Een nieuw intranet voor stad en OCMW SYNTHESEBROCHURE
Een nieuw intranet Stad en OCMW groeien naar elkaar toe. Vorig jaar kozen beide organisaties voor een gemeenschappelijke huisstijl. Heel wat diensten zitten al samen op een gemeenschappelijke locatie, zoals het welzijnshuis of de stadswerkplaatsen. Achter de schermen wordt ook
gewerkt aan een gemeenschappelijk personeelsblad, dat vanaf 2016 zal verschijnen. Nu is het intranet aan de beurt – vanaf vandaag werken we samen op één, splinternieuw intranet.
https://intranet.sint-niklaas.be
DE SPEERPUNTEN VAN HET NIEUWE INTRANET • • • • • 2
Informeren Nieuwsrubrieken op verschillende niveaus en een online publicatieplatform voor up-to-date brochures en handboeken. Samenwerken Online werkgroepen om documenten te delen en online gesprekken te voeren. Documenten beheren Een nieuwe omgeving om documenten te beheren en te delen. Elkaar vinden Een eigen profiel met foto, contactinfo, dienstinformatie en informatie over je expertise. Personaliseren Toegang tot dienstberichten en –agenda, veelgebruikte programma’s.
Startpagina 2 1
4
3
6
5 7
1. 2. 3. 4.
Navigatiemenu Persoonlijke navigatie Zoekfunctie Nieuwsoverzicht
5. Nieuws van je dienst 6. Links 7. Je werkgroepen 3
Nieuws Nieuws is belangrijke, vaak tijdelijke informatie over onze werking, campagnes of projecten. Op de startpagina springt het nieuws onmiddellijk in het oog. Hier kan je lezen wat er reilt en zeilt binnen onze organisatie. Het intranet is de eerste bron voor nieuws. Kijk dus dagelijks even op het intranet om niks te missen. Voor medewerkers met een werkpost wordt het nieuws op papier bovendien grotendeels afgebouwd. Elk nieuwsbericht vertrekt vanuit een dienst of een werkgroep. Nieuws dat daar gepost wordt, wordt enkel gedeeld met een beperkte groep mensen, bv. enkel met de collega’s van je eigen dienst of uit een eigen werkgroep. Elk nieuwsbericht kan van daar uit ook getoond worden op de startpagina.
4
Profiel Iedere medewerker met een persoonlijke netwerktoegang heeft ook een profielpagina op het intranet. Op deze profielpagina kan je contactgegevens invullen, een foto toevoegen en je competenties omschrijven. Je kan er werkgerelateerde berichten posten of collega’s volgen.
van het OCMW kennen en omgekeerd, medewerkers verhuizen naar nieuwe locaties … Je profielpagina is dus een extra manier om er voor te zorgen dat collega’s je kennen en kunnen terug vinden. Vul je informatie dus zeker aan!
De laatste jaren zijn onze organisaties sterk in verandering: medewerkers van de stad leren collega’s
5
Werkgroepen Wat is nu weer de laatste versie van dat verslag? Waar heb ik dat document opgeslagen? Wie heeft die e-mail met de agenda gestuurd? Waarom kan ik niet in die map op de H-schijf of O-schijf? Help, mijn mailbox zit vol! Samenwerken met collega’s wordt een pak eenvoudiger op het nieuwe intranet. Werkgroepen krijgen een online luik op het intranet: daar kan je documenten delen, nieuwsberichten posten, agenda’s en planning bekijken, taken verdelen … Enkel leden van een werkgroep kunnen de informatie die er gedeeld wordt bekijken. Andere medewerkers zien alleen algemene informatie over de werkgroep, bv. leden of projectfiche.
In je werkgroep op intranet heb je alle documenten centraal ter beschikking. Je kan er steeds de laatste versie van een document zien, of terugkijken naar eerdere versies en wijzigingen. Op het intranet kan je documenten met verschillende bestandstypes bewaren: .doc, .pdf, .xls … Je kan er ook lage resolutiepdf’s van promotioneel drukwerk bewaren.
Wil je een werkgroep op het intranet aanmaken? Maak een ticket in de ICT-helpdesk. Vermeld zeker de naam van je werkgroep en de namen van de leden.
wordt nog “ Samenwerken eenvoudiger op het intranet.
6
”
7
Dienstensites Elke dienst heeft een aparte dienstensite op het intranet. Hier kunnen medewerkers van een dienst nieuws en gemeenschappelijke documenten delen. In deze fase van het intranet gaat het vooral om veelgebruikte documenten die voor alle leden van de dienst toegankelijk moeten zijn, bv. lijsten met contactpersonen, dienstafspraken, invulformulieren …
8
Een overzetting van de actuele documenten op de H-schijf of de O-schijf naar het intranet komt in een latere fase van het intranet. Onder ‘Mijn job’ vind je snel je eigen dienstensite en de werkgroepen waar je lid van bent.
Aanvragen Inschrijven voor een vorming? Belettering bestellen? behandeld door de bevoegde medewerker. Wil je alles Treinticket terugbetalen? goed opvolgen? Je kan een e-mailnotificatie instellen voor je aanvraag. Ook voor aanvragen kan je op het intranet terecht! Je vindt er meer dan 20 formulieren voor uiteenlopende Je vindt hier ook informatie over aanvragen die onderwerpen, van arbeidsongeval tot receptiemateriaal. gebeuren via andere toepassingen, bv. FacilSYN). Na het invullen van het formulier wordt je aanvraag
9
Zoeken Het intranet beschikt over een krachtige zoekfunctie om snel informatie terug te vinden. Je vindt de zoekmachine rechts bovenaan iedere pagina. Je kan kiezen om te zoeken op ‘Alles’, ‘Personen’, ‘Gesprekken’ of ‘Deze site’. De zoekfunctie zoekt ook in de inhoud van documenten. De zoekfunctie staat standaard ingesteld op ‘Zoeken in deze site’. Je zoekt dan enkel in het onderdeel dat je op dat moment gebruikt (bv. ‘Beleid’). Wil je in het hele intranet zoeken? Duid dan ‘Alles’ aan.
10
ZOEKVERFIJNERS De zoekfunctie deelt de inhoud van het intranet in in verschillende delen. Dankzij de zoekverfijners kan je filteren binnen je zoekopdracht. ZOEKRECHTEN Iedereen heeft andere rechten op intranet. Je ziet enkel algemene informatie, informatie van je eigen dienst of van werkgroepen waarvan jij lid bent. Je zoekresultaten zijn beperkt tot de informatie waar jij toegang tot hebt.
“
Het gezelligste hoekje van het intranet!
”
WIJ Het gezelligste hoekje van het intranet – hier vind je een evenementenkalender, het forum, het personeelsblad en een heleboel nieuwscampagnes. Je kan er broodjes bestellen via catering Den Azalee of de menukaart voor de week bekijken. Op het forum kan je zoekertjes of aankondigingen kwijt - wie weet vind jij er een nieuwe tafel of kan je er tickets voor een festival doorverkopen. In
de evenementenkalender zie je in één oogopslag wat er te doen is in onze stad - voor collega’s, maar ook voor het grote publiek. Je kan er de laatste edities en het archief van de personeelsbladen Belleman en Dialoog lezen. De personalia staan nu ook ter beschikking op intranet.
11
• Informeer bij je collega’s. Op elke dienst is er een aanspreekpunt over het intranet. • Je kan steeds terecht bij : -- dienst communicatie : 03 778 30 80 (stad) / 03 778 60 10 (OCMW) of
[email protected] /
[email protected] -- dienst ICT: helpdesk-ticket • Bekijk en gebruik de handleidingen op intranet.
V.U.: Lieven Dehandschutter - Grote Markt 1 - Sint-Niklaas
MEER INFO?
