Economic Ofce
Optimaliseer uw inkoopprocessen en realiseer duurzame kostenbesparingen
1
Office Depot® denkt met u mee. Wij weten dat er veel verborgen kosten zitten in het inkopen van kantoorartikelen. Kijk daarom verder dan de productprijs. Door een grondige analyse en het kiezen van de juiste oplossingen, garanderen wij aanzienlijke kostenbesparingen. Op die manier realiseren we samen met u een Economic Office.
2
Inhoudsopgave Realiseer een Economic Ofce
4
Werkwijze Total Cost of Ownership (TCO)
8
Werkwijze Prestatieinkoop
11
Oplossing NeverEnding Store (NES)
12
Oplossing E-Business
15
Oplossing Own Brand
16
Oplossing Inkoop- en logistiek management
19
Reporting
20
Alle voordelen van Economic Ofce op een rij
23
3
Realiseer een Economic Office
4
Als inkoper vindt u het belangrijk om zo goedkoop en efficiënt mogelijk in te kopen. Besparen is het sleutelwoord. U staat er misschien niet altijd bij stil, maar kantoorartikelen, van pennen en paperclips tot inktcatridges, vormen een aanzienlijke kostenpost in uw organisatie. Vraagt u zich af hoe u hierop kan besparen, zonder op kwaliteit in te boeten?
In de huidige markt is het nauwelijks mogelijk om de prijzen van producten nog verder omlaag te brengen. Maar de productprijs vertegenwoordigt slechts één derde van het totale kostenplaatje van kantoorartikelen. Echte besparingen kunt u realiseren door uw inkoopprocessen te optimaliseren. Want eenvoudigere processen betekent meer transparantie, minder fouten en dus een besparing van tijd en geld.
Inzicht in het proces Office Depot® kent de inkoopprocessen van organisaties door en door. Hierdoor kunnen we u uitstekend helpen bij het creëren van een efficiënter kantoor. We nemen samen met u het totale inkoopproces onder de loep, van bestelling tot levering. En kijken daarbij ook naar het gebruik van kantoorartikelen in uw organisatie.
Praktische oplossingen Welke aanpak u ook kiest, Office Depot® biedt u tal van oplossingen op maat waarmee u direct én op de lange termijn bespaart. Denk bijvoorbeeld aan e-procurement, waarmee u uw bestelkosten omlaag brengt. Of misschien past een totaaloplossing als de NeverEnding Store heel goed bij uw organisatie.
Instrumenten Deze grondige analyse start met de keuze voor een specifiek instrument. Met Total Cost of Ownership (TCO) blijft uw huidige manier van inkopen de basis. Office Depot® adviseert over diverse oplossingen die uw inkoopproces optimaliseren. Wilt u een stap verder gaan, dan is prestatieinkoop de oplossing. Hierbij richt Office Depot® uw complete inkoopproces opnieuw in, om zo nog meer besparingen te kunnen realiseren.
Als uw partner kunnen we u compleet ontzorgen. Het voordeel van Office Depot® als leverancier voor al uw kantoorbenodigdheden: één bestelsysteem, één logistieke keten, één factuur. Dat scheelt meteen aanzienlijk in tijd en kosten en is het begin van uw Economic Office.
5
Analyse & Optimalisatie Office Depot® heeft jarenlange ervaring met het inrichten van complete kantooromgevingen. We begrijpen dat elk bedrijf anders is en verschillende behoeften heeft als het gaat om kantoorartikelen. In de analysefase licht Office Depot® uw gehele organisatie door: assortiment, bestelprocedures en logistieke keten komen aan bod. Hoe pakken we dat aan? Op basis van de analyse van uw situatie adviseert Office Depot® over de beste manier om uw inkoop te optimaliseren. Office Depot® onderscheidt hierbij drie belangrijke optimalisatiegebieden:
Assortiment Soms overziet u zelfs als inkoper niet welke producten er precies gebruikt worden in uw organisatie. Een eenvoudige manier om te besparen is door het assortiment te optimaliseren.
Bestelproces Er zitten veel verborgen kosten in het bestellen van producten. Het optimaliseren van het bestelproces zorgt direct voor aanzienlijke besparingen.
Logistieke keten De logistieke keten ofwel supply chain rondom de levering van kantoorbenodigdheden is in veel organisaties onnodig complex. Door meer inzicht en het maken van de juiste keuzes is hier veel winst te behalen.
6
Oplossingen Voor elke organisatie is een andere combinatie van oplossingen geschikt. Van kleine aanpassingen in uw inkoopproces tot full-service totaaloplossingen, samen met Office Depot® realiseert u een Economic Office. Laat u verrassen, want onze producten en diensten kunnen tot grote besparingen leiden op het gebied van assortiment, bestelproces en logistieke keten. Welke oplossingen passen bij u?
Assortiment • Vast assortiment Een vast assortiment zorgt voor houvast, een efficiënter bestelproces en meer overzicht in de kosten. Additionele producten kunnen buiten het vaste assortiment besteld worden. • Assortiment vereenvoudigen Geen dertig verschillende balpennen meer, maar één: een beperkter assortiment bespaart kosten en maakt het bestellen eenvoudiger. • Own brand De eigen merken van Office Depot® vormen een kostenefficiënt alternatief voor de A-merkproducten.
Logistieke keten • Leverfrequentie beperken Minder leveringen leiden tot minder kosten voor transport en interne distributie. • Vaste leverdagen U kunt vaste dagen afspreken waarop u uw producten ontvangt, zodat u interne distributie hierop eenvoudig kunt afstemmen. • Levering op elke locatie Bespaar op de interne distributie doordat Office Depot® uw producten kan leveren op elke gewenste locatie, bij de centrale receptie of zelfs tot aan het bureau van de besteller. • Aantal leveranciers beperken Office Depot® is een one-stop-shop voor al uw kantoorartikelen en aanverwante zaken.
Bestelproces • Aantal bestellers beperken Door keuzes te maken in wie mag bestellen, houdt u meer grip op voorraadbeheer en onnodige bestellingen. • Minder vaak bestellen Door het afspreken van een minimale orderwaarde stimuleert u het bundelen van bestellingen, waardoor het aantal bestelmomenten afneemt. • E-Business Online bestellen via de webshop of e-procurement tool is snel en eenvoudig.
Onze oplossingen en procesoptimalisaties implementeren wij met de grootste zorg. Daarbij staat voorop dat we het u zo gemakkelijk mogelijk maken en dat de eindgebruikers precies weten waar ze aan toe zijn. Wilt u weten met welke oplossingen u een Economic Ofce kan realiseren? Neem contact op met uw accountmanager voor een intakegesprek.
7
Werkwijze Total Cost of Ownership (TCO) Bij deze methode blijft uw huidige inkoopproces de basis. Office Depot® rekent met u uit wat de huidige directe en indirecte kosten voor het bestellen van kantoorartikelen zijn, analyseert het totaalplaatje en brengt vervolgens een advies uit over welke oplossingen uw kantoor nog efficiënter kunnen maken.
Wensen en behoeften Daarnaast brengen we samen met u het huidige gebruik en uw wensen in kaart. Hoeveel soorten pennen worden op dit moment gebruikt en waarom? Hoe zit het met uw printkosten? En de hoeveelheid afval? Hoe vaak wilt u een levering ontvangen en
We starten met het invullen van een uitgebreid rekenmodel. Hierin voeren we de huidige kosten op jaarbasis in, zoals de hoeveelheid artikelen in het assortiment, de productprijzen, en die kosten die gemoeid zijn met elke bestelling, factuur, voorraadbeheer, levering en distributie. We kijken daarbij ook naar de interne uren. Zo kost het afhandelen van elke factuur gemiddeld zo’n 50 euro (bron: NEVI).
op welke manier komen kantoorartikelen bij de eindgebruiker terecht? Wie is er betrokken bij het bestelproces? Heeft u behoefte aan duurzamer inkopen? Dit zijn belangrijke vragen die van invloed zijn op het kiezen van de juiste oplossingen.
Office Depot® TCO-methode: Optimalisatiestap Analyse- en optimalisatiefase tot -30%
Indirecte kosten voor aanschaf en gebruik van kantoorartikelen
8
Procedurekosten na toepassing van de Office Depot® TCO-methode
Optimaliseer het inkoopproces
“Office Depot biedt ons een totaaloplossing waarmee we helemaal ontzorgd worden. Dat betekent voor ons veel gemak voor de gebruikers, een duurzamer assortiment en aanzienlijke kostenbesparingen.” Jacqueline Vonk, inkoopadviseur UWV
9
Richt het inkoopproces opnieuw in
“Bij prestatieinkoop formuleer je als opdrachtgever geen programma van eisen meer, maar stel je de doelstellingen en gewenste situatie centraal. Office Depot kwam met een duidelijke oplossing voor onze uitdagingen. De oplossing is gericht op een sterk gerationaliseerd en verduurzaamd assortiment en een efficiënter inkoop- en logistiek proces. En doordat we een vaste prijs per medewerker betalen zijn we van ruim 9.000 naar 12 facturen per jaar gegaan; dat levert een enorme besparing op in factuurafhandeling. We verwachten dat we twintig procent besparen op de totale kosten voor kantoorartikelen.” Wieke Lubbers, inkoper bij het UMC Utrecht
10
Werkwijze Prestatieinkoop Bij prestatieinkoop begint u als inkoper met een ‘schone lei’. Office Depot® richt het inkoopproces opnieuw in, op basis van vastgestelde Key Performance Indicators (KPI’s). Op deze manier wordt u compleet ontzorgd, omdat Office Depot® zorgt dat de juiste producten op de juiste plek bij de eindgebruiker terecht komen.
Randvoorwaarden Samen met u bespreken we uw wensen. Daarna stellen we duidelijke randvoorwaarden ofwel KPI’s op, waar Office Depot® als leverancier aan moet voldoen. Dat kunnen bijvoorbeeld afspraken zijn over een vast assortiment, een bepaalde hoeveelheid producten die altijd op voorraad moet zijn, reductie van de CO2-uitstoot of het percentage groene artikelen dat Office Depot® levert. Office Depot® krijgt als uw partner vervolgens het vertrouwen om – uiteraard in nauw overleg – de inkoopprocessen optimaal in te
Office Depot® richt zich in de analysefase met name op de behoeften van de organisatie op het gebied van kantoorartikelen. Op welke manier gebruiken medewerkers kantoorartikelen? Zijn er vooral vaste werkplekken of juist flexplekken? Wordt Het Nieuwe Werken gestimuleerd? Daarnaast kijken we naar de lange termijn. Gaat uw organisatie groeien? Zullen er vestigingen bijkomen of juist verdwijnen?
richten, zodat de eindgebruiker altijd voorzien is van de juiste kantoorartikelen. Een van de mogelijkheden is het afspreken van een vast bedrag per medewerker. Op die manier weet u qua kosten altijd waar u aan toe bent en hoeft u zich niet meer bezig te houden met details. Prestatieinkoop wordt onder andere veel ingezet als inkoopmethodiek bij (semi) overheidsinstellingen en is erg geschikt voor grote organisaties met een complex inkoopproces.
11
Oplossing NeverEnding Store (NES) Wilt u als inkoper helemaal geen omkijken meer hebben naar kantoorartikelen? Dan is de NeverEnding Store (NES) de ideale oplossing. Met dit serviceconcept plaatst Office Depot® één of meerdere voorraadkasten in uw kantoor. Hierin vinden medewerkers alle kantoorartikelen, computertoebehoren en facilitaire producten die regelmatig worden gebruikt. De medewerkers mogen naar eigen wens producten uit deze kast halen.
Voordelen Dankzij de NeverEnding Store realiseert u eenvoudig een kostenbesparing van minimaal 10% op ten opzichte van de gebruikelijke manieren om kantoorartikelen te bestellen. Dat komt onder andere doordat de voorraad aanzienlijk wordt teruggebracht. Ook hamsteren op de werkplek en verkeerd gebruik van producten is dankzij de onuitputtelijke voorraadkast minimaal.
Office Depot’s® NES-supplier controleert de kasten regelmatig. Tijdens dit bezoek scant hij de barcodes van de voorraadbakken. Zo bestelt hij automatisch de juiste hoeveelheid nieuwe producten, die hij bij een volgend bezoek weer aanvult. Spoedorders, buitengewone hoeveelheden of producten buiten het basisassortiment kunnen apart worden besteld. Door het gebruik te analyseren kan Office Depot® de bevoorrading en productselectie eenvoudig optimaliseren.
Bovendien is de NeverEnding Store een duurzame oplossing. Er is bijvoorbeeld minder transport en door de inzet van kunststof kratten wordt verpakkingsafval geminimaliseerd of zelfs tot nul gereduceerd. De NeverEnding Store is zeer geschikt voor organisaties vanaf 25-50 medewerkers per vestiging of afdeling.
“De interne kosten voor kantoorartikelen liepen de spuigaten uit. We hadden geen overzicht over het assortiment en er ging veel tijd en geld zitten in de interne distributie. Met het NeverEnding Store-concept hebben we nog maar één bestelpunt, één factuur en één moment van levering. We besparen daardoor op jaarbasis aanzienlijk op de kosten en onze medewerkers zijn erg tevreden.” Robert Jeths, Service en Contractmanager Vitens
12
Helemaal ontzorgd met de NeverEnding Store Optimaliseert: Assortiment Bestelproces Logistieke keten
13
Snel en eenvoudig bestellen met e-business Optimaliseert: Bestelproces
14
Oplossing E-Business Bij moderne organisaties horen moderne oplossingen. Met de e-business faciliteiten van Office Depot® kunt u uw inkoopproces sneller en efficiënter maken. U beschikt over een gepersonaliseerde ‘winkel’, die automatisch gekoppeld is aan afspraken over prijs en assortiment. Alle informatie is dus altijd up-todate. Met e-business bespaart u aanzienlijk op elke bestelling, tot wel 50% ten opzichte van
bestellen op de traditionele manier. Met één muisklik bent u klaar.
Office Depot® Online De Office Depot® Online webshop is een snelle, gemakkelijke en veilige manier om uw dagelijkse kantoorartikelen te bestellen. U krijgt een persoonlijke profielpagina, waarmee u heel eenvoudig uw veelgekozen of vaste producten kunt zien. Daarnaast biedt de webshop:
E-procurement Office Depot’s® e-procurement oplossing wordt ingericht naar uw wensen en helemaal aangepast aan uw bestaande softwaretoepassingen. Zo kan de tool geïntegreerd worden met uw IT-systeem, zoals SAP of Oracle. Daardoor kunt u bestellingen zowel via ons web-based procurement platform doen, als rechtstreeks via uw eigen IT-systeem. U kunt eenvoudig uw eigen productencatalogus samenstellen, wat een grote tijdsbesparing oplevert. Door een vaste bestelprocedure is de kans op fouten minimaal. Bovendien kunt u de e-procurement tool koppelen aan onze e-invoicing oplossing. Zo kunt u ook facturen veel sneller afhandelen.
• Gebruiksvriendelijke layout • Een up-to-date en volledig assortiment • Een intelligente zoekfunctie • Aanbiedingen en acties op maat • Flexibele en persoonlijke installatie • Eenvoudig autorisaties instellen • Online rapportages genereren
Office Depot® biedt twee professionele inkoopsystemen: de online webshop of de e-procurement tool. We bespreken graag met u welke oplossing het meest geschikt is voor uw organisatie.
“Wij maken gebruik van een e-invoicing-platform in de cloud, dat het mogelijk maakt om documenten uit te kunnen wisselen, maar ook om 24/7 met elkaar in contact staan. Office Depot® heeft haar facturatieproces hier volledig aan gekoppeld. Dat betekent dat de communicatie veel sneller, completer en efficiënter is: bij ontvangst van een bestelling genereert Office Depot® een factuur en uploadt deze naar het platform, waarna het bij onze behandelaars terecht komt. Ik waardeer de flexibiliteit van Office Depot® om mee te denken in onze wensen omtrent e-business.“ Elske Kleijn, national purchase manager Kuehne + Nagel
15
Oplossing Own Brand De kosten voor kantoorbenodigdheden in uw organisatie kunnen flink oplopen. Misschien bent u gewend om bij het inkopen van kantoorartikelen automatisch voor de bekende merken te kiezen. Office Depot® heeft echter een uitgebreid assortiment van ruim 9.000 eigenmerk-producten. Deze zijn een uitstekend alternatief voor de producten van bekende merken.
U krijgt de hoogste kwaliteit, maar betaalt juist minder. Kwaliteit staat bij Office Depot® in een hoog vaandel. Daarom garanderen we dat al onze eigenmerk-producten onafhankelijk getest zijn en voldoen aan de strengste kwaliteitsnormen. Bovendien selecteren we onze partners en leveranciers met grote zorg.
Eigen merken
Exclusieve merken
De producten van het Office Depot-merk bieden uitstekende alternatieven voor veel topmerken. De kwaliteit is hetzelfde, maar de prijs is een stuk voordeliger. Het assortiment omvat de volgende categorieën: • Papier en papierproducten • Verpakken en verzenden • Schrijfwaren en kantoorartikelen • Notitieboeken, schrijfblokken en formulieren • Opbergen en archiveren • Bureauaccessoires • Facility
Foray is Office Depot’s® exclusieve merk voor de hoogste kwaliteit schrijfwaren, van balpennen tot markeerstiften en whiteboard markers.
Niceday biedt een groot aantal producten voor zeer aantrekkelijke prijzen. In het assortiment vindt u bijvoorbeeld schrijfwaren, orders en sticky notes. Niceday is de beste keuze om te besparen op al uw dagelijkse kantoorbenodigdheden.
Voor de beste kantoorapparatuur kunt u bij Ativa terecht. Het merk omvat een ruim assortiment voordelige producten, zoals papierversnipperaars, rekenmachines en USB-toebehoren.
Het merk Realspace staat garant voor kwalitatief hoogstaand en functioneel kantoormeubilair in tijdloos modern design, van professionele kantoormeubels tot de beste bureaustoelen.
“Als kostenbewuste inkoper kies ik zo veel mogelijk voor eigen merk-artikelen. Kwaliteit staat daarbij voorop. We hebben verschillende producten getest en zijn erg tevreden: uitstekende prestaties en dat voor een zeer scherpe prijs.” Arjan Geiersbach, facilitair manager bij Dr. Fisher Farma
16
Bespaar met eigen merken van de hoogste kwaliteit Optimaliseert: Assortiment
17
Laat Office Depot® uw inkoop, voorraadbeheer en interne distributie regelen Optimaliseert: Assortiment Bestelproces Logistieke keten
18
Oplossing Inkoop- en logistiek management Office Depot® is uw partner op het gebied van kantoorartikelen. Maar wij kunnen nog veel meer. Als totaalleverancier zijn we in staat om via ons uitgebreide netwerk alle aanverwante kantoorproducten en -diensten te verzorgen. Denk aan drukwerk, relatiegeschenken, promotiemateriaal of retailbenodigdheden. Het uitbesteden van de inkoop en het voorraadbeheer van deze producten kan u veel tijd en geld besparen.
Voorraadbeheer Als u toch liever zaken doet met uw eigen leveranciers, kan Office Depot® ondersteunen door het voorraadbeheer van de producten van deze leveranciers over te nemen. U bespaart aanzienlijk op de kosten van opslag en transport, want Office Depot® beheert de voorraad van alle goederen in het stateof-the-art distributiecentrum in Zwolle. Alle bestellingen worden op hetzelfde moment op hetzelfde adres geleverd. Desktop Delivery Wilt u ook besparen op de kosten van interne distributie? Kies dan voor de dienstverlening van Desktop Delivery.
Office Depot® heeft uitstekende inkoopafspraken met producenten en toeleveranciers, waar u automatisch van profiteert. Wij beheren alle goederen en u bestelt alleen wat u nodig heeft. Het inkoopproces wordt direct overzichtelijker en efficiënter, want er is één bestelkanaal, één factuur, één levering, één servicedesk en één rapportage.
Office Depot® zorgt dat alle kantoorbenodigdheden worden bezorgd waar en wanneer u dat wil. Wilt u de producten direct laten bezorgen op het bureau van de medewerker? Geen probleem. Maar we kunnen ook rekening houden met specifieke wensen voor de bezorging als die betreffende medewerker er niet is. In sommige gevallen wilt u misschien dat het pakket bij een collega wordt afgegeven, of juist bij de receptie. Of wellicht is het zo belangrijk dat de medewerker zelf de producten zelf ontvangt, dat een bezorgafspraak nodig is. Samen met onze transportpartner is het mogelijk al uw wensen ten aanzien van de aflevering van goederen in te vullen.
“Met 35 vestigingen en veel afdelingen per vestiging is de logistiek rondom kantoorartikelen een uitdaging. We hebben ervoor gekozen om ons centraal magazijn te sluiten en Office Depot® het voorraadbeheer te laten overnemen. Onze medewerkers kunnen zelf hun kantoorartikelen bestellen, en Office Depot® levert alle producten twee keer per week op locatie. Dat is de kracht van Office Depot®: hoe klein de bestelling ook, elk product wordt zo snel mogelijk aan de juiste medewerker geleverd.” Wim Stuy, coördinator inkoop Bouman GGZ
19
Reporting Het realiseren van een Economic Office begint met een heldere analyse en het implementeren van de juiste oplossingen. Maar daar houdt het niet op. Zorgvuldige rapportages zorgen ervoor dat u precies weet hoe de inkoop en het gebruik van kantoorartikelen verlopen. Vervolgens kunnen we samen uw Economic Office nog verder optimaliseren. Onze uitgebreide managementrapportages bieden onder meer inzicht in afnames,
Optimaliseer uw Economic Office Office Depot® zorgt voor rapportages op maat, in de frequentie die u het handigst vindt. Wij bespreken periodiek samen met u de belangrijkste metingen, om zo het inkoopproces nog verder te optimaliseren. Denk aan het verbeteren van de kostenstructuur, het optimaliseren van het assortiment en gerichte keuzes op het gebied van transport en distributie.
20
hardlopers, omzet, productinformatie en het aantal spoedbestellingen. Ook kostenfactoren zoals de gemiddelde orderwaarde, het gemiddeld aantal orderregels en het percentage orders via telefoon, fax en e-businessomgeving is terug te vinden in de rapportages. Verder bevatten de rapportages uitsplitsingen naar bijvoorbeeld kern- versus additioneel assortiment, groene versus grijze producten en eigen merk versus A-merkproducten. Ook kan het gebruik per vestiging of afdeling worden vergeleken.
Online rapportages Naast onze periodieke managementrapportages op maat, is het ook mogelijk om zelf diverse rapportages te genereren via de webshop Office Depot® Online. Op deze manier kunt u op elk gewenst moment de juiste stuurinformatie opvragen. Voorbeelden van beschikbare rapportages zijn: informatie per account, per afleveradres, per productgroep, per kostenplaats, per assortiment en per gebruiker/besteller.
21
22
Alle voordelen van Economic Ofce op een rij Bent u er klaar voor om uw inkoopprocessen te optimaliseren en uw Economic Ofce te realiseren? Wilt u weten welke oplossingen het
beste bij uw organisatie passen? Neem nu contact op met uw accountmanager en kies voor duurzame kostenbesparingen!
Wat biedt een Economic Ofce? • • • • • • • • • • •
Optimaal inzicht in het gebruik van kantoorartikelen Vereenvoudiging van processen Duidelijke managementrapportages Transparant overzicht van kosten Besparing op de korte én lange termijn Leveringen waar, wanneer en hoe u dat wil Kleinere voorraden Eén partner voor al uw kantoorproducten en –oplossingen Continu verdere optimalisatie Tijdswinst bij inkoop van kantoorartikelen Tevreden eindgebruikers
Analyse Inzicht in uw processen
TCO Wensen Uw behoeften centraal
...................................
Prestatieinkoop
Implementatie Bespaar met onze oplossingen
Rapportage Optimaliseer nog verder
23
Ofce Depot B.V. Artikel-Nr.: 2081995
Telefoon: 077 - 326 5050 E-Mail:
[email protected] Internet: www.ofcedepot.nl
24
C310005H14
Columbusweg 33 5928 LA Venlo
