Het Personeelsdossier
Oktober 2010
Het Personeelsdossier
Inleiding Dossieropbouw is ontzettend belangrijk. In een personeelsdossier wordt de arbeidsgeschiedenis van de medewerker bijgehouden. Sommige gegevens moeten verplicht in dit dossier vastgelegd worden, zoals persoonsgegevens en de arbeidsovereenkomst. Ook mutaties in deze gegevens moeten bijgehouden worden. Andere gegevens, zoals verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, zijn handig om op te nemen. Wanneer in het dossier bijgehouden wordt hoe een medewerker functioneert en welke verbeterpunten er zijn, dan kan gestuurd worden op de ontwikkeling van een medewerker, bijvoorbeeld door middel van training en scholing. Maar het kan ook gebeuren dat het mis gaat en er eventueel ontslag volgt. In dat geval zijn functioneringsverslagen nog belangrijker. Om een ontslagvergunning bij het UWV te krijgen, moet namelijk kunnen worden aangetoond dat de medewerker niet goed functioneert door bijvoorbeeld afspraken niet na te komen. Het voordeel van het personeelsdossier is dat belangrijke gegevens over de medewerker overzichtelijk gebundeld zijn in één map. Vragen vanuit het bedrijf en van externe instanties over bepaalde personeelsgegevens kunnen, mits het dossier goed is opgebouwd, gemakkelijker beantwoord worden. Een voorbeeld hiervan is het UWV, dat in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter inzichtelijk wil hebben, welke actie is ondernomen om de medewerker weer terug te krijgen op de werkvloer. Maar ook als een medewerker al uit dienst is, kunnen externe instanties nog om bepaalde gegevens vragen. Het is dus ontzettend belangrijk om een personeelsdossier up-to-date te houden. In dit hoofdstuk wordt een stappenplan uiteengezet voor het aanmaken en bijhouden van een personeelsdossier, waarbij iedere stap toegelicht wordt. Mocht u vragen hebben over het personeelsdossier, bijvoorbeeld of bepaalde gegevens er wel of niet in opgenomen moeten worden, dan kunt u contact opnemen met de LTO Noord Werkgeverslijn (088 - 888 66 88 of www.ltonoord.nl/werkgeverslijn) Inhoud Inleiding ................................................................................................................................................................... 2 1. Opbouw personeelsdossier ................................................................................................................................. 3 1.1 Stamkaart ..................................................................................................................................................... 3 1.2 Personeelsdossier ........................................................................................................................................ 3 1.2 Salarisadministratie....................................................................................................................................... 4 1.3 Collectief personeelsdossier ......................................................................................................................... 4 2. Vertrouwelijke gegevens...................................................................................................................................... 4 3. Het bewaren van gegevens ................................................................................................................................. 5 4. Ruim het dossier regelmatig op ........................................................................................................................... 5 Bijlagen Bijlage 1 - Stamkaart personeelsdossier............................................................................................................. 6
*) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van dit document zou kunnen voortvloeien.
2
Oktober 2010
Het Personeelsdossier
1. Opbouw personeelsdossier Hoe ziet een personeelsdossier er uit? In een personeelsdossier houdt u de arbeidsgeschiedenis bij van uw werknemers. Bij de indiensttreding maakt u een dossier aan, waar u vervolgens alle gegevens in kunt bewaren. Bij het aanstellen van een werknemer gaat u er uiteraard niet van uit dat u deze weer kwijt wilt. Maar ook daarom is een personeelsdossier zo belangrijk. U houdt erin bij hoe iemand functioneert en wat voor verbeterpunten er zijn. Op die manier kunt u sturen op de ontwikkeling. Maar gaat het mis dan zijn de functioneringsverslagen nog belangrijker. UWV WERKbedrijf geeft geen ontslagvergunning af als u niet duidelijk uit het dossier aan kunt tonen waar de werknemer in gebreke blijft. Let op: Het is verboden gegevens in het dossier op te nemen over geloofsovertuiging, ras, seksuele geaardheid, lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke gegevens en gegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag waarvoor een verbod is opgelegd. 1.1 Stamkaart Hierop zet u in het kort de meest relevante gegevens: functie, naam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, woonplaats, telefoonnummer, bank- en gironummer, nationaliteit, geboorteplaats en de datum van indiensttreding. Met behulp van een stamkaart of stamblad kunt u personeelsdossiers overzichtelijk houden. Een stamkaart neemt u op in alle drie hieronder omschreven dossiervormen. Zie voor een voorbeeld stamkaart bijlage 1. De gegevens die u als werkgever hoort te bewaren zijn onder te verdelen in een personeelsdossier, een salarisadministratie en een collectief dossier. 1.2 Personeelsdossier A. Persoonlijke gegevens - Naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum en –plaats, huwelijkse staat - Bank- of gironummer - Sollicitatiebrief en CV - Kopieën van diploma’s - Kopie van identiteitsbewijs - Sofinummer - Werkvergunning (bij een buitenlandse medewerker) B. Rechtspositie - Aanstellingsbrief - Arbeidsovereenkomst met daarin de schriftelijk vastgelegde afspraken - Arbeidstijden - Ondertekend huisreglement C. Functioneren - Functieomschrijving - Promotie - Verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken - Afspraken over opleidingen - Berispingen, waarschuwingen - Loopbaanontwikkeling D Diversen - Correspondentie met medewerker - Vakantieregistratie *) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van dit document zou kunnen voortvloeien.
3
Oktober 2010
Het Personeelsdossier
Tip: Maak tabbladen aan voor de verschillende onderdelen, zo is de informatie gemakkelijker terug te vinden. 1.2 Salarisadministratie In de salarisadministratie neemt u per medewerker de gegevens op die te maken hebben met loon, toeslagen, subsidies, uitkeringen e.d. Hierin bewaart u ook alle informatie en correspondentie ten behoeve van de Belastingdienst. Verder neemt u in dit dossier per medewerker de volgende gegevens of afspraken op: - Stamkaart - Salaris - Bonusregeling - Onkostenvergoedingen (telefoon, woon-/ werkverkeer, verhuiskosten etc.) - Regeling auto van de zaak - Regeling bedrijfslening - Bedrijfsspaarregeling - Kinderopvangregeling - PC-privé projectregeling - Collectieve ziektekostenverzekering - Bank- of girorekeningnummer - Loonbelastingverklaring (studenten- scholierenregeling voor jongeren) De salarisadministratie wordt meestal door u als ondernemer zelf bijgehouden, of als u dit heeft uitbesteed, door een extern administratiekantoor. 1.3 Collectief personeelsdossier In het collectieve personeelsdossier bewaart u per medewerker de volgende gegevens: - Een kopie van de stamkaarten - Ziek- en hersteld meldingen - Vakantieregistratie per medewerker 2. Vertrouwelijke gegevens In het personeelsdossier staan vertrouwelijke zaken. In verband met de privacy moet hier op zorgvuldige wijze mee omgegaan worden. Bepaal daarom wie inzage krijgt in het dossier, over het algemeen alleen uzelf en de persoon die de administratie uitvoert. Dat kan door de dossiers in een afsluitbare kast op te bergen, bijvoorbeeld op het kantoor van de bedrijfsleider. Wet bescherming persoonsgegevens Wat mag en niet mag met persoonsgegevens is geregeld in de Wet bescherming persoonsgegevens. Daarin staat op welke gronden de werkgever gegevens over werknemers mag verstrekken aan derden: - Als het noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst die u met uw werknemer heeft gesloten (bijvoorbeeld als een leasemaatschappij gegevens nodig heeft). - Als u gegevens moet verstrekken op grond van een wettelijk voorschrift (bijvoorbeeld aan de Belastingdienst). - Als de werknemer zijn ondubbelzinnige toestemming heeft gegeven. De werknemer heeft recht inzage te verzoeken in het gebruik van zijn persoonsgegevens. U moet binnen vier weken een overzicht van zijn gegevens verstrekken. Ook moet u informatie verstrekken over het doel van de verwerking(en), de ontvangers van de gegevens en over de herkomst van de gegevens. Tip: - Stop de dossiers na gebruik meteen weer terug in de afsluitbare kast. - Wanneer een andere medewerker inzage in de dossiers wil hebben dan degene die hiervoor bevoegd zijn, dan dient dit onder toezicht te gebeuren.
*) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van dit document zou kunnen voortvloeien.
4
Oktober 2010
Het Personeelsdossier
3. Het bewaren van gegevens Dossieropbouw vindt plaats vanaf het moment dat een nieuwe medewerker in dienst treedt. Wanneer een bedrijf op enig moment besluit om te gaan werken met personeelsdossiers, dan moeten de gegevens gesorteerd worden van medewerkers die al aanwezig zijn en wordt bepaald wat wel en wat niet in het personeelsdossier opgeslagen wordt. Hierbij moet rekening gehouden worden met wettelijk verplichte bewaartermijnen: Wat moet er hoe lang worden bewaard? - In de regel moeten algemene gegevens uit het dossier twee jaar worden bewaard. Voor sommige gegevens geldt echter een verplichte termijn van zeven jaar. Zeven jaar Voor verschillende gegevens geldt een bewaarplicht van zeven jaar, ook als een medewerker niet meer in dienst is. Het gaat om: - persoonlijke gegevens zoals naam, adres, woonplaats en burgerlijke staat - datum van indiensttreding - salarisadministratie Vijf jaar (na einde dienstverband) De volgende papieren moeten tot vijf jaar na het einde van het dienstverband bewaard worden: - loonbelastingverklaringen (ook voor de loonbelastingverklaringen die zijn vervangen door nieuwe) - kopie van het identiteitsbewijs (ook kopieën waarvan de geldigheidstermijn verstreken is dienen bewaard te blijven) Twee jaar (na einde dienstverband) Tot twee jaar na beëindiging van het dienstverband moeten de volgende gegevens bewaard worden: - arbeidsovereenkomst - wijzigingen in de arbeidsovereenkomst - correspondentie over promotie, degradatie, benoeming, ontslag, etc. - kopie van het getuigschrift - verslagen functioneringsgesprekken - correspondentie over het (problematisch) functioneren Een jaar - sollicitatiegegevens (brief, formulier, cv, referenties, getuigschrift) Zie voor meer informatie deze link. Mocht de verwijzing niet werken, ga dan naar www.cpbweb.nl en zoek op trefwoord ‘bewaartermijnen persoonsgegevens’. Tip: Met de Belastingdienst kunnen schriftelijke afspraken gemaakt worden over gegevens die tot de basisgegevens behoren en over de bewaartermijn van overige gegevens. 4. Ruim het dossier regelmatig op Zeker wanneer een medewerker al meerdere jaren in dienst is, zal er waarschijnlijk een zekere dossiervervuiling optreden. Het is slim om het personeelsdossier regelmatig op te schonen, bijvoorbeeld één keer per jaar. Adreswijzigingen, conceptbrieven, verlofbriefjes, geboortekaartjes en dergelijke kunnen na een jaar verwijderd worden. TIP: gebruik voor vernietiging van persoonsgegevens een papierversnipperaar
*) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van dit document zou kunnen voortvloeien.
5
Oktober 2010
Het Personeelsdossier
Bijlage 1 - Stamkaart personeelsdossier
Personeelsnummer: Achternaam: Voornamen: Geslacht: Geboortedatum: Adres: Woonplaats: Telefoonnummer: Bankrekeningnummer: Sofinummer: Geboorteplaats: Datum indiensttreding:
*) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van dit document zou kunnen voortvloeien.
6
