Een goed personeelsdossier 0

Een goed personeelsdossier |

0

Tweede druk:

| mei 2015

Ontwerp en opmaak:

| The People Company Woensdrecht

Tekstbewerking:

| Jos van Calsteren

Uitgever:

| Jos van Calsteren, The People Company Woensdrecht

© 2015 Jos van Calsteren / The People Company Woensdrecht Behoudens uitzondering door de wet gesteld, mag zonder schriftelijke toestemming van de rechthebbende(n) op het auteursrecht, c.q. de uitgever van deze uitgave door de rechthebbende(n) gemachtigd namens hem (hen) op te treden, niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt doormiddel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins hetgeen ook van toepassing is op de gehele of gedeeltelijke bewerking. De uitgever is met uitsluiting van ieder ander gerechtigd de door derden verschuldigde vergoedingen voor kopiëren, als bedoeld in art. 17 lid 2. Auteurswet 1912 en in het KB van 20 juni 1974 (Stb. 351) ex artikel 16b., te innen en/of daartoe in en buiten rechte op te treden.


1

E-book

Een goed personeelsdossier Hoe doe je dat?


2

Inhoudsopgave Inleiding ...................................................................................................... 4 Doelen van het personeelsdossier ................................................................... 5 Een personeelsdossier heeft meerdere doelen: .............................................. 5 Personeelsdossier op papier of elektronisch? .................................................... 6 Het papieren personeelsdossier ...................................................................... 6 Wat moet er in het papieren personeelsdossier? ............................................ 6 Voorblad personeelsdossier. ........................................................................ 7 Het elektronische personeelsdossier ................................................................ 8 Wat moet er in het elektronische personeelsdossier? ...................................... 8 Bestandsformaat........................................................................................ 8 Omgaan met personeelsdossiers ..................................................................... 8 Hoe lang moet je stukken bewaren? ............................................................. 8 Waar moeten papieren personeelsdossiers bewaard worden? .......................... 9 Scheiding personeelszaken en salarisadministratie. ........................................ 9 Hoe moeten elektronische personeelsdossiers opgeslagen worden? .................. 9 Documenten uit het personeelsdossier halen. ............................................... 10 Bijlage: voorbeeld van een Voorblad Personeelsdossier .................................... 11


3

Inleiding Het personeelsdossier is de basis van uw personeelsadministratie, daarmee vertel ik u waarschijnlijk niets nieuws. Het personeelsdossier is op een aantal punten afwijkend van andere dossiers zoals projectdossiers en financiële dossiers en verdient daarom een eigen handleiding. In de praktijk van het MKB blijkt er niet altijd even efficiënt en correct omgesprongen te worden met personeelsdossiers. Logisch, meestal is het de oprichter van het bedrijf die bij het aannemen van zijn eerste werknemer zou moeten beginnen met het eerste personeelsdossier. En meestal zijn oprichters van groeiende bedrijven vooral goed in hun vak, en dat is meestal niet administratie of archivering. Overigens geldt dat vaak ook voor personeelsmedewerkers. Die zijn liever met mensen bezig dan met papier. Toch is het goed bijhouden van personeelsdossiers een absolute noodzaak. Als naslagwerk voor de medewerker, voor personeelszaken en voor de leidinggevenden. Maar zeker ook indien de gang naar de rechter gemaakt moet worden, en dat hoeft heus niet alleen voor een ontslag te zijn. Een goed personeelsdossier voorkomt discussies met uw personeel, beperkt uw risico’s en vermijdt “verborgen personeelskosten”. Om maar niet te spreken van naheffingen van de belastingdienst of loonsancties van het UWV. In dit E-book vindt u een praktische handleiding voor uw personeelsdossiers waar u zeker uw voordeel mee kunt doen. Voor vragen en suggesties kunt u zich uiteraard tot mij richten: [email protected] of 06-50598271. Om uw actuele praktische kennis op personeelsgebied up-to-date te houden kunt u regelmatig mijn website www.josvancalsteren.nl bezoeken, en, als u dat niet al heeft gedaan, uzelf abonneren op mijn maandelijkse nieuwsbrief. Veel succes!

Ossendrecht, mei 2015 Jos van Calsteren

NB. Ik gebruik in mijn teksten omwille van de leesbaarheid alleen de mannelijke persoonsvorm. Maar daar bedoel ik natuurlijk ook vrouwen mee.


4

Doelen van het personeelsdossier Een personeelsdossier heeft meerdere doelen:  Het is een naslagwerk voor personeelszaken: “wat hadden we hier nu precies over afgesproken bij zijn aanname”, “hoe is de salarisprogressie van deze medewerker tot nu toe geweest”, “wat zijn nu precies zijn pensioenaanspraken” enz.  Het is een naslagwerk voor de leidinggevende en de directie: “is hij hier nooit eerder op aangesproken”, “hoe heeft mijn voorganger hem beoordeeld op dit punt”.  Soms ook wil de accountant of de belastingdienst in het personeelsdossier kijken, bijvoorbeeld naar de kopie van het identiteitsbewijs. Bij langdurige ziekte moet u misschien aan het UWV aantonen dat u aan alle vereisten van de Wet Poortwachter heeft voldaan.  Een zeer belangrijk maar soms vergeten doel van het personeelsdossier is dat het de belangrijkste bron van informatie is bij rechtszaken tegen de werknemer. Daar wil je natuurlijk niet teveel bij stilstaan op het moment dat je iemand aanneemt, maar het is toch nodig daar meteen al rekening mee te houden. Achteraf een dossier opbouwen kost enorm veel extra tijd, is bijna nooit volledig en daardoor vaak eenzijdig. Overigens zijn er meer rechtszaken tegen werknemers dan alleen ontslagzaken, denk bijv. ook aan door een werknemer veroorzaakte schade, loonvorderingen of pensioenaanspraken.


5

Personeelsdossier op papier of elektronisch? Veel bedrijven hebben tegenwoordig voor elke medewerker twee personeelsdossiers: één op papier en één elektronisch. Als u goede faciliteiten heeft voor het scannen van documenten is een elektronisch dossier erg handig. Zeker als meerdere mensen er inzage in moeten hebben. Ik behandel ze hieronder beide.

Het papieren personeelsdossier Wat moet er in het papieren personeelsdossier?  een kopie van een identiteitsbewijs waaruit de nationaliteit van de werknemer blijkt. Dus geen rijbewijs. U moet de kopie zelf maken vanaf het origineel en op de kopie schrijven: “Door mij persoonlijk gekopieerd vanaf het origineel op datum….” gevolgd door uw naam en handtekening. U wordt overigens geacht de echtheid van een identiteitsbewijs aan de hand van de echtheidskenmerken te kunnen controleren, zie deze link.  de sollicitatiebrief, het CV, kopieën van diploma’s van de belangrijkste opleidingen (liefst door u zelf gemaakt vanaf het origineel) en de gespreksverslagen van de sollicitatiegesprekken. Reden: liegen tijdens sollicitatie of valse diploma’s laten zien kan reden voor ontslag zijn, maar dan moet u dat wel aan kunnen tonen.  de aanstellingsbrief, ook wel bevestiging dienstverband genoemd. In een goede tekenprocedure voor de arbeidsovereenkomst met nieuw aangenomen personeel heeft deze brief een belangrijke plaats. In een volgend e-book meer hierover.  de getekende arbeidsovereenkomst.  alle eerdere getekende arbeidsovereenkomsten (o.a. vanwege eventuele pensioenaanspraken)  alle correspondentie met betrekking tot de pensioenregeling, zeker wijzigingen daarin. Communiceer wijzigingen in de pensioenregeling dus niet alleen mondeling of per email maar altijd (ook) per gewone brief.


6





 





alle andere overeenkomsten met de werknemer. Bijvoorbeeld over auto van de zaak, een variabele beloning of bonusregeling, eigen aansprakelijkheid voor veroorzaakte schade enz. Alleen de laatste en de voorlaatste versie van deze overeenkomsten bewaren is genoeg. het door de werknemer getekende functieprofiel of functiebeschrijving. Het is handig om in de arbeidsovereenkomst alleen de functienaam te vermelden, en de functie goed te omschrijven in een apart functieprofiel. Dit functieprofiel wordt dan elk jaar geüpdate of in elk geval bekrachtigd. Zodoende ligt altijd vast welke taken de werknemer in elk geval behoort te doen en wat zijn bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn. door de werknemer “voor gezien” getekende originele formulieren van beoordelings- en functioneringsgesprekken. Als de leidinggevende gedurende het jaar aantekeningen maakt specifiek over een medewerker die hij/zij voor de beoordeling gebruikt (aanbevolen!), dan ook een kopie daarvan. gegevens over ziekteverzuim zitten vaak in een aparte ziekteverzuimregistratie. Zo niet dan kan een apart blad in het personeelsdossier worden opgenomen waarop u de data van ziek- en betermeldingen plus eventuele bijzonderheden noteert. Zodra de arbodienst wordt ingeschakeld (meestal bij verzuim van meer dan 2 weken) bewaart u alle correspondentie daarmee (incl. Probleemanalyses, Plannen van Aanpak, 8e en 42ste weekmeldingen enz. in het personeelsdossier. Let op: medische gegevens mogen niet in het personeelsdossier. U mag daar officieel niet eens naar vragen dus u mag ze zeker niet noteren en in het personeelsdossier opslaan. Gespreksverslagen van correctiegesprekken, waarschuwingsgesprekken enz. En uiteraard de na een waarschuwingsgesprek aangetekend verstuurde waarschuwingsbrief, met het door de werknemer getekende ontvangstbewijs (zgn. HVO: Handtekening Voor Ontvangst). Zo hoeft u bij disfunctioneren geen “dossieropbouw” te gaan doen, het dossier is er dan altijd.

Voorblad personeelsdossier. Het is handig om als eerste pagina van het personeelsdossier een voorblad/inhoudsopgave op te nemen waarop de vaste onderdelen van het dossier vermeld zijn. Hierop dan bij elk onderdeel de datum noteren van het document wat in het dossier gedaan wordt. Voor functieprofielen en beoordelingsformulieren dus ruimte houden voor veel datums! Achterin dit E-book treft u een voorbeeld van een Voorblad personeelsdossier aan.


7

Het elektronische personeelsdossier Wat moet er in het elektronische personeelsdossier? Heeft u de mogelijkheid van elektronische personeelsdossiers, dan is het simpel: sla gewoon alles wat met een medewerker te maken heeft erin op. Dus correspondentie (emails!), gespreksverslagen, declaraties, salarismutaties, salarisstroken en alles wat hierboven genoemd is bij het papieren dossier. Nogmaals: medische gegevens mogen niet in het personeelsdossier.

Bestandsformaat. Gebruik voor de documenten in het elektronische personeelsdossier een bestandsformaat dat over vele jaren ook nog steeds geopend kan worden, bijv. PDF. Voor uw email, database, tekstverwerking of spreadsheet gebruikt u over 5 of 10 jaar misschien wel hele andere software dan u nu doet en dan is het maar de vraag of die nieuwe software uw oude documenten nog kan openen. De laatste jaren speelde dit vooral bij email.

Omgaan met personeelsdossiers Hoe lang moet je stukken bewaren? In tegenstelling tot andere dossiers waar vaak een bewaartermijn van 5 of 7 jaar voor geldt, is het verstandig om personeelsdossiers te bewaren tot minimaal twee jaar na het einde van het dienstverband van de medewerker. En als u het personeelsdossier daarna gaat opruimen, dan is mijn advies: haal alle documenten met betrekking tot pensioen eruit en bewaar die voor onbepaalde tijd, of (als u die weet) tot een jaar na de overlijdensdatum van de werknemer. Dat is niet wettelijk vastgelegd, maar voor het eigen bedrijfsbelang. Het zal niet de eerste keer zijn dat de erfgenamen van een overleden medewerker aanspraak proberen te maken op vermeende pensioenrechten.


8

Waar moeten papieren personeelsdossiers bewaard worden? Op één centrale plaats in het bedrijf. Meestal is dat op de personeelsafdeling of bij de directie. Personeelsdossiers horen in een afgesloten kast in een kamer die buiten kantooruren ook op slot gaat. Zorg dat ook de schoonmakers er niet bij kunnen! Leidinggevenden hebben vaak kopieën van sommige documenten (bijv. beoordelingen) die ook in het personeelsdossier zitten. Zie erop toe dat ook deze goed in een kast achter slot zitten. U bent er wettelijk (Wet op de Privacy) verantwoordelijk voor dat de privacy van de werknemer deugdelijk gewaarborgd wordt.

Scheiding personeelszaken en salarisadministratie. Wat grotere bedrijven laten hun salarisadministratie vaak niet door de afdeling Personeelszaken doen maar door de afdeling Administratie of Boekhouding. Daar is zeker iets voor te zeggen, de aard van het werk past er beter en men heeft er meer kennis van belastingen e.d. Ook vanuit oogpunt van functiescheiding heeft een scheiding tussen het initiëren en het uitvoeren van betalingen de voorkeur. In dat geval is het handig of nodig om salarisdossiers apart te houden van personeelsdossiers. Zorg dan wel dat uw personeelsmedewerker(s) gemakkelijk toegang hebben tot de salarisdossiers. Omgekeerd is meestal minder nodig.

Hoe moeten elektronische personeelsdossiers opgeslagen worden? Zorg dat de toegang tot de elektronische personeelsdossiers goed afgeschermd is, het gaat immers om vertrouwelijke informatie. Denk daarbij ook aan uw ICT-personeel, vaak vergt het extra maatregelen om zaken voor hen af te schermen. De beste optie is vaak om de bestanden te versleutelen (“encrypten”) en de ontsleutelcode (vaak in de vorm van een zgn. token) alleen aan de personeelsmedewerkers te geven. Is er maar één personeelsmedewerker dan heeft meestal de directeur ook de ontsleutelcode. In HR-informatiesystemen is vrijwel altijd de mogelijkheid van een elektronisch personeelsdossier aanwezig. Maar voordat u dat gaat gebruiken is het goed met uw leverancier te bespreken hoe de beveiliging geregeld is en wie van zijn medewerkers er bij kunnen.


9

Documenten uit het personeelsdossier halen. Haal nooit zomaar documenten voor langere tijd uit het dossier. Doe er dan in elk geval een A4-tje voor in de plaats met daarop wie op welke datum welk document heeft meegenomen, en noteer de datum waarop de betreffende persoon het document terug zal brengen op dat A4-tje én in uw agenda. Ook als het de directeur is die iets meeneemt. Een kopie van het document maken werkt ook, maar vraag ook dan de kopie op een afgesproken datum terug en vernietig deze. Ga bij elektronische personeelsdossiers geen bestanden mailen o.i.d. maar maak zelf een afdruk en behandel deze als de papieren kopie (terugvragen dus!). Elk document in een personeelsdossier is immers per definitie vertrouwelijk.


10

Bijlage: voorbeeld van een Voorblad Personeelsdossier Personeelsdossier van VERTROUWELIJK! Documentnaam Gewaarmerkte kopie van identiteitsbewijs Sollicitatiebrief Verslag tweede sollicitatiegesprek Aanstellingsbrief (getekend door medewerker) Kopie van diploma Kopie van diploma Arbeidsovereenkomst Arbeidsovereenkomst Arbeidsovereenkomst Arbeidsovereenkomst Overeenkomst auto van de zaak (incl. leaseovereenk.) Overeenkomst variabele beloning Studieovereenkomst Studieovereenkomst Verslag correctiegesprek Verslag waarschuwingsgesprek Brief waarschuwingsgesprek met HVO Getekend formulier beoordelingsgesprek Getekend formulier functioneringsgesprek Getekend functieprofiel Getekend formulier beoordelingsgesprek Getekend formulier functioneringsgesprek Getekend functieprofiel Getekend formulier beoordelingsgesprek Getekend formulier functioneringsgesprek Getekend functieprofiel Getekend formulier beoordelingsgesprek Getekend formulier functioneringsgesprek Getekend functieprofiel Datums met potlood invullen!

Datum van document

Documentnaam

Datum van document

Curriculum vitae Verslag eerste sollicitatiegesprek Verslag arbeidsvoorwaardengesprek Pensioenreglement (getekend voor ontvangst) Kopie van diploma Kopie van diploma Arbeidsovereenkomst Arbeidsovereenkomst Arbeidsovereenkomst Arbeidsovereenkomst Overeenkomst auto van de zaak (incl. leaseovereenk.) Overeenkomst variabele beloning Studieovereenkomst Studieovereenkomst Verslag correctiegesprek Verslag waarschuwingsgesprek Brief waarschuwingsgesprek met HVO Getekend formulier beoordelingsgesprek Getekend formulier functioneringsgesprek Getekend functieprofiel Getekend formulier beoordelingsgesprek Getekend formulier functioneringsgesprek Getekend functieprofiel Getekend formulier beoordelingsgesprek Getekend formulier functioneringsgesprek Getekend functieprofiel Getekend formulier beoordelingsgesprek Getekend formulier functioneringsgesprek Getekend functieprofiel


11

Een goed personeelsdossier 0

Recommend Documents