XONAR Expertisecentrum Parkstad Heerlerbaan 142, 6218 CJ Heerlen t. 043-604 55 55 www.xonar.nl
Een dag Anders Werken
XONAR Expertisecentrum Parkstad
Een dag Anders Werken
XONAR Expertisecentrum Parkstad
als zorgaanbieder bieden wij hulp aan jeugdigen, ouders en volwassenen gericht op een (vol) waardige deelname aan de samenleving. dit doen we in een dynamische omgeving waarbij het zaak is goed aan te sluiten op de vraag. Enerzijds door het verhogen van de behandelintegriteit, anderzijds door een effectief zorgaanbod. Het Anders Werken maakt deel uit van een efficiënt zorgaanbod.
XONAR Expertisecentrum Parkstad, anders werken.
Expertisecentrum Parkstad
Met het Anders Werken omarmen we de principes van het nieuwe werken. Hierbij past een open en transparante werkomgeving. Een omgeving die de natuurlijke ontmoeting en communicatie bevordert, het elkaar zien vergroot. De werkplekken zijn in openheid bij elkaar geplaatst om zowel individueel werken als samenwerken te ondersteunen. Met name voor het Expertisecentrum Parkstad gelden andere – nieuwe uitgangspunten.
Pro-actief en efficiënt
Het Anders Werken gaat verder dan het creëren van een mooie omgeving en het afspreken hoe we hierin met zijn allen functioneren. Het zegt ook iets over hoe we met elkaar omgaan. Door de open werkplekken leren we elkaars expertise beter kennen en weten we bij wie we waarvoor kunnen aankloppen. De transparante werkomgeving ondersteunt zo beter het resultaatgericht werken: het stimuleert het pro-actief meedenken en efficiënt werken. Hierdoor versterkt de communicatie, kennisdeling en de samenwerking.
In deze handleiding gaan we in op wat het Anders Werken voor ons betekent. Niet alleen de nieuwe uitgangspunten en regels. Ook beschrijven we een dagindeling van een Teamleider en een Ambulante Hulpverlener. Zo maar een dag. Zoals die zich voor kan doen met het Anders Werken…
Expertisecentrum Lockerkasten / postvak Iedere medewerker met standplaats Expertisecentrum Parkstad krijgt een persoonlijke locker voor persoonlijke spullen, een beperkte actieve werkvoorraad en het postvak.
Kantine De kantine wordt tussen 11.30 en 14.00 uur hoofdzakelijk gebruikt om te pauzeren/lunchen. In de resterende tijd kan hier worden vergaderd. Reserveren via reserveringssysteem en/ of receptie.
Archiefruimte Voor cliëntdossiers.
Vergaderruimtes De drie vergaderruimtes, inclusief de kantine, zijn bedoeld voor grote vergaderingen, trainingen en/of teamoverleg. De ruimtes beschikken over vaste beamers, schermen en telefoon. Reserveren via het reserveringssysteem of de receptie.
Service-unit Op iedere etage bevinden zich service-units waar je documenten kunt printen, scannen en kopiëren. Hier zijn ook een papiervoorraad en kantoorbenodigdheden aanwezig. Loungegebied / Pantry Voor koffie/thee uit de automaat en een loungetafel om even rustig te zitten, informeel overleg of leeswerk. Eten is hier niet toegestaan. Denk aan het geluidsniveau.
Begane grond
4
Stawerkplekken De stawerkplekken lenen zich uitstekend voor snel overleg, afstemmen of kortstondig computergebruik.
XONAR Expertisecentrum Parkstad 4
4
4
7
4
2
5 3
7
4
1
7
7
7
7
6 7
7
7
7
7
Verdieping XONAR Expertisecentrum Parkstad Spreekkamers en behandelkamers Deze ruimtes zijn bedoeld voor overlegvormen met cliënten. Reserveren via reserveringssysteem en/ of receptie. Dynamische werkplekken Een variatie van werkplekken, niet persoonsgebonden. Functiegebonden werkplekken Werkplekken met vaste computers en telefoon, met name voor medewerkers zonder eigen smartphone en/of laptop. Concentratie werkplekken Deze zijn met name geschikt voor geconcentreerd werk. Stiltewerkplekken In deze werkruimte met zes werkplekken geldt absolute stilte. Overlegruimte Twee overlegruimtes voor formeel overleg, samenwerken, teamwerken en kennisdeling. Je hoeft niet te reserveren.
Legenda: Begane grond en verdieping 1. receptie 2. spelkamer 3. service-unit 4. spreek / behandelkamer 5. residentiële behandelgroep 6. dagbehandeling schoolgaande jeugd 7. slaapkamer 8. archiefruimte 9. lockerruimte 10. kantine 11. vergaderruimte 12. overlegruimte 13. loungegebied 14. functionele werkplek 15. concentratie werkplek 16. stilte werkplek 17. dynamische werkplek 18. pantry / service-unit 19. stawerkplekken
11
10 11 16
12
14
14
15
13
15
12
15
19 18 9 8
14
17
17
17
15
Een dag anders Werken van… een Ambulante Hulpverlener
Vandaag hebben we een vergadering om 9.00 uur op de Heerlerbaan. Ik zorg dat ik er om 8.30 uur ben. Ik moet mijn e-mail bijwerken. Waar zal ik dat even snel doen? Het handigste is aan de stawerkplekken aan de voorzijde in de kantoor-Hub. Maar eerst pak ik mijn persoonlijke spullen en post uit mijn locker. Het overleg duurt tot 11.00 uur. We zitten in de vergaderruimte met ons twaalven, maar tussendoor halen we nog even koffie bij de Pantry. De notulen maakt een collega op de laptop aan de hand van de agenda en ontvangen we meteen erna per e-mail.
Na het overleg werk ik verder mijn mails door, lees de XPresse en maak nog een verslag af in een concentratie werkplek. Tegenover mij zit een directe collega te bellen. Ze praat met een cliënt en boekt direct een afspraak met hem in haar digitale agenda. Ook mijn telefoon gaat. Een moeilijker gesprek. Dat vergt concentratie. Ik loop even weg en vervolg mijn gesprek in een andere ruimte. Als ik terugkom, zie ik dat mijn collega nog aan het nadenken is over haar telefoongesprek. We ruimen onze spullen op, zodat we de werkplek schoon achterlaten en lopen naar de kantine. Onderweg vertelt mijn directe collega over het telefoongesprek en we overleggen welke hulpvorm hiervoor geschikt is. In de kantine praten we hierover verder met een MKDmedewerkster. Zij komt met een goed voorstel. Vanochtend zat zij eveneens in de kantoor-Hub op een functiegebonden werkplek met een vaste computer en telefoon. Vanmiddag heeft ze een afspraak met ouders en gaat ze zitten in een spreekruimte.
Ik heb om 13.30 uur een afspraak met een cliënt in Expertisecentrum Parkstad. Hiervoor heb ik via het reserveringssysteem eveneens een spreekkamer gereserveerd. De afspraken met deze cliënt leg ik direct vast. Na 15.00 uur wordt het drukker in het Expertisecentrum; de medewerkers MKD zijn klaar en komen hier nog enkele verslagen uitwerken. Sommigen gaan in de stilteruimte zitten verderop in de kantoor-Hub; in deze ruimte geldt absolute stilte en wordt er niet gesproken of gebeld. Het volgende gezin staat gepland om 16.00 uur in Kerkrade. Ik berg mijn persoonlijke spullen op in mijn locker en enkele dossiers breng ik naar het archief. Als ik bij het gezin in Kerkrade aanbel, doet niemand open. Dat is niet de eerste keer bij dit gezin. Ik probeer nog telefonisch. Het mag niet baten. Ik ga maar naar huis en werk daar nog een verslag verder uit.
andErs WErkEn 100% clean desk principe: de werkplek is leeg, geen papier, geen bekertjes, geen pennenbakjes etc. Laat je werkplek ook clean desk achter als je deze langer dan een half uur verlaat. Pas je stemgebruik aan. Denk hierbij ook aan de ringtone van je telefoon. Stoor geen collega die in de concentratie werkplek zit. Opslaan van digitale bestanden doe je in de afgesproken mappenstructuur. We mogen elkaar aanspreken op gedrag en staan ook open voor feedback.
Een dag anders Werken van… een Teamleider Vandaag start ik mijn werkdag om 8.00 uur vanuit thuis. Ik lees en beantwoord mijn e-mails. Ook pleeg ik enkele telefoontjes. Om 9.30 uur staat een overleg gepland met mijn collegateamleiders in Maastricht. Ze hebben hier het Anders Werken nog niet ingevoerd en we overleggen daarom op de kamer van de teamleider. Om 10.30 uur hebben we alles besproken en ga ik naar Expertisecentrum Parkstad. Daar aangekomen ga ik eerst mijn jas ophangen in de garderobe. Ik open mijn locker, pak mijn post en enkele persoonlijke documenten die ik nodig heb voor mijn overleg zo dadelijk met een school. Bij het maken van de afspraak heb ik deze direct in mijn digitale agenda gezet en via het systeem een spreekruimte gereserveerd. Ik kan dus direct doorlopen naar de gereserveerde ruimte.
Ik start mijn laptop en print nog enkele zaken. De prints haal ik op in de serviceunit waar ik eveneens kan scannen, kopiëren en waar zich eveneens de kantoorbenodigdheden bevinden. Dan gaat mijn smartphone; mijn bezoek is gearriveerd. Ik loop naar de receptie om mijn bezoek op te halen. Met ons vieren lopen we naar de Pantry om koffie te halen en praten we even bij. Tijdens het overleg werk ik direct de notulen uit. Na het overleg werk ik verder in de concentratie werkplek om een verslag af te maken. Ik eet mijn boterhammen in de kantine voordat ik om 13.30 uur een volgend overleg heb. Met z’n drieën willen we een verslag uitwerken over enkele zaken die we aan het voorbereiden zijn. Hiervoor zoeken we een dynamische werkplek. Binnen een uurtje zijn we klaar. We drinken samen nog een kop koffie in het Loungegebied en nemen enkele zaken door. Daarna check ik nog even mijn e-mail op mijn smartphone; er is nog een belangrijk document binnengekomen.
Daarom loop ik naar de stawerkplekken aan de voorzijde van de kantoor-Hub en start even snel mijn laptop om het document te lezen. Om 15.00 uur heb ik een één-op-één gesprek: op de agenda staat een jubileum. Mijn gesprekspartner heeft mij echter eerder die dag al gebeld omdat de stress in haar groep opliep. Wat zal ik doen? Plaatsnemen in een overlegruimte of in het Loungegebied? Och, zo geheim is het eigenlijk allemaal niet. We gaan daarom gewoon zitten aan de grote tafel in het Loungegebied. Om 15.30 uur start ons maandelijks teamoverleg. Daar komen alle lopende zaken aan bod. De kinderen zijn naar huis en daarom houden we dit overleg in een van de MKD-groepen. Om 17.00 uur zijn we klaar. Voordat ik naar huis ga, berg ik enkele persoonlijke spullen in mijn locker op en stop ik de cliëntdossiers in het archief.
andErs WErkEn Gebruik je persoonlijke legplank en je persoonlijke locker voor persoonlijke spullen. Zorg ervoor dat je collega’s altijd over alle benodigde informatie, zowel fysiek als digitaal, kunnen beschikken. Zorg dat je telefonisch bereikbaar bent, evt. via voice-mail of bij het vaste toestel met ‘niet storen’. Op alle werkplekken mag je warme en koude dranken nuttigen. Eten mag alleen in de kantine. Verplaats geen meubilair. Laat geen vertrouwelijke informatie rondslingeren.
Een dynamische werkplek werkt anders.
Colofon
‘Een dag Anders Werken’ is een uitgave van XONAR
XONAR Expertisecentrum Parkstad, anders werken.
Redactie & eindredactie: Teksten: Vormgeving en druk: Artist impressions:
XONAR, Communicatie & PR en XONAR Services Zaken|taal, Advies & Tekst, Schimmert P&P Company, Beek Interne Zaken, Maastricht
