Een gids over onderhandelen
Een gids over ONDERHANDELEN
O
nderhandelen doen we voortdurend en niet alleen in zakelijke situaties. Vaak worden onderhandelingen beschouwd als een compromis om een probleem zodanig op te lossen dat we er zelf zo veel mogelijk baat bij hebben. Maar is dat echt hun nut?
Op basis van recent onderzoek over creativiteit en onderhandelen hebben we deze praktische gids samengesteld voor managers, leidinggevenden of personen die moeten onderhandelen. Deze gids kan een steun zijn tijdens het onderhandelproces. We geven u enkele stappen, technieken en tips om nog beter te onderhandelen!
“Denk eraan dat de onderhandelsituatie belangrijk is!” Staat u voor onderhandelingen? Denk dan hieraan: √ Vermijd tijdsdruk √ Onderhandel in ruimtes met voldoende plaats √ Beperk de achtergrondgeluiden √ Vermijd verwachte onderbrekingen √ Zorg dat er geen onderhandelende concurrenten te zien zijn
Wanneer u creatief aangelegd bent, stijgt de kans dat u zich creatief gedraagt. Maar creatief zijn is geen garantie op creatief gedrag. En is creativiteit eigenlijk doeltreffend tijdens onderhandelingen? De ervaring leert ons dat de
omstandigheden een belangrijke invloed hebben op het creatieve proces. Onderhandelaars kunnen dan ook de onderhandelsituatie zodanig sturen dat alle factoren die een negatieve invloed kunnen hebben op de creativiteit, geëlimineerd worden.
Creativiteit is ‘de hand schudden met de toekomst’ Op die manier kunnen creatieve mensen lang genoeg een open geest bewaren om innovatieve ideeën te bedenken. En dat is van cruciaal belang, want het vermogen van de onderhandelaar om alternatieven te formuleren is onlosmakelijk verbonden met de slaagkansen van de onderhandelingen.
Sta klaar met een EEN BATNA ... Onderhandelen is ‘de kunst van het mogelijke’ Het is de kunst van alternatieven creëren. BATNA is de afkorting van ‘Best Alternative To a Negotiated Agreement’ (het beste alternatief voor een onderhandelde overeenkomst). Een BATNA beschrijft wat er moet gebeuren wanneer er binnen een bepaald tijdsbestek geen overeenkomst wordt bereikt. Het is een maatstaf om een overeenkomst te evalueren en verhindert een onderhandelaar om een ongunstige overeenkomst te aanvaarden of een overeenkomst waar hij geen baat bij heeft. Waarom? Omdat een BATNA de onderhandelaar een betere optie naast de onderhandelingen biedt.
Denk hieraan tijdens onderhandelingen: √ Vermijd de valkuilen van het machtsverschil √ Macht helpt u niet om de bovenhand te halen √ Creativiteit wordt in een onevenwichtige relatie gezien als manipulatie √ Geef de persoon zonder macht ruimte √ Goede onderhandelaars denken op lange termijn
Aangezien een BATNA het alternatief vormt voor een onderhandelde overeenkomst, biedt ze veel meer flexibiliteit en laat ze veel meer ruimte voor innovatie dan een vooraf bepaald laatste bod. Beschikt een onderhandelaar over een sterke BATNA? Dan heeft hij ook meer macht: hij heeft een aantrekkelijk alternatief mocht er geen aanvaardbare overeenkomst worden bereikt.
... maar gebruik ze verstandig: denk aan het machtsverschil! Er kan een machtsverschil bestaan tussen de onderhandelaars. De verhouding tussen beide onderhandelaars is dan niet in
evenwicht. De ene heeft het overwicht, de andere niet. Hebt u het overwicht, dan bepaalt u de context en kiest u of de relatie met de ander wordt afgebroken of niet. Probeer tijdens onderhandelingen zulke verhoudingen (overwicht – geen overwicht) te vermijden. U hebt de andere ook op lange termijn nodig! Goede onderhandelaars denken op lange termijn. Door een BATNA krijgt u meer macht dan de andere. Dit machtsverschil kan ervoor zorgen dat creativiteit geen noemenswaardige rol meer speelt tijdens de onderhandelingen. Want wanneer u – diegene met het overwicht – creatief gedrag vertoont, kan de tegenpartij (met minder macht) dat beschouwen als manipulatie. U wordt gezien als een manipulator, die geen aandacht heeft voor de andere en zelfs overdonderend is. Daardoor zal de andere zich logischerwijze defensief opstellen en risico’s schuwen. Door uzelf een dominante machtsrol aan te meten, duwt u de andere in een onderdanige positie. Dan wordt die persoon defensief! De onderhandelingen krijgen een negatieve dynamiek. Het is daarom van groot belang dat onderhandelaars aan dit machtsverschil denken en het zo veel mogelijk proberen weg te werken.
Creëer een GEDEELDE CONTEXT Creëer een stimulerende onderhandelsituatie waar creativiteit tot uiting kan komen.
Denk aan deze tips:
√ Creëer een gedeelde context! √ Besteed aandacht aan de relatie en de inhoud √ ‘Tijd verliezen om tijd te winnen’ √ Bouw een vertrouwensband op. U zult er op korte en lange termijn de vruchten van plukken √ Schakel van een ‘ik – ik’-situatie over naar een ‘wij’-situatie √ Verhoog de macht van de ander. U zult uw macht niet kwijtspelen!
Onderhandelen betekent uw eigen positie en die van de andere persoon verkennen. Het doel: een aanvaardbaar compromis waarin u zich allebei kunt vinden. Het allerbelangrijkste tijdens onderhandelingen is om een ‘gedeelde context’ te creëren. U spitst zich niet alleen toe op de inhoud van de onderhandelingen, maar ook op het relationele aspect.
2. Verstandhouding
Als onderhandelaar moet u ruimte geven aan de tegenpartij en een context creëren waarin u tot een gezamenlijke oplossing kunt komen. Dit vergt uiteraard een aanzienlijke investering door beide partijen. Maar de gouden regel is: ‘tijd verliezen om tijd te winnen’. Tijdsdruk helpt u niet om een gedeelde context te creëren.
Zoals u kunt zien, bestaan de eerste twee stappen uit aandacht voor de relatie (zacht deel). De derde stap zijn de onderhandelingen zelf (hard deel). Indien er geen gedeelde context is, kan creativiteit een bedreiging zijn. Richt u daarom eerst op de relatie en creëer een gedeelde context. Verhoog de macht van de ander. Sta uw macht over de relatie af. U zult uw macht binnen het onderhandelproces niet kwijtspelen.
Door in het relationele aspect te investeren, zult u een zakendeal eenvoudiger met succes afsluiten. Daarom moeten onderhandelaars deze drie stappen volgen:
1. Geloofwaardigheid Bouw geloofwaardigheid en vertrouwen op tussen de onderhandelaars door beleefd te zijn, de andere als gelijke te behandelen en begrip te tonen voor zijn referentiekader.
Bouw een band op door de andere ruimte te geven om zijn zegje te doen, samen iets gemeenschappelijks te zoeken en aandacht te besteden aan zijn perspectief en opties.
3. Inhoud / Overeenkomst Schakel over op de inhoud (het harde deel) van de onderhandelingen.
Hoe stelt u UW IDEEËN VOOR? “Te nemen of te laten!” “Dit voorstel is niet onderhandelbaar.” “Dit is het. Aanvaard je deze prijs niet? Vergeet het dan maar.” “Met jou onderhandelen is tijdverlies.”
Denk aan deze tips:
√ Gebruik vragen in plaats van uitspraken √ Luister naar de andere √ Toon empathie, stel uzelf open – zo schept u een vertrouwensband (gedeelde context)
Hoe voelt u zich wanneer u zulke uitspraken hoort? Onderhandelaars moeten aandacht besteden aan hoe ze hun ideeën voorstellen. Ze mogen ze niet als uitspraken formuleren, maar als vragen, mogelijke oplossingen. Loochen uw eigen ideeën niet, maar zoek naar een gedeelde context. Daardoor krijgt de andere het gevoel dat hij iets kan bijbrengen. Hij wordt de eigenaar van de ideeën. Door de ideeën van de andere niet te loochenen, kunt u als onderhandelaar zijn macht doen toenemen. Hij voelt zich een evenwaardige onderhandelaar en krijgt de ruimte om zijn ideeën voor te leggen.
Deze gids kwam tot stand dankzij de medewerking van Prof. David Venter en Ann-Sophie De Pauw van de Vlerick Leuven Gent Management School voor het Flanders DC kenniscentrum.
Surf naar http://www.flandersdc.be/onderhandelen voor meer informatie over de relatie tussen creativiteit en onderhandelingen.
