welzijnshuis Stad, OCMW en welzijnspartners gaan samenwonen
Hoe aangepakt? • Werkgroep welzijnshuis (diensthoofden welzijn en sociale dienst OCMW)
• Sub-Werkgroepen: (vertegenwoordiging van elke partner)
- onthaal - Openingsuren en beheer spreekplaatsen/vergaderlokalen • Werkgroep verhuis (Stefan, Tjeu, Gerry, ICT, Communicatie)
• Stuurgroep Synergie stad/OCMW (alle lopende synergieprojecten: ambtenaren + mandatarissen)
Enkele principes 1. We maken in het welzijnshuis een eenduidige opsplitsing tussen onthaal, klantencontacten en backoffice. 2. De backoffice wordt maximaal ontkoppeld van de frontoffice. 3. We zorgen voor een nieuw onthaalconcept en zorgen er voor dat dit het uithangbord wordt van het gebouw 4. De toegang voor externen tot niet-openbare delen wordt beperkt. Men meldt zich steeds aan het onthaal 5. Voor de bezoekers is indeling en verwijzing naar verschillende diensten en partners zo duidelijk mogelijk.
6. We zorgen voor een efficiënte bezetting van spreekplaatsen en vergaderruimtes 7. We onderzoeken de mogelijkheid van een klantenbegeleidingssysteem 8. De openingsuren van het welzijnshuis worden op doordachte manier gekozen en afgestemd op de noden van het doelpubliek 9. Mensen kunnen via verschillende kanalen het welzijnshuis contacteren.
Onthaal bezoekers • 1 onthaalbalie voor alle diensten + Loket kinderopvang • 1 wachtruimte met mogelijkheid tot “zones” • Hulpverleningsgesprekken in spreekplaatsen • Bezoekers enkel toegang tot wachtplaats, spreekplaatsen en vergaderruimten • Maximale aanmelding aan balie
Onthaal Bezoekers • Clientvolgsysteem sociale dienst gebruiken voor alle aanmeldingen? • Snelbalie: Voor alle “producten” waar korte afhandeling mogelijk is (kansenpas, buzzy-pass, medische kaart, aanvraag premie, participatieattest,…) oplijsting wordt momenteel “verfijnd” via bilaterale gesprekken
• Computers in wachtruimte: - opzoekingen, mail,… - invullen aanvraagformulieren,… - vacatures, sollicitaties - ICT-vorming voor cliënten?
Onthaal bezoekers: baliemedewerkers Vast ploeg polyvalente baliemedewerkers
Algemene info over alle partners In ontvangst name documenten Doorverwijzing Afspraken maken Snelbalie Beheer vergaderruimten Opstart klantbegeleidingssysteem Wachtruimte met thin clients
Maatschappelijk assistent (*) Opvang crisissituaties Verdeling algemene aanvragen Analyse aanmelding
(*) Neemt plaats aan onthaalbalie Beurtrol binnen team onthaal OCMW
Wachtruimte • Bezoekers zoveel mogelijk “groeperen” • Compartimenteerbaar met “paravents” • Waterbar, kinderspeelhoek, infofolders • “rap op stap” – hoekje • Computers
Spreekplaatsen • Géén vooraf toegewezen spreekplaatsen • 5 spreekplaatsen voor permanenties (sociale dienst stad, sociale dienst OCMW, woonwinkel, permanentie SVK, juridisch spreekuur,…) • 6 spreekplaatsen + 3 vergaderruimten(gelijkvloers) met afsprakenregeling via outlook-agenda • Spreekplaats/dokterskabinet voor Msoc, kind en gezin,… • Patio: eventueel werkplekken voor korte informele interacties: - die te lang duren voor de snelbalie - die te kort zijn voor reservatie spreekplaats
Spreekplaatsen • Elke spreekplaats heeft telefoon en thin client. • Printermogelijkheid wordt nog onderzocht • Clean desk principe • Noodknop • Dubbele ingang/uitgang • Hulpverlener haalt cliënt uit wachtplaats
Openingsuren • Permanenties: Elke werkdag van 8.30 tot 12.30 + dinsdag van 17.00 tot 19.30 • Afspraken: Elke werkdag van 8.30 tot 16.30 dinsdag van 8.30 tot 19.30 • Balie/snelbalie: Elke werkdag van 8.30 tot 16.30 dinsdag van 8.30 tot 19.30
Communicatie • Iedereen behoudt huidig telefoonnummer • Mailadres voor dienst welzijn en sociale dienst OCMW:
[email protected] • Er komt een algemeen telefoonnummer én algemeen mailadres
En de naam is…..
Welzijnshuis In het…
Gerdapark
Verdere voorbereiding
Uitwerking balie • • • •
Samenstelling team baliemedewerkers Verdere verfijning producten snelbalie Organisatie vorming baliemedewerkers Planning werkrooster baliemedewerkers (ifv openingsuren, productencatalogus,…) • Afspraken ivm permanentie diensten
Organogram
Organogram • Start: Co-housing Organogram stedelijke dienst welzijn, sociale dienstverlening OCMW wijzigt (voorlopig) niet. Andere partners (Huurdersbond, SVK, DSW,…) houden eigen beslissingsstructuur • Wel afspraken over: - aansturing balie - dagelijkse werking onthaal - aansturing woonwinkel, • Toekomst: nadenken over nieuwe structuur?
Organisatie samenwonen • Installatie van “bewonersraad” Samenstelling: “vertegenwoordiging” alle partners. Dubbele opdracht: 1. Kotberaad (wie doet de afwas?) 2. Laboratorium voor nieuwe samenwerkingsvormen/nieuwe dienstverlening.
Tot slot Vragen, suggesties, opmerkingen,…
[email protected]
