Een Introductie van Vendor Management Software voor ICT managers

www.asknetive.nl

Een Introductie van Vendor Management Software voor ICT managers

Over Nétive VMS BV Nétive VMS BV helpt bedrijven en organisaties in zakelijke dienstverlening en overheid om het gehele inhuur en administratie traject van flexibele arbeid te digitaliseren en automatiseren, teneinde directe- en indirecte kostenbesparingen te realiseren. Daarnaast helpen wij ook MSP’s hun klanten beter te bedienen. Een greep uit de vele gebruikers van de Vendor Management Software

Welkom! Hartelijk dank voor het downloaden van de Introductie van Vendor Management Software voor ICT-managers. Dit gratis white paper is speciaal ontwikkeld om u, ICTmanager, te helpen bij het kiezen van het juiste VMS voor uw organisatie. Het white paper bevat informatie over 7 organisatorische aspecten en 9 specifieke IT aspecten die van belang zijn bij het kiezen van een Vendor Management Systeem.

Waarom Ask Nétive? Ons team van IT-ontwikkelaars en HR-specialisten heeft gezamenlijk meer dan 30 jaar ervaring in de uitzendbranche. In de loop der tijd hebben wij alle belangrijke uitdagingen op flexgebied meegemaakt en deze stuk voor stuk tot een goed einde gebracht. Om u een voorbeeld te geven: de vraag of u als organisatie wel voldoet aan de Nederlandse wet- en regelgeving kan van bedrijfskritisch belang zijn. Daarom nemen wij die zorg graag van u over.

Wij houden alle ontwikkelingen bij de overheid en in de flexmarkt voortdurend in de gaten en bepalen wat de implicaties hiervan voor u zijn. Omdat wij steeds een vinger aan de pols houden, kunnen wij proactief voor oplossingen zorgen. Een organisatie die goed geïnformeerd en goed voorbereid is, kiest veel gemakkelijker het VMS dat voor hen het meest geschikt is. De implementatie van het VMS verloopt daardoor veel sneller en soepeler. In dit white paper bespreken wij de belangrijkste ITkwesties die een rol spelen bij het kiezen van een VMS voor uw organisatie en we vertellen u hoe we zo’n kwestie aanpakken. Als u vragen heeft over een willekeurige VMS-kwestie in dit white paper, of over vendor management in het algemeen, neem dan gerust contact met ons op – vraag het Nétive. Wij helpen u graag.

Patrick Tiessen, Nétive, Directeur-eigenaar

“Mijn 8 jaar ervaring als internationaal IT manager voor Kelly Services is van groot belang geweest voor het ontwikkelen van een volledig compliant VMS oplossing voor onze klanten. Wij kennen uw IT landschap. Maar wij kennen ook het vendor IT landschap. Onze oplossing stelt onze klanten in staat om, zonder problemen, de transitie te maken naar end-to-end ondersteunining van al hun flexwerk management.” - Patrick Tiessen, Nétive, Directeur-eigenaar

Een Introductie van Vendor Management Software voor ICT managers | www.asknetive.nl

2

Wat moet een VMS voor u doen? Wij begrijpen uw verantwoordelijkheden als ICT-manager. Uw belangrijkste zorg is om een VMS te vinden dat zo naadloos mogelijk integreert in uw bestaande ERP-infrastructuur.

Nétive VMS: de flexwerk management specialisten U weet als geen ander dat het bij het kiezen van een VMS niet alleen om de software gaat. De ervaring die de softwareaanbieder met de verschillende flexwerkprocessen heeft, is minstens even belangrijk.

U heeft een VMS nodig dat volledig is afgestemd op uw IT-architectuur, infrastructuur, processen en beveiligingsstandaarden. Een VMS voor algemene zaken als het stroomlijnen van het totale flexproces, maar ook de meer technische – maar net zo belangrijke – kwesties als interne koppelingen.

U zoekt daarom een leverancier die niet alleen begrijpt dat bij flexwerkprocessen verschillende disciplines betrokken zijn met elk hun eigen behoeftes, maar daar ook praktische ervaring mee heeft.

Het zou prettig zijn als dat VMS ook nog snel en gemakkelijk te implementeren is en 100% accuraat is. En als het een SaaS-oplossing zou zijn die nauwelijks onderhoud nodig heeft. Een volledig transparant flexmanagementproces zou helemaal geweldig zijn!

Meer dan 20 jaar ervaring in uitzendbranche en softwareontwikkeling Ons team bestaat uit HR-specialisten en ICT-engineers met zo’n 20 jaar ervaring bij gerenommeerde flexspelers als Kelly Services en Manpower. Onze experts hebben dus alle ontwikkelingen in de uitzendbranche meegemaakt. In 2003 hebben zij hun krachten gebundeld in Nétive VMS B.V.

Het bereiken van overeenstemming met alle betrokkenen over een dergelijke oplossing, kan ingewikkeld zijn en enorm veel tijd in beslag nemen. Om u hierbij te helpen geven we in dit document een overzicht van de meest belangrijke kwesties die bij het kiezen van een VMS aan de orde komen. Als u met ons over deze onderwerpen van gedachten wilt wisselen, dan kan dat altijd, en het verplicht u tot niets.

Volledig afgestemd op de Nederlandse wet- en regelgeving De flexbranche staat niet stil. Ontwikkelingen volgen elkaar snel op en de wet- en regelgeving speelt daarop in. Wij zijn altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en wij verdiepen ons in de gevolgen hiervan voor onze cliënten en onze software, zodat wij eventuele problemen kunnen oplossen. Op het moment dat de veranderingen worden doorgevoerd, zijn wij – en bent u – volledig voorbereid. Nétive is helemaal onafhankelijk Wij vinden dat een goed VMS u niet mag dwingen om van een bepaalde leverancier gebruik te maken. U wilt immers vrij zijn in uw keuze. Wij zijn en blijven volledig onafhankelijk van welke leverancier van tijdelijk werk dan ook.

3

7 organisatorische aspecten 100% compliance Omdat de flexbranche zo dynamisch is, zijn wetten en regels op het gebied van flexibele arbeid voortdurend aan veranderingen onderhevig. Wij vinden dat een goed VMS volledig afgestemd zou moeten zijn op deze wetten en regels rondom inhuur (bijvoorbeeld de Wet Flexibiliteit en Zekerheid), en bovendien aangepast moet worden zodra er veranderingen worden doorgevoerd (denk bijvoorbeeld aan CAO aanpassingen). Dit geeft niet alleen mogelijkheden tot besparen, maar ook zekerheid dat men voldoet aan alle regels zonder dat er mogelijke boetes worden opgelegd. Dat biedt zekerheid, niet alleen in uw eigen organisatie, maar ook voor uw leveranciers en flexmedewerkers.

Rapportages in een handomdraai Wij vinden dat een goed VMS meer mogelijkheden zou moeten bieden dan alleen het automatiseren van het inhuurtraject. Als u alle gegevens die u en de andere gebruikers in het systeem invoeren aan elkaar kunt koppelen, worden de mogelijkheden oneindig veel groter. Zo kunt u bijvoorbeeld uitstekend real-time rapportages maken, die u een schat aan managementinformatie opleveren.

Met deze gegevens kunt u een ‘bonus-malus’ toepassen op het inhuren van flexibele arbeid zodat u kostenefficiënter kunt werken.

Naadloze systeemintegratie In uw organisatie draaien al de nodige informatiesystemen. Daarom moet een VMS eenvoudig gekoppeld kunnen worden aan de andere informatiesystemen in uw organisatie. Alleen op die manier integreert het VMS naadloos in uw organisatiestructuur en past het perfect in uw IT-landschap. Afgezien van een versoepeling van het informatieproces levert dit nog allerlei extra voordelen op. De ervaring leert dat u uw VMS wilt integreren met rapportagetools zoals Business Objects en Crystal Reports. Zodra er dan een flexaanvraag wordt geplaatst, kunt u bijvoorbeeld gegevens over kostenplaatsen en budgetten laden om te zien of er wel voldoende budget aanwezig is. Als dat niet het geval is, wordt de flexaanvraag automatisch geblokkeerd.

In één oogopslag kunt u zien in welke perioden u welke kosten heeft gemaakt voor inhuur en welke kosten u nog kunt verwachten. Het systeem kan ook de prestaties (response en doorlooptijden en vervullingspercentage) en de tarieven van de verschillende bureaus benchmarken en op basis daarvan de afgesproken KPI’s meten.

Een Introductie van Vendor Management Software voor ICT managers | www.asknetive.nl

4

Inzicht in het volledige inleentraject U kiest een VMS omdat u het flextraject in uw organisatie efficiënter wilt afhandelen. Een goed VMS standaardiseert het gehele inleenproces, waardoor de verschillende stappen van het traject voor iedere gebruiker helder en eenduidig zijn. De processen moeten transparant zijn en het moet onmogelijk zijn om stappen over te slaan. Met Nétive VMS kunt u uiteenlopende gegevens over flexwerkers en bureaus op uniforme wijze opslaan en zichtbaar maken. U kunt bijvoorbeeld een overzicht maken van het totaal aantal flexmedewerkers in uw organisatie. Zo kunt u zien welke flexmedewerkers op welke afdelingen werken en in welke functies, welke afdelingen de meeste flexmedewerkers gebruiken en of er pieken zijn in het gebruik van flexmedewerkers. U kunt prestaties en kosten van bureaus en flexmedewerkers met elkaar vergelijken. Benchmarks als deze leveren behoorlijke kostenbesparingen op.

Wet- en regelgeving Nétive VMS voldoet voor 100% aan alle Nederlandse wet- en regelgeving voor het inhuren van flexibele arbeidskrachten. Deze unieke eigenschap is van kritiek belang voor uw VMS:

• U hoeft niet meer zelf uit te zoeken welke CAO aanpassingen voor uw branche gelden. Prijsaanpassingen kunnen (met één druk op de knop) met terugwerkende kracht worden doorgevoerd. Dit levert uw organisatie flinke tijd- en kostenbesparingen op. • Uw organisatie heeft dankzij de rechtmatigheid van Nétive VMS een uitzonderingspositie bij uitzend- en detacheringsorganisaties. Dit kan een gunstige factor zijn bij prijsonderhandelingen aangezien veel organisaties ook technisch op Nétive zijn aangesloten.

Urenbriefjes en facturen worden automatisch uitgewisseld.

• Door de invoer van de Wet op Flexibiliteit en Zekerheid hebben flexmedewerkers meer recht op zekerheid van de uitzendorganisaties. Naarmate een flexmedewerker langer in dienst is, stijgt deze in fase. Daarmee wordt het recht op zekerheid groter. Een geschikt VMS is in staat om het stijgen naar een hogere fase van te voren te signaleren, waardoor u als klant in staat bent een gerichte keuze te maken om het contract voor de desbetreffende medewerker al dan niet voort te zetten.

Configuratie Een goed VMS ondersteunt het volledige inleenproces over alle verschillende schakels, ongeacht de omvang of complexiteit van uw organisatie. Alle modules van het programma zijn op elkaar afgestemd. Ze kunnen eenvoudig worden aangepast aan de behoeften van de verschillende afdelingen van uw organisatie. Dit biedt een aantal belangrijke voordelen:

• De basis van de applicatie is Salesforce CRM (Force.com) • Het systeem is daardoor flexibel en gebruiksvriendelijk, wat het werkplezier van u en uw medewerkers vergroot. • Vanwege het SaaS (Software as a Service) concept is technische ondersteuning bij updates en upgrades niet nodig.

5

Kostenbesparing U kunt alleen maximale kostenbesparingen realiseren als uw VMS het complete inleentraject stroomlijnt en vereenvoudigt. De communicatie tussen de betrokken afdelingen onderling, en de bureaus en flexwerkers verbetert • aanzienlijk. U kunt verschillende data met elkaar in verband brengen en waardevolle informatie zichtbaar maken. U kunt contract- en prijsafspraken sneller controleren. Enkele voorbeelden van kostenbesparingen:

• Ons VMS maakt het flexproces veel efficiënter en verbetert de communicatie tussen de betrokken partijen. Dit levert tijdwinst en kostenbesparingen op. • U kunt allerlei financiële data zichtbaar maken, waardoor u solide kostenprognoses kunt opstellen. Hiermee kunt u het kostenbewustzijn binnen uw organisatie vergroten. • Met het automatiseren, valideren en volledig elektronisch verwerken van werkbriefjes met behulp van een VMS wordt het percentage foutieve werkbriefjes teruggebracht tot bijna 0%. Een VMS kan automatisch de correctiefactuur verzorgen. Hierdoor dalen de kosten per af te handelen correctiefactuur.

• Een VMS zorgt door de centrale registratie en administratieve afhandeling voor een administratieve lastenvermindering bij haar leveranciers. Met name het feit dat werkurenbriefjes niet meer vanaf papier hoeven te worden overgetikt en de facturen automatisch worden gegenereerd. Daarnaast vervalt het uitzoeken van de combinaties tussen inkooporders, werkbriefjes en facturen. • Door implementatie van een VMS wordt het aantal processtappen gerelateerd aan het beheer van flexibele arbeid gereduceerd. Hiermee reduceert u ook de zogenaamde ‘grijze kosten’ die hieraan zijn gerelateerd. Deze procesoptimalisatie levert bijvoorbeeld de mogelijkheid om het huidige aantal FTE dat flexibele arbeid beheerd te reduceren. • Een VMS optimaliseert het in- en uitstroom proces op facilitair gebied. Denk bijvoorbeeld aan het aanvragen voor toegangspasjes, het plannen van trainingen of een regelen van een werkplek. Doorlooptijden worden zo verkort, waardoor de flexmedewerker eerder productief kan worden.

Een Introductie van Vendor Management Software voor ICT managers | www.asknetive.nl

6

9 IT aspecten Ontwikkel platform

De technologie die wordt gebruikt voor dit platform is Force.com. Dit is het onderliggende Cloud platform van Salesforce.com de grootste CRM applicatie ter wereld. Een aantal jaar geleden heeft Salesforce dit platform vrijgegeven om ook andere applicaties op te ontwikkelen. Nétive maakt graag gebruik van alle standaardcomponenten die dit platform bevat. Inmiddels zijn duizenden applicaties beschikbaar die ook in de AppExchange van Salesforce.com te krijgen zijn. Voor meer informatie over het platform verwijzen wij u naar: developer.force.com.

Hosting & datacenters

De applicatie is gehost bij www.salesforce.com (één van de grootste Cloud hosting partijen in de wereld met 3 datacenters op verschillende continenten).

Uptime & performance

De uptime en performance van de SaaS oplossing is realtime te bekijken en is voor wat betreft de uptime resultaten het hoogste in de markt. Voor exacte cijfers hieromtrent verwijzen wij u naar trust.salesforce.com.

Updates & upgrades

Upgrades en updates van de additionele applicatie moeten niet uw zorg zijn. In een SaaS oplossing wordt dit volledig voor u geregeld en ondersteund zowel de Salesforce updates als de Nétive VMS updates.

Servicedesk

Communicatiestandaarden

Ons VMS maakt gebruik van de open standaarden op het gebied van communicatie. De HR-XML (www.hr-xml.org) standaarden en de daaruit volgende SETU (Stichting Electronische Transacties Uitzendbranche) standaarden worden volledig ondersteund.

Integratie met ERP systeem

Wij bieden een gecertificeerde koppeling met SAP waardoor de integriteit van uw ERP processen is geborgd. Stamdata kan worden uitgewisseld zodat u deze alleen binnen uw SAP systeem hoeft te onderhouden. Verder bieden wij de mogelijkheid om inkooporders, uren en facturen electronisch uit te wisselen. Voor meer informatie verwijzen wij u naar onze SAP partner: www.thenextflex.nl.

Data onafhankelijkheid

Een Vendor Management Systeem voor inhuur beschikt over veel concurrentiegevoelige informatie: tarieven, CV’s, competenties, gerealiseerde uren, facturen en zeer belangrijke managementinformatie. Deze informatie mag niet bij de concurrent of bij andere leveranciers terecht komen. Nétive garandeert volledige data onafhankelijkheid. De data komt alleen bij de personen terecht die recht hebben op de gegevens en informatie.

Certificering

Salesforce.com beschikt over verschillende privacy en beveiligingscertificaten die door verschillende derden partijen zijn uitgegeven: Systrust, SAS-70 Type II, ISO 270001.

U ontvangt van ons een Service Level Agreement met daarin gespecificeerd de response- en eventueel hersteltijden.

7

Nétive VMS: overzicht van de voordelen Wij zetten de belangrijkste eigenschappen van Nétive VMS nog even voor u op een rij:

• Industrie expertise: ons VMS is ontwikkeld door HR- en IT-specialisten met 20 jaar ervaring in de flexbranche. Wet- en regelgeving: Nétive VMS is volledig afgestemd op de Nederlandse wet- en regelgeving voor flexwerk.

• SaaS: Het Nétive VMS is een Cloud/SaaS-oplossing. U hoeft dus geen software aan te schaffen met dure licenties. • Configuratie: Nétive VMS is flexibel en gebruiksvriendelijk; technische ondersteuning en training zijn niet nodig.

• Communicatie: Het VMS vergroot de efficiëntie van het flexproces en verbetert de communicatie tussen de betrokken partijen. • Kostenbesparing: Een VMS digitaliseert en automatiseert het gehele flex traject en kan zo tot 30% aan directe- en indirecte kostenbesparingen realiseren. • Rapportages: U kunt de prestaties en tarieven van de verschillende bureaus benchmarken en op basis daarvan de door u opgestelde KPI’s meten. • End-to-end ondersteuning: De probleemloze integratie van het VMS versoepelt het gehele informatieproces in uw organisatie. • Integratie: Nétive VMS kan eenvoudig gekoppeld worden aan andere informatiesystemen in uw organisatie.

Als u een toelichting wilt op de diverse mogelijkheden van Nétive VMS, of als u meer wilt weten over vendor management, neemt u dan contact op met een van onze accountmanagers op 015 – 251 18 40.

Een Introductie van Vendor Management Software voor ICT managers | www.asknetive.nl