar procesgericht

Van proces- naar systeemgericht

De gemeente moet de content van de Antwoord voor bedrijven Kennisbank binnen de eigen omgeving kunnen halen. Deze content kan als basis dienen voor het eigen ondernemersloket. Deze informatie moet aangevuld kunnen worden met gemeentespecifieke informatie. Implementeren van de rijksbrede vraagstructuur voor de ontsluiting van de content op de site. De gemeente moet transacties digitaal kunnen ontvangen. De terugkoppeling van de transacties naar de ondernemer moet digitaal kunnen verlopen. Per proces is er een apart informatie kanaal ingericht wat via telefoon/internet/mail bereikbaar is. Er is inzage in gegevens van voor het proces relevante partijen/afdelingen. De gemeentelijke content is digitaal beschikbaar voor, voor het proces relevante, partijen/afdelingen. Er dienen processen ingericht te worden voor het digitaal ontvangen en afhandelen van aanvragen/meldingen en de terugkoppeling daarvan aan de aanvrager.

Aansluiting op het NHR. Identificatie van bedrijven gebeurt op basis van het BIN. Systemen binnen de gemeente zijn zo geïntegreerd dat er sprake is van een zakenmagazijn. Terugkoppelingen worden automatisch verstuurd naar de ondernemer/bedrijf via Mijn Antwoord voor bedrijven. De gemeente plaatst de eigen content in een voor andere partijen toegankelijke kennisbank. Er dient een frontoffice ingericht te worden. Deze frontoffice moet de beschikking hebben over de informatie uit de Kennisbank Antwoord voor bedrijven.

ICT-medewerkers en functioneel/inhoudelijke medewerkers voor implementatie en technische aanpassingen. Op organisatie niveau zal er in processen gewerkt moeten gaan worden. De EU-dienstenrichtlijn is geïmplementeerd.

Front office medewerkers, specialisten in de tweede lijn. ICT-medewerkers voor het onderhoud en beheer van het systeem en applicaties.

De communicatie naar ondernemers over de bereikbaarheid van de verschillende

Communicatie dient gericht te zijn op de eventuele veranderingen die voor de

Alle gegevens van een ondernemer of bedrijf zijn terug te vinden in het dossier van die ondernemer of dat bedrijf. Hierin zijn ook de zaakgegevens opgenomen.Alle processen zijn geïntegreerd. Processen rondom de front office en het verwijzen naar de tweede lijn.

EU DR

73

niveau beschikbaar is. Besturing

Op bestuurlijk niveau moet er een noodzaak zijn informatie voor ondernemers toegankelijk en eenduidig te maken. Deze noodzaak moet gecommuniceerd worden met de betreffende afdelingen/medewerkers zodat er binnen de gemeente mee aan de slag gegaan wordt.

afdelingen en eventuele veranderingen voor de ondernemers wanneer er in processen gewerkt gaat worden. Het werken in processen wordt uitgedragen door het bestuurlijk niveau.

ondernemers/bedrijven zichtbaar zullen zijn.

74

Bijlage Dienstenrichtlijn Waarom deze bijlage? De Dienstenrichtlijn wordt in Nederland uitgewerkt in de Dienstenwet, die eind 2009 geïmplementeerd moet zijn bij overheidsorganisaties (zoals gemeenten, provincies, ministeries en publiekrechtelijke organisaties). Belangrijke vereiste is het inrichten van een landelijk Eénloket voor ondernemers die diensten aanbieden. Antwoord voor bedrijven gaat dit realiseren. Via deze bijlage informeren wij u over de Dienstenrichtlijn en wat gemeenten daarvoor nu al kunnen doen. Concreet betekent het vooral het werken aan bestaande activiteiten, maar nu met een concrete einddatum in zicht. Met de volgende kwartaalbijeenkomst is de informatie hierover onderdeel van de factsheet en plateauplanning voor Antwoord voor bedrijven. Wat is de Dienstenrichtlijn? In Europa is er een streven naar een interne markt zonder binnengrenzen, waar het vrije verkeer van diensten en de vrijheid van vestiging gewaarborgd is. Om meerdere belemmeringen, voor met name middelgrote en kleine bedrijven, weg te nemen is de richtlijn geformuleerd. De Dienstenrichtlijn is gebaseerd op drie pijlers: administratieve vereenvoudiging, verbetering van de kwaliteit van diensten en betere samenwerking tussen bevoegde instanties. Iedere lidstaat moet op 28 december 2009 aan de richtlijn voldoen. Onderdeel van de richtlijn is de realisatie - per lidstaat - van één of meerdere centrale loketten. Ook de Nederlandse ondernemer zal profiteren van de elektronische beschikbaarheid van informatie en procedures die als gevolg van de richtlijn ontstaat in Nederland en de andere Europese landen. Het Eén-loket In Nederland is voor Antwoord voor bedrijven (voorheen: Bedrijvenloket) gekozen als het Eénloket. Via dit Eén-loket kunnen ondernemers straks alle relevante informatie elektronisch vinden, en alle formaliteiten en procedures elektronisch afwikkelen, die nodig zijn voor vestiging of het verlenen van een dienst, voor zover deze diensten onder de Dienstenrichtlijn vallen. De verplichtingen die in de Dienstenrichtlijn staan vormen de basis voor de startvariant van het Eén-loket. De startvariant bestaat uit de website van Antwoord voor bedrijven, waar de relevante algemene informatie staat en waar de ondernemer vervolgens slim wordt doorverwezen naar bijvoorbeeld gemeentelijke websites voor de specifieke lokale informatie en transacties. Een deel van Antwoord voor bedrijven dat algemene informatie bevat, zal in het Engels worden vertaald. Een eis vanuit de richtlijn is dat de ondernemer via het loket moet kunnen communiceren. Voor die communicatie met alle betrokken organisaties, waaronder dus gemeenten, komt er op Antwoord voor bedrijven een Berichtenbox voor beveiligd berichtenverkeer. Bij de realisatie van het Eén-loket en de aansluiting daarop wordt nauw samengewerkt met de I-teams, Overheid heeft Antwoord, PIP en eFormulieren. Wat betekent dit voor de gemeente? De Dienstenrichtlijn is geen nieuwe activiteit, maar vormt eerder een kapstok voor diverse ontwikkelingen die op het gebied van de e-overheid en verbetering van de dienstverlening aan ondernemers al zijn ingezet. De doelstellingen voor verbetering van dienstverlening en vereenvoudigen van administratieve procedures die de richtlijn stelt, zijn dan ook gelijk aan de doelstellingen van het e-overheidsbeleid. Voor de gemeente houdt de invoering van de Dienstenrichtlijn dan ook met name in dat gecontroleerd wordt of een aantal lopende activiteiten daadwerkelijk worden uitgevoerd in de gemeente, dan wel of die op tijd gereed zijn voor de inwerkingtreding van de wet (voor eind 2009). Belangrijk is ook dat er budget gereserveerd wordt voor onderstaande activiteiten.

75

Welke lopende activiteiten dragen bij aan de implementatie van de Dienstenrichtlijn? 1. Het screenen en aanpassen van verordeningen en beleidsregels die onder de dienstenrichtlijn vallen met als doel lastenvermindering en vermindering van andere belemmeringen voor buitenlandse ondernemers. De gemeente kan gebruik maken van de aangepaste modelverordeningen van de VNG en andere lopende activiteiten in het kader van het programma Vermindering Regeldruk. 2. Het aansluiten op het Eén-loket Antwoord voor bedrijven. Aansluiten kan via het aansluiten op Samenwerkende Catalogi van het programma Overheid heeft Antwoord. Inmiddels zijn al meerdere gemeenten aangesloten, veelal via de leverancier van de productencatalogus op de gemeentelijke website. 3. Het aanpassen en verder ontwikkelen van de eigen website, zodat de juiste informatie voor ondernemers is te vinden. Dit kan overigens in de meest eenvoudige vorm, bijvoorbeeld door formulieren in ‘word’ of ‘pdf’ formaat op de website aan te bieden. Gegevens die de gemeenten moeten ontsluiten, zijn onder andere informatie over de relevante weten regelgeving en naam en adresgegevens. Welke specifieke activiteiten zijn nog noodzakelijk voor de implementatie? 1. Voor de eigen regelgeving die afwijkt van de betreffende modelverordening van de VNG of waarvoor geen modelverordening beschikbaar is, zoals voor beleidsregels, zal de gemeente nog een screening moeten uitvoeren om de mogelijke invloed van de Dienstenrichtlijn te toetsen. Hiervoor komt in april een handboek beschikbaar, dat te vinden is op www.dienstenrichtlijn.ez.nl 2. Het aansluiten op de Berichtenbox van Antwoord voor bedrijven door de aanvraag van een account en het inrichten van een proces voor het ontvangen van (aan)vragen en hierover terugcommuniceren naar ondernemers via dit kanaal. In 2008 wordt de Berichtenbox met een kleine groep instanties en ondernemers getest. Het streven is eind 2008 100 organisaties aan te sluiten op deze proefvariant. De overige organisaties kunnen vanaf begin 2009 toegang krijgen door zich aan te melden via de website www.antwoordvoorbedrijven.nl/participanten. 3. Het ontsluiten van nog ontbrekende informatie en openbare registers via de website, die de komende tijd bij gemeenten bekend zullen worden door middel van de screening (zie hieronder). Hoe wordt u als e-adviseur verder geïnformeerd? Via de reguliere communicatie van de I-teams volgt de komende tijd meer informatie. Bijvoorbeeld voor het uitvoeren van de hierboven genoemde specifieke activiteiten. Dat is onder andere ook afhankelijk van de landelijke ‘screening’ op weten regelgeving. Alle weten regelgeving wordt nu bij departementen gescreend op eisen waarmee ondernemers te maken hebben. De screening levert belangrijke informatie op omtrent de reikwijdte van de Dienstenrichtlijn. Zo wordt bijvoorbeeld ook duidelijk welke informatie er precies te vinden moet zijn op de gemeentelijke website en welke openbare registers ontsloten moeten worden. Daarnaast volgt nog een nieuwe plateauplanning en factsheet van Antwoord voor bedrijven waar de implementatie van de Dienstenrichtlijn is geïntegreerd. We hoeven echter niet te wachten tot de screening voltooid is en de aanvullende informatie is gegeven. Ter voorbereiding zijn nu al flinke slagen te maken door te werken aan de eerder genoemde lopende activiteiten.

76

BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen) Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG): Bronhouderschap Doelstelling programma



Medio2009 zijn alle gemeenten in Nederland wettelijk verplicht om een basisregistratie adressen (BRA) en een basisregistratie gebouwen (BGR) te hebben ingevoerd. Gemeenten zijn bronhouder van de gebouwen adresgegevens en alle overheidsinstellingen moeten vanaf medio 2011 verplicht gebruik gaan maken van deze gegevens. Het projectteam BAG heeft middels de Grondslagen BAG aangegeven wat er in de registratie moet worden opgenomen. - Accountmanagement, BAG experts en ICT experts: begeleiding gemeenten bij de opbouw van de registratie in regionale contactgroepen - Kennisdeling via een extranet van VROM - Documentatie voor gemeenten - Afstemmen met andere basisregistraties over “het stelsel” - Afstemming met leveranciers over te ontwikkelen binnengemeentelijke functionaliteit - Voorbereiden binnen- en buitengemeentelijke afnemers op komst BAG Ministerie van VROM, Projectteam BAG. 22-02-2007

Wet BAG aangeboden aan tweede kamer

1-03-2007

Alle gemeenten in contactgroep

4-10-2007

Wet aangenomen door Tweede Kamer

Medio 2009

Gemeenten aangesloten op LVBAG

Medio 2011

Verplichting binnengemeentelijk gebruik

Relaties met andere De gemeentelijke BAG is als bronhouder/registerhouder geen afnemer van andere basisregistraties. Er bestaat echter een relatie met Bouw en projecten en Woningtoezicht (Omgevingsvergunning). Als de BAG eenmaal bestaat zal de programma’s bouwvergunning de bron vormen voor een nieuw BAG gegeven. Daaraan voorafgaand zal bij het vormen van de BAG in de periode tot 2009 veelal gebruik gemaakt worden van WOZ-, GBA-, BWT en geo- en andere bestanden. Inhoudelijk sluit de BAG naadloos aan op de GBKN en vice versa. - Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen. Op 4 oktober 2007 Wettelijk kader aangenomen door de Tweede Kamer. Beoogde inwerkingtreding medio 2009. Vertaling programma naar gemeenten: Afgeleide opdracht Gemeenten worden medio 2009 verplicht de registratie van BAG ingevoerd te hebben. gemeente Rol gemeenten Mijlpalenplanning gemeenten Relatie met gemeentelijke doelstellingen

Binnengemeentelijk beheren en distribueren van authentieke BAG gegevens en toezien op volledigheid, compleetheid en juistheid. Dit integraal onderdeel laten vormen van het gemeentelijk informatiebeleid. Medio 2009 Uiterlijke datum aansluiting op Landelijke Voorziening BAG Medio 2011 Binnengemeentelijke afname BAG gerealiseerd -

Verbeteren dienstverlening door consistente en actuele adres en gebouwgegevens. Betere coördinatiemogelijkheden bij fraude voorkomen en opsporen, rampenbestrijding en veiligheidswaarborgen. Verbeteren bedrijfsvoering door gemeenschappelijk gebruik en beheer van adres en gebouwgegevens.

77


Processen


Regelgeving

operationele administratieve en geometrische registratie applicatie voor basisgegevens Applicatie heeft test met Landelijke Voorziening BAG doorlopen (conformiteitstoets) Aansluiting applicatie vanuit gemeente op LVBAG is getest (aansluittoets) eenmalige gegevensuitvraag (= bronhouder maakt het mogelijk dat gegevens beschikbaar zijn en niet meerdere keren hoeven worden uitgevraagd) De registratie bevat BAG conforme definities Mutaties worden in een brondocument vastgelegd Er is een register met brondocumenten *Verplicht) binnen en buitengemeentelijk gebruik (verplichte) terugmelding aan registratiehouder is mogelijk - basisgegevens geregistreerd conform kwaliteitseisen BAG eenmalige gegevensuitvraag - mutatie-, beheer- en terugmelding processen zijn beschreven, belegd en worden toegepast, zowel voor bijhouding van het BAG-bestand als voor bijhouding van het register - processen rondom kwaliteitsborging en auditing zijn beschreven en worden toegepast - beheer en gebruik taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn toegewezen. - er is voorzien in personele formatie en kwaliteit - mutaties worden in formeel brondocument en vastgelegd. -

Afgeleide eisen en randvoorwaarden - Geautomatiseerde ondersteuning voor het uitwisselen, terugmelden en beheren van adres en gebouwgegevens.

Processen van andere afdelingen als BWT zijn deels onderdeel van beschreven BAG processen

-Organiseren beheer van binnengemeentelijk gebruik en beheer, voorlichting en instructie voor alle betrokken medewerkers. - gemeenten die een verordening hebben doen er goed aan te checken of deze BAG conform is

78

Verandermanagement Geen en communicatie

Besturing

Geen.

betrokken doelgroepen zijn in beeld er is een duidelijke probleemstelling er is draagvlak voor de veranderingen er is een bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever er is een projectorganisatie benodigde middelen zijn beschikbaar -er is een risicoanalyse -

Beschikbare hulpmiddelen Informatie en ICT

Processen

Personeel en organisatie Regelgeving

Ten behoeve van ICT bestaan er verschillende hulpmiddelen: - Eisen conformiteits- en aansluittoets Deze geven de specificaties en condities aan voor aansluiting op de LVBAG - Aanvragen en gebruik van PKI Communicatie met de Landelijke Voorziening verloopt via een beveiligde verbinding. Daarvoor is een PKI certificaat nodig. - ICT handreikingen (programma van eisen e.d.), in aanvulling op de implementatiehandreiking Ten behoeve van Informatie: - Grondslagen BAG (= catalogus + regeling) Bevat het gegevensmodel van de BAG en de regelingen die daarbij horen. Diverse inhoudelijke verdiepingsdocumenten, in aanvulling op de implementatiehandreiking (bv geometrie en oppervlakte) - Objectenhandboek Dient als hulpmiddel bij de afbakening van panden. Het processenhandboek biedt een overzicht en identificeert de processen rondom de BAG Het document De kwaliteit van de BAG biedt inzicht in kwaliteitseisen rondom de BAG. In de regeling BAG wordt beheer (eventueel door mandatering) beschreven voor de BAG registratie. Het document: Kwaliteit van de BAG geeft inzicht in een aantal bijkomende taken met betrekking tot kwaliteitsborging. Voor realisatiefase een modelverordening (voorbeeld Amsterdam).

Verandermanagement Implementatiehandreiking en het Stappenplan voor gemeenten bieden een grote hoeveelheid aan informatie en handreikingen. en communicatie Ook hier biedt de Implementatiehandreiking de nodige informatie. Besturing

79

Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG): Afnemers Doelstelling programma



Gemeenten zijn bronhouder van de BAG maar zullen net als alle andere bestuursorganen vanaf medio 2011 verplicht zijn om de gegevens uit de basisregistratie adressen (BRA) en de basisregistratie gebouwen (BGR) te gebruiken bij de uitvoering van hun publiekrechtelijk taken. - Het afnemen van de BAG is een uitwerking van het verplichte gebruik en eenmalige inwinning van het stelsel van basisregistraties. - Het afnemen van de BAG is primair de verantwoordelijkheid van de afnemers. Het projectteam BAG ondersteunt en stimuleert hen daarbij en wil voorkomen dat gemeenten 443 keer het wiel moeten uitvinden. Daartoe ontwikkelt het projectteam BAG handreikingen en hulpmiddelen om duidelijk te maken wat er moet gebeuren, belemmeringen weg te nemen en het afnemen eenvoudiger te maken. - Bewustzijn kweken bij gemeenten over (binnengemeentelijke) afnamevraagstukken - Ontwikkelen handreikingen GBA, WOZ en Bouwen en Wonen samen met stelselpartners en beroepsverenigingen . - Kennisdeling via een intra en extranet van VROM - Kennisdeling via stelselpartners en beroepsverenigingen van de beroepsverenigingen. - Vervolgonderzoek naar gevolgen voor andere binnengemeentelijke afnemers (anders dan GBA, WOZ en Bouwen en Wonen). Ministerie van VROM, Projectteam BAG. -

22-02-2007

Wet BAG aangeboden aan tweede kamer

1-03-2007

Alle gemeenten in contactgroep

4-10-2007

Wet aangenomen door Tweede Kamer

Medio 2009

Gemeenten aangesloten op LVBAG

Medio 2011

Verplichting landelijk en binnengemeentelijk gebruik

Relaties met andere Belangrijkste relaties met: Modernisering GBA projecten en Invoering WOZ als basisregistratie programma’s Omgevingsvergunning Verplicht gebruik andere basisregistraties zoals NHR, GBA - Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen. Op 4 oktober 2007 Wettelijk kader aangenomen door de Tweede Kamer. Beoogde inwerkingtreding medio 2009. - Middels de verklaring hebben, Rijk, Provincies, Waterschappen en Gemeenten afgesproken twee jaar na invoering de afname van de BAG gerealiseerd te hebben (dus medio 2011). Vertaling programma naar gemeenten: Afgeleide opdracht Gemeenten zijn medio 2011 de gegevens uit de BAG te gebruiken voor de uitvoering van hun publiekrechtelijke taken. De BAG inpassen in de gegevensgemeente en proceshuishouding van de afnemende processen. De BAG integraal opnemen in het informatiebeleid van de gemeente. Binnengemeentelijk verplicht gebruiken van de gegevens van de BAG bij de Rol gemeenten uitvoering van publiekrechtelijke taken en het terugmelden van (vermeende) afname onjuistheden. Mijlpalenplanning gemeenten

Medio 2009 Medio 2011

Uiterlijke datum aansluiting op Landelijke Voorziening BAG Binnengemeentelijke afname BAG gerealiseerd

80


Verbeteren dienstverlening door consistente en actuele adres en gebouwgegevens. Betere coördinatiemogelijkheden bij fraude voorkomen en opsoren, rampenbestrijding en veiligheidswaarborgen. Verbeteren bedrijfsvoering door gemeenschappelijk gebruik en beheer van adres en gebouwgegevens.

-


Processen


Regelgeving

eenmalige gegevensuitvraag (= afnemer draagt zorg dat de BAG gegevens in zijn proces beschikbaar zijn en niet meerdere keren hoeven worden uitgevraagd) *Verplicht) binnen en buitengemeentelijk gebruik (verplichte) terugmelding aan registratiehouder is mogelijk inpassing van de BAG in de afnemende processen - levering-, gebruiken terugmeldingprocessen zijn (als onderdeel van de werkprocessen) beschreven, belegd en worden toegepast.

-

beheer en gebruik taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn toegewezen. - er is voorzien in personele formatie en kwaliteit Geen

-


Afgeleide eisen en randvoorwaarden - Geautomatiseerde ondersteuning voor het uitwisselen, terugmelden en beheren van adres en gebouwgegevens. - Procesapplicaties die aansluiten bij de gegevensdefinities van de BAG en het gebruik van BAG gegevens mogelijk maken.

De afnemende processen voorzien in uitzonderingsgevallen waarin de authentieke gegevens van de BAG niet in voorzien.

-Organiseren beheer van binnengemeentelijk gebruik en beheer, voorlichting en instructie voor alle betrokken medewerkers. Geen -

Besturing

Geen.

-

betrokken doelgroepen zijn in beeld er is een duidelijke probleemstelling er is draagvlak voor de veranderingen er is een bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever er is een projectorganisatie benodigde middelen zijn beschikbaar er is een risicoanalyse

81

Beschikbare hulpmiddelen Informatie en ICT

Ten behoeve van de binnengemeentelijke afname bestaan er verschillende hulpmiddelen: - Programma van Eisen BAG Applicaties Deze geven ondermeer de eisen aan die een gemeente aan een BAG applicatie kan stellen ten behoeve van gegevensuitwisseling. - Implementatiehandreiking* In het hoofdstuk techniek zijn mogelijke architecturen om de binnengemeentelijke afname te realiseren weergegeven. In een volgende versie van de implementatiehandreiking zal dat nader zijn uitgewerkt.

Om de impact voor de belangrijkste afnemende processen inzichtelijk te maken komen er een aantal handreikingen beschikbaar - Handreiking GBA Biedt zicht op wat het voor afdelingen burgerzaken betekent als zij in de GBA gebruik gaan maken van de gegevens uit de BAG. - Handreiking WOZ Biedt zicht op wat het voor afdelingen belastingen of WOZ betekent als zij gebruik gaan maken van de gegevens uit de BAG. - Handreiking BWT Biedt zicht op wat het voor afdelingen bouwen woningtoezicht of vergunningverlening en handhaving wat het betekent als zij gebruik gaan maken van de gegevens uit de BAG. Diverse hulpmiddelen voor GBA, WOZ, BWT, Afhankelijk van de behoefte worden per aandachtsgebied aanvullende hulpmiddelen samen met stelselpartners en beroepsverenigingen ontwikkeld. Verandermanagement Implementatiehandreiking* In de implementatiehandreiking en het stappenplan is er nadrukkelijk aandacht en communicatie voor het realiseren van de binnengemeentelijke afname en wat dit voor veranderingen in de organisatie teweeg brengt. Processen

82

plateaus en transities BAG FASEN Bronhouderschap Basisgegevens Register brondocumenten, eenduidig vastleggen (volledig, juist, compleet conform grondslagen

Voldoen aan wettelijke eis (BAG) (Papieren) register brondocumenten in losstaande systemen (besluiten, vergunningen ed)

Voldoen aan wettelijke eis (BAG) Centrale (DIV) registratie Naast de wettelijk verplichte gegevens (BAG-gegevens) worden ook procesgegevens bijgehouden die de gemeente helpen haar processen beter uit te voeren.

Voldoen aan wettelijke eis (BAG) Bron applicatie gekoppeld aan registratiesysteem Naast de wettelijk verplichte gegevens (BAGgegevens) worden ook procesgegevens bijgehouden die de gemeente helpen haar processen beter uit te voeren.

Systeem aansluiting LV dmv applicatie

Losstaande BAG applicatie, handmatige invoer

Bron en BAG applicatie gekoppeld

Idem

Processen Beheer, vullen en bijhouden georganiseerd, processen beschreven, bekend en toegepast conform wet, voldaan aan wettelijke termijnen, evaluatie en audit

Processen voldoen aan wettelijke eis Gescheiden beheerprocessen, centraal achteraf verzamelen/verwerken in BAG

Processen voldoen aan wettelijke eis Beheerprocessen afgestemd en gericht op BAG voeding

Processen voldoen aan wettelijke eis Integrale beheerprocessen, automatisch vullen BAG

Inzage in BAG gegevens op de verschillende afdelingen Afdeling die de BAG beheert ontvangt van de LV terugmeldingen Ad hoc binnengemeentelijke terugmeldingen, niet volgens vaste standaard.

Een raadpleegapplicatie voor alle basisgegevens, breder dan de BAG Er zijn afspraken over het format van terugmeldingen, terugmeldingen zijn ingebed in de gemeentelijke processen Reactief kwaliteitsbeheer van gegevens in de BAG

Automatisch invoegen van BAG-gegevens gemeentelijke applicaties Binnengemeentelijke processen zijn op elkaar afgestemd en integraal, andere organisaties dan de BAG beheerder nemen terugmeldingen van burgers en bedrijven in ontvangst( regie op terugmeldingen steeds meer decentraal) Pro-actief kwaliteitsbeheer van de gegevens in de BAG ( bijv steekproefsgewijs checks buiten, integraal handhaven) Mutaties op BAG-gegevens sturen processen ( bijv.: als iemand een dakkapel heeft geplaatst, automatisch hogere OZB-aanslag)

Binnengemeentelijke afname Distributie Gebruik en aanlevering gegevens BAG, ontvangen en doen van terugmeldingen

1 Activiteitgericht

2 Procesgericht

3 Systeemgericht

83

Afnameprocessen Ander gegevensbeheer

Gegevensgebruik Synchronisatie en schoning, geen zelfstandige binnengemeentelijke adresregistraties

Afname basisgegevens is niet geborgd, geen controle, correctie o.b.v. incidenten. Gescheiden beheerprocessen blijven bestaan. Eenmalige gegevensverstrekking, meervoudig gebruik gebeurt ad hoc Slechts beperkt aantal vaak ad hoc gebruikers van de BAG gegevens bijv dmv terminal, nog veel autonome gegevensverzamelingen

Ad hoc bevraging van raadpleegapplicaties, medewerkerafhankelijk?

Uitsluitend basisgegevens te gebruiken die uit de basisregistratie komen Eenmalige gegevensverstrekking, meervoudig gebruik Koppeling en voorinvulling van gegevens op basis van BSN.

Gegevens zijn beschikbaar, beperkt aantal applicaties gekoppeld, gestuctureerd beschikbaar voor raadpleging Nog verschillende gegevensdefinities, voor hoofdsystemen zijn de gegevensdefinities op elkaar afgestemd, voor overige bestanden niet. Gegevensconversie zijn nog sectoraal

Burger heeft inzage in over hem/ haar beschikbare gegevens via een persoonlijke internet pagina en kan zelf terugmelden. Binnengemeentelijke gegevensdefinities voor alle bestanden met BAG-gegevens zijn uniform

84

TRANSITIES OP ASPECTGEBIEDEN Informatie en ICT

Processen

Personeel & organisatie

Naar activiteitgericht Implementeren (geisoleerde) BAG applicatie voor registratie en aansluiting LV. Beschrijven van afzonderlijke BAG processen voor registratie, beheer, distributie en gebruik. Afspraken maken over aanleveren mutaties vanuit vakafdelingen. Ad-hoc verwerken buiten-gemeentelijke terugmeldingen. (BAG beheerder is doorgeefluik) Toewijzen BAG beheertaken en capaciteit. Opbouw inhoudelijke (basis) kennis over de BAG. Management stuurt op inhoudelijke kwaliteit.

Regelgeving

Adres-, woonplaatsbesluiten e.d. BAG conform opstellen.


Legitimatie is de wettelijke verplichting. Uitleg wettelijke verplichting en benodigde medewerking vanuit vakafdelingen.

Besturing

Project binnen een vakafdeling beleggen en uitvoeren. Besturing richten op kosten.

Van activiteit naar procesgericht

Van proces- naar systeemgericht

BAG applicatie koppelen aan de belangrijkste taakgerichte applicaties. Gegevensdefinities in die applicaties afstemmen en bestanden synchroniseren. Integreren van processen voor mutatie uitwisseling en terug-meldingen in de reguliere werkprocessen.

Gegevensdefinities organisatiebreed uniformeren, alle registraties schonen en synchroniseren, mutaties gestructureerd en geautomatiseerd uitwisselen o.b.v. architectuur. Identificeren van relaties tussen BAG gerelateerde beheerprocessen en en klangerichte processen. Mutatie in basisgegeven initieert klantgerichte (afdelings)processen.

Verdiepen van gegevens beheerkennis en competenties. Management stuurt op kwaliteit en gebruik van basisgegevens.

Verbreden van gegevensbeheer kennis en competenties. Beheertaken afdelingsoverstijgend consolideren en organiseren. Beheercapaciteit centraliseren. Competenties ontwikkelen voor proactief en kwalitatief gegevensbeheer. Management stuurt op resultaat-gericht inzetten van basisgegevens. Adres-, woonplaatsbesluiten e.d. zomogelijk verder integreren met klantgerichte processen. Betekenisgeving is verbeteren van dienstverlening en aansturing / initieren van processen. Uitleg over inzet van basis-gegevens ter verbetering van dienstverlening. Project als onderdeel van organisatieontwikkel traject positioneren, bijvoorbeeld door een stuurgroep de samenhang met andere projecten en ontwikkelingen te laten bewaken. Besturing richten op resultaten.

Adres-, woonplaatsbesluiten e.d. waar mogelijk integreren met vergunningproces. Betekenisgeving is verbeteren van samenwerking en bedrijfs-efficiency. Uitleg over voordelen van gegevens uitwisseling. Project afdelingsoverstijgend positioneren, afvaardiging van alle betrokken afdelingen in project betrekken. Besturing richten op kosten en mogelijke opbrengsten.

85

GBA als Basisregistratie en BSN Onderstaand zijn voor bovengenoemd project de instrumenten te vinden die gebruikt worden bij het vormgeven van het realisatieplan. Per project is telkens een factsheet beschikbaar en de plateaus met bijbehorende transities per project. Het gebruik van deze instrumenten maakt het mogelijk snel inzicht te krijgen in het project. Daarnaast zorgen zij –bij goed gebruik- dat de juiste zaken opgenomen worden in het realisatieplan en borgen daarmee een goede aansluiting op de realisatiefase. Passend bij de organisatiestatus van de gemeente. Ter borging hiervan zijn voor het project vijf samenvattende vragen opgenomen waarin de kwaliteitscriteria voor het realisatieplan voor dit project geoperationaliseerd worden. Voor het verkrijgen van meer inzicht in het project (bijvoorbeeld door de projectleider of medewerkers van werkgroepen) zijn in dit bagagedepot documenten te vinden die meer de diepte ingaan. De instrumenten zijn opgesteld in een samenwerking tussen portfoliomanagement EGEM i-teams, e-adviseurs en e-overheid programma’s. De inhoud is telkens goedgekeurd door de verantwoordelijken voor de e-overheid programma’s. Het betreft hier de versies van 15 december 2007. Updates zullen digitaal beschikbaar worden gesteld. Versiewijzigingen: 29 januari 2008 uitwerking relatie VOA en GBA-V FS t.o.v. GABA aansluiting voor gemeenten -

opname real-time presentievraag in het stuk over BSN

1. Vijf samenvattende vragen 1. Welke eisen stelt het programma aan de gemeentelijke projectorganisatie (bijvoorbeeld capaciteit, niveau mensen, centraal aanmelden contactpersonen?) en welke richtlijnen zijn er voor te reserveren capaciteit? Agentschap BPR stelt geen eisen aan de gemeentelijke projectorganisatie maar voor de contacten met gemeenten in verband met voorlichting verlangt Agentschap BPR van gemeenten een contactpersoon voor de invoering van de GBA als BR. Functie bij voorkeur bijvoorbeeld informatiemanager, projectleider Invoering GBA als basisregistratie, ICT-coördinator. Deze contactpersoon wordt benaderd ter uitnodiging voor regiobijeenkomsten. Gemeenten hebben deze contactpersoon inmiddels aan BPR doorgegeven, echter veelal betreft het een medewerker Burgerzaken. Suggesties samenstelling projectorganisatie “GBA als Basisregistratie”: projectleider (vertegenwoordiger van bijv. ICT, middelen, MT, bestuursdienst) I&A-coördinator / informatiemanager GBA-specialist Afdelingshoofden Communicatie-adviseur Er zijn geen richtlijnen te geven voor de te reserveren capaciteit omdat dit sterk afhankelijk is van de wijze waarop de gemeente het huidige informatiemanagement heeft ingericht. Capaciteitplanning is afhankelijk van het ontwikkelniveau van de gemeente (INK), het ambitieniveau en de huidige stand van zaken t.a.v.: de mate van gebruik van gegevens uit eigen en landelijke GBA de wijze waarop GBA-gegevens binnengemeentelijk worden ontsloten en de aanwezigheid van de daarvoor noodzakelijke voorzieningen

2. Stelt het programma specifieke randvoorwaarden aan de bestuurlijke verankering? Bestuurlijke verankering is – zoals elk omvangrijk binnengemeentelijk, gemeentebreed traject onontbeerlijk bij de voorbereidingen op en realisatie van de GBA als basisregistratie. Agentschap BPR stelt echter geen specifieke eisen aan bestuurlijke verankering maar tijdens het traject dat leidt tot invoering van de GBA als Basisregistratie binnen de gemeente zal het mandaat van het gemeentebestuur een rol spelen: akkoord op invoeringsplan GBA als Basisregistratie opname wijzigingen in GBA-verordening aanvragen aanwijzing t.b.v. gebruik landelijke Terugmeldvoorziening aanvraag autorisatie gemeente als afnemer van het GBA-netwerk

3. Welke richtlijnen kent het programma voor het te reserveren budget? Als geen cijfers genoemd kunnen worden, geef dan aan voor welke zaken budget gereserveerd dient te worden.

! "

#

$ % *7*

$(

& ! )%

" ' '" ! )%

& ! &

& ! )%

" ' '" ! )%

& ! &

& ! )%

" ' '" ! )%

& ! &

" ' '" ! %

%

*' "# + " ! $ ,% " ' * - . " # $$ #( " # * #' $ , & # ( / . 0 (( '" " 1 2. " " $ & " #+ " '$ & 3 4" + &+ . ! $ , . " 1 . " $ , " '$ & %

$& *7* $( (" #$ & " ( " $ "+ ''" " ( "+ ''" # $& $( $ $& !5 5 (( . #( (( # ((

" ' '" ! %

%

* %

6 *7* $( " ' $ 7 . " + & " ! %! % . #+ 3 * . 5 #+ " # ". "

*

/

7

37

* (" &'

*//* 8

$( 7", &" . " * # ##" #" 7", " ( * # ##" #" $$' &. # '" 4 " & #' & + & $$' '&

3

%

" ' '" ! %

4. Staan alle zaken die in het realisatieplan benoemd zouden moeten worden in de ingevulde ontwikkelplateaus? Met andere woorden, borgen de plateaus een goede aansluiting op de realisatiefase? Ja 5. Welke ondersteuning biedt het programma zelf aan de gemeente (zo concreet mogelijk)? Agentschap BPR biedt de volgende ondersteuning: voorlichting aan gemeenten in regionaal verband (2 x per jaar) voorlichting per gemeente (op verzoek van gemeente). Voorwaarden: o gemeente organiseert voorlichtingsbijeenkomst o voorlichtingsbijeenkomst is gemeentebreed (bijv. afdelingshoofden, MT, I&A, Communicatie) (product)advisering t.a.v. aansluiten op landelijk netwerk autorisatie afnemers & gemeenten voor gebruik TMV ondersteuning bij aansluiten op landelijk netwerk en TMV beschikbaar stellen documentatie: Stappenplan invoering GBA als Basisregistratie voor afnemers

2. Factsheet en plateaus GBA als Basisregistratie en BSN GBA als basisregistratie Met de aanpassing van de wet GBA per 1/4/2007 is de GBA een basisregistratie geworden. In de wet is een overgangsregeling opgenomen die eindigt op 1 januari 2010. Per 1/1/2010 moet door alle bestuursorganen (dus ook gemeenten, provincies en waterschappen) het verplicht gebruik van actuele authentieke gegevens uit de GBA zijn ingevoerd bij de uitvoering van wettelijke taken waarbij persoonsgegevens worden gebruikt. Daarnaast geldt het bij gerede twijfel verplicht terugmelden. Afwijken van een GBA-gegeven mag alleen nadat op dit gegeven is teruggemeld aan de bron. 2 rollen voor de gemeente In het kader van de GBA als basisregistratie heeft een gemeente twee verschillende rollen. Een rol voor burgerzaken en een rol voor de rest van de gemeente ofwel alle gemeentelijke diensten die belast zijn met de uitvoering van een wettelijke taak. Burgerzaken zal als bronhouder van de GBA te maken krijgen met het in toenemende mate in onderzoek nemen van elektronisch aangeleverde gegevens door afnemers, die in onderzoek genomen moeten worden (van drie afnemers die nu incidenteel meldingen doen op papier naar 150 landelijke GBA afnemers en 443 gemeenten als afnemer op de elektronische manier via de landelijke terugmeldvoorziening: zie verderop). De gemeentelijke diensten die belast zijn met de uitvoering van een wettelijke taak en daarbij persoonsgegevens gebruiken, mogen deze alleen nog maar actueel uit de GBA betrekken. Bij gerede twijfel over de juistheid van deze gegevens mag hier alleen van afgeweken worden nadat een terugmelding is gedaan. Hierop zijn enkele uitzonderingen mogelijk, zie hiervoor de gewijzigde wet GBA of het terugmeldschema opgenomen in het “Stappenplan invoering GBA als basisregistratie voor afnemers”. Dit stappenplan wordt aan elke gemeente verstrekt. Gemeenten gebruiken bij de uitvoering van bepaalde wettelijke taken gegevens uit de eigen GBA èn gegevens over inwoners uit andere gemeenten. Voor de laatste groep is het noodzakelijk dat de gemeente een aansluiting heeft op het GBA-netwerk als buitengemeentelijke afnemer. Ongeveer 150 gemeenten hebben hier nog niet in voorzien. Hiervoor kan de gemeente een verzoek tot autorisatie als gemeente als buitengemeentelijke afnemer (GABA) indienen bij het agentschap BPR. Dit mag per email via [email protected].

Verder moet de gemeente contact opnemen met een van de GBA-leveranciers voor het afsluiten van een licentie voor het gebruik van een zogenaamd verzend- en ontvangststation voor afnemers (VOA). Het gebruik van de VOA blijft noodzakelijk als GBA-V Full Service in productie is (planning nog niet duidelijk) als onderdeel van de modernisering van de GBA. Pas als een eventueel nieuw burgerzakensysteem in gebruik wordt genomen als onderdeel van de modernisering van de GBA, zal mogelijk geen VOA meer nodig zijn. Op dit moment is niet duidelijk of dat gebeurt en zo ja, wanneer dat zal zijn. In elk geval zal dit niet plaatsvinden vóór 1 januari 2010, het moment waarop de gemeente uiterlijk verplicht is altijd actuele GBAgegevens te gebruiken bij de uitvoering van wettelijke taken, ook van personen die niet in de eigen gemeente zijn ingeschreven. Landelijke terugmeldvoorziening TMV De landelijke terugmeldvoorziening (TMV) van de GBA is eerder dit jaar door een aantal afnemers van de GBA in gebruik genomen als pilot. Naar verwachting zal eind 2007 begonnen worden met het vrijgeven van het gebruik van de TMV voor overige afnemers. Gemeenten kunnen kiezen of ze terugmeldingen die betrekking hebben op de eigen inwoners rechtstreeks aan de eigen GBA melden of alle meldingen via de landelijke TMV laten verlopen. De meldingen die betrekking hebben op de eigen inwoners komen dan vanzelf ook bij de eigen afdeling burgerzaken terecht. Voor het gebruik van de TMV moet toestemming gekregen worden van het agentschap BPR, middels een zogenaamde aanwijzing. Deze wordt alleen verstrekt als de afnemer (gemeente, provincie, waterschap e.a.) verklaart dat er uitsluitend gebruik wordt gemaakt van actuele GBAgegevens bij de uitvoering van de wettelijke taak of taken. Deze aanwijzing kan per taak van kracht worden. Verder is het gebruik van een TMV-webapplicatie nodig. Deze kan eenvoudig zelf gebouwd worden op basis van en door het agentschap BPR verstrekte WSDL. Deze is te vinden op de website www.bprbzk.nl en is ook te vinden als bijlage in het “stappenplan invoering GBA als basisregistratie”. Met de GBA-leveranciers worden gesprekken gevoerd om te bezien of zij een kant en klare TMV-webapplicatie beschikbaar zullen gaan stellen. Tot slot is het gebruik van een PKI-overheidcertificaat voor het gebruik van de TMV noodzakelijk. Wellicht ten overvloede: behalve voor het gebruik van de TMV die reeds beschikbaar is, heeft de invoering van de GBA als basisregistratie geen relatie met de modernisering van de GBA. BSN De Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (BSN) is van kracht per 26 november 2007. Het BSN is daarmee een authentiek gegeven in de GBA op basis van het sofinummer (sofinummer wordt BSN) maar met een ruimer wettelijk kader t.a.v. het gebruik. Het BSN is opgenomen in reisdocumenten, het rijbewijs en vreemdelingendocumenten. De wet BSN wijzigt niet de wijze waarop overheidsorganisaties omgaan met het uitwisselen van persoonsgegevens. Het BSN is een hulpmiddel waarmee bestaande, wettelijk toegestane uitwisseling van persoonsgegevens wordt vereenvoudigd. Bij het gebruik van het BSN heeft de gemeente heeft twee verschillende rollen. Een rol voor burgerzaken en een rol voor de rest van de gemeente ofwel alle gemeentelijke diensten die belast zijn met de uitvoering van een wettelijke taak. Gevolgen voor Burgerzaken Burgerzaken gaat het BSN toekennen bij de aanleg van een nieuwe persoonslijst (geboorte) en bij (her)inschrijving van een persoon uit het buitenland. Dit wordt gedaan door gebruik te maken van de eigen GBA-applicatie die voor dit doel zal worden uitgebreid door middel van een nieuwe versie van het Logisch Ontwerp GBA (LO3.6). Om te beoordelen of een persoon die zich wil inschrijven in de GBA niet eerder ingeschreven is geweest of al een sofinummer bij de Belastingdienst heeft, dient Burgerzaken een presentievraag te stellen.

Met de presentievraag wordt voorkomen dat een persoon meerdere persoonsnummers krijgt. De functionaliteit om de presentievraag te kunnen stellen is ondervangen in LO3.6 en zal gebeuren aan de hand van een standaard GBA-bericht. Hier hoeft de gemeente geen aansluiting voor aan te vragen. Gemeenten kunnen de presentievraag ook real-time stellen maar hiervoor dient de GBA-applicatie door de softwareleverancier te zijn aangepast. Om een real-time presentievraag te kunnen stellen, dient de gemeente van een PKI-overheidscertificaat gebruikt te maken en dient de gemeente zich bovendien bij agentschap BPR aan te melden via [email protected]. Gevolgen voor de rest van de gemeente Naast beschreven rol voor burgerzaken, heeft de Wet BSN vooral impact op onderdelen van de gemeente waar wettelijke taken worden uitgevoerd. De wet BSN stelt daarover het volgende: de burger hoeft alleen nog z’n BSN te geven als een persoonsnummer wordt gevraagd. Dit impliceert dat in gebruik zijnde persoonsnummers vervangen moeten worden door het BSN. Daar waar binnen de gemeente bij de uitvoering van wettelijke taken geen persoonsnummers worden gebruikt, mag gebruik van het BSN plaatsvinden. als er een persoonsnummer wordt gebruikt bij de uitwisseling van persoonsgegevens tussen BSN-gebruikers (grofweg: alle overheidsorganen en organisaties die bij wet het BSN moeten gebruiken), dan moet dat het BSN zijn. Het gebruik van het BSN hangt sterk samen met het gebruik van de GBA als basisregistratie. Immers, als binnen een organisatie de GBA als basisregistratie wordt gebruikt, beschikt de betreffende organisatie overal bij de uitvoering van de wettelijke taken over actuele GBAgegevens, waaronder het BSN. Gemeenten kunnen ter ondersteuning van de uitvoering van hun wettelijke taken een aparte aansluiting op de Beheervoorziening BSN aanvragen. Deze aansluiting dient ervoor om een online verificatievraag over een persoon en zijn BSN of over de geldigheid van een rijbewijs, reisdocument of vreemdelingendocument te kunnen stellen. Dit kan een goed hulpmiddel zijn in het kader van fraudebestrijding bij de uitvoering van frontofficetaken binnen de gemeente. Advisering t.b.v. wenselijkheid voor aansluiting vindt plaats bij het accountmanagement van Agentschap BPR, te bereiken via [email protected]

Eisen en consequenties per aspectgebied GBA als Basisregistratie en BSN: Verschillenanalyse GBA Aspecten Acties / maatregelen Huidige situatie Gewenste situatie Processen persoonsgegevens organisatiebreed zijn organiseer verplicht I die gemeentebreed processen beschreven gebruik van actuele worden gebruikt bij de en belegd m.b.t. de authentieke uitvoering van wettelijke verplichting authentieke persoonsgegevens uit taken, worden betrokken persoonsgegevens de GBA uit bronnen anders dan actueel uit de GBA te de GBA gebruiken. II twijfel over de organisatiebreed zijn organiseer het actualiteit van processen beschreven terugmeldproces persoonsgegevens die en belegd m.b.t. uit de GBA worden terugmelding aan de gebruikt, wordt niet bronhouder bij gerede gemeld aan de binnentwijfel over de juistheid of buitengemeentelijke van authentieke bronhouder gegevens uit de GBA

III

IV

V

VI

VII

bij dienstverlening aan burgers bij de uitvoering van wettelijke taken wordt meerdere keren naar in de GBA bekende gegevens gevraagd terugmeldingen worden niet binnen een bepaalde termijn onderzocht en afgehandeld -

er worden verschillende persoonsnummers gebruikt bij communicatie met burgers en andere BSNgebruikers (zie Wet BSN) er worden geen of verschillende persoonsnummers gebruikt bij binnengemeentelijke communicatie over burgers foutvermoedens over persoonsnummers (A-nr, sofi-nr en BSN) worden niet landelijk gemeld -


-

relevante beheerfuncties bestaan nog niet of nauwelijks binnen de organisatie

Regelgeving I

-

binnengemeentelijk gebruik van de eigen GBA is niet formeel vastgelegd

-

organisatiebreed zijn processen beschreven en belegd m.b.t. het recht van de burger op eenmalige gegevensverstrekking

-

organiseer meervoudig gebruik van GBA-gegevens

-

burgerzaken gebruikt procedures voor onderzoek van terugmeldingen en afhandeling binnen de daarvoor geldende termijnen - organisatiebreed zijn processen beschreven en belegd m.b.t. gebruik BSN bij de communicatie met burgers en andere BSN-gebruikers

organiseer onderzoek en afhandeling van terugmeldingen ontwerp heldere richtlijnen voor betrokkenen en zie toe op handhaving - inventariseer noodzaak en organiseer gebruik van BSN

- binnen de gemeente wordt het BSN gebruikt als sleutel bij uitwisseling van gegevens over burgers

- inventariseer toegevoegde waarde van aanvullend gebruik van BSN

- foutvermoedens over persoonsnummers worden gemeld aan het online Foutenmeldpunt BSN - de organisatie heeft verantwoordelijkheden belegd ten aanzien van informatiebeheer, autorisatiebeheer, coördinatie gebruik GBA, en het terugmeldproces er is een GBAverordening als grondslag voor binnengemeentelijk gebruik van de eigen GBA (inclusief doorleveren aan derden) èn het terugmelden van

- organiseer toegang en gebruik van het online Foutenmeldpunt BSN

-

-

implementeer en veranker nieuwe functies/rollen binnen de organisatie

stel een verordening op voor formele verankering van het binnengemeentelijk gebruik van de GBA - meldt het binnengemeentelijk gebruik van de eigen

-

II


Besturing

Informatie en ICT I II

III

GBA aan het CBP

- persoonsgegevens (waaronder het BSN) van personen buiten de eigen

- realiseer en implementeer aansluiting op (een) landelijke

- stel een verordening vast voor formele gemeentebrede verankering van beleid t.a.v. informatiebeveiliging en privacy er is geen betrokken stel een projectveranderings-besef doelgroepen zijn in beeld communicatieplan op, er is een duidelijke informeer betrokken en probleemstelling creëer draagvlak er is draagvlak voor de veranderingen er is geen project er is een bestuurlijk zet een “GBA als en ambtelijk projectorganisatie op en borg de benodigde basisregistratie” ingericht opdrachtgever middelen er is een projectorganisatie stel een Plan van benodigde middelen Aanpak op zijn beschikbaar er is een risicoanalyse - binnengemeentelijk - binnengemeentelijk - stem gegevensdefinities afnemers gebruiken afnemers van de GBA af met de GBA verschillende gebruiken GBA gegevensdefinities gegevensdefinities gegevensdefinities - applicaties gebruiken - applicaties gebruiken - organiseer gegevensbestanden die gegevensbestanden die bestandvergelijking en – gebruik maken van overeenkomen met schoning vóór koppeling persoonsgegevens die actuele gegevens uit de met de GBA niet overeenkomen met GBA (waaronder het actuele gegevens uit de BSN) GBA -

er is nog geen beleid t.a.v. informatiebeveiliging en privacy voor de gemeentelijke diensten en organisaties

gerede twijfel over gegevens van binnengemeentelijk inwoners van het binnengemeentelijk gebruik van persoonsgegevens uit de eigen GBA is melding gedaan aan het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) - gemeentebreed informatiebeveiliging- en privacybeleid is vastgelegd in een verordening

- er is nog geen aansluiting op landelijke “GBA-voorzieningen”

gemeente worden betrokken via de landelijke voorzieningen

voorziening(en)

- realiseer een geautomatiseerde koppeling tussen BAG en GBA bij de conversie van LO3.7 of LO4.0 (GBA) - zorg ervoor dat de implementatietrajecten BAG en de GBA zo veel mogelijk onafhankelijk verlopen - implementeer informatiebeveiliging bij de uitwisseling van persoonsgegevens

IV

- er is nog geen koppeling tussen BAG en GBA

- na de invoering van LO3.7 of LO4.0 komen adresgegevens in de GBA uit de BAG

V

- uitwisseling van persoonsgegevens voldoet niet aan normen voor informatiebeveiliging en privacy

- uitwisseling van persoonsgegevens voldoet aan normen voor informatiebeveiliging

&

( "(

'

* 9* .

&

" 3# $

"+

:7"

# "+

, # ! 0 $ ( '$$ " %

& , # 0 $ ( '" " #" . '$$ " %

; <#

$

"+

& & * 0 '" " #" .

# + "( *

. #5 . #. " #. &" $ " & " ' + & , * "5 " & . "" ' * & , *5 . ## #& + " , ' "# #. " $ , . " #" $ , & . " $ . ## #. " ' "# #. & , . " #" ' * "5

! 0

& , # 0 $ ( '" " #" . '$$ " %

! 0

*

&" #+ & #' , . #3 , . # #' , 3 , . #$ 1,5 # ,. " ( + * . # && (" # # . # " & (" # . # , + '& & & $ + ( (" ## "' . " 5 " & . "" ' # * & , *5

#(" # # . #. # & & 0 *= " & && = . "& " & $ !, & %#( # (" # # . # " . # &5 $ . " (" & ( . " " *5 " & . "" ' * & , *5 . ## #& + " , ' "# . " $ , . " #" 1, # $&$ . ## #. " ' "# #. & , . " #" ' * "5

* (( # (( & !" % = & * (( . & & &#" ' #<# $5 (( &$ &" 515 5 # " (( '## & #<# $ !515 5 " & * & * =& &"# . # &"# . #+ &$ $ ' $ # +' & * . " $ ' & * % ##

*

. ## #& + " , ' "# . " $ , . " #" 1, # $&$ . ## #. " ' "# #. & , . " #" ' * "5

#

515 5 # " (( '## & * & * =& &"# . # $ ' $ # +' & * '" " +'# ( # && (" # # . # 1 + & " ,& $ ,+ &$' # & " . 5

## & *! # "2 *# (( & + . " 1 & . ## . " & &#" ' #<# $ ".' . $ " #%. " #' ( & , * . #5 & , * ". " & &#" ' #<# $ # . #. '" " # ' & (( & & , $ 5 . " 1 $ * . #. " # . "", !5 5.5 &" # ' " % 2 * $ # " ' ". * + " . " 1 5 . # #. ## (( # ( " (" # # . # & / . " " '$ & 5 " & $ " &( / & " " #. . " #+ & " & 5 *& . & + & $' # . " >& " & (" # (( . "+ & . " ' #" . # & " '$ & 5

*& # 1 . # $ " ($ " " ' " (" # # . # # &! /& %. " (" ## =1 . " " # # " #. &" $ 5

*& ! > " '$ ##" & " '$ . &

' . 9 " " & % (( & & #" #5 1 (( 1 & & & " "& " + '& " " & ##" #" 5

'. " $ & # . " * . # " & . 9 " (' & $ & " $ & & / 5 '. " $ & # . " &"# . # ! + ! % # . &"## % " & . & * " + '& " $ & & " + '& ". & * 5 + & . " '$ & / # &+ 5 $ + ! ("# ." &5$5.5 * "+ . " " % $ # & 1 +! +" % # +", . & *

'

"1, ( "# " " '$ & $ + ! (" # # +", . ( # &. "& $ && # ("# ." % + & . " '$ & ' & $ # & 1 +! +" % # +", . & / 5 * $ + ! $ + (" ## $ && # ("# ." % & " & ". " " . & $ # & 1 +! +" % # +", . & . & * *

* . #& & 1, , & '. " . , " & ( ." & , '" " 1 * + " &" 5 ", + . $ # #5 & + 1 *! " &( ' % 5 *& ' +' # & $' " 5 " & #" ' '" " ' & $ 5 '" " #+ + " + ( $ . #. " #" $ "& $ & &" + + & = & 5

'. " $ & # . " * . # " & ( &+ ## $ & & & , / 5

*

$ * . ## " &= " = " " 5 5.5 & 5 #+ & + " (" ## , . #

5

7" # # . # & , & " & '( & + '& . & &#" ' #<# $5 * & + &+ 1 " . # # &5 /' . # & # $ , & " "+ '+ . # " 5 *&& (" # # . # " & . " && " & " . # # &5 7" . 1, "(" &'" #(" $ = 5 & . "+ " ' . + 5 '" " #+ + " + ( $ . #. " #" 2 "+ & " & . # . " + 5

$ . " & . "& , . ! " '$ & " " '$ & . & " & $ &5 " " & " '$ & & " . " ' $ # " & " " $ &(' & " "$ & & / 5

% /

.

+ "" # #+ & " 5 " $ &= ' "# & (". < &1, . " $ . " 1, + " (" &'"# $# +". 5

& $ # " #( " 1 . + " ' . (" # # . #5 * #(" . "& ! (" &'"# . % . " . (" # # . #1, . # & , . " & *? #5 $ . #. # " ' #. " & (" ## 2 '" " # " & " & " & . # ." &=& "# # & & *5 /' # ( * . #1, " " # . "+ # " . & #. " #(" ## '" " #+ + " + ( $ . #. " #" 2 '" " ! &" $ %+ & " & . # . " + 5

$ , , # . " &" . " 5

$ " '

& . #%

. # # " & & $

$ & #! *=$ " ' $ # " &

=$ " . '& > $( $ " & 5

!

"

* ' '+ * . # " & ,& '. " . , " ' =$ " " & ( ." & , *3 * ($ $ & ' '+ * . # & 1,5 " # &" & ", ( ." ,& * + " &" & #+ . " * . #' + & , "5 " . #&#" ' . * . # & , * . #=. & ( # ( (( " =. / . " &( #+ " $ !& + ." % 5 "1, (( (( " # " &5 8 B (" ## C

#" #1, (( & & &#" ' # $= & & & '. " . + (" # @ " . "$

. # $ " . '& " # $ (" " ' . & . # , . " &$ && #. " .'& " $' " 5 #& # ' " $ . # " & ' ## & '## $ , & # 5

" ' " # (( # , & 1, (( & + & &#" ' #<# $5

<# $ 1, > " " &5 . " & # +#AA " . # & $ " & " #<# $ " ' 5

8 B ("

## C

$ " ' 5

8 B ("

## C

Transities/stappen naar plateaus GBA *#( " #

&

"

.

"+

.

"("

# "+

* #' . & $ ( & , *! $ " & * *D $ # ' $ , $ " % 5 * #' . & $ (& & , " ' $ &. " 1 / "+ * # ##" #" 5

$( $ . & &#" ' #<# $ * . # " & . # # & . " & (( & & &#" ' #<# $5

# +", . . . " ( + (" ## "" #" = + " =&#" ' " ' 5 *& + . " " ' $ , " '$ & = . ' / 5 *& $ $' # . " & * . # & " . " 5 " ' . . # , "& , $ = #1 " ' $ &+ G " " . &$ #" # " (" # # . # " ' " & = ( . " , * " ' $ " & = ( & #+ ", . " ( & * . #

. #' ## " '$ & " & & " ' " "(" ## > " " &5 *& " &+ + #+ $ , $ $' #& " . " . " & * . #5

.

" $ # &

&

(" # " #<# $ " + . #& " # " & " ' " & " ( # + " &EF + $ , # #F " $ . & # & " # " & " ' " & 5

& " . " # '## * (" ## & #. " #(" ## 5 " . & F' " &F $ & . # ( + . ' + '& 5

, 1

*

+ "

( ( ' + '& , ! ##% # . "& * " . . " " & ,+ & ( ##. & . " ( + (" ##

$

%

& & 0 *2 * # ##" #" 5 , 1 "(& . # $ , " ' $ " & # ' . # & . "" & 5 (# . $ & #' " " ' " & #5 ." . , 1 , / 8 "+ * # ##" #" = " ' "# . " & / 5 " " & & ' . . "& , . " ( + $& * # ##" #" . " 5 ", " & 1+ , $ & . " & 1, . + " ' . & * & "& & . "& $ # "5

( & . . # + " &" #= "&' . ' " & " # 5 + " #" # # & ,& " 5 " & ( . . # + " # $( # ! #$ " %. $ & " " # / & " " # " $ ( &'& $ " " ' $ & !, .5 $ && #+ " ' . % # " . " & " . 5 ! % 5 (# . " . . *" $ # " #(" $ " & . " . #. " =& " ( , & . " '$ & = . . # 5

+ " " & & #. " #, " # " &5 + " ( " # " &5 . # =$ " . " ' . . $ & " " #5

-

" " . & #. " & "+ . ' " " #" . (" ## 5 ! &+ . = "'& #", & % '" " # " & 1 ( +' " + ( $ . #. " #" 5 # $$ . " + &." # &# "& & 5

. "& . " & . " ' . & * # ##" #" E " " . " #" 5 . " " . & #$ " = &",#

+

<5

& " & $ '& #& "

' (" #( " . 1 " $' " =' &" 1 ( . . $ , (". < &

. & '. " 5 . & #. " " & ,. & (# " . & * # ##" #" 5

/

7",

"

$ #+ . "$ " " " $ #'" ("#' 5 *'& # $ && $ , . # ( " & ", ! & # % 5 (", # & #. " #, & (# " &5 1+ ,$ . & & #. " #, & =$ " # E. " " . + (" # (& & & . " # + " . + (" # (& & "5

7",

# &" & . " # " & " # ", 5 7", " (#''" ( "#' & "5 5 ."& + &# & " 1

DigiD DigiD is een voorziening in beheer bij GBO.Overheid Doelstelling programma

DigiD (spreek uit: Diegiedee) staat voor Digitale Identiteit; het is een gemeenschappelijk systeem van en voor de overheid. Overheidsinstellingen kunnen met DigiD de identiteit verifiëren van klanten (burgers en bedrijven) die gebruik maken van haar elektronische diensten. Op dit moment gebeurt dat aan de hand van een gebruikersnaam met wachtwoord. Klanten kunnen met één gebruikersnaam en wachtwoord diensten afnemen bij steeds meer overheidsinstellingen. Het is inmiddels ook mogelijk bij DigiD voor burgers op een hoger zekerheidsniveau diensten aan te bieden; het zogeheten midden niveau. Op dit niveau maakt men tevens gebruik van een transactiecode per sms.


DigiD voert de authenticatie uit van klanten (burgers en bedrijven) van aangesloten organisaties op DigiD. DigiD stelt de klanten instaat om dit te doen met verschillende authenticatiemiddelen.

Verantwoordelijke Het beheer van de voorziening van DigiD is ondergebracht bij GBO.Overheid, een projectdirectie bij het ministerie van BZK. De inhoudelijke aansturing van instantie GBO.Overheid is in handen van een zogenaamde programmaraad. Hierin zijn onder meer uitvoeringsorganisaties, de gemeenten (via de VNG) en een aantal ministeries vertegenwoordigd. GBO.Overheid accountteam (telefoon 070 8887500, [email protected]) voert het accountmanagement uit voor DigiD. Uitzondering betreft waterschappen. Het Waterschapshuis voert het accountmanagement uit voor de waterschappen. Mijlpalenplanning Zowel DigiD voor Burgers als DigiD voor Bedrijven is beschikbaar. De data vanaf wanneer ze beschikbaar zijn: 1-jan-05 DigiD voor burgers is beschikbaar 1-jul-06 DigiD voor bedrijven is beschikbaar 1-dec-06 betrouwbaarheidsniveau midden dmv SMS authenticatie voor burgers - PKIoverheid: Bij aansluiting op DigiD is het gebruik van PKIoverheid certificaten Relaties met andere projecten verplicht. - eNIK: bij invoering van de eNIK zal het ook mogelijk worden bij DigiD voor en programma’s Burgers om op een hoger zekerheidsniveau diensten aan te bieden; het zogeheten niveau hoog. Er is geen wettelijke verplichting om aan te sluiten op DigiD. Uit Wettelijk kader doelmatigheidsoverweging ligt dit wel voor de hand. Bovendien is DigiD met 6 miljoen actieve gebruikers defacto de standaard authenticatievoorziening voor de overheid.

Vertaling programma naar gemeenten: Afgeleide Geen opdracht gemeente De gemeente bepaalt zelf hoe zij het elektronische loket inricht en voor welke producten en/of diensten zij hierbij gebruik gaat maken van DigiD. De gemeente moet per dienst ook bepalen wat het gewenste betrouwbaarheidsniveau is waarop DigiD moet authenticeren. Voor de daadwerkelijke aansluiting op DigiD moet de gemeente de technische interface naar DigiD implementeren. En voldoen aan de testcriteria die DigiD stelt. Mijlpalenplanning Hieronder de verschillende stappen die nodig zijn om aan te sluiten op DigiD met een indicatie van de doorsnee doorlooptijd (circa 3 maanden). Geadviseerd wordt om zo snel mogelijk aan te sluiten op gemeenten DigiD. De doorlooptijd is tevens erg afhankelijk is van de interne organisatie van de gemeente zelf. Aandachtspunt is de aanvraag van een PKI overheid certificaat. De certificaten worden uitgegeven door een aantal CSP’s en zijn nodig om aan te sluiten op DigiD. Doorlooptijd om dit certificaat aan te vragen is 6-12 weken. Geadviseerd wordt daar zo snel mogelijk mee te starten. Rol gemeenten

1-jan-200x 7-jan-200x


Kosten

7-feb-200x

Aanvraag Startpakket via de accountmanager Ontvangst Startpakket Aan de hand van dit pakket wordt duidelijk wat nodig is om aan te sluiten op DigiD Aanvraag PKI overheid certificaat Aansluiten op de testomgeving DigiD, ontwerpen, bouwen en testen van de aansluiting

26-mrt-200x 2-apr-200x

Aanvraag acceptatietest Live gaan

De gemeente kan de DigiD gebruiken om haar elektronische dienstverlening uit te breiden met die diensten die identificatie van de aanvrager vereisen. DigiD kan ook gebruikt worden als onderdeel van de elektronische handtekening. Daarnaast kan de gemeente met de inzet van DigiD het gebruikersgemak voor - en de dienstverlening richting burgers en bedrijven aanzienlijk verhogen. (NAW gegevens hoeven niet meer ingevuld te worden en de dienstverlening richting kan uitgebreid worden met nieuwe producten en/of diensten.) Gebruik maken van DigiD draagt bij aan de eis om in 2007 65% van de dienstverlening digitaal aan te bieden en draagt bij aan de doelstelling van Administratieve Lastenverlichting. Aan het gebruik van DigiD zijn geen kosten verbonden in 2008. Vanaf 2009 is nog onbekend of er kosten doorberekend worden.


geen

Processen

geen


geen

Regelgeving

geen

Verandermanagement geen en communicatie

Besturing

geen

Afgeleide eisen en randvoorwaarden -Koppeling met GBA (DigiD burger) en/of Handelsregister (DigiD bedrijven) is nodig. Omdat DigiD alleen nummers terugkoppelt. Dit zijn A-nummer of het BSN en het Handelsregisternummer. -DigiD regelt niet de autorisatie alleen authenticatie -DigiD is geen elektronische handtekening kan wel gebruikt worden als onderdeel van die handtekening.

-Om aan te sluiten op DigiD moeten de aansluitvoorwaarden worden ondertekend. Is nodig rond het nieuw in te richten proces waarvan DigiD een onderdeel van is. DigiD stelt een aantal eisen t.a.v. de communicatie over DigiD op de website van de gemeente.

hulpmiddelen Informatie en ICT

Zie ook portfolio - DigiD Handreiking, onderdeel startpakket - DigiD technische documentatie, onderdeel startpakket - DigiD testomgeving beschikbaar

Processen

- DigiD implementatiestrategie (per INK fase), onderdeel startpakket - Er is ook een apart document beschikbaar waar (per INK fase) aangegeven wordt hoe identitymanagement in breder perspectief opgepakt kan worden (plateau DigiD ontwikkeling). - DigiDWijzer - DigiD stappenplan - Zicht op e-dienstverlening, onderdeel startpakket


- DigiD implementatiestrategie (per INK fase), onderdeel startpakket

Regelgeving Verandermanagement -

DigiD Toolkit communicatie, onderdeel startpakket

en communicatie Besturing

-

Aanmelding bij www.publicatieplein.nl waar GBO.Overheid het laatste nieuws en tips over o.a. DigiD bekend maakt..

Beelden per plateau

Indicator/eis aan de gemeente Authenticatie(beleid) Is er nagedacht over authenticatie?

1 Activiteitgericht

DigiD wordt aangevraagd zonder Nut & noodzaak van authenticatie is per proces onderliggend beleid (adhoc en om politieke kritisch bekeken redenen) Beveiligingsvraagstukken worden vooraf Per aansluiting worden benoemd en meegenomen in beleid aansluitvoorwaarden door verschillende personen ondertekend Authenticatieprotocollen worden gehanteerd Per aansluiting wordt voldaan aan de testcriteria (wordt vaak uitgevoerd door desbetreffende leverancier) Autorisatie( wie & wat) moet geregeld zijn

DigiDBurger Systemen koppeling Anummer / BSN

2 Procesgericht

Voor elke leverancier/systeem een DigiD aansluiting Systemen moeten kunnen werken met het A-nummer of BSN

3 Systeemgericht Privacyovereenkomsten, beveiligingsbeleid en autorisatie zijn op elkaar afgestemd. identitymanagement (Werknemers maken voor intern gebruik van DigiD)

Gemeente sluit per proces aan waarbij meerdere leveranciers betrokken zijn Gemeente houdt zelf controle over de testcriteria, overleg met leverancier over uitvoering Voorgevulde informatie is beschikbaar via BSN Koppeling met systemen om inzage te regelen

Controle op vooringevulde gegevens en koppeling is geheel Burger kan ander machtigen, gemeente heeft dit ingeregeld

Geen voorinformatie of voorgevulde informatie voor de burger

DigiD Bedrijven Systemen Handelsregisternummer

Systemen zijn niet gekoppeld. Gemeente maakt adhoc gebruik van het KvK Handelsregister voor DigiD bedrijven (inloggen externe applicatie)

Proces ingericht hoe gegevens op te halen uit KvK Handelsregister

Geautomatiseerd ophalen van gegevens uit het Handelsregister en integratie gegevens

e-dienstverlening

Alleen aanvraag DigiD voor enkelvoudige producten die via website worden aangeboden Per product/activiteit een DigiD aansluiting Van papier naar digitaal

Burger kan inzien welke gegevens van hem beschikbaar zijn in een proces

DigiD is geïntegreerd in midoffice, een aansluiting voor alle processen, producten en applicaties

Optimalisatie digitale proces

MijnGemeente is geïntegreerd met website en productaanvragen

Aspectgebieden Informatie en ICT

Transities/stappen naar plateaus

Van activiteit naar procesgericht Eisen stellen aan ICT leveranciers SSO Analyse prefill mogelijkheden laten maken Integrale beveiliging per proces ingericht

Van proces- naar systeemgericht SSO gerealiseerd Prefill gerealiseerd Integrale beveiliging ingericht

Processen

Dienstverlening concept gereed binnen de afdelingen: (1. inventariseren producten en diensten, (2. bepalen in overleg met klanten hoe de dienst eruit moet zien (3. bepalen waar DigiD voor nodig is (4. eventueel e-handtekening inrichten (5. promoten dienst

Dienstverlening concept gereed binnen de gemeente Identity mangement ingericht


e-dienstverlening awareness (nieuwe werknemers beschikken over een DigiD en e-bankieren, heeft u de eigen website van de gemeente gelezen)

Samenwerking awerness

Regelgeving

Verandermanagement en communicatie Besturing

Naar activiteitgericht Aansluiten op DigiD per activiteit

Juridische eisen dienst vaststellen

Gemeenteraad (management) laten vaststellen dat er vooringevuld wordt Klanten e-dienstverlening uitleggen. Wensen klanten inventariseren en eventueel proces aanpassen aan hun wensen Sturen op goede dienstverlening ipv goede productafhandeling

Goede gemeentebrede dienstverlening Sturing op efficiencyvoordelen (DigiD wordt doorgerekend)

eFormulieren eFormulieren heeft ervoor gekozen de plateaus en de transities in één tabel te integreren. Doelstelling programma Wat doet het programma zelf

Verantwoordelijke instantie Mijlpalenplanning landelijk project

Het programma eFormulieren ontwikkelt en beheert elektronische formulieren voor andere overheidsorganisaties. Voor gemeenten ontwikkelen zij i.s.m EGEM standaard formulieren. Doel is administratieve lastenverlichting voor burgers en bedrijven. Het programma heeft een centrale server / workbench waarmee het, in samenwerking met EGEM, standaard elektronische formulieren ontwikkelt voor o.a. gemeenten: EGEM verzorgt de inhoud, eFormulieren de techniek. De gemeente krijgt URL’s die zij op de website kunnen aanbieden. De ingevulde formulieren worden in de vorm van een PDF of XML bericht gemaild naar de gemeente. De server verstuurt automatisch een notificatie naar de burger. De ministers van BZK en EZ zijn opdrachtgever van het programma, dat door ICTU wordt uitgevoerd. In de derde kwartaal van 2008 wordt de centrale voorziening ondergebracht bij GBO.Overheid. Heden Landelijke voorziening e-formulieren, ePlatform: beschikbaar Heden Elektronische formulieren, procesbeschrijvingen en stufberichten beschikbaar voor 44 gemeentelijke producten Heden Koppeling met DigiD Koppeling met Internetkassa 2e kwartaal 2007 Losse onderdelen van de Omgevingsvergunning Eind 2007

Koppeling voor voorinvullen van een formulier

e

Koppelen met andere basisregistraties dan GBA-v

1 kwartaal 2008 2 kwartaal 2007 Relaties met andere projecten en programma’s Wettelijk kader

In totaal 60 standaard formulieren

e

DigiD, MijnOverhied, Antwoord voor Bedrijven, Overheid Heeft Antwoord , GBO Overheid, EGEM Basisregistraties GBA, BSN, BAG, NHR, Kadaster

Het werken met elektronische formulieren is niet verplicht. Het bestuurlijk akkoord over de Verklaring van 18 april geeft gemeenten wel een morele verplichting.

Vertaling programma naar gemeenten: Afgeleide opdracht Gemeenten kunnen gebruik maken van de door E-formulieren geboden diensten om snel en goedkoop elektronische diensten aan hun burgers te gemeente kunnen bieden. Als richtpunt gelden de rijksdoelstellingen om eind 2007 65% van de diensten elektronisch aan te bieden en de administratieve lasten met 25% verminderd te hebben. - de elektronische formulieren aanbieden op website Rol gemeenten - meedenken bij ontwikkeling nieuwe formulieren op www.pragmatika.nl/eformulieren - aanpassen interne proces, waar nodig. 1. Voorbereiding Gesprek met accountmanager eFormulieren, alle Wat moet een stappen worden uitvoerig besproken. gemeente doen als ze willen 2. Aanvragen DigiD en EFormulieren vraagt namens de gemeente een aansluiten? Ogone DigiD certificaat aan, gemeente sluit zelf contract met Ogone 3. Inhoud formulieren Gemeente vult variabelen in , stuurt deze digitaal op en past de look&feel van de formulieren aan 4. Oplevering en test URL’s worden ter test aangeboden.

Doorlooptijd


5. Aanbieden op website Als de formulieren goed zijn bevonden en de website is door de DigiDtest gekomen, dan kunnen de formulieren op de website van de gemeente en beschikbaar gesteld worden voor de burgers. Stap 1 t/m 5 - Formulieren zonder DigiD: Tussen 4 en 6 weken (afhankelijk van snelheid gemeente) - Formuliern met DigiD: Tussen 10 en 12 weken (afhankelijk van snelheid gemeente) - Verbeteren van de dienstverlening - Verlichten van de administratieve lasten voor burgers en bedrijven - Efficiënter werken


Geen.

Processen

Geen


Geen.

Regelgeving

Geen

Verandermanagement Geen. en communicatie Besturing

Geen.

Afgeleide eisen en randvoorwaarden Minimaal: op website formulieren beschikbaar stellen aan burgers en ingevulde formulieren als pdf per e-mail kunnen ontvangen en printen. Maximaal: formulieren koppelen naar backoffice Minimaal: elektronisch aangeleverde formulieren in behandeling kunnen nemen. Maximaal: geautomatiseerd Minimaal: enige voorlichting en instructie voor de betrokken medewerkers. Maximaal: projectleider aanstellen geen Minimaal: burgers informeren over elektronische dienstverlening. Maximaal: geen Minimaal: aansluiting bij eformulieren regelen.

Gemeentelijke ambities


Processen


Regelgeving

Aandachtspunten, vuistregels m.b.t. inventarisatie bestaande situatie en implementatie inspanningen voor de e-adviseur: Denk aan Quick-win en lage drempel voor gemeente. Dit is een eerste en makkelijke stap naar goede edienstverlening. Handboeken, analysetools, detailbeschrijvingen voorschriften, stappenplannen voor de realisatiefase: Factsheets Programma, Online Betalen, DigiD. Aandachtspunten, vuistregels m.b.t. inventarisatie bestaande situatie en implementatie inspanningen voor de e-adviseur: Verandering is minimaal, hoewel het soms groter lijkt. In de meeste gevallen is het niet anders dan hoe het nu gaat. In plaats van dat men een aanvraag bij de balie of per post krijgt, krijgt men het nu op de e-mail. Handboeken, analysetools, detailbeschrijvingen voorschriften, stappenplannen voor de realisatiefase: - Procesbeschrijvingen bij de beschikbare formulieren Aandachtspunten, vuistregels m.b.t. inventarisatie bestaande situatie en implementatie inspanningen voor de e-adviseur: Het is aan te raden om een verantwoordelijke aan te stellen voor dit traject. Handboeken, analysetools, detailbeschrijvingen voorschriften, stappenplannen voor de realisatiefase: geen Niet van toepassing


Beelden & Transitie per plateau eFormulieren

1 Activiteitgericht

Indicator/eis aan de gemeente Informatie & ICT

-

Processen

-

Personeel & Organisatie

-

Regelgeving

-

2 Procesgericht

Handmatig proces Van formulier naar e-formulier als pdf op de website Alle velden zelf invullen (beperkte intelligentie) Formulier per post, balie of e-mail gemeente dient te beschikken over een website waar de formulieren geplaatsts kunnen worden gemeente dient met eFormulieren of een andere leverancier de aansluiting op een voorziening bewerkstelligen.

-

procesbeschrijvingen incl. elektronische ingang e-mail printen en naar de behandelend ambtenaar brengen Elektronische brievenbus kunnen verwerken

-

digitalisering van het proces proces binnen de sector optimaliseren

-

organisatorische kaders blijven in stand, geen / nauwelijks wijzigingen het huidige personeel doet het huidige werk personeel wordt op de hoogte gebracht van een extra informatiekanaal

-

medewerkers leren te denken vanuit processen op de eigen afdeling, in plaats vanuit producten

-

Check: heeft eFormulieren impact op lokale verordening?

-

belemmeringen regelgeving voor aansluiting landelijke

-

-

interne koppeling tussen FO en BO XML-formulieren kunnen verwerken in BO

3 Systeemgericht

-

-

-

XML-formulieren automatisch kunnen verwerken Ketengeïntegreerd: formulieren werken “over afdelingen heen”, bijv. als basisvariant inclusief betaling

procesontwerp over diensten en afdelingen alle betrokken afdelingen informeren

medewerkers inzicht geven in aanverwante processen van andere afdelingen gedragsverandering realiseren

TaakFunctie-Omschrijvingen veranderen /

-

Contract/SLA afsluiten met programma eFormulieren -

Verandermanagement & Communicatie

-

-

Besturing

-

basisregistraties wegnemen (privacy/LRD) Is niet iets dat de gemeente moet doen…. digitale formulieren afstemmen op lokale verordeningen beveiligingsniveau Digi-D afstemmen op product

-

arbeidsovereenkomsten? Lokale Verordeningen aanpassen Tegenstrijdige regels aanpassen

extra informatiekanaal. Inhoud wijzigt niet inhoudsdeskundigen moeten het eformulier accepteren, om te begrijpen welke keuzes zijn gemaakt in een formulier kunnen de producten en de community van EGEM gebruikt worden, burger moet worden geïnformeerd over de aanwezigheid van het nieuwe (e)kanaal

-

leiderschap noodzakelijk multichannel integreren in processen

-

afdelingen op elkaar afstemmen verkokering doorbreken zie ook P&O

verantwoordelijkheid beleggen kengetallen, managementinformatie over aantallen sturen op product

-

suboptimalisatie op afdelingniveau, is een constatering niet een stap die de gemeente moet ondernemen. sturen op processen

-

sturen op dienstverlening “binnengemeentelijke” afstemming

-

NHR (Nieuw Handelsregister) De plateaus en transities voor NHR krijgen nog vorm op basis van ervaringen uit lopende pilots.


De Kamer van Koophandel werkt aan een nieuw Handelsregister (NHR). Dit wordt de basisregistratie voor ondernemingen en rechtspersonen. Het NHR is uitgebreider dan het huidige register en heeft meer functies. Het wordt onderdeel van het stelsel van basisregistraties van de overheid. Alle overheden, waaronder de gemeenten, worden verplicht aangesloten op dit stelsel tussen 2008 en 2014. Dit draagt bij aan een efficiëntere overheid en aan een betere dienstverlening aan ondernemers. Bedrijven hoeven hun gegevens dan nog maar één keer te verstrekken. Het ministerie van EZ is eindverantwoordelijke voor het Handelsregister en opdrachtgever aan Kamer van Koophandel Nederland die het veranderproces van het huidige Handelsregister naar het Handelsregister als basisregistratie uitvoert. Het NHR zal enkel een landelijke voorziening zijn welke door de KvK beheerd wordt. Ministerie van Economische Zaken, directoriaat Ondernemerschap en Innovatie

Mijlpalenplanning

22-3-2007

Doelstelling programma


medio 2007 11-10-2007 1-7-2008 1-7-08 tot 31-12-09

Handelsregisterwet 2007 (HRw) gepubliceerd (Stb. 2007, 153) Begin stapsgewijze en geleidelijke ombouw van bestaande Handelsregistersysteem Positief advies Gebruikersraad op Concept Handelsregisterbesluit (AmvB) beoogde datum inwerkingtreding Handelsregisterwet 2007 Uitbreiding populatie

2009


Wettelijk kader

Nieuwe producten voor aansluiting op NHR in productie vanaf 2010 Eerste overheidsafnemers gaan onder verplicht gebruik vallen 2010 - 2014 Op nader te bepalen datum wordt verplicht gebruik voor gemeenten middels ministeriële regeling door EZ (in overleg met BZK) ingesteld (zie art. 59 HRw 2007) Het NHR neemt gegevens over uit GBA en BAG. Natuurlijke personen die als eigenaar, bestuurder of in andere rol voorkomen in ondernemingen en rechtspersonen worden aan GBA gekoppeld op basis van BSN. Vestigingen en andere adresinformatie wordt gekoppeld aan de BAG. Het NHR legt dus relaties tussen gegevens waarvan de gemeente de bronhouder is. Producten uit het NHR zullen deze gegevens doorleveren. Handelsregisterwet 2007 en nadere regelgeving in Handelsregisterbesluit. Wet Personenvennootschappen (kamerstukken TK 28746 en 31065) zullen leiden tot aanpassingen in o.m. inschrijfplicht voor maatschappen, vennootschappen onder firma (vof) en commanditaire vennootschappen (cv). Beoogde inwerkingtreding hiervan is gelijktijdig met Handelsregisterwet 2007. Wet KvK, momenteel (okt 2007) in behandeling in Eerste Kamer, EK 30857. Bevat bepalingen tav wijze waarop KvKs gezamenlijk het Handelsregister beheren.

Vertaling programma naar gemeenten: Afgeleide opdracht Gemeenten moeten voor 31-12-2009 ieder met al hun vestigingen in het Handelregister ingeschreven zijn. Zij kunnen wachten tot zij daartoe door de gemeente KvK op grond van hun huidige registratie (op basis van fi-nummer) bij Belastingdienst worden aangeschreven.

Rol gemeenten

Uiterlijk 2014 en in overleg tussen ministeries van BZK en EZ mogelijk eerder moeten gemeenten verplicht gebruik maken van authetieke gegevens in het Handelsregister bij alle handelingen waarin de gemeente als bestuursorgaan optreedt zoals bijvoorbeeld het uitgeven van vergunningen (zie art 30 Hrw 2007). Ten aanzien van de inschrijfplicht is de rol van gemeenten beperkt, het betreft een eenvoudige administratieve verplichting. De eerste keer wordt de gemeente daartoe aangeschreven. Daarna is zij zelf verantwoordelijk voor het correct doorgeven van eventuele mutaties. De verschuldigde heffing wordt waarschijnlijk eenmalig via de begroting van de betrokken departementen verrekend. De gevolgen van het verplicht gebruik zijn potentieel fors. De bestaande eigen registraties van bedrijven en instellingen binnen veelal diverse gemeentelijke afdelingen en diensten voldoen in het algemeen niet aan de eis van verplicht gebruik van het Handelsregister. Tenzij een gemeente slechts beperkt gebruik maakt van processen waarin verplicht gebruik van gegevens van ondernemingen en rechtspersonen voorkomt is aansluiting van gemeentelijke systemen op het Handeslregister als landelijke voorziening noodzakelijk. Per onderneming, rechtspersoon of vestiging zullen leveringen vanuit het Handelsregister BSN en adresaanduidingen bevatten die verwijzen naar personen in het GBA en adressen in de BAG.


De wijze waarop de gemeente bij de invoering van de BAG, c.q. bij het omzetten van bestaande adressen van bedrijven naar BAG adressen rekening kan houden met het toekomstige verplicht gebruik van het Handelsregister wordt momenteel nader uitgewerkt. 2007 Bepalen situatie 2008

2009 2010 – 2014 Relatie met gemeentelijke doelstellingen

-

Afhankelijk van planning van inrichting BAG binnen de gemeente en binnengemeentelijk gebruik daarvan voor adressen van bedrijven en instellingen, inplannen van aansluiting op het NHR. Mogelijk gebruik van bestaande Handelsregisterproducten ter voorbereiding hiervan. Start aansluiting op NHR

Binnengemeentelijk gebruik van adressen van bedrijven en instellingen onder "verplicht gebruik" regime brengen. Verbeteren dienstverlening door consistente en actuele adresgegevens en consistente benaming van bedrijven en instellingen. Betere coördinatiemogelijkheden bij fraude voorkomen en opsporen Verbeteren bedrijfsvoering door gemeenschappelijk gebruik en beheer van met name adresgegevens van bedrijven- en instellingen, maar ook van andere gegevens uit het Handelsregister zoals activiteit en juridische gegevens.

Eisen en consequenties per aspectgebied voor gemeenten Wettelijke eisen

Informatie en ICT

Processen


Verplicht gebruik authentieke gegevens Handelsregister in alle processen waar gemeente als bestuursorgaan optreedt c.q. besluiten neemt. Correct toepassen van terugmeldplicht bij gerede twijfel.

Regelgeving

Inschrijfplicht Handelsregister.

Afgeleide eisen en randvoorwaarden Op wijze die afhangt van situatie en omvang aansluiten op het landelijke Handelsregister. Juiste binnengemeentelijke koppeling met BAG en GBA. Verbod om op formulieren en anderzins gegevens uit te vragen die reeds als authentiek gegeven in het Handelsregister zijn opgenomen.

Verandermanagement en communicatie Besturing

Tijdig inplannen en opdracht verlenen voor minimaal noodzakelijke aanpassingen.

hulpmiddelen

Informatie en ICT

De ontsluiting van het Handelsregister zal tussen medio 2008 en eind 2009 stapsgewijs gemigreerd worden naar ontsluiting via gemeenschappelijke voorzieningen voor berichtenverkeer voor het stelsel van basisregistraties. Onderdeel hiervan is een gemeenschappelijke terugmeldfaciliteit die de gemeente kan benutten voor het terugmelden aan het Handelsregister.

Processen

Los van deze voorzieningen zal er een inkijkfunctie via internet blijven bestaan. N.t.b.


N.t.b.

Regelgeving

Handelsregisterwet 2007, zie Stb. 2007, 153.

Verandermanagement factsheet gemeenten en projectwebsite www.kvk.nl/nhr en communicatie samenwerking met programma egem-i Besturing

Omgevingsvergunning Doelstelling programma


De omgevingsvergunning is een vergunning die 25 bestaande vergunning-, ontheffing- en andere toestemmingsstelsels vervangt. De omgevingsvergunning is van toepassing op de sloop, bouw, aanleg, oprichting en het gebruik van een fysiek project. Een fysiek project wordt gekenmerkt door het plaatsgebonden karakter en heeft invloed op de fysieke leefomgeving. Voor alle activiteiten die onder de omgevingsvergunning vallen wordt in één keer een vergunningprocedure doorlopen. Dat wil zeggen één vergunning via één procedure, met één set indieningvereisten, gevolgd door één rechtsbeschermingprocedure en handhaving door één instantie. Door het toepassen van ICT wordt de invoering van de omgevingsvergunning mogelijk gemaakt. Het ministerie van VROM ontwikkelt hiertoe de Landelijke Voorziening Omgevingsloket (LVO). Met dit project wil VROM de regelgeving flink reduceren en verbeteren, zodat de administratieve lasten bij burgers en bedrijven wordt gereduceerd. - Aanpassing wetgeving om 25 vergunningen tot 1 vergunning om te vormen (de Wabo). - Ondersteunen van gemeenten die zelf verantwoordelijk zijn om de omgevingsverklaring in te voeren. Op basis van de ervaring in proefprojecten is er een uitgebreid arsenaal aan handleidingen, leidraden, praktijkvoorbeelden, achtergrondstudies etc - Inrichten van een Landelijk Voorziening Omgevingsloket die bestaat uit een vragenboom, een aanvraagmodule en een dossiermodule.

Verantwoordelijke De minister van VROM is de verantwoordelijke minister. Het interdepartementaal projectteam omgevingsvergunning voert het project uit en is ondergebracht bij instantie VROM. Mijlpalenplanning landelijk project 2006 01-12-2005 Website Kennisplein Omgevingsvergunning beschikbaar 01-04-2006 Branchewijzer Horeca beschikbaar 01-05-2006 31 pilots omgevingsvergunning afgerond (1 loket, samenwerking, ICT, etc) 02-05-2006 Concept Wabo wet gereed 01-07-2006 Harmonisatie indieningvereisten gereed 13-09-2006 Landelijk Congres Omgevingsvergunning 01-11-2006 Concept PvE Landelijke Voorziening Omgevingsloket (LVO) beschikbaar 01-12-2006 Concept WABO BOR en MOR beschikbaar 2007 08-01-2007 10 Branchewijzers beschikbaar 07-02-2007 Start Implementatiekerngroep (implementatieprojecten bij overheden) 21-03-2007 Gegevenswoordenboek, Architectuurmodel, Stijlhandboek en PvE Landelijke Voorziening Omgevingsloket beschikbaar 01-04-2007 Start praktijkproeven Meldingsformulier Activiteitenbesluit, BRIKSformulier en Digitaal Bouwloket 02-04-2007 Masterclass ICT en handboek ICT (IVO) 03-04-2007 Projectleiderkringen Omgevingsvergunning 06-06-2007 Start bouw Landelijke Voorziening Omgevingsloket 01-09-2007 Wegwijzer Omgevingsvergunning (ICT, Organisatie en Handhaving Wabo) 01-10-2007 10 branchewijzers gereed 01-11-2007 Aansluitplan Landelijke Voorziening Omgevingsloket gereed 11-12-2007 Wabo aangenomen door Tweede kamer


Wettelijk kader

2008 01-01-2008 Activiteiten Internet Module landelijk beschikbaar 01-01-2008 BRIKS-formulier landelijk beschikbaar 01-01-2008 Oplevering Landelijke Voorziening Omgevingsloket 01-01-2008 Start testen en praktijkproeven met Landelijke Voorziening Omgevingsloket 01-02-2008 Behandeling Wabo in Eerste Kamer 01-02-2008 (Elektronische versie) Handboek IVO-2 beschikbaar 01-04-2008 Start aansluiten overheden op LVO, cursus LVO en voorlichting overheden 01-04-2008 Tranche 1 (4 percelen van elk 50 organisaties) 01-06-2008 Tranche 2 (3 percelen van elk 50 organisaties) 01-08-2008 Tranche 3 (3 percelen van elk 50 organisaties) 01-10-2008 Overheden aangesloten op LVO 01-01-2009 Wabo inwerkingtreding - E-formulieren - DigiD, BSN, BIN - Basisregistraties GBA, BSN, BAG, NHR, Kadaster, - Overheid Geeft antwoord - PIP - Antwoord voor bedrijven - WKBP - Watervergunning van VenW - Administratieve lasten verlichting burgers en bedrijven - Strijdige regelgeving - Vereenvoudiging vergunningen - Het algemeen kader wordt gevormd door de Wabo: Wet algemene bepalingen omgevingsrecht - BOR: (Besluit Omgevingsrecht: een Amvb om nadere regels te stellen) - MOR (Ministeriele regeling Omgevingsrecht: een beschrijving van de indieningvereisten)

Vertaling programma naar gemeenten: Afgeleide opdracht Gemeenten en provincies dienen, op het moment dat de wabo in werking treedt, de omgevingsvergunning te hebben ingevoerd en aan burgers en gemeente bedrijven een (digitaal) loket te bieden waar de aanvraag voor een omgevingsvergunning kan worden ingediend. De wet is in december 2007 door de tweede kamer aangenomen, behandeling van de eerste Kamer is gepland in februari 2008. Geplande invoeringsdatum is 1 januari 2009 Voor gevallen waarin de gemeente het bevoegd gezag is ( en dat is in 95% Rol gemeenten van de gevallen zo) bieden van één aanvraagprocedure voor de omgevingsvergunning, één procedure voor bezwaar en beroep, handhaven van de eigen omgevingsvergunning en coördineren van handhaving door andere overheidsorganen. 1 jan 2007 Projectleider Wabo aangewezen Mijlpalenplanning gemeenten 1 december 2007 Projectplan Wabo gereed 1-december 2008

Projectplan uitgevoerd: o een fysiek loket ingericht o een digitaal loket ingericht o betrokkenen functionarissen geïnformeerd cq opgeleid o aangesloten op de LVO o werkprocessen aangepast o afspraken over in- en externe samenwerking gemaakt, o in- en externe communicatie over Wabo

1 januari 2009 Relatie met gemeentelijke doelstellingen

-

Wabo treedt in werking Ontvangen en behandelen aanvragen omgevingsvergunning Verbeteren van de dienstverlening Verlichten van de administratieve lasten voor burgers en bedrijven Efficiënter werken


Een digitale aanvraag in ontvangst nemen. Gebruik van het landelijke aanvraagformulier.

Processen

Inrichten van één loket voor aanvraag en informatie, één procedure voor bezwaar en beroep, één besluit en integrale handhaving Geen.


Regelgeving

Geen

Verandermanagement Geen. en communicatie

Besturing

Geen.

Afgeleide eisen en Gemeentelijke randvoorwaarden ambities Conformeren aan het gegevenswoordenboek waar het e-formulier op gebaseerd is. Aansluiten op de landelijke voorziening omgevingsvergunning. Verstrekken van informatie over vergunningverlening Aanpassen huidige werkprocessen, werkafspraken maken. Voorlichting en instructie voor alle betrokken medewerkers, zonodig opleiding en aanpassen van de organisatiestructuur. Gemeentelijke vergunningen (APV) aanhaken aan de omgevingsvergunning? Rekening houden met veranderweerstand. Gemeentelijke organisatie doorontwikkelen naar fase 3 van het INK model Inrichten projectorganisatie en besturing project. Opstellen implementatie projectplan.


Kennisplein Omgevingsvergunning: http://www.omgevingsvergunning.vrom.nl/ Aandachtspunten, vuistregels m.b.t. inventarisatie bestaande situatie en implementatie inspanningen voor de e-adviseur: …. Handboeken, analysetools, detailbeschrijvingen voorschriften, stappenplannen voor de realisatiefase: - Wegwijzer omgevingsvergunning, module IVO (implementatie ICTVoorzieningen Omgevingsvergunning) - Factsheet Digitaal Omgevingsloket - Powerpoint Omgevingsvergunning en ICT - Ateliersessie e-adviseurs 2303-2007 - Businesscase Groningen - Factsheet Samenhang VROM-ICT-projecten voor gemeenten - FAQ-brochure Omgevingsvergunning

Processen

Aandachtspunten, vuistregels m.b.t. inventarisatie bestaande situatie en implementatie inspanningen voor de e-adviseur: …. Handboeken, analysetools, detailbeschrijvingen voorschriften, stappenplannen


Regelgeving

voor de realisatiefase: - Wegwijzer omgevingsvergunning, module OPOV (ontwerp proces en organisatie vergunningverlening) - Handreiking “de omgevingsvergunning georganiseerd" - Infoblad Omgevingsvergunning - Wegwijzer omgevingsvergunning, module IVO (implementatie ICTVoorzieningen Omgevingsvergunning) - Wegwijzer Omgevingsvergunning Handhaving Aandachtspunten, vuistregels m.b.t. inventarisatie bestaande situatie en implementatie inspanningen voor de e-adviseur: …. Handboeken, analysetools, detailbeschrijvingen voorschriften, stappenplannen voor de realisatiefase: - Wegwijzer omgevingsvergunning, module OPOV (ontwerp proces en organisatie vergunningverlening) - Handreiking “de omgevingsvergunning georganiseerd" - Leidraad Probleemanalyse Omgevingsvergunning - Eindrapportage pilots Aandachtspunten, vuistregels m.b.t. inventarisatie bestaande situatie en implementatie inspanningen voor de e-adviseur (of blijft dit vak leeg omdat de gemeente haar regelgeving niet hoeft aan te passen?) Handboeken, analysetools, detailbeschrijvingen voorschriften, stappenplannen voor de realisatiefase: - De Wabo - Infoblad: Samenvatting Wetsvoorstel - BOR: (Besluit Omgevingsrecht: een Amvb om nadere regels te stellen) - MOR (Ministeriele regeling Omgevingsrecht: een beschrijving van de indieningvereisten)

Verandermanagement Voor realisatiefase voorlichtingsmateriaal voor betrokken medewerkers. en communicatie - Wegwijzer omgevingsvergunning, module IVO (implementatie ICTVoorzieningen Omgevingsvergunning) - Wegwijzer omgevingsvergunning, module OPOV (ontwerp proces en organisatie vergunningverlening) - Handreiking “de omgevingsvergunning georganiseerd" - FAQ-brochure Omgevingsvergunning Besturing

Globale beschrijving van het implementatie project, aanbevelingen voor een projectstructuur en een rekenmodel voor het bepalen van de benodigde middelen. Voor realisatiefase een voorbeeld implementatie projectplan. -

Wegwijzer omgevingsvergunning, module IVO (implementatie ICTVoorzieningen Omgevingsvergunning) Wegwijzer omgevingsvergunning, module OPOV (ontwerp proces en organisatie vergunningverlening) Handreiking “de omgevingsvergunning georganiseerd"

Plateau beschrijving Omgevingsvergunning Beelden per plateau Omgevingsvergunning Indicator

1. Activiteitgericht

2. Procesgericht

(Niet meer dan de wet uitvoeren)

Algemeen

(Efficiënt proces gericht op het integraal verlenen van vergunningen) Klantgericht. Er is één proces Bestaande processen van ‘losse’ beschreven en ingericht voor het vergunningen bestaat nog steeds. verlenen van één vergunning. Het Van de integrale aanvraag worden de ‘nietjes’ uitgehaald en afzonderlijk interne werk staat centraal (efficiency) behandeld, vervolgens weer bijeengebracht/’geniet’ tot een vergunning.

Een loket

Bij de FO komen vragen en aanvragen van burgers en bedrijven binnen vanuit diverse kanalen (mail, telefoon, balie). Voor de.beantwoording van de vragen en behandeling van aanvragen wordt de BO ingeschakeld

Uitvoeringsorganisatie

De ambtenaren worden bij elkaar geplaatst. Er wordt een afstemmingsoverleg ingesteld (procedureel en inhoudelijk)

Een procedure

De knelpunten in tijdigheid en kwaliteit worden “handmatig” gesignaleerd en ad hoc opgelost

Bij de FO komen vragen van de burger binnen vanuit diverse kanalen (mail, telefoon, balie). Bij de FO is informatie beschikbaar voor het afhandelen van een belangrijk deel van het klantcontact (zowel vragen als eenvoudige aanvragen). Complexe vragen worden doorgezet naar de BO Er is een coördinator / accountmanager ingesteld die verantwoordelijk is voor de procedurele en inhoudelijke coördinatie binnen de omgevingsvergunning De knelpunten in tijdigheid en kwaliteit worden gesignaleerd in een workflowsysteem. Er zijn afspraken vastgelegd over hoe te handelen bij gesignaleerde knelpunten (inzet extra capaciteit vanuit eigen mensen of inhuur (extern))

3. Systeemgericht (Omgevingsvergunning als onderdeel van publieke dienstverlening) Klantgestuurd. Het proces is ingericht vanuit het perspectief van de klant.

De FO heeft de regie in het klantcontact en zorgt voor de afhandeling van vragen van burgers ook als deze complex zijn en uit meerdere deelvragen bestaan. De vakafdelingen blijven inhoudelijk verantwoor. Delijk. De accountmanager treedt op in zowel de FO als de BO. Omgevingsvergunning is onderdeel van de totale dienstverlening. Er is procedurele en inhoudelijke coördinatie tussen alle diensten van de gemeenten (vergunningen Wabo, horeca etc) De knelpunten in tijdigheid worden gesignaleerd in een workflowsysteem. Er wordt gewerkt volgens vastgelegde kwaliteitseisen. Er zijn afspraken gemaakt over kwaliteit en inzet extra capaciteit in met andere overheden.

Een bevoegd gezag

Professionele handhaving

Afspraken met welstand, waterschap, brandweer en de provincie etc voor advies en afstemming inzake vergunningverlening en/of handhaving, Met betrokken uitvoerende afdelingen als mede-overheden is afgestemd hoe wordt omgegaan met toezicht en op welke wijze handhaving wordt uitgevoerd (elke organisatie / afdeling heeft onafhankelijk van elkaar zijn eigen toezichtsplan opgesteld).

ICT-aansluiting LVO (digitale Aansluitoptie1 van de LVO. Notificatie via e-mail, documenten aanvraag) bekijken op de LVO. Email-adres gemeente is noodzakelijk. Informatie over omgevingsvergunning op eigen website aanbieden.

Afspraken met gemeenten, provincie en waterschap over wederzijdse inhuur diensten tbv integraal verlenen omgevingsvergunning

Omgevingsdienst waarin vergunningverlening voor gemeenten en provincies (en waterschap) plaatsvindt

Reeds bij het opstellen zelf van het handhavingbeleidsplan en het uitvoeringsprogramma wordt overleg gepleegd met derden. Waar mogelijk worden afspraken gemaakt die de efficiëntie van werken ten goede komen. Men staat open voor efficiëntieslagen door meer samen te werken (met andere gemeenten dan wel met andere toezichthouders)

Er is een gezamenlijk en integraal handhavingbeleidsplan en/of uitvoeringsprogramma opgesteld door gemeente, provincie en waterschap.Dit wordt bij de uitvoering strak geregistreerd. Er vindt actieve/continue informatie-uitwisseling plaatst.

Aansluitoptie2 van de LVO. Notificatie via e-mail, incl een XML-bestand met aanvraaggegevens vergunning (excl. bestanden) tbv eigen workflowsysteem. Documenten inzien op de LVO. Email-adres gemeente is noodzakelijk. Informatie over omgevingsvergunning op eigen website aanbieden.

Aansluitoptie3 van de LVO. Notificatie via e-mail, mbv webservices en XMlkoppeling worden de aanvraaggegevens vergunning (incl. bestanden) overgehaald naar de eigen mid/backoffice. Documenten inzien via de eigen backoffice. Email-adres en webservice gemeente is noodzakelijk. Informatie over omgevingsvergunning op eigen website aanbieden.

Transities / stappen naar plateaus omgevingsvergunning

Aspectgebieden

Naar activiteitgericht (van fase 1 naar fase 1)

Van activiteit naar procesgericht (van fase 1 naar fase 2)

Strategie en Beleid

Niet meer dan de wet uitvoeren

Efficiënt proces gericht op het integraal verlenen van vergunningen

Informatie en ICT

Informatie over omgevingsvergunning op eigen website opnemen. Keuze aansluitoptie LVO maken. Informatie (emailadres, contactgegevens) aanleveren aan aansluitorganisatie Lokale regelgeving in LVO opnemen.

Informatie over omgevingsvergunning op eigen website opnemen. Keuze aansluitoptie LVO maken. Informatie (emailadres, contactgegevens) aanleveren aan aansluitorganisatie Lokale regelgeving in LVO opnemen. Lokale workflowsysteem gereedmaken voor inlezen XML-bestand vergunningaanvraag

Processen

Afstemmen processen Huidige procedures aanpassen aan termijnen, voorschriften, regels, bevoegd gezag


Specialisten gericht op de onderdelen van de processen Aanstellen van een coördinator Regelen van een afstemoverleg

Regelgeving

Afstemmen lokale regelgeving op nieuwe wet

Processen beschreven en ingericht Proces omgevingsvergunning afstemmen op overige processen Proces Indicatoren benoemen op het proces van de integrale omgevingsvergunning Kwaliteitsafspraken maken Knip maken tussen front- en backoffice Beleggen proceseigenaarschap Beleggen rollen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vanuit de procesgedachte Competenties ontwikkelen (meer vaardigheden vs vakkennis) Resultaatgericht werken Aanpassen lokale regelgeving zodat efficiëncy van de interne processen verbetert

Van proces- naar systeemgericht (van fase 2 naar fase 3)

Omgevingsvergunning als onderdeel van publieke dienstverlening (efficiency) Informatie over omgevingsvergunning op eigen website opnemen. Keuze aansluitoptie LVO maken. Informatie (emailadres, contactgegevens) aanleveren aan aansluitorganisatie Lokale regelgeving in LVO opnemen. Lokale ICT-systemen gereedmaken voor informatie-uitwisseling via webservices met de LVO. Proces bezien/ continu verbeteren op klantvraag Knip maken tussen de (generieke) frontoffice en de (specifieke) backoffice Proces Indicatoren maken op basis van klanttevredenheid Competenties ontwikkelen: klantgericht denken, oplossinggericht werken Frontoffice medewerker trainen in algemene vaardigheden Verantwoordelijkheid in proces opnemen Aanpassen lokale regelgeving aan verminderen administratieve regelgeving voor burger en bedrijf

Besturing

Aanpassen besturing aan nieuw bevoegd gezag

Leren sturen op resultaten, samenwerking, prestaties, doorlooptijd.. Leren sturen op proces.

Zelsturende teams (vergunningverlening en handhaving), Regiemodel (er wordt op hoofdlijnen aangestuurd).

Beschrijving indicatoren De omgevingsvergunning stelt dat klanten met hun vragen en aanvragen bij 1 overheidsloket terecht moeten kunnen, in regel de gemeente. Dit Een loket loket moet fysiek en digitaal bereikbaar zijn. De Wabo heeft bij “het loket” niet zozeer een organisatiestructuur voor ogen maar een functie. De loketfunctie behelst het (digitaal) ontvangen van de aanvraag, het sturen van een ontvangstbevestiging en het bepalen van het bevoegd gezag. Maar het loket is ook een integrale frontoffice voor onder andere de vergunningverlening. Uitgangspunt is dat alle communicatie en handelingen in relatie tot de vergunningaanvraag en de initiatiefnemer via de frontoffice verlopen (Voor meer informatie zie: “Wegwijzer omgevingsvergunning, module OPOV, Hoofdstuk 5, Visiefase: ontwikkelen visie en vaststellen ambitie, blz 13, en “De omgevingsvergunning georganiseerd”, Hoofdstuk 6 Front- en Backoffice, blz 33). De omgevingsvergunning stelt geen eisen aan de gemeentelijke Uitvoeringso organisatie maar gaat wel uit van het principe dat de klant centraal staat. Hierbij past een organisatie die “vraaggestuurd werkt” of “gekanteld” is. rganisatie Om te kunnen voldoen aan de eisen die de Wabo wel stelt in termen van tijdigheid en kwaliteit van de vergunningverlening is interne (en externe) samenwerking geboden. Tevens zal bij complexe aanvragen een accountmanager moeten worden aangestelt. (Voor meer informatie zie: “Wegwijzer omgevingsvergunning, module OPOV, Hoofdstuk 6: ontwerpfase: proces en organisatie, blz 17, en “De omgevingsvergunning georganiseerd”, Hoofdstuk 4, Het vergunningproces, blz 19). De aanvraag van een omgevingsvergunning hoeft maar één vergunningsprocedure te doorlopen. Dat kan een reguliere procedure zijn Een of een uitgebreide procedure. Voor de reguliere procedure komen procedure projecten in aanmerking waarbij de toestemming een min of meer gebonden karakter heeft, omdat er geen of maar in geringe mate sprake is van beoordelingsvrijheid door het bevoegd gezag (voorbeeld het bouwen van een woning). In deze procedure geldt een zogenoemde fatale termijn. Dat wil zeggen dat de vergunning, als die niet is verstrekt, automatisch (van rechtswege) wordt verstrekt. De uitgebreide procedure zal gelden voor complexe projecten, waarbij sprake is van een (vergaande) beoordelingsvrijheid (voorbeeld het bouwen van een bedrijf waarvoor afwijking van het bestemmingsplan nodig is). In die gevallen bestaat er een noodzaak om de betrokken belangen af te wegen, waarbij met het oog op de inbreng van derdebelanghebbenden het voorgenomen besluit in ontwerp ter inzage moet worden gelegd. De vergunning moet dan ook vaak door middel van voorschriften toegesneden worden op het project. In de uitgebreide procedure geldt geen fatale termijn. VROM acht het niet verantwoord dat voor deze activiteiten van rechtswege vergunning kunnen worden verstrekt. Op dit moment kent elke vergunning zijn eigen mogelijkheden tot bezwaar en beroep. De omgevingsvergunning kent één rechtsbeschermingprocedure waarbij is aangesloten bij beroepsprocedures uit de Algemene wet bestuurrecht. (Voor meer informatie zie: TK 30844, nr 3 blz 31 e.v.) Een integraal besluit tot vergunningverlening impliceert dat een Een bevoegd bestuursorgaan er zowel procedureel als inhoudelijk verantwoordelijk voor is dat in zijn besluit alle aspecten van de fysieke leefomgeving gezag (zoals ruimte, milieu, natuur, maar ook bouwen, monumenten en brandveiligheid) zijn meegenomen. Voor het betrekken van andere

bestuursorganen bij de besluitvorming wordt een onderscheid gemaakt tussen adviserende bestuursorganen en belanghebbende bestuursorganen. Aansluiting is gezocht bij de Awb. Kern is dat een bevoegd gezag de afweging maakt omtrent de verschillende aspecten van het betrokken project. Zonodig wint het daarbij advies in en verwerkt het de zienswijzen van derden. Het tijdig ontvangen van de inbreng van derden inclusief de informatieuitwisseling moet georganiseerd worden. Een integrale vergunning vereist integrale handhaving. De Professionel omgevingsvergunning vraagt vooral aandacht voor de juridische e handhaving samenloop van toestemmingsvereisten (geen tegenstrijdigheden in de voorschriften) en minimaal afstemming tussen de handhavende partners binnen de verschillende fasen (oprichten, beheer/exploitatie, sloop) van een fysieke ontwikkeling. De afstemming kan plaatsvinden in verschilende intensiteit: coordinatie, samenwerking of integratie. (Voor meer informatie zie: “De omgevingsvergunning georganiseerd”, Hoofdstuk 5, Het handhavingsproces, blz 27). • ‘Als we maar aan de wet voldoen.’ We hebben voor alle onderdelen straks in ieder geval sectoraal beleid en programma’s, waarover we rapporteren. • De Wabo is een aanleiding om de werkprocessen rond handhaving tegen het licht te houden. De organisatie streeft naar integraal beleid en kijkt waar de handhaving efficiënter en effectiever kan. • De Wabo past goed in het verbetertraject naar een professionele handhavingsorganisatie. We werken toe naar een daadkrachtig handhavingsapparaat. Er komt integrale handhaving volgens de beleidscyclus; niet alleen op papier, maar ook met een hoog niveau van samenwerking in de praktijk. • De Wabo sluit goed aan bij onze huidige manier van werken. Er is integraal beleid en we werken volgens de beleidscyclus. De organisatie heeft goed opgeleide toezichthouders die werken in zelfsturende teams. De Wabo vergemakkelijkt de huidige manier van werken (door één bevoegd gezag). Er zijn alleen kleine aanpassingen nodig. Op grond van de omgevingsvergunning moet geregeld zijn: ICT – • opening van een digitaal omgevingsloket op de website van alle aansluiting gemeente, provincies en waterschappen LVO (Digitale • Informatie over weten regelgeving beschikbaar via het digitale aanvraag en omgevingsloket proces • Mogelijkheid een digitale aanvraag via het omgevingsloket te doen en openbaarma het aanvraagformulier in te vullen. king) (Voor het bepalen van de positie en ambitie lees “Wegwijzer omgevingsvergunning module IVO , deel 2 , blz 48 en verder)

BR K&T (Basisregistraties Kadaster en Topografie) Doelstelling programma

Doelstelling is dat gemeenten de authentieke gegevens uit de basisregistraties Kadaster en Topografie in hun gegevenshuishouding verplicht gebruiken, bij gerede twijfel aan de juistheid van een gegeven een terugmelding doen aan het Kadaster en burgers en bedrijven niet meer vragen naar deze gegevens. De basisregistratie Kadaster bestaat uit de kadastrale registratie en de kadastrale kaart. Veel afnemers gebruiken de kadastrale gegevens als basis voor hun eigen werkprocessen. Het Kadaster fungeert dus eigenlijk al lange tijd als basisregistratie. De producten van het Kadaster blijven beschikbaar via Kadaster-on-line en de de andere kanalen. Enkel de massale informatieverstrekking zal de nodige aanpassingen behoeven. Met andere basisregistraties zullen directe koppelingen worden gelegd om ook gegevens van andere registraties op te kunnen nemen in de kadastrale registratie en op kadastrale producten.

Wat doet het programma zelf Verantwoordelijke instantie

De basisregistratie Topografie bestaat uit digitale topografische kaarten op verschillende schaal. Het gaat hierbij concreet om TOP10NL op schaal 1:10.000. De daarvan afgeleide kaarten met de schalen 1:50.000, 1: 100.000, 1:250.000 en 1:500.000 zullen in de toekomst ook tot de basisregistratie Topografie gaan behoren. - Aanpassing wetgeving doorvoeren - Eigen producten kwalitatief op het benodigde niveau brengen - Product massale output aanpassen De minister van VROM is de verantwoordelijke minister. Een projectleider bij VROM stuurt de uitvoering door het ZBO Kadaster aan. 1-1-2008

Wet basisregistraties kadaster en topografie van kracht.

1-4-2008

Basisregistratie topografie heeft landelijk volledig de basisregistratie kwaliteit Terugmeldvoorziening topografie beschikbaar voor gemeenten via https://brtmeldingen.kadaster.nl/ Planningsafspraken met gerelateerde programma’s

Vanaf september 2007 proefperiode, 1-1-2008 ??? Relaties met andere projecten en programma’s

Basisregistraties GBA, BSN, BAG, NHR, inclusief het stelselverband In eerste instantie heeft de BRT geen relatie met andere basisregistraties (geen gegevens uitwisseling met andere BR’s)

Wettelijk kader

De Wet basisregistraties kadaster en topografie leidt tot aanpassing van de Kadasterwet, de Organisatiewet Kadaster en enige andere wetten. De wet regelt ondermeer het verplicht gebruik en de verplichte terugmelding, plus de aanwijzing van de authentieke gegevens. Handhaving is niet voorzien in de wet.

-

Vertaling programma naar gemeenten: Afgeleide opdracht gemeente

Rol gemeenten


Gemeenten dienen per 1-1-2008 voor alle publieke taken waarbij authentieke kadastrale gegevens nodig zijn deze te ontlenen aan het Kadaster en de basisregistratie Topografie te gebruiken bij de uitvoering van publieke taken waarvoor dat schaalniveau passend is. Voor gemeenten die over een in eigen beheer vervaardigde topografische ondergrond schaal 1:10.000 beschikking is 1-1-2010 de uiterste invoeringsdatum voor de basisregistratie Topografie. Gemeenten zijn afnemer van de basisregistraties Kadaster en Topografie. Ze dienen het binnengemeentelijk gebruik ervan zelf te organiseren. Als houders van de basisregistraties voor adressen, gebouwen en GBA (incl BSN) onderhouden ze “stelselrelaties” met het Kadaster. Zie rapport MIV 2.0 Inventariseren gemeentelijke taken waarbij gegevens uit basisregistraties Kadaster en Topografie gebruikt worden ??? Projectplan voor implementatie gereed ???


-

Aangepaste software van gemeentelijke leverancier geïnstalleerd vanwege Massale informatieverstrekking Klantgerichte dienstverlening Niet naar de bekende weg vragen Zich niet voor de gek laten houden Niet meer uitgeven dan nodig is Weten waar ze het over heeft


Geen

Processen

Geen


Geen.

Regelgeving

Geen

Verandermanagement Geen. en communicatie Besturing

Geen.

Afgeleide eisen en Gemeentelijke randvoorwaarden ambities Gebruik maken van de kadastrale producten. Zich conformeren aan het achterliggende gegevenswoordenboek. Aanpassen binnengemeentelijk informatiebeleid. Terugmelden? Processen aanpassen zodat burgers en bedrijven niet onnodig naar gegevens gevraagd worden. Voorlichting en instructie voor alle betrokken medewerkers, zonodig aanpassen van de organisatiestructuur. Gemeentelijke verordeningen aanpassen? Gemeentelijke organisatie doorontwikkelen naar fase 4 van het INK model Opstellen implementatie projectplan.

hulpmiddelen Informatie en ICT Processen Personeel en organisatie Regelgeving Handboeken, analysetools, detailbeschrijvingen voorschriften, stappenplannen voor de realisatiefase: - een modelverordening nodig? Verandermanagement Voor realisatiefase voorlichtingsmateriaal voor betrokken medewerkers. Handleidingen voor het gebruik van de kadasterproducten zijn beschikbaar. en communicatie Globale beschrijving van het implementatie project, aanbevelingen voor een Besturing projectstructuur en een rekenmodel voor het bepalen van de benodigde middelen. Voor de realisatiefase een voorbeeld implementatieprojectplan. Het Kadaster rekent het tot nu toe niet tot haar taak om gemeenten te ondersteunen bij de implementatie van de nieuwe verplichtingen die uit haar status van basisregistratie voortvloeien. De bovengenoemde documentatie is dan ook niet aanwezig. Wel is er: • De meest actuele versie van de gegevenscatalogus • Gebruikersinstructies voor het gebruik van de kadastrale producten • Een kwaliteitshandvest waarin het Kadaster inzichtelijk maakt op welke kwaliteit van haar producten ze kan worden aangesproken • Een folder over de basisregistraties Kadaster en Topografie. • Rapport MIV 2.0 • Rapport Veluwe initiatief met info over afstemming van koppelgegevens ( objectadressen) • www.kadaster.nl/basisregistraties

Beelden per plateau KADASTER en TOPOGRAFIE


Topografie

1 Activiteitgericht

2 Procesgericht

3 Systeemgericht

TOP10 NL wordt als ondergrond gebruikt in uitwisselingen met andere overheidsinstanties, bij voorbeeld: • Ruimtelijke plannen • Structuurplannen • Herindelingskaarten • Themakaarten (veiligheid en milieu)

TOPNL is, bij voorkeur, digitaal, als basiskaart beschikbaar in de verschillende processen ter verhoging van de efficiency in die processen

TOP10 NL wordt gebuikt in digitale uitwisselingen met andere overheidsinstanties

TOP10NL kan zowel analoog als digitaal meegeleverd en gebruikt worden.

Kadastrale gegevens

De gegevens worden slechts op enkele afdelingen gebruikt in de organisatie.

Kadastrale mutaties worden als een samenhangend proces verwerkt. Kadastrale gegevens zijn in de verschillende processen beschikbaar.

Kadastrale gegevens worden gebruikt in de digitale gegevens uitwisselingen met derden

Beheer

Kadastrale geometrische en administratieve mutaties worden gescheiden verwerkt veelal op verschillende afdelingen. Mogelijk worden zelfs meerdere abonnementen gebruikt.

In veel gevallen worden de mutaties door één afdeling / persoon integraal verwerkt (de toekomstige integrale levering veronderstelt tevens een dergelijke integrale verwerking).

Beheer van kadastrale gegevens wordt geïntegreerd met de andere basisregistraties (relatie met WKPB, BAG)

Verschillende afdelingen GEO en Belastingen: • Ieder voor zich heeft contact met de buitenwereld • Ieder voor zich schaft spullen aan

Gericht op efficiency in de werkzaamheden (ook tussen de betrokken afdelingen).

De afdeling Belastingen verwerkt de administratieve informatie.

Terugmeldvoorziening

Terugmelding vindt ongestructureerd plaats door mogelijk meerdere personen

Processen zijn beschreven en op elkaar afgestemd. Gericht op voorkomen van dubbel werk. Alle gebruikers maken gebruik van dezelfde informatie. Proces van terugmelding is gestructureerd; meestal door één beheerder

Terugmeldingen worden voor alle basisregistraties integraal en centraal verwerkt en bewaakt.

Gebruik

Praktische gebruiksmogeljkheden TOP10NL: • Overzichtskaart voor het buitengebied • Als contourenkaart van de bebouwde omgeving • Als basiskaart voor RO ontwikkeling (structuurplan, bestemmingsplan, ontwikkelingsplannen) Gebruik kadastrale gegevens voor met name afdeling GEO, Belastingen

Gebruik kadastrale informatie tevens in binnengemeentelijke (dienstverlenings) processen

Gebruik centrale kadastrale gegevens in digitale uitwisseling met derden

Aspectgebieden Strategie en Beleid Informatie en ICT (Kadaster)

Transities/stappen naar plateaus KADASTER en TOPOGRAFIE Woudschoten 19 oktober 2007 Naar activiteitgericht Van activiteit naar procesgericht Van proces- naar systeemgericht (van fase 1 naar fase 1) (van fase 1 naar fase 2) (van fase 2 naar fase 3) Niet meer dan de wet uitvoeren Efficiënt proces gericht op het integreren BRKT als onderdeel van publieke van processen dienstverlening (efficiency) Frequentie moet opgevoerd zijn tot één Opvoeren van frequentie van levering. keer per maand Opzetten van een distributie systeem om kadastrale gegevens (geo + administratief) aan andere processen ter beschikking te stellen Afstemmen van de frequentie van kadaster gerelateerde processen op andere afnemende processen. Opzetten van een geïntegreerde functionaliteit voor terugmeldingen aan het Kadaster.

Informatie en ICT (Topografie)

Inzet van andere programmatuur (freeware viewer) om gegevens in te lezen. Gebruiken van TOPNL10 vector programmatuur (vooralsnog ook TOP10vector), indien aanwezig. De systemen moeten aangepast worden zodat er een view / raadpleeg functionaliteit mogelijk is. Aanlevering van TOP10 NL wordt in diverse formaten.

Integraal ontsluiten van administratieveen geo gegevens; alle gebruikers aangesloten op dezelfde informatie Implementatie van een organisatiebreed GIS. Centrale opslag van de kaart.

Implementatie van een Geo magazijn geïntegreerd met administratieve gegevens tbv dienstverlening (mid-office en uitwisseling met derden)

Processen

Ad-hoc opvragen van kaarten bij het Kadaster. Beleggen van de verantwoordelijkheid voor het in huis halen van TOP10NL in de organisatie; meestal bij de afdeling GEO Iedere gebruiker kan zelf terugmeldingen verzorgen; decentrale aanpak. Afstemmen processen van de afdelingen GEO en Belastingen


In beeld brengen van andere afdelingen die gebruik maken van BRKT gegevens. Volgen van vakspecifieke cursussen (TOP10NL) Verzorgen van voorlichting over toepassing TOP10NL Stel één “beheerder” aan voor de kadastrale / administratieve gegevens (waarbij de beheerder weinig bevoegdheden kent).

Regelgeving

Regelen van een afstemoverleg -

Beleggen van proceseigenaarschap in de organisatie. Beschrijven van welke processen de informatie gebruikt wordt. Zorg ervoor dat de processen van de betrokken afdelingen op elkaar zijn afgestemd. Centrale beheerder is terugmelder Beheer proces combineren met andere basisgegevens beheerprocessen Mutatieprocessen en frequenties onderling afstemmen Ontwikkelen van een GEO-denken Verzorgen van voorlichting over gebruiksmogelijkheden; bv film “Ruimte voor GEO” ? Competentieontwikkeling (meer vaardigheden versus vakkennis).

-

Gaan naar organisatie overstijgende platforms; bv • Rampenbestrijding • Melding openbare ruimte Er worden landelijke systemen voor rampenbestrijding ontwikkeld waar meerdere personen / organisaties tegelijkertijd in kunnen werken. (plateau 4)

Onderbrengen van GEO deskundigen in een mid-office beheer omgeving. Integreren van specialisten en generalisten. Combineren van geo- en administratief beheer. Gebruik en beheer uit elkaar trekken. Organisatieoverstijgende samenwerking.

(Begin fase 3)In de lokale regelgeving (indien aanwezig) wordt rekening gehouden met de processen van afnemers van basisgegeven. (Eind fase 3) In de lokale regelgeving (indien aanwezig) wordt rekening gehouden met de uiteindelijk informatiebehoefte aan het eind van de keten.

Besturing

instructies (activiteit gericht) Veel afstemming nodig met betrekking tot activiteiten waarbij de registratie van personen, bedrijven, adressen en gebouwen en de woz betrokken is

Structureren en integreren, faciliteren van bedrijfsprocessen; Monitoring van de gemaakte afpsraken over het gebruik van basisgegevens tussen de verschillende activiteiten is noodzakelijk

Bemiddelen en communiceren, productieproces (en kwaliteit) organisatieoverstijgend optimaliseren Afstemming tussen de verschillende processen is aanwezig. Denk hierbij aan de registratie van van personen, bedrijven, adressen en gebouwen en de woz

Onderstaande projecten worden weliswaar niet expliciet genoemd in de Verklaring, maar dragen wel degelijk bij aan het realiseren van de doelstellingen in de Verklaring. Vergunningen op internet Doelstelling programma

Het project vergunningen heeft als doel de vergunningeninformatie van overheden via internet te ontsluiten. Het betreft vergunningeninformatie van aanvraag, via verlening tot handhaving.


Het project Vergunningen op internet heeft het Internet Publicatie Model (IPM) voor vergunningen ontwikkeld waarin beschreven staat op welke wijze een organisatie haar vergunningen moet publiceren, zodat deze voldoet aan de landelijke standaard. Het project biedt ondersteuning bij de implementatie en organiseert de zoekdienst.


Ministerie BZK/Programma Overheid heeft Antwoord©

Mijlpalenplanning

Eind 2007

103 organisaties publiceren tenminste 1 soort vergunningen op internet

Eind 2008

153 organisaties publiceren tenminste 1 soort vergunningen op internet

Relaties met De Transparantieprojecten van Overheid heeft Antwoord© : alle projecten andere projecten en tezamen zorgen voor optimale transparantie in uw gemeente. programma’s

Het ministerie van VROM heeft daarnaast de eis geformuleerd dat de omgevingsvergunning via het internet zal moeten worden ontsloten conform de wijze van het project Vergunningen.

Wettelijk kader

Het project Vergunningen op internet concretiseert de ambitie van het Kabinet om de toegankelijkheid van alle online overheidsinformatie en diensten te verbeteren voor burgers en bedrijven.

Digitaal publiceren (toegankelijk maken) van Vergunningen is nu nog niet wettelijk verplicht, maar kan waarschijnlijk op termijn wel worden. (zie boven: omgevingsvergunning)

Vertaling programma naar gemeenten: Afgeleide opdracht gemeente

Overheden publiceren hun vergunningen volgens het Internet Publicatie Model (IPM). Via de portal www.overheid.nl en op de eigen gemeentelijke website zijn de vergunningen dan vindbaar.

Rol gemeenten

- De benodigde inspanning voor het aansluiten op dit project is afhankelijk van de mate van digitalisering van de documenten en de gebruikte systemen (backoffice, midoffice en frontoffice). Het makkelijkst gaat het via de leverancier; veel leveranciers hebben de know-how al in huis. Afhankelijk van de aanbieding van de leverancier, dient u wel/niet zelf uitvoeringswerkzaamheden te verrichten. (Desgevraagd verstrekt het projectteam deze informatie over de leveranciers). - Overheid heeft Antwoord© vraagt de gemeente een convenant af te sluiten waarin wederzijdse betrokkenheid en inspanningen vastgelegd staan.


Start Sluiten convenant Uitvoering project Vergunningen conform IPM Opstellen beoordeling en advies Aansluiten op www.overheid.nl Interne en externe PR


Er zijn meerdere redenen waarom het voor lokale overheden aantrekkelijk is om vergunningen via het internet te ontsluiten. Belangrijk is met name dat u tegemoet komt aan een duidelijke informatiebehoefte van uw burger. Activiteiten in de eigen woonomgeving spreken immers sterk tot de verbeelding, zoals bijvoorbeeld bepalingen uit uw APV, milieuvergunningen en in het bijzonder aan bouwvergunningen. Niet voor niets leveren bouwvergunningen de meeste bezwaar- en beroepsprocedures op van alle typen vergunningen. Uw digitale dienstverlening en klantgerichtheid is aanzienlijk verbeterd. Het aantal vragen aan de publieksvoorlichters, zowel aan de balie als telefonisch, zal flink afnemen. “No wrong door”. Waar de burger of ondernemer ook zoekt, de informatie kan worden gevonden. Ook voor uw eigen bedrijfsvoering zijn er voordelen. Wat dacht u van de mogelijkheid dat uw toezichthouders op locatie via het internet direct informatie ophalen over het geïnspecteerde bedrijf? Bovendien biedt deelnemen aan het project u de mogelijkheid te voldoen aan (toekomstige) wettelijke verplichting. Het Verdrag van Aarhus verplicht Nederlandse overheden milieu-informatie voor het publiek te ontsluiten. Het internet is bij uitstek het medium om milieu-informatie toegankelijk te maken voor uw burgers.


Geen impact

Afgeleide eisen en randvoorwaarden Minimale eisen voor goedkeuring Een organisatie voldoet aan de (minimale) eisen van het project Vergunningen, mits: •

• • •

“Minimaal één vergunningstype op internet is ontsloten volgens het metadatamodel in het IPM van vergunningen Deze informatie wordt aangeboden t.b.v. de zoekmachine op www.overheid.nl Van de vergunningsinformatie moet minimaal de definitieve beschikking (fysiek document) worden gepubliceerd Het vergunningsdossier moet via een uniek URL te benaderen zijn.

In het algemeen is een organisatie goedgekeurd wanneer ze voldoet aan het IPM en wanneer er door het projectteam een succesvolle controle is uitgevoerd. Aanbevelingen: Naast een aantal harde eisen voor de goedkeuring legt het projectteam u ook een aantal aanbevelingen voor, die de transparantie, openbaarheid en gebruiksvriendelijkheid verder verbeteren: •

• •

Streef naar een zo volledig mogelijke oplossing. Dat wil zeggen: meerdere vergunningtypen en documenten en ook een rijke interface met meerdere zoekingangen voor de burger. Publiceer ook de vergunningen die nu van kracht zijn en eventueel het complete archief. Maak gebruik van een zoekingang op de eigen website waar burgers en bedrijven op vergunningen kunnen zoeken. Mogelijke zoekingangen zijn. a. vrije tekst; b.thematische zoekingang (op status, op vergunningtype); c.via een geografische kaart.

Processen

Geen impact

- De publicatie van vergunningen op internet stelt eisen aan de kwaliteit van de vergunning en het vergunningverleningsproces, omdat de vergunning direct publiekelijk toegankelijk is.


Geen impact

Uitgangspunt is dat de huidige processen blijven bestaan. Het gebruikte systeem om de vergunningen in te registreren wordt ook gebruikt voor de publicatie. Hierdoor zou er impact op personeel en organisatie minimaal moeten zijn

Regelgeving

Geen impact (nog niet)

Geen impact


Geen impact

Interne en externe PR

Besturing

Geen impact

Geen impact


• • •

IPM 3.0 en documentatie zie http://advies.overheid.nl/vergunningen/ (IPM 3.5 wordt begin 2008 verwacht) Ondersteuning door Overheid heeft Antwoord© Zoekmachine

Processen

Handleiding en documentatie tbv de implementatie (via de website: http://advies.overheid.nl/vergunningen/ )


Leveranciersregeling: leveranciers worden met een financiële regeling gestimuleerd dit product bij hun (potentiële) klanten aan te bieden. (Voor beeldvorming: de kosten van implementatie van Vergunningen op internet in de gemeente liggen tussen de € ??? en € ???)

Regelgeving

Geen (niet nodig)


Factsheet en businesscase met productinformatie.

Besturing

Geen (niet nodig)

Contactgegevens Overheid heeft Antwoord© , Margreet van Uffelen, adviseur, [email protected], 070 889 6050 Webadres: http://advies.overheid.nl/vergunningen/ Links http://advies.overheid.nl http://advies.overheid.nl/monitor/

Bekendmakingen op Internet Doelstelling programma



Overheden zijn verplicht bepaalde besluiten in kranten of huis-aanhuisbladen te publiceren. Het project Bekendmakingen op Internet betreft het op Internet publiceren van Bekendmakingen volgens een landelijke standaard. Dit zorgt ervoor dat burgers en bedrijven pro-actief op de hoogte worden gebracht van alleen dié bekendmakingen die zij ook daadwerkelijk wensen te ontvangen. Door mee te doen aan het project ontsluit u uw Bekendmakingen en die van andere overheden via zowel uw eigen website als www.overheid.nl en kunnen burgers zich abonneren op Bekendmakingen bij hen in de buurt. Het project Bekendmakingen levert de zoekdienst en de attenderingsservice: uw gemeente sluit daar op aan en hoeft deze niet zelf te ontwikkelen. Ook biedt Bekendmakingen ondersteuning bij de implementatie. Ten slotte zorgt Bekendmakingen voor consistentie door het ontwikkelen en beheren van een voorgeschreven standaard voor publiceren, opdat alle deelnemende organisaties de informatie op gelijke wijze toegankelijk maken. MinBZK/Overheid heeft Antwoord© Eind 2007


Eind 2008


De standaard voor Bekendmakingen is aangemeld bij het Standaardisatiecollege.Technische randvoorwaarden zijn ingevuld. Relaties met andere - De Transparantieprojecten van Advies Overheid.nl : alle projecten tezamen zorgen voor optimale transparantie in uw gemeente. projecten en - WABO/Omgevingsvergunning: in verschillende wettelijke ontwikkelingen programma’s worden Bekendmakingen expliciet genoemd. Digitaal publiceren (toegankelijk maken) van Bekendmakingen is nu nog niet Wettelijk kader wettelijk verplicht, maar zal dat zeer waarschijnlijk op termijn wel worden. Bekendmakingen concretiseert de ambitie van het Kabinet om de toegankelijkheid van alle online overheidsinformatie en diensten te verbeteren voor burgers en bedrijven.

Vertaling programma naar gemeenten: Afgeleide opdracht Overheden publiceren hun Bekendmakingen volgens het InternetPublicatieModel. Via de portal www.overheid.nl of op de eigen gemeente gemeentelijke website zijn de bekendmakingen dan vindbaar. Daarnaast kunnen burgers zich abonneren op bekendmakingen die voor hen relevant zijn. - Aansluiten op dit project kost over het algemeen niet veel inspanning (en Rol gemeenten heeft wel groot rendement!: zie de ervaringen van andere gemeenten). Het makkelijkst gaat het via (uw/)een leverancier; veel leveranciers hebben de know-how al in huis. Afhankelijk van de aanbieding van de leverancier, dient u wel/niet zelf uitvoeringswerkzaamheden te verrichten. (Desgevraagd verstrekt het projectteam deze informatie over de leveranciers). - Advies Overheid vraagt de gemeente een convenant af te sluiten waarin wederzijdse betrokkenheid en inspanningen vastgelegd staan. Start Mijlpalenplanning gemeenten Verantwoording Projectopzet Metadata toevoegen aan Content Management Systeem

Bekendmakingen publiceren conform Standaard Testen Aansluiten op www.overheid.nl Interne en externe PR


Gem. Amsterdam Stadsdeel Noord Leverancier: Seneca Sonja Kloppenburg (Eindredacteur Internet Amsterdam-Noord): "In Amsterdam-Noord publiceerden we onze eigen bekendmakingen al via het internet. Op zich hadden we dus geen directe noodzaak om aan te haken. Maar het eindresultaat van het project: burgers op een toegankelijke manier informatie op maat bieden sprak ons aan en dus deden we mee. In de praktijk blijkt het niet moeilijk, maar wel iets meer werk dan de 'oude' manier. Dat vraagt om een goede uitleg, zodat de mensen die er mee moeten werken ook weten waarom ze het extra werk doen." Gem. Aalburg Leverancier: SIM Joke de Rijk (medewerker Internet gemeente Aalburg) "Het project Bekendmakingen heeft ons dankzij een goede samenwerking van alle partijen toch weer een stapje verder gebracht in de digitale dienstverlening voor onze burgers en dit met weinig kosten en moeite!" Gem. Den Helder Leverancier: Webburo.net Kirsty Veenstra: "Een project waarbij we met betrekkelijk weinig inspanningen een grote stap vooruit hebben kunt maken in verbetering van onze digitale dienstverlening! Eigenlijk hebben we binnen de organisatie alleen de postcode moeten toevoegen aan de bekendmakingen. Onze CMS-leverancier heeft de rest gedaan." Gem. Leusden Leverancier: VINCIS Jan Koert Lange, Trieneke van der Veer en Penny McLaughlin: “Wij willen vooruit in onze digitale dienstverlening. Uiteraard hoort daarbij dat inwoners de gemeentelijke bekendmakingen over hun omgeving eenvoudig op de website kunnen opzoeken. Wij hoefden dan ook niet lang na te denken over deelname aan het project Bekendmakingen. Samen met advies.overheid.nl heeft onze leverancier Vincis een module ontwikkeld waarmee wij nu alle gegevens gemakkelijk op de website kunnen verwerken. Deze dienstverlening wordt naar ons idee pas echt optimaal, als inwoners straks de informatie van alle overheidsinstanties kunnen vinden via onze site. Daarom is het belangrijk dat iedereen meedoet!” Gem. Oud-Beijerland Leverancier: Centric Monique van der Stappen: "Met weinig inspanning veel bereikt!" "De gemeente Oud-Beijerland heeft meegedaan aan het project Bekendmakingen om haar inwoners digitaal beter van dienst te zijn. In samenspraak met de gemeente Oud-Beijerland en de ICTU heeft Centric zijn standaardoplossing WEB4all R\2 uitgebreid met functionaliteit die voldoet aan de landelijke standaard voor het publiceren van Bekendmakingen op het Internet. De gemeente kijkt terug op een leuke, productieve samenwerking met zowel Centric als ICTU." Gem. Schijndel Leverancier: Hippo Mariepauline Brekelmans: "Waar we als gemeente helemaal achter staan, is de filosofie achter dit project. Het is een hele mooie en snelle koppeling met gegevens van alle overheden. Wij vinden dat gegevens slechts op één plaats moeten worden onderhouden, en daarbij sluit dit project natuurlijk erg goed aan”. "Als organisatie hebben we zelf maar weinig inspanning hoeven te leveren om het project Bekendmakingen werkend te krijgen. Dat heeft de leverancier voor ons geregeld. Maar omdat dit project voor ons samenviel met het online gaan van de nieuwe website, moet er nog wel veel gebeuren. Het begin is gemaakt, de mogelijkheden liggen er, alleen de toepassing daarvan hebben we nog niet gerealiseerd. We hebben bijvoorbeeld plannen om een nieuwsbrief aan te bieden waarin men zich kan abonneren op nieuws uit de directe omgeving. Ook aan de beheerkant zal nog het een en ander moeten worden gestroomlijnd, dat is nu nog wat omslachtig. Maar de eerste stap is gezet." Gem. Son en Breugel Leverancier: SIM Mariëlla van den Meiracker (Webmaster Son en Breugel): "Met minimale wijzigingen voor het werkproces, kunnen we nu een bijdrage leveren aan het optimaal informeren van de burgers." Gem. Venray Leverancier: Green Valley Remco Hoogstraten (Venray): "Als je kunt organiseren dat bij de intake van vergunningsaanvragen de postcodes worden ingevoerd ben je er al. Technisch is het niet zo spannend. Bij de gemeente Venray werden bij bekendmakingen geen postcodes maar straatnamen gepubliceerd. Nu worden bij de intake van vergunningsaanvragen ook de postcodes ingevoerd en that's it. De technische zaken doet je CMS-leverancier." ….. "Onze CMS leverancier heeft ál het werk gedaan binnen de vergoeding die wij -als spitsproject- van het Ministerie ontvingen. Wij hebben alleen maar georganiseerd dat we de juiste postcodes beschikbaar hadden die als metadata met de bekendmakingen gepubliceerd moesten worden."


Geen impact

Processen

Geen impact


Minimaal is noodzakelijk dat alle wettelijk verplichte bekendmakingen van de eigen organisatie op het Internet gepubliceerd worden, inclusief de publicatie van alle beschikkingen waarbij er sprake is van een mogelijk belang van derden (bijvoorbeeld de kap- en bouwvergunningen, etc.). Natuurlijk staat het organisaties vrij, en is het voor uw burgers wellicht wenselijk, om alle bekendmakingen uit het huidige weekblad (zoals een wijziging in de tijden dat het huisafval wordt opgehaald of dat de openingstijden van het gemeentehuis zijn veranderd e.d.) in het project op te nemen. Doe dit dan gerust (graag zelfs), maar het is geen verplichting. Geen impact (nog niet)

Regelgeving

Verandermanageme Geen impact nt en communicatie Geen impact Besturing

Afgeleide eisen en randvoorwaarden - De (bestaande) productinformatie moet aan de hand van de voorgeschreven standaard ontsloten worden. Dat betekent dat u in uw CMS zoekvelden aan moet maken of wijzigen. - Ontsluiten via XML of indexeringsmethode − Aanvulling op proces Publiceren in lokale media. − de wijze van publiceren van de bekendmakingen in de meeste gevallen een kleine aanpassing in het werkproces van de gemeentelijke afdeling communicatie. U dient wel/niet zelf de zoekvelden te vullen (redactioneel werk).

Interne en externe PR Geen impact

hulpmiddelen Informatie en ICT Processen Personeel en organisatie Regelgeving

IPM 3.0.1 en documentatie zie http://advies.overheid.nl/bekendmakingen/ Ondersteuning door Advies Overheid.nl Zoekmachine en attenderingsservice Handleiding en documentatie tbv de implementatie (via de website: http://advies.overheid.nl/bekendmakingen/) Leveranciersregeling: leveranciers worden met een financiële regeling gestimuleerd dit product bij hun (potentiële) klanten aan te bieden. (Voor beeldvorming: de kosten van implementatie van Bekendmakingen in de gemeente zijn veelal lager dan €5000) Geen (niet nodig)

Verandermanageme Factsheet en businesscase met productinformatie. nt en communicatie Geen (niet nodig) Besturing

Contactgegevens: Overheid heeft Antwoord©, Floo Binnendijk, [email protected], 070 889 6073 (servicedesk) Webadres: http://advies.overheid.nl/bekendmakingen Links: http://advies.overheid.nl http://advies.overheid.nl/monitor/

Een onomkeerbare impuls

Recommend Documents