Jaarverslag ORGB Opleidingen
Een goed begin ……… Beste lezer,
Voor u ligt het eerste jaarverslag dat wij, ORGB Opleidingen, hebben geschreven in het kader van de wettelijke verplichtingen. 2014 was voor ons een turbulent jaar waarin we het eerste deel van het jaar vooral bezig zijn geweest met de aanvraag van de diploma-erkenningen en het tweede deel van het jaar met de inrichting van het proces en de inschrijving en examinering van de eerste deelnemers. In onze kwaliteitssysteem werken we met de PDCA-cyclus, waarbij we in 2014 een eerste heel korte cyclus doorlopen hebben. We hebben in januari een interne audit georganiseerd, door een externe deskundige gehouden, waarbij onze werkzaamheden van het eerste halve jaar van werken, zijn doorgelicht en voorzien zijn van kanttekeningen en verbeterpunten. Het verslag van deze audit is gebruikt bij het schrijven van dit jaarverslag. Het jaarverslag is opgebouwd uit de vertrouwde zeven hoofdstukken met daaraan toegevoegd een hoofdstuk waarin we conclusies trekken en een korte vooruitblik op de (nabije) toekomst zullen doen. Wij zijn in het MBO land een bijzonder instituut. Wij zijn namelijk gespecialiseerd in een speciale doelgroep; mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt of beroep. Het gaat daarbij om het bewerkstelligen van een transitietraject waarbij mensen de stap maken van een vooral inactief, niet werkend leven naar een zelfredzaam werkend leven in een nieuw beroep. Voor onze doelgroep is daarbij om- en bijscholing van wezenlijk belang. Voor onze opdrachtgevers, vaak gemeenten en UWV maar ook het bedrijfsleven is een algemeen erkend diploma belangrijk, waarmee de noodzaak voor het door ons verkrijgen van de diploma-erkenningen duidelijk mag zijn. Opleidingen en certificeringen zijn daarmee een heel belangrijk middel geworden in de bedrijfsvoering van ons bedrijf; een middel dat we binnen de wettelijke normen en kaders willen uitvoeren met als doel om een goed en gewaardeerd instituut te worden dat met een hoge kwaliteit in de uitvoering erin slaagt mensen een nieuwe weg in hun (werkend) leven in te laten slaan. Naast projecten die we uitvoeren onder onze eigen licentie voeren we ook nog steeds projecten uit in samenwerking met een ROC of AOC. Dit jaarverslag gaat alleen over de projecten die we onder eigen verantwoordelijkheid uitvoeren.
Pagina 1 van 8
Jaarverslag ORGB Opleidingen
1. Onderwijs De cijfers: - Aantal ingeschreven deelnemers: - Aantal ingeschreven examendeelnemers: - aantal (crebo)projecten:
77 4 8
Alle trajecten die we uitvoeren krijgen in een “drie-traps vorm” gestalte. Nadat overeenstemming is bereikt met de opdrachtgever is het eerste deel de voorbereiding van het project. Hierin ontwikkelen we het project, de lesinhoud, de praktijkcomponent, de samenhang tussen theorie en praktijk, het rooster, de docenten, het lesmateriaal, enz. Alle projecten worden volgens de normen van het ministerie van OCW gepland, zowel kwantitatief als ook kwalitatief. Met kwantitatief bedoelen wij dat voor BBL trajecten altijd minimaal 200 uur onderwijstijd gepland wordt en altijd minimaal 650 uur BPV. Met kwalitatief bedoelen wij dat we altijd uitgaan van een optimale aansluiting van de lessen met het lesmateriaal op de beroepscontext en de eisen die de opdrachtgever stelt. Na afloop van het tweede deel, wordt bij de examenwaardigverklaring gecontroleerd in hoeverre de plande zaken overeenkomen met de werkelijk uitgevoerd zaken. Uit de interne audit kwam naar voren dat we dit stuk van het proces onvoldoende geborgd hadden in een procedure. Alle zaken werden wel uitgevoerd, maar het vastleggen in een document, het vastleggen van afspraken e.d. was onvoldoende geregeld. Dit in tegenstelling tot de andere twee delen van de drietrapsraket. Een belangrijk verbeterpunt is dan ook het ontwikkelen van een procedure, met een formulier, waarmee we de kwaliteit van dit deel beter zullen borgen.
2. Kwaliteitszorg We volgen zoals gezegd de PDCA-cyclus. Deze cyclus is voor ons leidraad. Onze interne audit volgt het kalenderjaar en we hebben daarmee januari als maand vastgesteld waarin onze interne audit jaarlijks gehouden wordt. Die wordt altijd door een externe auditor gehouden. We hebben daartoe een meerjarige afspraak gemaakt met het bureau Crebo-Support dat een auditor levert in de persoon van de heer D. Touber. De resultaten van de interne audit zijn gebruikt bij het schrijven van dit jaarverslag. In ons kwaliteitshandboek zijn acht kwaliteitsgebieden gedefinieerd en STAR beschreven. Om niet twee metingen door elkaar te doen, is besloten om de interne meting van de acht kwaliteitsgebieden (blz. 13 - 15 kwaliteitshandboek ORGB Opleidingen, versie september 2014) aan het einde van het eerste schooljaar door de opleidingscoördinator te laten uitvoeren, als onderdeel van de PDCAcyclus. Op grond van de eerste audit en het feit dat we nog maar pas bezig zijn, is besloten om nog geen nieuwe zaken op te nemen in het kwaliteitsbeleid. Het goed neerzetten van de PDCA-cyclus en het laten inslijpen van de werkwijze, is voor 2015 prioriteit.
Pagina 2 van 8
Jaarverslag ORGB Opleidingen
Vanwege de specialisatie in de doelgroep, is er ons veel aangelegen om de zorg voor onze deelnemers op een hoog niveau te krijgen en te houden. Onze voorlichtingen en intakes zijn er ook op gericht om een zo goed mogelijk beeld te geven van wat de deelnemers van de opleidingen mogen verwachten en wat wij van de deelnemers verwachten. Daarbij wordt ook veel aandacht besteed aan de eisen die de opleiding stelt en de studiebelasting. We bieden daarom ook uitgebreide begeleiding en coaching tijdens de opleiding om deelnemers te helpen bij eventuele werk- en leer problemen die zich voordoen.
3. Klachten De cijfers: - aantal klachten: - aantal klachtenprocedures:
0 0
Er zijn in 2014 geen klachten binnen gekomen en derhalve ook geen procedures gestart. Dat betekent dat alle oneffenheden in de projecten in de structuur en de werkwijze van de opleiding opgelost zijn. Wij werken bij onze projecten vaak met een stuurgroep waarin de opdrachtgever(s) en wij samen periodiek de voortgang bespreken. Bovendien wordt elke deelnemer in onze projecten extra gecoacht voor alle problemen die kunnen optreden tijdens leren en werken. Beide structuren ondervangen het voorkomen van klachten.
4. Examens De cijfers: - Aantal afgenomen examens: - Aantal geslaagden: - Opleidingsrendement:
4 4 100%
We zijn in 2014 voorzichtig begonnen met het afnemen van de eerste examens. Dat is met veel aandacht gebeurd omdat alle structuren en procedures in de teams afgestemd en ingeslepen moesten worden. Vooral de nieuwe functie van opleidingscoördinator is een verbetering maar ook een grote verandering geweest. Er is een collega benoemd die alle projecten controleert en beoordeelt en die met name het examenproces coördineert. De eerste keer kostte dit veel tijd. Die investering hebben we gedaan om de vooraf bedachte procedure scherp te slijpen en werkbaar te maken voor projectleiders in het veld.
Pagina 3 van 8
Jaarverslag ORGB Opleidingen
Deze aanpak heeft geresulteerd in een goed lopende procedure ondersteund door de nodige formulieren en vooral door een goed zicht op het hele examenproces van begin tot eind. Bij de interne audit is deze procedure goed beoordeeld. Zoals af te lezen is uit de cijfers zijn vier examens afgenomen en zijn vier deelnemers geslaagd. Dat zou suggereren dat 100% van de deelnemers aan de opleiding is geslaagd. Dat is echter niet zo. De cijfers betekenen dat 100% van de mensen die op mochten voor examen geslaagd zijn. Niet iedereen wordt echter examenwaardig verklaard. Voordat iemand aan het examen mag meedoen, dient hij of zij examenwaardig verklaard te worden. Dat is een administratieve handeling waarbij we controleren of een deelnemers aan alle voorwaarden voldaan heeft om op examen te mogen gaan. Het gaat dan om kwantitatieve normen maar bijvoorbeeld ook de controle op het Portfolio dat voldoende beoordeeld moet zijn. Het opleidingsrendement ligt daarom lager. We kunnen op het moment van schrijven van dit verslag nog niet meten wat het opleidingsrendement precies is. Het is een verbeterpunt voor komend jaar om dit wel te kunnen meten! Het beleid is om de examenproducten zoveel mogelijk in te kopen. Daar zijn we maar ten dele in geslaagd. Veel examenproducten werden voorheen gemaakt door de kenniscentra of daaraan gelieerde organisaties. In verband met de komst van het SBB, zijn deze organisaties bijna allemaal zelfstandig geworden. Velen hebben in hun regels staan dat slechts aan bekostigd onderwijs examenproducten worden geleverd, waardoor we vaak achter het net gevist hebben. Sommige examens moesten we derhalve zelf maken. Daartoe is de procedure toegepast zoals in de handleiding beschreven is. Examendeelnemers moeten bij ons bedrijf een uitzondering zijn. We zijn immers geen exameninstelling. Onze doelstelling bereiken we door op te leiden en te kwalificeren. Als we wel examendeelnemers inschrijven, dan willen we zicht hebben op het opleidingstraject dat we via de examenwaardigverklaring beoordelen.
5. Opbrengstgegevens De cijfers: - Aantal ingeschreven deelnemers: - Aantal uitgeschreven deelnemers:
77 0
Doordat we net een half jaar bezig zijn, zijn de getallen nog niet zo groot en zijn de resultaten kwantitatief enigszins vertekend. Bij het volgend verslag zullen we nader ingaan op deze meting en de oorzaken en gevolgen. In ieder geval besteedden we maximale zorg aan onze deelnemers, om de slagingskansen te maximaliseren.
Pagina 4 van 8
Jaarverslag ORGB Opleidingen
Voor schooljaar 2014 – 2015 hebben we ons een 9 tal doelen gesteld zoals beschreven op blz. 18 van het kwaliteitshandboek, versie september 2014. Van de negen doelen die we ons gesteld hebben in het eerste (halve) jaar, is het merendeel bereikt en zijn we druk met de overige doelen aan de slag: i. ii.
iii. iv.
v. vi.
vii.
viii.
ix.
De koppeling van de deelnemersadministratie aan DUO is gerealiseerd. De uitwisseling vindt volgens de regels plaats en de communicatie is geregeld. De interne administratie en het management is duidelijk versterkt. Er heeft een personele uitbreiding plaatsgevonden, de taakverdeling is verbeterd en beschreven in een functiegebouw (de functie van Opleidingscoördinator is geformaliseerd) en in werkafspraken. We zijn ook aan het opschalen vooruitlopend op meer projecten in 2015. Het werkoverleg met de projectleiders is verbeterd naar een maandelijkse cyclus. Daarmee is de sturing verbeterd en de kennis over de projecten bij verschillende projectleiders verhoogd, die daarmee bij elkaars projecten kunnen bijspringen indien dat nodig is. Het examenproces, procedures, formulieren, controle en uitvoering is opgezet in een soort standaard werkwijze die in de interne audit goed beoordeeld is. Onze naamsbekendheid is duidelijk toegenomen. Klanten bellen ons nu uit zichtzelf hetgeen ook de groei van het aantal projecten verklaart. Daarnaast zijn wij nog bezig met een extern bureau dat hierin in 2015 nog een verdere verbetering moet bewerkstelligen. Voor zover in de eerste twee maanden van 2015 beoordeeld kan worden of deze doelstelling kwantitatief behaald zal worden, kan gezegd worden dat we goed op schema zitten. Er is één landelijk project binnengehaald, het project Zorgassistent in de Klas, dat inmiddels een regulier project bij de PO-raad is geworden. Naast de initiële opleidingen die we hebben aangevraagd, zijn er inmiddels twee nieuwe erkenningen aangevraagd en verkregen (Horeca-medewerker en 3de leerweg Operator productietechniek). Een derde aanvraag nog in procedure (Allround Operator). Implementatie van de CEO hebben we breder opgepakt dan oorspronkelijk bedoeld. Niet alleen Nederlands en rekenen horen hierbij maar tevens ook het voornemen van de minister om alle examens extern gelegitimeerd te krijgen. Daarmee is ons beleidsdoel, om maximaal in te kopen, een stap in de goede richting. Dit doel hebben we nog niet helemaal af. Er zijn mensen gepolst en benoemd maar de eerste bijeenkomst moet nog plaatsvinden. We kiezen ervoor om één BTC te vormen en die zodanig samen te stellen dat we maximaal over de breedte van de opleidingen ons voordeel met de inbreng van de BTC kunnen doen. In januari eerder dan gepland, heeft de eerste interne audit plaatsgevonden. We hebben besloten om de interne audits de cyclus van het kalenderjaar te laten volgen. Halverwege het jaar hebben dan zoals geschreven de eigen meting. Resultaten worden in verbeterpunten gevat en uitgevoerd! We zijn goed uit de eerste interne audit gekomen maar er zijn ook een aantal duidelijk verbeterpunten uit naar voren gekomen, die in dit verslag terug komen.
Pagina 5 van 8
Jaarverslag ORGB Opleidingen
De belangrijkste doelen die gesteld zijn, hebben te maken met de inrichting van het systeem om op een goede manier opleidingen uit te voeren en examens af te nemen. Daar zullen we het komend jaar volop mee doorgaan. Gedurende dit jaar, rond de zomer, zullen we gezamenlijk de doelstellingen voor het nieuwe jaar ontwikkelen en vaststellen. Op basis van een eerste schooljaar en de interne meting, hebben we dan voldoende input om doelstellingen te ontwikkelen die ons verder helpen om voor de doelgroep een goed opleidingsinstituut te zijn.
6. Tevredenheidsmeting Voor elke project dat we uitvoeren, houden we evaluaties. Dat zijn er standaard drie stuks; een tussenevaluatie tijdens het opleidingstraject, een eindevaluatie van het opleidingstraject en een evaluatie van het examen. Omdat we net begonnen zijn met de trajecten, examens en de metingen hebben we nu nog niet zoveel resultaten, maar deze willen we u als lezer niet onthouden. Er zijn in de tweede helft 2014 25 mensen die in de trajecten een evaluatieformulier hebben ingevuld - Volgens 76% was het lesmateriaal en de wijze van lesgeven duidelijk; - Volgens 24% was dit minder duidelijk; - 84 % was neutraal tot zeer tevreden met de opleiding; - 15 % was minder tevreden tot ontevreden. Omdat het hier om een klein aantal deelnemers gaat waren de negatieve evaluaties altijd te herleiden tot problematiek bij personen in de groepen. Dit is opgepakt door de projectleiders en heeft uiteindelijk niet geleid tot een klacht.
7. Openbaarheid Dit verslag is geschreven door het bevoegd gezag van ORGB Opleidingen in samenwerking met de opleidingscoördinator. Het bevoegd gezag is er geheel verantwoordelijk voor. Dit verslag en de verbeterpunten zullen in het maandelijks projectleidersoverleg en het maandelijks examencommissie overleg, worden besproken Het jaarverslag zal volgens de regels openbaar gemaakt worden en via publicatie op de website en de social media. Voor iedereen is desgewenst een exemplaar op te vragen.
Pagina 6 van 8
Jaarverslag ORGB Opleidingen
8. Nawoord Dit jaarverslag heet “Een goed begin …..” Dit is een bewust gekozen titel welke doelt op het feit dat we echt goed begonnen zijn, zoals uit het verslag van de interne audit blijkt, maar ook uit de reacties van onze deelnemers en opdrachtgevers. We hebben met veel enthousiasme gewerkt aan de Crebo-opleidingen. De veranderingen die we doorgevoerd hebben, voelden eerste wat bureaucratisch aan, maar werken nu goed. Het heeft geleid tot een standaardisering van werken ook voor de “niet crebo-opleidingen” . We voeren daar dezelfde systematiek door en merken dat zaken transparanter worden en zo meer in control zijn. De interne kwaliteit is daarmee zichtbaar vooruit gegaan. Komend jaar, het jaar 2015, gaan we verder met het inslijpen en verfijnen van de ontwikkelde structuur. Daarnaast wordt dit een belangrijk jaar omdat we onze positie in de markt verder zullen moeten verstevigen. De Crebo-trajecten zijn daar een belangrijk middel voor. We kunnen daarmee onze deelnemers een traject bieden dat hen verder helpt in een nieuw meer zelfsturend en zelfvoorzienend leven. Deze positieve verandering en vooruitgang van de deelnemers is tevens van groot belang van onze opdrachtgevers. En zo is de kring rond.
ORGB BV/JV/februari 2015
Pagina 7 van 8
Jaarverslag ORGB Opleidingen
Pagina 8 van 8
