15 redenen om een Vendor Management Systeem te selecteren
Over Nétive VMS BV Nétive VMS BV helpt bedrijven en organisaties in zakelijke dienstverlening en overheid om het gehele inhuur en administratie traject van flexibele arbeid te digitaliseren en automatiseren, teneinde directe- en indirecte kostenbesparingen te realiseren. Daarnaast helpen wij ook MSP’s hun klanten beter te bedienen.
Een greep uit de vele gebruikers van de Vendor Management Software
15 redenen om een Vendor Management Systeem te selecteren Voor veel werkgevers die grote aantallen externe medewerkers inhuren is het selecteren van een Vendor Management Systeem tijdrovend en complex. Dit hoeft niet zo te zijn. In dit document worden de 15 meest voorkomende redenen beschreven waarom organisaties kiezen voor een Vendor Management Systeem.
1. Grip op uw externe inhuur Uw organisatie huurt per dag meer dan 50 tot 100 externe medewerkers in en u wilt er zeker van zijn dat uw contractafspraken worden nagekomen, dat u de juiste medewerkers inhuurt en dat de financiële afhandeling correct wordt uitgevoerd.
2. Voldoen aan wet- en regelgeving en rechtmatigheid U huurt regelmatig externe medewerkers in en heeft ondervonden dat: • Veel verschillende regels van toepassing zijn op externe medewerkers, maar u vindt het lastig om al deze regels bij te houden, laat staan deze correct toe te passen op uw flexibele schil. • Tientallen soms wel honderden verschillende prijsafspraken zijn gemaakt met leveranciers die allemaal goed zijn, maar het is van essentieel belang grip te houden op de gemaakte afspraken. • CAO aanpassingen vaak achteraf bekend zijn en met terugwerkende kracht moeten worden doorgevoerd.
nétive VMS B.V.
2/7
Complete dossiers van uw externe personeel
• U graag beschikt over een compleet dossier van uw externen: kopie paspoort, VOG verklaring, VAR verklaring etc. • De bewijslast omtrent het aantonen van rechtmatige inhuur van externe medewerkers lastig is te herleiden.
3. Inzicht in uw flexibele schil U wilt graag inzicht en grip hebben op uw flexibele schil. Continu inzicht hoeveel externe medewerkers uw organisatie inhuurt, de kosten die hiermee gemoeid zijn en de verwachtingen voor de eerstkomende maanden. Daarnaast vindt u het belangrijk inzicht te hebben in de typen externen die worden ingezet binnen de organisatie : payrollers, uitzendkrachten, detacheringskrachten, ZZP’ers. Op basis van deze analyse kunt u zichzelf de vraag stellen: kan ik eventueel een andere balans aanbrengen tussen deze groepen?
4. Verbeteren van het inkoopproces U beschikt over een groot aantal leveranciers of u beschikt over gespecialiseerde leveranciers en u hebt speciale contractafspraken over tarieven, gunning, levering, etc. gemaakt. U wilt dat deze afspraken worden nagekomen vanuit u, maar ook vanuit de leverancier. U wilt de afspraken uiteindelijk kunnen meten. Leveren mijn leveranciers wel op tijd, maar hebben ze mijn aanvraag ook wel op tijd ontvangen en heeft men daar wel op gereageerd? Kortom voldoen de leveranciers aan de afgesproken KPI’s. U wilt inkopen via verschillende distributiekanalen: bijvoorbeeld eerst via uw mobiliteitscentrum, daarna naar uw mantelcontractpartners en als die niet kunnen leveren via een marktplaatsprincipe.
5. Kostenreductie van externe inhuur Inhuur is bij veel organisaties één van de grootste kostenposten. Kostenbesparingen tot wel 20 tot 30% van de totale kosten van inhuur zijn mogelijk bij de inzet van tooling en de juiste wijze van inhuren via een eigen inhuurdesk of het inzetten van een Managed Service Provider.
nétive VMS B.V.
3/7
Het reduceren van het aantal leveranciers
6. Het reduceren van het aantal leveranciers Het kan zijn dat u in de loop der jaren een wildgroei aan leveranciers hebt verzameld. U wenst afspraken te maken met een beperkt aantal leveranciers en wilt er zeker van zijn dat binnen de gehele organisatie ingekocht wordt via de juiste kanalen. Een Vendor Management Systeem kan u hierbij digitaal ondersteunen.
7. Centraliseren van inhuur via een eigen inhuurdesk of het uitbesteden aan een Managed Service Provider (MSP) Veel organisaties kiezen ervoor om een interne inhuurdesk / flexcenter op te zetten met eigen medewerkers. De redenen om dit te doen zijn per organisatie verschillend. In veel gevallen is onafhankelijkheid een belangrijk argument. Steeds vaker ziet men dat wordt gekozen het hele proces omtrent de inhuur van externe medewerkers te outsourcen naar een derde partij die gespecialiseerd is in het inhuurproces en de contacten in de markt heeft. In Nederland zijn enkele tientallen zogenaamde Managed Service Providers actief die het gehele proces van inhuur uithanden nemen. De dienstverlening van de MSP’s is sterk afhankelijk van de vraagstelling van de opdrachtgever.
8. Verminderen van uw risico’s van inhuur van derden U huurt regelmatig ZZP’ers in en wilt geen onnodige risico’s lopen waardoor u mogelijk achteraf de rekening gepresenteerd krijgt. U wilt inzicht in de risico’s en u wilt de risico’s zoveel mogelijk beperken.
9. (Data) onafhankelijkheid en privacy Een Vendor Management Systeem voor inhuur beschikt over veel concurrentiegevoelige informatie: tarieven, CV’s, competenties, gerealiseerde uren, facturen en zeer belangrijke managementinformatie. Deze informatie mag niet bij de concurrent of bij andere leveranciers terecht komen. Nétive garandeert volledige data onafhankelijkheid. De data komt alleen bij de personen terecht die recht hebben op de gegevens en informatie.
nétive VMS B.V.
4/7
Verminderen van uw risico’s van inhuur van derden
10. U werkt met een Marktplaats, maar wil de vervolgstappen van het inhuurproces ook managen U hebt gekozen om uw inhuur te werven via het Marktplaats principe. Inmiddels zijn meerdere Marktplaatsen actief in de Nederlandse markt. De basis van deze marktplaatsen op het gebied van inhuur is bij allen hetzelfde. Echter, het Marktplaatsprincipe houdt op bij het contracteren van de externe. De verdere administratieve afhandeling (contracten, dossiers, uren en facturen) en het daadwerkelijke inzicht in de flexschil wordt verkregen met een Vendor Management Systeem.
11. Verminderen van de administratieve last bij het inhuren van extern personeel De administratieve last bij het inhuren van externen kan in sommige situaties heel intensief zijn. Niet alleen de uren en de facturatie zijn vaak erg belastend voor een organisatie, maar zelfs in het aanvraagproces (aanvraag, distributie naar leveranciers, ontvangen van cv’s) en het opstellen van een medewerkerdossier (kopie paspoort, geheimhoudingsverklaring, opdracht- en orderbevestigingen) zijn vaak handmatige administratieve handelingen die moeten worden uitgevoerd. Vaak liggen deze handelingen ook nog eens verspreid over verschillende afdelingen. Door middel van de inzet van een VMS wordt het opzetten en completeren van een medewerkerdossier digitaal ondersteund.
12. Integratie met uw bestaande IT landschap U beschikt al over een ERP applicatie (bijvoorbeeld ORACLE, SAP, AFAS etc) om het inkoopproces te ondersteunen. Delen van het proces van inhuur worden hier al door ondersteund. U wilt graag uw ERP systeem behouden en uw data consistent houden met uw ERP systeem, maar toch gebruik kunnen maken van gespecialiseerde tooling om het inhuurproces in alle facetten te ondersteunen. Dit kan met gecertificeerde VMS tooling naar bijvoorbeeld SAP. U behoudt uw stamdata in uw ERP pakket en doet alle gespecialiseerde handelingen rondom inhuur in uw VMS tooling. De VMS tooling zorgt voor de consistentie van data naar uw ERP pakket.
nétive VMS B.V.
5/7
Kostenreductie van externe inhuur
13. Zelf eenvoudig aan te passen tooling om uw inhuurproces te managen U wilt een oplossing die binnen enkele weken werkt. Waar geen programmeerwerk aan te pas komt. U wilt zelf aan de knoppen kunnen draaien om zaken anders in te richten. U wilt uw eigen systeem branden met uw eigen manier van communicatie, uw eigen look and feel en de workflow die in uw organisatie van toepassing is.
14. Managementrapportages Binnen uw organisatie is een groot aantal verschillende rapportages beschikbaar met betrekking tot de operationele en financiële aspecten van de inhuur van externen. Deze informatie dient over het algemeen handmatig te worden samengevoegd en wordt opgesteld door de leveranciers. Flexibiliteit op het gebied van de inhoud, de lay-out en de weergave van de managementrapportages. Door de inzet van een VMS worden de gegevens in één systeem opgeslagen. Daardoor is het mogelijk geconsolideerde rapportages te genereren, deze zijn door uzelf qua inhoud, lay-out en weergave eenvoudig aan te passen. Daarnaast is het mogelijk de data op verschillende manieren te exporteren zodat de gegevens bewerkt kunnen worden.
15. Werving en selectie externe inhuur Het werving en selectie proces omtrent de inhuur van externen is zeer arbeidsintensief en u heeft vaak geen compleet overzicht omtrent de soft- en hardskills van de externe medewerker. Door het ontbreken van dit inzicht is de kwaliteit van de externe medewerker niet altijd zoals verwacht. Door de inzet van een VMS bent u in staat op een eenvoudige wijze inzicht te krijgen in de soft- en hardskills van de voorgestelde kandidaten en het niveau. U kunt op basis van de rating vooraf een goede selectie maken. Hierdoor wordt het mogelijk gemaakt de kwaliteit van de ingehuurde externe medewerkers te verhogen.
nétive VMS B.V.
6/7
Force
2
nétive
Cloud Edition
VMS
Nétive VMS B.V. Patrijsweg 20 2289 EX Rijkswijk DOSSIER
Force
2
nétive
VMS
UREN
telefoon 015 - 251 18Force 40
Cloud e-mail
[email protected] Edition
2
nétive
Force
Cloud Edition
VMS
Twitter www.twitter.com/netive YouTube www.youtube.com/netivevms
2
nétive
FACTUUR
Cloud Edition
VMS
Force
2
nétive
RAPPORTAGE
Cloud Edition
VMS
KvK 27258732 Force
2
nétive
VMS
BTW nr NL8120.99.771.B01 Force
Cloud Edition DOSSIER
2
nétive
VMS
Force
Cloud Edition UREN
2
nétive
VMS
Force
Cloud Edition FACTUUR
2
nétive
VMS
Cloud Edition
RAPPORTAGE
