INKOOP | STRATEGIE
E-reverse auction: spectaculair sluitstuk van tactisch inkooptraject E-reverse auctions mogen zich in een warme belangstelling verheugen. Er lijkt zelfs sprake van een kleine hype. Gelukkig klein genoeg om een blijvertje te zijn. Reden voor Inkoop & Logistiek
Nederland te geven. | Maarten Koens
Foto: SAP
om een beeld van de markt in
G
espannen tuurt de tactisch inkoper
internetaansluiting kan bedienen. De
minstens zo belangrijk, zij het minder
naar het scherm. “Hoe is het mogelijk”,
deelnemende leveranciers zien alleen
spectaculair.
mompelt hij verbijsterd, wanneer hij
het eigen laatste bod en het verschil met
constateert dat de prijs binnen een kwar-
het laagste bod. Hoeveel en welke ande-
altijd hetzelfde bedoeld. De meeste
tier is gezakt naar 20% onder de huidige
re deelnemers er zijn, weten zij niet. De
dienstverleners hanteren een brede
contractprijs. En het einde is nog niet in
inkoper overziet de veiling via het eigen
definitie van e-sourcing: de inzet van
zicht. “Heb ik mij dan altijd in de luren
scherm.
web-based technologieën en instrumen-
Met het begrip e-sourcing wordt niet
ten ter ondersteuning van het proces
laten leggen door de mooie praatjes van
Er zijn in Nederland een aantal dienst-
de leverancier?” vraagt hij zich af. “Als u
verleners actief die systemen voor inter-
van identificatie, evaluatie, onderhande-
het niet verder vertelt, kan ik u wel zeg-
netveilingen op de markt brengen.1 Vier
ling en configuratie van de optimale mix
gen dat u de laagste prijs gekregen hebt
belangrijke dienstverleners van e-auc-
van leveranciers, producten en services
van al uw collega’s. U bent een sterk
tion-systemen zijn geïnterviewd over
(Commerce-Hub). Maar om de toegepaste
onderhandelaar. Het is prettig om met u
hun ervaringen met veilingen, klanten en
instrumenten duidelijk per fase te kun-
zaken te doen!”
leveranciers: Ariba (die vorig jaar het vei-
nen onderscheiden, geef ik de voorkeur
lingbedrijf Goodex en recentelijk
aan de definities van Harink2:
sieke veiling, zoals we die kennen voor
FreeMarkets overnam), Commerce-Hub,
E-sourcing kan de oriëntatiefase
bloemen, vis en antiek waar een leveran-
Negometrix, en Proclare. Naast deze vier
ondersteunen: het identificeren van
cier iets aanbiedt dat bij opbod of afslag
zijn onder meer de volgende partijen
nieuwe leveranciers, producten en/of
wordt verkocht. Het werkt omgekeerd:
actief in deze markt: Quotator/Totalweb,
diensten met gebruikmaking van inter-
de inkoper heeft een goedgedefinieerde
A.T. Kearney met eBreviate, Procuri.
net-technologie. Resultaat: een longlist
Een e-reverse auction is niet een klas-
van potentiële leveranciers.
aanbesteding waarop leveranciers kun-
E-tendering kan de specificatiefase
nen bieden. De leverancier met het beste
Toenemende belangstelling
bod die maximaal inspeelt op prijs en
Alle geïnterviewden leggen er de nadruk
ondersteunen: het uitvoeren van een
specificaties, wint de veiling. De veiling
op dat de e-auction zelf slechts het span-
nadere selectie van leveranciers op
zelf verloopt via een interactief systeem
nende sluitstuk is van een sourcing-tra-
basis van een aantal kwalitatieve en
dat de inkoper vanaf de eigen werkplek
ject. De voorbereiding van de daadwer-
kwantitatieve criteria met gebruikma-
uitgerust met pc, standaard browser en
kelijke veiling beschouwen zij als
king van internet-technologie.
44 - Inkoop & Logistiek - Mei Nr. 5 - 04
waarmee een groot bedrijf de sourcing-
gen. Ariba gaat uit van een contractwaar-
ervaringen binnen de organisatie kan
de van minimaal 200.000 euro,
vastleggen en delen. Commerce-Hub
Commerce-Hub adviseert vanaf 50.000
biedt spend analyse (C-Spend) en e-sour-
tot 150.000 euro. Negometrix noemt
cing-projectbegeleiding en kwaliteitsbor-
100.000 euro en Proclare ten slotte gaat
ging (C-Quad).
uit van minimaal 50.000 euro. Ariba lijkt
Negometrix en Proclare geven ook
hiermee vooral op het hogere segment in
strategisch inkoopadvies: welke inkoop-
de markt te mikken. Een mogelijke ver-
stromen kunnen met welke prioriteit en
klaring daarvoor is dat Ariba van ouds-
middelen worden aangepakt.
her grote, vaak multinationale organisa-
Alle dienstverleners geven aan dat de
ties als klant heeft.
belangstelling het afgelopen jaar fors is toegenomen. Het juiste aantal is niet
Geen open einden
makkelijk te geven, doordat de grootver-
Voor de inkoper betekent een e-auction
bruikers van veilingen over een abonne-
in de praktijk een gestructureerde voor-
ment beschikken. Uit de antwoorden, die
bereiding, de weging van prijs en kwali-
om commerciële redenen niet al te
teit en het in beschouwing nemen van de
nauwkeurig zijn, kan worden afgeleid
Total Cost of Ownership.
dat drie dienstverleners in 2003 ieder
De sourcing- en tendering-systemen
vijftig tot honderd veilingen hebben
dwingen de inkoper tot een zeer gestruc-
gehouden. Uitzondering is Ariba die aan-
tureerde aanpak van een inkoopproject.
geeft dat sommige multinationals onder
Alle criteria die bij de selectie een rol
de klanten vijf tot twintig veilingen per
kunnen spelen, moeten worden geobjec-
dag draaien. Het aantal e-sourcing- en
tiveerd, gespecificeerd, gekwantificeerd
e-tendering-projecten is veel groter dan
en van een wegingsfactor voorzien. Om
het aantal veilingen. Lang niet alle pro-
ervoor te zorgen dat alle aanbiedingen
Resultaat: een shortlist van potentiële
jecten leiden tot een veiling. Soms is dat
vergelijkbaar zijn, mogen er geen ‘open
leveranciers.
ook niet de bedoeling en soms blijkt tij-
einden’ meer zijn. Van iedere optie of
dens het proces een veiling niet meer
extra dienst die een leverancier zegt te
zinvol, waarover later meer.
kunnen leveren, dient de waarde en rele-
E-reverse auctioning kan de contracteringsfase ondersteunen: het proces waarbij een inkopende organisatie een
vantie voor de inkomende organisatie te
bepaalde behoefte aan producten of
Gokje wagen
worden vastgesteld. De leverancier kan
diensten kenbaar maakt aan de gese-
De introductieprijs voor een eenmalige
dus beter geen voor de klant irrelevante
lecteerde leveranciers, die tijdens een
e-auction is beperkt. Voor enige duizen-
extra’s bieden die het product alleen
interactieve internetveiling één of
den euro’s kan de inkoper eens een gok-
maar duurder maken.
meer biedingen kunnen uitbrengen
je wagen. Voor een vervolgveiling wordt
om deze behoefte in te vullen.
vaak een prijs gehanteerd die afhanke-
te leveren kwaliteit niet alleen in de
Resultaat: het contract.
lijk is van de omvang van het te veilen
voorbereiding maar ook tijdens de vei-
contract. Wil de inkoper het gehele palet
ling een selectiecriterium kan zijn. De
Alle vier dienstverleners bieden het
- e-sourcing, e-tendering en e-auctioning
kwaliteit wordt uitgedrukt in een totaals-
gehele traject aan van e-sourcing tot en
- gebruiken, dan ligt een jaarabonnement
core waarin alle criteria gewogen zijn
met de e-auction. De inkoper neemt de
met onbeperkt gebruik meer voor de
mee genomen. Alle systemen ondersteu-
diensten geheel of gedeeltelijk af, een-
hand. Wat dat moet kosten, is onderhan-
nen de mogelijkheid om dit kwaliteitscij-
malig of op basis van een jaarabonne-
delbaar. Het zou aardig zijn wanneer
fer voor een instelbaar percentage, bij-
ment. De kennis van de markt en de uit-
iemand een e-auction voor de inkoop
voorbeeld 50%, in het veilingresultaat
voering van het tactisch inkooptraject
van e-auction-diensten houdt.
mee te nemen. Dat betekent dat een
worden meestal niet uitbesteed, maar
Om de kosten van een veiling te ver-
Voor alle dienstverleners geldt dat de
leverancier die een hogere prijs biedt
liggen in handen van de inkopende par-
antwoorden, nemen de dienstverleners
maar ook een hoger cijfer heeft, toch de
tij. Ontbreekt marktkennis of wenst de
de geschatte waarde van het contract en
veiling kan winnen. Uiteraard kan de
inkoper meer ondersteuning, dan kun-
de mogelijk te behalen besparing ten
inkoper ervoor kiezen de kwaliteit alleen
nen de dienstverleners deze eveneens
opzichte van het huidige contract in
in de preselectiefase mee te laten tellen.
leveren, al dan niet via een partner.
beschouwing. De veilingkosten moeten
Leveranciers die een te lage kwaliteit
Aanvullend biedt Ariba een instrument
lager zijn dan de te behalen besparin-
leveren, vallen dan buiten de shortlist
Mei Nr. 5 - 04 - Inkoop & Logistiek - 45
INKOOP | STRATEGIE
waarmee geveild wordt. Gedurende de veiling zelf speelt dan alleen nog de prijs een rol. Men onderhandelt niet alleen over de inkoopprijs. Bij alle geïnterviewden is het uitgangspunt de Total Cost of Ownership: alle interne en externe kosten worden meegenomen. Deze aanpak maakt duidelijk dat de inkoper fors tijd moet investeren in de voorbereiding van de veiling, onder meer om deze kostencomponenten boven water te krijgen. Daarbij mag hij een
selectie. Het mag niet zo zijn dat na
ties door de leverancier fout geïnterpre-
inspanning verwachten van de leveran-
afloop van de e-auction het contract als-
teerd. Commerce-Hub meldt dat circa
cier.
nog naar de voorkeursleverancier gaat
40% van de sourcing-projecten tot een e-
en de winnaar het nakijken heeft. Wel
auction leiden. Worden veilingen wel
Mooie relatie
kan de bestaande leverancier een voor-
eens afgelast? Alle dienstverleners
De criteria voor een succesvolle e-auc-
sprong krijgen wanneer de overstapkos-
maken duidelijk dat dit zelden of nooit
tion zijn:
ten als criterium worden meegenomen.
het geval is tijdens de veiling zelf.
Het product of de dienst moet goed en
Voor de bestaande leverancier zijn deze
accuraat te specificeren zijn. Er moet sprake zijn van een behoorlijk
Een e-auction moet worden gehouden
kosten nul, voor de overige leveranciers
in een beperkt tijdsbestek. De meeste
groter dan nul. Men zou ervoor kunnen
veilingen duren tussen de een en drie
volume dat voor zowel inkoper als
kiezen de overstapkosten zo hoog te
uur. Een kortdurende veiling geeft de
leverancier interessant is.
maken, dat de huidige leverancier geen
leverancier te weinig ruimte om rugge-
concurrentie meer te duchten heeft.
spraak te houden met de financiële of
Daarmee geeft men aan dat men geen
sales manager. Bij een langdurige veiling
andere leverancier wil en daar kennelijk
zakt de concentratie van de betrokken
de Kraljic-inkoopmatrix komen met
een hogere prijs voor over heeft. Het
leveranciers in.
name in aanmerking.
organiseren van een sourcing-, tende-
Er moeten voldoende aanbieders in de markt zijn. De hefboom- en routineproducten uit
In de selectie dient de prijs een rol te spelen. Contracten die uitsluitend op andere criteria dan prijs gegund wor-
ring- en veilingtraject is dan zinloos en
Winnaar
weggegooid geld.
Vrijwel zonder uitzondering zijn de
Ook leveranciers van merkproducten
resultaten van de veilingen goed tot zeer
in het hogere segment zullen mijns
goed. De besparingen ten opzichte van
De inkoper dient de veiling te gebrui-
inziens niet snel meedoen aan een e-auc-
het huidige contract of ten opzichte van
ken om daadwerkelijk zijn keuze te
tion. Hier is niet de prijs, maar het imago
de geschatte marktprijs voor een geheel
maken. Een veiling is niet vrijblijvend.
van het merk doorslaggevend.
nieuw contract liggen tussen de 10% en
den, komen niet in aanmerking.
De veiling moet niet te kort en niet te lang te duren.
Het optimale aantal leveranciers voor een veiling ligt tussen de drie à vier en tien.
de 40%. Krijgt de winnaar van de veiling het contract? Meestal is dit het geval. Wel
In de praktijk wordt de inkoper wel eens
Gedurende het sourcing- en tendering-
geconfronteerd met de voorkeur van een
traject kan het inzicht ontstaan dat beter
contract getekend kan worden. Stappen
interne klant voor een bepaalde leveran-
voor een andere methode dan veilen kan
die arbeidsintensief zijn en dus niet bij
cier. Dat kan de bestaande leverancier
worden gekozen. Bijvoorbeeld wanneer
alle veilingdeelnemers kunnen worden
zijn, of een nieuwe leverancier die het
het aantal geselecteerde leveranciers
uitgevoerd. Een audit van het bedrijf of
gelukt is een ‘mooie’ relatie met de eind-
kleiner is dan drie à vier of wanneer de
een test van het product zijn daar voor-
gebruikers van de in te kopen producten
initiële prijsverschillen tussen de aanbie-
beelden van. In theorie kan het contract
of diensten op te bouwen. Het is zaak
ders te zeer uiteenlopen. In het laatste
nog afspringen. Echter op de prijs zou
om deze voorkeur te objectiveren en te
geval is er kennelijk iets fout gegaan in
dit nader onderzoek geen effect meer
kwantificeren en mee te wegen in de
de specificatiefase of zijn deze specifica-
mogen hebben. Zit de inkoper dus vast
46 - Inkoop & Logistiek - Mei Nr. 5 - 04
volgen nog enige stappen voordat het
INKOOP | STRATEGIE
inmiddels gebleken dat de inkoper al bij de juiste leverancier zit maar voor een te hoge prijs. De dienstverleners benadrukken vooral de positieve aspecten van e-auctions voor de leveranciers. Mij lijkt het dat leveranciers vanuit een commercieel perspectief niet gelukkig zijn met de opkomst van e-auctions en de toegenomen transparantie als gevolg daarvan. De winstmarges komen onder druk te staan of worden zelfs negatief in een wanhopige poging klant en omzet te behouden. Het is echter onwaarschijnlijk dat leveranciers zich vrijwillig naar de slachtbank laten leiden. Wat kunnen zij doen om het tij te aan het resultaat van de veiling? Het ant-
portkosten een ondergeschikte rol spe-
keren?
woord is: “Ja, tenzij...” Commerce-Hub:
len kunnen ook buitenlandse leveran-
Niet mee doen aan een veiling. Maar
“In het uiterste geval kan de inkoper nog
ciers aan de bak komen.
de concurrent doet het wel. Een heilloze weg dus. Overigens laat de KLM
altijd opstaan en weglopen en hij kan gemakkelijk naar de volgende leveran-
Koudwatervrees
cateringcase1 zien dat merkproductfa-
cier uit het veilingresultaat stappen.”
Voor zowel inkoper als leverancier wordt
brikanten meedoen om de concurren-
Voorafgaand aan de veiling dient de
de markt transparanter. Vooral de inko-
tie in het oog te houden, maar al snel
inkoper de leveranciers duidelijkheid te
per krijgt door de zeer gestructureerde
niet meer bieden om de waarde van
verschaffen over de eventuele stappen
aanpak beter inzicht in de geleverde pro-
het merk geen geweld aan te doen.
na afloop van de veiling.
ducten en diensten en de huidige markt-
Door fusies en overnames het aantal
prijzen. Maar ook de leverancier krijgt
concurrenten zodanig verkleinen dat
dat de huidige leverancier in circa de
meer inzicht in de markt door aan een
een auction voor de inkoper niet meer
helft van de gevallen de winnaar van de
veiling deel te nemen. Veel beter dan in
veiling is, zij het tegen een fors lagere
een klassieke aanbesteding krijgt hij een
Grotere leveranciers creëren compe-
prijs. Voor dit verschijnsel geven de
nauwkeurig beeld van de wensen van de
tence centers waarvan alle business
dienstverleners verschillende verklarin-
klant op basis van nauwkeurige specifi-
units gebruikmaken, waarmee zij de
gen:
caties en leert hij hoe zijn prijs zich ver-
kans vergroten als beste uit de strijd
Voor de bestaande leverancier zijn de
houdt met die van de concurrenten en
te komen (Ariba).
Fascinerend is dat in de praktijk blijkt
overstapkosten nul. De inkoper heeft kennelijk in het ver-
hoe hij zich beter kan positioneren. Ten slotte noemt Negometrix als positief
interessant is.
Het belang van Sales groeit: zorg dat je nog beter weet wat de klant belangrijk
leden een goede keus gemaakt die nu
punt voor beide partijen dat het zaken-
vindt dan voorheen (Commerce-Hub).
wordt bevestigd (Negometrix).
doen en de relatie tussen leverancier en
De productie- en distributieprocessen
De leverancier is bereid ver te gaan om deze omzet te behouden. Hij zal, als
afnemer worden ontkoppeld. Ondanks de goede resultaten en de
zodanig aanpassen dat de concurrentiepositie wordt verbeterd.
hij geconfronteerd wordt met concur-
markttransparantie hebben inkopers nog
Leveranciers dienen zich te realiseren
rentie, er maximaal voor zorgen dat
koudwatervrees. De angst is dat een e-
dat ieder contract eindig is. Nu hij het
hij in de race blijft (Proclare).
auction op een hogere prijs dan de hui-
contract nog heeft, kan hij gebruikma-
De leverancier kent de business van de
dige contractprijs zal eindigen. En dan
ken van de kennis van het proces van
klant en de manieren om zijn proces-
zit je eraan vast! Leg dan maar eens uit
sen daarop perfect te laten aansluiten.
aan je baas dat de marktomstandighe-
De eigen inkoopkosten verlagen door
Anders gezegd: de leverancier heeft
den voor dit product geheel gewijzigd
de toeleveranciers onder druk te zet-
een prima supply chain manager.
zijn! Deze situatie kan worden voorko-
ten. De leverancier is ook een inkopen-
men door bij de tendering al een eerste
de organisatie die door een auction de
De deelnemende leveranciers zijn meest-
openingsbod te vragen of door bij aan-
pijn kan doorgeven aan de eigen toele-
al Nederlandse bedrijven of vestigingen
vang van de veiling een limiet voor het
veranciers.
van multinationals. Wanneer de trans-
openingsbod vast te leggen. Tenslotte is
de klant.
Mei Nr. 5 - 04 - Inkoop & Logistiek - 47
INKOOP | STRATEGIE
Als we, zoals zo vaak, liever de zwarte
dering-traject. Zorg dat u goed voorbe-
voorlopig, als winnaar uit de strijd te
Piet doorgeven, kiezen we voor de laat-
reid de e-auction ingaat.
komen: “Ik kan u zeggen dat u de beste
ste optie en worden de toeleveranciers
Selecteer niet uitsluitend op inkoop-
van onze leveranciers het slachtoffer.
prijs, maar focus op Total Cost of
hebt. U bent een sterke bieder. Het is
Maar wellicht hebben zij op hun beurt
Ownership.
prettig om met u zaken te doen!”
toeleveranciers.
kwaliteit tegen de laagste prijs geboden
|
Communiceer open en uitgebreid met uw leveranciers. Laat weten wat u van
Maarten Koens is consultant e-procurement en e-catalogue
Do’s & don’ts
ze verwacht en wanneer ze in aanmer-
bij SupplyChange. E-mail:
[email protected].
Ter afsluiting geven de geïnterviewden
king komen voor het uiteindelijke con-
enige do’s and don’ts voor inkopers:
tract. Alles moet transparant verlopen,
Met dank aan
Een e-auction is geen doel maar een
maximaal inzicht voor iedereen.
Roelof Lamberts van Ariba
middel. Pas het alleen toe wanneer dat mogelijk en zinvol is. Besluit op directieniveau een pilot te doen en volg wat er gebeurt. Zorg voor voldoende draagvlak in de
Voorzie uw leverancier niet alleen van
Jan Siderius van Negometrix
test-auction, maar ook van een de-
A.M. de With van Proclare
briefing voor winnaar en verliezers achteraf.
Noten
organisatie voor deze werkwijze.
1. Reversed auctions in de lift, Maarten Koens &
Draagvlak voor de werkwijze impli-
Dit artikel maakt duidelijk dat de instru-
ceert draagvlak voor het resultaat.
menten die de dienstverleners ons aan-
Begin met een simpel risicoloos pro-
reiken een forse bijdrage leveren aan de
duct en doe kennis en ervaring op.
Yong Soo Stol van Commerce-Hub
een briefing vooraf, en zo nodig een
Paul van Haaster, I&L 11, 2003 2. Internet-technologie in inkoop ... de kinderschoenen ontgroeid ..., Jeroen Harink, 2003
verdere professionalisering van het
Neem een contract dat een inspirerend
inkoopvak. Zeker, het brengt in de voor-
Fascinerend is dat in de praktijk blijkt dat de hui-
voorbeeld kan zijn. Dus niet altijd kan-
bereiding van de veiling meer werk met
dige leverancier in circa de helft van de gevallen
toorartikelen.
zich mee. Maar het dwingt tot objective-
de winnaar van de veiling is, zij het tegen een fors
ring van de marktvraag en leidt tot inte-
lagere prijs.
Geef ruim aandacht en voldoende doorlooptijd aan het sourcing- en ten-
ressante besparingen. De inkoper lijkt, advertentie
48 - Inkoop & Logistiek - Mei Nr. 5 - 04
