www.asknetive.nl
Een Introductie van Vendor Management Software voor Finance managers
Over Nétive VMS BV Nétive VMS BV helpt bedrijven en organisaties in zakelijke dienstverlening en overheid om het gehele inhuur en administratie traject van flexibele arbeid te digitaliseren en automatiseren, teneinde directe- en indirecte kostenbesparingen te realiseren. Daarnaast helpen wij ook MSP’s hun klanten beter te bedienen. Een greep uit de vele gebruikers van de Vendor Management Software
Welkom! Hartelijk dank voor het downloaden van de Introductie van Vendor Management Software voor Finance managers. Dit gratis white paper is speciaal ontwikkeld om u, financieel manager, te helpen bij het kiezen van het juiste VMS voor uw organisatie.
Waarom Ask Nétive? Ons team van IT-ontwikkelaars en HR-specialisten heeft gezamenlijk meer dan 20 jaar ervaring in de uitzendbranche. In de loop der tijd hebben wij alle belangrijke uitdagingen op flexgebied meegemaakt en deze stuk voor stuk tot een goed einde gebracht. Om u een voorbeeld te geven: de vraag of u als organisatie wel voldoet aan de Nederlandse wet- en regelgeving kan van bedrijfskritisch belang zijn. Daarom nemen wij die zorg graag van u over.
Wij houden alle ontwikkelingen bij de overheid en in de flexmarkt voortdurend in de gaten en bepalen wat de implicaties hiervan voor u zijn. Omdat wij steeds een vinger aan de pols houden, kunnen wij proactief voor oplossingen zorgen. Een organisatie die goed geïnformeerd en goed voorbereid is, kiest veel gemakkelijker het VMS dat voor hen het meest geschikt is. De implementatie van het VMS verloopt daardoor veel sneller en soepeler.
In dit white paper bespreken wij de belangrijkste financieel-administratieve kwesties die een rol spelen bij het kiezen van een VMS voor uw organisatie en we vertellen u hoe we zo’n kwestie aanpakken. Als u vragen heeft over een willekeurige VMS-kwestie in dit white paper, of over vendor management in het algemeen, neem dan gerust contact met ons op – vraag het Nétive. Wij helpen u graag.
Patrick Tiessen, Nétive, Directeur-eigenaar
Een Introductie van Vendor Management Software voor Finance managers | www.asknetive.nl
2
Wat moet een VMS voor u doen? Wij begrijpen uw verantwoordelijkheden als financieel manager. Uw belangrijkste zorg is om een VMS te vinden dat zo naadloos mogelijk integreert in uw bestaande financiële rapportagesystemen. U heeft een VMS nodig dat volledig is afgestemd op uw financiële processen, op de Nederlandse wet- en regelgeving, en op de voorschriften voor rapportage en toezicht. U wilt bovendien dat uw VMS zo flexibel is dat u financiële rapportages op maat kunt maken, leveranciers kunt vergelijken en uw kosten goed kunt beheersen. Daarnaast wilt u op kwantificeerbare wijze kosten besparen. U wilt de autorisatie beheren en u wilt direct kunnen ingrijpen als dat nodig is. Kortom, u wilt ‘real-time’ inzicht in alle financiële gegevens die te maken hebben met het inhuren van flexibele arbeidskrachten. De vele verschillende schakels (persneelszaken, inkoop, inhurende manager, financiële afdeling, leveranciers en flexmedewerkers kunnen u zorgen geven over autorisatiestructuren. In onze ogen moet een VMS over een volledige audittrail beschikken. Het bereiken van overeenstemming met alle betrokkenen over een dergelijke oplossing, kan ingewikkeld zijn en enorm veel tijd in beslag nemen. Dus waar kunt u het best beginnen? Om u hierbij te helpen geven we in dit document een overzicht van de meest belangrijke kwesties die bij het kiezen van een VMS aan de orde komen.
Nétive VMS: de flexwerk management specialisten U weet als geen ander dat het bij het kiezen van een VMS niet alleen om de software gaat. De ervaring die de softwareaanbieder met de verschillende flexwerkprocessen heeft, is minstens even belangrijk. U zoekt daarom een leverancier die niet alleen begrijpt dat bij flexwerkprocessen verschillende disciplines betrokken zijn met elk hun eigen behoeftes, maar daar ook praktische ervaring mee heeft. Meer dan 20 jaar ervaring in uitzendbranche en softwareontwikkeling Ons team bestaat uit HR-specialisten en ICT-engineers met zo’n 20 jaar ervaring bij gerenommeerde flexspelers als Kelly Services en Manpower. Onze experts hebben dus alle ontwikkelingen in de uitzendbranche meegemaakt. In 2003 hebben zij hun krachten gebundeld in Nétive VMS B.V. Volledig afgestemd op de Nederlandse wet- en regelgeving De uitzendbranche staat niet stil. Ontwikkelingen volgen elkaar snel op en de wet- en regelgeving speelt daarop in. Wij zijn altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en wij verdiepen ons in de gevolgen hiervan voor onze cliënten en onze software, zodat wij eventuele problemen kunnen oplossen. Op het moment dat de veranderingen worden doorgevoerd, zijn wij – en bent u – volledig voorbereid. Nétive is helemaal onafhankelijk Wij vinden dat een goed VMS u niet mag dwingen om van een bepaalde leverancier gebruik te maken. U wilt immers vrij zijn in uw keuze. Wij zijn en blijven volledig onafhankelijk van welke leverancier van tijdelijk werk dan ook.
Als u met ons over deze onderwerpen van gedachten wilt wisselen, dan kan dat altijd, en het verplicht u tot niets.
3
100% compliance Omdat de flexbranche zo dynamisch is, zijn wetten en regels op het gebied van flexibele arbeid voortdurend aan veranderingen onderhevig. Wij vinden dat een goed VMS volledig afgestemd zou moeten zijn op deze wetten en regels rondom inhuur (bijvoorbeeld de Wet Flexibiliteit en Zekerheid), en bovendien aangepast moet worden zodra er veranderingen worden doorgevoerd (denk bijvoorbeeld aan CAO wijzigingen). Dit geeft niet alleen mogelijkheden tot besparen, maar ook zekerheid dat men voldoet aan alle regels zonder dat er mogelijke boetes worden opgelegd. Dat biedt zekerheid, niet alleen in uw eigen organisatie, maar ook voor uw leveranciers en flexmedewerkers. Maar een goed VMS houdt rekening met meer kwesties omtrent de naleving van interne- en externe regelgeving, zoals bijvoorbeeld:
• Voorkomen van fraude: door toepassing van validatie binnen een elektronisch werkurenbriefje tijdens het invullen, wordt ook voorkomen dat flexmedewerkers uren proberen te declareren waar ze geen recht op hebben. Door het elektronisch accorderen van werkbriefjes verplicht te stellen in het proces, wordt ook autorisatiefraude uitgesloten.
• Data onafhankelijkheid: een Vendor Management Systeem voor inhuur beschikt over veel concurrentiegevoelige informatie: aanvragen, kandidaten, tarieven, CV’s, competenties, gerealiseerde uren, facturen en zeer belangrijke managementinformatie. Deze informatie mag niet bij de concurrent of bij andere leveranciers terecht komen. Nétive garandeert volledige data onafhankelijkheid. De data komt alleen bij de personen terecht die recht hebben op de gegevens en informatie. • Correcte afdracht aan de fiscus: tegenwoordig is de uitlener ook verantwoordelijk voor de correcte afdracht van sociale lasten en belastingen aan de fiscus. Maar als inlener kunt u er niet altijd vanuit gaan dat de uitlener deze zaken keurig afhandelt. Een navordering van de fiscus op de inlener kan het vervelende gevolg zijn. Een VMS kan een rol spelen in het verminderen van deze risico’s door het vastleggen en controleren van de afdracht door de uitlener. • U kunt in de Digidoc-module hun CV, VOG verklaringen, ID-bewijs, VAR verklaringen en geheimhoudingsverklaring opslaan. Zo kunt u deze vertrouwelijke gegevens nooit kwijtraken en zijn ze toch op elk moment op te vragen door geautoriseerde personen. De applicatie signaleert documenten die niet meer geldig zijn. De eigenaar van het document wordt gemaand om een nieuw document aan te leveren. • Een VMS dient ook te werken met zogenaamde audittrails. De applicatie dient de gegevens op een zodanige wijze vast te leggen dat de verwerkingsresultaten achteraf door de accountantsdienst kunnen worden gecontroleerd. Voor een VMS betekent dit de audittrail van de aanvraag, de distributie, de kandidaat, de contracten, het digitaal dossier, de uren en de facturatie. Alle stappen worden tot op de seconde geregistreerd met daarbij de verwerker.
Een Introductie van Vendor Management Software voor Finance managers | www.asknetive.nl
4
Aanzienlijke kostenbesparingen Iedereen maakt weleens een fout of ziet iets over het hoofd. Zeker bij een bewerkelijke administratie als van het flextraject met zijn stroom van aanvraagformulieren, werkbriefjes en facturen.
• U kunt allerlei financiële informatie zichtbaar maken. Zo kunt u betrouwbare kostenprognoses opstellen en het kostenbewustzijn binnen uw organisatie vergroten. Ook dat levert u aanzienlijke kostenbesparingen op.
We weten allemaal dat het oplossen van dit soort problemen vooral op het bord van de financiële afdeling terechtkomt. Niet alleen kunnen zij hun tijd en expertise beter gebruiken, het kost u bovendien geld. Dat vinden wij zonde. Daarom is ons VMS zo ontwikkeld dat faalkosten tot een minimum worden beperkt.
• Factuurcontrole tussen leverancier en inlener kan met de implementatie van een VMS worden uitgefaseerd doordat er geen verschillen meer kunnen bestaan tussen uren en declaraties in het VMS en de backoffice systemen van de leveranciers.
Enkele voorbeelden van kostenbesparingen:
• Met het automatiseren, valideren en volledig elektronisch verwerken van werkbriefjes met behulp van een VMS wordt het percentage foutieve werkbriefjes teruggebracht tot bijna 0%. Een VMS kan automatisch de correctiefactuur verzorgen. Hierdoor dalen de kosten per af te handelen correctiefactuur. Daarnaast vervalt het uitzoeken van de combinaties tussen inkooporders, werkbriefjes en facturen.
• Vaak heeft u als inlener een raamovereenkomst met leveranciers. Toch wordt er binnen uw organisatie ook vaak flexibele arbeid ingekocht bij andere leveranciers. Deze vorm van ongeoorloofd inkopen (maverick buying) wordt door implementatie van een VMS teruggebracht tot een minimum. Het margeverschil tussen een standaardleverancier binnen de raamovereenkomst en een leverancier buiten de raamovereenkomst is een directe besparing.
• Het vendor management systeem is gestroomlijnd: per leverancier ontvangt u bijvoorbeeld maar één factuur per maand voor alle inleenkrachten ongeacht hun aantal. Dat is een behoorlijke efficiencyverbetering waarmee u ook weer kosten bespaart. • Werkt u met een Managed Service Provider (MSP) of een intern flexcenter dan is het eventueel ook mogelijk om met geconsolideerde facturen te werken. Dit kan het aantal facturen voor u als inhurende organisatie nog verder reduceren
5
Volledig afgestemd op de Nederlandse wet- en regelgeving
Configuratie: past altijd in uw organisatie
Nétive VMS voldoet voor 100% aan alle Nederlandse wet- en regelgeving voor het inhuren van flexibele arbeidskrachten. Deze unieke eigenschap is van kritiek belang voor uw VMS:
Veel organisaties merken hoe lastig het kan zijn om systemen feilloos op elkaar af te stemmen. Dat geldt zeker bij een bewerkelijk traject als het inleenproces. Daarom ondersteunt ons VMS het hele inleenproces over alle schakels die hierbij betrokken zijn. Van inkoop, personeelszaken, de inhurende manager tot aan de financiële afdeling.
• U hoeft niet meer zelf uit te zoeken welke CAO aanpassingen voor uw branche gelden. Prijsaanpassingen kunnen (met één druk op de knop) met terugwerkende kracht worden doorgevoerd. Dit levert uw organisatie flinke tijd- en kostenbesparingen op. • Uw organisatie heeft dankzij de rechtmatigheid van Nétive VMS een uitzonderingspositie bij uitzend- en detacheringsorganisaties. Dit kan een gunstige factor zijn bij prijsonderhandelingen aangezien veel organisaties ook op Nétive technisch zijn aangesloten. Urenbriefjes en facturen worden automatisch uitgewisseld. • Door de invoer van de Wet op Flexibiliteit en Zekerheid hebben flexmedewerkers meer recht op zekerheid van de uitzendorganisaties. Naarmate een flexmedewerker langer in dienst is, stijgt deze in fase. Daarmee wordt het recht op zekerheid groter. Een geschikt VMS is in staat om het stijgen naar een hogere fase van te voren te signaleren, waardoor de inlener in staat is een gerichte keuze te maken om het contract voor de desbetreffende medewerker al dan niet voort te zetten.
Het systeem is flexibel en gebruiksvriendelijk en kan worden geconfigureerd naar de specifieke behoeften van verschillende gebruikers.
Rapportages in een handomdraai Wij vinden dat een goed VMS meer mogelijkheden zou moeten bieden dan alleen het automatiseren van het inhuurtraject. Als u alle gegevens die u en de andere gebruikers in het systeem invoeren aan elkaar kunt koppelen, worden de mogelijkheden oneindig veel groter. Zo kunt u bijvoorbeeld uitstekend real-time rapportages maken, die u een schat aan managementinformatie opleveren. In één oogopslag kunt u zien in welke perioden u welke kosten heeft gemaakt voor inhuur en welke kosten u nog kunt verwachten. Het systeem kan ook de prestaties (response en doorlooptijden en vervullingspercentage) en de tarieven van de verschillende bureaus benchmarken en op basis daarvan de afgesproken KPI’s meten. Met deze gegevens kunt u een ‘bonus-malus’ toepassen op het inhuren van flexibele arbeid zodat u kostenefficiënter kunt werken.
Een Introductie van Vendor Management Software voor Finance managers | www.asknetive.nl
6
Naadloze integratie in uw organisatiestructuur In uw organisatie draaien al de nodige informatiesystemen. Daarom moet een VMS eenvoudig gekoppeld kunnen worden aan de andere informatiesystemen die in uw organisatie worden gebruikt. Alleen op die manier integreert het VMS naadloos in uw organisatiestructuur en past het perfect in uw IT-landschap. Afgezien van een versoepeling van het informatieproces levert u dit nog allerlei extra voordelen op. U wilt uw VMS bijvoorbeeld integreren met rapportagetools zoals Business Objects of Crystal Reports. Zodra er dan een flexaanvraag wordt geplaatst, kunt u bijvoorbeeld gegevens over kostenplaatsen en budgetten laden om te zien of er wel voldoende budget aanwezig is. Als dat niet het geval is, dan wordt de flexaanvraag automatisch geblokkeerd. Tevens bieden wij een gecertificeerde koppeling met SAP waardoor de integriteit van uw ERP processen is geborgd. Stamdata kan worden uitgewisseld zodat u deze alleen binnen uw SAP systeem hoeft te onderhouden. Verder bieden wij de mogelijkheid om inkooporders, uren en facturen electronisch uit te wisselen. Voor meer informatie verwijzen wij u naar onze SAP partner: www.thenextflex.nl.
Inzicht in het volledige inleentraject Als uw organisatie veel flexmedewerkers inhuurt, kan het lastig zijn om een betrouwbaar beeld te krijgen van aantallen en kosten. Een VMS kan uw inzicht in het hele inleenproces aanzienlijk vergroten. Om te beginnen kunt u heel snel nagaan of er binnen uw eigen organisatie medewerkers voor tijdelijke vacatures ingezet kunnen worden. Dat is natuurlijk de meest eenvoudige kostenbesparing. U kunt Nétive VMS ook een overzicht laten maken van het totaal aantal flexmedewerkers in uw organisatie. Zo kunt u zien welke flexwerkers op welke afdelingen werken en in welke functies, welke afdelingen de meeste flexwerkers gebruiken en of er pieken zijn in het gebruik van flexwerkers. Wij vinden het belangrijk dat u essentiële gegevens over leveranciers en flexmedewerkers op kunt slaan en direct zichtbaar te maken. Zo kunt u op elk gewenst moment prestaties en kosten van bureaus en flexmewerkers met elkaar vergelijken. Benchmarks als deze leveren ook behoorlijke kostenbesparingen op.
7
Nétive VMS: de belangrijkste Finance en Administratie aspecten Wij zetten de belangrijkste eigenschappen van Nétive VMS nog even voor u op een rij:
• Industrie expertise: ons VMS is ontwikkeld door HR- en IT-specialisten met 20 jaar ervaring in de flexbranche. Wet- en regelgeving: Nétive VMS is volledig afgestemd op de Nederlandse wet- en regelgeving voor flexwerk.
• SaaS: Het Nétive VMS is een Cloud/SaaS-oplossing. U hoeft dus geen software aan te schaffen met dure licenties. • Configuratie: Nétive VMS is flexibel en gebruiksvriendelijk; technische ondersteuning en training zijn niet nodig.
• Communicatie: Het VMS vergroot de efficiëntie van het flexproces en verbetert de communicatie tussen de betrokken partijen. • Kostenbesparing: Een VMS digitaliseert en automatiseert het gehele flex traject en kan zo tot 30% aan directe- en indirecte kostenbesparingen realiseren. • Rapportages: U kunt de prestaties en tarieven van de verschillende bureaus benchmarken en op basis daarvan KPI’s opstellen. • End-to-end ondersteuning: De probleemloze integratie van het VMS versoepelt het gehele informatieproces in uw organisatie. • Integratie: Nétive VMS kan eenvoudig gekoppeld worden aan andere informatiesystemen in uw organisatie.
Als u een toelichting wilt op de diverse mogelijkheden van Nétive VMS, of als u meer wilt weten over vendor management, neemt u dan contact op met een van onze accountmanagers op 015 – 251 18 40.
Een Introductie van Vendor Management Software voor Finance managers | www.asknetive.nl
