myPurchasing Adoptie van uw inkoopprocessen met myPurchasing
Mei 2013 - Versie 1.0
1 Introductie .................................................................................................................3 2 Overzicht van scenario’s ............................................................................................4 2.1 myRequisitions ....................................................................................................4 2.2 myGuidedBuy .....................................................................................................6 2.3 myConfirmation ...................................................................................................7 2.4 myApproval .........................................................................................................8 3 Mobile en Offline mogelijkheden ...............................................................................10
2
1 Introductie Sneller, goedkoper en efficiënter inrichten van inkoop processen is een wens van veel organisaties. Het verbinden van de medewerkers met de centrale inkoopafdeling is hierbij een belangrijke schakel. Bij veel organisaties is SAP als een belangrijk hulpmiddel bij het ondersteunen van inkoop processen. Het borgt procedures en legt verbindingen naar andere domeinen zoals de financiële boekhouding of voorraadbeheer. Voor veel inkoop categorieën is steeds meer het uitgangspunt dat medewerkers zelf de vragen én de administratieve afhandelingen kunnen vinden en regelen. Intranet en mobiele technologie zijn hierbij belangrijke kanalen. Juist op dit vlak standaardiseren veel organisaties op Microsoft SharePoint als primaire portaal voor informatieverstrekking, samenwerken en document management. Logische vraag is dan ook hoe beide werelden naadloos met elkaar te verbinden. Voortbouwen vanuit de kracht en noodzaak tot gestructureerde procesondersteuning en tevens de vrijheid geven tot contact maken, samenwerken en delen. The Next View biedt met Cordis Solutions een standaard oplossing die gecertificeerd is door zowel SAP als Microsoft. Het ontsluit de SAP inkoop processen naadloos binnen SharePoint en stelt managers en medewerker in staat om – zowel via desktop als mobile - zelf hun inkoopbehoefte te regelen.
3
2 Overzicht van scenario’s 2.1 myRequisitions Via myReguisitions kan elke medewerker direct, vanuit een intuïtieve gebruikersinterface, zijn behoefte aan producten of diensten kenbaar maken aan de centrale inkoopafdeling. De aanvragen tot bestelling hoeft niet direct een bekend product te zijn binnen de huidige inkooporganisatie. Medewerkers kunnen via attachments specificaties meegeven van de producten die zij graag willen bestellen. De centrale inkoopafdeling kan vervolgens de beste leverancier selecteren en de bestelling plaatsen. Single Sign on tussen het SharePoint portal en SAP zorg ervoor dat de gebruiker slecht 1 maal hoeft in te loggen. Omdat de gebruiker al bekent is in SAP kan ook zijn afdeling en kostenplaats direct bepaald worden. Doorbelasting van bestelde goederen en/of diensten wordt dan automatische uitgevoerd.
Indien in het SAP proces een workflow gedefinieerd is op b.v. een materiaal groep of totaal prijs zal deze ook gestart worden. De medewerker wordt op de hoogte gehouden van de status van de afhandelingen van de bestelling.
4
Elke medewerker heeft inzicht in de status van zijn geplaatste bestellingen. Alle relevante informatie wordt direct opgehaald uit SAP en getoond in het SharePoint scherm.
De inkoopafdeling kan blijven werken in de voor hem of haar vertrouwde SAPGUI gebruikersinterface. Hier zijn alle functionaliteiten beschikbaar die nodig zijn om het volledige proces van inkoop en facturatie te ondersteunen. 5
2.2 myGuidedBuy mijGuidedBuy gaat verder dan myRequisitions. Het brengt de inkoopervaring die de medewerker heeft op het internet binnen de muren van de eigen organisatie. Het bestellen van laptop bij IT wordt net zo eenvoudig als het bestellen van een boek bij Amazon of bol.com. Het laatste nieuws en antwoorden op veel gestelde vragen helpen de medewerker en ontlasten de inkoopafdeling. Specifieke vragen kunnen door de medewerker – op basis van de integratie met instant messaging en awareness functionaliteit binnen het SharePoint platform - direct aan een inkoopexpert gesteld worden. De medewerker kan op meerdere manieren zijn producten of diensten selecteren. • •
Ongestructureerd op basis van krachtige zoekfunctionaliteit maakt selectie op vrije invoer mogelijk. Gestructureerd op basis van catalogi.
Het gebruik van meerdere catalogi wordt ondersteund. Dit kunnen naast de standaard catalogi binnen SAP ERP of SRM ook elke externe catalogus die gebaseerd is op Open Catalog Interface (OCI). Tevens heeft u de optie om de krachtige content management functionaliteit van het SharePoint Platform in te zetten om zelf een catalogus te definiëren. 6
2.3 myConfirmation De actuele status van de bestelling worden inzichtelijk gemaakt via myConfirmation. Via een duidelijk overzicht ziet de medewerker direct wanneer de bestelde goederen of diensten geleverd gaan worden.
7
2.4 myApproval Workflow wordt volledig ondersteund. Gedurende het volledige inkooptraject krijgen zowel de inkoopafdeling als de medewerker status updates via gewenste kanalen. Dit kan een email zijn of een melding binnen de centrale takenlijst in SharePoint.
8
9
3 Mobile en Offline mogelijkheden Medewerkers zijn tegenwoordig niet meer gebonden aan een vaste werkplek en een desktop of laptop. Mobiele toegang via een smartphone of tablet is steeds vaker een eis dan een wens. Significantie voordelen zijn te behalen indien medewerkers plaats, tijds en device onafhankelijk toegang hebben tot HR dienstverlening. Alle scenario’s zijn volledig web gebaseerd. Invoeren / opslaan / versturen en bewerken van onkosten offline – indien verbinding met SAP herstelt is worden de gegevens automatische verstuurd. Door gebruik te maken van de laatste webdesign technieken als HTML5 en CSS3 zijn alle scenario volledig aan te passen aan de huisstijl van een organisatie en ook mobiel te ontsluiten.
10
