Inkooptraject Beschermd Wonen Gemeente Eindhoven Concept Verslag Overlegtafel Beschermd Wonen 5de ronde d.d. 14.01.2015 Aanwezig namens de Gemeente Eindhoven: * Dhr. P. Van Emden (Projectleider en Voorzitter) * Dhr. J. Thomas (Inhoudsdeskundige) * Dhr. B. Damen (Financieel Adviseur) * Mevr. M. Van Meijl (Concern Inkoper BIZOB) * Mevr. V. Beurskens (Inhoudsdeskundige) * Mevr. F.H. Guman (Projectondersteuner) Aanwezig namens de organisaties: * Mevr. H. Henkens (Programma Manager De Boei Stichting G.G.Z. Eindhoven en de Kempen) * Dhr R. Slaghuis M.H.A (Directeur Strategie en Verkoop - Stichting Lunetzorg) * Mevr. N. Kortstee (Directeur Vitalis Groep) en Dhr. N. v. Dongen (Directeur Projecten & Innovatie Vitalis Groep) * Dhr. R. Smeets (Directeur Bedrijfsvoering Leger Des Heils GGZ ZuidOost Brabant) * Dhr. Ting Yu Chu (lid Raad van Bestuur NEOS) Opening overlegtafel door de voorzitter en welkomstwoord aan allen, speciaal aan mevr. Nardi Kortstee, die dhr. Van Dongen gaat opvolgen als deelnemer aan de fysieke tafel. Agendapunten: 1
Opening, vaststellen verslag 4e bijeenkomst fysieke tafel en vaststellen agenda
2
Stand van zaken ondertekening overeenkomsten
3
Mogelijke herziening budgetverdeling
4
Bijlage 2 en 5 van de deelovereenkomsten (incl. NvI m.b.t.bijlagen) * Bespreken van de concepten
5
Nota van inlichtingen m.b.t. deelovereenkomst * Ter vaststelling
6
Inplannen volgende overlegtafel(s)
7
Huidige stand wachtlijst en waarborging zorgcontinuïteit voor aflopende indicaties aan de hand van casuïstiek (toegevoegd agendapunt, ingebracht door instelling)
8
Rondvraag
De Toegang staat de volgende vergadering geagendeerd waarvoor ook een of meerdere personen die verantwoordelijk zijn voor de (ontwikkeling van de werkwijze van) Toegang uitgenodigd zullen worden (zie ook onder agendapunt 7.) 1
Uitwerking agendapunten: 1. Agenda en notulen d.d. 5 december 2014 a. Agenda wordt (zoals voorgesteld) vastgesteld met toevoeging punt 7. b. Notulen d.d. 5 december 2014: vastgesteld met als aanvulling op
Punt 2 ‘Tarieven’: tekst vervangen door vastgestelde tekst van Bijlage 4 van de Deelovereenkomst.vastgesteld.
Punt 7 “Communicatie naar cliënten in Beschermd Wonen”:
Anders dan eerder in de fysieke tafel is afgesproken, is vanuit de afdeling Communicatie van de Gemeente Eindhoven een algemene brief verstuurd naar álle cliënten in Eindhoven, onder wie ook degenen, die Beschermd Wonen ontvangen. Omdat Gemeente Eindhoven geen check kan doen op de GBA-gegevens van de regiogemeenten, is afgesproken dat de regiogemeenten zelf een brief naar cliënten versturen. Een kopie van de brief van Gemeente Eindhoven is als bijlage toegevoegd. 2. Stand van zaken ondertekening overeenkomsten Er zijn inmiddels 13 contracten getekend/ontvangen. Een aantal instellingen dient nog aanvullende stukken te sturen. Binnenkort komt ook het akkoord op de stukken en zijn de overeenkomsten formeel afgerond. 3. Mogelijke herziening budgetverdeling Dit punt is op de agenda gezet omdat 1 instelling heeft geconstateerd heeft dat de productiecijfers van 2014 beduidend hoger liggen dan die van 2013. In een eerder stadium werd besloten om de productiecijfers (volumes) van 2013 als maat te nemen voor de budgetverdeling (verdeling van de taart). Voorstel van deze instelling is om alsnog de productiecijfers 2014 als vertrekpunt te nemen.. Na enige afweging wordt besloten om toch vast te houden aan de eerder gemaakte afspraak voor de budgetverdeling en bevoorschotting. In mei 2015 wordt een eerste overzicht van de feitelijke productie tot dat moment opgeleverd, waarna bijstelling van de budgetverdeling mogelijk is, wanneer de verwachte en feitelijke productieverhouding tussen de instellingen fors uit elkaar lopen(zie hiervoor notulen van 5 december 2014, onder punt 2 “Tarieven” – Bespreking). 4. Bijlagen 2 en 5 van de deelovereenkomst (incl. NvI m.b.t. Bijlagen) – Bijlage 2 wordt in zijn geheel doorgenomen met toelichting vanuit de Gemeente. Paragraaf 1. Levering Punt 1.2: Opdrachtverstrekking De Gemeente heeft binnenkort een gesprek met Juristen om te checken of beschikkingen voor burgers uit de regiogemeenten door de Gemeente Eindhoven afgegeven kunnen worden.
2
Paragraaf 2 Verantwoording, voorschotten en afrekening: Voorstel om het gestelde onder punt 2.1 te splitsen in a) Een maandelijkse verantwoording als het om de productie gaat (periode wordt gewijzigd naar “maandelijks”) b) Kwartaalrapportages op beleidsinfo. Vanuit de aanwezigen partijen wordt de zorg geuit omtrent het Berichtenverkeer iWMO. Gemeente Eindhoven is er klaar voor, echter landelijk is het systeem nog niet operationeel. Hierbij speelt de zorgtoewijzing en aanvang zorg essentieel. De zorgtoewijzing kan ingeregeld zijn, maar indien het berichtenverkeer niet klaar voor gebruik is, kan de zorg niet aanvangen. Afspraak wordt gemaakt dat indien het berichtenverkeer voor 1 april landelijk niet operationeel is, dat de verantwoording via de 1ste kwartaal rapportage ingediend wordt. Punt 2.5 Advies: Het hiergenoemde controle/accountprotocol van de Gemeente Eindhoven zoveel mogelijk laten aansluiten op het controleprotocol van het Zorgkantoor (dus “handhaven tenzij”). Punt 2.6 Indien het berichtenverkeer operationeel is, kunnen mutaties/wisselingen van dienstverlener e.d. opgehaald worden (advies: de huidige systematiek zoveel mogelijk handhaven) Punt 2.9 Wijziging: “Hierbij is de regel dat niet méér afgerekend wordt dan het voorschot per instelling (plafond per instelling). Als er minder geproduceerd wordt dan het plafond, wordt navenant minder afgerekend met dien verstande dat er bij de herschikkingsmomenten in mei en september 2015 het voorschotbedrag bijgesteld kan worden, zolang de bevoorschotting binnen het beschikbare budget (”het vierkant”) blijft“. Paragraaf 3: Kwaliteit bij Levering Beschermd Wonen Punt 3.5: er komt 1 contactpersoon bij de Gemeente Eindhoven die als toezichthoudend ambtenaar zal optreden. Het onderzoek, in afstemming met hetgeen de Inspectie VGZ doet, gaat dan ook door deze ambtenaar verricht worden. Instellingen vragen voor een goede, eenduidige afstemming tussen Gemeente en Inspectie een protocol op te stellen. Een van de aanwezige instelling zegt zo;n protocol opgesteld te hebben dat als basis hiervoor kan dienen. Gemeld wordt dat op Tendernet recentelijk melding is gemaakt van een contactpersoon bij de GGD, die per 1 april 2015 met deze werkzaamheden zou gaan starten (de informatie wordt als bijlage bij dit verslag toegevoegd). Voor de tussenliggende periode zal een voorstel gedaan worden (bij voorkeur voor de volgende vergadering) Paragraaf 4 punt.5: vervalt.
3
Bijlage 2 wordt daar waar nodig aangevuld en gewijzigd en opgenomen in het nog op te stellen Addendum bij de deelovereenkomst. Bijlage 5 Ontwikkelagenda: Er wordt afgesproken dat de vermelde punten op de ontwikkelagenda gerangschikt worden op basis van prioriteit in de vorm van een top 5: hierbij wordt aan alle deelnemende partijen gevraagd een top 5 op te stellen en uiterlijk op 23 januari naar BIZOB en/of Mevr. Beurskens (
[email protected]) te mailen. Ook de prioritering van de wethouder wordt hierbij meegenomen. Tenslotte wordt een punt aan de ontwikkelagenda toegevoegd: ontwikkelingen m.b.t. de doelgroep (aarde en omvang) en in relatie hiermee de toekomst van de zorg (evt. casuïstiek als illustratie van deze ontwikkelingen) Ook de aangepaste bijlage 5 wordt opgenomen in het nog op te stellen Addendum bij de deelovereenkomst. 5. Nota van Inlichtingen m.b.t. deelovereenkomst – Ter vaststelling De verschillende NvI worden uiteindelijk tot een document samengevoegd. Alle vragen zijn beantwoord. De opmerking over acceptatieplicht wordt toegevoegd. De NvI wordt toegevoegd aan de Deelovereenkomst. 6. Inplannen van de volgende overlegtafel: De eerstvolgende overlegtafel zal plaatsvinden op dinsdag 27 januari 2015 van 17:00 tot 19:00 uur in het Stadhuis, Stadhuisplein 1 te Eindhoven in vergaderruimte S2.04. Afgesproken wordt om vanaf februari 2015, 1 keer per maand bij elkaar te komen op de woensdagen van 09:15 uur tot 11:15 uur. De data en locatie volgen t.z.t. 7. (Ingebracht) Huidige stand wachtlijst en waarborging zorgcontinuïteit voor aflopende indicaties a.d.h.v. casuïstiek M.b.t. wachtlijsten: afspraak was gemaakt om de actuele cijfers per 01.01.2015 op de wachtlijsten aan te leveren. Niet alle partijen hebben deze gegevens al voor handen. Afspraak: de instellingen leveren hun wachtlijst aan ( met via het emailadres van Mevr. Beurskens (
[email protected]). Dit geldt ook voor de instellingen van de virtuele overlegtafel ZIN beschermd wonen leveren. Zij worden hiervoor nog benaderd De Toegang functioneert nog niet; wel is de gemeente druk doende beschrijvingen van werkwijzen met bijbehorende protocollen op te stellen. M.b.t. waarborging zorgcontinuïteit voor aflopende indicaties zijn partijen het met elkaar eens dat er naar tijdelijk oplossingen gezocht moet worden. Casuistiek hoort echter niet thuis in dit overleg. Daarom is voorlopig is afgesproken om casussen voor te leggen aan mevr. Beurskens via de mail, waarbij de antwoorden op de website van BIZOB gepubliceerd zullen worden (in de vorm van een FQA).
4
Vanuit het project Communicatie van de gemeente Eindhoven worden alle ZIN aanbieders middels een brief over de Toegangsbepaling op de hoogte gesteld. Er komt 1 toegangscommissie voor BW. Rondvraag: geen. De voorzitter bedankt alle aanwezigen en sluit hiermee de 5e ronde van de overlegtafel.
5
